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Universidad Politécnica Estatal del Carchi

Centro de TIC

Centro de TIC

Correo Electrónico Institucional

Microsoft Teams

Manual para Usuario Final

Versión 1.0

Elaborado por: Centro de TIC

Año: 2020

Correo Institucional, Microsoft Teams – Office 365 Versión:1.0

Manual para Usuario Final Fecha:06/04/2020

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 36

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

06/04/2020 1.0 Elaboración del manual de usuario.

Centro de TIC

Aprobaciones

Fecha Versión Revisado y Aprobado por Firma

06/04/2020 1.0 Msc. Jhony Enriquez Herrera – Director del Centro de TIC UPEC




Tabla de Contenidos

A. MANUAL DE USUARIO .......................................................................................................................................... 4

A.1. Usuarios del Sistema .................................................................................................................................... 4

A.2. ¿Por qué usar Office 365? ............................................................................................................................ 4

A.3. Acceso a la Aplicación .................................................................................................................................. 4 A.3.1. Ingreso a la Plataforma ............................................................................................................................ 4 A.3.2. Autentificación de Usuario ..................................................................................................................... 5

A.4. Aplicaciones de Office 365: .......................................................................................................................... 7 A.4.1. Correo: Envió y Recepción de Correo .................................................................................................... 7 A.4.1.1. Envío de un nuevo correo electrónico: .............................................................................................. 8 A.4.1.2. Recepción y lectura de un mensaje de correo electrónico: ................................................................ 9 A.4.1.3. Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico: ................................................................ 10 A.4.2. Calendario ............................................................................................................................................. 11 A.4.2.1. Creación de Evento .......................................................................................................................... 12 A.4.3. One Drive y herramientas de Office OnLine. ....................................................................................... 13 A.4.3.1. Crear un documento en OneDrive: .................................................................................................. 14 A.4.3.2. Cargar Archivos o Carpeta .............................................................................................................. 16 A.4.3.3. Compartir Archivo con usuario. ...................................................................................................... 17 A.4.4. Microsoft Teams ................................................................................................................................... 19 A.4.4.1. Acciones básicas .............................................................................................................................. 20 A.4.4.2. Búsquedas ........................................................................................................................................ 21 A.4.4.3. Gestionar usuario y aplicación Teams ............................................................................................. 22 A.4.4.4. Crear un equipo de trabajo............................................................................................................... 22 A.4.4.5. Crear un canal para tratar un tema ................................................................................................... 24 A.4.4.6. Empezar una conversación .............................................................................................................. 25 A.4.4.7. Añadir un documento sobre el que trabajar ..................................................................................... 26 A.4.4.8. Crear una tarea ................................................................................................................................. 28 A.4.4.9. Crear una reunión ............................................................................................................................ 30 A.4.4.10. Otras características potentes en Microsoft Teams .......................................................................... 32




A. MANUAL DE USUARIO

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de facilitar el manejo y la administración del correo

institucional de la UPEC – Office 365, enseñando como utilizar los servicios y herramientas de Office 365

para que usted pueda disfrutar de todos los beneficios que ofrece esta plataforma.

A.1. Usuarios del Sistema

Este manual está orientado para usuarios finales que utilizaran los servicios y herramientas de Office 365 para sus actividades como enviar y recibir correos, crear eventos, y hacer trabajos utilizando los programas de Microsoft Office con el uso de One Drive

¿Qué es Office 365?

Es una plataforma de servicios alojados en la nube, de mensajería de envío y recepción de mensajes utilizando el correo electrónico (Outlook), además de la combinación de productos Microsoft para ofrecer servicios online como trabajar documentos en línea gracias a Microsoft Office Online, guardar y compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad asegurando la colaboración y productividad con SharePoint, programar actividades en su calendario, crear tareas y obtener información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos.

A.2. ¿Por qué usar Office 365?

Es una plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube. Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a los servicios online que ofrece su organización, independientemente de su tamaño, puede reducir tiempo y costos permitiéndole ser más efectiva y segura.

