MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS

I.- INTRODUCCIÓN

EN CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO

GENERAL QUE RESOLVIÓ EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DISCIPLINARIO INSTRUIDO POR LA COMISIÓN, SE SOMETÉ A LA

CONSIDERACIÓN DEL H. CONSEJO GENERAL DEL INSTITUTO ELECTORAL

DEL ESTADO DE GUANAJUATO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS, ASÍ COMO DE LAS

RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS QUE EN ÉL

INTERVIENEN.

II.- OBJETIVO ESTABLECER UN INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS QUE DOCUMENTE Y

NORME EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN LA ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS, DELIMITANDO LAS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES.

III.- P O L I T Í C A S 1. TODA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIO DEBERÁ ESTAR RESPALDADA POR UNA REQUISICIÓN, CON LA INFORMACIÓN TÉCNICA NECESARIA Y SUFICIENTE PARA ADQUIRIR LO SOLICITADO POR EL USUARIO. 2. DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN: EL INSTITUTO PODRÁ CONTRATAR ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, MEDIANTE LOS PROCEDIMIENTOS QUE A CONTINUACIÓN SE INDICAN:

2.1 ADJUDICACIÓN DIRECTA

2.2 ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES PROVEEDORES

2.3 ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE CINCO PROVEEDORES

2.4 A TRAVÉS DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES (LICITACIÓN PÚBLICA)

3. TODA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS DEBERÁ SER SOPORTADA POR:

3.1 REQUISICIÓN DEL BIEN O SERVICIO.

3.2 COTIZACIÓN TELEFÓNICA PARA ADQUISICIONES DE BIENES O SERVICIOS CUYOS IMPORTES SEAN MENORES DE 130 CIENTO TREINTA VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

3.3 COTIZACIÓN(ES) POR ESCRITO PARA ADQUISICIONES DE BIENES O SERVICIOS CUYOS IMPORTES SEAN SUPERIORES A LOS 130 CIENTO TREINTA VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. EL NÚMERO DE COTIZACIONES (TRES O CINCO) QUE DEBEN ANEXARSE A LAS ADQUISICIONES DEPENDERÁ DE LOS MONTOS MÁXIMOS AUTORIZADOS POR LA LEY DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL ESTADO DE GUANAJUATO, VIGENTE. 3.4 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO PARA ADQUISICIONES DE BIENES O SERVICIOS CUYOS IMPORTES SE

ENCUENTREN EN EL RANGO DE LOS 130 CIENTO TREINTA VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, A LOS 6,200 SEIS MIL DOSCIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

3.5 CONTRATOS: PARA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS CUYO IMPORTE SEA SUPERIOR A LOS 6,200 SEIS MIL DOSCIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

3.6 CUADRO COMPARATIVO: PARA ADJUDICACIÓN DE BIENES O SERVICIOS REALIZADOS MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES O CINCO PROVEEDORES Y CUYO IMPORTE SEA SUPERIOR A LOS 6,200 SEIS MIL DOSCIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

3.7 ACTA CIRCUNSTANCIADA.- PARA ADJUDICACIÓN DE BIENES O SERVICIOS REALIZADOS MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES O CINCO PROVEEDORES Y CUYO IMPORTE SEA SUPERIOR A LOS 6,200 SEIS MIL DOSCIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

3.8 ACTAS DE JUNTA DE ACLARACIONES, ACTA DE APERTURA DE OFERTAS, CUADROS DE EVALUACIÓN TÉCNICOS Y ECONÓMICOS Y ACTA DE ADJUDICACIÓN PARA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES (LICITACIONES PÚBLICAS).

3.9 GARANTÍA DE SOSTENIMIENTO DE LAS PROPUESTAS.- EL INSTITUTO SOLICITARÁ UNA GARANTÍA DEL 5% DEL MONTO TOTAL DE LA PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS QUE SE REALICEN A TRAVÉS DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES (LICITACIONES PÚBLICAS). DICHA GARANTÍA PODRÁ SER CUBIERTA MEDIANTE FIANZA O CHEQUE CERTIFICADO A NOMBRE DEL INSTITUTO.

3.10 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DEL PEDIDO O CONTRATO.- EL INSTITUTO SOLICITARÁ UNA GARANTÍA POR EL 10% DEL PEDIDO O CONTRATO SIN INCLUIR IVA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS CUYO IMPORTE SEA SUPERIOR A LOS 6,200 SEIS MIL

DOSCIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, SIN INCLUIR IVA. LA GARANTÍA PODRÁ SER CUBIERTA MEDIANTE FIANZA O CHEQUE CERTIFICADO A NOMBRE DEL INSTITUTO. , TRATÁNDOSE DE LICITACIONES PÚBLICAS, DICHA GARANTÍA SIEMPRE DEBERÁ SER CUBIERTA MEDIANTE FIANZA, EXPEDIDA POR AFIANZADORA LEGALMENTE CONSTITUIDA CONFORME A LA LEGISLACIÓN MEXICANA.

3.11 LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DEBERÁ PRESENTARSE A MÁS TARDAR DENTRO DE LOS CINCO DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA RECEPCIÓN DEL PEDIDO O A LA FIRMA DEL CONTRATO, SALVO QUE LA ENTREGA DE LOS BIENES O LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SE REALICE DENTRO DEL CITADO PLAZO.

3.12 LA(S) FACTURA(S) ORIGINAL(ES) DEBERÁN CONTENER TODOS LOS REQUISITOS FISCALES ESTABLECIDOS EN LA LEY.

4. EL INSTITUTO PODRÁ OTORGAR ANTICIPOS A LOS PROVEEDORES HASTA POR UN PORCENTAJE QUE NO EXCEDA DEL 30% DEL MONTO TOTAL DEL PEDIDO O CONTRATO, DEBIENDO EL PROVEEDOR GARANTIZARLOS MEDIANTE LA ENTREGA DE UNA FIANZA O CHEQUE CERTIFICADO A FAVOR DEL INSTITUTO. 5. EL PAGO QUE EL INSTITUTO DEBA REALIZAR A LOS PROVEEDORES NO PODRÁ EXCEDER DE LOS DIEZ DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA ENTREGA DE LOS BIENES A ENTERA SATISFACCIÓN DEL INSTITUTO Y CONTRA ENTREGA DE LA FACTURA CORRESPONDIENTE. 6. LA COORDINACIÓN RESGUARDARA POR 5 AÑOS EL SOPORTE DOCUMENTAL DE LAS ADQUISICIONES REALIZADAS. 7. PARA EFECTO DE CONTAR CON UN PADRÓN DE PROVEEDORES CONFIABLE EL INSTITUTO SOLICITARÁ A LOS PROVEEDORES INTERESADOS EN FORMAR PARTE DE DICHO PADRÓN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

7.1 SOLICITUD DE REGISTRO EN EL PADRÓN.

7.2 COPIA CERTIFICADA DEL ACTA CONSTITUTIVA. (PERSONAS MORALES)

7.3 COPIA CERTIFICADA DEL PODER NOTARIAL DEL REPRESENTANTE LEGAL.

7.4 COPIA CERTIFICADA DE LA CEDULA DEL REGISTRO FEDERAL DE CAUSANTES, ASÍ COMO COPIA DEL ALTA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. 7.5. COPIA CERTIFICADA DE LA IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL (CREDENCIAL DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL).

7.6. COPIA CERTIFICADA DE QUE LA EMPRESA ESTA AFILIADA A UNA INSTITUCIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL.

7.7. CARTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE SE ENCUENTRA AL CORRIENTE DE SUS OBLIGACIONES FISCALES.

7.8. CURRICULUM INCLUYENDO LISTA DE CLIENTES, MÍNIMO CINCO, CON NOMBRES, TELÉFONOS Y DOMICILIOS A QUIEN CONTACTAR.

7.9. EL COMITÉ DE ADQUISICIONES DENTRO DE LOS PRIMEROS 5 DÍAS DE CADA MES, EVALUARÁ Y AUTORIZARÁ LA ENTREGA DE LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES A LOS PROVEEDORES QUE HAYAN CUMPLIDO CON LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA, DICHO REGISTRO TENDRÁ UNA VIGENCIA DE TRES AÑOS, A PARTIR DE LA FECHA DE SU RECEPCIÓN Y APROBACIÓN (ANEXO 1).

8. LOS SERVICIOS DE PUBLICIDAD Y PROPAGANDA INDEPENDIENTEMENTE DE SU MONTO SERÁN ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE ADJUDICACIÓN DIRECTA. 9. QUEDAN EXENTOS DE CUMPLIR CON LA ENTREGA DE LAS GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO (10%) Y DE GARANTÍA DE BUEN USO DEL ANTICIPO (HASTA POR EL 100% DEL IMPORTE DEL PEDIDO O CONTRATO) LOS PROVEEDORES DE MEDIOS PUBLICITARIOS QUE POR ESCRITO OFREZCAN BONIFICACIÓN EN EL SERVICIO O DESCUENTOS EN EL PRECIO POR PRONTO PAGO O PAGO ANTICIPADO.

ALMACÉN 1. NO SE PERMITIRÁ LA ENTRADA AL ALMACÉN, A PERSONAL NO AUTORIZADO A ESTE LUGAR. 2. SE DEBERÁ ASIGNAR LOS ESPACIOS FÍSICOS DE MAYOR SEGURIDAD AL MOBILIARIO Y EQUIPO DE MAYOR COSTO. 3. SE DEBERÁ CONTAR CON EQUIPO DE SEGURIDAD ADECUADO Y NECESARIO PARA SALVAGUARDAR LOS BIENES QUE SE ALMACENAN EN ESTE LUGAR. 4. SE DEBERÁ CONTAR CON UNA PÓLIZA DE SEGUROS CONTRA DAÑO Y ROBO. 5. LAS REQUISICIONES CUYO MATERIAL SE DEBA SURTIR A TRAVÉS DE ALMACÉN SERÁN ENTREGADAS EN DICHO ALMACÉN, PARA QUE EL PERSONAL DE ESTE LUGAR EFECTUÉ LA ENTREGA A MÁS TARDAR AL SEGUNDO DÍA HÁBIL DE LA RECEPCIÓN DE LA REQUISICIÓN. 6. LA RECEPCIÓN DE BIENES A LOS PROVEEDORES SERÁ REALIZADA EN DÍAS HÁBILES DE 9:30 NUEVE TREINTA HORAS A 15:30 QUINCE TREINTA HORAS DE LUNES A VIERNES. 7. AL MOMENTO DE LA RECEPCIÓN DEL BIEN DEBERÁ REALIZARSE UN MUESTREO AL AZAR (10% DEL TOTAL) PARA VERIFICAR QUE LA MERCANCÍA SE RECIBE DE ACUERDO A LAS CARACTERÍSTICAS ESPECIFICADAS POR EL INSTITUTO. 8. LA ENTREGA DE BIENES AL USUARIO SERÁ REALIZADA EN DÍAS HÁBILES DE 9:00 NUEVE HORAS A 17:00 DIECISIETE HORAS. DE LUNES A VIERNES. 9. LAS ENTRADAS DE BIENES NUEVOS AL ALMACÉN, DEBEN ESTAR SOPORTADAS CON LA COPIA DE LA FACTURA CORRESPONDIENTE. 10. LOS MOVIMIENTOS DE SALIDA DE ALMACÉN DEBERÁN ESTAR SOPORTADAS CON:

