Ucla-Aga- Sesion 5- Unidad III

Análisis de la Gestión Administrativa

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Unidad III: La Organización y el Análisis de la Gestión Administrativa

De

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El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro. John Fitzgerald Kennedy (1917-1963) Político estadounidense.

“El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia con el cual

se están cumpliendo la Planificación, la organización, la dirección, la coordinación, la ejecución y el control de los

objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al

mejoramiento continuo de las mismas, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control,

mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas

y políticas de la verdadera administrativa”.

Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Ejecución y Control de los

Objetivos.

En pocas palabras el Análisis de la Gestión Administrativa se aplica a todas las fases del

PROCESO ADMINISTRATIVO

El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización


ADMINISTRACIÓN

Es la disciplina científica, la técnica y el arte que

tiene como objetivo el estudio de las

organizaciones para:

Describirla.

Comprender su funcionamiento y su conducta.

Predecir sus acciones.

Influir en su comportamiento, gestionar su

desarrollo.


Según Stephen Robbins

"La administración es el proceso de llevar a cabo

actividades eficientemente con personas y por

medio de ellas"

ADMINISTRACIÓN

Organización Dirección

Coordinación Ejecución Control

Planificación

Planificación

Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de acción para

alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para la

toma de decisiones en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y

campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de

las previsiones diarias.

Planificación

La planificación según pioneros de la administración

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein,1998)

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998)

Planificación

La planificación según pioneros de la administración

"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. George Terry (1999)

"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa.“ Idalberto, Chiavenato (2005)

Características de la Planificación

Es un proceso permanente y continuo: no se agota.

Siempre orientada hacia el futuro, ligada a la previsión.

Busca la racionalidad en la toma de decisiones, disminuye la incertidumbre.

Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.

Es sistemática debe abarcar la organización como totalidad.

Es repetitiva incluye pasos o fases que se suceden.

Es una técnica de asignación de recursos.

Es una técnica cíclica, permite condiciones a medida que se ejecuta.

Es una función administrativa que interactúa con las demás.

Es una técnica de coordinación e integración.

Es una técnica de cambio e innovación.

Ventajas de la Planificación

Requiere actividades con orden y propósito

Señala la necesidad de cambios futuros.

Contesta a las preguntas "y que pasa si…"

Proporciona una base para el control.

Estimula la realización y cumplimiento de objetivos.

Obliga a la visualización del conjunto, a ver las relaciones de importancia.

Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones.

Ayuda al gerente obtener status.

Principios de la Planificación

Principio de la contribución a objetivos.

Principio de la primacía de la planificación.

Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia.

Principio de la penetración de la planificación.

Principio de la flexibilidad de la planificación.

Principio de los factores limitantes.

Principio de estrategias , programas y políticas eficaces.

Desventajas de la Planificación

Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.

La planificación cuesta mucho, muchos prefieren gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico.

Tiene barreras psicológicas Presente/futuro.

Ahoga la iniciativa.

Demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones.

Es exagerada por los planificadores.

Tiene limitado valor práctico.

Planificación

Planificación Establecimiento de Objetivos:

Es determinar a grandes rasgos el rumbo o destino a ser alcanzado por la Organización a mediano y largo plazo con base

a los principios organizacionales (Misión, Visión y Valores)

Nivel Estratégico

Fijación de Metas: Fijación de los resultados en términos y parámetros específicos

a ser alcanzados por la organización a corto y mediano plazo sobre la base de los objetivos.

Nivel Táctico

Elaboración de Programas: Configuración de Planes de acción particulares y por áreas mediante los cuales se pretende alcanzar una determinada

meta a corto plazo.

Nivel Operativo

Planificación

Tipos de Planificación:

Planificación Estratégica: Establece la

Misión, Visión, Valores y

Objetivos a largo plazo de

la organización.

Planificación Normativa: Establece las

pautas de acción mediante

las Normas y Procedimientos con base en la Planificación Estratégica.

Planificación

Táctica-Operacional: Establece las metas a ser

alcanzadas a corto y

mediano plazo y diseña los programas

para alcanzarlos.

Planificación Situacional:

Adapta los planes y

programas a las distintas situaciones que se van

presentando a lo largo de su

ejecución.

Planificación Prospectiva: Establece las

acciones específicas

para prever las variaciones en

el entorno.

El Examen de Planificación

01 Evaluar el Cuerpo Filosófico: Determinar si están claramente establecidas la Misión, Visión y

Valores organizacionales.

