UCLA-AGA-Sesiones 9 y 10- Unidad VI.pdf

Análisis de la Gestión Administrativa

http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/

Unidad VI: Examen Preliminar

De

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“Mejor es callar y que sospechen de tu poca sabiduría que hablar y eliminar cualquier duda sobre ello.” Abraham Lincoln (1809-1865) Político estadounidense, decimosexto presidente de los Estados Unidos

Un Proceso Sistemático pues desarrolla su trabajo siguiendo

una metodología

Un Proceso Integral pues su trabajo análisis abarca todas las fases del proceso administrativo

Por consiguiente es un proceso que va

de lo General a lo Específico

Que por su complejidad requiere ser ejecutado

Por Etapas

Fase de Preparación

Examen Preliminar

Examen de Controles Internos

Examen Profundo

Informe Final

Fase Posterior

Examen Preliminar

Examen Preliminar

Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la

realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto

de un análisis más profundo.

Objetivos:

1) Visualizar la realidad objeto de análisis.

2) Determinar las áreas criticas y prioritarias que serán objeto del análisis profundo.

3) Determinar el Alcance, Extensión y las limitaciones del AGA.

4) Establecer la Dirección del proceso.

5) Fijar los lineamientos

6) Establecer el Programa y la Metodología a ser aplicada en las siguientes etapas así como seleccionar los mecanismos de prueba a ser empleados.

Propósito General de esta Etapa

El propósito del análisis de gestión administrativa es conocer con amplitud a la empresa objeto de análisis, a cuyos efectos es válido preguntarse:

¿ Qué se hace? Determinar las funciones y tareas que se ejecutan en cada área.

¿ Para qué se hace? Determinar los objetivos que se persiguen con cada una de estas tareas y funciones.

¿ Quién lo hace? Determinar las unidades y cargos responsables de cada tarea y función.

¿Cómo lo hace? Determinar los procedimientos establecidos para cada tarea o función.

¿Lo hace bien? Evaluar lasefectividad y la eficiencia en la ejecución del procedimiento.

¿Se podría hacer mejor?

Determinar las posibilidad de mejorar los procedimientos existentes.

Al final del Examen Preliminar

El analista debe tener:

1) Una visión detallada de toda la estructura organizativa de la empresa y sus relaciones funcionales (Organigrama Analítico).

2) Una relación detallada de las Funciones y Tareas asignadas a cada Unidad y Cargo (Cuadro de Funciones).

3) Una relación detallada de los Procedimientos correspondientes a cada función y Tarea (Cuadro de Procedimientos).

4) Una relación de áreas y procedimientos que deben ser revisados en la siguiente etapa, ya sea porque hay áreas o procedimientos críticos para la organización (de gran importancia) o porque son áreas o procedimientos que presentan fallas.

5) Un programa y una metodología para abordar estas áreas y procedimientos etapas de análisis, estableciendo el Alcance y Limitaciones de dicha investigación.

6) Una selección de pruebas que van a servir para efectuar el análisis en las siguientes etapas.

Fuentes de Información del Examen Preliminar

Estructura

Organizativa

Normativas

Realidad Actual

Organigramas

Cuadros de Funciones

Planificación

Manuales de Normas y

Procedimientos

Situaciones Observadas

Opiniones del Personal

Políticas

Metodología de Recolección de Datos en el

Examen Preliminar

Investigación es la obtención de

información y datos directamente de los

empleados mediante indagaciones

sistemáticas sobre un hecho, mediante

Entrevistas y Cuestionarios.

Observación haciéndole seguimiento

visual a un proceso o procedimiento; el

analista se cerciora de cómo se realizan ciertas

operaciones, cerciorándose de como

son ejecutadas.


Examen Preliminar

Estudio General es una apreciación de la

situación general a partir del contacto de

realizado con el Personal (Entrevistas y

Cuestionarios) y la Observación Directa.

Análisis consiste en clasificar y

agrupar diferentes elementos individuales

de un proceso de manera que los grupos constituyan unidades

significativas y homogéneas.


Examen Preliminar Aspectos que pueden ser Evaluados:

Características Generales de la Empresa

Cultura Organizacional

Identidad Organizacional

Comunicación Interna

Clima Organizacional


información y datos que se consigue

directamente de los empleados mediante

indagaciones sistemáticas sobre un

hecho, mediante Entrevistas y Cuestionarios

Motivación

Nivel y Necesidades de Capacitación


Examen Preliminar


información y datos que se consigue

directamente de los empleados mediante

indagaciones sistemáticas sobre un

hecho, mediante Entrevistas y Cuestionarios

Se basa en la COMUNICACIÓN

ENTREVISTA

CUESTIONARIO


Examen Preliminar

Entrevista es una técnica mediante

la cual una persona obtiene información de otra generalmente de

manera verbal, directa y presencial.

Entrevista Estructurada: En la cual existe una serie de preguntas

elaboradas previamente sobre un determinado tema las cuales podrán ser respondidas de manera abierta. En este caso funcionan como un Interrogatorio.

