Ucla aga- unidades ix, x , xi y xii

Análisis de la Gestión Administrativa

Unidad IX: Programa del AGAD

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“Aléjate de aquellas personas que tratan de empequeñecer tus ambiciones. Las personas siempre actúan así. Los realmente grandes te hacen sentir que tú también puedes ser grande”

Mark Twain (1835-1910) Autor y humorista estadounidense.



Programa del AGAD:Como todo proceso de trabajo organizado, el AGAD debe poseer una Plan de Trabajo, que permita ejecutar toda la Auditoría de manera planificada. El Programa del AGAD debe contar con unas características básicas como:

Elasticidad

Homogeneidad

Economía

Rapidez



Papeles de Trabajo:Constituye todo el Material Impreso (Por lo General) en donde se efectúan todas las descargas de información y trabajos de Análisis durante el proceso del AGAD. Sirven de:

Instrumento de Trabajo

Soporte o Evidencia


Propósito del Programa del AGAD

1) Delimitar en tiempo el proceso de Análisis. De esta forma se establece un lapso mínimo y máximo para ejecutar el AGAD.

2) Establecer de manera anticipada la cobertura del AGAD en cuanto a las áreas que van a estar sujetas a revisión.

3) Estimar los Recursos requeridos para el AGAD y sus Costos para poder establecer los Honorarios Profesionales.

4) Garantizar que todas las áreas de relevancia de la empresa sean cubiertas durante el proceso del AGAD, es decir que nada quede por fuera.


Formulación del Programa del AGAD

01Determinar las áreas sujetas a

revisiónEn base a los primeros contactos establecidos

en la Fase Preliminar del AGAD se debe realizar

una estimación bastante general sobre las área donde se realizara el

AGAD.

02Formular el

Programa de Trabajo

Una vez determinadas las áreas a ser revisadas se efectúa un Cronograma

en base a días y Semanas, programando de manera

muy general las actividades de cada fase.

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA - CRONOGRAMA GENERAL

Empresa: XXXX

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Fase

Preliminar

Informe

Final

Profundo

Semanas

Examen

Preliminar

Examen de

Controles Internos

Examen


Proceso de Análisis de los Problemas detectados

03Presupuestar los Costos del

AGAD En base al Cronograma

estimado para la realización del AGAD se

estiman de manera general los Costos de

Personal, Materiales, y otros Gastos derivados

durante el AGAD.

04Establecer los Honorarios del

AGADUna vez estimados los Costos

del AGAD se procede a calcular los Honorarios

Profesionales dejando cierto margen de holgura ya que los

Costos siempre van a ser estimados en esta etapa y

pudieran surgir imprevistos.

Costos de Personal Operativo del AGAD (Por Hora de Trabajo)

Costos de Supervisión del AGAD (Por Hora de Trabajo)

Costos de Personal Especializado

Gastos de Traslado del Personal a la Empresa

Viáticos y otros Gastos de Movilización

Gastos de Papelería, Material de Oficina y Fotocopiado

Otros Insumos Empleados en el AGAD

Gastos de Procesamiento

% Sobre Imprevisto

En base a Honorarios Profesionales establecidos por el Colegio Profesional

Costos de un AGAD


Proceso de Análisis de los Problemas detectados

05Detallar

Semanalmente el Cronograma

Semana a Semana durante la Ejecución de cada Fase del AGAD se

deben ir programando al detalle las actividades día

por día en base al Cronograma General y las

situaciones detectadas.

06Monitorear y Ajustar el

Programa del AGADAl final de cada semana de trabajo se

debe evaluar el trabajo ejecutado, y en dado caso que se presenten atrasos e imprevistos se deben reprogramar las

actividades evitando retrasar la entrega final del Informe.