10.1 REQUISICIÓN DE CONSUMIBLES. 10.1.1 VALE DE SALIDA DE ALMACÉN. 10.1.2 VALE PROVISIONAL DE SALIDA DE ALMACÉN

10.2 REQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.

10.2.1 DOCUMENTO DE RESGUARDO DE MOBILIARIO Y EQUIPO, O. 10.2.2 DOCUMENTO DE RESGUARDO PROVISIONAL.

11. LOS VALES SEÑALADOS EN LOS PUNTOS 10.1.2 Y 10.2.2, DEBERÁN HACERSE EFECTIVOS A MAS TARDAR DENTRO DE LOS DOS DÍAS HÁBILES POSTERIORES, A LA ENTREGA DE LOS CONSUMIBLES Y A LOS CINCO DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO. 12. SE DEBERÁN REALIZAR ARQUEOS MENSUALES DE CONSUMIBLES Y MOBILIARIO Y EQUIPO. 13. DURANTE LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS MENSUALES SE DEBE IR DETECTANDO LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN MAL ESTADO PARA QUE SU REPARACIÓN SEA EFECTUADA A LA BREVEDAD POSIBLE. 14. SE DEBE DETECTAR DURANTE LOS ARQUEOS MENSUALES REALIZADOS, LOS BIENES (MOBILIARIO Y EQUIPO) CON ALTO GRADO DE DETERIORO U OBSOLETOS PARA SU ENTREGA A GOBIERNO DEL ESTADO (DIRECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES), MEDIANTE ACTA CIRCUNSTANCIADA A MÁS TARDAR EN EL MES ANTERIOR A LA FECHA EN QUE DEBA SER EFECTUADO EL INVENTARIO FINAL (NOVIEMBRE). 15. SE DEBE DETECTAR DURANTE LOS ARQUEOS MENSUALES REALIZADOS, LOS BIENES (CONSUMIBLES) OBSOLETOS O DE LENTO MOVIMIENTO PARA DARLOS DE BAJA MEDIANTE ACTA CIRCUNSTANCIADA A MÁS TARDAR EN EL MES ANTERIOR A LA FECHA EN QUE DEBA SER EFECTUADO EL INVENTARIO FINAL (NOVIEMBRE). 16. SE DEBERÁ REALIZAR COMO MÍNIMO UN INVENTARIO ANUAL EN EL MES DE NOVIEMBRE. 17. CON 10 DIEZ DÍAS HÁBILES DE ANTICIPACIÓN, LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEBERÁ HACER LLEGAR A LAS DIFERENTES ÁREAS DEL INSTITUTO LA FECHA EN QUE SE PERMANECERÁ CERRADO EL ALMACÉN, CON EL OBJETO DE LLEVAR A CABO EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS, PARA QUE PREVEAN SUS NECESIDADES DE BIENES Y MATERIALES. 18. NO SE ENTREGARÁN A USUARIOS NI SE RECIBIRÁ NINGÚN BIEN POR PARTE DE LOS PROVEEDORES, DURANTE EL TIEMPO SEÑALADO PARA REALIZAR EL INVENTARIO. 19. SE DEBERÁN ACTUALIZAR LOS RESGUARDOS DE BIENES COMO MÍNIMO, CADA SEIS MESES.

IV.- PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS PERSONAL DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 1. RECIBE REQUISICIÓN DE COMPRA Y/O SERVICIO EN ORIGINAL, ÉSTA DEBE ESTAR DEBIDAMENTE AUTORIZADA POR EL TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE.

LOS TITULARES FACULTADOS PARA ENVIAR REQUISICIÓN DE COMPRA SON:

B) SECRETARIO EJECUTIVO. C) SECRETARIO DEL CONSEJO. D) DIRECTOR DEL REGISTRO ESTATAL DE ELECTORES. E) DIRECTOR DE CAPACITACIÓN CIUDADANA. F) DIRECTOR DE PROCEDIMIENTOS ELECTORALES. G) DIRECTOR DE SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL. H) COORDINADOR DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN. I) COORDINADOR ADMINISTRATIVO

2. LA REQUISICIÓN SE SELLA Y FIRMA DE RECIBIDO, SE ESTAMPARÁ EL FOLIO, FECHA, HORA Y NOMBRE DE QUIEN RECIBE. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 3. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO LA COMPRA Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 4. SI EL SERVICIO O LA COMPRA DEL BIEN EN CUESTIÓN REQUIERE DE LA ELABORACIÓN DE ALGÚN CONTRATO DONDE SE ESTIPULEN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES A CUMPLIR POR EL PROVEEDOR Y EL INSTITUTO, SE PROCEDE A LA ELABORACIÓN DEL MISMO. SECRETARIO EJECUTIVO

5. REVISA CONTRATO, REALIZA LAS OBSERVACIONES AL MISMO Y DA EL VISTO BUENO AL CONTRATO. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0. SE REVISA EL MONTO Y SE APLICA CONFORME A LEY PARA QUE PROCEDA AL MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES PROVEEDORES, ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE CINCO PROVEEDORES O ENVIARLO AL COMITÉ DE ADQUISICIONES EN CASO DE REQUERIRSE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL. 0. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 5.- SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO LA COMPRA Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 6.- ELABORA LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO, DE ACUERDO A LO SOLICITADO EN LA REQUISICIÓN Y EN SU CASO EL CONTRATO CORRESPONDIENTE EL CUAL SE ENVIARÁ AL SECRETARIO EJECUTIVO PARA SU APROBACIÓN. 7.- EN CASO DE REQUISICIONES PARA IMPRESIONES, SE DEBE SOLICITAR AL ÁREA REQUIRENTE, ENTREGUE APARTE DE LA REQUISICIÓN, EL DOMI (MUESTRA FÍSICA), Y EL ARCHIVO ALMACENADO EN DISCO, ZIP O C.D., SEÑALANDO EL TIPO DE ARCHIVO, PROGRAMA UTILIZADO Y EL NÚMERO DE VERSIÓN. ASÍ MISMO ACLARAR EN LA REQUISICIÓN SI EL ARCHIVO ES EN SELECCIÓN DE COLOR O PANTONE, EN CASO DE PANTONE, INDICAR COLOR Y NÚMERO. 8.- UNA VEZ ELABORADA LA ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO, SE PROCEDE A ENTREGAR LA ORDEN AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 9.- REVISA LA ORDEN PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUE LA ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 10.- EN SU CASO, SE MODIFICA LA ORDEN, LA CUAL SE APRUEBA Y SE ENTREGA AL PROVEEDOR, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO,

MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO, EN CASO DE TRATARSE DE UNA ORDEN DE COMPRA, SE ENVÍA UNA COPIA DE ÉSTA AL AUXILIAR DE ALMACÉN. AUXILIAR DEL ALMACÉN 0.- RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX O EN PROPIA MANO. 0.- ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “COMPRAS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR 0.- ENTREGA LA MERCANCÍA EN EL ALMACÉN DEL INSTITUTO, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. AUXILIAR DEL ALMACÉN 0.- VERIFICA QUE LA MERCANCÍA ENTREGADA SEA LA SOLICITADA EN LA ORDEN DE COMPRA, Y QUE LA MISMA SE HAYA ENTREGADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 0.- LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE COMPRA, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DE ENTRADAS AL ALMACÉN. 0.- INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DE LA ENTREGA DEL MATERIAL SEÑALANDO, NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL RECIBIDO Y FECHA DE RECEPCIÓN EN ALMACÉN. PROVEEDOR 0.- ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 0.- EL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 0.- ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

15.1 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 15.2 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO. 15.3 EN CASO DE ORDEN DE COMPRA, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN. 15.4 EN CASO DE ORDEN DE SERVICIO, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO SERVICIO.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0.- ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: 16.1 REQUISICIÓN 16.2 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 0.- ENTREGA EL PAGO AL PROVEEDOR EN LA FECHA SEÑALADA EN EL CONTRA RECIBO, FIRMANDO EL PROVEEDOR DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA CHEQUE, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO. 0.- ENVÍA LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 19. RECIBE LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA POR EL PROVEEDOR, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO 13 Y ARCHIVA DICHA PÓLIZA. 20. FIN DEL PROCESO.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES PROVEEDORES

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 1. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO LA COMPRA Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2. ELABORA INVITACIÓN A LOS PROVEEDORES REGISTRADOS EN EL PADRÓN, CUIDANDO QUE LA MISMA CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN DESCRITA EN LA REQUISICIÓN. 3. EN CASO DE REQUISICIONES PARA IMPRESIONES, SE DEBE SOLICITAR AL ÁREA REQUIRENTE, ENTREGUE APARTE DE LA REQUISICIÓN, EL DOMI (MUESTRA FÍSICA), Y EL ARCHIVO ALMACENADO EN DISCO, ZIP O C.D., SEÑALANDO EL TIPO DE ARCHIVO, PROGRAMA UTILIZADO Y EL NÚMERO DE VERSIÓN. ASÍ MISMO ACLARAR EN LA REQUISICIÓN SI EL ARCHIVO ES EN SELECCIÓN DE COLOR O PANTONE, EN CASO DE PANTONE, INDICAR COLOR Y NÚMERO. 4. UNA VEZ ELABORADAS LAS INVITACIONES, SE PROCEDE A ENTREGARLAS AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO 5. REVISA LAS INVITACIONES PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUEN LAS INVITACIONES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 6. EN EL CASO DE REQUERIRSE MODIFICACIÓN EN LAS INVITACIONES, SE MODIFICAN Y SE APRUEBAN.

7. SE ENTREGAN A LOS PROVEEDORES, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 8. SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES QUE RECIBIERON LAS INVITACIONES VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍEN ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE NO RECIBIR EL ACUSE, SE ELABORARÁ LA CONSTANCIA CON LA RESPECTIVA JUSTIFICACIÓN; EN EL CASO EN QUE LOS PROVEEDORES HAYAN RECIBIDO INVITACIÓN VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES FIRMEN LA COPIA DE LA INVITACIÓN. PROVEEDORES 9. RECIBEN INVITACIÓN Y ENVÍAN ACUSE DE RECIBO (EXCEPTO INVITACIÓN RECIBIDA VÍA MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO). 10. ELABORAN COTIZACIÓN Y LA ENVÍAN A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 11. SE RECIBEN LAS COTIZACIONES Y SE ELABORA CUADRO COMPARATIVO, VIGILANDO QUE LOS BIENES OFERTADOS, SEAN LOS MISMOS O SIMILARES A LOS SOLICITADOS. 12. TRATÁNDOSE DE PRODUCTOS ESPECIALES EN CUANTO A SUS CARACTERÍSTICAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SE SOLICITA LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, PERTENECIENTE AL PERSONAL DE BASE DEL INSTITUTO, PARA QUE ASESORE CON SUS COMENTARIOS. 13. SE ELABORA DICTAMEN DEL FALLO, SEÑALANDO AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES), E INDICANDO LAS VARIABLES QUE SE TOMARON EN CUENTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL (LOS) GANADOR(ES). SE ACLARA EN EL DICTAMEN QUE LA TABLA COMPARATIVA ES PARTE INTEGRANTE DEL MISMO. 14. SE ENVÍA TABLA COMPARATIVA Y FALLO AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO

15. REVISA LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO RESPECTIVO, EN CASO DE NO ENCONTRAR NINGÚN ERROR, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA Y LOS ENVÍA A LA SECRETARÍA EJECUTIVA. SECRETARIO EJECUTIVO 16. RECIBE LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO, VERIFICA QUE NO EXISTA NINGÚN ERROR Y LOS AUTORIZA FIRMANDO AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 17. RECIBE LAS TABLAS COMPARATIVAS Y EL FALLO, VERIFICANDO ESTÉN FIRMADAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO, COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. EN CASO DE HABER CONTADO CON LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, SE SOLICITA QUE EL MISMO, FIRME AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. 18. SE ELABORA(N) ORDEN(ES) DE COMPRA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES) Y SE ENTREGA(N) A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO Y EN SU CASO EL CONTRATO CORRESPONDIENTE EL CUAL SE ENVIARÁ AL SECRETARIO EJECUTIVO PARA SU APROBACIÓN. 19. SE SOLICITA AL PROVEEDOR(ES) QUE RECIBIÓ O RECIBIERON LA(S) ORDEN(ES) DE COMPRA VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍE(N) ACUSE DE RECIBO, EN EL CASO EN QUE EL (LOS) PROVEEDOR(ES) HAYAN RECIBIDO ORDEN DE COMPRA VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) FIRMEN LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA. AUXILIAR DEL ALMACÉN 20. RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX O EN PROPIA MANO. 21. ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “COMPRAS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR

22. ENTREGA LA MERCANCÍA EN EL ALMACÉN DEL INSTITUTO, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. AUXILIAR DEL ALMACÉN 23. VERIFICA QUE LA MERCANCÍA ENTREGADA SEA LA SOLICITADA EN LA ORDEN DE COMPRA, Y QUE LA MISMA SE HAYA ENTREGADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 24. LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE COMPRA, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DE ENTRADAS AL ALMACÉN. 25. INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DE LA ENTREGA DEL MATERIAL SEÑALANDO, NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL RECIBIDO Y FECHA DE RECEPCIÓN EN ALMACÉN. PROVEEDOR 26. ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 27. EL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 28. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

28.1 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 28.2 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO.

