Cómo aplicar la guía del pmbok y aún así tener clientes felices

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“CÓMO APLICAR LA GUÍA DEL PMBOK® Y

AUN ASÍ, TENER CLIENTES FELICES”

Ana María Rodríguez, MSE, PMP

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2015

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Ana María Rodríguez, MSE, PMP

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

• Fundadora y Gerente Ejecutiva de ERA Project Management

• Ingeniera civil, Pontificia Universidad Javeriana (Bogotá, Colombia)

• Master of Science en Project Management (MSE) de la Universidad

de Texas en Austin (USA)

• Como voluntaria de PMI, ha ocupado cargos

a nivel local y Global

• Miembro fundadora y voluntaria de PMI Nuevo Cuyo

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Ana María Rodríguez, MSE, PMP Experiencia


4 Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

Guía del PMBOK® : ¿Qué es, Para qué?

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Un «Book»?

Un Curso?

La Solución a

todos los

Problemas? PMBOK- «Project Management Body of Knowledge»




Es el Estándar más conocido

mundialmente de Dirección de

Proyectos. Versión oficial en:

• Árabe

• Chino

• Francés

• Alemán

• Hindú

• Italiano

• Japonés

• Coreano

• Portugués

• Ruso

• Español




«La Guía del PMBOK® identifica

los Fundamentos para la Dirección

de proyectos generalmente

reconocidos como Buenas

Prácticas»

«Generalmente Reconocidos

significa que los conocimientos (…)

son aplicables a la mayoría de los

proyectos, la mayoría de veces»

«Buenas Prácticas significa que se

está de acuerdo, en general, en

que la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y

técnicas puede aumentar la

posibilidad de éxito de una amplia

variedad de proyectos»


Guía del PMBOK® : ¿Qué no es?


«Buenas Prácticas no significa

que el conocimiento descrito deba

aplicarse siempre de la misma

manera en todos los proyectos»

«PMI no se hace responsable ni

proporciona garantía alguna de que

la información incluida en este

documento satisfaga cualquiera de

sus objetivos particulares»

«Cualquiera que use este

documento lo hará bajo su propio

criterio independiente o según

corresponda, buscará el consejo

profesional competente a la hora

de determinar la precauciones

razonables a aplicar»


Guía del PMBOK® : ¿Qué no es?


Una Fórmula Mágica Garantía de Éxito Una receta paso a paso


Y porqué Aplicar la Guía del PMBOK® ?

DE REGRESO A LAS BASES: MEJORAR LA

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

«Las organizaciones de Alto Desempeño demuestran

que adherirse a prácticas probadas de Dirección de

Proyectos, Programas y Portafolios reduce riesgos,

costos, y aumenta las tasas de éxito en Proyectos y

Programas (…) Al incorporar una mentalidad de

Dirección de Proyectos en su cultura, están más

capacitadas para crear una ventaja competitiva

sustentable» Project Management Institute, Pulse of Profession 2015



Guía del PMBOK® : ¿Cómo Aplicar?


PM PM

PM PM

Diseñando una

Metodología acorde a

las necesidades y

características de mi

organización Implementar

gradualmente esta

Metodología

Generar un Cambio

Cultural


Una Metodología con base en la Guía del

PMBOK®

Una metodología de Dirección de Proyectos proporciona un

proceso estándar y repetible para guiar el desempeño del

proyecto desde el concepto hasta su finalización*

*The Complete Project Management Office Handbook - Gerard M. Hill

Aplica prácticas y técnicas de

Dirección de Proyectos generalmente

aceptadas, que se ajustan a la

cultura y las necesidades

empresariales de la organización.

Transmite a los gestores de

proyectos y miembros del equipo qué

hacer y cómo hacerlo.



Metodología de Dirección de Proyectos Componentes

• Ciclo de Vida de los Proyectos: Fases, Entregables

• Clasificación de Complejidad de los Proyectos

• Procesos de la Gestión de Proyectos:

– Condición de Entrada

– Responsable

– Subprocesos (Tareas a Realizar)

– Condición de Salida- Resultado

– Plantillas y Guías a Utilizar


Componentes de Una Metodología: Ciclo de Vida y Fases

«El Ciclo de Vida del Proyecto se refiere a las distintas fases del

proyecto desde su inicio hasta su fin»* (Dixit Pablo Lledó)

*Libro Administración de Proyectos- Pablo Lledó, Pag 26

El ciclo de vida permite dividir el trabajo del proyecto, y

clarificar los entregables esperados como resultado de cada

fase


Componentes de Una Metodología: Clasificación de Complejidad de los Proyectos

• No todos los proyectos deben ser gestionados igualmente

• Factores de Complejidad:

• Presupuesto

• Tiempo de Entrega.