Auditoría Administrativa - Cronograma SemanalEmpresa: XXXXXX

Semana: 04 Del: 12-05-2014 Al: 16-05-2014

Dia: Actividad: Unidad: Responsable: Recursos Requeridos:

Revisión Documental de Ordenes de Compra correspondientes Departamento

al Periodo del 01-01-2013 al 31-03-2013 de Equipo de Cedula de Revisión

Compras Trabajo No. 1 Documental

Revisión de Revistros de Operaciones de Compra Departamento

correspondientes al periodo del 01-01-2013 al 31-03-2013 de Equipo de Cedula de Revisión

Contabilidad Trabajo No. 1 de Registros

Realización de Entrevista Jefes de Departamento y de Dep.de Compras Equipo de Guion de Entrevistas y

Cuestionarios al Personal Operativo y de Contabilidad Trabajo No. 1 Cuestionarios

1

2

3

4

5


Unidad X: Papeles de Trabajo



Objetivo de los Papeles de Trabajo:

1) Facilitar la preparación del informe

2) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

3) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo

4) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de análisis aplicados.

5) Servir de guía en análisis subsecuentes

6) Cumplir con disposiciones legales


Normas para la Preparación de Papeles de Trabajo

1) Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planificación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.

2) Los papeles de trabajo deben demostrar metodología y orden, de atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.

3) Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente.

4) Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacionen con la hoja de trabajo procedimental. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado. La fuente de información mencionada en cada hoja de trabajo debe estar claramente establecida.


Normas para la Preparación de Papeles de Trabajo

5) Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificación aplicados. En lugar de transcribir amplios documentos, el analista debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.

6) Los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas. La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión deben ser suficientemente clara. Cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.

7) Los papeles preparados por empleados de la organización deben sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.

8) Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan pronto como haya concluido el análisis. Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados


Naturaleza de los Papeles de Trabajo

La Información contenida en los Papeles

de Trabajo es

CONFIDENCIAL


debe estar en todo momento

PROTEGIDA


es de

PROPIEDADexclusiva del analista

La Información contenida en los Papeles debe estar conforme a

la

LEGALIDAD


Unidad XI: Informe Final



Informe Final:Contiene los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones el Análisis, constituye un factor invaluable, ya que hace posible conocer si los instrumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales de la organización.

Es lo que el cliente, recibe a cambio de los honorarios pagados al analista. Refleja la calidad y efectividad del trabajo que se llevo a cabo

A diferencia de los Informes de Auditoría Contable o Financiera no posee una estructura definida


Enfoque del Informe Final

(1) Debe estar íntimamente relacionado con los objetivo del Análisis

(2) Debe buscar el Mejoramiento de la administración de la organización.

(3) Debe ser una Evaluación del Proceso Administrativo

(4) Debe Hablar en términos generales sobre las deficiencias y/o aciertos encontrados en la administración general del departamento, división o empresa


Asuntos que debe tratar el Informe Final

(1) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la planeación

(2) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la organización

(3) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la dirección

(4) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en el control


Tipos de Informe Final

Informe GeneralEs un informe bastante completo que

abarca casi todos los aspectos desarrollados durante el AGAD

incluyendo:(1) Responsables(2) Introducción

(3) Antecedentes(4) Técnicas Empleadas

(5) Diagnostico(6) Propuesta

(7) Técnica de Implementación(8) Seguimiento

(9) Conclusiones y Recomendaciones(10)Anexos

Informe EjecutivoEs un informe más reducido que

presenta todos los aspectos desarrollados durante el AGAD pero de

forma resumida, incluyendo:(1) Responsables

(2) Periodo de Revisión(3) Objetivos(4) Alcance

(5) Metodología(6) Síntesis

(7) Conclusiones


Tipos de Informe Final

Informe sobre Aspectos Relevantes

Es un informe que se limita a presentar solo las deficiencias detectadas y los obstáculos

presentados durante el desarrollo del AGAD incluyendo:

(1) Si se llevo todo el proceso del AGAD(2) Si se efectuaron observaciones relevantes

(3) Si hubo necesidad de reprogramar el AGAD(4) Cuantas Horas- Hombre se emplearon en el

AGAD(5) La Fundamentación de cada Observación

(6) Causas y Efectos de las Observaciones Formuladas


Estructura de Informe Final

Parte I:Exposición

1.1.) Presentación de la Situación (Motivos del AGAD)

1.2.) Prefacio (Introducción)

1.3.) Sumario (Resumen General de Resultados)