A.3. Acceso a la Aplicación

A.3.1. Ingreso a la Plataforma

a) Ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

b) Mediante un navegador web ingresar a la página www.upec.edu.ec, luego hacer clic en el enlace

Correo Electrónico.

http://www.upec.edu.ec/




Fuente: Propia

Figura A.1: Ingreso al sistema

A.3.2. Autentificación de Usuario

a) Se presenta a continuación el siguiente formulario, se ingresa el usuario y contraseña y hacer clic

en el botón .

Fuente: Propia

Figura A.2: Autentificación de Usuario




b) Si tiene algún problema póngase en contacto con el Administrador.

c) Cuando inicie por primera vez, se facilita por el Administrador del Correo Institucional una

contraseña temporal de su cuenta.

d) A continuación ingrese su usuario y contraseña temporal, y clic en el botón Iniciar Sesión, la

plataforma le pedirá que actualice su contraseña porque la que tiene es una contraseña temporal.

e) Escriba en el primer campo la contraseña temporal proporcionada por el administrador, en el

segundo y tercer campo ingrese una nueva contraseña, y clic en el botón Actualizar Contraseña

e iniciar sesión, automáticamente si cumple con los requisitos mínimos se actualizara su

contraseña y se ingresará a la plataforma

Fuente: Propia

Figura A.3: Actualización de contraseña e Iniciar Sesión




f) A continuación se presenta la pantalla de ingreso a la plataforma.

Fuente: Propia

Figura A.4: Ingreso a la Plataforma

A.4. Aplicaciones de Office 365:

En el portal principal (Office 365) se presentan todas las aplicaciones que ofrece Office 365, que se

encuentra en la parte superior izquierda de la plataforma.

Fuente: Propia

Figura A.5: Ingreso a la Plataforma

A.4.1. Correo: Envió y Recepción de Correo

A continuación se presenta la manera de crear un nuevo mensaje, enviar, responder y reenviar correo

electrónico, crear carpetas para almacenar su correo, buscar un mensaje concreto, trabajar con borradores,




archivar mensajes antiguos, eliminar y recuperar mensajes. En la siguiente figura se detallan los compontes del

correo electrónico:

Fuente: Propia

Figura A.6: Aplicación de Correo

A.4.1.1. Envío de un nuevo correo electrónico:

Seleccionar en Nuevo Correo , se despliega una ventana en la parte derecha, con las opciones para

enviar un nuevo correo electrónico, en el campo Para se debe ingresar para quien va dirigido el correo, y si

se desea una copia en el campo Cc., además en el campo Asunto, el Contenido de correo en la parte inferior

del campo Asunto y si se desea adjuntar un archivo clic en el campo Adjuntar, finalmente hacer clic en el

botón Enviar, como muestra en la figura:




Fuente: Propia

Figura A.7: Envió de Correo Electrónico

A.4.1.2. Recepción y lectura de un mensaje de correo electrónico:

Seleccionar en la Bandeja de entrada, el mensaje de correo electrónico revisar el asunto a leer y en la parte

derecha se presenta el contenido del mensaje, como muestra en la figura:

Fuente: Propia

Figura A.8: Recepción y Lectura de un mensaje de Correo Electrónico




A.4.1.3. Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico:

Una vez ingresado al correo de lectura que desea leer de su Bandeja de entrada, en la opción Responder a

todos en la parte derecha, para ver las opciones o acciones, como muestra en la figura.

Fuente: Propia

Figura A.9: Recepción y Lectura de un mensaje de Correo Electrónico

A continuación como muestra en la figura se revisa las opciones:

Fuente: Propia

Figura A.10: Responder, reenviar el mensaje de Correo Electrónico

Puede responder solo al remitente de un mensaje (Responder) o a una combinación de las personas

que aparecen en las líneas Para y CC (Responder a todos). Además, puede agregar nuevos

destinatarios.