28.3 EN CASO DE ORDEN DE COMPRA, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN.

28.4 EN CASO DE ORDEN DE SERVICIO, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO SERVICIO.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

28. ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

29.1 REQUISICIÓN. 29.2 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO. 29.3 COPIA DEL FALLO Y TABLA COMPARATIVA.

AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 30. ENTREGA EL PAGO AL PROVEEDOR EN LA FECHA SEÑALADA EN EL CONTRA RECIBO, FIRMANDO EL PROVEEDOR DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA CHEQUE, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO. 31. ENVÍA LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 32. RECIBE LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA POR EL PROVEEDOR, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO 29 Y ARCHIVA DICHA PÓLIZA. 33. FIN DEL PROCESO.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE CINCO PROVEEDORES

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 1. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO LA COMPRA Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2. ELABORA INVITACIÓN A LOS PROVEEDORES REGISTRADOS EN EL PADRÓN, CUIDANDO QUE LA MISMA CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN DESCRITA EN LA REQUISICIÓN. 3. EN CASO DE REQUISICIONES PARA IMPRESIONES, SE DEBE SOLICITAR AL ÁREA REQUIRENTE, ENTREGUE APARTE DE LA REQUISICIÓN, EL DOMI (MUESTRA FÍSICA), Y EL ARCHIVO ALMACENADO EN DISCO, ZIP O C.D., SEÑALANDO EL TIPO DE ARCHIVO, PROGRAMA UTILIZADO Y EL NÚMERO DE VERSIÓN. ASÍ MISMO ACLARAR EN LA REQUISICIÓN SI EL ARCHIVO ES EN SELECCIÓN DE COLOR O PANTONE, EN CASO DE PANTONE, INDICAR COLOR Y NÚMERO. 4. UNA VEZ ELABORADAS LAS INVITACIONES, SE PROCEDE A ENTREGARLAS AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO 5. REVISA LAS INVITACIONES PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUEN LAS INVITACIONES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 6. EN EL CASO DE REQUERIRSE MODIFICACIÓN EN LAS INVITACIONES, SE MODIFICAN Y SE APRUEBAN.

7. SE ENTREGAN A LOS PROVEEDORES, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 8. SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES QUE RECIBIERON LAS INVITACIONES VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍEN ACUSE DE RECIBO, EN EL CASO EN QUE LOS PROVEEDORES HAYAN RECIBIDO INVITACIÓN VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES FIRMEN LA COPIA DE LA INVITACIÓN. PROVEEDORES 9. RECIBEN INVITACIÓN Y ENVÍAN ACUSE DE RECIBO (EXCEPTO INVITACIÓN RECIBIDA VÍA MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO). 10. ELABORAN COTIZACIÓN Y LA ENVÍAN A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 11. SE RECIBEN LAS COTIZACIONES Y SE ELABORA CUADRO COMPARATIVO, VIGILANDO QUE LOS BIENES OFERTADOS, SEAN LOS MISMOS O SIMILARES A LOS SOLICITADOS. 12. TRATÁNDOSE DE PRODUCTOS ESPECIALES EN CUANTO A SUS CARACTERÍSTICAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SE SOLICITA LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, PERTENECIENTE AL PERSONAL DE BASE DEL INSTITUTO, PARA QUE ASESORE CON SUS COMENTARIOS. 13. SE ELABORA DICTAMEN DEL FALLO, SEÑALANDO AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES), E INDICANDO LAS VARIABLES QUE SE TOMARON EN CUENTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL (LOS) GANADOR(ES). SE ACLARA EN EL DICTAMEN QUE LA TABLA COMPARATIVA ES PARTE INTEGRANTE DEL MISMO. 14. SE ENVÍA TABLA COMPARATIVA Y FALLO AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO

15. REVISA LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO RESPECTIVO, EN CASO DE NO ENCONTRAR NINGÚN ERROR, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA Y LOS ENVÍA A LA SECRETARÍA EJECUTIVA. SECRETARIO EJECUTIVO 16. RECIBE LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO, VERIFICA QUE NO EXISTA NINGÚN ERROR Y LOS AUTORIZA FIRMANDO AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 17. RECIBE LAS TABLAS COMPARATIVAS Y EL FALLO, VERIFICANDO ESTÉN FIRMADAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO, COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. EN CASO DE HABER CONTADO CON LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, SE SOLICITA QUE EL MISMO, FIRME AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. 18. SE ELABORA(N) ORDEN(ES) DE COMPRA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES) Y SE ENTREGA(N) A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 19. SE SOLICITA AL PROVEEDOR(ES) QUE RECIBIÓ O RECIBIERON LA(S) ORDEN(ES) DE COMPRA VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍE(N) ACUSE DE RECIBO, EN EL CASO EN QUE EL (LOS) PROVEEDOR(ES) HAYAN RECIBIDO ORDEN DE COMPRA VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) FIRMEN LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA. AUXILIAR DEL ALMACÉN 20. RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX O EN PROPIA MANO. 21. ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “COMPRAS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR 22. ENTREGA LA MERCANCÍA EN EL ALMACÉN DEL INSTITUTO, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. AUXILIAR DEL ALMACÉN

23. VERIFICA QUE LA MERCANCÍA ENTREGADA SEA LA SOLICITADA EN LA ORDEN DE COMPRA, Y QUE LA MISMA SE HAYA ENTREGADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 24. LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE COMPRA, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DE ENTRADAS AL ALMACÉN. 25. INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DE LA ENTREGA DEL MATERIAL SEÑALANDO, No. DE ORDEN DE COMPRA, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL RECIBIDO Y FECHA DE RECEPCIÓN EN ALMACÉN. PROVEEDOR 26. ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 27. EL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 28. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

28.1 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 28.2 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO. 28.3 EN CASO DE ORDEN DE COMPRA, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN. 28.4 EN CASO DE ORDEN DE SERVICIO, FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO SERVICIO.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 28. ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

.0 REQUISICIÓN.

.0 ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO. .0 COPIA DEL FALLO Y TABLA COMPARATIVA.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 0. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO LA COMPRA Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0. INFORMA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO, QUE LA REQUISICIÓN POR EL MONTO SEÑALADO, CORRESPONDE A UNA LICITACIÓN PÚBLICA. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 0. EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, INFORMA AL SECRETARIO EJECUTIVO. SECRETARIO EJECUTIVO 0. EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, INDICA AL SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORE LAS CONVOCATORIAS -RESPECTIVAS PARA LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, SEÑALÁNDOLE LUGAR, HORA Y FECHA DE LA REUNIÓN DE TRABAJO. 0. EL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES HARÁ LLEGAR A TODOS LOS INTEGRANTES DE DICHO COMITÉ, LAS CONVOCATORIAS CON UNA ANTICIPACIÓN NO MENOR A 24:00 VEINTICUATRO HORAS, CON EL FIN DE DETERMINAR LA REVISIÓN Y EN SU CASO, APROBACIÓN DEL CALENDARIO, CONVOCATORIA, BASES, ANEXOS Y CONTRATO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 0. ELABORA LAS COVOCATORIAS PARA LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ENVÍA ESTAS AL PRESIDENTE DEL COMITÉ PARA SU FIRMA.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0. ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 0. PREPARA EL CALENDARIO, LA CONVOCATORIA, LAS BASES, LOS ANEXOS Y EL CONTRATO PARA LA EVALUACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES. 0. PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA LA REUNIÓN DE TRABAJO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES. SECRETARIO EJECUTIVO 0. EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE LA REUNIÓN, SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA LA REUNIÓN DE TRABAJO DEL COMITÉ. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 0. EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DE LA REUNIÓN DE TRABAJO, SOLICITA A LOS PRESENTES FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO LOS ASISTENTES. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS INVITACIONES REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. 12. EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIO PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE SOLICITA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA APROBADA POR EL COMITÉ, DE LA LICITACIÓN PÚBLICA EN CUESTIÓN, EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO. SECRETARIO EJECUTIVO 13. RECIBE Y FIRMA OFICIO DONDE SOLICITA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA APROBADA POR EL COMITÉ, DE LA LICITACIÓN PÚBLICA EN CUESTIÓN, EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO

14. ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, EL OFICIO DE SOLICITUD DE LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 15. REVISA QUE LA CONVOCATORIA CONTENGA POR LO MENOS LOS SIGUIENTES CONCEPTOS:

29.0 NÚMERO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA. 30.0 ESPECIFICAR A QUIEN VA DIRIGIDA. 31.0 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS BIENES O SERVICIOS A LICITAR. 32.0 PERÍODO DE VENTA DE BASES. 33.0 COSTO DE LAS BASES 34.0 HORARIO Y LUGAR DE COMPRA DE BASES 35.0 FECHA, HORA Y LUGAR DE LA JUNTA DE ACLARACIONES. 36.0 FECHA, HORA Y LUGAR DEL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS. 37.0 FECHA, HORA Y LUGAR DEL ADJUDICACIÓN. 38.0 FECHA, Y LUGAR DE ENTREGA DEL PRODUCTO O SERVICIO.

30 . ENVÍA PARA SU PUBLICACIÓN LA CONVOCATORIA EN LOS SIGUIENTES MEDIOS:

29.0 PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO 30.0 PERIÓDICO DE MAYOR CIRCULACIÓN EN EL ESTADO 31.0 PERIÓDICO DE MAYOR CIRCULACIÓN A NIVEL NACIONAL 32.0 PÁGINA WEB DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE

GUANAJUATO. 31 . PREPARA LAS BASES Y SUS ANEXOS RESPECTIVOS PARA LA ENTREGA A LOS PROVEEDORES, PREVIA ENTREGA DEL COMPROBANTE DE PAGO DE COMPRA DE BASES, SE SACA COPIA A DICHO COMPROBANTE Y SE DEVUELVE EL ORIGINAL AL PROVEEDOR, SE ELABORA ACUSE DE RECIBO, DONDE SE SEÑALA: 29.0 FECHA, HORA Y LUGAR DE LA ENTREGA DE BASES. 30.0 NOMBRE DEL PROVEEDOR. 31.0 DOMICILIO, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO DEL PROVEEDOR. 32.0 NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE LAS BASES. COORDINADOR ADMINISTRATIVO

32 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIOS PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE ACLARACIONES, DE ACUERDO A LA FECHA ESTIPULADA EN EL CALENDARIO, CONVOCATORIA Y BASES. SECRETARIO EJECUTIVO 33 . RECIBE Y FIRMA OFICIOS DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE ACLARACIONES. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 34 . ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LOS OFICIOS PARA LA CONVOCATORIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE ACLARACIONES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 35 . ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 36 . PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA LA JUNTA DE ACLARACIONES. SECRETARIO EJECUTIVO 37 . EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE LA JUNTA DE ACLARACIONES, SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA LA JUNTA DE ACLARACIONES. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 38 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DE LA JUNTA DE ACLARACIONES, SOLICITA A LOS PARTICIPANTES FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS CONVOCATORIAS REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. 39 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIO PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS, DE

ACUERDO A LA FECHA ESTIPULADA EN EL CALENDARIO, CONVOCATORIA Y BASES. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . RECIBE Y FIRMA OFICIOS DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LOS OFICIOS PARA LA CONVOCATORIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 14 . PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA EL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE EL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS, SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA EL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DE APERTURA DE OFERTAS, SOLICITA A LOS PARTICIPANTES FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS CONVOCATORIAS REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, ASÍ COMO LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA POR LOS PROVEEDORES PARTICIPANTES. 14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIOS PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA REVISAR LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE Y PREPARAR EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN.

SECRETARIO EJECUTIVO 14 . RECIBE Y FIRMA OFICIOS DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA REVISAR LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE Y PREPARAR EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LOS OFICIOS PARA LA CONVOCATORIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA REVISAR LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE Y PREPARAR EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 14 . PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA LA JUNTA DE TRABAJO, PARA REVISAR LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE Y PREPARAR EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE LA JUNTA DE TRABAJO, PARA REVISIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE, CON LA FINALIDAD DE PREPARAR EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN, SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA LA JUNTA DE TRABAJO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DE LA JUNTA DE TRABAJO, DONDE SE REVISARON LOS PAPELES DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN FUENTE Y SE ELABORÓ EL DICTAMEN DE ADJUDICACIÓN, SOLICITA A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO LOS ASISTENTES. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS INVITACIONES REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ.

