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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONTRALORÍA GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS M M A A N N U U A A L L D D E E P P R R O O C C E E D D I I M M I I E E N N T T O O S S TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS, JULIO DE 2006.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MMAANNUUAALL DDEE

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS, JULIO DE 2006.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INDICE

CONTENIDO Página

I AUTORIZACION II INTRODUCCION

III ORGANIGRAMA GENERAL

IV PROCEDIMIENTOS Unidad de Apoyo Administrativo Área de Recursos Humanos 1

Área de Recursos financieros y contabilidad 46 Área de Recursos materiales 61 Área de servicios generales 76 Unidad de Informática Área de servicios a usuarios 89 Área de desarrollo de sistemas 118 Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación Área de programación de Auditorías 134 Área de Supervisión 152 Área de Evaluación y Seguimiento U.S.P.E. 164 Contraloria Interna de Dependencias 182 Contraloria Interna de Entidades 182 Subcontraloría de Auditoría publica Dirección de Auditoría publica a Dependencias Departamento de Auditorías a Dependencias 182 Departamento de Auditorías Coordinadas 182 Dirección de Auditoría publica a Entidades Departamento de Auditorías a Entidades 182 Departamento de Auditorías Coordinadas 182

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dirección de control y enlace regional Departamento de Apoyo Regional y Auditorías Coordinadas 182 Departamento de Enlace Regional 182 Subcontraloría Jurídica y de Prevención Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial Coordinación “A” de Procedimientos Administrativos 190 Departamento de Registro Patrimonial 210 Coordinación “B” de Procedimientos Administrativos 190 Coordinación "C" de Procedimientos Administrativos 190 Dirección de Participación y Atención Ciudadana Depto. de Evaluación y Contraloria Social 217 Departamento de Atención Ciudadana 233 Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos 240 Departamento de Asuntos Jurídicos 261 Departamento de Atención a Querellas y Denuncias 282 Delegaciones Regionales 288

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZACION Con fundamento en los artículos 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,

43 primer párrafo de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas; 42 y 23

segundo párrafo de la Ley Orgánica de la administración Pública del Estado de Chiapas, se expide

el presente Manual de Procedimientos de la Contraloría General, el cual describe las actividades

inherentes a las funciones de la Contraloría General y que tiene como objeto servir como

instrumento para precisar responsabilidades operativas de cada uno de los órganos

administrativos, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de trabajo aplicado

en este Órgano Estatal de Control.

C.P.C. Carlos Martínez Martínez Contralor General

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

El presente documento proporciona y describe los procedimientos de cada uno de los órganos

administrativos de la Contraloría General, con el objeto de utilizarlo como guía de trabajo para la

ejecución adecuada de las funciones de cada uno de ellos.

Permite conocer de manera sencilla y objetiva las actividades de cada uno de los procedimientos y

ser un mecanismo de capacitación para el personal de esta Dependencia; fortaleciendo así la

sistematización de los trabajos de auditoría como función primordial de la Contraloría General.

Por tanto, el presente Manual detalla cada uno de los procedimientos de acuerdo con la estructura

organizacional de la Contraloría General, así también su propósito, el alcance, el responsable del

procedimiento, las políticas establecidas para su desarrollo, la descripción de las actividades y los

documentos utilizados en su realización.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/001

Nombre del procedimiento: Alta del personal de confianza

Propósito: Controlar el registro de personal de nuevo ingreso a la Contraloría General y tramitar la remuneración correspondiente del trabajador.

Alcance: Desde la recepción del oficio de propuesta de alta hasta la recepción de movimientos aplicados que emite la Secretaría de Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• El movimiento de alta deberá solicitarse vía oficial por el Director, Contralor Interno o Delegado y con autorización del Subcontralor.

• El aspirante a ocupar la plaza vacante deberá aprobar el examen de selección, aplicado por el Instituto de

Profesionalización del Servidor Público.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe oficio de propuesta de alta del órgano administrativo mediante el cual solicita se envíe a examen de selección al prospecto. Informa a la persona encargada del control de envíos a exámenes, para que la persona o aspirante se envíe al INPROSEP. (Instituto de Profesionalización del Servidor Publico) para el respectivo examen, Recibe el oficio del resultado, si el resultado es aprobatorio solicita al aspirante los documentos actualizados de acuerdo a los lineamientos y requisitos para la aplicación de movimientos nominales (altas) emitida por la Secretaría de Administración: -Copia del acta de nacimiento, -Copia C.U.R.P. -Original de constancia de no inhabilitación -Original de constancia de no adeudo -Original del dictamen de selección -Dos fotografías -llene y firme declaración de beneficiarios de seguro de vida -llene y firme formatos para la alta ante I.M.S.S. Elabora movimiento nómina de alta, con los datos del trabajador. Anexando todos los documentos del trabador el cual deberá contar con la firma del Jefe de Recursos Humanos, Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del C. Contralor General. Captura el movimiento alta en el sistema de captura de movimientos de nominales “SISNOMI”, de la que la Secretaría de Administración. Genera e imprime reporte y guarda la información en disco, que presenta mediante oficio validado por el Jefe de Recursos Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo, ante la Secretaría de Administración, para el registro de alta y para la emisión de las remuneraciones del trabajador. Recibe reporte de movimientos aplicados y previos, que indican las fechas de altas y fechas de emisiones de pagos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe oficio de propuesta de alta medianteel cual se solicita enviar a

examen al prospecto

Se informa a la persona encargada del control de

envíos a examenes para queel trabajador se envie al

INPROSEP

Se recibe el oficiodel resultado

¿El resultadoes aprobatorio? No

Se declara incompetentepara ocupar el puesto

solicitado

Se realiza el movimiento con losdatos del trabajador, el cual cuentacon las firmas del C. Contralor, el

Jefe de la Unidad de Apoyo y el Jefede Recursos Humanos

Se captura el movimiento en elsistema de captura de movimientos

nominales "SISNOMI"

Se solicita al aspirante los documentos actualizados de

acuerdo a los lineamientos de altas de la Secretaría de

Administración

Se genera e imprime el reporte

Se gurda la informaciónen un disco

1

1

Se presenta la información en oficio validado por el Jefe de la

Unidad de Apoyo y el de RecursosHumanos a la Secretaría de

Administración para el registrodel movimiento

Se recibe reporte de movimientos aplicados

y previos

Fin

8

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/002

Nombre del procedimiento: Baja del personal del confianza

Propósito: Controlar el registro de bajas del personal para evitar pagos indebidos.

Alcance: Desde la recepción de la renuncia hasta la recepción de movimientos aplicados que emite la Secretaría de Administración

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• Únicamente se realizará movimiento nominal de baja, si existe alguna renuncia presentada por parte del trabajador o en su caso alguna acta administrativa (cese)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 2 3 4 5

6.

Recibe renuncia presentada por el trabajador, la cual debe señalar la fecha de rescisión labora, o en su caso acta administrativa (cese) considerado motivo 02. Realiza movimiento nominal de baja, con los datos indicados en la renuncia del trabajador como la fecha de rescisión, categoría, adscripción. Anexa al movimiento nominal renuncia o en su caso los documentos del acta administrativa el cual deberá contar con la firma de los CC. Jefe de Recursos Humanos, Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del C. Contralor General, que determina la rescisión laboral del trabajador. Captura el movimiento de baja en el sistema de captura de movimientos de nominales “SISNOMI”, de la Secretaría de Administración. Genera e imprime reporte y guarda la información en disco, presenta mediante oficio validado por el encargado, el Jefe de Recursos Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo, ante la Secretaría de Administración, para el registro de bajas y para la cancelación de la remuneración del trabajador. Recibe de la Secretaría de Administración reporte de movimientos aplicados y previos, mismo que indican fechas de bajas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe renuncia con feche de resición laboral o acta

administrativa

Se realiza el movimiento de baja con la fecha de renuncia,

de resición, categoría yadscripción

Se anexa al movimiento, renunciao documentos del acta adminis-trativa que deben contar con las

firmas de los C.C. Jefe de RecursosHumanos, de la Unidad de Apoyo

y del C. Contralor

Se captura el movimiento en elsistema de captura de movimientos

nominales "SISNOMI"

Se genera e imprime el reporte

Se gurda la informaciónen un disco

Se presenta la información en oficio validado por el Jefe de la

Unidad de Apoyo y el de RecursosHumanos a la Secretaría de

Administración para el registrodel movimiento

Se recibe de la Secretaría de Administración reporte de

movimientos aplicados y previos

Fin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/003

Nombre del procedimiento: Promoción y Recategorización de Plazas

Propósito: Controlar el registro de personal promocionado y tramitar la diferencia de sueldos a favor del trabajador.

Alcance: Desde la recepción del oficio de propuesta de los Órganos Administrativos de promoción o recategorización hasta la recepción de movimientos aplicados emitidos por la Secretaría de Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• La solicitud para el movimiento de promoción o recategorización deberá ser de forma oficial por el Director,

Contralor Interno o Delegado y con autorización del Subcontralor.

• El aspirante a ocupar la plaza vacante haber aprobado el examen de selección aplicado por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 2 3 4 5 6 7

Recibe oficio de propuesta de promoción, de los Órganos Administrativos. Envía al prospecto al INPROSEP (Instituto de Profesionalización del Servidor Publico) para la aplicación de los exámenes correspondientes. Recibe oficio de resultado del aspirante. Si el resultado es aprobatorio, llena formato de movimiento nominal de promoción o recategorización, con los datos del trabajador, el cual deberá contar con la firma de los CC. Jefe de Recursos Humanos, Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del C. Contralor General. Captura el movimiento de promoción en el sistema de captura de movimientos de nominales “SISNOMI”. Genera e imprime reporte, guarda la información en un disco y envía a la Secretaría de Administración oficio validado por el Jefe de Recursos Humanos y el jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, para el registro del movimiento. Recibe de la Secretaría de Administración reporte de movimientos aplicados y previos, que indican fechas de promoción y fechas de diferencias de emisiones de pagos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 14

Inicio

Se recibe oficio de propuesta de promoción

Se informa a la persona encargada del control de

envíos a examenes para queel trabajador se envie al

INPROSEP

Se realiza el respectivo examende promoción o recategorización

Se recibe oficio de resultado

¿El resultadoes aprobatorio? No

Se declara incompetentepara ocupar el puesto

solicitado

Se realiza el movimiento con losdatos del trabajador, el cual cuentacon las firmas del C. Contralor, el

Jefe de la Unidad de Apoyo y el Jefede Recursos Humanos

Se captura el movimiento en elsistema de captura de movimientos

nominales "SISNOMI"

Se genera e imprime el reporte

Se gurda la informaciónen un disco

1

1

Se presenta la información en oficio validado por el Jefe de la

Unidad de Apoyo y el de RecursosHumanos a la Secretaría de

Administración para el registrodel movimiento

Se recibe reporte de movimientos aplicados

y previos

Fin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

15 Código del Procedimiento.

212-UAA-RH/004 Nombre del procedimiento: Cambio de adscripción de plazas

Propósito: Controlar el registro de personal que cambia de lugar de adscripción o residencia.

Alcance: Desde la recepción del oficio de propuesta de cambio de adscripción hasta la recepción de movimientos aplicados que emite la secretaría de Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• El movimiento de cambio de adscripción deberá ser solicitada vía oficial por el Director, Contralor Interno o Delegado y con autorización del subcontralor.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 16

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4

5 6

Recibe propuesta de los Órganos Administrativos para cambio de adscripción de plazas. Envía formato de propuesta a la Secretaría de Administración. Recibe de la Secretaría de Administración dictamen de autorización para cambio de adscripción. Se entiende por cambio de adscripción los movimientos que se realicen a plazas vacantes de base o confianza, en dicho documento se plasma los datos del trabajador y la fecha del cambio el cual deberá ir firmado por el Jefe de Recursos Humanos, Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Contraloría General. Elabora el movimiento nominal y realiza el cambio en el sistema de captura de movimientos de nominales “SISNOMI”, de la Secretaría de Administración con los datos del trabajador, así como las partidas plazas vacantes, genera e imprime reporte y guarda la información en disco para presentarlo mediante oficio validado por el encargado, el Jefe del Área de Recursos Humanos y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, ante la Secretaría de Administración. Recibe de la Secretaría de Administración disco y reporte en la Secretaría de Administración, de los movimientos aplicados y previos, mismo que indican fechas de movimientos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe propuesta para cambio de adscripción

Se plasma el movimiento decambio, los datos del

trabajador y la fecha de cambio

Se pasa a firma de los C.C. Jefede Recursos Humanos, de la

Unidad de Apoyo y del C. Contralor

Se realiza el movimiento con losdatos del trabajador, el cual cuentacon las firmas del C. Contralor, el

Jefe de la Unidad de Apoyo y el Jefede Recursos Humanos

Se captura el movimiento en elsistema de captura de movimientos

nominales "SISNOMI"

Se genera e imprime el reporte

Se gurda la informaciónen un disco

Se presenta la información en oficio validado por el Jefe de la

Unidad de Apoyo y el de RecursosHumanos a la Secretaría de

Administración para el registrodel movimiento

Se recibe reporte de movimientos aplicados

y previos Fin

18 Código del Procedimiento.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

212-UAA-RH/005 Nombre del procedimiento: Integración y Actualización de los Manuales Administrativos

Propósito: Mantener actualizados los Manuales Administrativos de la Contraloría General para la difusión al personal.

Alcance: Desde la recepción de la información de cada uno de los órganos administrativos de la Contraloría General hasta la entregar de los mismos.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Guía Técnica para la elaboración de Manuales Administrativos, establecida por la Secretaría de Administración.

.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Elabora minuta para inicio de trabajo conjuntamente con la Secretaría de Administración y la Unidad de Apoyo Administrativo. Elabora oficio mediante el cual solicita a los órganos administrativos la designación del enlace de su área. Recibe oficio de respuesta con el nombre del enlace y elabora calendario de actividades para trabajar con los enlaces de cada organismo. Genera la información correspondiente a la Unidad de Apoyo Administrativo. Integra la Información recibida de los enlaces y verifica que esté correcta. Imprime y engargola el manual administrativo para revisión general. Entrega Manuales firma del o los Titulares. Elabora oficio de envío del manual Administrativo a la Secretaría de Administración. Recibe de la Secretaría de Administración Manual para recabar firma de autorización del C. Contralor General, y realiza la difusión correspondiente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Fin

Genera la información correspondiente de la Unidad de Apoyo Administrativo

e Integra la Información recibida de los enlaces y verifica que esté correcta

Imprime y engargola el manualpara revisión general y firma de los Titulares

Elabora oficio para enviar el Manual a la Secretaría de Administración

Recibe de la Secretaría de Administraciónel manual para recabar firma de autorización

del C. Contralor General, para su posteriordifusión.

Elabora minuta para inicio de trabajos conjuntamente con la Secretaría de

Desarrollo Administrativo y la Unidad de Apoyo Administrativo.

Elabora oficio a los responsables de los diferentes organismos

administrativos de la Contraloría General, a fin de conocer la persona

que fungirá como enlace.

Elabora calendario de actividades para trabajar con los enlaces

de cada organismo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/006

Nombre del procedimiento: Altas en Nómina Electrónica.

Propósito: Facilitar el cobro de sueldos a los trabajadores adscritos a la Contraloría General

Alcance: Desde la verificación de número de enlace hasta entrega de contrato firmado por el trabajador a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Se incluirá en el pago de sueldos mediante nómina electrónica a todo trabajador que cuente previamente con su número de enlace establecido por Secretaría de Administración.

• Al Personal que físicamente se encuentre en Tuxtla Gutiérrez, solo se les podrá otorgar el esquema

de nómina electrónica BANORTE.

• Al personal adscrito a las diferentes Delegaciones Regionales, se les activará en el esquema de nómina electrónica del banco que exista en ese lugar.

• Únicamente se podrá realizar cambio de esquema de nómina electrónica si existe cambio de

adscripción física.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7

Verifica en los previos de captura enviados por la Secretaría de Administración, el número de enlace otorgado a los trabajadores de nuevo ingreso. Captura información laboral y personal del trabajador de nuevo ingreso en el Sistema de Nómina electrónica. Genera reporte de Altas y guarda en diskette información del personal capturado en el Sistema de Nómina Electrónica. Envía información a la Secretaría de Planeación y Finanzas, mediante oficio firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo. Archiva oficio de envío de información, debidamente sellado de recibido por el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas. Recoge plástico de tarjeta de Nómina Electrónica en el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas. Entrega al trabajador tarjeta de Nómina Electrónica personal. verifica firma del trabajador en el contrato y contra recibo. solicita copias de comprobantes de domicilio y credencial de elector remitiendo esta documentación a la Secretaría de Planeación y Finanzas, quien a su vez envía al banco correspondiente.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INICIO

VERIFICA EN PREVIOS DESRIA. DE ADMON.

NUM. DE ENLACE DEL TRABAJADOR DE NVO. INGR.

CAPTURA INFORMACION LABORALY PERSONAL DEL TRABAJADOR DE NUEVO INGRESO EN EL SISTEMA DE

NOMINA ELECTRONICA

NO

GENERA REPORTE DE ALTASY DISKETTE DEL PERSONAL

CAPTURADO EN SINEDEP

ELABORA OFICIO PARA ENVIODE INFORMACION

A LA SRIA. DE PLANEACION Y FINANZAS

ARCHIVA OFICIO DE ENVIODE INFORMACION,

DEBIDAMENTE SELLADOPOR SRIA. DE PLANE. Y FIN.

RECIBE DE LA SRIA. DE PLAN. Y FINANZAS, PLASTICO DE

TARJETA DE NOMINA ELECT.

ENTREGA DE PLASTICO DENOMINA ELECTRONICA

AL TRABAJADOR Y RECABAFIRMAS EN CONTRATO

ELABORA OFICIO PARAENVIO DE CONTRARECIBOS

Y COMPROB. DE DOMICILIO DEL TRAB. A LA SECRETARIA DEPLANEACIONY FINANZAS.

ARCHIVA OFICIO DEENVIO DE DOCTOS.

A LA SRIA. DE PLANEAC.Y FINANZAS

FIN

ALTAS EN NOMINA ELECTRONICA

¿INFORMACIONCAPTURADA

ES CORRECTA?

SI

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/007

Nombre del procedimiento: Bajas en Nómina Electrónica.

Propósito: Evitar cobros indebidos de sueldos en Nómina Electrónica de personal que ya no labora en esta Contraloría General.

Alcance: Desde recepción de renuncia del trabajador hasta entrega de información a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Únicamente se realizará movimiento de baja si existe renuncia presentada por parte del trabajador

o en su caso por acta administrativa (cese).

• Los bloqueos de tarjetas y retenciones deberán apegarse a las fechas de calendario establecido por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4

Recibe copia de renuncia o documento que haga constar la baja del trabajador. Captura en el Sistema de Nómina Electrónica la baja del trabajador, utilizando como referencia su número de enlace y fecha de baja. Genera reporte de bajas en el Sistema de Nómina Electrónica. Envía información a la Secretaría de Planeación y Finanzas, mediante oficio firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe oficio sellado de recibido y archiva

Fin

Captura en el SINEDEPla baja del trabajador

Genera registro de bajasy eñlabora oficio para envío

Recibe oficio debidamente firmado por el jefe de la U.A.A.y envía a la Sría. de Hacienda

Recibe copia de renuncia

21

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/008

Nombre del procedimiento: Elaboración de credencial de identificación del personal de la Contraloría

General

Propósito: Entregar al trabajador de nuevo ingreso o al personal con cambio de adscripción o promoción, credencial que lo identifique como personal adscrito a la Contraloría

Alcance: Desde la solicitud de reposición de credencial y/o nuevo ingreso del trabajador hasta firma de recibido.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Se elaborará reposición de credencial siempre y cuando el trabajador lo solicite por escrito e indique motivo de la misma.

• Para el personal de nuevo ingreso, se elaborará la credencial de identificación siempre y cuando el

movimiento nominal de Alta correspondiente haya sido presentado en la Secretaría de Administración.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Genera reporte del personal de nuevo ingreso, cambios de adscripción o promociones, en el periodo comprendido entre los quince días próximos pasados, para identificar nombres y ubicación de los trabajadores. Notifica al trabajador la fecha en que deberá presentarse al Área de Recursos Humanos a tomarse la fotografía. Procede a tomar la fotografía, descarga en disco duro y genera archivos de fotos para las credenciales y para el sistema de reloj checador. Genera copia de la tabla RH_CREDENCIALES de la Base de Datos de Plantilla de Personal.mdb, para actualizar información del personal de nuevo ingreso, cambios de adscripción y promociones. Genera nueva base de datos con el personal de nuevo ingreso, cambios de adscripción y promociones. Genera código de Barra del número de credencial correspondiente con el Programa. Inserta en la base de datos actual, los archivos de fotografía y código de barras e Imprime credenciales, con el informe Generado y recaba firma del trabajador y del C. Contralor General. Enmica las credenciales debidamente firmadas y elabora relación para entrega-recepción

Sistema de Plantilla de Personal. COREL PHOTO PAINT para generar archivos de credenciales *.cpt y *.jpg para sistema de reloj checador. ACCES para generar Base de Datos. SOFTWARE: BARCODE MAGIC para códigos de barra. Utiliza ACCES para generar el informe de credenciales.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACION DE CREDENCIALES

Inicio

Fin

Notifica al trabajador y establece fechapara tomarle la fotografia

Reporte del personal que cambió de adscripcióntuvo promoción, y el personal de nuevo ingreso

Genera archivo de fotos para credencialesy reloj checador

Actualiza base de datos de credenciales para el trabajador de nuevo ingreso

Genera codigos de barra para las credenciales

Genera base de datos con las credencialesa elaborar

Imprime el reporte de credenciales

Recaba firma del titular y del trabajador,enmica y entrega las credenciales

30

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/009

Nombre del procedimiento: Control de Asistencia y reporte de descuentos disciplinarios.

Propósito: Controlar las incidencias del personal y reportar las faltas a la Secretaría de Administración.

Alcance: Desde la recepción de reportes de incidencias del personal hasta la entrega de reporte de descuentos disciplinarios a la Secretaría de Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Deberá apegarse a los Lineamientos de Recursos Humanos.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Recibe reportes de incidencias de los Órganos Administrativos.. Si identifica tres retardos o inasistencias de cualquier trabajador en ese periodo, captura información en el Sistema de Movimientos Nominales Genera reporte y archivo el cual guarda en diskette. Envía Reporte y Diskette con la información a la Secretaría de Administración de manera oficial. Archiva acuse de recibo del oficio enviado a la Secretaría de administración.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe reportes de incidencias de los Órganos y captura

Si identifica tres retardos o inasistencias

de cualquier trabajador en ese periodo.

captura información en el Sistema de Movimientos Nóminales y genera

diskette

Genera reporte de información a la

Secretaría de Administración.

Archiva acuse de recibo del oficio enviado

Elabora Oficio para envío de Reporte y Diskette

inicio

fin

si

no

33

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/010

Nombre del procedimiento: Elaboración del expediente y contrato del personal de nuevo ingreso de

programas federales.

Propósito: Llevar un control de los contratos y expedientes del personal de programa federal.

Alcance: Desde la recepción del oficio de alta hasta la integración del expediente del trabajador.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• No se elaborarán los expedientes hasta que el trabajador entregue la documentación completa.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

Referencia /observaciones 1 2 3 4

Recibe del Jefe de Área de Recursos Humanos el oficio de propuesta de alta del trabajador de los programas federales, así como la documentación anexa del trabajador.

Solicita al aspirante los siguientes documentos para realizar su alta Solicitud de empleo con fotografía. Copia de acta de nacimiento. Copia de currículum Copia de credencial de elector. Copia de constancia del último grado de estudios. Constancia de no inhabilitación Constancia de no adeudo Copia de la C.U.R.P. Elabora contrato y solicita al trabajador firma en la última página y rúbrica al costado de cada una de las páginas anteriores, así como de las demás personas que intervienen en el contrato y recaba firma del C. Contralor General. Elabora el expediente con el nombre del trabajador, asigna número de control y archiva los documentos con el contrato respectivo.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe el oficio de propuestade alta de los programas fede-rales y la documentación del

trabajador

Se solicita al aspirante los documentos para realizar su

alta en la dependencia

Se elabora el contrato

El trabajador firma en la última página y rubrica al costado de cada una de las

páginas del mismo

Se recopilan los contratos porlos responsables de

cada programa para firma del C. Contralor

Se archiva el contratoen el expediente de cada

trabajador

¿Los documentosestan completos?

No Se solicitan los documentos faltantes

Se elabora el expediente conel nombre del trabajadoraplicando un número de

control

Se archivan los documentoscon el contrato respectivo

Fin

36

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/011

Nombre del procedimiento: Elaboración y control de los expedientes de personal de la Contraloría General.

Propósito: Llevar un control de los expedientes de personal para su respectiva actualización.

Alcance: Desde recepción de expediente y movimientos nominales de alta baja o promoción hasta el archivo del expediente.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

Referencia /observaciones 1 2 3

Recibe los movimientos nominales originales, de altas, bajas o promociones de la última entrega, anexando los documentos requisitados del movimiento en cuestión. Elabora expediente del trabajador y asigna un número de control. Integra en el expediente del trabajador todos sus documentos y coloca el expediente en el archivero correspondiente.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se reciben los movimientosnominales originales, anexando

los documentos requisitadosdel movimiento en cuestión

Se archivan los documentos dentro del expediente y se coloca

el numero de control delarchivero correspondiente

Se archivan en el expediente todoslos documentos dirigidos a él,

identificandolo con su número decontrol para su fácil búsqueda

en el archivero

Fin

39

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/012

Nombre del procedimiento: Elaboración de nóminas y recibos del personal de programas de Recurso

Federal.

Propósito: Efectuar el pago del personal de programas federales de esta Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción del reporte de plantilla de personal de recurso federal hasta la entrega de nóminas y recibos al Área de recursos financieros y contabilidad.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas:

• Se elaborará la nómina siempre y cuando el trabajador haya firmado el contrato.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6

Recibe Reporte de Plantilla de Personal de Recurso Federal, para verificar el alta, baja o promoción del personal de programas federales.

Verifica el reporte de incidencias de un mes atrás, para realizar los descuentos correspondientes al personal de programas federales.

Elabora nóminas y recibos del personal de programas federales y entrega al Área de Recursos Financieros con siete días de anticipación al día de la quincena.

Elabora oficio de solicitud expedición de cheques de los programas federales. Valida las nóminas y recibos de elaboración de cheques y envía de manera oficial al Área de Recursos Financieros y Contabilidad. Archiva en recopilador la copia de las nóminas elaboradas y la copia del oficio del acuse de recibo entregado al Área de Recursos Financieros y Contabilidad copia de la plantilla de personal de programa federal y reporte de incidencias

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se revisa reporte de plantillade personal de programa

Se verifica el reporte de incidencias de un mes atráspara realizar los descuentos

correspondientes

Se elaboran las nominas y recibos

Se hace entrega al Área deRecursos Financieros con siete días de anticipación

a la quincena

Se elabora oficio solicitandola expedición de cheques para el programa, dirigido

al Área de RecursosFinancieros

Se validan las nominas yrecibos de elaboración de

hequesc

Se entregan las nominas junto con el oficio al Áreade Recursos Financieros

Se recopilan la copia de lasnominas, copia del oficio desolicitud, copia de plantillade programa y reporte de

incidencias

Fin 42

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/013

Nombre del procedimiento: Afiliación de los trabajadores al IMSS

Propósito: Que el trabajador cuente con la prestación de seguridad social que por derecho le corresponde.

Alcance: Desde la recepción del analítico de personal por parte de la Secretaría de Administración hasta la entrega al trabajador de la hoja rosa con su número de afiliación correspondiente.

Responsable del procedimiento: Recursos Humanos

Políticas:

• Se realizará la afiliación del trabajador ante el I.M.S.S. siempre y cuando hay sido tramitada su movimiento nominal de alta.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 2 3 4 5

Recibe analítico de personal de la Secretaría de Administración y verifica el nombre del trabajador de nuevo ingreso. Llena los formatos y cuestionario médico con los datos del trabajador y entrega al Departamento de Afiliación y Vigencia del IMSS. Recibe del Departamento de Afiliación y Vigencia del IMSS los formatos con número de afiliación. Entrega de hoja rosa al trabajador. Envía oficio a Secretaría de Administración indicando el número de afiliación y la partida-plaza de cada trabajador.