Reenviar para reenviar el mensaje del remitente, a los usuarios agregados en el campo Para y CC:

Especifique los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO.




o CC es una abreviatura de "con copia". Si agrega un destinatario a este cuadro en un mensaje

de correo electrónico, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y su nombre estará

visible para los demás destinatarios del mensaje.

o CCO es una abreviatura de "con copia oculta". Si agrega un destinatario a este cuadro en un

mensaje de correo electrónico, se enviará una copia del mensaje a ese destinatario y su

nombre no estará visible para los demás destinatarios del mensaje. Si el cuadro CCO no está

visible cuando se crea un mensaje, puede agregarlo si hace clic en la pestaña Opciones y

después, en el grupo Mostrar campos, hace clic en CCO.

Redacte su mensaje en el Contenido del mensaje o modifique los campos que usted desee.

Haga clic en Enviar.

A.4.2. Calendario

Ingresar al menú de Office 365 y seleccionar la opción de Calendario:

Fuente: Propia

Figura A.11: Opción Calendario

El Calendario que le proporciona Office 365 tiene algunas características similares al que tiene disponible

en el correo personal, pero con una presentación totalmente diferente y con más características

interesantes que usted podrá utilizar y disfrutar. En la parte superior derecha puede seleccionar la opción

de presentación que necesite, si es por Día, por Semana Laboral, Semana Completa, por Mes.




Fuente: Propia


A.4.2.1. Creación de Evento

Clic en Nuevo Evento en la parte superior izquierda

A continuación se presenta el formulario para el registro correspondiente del evento de campos:

título, ubicación del evento, fecha y hora de inicio y fin del evento, descripción y contactos a los

cuales quiere invitar al evento

Fuente: Propia

Figura A.13: Registro de Evento.




Además en los campos de Programar tiempo de recordatorio y clic en el campo Solicitar

respuestas si se desea que el usuario que se invita apruebe su asistencia.

Fuente: Propia

Figura A.14: Registro de Evento.

Para guardar el evento, clic en el botón Enviar.

A.4.3. One Drive y herramientas de Office OnLine.

Esta aplicación que contiene las herramientas de Microsoft Office en la nube: Word, Excel, PowerPoint,

OneNote, etc; usted puede tener disponibilidad y seguridad al utilizar estas herramientas permitiendo:

crear, editar y guardar documentos, además de almacenamiento de información.

Beneficios:

Organizar y compartir documentos, proyectos y tareas de su equipo en un mismo lugar.

Realizar seguimiento del trabajo de sus compañeros.

Publicar contenidos desde cualquier aplicación de Microsoft Office.

Crear contenido Online.

Sincronizar el contenido de modo que los documentos estén actualizados y disponibles.




A.4.3.1. Crear un documento en OneDrive:

Clic en la opción , que se encuentra en la parte superior, izquierda.

Fuente: Propia

Figura A.15: Opción OneDrive

Clic en Nuevo para crear documentos de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio, entre otros, o

para crear una Carpeta.

Fuente: Propia

Figura A.16: Nuevo documento o carpeta




Para crear un documento poner Nuevo y la opción que se desee, como por ejemplo, Documento

de Word.

Fuente: Propia

Figura A.17: Crear un nuevo documento de Word

A continuación se presenta en la pantalla Office Web App de Word Online, lo mismo sucede si se

selecciona los otros tipos de documentos Excel, PowerPoint y OneNote, etc.

Fuente: Propia

Figura A.18: Office Web App

Usted puede trabajar en línea sobre su documento, automáticamente los cambios que usted

realice en el documento serán guardados.

Para crear carpeta colocar la opción Nueva y luego clic en Carpeta, colocar el nombre y clic en el

botón Crear.




A.4.3.2. Cargar Archivos o Carpeta

Si se desea agregar un archivo o carpeta de su computador o dispositivo al OneDrive, hacer clic

en la opción Cargar, seleccionar Archivos o Carpeta según su necesidad:

Fuente: Propia

Figura A.19: Cargar Archivos o Carpeta

Buscar en su computador el archivo o carpeta a subir y Abrir

Fuente: Propia

Figura A.20: Buscar archive




A continuación se presenta el archivo cargado.

Fuente: Propia

Figura A.21: Archivo cargado

A.4.3.3. Compartir Archivo con usuario.