• Cantidad de Personas del equipo del proyecto.

• Tipo de Cliente.

• Impacto en la Organización.

• Impacto Externo, en la sociedad.

• Tecnología.

• Proveedores

Entre muchos otros



Ejemplo

Complejidad

Proyectos

EPC en

Industria

Tema a Planificar Nivel de Complejidad del Proyecto

Baja Media Alta

Análisis de

Interesados

X X

Alcance (EDT) X X X

Tiempo Hitos Cronograma

Cronograma

Costo X X X

Plan de

Comunicaciones

X

Plan de Riesgos X

Adquisiciones X X X (función de la

PMO uniendo

varios proyectos)

16

Se consideran 4 factores:

• Grado de innovación.

• Tecnología.

• Sistemas involucrados.

• Presiones de cumplir el plazo

Innovación

Tecnología

Sistemas

Plazo

Reinventing Project Management,

The Diamond Approach to Successful

Growht and Innovation

Por: Dvir, Dov


Lectura Sugerida


Componentes de Una Metodología: Ejemplo Procesos Gestión

• Objetivo

• Condición de Entrada

• Responsable

• Subprocesos (Tareas a

Realizar)

• Condición de Salida

• Plantillas


Componentes de Una Metodología: Ejemplo Plantillas Gestión Cronogramas

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Proyecto 1


Ejemplo Metodología de Gestión usando

Enterprise Project Management (EPM) de Microsoft®

Elementos de esta Metodología:

• Lista de Asuntos

• Riesgos

• Entregables

• Calendario

• Pendientes

• Solicitudes de Cambio

• Lecciones Aprendidas

• Minutas de Reunión

• Plan de Adquisiciones

Análisis de Riesgos Diagrama de Gantt Gestión del Cambio


Recomendaciones para Clientes Felices:

Antes que nada, que los hará felices?

• La implementación de una

metodología es un Proyecto

• Como tal, necesita de una

Gestión de Interesados

• Qué necesitan? Qué les interesa?

Qué expectativas tienen?

• Definir, en colaboración con el

Patrocinador, las estrategias a

seguir para tener apoyo


Recomendaciones para Clientes Felices: Expectativas Realistas

Una Metodología no

es suficiente para que

los proyectos sean

exitosos Implementar una

metodología requiere

respaldo corporativo y

trabajo de los equipos

de proyecto

La mejora en los

proyectos es gradual

(paso a paso)



Usamos Metodología para hacer Mejores Proyectos

No tenemos Proyectos para usar la Metodología

• Metodología Simple

• Si encontramos que algo de la

metodología no sirve, modificarlo!

• Si encontramos que algo de la

metodología no es necesario,

eliminarlo!



Resistencia y Cambio Cultural

Según «Pulse of Profession 2015»:

«Crear una cultura que adopta la Dirección de Proyectos incluye:

• Comprender completamente el valor de la Dirección de

Proyectos

• Los Ejecutivos de la organización están activamente

comprometidos con los proyectos y programas

• Proyectos y Programas alineados a la Organización de la

Organización

• Contar con Madurez en Gestión de Proyectos, Programas,

Portafolio»

No,

gracias

Estamos

muy

ocupados!

Project Management Institute, Pulse of Profession 2015


Recomendaciones para Clientes Felices: ¿Cómo Vencer la Resistencia?

• Constancia

• No ir contra los procedimientos

existentes

• Tiempo: «2 años» (Dixit Ana María)

• Actitud Colaborativa

• Trabajamos con Personas, no

organizaciones

• Colaboramos, no Controlamos

• Compromiso Directivo


Recomendaciones para Clientes Felices: Resultados Esperados

• Mayor Predictibilidad de Problemas y

alternativas

• Uso Continuo de las Herramientas

diseñadas

• Mejor información sobre el Estatus de

Proyectos

• Posibilidad Real de Gestión de

Portafolio

• Equipos de trabajos coordinados con las

Necesidades de los proyectos

Éxito: Lograr Mejoras en los Proyectos y además, un

cambio favorable en la cultura de trabajo de la

organización



Resultados Esperados

Éxito: Los clientes te siguen Sonriendo

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¡Muchas Gracias por

su atención!

Ana María Rodríguez

[email protected]

www.erapm.com.ar

Twitter: @ana_erapm


http://www.erapm.com.ar/

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