Reporte de movimientos aplicados. Formato AFIL-02 AFIL-02( rosa y azul)

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROMOCION Y RECATEGORIZACION

Recibe reporte de movimientosoperados y verifica el nombre del

trabajador de nuevo ingreso

Inicio

Llenado de formato Afil-02 y cuestionariomedico con los datos del trabajador y se

presenta al departamento de afiliacion del IMSS

Entrega de hoja rosa y cuestionariomedico al trabajador

Elabora oficio y envia a secretaria deadministracion, informando el numerode afiliacion y partida-plaza del nuevo

trabajador

Fin

Recibe del departamento de afiliacion y vigenciadel IMSS los formatos con su numero de afiliacion

asignado

45

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/014

Nombre del procedimiento: Baja de los trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Dar por concluido el servicio médico otorgado al trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Alcance: Desde la recepción de renuncia del trabajador hasta el archivo del oficio de envío de la información a la Secretaría de Administración.

Responsable del procedimiento: Recursos Humanos.

Políticas:

• Realizará el trámite siempre y cuando exista un documento que avale la baja del trabajador.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

Recibe renuncia del trabajador debidamente firmada. Captura en el Sistema DISCMAG (disco magnético) la baja del trabajador (Anexando Carátula). Genera información y guarda en diskette la cual presenta ante el IMSS, a más tardar 5 días hábiles después de la fecha de baja. Recibe por parte del IMSS, diskette procesado. Si es aceptado genera reporte AFIL-06 firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, mismo que sirve para soporte del cálculo de las notas de crédito; fotocopia y archiva en el expediente del trabajador. Si es rechazado genera archivo del motivo de rechazo de la baja y presenta nuevamente la baja ante el IMSS. Recibe de la Secretaría de Administración información de la fecha en que fue operado el movimiento de baja. Solicita de manera oficial a la Secretaría de Administración información de la aportación mensual ante el IMSS de los trabajadores. Realiza el cálculo de las aportaciones demás que se hayan realizado a partir de la presentación de la baja al IMSS y la fecha en que Secretaría de Administración haya operado el movimiento. Envía de manera oficial a la Secretaría de Administración, los siguientes soportes: - Carátula de nota de crédito. - Hoja de calculo. - Listados de las aportaciones. - Formatos AFIL-06 originales Archiva oficio de envío con acuse de recibido.

Formatos :SAIIA-01 AFIL-06 SAIIA-04 Afil-04 Reporte de movimientos operados Reporte de aportación Obrero y patronal al IMSS .

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Captura de informacion en el sistema dismag

Inicio

Recibe renuncia del trabajador

¿El diskette es aceptado ?

Si

No

Genera el reporte afil-06

Genera informacion en diskette

Recibe informacion de secretariade administracion de movimientos

operados

Solicita informacion mensualde las aportaciones al IMSS delos trabajadores a la secretaria

de administracion

Realiza el calculo de las aportacionesrealizadas de mas de los trabajadores

dados de baja

Se envia esta informacion a la secretaria de administracion a fn de recuperar

esas aportaciones de mas

Fin

48

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RH/015

Nombre del procedimiento: Modificación Salarial de los trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro

Social

Propósito: Avisar oportunamente al Instituto Mexicano del Seguro Social de las modificaciones salariales de los trabajadores de la Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción de movimiento nominal por promoción o recategorización hasta el archivo del formato AFIL 06 emitido por el IMSS en el expediente del trabajador.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Políticas: Realizará modificación salarial siempre y cuando exista propuesta de promoción o recategorización.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6

Recibe de la Secretaría de administración reporte de movimientos aplicados de promoción o recategorización. Captura datos del trabajador en diskette e imprime una carátula. Presenta ante el Departamento de Afiliación y Vigencia la información para proceso. Recibe del Departamento de Afiliación y Vigencia reporte impreso (SAIIA-04), carátula debidamente sellada SAIIA-01 y diskette con archivo (afil-06). Imprime archivo contenido en el diskette (Afil-06) el cual deberá ir firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo. Se Archiva Formato Afil – 06 en el expediente del trabajador.

SAIIA-01

AFIL-06

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Reporte de movimientos aplicados,aparece el trabajador sujeto a promocion

o recategorizacion

Archivar en el expedientedel trabajador

Captura de datos del trabajadoren diskette, impresion de caratula SAIIA-01

Presenta ante el departamentode afiliacion y vigencia de esta

informacion para proceso

Recibe reporte impreso debidamente sellado y diskette con archivo afil-06

Impresion del archivo contenidoen el diskette y firmado por el jefe

de la unidad de apoyo administrativo

Fin

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RF/016

Nombre del procedimiento: Control de viáticos y pasajes

Propósito: Realizar el pago oportuno a los trabajadores que sean comisionados

Alcance Desde la recepción de los documentos del comisionado para el tramite de los viáticos, hasta el Resguardo de las pólizas y documentación comprobatoria correspondientes.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Se dará cumplimiento a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, así como a la Normatividad Contable y Financiera, vigentes en el ejercicio.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 52

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8

Recepciona oficio del comisionado, Formato Único de Comisión y/o solicitud de combustible y revisa. Elabora el cheque y aplica la clave presupuestal del ejercicio correspondiente. Paga el cheque al comisionado. Recepciona y revisa la comprobación de gastos realizados por la comisión y en el caso de algún reintegro, elabora recibo de caja. Asigna número a las pólizas de manera consecutiva. Registra y captura, contablemente las pólizas realizadas, así también registra los recibos oficiales por concepto de reintegro de gastos a comprobar. Elabora informe mensual de control de viáticos y pasajes. Archiva las pólizas debidamente requisitadas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Datos correctos

VIATICOS Y PASAJES

Elabora cheques

Recepciona la comprobacionde gastos realizados por la

comision

Inicio

Recepciona y revisa los oficiosde comision, formato unico de

comisiony/o solicitud de combustible

Aplica de forma manual laclave presupuestal del

ejercicio correspondiente

Paga cheque al comisionado

Verificar los datoscomprobatorios

Datos incorrectos

Elabora recibo de caja ( en el casode algun reintegro a favor de la

dependencia )

Asigna numero a las polizasde manera consecutiva

Registra y captura,contablementelas polizas realizadas

Registra los recibos oficialespor concepto de reintegro de

gastos a comprobar

Archiva las polizas debidamenterequisitadas

Elabora mensualmente el controlde viaticos y pasajes

Registra y captura contablemente las polizas realizadas

¿ Las facturas amparan la compra de activos ?

Realiza el registro de activospara su integracion a los

estados financieros

Realiza la conciliacion de saldosde los recursos del fondo de

proveeedores y gasto corrientependiente de solicitar

Presentar a tesoreria los saldosde los recursos del fondo de pro-

veedores y gasto corriente

Verifica que cada una de las polizascontengan la documentacion com-

probatoria correspondiente

¿ las polizas contienen ladocumentacion

correspodiente?

Si

A

Archiva la documentacion

A

SI

NO

FIN

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RF/017

Nombre del procedimiento: Pago a proveedores.

Propósito: Realiza los trámites necesarios para el pago oportuno a los proveedores.

Alcance: Desde la recepción de las facturas para el tramite de pago a proveedores, hasta el resguardo de las pólizas de cheque.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Se dará cumplimiento a la normatividad contable y financiera, vigentes en el ejercicio.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8

Recepciona oficialmente las facturas de aquellas Áreas que llevan a cabo cualquier tipo de gasto. Verifica que las facturas cumplan con los requisitos fiscales y la documentación soporte que origine la erogación del recurso. Elabora las pólizas de cheques, verificando en las Áreas correspondientes, si estos pueden ser pagados, de lo contrario el cheque quedara resguardado. Si el proveedor ha cumplido en tiempo y forma con lo solicitado y el monto de su factura no excede de $ 10,000.00 proceda a la entrega del cheque. Si el monto excediera la cantidad de $ 10,000.00 proceda al depósito a la cuenta del proveedor correspondiente. Verifica que las pólizas de cheque se encuentren debidamente soportadas y requisitadas, asignándoles un número consecutivo, así como la aplicación del ejercicio del gasto. Registra y captura contablemente las pólizas realizadas. Si las facturas amparan la compra de activos, realiza el registro de activos para su integración a los Estados Financieros. Realiza la conciliación de saldos de los Recursos del Fondo de Proveedores y Gasto Corriente pendiente de solicitar, para su presentación a Tesorería. Verifica que cada una de las pólizas contengan la documentación comprobatoria correspondiente para proceder a su archivo correspondiente.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A

Inicio

Recepciona facturas

Elaboración de pólizasde cheque

Registro en activos paraintegración de estados

financieros

Realiza conciliacionesde saldos

Regresa factura para su corrección

Fin

B

Archivo de pólizas debidamente soportadas

PAGO A PROVEEDORES

¿Datos y requisitos correctos de la

factura?

Depósito Bancario al proveedor

Entrega física del cheque al proveedor

Verificación de las pólizas con sus soportes

Captura contablementelas pólizas

Se resguarda el cheque hasta que el proveedor cumpla

D

D

B

NO

C

C

NO SI

SI SI

NO

SI

¿Importe dela factura mayora $10,000.00?

¿El proveedor cumple consus servicios o entrega

de mercancia?

A

facturaampara la

compra deactivo

no

57

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RF/018

Nombre del procedimiento: Control de Recursos.

Propósito: Incorporación del presupuesto ejercido- contable- presupuestal, para la correcta emisión de los Estados Financieros.

Alcance: Desde la recepción de las pólizas, hasta la elaboración de los informes y Estados Financieros correspondientes.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Se dará cumplimiento a lo establecido en las normatividades siguientes: Manual de organización, Normatividad contable y financiera, Normas presupuestarias y Código de la Hacienda Publica del Estado, vigentes en el ejercicio.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Registra y aplica contablemente, las pólizas con Recurso 5 al Millar, Recursos ajenos y Gasto Corriente, así como el registro tanto contable como presupuestal del capitulo 1000 enviadas por Recursos Humanos tales como: costo de nómina, cuotas al IMSS, al ISSTECH, 1.5. sobre nóminas, cheques cancelados, reintegro por bajas, creación de pasivos de aguinaldos. Recepciona, vía Internet, para su incorporación al sistema contable, las pólizas enviadas por la Secretaria de Planeación y Finanzas por concepto de: ampliaciones, traspasos compensados, liberación de recursos y ministraciones. Elabora mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas de 5 al millar, recursos ajenos, gasto corriente, fondo de publicaciones oficiales en la coordinación de comunicación social para posteriormente presentar y conciliar con Tesorería. Realiza análisis de las inconsistencias, para la correcta emisión de los reportes contables. Integra los Estados Financieros de forma mensual. Realiza informe bimestral del impuesto retenido del 1.5. sobre Nóminas, de las facturas de recursos 5 al millar, recursos ajenos y gasto corriente. Emite reportes contables y presupuestales para la integración trimestral, de la cuenta de la Hacienda Publica Estatal.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Registra y aplica contablemente elrecurso 5 al millar,recursos ajenosy gasto corriente,registro contabley presupuestal del capitulo 1000

Recepción vía internet de pólizas dela Secretaría de Planeació:aplicacionestraspasos compensados, liberación de

recursos y ministraciones

Elabora mensualmente las conciliacionesbancarias de 5 al millar,recursos ajenos,gasto corriente,fondo de publicaciones

para presentar y conciliar con Tesorería

Análisis de inconsistencias para lacorrecta emisión de reportes

contables

Integración de estadosfinancieros mensualmente

Informe bimestral del impuestoretenido del 1.5 sobre nominasde las facturas de recurso 5 almillar,recursos ajenos y gasto

corriente

Emisión de reportes contablesy presupuestales para

integración trimestral de lacuenta de la Hacienda Pública

Estatal

Fin

60

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RF/019

Nombre del procedimiento: Pago de Nómina de Recurso Federal.

Propósito: Elaborar los cheques para el pago oportuno a los trabajadores adscritos a los programas Federales y llevar el control adecuado de las pólizas generadas por este concepto.

Alcance: Desde la recepción de las nóminas, hasta el resguardo de las pólizas de cheque.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Se dará cumplimiento a lo estipulado dentro del Manual de Organización y a los Lineamientos para Aplicará los recursos del 2 y 5 al millar, que se cubrirán a los órganos estatales de control para apoyar las funciones de control y vigilancia de proyectos de inversión (obras y acciones o servicios), ejecutados con recursos del ramo 00026 ”superación de la pobreza” y con otros recursos federales transferidos a las entidades federativas, vigentes en el ejercicio.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Recepciona de manera oficial y revisa la nómina, emitida por el Área de Recursos Humanos. Elabora, las pólizas de cheques correspondientes al pago de los trabajadores por concepto de sueldos. Registra y aplica presupuestamente las pólizas elaboradas con Recursos Federales. Paga la nómina y verifica los recibos que amparan las pólizas, así como que las nóminas cuenten con las firmas de cada trabajador. Asigna el número consecutivo a cada una de las pólizas de cheque, para su archivo correspondiente.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 62

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe nómina delÁrea de Recursos

Humanos

Elabora las polizas de cheques

por pago de sueldos

Registra y aplica presupuestamente las pólizas elaboradas con

Recursos Federales

Paga la nómina y verifica los recibos que amparan las

pólizas, así como que las nóminas cuenten con las firmas de cada

trabajador.

Asigna el número consecutivo a cada una de las pólizas de

cheque, para su archivo correspondiente

FIN

63

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RF/020

Nombre del procedimiento: Control del Ejercicio Presupuestario.

Propósito: Implantación de un adecuado control presupuestario de todas las partidas, para saber de manera real y en el momento oportuno el recurso disponible.

Alcance: Desde la elaboración de cédulas y captura de información, hasta la emisión de estados Presupuestales.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Se dará cumplimiento a lo establecido en el Manual de Órganización, Normas presupuestarias libro 4to. Presupuesto, Gasto, Contabilidad y Deuda Publica, Código de la Hacienda Publica del Estado, vigentes en el ejercicio.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Da de alta a la información correspondiente en el sistema presupuestal para la elaboración de las cédulas de gasto, de compromiso y de comprobación de compromiso Elabora documentos múltiples en su modalidad de reintegro: al gasto, al compromiso, a la comprobación de compromiso y por la cancelación de ministraciones. Elabora las adecuaciones presupuestarias por: traspaso de recursos, ampliación liquida y liberación de recursos. Registra en pólizas de cheques la partida Presupuestal y la clave del proyecto correspondiente, de acuerdo a las solicitudes enviadas por cada Área. Realiza las fichas de depósito por concepto de comprobación documentos múltiples por reintegros. Elabora la memoria de cálculo y la justificación a las adecuaciones en sus diferentes modalidades tales como: ampliación liquida, traspaso de recursos y liberación de recursos. Realiza control interno del presupuesto ministrado y ejercido para obtener el disponible presupuestario. Revisa a nivel proyecto y capitulo, el presupuesto ejercido-contable-presupuestal. Da de alta en el sistema, de manera anual, a la información cualitativa y cuantitativa del anteproyecto de presupuesto. Emite mensualmente el Estado Presupuestal del gasto, para su envío a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se da de alta a la informaciónpara generar cédulas

Elaboración de documentos múltiples

Elaborar lasadecuaciones

presupuestarias

Se registra en pólizas las partidas y claves de

proyectos

Se elabora memoria de cálculo y justificación

a las adecuaciones

Controla el presupuesto ministrado y ejercido para

obtener el disponible

Revisa el presupuestoejercido

-contable-presupuestal

Da de alta a informacióncualitativa y cuantitativa

del proyecto

Emite estadopresupuestal del gasto Fin

Realiza fichas de depósitos para reintegro

66

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RM/021

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Nombre del procedimiento: Adquisición de material

Propósito: Cumplir en tiempo y forma las requisiciones de materiales solicitados por los diferentes órganos administrativos de la Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción de la requisición de material hasta la entrega de material.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales

Políticas:

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 68

Descripción del procedimiento

No. De actividad Actividad Documentos de

Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe los requerimientos de los órganos administrativos. Concentra los requerimientos de materiales de los órganos administrativos. Verifica existencias. Solicita cotizaciones a proveedores. Elabora cuadro comparativo de precios para determinar la mejor propuesta. Asigna pedido al proveedor que ofertó la mejor propuesta. Recibe y verifica el material que esté de acuerdo a lo solicitado en el pedido. Recibe factura, proporciona contra-recibo, tramita el pago al proveedor y envía al Área de Recursos Financieros para el pago correspondiente. Elabora expediente y archiva.

Formato concentrado de materiales.

Formato cuadro comparativo

Formato de pedido.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe los requerimientos de los órganos administrativos

Concentra los requerimientos de materiales de los órganos

administrativos y Verifica existencias.

Solicita cotizaciones a proveedores y Elabora cuadro comparativo de

precios para determinar la mejor propuesta.

Asigna pedido al proveedor que ofertó la mejor propuesta.

Recibe y verifica el material que esté de acuerdo a lo

solicitado en el pedido

Recibe factura, proporciona contra-recibo, tramita el pago al proveedor

y envía al Área de Recursos Financieros para el pago correspondiente.

Elabora expediente y archiva

Fin

69

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RM/022

Nombre del procedimiento: Proceso de Licitatorio para la adquisición, arrendamiento de bienes

muebles y contratación de servicios.

Propósito: Efectuar las adquisiciones en tiempo y forma en apego a las disposiciones señaladas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Chiapas.

Alcance: Desde la recepción de la requisición, fallo de licitación y entrega del bien o servicio.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales

Políticas:

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 70

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Recibe solicitud de los órganos administrativos. Elabora orden del día de los asuntos a tratar en la sesión. Convoca Por escrito a los integrantes del subcomité de Adquisiciones, haciéndoles llegar el orden del día de los asuntos a tratar en la sesión. Elabora actas y acuerdos Comunica por escrito a quien corresponda de los acuerdos tomados por el subcomité. Opina y emite voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse Tramita los acuerdos tomados por el subcomité, así como las actas respectivas de los asuntos o eventos programados. Verifica las actas, para su respectiva autorización. Integra y envía la documentación soporte requerida por la Ley, a la Secretaría de Administración. Efectúa el Seguimiento de los eventos realizados a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de la Contraloría General, plasmados en las bases y convocatoria. Actualiza la página Web del Comité de Adquisiciones, con los documentos inherentes a los procesos licitatorios. Elabora el pedido o contrato del servicio correspondiente al termino del proceso licitatorio. Elabora Expediente y archiva documentación.

Reglamento de la Ley de .Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas. Ley de Adquisiciones, arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe solicitud de los órganos administrativos yElabora orden del día de los asuntos a tratar en la sesión.

Inicio

Elabora actas y acuerdos y Comunica por escrito a quien corresponda de los acuerdos tomados por el subcomité.

Opina y emite voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse y Tramita los acuerdos

tomados por el subcomité, así como las actas respectivas de los asuntos o eventos programados.

Verifica las actas, para su respectiva

autorización.

Integra y envía la documentación soporte requerida por la Ley, a la Secretaría de Administración y Efectúa el

Seguimiento de los eventos realizados a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos

y Servicios de Bienes Muebles de la Contraloría General, plasmados en las bases y convocatoria.

Actualiza la página Web del Comité de Adquisiciones, con los documentos inherentes a los procesos licitatorios.

Elabora el pedido o contrato del servicio correspondiente al termino del proceso

licitatorio.

Elabora Expediente y archiva documentación

Fin

Convoca Por escrito a los integrantes del subcomité de Adquisiciones, haciéndoles llegar el orden del día

de los asuntos a tratar en la sesión.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

73 Código del Procedimiento.

212-UAA-RM/23 Nombre del procedimiento: Adjudicación de compras directas

Propósito: Trámite de solicitud de adjudicación directa a la Secretaría de Administración para la autorización de compra exceptuando el proceso de licitación.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta el archivo del contrato correspondiente.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales

Políticas:

• Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamiento sy Servicios del Sector Público.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 73

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe solicitud por el Área requirente con los requisitos debidamente integrados y fundamentados. Envía oficio de solicitud a la Secretaría de Administración. Recibe Acuerdo de Autorización emitido por la Secretaría de Administración. Solicita cotizaciones. Realiza cuadro comparativo para determinar la mejor propuesta Asigna pedido u orden de trabajo al proveedor o prestador de servicio respectivamente, que oferto la mejor propuesta. Solicita al proveedor o prestador de servicios los siguientes documentos: - Alta en hacienda - Acta Constitutiva - Poder Notarial - RFC - Credencial Oficial - Cambio de domicilio - Comprobante de domicilio. Elabora contrato y lo envía a revisión a la Dirección Juridica de la Contraloría General. Recibe contrato revisado y firmado por la Dirección Jurídica de la Contraloría General. Recaba firma de los que intervienen en el contrato. Elabora expediente y archiva el contrato original.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 74

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe solicitud por el Área requirente con los requisitos debidamente

integrados

Se envía escrito de solicituda la Secretaría deAdministración

Acuerdo de autorización emitida por la Secretaría de

Administración

Se solicitan los documentosal proveedor de servicios

Se elabora elcontrato

Envío de contrato a revisión por Área Jurídica

de la Dependencia

Se elabora orden de trabajoo pedido

Firma del contrato

Inicio de servicioo entrega de material

Fin

75

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RM/024

Nombre del procedimiento: Validación de compras directas

Propósito: Dar a conocer al subcomité de adquisición de compras directas realizadas mensualmente de acuerdo al monto autorizado.

Alcance: Desde la entrega de Facturas hasta la validación por Subcomité y firma de acuerdo.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales

Políticas:

• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1 2 3 4 5 6

Revisa las compras directas realizadas en el mes.

Separa los gastos por partidas presupuestales y determina los montos totales. Captura en el sistema CEAD emitido por la Secretaría de Administración. Invita de manera oficial al Subcomité de Adquisiciones, para llevar a cabo la validación de compras directas. Elabora informe y lo envía a la Secretaría de Administración los primeros cinco días hábiles de cada mes. Archiva copia del oficio con acuse de recibo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 77

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Revisa las compras directas realizadas en el mes.

Separa los gastos por partidas presupuestales y

determina los montos totales.

Captura en el sistema CEAD emitido por la Secretaría

de Administración.

Invita de manera oficial al Subcomité de Adquisiciones,

para llevar a cabo la validación de compras directas

Elabora informe y lo envía a la Secretaría de Administración los primeros cinco días hábiles

de cada mes.

Archiva copia del oficio con acuse de recibo.

Fin

78

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-RM/025

Nombre del procedimiento: Control de entradas y salidas del almacén.

Propósito: Controlar el inventario de los materiales físicos del almacén, a través de las entradas y salidas de productos en el sistema de inventario que se ejecuta.

Alcance: Desde el registro de entrada del material, hasta la salida del mismo.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales

Políticas:

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1 2 3 4

Realiza el movimiento de alta en el sistema de inventarios de los materiales de oficina adquiridos Mantiene y verifica el stock de materiales en el almacén. Registra todas las entradas y salidas de material Genera vale de salida, elabora expediente y archiva.

Formato de entrada y salida de almacén.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Realiza el movimiento de alta en el sistema de inventarios de

los materiales de oficina adquiridos

Mantiene y verifica el stock de materiales en el almacén.

Registra todas las entradas y salidas de material

Genera vale de salida, elabora expediente y archiva.

Fin

81

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-SG/026

Nombre del procedimiento: Control del Mobiliario y Equipo

Propósito: Mantener un control e inventario del mobiliario y equipo existente en cada una de las Áreas de la Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción del mobiliario y equipo hasta la entrega de los mismos al resguardante.

Responsable del procedimiento: Área de Servicios Generales

Políticas:

• Aplicará las normas, procedimientos y el sistema de mobiliario y equipo implantado por la Secretaría de Administración.

• La asignación, cambios de mobiliario y equipo tendrán que ser autorizados por la Unidad de Apoyo

Administrativo por medio de oficio dirigido al Área de Servicios Generales.

• Las altas bajas de los bienes en el Sistema de Mobiliario y Equipo (SISMOB) deberán ser revisadas y autorizadas por la Secretaría de Administración, mediante oficio y cédulas correspondientes.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Recibe mobiliario y equipo de las áreas solicitantes Asigna el mobiliario y equipo al usuario. Elabora resguardo personal y recaba las firmas correspondientes. *BAJA* Recibe solicitud de baja de mobiliario y equipo de las áreas. Concentra físicamente el mobiliario y equipo en calidad de chatarra en el Almacén. Registra en el sistema SISMOB e imprime cédula de baja de dicho mobiliario y equipo el cual envía a la Secretaría de Administración para firma de autorización. Una vez recibida la cédula de baja autorizada por la Secretaría de Administración, traslada dichos bienes a los Almacenes Generales de Gobierno. Recibe cédula de baja con acuse de recibido y archivo. * ALTA * Recibe factura del Área de Recursos Materiales, por la compra de mobiliario y equipo Imprime cédula de alta en el SISMO el que envía a la Secretaría de Administración (para la asignación de los números de inventarios correspondientes) Recibe de la Secretaría de Administración la cédula con los números de inventarios correspondientes. Captura todos los bienes muebles en el sistema SISMOB.

Cédula

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 5 6

Asigna el mobiliario y equipo al usuario. Elabora resguardo de personal y recaba la firma correspondiente. Archiva resguardo en el área responsable.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Concentra físicamente el mobiliario y equipo en

calidad de chatarra en el Almacén.

Recibe solicitud de bajade mobiliario y equipo

de las áreas.

Registra en el sistema SISMOB e imprime cédula de baja de dicho mobiliario y equipo

el cual envía a la Secretaría de Administración para firma

de autorización.

Una vez recibida la cédula de baja autorizada por la

Secretaría de Administración, traslada dichos bienes a los

Almacenes Generales de Gobierno.

Recibe cédula de baja con acuse de recibido y archivo.

Fin

Inicio

Imprime cédula de alta en el SISMOBel que envía a la Secretaría de

Administración (para la asignación de los números de inventarios correspondientes)

Recibe de la Secretaría de Administración la cédula

con los números de inventarios correspondientes.

Captura todos los bienes muebles en el

sistema SISMOB

Asigna el mobiliario y equipo al usuario.

Elabora resguardo de personal y recaba la firma correspondiente

Archiva resguardo en el área responsable.

Fin

Recibe oficio de solicitud mobiliario y equipo

de las áreas solicitantes

Recibe factura del Área de Recursos Materiales, por la compra

de mobiliario y equipo

85

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-SG/027

Nombre del procedimiento. Atender las solicitudes de servicios de los órganos administrativos de la

Contraloría General.

Propósito: Evaluar el servicio y el importe a pagar en el periodo comprendido, así como la calidad del servicio que se otorga, procurando que el servicio se realice en tiempo y forma.

Alcance: Recepción de la solicitud del servicio autorizado, hasta el Archivo de las copias de la factura y sus soportes para el Control de inventarios.

Responsable del procedimiento: Área de Servicios Generales

Políticas:

• El oficio de solicitud del servicio deberá ir dirigido al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

• El costo del servicio solicitado no deberá rebasar el presupuesto mensual autorizado para tal fin.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7

Recepciona la solicitud de los órganos administrativos del servicio. Realiza cotización por cada tipo de servicio con diferentes proveedores. Elabora la orden de servicio y entrega al proveedor que ofreció el mejor precio la realización del servicio. Recepciona la factura del servicio anexando los documentos necesarios para soportar el pago: -Solicitud del pago de la factura -Orden del servicio -Solicitud del servicio -Formato de retención de Impuesto sobre nómina. Llenar diversos formatos que soportan el servicio efectuado. Turna al Área de Recursos Financieros la factura con los anexos para su pago correspondiente Archiva la copia de la factura y sus soportes para el control de inventarios.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recepciona la solicitudde los órganos adminis-

trativos del servicio.

Realiza cotización por cada tipo de servicio

con diferentes proveedores

Elabora orden de servicioy entrega al proveedor que

ofreció el mejor precioa la realización del servicio

recepciona la factura del servicio y llena formatos

que soportan el servicio

Turan a recursos Financierosla factura para el pago

correspondiente.

Fin

Archiva copia de la facturay sus soportes para el control

de inventarios.

