Análisis de la Gestión Administrativa

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Unidad IV: Objetivos y Normas del Análisis de la Gestión Administrativa

De

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Organización Dirección

Coordinación Ejecución Control

Planificación

El Análisis de la Gestión Administrativa

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El Diagnóstico Administrativo

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización

administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y

efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas

viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Estudio Sistemático

Estudio Integral

Estudio Periódico

Conocer la Organización

Administrativa y su Funcionamiento

Detectar las Causas y Efectos de los

Problemas

Proponer Soluciones Viables a esos

Problemas

El Diagnostico Administrativo

Estudio Sistemático

Estudio Integral

Estudio Periódico

Conocer la Organización

Administrativa y su Funcionamiento

Detectar las Causas y Efectos de los

Problemas

Proponer Soluciones Viables a esos

Problemas

Debe poseer un Método de Trabajo

Debe abarcar todas las áreas y procesos

Debe realizarse cada cierto tiempo

Debe analizar en detalle todo la Organización de la empresa (Estructura, Aplicación de Principios

Organizacionales) y su funcionamiento (Aplicación de Normas y Procedimientos).

Debe determinar cuales son los problemas que afectan a la Organización así como los Orígenes y

consecuencias de los mismos.

Debe generar propuestas para solventar de una forma factible esos problemas

El Diagnostico Administrativo

¿Por qué es necesario efectuar un Diagnostico Administrativo?

(1) Porque las Organizaciones están expuestas a tener problemas.

(2) Porque los problemas generan crisis que afectan el funcionamiento de la organizaciones y sus relaciones internas.

(3) Porque es deber del administrador generar soluciones a esos problemas.

(4) Porque las organizaciones requieren adaptarse a los cambios del entorno modernizando sus estructuras y funcionamientos a las exigencias de ese entorno cambiante (Mejoramiento Continuo).

(5) Porque es deber del administrador facilitar ese proceso de Mejoramiento Continuo incorporando todos elementos novedosos que se producen en el entorno para incrementar la eficiencia de la organización.

El Diagnóstico Administrativo

Áreas de Aplicación del Diagnóstico Administrativo

(1) Estructura Organizativa: Líneas de Autoridad / Tramos de Control / Departamentalización

(2) Distribución de Funciones y Tareas: Cuadros de Funciones

(3) Ejecución de los Procesos: Descripción Gráfica de Procesos/ Manuales de Normas y Procedimientos

Cumplimiento de Normas y Procedimientos / Mediciones del Trabajo

(4) Delegación y Toma de Decisiones: Nivel de Delegación / Áreas Delegadas / Proceso de Toma de Decisiones

(5) Comunicación y Coordinación: Relaciones Internas / Canales de Comunicación / Grado de integración

El Diagnóstico Administrativo es parte del proceso de

Análisis de la Gestión Administrativa

Pues el Diagnostico Administrativo abarca:

la Organización y los Procesos

Administrativos

Mientras que el Análisis de la Gestión Administrativa no solo abarca

la Organización y los Procesos Administrativos

sino también

los Resultados de la Gestión siendo un Abordaje más

completo e integral

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Generales:

(1) Mejoramiento Continuo

Identificar aquellas área de la empresa que pueden ser mejoradas, ya sea porque

presentan fallas en la ejecución de sus procesos o porque requieren

ser modernizadas para adaptarse al entorno organizacional

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Generales:

(2) Reducir Costos

Optimizar la relación existente entre la Producción de Bienes y

Servicios, y los recurso consumidos en dicho proceso. De esta manera de busca un uso racional de estos

recursos sin afectar la calidad para incrementar el rendimiento.

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Específicos:

Estudio

Determinación

Evaluación

Detección

Calificación

1) Estudiar la organización de la empresa, visualizando los cambios de importancia que se deben hacer;

2) Determinar debilidades en los procedimientos administrativos;

3) Evaluar que tan adecuados y efectivos son los controles internos;

4) Detectar las desviaciones en la administración de la empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones.

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Específicos:

Estudio

Determinación

Evaluación

Detección

Calificación

5) Calificar la confiabilidad que debe darse a la información financiera;

6) Detectar las áreas críticas y determinar las medidas para superar la crisis.

7) Detectar áreas de posible notables economías.

8) Prestar asistencia a toda la administración en la ejecución efectiva de sus funciones.

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Específicos: Asistir

Conocer

Verificar

Abrir

Ampliar

Señalar

Lograr

9) Conocer la capacidad de la administración en su acepción general para: - Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos; - Abrir nuevas líneas de actividad; - Ampliar los mercados; - Evaluar el logro de los objetivos.

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Específicos:

Simplificar Decidir

Maximizar Propender

Mejorar Motivar

Obtener Lograr

AGAD

10) Señalar observaciones constructivas y proponer recomendaciones viables, con el fin de:

(a) Lograr mejores métodos operacionales para la obtención de altos rendimientos;

(b) Lograr optimizar el control;

(c’)Simplificar tareas en el aprovechamiento del esfuerzo humano;

(d) Tomar decisiones contra posibles pérdidas, errores y deficiencias en general;

(e) Establecer patrones de producción y mejorar el rendimiento de los trabajadores, motivándolos con posibles ascensos;

Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Específicos:

Simplificar Decidir

Maximizar Propender

Mejorar Motivar

Obtener Lograr

AGAD

10) Señalar observaciones constructivas y proponer recomendaciones viables, con el fin de:

(f) Mejorar los movimientos y tiempos operacionales en función de la reducción de costos, simplificar los procesos, etc.;

(g) Lograr el máximo aprovechamiento de todos los recursos de la empresa;

(h) Propender al mejor uso de la mano de obra, materia prima y equipos;

(i) Obtener la mejor calidad del producto o servicio;

(j) Mejorar los servicios y beneficios a favor de la colectividad y maximizar las utilidades.

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Objetivos del Análisis de la Gestión Administrativa

Objetivos Generales:

(3) Maximizar Resultados

No solo mejorando la utilización de recursos, sino también

incrementando la productividad para alcanzar mayores niveles

efectividad y eficiencia, obteniendo mejores rendimientos de la inversión y más beneficios.