Si se desea compartir el archivo o carpeta de su computador o dispositivo para trabajar

colaborativamente, hacer clic derecho en el archivo, seleccionar la opción Compartir.

Fuente: Propia

Figura A.22: Cargar Archivos o Carpeta

Agregar usuarios para compartir el documento




Fuente: Propia

Figura A.23: Compartir archivo con usuarios

A continuación clic en el botón Enviar, se compartirá el archivo para edición de los contactos

agregados.

Fuente: Propia

Figura A.24: Enviar vincula de archive compartido




A.4.4. Microsoft Teams

Microsoft Teams es un chat empresarial en el que se puede trabajar entre personas de un mismo

equipo, compartiendo entre ellos sus recursos.

Para empezar a utilizar Microsoft Teams es necesario tener activado el uso de Office 365 en la

cuenta institucional mediante correo electrónico @upec.edu.ec. La Universidad Politécnica

Estatal del Carchi anualmente renueva licencias de Microsoft para la Comunidad Universitaria

para tener activado este servicio y muchos beneficios más que ofrece Microsoft.

Para acceder a Microsoft Teams podrá hacerlo a través de internet, accediendo a la página:

portal.office.com y una vez validado con su cuenta de correo electrónico institucional

(@upec.edu.ec) y contraseña, aparecerán las aplicaciones de Office 365 disponibles, entre ellas

Microsoft Teams.

Fuente: Propia

Figura A.25: Ingreso al correo institucional

Ingresar al menú de Office 365 y seleccionar la opción de Microsoft Teams:

Fuente: Propia

Figura A.26: Opción Microsoft Teams




Con Teams puede crear EQUIPOS con compañeros de trabajo y/o otras personas en donde se puede

subir documentos (Word, Excel, PowerPoint, etc.) sobre los que puedan trabajar todos los miembros

del equipo concurrentemente y comentar cualquier cosa respecto al trabajo en común que se esté

realizando sin tener que enviar correos electrónicos. También permite realizar llamadas y

videollamadas manteniendo reuniones uno a uno o en grupo y compartir pantalla o ceder la pantalla

a otro compañero del equipo.

Fuente: Propia

Figura A.27: Microsoft Teams

A.4.4.1. Acciones básicas

En la pantalla de Microsoft Teams existe un menú izquierdo con diversas opciones. Veamos las

principales:

Actividad:

Al seleccionar se puede ver la actividad. Últimos chats, últimas acciones que he

hecho, quien ha comentado algo, conversaciones que se han hecho o llamadas

perdidas.

Chat:

Al seleccionar esta opción puedes iniciar nuevos chats con el equipo o con algún

subconjunto del equipo. Puedes acceder a chats pasados y buscar por palabras clave

para encontrar conversaciones que te interesen.




Equipos:

Dentro de Teams puede tener diversos equipos a los que pertenezca, cada uno con

sus conversaciones y sus documentos asociados. No todos los miembros de Teams

tienen que estar en todos los equipos. Cada equipo tiene un fin exclusivo y por tanto

unas personas. Al seleccionar esta opción se puede ver en que equipos se

encuentra, agregarse a equipos de otros si dan permiso o crear uno nuevo. El concepto de Equipo es

análogo al concepto de grupo en WhatsApp.

Calendario:

Funciona de manera análoga a otros calendarios como el de Google. Puede

programar citas o reuniones y visualizarlas dentro de un calendario con vistas

semanal, diaria o mensual.

: Al hacer clic en Calendario puede programar una reunión en ese

momento haciendo clic en este botón.

Llamadas:

Permite hacer llamadas o videollamadas a una persona de la universidad que esté

conectada a Teams.

Archivos:

Aquí podemos ver y acceder a los archivos utilizados dentro del Teams

A.4.4.2. Búsquedas

Existe un campo de texto central en la barra superior que permite múltiples búsquedas:

Por ejemplo: Buscar a un usuario y abrir un chat.




En la parte superior escribimos el nombre del miembro del equipo con el que queramos tener una

conversación.

A.4.4.3. Gestionar usuario y aplicación Teams

A la derecha de la barra central se muestra el id de usuario y el Teams al que estas conectado.

