UCLA-AGA-Sesion 8- Unidad V.pdf

8/10/2019 UCLA-AGA-Sesion 8- Unidad V.pdf

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Anlisis de la Gestin Administrativa

http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/

Unidad V: Proceso de Anlisis de la Gestin

Administrativa


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e

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La inteligencia consiste no slo en el conocimiento,sino tambin en la destreza de aplicar los

conocimientos en la prctica.Aristteles (384 AC-322 AC) Filsofo griego.


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Un Proceso Sistemtico

pues desarrolla su trabajo siguiendouna metodologa.

Un Proceso Integral

pues su trabajo anlisis abarca todaslas fases del proceso administrativo.

Por consiguiente es un proceso que va

de lo General a lo Especfico

Que por su complejidad requiere ser ejecutado

Por Etapas


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Fase de

Preparacin

Examen

Preliminar

Examen de

Controles

Internos

Examen

Profundo

Informe

Final

Fase

Posterior


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Fase de Preparacin

Esta la etapa previa del proceso de Anlisis de

la Gestin Administrativa durante la cual se

establecen los primeros contactos con la

organizacin objeto de anlisis, se establecen

los objetivos de trabajo y se planifica todo el

proceso.

Actividades:

Reunin Inicial con el

Cliente:Es el contacto preliminar con los

representantes de la Organizacindonde se realizar el AGA, en la

que se detectan las necesidades y

motivaciones del cliente para

contratar el servicio,

obtenindose una visin generalde la situacin, lo que permite

establecer a grandes rasgos los

objetivos del trabajo y se fijan las

pautas de accin. En la misma el

analista debe establecer sus

parmetros de servicio.


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Fase de Preparacin

Esta la etapa previa del proceso de Anlisis de

la Gestin Administrativa durante la cual se

establecen los primeros contactos con la

organizacin objeto de anlisis, se establecen

los objetivos de trabajo y se planifica todo el

proceso.

Actividades:

Planificacin:Una vez establecido el primer

contacto con la empresa, se inicia

el proceso de planeacin deltrabajo a ejecutar. En primer lugar

se establecen los objetivos del

AGA, y se inicia el proceso de

planificacin especifica de cada

una de sus fases, estableciendo

metas y tiempos de cumplimiento

de cada fase (Programa),

metodologa de abordaje y

requerimientos.


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Examen Preliminar

Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en

donde se entra en contacto directo con la

realidad objeto de estudio. Es un proceso de

observacin y anlisis previo, de tipo superficial

que se ejecuta para poder definir cuales sernlas reas especificas que estarn siendo objeto

de un anlisis ms profundo.

Objetivos:

1) Visualizar la realidad objeto de

anlisis.

2) Determinar las reas crticas y

prioritarias que sern objeto delanlisis profundo.

3) Determinar el alcance,

extensin y las limitaciones del

AGA.

4) Establecer la direccin del

proceso.

5) Fijar los lineamientos


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Examen Preliminar

Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en

donde se entra en contacto directo con la

realidad objeto de estudio. Es un proceso de

observacin y anlisis previo, de tipo superficial

que se ejecuta para poder definir cuales sernlas reas especificas que estarn siendo objeto

de un anlisis ms profundo.

Metodologa:

Observacin Directa: consiste en la

apreciacin de las situaciones y

procesos objeto de estudio.

Cuestionarios: aplicacin de

instrumentos de recoleccin de datos

e informacin al personal de la

empresa, con preguntas estructuradas

con respuestas cerradas que pueden

ser tabuladas.

Entrevistas: aplicacin de


e informacin al personal con

preguntas estructuradas o no

estructuradas de respuestas abiertas.


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Examen de Controles Internos

Es una evaluacin completa de los

procedimientos de la organizacin y su

estructura para detectar posibles desviaciones

en el cumplimiento de planes, programas yprocesos para plantear medidas de rectificacin

y soluciones para solventar la contingencia.

Objetivos:

1) Verificar el comportamiento

real frente a los procesos,

detectando reas criticas o con

dificultades.

2) Detectar posibles desviaciones

en la ejecucin de los procesos.

3) Evaluar la efectividad yadecuacin de los controles

administrativos y financieros.


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Alcance del Examen:

Relativos al Proceso: vinculado

directamente a la ejecucin del

proceso, abarcando:

- Aspectos Organizativos

- Nivel de Direccin

- Nivel de Delegacin

- Funcionalidad del Proceso

- Diseo del Proceso

- Cumplimiento de Normas


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Alcance del Examen:

Relativos al Control : vinculado

directamente a la valoracin de

los mecanismos de control

existentes, abarcando aspectos

como:

- Objetivo del Control

( Que se desea controlar?)

- Oportunidad de los Controles

( Si se ejecutan a tiempo?)

- Metodologa de Control

- Suficiencia de los Controles

( Son suficientes y necesarios

los controles aplicados?)

- Efectividad de los Controles

( Cumplen su objetivo?)


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Metodologa:

Entrevistas: aplicacin de


e informacin al personal con

preguntas estructuradas o no

estructuradas de respuestas abiertas.

Anlisis de la Estructura: para

determinar las lneas funcionales de

delegacin y supervisin.

Observacin y Anlisis de Procesos:para verificar su ejecucin, medir el

cumplimiento de normas y detectar

desviaciones, puntos crticos de

control y requerimientos.


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Examen Profundo

Es una evaluacin mucho ms completa tanto

de aquellas reas que durante los examen

preliminar y examen de controles internos no

presentaron problemas significativos, como deaquellas reas que ciertamente presentaron

dificultades.