Entrevista No Estructurada: En la cual no existen preguntas

elaboradas previamente por lo que las mismas las va formulando el Entrevistador

en la medida que se va desarrollando la conversación entre las partes.

En este caso pueden ser: Focalizadas, Clínicas o Libres


Examen Preliminar

Cuestionario es una técnica mediante

la cual se la formulan una serie de preguntas tipo interrogatorio, a un grupo de personas con la finalidad de indagar

sobre una variable objeto de estudio. Se aplican mediante un

formato de forma oral, escrita o vía correo

electrónico.

Cuestionario de Respuestas Abiertas: En el cual existen una serie de preguntas

elaboradas previamente sobre un determinado tema las cuales podrán ser respondidas de manera abierta. En este

caso las respuestas no se pueden tabular.

Cuestionario de Respuestas Cerradas:

En la cual existen preguntas elaboradas previamente así como opciones cerradas

de respuestas, entre las que el entrevistado deberá elegir. Pueden ser

Dicotómicos (Si o No), de Escala (Ejemplo: Nunca, A veces, Siempre) o de Opciones

Múltiples.








Motivación

Nivel y Necesidades de Capacitación




operaciones, verificando como son

ejecutadas Funcionamiento y Ejecución de

Procedimientos


Examen Preliminar




operaciones, verificando como son

ejecutadas.

Se pueden utilizar diferentes técnicas y recursos como:

Listas de Chequeo o de Cotejo

Registros Anecdóticos

Fichas

Instrumentos de Escala

Revisión de Documentos

Registros Fotográficos

Grabaciones de Audio y Video

Mediciones de Tiempo


Examen Preliminar

Estudio General Consiste en una

apreciación u Observación Directa de

las características generales de la

empresa.

Aspectos que pueden ser Evaluados:







Examen Preliminar - Estudio General

1 Analista:

2 Nombre o Razón Social de la Empresa:

3 Actividad Principal de la Empresa:

4 Tipo de Organización: Organismo Público

Empresa Pública

Empresa Privada

ONG- Fundación

Otros

5 Sector al que pertenece la Organización: Primario

Secundario

Terciario

6 Ubicación de la Organización:

7 Ámbito de Operación de la Organización: Local

Regional

Nacional

Internacional

8 Unidad o Unidades donde se realizara el AGA:

Aspectos Generales Observados:

Sobre la Planificación:

1 ¿Esta claramente definida la Misión de la Organización? SI NO

2 ¿Esta claramente definida la Visión de la Organización? SI NO

3 ¿Están claramente definidos los objetivos de la Organización? SI NO

4 ¿Existe un Plan de Gestión? SI NO

5 ¿Existe un Presupuesto? SI NO

6 ¿Existe un Órgano de Planificación y Presupuesto? SI NO

7 ¿Se establecen Metas de Trabajo? SI NO

Sobre la Organización:

8 ¿Existe una Estructura Organizativa? (Organigrama) SI NO

9 ¿Existe División del Trabajo? SI NO

10 ¿Existe Departamentalización? SI NO

Fecha de Realización:

Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Instrumento para realizar el Estudio General




11 ¿Están claramente identificada las líneas de Autoridad? SI NO

12 ¿Existen Manuales de Normas y Procedimientos? SI NO

13 ¿La mayor parte de los Procedimientos estan automatizados? SI NO

Sobre la Dirección:

14 ¿El personal Directivo esta claramente identificado? SI NO

15 ¿El personal Directivo se encuentra en las instalaciones? SI NO

16 ¿El personal Directivo es de facíl acceso? SI NO

17 ¿Se observa cierta participación e integración del personal SI NO

Directivo en las actividades diarias?

Sobre el Control:

18 ¿Existen Controles de Acceso a las instalaciones? SI NO

19 ¿Existen Controles de Entrada y Salida de Personal? SI NO

20 ¿Existe Personal de Supervisión? SI NO

21 ¿Existen mecanismos de control automatizado? SI NO

22 ¿Se efectuan Evaluaciones de Desempeño? SI NO

Sobre la Cultura Organizacional:

23 Antigüedad de la Organización: De 1 a 5 años

De 5 a 10 años

De 10 a 20 años

Más de 20 años

24 ¿Cómo es la imagén proyectada por la Organización?

Es una Organización Tradicional algo rezagada en relación a su entorno

Es una Organización Tradicional pero a la Vanguardia

Es una Organización nueva pero en proceso de crecimiento y de Vanguardia

Es una Organización con dificultades de crecimiento

25 ¿La mayor parte del personal maneja un mismo lenguaje? SI NO

26 ¿La mayor parte del personal maneja un nivel similar de SI NO

Conocimientos ?

Sobre la Identidad Organizacional:

27 ¿Existe una Imagen de Marca Definida? SI NO

(Logotipo, Colores Corporativos etc.)

28 ¿La Imagen de Marca esta presente en los espacios de trabajo? SI NO

(Mobiliario, Decoración de Espacios etc.)

29 ¿La Imagen de Marca esta presente en el Equipo de Trabajo? SI NO

(Personal Identificado, Uniformes etc.)