Fuente: Propia

Figura A.28: Opción Microsoft Teams

Al hacer clic en el id de usuario se despliega un menú donde puede:

Cambiar la imagen de usuario

Indicar si está disponible, ocupado, etc.

Definir un mensaje para cuando quieran comunicarse (por ejemplo, indicando que esta de vacaciones)

Configurar Teams, donde se proponen diversas formas de visualizar la información y otras características que puede personalizar.

Además, si está en un ordenador compartido puede Cerrar sesión.

Por otra parte, junto al id de usuario en la barra central aparece un desplegable con el Teams al que está

conectado. En la figura esta en DIRECCIÓN DEL CENTRO DE TIC.

Puede pertenecer a varios Teams cada uno con sus equipos de personas, sus documentos y sus

conversaciones asociadas. Pasar de uno a otro es fácil, basta seleccionarlo en el desplegable.

A.4.4.4. Crear un equipo de trabajo

Haciendo clic en esta opción del menú izquierdo, por comodidad, sale el último grupo

donde ha trabajado. Haciendo clic en Se visualizan todos los equipos

a los que pertenece dentro del Teams y puede crear o agregarse a equipos nuevos. Un




equipo es un grupo de personas con las que se relaciono para unos objetivos concretos. Recuerde la

analogía con los grupos de WhatsApp.

Si hago clic en muestra, además de otros equipos públicos de la universidad,

las opciones:

Si hace clic en Crear Equipo primero muestra una tipología de posibles tipos

de Equipo que puede formar (Clase, docencia, etc.) orientados a la

docencia. Si desea simplemente un grupo colaborativo con los compañeros,

superiores o subordinados de la unidad seleccionar Otros.

Fuente: Propia

Figura A.29: Creación según tipo.

Me muestra entonces una ficha de equipo en la cual se debe ingresar el nombre del equipo o clase y una

descripción.

Fuente: Propia

Figura A.30: Opción Creación de equipo




Rellenada esta ficha aparecerá otra para ir agregando a los estudiantes y/o docentes. Al ir escribiendo el

nombre Teams me propone nombres de la UPEC enlazados a los correos electrónicos que encajen con el

patrón que estoy buscado.

Fuente: Propia

Figura A.31: Opción Agregar miembros

A.4.4.5. Crear un canal para tratar un tema

Al hacer clic en el menú Izquierdo en esta opción se muestran los equipos a los que se

pertenece.

Seleccionar el equipo al que se quiere dirigir.

En ese momento, en la pantalla central aparecen los diversos canales que tiene establecidos en ese

equipo. Si tuviera que tratar 5 temas debería crear 5 canales y cada canal tendría sus documentos, sus

tareas y sus conversaciones.

Vamos a crear uno. En pantalla vemos que no hay ningún canal creado. Solo el General que se crea por

defecto al Crear Equipo. Para crear un canal hago clic junto al equipo en el icono …:




Fuente: Propia

Figura A.32: Opción del equipo

Por ejemplo, en la figura he seleccionado el equipo CENTRO DE TIC . Al hacer clic en … se muestra un menú

donde puede hacer varias acciones sobre el equipo, entre ellas Agregar canal.

Fuente: Propia

Figura A.33: Opción Creación de canal

Al seleccionar esa acción me muestra la ficha del canal donde introduce, el nombre del nuevo canal, una

descripción y decidir si lo ve todo el equipo o solo los miembros que se decida.

Recomendación: que el nombre del canal sea breve y claro.

A.4.4.6. Empezar una conversación

Ahora en la pantalla central podemos ver que tenemos el canal General y el canal 1.- El sistema financiero

internacional.




Fuente: Propia

Figura A.34: Opción Conversación

Iniciar una conversación es muy fácil en el cuadro inferior podemos empezar a escribir.

Debajo del texto hay diversas opciones para personalizar el texto con emojis, formato del texto, adhesivos,

etc.

Haciendo clic en ENTER se envía el mensaje.

