1. http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/Anlisis de la Gestin AdministrativaUnidad VI: Examen Preliminar

2. DeMejor es callar y que sospechen de tu poca sabidura quehablar y eliminar cualquier duda sobre ello.Abraham Lincoln (1809-1865)Poltico estadounidense, decimosexto presidente de los Estados Unidoshttp://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/ 3. Un Proceso Sistemticopues desarrolla su trabajo siguiendouna metodologaUn Proceso Integralpues su trabajo de anlisis abarca todaslas fases del proceso administrativoPor consiguiente es un proceso que vade lo General a lo EspecificoQue por su complejidad requiere ser ejecutadoPor Etapas 4. Fase dePreparacinExamenPreliminarExamen deControlesInternosExamenProfundoInformeFinalFasePosterior 5. Examen PreliminarEsta es la etapa inicial del proceso de AGA, endonde se entra en contacto directo con larealidad objeto de estudio. Es un proceso deobservacin y anlisis previo, de tipo superficialque se ejecuta para poder definir cuales sernlas reas especificas que estarn siendo objetode un anlisis ms profundo.Objetivos:1) Visualizar la realidad objeto deanlisis.2) Determinar las reas criticas yprioritarias que sern objeto delanlisis profundo.3) Determinar el Alcance, Extensin ylas limitaciones del AGA.4) Establecer la Direccin del proceso.5) Fijar los lineamientos6) Establecer el Programa y laMetodologa a ser aplicada en lassiguientes etapas as como seleccionarlos mecanismos de prueba a serempleados. 6. Propsito General de esta EtapaEl propsito del anlisis de gestin administrativa es conocer con amplitud a laempresa objeto de anlisis, a cuyos efectos es vlido preguntarse: Que se hace? Determinar las funciones y tareas que seejecutan en cada rea Para que se hace? Determinar los objetivos que se persiguencon cada una de estas tareas y funciones Quien lo hace? Determinar las unidades y cargosresponsables de cada tarea y funcinComo lo hace? Determinar los procedimientosestablecidos para Tarea o FuncinLo hace bien? Evaluar las efectividad y la eficiencia en laejecucin del procedimientoSe podra hacermejor?Determinar las posibilidad de mejorar losprocedimientos existentes 7. Al final del Examen PreliminarEl analista debe tener:1) Una visin detallada de toda la estructura organizativa de la empresay sus relaciones funcionales (Organigrama Analtico).2) Una relacin detallada de las Funciones y Tareas asignadas a cadaUnidad y Cargo (Cuadro de Funciones).3) Una relacin detallada de los Procedimientos correspondientes acada funcin y Tarea (Cuadro de Procedimientos).4) Una relacin de reas y procedimientos que deben ser revisados enla siguiente etapa, ya sea porque son reas o procedimientos crticospara la organizacin (de gran importancia) o porque son reas oprocedimientos que presentan fallas.5) Un programa y una metodologa para abordar estas reas yprocedimientos en las etapas siguientes, estableciendo el Alcance yLimitaciones de dicha investigacin.6) Una seleccin de pruebas que van a servir para efectuar el anlisis enlas siguientes etapas. 8. Fuentes de Informacin del Examen PreliminarEstructuraOrganizativaNormativasRealidadActualOrganigramasCuadros deFuncionesPlanificacinManuales deNormas yProcedimientosSituacionesObservadasOpiniones delPersonalPolticas 9. Mi plan de Auditora:Examen Preliminar Primera Entrega03Procesamiento de InformacinSituacinGeneralConsolidacin de laInformacinobtenida en laInvestigacinDocumental y laInvestigacin porComunicacin,mediante lacompletacin delInstrumentodisponible sobreSituacin General04Matriz deAnlisisEn funcin de lainformacin obtenidaen la InvestigacinDocumental y laInvestigacin porComunicacin,elaboracin de laMatriz de Anlisisdisponible.05Identificacinde las reascriticasEn funcin de lainformacin obtenida yel anlisis efectuado,determinar las reascriticas en donde serealizara el Examen deControles Internos en lasiguiente fase. 10. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionariosObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadasInvestigacinDocumentalEs la ubicacin,seleccin y estudio dedocumentacin quepuede aportarelementos de juicio a laauditora. 11. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarEstudio Generales una apreciacin de lasituacin general apartir del contacto derealizado con elPersonal (Entrevistas yCuestionarios) y laObservacin DirectaAnlisisque consiste enclasificar y agrupardiferentes elementosindividuales de unproceso de manera quelos grupos constituyanunidades significativas yhomogneas. 12. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarAspectos que pueden ser Evaluados: Caractersticas Generales de la Empresa Cultura Organizacional Identidad Organizacional Comunicacin Interna Clima OrganizacionalInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionarios Motivacin Nivel y Necesidades de Capacitacin 13. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionariosSe basa en laCOMUNICACINENTREVISTACUESTIONARIO 14. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarEntrevistaes una tcnica mediantela cual una personaobtiene informacin deotra generalmente demanera verbal, directa ypresencial.Entrevista Estructurada:En la cual existe una serie de preguntaselaboradas previamente sobre undeterminado tema las cuales podrn serrespondidas de manera abierta. En estecaso funcionan como un Interrogatorio.Entrevista No Estructurada:En la cual no existen preguntaselaboradas previamente por lo que lasmismas las va formulando el Entrevistadoren la medida que se va desarrollando laconversacin entre las partes.En este caso pueden ser: Focalizadas,Clnicas o Libres 15. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarCuestionarioes una tcnica mediantela cual se la formulanuna serie de preguntastipo interrogatorio a ungrupo de personas conla finalidad de indagarsobre una variableobjeto de estudio. Seaplican mediante unformato de forma oral,escrita o va correoelectrnico.Cuestionario de Respuestas Abiertas:En el cual existen una serie de preguntaselaboradas previamente sobre undeterminado tema las cuales podrn serrespondidas de manera abierta. En estecaso las respuestas no se pueden tabular.Cuestionario de RespuestasCerradas:En la cual existen preguntas elaboradaspreviamente as como opciones cerradasde respuestas, entre las que elentrevistado deber elegir. Pueden serDicotmicos (Si o No), de Escala (Ejemplo:Nunca, A veces, Siempre) o de OpcionesMltiples. 16. Tipos de Cuestionarios:1) Cuestionario con Respuestas Abiertas:Ejemplo:a) Indique cual es su experiencia previa en el rea administrativa:________________________________________________________________________________________________________________2) Cuestionario con Respuestas Cerradas Simples (Dicotmicas):Ejemplo:a) Posee usted experiencia previa en el campo administrativo:( ) Si ( ) No3) Cuestionario con Respuestas Cerradas Mltiples:Ejemplo:a) Indique en cual de estas reas posee mayor experiencia:( ) Finanzas y Tesorera( ) Compras( ) Crdito y Cobranza( ) Control de Operaciones( ) Ninguna de las Anteriores 17. Tipos de Cuestionarios:4) Cuestionario con Respuestas Cerradas a Escala:Ejemplo:a) Indique el nivel de experiencia que posee en rea de finanzas:( ) Ninguna( ) Muy Poca( ) Intermedia( ) Alta( ) Muy Alta 18. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarAspectos que pueden ser Evaluados: Caractersticas Generales de la Empresa Cultura Organizacional Identidad Organizacional Comunicacin Interna Clima Organizacional Motivacin Nivel y Necesidades de CapacitacinObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadas Funcionamiento y Ejecucin deProcedimientos 19. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadasSe pueden utilizar diferentes tcnicas yrecursos como: Listas de Chequeo o de Cotejo Registros Anecdticos Fichas Instrumentos de Escala Revisin de Documentos Registros Fotogrficos Grabaciones de Audio y Video Mediciones de Tiempo 20. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarEsta investigacin se puede basar en: Documento Constitutivo de la Empresa Estatutos de la Organizacin Plan de Gestin (Misin, Visin Valores) Normas Plan Anual y Presupuesto Manifiesto de Polticas OrganigramasInvestigacinDocumentalEs la ubicacin,seleccin y estudio dedocumentacin quepuede aportarelementos de juicio a laauditora. Cuadro de Funciones y Descripciones deCargos Manuales de Normas y Procedimientos 21. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarEstudio Generalque consiste en unaapreciacin uObservacin Directa delas caractersticasgenerales de laempresa;Aspectos que pueden ser Evaluados: Caractersticas Generales de la Empresa Cultura Organizacional Identidad Organizacional Comunicacin Interna Clima Organizacional 22. Anlisis de la Gestin AdministrativaExamen Preliminar - Estudio General1 Analista:2 Nombre o Razn Social de la Empresa:3 Actividad Principal de la Empresa:Fecha de Realizacin:4 Tipo de Organizacin: Organismo PblicoEmpresa PblicaEmpresa PrivadaONG- FundacinOtros5 Sector al que pertenece la Organizacin: PrimarioSecundarioTerciario6 Ubicacin de la Organizacin:7 mbito de Operacin de la Organizacin: LocalRegionalNacionalInternacional8 Unidad o Unidades donde se realizara el AGA:Aspectos Generales Observados:Sobre la Planificacin:1 Esta claramente definida la Misin de la Organizacin? SI NO2 Esta claramente definida la Visin de la Organizacin? SI NO3 Estn claramente definidos los objetivos de la Organizacin? SI NO4 Existe un Plan de Gestin? SI NO5 Existe un Presupuesto? SI NO6 Existe un rgano de Planificacin y Presupuesto? SI NO7 Se establecen Metas de Trabajo? SI NOSobre la Organizacin:8 Existe una Estructura Organizativa? (Organigrama) SI NO9 Existe Divisin del Trabajo? SI NO10 Existe Departamentalizacin? SI NOPapeles de Trabajo:Examen PreliminarInstrumento para realizar elEstudio General 23. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarInstrumento para realizar elEstudio GeneralAnlisis de la Gestin AdministrativaExamen Preliminar - Estudio General11 Estn claramente identificada las lneas de Autoridad? SI NO12 Existen Manuales de Normas y Procedimientos? SI NO13 La mayor parte de los Procedimientos estan automatizados? SI NOSobre la Direccin:14 El personal Directivo esta claramente identificado? SI NO15 El personal Directivo se encuentra en las instalaciones? SI NO16 El personal Directivo es de facl acceso? SI NO17 Se observa cierta participacin e integracin del personal SI NODirectivo en las actividades diarias?Sobre el Control:18 Existen Controles de Acceso a las instalaciones? SI NO19 Existen Controles de Entrada y Salida de Personal? SI NO20 Existe Personal de Supervisin? SI NO21 Existen mecanismos de control automatizado? SI NO22 Se efectuan Evaluaciones de Desempeo? SI NOSobre la Cultura Organizacional:23 Antigedad de la Organizacin: De 1 a 5 aosDe 5 a 10 aosDe 10 a 20 aosMs de 20 aos24 Cmo es la imagn proyectada por la Organizacin?Es una Organizacin Tradicional algo rezagada en relacin a su entornoEs una Organizacin Tradicional pero a la VanguardiaEs una Organizacin nueva pero en proceso de crecimiento y de VanguardiaEs una Organizacin con dificultades de crecimiento25 La mayor parte del personal maneja un mismo lenguaje? SI NO26 La mayor parte del personal maneja un nivel similar de SI NOConocimientos ?Sobre la Identidad Organizacional:27 Existe una Imagen de Marca Definida? SI NO(Logotipo, Colores Corporativos etc.)28 La Imagen de Marca esta presente en los espacios de trabajo? SI NO(Mobiliario, Decoracin de Espacios etc.)29 La Imagen de Marca esta presente en el Equipo de Trabajo? SI NO(Personal Identificado, Uniformes etc.)30 La Imagen de Marca en los Mecanismos de Comunicacin? SI NO(Papelera, Pagina Web etc.) 24. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarInstrumento para realizar elEstudio GeneralAnlisis de la Gestin AdministrativaExamen Preliminar - Estudio GeneralSobre el Clima Organizacional:31 El Ambiente fisico de las intalaciones es adecuado? SI NO(Espacio Disponible, Iluminacin, Ventilacin, etc.)32 El equipamiento fisico de las instalaciones es el adecuado? SI NO(Mobiliario, Equipos, Maquinarias etc.)33 El equipamiento del personal es el adecuado? SI NO(Uniformes, Equipos de Seguridad etc.)34 Existe un facl acceso a las instalaciones? SI NO35 Las condiciones de trabajo son las adecuadas? SI NO(Horario de Trabajo, Jornada Laboral, Seguridad, Higiene etc.)36 Existe un clima cordial de trabajo? SI NO(Buena Comunicacin y Trato agradable del personal etc.)37 Se trabaja bajo presin? SI NO38 Se observa exceso de controles y supervisin? SI NO39 Se trabaja bajo condiciones de riesgo? SI NO40 Se observa integracin entre