14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIOS PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DE ADJUDICACIÓN. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . RECIBE Y FIRMA OFICIOS DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DE ADJUDICACIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LOS OFICIOS PARA LA CONVOCATORIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, AL ACTO DEL ADJUDICACIÓN. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 14 . PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA EL ACTO DEL ADJUDICACIÓN. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE EL ACTO DEL ADJUDICACIÓN SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA EL ACTO DEL ADJUDICACIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DEL ACTO DEL ADJUDICACIÓN, SOLICITA A LOS PARTICIPANTES FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS CONVOCATORIAS REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . LLENA E IMPRIME EN TRES TANTOS EL CONTRATO AUTORIZADO POR EL COMITÉ DE ADQUISICIONES.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . REVISAR EL CONTRATO Y LO COTEJA CON EL CONTRATO APROBADO POR EL COMITÉ DE ADQUISICIONES. 14 . APRUEBA SE ENTREGUE EL CONTRATO PARA FIRMA A EL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES). JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . SOLICITA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES), REVISE(N) Y FIRME(N) EL CONTRATO EN TRES TANTOS EN CADA UNA DE SUS FOJAS. 14 . REVISA QUE CADA UNA DE LAS FOJAS DE LOS TRES TANTOS DEL CONTRATO HAYAN SIDO FIRMADAS POR EL (LOS) PROVEEDOR(ES). 14 . ENTREGA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO LOS CONTRATOS FIRMADOS POR EL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES). COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . ENVÍA AL SECRETARIO EJECUTIVO LOS TRES TANTOS DEL(LOS) CONTRATO(S) FIRMADO(S) EN ORIGINAL POR EL (LOS) PROVEEDOR(ES), PARA SU REVISIÓN Y FIRMA EN CADA UNA DE SUS FOJAS. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . RECIBE LOS CONTRATOS, LOS REVISA Y FIRMA EN CADA UNA DE SUS FOJAS. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . RECIBE LOS CONTRATOS Y REVISA QUE ESTÉN FIRMADOS EN TODAS SUS FOJAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO. 14 . ENTREGA LOS CONTRATOS AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . RECIBE LOS CONTRATOS FIRMADOS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO Y ENTREGA EL PRIMER ORIGINAL AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES).

14 . EL SEGUNDO ORIGINAL LO ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, ANEXANDO AL MISMO LA REQUISICIÓN RESPECTIVA DEL ÁREA SOLICITANTE. 14 . AL TERCER ORIGINAL LE SACA COPIA, LA CUAL ENVÍA AL AUXILIAR DEL ALMACÉN, PARA SU CONOCIMIENTO. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DE LA LICITACIÓN PÚBLICA. 14 . DA SEGUIMIENTO A LO ESTIPULADO EN EL CONTRATO, VIGILANDO SU CABAL CUMPLIMIENTO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO POR PARTE DEL PROVEEDOR, NOTIFICA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . RECIBE INFORMACIÓN DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO, CORROBORANDO DICHA FALTA. 14 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DEL COMITÉ, ELABORA OFICIOS PARA LA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ EN DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA EVALUAR Y DICTAMINAR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. SECRETARIO EJECUTIVO 14 . RECIBE Y FIRMA OFICIOS DONDE CONVOCA A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA EVALUAR Y DICTAMINAR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 14 . ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LOS OFICIOS PARA LA CONVOCATORIA DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ, A LA JUNTA DE TRABAJO, PARA EVALUAR Y DICTAMINAR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . ENTREGA EN FORMA PERSONAL, LAS CONVOCATORIAS A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, LOS CUALES FIRMAN DE RECIBIDO EN EL ACUSE RESPECTIVO. 14 . PREPARA EL LUGAR DONDE SE REALIZARA LA JUNTA DE TRABAJO, PARA EVALUAR Y DICTAMINAR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO.

SECRETARIO EJECUTIVO 80 . EN SU CALIDAD DE PRESIDENTE DEL COMITÉ, PRESIDE EL ACTO DE LA JUNTA DE TRABAJO, PARA EVALUAR Y DICTAMINAR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. SOLICITA A LOS PRESENTES SE ATIENDA EL ORDEN DEL DÍA Y VIGILA SE CUMPLAN TODOS Y CADA UNO DE SUS PUNTOS. AL FINALIZAR, CLAUSURA LA JUNTA DE TRABAJO. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 81 . EN SU CALIDAD DE SECRETARIO DE COMITÉ, ELABORA EL ACTA DE LA JUNTA DE TRABAJO, SOLICITA A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ FIRMEN LAS FOJAS DE LA MISMA Y ENTREGA UNA COPIA A CADA UNO. EL ORIGINAL LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, AGREGANDO AL MISMO EL ACUSE DE LAS INVITACIONES REALIZADAS A LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 82 . RECIBE COPIA DEL ACTA DE LA JUNTA DE TRABAJO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, REFERENTE A LA DETERMINACIÓN TOMADA POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO, PARA QUE SE ACTUÉ EN CONFORMIDAD A LO SEÑALADO POR EL COMITÉ DE ADQUISICIONES. 83 . ARCHIVA DICHA COPIA EN EL EXPEDIENTE Y ENVÍA COPIA AL AUXILIAR DE ALMACÉN PARA SU CONOCIMIENTO. PROVEEDOR 84 . EN CASO DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO, ENTREGA LOS BIENES OBJETO DE DICHO CONTRATO EN EL ALMACÉN DEL INSTITUTO. AUXILIAR DE ALMACÉN 85 . VERIFICA QUE LA MERCANCÍA ENTREGADA SEA LA SOLICITADA EN EL CONTRATO, Y QUE LA MISMA SE HAYA ENTREGADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 86 . LA COPIA DE LA FACTURA Y DEL CONTRATO, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DE ENTRADAS AL ALMACÉN.

87 . INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DE LA ENTREGA DEL MATERIAL SEÑALANDO, NÚMERO DE CONTRATO, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL RECIBIDO Y FECHA DE RECEPCIÓN EN ALMACÉN. PROVEEDOR 14 . ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 14 . EL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 14 . ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

14.0 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 14.0 CONTRATO. 14.0 EN CASO DE CONTRATO DE COMPRA, FACTURA ORIGINAL

SELLADA POR EL AUXILIAR DEL ALMACÉN. 14.0 EN CASO DE CONTRATO DE SERVICIO, FACTURA ORIGINAL

SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO SERVICIO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 14 . ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

14.0 REQUISICIÓN. 14.0 CONTRATO. 14.0 COPIA DEL ACTA DE ADJUDICACIÓN Y TABLA COMPARATIVA.

AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 14 . ENTREGA EL PAGO AL PROVEEDOR EN LA FECHA SEÑALADA EN EL CONTRA RECIBO, FIRMANDO EL PROVEEDOR DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA CHEQUE, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO. 14 . ENVÍA LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

14 . RECIBE LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA POR EL PROVEEDOR, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO 77 Y ARCHIVA DICHA PÓLIZA. 14 . FIN DEL PROCESO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES

PATRIMONIALES

I.- INTRODUCCIÓN EN CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO




DEL ESTADO DE GUANAJUATO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES, ASÍ COMO DE LAS


INTERVIENEN.


NORME EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN EL CONTROL DE

BIENES PATRIMONIALES, DELIMITANDO LAS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES.

III.- P O L I T Í C A S

1. ES RESPONSABILIDAD DEL AUXILIAR DE ALMACÉN:

1.1 VERIFICAR EL CORRECTO Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE LA REQUISICIÓN QUE DE ORIGEN A LA ENTRADA O SALIDA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO, TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE:

1.1.1 FOLIO Y FECHA DE LA REQUISICIÓN. 1.1.2. CLAVE, CANTIDAD Y DESCRIPCIÓN DEL MOBILIARIO Y

EQUIPO. 1.1.3. MOTIVO POR EL CUAL SE GENERE LA REQUISICIÓN

1.1.4. FIRMA Y NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE LAS REQUISICIONES.

0.1 DAR DE ALTA LA ENTRADA Y/O SALIDA DEL MOBILIARIO Y

EQUIPO, AL SISTEMA DE CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES. 0.1 ELABORAR O ACTUALIZAR LOS RESGUARDOS

CORRESPONDIENTES A LA ENTRADA O SALIDA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO.

0.1 RECABAR LA FIRMA DE LOS RESPONSABLES DEL MOBILIARIO

Y EQUIPO ASIGNADO, EN LOS RESGUARDOS RESPECTIVOS.

0.1 REALIZAR RECUENTOS FÍSICOS A LAS DIFERENTES ÁREAS DEL INSTITUTO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO QUE TIENEN ASIGNADO.

0.1 REALIZAR INVENTARIO GENERAL DE TODO EL MOBILIARIO Y

EQUIPO UNA VEZ AL AÑO COMO MÍNIMO.

0.1 REALIZAR INVENTARIO SELECTIVO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE MAYOR COSTO Y RIESGO CUATRO VECES AL AÑO.

0.1 NO PERMITIR EL ACCESO A PERSONAL NO AUTORIZADO AL

ALMACÉN.

1.9. NO FACILITAR LA LLAVE DE ACCESO DEL ALMACÉN.

1.10 ALMACENAR EL MOBILIARIO Y EQUIPO EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE, ASIGNÁNDOLE AL DE MAYOR COSTO Y RIESGO EL LUGAR MÁS SEGURO.

1.11 ELABORAR UN REPORTE SEMANAL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES DEL MOBILIARIO Y EQUIPO. 1.12. MANDAR REPARAR EL MOBILIARIO Y EQUIPO CON DESPERFECTO, DE ACUERDO AL CONTROL PRESUPUESTAL

1. ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES:

1.0. ENVIAR COPIA DE LA REQUISICIÓN, QUE DE ORIGEN A LA ENTRADA O SALIDA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DEL ALMACÉN, AL AUXILIAR DE ALMACÉN

1.0. ASIGNAR Y LLEVAR UN CONTROL PRESUPUESTAL DE LA PARTIDA DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y EQUIPO

1.0. EFECTUAR RECUENTOS FÍSICOS EN FORMA SELECTIVA, SEIS VECES AL AÑO COMO MÍNIMO, DE LOS ARTÍCULOS QUE CONSIDERE CONVENIENTES (MAYOR RIESGO Y CUANTÍA).

1.0. PROPORCIONAR LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD NECESARIAS, PARA ATENDER CUALQUIER EMERGENCIA, (EXTINGUIDORES, SISTEMAS CONTRA INCENDIOS, SEÑALIZACIÓN DE RUTAS DE EVACUACIÓN, SALIDAS DE EMERGENCIA, ETC.).

1.0. ASIGNAR EL EQUIPO Y MATERIAL NECESARIO, PARA DESARROLLAR EL TRABAJO DEL AUXILIAR DE ALMACÉN.

1. ES RESPONSABILIDAD DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO:

1.0. PROPORCIONAR EL APOYO PARA LA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES AUTOMATIZADO, QUE SE ADAPTE A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL PROPIO INSTITUTO(ANEXO 1)

1.0. SOLICITAR AL DIRECTOR DEL REGISTRO ESTATAL DE

ELECTORES, APOYO PARA LA EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES EN EL MERCADO PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ANTERIOR, ASÍ COMO DE SUS FUTURAS ACTUALIZACIONES.

IV.- PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO

ENTRADAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO POR ADQUISICIONES:

PROVEEDORES

0. ENTREGAN MATERIAL EN ALMACÉN, CON FACTURA ORIGINAL Y COPIA DE DICHO MATERIAL.

AUXILIAR DE ALMACÉN

0. RECIBE DE LOS PROVEEDORES, LOS ARTÍCULOS SOLICITADOS POR ORDEN DE COMPRA, ASÍ COMO EL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA.

0. SUSTRAE DEL ARCHIVO “COMPRAS PENDIENTES DE RECIBIR”, LA

COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, MISMA QUE COTEJA CON LA FACTURA DE LOS ARTÍCULOS RECIBIDOS.

0. SELLA Y ACUSA DE RECIBIDO EN EL REVERSO DEL ORIGINAL Y

COPIA DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR.

0. ASIGNA LA CLAVE DE INVENTARIO, A LA MERCANCÍA RECIBIDA POR LA ADQUISICIÓN.

5.1. PROCEDE A DAR LA CAPTURA DE ENTRADA AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES PATRIMONIALES.

5.2. ESTAMPA EL SELLO DE CAPTURADO EN LA COPIA DE LA FACTURA.

5.3. IMPRIME Y PEGA ETIQUETA CON LA CLAVE ASIGNADA DE CONTROL PATRIMONIAL.

ENTRADAS POR DONACIÓN:

INSTITUCIÓN DONANTE

29. ENTREGA LOS BIENES AL ALMACÉN


30. EN EL CASO DE UNA DONACIÓN POR PARTE DE ALGUNA INSTITUCIÓN, RECIBE COTEJANDO CON LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE (OFICIO, CARTA, ETC.), QUE LOS ARTÍCULOS RECIBIDOS, SEAN LOS DETALLADOS EN LA MISMA.

31. SACA DOS COPIAS AL ORIGINAL RECIBIDO, SELLA Y ACUSA DE

RECIBIDO EN TODOS LOS TANTOS DE LA DOCUMENTACIÓN Y ENTREGA UNA COPIA A LA INSTITUCIÓN DONANTE.