TRUCOS: A tener en cuenta:

1.- Si quiere que alguien del equipo se entere del comentario, puede nombrarlo dentro del mensaje con

@nombre, por ejemplo @maria permitirá seleccionar a todas Marías que haya en el grupo. La persona

seleccionada tendrá una notificación de Teams, incluso un correo electrónico.

2.- Si escribe algo y quiere continuar el mensaje con otro párrafo, es decir, poner un punto y aparte. En

vez de ENTER debe pulsar tecla ↑ Mayusculas y ENTER a la vez. Si pulsa ENTER se envirá el mensaje.

En la parte superior de la pantalla existe las opciones:

Publicaciones: Por defecto, es la que se abre al seleccionar un canal. Ahí se indica todo lo que se

ha hecho en el canal, conversaciones, llamadas, reuniones, etc.

Archivos: Si quiere agregar un documento Word, Excel, PowerPoint, Pdf, etc. lo puede hacer

desde esa pestaña.

A.4.4.7. Añadir un documento sobre el que trabajar

Lo recomendado es iniciar una conversación en la parte inferior y añadirle un archivo (icono clip)




Fuente: Propia

Figura A.35: Opción Añadir documentos

En la figura podemos ver que se ha creado un mensaje indicando a los miembros que se subió el archivo

y se ha añadido un documento Word.

Para enviarlo una vez escrito haga clic en . Esto lo verán todos los miembros de canal que podrán:

Abrir el archivo, haciendo clic sobre él.

Actualizar y todos los miembros del canal verán el resultado de la modificación. Varios miembros

pueden trabajar a la vez en el documento.

También pueden iniciar (cuadro en la parte inferior) una nueva conversación sobre otro tema. Un archivo,

tanto si lo ha creado como otro miembro, lo puedo ver en:




La conversación que ha creado.

La opción Archivos del menú superior donde se ve todos los archivos del canal.

La opción del menú izquierdo se ve todos los archivos del equipo.

A.4.4.8. Crear una tarea

Una opción interesante, aunque algo escondida es crear una tarea. Para ello es necesario que la opción

Tareas se nos muestre en el menú superior de la pantalla de trabajo. Para ello hay que hacer los siguiente:

Fuente: Propia

Figura A.36: Opción crear tarea

Haga clic en el botón + en el menú superior. Se le muestra la siguiente pantalla donde debe seleccionar

Planner. Esto solo hay que hacerlo la primera vez que queramos crear una tarea.

Selecciono la opción Crear un Plan y lo llamo Tareas. Una vez guardado me aparecerá la opción Tareas ( o

como lo hayamos llamado en el menú superior.




La pantalla mostrará el siguiente aspecto al seleccionar Tareas en el menú superior:

Fuente: Propia

Figura A.37: Opción Tareas

Para crear una Tarea seleccione.

Fuente: Propia

Figura A.38: Opción Tareas




Y luego seleccione y elegir

En el cuadro que aparece introducir

El nombre de la tarea, por ejemplo, Ensayo de niveles financieros

Coloco algunas instrucciones.

Agrego recursos.

Asigno las personas del equipo que tienen esa tarea.

Puedo poner una fecha límite para realizarlo.

Haciendo clic en el nombre de la tarea una vez creada se mostrará la ventana:

Fuente: Propia

Figura A.39: Opción Creación tareas

Aquí puede editar todos los campos asociados a la tarea.

A cada usuario que tenga asignada la tarea, se le notificará que y cuando entre verá la tarea e indicará el

progreso en la tarea en el campo Progreso que tiene los valores No iniciada, en Curso y Terminada.

También podrá indicar que subtareas ha realizado. Todo esto lo puede visibilizar quien ha enviado la tarea.

A.4.4.9. Crear una reunión

Las reuniones pueden se presenciales pero también videollamadas o llamadas con múltiples usuarios.

Para crear una reunión, en el panel izquierdo, vamos a la opción :




Accedemos a la agenda de reuniones que tengamos programada en Teams:

Fuente: Propia


Para programar una reunión:

Se abrirá la siguiente ventana:

Fuente: Propia





Título: La hemos llamado PIS.