30 ¿La Imagen de Marca en los Mecanismos de Comunicación? SI NO

(Papelería, Pagina Web etc.)




Sobre el Clima Organizacional:

31 ¿El Ambiente fisico de las intalaciones es adecuado? SI NO

(Espacio Disponible, Iluminación, Ventilación, etc.)

32 ¿El equipamiento fisico de las instalaciones es el adecuado? SI NO

(Mobiliario, Equipos, Maquinarias etc.)

33 ¿El equipamiento del personal es el adecuado? SI NO

(Uniformes, Equipos de Seguridad etc.)

34 ¿Existe un facíl acceso a las instalaciones? SI NO

35 ¿Las condiciones de trabajo son las adecuadas? SI NO

(Horario de Trabajo, Jornada Laboral, Seguridad, Higiene etc.)

36 ¿Existe un clima cordial de trabajo? SI NO

(Buena Comunicación y Trato agradable del personal etc.)

37 ¿Se trabaja bajo presión? SI NO

38 ¿Se observa exceso de controles y supervisión? SI NO

39 ¿Se trabaja bajo condiciones de riesgo? SI NO

40 ¿Se observa integración entre el personal? SI NO

41 ¿Se observa mucha rotación de personal? SI NO

42 ¿Se observa la presencia de personal experimentado en su cargo? SI NO

Sobre el proceso de comunicación:

43 ¿Existen mecanismos de comunicación formal a nivel interno? SI NO

(Oficio, Carta, Memorándum etc.)

44 ¿Qué asuntos se tratan por medio de esta Comunicación Formal?

45 ¿Cómo se transmite esta comunicación formal? En Fisico

Por E-mail

46 ¿Se siguen los canales regulares de comunicación? SI NO

47 ¿Existe una Intranet? SI NO

48 ¿La comunicación interna informal es fluida y constante? SI NO

49 ¿Existen mecanismos de comunicación formal a nivel externo con SI NO

clientes y proveedores ? (Oficio, Carta, Memorándum etc.)

50 ¿Qué asuntos se tratan por medio de esta Comunicación Formal?

51 ¿Cómo se transmite esta comunicación formal? En Fisico

Por E-mail

52 ¿Se siguen los canales regulares de comunicación externa? SI NO

53 ¿Existe un Sitio Web? SI NO

54 ¿La comunicación informal externa es fluida y constante? SI NO



Estructura Organizativa (Organigramas)

Cuadros de Funciones

Manuales de Normas y Procedimientos

Análisis Consiste en clasificar y

agrupar diferentes elementos individuales

de un proceso de manera que los grupos constituyan unidades

significativas y homogéneas.

Planificación

Papeles de Trabajo: Examen Preliminar Matriz de Análisis de Estructura y Procedimientos

ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar toda la

planificación de la organización, abarcando

aspectos como:

1) Misión y Visión

(Si estan ajustadas a la realidad de la

Organización)

2) Objetivos

(Si estan ajustados a la realidad de la

organización, a la Misión y Visión, y sin

son objetivos realizables)

3) Valores y Políticas

(Si estan ajustados a la realidad de la

y se relacionan entre si)

4) Planes y Programas

(Si se ajustan a los objetivos de la

organización y son realizables). Dentro

de los Planes se incluyen los Presupuestos

Planificación Planificación


ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la Estructura

Organizativa de la Organización a partir de

su representación Grafica (Organigrama) y

de la observación directa de la misma.

Se debe abarcar aspectos como:

1) Jerarquización

(Cantidad de niveles jerarquicos, y si existe

una tendencia hacia lo Vertical u Horizontal)

2) Distribución de la Autoridad

(En que niveles y áreas se concentra la

mayor carga de autoridad)

3) Nivel de Delegación

(Organigrama) (Que tan concentradas estan las funciones y

responsabilidades en ciertas unidades o

cargos)

4) Tramos de Control

(Que tantas unidades y cargos estan sujetos

a la supervisión de quienes ejercen la Dirección)

5) Especialización y Departamentalización

(Que tan especializadas son las funciones

ejecutadas por cada unidad)

OrganizaciónEstructura

Organizativa


ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la forma en que

son asignadas las distintas funciones y tareas

entre las diferentes unidades y cargos de la

Organización, valorando que tan bien

distribuidas se encuentran las mismas.

Cuadro de

FuncionesOrganización


ÁREA DE ANÁLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se deben analizar los Manuales

de Normas y Procedimientos de forma

general, abarcando aspectos como:

1) Si los Manuales cubren o regulan todos los

Procedimientos de la Organización.

2) Si los Manuales cuentan con una estructura

formal ajustada a los estandares en esta

materia.

3) Que tan detallados se encuentran descritos

los procedimientos en los Manuales.

4) Si los Manuales cuentan con la debida

Representación Grafica del Procedmiento

descrito (Flujograma).

5) Si los Manuales cuentan con todos los

anexos necesarios (Documentos).

6) Si los Manueles establecen claramente las

unidades involucradas en el procedmiento.

7) Si los Manuales establecen claramente las

normas de actuación en cada procedimiento.

Organización

Manuales de

Normas y

Procedimientos

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