Inicio

88

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-SG/028

Nombre del procedimiento: Mantenimiento de vehículos

Propósito: Mantener en óptimas condiciones los vehículos de la Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta la entrega del vehículo.

Responsable del procedimiento: Área de Servicios Generales

Políticas:

• Toda solicitud deberá estar dirigida al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

• Toda solicitud deberá ser enviada por el Jefe del Área solicitante.

• Toda solicitud de vehículo deberá ir acompañada del Oficio de Comisión, mencionando el periodo y el nombre del conductor quien deberá tener licencia de conducir vigente.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Recibe solicitud Envía al taller el vehículo correspondiente para su mantenimiento. Da seguimiento al Mantenimiento del Vehículo Entrega al usuario.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 90

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe solicitud

Envía al taller el vehículo correspondiente para su

mantenimiento.

Dá seguimiento al Mantenimiento del

Vehículo y entrega alusuario

Fin

91

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UAA-SG/029

Nombre del procedimiento.- Contratos de Arrendamientos de bienes inmuebles

Propósito: Garantizar la ubicación de las Delegaciones o Direcciones de la Contraloría General en las diferentes Regiones del Estado.

Alcance: Desde la integración de los expedientes de Arrendamiento en la Secretaría de Administración hasta el pago del Arrendamiento

Responsable del procedimiento: Área de Servicios Generales

Políticas:

• El bien inmueble que se propone arrendar deberá cumplir con las Reglas que establece la Secretaría de Administración.

• El Contrato a celebrarse deberá cumplir con las medidas de Racionalidad, Austeridad y Disciplina

Presupuestal que establece la secretaria de Planeación y Finanzas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Recibe solicitud de arrendamiento de inmueble de las delegaciones requirentes. Busca los inmuebles que reúnan las condiciones que establece la Secretaría de Administración, se integra expediente de arrendamiento por cada uno de los inmuebles y envía a la Secretaría de Administración para su autorización. Recibe de la Secretaría de Administración el dictamen donde autoriza el arrendamiento y el monto a pagar el cual no podrá ser en un plazo mayor a 30 días a la fecha de la solicitud, para un periodo de un año. Elabora el contrato de arrendamiento, recabando las firmas correspondientes, enviando copia a la Secretaría de Administración. Elabora acta circunstanciada de la recepción del inmueble especificando las condiciones en las que recibe el inmueble. Recepciona el recibo de arrendamiento a nombre de la Contraloría General y el cual turna al Área de Recursos Financieros para el pago correspondiente. Archiva copia de los documentos soportes del arrendamiento.

Lineamientos para el Arrendamiento de Inmuebles por parte de las Dependencias y entidades de la administración Pública Estatal en su carácter de Arrendatarias.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Busca los inmuebles cumpliendo las condicionesestablecidas por Sría. de Admón. e integra elexpediente de arrendamientoy envía para su

autorización.

Recibe dictamen de autorización de arrendamiento

y el monto a pagar.

Elabora Contrato de arrentadaimientoy acta circunstanciada de la recepción

del inmueble

recepciona recibo de arrendamiento yturna al área de Rec. Financieros para el

pagocorrespondiente

Archiva la documentación soporte delarrendamiento.

Recibe solicitudde arrendamiento

Fin

94

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/030

Nombre del procedimiento: Instalación Software

Propósito: Dotar al personal de la Contraloría General del software y sistemas normativos necesarios, para la simplificación de las tareas encomendadas y así mismo emitan de manera pronta, oportuna y de calidad la información generada.

Alcance: Desde la recepción del oficio de solicitud del Área correspondiente, hasta la firma de conformidad del reporte por el usuario.

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios designará al personal encargado para realizar la instalación y configuración del software requerido en el (los) equipo (s) de cómputo del usuario solicitante.

• Los usuarios proporcionarán las facilidades necesarias al personal responsable, para realizar la

instalación del software solicitado.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 95

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

Recibe oficio de solicitud de instalación de software del Área correspondiente, especificando el sistema, paquete de software o aplicación que desea, el nombre del usuario responsable y la ubicación d ela computadora donde será instalado. Registra en el Sistema “Centro de Atención a Reportes de la Unidad de Informática” (CARUI) Verifica las características del equipo de cómputo del usuario, para determinar si el software podrá ser instalado y funcionará adecuadamente. Si en la evaluación realizada se determina que es factible la instalación del software solicitado, se lleva a cabo la instalación y configuración. Si en la evaluación realizada se determina que el software solicitado no puede ser instalado, se notifica a la Unidad de Informática para su solución. Entrega al usuario la hoja de reporte de servicio, para que firme de conformidad.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/031

Nombre del procedimiento: Proyecto para la Adquisición de Bienes Informáticos

Propósito: Reforzar y mantener la infraestructura informática de la Contraloría General con tecnología de punta, a fin de tener una mayor operatividad de los sistemas implantados y así emitir la información de manera oportuna y veraz.

Alcance: Desde la evaluación de las necesidades de bienes informáticos, hasta la realización de la compra.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento para la elaboración de proyectos y adquisición de bienes informáticos.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 97

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Realiza evaluación de necesidades de bienes informáticos en las Áreas solicitantes. Solicita autorización de la elaboración de proyectos al Contralor General. Realiza evaluación de los recursos económicos necesarios para el proyecto. Elabora proyecto informático Envía de manera oficial, proyecto y solicitud de dictámenes de adquisición a la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Recibe de Desarrollo Tecnológico dictamen y envía al Titular de la Contraloría General con copia al jefe de la Unidad de Informática. Elabora requisición y oficio de solicitud de compra y dictamen los cuales envía a la Unidad de Apoyo Administrativo. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo las propuestas técnicas para su revisión y evaluación. Realiza cuadro comparativo de las propuestas técnicas y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.

. .

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 98

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Fin

Recibe de Desarrollo Tecnológicodictamen y envía al titular de la Contraloría General con copia

al jefe de la Unidad de Informática.

Elabora requisición y oficio de solicitud de compra y dictamen

envía a la Unidad de Apoyo Administrativo

Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo las propuestas técnicas

para su revisión y evaluación y Realiza cuadro comparativo de las propuestas técnicas que envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Realiza evaluación de necesidades de bienes informáticos en las Áreas

solicitantes

Elabora proyecto y Envía de manera oficial, proyecto y solicitud de dictámenes

de adquisición a la Dirección de Desarrollo Tecnológico

Solicita autorización de la elaboración de proyectos al contralor General yRealiza evaluación de los recursos

económicos necesarios para el proyecto

99

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/032

Nombre del procedimiento: Instalación de Hardware

Propósito: Proporcionar al usuario el equipo y las herramientas necesarias, para desempeñar las actividades y tareas asignadas que permitan la emisión de la información en forma pronta y oportuna.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del Área correspondiente, hasta la firma del resguardo del equipo instalado.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de la solicitud del Área correspondiente.

• Los usuarios proporcionarán todas las facilidades necesarias al personal asignado a la Unidad de

Informática, para que realicen la instalación del equipo de cómputo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 100

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe oficio de solicitud del Área correspondiente, el cual debe especificar tipo de equipo, nombre, cargo y ubicación del usuario; así como justificación del requerimiento.

Realiza evaluación de disponibilidad de equipo de cómputo. Si existe disponibilidad de equipo, realiza el análisis técnico y lleva a cabo la asignación e instalación del equipo. Si no hay disponibilidad de equipo, envía oficio para aprobación de compra a la Unidad de Apoyo Administrativo, notificando la petición del usuario, anexando resultado del análisis técnico y la justificación del Área correspondiente. Si el requerimiento es aprobado y se cuenta con los recursos para satisfacer la petición, elabora el proyecto correspondiente, para solicitar el dictamen técnico para la Adquisición de Bienes informáticos antes la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Recibe oficio de respuesta de la Unidad de Apoyo Administrativo, informando si el requerimiento es aprobado y cuenta con los recursos. Instala y configura el equipo de cómputo en el Área correspondiente. El usuario recibe y firma el resguardo del equipo instalado.

Oficio de solicitud

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 101

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe oficio de solicitud correspondiente,el que debe especificar tipo de equipo,nombre cargo y ubicacion del usuario.

Envía oficio para aprobación de compra delequipo notificando la peticion del usuario y

anexando resultado de análisis tecnico.

¿la compra es abropado ?

Realiza instalación y configuracióndel equipo en el área correspondiente.

Entrega reporte de servicioal usuario y

recaba firma de conformidad.

Fin.

Fin.

SI

NO

Existe disponibilidad del equipo decomputo?

SI

informa al área solicitante.

102

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/033

Nombre del procedimiento: Inventario de Equipo de Cómputo

Propósito: Mantener actualizado en forma permanente el inventario de equipo de cómputo de la Contraloría General, a fin de llevar un mejor control de los equipos de cómputo asignados.

Alcance: Desde la elaboración del cronograma de las Áreas a inventariar, hasta el envío de oficio con los resguardos actualizados a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Responsable del procedimiento: Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento del control de inventario de las Áreas correspondiente.

• Los usuarios proporcionarán las facilidades necesarias al personal asginado para que realicen el

inventario del equipo de cómputo.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 103

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

Elabora cronograma de visitas a las Áreas a inventariar.

Imprime resguardos y listado de equipos de cada una de las Áreas a inventariar. Realiza revisión de los equipos de cómputo. Si el equipo revisado se encuentra, distribuido de distinta forma se reubica como indica el resguardo. Si el resguardante del equipo no es el mismo o solicita algún cambio se procede a la actualización del resguardo y a la firma del mismo. Envía oficio y relación de resguardantes actualizados a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 104

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Fin

Envía oficio y relación de resguardantes actualizados a la Unidad de Apoyo

Administrativo

Elabora cronograma de visitas a las Áreas a inventariar e Imprime resguardos

y listado de equipos de cada una de las Áreas a inventariar.

Procede a la ubicación y actualizacióncorrecta del resguardo

Realiza revisión de los equipos de cómputo

El equipo se encuentradistribuido correctamente?

105

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/034

Nombre del procedimiento: Mantenimiento Preventivo

Propósito: Dar mantenimiento y limpieza a los equipos de cómputo y sus dispositivos periféricos, así como el software correspondiente, para tener en óptimo estado el funcionamiento de los mismos.

Alcance: Desde la elaboración del cronograma de mantenimiento preventivo, hasta el archivo de la hoja de servicio.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de los mantenimientos preventivos programados para todas las Áreas Administrativas de la Contraloría General.

• Los usuarios proporcionarán las facilidades necesarias al personal asignado de la Unidad de Informática,

para que realicen el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 106

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

Elabora cronograma de visitas de las Áreas en donde se efectuará el mantenimiento. Envía circular mediante la cual indica fechas de visitas programadas a las Áreas. Realiza mantenimiento de acuerdo a lo indicado en el cronograma. Revisa equipos y corrige errores, si esto no es posible envían el equipo a la Unidad de Informática para su revisión y solución. Elabora hoja de reporte de servicio, firmando el usuario de conformidad. Captura en el sistema “Centro de Atención a Reportes de la Unidad de Informática (CARUI) y archiva hoja de servicio.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 107

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se elabora cronograma devisitas de las áreas en las

que se efectuara el mantenimiento

Se envia fechas de visitasprogramadas a las áreas

correspondientes

Se realiza el mantenimientode acuerdo al cronograma

Se revisan los equiposde computo

¿Se detectaronerrores?

¿Es posiblecorregirlos?

No

Se traslada el equipo alÁrea de Servicios

a Usuarios

Se elabora hoja de reportede serviciofirmando elusuario de conformidad

Se captura en el sistema deatención a reportes de laUnodad de Informática

Se archiva la hojade servicio Fin

No

108

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/035

Nombre del procedimiento: Capacitación en Informática

Propósito: Capacitar y dar a conocer al personal las herramientas esenciales para administrar la información en forma mas eficaz, utilizando de forma sencilla los programas necesarios par ala creación de trabajos de aspecto profesional.

Alcance: Desde el envío de invitación a las Áreas, con fecha y horarios de los cursos, hasta la entrega del informe de actividades del curso impartido.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de los cursos de capacitación, solicitados por las Áreas correspondientes.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 109

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

Envía oficio de invitación por escrito a las Áreas, informándoles el curso a impartir y las fechas y solicitándoles informen quienes participarán en ellos. Recepciona las listas de los participantes y elabora los grupos, lugar y horarios de capacitación. Envía oficios a las Áreas informándoles los horarios y grupos de los participantes. Imparten los cursos de capacitación. Elabora reconocimientos de participantes y los envía de manera oficial a las Áreas correspondientes Realiza informe de actividades de los cursos impartidos.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Envía oficio de invitación por escrito a las Áreas, informándoles el curso

a impartir y las fechas y solicitándoles informen quienes

participarán en ellos.

Realiza informe de actividades de los cursos impartidos.

Fin

recepciona las listas de los participantes, elabora los grupos, lugar y

horarios de capacitación e informa los grupos de participantes.

Imparten los cursos de capacitación.

Elabora reconocimientos de participantes y los envía de manera

111

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/036

Nombre del procedimiento: Mantenimiento Correctivo

Propósito: Reparar los equipos de cómputo y dictaminar en su caso, los componentes internos o refacciones dañadas que provoquen un mal funcionamiento de los mismos.

Alcance: Desde la recepción del Área correspondiente, hasta la entrega de la hoja de reporte de servicio y resguardo actualizado del equipo.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento del mantenimiento de los equipos de cómputo.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe oficio de solicitud o vía telefónica del Área correspondiente. Revisa equipo de Cómputo. Dictamina cual es la pieza dañada. Verifica si la pieza dañada se puede cambiar de alguno de los equipos dictaminados para baja u obsoletos que se encuentran en la Unidad de Informática. Si es posible. Se realiza el cambio de piezas. Si no es posible utilizar la pieza, se solicita la compra a la Unidad de Apoyo Administrativo mediante requisición de compra y oficio de solicitud. Elabora acta de cambio de refacciones en donde especifica las características de ambos equipos, número de serie, número de inventario y el motivo del cambio. Repara equipo con la pieza intercambiada. Entrega al usuario el equipo, acta y hoja de reporte de servicio donde se indican los cambios y resguardo actualizado para su firma.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe solicitud por escritoo via telefónica del área

correspondiente

Se revisa el equipo decomputo

Se dictamina cual es lapieza dañada

¿La pieza dañada sepuede cambiar por la de

un equipo obsoletoo de baja?

Se solicita la compra a la Unidadde Apoyo Administrativo mediante

requisición de compra y oficiode solicitud

No

Se realiza el cambio depiezas

Se elabora el acta decambio de refacciones

Se repara el equipo conla pieza ntercambiada

Se entrega al usuario el equipo,acta y hoja de reporte de servicio

donde se indican los cambiosy resguardo actualizado para

su firma

Fin

SI

114

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/037

Nombre del procedimiento: Trámite para la baja de equipos de cómputo

Propósito: Reemplazar los equipos de cómputo que cuentan con tecnología obsoleta y aquellos que presenten alguna falla irreversible en sus componentes y representen un mayor costo para su mantenimiento.

Alcance: Desde la recepción del oficio de solicitud de baja de los equipos de cómputo, hasta el envío del equipo mediante oficio a la Unidad de Apoyo Administrativo, para el trámite correspondiente.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de baja de los equipos de cómputo.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 115

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

Recibe oficio de solicitud para baja de equipo de computo. Elabora diagnóstico Envía solicitud de revisión y dictamen de baja del equipo a la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Recibe oficio por parte d ela Dirección de Desarrollo Tecnológico indicando la fecha en que se presentará el personal de dicha dirección para la revisión de los equipos que se pretenden dar de baja. Recibe dictamen de baja por parte de la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Envía equipo y oficio de solicitud de baja del mismo a la Unidad de Apoyo Administrativo, para su trámite correspondiente.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Elabora diagnostico

Recibe oficio de la Dirección de DesarrolloTecnológico indicando la fecha en que sepresentará el personal de dicha dirección

para la revisión de los equipos que pretendedar de baja.

Recibe de baja por parte de la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

Envía equipo a la unidad de apoyoadministrtivo para su tramite.

Fin.

Envia solicitud de revision y dictamen de baja del equipo a la Dirección de

Desarrollo Tecnologico

SI

Inicio

117

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/038

Nombre del procedimiento: Cambios en el Sitio Web

Propósito: Mantener actualizada la información generada y cumplir con la normativa de servicios e identidad del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción del oficio de solicitud hasta la publicación de la información en la página Web.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de de la solicitud del Área correspondiente.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 118

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

6

7

Recibe oficio de solicitud u hoja de reporte del servicio de cambios por parte del titular del Área. Solicita al Área la información a publicar en el sitio web. Envía los cambios al Web master. Realiza las modificaciones solicitadas. Revisa y acepta las modificaciones solicitadas. Transfiere vía FTP la información con los cambios al servidor. Informa oficialmente al Área solicitante que la información ha sido publicada en la página Web.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 119

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Realiza las modificacionessolicitadas y Transfiere vía FTP la

información con los cambios al servidor.

Fin.

Inicio

Recibe oficio de solicitud u hoja de reporte del servicio de cambios

por parte del titular del Área.

Solicita al Área la información a publicar en el sitio web.

Informa oficialmente al Área solicitante que la información ha sido publicada

en la página Web.

120

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-SU/039

Nombre del procedimiento: Respaldo de Información

Propósito: Crear y guardar copias de seguridad de la información almacenada en los servidores de bases de datos, para contar con un respaldo de información en caso de cualquier contingencia de daños a los datos procesados.

Alcance: Desde la copia de la información de los servidores alternos, hasta el resguardo de los respaldos en el lugar seguro.

Responsable del procedimiento:

Área de Servicios a Usuarios

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Servicios a Usuarios, realizará el seguimiento de la elaboración de respaldos de información de los servidores.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 121

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

Copia la información de los servidores alternos (zapato, marimba, intranet) en el servidor principal. Genera copias de seguridad de las bases de datos en SQL Server y Access Realiza copia de seguridad de los sistemas en el servidor principal. Almacena las copias en cintas o cartuchos de respaldo. Guarda los respaldos en un lugar seguro.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 122

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Almacena las copias en cintas o cartuchos de respaldo.

Fin.

Inicio

Copia la información de los servidores alternos (zapato, marimba, intranet)

en el servidor principal.

Genera copias de seguridad de las bases de datos en SQL Server y Access

Realiza copia de seguridad de los sistemas en el servidor principal.

Guarda los respaldos en un lugar seguro.

123

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-DS/040

Nombre del procedimiento: Desarrollo e Implementación de Sistemas

Propósito: Automatizar y simplificar los procesos administrativos, implementando las herramientas necesarias para administrar la información generándola en forma más efectiva y eficaz.

Alcance: Desde la planificación, hasta la implementación del sistema.

Responsable del procedimiento:

Área de Desarrollo de Sistemas

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Desarrollo de Sistemas, realizará el seguimiento de la implementación del sistema.

• Los usuarios proporcionaran toda la información y el apoyo necesario al personal adscrito a la

Unidad de Informática para el diseño y desarrollo del sistema solicitado.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 124

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

Realiza Planificación: Estudio de factibilidad, identificación de objetivos y análisis de impacto del proyecto. Realiza Análisis: definición de Requerimientos, desarrollo del modelo conceptual preliminar, selección del enfoque de desarrollo, modelo de eventos, modelo de datos, modelo de procesos, establecer niveles de aceptación (estándares, funcionalidad, confiabilidad, seguridad y control, usabilidad, cumplimiento de leyes y reglamentos, disponibilidad) y plan de migración. Realiza diseño del sistema: Diseño Detallado, Completa y Verifica Diseño Técnico, Confirma la Arquitectura, Selecciona Hardware y Software para el Desarrollo, Diseño y Desarrollo( módulos, interfaz de usuario, pantallas, reportes y documentos, arquitecturas de la aplicación, procesos del sistema, interfaces del sistema, presentación en medios digitales y transformación del servicio, base de datos lógica y base de datos física), planifica programas de capacitación, definir enfoques de pruebas del sistema, planifica instalación (confirmar diseño de la base de datos), prepara datos para prueba del sistema (define casos de prueba) y Define y desarrolla procedimientos de implantación (usuario, control, contingencia, recuperación ante desastres, abastecimiento.).

Formatos DDT-NDS-F01 y DDT-NDS-F02 (Elaborado en el Plan Anual de Desarrollo). Estudio de factibilidad. Análisis de impacto. Organigrama del equipo de desarrollo (nombres, cargos y roles) (Guía DDT-MDS-G01). Requerimientos funcionales y de desempeño. Formato DDT-MDS-F01, debidamente requisitazo. Modelo de Eventos. Diccionario de eventos (formato DDT-MDS-F02). Diagrama de contexto del sistema (Guía DDT-MDS-G02). Modelo de datos. Diccionario de datos (formato DDT-MDS-F03). Diagrama Entidad-Relación (Guía DDT-MDS-G03).

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 125

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

4

5

6

Realiza Programación y Capacitación: Programa, revisa código generado, realiza pruebas unitarias, prepara modelo de prueba integral del sistema, prepara manuales del sistema, capacita a usuarios clave. Realiza Evaluación y Aceptación: Prueba integral del sistema, pruebas de usuario, aceptación en paralelo, desarrolla material de capacitación, capacita a usuarios finales, diseña sistema de conversión de datos. Elabora carpeta de proyecto, manual de usuario, manual técnico e instructivo de mantenimiento. Realiza Implementación: Instala el nuevo sistema, revisa POST-Implementación, verifica POST-Implementación y monitorear el sistema en producción.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 126

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Realiza Planificación: Estudio de factibilidad, identificación de objetivos y

análisis de impacto del proyecto

Realiza Análisis: definición de Requerimientos, desarrollo del modelo conceptual preliminar,

selección del enfoque de desarrollo, modelo de eventos, modelo de datos, modelo de procesos, establecer niveles de aceptación (estándares, funcionalidad, confiabilidad,

seguridad y control, usabilidad, cumplimiento de leyes y reglamentos, disponibilidad) y plan de migración

Realiza Evaluación y Aceptación: Prueba integral del sistema, pruebas de usuario,

aceptación en paralelo, desarrolla material de capacitación, capacita a usuarios finales, diseña sistema de conversión de datos.

Fin

Realiza el diseño del sistema: Diseño Detallado, Completa y Verifica Diseño Técnico, Confirma la Arquitectura, Selecciona

Hardware y Software para el Desarrollo, Diseño y Desarrollo( módulos, interfaz de usuario, pantallas, reportes y documentos, arquitecturas de la aplicación, procesos del sistema, interfaces del sistema, presentación

en medios digitales y transformación del servicio, base de datos lógica y base de datos física), planifica programas de capacitación, definir enfoques de

pruebas del sistema, planifica instalación (confirmar diseño de la base de datos), prepara datos para prueba del sistema (define casos de prueba) y Define

y desarrolla procedimientos de implantación (usuario, control, contingencia, recuperación ante desastres, abastecimiento

Realiza Programación y Capacitación: Programa, revisa código generado, realiza pruebas unitarias, prepara modelo de prueba integral del

sistema, prepara manuales del sistema, capacita a usuarios clave.

Elabora carpeta de proyecto, manual de usuario, manual técnico e instructivo de mantenimiento

Realiza Implementación: Instala el nuevo sistema, revisa POST-Implementación, verifica

POST-Implementación y monitorear el sistema en producción.

127

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-DS-SU/041

Nombre del procedimiento: Asignación de Cuentas Informáticas

Propósito: Llevar un control de acceso a la red de datos y utilizar los sistemas y servicios con los que cuenta la Contraloría General. Alcance: Desde la recepción de la solicitud oficial del titular del Área solicitante, hasta el archivo de la hoja de servicio..

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Desarrollo de Sistemas y Servicios a usuarios, realizará el seguimiento de la solicitud del Área correspondiente.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 128

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

Recibe oficio de solicitud, del titular del Área correspondiente. Crea la cuenta de usuario para (Intranet, correo electrónico, Acceso a Red y/o Sistemas Normativos) y asigna contraseña. Notifica al usuario y capacita para el uso de la misma. Elabora hoja de reporte de servicio, firmando el usuario de conformidad. Captura en el sistema “Centro de Atención a Reportes de la Unidad de Informática (CARUI) y archiva la hoja de servicio.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 129

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe solicitud por escrito del titular del area correspondiente

Se crea la cuenta de usuario(intranet, correo electrónico,

acceso a red) y se asignacontraseña

Se notifica al usuario y se capacita para el uso de la

cuenta

Se elabora hoja de reporte de serviciofirmando el usuario de conformidad

Se captura en el sistema deatención a reportes de la

Unidad de Informática

Se archiva la hoja de servicio

Fin

130

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-DS/042

Nombre del procedimiento: Mantenimiento a Sistemas Normativos

Propósito: Mantener en óptimas condiciones la operatividad de los sistemas instalados, para eficientar su aplicación en los procesos administrativos.

Alcance: Desde la recepción del reporte de mantenimiento al sistema, hasta la remisión del equipo a la Unidad de Informática, para su corrección.

Responsable del procedimiento: Área de Desarrollo de Sistemas

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Desarrollo de sistemas, realizará el seguimiento de la petición de cambios de Áreas solicitantes.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 131

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

Recibe oficio de mantenimiento del Área solicitante. Captura e imprime hoja del reporte de servicio. Revisa el sistema normativo. Si soluciona el problema, se informa al usuario de la corrección y el solicitante firma aloja de servicio. Si no se soluciona el problema, se remite a la Unidad de Informática para su corrección.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 132

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe oficio de mantenimiento del Área solicitante.

Captura e imprime hoja del reporte de servicio.

Revisa el sistemanormativo

¿Se soluciona elproblema?

se informa al usuario de la corrección y el solicitante firma aloja de servicio.

Fin

se remite a la Unidad de Informática para su corrección.

133

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-DS/043

Nombre del procedimiento: Capacitación de Sistemas Normativos

Propósito: Capacitar y dar a conocer al personal de las herramientas y Sistemas Normativos par administrar la información en forma mas eficaz, utilizando los programas necesarios con la finalidad de facilitar y eficientar los procesos administrativos.

Alcance: Desde la recepción del oficio de solicitud por escrito del Área solicitante, hasta la firma de conformidad del reporte de servicio.

Responsable del procedimiento:

Área de Desarrollo de Sistemas

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Desarrollo de Sistemas, realizará el seguimiento de la solicitud emitida por el Área interesada.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 134

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

Recibe oficio de solicitud de capacitación, agregando el nombre completo de la persona que recibirá la capacitación y el sistema que va a operar. Valora si es necesario que el usuario se presente en la Unidad de informática para capacitación o si se puede capacitar en su Área de trabajo. Realiza la capacitación. Entrega al usuario un reporte de capacitación para que firme de conformidad.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 135

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe oficio de solicitud de capacitación, agregando el nombre completo de la persona

que recibirá la capacitación y el sistema que va a operar.

Valora si es necesario que el usuario se presente en la Unidad de informática para

capacitación o si se puede capacitar en su Área de trabajo.

Entrega al usuario un reporte de capacitación para que firme de conformidad

Fin

Realiza capacitación

136

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-UI-DS/044

Nombre del procedimiento: Solicitud de Servicios

Propósito: Dar asistencia técnica oportuna, para eficientar el proceso de la información generada.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del servicio, hasta la remisión del equipo a la Unidad de Informática para su reparación.

Responsable del procedimiento:

Área de Desarrollo de Sistemas.

Políticas:

• La Unidad de Informática a través del Área de Desarrollo de Sistemas, realizará el seguimiento de la petición del Área solicitante.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 137

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documentos de Referencia/observación

1

2

3

4

5

Recibe la solicitud de manera personal, vía telefónica o por oficio. Captura el requerimiento en el sistema “Centro de Atención a Reportes de la Unidad de Informática” el que genera un número de reporte. Analiza la falla reportada. Si resuelve la falla entrega al usuario la hoja del reporte generada, para que firme de conformidad. Si no se resuelve el problema se remite el equipo a la Unidad de informática para su reparación.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 138

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe la solicitud de manerapersonal, vía telefónica o por oficio.

entrega al usuario la hoja del reportegenerada, para que firme de

conformidad.

Fin

Captura el requerimiento en el sistema "Centro de Atención a Reportes de la Unidad de

Informática" el que genera un número de reporte.