Invitar a personas: Hemos añadido los asistentes. Simplemente escribiendo su nombre en la caja

de texto, el sistema nos sugiere las personas que concuerdan con lo escrito.

Horario: Indicamos día y hora de inicio y final de reunión.

Periodicidad: Especificamos si la reunión es periódica o puntual.

Canal donde reunirse: Opcionalmente podemos agregar un canal de nuestro equipo donde

queremos que se lleve a cabo la reunión. En el ejemplo hemos añadido el canal donde hablamos

del Sistema Financiero Internacional.

Detalles: añadimos los comentarios que estimemos oportunos para conocimiento de los

asistentes.

Haciendo clic en botón Enviar se envia a los invitados la convocatoria

A las personas que invitemos les llegara una notificación con:

Nueva reunión: nombre de la reunión

Podemos contestar a la invitación de la reunión con las opciones: aceptar, provisional o rechazar.

Haciendo clic en Unirse a Reunión accedemos a la reunión.

A.4.4.10. Otras características potentes en Microsoft Teams

Una opción interesante, aunque algo escondida es crear una tarea. Para ello es necesario que la opción

Tareas se nos muestre en el menú superior de la pantalla de trabajo. Para ello hay que hacer los siguiente:

Crear un chat o llamada con múltiples usuarios.

En la parte superior izquierda hacemos clic en la opción Chat, y podremos crear un nuevo

chat con varios miembros del equipo. A continuación, añadimos un nombre para el

nuevo chat e incluimos los miembros que queremos que integren el nuevo chat.




Fuente: Propia

Figura A.42: Opción Chat

Botones dentro de un chat

En la parte superior derecha de un chat, podemos encontrar cuatro botones:

Videollamada

Llamada de audio

Compartir la pantalla

Agregar personas

Sugerencia: dentro de una llamada de audio también se puede hacer una vídeollamada. La opción Agregar

personas añade usuarios al chat del usuario con el que tengamos la conversación.

Compartir la pantalla sin llamada

Para compartir la pantalla no es necesario realizar una llamada. Simplemente pulsamos en el botón

Compartir pantalla dentro de un chat y elegimos la pantalla entre las que nos ofrece Teams, que queramos

compartir:

Fuente: Propia

Figura A.43: Opción Compartir pantalla




Al otro miembro del chat le llegará la siguiente notificación.

Al aceptarla, ya podrá ver la pantalla que le compartes.

Una vez tenemos compartida la pantalla tenemos estos botones, no

podremos hacer videollamada ni sonido, solo podemos colgar o

compartir otra pantalla diferente.

Compartir pantalla en una llamada y ceder control de la misma

En Microsoft Teams, al igual que Skype empresarial, para poder compartir pantalla y hablar a la vez hay

que realizar una llamada. Una vez realizada la llamada, en la parte inferior aparecerán los siguientes

botones:

Activar videollamada

Activar o desactivar micrófono

Compartir pantalla

Más opciones

Colgar la llamada

Para compartir pantalla hacemos clic en el botón central y seleccionamos la pantalla que queremos

compartir, bien a través de escritorio o bien a través de las ventanas que tengamos abiertas.

Fuente: Propia

Figura A.44: Opción Compartir




Para poder ceder el control a otro miembro del chat, ,una vez compartida la pantalla, en la parte superior

aparecerá un rectángulo con la opción de ceder el control a cualquier usuario de la llamada. Cabe destacar

que en cualquier momento podremos quitar el control o detener la presentación.

Otras opciones de llamada

Al pulsar el botón de los tres puntos, nos aparecen más opciones:

Fuente: Propia

Figura A.45: Opción Llamadas

Botones en la derecha en una llamada

Una vez realizada la llamada, en la parte superior derecha encontramos cuatro botones para la realización

de distintas acciones:

Pantalla completa

Abrir un chat en la llamada

Invitar a alguien

Configuración del audio y micrófono

Para invitar a otra persona solo debemos pulsar la opción y escribir el nombre para agregarlo a la llamada.




Fuente: Propia

Figura A.46: Opción Agregar contactos

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