32. ARCHIVA LA SEGUNDA COPIA EN SU EXPEDIENTE “BIENES

PATRIMONIALES POR CAPTURAR”.

33. ENVÍA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO EL ORIGINAL DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA PARA ASIGNACIÓN DE VALOR EN LIBROS Y SU CLASIFICACIÓN CONTABLE.

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

34. RECIBE ORIGINAL DE LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA CON

BIENES DONADOS, VERIFICA SI CUENTAN CON FACTURA, COPIA FACTURA O VALOR EN LIBROS, O EN CASO CONTRARIO VERIFICA EL VALOR EN MERCADO, PARA ASIGNAR UN COSTO A DICHO BIEN.

35. EN CASO DE ASIGNAR UN COSTO A DICHO BIEN, ELABORA ACTA

CIRCUNSTANCIADA EN ORIGINAL Y COPIA, DONDE SEÑALA DETALLADAMENTE LA MECÁNICA UTILIZADA PARA DETERMINAR EL VALOR DE MERCADO QUE TIENE EL BIEN RECIBIDO EN DONACIÓN.

36. EL ORIGINAL LO ARCHIVA COMO DOCUMENTACIÓN FUENTE EN SU

EXPEDIENTE Y ENVÍA LA COPIA DEL ACTA AL AUXILIAR DE ALMACÉN, PARA QUE PROCEDA A SU CAPTURA.


37. ASIGNA LA CLAVE DE INVENTARIO A LA MERCANCÍA RECIBIDA POR

LA DONACIÓN.

0. PROCEDE A DAR LA CAPTURA DE ENTRADA, AL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL.

0. ESTAMPA EL SELLO DE CAPTURADO EN LA COPIA DEL OFICIO O

CARTA

0. IMPRIME Y PEGA ETIQUETA CON LA CLAVE ASIGNADA DE CONTROL PATRIMONIAL.

ENTRADA POR DEVOLUCIÓN, POR NO USO O POR DETERIORO

ÁREA SOLICITANTE

0. DEVUELVE AL ALMACÉN BIENES PATRIMONIALES POR NO USO O

POR DETERIORO.


0. EN EL CASO DE UNA DEVOLUCIÓN DE BIENES POR NO USO O BAJA POR DETERIORO, SE SOLICITA OFICIO DONDE SE DETALLE EL BIEN A ALMACENAR, Y EN CASO DE BAJA POR DETERIORO, SE INDIQUE EL MOTIVO DEL MISMO.

0. SELLA Y ACUSA DE RECIBIDO EN ORIGINAL Y COPIA DE LA

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE.

0. ELABORA ACTA CIRCUNSTANCIADA EN ORIGINAL Y COPIA, PARA DAR DE BAJA DEL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL, LOS BIENES DETERIORADOS (INSERVIBLES).

0. ENVIAR ORIGINAL DEL ACTA CIRCUNSTANCIADA AL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES PARA SU CONOCIMIENTO.

0. ARCHIVAR COPIA DEL BIEN DADO DE BAJA, JUNTO AL EXPEDIENTE

DE QUIEN LO TENÍA BAJO SU RESGUARDO

0. EN RELACIÓN A LA DEVOLUCIÓN POR NO USO O BAJA POR DETERIORO DEL BIEN, SE PROCEDE A ACTUALIZAR EL RESGUARDO CORRESPONDIENTE AL USUARIO RESPECTIVO Y SE INGRESA AL RESGUARDO DEL ALMACÉN.


0. RECIBE ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES DADOS DE BAJA Y SE PROCEDE A NOTIFICAR A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA LA BAJA DE DICHO BIEN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

0. RECIBE EL ACTA Y REVISA QUE CONTENGA LA INFORMACIÓN DEL BIEN A DAR DE BAJA.

SECRETARIO EJECUTIVO 0. CONVOCA AL COMITÉ DE ADQUISICIONES A LA REVISIÓN Y EN SU

CASO APROBACIÓN RESPECTIVA DEL BIEN A DAR DE BAJA. 0. SE PREPARA EL ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DEL BIEN CITADO

Y SE TURNA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU EJECUCIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

0. RECIBE EL ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN EN TRES TANTOS ORIGINALES, REVISA QUE ESTEN FIRMADOS AL CALCE Y AL MARGEN EN TODAS SUS FOJAS.


0. RECIBE EL ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN EN TRES TANTOS

ORIGINALES, APROBADOS POR EL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y FIRMADOS POR LA SECRETARÍA EJECUTIVA Y PROCEDE A ENVIARLA AL AUXILIAR DEL ALMACÉN DICHOS TANTOS

AUXILIAR DEL ALMACÉN

0. PREPARA LOS BIENES A DAR DE BAJA, JUNTO CON EL ACTA DE

ENTREGA – RECEPCIÓN EN TRES TANTOS ORIGINALES.

0. CONSERVA EN SU EXPEDIENTE UN ORIGINAL DEL ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN Y ENVÍA EL OTRO ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN.


0. RECIBE ORIGINAL DEL ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN, LA CUAL

LLEVA ANEXA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA EN ORIGINALY PROCEDE A DAR DE BAJA EL VALOR DEL BIEN DE LA CUENTA CONTABLE “PATRIMONIO” DEL INSTITUTO.

ENTRADAS POR REPARACIÓN:

ÁREA SOLICITANTE

0. ENTREGA AL ALMACÉN BIENES PATRIMONIALES PARA SU REPARACIÓN.


0. EN REFERENCIA A LA ENTRADA DE UN BIEN POR REPARACIÓN,

SOLICITAR REQUISICIÓN, DONDE SE DETALLE LOS BIENES A REPARAR Y LOS DESPERFECTOS QUE TIENEN.

0. SELLA Y ACUSA DE RECIBIDO EN LA REQUISICIÓN

CORRESPONDIENTE. (ORIGINAL Y DOS COPIAS)

0. ENTREGA COPIA DE LA REQUISICIÓN AL ÁREA SOLICITANTE Y SE CONSERVA ORIGINAL Y COPIA DE DICHA REQUISICIÓN, ASÍ COMO EL BIEN EN CUESTIÓN.

0. VERIFICA EN EL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL, LA FECHA DE

COMPRA DEL BIEN RECIBIDO, PARA COTEJAR LA GARANTÍA Y EN SU CASO, PROCEDER A SU APLICACIÓN.

0. SE ENVÍA REQUISICIÓN ORIGINAL AL JEFE DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, PARA SU APROBACIÓN.


0. RECIBE LA REQUISICIÓN ORIGINAL SE ENVÍA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO PARA SU APROBACIÓN PRESUPUESTAL.


0. RECIBE LA REQUISICIÓN EN ORIGINAL Y VERIFICA QUE CUENTE

CON RECURSOS PRESUPUESTALES, ASÍ COMO CON EL PROYECTO Y LA PARTIDA RESPECTIVA.

0. EN CASO DE APROBAR DICHA REQUISICIÓN, LA ENVÍA AL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, EN CASO DE RECHAZO LA ENVÍA AL ÁREA SOLICITANTE, DÁNDOLE A CONOCER LA CAUSA DEL RECHAZO


38. SI PROCEDE LA REQUISICIÓN, SE ELABORA ORDEN DE SERVICIO Y SE ENVÍA AL PROVEEDOR QUE DETERMINE EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, SOLICITÁNDOLE AL MISMO QUE RECOJA EL BIEN PARA SU COMPOSTURA EN ALMACÉN.

39. ENVÍA AL AUXILIAR DE ALMACÉN VÍA FAX, CORREO ELECTRÓNICO

O ENTREGA EN PROPIA MANO, COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO, PARA SU CONOCIMIENTO.


40. RECIBE ORDEN DE SERVICIO EN ALMACÉN Y LO ARCHIVO EN EL

EXPEDIENTE “EQUIPO POR REPARAR”

41. ENTREGA EL EQUIPO A REPARAR AL PROVEEDOR, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO, SOLICITA LE FIRME DE RECIBIDO EL BIEN EN EL REVERSO DE LA ORDEN DE SERVICIO.

PROVEEDOR

42. RECIBE EL BIEN DAÑADO EN EL ALMACÉN DEL INSTITUTO, EL CUAL

LO DEVUELVE JUNTO CON LA HOJA DE DIAGNÓSTICO EN DONDE DEBE INDICAR:

14.1 TIPO DE TRABAJO REALIZADO. 14.2 EN SU CASO, PIEZAS REEMPLAZADAS. 14.3 GARANTÍA DEL SERVICIO. 14.4 FACTURA ORIGINAL Y COPIA DEL SERVICIO DADO


43. RECIBE EL BIEN REPARADO, VERIFICA QUE SEA EL MISMO QUE

ENTREGÓ AL PROVEEDOR, COTEJANDO:

15.1. NÚMERO DE INVENTARIO 15.2. NÚMERO DE SERIE 15.3. MODELO 15.4. COLOR

44. PRUEBA EL EQUIPO, PARA VERIFICAR SU FUNCIONALIDAD, EN

CASO DE EQUIPO ESPECIALIZADO, INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE,

ENVÍE A UN EXPERTO PERTENECIENTE AL PLANTEL DE BASE DEL INSTITUTO, PARA QUE REALICE LA PRUEBA FÍSICA CORRESPONDIENTE.

0. SI SE APRUEBAN LOS PUNTOS 14, 15 y 16 DEL APARTADO DE

ENTRADAS POR REPARACIÓN DE ÉSTE MANUAL, FIRMA EL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA

0. ENTREGA ORIGINAL DE LA FACTURA AL PROVEEDOR Y CONSERVA

LA COPIA DE LA MISMA, LA CUAL ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DE “BIENES REPARADOS”.

0. AVISA AL ÁREA SOLICITANTE, DE LA REPARACIÓN DEL BIEN, PARA

QUE ÉSTA A SU VEZ, PUEDA RECOGERLO EN EL ALMACÉN.

PROVEEDOR

0. ENTREGA FACTURA ORIGINAL SELLADA AL REVERSO POR EL AUXILIAR DE ALMACÉN AL AUXILIAR DE CONTROL DE PAGOS.

AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS

0. RECIBE LA FACTURA LA CUAL REVISA, VERIFICANDO QUE CUENTE

CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES CORRESPONDIENTES, ASÍ COMO EL SELLO EN EL REVERSO DEL AUXILIAR DE ALMACÉN.

0. ELABORA CONTRA RECIBO, MARCANDO EN EL MISMO, FECHA DEL

PAGO.

0. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA PARA SU APROBACIÓN POR PARTE DEL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO.

0. ENTREGA EL CHEQUE RESPECTIVO AL PROVEEDOR, EL DÍA

MARCADO EN EL CONTRA RECIBO

SALIDAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO ÁREA SOLICITANTE

0. ELABORA REQUISICIÓN EN ORIGINAL Y COPIA, SOLICITANDO

MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA.

0. ENTREGA REQUISICIÓN AL AUXILIAR DEL ALMACÉN.

AUXILIAR DEL ALMACÉN

0. RECIBE REQUISICIÓN, LA CUAL SELLA POR EL REVERSO EN ORIGINAL Y COPIA, ENTREGANDO LA COPIA AL ÁREA REQUIRENTE Y CONSERVANDO LA ORIGINAL EN EL ALMACÉN.

0. VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MOBILIARIO Y/O EQUIPO SOLICITADO,

EN CASO DE CONTAR CON DICHOS BIENES, INICIA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA.

0. ELABORA VALE DE SALIDA DE ALMACÉN, PARA LA ENTREGA DE LOS

BIENES SOLICITADOS POR LAS ÁREAS DEL INSTITUTO, COTEJANDO EL VALE CON LA REQUISICIÓN.

0. SOLICITA FIRMA Y ACUSE DE RECIBIDO DE LOS BIENES

ENTREGADOS EN EL VALE DE SALIDA.

0. ARCHIVA LOS VALES DE SALIDA POR ORDEN CRONOLÓGICO EN EL EXPEDIENTE “RESGUARDOS PENDIENTES DE ACTUALIZAR”.

0. PROCEDE A LA CAPTURA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIOS DEL MOBILIARIO Y EQUIPO.

0. ELABORARA Y ACTUALIZARA EL RESGUARDO CORRESPONDIENTE DE LA SALIDA DEL BIEN.

0. CANCELA LOS VALES DE SALIDA, COTEJANDO QUE DICHOS VALES

YA ESTÉN REGISTRADOS EN SU RESGUARDO RESPECTIVO.