Objetivos:

1) Verificar que en aquellas reas

donde no se detectaron

dificultades realmente se cumple

la norma.

2) Determinar a profundidad las

causas de las dificultades

detectadas en aquellas reas

problemticas.

3) Ponderar los efectos de las

deficiencias detectadas.

4) Obtener informacin necesaria

para poder formular

recomendaciones.


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Examen Profundo





dificultades.

Alcance:

1) Detalles Formales de los

procesos como Aspectos

Organizativos, Normas y

Procedimientos.

2) Detalles Tcnicos de losProcesos como Ejecucin de los

mismos, requerimientos fsicos y

de informacin, desempeo

especializado etc.

3) Detalles Funcionales de los

Procesos como necesidades de

coordinacin, flujo de

informacin, desempeo

individual etc.


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Examen Profundo





dificultades.

Metodologa:

Inspeccin: consiste en verificar las

situaciones y procesos ya previamente

analizados.

Anlisis de Procesos: en este caso de

manera ms detallada que en la fase

anterior, incluyendo anlisis grficos

de los procesos.

Mediciones del Trabajo: consiste en

verificar tiempos y resultados de

desempeo en la ejecucin de tareas

de manera sistemtica.

Cuadros Situacionales: que buscan

analizar aspectos particulares de los

procesos, determinando las causas y

efectos de sus desviaciones.


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Informe Final:

Es la fase ltima del trabajo desarrollado por el

analista, y se basa en el principio y la obligacin

de presentar informacin sobre los resultados

alcanzados durante el proceso AGA para que

esta pueda ser empleada en beneficio de laorganizacin, orientando en muchos casos la

toma decisiones.

Actividades:

1) Preparacin del Informe: que

implica el procesamiento y

anlisis de toda la informacin, y

la elaboracin del informe como

tal sobre a base de una estructurapreestablecida.

2) Entrega del Informe: en fsico o

digital, con sus debidos soportes.

3) Exposicin del Informe: que la

presentacin oral del informe

mediante una exposicin

sintetizada y explicativa de los

resultados del trabajo.


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Informe Final:






toma decisiones.

Objetivos:

1) Informar los resultados del

proceso de AGA.

2) Dejar evidencia del trabajoejecutado.

3) Generar realimentacin por

parte del cliente sobre el trabajo

desempeado por el analista.


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Informe Final:






toma decisiones.

Contenido:

1) Informacin sobre el proceso de

AGA: Objetivos, Alcance, Metodologa

empleada, Responsables, y Periodo de

Revisin.

2) Resultados: sntesis detallada de las

situaciones detectadas en el proceso.

3) Conclusiones y Recomendaciones:

relacin general de la situacin objeto

del AGA y sugerencias para mejorar la

Gestin Administrativa as como para

solucionar los problemas detectados.


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Fase Posterior:

Es la materializacin de los resultados

generados a partir del proceso de Anlisis de la

Gestin Administrativa, en donde se debern

tomar en cuenta los planteamientosformulados tras el Informe Final en beneficio de

la organizacin.

Implicaciones:

1) Anlisis y Reflexin por los

Directivos de la Organizacin de los

Resultados expresados en el Informe

Final del AGA.

2) Toma de Decisiones por parte de

los Directivos, vinculadas a las

recomendaciones formuladas.

3) Implantacin de Acciones

recomendadas.

4) Realimentacin con el Analista.


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Algunos Procedimientos empleados en el AGA

Los procedimientos de anlisis

de gestin administrativa son el

conjunto de tcnicas de

investigacin aplicables a ungrupo de hechos, a un conjunto

de circunstancias, relativas a los

procesos u otros asuntos

sujetos a examen, mediante los

cuales el analista obtiene las

bases para fundamentar su

informe.


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Estudio Generalque consiste en una

apreciacin u

Observacin Directa de

las caractersticasgenerales de la

empresa;

Inspeccinson exmenes directos

efectuados a

documentos y

procesos, lo queproporciona grados

variables de

confiabilidad

Observacinhacindole seguimiento

visual a un proceso o

procedimiento; el

analista se cerciora decmo se realizan ciertas

operaciones,

cerciorndose de como

son ejecutadas


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Investigacines la obtencin de

informacin y datos

directamente de los

empleados medianteindagaciones

sistemticas sobre un

hecho.

Anlisisque consiste en

clasificar y agrupar

diferentes elementos

individuales de unproceso de manera que

los grupos constituyan

unidades significativas y

homogneas.

DeclaracinCuando se trate de

datos de gran relevancia

o importancia, el

analista puedesolicitarle una

confirmacin escrita

sobre esa informacin.


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Confirmacines la obtencin de

certificacin de un

hecho o situacin por

escrito por parte de un

especialista o agente

externo a la

organizacin conocedor

de la materia.

Certificacinconsiste en validar una

situacin o hecho

mediante un

documento que lo

confirma.

Interrogatorioes la bsqueda de

informacin dentro o

fuera de la organizacin

mediante cuestionarios

orales o escritos.


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Clculoes la comprobacin

aritmtica de una

determinada situacin.

Medicinconsiste en validar una

situacin o hecho

mediante la

comprobacincuantitativa del mismo

(Conteos, Mediciones

de tiempo etc.)

Analticoes la confirmacin de

una situacin o hecho

mediante clculos

estadsticos defluctuaciones,

tendencias,

desviaciones y

pronsticos.


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