02 Evaluar los Objetivos :

Determinar si están claramente establecidas los objetivos de la organización, si estos se adaptan a la Misión, Visión y Valores, y

si son perfectamente realizables y factibles.

03 Evaluar las Políticas:

Determinar si están claramente establecidas las políticas de la organización, y si están ajustadas a los Valores Organizacionales

y a los objetivos.


04 Evaluar el Presupuesto:

Determinar si existe un Presupuesto de Gestión, si en este se establecen claramente las metas por áreas de gestión, si estas

se adaptan a los objetivos, son verificables y factibles.

05 Evaluar los Programas:

Determinar si se han elaborado planes y programas por áreas de gestión para el cumplimiento de las metas presupuestadas, y si estos programas garantizan el cumplimiento de esas metas.

06 Comparar Programas y Procedimientos: Determinar si los procedimientos existentes se ajustan a lo

establecido en los planes y programas.


Caso No. 1: La Empresa “Calzados 21 C.A.” está en

proceso de Certificación ISO, y ha contratado a un grupo de asesores que deberá efectuar en los próximos meses un proceso de Auditoria Administrativa a fin de iniciar el proceso de adaptación de la empresa a esta norma de calidad.

En la revisión se determinó que a pesar

de que la empresa tiene 15 años de fundada nunca ha establecido su

Misión, Visión y Valores.

¿Qué sucede en este Caso?

¿Cómo afecta esto a la Organización?

¿Cómo afecta esto a la Planificación?

¿Qué se debería hacer?


Caso No. 2: La empresa Empanadas El Terminal C.A.

es un negocio familiar que ha tenido gran éxito en el mercado local,

mediante la elaboración artesanal de empanadas que son comercializadas.

Tras 25 años de actividades, la empresa ha logrado establecer tres sucursales

en la ciudad de Barquisimeto. En su Visión establece : “Liderar el

mercado latinoamericano e incursionar en otros mercados internacionales para

promover la cocina tradicional venezolana”, mientras que entre sus

objetivos a mediano plazo está el abrir nuevas sucursales en toda la ciudad.


¿La Visión de la empresa se ajusta a sus objetivos?

¿Cómo afecta esto a la planificación?

¿Qué se debería modificar?


Caso No. 3: La empresa Tenería Mi Vaquita C.A., instalada en las zonas cercanas a un

importante cuenca fluvial, se encarga del procesamiento industrial de pieles

animales.

Entre sus valores señala como uno de los más importantes el de ”La

Responsabilidad Ambiental”. A pesar de ello en la empresa no existen políticas

claramente establecidas sobre la manipulación de los desechos sólidos de la planta, y el cumplimiento de la

normas en esta materia está sometida al criterio del gerente de turno.


¿Se alinea esta situación con los valores de la empresa?

¿Se ajustan las políticas a los valores de la empresa?



Caso No. 4: La empresa “Mermeladas Venezuela C.A.”, dedicada a la elaboración de

mermeladas de frutas para el mercado venezolano, al cual ha atendido

exitosamente durante 20 años. A propósito del ingreso de Venezuela al

Mercosur se ha establecido como objetivo para los próximos dos años

incursionar y posicionarse con el 80 % del mercado del norte de Brasil de casi 40 millones de habitantes. Al revisar su Presupuesto no se tiene previsto para el próximo año ningún incremento en

la producción, ni tampoco ninguna inversión para incrementarla.


¿Son congruentes Objetivos y las Metas?

¿Está bien formulado el Presupuesto de Gestión?



Caso No. 5: La empresa “Venezuela BioTecnologic C.A.” tras un costoso proceso de investigación y desarrollo, logró iniciar la producción de una nueva línea destinada a Laboratorios Médicos. La producción se ha iniciado con

mucha intensidad por lo que la salida al mercado de la nueva línea está prevista para los próximos 3 meses. Revisando el presupuesto anual nos encontramos con

que no existe un Programa de Capacitación sobre la nueva línea para el personal de

ventas, ni tampoco existe un programa de adaptación del área de almacenamiento, ni

un programa de publicidad para promocionar la nueva línea entre los

clientes de la empresa.


¿Los Programas se ajustan a las metas establecidas?

¿Está bien formulado el Presupuesto de Gestión?



Caso No. 6: La empresa “Perfumerías La Bella C.A.”

con un total de 20 Sucursales, ha iniciado un proceso de reingeniería de procesos mediante el cual pretende transformar

sus tiendas a la modalidad de autoservicio. Para ello ha modificado

totalmente la infraestructura de almacenes y pisos de ventas,

incorporando la tecnología a la parte de manipulación de inventarios y facturación. A pesar de ello los

procedimientos de la empresa aún se ajustan al viejo esquema de facturación y no a la modalidad de punto de venta, lo

que ha afectado su operatividad y las medidas de control.