Analiza la falla reportada.

Se resuelve la falla?Remite a la Unidad deInformática para su

revisión

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/045

Nombre del procedimiento: Programa General de Trabajo de la Contraloría General

Propósito: Contar con una programación anual de las auditorías, eventos y acciones que realizarán todas las Áreas que integran la Contraloría General, que nos permita medir su desempeño.

Alcance: Desde la solicitud a las Áreas para su elaboración hasta la autorización del Titular para su puesta en marcha.

Responsable del procedimiento: Área de Programación de Auditorías

Políticas:

• Integrará anualmente el Programa General de la Contraloría General.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 140

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

Actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1 Elabora circular para dar a conocer a todas las Áreas de la Contraloría

General, las fechas para que presenten su programación anual, a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación.

Circular

2 Recepciona 28 programas de trabajo, se revisan de forma conjunta con el titular del Área responsable de su ejecución.

Programas Anuales de Control y Auditorías y de Trabajo

3 Para el caso de la SubContraloría General de Auditoría Pública, deberán cubrir los siguientes requisitos: las funciones de fiscalización deben ser por lo menos el 60% en los órganos internos de control B, C y Delegaciones Regionales, en los A y en las Direcciones por lo menos el 40%; distribución de la fuerza de trabajo; revisar los costos de la actividades que se realizan; y su congruencia con las actividades señaladas en su programa operativo anual del mismo ejercicio.

Programas Anuales de Control y Auditorías

4

Para el caso de la SubContraloría General Jurídica y de Prevención y las Unidades de Apoyo Administrativo, Informática y Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, deberán cubrir el siguiente requisito: congruencia con las actividades señaladas en su programa operativo anual del mismo ejercicio.

Programas de Trabajo

5 Valida y Concentra toda la información a efecto de ordenarlas por trimestre, señalando: Número progresivo de la actividad, su descripción, el o los responsables, número de semanas que llevará su realización, meta de la actividad y, en algunos casos las acciones que integran la meta y el valor de cada acción.

Programas Anuales de Control y Auditorías y de Trabajo

6 Presenta el programa general al Titular de la Contraloría General para su autorización.

Programa de Trabajo

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Solicita a las Direcciones, ContraloríasInternas y Delegaciones Regionales, la relación del personal que intervendrá en las auditorías

y en los casos que aplique relación de obras y/o proyectos sujetos a revisión

datos correctos?

Se autoriza?

Presenta el Prorama General de Trabajode la Contraloría General al Titular de laContraloría General para su aprobación.

Da a conocer el Programa General de Trabajoautorizado y se pone en marcha

Fin

Analizar el Programa Anual de Controly Auditorías, para determinar que

auditorías serán emitidas.

Recepcionar los datossolicitados y verifica la

información.

NO

SI

Concentra los 28 programas, ordenándolas por su trimestre de

ejecución

Comunica a todas lasárea de la Contraloría General,

las modificaciones para sucorrección.

NO

SI

142

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/046

Nombre del Procedimiento: Emisión de órdenes de auditorías

Propósito: Controlar la emisión de las órdenes de auditorías por órgano ejecutor y emitir los informes respectivos.

Alcance: Desde la emisión de las ordenes de auditoría con base al programa anual de control y auditorías del ejercicio correspondiente, hasta la entrega de la misma al órgano encargado de su ejecución.

Responsable del Procedimiento: Área de Programación.

Políticas:

• Elaborará y emitirá las órdenes tomando como referencia el Programa Anual de Control y Auditorías

vigente.

• Elaborará reportes trimestrales para informar al Titular.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 143

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

Actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

Analiza el Programa Anual de Control y Auditorías, para determinar las auditorías que se van ha emitir, de acuerdo al trimestre de que se trate.

Programas Anual de Control y Auditorías

2 Solicita a las Direcciones, Contralorías Internas y Delegaciones Regionales, la relación del personal que intervendrá en las auditorías y en los casos que aplique relación de obras y/o proyectos sujetos a revisión.

Circular

3

Captura en la base de datos del ejercicio al que corresponda los datos generales de la orden de auditoría

Sistema de Captura de Auditoría

4 Elabora la orden de auditoría y recaba la firma del C. Contralor General la cual devuelven a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, para su trámite.

Orden de Auditoría

5

En los casos donde existen obras y/o acciones se capturan y se anexa a la orden.

Relación de Obras y/o Acciones

6 Verifica en el Programa Anual de Control y Auditorías las fechas de inicio y término que fueron programadas para la revisión.

7 Elabora memorandum, para enviar la orden al órgano encargo de su ejecución, donde se le indican dos aspectos: 1) Fechas de inicio y término programado para la revisión y 2) La devolución de un tanto de la orden debidamente notificada.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

datos correctos?

Se imprime la(s) orden(es) de auditoría(s),y se pasa a rubrica del jefe de la Unidad

de Supervisión Programacióny Evaluación

Se imprime la orden de auditoría(s) en originaly 3 copias, recaba firma del subcontralor de Auditoría Publica y del

Titualde la Contraloría General

Elabora memorandun en origianal y copia, para enviar al órgano ejecutor,

la(s) orden(es) de auditoría(s)

Recepcionar los datossolicitados y verifica la

información.

NO

SI

Inicia captura de la(s) orden(es), enla base de datos del ejercicio actual,

a efecto de mitir la(s) orden(es) deauditoría(s)

NO SI

Comunicar vía telefónica lasinconsistencias a las Direcciones de

la Subcontraloría Pública, ContraloríasInternas y Delegaciones Regionales

para su corrección

Datos correctos?

Fin

Analizar el Programa Anual de Controly Auditorías, para determinar que

auditorías serán emitidas.

Recibe copia d ela orden de auditoríadebidamente notificaday archiva en el

minutario

145

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/047

Nombre del Procedimiento: Órdenes de Auditoría Extraordinaria

Propósito: Controlar la emisión de las órdenes de auditorías por órgano ejecutor y emitir los informes respectivos.

Alcance: Desde la emisión de las ordenes de auditoría con base al programa anual de control y auditorías del ejercicio correspondiente, hasta la entrega de la misma al órgano encargado de su ejecución.

Responsable del Procedimiento: Área de Programación.

Políticas:

• Elaborará y emitirá las órdenes tomando como referencia el Programa Anual de Control y Auditorías

vigente.

• Elaborará reportes trimestrales para informar al Titular.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

Actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

Recibe memorándum de solicitud de auditoría extraordinaria.

2

Captura en la base de datos del ejercicio al que corresponda los datos generales de la orden de auditoría.

3 Elabora la orden de auditoría y recaba la firma del C. Contralor General la cual devuelven a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, para su trámite.

4 En los casos donde existen obras y/o acciones se capturan y se anexa a la orden.

5 Elabora memorandum para enviar la orden al órgano encargado de su programación, donde se le indica dos aspectos: 1) Fechas de inicio y término programado para la revisión y 2) La devolución de un tanto de la orden debidamente notificada.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

datos correctos?

Se imprime la(s) orden(es) de auditoría(s),y se pasa a rubrica del jefe de la Unidad

de Supervisión Programacióny Evaluación

Se imprime la orden de auditoría(s) en originaly 3 copias, recaba firma del subcontralor de Auditoría Publica y del

Titualde la Contraloría General

Recepcionar lasolicitud de emisión y verifica

los datos de las obras y o accionesen caso de existir.

NOSI

NO

SI

Comunicarse con el área que losolicitó, para darles a conocerlas inconsistencias y solicitar

nuevamente el envío de información.

Datos correctos?

Fin

Recibe copia d ela orden de auditoríadebidamente notificaday archiva en el

minutario

Inicia captura en la base de datos del ejercicio actual a efecto de emitir

la(s) orden(es) de auditoría(s)

Recibe orden firmada y elabora memorandun en origianal y copia,

para enviar al órgano ejecutor,

SI

148

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/048

Nombre del procedimiento: Emisión de oficios de seguimientos de auditorías.

Propósito: Incorporar personal que no inicio la auditoría y que será la responsable de su seguimiento; o bien, para turnar la auditoría a la Programación a Jurídica y de Prevención, toda vez que no podrá ser solventada por el órgano interno de control.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Programación del oficio de seguimiento de auditoría, hasta la entrega al responsable de la misma.

Responsable del procedimiento: Área de Programación

Políticas:

• Elaborará reportes anuales

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 Recibe memorandum de elaboración del oficio de seguimiento de la auditoría.

2

Verifica con el Área de Supervisión, adscrita a la Unidad de Supervisión y Programación y Evaluación, que la auditoría se encuentre en seguimiento.

Cuadernillo de Evaluación

3 Captura en la base de datos del ejercicio al que corresponda los datos generales de la orden de auditoría.

4

Elabora el oficio de seguimiento de auditoría y recaba la firma del C. Contralor General, la cual devuelven a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, para su trámite.

Orden de Auditoría

5 Elabora el memorandum, para enviar el oficio de orden de seguimiento al órgano responsable.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 150

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

REcibe memorandum de elaboracióndel oficio de seguimiento de la

auditoría.

Inicio

Verifica que la auditoríase encuentre en seguimiento.

Catura en la base de datosdel ejercicio al que

corresponda, los datosgenerales de la orden de

auditoría

Elabora oficio de seguimientode auditoria y recaba la firmadel Contralor, para el trámite

correspondiente.

Elabora memorandum para enviarla orden de seguimiento al organo

responsable.

Fin

151

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/049

Nombre del procedimiento: Emisión de oficios de alcances o ampliaciones de auditorías.

Propósito: Incorporar personal; ampliar el concepto y/o período de revisión; y/o modificar el fundamento legal de la orden de auditoría, la cual deberá estar en proceso de ejecución.

Alcance: Desde la solicitud de elaboración del oficio de alcance o ampliación de auditoría, hasta su entrega al Área responsable.

Responsable del procedimiento: Área de Programación.

Políticas:

• Controlará las modificaciones que se realicen a las auditorías.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 152

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 Recibe memorandum de solicitud de elaboración del oficio de alcance o ampliación de auditoría.

2

Verifica con el Área de supervisión, adscrita a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, que efectivamente la orden de auditoría se encuentre en proceso de ejecución.

Cuadernillo de Evaluación

3 Captura en la base de datos del ejercicio al que corresponda los datos generales de la orden de auditoría.

Sistema de Captura

4 Elabora el oficio de alcance o ampliación de auditoría y recaba la firma del C. Contralor General, la cual devuelven a la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, para su trámite.

5 Elabora memorandum, para enviar el oficio de orden de alcance o ampliación al órgano responsable.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 153

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

REcepciona la solicitud y verifica losdatos: justificacion (incorporar a

nuevo persona, ampliar el conceptoy/o periodo de revisión y/o modificar

el fundamento legal

Verificar si la auditoría se encuentraen proceso con el área de supervisión

adscrita a la Unidad de supervisión,Programación y Evaluación

¿Datos correctos?

Comunicarse con el órganoresponsable, para darle a conocer

las inconsistencias y envíe nuevamenteel memorandum

Captura en la base de datos del ejercicio al que corresponda

los datos generales de la orden de auditoría.

¿Datos correctos?

Elabora memorandum,para enviar el oficio de orden

de alcance o ampliación al órgano responsable.

Recaba firma del Subcontralor yfirma del titular de la Contraloría

General

Recibe del órgano ejecutor oficio dealcance o ampliación de la orden de

auditoría debidamente notificada

Fin

154

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AP/050

Nombre del procedimiento: Captura de órdenes de auditorías emitidas

Propósito: Incorporar las auditorías emitidas al Sistema.

Alcance: Desde la captura de la orden y relación de obras y/o acciones al sistema, hasta la entrega de la misma al órgano ejecutor.

Responsable del procedimiento: Área de Programación

Políticas:

• Deberá contar con la orden de auditoría debidamente firmada por el C. Contralor General.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 155

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1

Captura la orden de auditoría en el sistema.

2 Captura la relación de obras y/o acciones de la orden de auditoría.

3 Genera la base de datos y copia en un disco de 3 ½.

4 Elabora memorandum para su envío al órgano ejecutor.

5 Archiva copia del memorandum con el sello o firma de recibido por parte del órgano ejecutor.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 156

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Capturar la relación de obras y/o acciones de la orden de auditoría.

¿Datos correctos?

Comunicarse con el órganoresponsable, para darle a conocer

las inconsistencias y envíe nuevamenteel memorandum

Genera la base de datos y copia en un disco de 3 ½.

¿Datos correctos?

Elabora memorandum,para enviar el oficio de orden

de alcance o ampliación al órgano responsable.

Recaba firma del Subcontralor yfirma del titular de la Contraloría

General

Recibe del órgano ejecutor oficio dealcance o ampliación de la orden de

auditoría debidamente notificada

Fin

Capturar la orden de auditoría en el sistema.

NO

SI

157

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AS/051

Nombre del procedimiento: Seguimiento del Programa Operativo Anual.

Propósito: Evaluar a través del Avance Trimestral el cumplimiento del Programa Operativo Anual (avance Físico )

Alcance: Desde que envían la información de los 51 proyectos que integra la Contraloria General hasta concluir el avance en la Cuenta Pública.

Responsable del procedimiento: Área de Supervisión

Políticas:

• Se realizará trimestralmente.

• Se integrará a la Cuenta Pública

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 158

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

Al término del trimestre envía memorandum a los responsables de cada proyecto solicitándoles información respecto al avance trimestral. Recibe la información solicitada en los términos señalados y se integra. Se analiza: a) el avance obtenido durante el trimestre de cada uno de los

proyectos, contra lo programado realizar durante el mismo. b) Las justificaciones en caso de rebasar o no alcanzar lo

programado. (siempre atendiendo los porcentajes permitidos por la Secretaria de Planeación y Finanzas).

Concilia las cifras contra los resultados obtenidos en la evaluación realizada al Sistema de Auditoria Gubernamental. Si existen incongruencias con las cifras y justificaciones, estas deben aclararse con los responsables de los proyectos para su corrección inmediata. Elabora análisis funcional tomando en cuenta las cifras finales, y se elabora cuadernillo de eventos; el primero se envía a la Secretaría de Planeación y Finanzas y, el segundo al c. Contralor General y Subcontralor de Auditoría Pública.

Oficio Oficio y Formato avance trimestral Formato justificaciones Vía telefónica Vía telefónica Formato y Cuadernillo

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Al término del trimestre envía memorandum a los responsables de cada proyecto

solicitándoles información respecto al avance trimestral.

Se recibe la información solicitada en los términos señalados y se integra.

Fin

Se analiza:a)el avance obtenido durante el trimestre de cada uno de los proyectos, contra lo programado realizar durante

el mism; b)Las justificaciones en caso de rebasar o no alcanzar lo programado. (siempre atendiendo los porcentajes

permitidos por la Secretaria de Planeación y Finanzas).Se concilian las cifras contra los resultados

obtenidos en la evaluación realizada al Sistema de Auditoria Gubernamental.

Elabora análisis funcional tomando en cuenta las cifras finales, y se elabora cuadernillo de eventos;

el primero se envía a la Secretaría de Planeación y Finanzas y, el segundo al c. Contralor General y

Subcontralor de Auditoría Pública.

¿existen incongruenciasen las cifras

y justificaciones?

se envian con los responsables de los proyectos para su

corrección inmediata.

SI

NO

160

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AS/052

Nombre del procedimiento: Evaluación de Logros y Reintegros

Propósito: Integrar y analizar la información de los montos reintegrados y los logros obtenidos, derivados de las revisiones efectuadas por las Direcciones, Contralorías Internas y Delegaciones Regionales.

Alcance: Desde la solicitud de la información hasta la integración del cuadernillo.

Responsable del procedimiento: Área de Supervisión

Políticas:

• Dará seguimiento a los montos reintegrados y logros obtenidos

• Incluirá los resultados en el informe de gobierno.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 161

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1 2 3 4 5

Solicita trimestralmente la información de los montos reintegrados y logros obtenidos por las Contralorías Internas, Direcciones y Delegaciones Regionales Analiza la información y separándola por conceptos. Realiza conciliación con los montos reportados en el Sistema de Auditoria Gubernamental. Derivado del análisis comparativo, si existen variaciones o diferencias en los montos, se le notifica a las Instancias correspondiente para su justificación. Una vez conciliada la información se concluye con la elaboración del cuadernillo

cuadernillo

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 162

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

olicita trimestralmente la información de los montos reintegrados y logros obtenidos por

las Contralorías Internas, Direcciones y Delegaciones Regionales

Se analiza la información y separándola por conceptos.

Fin

Elabora cuadernillo

¿existen variacioneso diferencias en lo montos?

Notifica a las instanciascorrespondients para su

justificación.

Se realiza conciliación con los montos reportados en el Sistema de Auditoria

Gubernamental.

si

no

163

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AS/053

Nombre del procedimiento: Evaluación a la información del Sistema de Auditoria Gubernamental

Propósito: Evaluar los avances reportados en auditorías, eventos y actividades de las Direcciones, Contralorías Internas, y Delegaciones Regionales

Alcance: Se analizan desde los montos auditados, irregular, reintegrados, comprobados, persistentes turnados a otras instancias, hasta las observaciones determinadas y eventos atendidos.

Responsable del procedimiento: Área de Supervisión

Políticas:

• Solicitará al Área de Programación de Auditorías el listado de órdenes de auditorías emitidas durante el trimestre correspondiente.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 164

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

Solicita al Área de Programación, la relación de auditorias emitidas durante el trimestre correspondiente, la cual vacía en el archivo de evaluación. Solicita trimestralmente a las Direcciones, Contralorías Internas y Delegaciones Regionales, información de las actividades realizadas. Recibe dicha información, descompacta y accesa al Sistema de Auditoria Gubernamental imprimiendo los siguientes reportes:

• Resumen de avance de metas programadas y no programadas

• Resumen de avances de acciones programadas y no programadas

• Resumen de montos • Resumen de avance de observaciones

Evalúa la información, concilia las cifras reportadas en el avance trimestral y relación de auditorías proporcionadas por el Área de Programación. Notifica al responsable del proyecto, para hacer las aclaraciones o correcciones pertinentes en caso de existir inconsistencias o incongruencias en la cifras. Elabora cuadernillos, uno de montos del ejercicio actual y otro de montos persistentes de años anteriores los cuales envía al c. Contralor General y Subcontralor de Auditoria Pública.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Solicita a las Direcciones, Contralorías Internas y Delegaciones Regionales, información

de las actividades realizadas.

Fin

Elabora cuadernillos, uno de montosdel ejercicio actual y otro de montos persistentes

de años anteriores los cuales envía al c. Contralor General y Subcontralor de Auditoria Pública.

no

Recibe del área de Programación la relación de auditorias emitidas durante

el trimestre correspondiente, la cual vacía en el archivo de evaluación

Recibe dicha información, descompacta y accesa al Sistema de Auditoria Gubernamental

imprimiendo los siguientes reportes:"Resumen de avance de metas programadas y no programadas

"Resumen de avances de acciones programadas y no programadas"Resumen de montos

"Resumen de avance de observaciones

Evalúa la información, concilia las cifras reportadas en el avance trimestral y relación de auditorías proporcionadas por el Área de Programación.

y notifica a las instancias correspondientes para su justificación

Fin

166

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AS/054

Nombre del procedimiento: Actualización y/o modificación del sistema de auditoría gubernamental.

Propósito: Mantener al Sistema de Auditoria Gubernamental con datos y cifras actualizadas para contar con datos precisos

Alcance: Desde la solicitud de la modificación y/o actualización hasta la justificación y corrección

Responsable del procedimiento: Área de Supervisión

Políticas:

• Las modificaciones y/o actualizaciones deberán solicitarse por escrito.

• La corrección a las bases del Sistema de Auditoria Gubernamental será en un tiempo no mayor a dos días después de recibido el oficio, (labor efectuada en coordinación con la Unidad de Informática).

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1 2 3 4 5

La Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación recibe la solicitud mediante oficio de las modificaciones y/o actualizaciones de los órganos internos de control. Analiza y se procede a efectuar lo conducente Solicita al área de Informática su intervención para modificar la base del Sistema de Auditoria Gubernamental. Imprime los reportes para verificar las correcciones efectuadas Efectuadas dichas correcciones, entrega la base de datos actualizada al solicitante.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

entrega la base de datos actualizada al solicitante.

Se analiza y solicita al área de Informática su intervención para modificar la base del Sistema de Auditoria Gubernamental.

Se imprime los reportes para verificar las correcciones efectuadas

Fin

La Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación recibe la solicitud mediante

oficio de las modificaciones y/o actualizaciones de los órganos internos de control.

169

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/055

Nombre del procedimiento: Sistema Estatal de Evaluación de la Administración Pública Estatal.

Propósito: Medir y comparar el desempeño, resultado y calidad de los programas instrumentados por las Contraloría Generales y Entidades.

Alcance: Desde la recepción de la información referente a la evaluación de la gestión hasta concluir con la consolidación de la información de los sectores de la Administración Pública Estatal.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• La evaluación se realizará anualmente.

• La integración de la información será durante los meses de mayo a julio de cada año.

• Consolidará la información de la evaluación realizada por los Órganos Internos de Control a los Organismos Públicos.

• Los resultados se informarán en la síntesis ejecutiva consolidada.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Emite y envía los lineamientos que señalan los criterios de evaluación y las bases generales para su realización, tanto a los Órganos Internos de Control como a los Organismos Públicos. Realiza reuniones de trabajo con los Órganos Internos de Control para dar seguimiento a la evaluación de la gestión pública. Recibe información que contiene la evaluación de la gestión pública de los sectores y de los Organismos Públicos, la cual es remitida por los Órganos Internos de Control. Finaliza con la integración de la síntesis ejecutiva de la Administración Pública Estatal.

Disposiciones Normativas

Manual de evaluación

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Emite los lineamiento que contienenlos criterios de evaluación

Convoca a los organos internos delcontrol a reunicón de trabajo, para dar

seguimiento a las evaluaciones degestión de cada organismo público.

Es presentada conformea los

lineamientos?

Fin

Recibe copia d ela orden de auditoríadebidamente notificaday archiva en el

minutario

Recibe la información de lasevaluaciones sectoriales y organismos

públicos

SI

172

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/056

Nombre del procedimiento: Manuales de evaluación de la Administración Pública Estatal.

Propósito: Establecer los criterios de evaluación y bases generales para medir y comparar el desempeño de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

Alcance: Desde la integración y recopilación de metodologías de evaluación, hasta la elaboración del Manual de evaluación a implantar en la Administración Pública Estatal.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• Emitirá los manuales una sola vez, con revisiones anuales para su actualización.

• Entregará los manuales a los Órganos Internos de Control en forma impresa o magnética.

• Implantará los manuales en los Organismos Públicos a través de los Órganos Internos de Control.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Investiga y recopila metodologías de evaluación. Elabora manual de evaluación con la metodología a implantar. Remite al titular de la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación, para validación e integración del documento final. En su caso, corrige e integra el documento final. Envía el manual de evaluación a los Órganos Internos de Control.

Manuales y guías de

evaluación

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Investiga y recopia metodologíasde evaluación.

Integra la metodología a implantar enla administración pública estatal.

Existen correcciones?

Envía a los Organos Internos de Control

Integra el documento final y entrega al Jefe de la Unidad de Supervisión

Programación y Evaluación para su validación.

Elabora manual de evaluación

Remite al titular de la Unidad de Supervisión Programación y Evaluación,

para revisión y corrección.

Corrige manual deEvaluación

SI

NO

Fin

175

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/057

Nombre del procedimiento: Asesoría en la elaboración e implementación de indicadores de evaluación de

la gestión pública.

Propósito: Mejorar las habilidades y conocimientos del personal de los Órganos Internos de Control Delegaciones Regionales y comisarios para realizar la evaluación de la gestión pública.

Alcance: Desde la definición de la fecha y lugar para la impartición de los cursos de capacitación hasta la entrega de diplomas a los participantes a los mismos.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• Realizará asesoría, por lo menos, dos veces al año.

• El cupo máximo por curso será de 30 participantes.

• Evaluará el aprendizaje del curso con los casos prácticos resueltos en equipos de trabajo.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Define fecha y lugar para la impartición del curso de capacitación. Solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo el apoyo necesario. Prepara el material de exposición del curso. Convoca a los participantes al curso de capacitación. Imparte el curso de capacitación. Desarrolla casos prácticos para evaluar el aprendizaje adquirido. Entrega diplomas de participación a los participantes.

Manual de evaluación

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 177

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Define fecha y lugar para la impartición del curso

Solicita a la Unidad de apoyo realicelas funciones concernientes que lo

involucra para la impartición del curso.

Se reune el gruporequerido?

Entrega diploma de participación

Imparte el curso de capacitación

SI

Prepara material de exposición del curso

Convoca a los participantes del curso de capacitación

Reprograma el cursoNO

Fin

178

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/058

Nombre del procedimiento: Supervisión de evaluaciones realizadas por los Órganos Internos de Control a

los Organismos Públicos.

Propósito: Analizar las evaluaciones hechas por los Órganos Internos de Control a fin de mejorar la calidad de la información sobre los resultados reportados por los Organismos Públicos.

Alcance: Desde la convocatoria a reunión de trabajo con los Órganos Internos de Control hasta la integración de los documentos finales de la evaluación de la gestión pública.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• Realizará la supervisión anualmente.

• Efectuará la supervisión durante los primeros cinco ó seis meses, después del cierre del ejercicio de cada año.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 179

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1 2 3 4 5

Convoca a los Órganos Internos de Control a reunión. Revisa conjuntamente los indicadores y metas reportadas por los Organismos Públicos. Consensa con los Órganos Internos de Control, las recomendaciones que se deben emitir a los Organismos Públicos sobre la evaluación de la gestión. Recepciona y revisa la evaluación de la gestión pública definitiva del Organismo correspondiente, analizando que las recomendaciones efectuadas hayan sido incorporadas. Integra los documentos finales de evaluación de la gestión.

Memorándum Vía telefónica Formatos de evaluación Cuadernillo de evaluación Síntesis ejecutiva Sistema Estatal de evaluación Reportes Cuadernillo de evaluación Síntesis ejecutiva Cuadernillos de evaluación Síntesis ejecutiva

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JUNIO DE 2001 FEBRERO DE 2006 JULIO DE 2007 180

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Convoca a los organosinternos de control a la reunión

de trabajo.

Revisan indicadores reportados porlos organismos públicos.

los indicadores soncorrectos?

Elaboran y envía las cédulas conlas observaciones detectadas y recabalas firmas con fecha compromiso para

solventar

Concensa con los Organos Internosde control las recomendaciones que se

harán a los organismos públicos.

NO

Integra docuemtnos finales deevaluación de la gestión.

Corrigen documentos de evaluación de la gestióny envía documentos los Organos

Internos de Control

SIFin

Recibe documentos corregidos y con lasrecomendaciones incorporadas por el depto.

de Evaluación.

Se incorporaron las

recomendaciones

Notifica al organo inteno decontrol

si

no

181

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/059

Nombre del procedimiento: Verificación de reportes de evaluación

Propósito: Obtener evidencia documental que compruebe los resultados reportados en la evaluación de la gestión pública, de los programas o proyectos relevantes o estratégicos realizados por los Organismos Públicos.

Alcance: Desde la integración documental de la información hasta dar a conocer el informe de resultados.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• Realizará la verificación anualmente, sobre los programas o proyectos estratégicos.

• Efectuará la verificación durante el ejercicio siguiente al que corresponda la ejecución de los programas o proyectos.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 182

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Integra la evaluación de la gestión pública definitiva. Selecciona los programas o proyectos estratégicos a verificar, por su impacto económico o social. Solicita de manera oficial a los Órganos Internos de Control la verificación documental de los programas o proyectos seleccionados. Recepciona y analiza los informes de resultados de las verificaciones realizadas por los Órganos Internos de Control. Da a conocer al titular de la Unidad de Supervisión, Programación y Evaluación para que determine lo conducente.

Sistema Estatal de evaluación

Cuadernillos de evaluación Síntesis ejecutiva

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 183

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Integra la evaluación de la gestiónpública definitiva.

Selecciona los programas o proyectosestratégicos a verificar

Fin

Solicita a los organos internos de controlla verificación documental de los programas

Recepciona los informes de resultadosde las verificaciones realizadas por los

organos internos de control

Analiza las observaciones

Da a conocer al titular de la Unidadde Supervisión, Programación y

Evaluación.