0. ARCHIVA LA REQUISICIONES POR ORDEN CRONOLÓGICO EN EL EXPEDIENTE “REQUISICIONES ATENDIDAS”.

0. FIN DEL PROCESO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO VEHICULAR

I.- INTRODUCCIÓN EN CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO




DEL ESTADO DE GUANAJUATO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANTENIMIENTO VEHICULAR, ASÍ COMO DE LAS RESPONSABILIDADES DE

LOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS QUE EN ÉL INTERVIENEN.

II.- OBJETIVO ESTABLECER UN INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS QUE DOCUMENTE y

NORME EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN EL MANTENIMIENTO

VEHICULAR Y, DELIMITE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA

SERVIDOR PÚBLICO QUE INTERVIENEN EN EL MISMO.

III.- P O L I T Í C A S 0. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, ES LA ÚNICA ÁREA FACULTADA

PARA AUTORIZAR LA REPARACIÓN Y EL MANTENIMIENTO VEHICULAR. 0. EL USUARIO DEL VEHÍCULO ES RESPONSABLE DE ELABORAR OFICIO DE

SU ÁREA (ORIGINAL Y COPIA), DIRIGIDO AL TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, EN EL QUE SE INDIQUE EL TIPO DE MANTENIMIENTO O REPARACIÓN QUE SE EFECTUARÁ AL VEHÍCULO ASIGNADO.

0. EL TITULAR DE ÁREA, BAJO CUYO RESGUARDO ESTÉ EL VEHÍCULO

ASIGNADO, SERÁ RESPONSABLE DE VERIFICAR EL ODÓMETRO, PARA SOLICITAR CADA 5,000 KM., SE REALICE EL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN DEL VEHÍCULO EN CASO DE ALGÚN DAÑO MAYOR.

0. EL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, ES RESPONSABLE DE

REVISAR QUE LOS SERVICIOS SOLICITADOS SE APEGUEN A LOS PROGRAMAS Y PARTIDAS PRESUPUESTALES.

0. EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, ES

RESPONSABLE DE DETERMINAR EL TALLER QUE REALIZARÁ LA REPARACIÓN O SERVICIO, Y ELABORAR EL OFICIO RESPECTIVO. (ANEXO 1)

0. EL AUXILIAR DE SERVICIOS ADSCRITO AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, ES RESPONSABLE DE RECIBIR DEL USUARIO EL VEHÍCULO Y DE ENTREGARLO AL TALLER; ASÍ COMO RECOGERLO Y DEVOLVERLO AL USUARIO.

0. EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO ES EL ÚNICO RESPONSABLE DE

AUTORIZAR CUALQUIER SERVICIO FUERA DE LO PROGRAMADO. 0. EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES ES EL

RESPONSABLES DE GESTIONAR LAS INCONFORMIDADES DE LAS REPARACIONES HECHAS.

0. EL AUXILIAR DE SERVICIOS, ES RESPONSABLE DE ADMINISTRAR LOS

EXPEDIENTES DE CADA VEHÍCULO, ASÍ COMO EL MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO.

0. EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEBE

ENTREGAR UN INFORME TRIMESTRAL DE LOS SERVICIOS REALIZADOS EN MANTENIMIENTO VEHICULAR Y EL ESTADO FÍSICO QUE GUARDA EL PARQUE VEHICULAR AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO.

0. LAS REQUISICIONES DE SERVICIO SERÁN RECIBIDAS ÚNICAMENTE EN LA

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, EL DÍA ANTERIOR HÁBIL AL QUE SE SOLICITE EL SERVICIO, DE LAS 9:00 A LAS 13:00 HRS.

0. LOS VEHÍCULOS SERÁN RECIBIDOS PARA SU REPARACIÓN O

MANTENIMIENTO ENTRE LAS 9:00 Y LAS 10:00 HRS., SALVO CASOS ESPECIALES, LOS CUALES SÓLO SERÁN AUTORIZADOS POR EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO.

0. LAS FACTURAS SE RECIBIRÁN DE LUNES A VIERNES Y SERÁN PAGADAS

AL TERCER DÍA HÁBIL SIGUIENTE DE SU RECEPCIÓN. 0. EL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS, ADSCRITO AL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, ES RESPONSABLE DE ANEXAR A LA FACTURA, EL OFICIO SEÑALADO EN EL APARTADO III, PUNTO 5.

0. TRIMESTRALMENTE, LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DEL

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DEBE EFECTUAR REVISIÓN FÍSICA DEL ESTADO QUE GUARDAN LOS VEHÍCULOS DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO.

0. EL AUXILIAR DE SERVICIOS, ES RESPONSABLE DE CONTROLAR EN EL

SISTEMA LAS REFACCIONES CAMBIADAS A LOS VEHÍCULOS. 0. ES RESPONSABILIDAD DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE TODOS

LOS VEHÍCULOS ESTÉN ASEGURADOS CON COBERTURA AMPLIA. 0. TODAS LAS PERSONAS FACULTADAS PARA HACER USO DE LOS

VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, DEBERÁN PRESENTAR ANTE EL AUXILIAR DE SERVICIOS, SU LICENCIA DE MANEJO VIGENTE.

IV.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO VEHICULAR AUXILIAR DE SERVICIOS 7. RECIBE DEL USUARIO DEL VEHÍCULO EL OFICIO SEÑALADO EN EL

APARTADO III PUNTO 2, SELLA EL OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA, DEVOLVIENDO LA COPIA SELLADA AL USUARIO Y SEÑALANDO EN LAS MISMAS, FECHA, HORA Y NOMBRE DE QUIEN RECIBE.

9. VERIFICA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO LOS SERVICIOS QUE SE HAN

DADO AL VEHÍCULO. 3. VERIFICA CON EL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, SE CUENTE

CON RECURSOS EN EL PROGRAMA Y LA PARTIDA PRESUPUESTAL CORRESPONDIENTE.

4. UNA VEZ APROBADO POR EL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, SE

ENVÍA EL OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. 22. RECIBE Y VERIFICA QUE LO SOLICITADO ESTÉ APROBADO POR EL JEFE

DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Y DESIGNA EL TALLER QUE PRESTARÁ EL SERVICIO SOLICITADO. EN CASO DE QUE EL SERVICIO O REPARACIÓN EXCEDA LO PROGRAMADO, SOLICITA AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO SU AUTORIZACIÓN.

22. FIRMA DE REVISADO EN LOS DOS TANTOS DEL OFICIO Y ELABORA

OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, ENVÍA AL AUXILIAR DE SERVICIO LOS CINCO TANTOS.

AUXILIAR DE SERVICIOS.

7. RECIBE LOS CINCO TANTOS DEL OFICIO, REVISANDO QUE ESTÉN AUTORIZADOS.

8. ENVÍA LOS CINCO TANTOS DEL OFICIO DE LA SIGUIENTE MANERA:

8.1 EL ORIGINAL DEL OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR, AL TALLER

JUNTO CON EL VEHÍCULO. 8.2 LA COPIA DEL OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR Y COPIA DEL OFICIO

DE SOLICITUD, PASA AL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO.

8.3 LA TERCER COPIA DEL OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR, UNA VEZ

FIRMADA POR EL TALLER DE RECIBIDO Y EL ORIGINAL DEL OFICIO DE SOLICITUD SE ENVÍA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, PARA SU TRÁMITE CORRESPONDIENTE.

30. RECIBE DEL USUARIO EL VEHÍCULO Y LO LLEVA AL TALLER.

31. ENTREGA EL ORIGINAL DEL OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR A LA

RECEPCIÓN DEL TALLER Y SOLICITA QUE LE FIRMEN DE RECIBIDO, COPIA DE DICHO OFICIO.

32. ENTREGA EL VEHÍCULO AL JEFE DE TALLER, REVISANDO EL ESTADO

GENERAL DEL MISMO (ODÓMETRO, GASOLINA, GOLPES, RALLADURAS, CRISTALES ESTRELLADOS, ETC.)

33. RECIBE COMPROBANTE DE INGRESO, DONDE LE INDICAN LA FECHA DE

ENTREGA DEL VEHÍCULO. 34. EN LA FECHA INDICADA PARA RECOGER EL VEHÍCULO, LLAMA POR

TELÉFONO AL TALLER PARA VERIFICAR QUE ESTÉ EN CONDICIONES PARA SU ENTREGA.

35. RECOGE EL VEHÍCULO DEL TALLER, VERIFICANDO QUE LA REPARACIÓN

Y/O SERVICIO HAYA SIDO EFECTUADO DE ACUERDO CON LO SOLICITADO, ASÍ COMO REVISANDO INDICADORES DE ODÓMETRO, GASOLINA, ESTADO GENERAL DEL VEHÍCULO. Y FIRMANDO DE RECIBIDO LA FACTURA U ORDEN DE SERVICIO CORRESPONDIENTE.

36. REVISA QUE LA FACTURA U ORDEN DE SERVICIO CONCUERDE CON EL

SERVICIO SOLICITADO, FIRMANDO DE CONFORMIDAD. 37. ENTREGA EL VEHÍCULO AL USUARIO, LE PIDE QUE COMPRUEBE EL BUEN

ESTADO Y NOTIFICA CUÁNDO ES EL SIGUIENTE SERVICIO ORDINARIO. USUARIO 38. RECIBE DE CONFORMIDAD EL VEHÍCULO. 39. ES RESPONSABLE DE CUMPLIR CON LO SEÑALADO EN EL APARTADO III

PUNTO 3. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. 40. RECIBE DEL PRESTADOR DE SERVICIOS (TALLER,) LA FACTURA Y EN SU

CASO, ORDEN DEL SERVICIO REALIZADO.

41. REVISA QUE LA FACTURA Y EN SU CASO, ORDEN DE SERVICIO, ESTÉ

FIRMADA POR EL AUXILIAR DE SERVICIOS. 21. VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS

FISCALES. 22. ELABORA UN CONTRA RECIBO, FIJANDO EN ÉL LA FECHA DE PAGO DE LA FACTURA. USUARIO 22. FIRMA EL OFICIO DE SERVICIO VEHICULAR POR LA PARTE POSTERIOR,

ANOTANDO FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO, SI EXISTIERA ALGUNA INCONFORMIDAD, NOTIFICA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES PARA QUE SE CORRIJA LA ANOMALÍA.

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 22. RECIBE FACTURACIÓN Y COMPLEMENTA CON REQUISICIÓN. 22. ELABORA LA AFECTACIÓN CONTABLE – PRESUPUESTAL

CORRESPONDIENTE. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. 26. ELABORA LA PÓLIZA-CHEQUE, DE ACUERDO AL CONTRA RECIBO. 27. AL PRESENTARSE EL PROVEEDOR EN LA FECHA DE PAGO LE ENTREGA EL CHEQUE CONTRA LA PRESENTACIÓN DEL CONTRA RECIBO, Y RECABA SU FIRMA EN LA PÓLIZA CORRESPONDIENTE. 28. ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO EL ORIGINAL DE LA PÓLIZA. 29. ENVÍA FOTOCOPIA DE LA FACTURA AL AUXILIAR DE SERVICIOS. AUXILIAR DE SERVICIOS. 30. RECIBE LA COPIA DE LA FACTURA 31. ACTUALIZA LA BASE DE DATOS EN LA COMPUTADORA (IMPORTE DE REPARACIONES, OTROS SERVICIOS, ETC.), ACTUALIZA EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO, ARCHIVANDO EN EL MISMO: LA COPIA DE LA FACTURA Y ANOTANDO LA FECHA DEL PRÓXIMO SERVICIO ORDINARIO DEL VEHÍCULO. 32. FIN DEL PROCESO.

ANEXO 1

OFICIO No.: _____________

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL TALLER PRESENTE Por este conducto me dirijo a usted (es) para solicitarles de la manera más atenta se sirvan efectuar los servicios marcados y rubricados, a la unidad con Placas: ____________ Y Kilometraje: ______________ , mismos que deberán ser facturados a nombre del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato, con domicilio en Carretera Guanajuato – Puentecillas Km 2+767, C.P. 36251 Colonia Puentecillas, Guanajuato, Gto., y con Registro Federal de Causantes IEE-950115-9A9.

SERVICIO SOLICITADO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Agradeciendo de antemano su apoyo al respecto y sin otro particular, me es grato enviarle un cordial saludo.

Guanajuato, Gto., a__ de_________de 200__

“La elección la hacemos los Ciudadanos”

_______________________________________ Jefe del Departamento de Recursos Materiales

y Servicios Generales

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

I.- INTRODUCCIÓN

EN CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO




DEL ESTADO DE GUANAJUATO EL PROCEDIMIENTO PARA EL

MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES, ASÍ COMO DE LAS


INTERVIENEN.


NORME EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN EL MANTENIMIENTO DE

BIENES MUEBLES E INMUEBLES, DELIMITANDO LAS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES.