¿Los Programas se ajustan a los Procedimientos?

¿Está bien formulado el Programa de Reingeniería?


Organización

Viene dada por el proceso de determinar y establecer la

estructura, los procedimientos y los recursos necesarios,

apropiados para el curso de acción seleccionado. Consistiendo en

agrupar las actividades pertinentes para la ejecución de planes de unidades directivas y la definición de las relaciones entre

los ejecutivos y los empleados.

Es establecer unidades de mando, definir áreas de control y supervisión,

homogeneizar las asignaciones y fijar

responsabilidades y delegar autoridad.

Organización “…Organizar una empresa es

proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias,

herramientas, capitales y personal”. Dávila C. (1996) citado por (Fayol,

1961)

Organización significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración,

relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001)

Organización Objetivos de la Organización

Diseñar Estructuras Eficientes:

Para garantizar que estas se adapten a la realidad de la organización y

garanticen el cumplimiento de los objetivos.

Distribuir mejor el Trabajo:

Dividir las distintas funciones y tareas de la organización entre sus distintas unidades bajo criterios de eficiencia, eficacia y coordinación de esfuerzos.

Mejorar las Relaciones Internas:

Mediante el diseño de estructuras que faciliten la comunicación y la

interacción de toda la organización.

Diseñar Procesos Eficientes:

Que permitan la ejecución de las tareas de manera confiable, en los tiempos,

cantidades y calidades requeridas.

Organización

Organización Principios de Organización

Autoridad Consiste en el derecho de mandar y el poder de hacerse

obedecer, siendo “el Poder” la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto refuerza la autoridad.

Responsabilidad Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las

tareas encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que realiza y la jerarquía que

ocupa en la organización.


Delegación Es el proceso mediante un Jefe da a un subordinado la autoridad

necesaria para realizar una tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan en complejidad.

Departamentalización Consiste en dividir y agrupar las actividades de una

organización para que contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización.


Unidad de Mando Para la ejecución de un acto cualquiera una persona solo debe recibir órdenes de un jefe, es lo que se conoce como Unidad de Mando. Sin

embargo en la actualidad las organizaciones están apuntando a estructuras en redes en donde este mando se diversifica.

Tramo de Control Es el número de empleados que deben reportar a un Gerente.

Determina cuanto debe monitorear un gerente a sus subordinados.


Jerarquización Es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de

los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.

Unidad de Objetivos Toda organización debe estar orientada al logro de su misión,

objetivos y metas, la estructura debe ser una herramienta para alcanzarla.

Organización Para lograr adecuados niveles de:

Autoridad Responsabilidad Delegación Departamentalización Unidad de Mando Tramos de Control Jerarquización Unidad de Objetivos

Se requiere un

adecuado Diseño Organizacional:

Proceso para comprometer a dos o

más personas para que trabajen juntas de

manera estructural con el propósito de alcanzar una meta o una serie de

metas específicas.

Organización Proceso de Diseño Organizacional

Diseño de Estructura: Proceso de creación de las distintas

unidades de la Organización y el establecimiento de sus relaciones

funcionales (Organigramas).

Asignación de Funciones y Tareas:

Proceso de distribución de las distintas funciones y tareas entre las distintas unidades (Manuales de Funciones)

Diseño de Procesos: Proceso de estructuración de los

distintos proceso a ser ejecutados por cada unidad de la Organización

(Manuales de Normas y Procedimientos)

El Examen de Organización

01 Evaluar la Estructura Organizativa: Implica un análisis completo de la misma mediante su

Organigrama verificando el cumplimiento de cada uno de los principios de organización.

02 Evaluar las Relaciones Internas:

Consiste en verificar como se desarrollan las relaciones entre las distintas unidades de la organización en base a lo previsto

en el organigrama y los manuales de la organización, determinando el grado de funcionalidad y fluidez en las

mismas.


03 Evaluar los Cuadros Ocupacionales:

Implica verificar como están distribuidas las funciones y tareas entre las distintas unidades, determinando si la misma se realiza con criterios de efectividad y eficiencia, así como la

existencia de posible duplicidad de asignaciones.