184

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-USPE-AE/060

Nombre del procedimiento: Evaluación y seguimiento de proyectos institucionales

Propósito: Mejorar la información de los resultados o logros de los proyectos institucionales de la Contraloría General.

Alcance: Desde la obtención o recopilación de la información de los proyectos institucionales hasta la incorporación de indicadores a los informes oficiales.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación.

Políticas:

• Realizará trimestralmente la evaluación y el seguimiento, en los diferentes órganos administrativos.

• Elaborará informe semestral sobre los avances de los indicadores de cada órgano administrativo.

• Buscará mejorar la calidad de la información que se integra en documentos oficiales, como son: Cuenta Pública e Informe de Gobierno.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 185

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Obtiene la información de los resultados, metas o indicadores de los proyectos institucionales de la Contraloría General. Analiza y determina observaciones sobre la calidad de los indicadores para medir los resultados alcanzados. Realiza reuniones con cada órgano administrativo de la Contraloría General, para determinar los indicadores de evaluación con base en la calidad de éstos. Da seguimiento a los indicadores concertados para ser incorporados gradualmente a los informes oficiales.

Cuenta Pública

Informe de Gobierno

Cuenta Pública

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Obtiene información de los resultados,metas o indicadores de los proyectos

institucionales de la Contraloría GEneral

Analiza la calidad de los indicadores

Fin

Existen observaciones?

Da seguimiento a los indicadores paraque la Dependencia los incorpore

a los informes

SI

Realiza reuniones con cada organo Administrativo para determinarlas indicaciones de evaluación.

NO

187

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-CID-CIE-DAPE-DAPD/061

Nombre del procedimiento: Ejecución de auditorías

Propósito: Fiscalizar que los recursos asignados a los Organismos Públicos se ejerzan con eficiencia, eficacia y transparencia, observando criterios de racionalidad austeridad y disciplina presupuestaria, verificando el cumplimiento de metas y objetivos promoviendo la rendición de cuentas en beneficio de la sociedad

Alcance: Desde el envío de la solicitud a la Unidad de Supervisión Programación y Evaluación hasta la integración del expediente correspondiente.

Responsable del procedimiento: Contraloria Interna de Dependencias Contraloria Interna de Entidades Dirección de Auditoría Pública a Dependencias

Departamento de Auditorías a Dependencias Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Auditoría Pública a Entidades Departamento de Auditorías a Entidades Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Control y Enlace Regional Departamento de Apoyo Regional y Auditoría Coordinadas Departamento de Enlace Regional

Delegaciones Regionales Políticas:

• Dará cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditorías (PACA).

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2

2.1

2.2 3 4 5 6

Conforme al Programa Anual de Control y Auditorías (PACA), envía memo a la USPE con los nombres de los auditores que participarán en la revisión, solicitando la emisión de la orden auditoría. Recibe orden de auditoría y revisa. ¿Los datos son correctos? Si. Continúa con la actividad 3 No. Devuelve mediante memo a la USPE para su corrección. Regresa a la actividad 2 Notifica al titular del Organismo Público a auditar y devuelve copia sellada a la USPE mediante Memorándum. Elabora acta de inicio en donde se hace constar la entrega de la orden respectiva, así como las personas con quienes se entiende la auditoría y el inicio formal de la misma. Elabora la planeación de la auditoría que consiste en: Carta de Planeación, Marco Conceptual, Cronograma de actividades, considerando los antecedentes del Área, programa o rubro a auditar, objetivo que se pretende alcanzar, los procedimientos y actividades según correspondan, así como el tiempo asignado para la auditoría. Revisa y analiza la documentación proporcionada por el responsable del Área a auditar aplicando los métodos, técnicas y procedimientos de auditorías, de acuerdo a la planeación correspondiente, elaborando los papeles de trabajo respectivos, con la evidencia suficiente y competente de las observaciones que en su caso se detecten

Manual de Organización. Reglamento Interior.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 189

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 7

7.1

7.2 8 9

10

11

Elabora informe de resultados de auditoría y da a conocer a los responsables del Área auditada, estableciendo la fecha compromiso para la solventación de las observaciones que en su caso se determinen y que no ameriten remitirse a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención, conforme a las recomendaciones planteadas, obteniendo las firmas de los responsables en las cédulas de observaciones. ¿Existen observaciones que ameritan remitirse a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención? Si. Elabora informe final de resultados de Auditoría, Integra el expediente correspondiente y lo turna mediante memorándum a dicha SubContraloría General. No. Continúa con la actividad 8. Captura en el SAG los resultados de la auditoría. Con base al informe de resultados elabora Informe Ejecutivo dirigido al titular del organismo público auditado, turnándose a la SubContraloría General de Auditoría Pública, para obtener la firma del C. Contralor General. Recibe de la SubContraloría General de Auditoría Pública el Informe Ejecutivo y notifica al Titular del Organismo auditado. Integra expediente de auditoría debidamente foliado con índice, cruces y marcas y lo resguarda para el seguimiento respectivo; en caso de no determinarse observaciones se envía a la Coordinación de Archivo Central.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe la orden de auditoría emitidapor la USPE

Se envia oficio a la USPE(Unidad deSupervisión,Programación y Evaluación con los

nombres de las personas que actuarán en la revisión,para la emisión de laorden respectiva

¿Los datosrecibidos son

correctos?

Se devuelve a la USPEmediante memorandopara que realice las

modificaciones necesarias

Se notifica la orden de auditoríacon el titular de la entidad

Se levanta el Acta de Inicio de Auditotoría, en donde se hace

constar la presencia de los auditoresactuantes,entregando estos la orden

de auditoría a quien va dirigida

Se obtiene el acuse de recibo de supuño o letra o estampando elsello oficial del ente auditado

Se solicita información medianteescrito al área auditada, asi como

entrevistas, recopilando así lainformación y documentación

requerida para su revisión

Se elabora la carta de planeaciónasí como de las investigaciones quese realizan sobre el área,programa

o rubro a auditar,controles internosestablecidos, marco jurídico y posibleproblemática existente en la revisión

A

Se formula el Marco Conceptualestableciendo los procedimientosespecíficos por desahogar en la auditoría, evitando la duplicación

de funciones en la auditoría

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Se elabora el Cronograma de Actividades en base al Marco

Conceptual, en el que se detallande manera cronológica cada una

de las actividades que se realizandurante la auditoría

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Se desarrolla la revisiónaplicando las técnicas y

procedimientos de auditoríanecesarios haciendo constar

en cédulas los hallazgos ysituaciones observadas

suficientes y competentes

De los resultados obtenidosse integra el expediente de

papeles de trabajo parasoportar la evidencia en que se basan las observacionesmismas que se plasman en

el informe de auditoría

Terminando la revisión se elabora el informe de auditoriadetallando con claridad los ha-llazgos que hayan sido determi-nados, con información suficien-te y relevante que facilite su com-prensión y que su exposición sea

convincente y objetiva

El informe es presentado al Director de Auditoría Pública

a Entidades y en el caso de unOrgano Interno de Control al titular de la Contraloría interna

para supervisión

Previa cita, se procede a leer el informe al titular del ente auditado

así como a los involucrados del áreaobteniendo la firma de ellos en cada

una de las observaciones determinadas

Se elabora el informe ejecutivo

Se envía al titular de la Subcontra-loría de Auditoría Pública para firma

del titular de la ContraloríaGeneral

Se corrige el informe ejecutivoNo

Se recibe firmado por el titularde la Contraloría General

Se notifica el informe ejecutivocon el titular de la entidad

Se integra el expediente de auditoría y se envía al érea

de seguimiento

Fin

A

B

B

¿Procede o noel informeejecutivo?

191

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-CID-CIE-DAPE-DAPD/062

Nombre del procedimiento: Seguimiento de Auditorías

Propósito: Verificar que las recomendaciones correctivas y preventivas planteadas en el informe de auditoría, hayan sido atendidas en tiempo y forma por el área auditada

Alcance: Desde la recepción del expediente de auditoría hasta el envío a la Coordinación de Archivo Central el expediente correspondiente.

Responsable del procedimiento: Contraloria Interna de Dependencias Contraloria Interna de Entidades Dirección de Auditoría Pública a Dependencias

Departamento de Auditorías a Dependencias Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Auditoría Pública a Entidades Departamento de Auditorías a Entidades Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Control y Enlace Regional Departamento de Apoyo Regional y Auditoría Coordinadas Departamento de Enlace Regional

Delegaciones Regionales Políticas:

• La documentación presentada por el área auditada deberá ser suficiente y competente atendiendo las recomendaciones planteadas.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

1.1.

1.2

2

2.1

2.2

3

4

5

6

Recibe expediente para el seguimiento de la auditoría. ¿El personal que realizará el seguimiento es distinto al que practicó la auditoría? Si. Mediante memorándum solicita a la USPE orden de auditoría de seguimiento, proporcionando los datos del personal que realizará el seguimiento. No. Continúa con la actividad 3. Recibe y revisa la orden de auditoría de seguimiento de la USPE. ¿Los datos están correctos? Si. Notifica al Titular del Organismo, y devuelve copia sellada a la USPE mediante Memorándum. Continúa con la actividad 3 No. Devuelve mediante Memorándum a la USPE para su corrección. Regresa a la actividad No. 2 Captura en el formato denóminado Cédulas de Seguimientos las observaciones y recomendaciones planteadas. Recibe del Organismo la información y/o documentación inherente a las recomendaciones planteadas en el informe de Auditoría. Analiza en papeles de trabajo la información y/o documentación con el propósito de verificar si se solventan las recomendaciones correctivas; en lo referente a las preventivas, realiza pruebas selectivas en el Área auditada con la finalidad de verificar su cumplimiento. Realiza cédulas de seguimiento, señalando las acciones que dieron cumplimiento a las recomendaciones propuestas así como aquellas que no fueron solventadas, reiterando las recomendaciones contenidas en cédulas de auditoría y en su caso el replanteamiento correspondiente.

Manual de Organización. Reglamento Interior.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 7 8 9

9.1

9.2

Da lectura a las cédulas del primer seguimiento con los responsables del Área auditada, indicando las nuevas fechas compromiso para las observaciones que no fueron solventadas, obteniendo las firmas de los responsables de la solventación e integra el expediente conteniendo folio, índice, cruces y marcas. Captura en el SAG los resultados del seguimiento. Realiza nuevos seguimientos, regresa a las actividades 4, 5, 6, 7 y 8 con excepción de una nueva fecha compromiso, en el caso de que analice y determine que las observaciones que aún no hayan sido solventadas deban ser turnadas a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención. ¿Persisten las observaciones? Si. Elabora Informe Final de seguimiento haciendo constar las observaciones pendientes de solventar, integra el expediente y turna a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención. No. Se da por concluido el seguimiento, integra el expediente conteniendo folio, índice, cruces y marcas y se envía a la Coordinación de Archivo Central.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe del área de auditoríael expediente para su

seguimiento

¿El personal querealizará el seguimiento

es distinto al querealizó laauditoría?

Mediante memorando se solicitaa la USPE orden de auditoría deseguimiento, proporcionando losdatos del personal que realizará

el seguimiento

Se recibe orden de auditoría de seguimiento de la USPE y revisa

si los datos están correctos

¿Los datosrecibidos soncorrectos?

Se procede a notificar al titular de la dependencia, devolviendo copia

sellada a la USPE mediante memorando

Se devuelve mediantememorando a la USPE

para su corrección

Se recepciona vía oficio la documen-tación para la solventación de obser-vaciones y recomendaciones en el plazo establecido en el informe de

auditoría

No

Se obtiene de las Cedulas de observa-ciones del expediente de auditoría las observaciones y recomendaciones que

contiene y bajarla a las cédulas deseguimiento

A

Analizar la información y/o evidencia documental solicitadaa fin de verificar si se solventanlas recomendaciones correctivas

propuestas

Se analizan las recomendacionespreventivas, efectuando en formaselectiva pruebas de cumplimien-to sobre las operaciones posterio-

res a la fecha de la auditoría

¿Existen avances

suficientes?

Se elaboran las cédulas de seguimiento,señalando las acciones que dieron cumpli-

miento a las recomendacionespropuestas

Se señalará la no existenciade avances y se deberán reiterarlas propuestas efectuadas en las

cédulas de observaciones

Se replantean las recomendacionesya que los nuevos hallazgos modi-

fican las propuestas efectuadasoriginalmente

No

¿Se detectaronnuevos hallazgos?

Se comentan las cédulas de seguimiento con los responsablesdel área revisada, se obtienen susfirmas y se fija la nueva fecha decompromiso de slventación de las

recomendaciones propuestas

Se envía al responsable de capturaen el SAG, el avance del

seguimiento

Se integra el expediente deseguimiento, y se procede a

realizar un segundoo hasta untercer seguimiento

¿Persisten lasobservaciones?

Se integra el expediente y se turna al área de archivo

No

Se elabora distamen contable después del tercer seguimiento,

haciendo constar las observacionespendientes de solventar,se integra el

expediente y se turna a la SJP

Fin

no

si

A

SI

NO

SI

195

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC-063

Nombre del procedimiento: Resolución del procedimiento administrativo por Irregularidades incurridas por

Servidores Públicos.

Propósito: Investigar y determinar presuntas irregularidades incurridas por servidores públicos estatales en el desempeño del servicio público, imponiendo las sanciones que sean procedentes a fin de sujetar sus actos apegados a los principios de eficiencia, legalidad y honradez.

Alcance: Desde la recepción de la queja, denuncia o auditoría, hasta la ejecución de la resolución.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C).

Políticas:

• Practicará las diligencias pertinentes para la debida substanciación del procedimiento administrativo, cumpliendo con los plazos establecidos en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado.

• Practicará oficiosamente las diligencias necesarias para llegar a la verdad histórica de los hechos.

• El procedimiento administrativo deberá cumplir con los requisitos de fondo y de forma.

• Efectuará las notificaciones de los actos o resoluciones emitidas, dentro de los plazos establecidos para

tales efectos.

• Cumplirá con las formalidades de las notificaciones (personales, edictos, estrados, etc.).

• La resolución deberá ser notificada al servidor público a quien afecte la misma, así como a las dependencias involucradas. .

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe de los Órganos Administrativos de las Dependencias, las quejas, denuncias o auditorías. Analiza la procedencia de la documentación recibida y si se advierte que es para inicio de procedimiento, se turna a la Coordinación correspondiente, para que sea registrado en el Libro de Gobierno respectivo y se le asigna un número. Las coordinaciones substancian procedimientos administrativos tanto por irregularidades de carácter administrativas, como aquellas que impliquen monto financiero. Si existen elementos para substanciar, recibe el expediente y previo estudio del mismo se da inicio y se ordena solicitar las pruebas que sean necesarias y practicar las diligencias que el caso amerite. En lo referente a procedimientos administrativos substanciados por irregularidades no estimables en dinero, es necesario darle el trámite y seguimiento, teniendo en cuenta que el plazo de la prescripción será de tres meses, contados a partir del día siguiente en que se incurra en irregularidad. Si del análisis de procedencia se advierte que no existen elementos para substanciar, se radica y se ordena su archivo. Recaba las pruebas que sean necesarias y practica las diligencias (acuerdos, citatorios para comparecencia previa, oficios, etc.), a fin de acreditar la presunta responsabilidad imputada y reunidos que hayan sido las mismas. Si se conoce el domicilio del servidor público, se ordena citar al presunto o presuntos responsables en audiencia de ley, haciéndole saber sus derechos y las prevenciones necesarias; asimismo, se ordena girar oficio al Superior Jerárquico del Servidor Público involucrado, a efecto de que designen a persona quien deberá representar los intereses de la misma en la citada audiencia.

Artículo 75 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 197

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

7

8

9

10

11

12

En el caso de ignorarse el domicilio del presunto responsable, se gira oficio a las Dependencias o Entidades, para que proporcionen el domicilio que tengan registrado en sus archivos a fin de poder citarlo. Si después de la búsqueda el servidor público involucrado no es localizado, se procede a realizar las respectivas notificaciones por Edictos. La verificación de la audiencia, se lleva a cabo en una diligencia en la que declara el servidor público involucrado, en la misma ofrece las pruebas que considere convenientes, admitiéndose o desechándose las pruebas, ya desahogadas las mismas en la audiencia, se producen los alegatos, formulándose los cuestionamientos que sean necesarios, salvo el caso de algunas pruebas o diligencias cuyo desahogo que el órgano de control deba desahogarse en fecha y hora distinta, se turnarán los autos para emitir resolución; caso contrario, se practicarán las diligencias necesarias para su debida integración. Si se advirtieren elementos que impliquen nueva responsabilidad administrativa por parte del presunto responsable o de otros, se podrá disponer la práctica de investigaciones y citar para audiencia de ley a otro u otros. Aquellos asuntos que por su naturaleza sean relevantes y que originalmente correspondan al Superior Jerárquico resolverlos, la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial, podrá ejercer la facultad de atracción para conocer y resolver los mismos. Agotadas las pruebas y formulados los alegatos, se dicta acuerdo en que se traen los autos a la vista para emitir la resolución correspondiente. Si la irregularidad no implica monto económico que exceda de 100 salarios mínimos vigentes en la Entidad, las actuaciones originales del procedimiento administrativo, serán remitidos por oficio al Superior Jerárquico, a efecto de que emita la resolución que conforme a derecho corresponda, pudiendo la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial ejercer la facultad de atracción.

Artículo 62 fracción I de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 198

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

13

14

15

16

17

18

19

20

Revisa que el expediente cumpla con los requisitos de fondo y con las formalidades del procedimiento (foliado, entre sellado, rubricado, diligencias firmadas, etc.) Determina si la responsabilidad se encuentra acreditada. Analiza los medios de prueba existentes. Elabora el proyecto de resolución, el cual debe ir firmado por el Contralor General. Una vez firmado el acuerdo, citatorio, oficio o resolución, hace llegar personalmente dichos documentos a quien deba notificársele, elaborando la correspondiente cédula de notificación. Si no efectúa la notificación personal, se hará constar en una razón, los motivos por los cuales no se verificó la misma. Si una vez notificado el servidor público, éste es omiso al proporcionar domicilio en esta ciudad o bien lo proporciona incorrectamente, las subsecuentes notificaciones deberán realizarse a través de los Estrados. En caso de que se desconozca el domicilio del servidor público o persona a quien deba notificársele el acuerdo, citatorio, oficio, resolución, etc., deberá efectuarse la notificación por edictos. Notifica la resolución debidamente firmada por el Contralor General al servidor público contra quien se substanció el procedimiento administrativo respectivo; al Superior Jerárquico del servidor público; y, en su caso, a la Secretaría de Planeación y Finanzas, para que proceda a iniciar el Procedimiento Económico-Coactivo de Ejecución.

Artículo 54 Bis de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recibe de los órganosadministrativos de las

dependencias, las quejas,denuncias o auditorías.

turna a la coordinacióncorrespondiente, para que sea registrado enel libro e Gobierno respectivo y se le asigna

un numero

Las coordinaciones substancianprocedimientos administrativos

tanto por irregularidades de caracteradministrativas, como aquellas que

impliquen monto financiero.

recaba las pruebras que sean necesarias ypractica las diligencias (acuerdos, citatorios para

comparecencia previa, oficios, etc). a fin de acreditar la presunta responsabilidad

Determina si la responsabilidadse encuentr creditada y analiza los medios de prueba existentes.

Recibe el expediente y previo estudiodel mismo se da inicio y se ordena

solicitar las pruebas que seannecesarias y practirar las diligencias que

el caso amerite.

¿Si existen elemetospara substanciar?

Radica el Expediente yordena su archivo

Cita al (los) responsable (s) en audiencia ya la persona designada para representarlos intereses del Superior Jerárquico del

servidor público involucrado.En el caso de ignorarse el domicilio, se realiza

busqueda a fin de citarlos, si aun se desconoce eldomicilio se realiza notificación por edictos.

Lleva a cabo la diligencia en la que declara el servidor público, se presentan

pruebas, se producen alegatos y/ ocuestionamientos.

¿Existen elementosque impliquen

nueva responsabilidad?

Puede disponer deprácticas de investigaciones

y citar para audienciade ley a otro(s)

si

no

Agotadas las pruebas y formuladoslos alegatos, se dicta acuerdo en que

se traen los autos a la vista paraemitir la resolución correspondiente.

¿la irregularidad implica monto económico mayor a100 salarios

mínimos vigentes enla Entidad?

las actuaciones originales delprocedimiento administrativo, serán remitidospor oficio al Superior Jerárquico, a efecto de

que emita la resolución que conforme a derechocorresponda, pudiendo la Dirección de

Responsabilidades y Registro Parimonial, ejercer la facultad de atraccion

Revisa que el expediente cumpla con lasformalidades del procedimientos (foliado,

rubricado, diligencias, etc)

Elabora proyecto de resolución

Entrega el acuerdo citatorio oresolución a quien deba

notificársele.

Elabora cédula de notificación yhace constar la razón en caso de no

efectuarse la notificación.

Notifica la resolución debidamente firmada por el Contralor General al servidor

público contra quien se substanció el procedimiento administrativo respectivo; al

superior Jerárquico del servidor público; y en su caso, a la Sría. de Planeación y Finanzas, para

que proceda a iniciar el procedimiento EconómicoCoactivo de ejecución

Fin

B

A

A

200

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/064

Nombre del procedimiento: Resolución del Recurso de Revocación

Propósito: Garantizar a los servidores públicos sancionados, el derecho general de impugnar las resoluciones emitidas por la Contraloría General.

Alcance: Desde la presentación del Recurso de Revocación hasta la resolución del mismo.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C). .

Políticas:

• Verificará que el recurso se interponga en tiempo y forma. • Preparará y desahogará las pruebas que se ofrezcan.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Analiza si el recurso de revocación se encuentra presentado en tiempo y forma. Dicta el auto ya sea de prevención, admisión o desecamiento del recurso, según sea al caso. En caso de prevenir al promovente del recurso y de no cumplir con la prevención, se dicta auto desechando el mismo; y, de cumplirse aquella, se admite el recurso, ordenándose el desahogo de las pruebas, concluido el periodo probatorio se ordena emitir la resolución respectiva. La resolución únicamente versará sobre los agravios expuestos por el promovente y al tenor de las pruebas ofrecidas, determinándose ya sea modificar, confirmar o revocar la resolución impugnada.

Artículo 68 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos de Chiapas.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 202

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Analiza si el recurso de revocación se encuentra presentado en tiempo y forma

dicta el auto ya se ade prevención, admisióno desecamiento del recurso, según sea el

caso.

La resolución únicamente versará sobre los agravios expuestos por

el promovente y al tenor de las pruebas ofrecidas, determinándose ya sea modificar, confirmar o

revocar la resolución impugnada

En caso de prevenir al promovente del recurso y de no cumplir con la prevención, se dicta auto desechando el mismo; y, de cumplirse aquella, se admite el recurso, ordenándose el desahogo

de las pruebas, concluido el periodo probatorio se ordena emitir la resolución respectiva

Fin

203

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/065

Nombre del procedimiento: Defensa de los Juicios de Nulidad.

Propósito: Obtener la subsistencia de la validez de las resoluciones que emite la Contraloría General, derivado de los procedimientos administrativos substanciados en la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial.

Alcance: Desde la recepción de la demanda de nulidad hasta la emisión de la resolución.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C). .

Políticas:

• Contestará en tiempo y forma haciendo valer en primer orden, las causas de improcedencia del juicio de nulidad; asimismo, procurará la debida integración de los litisconsortes.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 204

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Recibe las demandas de nulidad y verifica si es interpuesta en tiempo y forma.

Analiza los agravios que expone el recurrente y da contestación a los mismos.

Elabora el escrito de contestación de la demanda de nulidad, adjuntando al mismo, copias certificadas del procedimiento administrativo respectivo.

Presenta el escrito de contestación de la demanda de nulidad ante la Oficialía de Partes del Supremo Tribunal de Justicia del Estado, junto con las pruebas respectivas, estando a la espera de que se señale fecha y hora para el desahogo de la Audiencia de Ley y en su momento la Sala correspondiente emita la resolución respectiva.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 205

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Elabora el escrito de contestaciónde la demanda de nulidad, adjuntando al mismo copias

certificadas del procedimientoadministrativo respectivo

Presenta el escrito de contestación de la demanda de nulidad ante laOficialia de partes del SupremoTribunal de Justicia del Estado

junto con las pruebas respectivas

Espera fecha y hora para el desahogo de la audiencia de

ley y la solución respectiva

Fin

Recibe las demandasde nulidad y verificasi es interpuesta en

tiempo y forma

Analiza los agravios queexpone el recurrente y dacontestación a los mismos

206

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/066

Nombre del procedimiento: Recurso de Revisión.

Propósito: Obtener la subsistencia de la validez de las resoluciones que emite la Contraloría General, derivado de los procedimientos administrativos radicados en la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial.

Alcance: Desde la interposición del recurso de revisión ante la Sala Superior del Supremo Tribunal de Justicia del Estado o en su caso, donde se ordena dar contestación a los agravios de aquel que se hubieran interpuesto, hasta la emisión de la resolución.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C).

Políticas:

• Promoverá en tiempo y forma el recurso de revisión o en su caso, dará contestación en tiempo y forma a los agravios de quien promueva el recurso.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 207

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad

Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Si la Contraloría General se encuentra inconforme con las resoluciones emitidas por las Salas Civiles del Tribunal de Justicia del Estado, dentro de los juicios de nulidad, interpone el recurso de revisión. Emite el auto que ordene la interposición del recurso de revisión o en su caso, donde se ordena dar contestación a los agravios de aquel que se hubiera interpuesto.

Elabora el escrito correspondiente al recurso de revisión, expresando los agravios que ocasiona la resolución emitida por la Sala del Supremo Tribunal de Justicia del Estado, o en su caso, elabora el escrito de contestación de aquellos agravios que se hubieren hecho valer. El escrito, deberá ser presentado ante Oficialía de Partes del Supremo Tribunal de Justicia del Estado.

Una vez presentado el recurso ante la instancia respectiva, da el seguimiento verificando el número del expediente, el magistrado relator a que le haya correspondido el recurso, así como la fecha de listado para sesión.

Una vez notificada la resolución emitida, acuerda el conocimiento de la misma por éste Órgano de Control.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 208

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Elabora el escrito correspondiente alrecurso de revisión, expresando los agravios que ocasiona la resolución

emitida por la sala del Supremo Tribunalde Justicia del Estado, o en su caso,elabora el escrito de contestación de

aquellos agravios que se hubieren hechovaler. El escrito deberá ser presentadoante la Oficialia de Partes del Supremo

Tribunal de Justicia del Estado

Fin

Si la contraloría Generalse encuentra inconforme con las

resoluciones emitidas por lasSalas civiles del Tribunal de Justicia

del Estado, dentro de los juicios de nulidad,entonces optará por interponer el recurso

de revisión.

Por lo que, emite el auto que ordenela interposición del recurso de revisión

o en su caso, donde se ordena dar contestación a los agravios de aquel que

se hubiera interpuesto.

Una vez notificada la resoluciónemitida, acuerda el conocimiento de la

misma por éste Órgano de Control.

Una vez presentado el recurso ante lainstancia respectiva, da el seguimiento,verificando el número del expediente, el

magistrado relator a que le hayacorrespondido el recurso, así como la

fecha de listado para sesión.

209

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/067

Nombre del procedimiento: Registro de las declaraciones patrimoniales y resolución del procedimiento

administrativo por la omisión y/o presentación extemporánea de los mismos

Propósito: Llevar el registro de los bienes patrimoniales de los servidores públicos del Estado.

Alcance: Desde la recepción de las declaraciones patrimoniales, hasta la ejecución de la resolución emitida dentro del procedimiento administrativo en caso de omisión o presentación extemporánea de las declaraciones patrimoniales.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C) Delegaciones Regionales.

Políticas:

• Llevará a cabo la substanciación del procedimiento administrativo, en caso de incurrir el servidor público en omisiones en la presentación de su respectiva declaración patrimonial, en términos de lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 210

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe las declaraciones patrimoniales de inicio, conclusión o modificación.