III.- P O L I T Í C A S 1. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ES LA ÚNICA FACULTADA PARA AUTORIZAR Y/O ENVIAR A MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO (SEGÚN SEA EL CASO) A LOS BIENES MUEBLES 2. SE ENTIENDE POR BIENES MUEBLES.

2.1 EQUIPO DE COMPUTACIÓN. 2.2 PLANTAS DE EMERGENCIA. 2.3 CONMUTADORES 2.4 EQUIPOS CONTRA INCENDIOS. 2.5 TRANSFORMADORES. 2.6 EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN. 2.7 INSTALACIONES ELÉCTRICAS E HIDRÁULICAS. 2.8 EQUIPOS DE RADIO COMUNICACIÓN. 2.9 EQUIPO DE OFICINA Y/O ADMINISTRACIÓN 2.10 EN GENERAL TODO EL EQUIPO QUE SEA INVENTARIABLE Y

CON PLACA DE ACTIVO FIJO. 3. TODA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES, SE DEBERÁ REALIZAR A TRAVÉS DE LA REQUISICIÓN RESPECTIVA, LA CUAL INVARIABLEMENTE DEBERÁ CONTENER LOS SIGUIENTES DATOS: 3.1 NÚMERO DE INVENTARIO DEL BIEN.

3.2 NOMBRE DEL USUARIO. 3.3 CAUSA PROBABLE DEL DAÑO. LA FALTA DE ALGUNO DE ELLOS, SERÁ MOTIVO DE SU RECHAZO. 4. PARA QUE PROCEDA LA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE TODO BIEN MUEBLE, ÉSTE DEBERÁ DE ESTAR DEBIDAMENTE INVENTARIADO Y CON PLACA DE ACTIVO FIJO. 5. LA REALIZACIÓN DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO A BIENES MUEBLES ES FACULTAD EXCLUSIVA DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, LA NEGOCIACIÓN O REALIZACIÓN DE ESTE CONTRATO PODRÁ SER SOLICITADO POR EL ÁREA QUE LO REQUIERA A TRAVÉS DE UNA REQUISICIÓN, DETALLANDO LAS CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO ASÍ COMO EL PERIODO POR EL CUAL SE REQUIERE EL CONTRATO, SEÑALANDO PROYECTO Y PARTIDA PRESUPUESTAL.

6. UNA VEZ RECIBIDA LA REQUISICIÓN Y SOLICITADA UNA COTIZACIÓN PARA EL MANTENIMIENTO, SE SELECCIONARÁ UN MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DE ACUERDO AL INCISO IV PUNTO 6 DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. 7. TODOS LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO A LÍNEAS TELEFÓNICAS, CAMBIOS DE APARATOS, REUBICACIÓN DE APARATOS Y DE LÍNEAS TELEFÓNICAS, PROGRAMACIÓN DE CONMUTADORES, CAMBIO DE LUGAR DE CONMUTADORES, EQUIPO DE CÓMPUTO, ASÍ COMO ACTUALIZACIONES DE SOFTWARE Y HARDWARE, SE DEBERÁ DE SOLICITAR A LA DIRECCIÓN DEL REGISTRO ESTATAL DE ELECTORES, LA CUAL DEBERÁ INFORMAR A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, MEDIANTE OFICIO,(EN LOS CASO DE REUBICACIÓN DE APARATOS DESTINADOS AL SERVICIO TELEFÓNICO) LA NUEVA UBICACIÓN DE LOS EQUIPOS Y EL O LOS RESPONSABLES DE LOS MISMOS, LO ANTERIOR PARA QUE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA REALICE LA MODIFICACIÓN DEL RESGUARDO RESPECTIVO. DICHA NOTIFICACIÓN, DEBERÁ REALIZARSE EN UN PERÍODO NO MAYOR A LOS 3 DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA FECHA EN QUE SE REUBICÓ EL EQUIPO. 8. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ES LA ÚNICA FACULTADA PARA LA CONTRATACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO A EQUIPO DE FOTOCOPIADO EN OFICINA CENTRAL. 9. EN OFICINAS REGIONALES, LOS TITULARES DE CADA OFICINA SERÁN RESPONSABLES DE ELABORAR LA REQUISICIÓN RESPECTIVA, PARA LLEVAR A CABO EL MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE FOTOCOPIADO. 10. CADA JEFE DE OFICINA REGIONAL, DEBERÁ TENER UN EXPEDIENTE DEL EQUIPO DE FOTOCOPIADO, EL CUAL CONTENDRÁ:

9.0 NÚMERO DE COPIAS EMITIDAS. (CARTA Y OFICIO) 9.0 PERSONA QUE LO SOLICITA. 10.3 MOTIVO 10.4 REPORTE MENSUAL DEL NÚMERO TOTAL DE COPIAS

EMITIDAS POR LA OFICINA REGIONAL (CARTA Y OFICIO) 10.5 REGISTRO DE LOS MANTENIMIENTOS REALIZADOS 10.6 FECHA DEL MANTENIMIENTO 10.7 COMPAÑÍA QUE DIO EL MANTENIMIENTO 10.8 TELÉFONO DE LA COMPAÑÍA QUE DIO EL MANTENIMIENTO 10.9 NOMBRE DEL TÉCNICO 10.10 IMPORTE DEL MANTENIMIENTO

11. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ES LA ÚNICA FACULTADA PARA EFECTUAR Y NEGOCIAR REMODELACIONES, ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO CON LOS ARRENDATARIOS DEL INMUEBLE. 12. LA SOLICITUD DE ADECUACIÓN, REMODELACIÓN Y MANTENIMIENTO A BIENES INMUEBLES SE HARÁ A TRAVÉS DE OFICIO EXPLICANDO DETALLADAMENTE:

12.1 ÁREA SOLICITANTE. 12.2 PROYECTO Y PARTIDA PRESUPUESTAL. 12.3 MOTIVO DE LA SOLICITUD Y SERVICIO REQUERIDO 12.4 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA SOLICITUD INCLUYENDO LA UBICACIÓN. 12.5 EN CASO DE INMUEBLE ARRENDADO, AUTORIZACIÓN POR

ESCRITO POR PARTE DEL DUEÑO DEL INMUEBLE, PARA REALIZAR DICHA ADECUACIÓN, REMODELACIÓN O MEJORA.

13. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA PODRÁ ATENDER LAS PETICIONES URGENTES QUE SE REALICEN POR VÍA TELEFÓNICA, SIN EMBARGO, DEBERÁ ENTREGARSE LA SOLICITUD QUE AMPARE LAS ACCIONES EJECUTADAS, A MÁS TARDAR A LOS DOS DÍAS HÁBILES SIGUIENTES DE HABER ATENDIDO LA LLAMADA. 14. SE CONSIDERAN SITUACIONES URGENTES LAS SIGUIENTES:

14.1 CUANDO SE ENCUENTRAN EN PELIGRO LA VIDA, LA SALUD O SEGURIDAD DE LAS PERSONAS.

14.2 SE IMPOSIBILITE LA REALIZACIÓN NORMAL DE LAS ACTIVIDADES DE LA DEPENDENCIA.

14.3 SE DESPERDICIEN LOS RECURSOS DE LOS SERVICIOS BÁSICOS COMO AGUA, LUZ O ENERGÍA ELÉCTRICA.

14.4 LAS DEMÁS DE NATURALEZA ANÁLOGA A LOS ANTERIORES. 15. EN CASO DE QUE EL SOLICITANTE DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES O INMUEBLES SEA ALGUNA DE LAS OFICINAS REGIONALES DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, ENVIARÁ LA SOLICITUD A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ACOMPAÑADA DE 3 COTIZACIONES DE DISTINTOS PROVEEDORES, PARA LA AUTORIZACIÓN DE LA REPARACIÓN. 16. LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA PODRÁ AUTORIZAR A LAS OFICINAS REGIONALES EL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES O INMUEBLES, SOLO EN EL CASO QUE EL IMPORTE DE LAS COTIZACIONES NO SEA MAYOR A 150 CIENTO CINCUENTA VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO.

17. EN CASO CONTRARIO SOLICITARÁ EL TRASLADO DEL BIEN MUEBLE A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO PARA OTORGAR EL SERVICIO SOLICITADO DE ACUERDO AL APARTADO III, PUNTO 5 DE ÉSTE MANUAL. 18. EN CASO DE QUE SE TRATE DE UN BIEN INMUEBLE Y QUE EL IMPORTE DE LA COTIZACIÓN SEA MAYOR A 150 CIENTO CINCUENTA VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO, LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA REVISARÁ LAS PROPUESTAS ENVIADAS POR LA OFICINA REGIONAL, COMPARARÁ DICHAS PROPUESTAS CON UN PROVEEDOR LOCAL Y CONTACTARÁ AL PROVEEDOR GANADOR PARA QUE ELABORE EL TRABAJO RESPECTIVO.

IV.- PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

PERSONAL DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 29. RECIBE REQUISICIÓN DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN ORIGINAL, ÉSTA DEBE ESTAR DEBIDAMENTE AUTORIZADA POR EL TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE.

LOS TITULARES FACULTADOS PARA ENVIAR REQUISICIÓN DE COMPRA SON:

CC) SECRETARIO EJECUTIVO. DD) SECRETARIO DEL CONSEJO. EE) DIRECTOR DEL REGISTRO ESTATAL DE ELECTORES. FF) DIRECTOR DE CAPACITACIÓN CIUDADANA. GG) DIRECTOR DE PROCEDIMIENTOS ELECTORALES. HH) DIRECTOR DE SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL. II) COORDINADOR DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN. JJ) COORDINADOR ADMINISTRATIVO. KK) JEFE DE OFICINA REGIONAL.

29. LA REQUISICIÓN SE SELLA Y FIRMA DE RECIBIDO, SE ESTAMPARÁ EL FOLIO, FECHA, HORA Y NOMBRE DE QUIEN RECIBE. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 29.SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 30.SI EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN CUESTIÓN REQUIERE DE LA ELABORACIÓN DE ALGÚN CONTRATO DONDE SE ESTIPULEN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES A CUMPLIR POR EL

PROVEEDOR Y EL INSTITUTO, SE PROCEDE A LA ELABORACIÓN DEL MISMO. SECRETARIO EJECUTIVO 2. REVISA CONTRATO, REALIZA LAS OBSERVACIONES AL MISMO Y DA EL VISTO BUENO AL CONTRATO. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2. SE REVISA EL MONTO Y SE APLICA CONFORME A LEY PARA QUE PROCEDA AL MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES PROVEEDORES O ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE CINCO PROVEEDORES. 2. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 1. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO EL MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES QUE SE SOLICITA. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2. ELABORA LA ORDEN DE SERVICIO DE ACUERDO A LO SOLICITADO EN LA REQUISICIÓN. 1. UNA VEZ ELABORADA LA ORDEN DE SERVICIO, SE PROCEDE A ENTREGAR LA ORDEN AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO 1. REVISA LA ORDEN PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUE LA ORDEN DE SERVICIO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 1. EN SU CASO, SE MODIFICA LA ORDEN, LA CUAL SE APRUEBA Y SE ENTREGA AL PROVEEDOR, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. SE ENVÍA UNA COPIA DE ÉSTA AL JEFE DE OFICINA REGIONAL. JEFE DE OFICINA REGIONAL 1. RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 1. SE ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR

1. CUMPLE CON EL SERVICIO SOLICITADO POR LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. JEFE DE OFICINA REGIONAL 1. VERIFICA QUE EL SERVICIO OTORGADO SEA EL SOLICITADO EN LA ORDEN DE SERVICIO, Y QUE EL MISMO SE HAYA REALIZADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 1. LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE SERVICIO, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS RECIBIDOS”. 1. INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DE LA CONCLUSIÓN DEL SERVICIO SEÑALANDO, NÚMERO. DE ORDEN DE SERVICIO, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL INSTALADO, PIEZAS REEMPLAZADAS Y FECHA DE CONCLUSIÓN DEL SERVICIO. PROVEEDOR 1. ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL JEFE DE OFICINA REGIONAL, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 1. VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 1. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

1.0 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 1.0 ORDEN DE SERVICIO. 1.0 FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO

SERVICIO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 1. ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