Parte II:Sección

Preliminar

2.1.) Propósito del AGAD

2.2.) Periodo del AGAD

2.3.) Alcance del AGAD

2.4.) Metodología utilizada en el AGAD

2.5.) Copia de los Instrumentos utilizados


Estructura del Informe Final

Parte III:Cuerpo del

Informe

3.1.) Deficiencias en áreas funcionales

3.1.1.) Situación

3.1.2.) Criterio

3.1.3.) Causas y Efectos

3.1.4.) Conclusión Preliminar

3.2.) Deficiencias de la Administración

3.2.1.) Situación

3.2.2.) Criterio



3.3.) Deficiencias de Organización

3.3.1.) Situación

3.3.2.) Criterio




Estructura del Informe Final

Parte IV:Conclusiones

4.1.) Recapitulación de las Conclusiones Preliminares

4.2.) Recomendaciones

Parte V:Anexos

5.1.) Material Complementario


Unidad XII: El Analista de la Gestión Administrativa



Unidad XII: El Analista de la Gestión Administrativa

El Analista de la Gestión Administrativa:Es un Profesional de la Administración desempeña un papel de asesor que plantea una recomendación adecuada, en forma adecuada y en el momento apropiado. Proporciona conocimientos y capacidad profesional para resolver problemas prácticos

Plantea una Recomendación

Adecuada(Calidad de Desempeño)

En la Forma Adecuada

(Método)

En el momento Adecuado(Oportunidad)

Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa

Perfil del Analista:Profesional del área de las Ciencias Económicas

En Venezuela Licenciado en Administración

Con Conocimiento de la Normas LegalesEn especial de las vinculadas al área administrativa

Con Conocimiento de las Normas ProfesionalesPrincipios Generales de la Administración y de los

procedimientos Auditoría

Con Conocimientos de la Disciplina AdministrativaCada una de las fases del Proceso Administrativo

Con Experiencia en Temas OperativosHaber trabajado previamente en la parte operativa

01

02

03

04

05


Perfil del Analista:Amplitud de Criterio y de visión del contexto

Capacidad para asimilar los cambios que se producen en el Entorno. Mucha Flexibilidad

06

Capacidades Personales para la ActividadSer Observador, Reflexivo, Creativo, Proactivo etc.07

Capacidad TécnicaConocimientos Profesionales de todas las áreas08

Espíritu DocenteFacilidad para transmitir conocimientos, asesorar y recomendar 09

Lograr la Aceptación del AuditadoPara poder desarrollar su trabajo de manera armónica10

Independencia de Criterio No ser una parte interesada para actuar con autonomía y

Objetividad.

11

Habilidades y Destrezas del Analista


Conocimientos Profundos sobre Administración

Conocimientos Profundos sobre Disciplinas vinculadas

Capacidad de Análisis y Síntesis

Capacidad de Comunicación Oral y Escrita

Criterio para adecuarse a la Realidad. Capacidad para discernir entro lo ideal y lo posible.

Capacidad para trabajar en Equipo

Capacidad de Negociación

Habilidades y Destrezas del Analista


Capacidad de Observación

Sentido Institucional

Capacidad para Escuchar

Actitud Positiva

Iniciativa y Pro actividad

Capacidad Organizativa

Comportamiento Ético

Áreas de Formación requeridas para un Analista


Administración General

Proceso de Toma de Decisiones

Teorías Organizacionales

yComportamiento

Organizacional

Últimas Tendencias Gerenciales

MarketingComercio

Internacional

Organización y Métodos /

Sistemas de Información /Tecnologías de

Información

Principios Éticos de un Analista


Según Código de Ética Profesional del Licenciado en Administración:

El conjunto de normas deontológicas, de comportamiento social, y de aceptación general, que obligan a los Lic. en Administración a respetar sistemas de valores y a ser

honestos y correctos en las actuaciones frente al público y en contacto con sus colegas………Art.18

Sistema de ValoresActuaciones

Honestas

Relaciones con el Público y Colegas

Actividad Final: 10 puntos Viernes 05 de Diciembre de 2014


Deberán elaborar un Informe Final sobre su Actividad de Auditoría Administrativa y efectuar una Defensa del mismo siguiendo las siguientes

pautas:

Estructura Libre – En base al Criterio del Grupo y los principios indicados en la Unidad XI

Tipo Ejecutivo , es decir de Extensión Reducida que permita tener una Visión General de la

Actividad.

Con un lenguaje técnico

Presentación del Informe tipo Corporativa

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