Verifica si la presentación de la declaración patrimonial se encuentra en los términos de Ley; de ser así, archiva las declaraciones patrimoniales. Captura en el sistema Integral Patrimonial, los datos personales de los servidores públicos que presentan la Declaración patrimonial.

Si la presentación de la declaración patrimonial no es presentada o es presentada de manera extemporánea, realiza substanciación del procedimiento administrativo respectivo, llevando a cabo el registro en el libro de gobierno los datos del servidor público que incurrió en responsabilidad administrativa y asignando el número de expediente. Radica el procedimiento administrativo. Notifica mediante oficio citatorio al servidor público involucrado, para que en el término de siete días presente su declaración patrimonial, en el supuesto de omisión; y dentro del mismo término se le otorga la prerrogativa de ofrecer pruebas y alegar lo que a su derecho convenga. Practica las diligencias correspondientes y desahoga las pruebas que obran dentro del procedimiento administrativo; hecho lo anterior, ordena traer a la vista los autos para emitir la resolución que conforme a derecho corresponda. Emite la resolución correspondiente y notifica su contenido al servidor público involucrado, al Superior Jerárquico y en su caso, a la Secretaría de Planeación y Finanzas para que lleve a cabo el Procedimiento Económico Coactivo de Ejecución.

Artículos 45 fracción XVIII, 77 y 78 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Captura en el sistema integralpatrimonial, los datos personales de los servidores públicos que presentan

la Declaración patrimonial

Notifica mediante oficio citatorio al servidorpúblico involucrado, para que en el término de

siete días presente su declaraciónpatrimonial en el supuesto de omisión; ydentro del mismo término se le otorga la prerrogativa de ofrecer pruebas y alegar lo

que a su derecho convenga

Emite la resolución correspondiente ynotifica su contenido al servidor público

involucrado, al Superior Jerárquico y en su caso, a la Secretaría de Planeación yFinanzas para que se lleve a cabo el

Procedimiento económico coactivo deejecución

Fin

Recibe las declaracionespatrimoniales de inicio,

conclusión o modificación.

¿La declaraciónse encuentra

en los términos de Ley?

Archiva declaración

¿La declaración es presentada

en tiempo?

Realiza substanciación del procedimientoadministrativo respectivo, llevando

no

si

212

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/070

Nombre del procedimiento: Juicio de Amparo

Propósito: Defender el acto reclamado para lograr su persistencia.

Alcance: Desde la recepción de la notificación da la demanda de Amparo ya sea como autoridad responsable o tercero perjudicado; hasta la Audiencia Constitucional.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B, C y Departamento de Registro Patrimonial).

Políticas:

• Rendirá informe previo y justificado en tiempo y forma, como autoridad responsable.

• Como tercero perjudicado, comparecerá en tiempo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4

La Autoridad ante quien sea tramitado el amparo, requerirá a la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial, rinda informe previo y/o justificado. Rinde el informe previo y/o justificado dentro del plazo legal, acompañado de las constancias que acrediten la legalidad del acto reclamado; así como aquellas que requiera la autoridad federal. Tratándose de tercero perjudicado, comparece en tiempo, dando contestación a los conceptos de violación expuestos por el quejoso. Por último, se estará a lo verificado en la Audiencia Constitucional respectiva.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Rinde el informe previo y/o justificadodentro del plazo legal, acompañado de lasconstancias que acrediten la legalidad delacto reclamado, así como aquellas que

requiera la autoridad federal

Fin

La autoridad ante quiensea tramitado el amparo,requerirá a la Dirección,rinda informe previo y/o

justificado.

Tratándose de tercero perjudicado, comparece entiempo, dando contestacióna los conceptos de violaciónexpuestos por el quejoso.

Por último, se estará a loverificado en la AudienciaConstitucional respectiva.

215

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/068

Nombre del procedimiento: Capacitación para la operación de Sistema Declara-Net.

Propósito: Difundir el Sistema electrónico de presentación de la Declaración patrimonial por Internet.

Alcance: Desde el envío del oficio de invitación a las dependencias y entidades hasta que el servidor público obligado a presentar declaración patrimonial conoce del sistema electrónico y hace uso de ello.

Responsable del procedimiento: Departamento de Registro Patrimonial.

Políticas:

• Capacitará a todos los servidores públicos obligados a presentar declaración patrimonial de las diferentes Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

Programa la difusión del Sistema DeclaraNET-Chiapas.

Elabora el calendario de actividades a efecto de regirse por este, en cuanto a tiempos, metas y alcances. Elabora y gira oficios de solicitud de auditorios donde se efectúan las capacitaciones del DeclaraNET.

Elabora y gira oficios de invitación a las Unidades de Informática y Unidades de Apoyo Administrativo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, para la capacitación del Sistema DeclaraNET.

Revisa los Padrones de los Servidores Públicos obligados a presentar declaración de modificación patrimonial. Gira oficios a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, a efecto de que corroboren el padrón de servidores públicos obligados a declarar, adscritos a su Contraloría General o Entidad. Elabora las listas de asistencia a los cursos de capacitación del DeclaraNET, de acuerdo a los servidores públicos obligados a presentar declaración de situación patrimonial. Imparte la capacitación en las sedes y fechas establecidas en la Ciudad y en las diferentes Delegaciones de la Contraloría General. Elabora la lista de asistencia de los servidores públicos que acudieron a las capacitaciones. Elabora propuestas para trípticos y cartelones de la Difusión de la obligación de la Declaración de Modificación en el mes de mayo, con alusivos del Sistema DeclaraNET. Envía a Talleres Gráficos la solicitud para la elaboración de trípticos y cartelones.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

12

13

Gira oficios a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, para el envió de formatos impresos, trípticos y cartelones. Solicita al Vocero de la Contraloría General, la difusión en medios impresos, radio y televisión, de la obligación de presentar la declaración de modificación en el mes de mayo, así como el Sistema DeclaraNET

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 218

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Elabora el calendrio de actividades aefecto de regirse por este, en cuanto a

tiempos, metas y alcances.

Elabora y gira oficios de solicitud de auditoriasdonde se efectúan las capacitaciones del

DeclaraNET y Elabora oficios de invitación a las Unidades de Informática y Unidades

de Apoyo Administrativo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal,

para la capacitación del Sistema DeclaraNET

Revisa los padrones de los servidors públicosobligados a presentar delcaración de

modificación patrimonial.

Gira oficios a las Dependencias y Entidadesde la Administración Pública Estatal, a efecto de que corroboren el padrón de

servidores públicos obligados a declarar,adscritos a su Contraloría General o Entidad.

Elabora las listas de asistencia a los cursos decapacitación del DeclaraNET, de acuerdo a los

servidores públicos obligados a presentardeclaración de situación patrimonial.

imparte la capacitación en las sedes y fechasestablecidas en la ciudad y en las diferentes

Delegaciones de la Contraloría General y Elaboralista de asistencia de los servidores públicos que

acudieron a la capacitación.

Elabora propuestas para tripticos y cartelones de ladifusión de la oblición de la Declaración de Modificación

en el mes de mayo y envia a tralleres graficos la solicitud para la elaboración de estos tripticos.

Programa la difusión delSistema DeclaraNET-Chiapas

Envía tripticos y cartelones a las diferentes entidades dela administración pública estatal de manera oficial.

Solicita al Vocero de la Contraloría General, la difusión en medios impresos, radio y televisión, de la obligación de presentar la declaración de

modificación en el mes de mayo, así como el Sistema DeclaraNET

Fin

219

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DRRP-CABC/069

Nombre del procedimiento: Expedición de Constancias de no inhabilitación

Propósito: Hacer constar que los particulares no se encuentran impedidos para desempeñar empleo, cargo o comisión en la Administración Pública Estatal.

Alcance: Desde la recepción de las boletas de pago de derechos, hasta la expedición de la constancia de no inhabilitación.

Responsable del procedimiento: Departamento de Registro Patrimonial y Delegaciones Regionales.

Políticas:

• Expedirá la constancia de no inhabilitación al momento de su solicitud.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 220

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Recibe boletas de pago de derechos, por concepto de la emisión de la Constancia de No inhabilitación.

Introduce al Sistema el número de boleta de pago efectuada ante la secretaría de Planeación y Finanzas, R.F.C, nombre del solicitante y verifica en el Sistema si el solicitante no se encuentra inhabilitado.

Otorga la Constancia en caso de no estar Inhabilitado. Si el solicitante se encuentra inhabilitado, no se expide la constancia.

Si el solicitante se advierte Inhabilitado por problema de Homonimia, se corrobora con documentos oficiales (acta de nacimiento, credencial e elector, cartilla militar, etc.) a efecto de acreditar que el particular no se encuentra inhabilitado; caso contrario no se le otorga la Constancia solicitada.

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JUNIO DE 2001 FEBRERO DE 2006 JULIO DE 2007 221

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Introduce al Sistema el número de boleta de pago efectuada ante la secretaría de Planeación y Finanzas, R.F.C, nombre del solicitante y verifica en el Sistema si el solicitante no se

encuentra inhabilitado.

Recibe boletas de pago de derechos, por concepto de la emisión de la Constancias

de No inhabilitación.

Fin

Otorga la Constancia en caso de no estar Inhabilitado. Si el solicitante se encuentra inhabilitado,

no se expide la constancia.

Si el solicitante se advierte Inhabilitado por problema de Homonimia se corrobora con documentos oficiales (actade nacimiento, credencial e elector, cartilla militar, etc.) a

efecto de acreditar que el particular no se encuentra inhabilitado; caso contrario no se le otorga la Constancia solicitada.

222

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento.

212-DPAC-DECS/071 Nombre del procedimiento: Evaluación de Satisfacción Ciudadana.

Propósito: Evaluar el grado de alcance de los objetivos de la gestión pública.

Alcance: Desde el inicio de la evaluación hasta el cumplimiento de las acciones de mejora de las acciones.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Evaluación y Contraloría Social.

Políticas:

• Evaluará únicamente aquellos programas de beneficio e impacto social.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 223

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

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9

10

Determina el programa social que se evaluará, en base al impacto social y cobertura. Solicita información referente al programa que se evaluará a la Contraloría General Interna correspondiente. Analiza la información que remitió la Contraloría General Interna correspondiente, con la finalidad de definir los términos para evaluar el programa. Diseña cuestionario específico para cada programa que se evaluará, de acuerdo con la información que proporcione la instancia. Determina como muestra para evaluar, los municipios donde existe mayor cobertura en metas cuantitativas y cualitativas. Recopila información de manera directa con los beneficiados de los programas sociales. Analiza la información y tabula los resultados de los cuestionarios aplicados después de la recopilación de la información. Elabora informe de resultados. Envía informe de resultados a la instancia correspondiente inmediatamente después de su aprobación. Da seguimiento de las observaciones realizadas a la instancia evaluada, con la finalidad de conocer su cumplimiento.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 224

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

inicio

Diseñar cuestionario para cada programa que se evaluaráde acuerdo con la información

proporcionada

Se determina como muestra a evaluar los municipios donde

existe mayor cobertura en metas cuantitativas y cualita-

tivas

Se recopila información de formadirecta con los beneficiados de

los programas sociales

Se analiza la información y setabulan los resultados de los

cuestionarios aplicados despuésde recopilar la información

Se elabora un informe de resultadosy se entrega al jefe inmediato para

su revisión

Se envia informe de resultadosa la instancia correspondiente

tras la aprobación

Se da un seguimientoa las observaciones

realizadasFin

Se determina el programa social que se evaluara

Se solicita la informaciónreferente al programa quese evaluara a la contraloría

interna correspondiente

Se analiza la información que remitió la contraloríainterna correspondiente, para definir los terminos para evaluar el porgrama

¿Informe de resultados correcto?

no

si

225

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DPAC-DECS/072

Nombre del procedimiento: Publicación de Convocatorias en el Sistema de Contrataciones

Gubernamentales (CompraNET-Chiapas)

Propósito: Dar a conocer a través de Internet las demandas de bienes, servicios, arrendamientos y obra pública que las unidades licitadoras de las Dependencias, Entidades Estatales y Municipales solicitan; a efecto de que los proveedores y contratistas puedan accesar a esta información y continuar con todo el proceso de contratación.

Alcance: Desde la solicitud de la publicación de la convocatoria en el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, hasta la publicación de las mismas.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Evaluación y Contraloría General Social.

Políticas:

• Recibirá la información de las convocatorias con dos días de anticipación a la fecha de publicación, tomando en cuenta que son los días martes y jueves.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 226

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

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6

7

Recibe y analiza la información de publicación el mismo día que las Dependencias, Entidades y Municipios envían al Área de CompraNET de la Contraloría General. Informa en caso de que la información este dañada o tenga virus, a las Dependencias, Entidades o Municipios inmediatamente después de su detección, a fin de que puedan hacer las correcciones pertinentes. Envía la información por el servidor FTP a la Secretaría de la Función Pública, minutos después se envía por correo electrónico formato de validación. Comunica a la Secretaría de la Función Pública vía telefónica, una hora después de haber sido enviada la información validada, para constatar que esté correcta. Revisa la página del CompraNET, el día de publicación de la convocatoria. Informa a la Secretaría de la Función Pública, toda deficiencia detectada en las convocatorias, bases y anexos, que se encuentren publicadas en la página. Revisa la página del CompraNET-Chiapas cada semana para constatar que los Fallos, Junta de Aclaraciones y Datos Relevantes que envían las Dependencias, Entidades y Municipios estén publicados.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se analiza la información elmismo día que es enviada al

área de compraNET de la Contraloría General

¿La información esta correcta?

Se le informa a las depen-dencias o entidades que la información esta dañada, a fín de que le realicen las correcciones pertinentes

No

Se envia la información por elservidor FTP a la Secretaría dela Función Pública, enviando por correo el formato de vali-

dación

Si

Se establece comunicación conla SFP una hora después de ha-ber enviado la información, para

constatar que esta correcta

Se revisa la página del compraNETel día de publicación de la

convocatoria

Se informa a la SFP toda deficien-cia detectada en las convocatoriasque se encuentren publicadas en

la páginacompra NET

Revisar semanalmente la página del compraNET para constatar que los fallos y datos relevantes

que envian las dependencias, en-tidades y municipios estén publi-

cados

Fín

228

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DPAC-DECS/073

Nombre del procedimiento: Certificación de contratistas y proveedores para participar en Licitaciones

Electrónicas

Propósito: Certificar y capacitar a proveedores y contratistas para participar en licitaciones electrónicas, siendo este un mecanismo más ágil para brindar mayores posibilidades de participar en las compras que realiza el gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción de documentos de los Proveedores o Contratistas, ya sean personas físicas o morales, hasta la entrega del Programa Módulo Licitante.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Evaluación y Contraloría Social.

Políticas:

• La documentación que proporcionarán los proveedores y contratistas deberán ser en original o copias certificadas ante notario público y deberán acompañarse de dos juegos de copias simples.

• El trámite únicamente lo podrá realizar el representante o apoderado legal.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 229

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

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9

Revisa la documentación que presentan los proveedores y contratistas, cotejando la original con las copias. Integra el archivo denóminado “.Key” y “.Req”, con datos que proporcionan los proveedores y contratistas. Captura en la base de datos la información primordial del proveedor o contratista para crear la clave “Diapup”. Captura en la carpeta “Agente CompraNET” información referente al proveedor o contratista e imprime acuse de recibo, el cual es firmado por este mismo. Envía por correo electrónico a la Secretaría de la Función Pública los archivos “.Req” y “.Key”, “Clave Diapup” y acuse de recibido. Recibí de la Secretaría de la Función Pública el Certificado Electrónico del proveedor o contratista. Envía al proveedor o contratista o entrega personalmente el Certificado Electrónico. Capacita a los proveedores o contratistas sobe el Programa Módulo Licitante. Entrega el software de instalación a los proveedores o contratistas.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Revisar la documentación queproporcionan los proveedores ycontratistas, cotejando la origi-

nal con las copias

Proporcionarán datos para inte-grar el archivodenominado ".Key"

y ".Req"

Se captura en la base de datos lainformión primordial del proveedor

o contratista para crear la clave"Diapup"

Se captura en la carpeta "Agente compraNET" información referente

al proveedor o contratista

Se imprime el acuse de recibo, el cual es firmado por el respectivo

proveedor o contratista

¿La información capturada y obtenida escorrecta?

Se envia por correo electrónicoa la Secretaría de la FunciónPública los archivos ".Key", ".Req","Diapup" y el acuse de recibido

Si

Se recibe de la Secretaría de la funciónPublica el certificado electrónico del

provvedor o contratista

Enviar al proveedor o contratista o en-tregar personalmente el certificado elec-

trónico

Se capacita a los proveedores o contra-tistas sobre el programa Modulo Licitante

Se entrega el softaware de instalacióna los proveedores o contratistas Fin

No

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DPAC-DECS/074

Nombre del procedimiento: Evaluación de Servicios Públicos

Propósito: Evaluar la calidad de los servicios que prestan las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, con la finalidad de contar con mecanismos que permitan conocer los indicadores para identificar el grado de satisfacción ciudadana.

Alcance: Desde la elaboración del Programa de Trabajo Anual hasta el cumplimiento de la acciones de mejora de los servicios.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Evaluación y Contraloría Social.

Políticas:

• Evaluará los Servicios Públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

• Evaluará por un periodo de 4 días la instancia que corresponda de acuerdo a la programación.

• Mostrará actitud cortés, cordial y ante todo profesional con el Titular de la Dependencia o Entidad a evaluar, con la finalidad de informarle su estancia en estas.

• Aplicará cuestionarios a los usuarios, en un tiempo que no excederá de cinco minutos.

• Permanecerá en la instancia evaluada mínimo cuatro horas, con la intención de observar y conocer el

proceso que lleva a cabo el servicio.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 232

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

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9

Elabora oficios de presentación y de comisión dirigido al titular de la instancia prestadora del servicio. Determina los cuestionarios específicos a Aplicará en la Dependencia y entidad a evaluar, de acuerdo a los servicios que prestan. Se presenta a la Dependencia o Entidad a evaluar, debidamente identificados con sus respectivos gafetes. Aplica cuestionarios a los usuarios que solicitan los servicios públicos en la instancia que se evalúa. Capta de los usuarios de los servicios las quejas, denuncias y peticiones ciudadanas relacionadas con la instancia que se evalúa. Turna a trámite las quejas, denuncias y peticiones ciudadanas, en el mismo día de su recepción al Departamento de Atención Ciudadana. Analiza y procesa los cuestionarios aplicados con la finalidad de integrar el informe de resultados. Elabora el informe de resultados de la evaluación derivado de los cuestionarios aplicados a los usuarios de la instancia evaluada. Envía informe de la evaluación, al titular de la Dependencia o Entidad correspondiente, anexando sugerencias y observaciones hechas por la Contraloría General.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se evaluan los servicios de las dependencias y entidades de laadministración pública estatal

Se elaboran oficios de presentacióny comisión dirigido al titular de lainstancia prestadora del servicio

Se determinan los cuestionariosespecificos a aplicar en la depen-dencia o entidad a evaluar, de

acuerdo a los servicios que prestan

Se presenta el personal a la depen-dencia o entidad a evaluar, debida-

mente identificados

Se aplican los cuestionarios a los usuarios que solicitan los servicios

públicos en la instancia que se evalúa

Se capta de los usuarios las quejas,denuncias y peticiones ciudadanasrelacionadas con la instancia que

se evalúa

Se turnan a trámite las quejas, de-nuncias y peticiones el mismo díade su recepción al Depto. de Aten-

ción ciudadana

Se analizan y procesan los cuestio-narios aplicados con la finalidad deintegrar el informe de resultados

Se elabora el informe con los resul-tados de la evaluación derivado de

los cuestionarios aplicados

¿El informe fuerealizado

correctamente?

Si

Se envia el informe de la evaluación altitular de la dependencia o entidad eva-

luada, anexando sugerencias y reco-mendaciones hechas por la Contraloría

GeneralFin

No

234

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento.

212-DPAC-DECS/075 Nombre del procedimiento: Capacitación en Materia de Contraloría Social en Programas de Alto Impacto

Social.

Propósito: Fomentar una cultura de participación ciudadana en acciones de control, vigilancia y evaluación, de los programas de Gobierno, para el desarrollo y asistencia social; a fin de que los recursos públicos se apliquen en los términos de transparencia, honestidad y combate a la corrupción.

Alcance: Desde la programación de los cursos de capacitación hasta el informe de resultados de las acciones realizadas.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Evaluación y Contraloría Social.

Políticas:

• Formulará el Programa de Contraloría Social de acuerdo a las necesidades reales de la Contraloría General, Gobierno del Estado y Municipios.

• Considerará políticas y lineamientos establecidos por las Instancias Federales y Estatales que

implementan Programas de Desarrollo y Asistencia Social en el Estado de Chiapas.

• Difundirá en los dialectos predominantes en la región, las acciones de Contraloría General Social.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 235

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Formula programa general de trabajo de capacitación a beneficiarios de programas de Gobierno y servidores públicos, que estén involucrados en la ejecución de los programas sociales. Desarrolla el contenido temático del curso, donde se incluya definiciones, técnicas y experiencias exitosas de participación ciudadana. Elabora Manual del Instructor; que contemple los ejes temáticos de capacitación, técnicas de exposición didáctica, metodología y duración del curso. Determina y acondiciona el lugar del evento con un día de anticipación; es importante mantener estrecha colaboración con la Coordinación de Eventos Especiales del Gobierno del Estado, así como las Delegaciones Regionales de este Órgano de Control, a fin de cumplir con éxito las tareas encomendadas. Gestiona en los municipios la colaboración de traductores, a efecto de contar con ese apoyo, en caso de requerirlo. Solicita a la Secretaría de Gobierno, a través de la Coordinación de Eventos Especiales, el apoyo para la elaboración y colocación de mamparas, leyendas y logotipos, así como el otorgamiento de equipos de sonido. Invita y confirma la participación de los beneficiarios y servidores públicos Federales, Estatales y Municipales, a los eventos que realice la Contraloría General para promover la participación social. Informa a la ciudadanía a través de los medios masivos de comunicación, los eventos a realizar por la Contraloría General para el fortalecimiento institucional en materia de participación social.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 236

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

9

10

11

12

13

Determina los municipios sedes donde se llevarán a cabo los cursos de capacitación en materia de Contraloría General Social. Elabora memoria fotográfica, para constatar el desarrollo de los eventos de Contraloría General Social. Otorga constancias de participación a los beneficiarios y servidores públicos participantes, al termino del evento. Elabora un registro estadístico de participante, a fin de establecer una base informativa de la cobertura institucional. Informa al superior jerárquico, los resultados obtenidos en el fortalecimiento Institucional en materia de participación social.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 237

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se formula un programa generalde trabajo referente a la capaci-tación a beneficiarios de progra-mas de gobierno y servidores pú-blicos, que tengan que ver con laejecución de programas sociales

Se desarrolla el contenido temáticodel curso, donde se incluyen las de-finiciones, técnicas y experiencias

exitosas de participación ciudadana

Se elabora el manual del instructorel cual contempla los ejes temáticosde capacitación, técnicas de exposi-ción didáctica, metodología y dura-

ción del curso

Se forman equipos de trabajo los cuales coordinan los eventos, capacitany apoyan al instructor, realizan la laborde avanzada, elaborar memoria fotográ-

fica y registrar la asistencia

Determinar y acondicionar el lugardel evento con un día de anticipación

Gestionar en los municipios la cola-boración de traductores para contarcon ese apoyo en caso de requerirlo

Solicitar a la Sría. de Gobernacióna través de la coordinación de even-tos especiales el apoyo para la ela-boración de mamparas y leyendas,

y el otorgamiento de equipo de sonido

Invitar y confirmar la participaciónde los beneficiarios y servidores pú-blicos Federales, Estatales y Muni-

cipales

Informar a la ciudadanía a travésde los medios masivos los eventosa realizar por la Contraloría Gene-

ral en materia de participaciónsocial

Se determinan los municipios sedesdonde se llevarán a cabo los cursosde capacitación en matería de Con-

traloría Social

aSe elabora memoria fotográfica paraconstatar el desarrollo de los eventos

de Contraloría Social

Se otorgan constancias de participa-ción a los beneficiarios y servidores públicos participantes al término del

evento

Se realiza un registro estadistico de participantes para establecer una base informativa de la cobertura

institucional

¿Se realizó correctamente

el registro?

Se informa al superior jerárquicolos resultados obtenidos en el

fortalecimiento institucional enmateria de participación social

Fin

1

1

no

238

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DPAC-DAC/076

Nombre del procedimiento: Verificaciones Incógnitas a Servicios Públicos.

Propósito: Investigar con prontitud las quejas, denuncias y peticiones ciudadanas, así como irregularidades existentes en órganos de la Administración Pública Estatal y Municipal.

Alcance: Desde la programación de las verificaciones incógnitas a servicios públicos y operativos anticorrupción, hasta el envío del informe de resultados a las Dependencias y Entidades correspondientes.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Atención Ciudadana.

Políticas:

• Deberá contar con capacidad de observación, análisis y toma de decisiones en situaciones adversas; deberá proponer recomendaciones de mejoras.

.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 239

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Programa las verificaciones a órganos administrativos, derivado de las quejas o denuncias recibidas a través del Sistema de Atención Ciudadana. Elabora oficios de presentación y comisión para realizar la verificación correspondiente. Analiza y elabora las estrategias de atención a quejas, en las próximas horas a partir de su conocimiento de la verificación. Reúne al personal, en caso de operativo, antes de la ejecución de la verificación, a fin de reunir las herramientas de trabajo. Verifica de manera incógnita los servicios públicos o programas. Reúne durante la verificación elementos de prueba, que permitan comprobar las acciones ilícitas. Analiza la información y elementos de prueba derivados de la verificación, con la finalidad de elaborar informe de resultados. Elabora tarjetas informativas mismas que deberán emitirse el mismo día de la verificación a la Contraloría General o Entidad que corresponda. Turna al órgano competente, en caso de levantar Acta Circunstanciada de Hechos, en las ocho horas hábiles siguientes a la recopilación de los elementos que la sustenten.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 240

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se programan las verificaciones a órganos administrativos, derivadode las quejas o denuncias recibidasa través del Sistema de Atención

Ciudadana

Se elaboran oficios de presentacióny comisión para realizar la verifica-

ción correspondiente

Se analizan y elaboran las estrate-gias de atención a quejas, a partir

del conocimiento de la verificación

Se reune al personal antes de laejecución de la verificación, a fin

de reunir las herramientas de trabajo

Se verifican de manera incógnitalos servicios públicos o programasreuniendo elementos de prueba

que comprueben las accionesilicitas

Se analiza la información y elemen-tos de prueba derivados de la verifi-

cación, con el fin de elaborar un informe de resultados

Se elaboran tarjetas informativasmismas que deberán emitirse el

mismo día de la verificación

¿Se levantó ActaCircunstanciada

de Hechos?

Se turna al órgano competentela Acta Circunstanciada de

Hechos, en las siguientes ochohoras hábiles a la recopilación

de los elementos que lo sustenten

Fin

si

no

241

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DPAC-DAC/077

Nombre del procedimiento: Atención de quejas, denuncias y peticiones ciudadanas.

Propósito: Recepcionar, tramitar y resolver con prontitud las quejas, denuncias y peticiones de la ciudadanía, relacionadas con la actuación de los servidores públicos y la calidad de los servicios que recibe por parte de la Administración Pública Estatal y Municipal.

Alcance: Desde la recepción de la queja, denuncia y petición ciudadana, hasta la notificación de la resolución al interesado.

Responsable del procedimiento: Dirección de Participación y Atención Ciudadana. Departamento de Atención Ciudadana.

Políticas:

• Todas las quejas y denuncias ciudadanas serán importantes.

• Revisará y analizará todos los aspectos contemplados en la queja y denuncia.

• Realizará el trámite la queja, denuncia y petición ciudadana a la instancia correspondiente, a más tardar 24 horas después de su recepción.

