Colegio Nacional de Educación Profesional TécnicaCONALEP

Reuniones para la actualización de los instrumentosde Control y Consulta Archivística

México, septiembre 2013 JARD Corporativo S.C.

Producción Integración Clasificación y ordenación Descripción Acceso Valoración Conservación y

preservación

Gestión integral de todos los procesos documentales

Archivar

Controles y políticas Manuales Cuadro de

ClasificaciónInventarios,

catálogos y guíasVales de préstamo e historiales de acceso

Catálogo de Disposición Documental

Planes preventivos y bitácoras

Gestión de la información vs. Archivación de documentos

Instrumentos de control archivístico en los que se apoya la gestión integral de documentos

JARD Corporativo S.C2013

Gestión de la información y ciclo vital de la documentación

Gestión de la Información

Producción

Integración

Clasificación y ordenación

Descripción

Acceso

Valoración

Conservación

Ciclo vital

DifusiónJARD Corporativo S.C2013

Ciclo Vital de la Información Documental

Ciclo vital y archivos: continente de la información

Fase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de Archivos

Activa Uso frecuente para la atención Archivo de Trámitede trámites y asuntos

Semiactiva Uso de referencia, Archivo de Concentraciónconservación precautoria

Histórica Uso testimonial/investigación Archivo Histórico

Integración de la Información Archivística

Contexto y contenido del documento de Archivo

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1. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa

productora3. No. de identificación

asignado al documento4. Breve extracto del asunto

de que trata5. Fecha del documento6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas10. Siglas del funcionario que

elabora el documento y de quien lo mecanografió

Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde

Concepto de Expediente

Expediente o unidad de Documentación compuesta

Se entiende como la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia o que son resultado de un mismo proceso de gestión y que se integran en una sola unidad de instalación (Fólder, carpeta, legajo)

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Ejemplo de una portada estandarizada del expediente

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1. Logotipo institucional2. Datos asociados a la

información y su carácter público, restringido, confidencial etc.

3. Vigencias, plazo de conservación, fecha de transferencia y disposición del expediente de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental institucional

4. Código clasificador del expediente de conformidad con el Cuadro de Clasificación Archivística

El expediente es la unidad de trabajo básica de la Clasificación de Archivos

Concepto y formación de Series documentales

Serie Documental:

Es el conjunto de expedientes que se relacionan entre sí porderivar del desempeño de una misma función genérica dada por mandato jurídico o administrativo a un sujeto productor, esto es, a una oficina, área o unidad administrativa de cualquier institución.

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Ejemplo de una Serie documental formada por expedientes de cursos diversos pero que derivan de una función genérica común: la Capacitación

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Los expedientes así formados no deben desvincularse de la serie a la que pertenecen, pues constituyen un todo orgánico

Sección Ahora bien, el conjunto de series documentales de un solo sujeto

productor da lugar a la creación de un fondo documental.

Este fondo, sin embargo, puede estar dividido en “secciones”, para diferenciarlo según su procedencia institucional o por las atribuciones genéricas que se le asignaron al sujeto productor

Una sección se define de la siguiente forma:

Cada una de las divisiones del fondo de archivo, consistente en las divisiones de la estructura interna del sujeto productor que lo origina, o bien por sus atribuciones genéricas, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Fondo de archivo

El fondo de archivo se define de la siguiente forma:

Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica

(tomado de los Lineamientos para la organización y conservación de Archivos AGN/IFAI (D.O. 20de Febrero De 2004)

Archivo: conjunto orgánico y organizado de información

JARD Corporativo SC

México, 2013

Diseño Institucional para la operación de los Archivos

(Oficialía de Partes)

