Cuentas por Cobrar

Documentos por Cobrar e Ingresos

Describir la Naturaleza de la cuentas por cobrar. Describir los documentos, los registros y las cuentas que forman el

ciclo de las transacciones de ingresos (ventas). Evaluar los riesgos (inherentes y de control) de error de las cuentas

por cobrar y en los ingresos. Indicar y explicar los controles fundamentales de las cuentas por

cobrar y de los ingresos. Diseñar pruebas ordinarias de los controles con que los auditores

soportan la determinación de los niveles del riesgo de control en las afirmaciones sobre los estados financieros relacionadas con las cuentas por cobrar y con los ingresos.

Explicar los objetivos de los auditores al auditar las cuentas por cobrar y los ingresos.

Explicar como los auditores diseñan procedimientos de pruebas sustantivas para resolver los riesgos de error material en las cuentas por cobrar y en los ingresos.

Objetivos

Naturaleza de la cuentas por cobrarEstos documentos son promesas escritas de pagar ciertas cantidades en fechas

futuras. Casi siempre sirven para manejar transacciones de montos sustanciales; los utilizan comúnmente las empresas industriales y comerciales. Constituyen el

activo más importante de los bancos y de otras instituciones financieras.

Reclamaciones contra los clientes

provenientes de venta de bienes o servicios. Préstamos a funcionarios o empleados. Préstamos a subsidiarias. Reclamaciones contra otras compañías. Reclamación de reembolsos de impuestos. Reclamación de reembolsos de anticipos a

proveedores.

Contenido de Cuentas por Cobrar

Objetivos de los auditores al auditar

las cuentas por cobrar y los ingresos.

Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude.

Examinar el control interno de las cuentas por cobrar y los ingresos.

Confirmar la existencia de las cuentas por cobrar y la ocurrencia de las transacciones de ingresos.

Comprobar la integridad de las transacciones de las cuentas por cobrar y de los ingresos.

Determinar si el cliente tiene derecho sobre las cuentas por cobrar registradas.

Verificar la veracidad administrativa de los registros y cédulas de soporte de las cuentas por cobrar y de los ingresos.

Determinar si la valuación de las cuentas por cobrar y de los ingresos está en los respectivos valores netos realizables.

Determinar si la presentación y la revelación de las cuentas por cobrar y de los ingresos son adecuadas y si entre otras cosas incluyen la clasificación de las cuentas por cobrar en las categorías correspondientes .

¿La auditoría de cuentas por cobrar e ingresos será un área de riesgo para el

auditor?

Sí, ¿porqué?

La determinación del ingreso que será reconocido en un periodo se relaciona con las siguientes cuentas:

Ventas Cuentas por cobrar Ajustes a ambas Ingresos por

servicios Ingresos diferidos Efectivo

Ambiente de control. Evaluación del riesgo. Monitoreo. Sistema (contable) de información y

comunicación. Actividades de control.

Control interno de la cuentas por cobrar y de los ingresos

El reconocimiento objetivo de los ingresos tal

vez requiera complejos principios de contabilidad, estimaciones y cálculos. Por eso los directivos deben comprometerse con la competencia, sobre todo en su relación con el personal clave de finanzas y de contabilidad. Se requiere mayor control cuando identifican las destrezas y la capacitación necesaria para desempeñar las funciones claves y cuando implementan procedimientos que garantizan que serán realizadas por personal competente.

Ambiente de Control

La evaluación del riesgo requiere identificar, analizar y

manejar aquello que influye en la preparación de los Estados Financieros.

En el ciclo de ingresos, se debe diseñar un proceso formal para monitorear los factores externos:

Cambios de las condiciones económicas Competencia Demanda de los clientes Regulaciones que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de ventas de

la empresa Factores internos: Modificaciones de los principios contables Introducción de nuevos productos y servicios Uso de otros tipos de transacciones de ventas

Evaluación del riesgo

Monitoreo

Los métodos con que se vigilan los ingresos y las transacciones de recepción de efectivo pueden incluir el proceso de obtener retroalimentación formal por parte de los clientes respecto a la veracidad de las facturas.

¿Como? Enviar periódicamente a los

clientes los estados mensuales o confirmaciones de saldos.

Revisar exhaustivamente los informes de embarque, las facturas, los ingresos de efectivo, los memorando de crédito y los análisis de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar parea determinar si las actividades de control establecidas se realizan en forma constante.

Ciclo de ingresos: sistema contable y

actividades de control

Para muchas empresas la fuente primaria de ingresos es la venta de bienes y servicios al crédito

Preparar la orden de compra Aprobar el crédito Enviar la mercancía de la bodega Embarcar la mercancía Facturarla Verificar las facturas Mantener las cuentas de control Llevar los mayores del cliente Aprobar las devoluciones y

descuentos Autorizar la cancelación de cuentas

incobrables

El control interno se fortalece dividiendo las funciones de modo que diferentes departamentos o individuos que se encarguen de:

Control de las órdenes del

cliente

Los pasos iniciales son:

Registrar la orden de compra

Revisar los productos y las cantidades , con el fin de verificar si el pedido puede atenderse en tiempo razonable

Realizar la orden de venta

Aprobación de crédito

En este proceso se evalúa al cliente, determinando si cuenta con crédito disponible es decir no usado o se le extenderá la línea de crédito.

Caso contrario se optará por otra negociación, ej.: pago en efectivo.

Orden de venta

Envío de la mercancía

El departamento encargado enviará la mercadería solo si la orden de venta cuenta con aprobación de crédito, asimismo el departamento de contabilidad registrará la salida del inventario.

La función de embarque

Éste será el encargado de contratar los espacios necesarios en el transporte a utilizar para la entrega de la mercancía.

Ver pág. 381

La función de facturación

El término facturación significa notificar al cliente de el importe de los bienes y servicios adquiridos.

Se asigna a un departamento diferente a contabilidad.

Ver pág. 381

Procesa los documentos de embarque numerados serialmente.

Compara la orden de venta con la orden de compra y verifica los cambios realizados.

Introduce los datos pertinentes en la factura.

Aplica precios y descuentos. Realiza las multiplicaciones y

sumas necesarias. Acumula los totales

facturados.

Recaudación de cuentas

por cobrar En general éstas se

recaudan por medio de cheques enviados por los clientes vía correo.

El cajero los controla y deposita.

Se prepara un análisis de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar.

Ajustes a las ventas y a las

cuentas por cobrar

Esto se realiza por concepto de descuentos, devoluciones y cancelación de cuentas por cobrar los cuales deberán tener el soporte de un memorando de crédito.

Control interno de los

documentos por cobrar

Una característica fundamental de un buen control es la subdivisión de funciones, respecto a documentos por cobrar, este principio exige que:

Ver pág. 384

El custodio de los documentos no tenga acceso al efectivo ni a los registros generales de contabilidad.

el funcionario responsable, que no guarde las notas, autorice la aceptación y la renovación de los documentos.

La cancelación de los documentos no cobrados deberán ser aprobados por los responsables y se adoptarán métodos para darles seguimiento.

Análisis de antigüedad de saldos de las cuentas

comerciales por cobrar Análisis de otras cuentas por cobrar Análisis de documentos por cobrar y del interés

correspondiente Análisis de la estimación para cuentas y documentos

incobrables Análisis comparativo de ingresos por mes, por producto

o territorio o relacionando los ingresos pronosticados con los reales.

Documentación de auditoría para las cuentas por cobrar y los ingresos

Auditoría de las Cuentas por

CobrarDocumentos por cobrar e ingresos