• Atenderá con cortesía al ciudadano y guardará la debida secrecía.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 242

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recepciona la queja, denuncia y petición ciudadana, a través de los diferentes mecanismos del Sistema de Atención Ciudadana. Analiza la facultad de la Contraloría General, para la atención de la queja, denuncia o petición ciudadana; en caso contrario, resuelve su incompetencia. Revisa si se cuenta con los elementos de prueba que contribuyan a respaldar la queja o denuncia; en caso contrario solicita al ciudadano que las aporte. Tratándose de quejas o denuncias que involucren a servidores públicos de la Administración Pública Estatal, para su atención procede como sigue: Si se requiere un análisis jurídico, turna el asunto a la Dirección Jurídica. En el caso que se requiera información de la Contraloría General o Entidad involucrada, elabora el oficio respectivo. Tratándose de quejas o denuncias que involucren a servidores públicos de la Administración Municipal, determina si el asunto será investigado por la Contraloría General, el H. Ayuntamiento o el Congreso Local. Registrar la queja, denuncia o petición, en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana. Formula el acuerdo de inicio correspondiente. Apertura el expediente de control de la queja, denuncia o petición recibida

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 243

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de referencia/observaciones

9

10

11

12

13

14

15

Elabora oficio de trámite a la instancia a la que deberá ser turnado el asunto. Elabora oficio al ciudadano comunicando el inicio de su expediente y la atención de su asunto. Recibe la respuesta de la instancia a la que se tramitó la queja, denuncia o petición y lleva a cabo su análisis; del resultado procede como sigue: De existir responsabilidad del o de los servidores públicos involucrados, turna el expediente a la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. Si debe emitirse una recomendación, elabora el oficio a la instancia respectiva. De no existir elementos constitutivos de responsabilidad, ordena el archivo del expediente. Formula el acuerdo de conclusión correspondiente Notifica al ciudadano la resolución de su queja, denuncia o petición. Integra en los expedientes aperturados, toda la documentación generada durante el trámite de la queja, denuncia o petición Resguarda los expedientes aperturados.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 244

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recepción de quejas, denuncias ypeticiones ciudadanas, a través de

los diferentes mecanismos delSistema de Atención Ciudadana

¿La Contraloría General tiene facultad para la atención de la

queja o denuncia?

Resolver la incompetencia

Revisar si se cuenta con los ele-mentos de prueba que contribuyan

a respaldar la queja o denuncia

¿Existen elementos de

prueba?Se le solicitan al

ciudadano

Registrar la queja,denuncia opetición en el Sistema Elctrónicode Atención Ciuddana, formulan-do el acuerdo de inicio correspon-

diente

Elaborar el escrito de trámite a lainstancia a la que deberá ser tur-

nado el asunto

Comunicar al ciudadano a travésde escrito el inicio de su expedien-te y que será informado de los trá-

mites que se realicen

Determinar la instancia a que deberá ser turnado el asunto, o siserá investigado en forma directapor la Dirección de Participación

y Atención Ciudadana

si

no

Analizar la respuesta proporcio-nada por la instancia a la que secanalizó el asunto, para determi-

nar si existe responsabilidad de losservidores públicos involucrados

Formular el acuerdo de conclusióncorrespondiente, del resultado del

análisis realizado

¿ExisteResponsabilidad?

Elaborar memorandum a laDirección de Responsabilidades

y Registro Patrimonial

¿Debe girarserecomendación?

Elaborar el oficio correspondientepara girar recomendación a la

Dependencia o Entidad involucrada

Notificar al ciudadano la resoluciónde su queja, denuncia o petición

Fin A

no

no

si

si

ANO

SI

245

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/080

Nombre del procedimiento: Cancelación de Registro de Contratista

Propósito: Evitar que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, ejecutoras de obra pública, contraten con personas físicas y morales que hayan incurrido en actos, prácticas u omisiones que hayan lesionado el interés general y al erario estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de cancelación por parte de la Entidad ejecutora de obra hasta la notificación al contratista de la cancelación del registro.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Deberá apegarse estrictamente a lo que establece la Ley de la Materia, verificando que el contratista se encuentre dentro de los supuestos legales para iniciar el procedimiento de cancelación.

• Las solicitudes presentadas deberán contener toda la información necesaria, para determinar el

inicio del procedimiento respectivo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 246

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe y analiza los documentos de las Dependencias, Entidades, Municipios o cualquier persona, acerca de los hechos que puedan dar origen a la cancelación del registro. Inicia el procedimiento de cancelación en base a los supuestos que marca la ley, decretando como medida provisional, la suspensión para que el contratista pueda participar en los concursos de Obra Pública. Si el contratista otorga caución por el 5% del capital contable que tenga acreditado, la suspensión deja de surtir efectos. Cita al contratista para la Audiencia de Ley, en un plazo no menor a tres días hábiles siguientes a la notificación. Elabora el proyecto de resolución fundada y motivada en un plazo de 10 días hábiles siguientes a la audiencia. Notifica al contratista y a la Contraloría General o Entidad correspondiente, la resolución del procedimiento de cancelación de registro de contratistas.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 247

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe y analiza los documentos que haganconocer las Dependencias, Entidades,

Municipios o cualquier persona, acercade los hechos que puedan dar origen

a la cancelacion del registro

Inicio

Cita al contratista para la Audiciencia de Ley enun plazo no menor a tres dias hábiles siguientes

a la notificacion

Emite el proyecto de resolucion fundaday motivada en un plazo de 10 diashábiles siguientes a la audiencia

Inicia el procedimiento de cancelacion,decretando como medida provisional,

la suspension de los efectos de su registropara que el contratista no pueda participar en

los concursos de Obra Publica

¿ Otorga causión ?

No Si

No participa en procedimiento

Si participa en procedimiento

Notifica al contratista y a la Dependencia o entidadcorrespondiente, la resolucion del procedimiento de

cancelacion de registro de contratistas

Fin

248

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/081

Nombre del procedimiento: Conciliación en Materia de Adquisiciones.

Propósito: Fungir como conciliador entre los proveedores, prestadores de servicios y el Gobierno del Estado a través de sus Dependencias y Entidades, con la finalidad de solucionar controversias generadas por los contratos realizados.

Alcance: Desde la recepción de la queja hasta la elaboración del convenio obligatorio para las partes.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Fungirá como mediador imparcial procurando que las partes lleguen a un acuerdo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 249

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Recibe las quejas por escrito o por comparecencia del proveedor o prestador de servicios, cuando versen sobre términos establecidos en los contratos. Fija fecha y hora para que tenga verificativo la audiencia de conciliación y citará a las partes. Celebra la audiencia en la que asistirá el proveedor o prestador de servicios y el representante de la Contraloría General, para acordar lo que a sus intereses convenga. En caso de inasistencia del proveedor o prestador de servicios, la queja se tiene por desistida. Impone multa al representante de la Contraloría General en caso de inasistencia a la audiencia conciliatoria. Celebra la audiencia, misma que podrá llevarse a cabo en varias sesiones sin exceder de un plazo máximo de 20 días hábiles, a partir de la primera sesión de la audiencia. Elabora convenio obligatorio para las partes, si derivado de la audiencia se llega a un acuerdo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 250

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe las quejas por escrito o por comparecenciadel proveedor o prestador de servicios cuando

versen sobre términos establecidos en los contratos

Inicio

Celebra la audiencia, misma que podra llevarse a caboen varias sesiones sin exceder de un plazo maximo de

20 dias hábiles, a partir de la primera sesión de la audiencia

Fin

Fija fecha y hora para que tenga verificativo la audienciade conciliación y se citará a las partes

Celebra la audiencia en la que asistirá el proveedor o prestadorde servicios y el representante de la Dependencia, para acordar

lo que a sus intereses convenga

En caso de inasistencia del proveedor

¿ Existe el acuerdo entrelas partes ?

Elabora convenio obligatorio para laspartes, si derivado de la audiencia se

llega a un acuerdo

SI

Quejosoo

proveedor

Representante de la Entidad

Se desecha la queja

Se imponemulta

Se deja a salvo sus derechosa las partes para que los haganvaler ante la instancia corres-

pondiente

NO

SI

NO

251

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/082

Nombre del procedimiento: Conciliación en Materia de Obra Pública.

Propósito: Fungir como conciliador entre los contratistas y el Gobierno del Estado a través de sus Dependencias y Entidades, con la finalidad de solucionar controversias generadas por los contratos realizados.

Alcance: Desde la recepción de la queja por escrito o por comparecencia del contratista hasta la elaboración del convenio de las partes.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Fungirá como mediador imparcial procurando que las partes lleguen a un acuerdo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 252

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7

Recepciona y analiza las quejas por escrito o por comparecencia del contratista, cuando versen sobre términos establecidos en los contratos de obra pública. Fija fecha y hora para que tenga verificativo la audiencia de conciliación y cita a las partes. Celebra la audiencia en la que asistirán el contratista y el representante de la Contraloría General, para acordar lo que a sus intereses convenga. En caso de inasistencia del contratista, la queja se tiene por desistida. Impone multa al representante de la Contraloría General en caso de inasistencia a la audiencia conciliatoria. Celebra la audiencia, misma que podrá llevarse a cabo en varias sesiones sin exceder de un plazo máximo de 15 días hábiles, a partir de la primera sesión de la audiencia. Elabora convenio obligatorio para las partes, si derivado de la audiencia se llega a un acuerdo.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 253

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibe las quejas por escrito o por comparecenciadel contratista, cuando versen sobre términosestablecidos en los contratos de Obra Pública

Inicio

Fin

Si

Celebra la audiencia en la que asistirán el contratista y elrepresentante de la dependencia o Entidad exhortandolos

a conciliar sus intereses

¿ Asiste el contratista o representante ?

Fija fecha y hora para que tenga verificativo la audienciade conciliación y se citará a las partes

Si

Celebra la audiencia misma que podra llevarse a cabo en varias sesiones sin exceder de un plazo máximo de 15 días hábiles, a partir

de la primera sesión de la audiencia

¿ Existe acuerdo entre laspartes ?

Si

Elabora convenio obligatorio para las partessi derivado de la audiencia se llga a un acuerdo

No

Desistida la queja ó bien multapara el representante

No Se deja a salvo sus derechos a laspartes para que lo haga valer ante

la instancia que corresponda

254

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento 212-DJ-DPA-083

Nombre del procedimiento: Inhabilitación de Proveedores

Propósito: Sancionar a los proveedores y prestadores de servicios que incumplan con las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios para el Estado de Chiapas, para evitar su contratación por las Dependencias y Entidades Públicas.

Alcance: Desde la recepción de la documentación comprobatoria de incumplimiento del proveedor hasta la notificación de la resolución.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Los procedimientos deberán llevarse a cabo con estricto apego a derecho.

• Deberá cerciorarse que la causal exista, para iniciar el procedimiento de inhabilitación.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 255

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5

Recibe de manera oficial, la documentación comprobatoria enviada por Dependencias y Entidades dentro de los 7 días naturales siguientes a la fecha en que se le notificó la rescisión al proveedor, y que se obligue en las fracciones del artículo 25, así como aquellos que no formalicen contrato o pedido adjudicado. Comunica al probable infractor sobre los hechos constitutivos de la falta, para que dentro del término que no podrá ser menor a 7 días, manifieste lo que a su derecho convenga. Recibe y analiza los argumentos, así como las pruebas ofrecidas por el probable infractor. Emite la resolución correspondiente, inhabilitando al proveedor si incurre en alguna de las causales que señala la ley, pudiendo consistir de 6 meses hasta 2 años, dependiendo la gravedad de la falta. Comunica por escrito al afectado, la resolución emitida por la Contraloría General, dentro de los 7 días posteriores al ofrecimiento de pruebas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Emite la resolución correspondiente absolviendo o sancionandoal proveedor, si incurre en alguna de las causales que señala la

ley, pudiendo consistir en inhabilitación de 6 meses hasta 2 añosdependiendo la gravedad de la falta

Recibe la documentación comprobatoria enviadapor Dependencias y Entidades dentro de los 7 díasnaturales siguientes a la fecha en que se le notificó

la rescisión al proveedor, y que se obligue en lasfracciones del articulo 25, asi como aquellos que no

formalicen contrato pedido adjudicado

Comunica al probable infractor sobre los hechos constitutivosde la falta para que dentro del termino que no podrá ser menor

a 7 días, manifieste lo que a su derecho convenga

Recibe y analiza los argumentos, asi como las pruebasaportadas por el probable infractor

Notifica al afectado, la resolución emitida por la ContraloriaGeneral, dentro de los 7 dias posteriores al ofrecimiento de

pruebas

Fin

257

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/084

Nombre del procedimiento: Recurso de inconformidad en materia de adquisiciones

Propósito: Vigilar que los procedimientos licitatorios que realicen el Comité de Adquisiciones y Subcomité de Adquisiciones de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, se lleven a cabo en apego a la normatividad aplicable.

Alcance: Desde la recepción del escrito de inconformidad de los proveedores hasta la notificación de la resolución al inconforme, al comité o subcomité de adquisiciones que corresponda y a los terceros perjudicados en su caso.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Admitirá las inconformidades interpuestas en tiempo y forma.

• Dará el debido trámite a las inconformidades admitidas apegándose a las disposiciones legales correspondientes.

.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe los escritos de inconformidad de los licitantes, por actos relativos a los procedimientos de licitación pública, invitación abierta y restringida, cuando se contravengan las disposiciones legales, siempre que se encuentren en término para presentar dicho escrito. Desecha el escrito en caso de que no cumpla con los requisitos legales, y de que no esté protestado por el promovente. Impone multa si la inconformidad se resuelve como no favorable por ser notoriamente improcedente y se advierta que el promovente lo hizo para retrasar el procedimiento de contratación. Investiga que los actos de contratación se ajusten a la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas, dentro de un plazo máximo de 7 días hábiles a partir de que se conozca del acto irregular. Comunica a los que pudieran resultar terceros perjudicados, de la inconformidad; una vez que se admitida o que haya empezado las investigaciones. Suspende el procedimiento previa notificación, si se incurre en alguna causal, de las que señala la ley citada. Emite la resolución correspondiente, al 8º día hábil de ser presentada la inconformidad. Notifica la resolución al inconforme, al Comité o Subcomité que corresponda y a los terceros perjudicados, en su caso.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Fin

Recibe los escritos de inconformidad de los licitantespor actos relativos a los procedimientos de licitaciónpública, invitación abierta y restringuida, cuando secontravengan las dispocisiones legales, siempre que

se encuentren en término para presentar dichoescrito

Inicio

Dicta la resolución correspondiente, al 8° día hábilde presentada la inconformidad

Notifica la resolución al inconforme, al comite o subcomite que corresponda y a los terceros perjudicados, en su caso

Si

No

Investiga que los actos de contratación se ajustena la Ley, dentro de un plazo maximo de de 7 dias

hábiles a partir de que se conozca del acto irregular

Notifica a los que pudieran resultar terceros perjudicadosde la inconformidad; una vez que se admita o que haya

empezado las investigaciones

¿ Suspende el procedimientode adjudicación ? Si

No

¿ Desecha la inconformidad ?

Procedimiento deadjudicación realizada

en el subcomite de obra

260

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/085

Nombre del procedimiento: Recurso de inconformidad en materia de obra pública

Propósito: Verificar que los procedimientos de adjudicación de obra pública, que se lleven a cabo en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, se realicen en apego estricto a la normatividad aplicable.

Alcance: Desde la recepción de la inconformidad del contratista hasta la notificación de la resolución al inconforme, Contraloría General o entidad correspondiente y al tercero perjudicado en su caso.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Admitirá las inconformidades realizadas en tiempo y forma.

• Actuará en estricto apego a derecho.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recepción de la inconformidad del contratista por probables irregularidades en el proceso de licitación. Desecha la inconformidad, en caso de no cumplir con los requisitos que indica la ley de la materia. Solicita los informes a la Contraloría General o Entidad convocante. Comunica al tercero perjudicado para que manifieste lo que a su derecho convenga en un plazo de 10 días. Fija el monto a través de fianza, para garantizar los daños y perjuicios que pudieran ocasionar cuando el inconforme solicite la suspensión. Recepciona y analiza los informes de la licitación y en su caso de existir irregularidades que pudieran afectar el interés público, decretar la suspensión. Emite la resolución correspondiente, en un término de 60 días hábiles contados a partir de la recepción de la inconformidad. Notifica al inconforme, a la Contraloría General o Entidad correspondiente y al tercero perjudicado en su caso, la resolución que se haya emitido.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recepción de la inconformidad del contratistapor probables irregularidades en el proceso de

licitación

Inicio

Emite la resolución correspondiente, en untermino de 60 días hábiles contados a partir

de la recepción de la inconformidad

Notifica al inconforme, a la Dependencia o Entidadcorrespondiente y al tercero perjudicado en su caso

la resolución que se haya emitido

Fin

Si

No

Solicita los informes a la Dependencia o Entidad convocante

Comunica al tercero perjudicado para que manifiestelo que a su derecho convenga en un plazo de 10 dias

Fija el monto a traves de fianza, para garantizar los dañosy perjuicios que pudieran ocasionar cuando el inconforme

solicite la suspension

¿ Decreta la suspensión del procedimiento ? Si

Procedimiento de adjudicaciónen el subcomite de obra

No

¿ Desecha inconformidad ?

263

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/086

Nombre del procedimiento: Registro de Contratistas.

Propósito: Llevar el control de las personas físicas y morales que contraten y realicen obra pública, para evitar irregularidades que dañen el patrimonio del Estado.

Alcance: Desde la solicitud de registro de contratista hasta la entrega del certificado respectivo.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• Elaborará y emitirá el certificado, siempre y cuando los contratistas cumplan con todos los requisitos que establece la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

• La expedición del certificado en el caso de actualización, deberá realizarse en un plazo no mayor de

15 días naturales y no mayor a 30 días naturales para aquellos que requieran la inscripción.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 264

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Recepciona los documentos presentados por los contratistas para la inscripción, actualización o la modificación del certificado del registro. Proporciona al contratista una constancia de recepción de los documentos, conteniendo datos generales. Revisa los documentos presentados por el contratista; emite y comunica al contratista las observaciones que en su caso exista. Dictamina el expediente del contratista, siempre y cuando éste haya solventado las observaciones que pudieran hacerse a la información presentada. En caso de que el contratista presente documentación apócrifa, inicia el procedimiento correspondiente. Elabora el certificado de registro al padrón de contratistas de la Contraloría General, de acuerdo al dictamen realizado por las Áreas revisoras. Entrega el certificado al contratista.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recepciona los documentos presentados por los contratistaspara la inscripción, actualización o la modificación del

certificado del registro

Inicio

Fin

procedimiento de cancelaciónde registro

Proporciona al contratista una constancia de recepciónde los documentos, conteniendo datos generales

Revisa los documentos presentados por el contratistarealizando, observaciones en caso de que las haya

Dictamina el expediente del contratista, siempre y cuando éstehaya solventado las observaciones que pudieran hacerse a la

información presentada

Presenta documentaciónapocrifaSi No

Elabora el certificado de registro alPadrón de Contratistas de la

Contraloria General, de acuerdo aldictamen realizado por las areas

revisoras

Entrega el certificado al contratista, yaque se recabaron las firmas del contratista

y del representante técnico

266

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/078

Nombre del procedimiento: Asesoría Jurídica

Propósito: Orientar a los órganos administrativos de la Contraloría General y de las diferentes Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, a través de comentarios y opiniones jurídicas-administrativas sobre algún asunto en concreto, así como la correcta aplicación de las normas respectivas.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de asesoría hasta la emisión de la contestación respectiva.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica, Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• El comentario se basará en estricto apego a derecho.

• Deberá ser competencia de la Contraloría General o corresponder al ámbito legal o administrativo.

• La asesoría deberá orientar a los servidores públicos y a los particulares que lo solicita.

• La abstención de los servidores públicos de llevar asuntos, representando a particulares.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 267

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4

Recepciona la solicitud de asesoría del asunto que se plantea. Analiza la documentación presentada, en base a las normas jurídicas vigentes y aplicables al caso concreto. Elabora las observaciones, comentarios y sugerencias sobre el asunto que se expone. Elabora y emite la contestación por oficio al servidor público o particular que haya solicitado la asesoría.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 268

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recepciona la solicitud de asesoria del asuntoque se plantea

Fin

Elabora las observaciones, comentariosy sugerencias sobre el asunto que se

expone

Analiza la documentacion presentadaen base a las normas juridicas vigentes

y aplicables al caso concreto

Elabora y emite la contestacion al servidor publicoo particular que haya solicitado la asesoria

269

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/087

Nombre del procedimiento: Revisión de contratos

Propósito: Que los contratos que celebre la Contraloría General con los particulares, se apeguen a la normatividad aplicable en el Estado.

Alcance: Desde la recepción del contrato hasta el envío del mismo, debidamente validado.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• El expediente deberá contener los requisitos y documentos exigidos por la ley, para conocer la constitución, domicilio y capacidad de la persona con la que se celebrará el contrato respectivo.

• Los contratos celebrados se apegarán a las disposiciones legales aplicables.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 270

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

Recepciona el contrato enviado por la Unidad de Apoyo Administrativo, con sus anexos respectivos. Revisa y analiza el contenido de fondo y forma del contrato, en base a la normatividad aplicable. Corrige las observaciones detectadas en el contrato. Valida los contratos por el titular de la Dirección Jurídica, en caso de reunir las formalidades para llevar a cabo su suscripción. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo por medio de memorándum los Contratos corregidos y validados.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 271

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Revisa y analiza el contenido de fondo y formadel contrato, en base a la normatividad aplicable

Recepciona el contrato enviado por la Unidadde Apoyo Administrativo, con sus anexos

respectivos

Corrige las observaciones detectadasen el contrato

Fin

¿Validacion de contratoscorrecta ?

Si

No

Envia a la Unidad de Apoyo Administrativopor medio de memorandum, los contratos

corregidos y validados por la DirecciónJurídica

Solicita documentacion no correcta

272

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/088

Nombre del procedimiento: Difusión del Marco Jurídico

Propósito: Actualizar de manera permanente el marco jurídico de actuación de la Contraloría General, con la finalidad de que sus órganos administrativos tengan acceso a la información publicada en los diferentes medios impresos oficiales, referente a las funciones inherentes al órgano de control estatal.

Alcance: Desde la recepción de los Diarios y Periódicos Oficiales hasta la difusión del Marco Jurídico en forma impresa y electrónica.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• Las difusiones se realizarán cada 15 días a los diferentes órganos administrativos de la Contraloría General para actualizar su marco normativo, y en su caso, se les hará llegar las publicaciones requeridas cuando lo soliciten por escrito dirigido a titular de la Dirección Jurídica.

• Actualizará de manera permanente la página Web de esta Contraloría General, con las

publicaciones que sean de observancia y aplicación de este órgano de control.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 273

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8

Solicita la suscripción de las publicaciones del Diario y Periódico Oficial. Recepciona los Diarios y Periódicos Oficiales. Revisa y selecciona las publicaciones en base funciones, observancia y competencia de la Contraloría General o a la Administración Pública del Estado, siendo estas: (Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, Convenios, Circulares, Lineamientos etc.). Da a conocer las publicaciones seleccionadas, a través de una circular dirigida a los titulares de las SubContralorías, Direcciones, Contralorías Internas, Unidades, Delegaciones y Asesorías de la Contraloría General, con el propósito de que se soliciten a la Dirección Jurídica, los ordenamientos que requieran y actualizar su marco Jurídico. Recepciona la solicitud de requerimiento de las publicaciones, por los diferentes titulares de los órganos administrativos de la Contraloría General. Envía de manera oficial, en copias fotostáticas las publicaciones que hayan solicitado los diferentes titulares de los órganos administrativos de la Contraloría General. Se descargan los archivos que correspondan del sitio oficial, o bien se captura la información cuando no se disponga de éste, para editar el texto y convertir los archivos posteriormente a formatos Acrobat PDF. Enviar los archivos editados a través del “sistema de envío de archivos” implementado por la Unidad de Informática de la Contraloría General, para su publicación en la página Web de este órgano de control. (www.contraloriachiapas.gob.mx).

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 274

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Recepciona en la Direccion Juridica, losDiarios y periodicos Oficiales

Recepciona la solicitud de requerimiento de laspublicaciones por los diferentes titulares de los

organos administrativos de la Contraloria General

Revisa y selecciona las publicaciones enbase a funciones, observancia ycompetencia de la Contraloria

General

Envia de manera oficial, en copias fotostaticas laspublicaciones que hayan solicitado los diferentes

titulares de los organos administrativos de laContraloria General

Descarga los archivos que correspondan delsitio oficial, o bien se captura la informacion

cuando se disponga de este, para editar eltexto y convertir los archivos posteriormente

a formatos Acrobat PDF

Solicita las publicaciones suscritasde los Diarios y Periodicos Oficiales

Da a conocer las publicaciones seleccionadas,a traves de una circular dirigida a los titulares

de las Subcontralorias, Direcciones, ContraloriasInternas, Unidades, Delegaciones y Asesorias dela Contraloria General, con el proposito de que

se soliciten a la Direccion juridica, losordenamientos que se requieran y actualizar

su marcojuridico

Envia los archivos editados a traves del" sistema de envio de archivos "implementadopor la Unidad de informatica de la ContraloriaGeneral, para su publicacion en la pagina Web

de este organo de control(www.contraloriachiapas.gob.mx)

Fin 275

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/089

Nombre del procedimiento: Elaboración o análisis de proyectos de leyes, reglamentos, decretos,

acuerdos

Propósito: Adecuar el marco jurídico de actuación de la Contraloría General, en base a las necesidades actuales del servicio público y con ello evitar la obsolescencia de su aplicación.

Alcance: Desde la recepción del proyecto para su análisis hasta el envío de las propuestas y comentarios jurídicos al proyecto.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• Los proyectos a realizarse deberán ser derivados de la propia necesidad del servicio público, y servirán para mejorar el actuación de la Contraloría General.

• Las reformas, modificaciones, adiciones y demás proyectos a realizarce, deberán encontrarse

dentro del ámbito de competencia de la Contraloría General.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 276

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2 3 4 5 6

Recepciona el proyecto que corresponda, para su análisis y comentarios jurídicos. Analiza el proyecto. Realiza propuestas de modificación, reforma o adición que se requiera, para el mejor funcionamiento de la Contraloría General y sea de su competencia. Envía el proyecto a la SubContraloría Jurídica y de Prevención, para determinar su procedencia. Remite a la Consejería Jurídica del Gobernador para su análisis y validación correspondiente. Una vez validado, envía a la instancia competente para promover la iniciación del proceso legislativo o en su caso, al Periódico Oficial del Estado para su publicación respectiva.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 277

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Analiza el proyecto

Una vez validado el mismo, envia a la instanciacompetente para promover la iniciacion del proceso

legislativo o en su caso, al Periodico Oficial delEstado para su publicacion respectiva

Recepciona el proyecto que correspondapara su analisis y comentarios juridicos

Realiza propuestas de modificacion, reformao adicion que se requiera, para el mejor

funcionamiento de la Contraloria Generaly sea de su competencia

Fin

Envia el proyecto a la superioridad paradeterminar su procedencia

Remite a la Consejeria Juridica del Gobernadorpara su analisis y validacion correspondiente

278

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ-90

Nombre del procedimiento: Revisión de convenios

Propósito: Definir derechos y obligaciones por cada una de las partes, para la ejecución de una función pública que le competa a la Contraloría General.

Alcance: Desde la recepción del convenio hasta la publicación de los mismos.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• El convenio a realizarse, deberá ajustarse a los planes de Gobierno y su finalidad será de orden público.

• Las acciones implementadas por las partes, tendrán como objetivo eficientar la gestión pública.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 279

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recepciona el convenio oficialmente, remitido por la autoridad u órgano competente. Revisa y Analiza el contenido del convenio. Elabora comentarios respecto del contenido del convenio. Remite al órgano competente los comentarios y observaciones. Valida el titular de la Dirección Jurídica, cuando reúna las formalidades necesarias para su suscripción. Envía los convenios al Titular de la SubContraloría General Jurídica y de Prevención, para su validación correspondiente. Recepciona los convenios validados. Remite los convenios para firma del C. Contralor General y una vez firmados, envía oficio para publicación al Periódico Oficial del Estado, anexando copias certificadas de los convenios celebrados, así como un disco magnético conteniendo el archivo en Word.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 280

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Revisa y analiza el contenido del convenio

Recepciona el convenio remitido por la autoridadu organo competente.

Elabora comentarios respecto al contenido del convenio

Fin

Si

No

Entrega al Subcontalor Jurídico para su validación y posteriormente al Contralor

General para su firma y publicaciónoficial.