el personal? SI NO41 Se observa mucha rotacin de personal? SI NO42 Se observa la presencia de personal experimentado en su cargo? SI NOSobre el proceso de comunicacin:43 Existen mecanismos de comunicacin formal a nivel interno? SI NO(Oficio, Carta, Memorndum etc.)44 Qu asuntos se tratan por medio de esta Comunicacin Formal?45 Cmo se transmite esta comunicacin formal? En FisicoPor E-mail46 Se siguen los canales regulares de comunicacin? SI NO47 Existe una Intranet? SI NO48 La comunicacin interna informal es fluida y constante? SI NO49 Existen mecanismos de comunicacin formal a nivel externo con SI NOclientes y proveedores ? (Oficio, Carta, Memorndum etc.)50 Qu asuntos se tratan por medio de esta Comunicacin Formal?51 Cmo se transmite esta comunicacin formal? En FisicoPor E-mail52 Se siguen los canales regulares de comunicacin externa? SI NO53 Existe un Sitio Web? SI NO54 La comunicacin informal externa es fluida y constante? SI NO 25. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarAspectos que pueden ser Evaluados: Estructura Organizativa (Organigramas) Cuadros de Funciones Manuales de Normas y ProcedimientosAnlisisque consiste enclasificar y agrupardiferentes elementosindividuales de unproceso de manera quelos grupos constituyanunidades significativas yhomogneas. Planificacin 26. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarMatriz de Anlisis deEstructura y ProcedimientosREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar toda laplanificacin de la organizacin, abarcandoaspectos como:1) Misin y Visin(Si estan ajustadas a la realidad de laOrganizacin)2) Objetivos(Si estan ajustados a la realidad de laorganizacin, a la Misin y Visin, y sinson objetivos realizables)3) Valores y Polticas(Si estan ajustados a la realidad de lay se relacionan entre si)4) Planes y Programas(Si se ajustan a los objetivos de laorganizacin y son realizables). Dentrode los Planes se incluyen los PresupuestosPlanificacin Planificacin 27. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarMatriz de Anlisis deEstructura y ProcedimientosREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la EstructuraOrganizativa de la Organizacin a partir desu representacin Grafica (Organigrama) yde la observacin directa de la misma.Se debe abarcar aspectos como:1) Jerarquizacin(Cantidad de niveles jerarquicos, y si existeuna tendencia hacia lo Vertical u Horizontal)2) Distribucin de la Autoridad(En que niveles y reas se concentra lamayor carga de autoridad)3) Nivel de Delegacin(Organigrama) (Que tan concentradas estan las funciones yresponsabilidades en ciertas unidades ocargos)4) Tramos de Control(Que tantas unidades y cargos estan sujetosa la supervisin de quienes ejercen la Direccin)5) Especializacin y Departamentalizacin(Que tan especializadas son las funcionesejecutadas por cada unidad)OrganizacinEstructuraOrganizativa 28. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarMatriz de Anlisis deEstructura y ProcedimientosREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar la forma en queson asignadas las distintas funciones y tareasentre las diferentes unidades y cargos de laOrganizacin, valorando que tan biendistribuidas se encuentran las mismas.Cuadro deOrganizacin Funciones 29. Papeles de Trabajo:Examen PreliminarMatriz de Anlisis deEstructura y ProcedimientosREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se deben analizar los Manualesde Normas y Procedimientos de formageneral, abarcando aspectos como:1) Si los Manuales cubren o regulan todos losProcedimientos de la Organizacin.2) Si los Manuales cuentan con una estructuraformal ajustada a los estandares en estamateria.3) Que tan detallados se encuentran descritoslos procedimientos en los Manuales.4) Si los Manuales cuentan con la debidaRepresentacin Grafica del Procedmientodescrito (Flujograma).5) Si los Manuales cuentan con todos losanexos necesarios (Documentos).6) Si los Manueles establecen claramente lasunidades involucradas en el procedmiento.7) Si los Manuales establecen claramente lasnormas de actuacin en cada procedimiento.OrganizacinManuales deNormas yProcedimientos 30. Anlisis de la Gestin Administrativahttp://analisisdelagestionadministrativa.blogspot.com/