04 Evaluar las Necesidades del Cargo

Consiste en verificar sobre la base de las funciones y tareas asignadas a cada unidad o cargo, los recursos disponibles para la ejecución de las mismas. En este caso se evalúa la cantidad de personas asignadas a dicha unidad, el perfil que deben tener esas personas, así como la cantidad y tipo de recursos materiales, tecnológicos, organizacionales y financieros requeridos y asignados para esa unidad.


05 Evaluar los Procesos:

Implica un extenso y complejo proceso de revisión de cada uno de los procedimientos ejecutados en cada unidad. Abarca entre

otros aspectos: (1) Estructuración de cada Proceso.

(2) Cumplimiento de lo establecido en los Manuales de Normas y Procedimientos, Instructivos Especiales .

(3) Nivel de eficiencia y eficacia en la ejecución de los Procesos (Mediciones del Trabajo).


Caso No. 1: El Organismo “Fundación para el Desarrollo

Regional “ atraviesa por un proceso de reestructuración administrativa con el

Objetivo de agilizar sus procesos y disminuir sus costos operativos. Para ello se contrata

un grupo de Auditores Externos para evaluar toda su área organizativa. Durante la

Auditoría se determina que posee una estructura muy vertical, con muchos niveles

jerárquicos lo que implica que cada procedimiento requiera de ser autorizado por muchos funcionarios. Igualmente se

observa una estructura muy dispersa con un alto grado de especialización donde existen

muchas unidades con funciones muy especificas y a veces poco relevantes.


¿Cómo evaluarías la Estructura Organizativa?

¿Qué tan funcional es la Estructura Organizativa?

¿Qué habría que modificar?


Caso No. 2: La empresa “Embotelladora Barquisimeto”

decide contratar un servicio de especialistas para evaluar sus procesos de despacho de

productos. En la revisión realizada se determina que el despacho de productos

depende del almacén de productos terminados, que por razones de control

depende directamente de la Gerencia de Producción y no de la Gerencia de Ventas como en otras empresas, por lo cual todas las órdenes de despacho de productos que

emiten los vendedores, luego de ser revisadas por el Gerente de Ventas, deben

ser aprobadas por el Gerente de Producción quien luego las remite al Departamento de Transporte que depende de Operaciones.


¿Cómo evaluarías las Relaciones Funcionales?

¿Cómo afectan estas Relaciones a los Procesos?



Caso No. 3: La empresa “Industrias Lara C.A.” está

revisando los procedimientos de su Departamento de Compras. En la revisión se determina que tanto el Analista de Compras,

como el Analista de Cuentas por Pagar y el Analista de Tesorería ejecutan la misma función de revisión de recaudos de los

proveedores tanto al momento de emitir las Ordenes de Compra, como al Procesar las Cuentas por Pagar como al momento de

emitir las Ordenes de Pago. Esto implica que los tres funcionarios deban ubicar en

archivos los mismos recaudos, manipularlos, y verificarlos, ocasionando a veces retrasos en el proceso, perdidas de

recaudos y posiciones encontradas.


¿Cómo evaluarías la Distribución de Funciones y

Tareas?

¿Cómo afectan esta distribución a los Procesos?



Caso No. 4: La empresa “Cauchos Venezuela C.A.” ha iniciado un proceso de Downsizing que

implica revisar la Asignación y redistribución de funciones y tareas. Realizando una revisión de la Nomina de la empresa, determina la siguiente distribución de

personal en la Gerencia de Mercadeo y Ventas: Departamento de Ventas (4

Personas) , Departamento de Análisis de Mercado (2 Personas), Departamento de Reclamos (1 Persona), Departamento de

Mercadeo Directo (2 Personas), Departamento de Publicidad (4 Personas) , y

Departamento de Relaciones Públicas (2 Personas).


¿Cómo evaluarías la Asignación de Personal a

cada unidad?

¿Cómo afectan esto la Eficiencia de la Gerencia?



Caso No. 5: La empresa “Ferreterías Unidas C.A.” está

efectuando una revisión de los procesos de pago de personal. En el proceso detecta que

se están produciendo unos retrasos en la cancelación de la nómina del personal de nuevo ingreso de hasta 3 meses debido a

que mientras el personal no supera su periodo de prueba de 60 días el mismo no

puede ser incluido en el Sistema de Nómina, sino que debe ser incluido en un sistema de

nómina paralelo. Posterior a ello se requieren 15 días para que sea autorizado su contratación por el Gerente de RRHH, 7 días para se incluya en presupuesto, 7 días para incluirlo en sistema, y mínimo 15 días para que se le active la cuenta bancaria nómina.


¿Cómo evaluarías el Proceso?

¿Cómo afectan esto a la empresa?


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