Reune las formalidadesnecesarias?

281

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/91

Nombre del procedimiento: Juicios de Amparo

Propósito: Determinar la forma y mecanismo de actuación de la Contraloría General, en la que funja como autoridad responsable y aquellos que se reconozca la facultad de parte actora para poder demandar.

Alcance: Desde la recepción de la notificación y emplazamiento de los tribunales federales hasta la ejecución de la resolución de amparo.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• Los requerimientos del informe previo y justificado, se rendirá dentro del término de ley, bajo la coacción de multa.

• El requerimiento por documentación, se realizará siempre y cuando se encuentren en los archivos

de esta Contraloría General.

• En caso de ser tercero perjudicado y en los recursos que se planteen, se intervendrá siempre y cuando convengan a los intereses de la Contraloría General.

• Por la naturaleza del Juicio de Amparo, la Contraloría General solo interpondrá demanda en

defensa patrimonial del Estado.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 282

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/observaciones

1 2 3 4 5 6 7

Recibe las notificaciones y emplazamiento de los Tribunales Federales, relativo a actos reclamados de esta Contraloría General por presuntas violaciones de garantías constitucionales. Elabora y rinde los informes previo y justificado, dentro del término de Ley, (24 horas y 5 días, respectivamente.) Asiste a las audiencias previa y constitucional que se celebren en los juicios que es parte la Contraloría General, a efecto de ofrecer pruebas y formular alegaciones. Recibe la notificación de la resolución. Si la resolución no es favorable, Interpone el recurso que corresponda. Ejecuta la resolución de amparo cuando son condenatorias, restituyendo al gobernado en el goce de sus garantías o en su caso, se sobresea. Presenta demanda de amparo ante los Tribunales Federales, contra actos de autoridad que afecten los intereses patrimoniales del estado, adscritos a la Contraloría General.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 283

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Rinde el informe previo y/o justificadodentro del plazo legal, acompañado de lasconstancias que acrediten la legalidad delacto reclamado, así como aquellas que

requiera la autoridad federal

Fin

La autoridad ante quiensea tramitado el amparo,requerirá a la Dirección,rinda informe previo y/o

justificado.

Tratándose de tercero perjudicado, comparece entiempo, dando contestacióna los conceptos de violación

expuestos por el quejoso.

Por último, se estará a loverificado en la AudienciaConstitucional respectiva.

284

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DAJ/92

Nombre del procedimiento: Juicios Laborales

Propósito: Determinar la forma y mecanismo de actuación de la Contraloría General, en los Juicios Laborales que funja como parte demandada, y defender los intereses de la misma, que por este medio legal corresponda.

Alcance: Desde la recepción de la notificación y emplazamiento del Tribunal del Servicio Civil hasta la emisión del laudo en el sentido condenatorio o absolutorio.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Asuntos Jurídicos.

Políticas:

• En la audiencia de conciliación la Contraloría General, podrá convenir con la parte actora, con la finalidad de dar por concluido el Juicio Laboral.

• Cuando se trate de un cese justificado, la Contraloría General podrá optar o no en la audiencia de

conciliación, que lleve a cabo la autoridad laboral correspondiente.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 285

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Recibe las notificaciones y emplazamiento del Tribunal del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas, relativo a las demandas promovidas por los trabajadores en contra de la Contraloría General. Contesta la demanda laboral notificada a esta Contraloría General dentro del término de 9 días. Asiste a las audiencias de conciliación que se celebren ante la autoridad laboral, a efecto de convenir con la parte actora, respecto a las prestaciones reclamadas. Asiste a la audiencia de desahogo de pruebas y alegatos ofrecidos por ambas partes, en el juicio laboral. Promueve el juicio de amparo en contra de los laudos dictados por la autoridad laboral, cuando afecte los intereses patrimoniales del estado adscrito a la Contraloría General. Gestiona el pago de laudos cuando exista condena y haya quedado firme, ante la Comisión Intersecretarial Permanente para el pago de laudos y/o sentencias administrativas Consigna ante la autoridad laboral los montos condenados autorizados por la Comisión Intersecretarial Permanente para el pago de laudos y/o sentencias administrativas.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 286

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Asiste a las audiencias de conciliacion quese celebren ante la autoridad laboral, a efectode convenir con la parte actora, respecto a las

prestaciones reclamadas

Inicio

Gestiona el pago de laudos cuando exista condena y hayaquedado firme, ante la comision intersecretarial permanente

para el pago de laudos y/o sentencias administrativas

Recibe las notificaciones y emplazamientos del tribunaldel servicio civil del estado y los municipios de chiapas, relativo a las demandas promovidas por los trabajadores

en contra de la contraloria general

Contesta la demanda laboral notificada a estadependencia dentro del termino de 9 dias

Asiste a la audiencia de desahogo de pruebas y alegatos ofrecidos por ambas partes, en el

juicio laboral

Recibe notificacion del laudo

¿ Resolucion favorable ?

Promueve el juicio de amparo en contrade los laudos dictados por la autoridad

laboral, cuando afecte los intereses patri-moniales del estado adscrito a la contraloria

general

¿ Resolucion favorable ?

Consigna ante la autoridad laboral los montos condenadosautorizados por la comision intersecretarial permanente para

el pago de laudos y/o sentencias administrativas

Fin No

Si

Si

No

A

A

287

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DPA/079

Nombre del procedimiento: Auditoría Jurídica

Propósito: Vigilar que los servidores públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado, observen las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Alcance: Desde la recepción de orden de auditoría hasta reporte de resultado de la auditoría a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención para su determinación en caso de insolvencia de irregularidades.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica, Departamento de Asuntos Jurídicos, Departamento de Querellas y Denuncias y Departamento de Procedimientos Administrativos.

Políticas:

• La orden de auditoría jurídica deberá estar debidamente fundada y motivada para que la intervención de la Contraloría General se realice conforme al principio de legalidad.

• El personal deberá estar legítimamente acreditado, para llevar a cabo la auditoría.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 288

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6.

7

8

9

10

11

Recibe la orden de auditoría Jurídica, emitida por el órgano competente. Comunica a la Contraloría General o Entidad el inicio de la auditoría, a través de la orden correspondiente y presentando a los auditores actuantes. Acude a la Contraloría General o Entidad en la fecha indicada en la orden, para iniciar la auditoría. Solicita la documentación al Área que se auditará, para su revisión correspondiente. Revisa que los expedientes se sujeten a las normas jurídicas y administrativas aplicables. Analiza la información de los papeles de trabajo y recopila la documentación soporte. Elabora y observa las irregularidades detectadas en los expedientes revisados. Elabora informe de resultados de la auditoría que se practicó a la Dependencia o Entidad Pública. Comunica a la Contraloría General o Entidad Pública, la fecha de lectura del informe de resultados. Da lectura del informe de resultados de auditoría y elabora el acta de compromiso de solventación de las irregularidades detectadas. Remite el resultado de la auditoría a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención para su determinación, en caso de insolvencia de irregularidades.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 289

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Acude a la Dependencia o Entidad en la fechaindicada en la orden, para iniciar la auditoria

Inicio

Recibe la orden de auditoria juridica, emitidapor el organo competente

Comunica a la Dependencia o Entidad el inicio dela auditoria, a traves de la orden correspondiente

y presentando a los auditores actuantes

Solicita la documentacion al area que seauditara para su revision correspondiente

Revisa que los expedientes se sujeten a lasnormas juridicas y administrativas aplicables

Analiza la informacion de los papelesde trabajo y recopila la documentacion

soporte

Elabora y observa las irregularidadesdetectadas en los expedientes revisados

y elabora informe de resultados de laauditoria que se practico a la Dependencia

o Entidad Publica

Comunica a la Dependencia o EntidadPublica, la fecha de lectura del informe

de resultados

Da lectura del informe de resultados deauditoria y elabora el acta de compromiso

de solventacion de las irregularidadesdetectadas

¿ Solventacion ?Si

Remite el resultado de la auditoriaa la Subcontraloria Juridica y de

Prevencion para su determinacionen caso de insolvencia de

irregularidades a la fiscalia centralDireccion de Responsabilidades

No

Fin

A

A

290

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DJ-DQD/93

Nombre del procedimiento: Elaboración de denuncias

Propósito: Hacer del conocimiento a la autoridad competente sobre los hechos constitutivos de delito que causen un detrimento al erario del Estado para resarcir el daño producido, así también los actos que infrinjan la Ley de Responsabilidades, derivado de la conducta de los servidores públicos.

Alcance: Desde la recepción de la auditoría hasta la elaboración de denuncia penal o administrativa.

Responsable del procedimiento: Dirección Jurídica Departamento de Querellas y Denuncias

Políticas:

• La documentación de la auditoría deberá recibirse en original o en copias debidamente certificadas.

• Deberá contar con la documentación que soporte las observaciones de la auditoría.

• Verificará que la auditoría se encuentre completa y debidamente foliada.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 291

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recepciona a través de oficio la auditoría remitida por la SubContraloría de Auditoría Pública. Analiza el informe de resultados de la auditoría, así como los papeles de trabajo que la integren, con la finalidad de verificar que se cuente con la documentación en original o certificada que soporte las observaciones realizadas. Determina, derivado de las observaciones de la auditoría, si existe probables responsabilidad penal o administrativa. Remite la auditoría a la Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial, para el inicio del procedimiento administrativo correspondiente. Elabora el escrito de denuncia penal y solicitar la firma de Subcontralor Jurídico y de Prevención para presentarla ante la Fiscalía General del Estado. Ratifica la denuncia penal por parte del Subcontralor Jurídico y de Prevención. Coadyuva con el Fiscal del Ministerio Público en la integración de la averiguación previa, y en su caso, interponer el recurso de reconsideración por la determinación de reserva o no ejercicio de la acción penal. Coadyuva con el Fiscal del Ministerio Público, en la etapa del Proceso Penal.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 292

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recepciona oficio o informe de resultadosde auditoria, remitida por la Subcontraloria

de Auditoria Pública y el oficio o informe con elresultado de la auditoria

Inicio

Fin

Ser coadyuvante del Fiscal del Ministerio Públicoen la integración de la averiguación previa, y aldeterminar la reserva o no ejercicio de la acciónpenal, interponer de recurso de reconsideración

correspondiente

Analiza el informe de resultados de la auditoriaasi como los papeles de trabajo que la integrencon la finalidad de verificar que se cuente con la

documentación en original o certificada que soportelas observaciones realizadas

Determina, derivado de las observaciones de la auditoriasi existe probable responsabilidad penal o administrativa

Remite la auditoria a la Dirección de Responsabilidadesy Registro Patrimonial, para el inicio del procedimiento

administrativo correspondiente

Elabora el escrito de denuncia penal y solicita la firma delSubcontralor Juridico y de Prevención para presentarla

ante la Fiscalia General del Estado

Ratifica la denuncia penal por parte del SubcontralorJuridico y de Prevención

Ser coadyuvante del Fiscal del Ministerio Públicoen la etapa del proceso penal

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DR/94

Nombre del procedimiento: Ejecución de auditorías

Propósito: Fiscalizar que los recursos asignados a los Organismos Públicos se ejerzan con eficiencia, eficacia y transparencia, observando criterios de racionalidad austeridad y disciplina presupuestaria, verificando el cumplimiento de metas y objetivos promoviendo la rendición de cuentas en beneficio de la sociedad

Alcance: Desde el envío de la solicitud a la Unidad de Supervisión Programación y Evaluación hasta la integración del expediente correspondiente.

Responsable del procedimiento: Contraloria Interna de Dependencias Contraloria Interna de Entidades Dirección de Auditoría Pública a Dependencias

Departamento de Auditorías a Dependencias Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Auditoría Pública a Entidades Departamento de Auditorías a Entidades Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Control y Enlace Regional Departamento de Apoyo Regional y Auditoría Coordinadas Departamento de Enlace Regional

Delegaciones Regionales Políticas:

• Dará cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditorías (PACA).

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 294

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 1 2

2.1

2.2 3 4 5 6

Conforme al Programa Anual de Control y Auditorías (PACA), envía memo a la USPE con los nombres de los auditores que participarán en la revisión, solicitando la emisión de la orden auditoría. Recibe orden de auditoría y revisa. ¿Los datos son correctos? Si. Continúa con la actividad 3 No. Devuelve mediante memo a la USPE para su corrección. Regresa a la actividad 2 Notifica al titular del Organismo Público a auditar y devuelve copia sellada a la USPE mediante Memorándum. Elabora acta de inicio en donde se hace constar la entrega de la orden respectiva, así como las personas con quienes se entiende la auditoría y el inicio formal de la misma. Elabora la planeación de la auditoría que consiste en: Carta de Planeación, Marco Conceptual, Cronograma de actividades, considerando los antecedentes del Área, programa o rubro a auditar, objetivo que se pretende alcanzar, los procedimientos y actividades según correspondan, así como el tiempo asignado para la auditoría. Revisa y analiza la documentación proporcionada por el responsable del Área a auditar aplicando los métodos, técnicas y procedimientos de auditorías, de acuerdo a la planeación correspondiente, elaborando los papeles de trabajo respectivos, con la evidencia suficiente y competente de las observaciones que en su caso se detecten

Manual de Organización. Reglamento Interior.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 295

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. De

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 7

7.1

7.2 8 9

10

11

Elabora informe de resultados de auditoría y da a conocer a los responsables del Área auditada, estableciendo la fecha compromiso para la solventación de las observaciones que en su caso se determinen y que no ameriten remitirse a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención, conforme a las recomendaciones planteadas, obteniendo las firmas de los responsables en las cédulas de observaciones. ¿Existen observaciones que ameritan remitirse a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención? Si. Elabora informe final de resultados de Auditoría, Integra el expediente correspondiente y lo turna mediante memorándum a dicha SubContraloría General. No. Continúa con la actividad 8. Captura en el SAG los resultados de la auditoría. Con base al informe de resultados elabora Informe Ejecutivo dirigido al titular del organismo público auditado, turnándose a la SubContraloría General de Auditoría Pública, para obtener la firma del C. Contralor General. Recibe de la SubContraloría General de Auditoría Pública el Informe Ejecutivo y notifica al Titular del Organismo auditado. Integra expediente de auditoría debidamente foliado con índice, cruces y marcas y lo resguarda para el seguimiento respectivo; en caso de no determinarse observaciones se envía a la Coordinación de Archivo Central.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 296

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe la orden de auditoría emitidapor la USPE

Se envia oficio a la USPE(Unidad deSupervisión,Programación y Evaluación con los

nombres de las personas que actuarán en la revisión,para la emisión de laorden respectiva

¿Los datosrecibidos son

correctos?

Se devuelve a la USPEmediante memorandopara que realice las

modificaciones necesarias

Se notifica la orden de auditoríacon el titular de la entidad

Se levanta el Acta de Inicio de Auditotoría, en donde se hace

constar la presencia de los auditoresactuantes,entregando estos la orden

de auditoría a quien va dirigida

Se obtiene el acuse de recibo de supuño o letra o estampando elsello oficial del ente auditado

Se solicita información medianteescrito al área auditada, asi como

entrevistas, recopilando así lainformación y documentación

requerida para su revisión

Se elabora la carta de planeaciónasí como de las investigaciones quese realizan sobre el área,programa

o rubro a auditar,controles internosestablecidos, marco jurídico y posibleproblemática existente en la revisión

A

Se formula el Marco Conceptualestableciendo los procedimientosespecíficos por desahogar en la auditoría, evitando la duplicación

de funciones en la auditoría

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Se elabora el Cronograma de Actividades en base al Marco

Conceptual, en el que se detallande manera cronológica cada una

de las actividades que se realizandurante la auditoría

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Supervisa el jefe inmediato yautoriza el Director y/o

Contralor Interno

Se desarrolla la revisiónaplicando las técnicas y

procedimientos de auditoríanecesarios haciendo constar

en cédulas los hallazgos ysituaciones observadas

suficientes y competentes

De los resultados obtenidosse integra el expediente de

papeles de trabajo parasoportar la evidencia en que se basan las observacionesmismas que se plasman en

el informe de auditoría

Terminando la revisión se elabora el informe de auditoriadetallando con claridad los ha-llazgos que hayan sido determi-nados, con información suficien-te y relevante que facilite su com-prensión y que su exposición sea

convincente y objetiva

El informe es presentado al Director de Auditoría Pública

a Entidades y en el caso de unOrgano Interno de Control al titular de la Contraloría interna

para supervisión

Previa cita, se procede a leer el informe al titular del ente auditado

así como a los involucrados del áreaobteniendo la firma de ellos en cada

una de las observaciones determinadas

Se elabora el informe ejecutivo

Se envía al titular de la Subcontra-loría de Auditoría Pública para firma

del titular de la ContraloríaGeneral

Se corrige el informe ejecutivoNo

Se recibe firmado por el titularde la Contraloría General

Se notifica el informe ejecutivocon el titular de la entidad

Se integra el expediente de auditoría y se envía al érea

de seguimiento

Fin

A

B

B

¿Procede o noel informeejecutivo?

297

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-DR/95

Nombre del procedimiento: Seguimiento de Auditorías

Propósito: Verificar que las recomendaciones correctivas y preventivas planteadas en el informe de auditoría, hayan sido atendidas en tiempo y forma por el área auditada

Alcance: Desde la recepción del expediente de auditoría hasta el envío a la Coordinación de Archivo Central el expediente correspondiente.

Responsable del procedimiento: Contraloria Interna de Dependencias Contraloria Interna de Entidades Dirección de Auditoría Pública a Dependencias

Departamento de Auditorías a Dependencias Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Auditoría Pública a Entidades Departamento de Auditorías a Entidades Departamento de Auditorías Coordinadas

Dirección de Control y Enlace Regional Departamento de Apoyo Regional y Auditoría Coordinadas Departamento de Enlace Regional

Delegaciones Regionales Políticas:

• La documentación presentada por el área auditada deberá ser suficiente y competente atendiendo las recomendaciones planteadas.

.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 298

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

1.1.

1.2

2

2.1

2.2

3

4

5

6

Recibe expediente para el seguimiento de la auditoría. ¿El personal que realizará el seguimiento es distinto al que practicó la auditoría? Si. Mediante memorándum solicita a la USPE orden de auditoría de seguimiento, proporcionando los datos del personal que realizará el seguimiento. No. Continúa con la actividad 3. Recibe y revisa la orden de auditoría de seguimiento de la USPE. ¿Los datos están correctos? Si. Notifica al Titular del Organismo, y devuelve copia sellada a la USPE mediante Memorándum. Continúa con la actividad 3 No. Devuelve mediante Memorándum a la USPE para su corrección. Regresa a la actividad No. 2 Captura en el formato denóminado Cédulas de Seguimientos las observaciones y recomendaciones planteadas. Recibe del Organismo la información y/o documentación inherente a las recomendaciones planteadas en el informe de Auditoría. Analiza en papeles de trabajo la información y/o documentación con el propósito de verificar si se solventan las recomendaciones correctivas; en lo referente a las preventivas, realiza pruebas selectivas en el Área auditada con la finalidad de verificar su cumplimiento. Realiza cédulas de seguimiento, señalando las acciones que dieron cumplimiento a las recomendaciones propuestas así como aquellas que no fueron solventadas, reiterando las recomendaciones contenidas en cédulas de auditoría y en su caso el replanteamiento correspondiente.

Manual de Organización. Reglamento Interior.

Primera emisión Actualización Próxima revisión Página

JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 299

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones 7 8 9

9.1

9.2

Da lectura a las cédulas del primer seguimiento con los responsables del Área auditada, indicando las nuevas fechas compromiso para las observaciones que no fueron solventadas, obteniendo las firmas de los responsables de la solventación e integra el expediente conteniendo folio, índice, cruces y marcas. Captura en el SAG los resultados del seguimiento. Realiza nuevos seguimientos, regresa a las actividades 4, 5, 6, 7 y 8 con excepción de una nueva fecha compromiso, en el caso de que analice y determine que las observaciones que aún no hayan sido solventadas deban ser turnadas a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención. ¿Persisten las observaciones? Si. Elabora Informe Final de seguimiento haciendo constar las observaciones pendientes de solventar, integra el expediente y turna a la SubContraloría General Jurídica y de Prevención. No. Se da por concluido el seguimiento, integra el expediente conteniendo folio, índice, cruces y marcas y se envía a la Coordinación de Archivo Central.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 300

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Se recibe del área de auditoríael expediente para su

seguimiento

¿El personal querealizará el seguimiento

es distinto al querealizó laauditoría?

Mediante memorando se solicitaa la USPE orden de auditoría deseguimiento, proporcionando losdatos del personal que realizará

el seguimiento

Se recibe orden de auditoría de seguimiento de la USPE y revisa

si los datos están correctos

¿Los datosrecibidos soncorrectos?

Se procede a notificar al titular de la dependencia, devolviendo copia

sellada a la USPE mediante memorando

Se devuelve mediantememorando a la USPE

para su corrección

Se recepciona vía oficio la documen-tación para la solventación de obser-vaciones y recomendaciones en el plazo establecido en el informe de

auditoría

No

Se obtiene de las Cedulas de observa-ciones del expediente de auditoría las observaciones y recomendaciones que

contiene y bajarla a las cédulas deseguimiento

A

Analizar la información y/o evidencia documental solicitadaa fin de verificar si se solventanlas recomendaciones correctivas

propuestas

Se analizan las recomendacionespreventivas, efectuando en formaselectiva pruebas de cumplimien-to sobre las operaciones posterio-

res a la fecha de la auditoría

¿Existen avances

suficientes?

Se elaboran las cédulas de seguimiento,señalando las acciones que dieron cumpli-

miento a las recomendacionespropuestas

Se señalará la no existenciade avances y se deberán reiterarlas propuestas efectuadas en las

cédulas de observaciones

Se replantean las recomendacionesya que los nuevos hallazgos modi-

fican las propuestas efectuadasoriginalmente

No

¿Se detectaronnuevos hallazgos?

Se comentan las cédulas de seguimiento con los responsablesdel área revisada, se obtienen susfirmas y se fija la nueva fecha decompromiso de slventación de las

recomendaciones propuestas

Se envía al responsable de capturaen el SAG, el avance del

seguimiento

Se integra el expediente deseguimiento, y se procede a

realizar un segundoo hasta untercer seguimiento

¿Persisten lasobservaciones?

Se integra el expediente y se turna al área de archivo

No

Se elabora distamen contable después del tercer seguimiento,

haciendo constar las observacionespendientes de solventar,se integra el

expediente y se turna a la SJP

Fin

no

si

A

SI

NO

SI

301

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento. 212-CG-DR/96

Nombre del procedimiento: Registro de las Declaraciones Patrimoniales y Resolución del Procedimiento

Administrativo por la omisión y/o presentación extemporánea de los mismos.

Propósito: Desde la recepción de las declaraciones patrimoniales hasta la emisión de la resolución correspondiente.

Alcance: Desde que toma posesión en el encargo público estatal y situados dentro de los supuestos establecidos en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, hasta la ejecución de la resolución emitida dentro del procedimiento administrativo en caso de omisión o presentación extemporánea de las declaraciones patrimoniales.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial. (Coordinaciones A, B y C) Delegaciones Regionales.

Políticas:

• Llevará a cabo la substanciación del procedimiento administrativo, en caso de incurrir el servidor público en omisiones en la presentación de su respectiva declaración patrimonial, en términos de los dispuesto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe las declaraciones patrimoniales de inicio, conclusión o modificación.

Verifica si la presentación de la declaración patrimonial se encuentra en los términos de Ley; de ser así, archiva las declaraciones patrimoniales. Captura en el sistema Integral Patrimonial, los datos personales de los servidores públicos que presentan la Declaración patrimonial.

Si la presentación de la declaración patrimonial no es presentada o es presentada de manera extemporánea, realiza substanciación del procedimiento administrativo respectivo, llevando a cabo el registro en el libro de gobierno los datos del servidor público que incurrió en responsabilidad administrativa y asignando el número de expediente. Radica el procedimiento administrativo. Notifica mediante oficio citatorio al servidor público involucrado, para que en el término de siete días presente su declaración patrimonial, en el supuesto de omisión; y dentro del mismo término se le otorga la prerrogativa de ofrecer pruebas y alegar lo que a su derecho convenga. Practica las diligencias correspondientes y desahoga las pruebas que obran dentro del procedimiento administrativo; hecho lo anterior, ordena traer a la vista los autos para emitir la resolución que conforme a derecho corresponda. Emite la resolución correspondiente y notifica su contenido al servidor público involucrado, al Superior Jerárquico y en su caso, a la Secretaría de Planeación y Finanzas para que lleve a cabo el Procedimiento Económico Coactivo de Ejecución.

Artículos 45 fracción XVIII, 77 y 78 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

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CONTRALORÍA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Captura en el sistema integralpatrimonial, los datos personales de los servidores públicos que presentan

la Declaración patrimonial

Notifica mediante oficio citatorio al servidorpúblico involucrado, para que en el término de

siete días presente su declaraciónpatrimonial en el supuesto de omisión; ydentro del mismo término se le otorga la prerrogativa de ofrecer pruebas y alegar lo

que a su derecho convenga

Emite la resolución correspondiente ynotifica su contenido al servidor público

involucrado, al Superior Jerárquico y en su caso, a la Secretaría de Planeación yFinanzas para que se lleve a cabo el

Procedimiento económico coactivo deejecución

Fin

Recibe las declaracionespatrimoniales de inicio,

conclusión o modificación.

¿La declaraciónse encuentra

en los términos de Ley?

Archiva declaración

¿La declaración es presentada

en tiempo?

Realiza substanciación del procedimientoadministrativo respectivo, llevando

no

si

304

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código del Procedimiento.

212-CG-DR/97 Nombre del procedimiento: Expedición de Constancias de no inhabilitación

Propósito: Hacer constar que los particulares no se encuentran impedidos para desempeñar empleo, cargo o comisión en la Administración Pública Estatal.

Alcance: Desde la recepción de las boletas de pago de derechos, hasta la expedición de la constancia de no inhabilitación.

Responsable del procedimiento: Dirección de Responsabilidades y Registro Patrimonial y Delegaciones Regionales.

Políticas:

• -Expedirá la constancia de no inhabilitación al momento de que es solicitado dicho documento.

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JUNIO DE 2001 JUNIO DE 2006 JULIO DE 2007 305

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento No. de

actividad Actividad Documento de

referencia/observaciones

1

2

3

4

Recibe boletas de pago de derechos, por concepto de la emisión de la Constancia de No inhabilitación.

Introduce al Sistema el número de boleta de pago efectuada ante la secretaría de Planeación y Finanzas, R.F.C, nombre del solicitante y verifica en el Sistema si el solicitante no se encuentra inhabilitado.

Otorga la Constancia en caso de no estar Inhabilitado. Si el solicitante se encuentra inhabilitado, no se expide la constancia.

Si el solicitante se advierte Inhabilitado por problema de Homonimia, se corrobora con documentos oficiales (acta de nacimiento, credencial e elector, cartilla militar, etc.) a efecto de acreditar que el particular no se encuentra inhabilitado; caso contrario no se le otorga la Constancia solicitada.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Inicio

Introduce al Sistema el número de boleta de pago efectuada ante la secretaría de Planeación y Finanzas, R.F.C, nombre del solicitante y verifica en el Sistema si el solicitante no se

encuentra inhabilitado.

Recibe boletas de pago de derechos, por concepto de la emisión de la Constancias

de No inhabilitación.

Fin

Otorga la Constancia en caso de no estar Inhabilitado. Si el solicitante se encuentra inhabilitado,

no se expide la constancia.

Si el solicitante se advierte Inhabilitado por problema de Homonimia se corrobora con documentos oficiales (actade nacimiento, credencial e elector, cartilla militar, etc.) a

efecto de acreditar que el particular no se encuentra inhabilitado; caso contrario no se le otorga la Constancia solicitada.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GRUPO DE TRABAJO

Coordinación

C.P. Martín Ernesto Domínguez Molina Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

Desarrollo del Documento

Dirección

Lic. María Teresa Camacho Paniagua Jefe del Área de Recursos Humanos

Trabajo Operativo L. I. Carmen Constantino Sánchez

Analista D

C.P. Sergio Alvaro Gómez Castro. Analista D

Asesoría Lic. Annabell Hernández Ramos

Asesor