1.0 REQUISICIÓN 1.0 ORDEN DE SERVICIO


MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE TRES PROVEEDORES

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 1. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO EL SERVICIO Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 29. ELABORA INVITACIÓN A LOS PROVEEDORES REGISTRADOS EN EL PADRÓN, CUIDANDO QUE LA MISMA CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN DESCRITA EN LA REQUISICIÓN. 30. UNA VEZ ELABORADAS LAS INVITACIONES, SE PROCEDE A ENTREGARLAS AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 31. REVISA LAS INVITACIONES PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUEN LAS INVITACIONES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 32. EN EL CASO DE REQUERIRSE MODIFICACIÓN EN LAS INVITACIONES, SE MODIFICAN Y SE APRUEBAN. 33. SE ENTREGAN A LOS PROVEEDORES, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 34. SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES QUE RECIBIERON LAS INVITACIONES VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍEN ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE NO RECIBIR EL ACUSE, SE ELABORARÁ LA CONSTANCIA CON LA RESPECTIVA JUSTIFICACIÓN; EN EL CASO EN QUE LOS PROVEEDORES HAYAN RECIBIDO INVITACIÓN VÍA MENSAJERÍA, EL

TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES FIRMEN LA COPIA DE LA INVITACIÓN. PROVEEDORES 35. RECIBEN INVITACIÓN Y ENVÍAN ACUSE DE RECIBO (EXCEPTO INVITACIÓN RECIBIDA VÍA MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO). 36. ELABORAN COTIZACIÓN Y LA ENVÍAN A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 37. SE RECIBEN LAS COTIZACIONES Y SE ELABORA CUADRO COMPARATIVO, VIGILANDO QUE LOS SERVICIOS OFERTADOS, SEAN LOS SOLICITADOS. 38. TRATÁNDOSE DE SERVICIOS ESPECIALES EN CUANTO A SUS CARACTERÍSTICAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SE SOLICITA LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, PERTENECIENTE AL PERSONAL DE BASE DEL INSTITUTO, PARA QUE ASESORE CON SUS COMENTARIOS. 39. SE ELABORA DICTAMEN DEL FALLO, SEÑALANDO AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES), E INDICANDO LAS VARIABLES QUE SE TOMARON EN CUENTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL (LOS) GANADOR(ES). SE ACLARA EN EL DICTAMEN QUE LA TABLA COMPARATIVA ES PARTE INTEGRANTE DEL MISMO. 40. SE ENVÍA TABLA COMPARATIVA Y FALLO AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 41. REVISA LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO RESPECTIVO, EN CASO DE NO ENCONTRAR NINGÚN ERROR, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA Y LOS ENVÍA A LA SECRETARÍA EJECUTIVA. SECRETARÍA EJECUTIVA

42. RECIBE LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO, VERIFICA QUE NO EXISTA NINGÚN ERROR Y LOS AUTORIZA FIRMANDO AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 1. RECIBE LAS TABLAS COMPARATIVAS Y EL FALLO, VERIFICANDO ESTÉN FIRMADAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO, COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. EN CASO DE HABER CONTADO CON LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, SE SOLICITA QUE EL MISMO, FIRME AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. 1. SE ELABORA(N) ORDEN(ES) DE SERVICIO(S) AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES) Y SE ENTREGA(N) A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 1. SE SOLICITA AL PROVEEDOR(ES) QUE RECIBIÓ O RECIBIERON LA(S) ORDEN(ES) DE SERVICIO(S) VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍE(N) ACUSE DE RECIBO, EN EL CASO EN QUE EL (LOS) PROVEEDOR(ES) HAYAN RECIBIDO ORDEN DE SERVICIO VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) FIRMEN LA COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO. JEFE DE OFICINA REGIONAL 1. RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 1. ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR 1. CUMPLE CON EL SERVICIO SOLICITADO POR LA COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. JEFE DE OFICINA REGIONAL 1. VERIFICA QUE EL SERVICIOS BRINDADO SEA EL SOLICITADO EN LA ORDEN DE SERVICIO, Y QUE EL MISMO SE HAYA REALIZADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR.

1. LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE SERVICIO, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS RECIBIDOS”. 24. INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEL SERVICIO RECIBIDO SEÑALANDO, NÚMERO DE ORDEN DE SERVICIO, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL INSTALADO, PIEZAS REEMPLAZADAS Y FECHA DE CONCLUSIÓN DEL SERVICIO. PROVEEDOR 25. ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL JEFE DE OFICINA REGIONAL, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 25. VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 25. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

27.1 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 27.2 ORDEN DE SERVICIO.

27.3 FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ DICHO SERVICIO.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 25. ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:

28.1 REQUISICIÓN. 28.2 ORDEN DE SERVICIO. 28.3 COPIA DEL FALLO Y TABLA COMPARATIVA.

AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 29. ENTREGA EL PAGO AL PROVEEDOR EN LA FECHA SEÑALADA EN EL CONTRA RECIBO, FIRMANDO EL PROVEEDOR DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA CHEQUE, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO.

30. ENVÍA LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 31. RECIBE LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA POR EL PROVEEDOR, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO 27 Y ARCHIVA DICHA PÓLIZA. 32. FIN DEL PROCESO.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON COTIZACIÓN DE CINCO PROVEEDORES

JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 1. SE REVISA EN EL SISTEMA DE CÓMPUTO QUE SE TENGA PRESUPUESTO Y QUE EN ÉSTE APAREZCA CALENDARIZADO EL SERVICIO Y/O ACTIVIDAD QUE SE ESTÁ SOLICITANDO. EN CASO DE QUE NO ESTÉ EL PRESUPUESTO SOLICITADO O BIEN NO APAREZCA CALENDARIZADO LO QUE SE ESTÁ SOLICITANDO, SE REGRESA AL ÁREA SOLICITANTE INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. EN CASO APROBATORIO SE ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 30. ELABORA INVITACIÓN A LOS PROVEEDORES REGISTRADOS EN EL PADRÓN, CUIDANDO QUE LA MISMA CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN DESCRITA EN LA REQUISICIÓN. 31. UNA VEZ ELABORADAS LAS INVITACIONES, SE PROCEDE A ENTREGARLAS AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU AUTORIZACIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO 32. REVISA LAS INVITACIONES PARA SU AUTORIZACIÓN, EN CASO DE DETECTAR ALGÚN ERROR, SOLICITA SE MODIFIQUEN LAS INVITACIONES. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 33. EN EL CASO DE REQUERIRSE MODIFICACIÓN EN LAS INVITACIONES, SE MODIFICAN Y SE APRUEBAN. 34. SE ENTREGAN A LOS PROVEEDORES, A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 35. SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES QUE RECIBIERON LAS INVITACIONES VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍEN ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE NO RECIBIR EL ACUSE, SE ELABORARÁ LA CONSTANCIA CON LA RESPECTIVA JUSTIFICACIÓN; EN EL CASO EN QUE LOS PROVEEDORES HAYAN RECIBIDO INVITACIÓN VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO

DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA A LOS PROVEEDORES FIRMEN LA COPIA DE LA INVITACIÓN. PROVEEDORES 0. RECIBEN INVITACIÓN Y ENVÍAN ACUSE DE RECIBO (EXCEPTO INVITACIÓN RECIBIDA VÍA MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO). 0. ELABORAN COTIZACIÓN Y LA ENVÍAN A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0. SE RECIBEN LAS COTIZACIONES Y SE ELABORA CUADRO COMPARATIVO, VIGILANDO QUE LOS SERVICIOS OFERTADOS, SEAN LOS MISMOS O SIMILARES A LOS SOLICITADOS. 0. TRATÁNDOSE DE SERVICIOS ESPECIALES EN CUANTO A SUS CARACTERÍSTICAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, SE SOLICITA LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, PERTENECIENTE AL PERSONAL DE BASE DEL INSTITUTO, PARA QUE ASESORE CON SUS COMENTARIOS. 0. SE ELABORA DICTAMEN DEL FALLO, SEÑALANDO AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES), E INDICANDO LAS VARIABLES QUE SE TOMARON EN CUENTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL (LOS) GANADOR(ES). SE ACLARA EN EL DICTAMEN QUE LA TABLA COMPARATIVA ES PARTE INTEGRANTE DEL MISMO. 0. SE ENVÍA TABLA COMPARATIVA Y FALLO AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO 0. REVISA LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO RESPECTIVO, EN CASO DE NO ENCONTRAR NINGÚN ERROR, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA Y LOS ENVÍA A LA SECRETARÍA EJECUTIVA. SECRETARÍA EJECUTIVA 0. RECIBE LA TABLA COMPARATIVA Y EL FALLO, VERIFICA QUE NO EXISTA NINGÚN ERROR Y LOS AUTORIZA FIRMANDO AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA.

JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 0. RECIBE LAS TABLAS COMPARATIVAS Y EL FALLO, VERIFICANDO ESTÉN FIRMADAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO, COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y EL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. EN CASO DE HABER CONTADO CON LA PARTICIPACIÓN DE ALGÚN EXPERTO EN LA MATERIA, SE SOLICITA QUE EL MISMO, FIRME AMBOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA SEÑALADA. 0. SE ELABORA(N) ORDEN(ES) DE SERVICIO(S) AL (LOS) PROVEEDOR(ES) GANADOR(ES) Y SE ENTREGA(N) A TRAVÉS DE FAX, CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJERÍA O EN PROPIA MANO. 0. SE SOLICITA AL PROVEEDOR(ES) QUE RECIBIÓ O RECIBIERON LA(S) ORDEN(ES) DE SERVICIO(S) VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO, ENVÍE(N) ACUSE DE RECIBO, EN EL CASO EN QUE EL (LOS) PROVEEDOR(ES) HAYAN RECIBIDO ORDEN DE SERVICIO VÍA MENSAJERÍA, EL TALÓN DE DICHA GUÍA HACE LAS VECES DE ACUSE DE RECIBO, EN CASO DE ENTREGA EN PROPIA MANO, SE SOLICITA AL (LOS) PROVEEDOR(ES) FIRMEN LA COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO. JEFE DE OFICINA REGIONAL 0. RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO VÍA CORREO ELECTRÓNICO, FAX O EN PROPIA MANO. 0. ARCHIVA LA COPIA DE LA ORDEN DE SERVICIO, EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS PENDIENTES DE RECIBIR”. PROVEEDOR 0. CUMPLE CON EL SERVICIO SOLICITADO POR LA COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA, DENTRO DEL PERÍODO SEÑALADO PARA ELLO. JEFE DE OFICINA REGIONAL 0. VERIFICA QUE EL SERVICIO REALIZADO SEA EL SOLICITADO EN LA ORDEN DE SERVICIO, Y QUE EL MISMO SE HAYA ENTREGADO EN EL TIEMPO SEÑALADO, SI ES ASÍ, SELLA Y FIRMA POR EL REVERSO DEL ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA ENTREGADA POR EL PROVEEDOR, CONSERVANDO LA COPIA Y DEVOLVIENDO LA ORIGINAL AL PROVEEDOR. 0. LA COPIA DE LA FACTURA Y DE LA ORDEN DE SERVICIO, SE ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE REFERIDO A “SERVICIOS RECIBIDOS”.

24. INFORMA AL JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, DEL SERVICIO RECIBIDO SEÑALANDO, NÚMERO DE ORDEN DE SERVICIO, NOMBRE DEL PROVEEDOR, MATERIAL INSTALADO, PIEZAS REEMPLAZADAS Y FECHA DE CONCLUSIÓN DEL SERVICIO. PROVEEDOR 25. ENTREGA LA FACTURA ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA POR EL JEFE DE OFICINA REGIONAL, AL AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 26. VERIFICA QUE LA FACTURA CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS FISCALES Y ELABORA CONTRA RECIBO. 27. ELABORA LA PÓLIZA CHEQUE RESPECTIVA EN EL TIEMPO SEÑALADO PARA SU PAGO ANEXANDO A LA MISMA, LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: 27.1 REQUISICIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE. 27.2 ORDEN DE SERVICIO. 27.3 FACTURA ORIGINAL SELLADA POR EL ÁREA QUE RECIBIÓ

DICHO SERVICIO. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 28. ENTREGA AL JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: 28.1 REQUISICIÓN. 28.2 ORDEN DE SERVICIO. 28.3 COPIA DEL FALLO Y TABLA COMPARATIVA. AUXILIAR DEL CONTROL DE PAGOS 25. ENTREGA EL PAGO AL PROVEEDOR EN LA FECHA SEÑALADA EN EL CONTRA RECIBO, FIRMANDO EL PROVEEDOR DE RECIBIDO EN LA PÓLIZA CHEQUE, PREVIA IDENTIFICACIÓN DEL MISMO. 25. ENVÍA LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

31. RECIBE LA PÓLIZA CHEQUE FIRMADA POR EL PROVEEDOR, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO 27 Y ARCHIVA DICHA PÓLIZA. 32. FIN DEL PROCESO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS...

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