Archivo de TrámiteArchivo de Trámite

Archivo de Trámite Archivo de Trámite

Archivo deConcentración

Archivo Histórico

Fase activa

Fase Semiactiva

Fase Histórica

Ciclo vitalRed integrada de Archivos

Valor primario

Valor secundario

Valoración

Categorías descriptivas usadas en la clasificación

Árbol de descriptivoFondo

SecciónSección Sección

Serie Serie

Expedientes

Expedientes

Documentos

Valoración documental

Disyuntivas de la Valoración

Valoración

Disposición

Selección

Depuración

Circulación de los documentos a lo largo de suCiclo de vida

Resguardo masivo y anárquico de losdocumentos

JARD Corporativo S.C.2013

Valores y funciones en Schellenberg

JARD Corporativo S.C.2013

Series comunes(adjetivas/

facilitativas)

Series comunes

1. Guardan homogeneidad funcional aunque hayan sido generadas por diversos productores2. Están reguladas por normas de procedimiento o tramitación genéricas3. Podrían generarse normas regulatorias estandarizadas para su gestión y valoración

Recursos Humanos

Recursos materiales

Recursos financieros

Servicios generales

JARD Corporativo S.C.2013

Valoración de series comunes y sustantivas

Series Sustantivas

1. Son producidas por un solo sujeto productor en concordancia con sus atribuciones reglamentarias2. Es sólo el sujeto productor quien puede determinar los valores primarios asociados a la informaciónque contienen.3. Pueden valorarse a escala institucional con la participación de grupos multidisciplinarios

Series sustantivas

Expedientes migratorios

Juicios

Averiguaciones previas

Concesiones y permisos

Dictámenes y opiniones técnicas o jurídicasJARD Corporativo S.C.2013

Catálogo de disposición documental

Definición:

• Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los expedientes

Diseño institucional para la operación de Archivos

Ciclo Vital/ Sistema Institucional de Archivos/Valoración

CyAT UAC UAH

Depuración

1ª. Fase Activa o de Gestión 2ª. Fase Semiactiva o de Conservación precautoria

3ª. Fase Inactiva o Histórica

Valor primario Valor secundario

José Antonio Ramírez Deleón 2013

JARD Corporativo S.C.2013

Fase de control: aplicación del CDD y los instrumentos de control de transferencias

CDD

Inventarios de transferencia primaria

Inventarios de transferencia secundaria

Inventarios de depuración

Calendarios de caducidades

Cédulas de disposición

JARD Corporativo S.C.2013

Inventario de transferencia primaria

Unidad administrativa: __________________________________ Hoja _____ de ______Área productora: _______________________________________

Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____

Elaboró: Vo.Bo.: Recibió:

______________________ ______________________ _____________________Archivo de trámite Titular Área productora Archivo de Concentración

Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha de entrega:____/_____/______

No. SerieExpediente Clasificación Años VAC Disposición Carácter Observaciones

JARD Corporativo S.C.2013

Inventario de transferencia secundaria

Fondo: ______________________________ Sección:___________________________________________________________ Hoja ____ de _________

Unidad Administrativa productora: ____________________________________

Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____

Elaboró: Vo.Bo.: Recibió:

______________________ ______________________ _____________________Archivo de Concentración Titular A.C. Archivo Histórico

Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha entrega: _____/_____/________

No. SerieExpediente Clasificación Años Volúmenes Edo. de Conservación

Carácter Observaciones

JARD Corporativo S.C.2013

Transferencia documental: procedimiento para la circulación de archivos

JARD Corporativo SC

México, 2013

Marco normativo de la valoración

AGN/IFAI

Ley Federal de Archivos (2012)

Lineamientos (2004)

Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del

Gobierno Federal (2004/2012)

Guía para la identificación de series documentales con valor

secundario (2009)

Instructivo para la elaboración del CDD (2004/2012)

Instructivo para la trasferencia de archivos en soporte papel

dictaminados con valor histórico por el AGN (2010)

JARD Corporativo S.C.2013

Regulación y control del procedimiento de baja documental

AGN

Dependencias y entidades

de la APF

1. Solicitud de dictamen2. Inventario de baja o transferencia3. Inventario de baja contable4. Ficha técnica de prevaloración5. Declaratoria de prevaloración

1. Dictamen2. Acta de baja3. Acta de Transferencia

Sitio WEB 1 AñoInventario baja 5 años

JARD Corporativo S.C.México, 2013