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Análisis de la Gestión Administrativa

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Unidad V: Proceso de Análisis de la Gestión Administrativa

De

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La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica.Aristóteles (384 AC-322 AC) Filósofo griego.

En las unidades anteriores analizamos que elAnálisis de la Gestión Administrativa es:

Un Proceso Sistemáticopues desarrolla su trabajo siguiendo

una metodología

Un Proceso Integralpues su trabajo análisis abarca todas las fases del proceso administrativo

Por consiguiente es un proceso que va

de lo General a lo Especifico

Que por su complejidad requiere ser ejecutado

Por Etapas

Etapas del Análisis de la Gestión Administrativa

Fase de Preparación

Examen Preliminar

Examen de Controles Internos

Examen Profundo

Informe Final

FasePosterior


Esta la etapa previa del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa durante la cual se

establecen los primeros contactos con la organización objeto de análisis, se establecen los objetivos de trabajo y se planifica todo el

proceso.

Actividades:

Reunión Inicial con el Cliente:

Es el contacto preliminar con los representantes de la Organización

donde se realizara el AGA, en la que se detectan las necesidades y

motivaciones del cliente para contratar el servicio,

obteniéndose una visión general de la situación, lo que permite establecer a grandes rasgos los

objetivos del trabajo y se fijan las pautas de acción. En la misma el

analista debe establecer sus parámetros de servicio.


Esta la etapa previa del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa durante la cual se

establecen los primeros contactos con la organización objeto de análisis, se establecen los objetivos de trabajo y se planifica todo el

proceso.

Actividades:

Planificación:Una vez establecido el primer

contacto con la empresa, se inicia el proceso de planeación del

trabajo a ejecutar. En primer lugar se establecen los objetivos del AGA, y se inicia el proceso de

planificación especifica de cada una de sus fases, estableciendo

metas y tiempos de cumplimiento de cada fase (Programa),

metodología de abordaje y requerimientos.

Examen Preliminar

Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la

realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto

de un análisis más profundo.

Objetivos:

1) Visualizar la realidad objeto de análisis.

2) Determinar las áreas criticas y prioritarias que serán objeto del análisis profundo.

3) Determinar el Alcance, Extensión y las limitaciones del AGA.

4) Establecer la Dirección del proceso.

5) Fijar los lineamientos

Examen Preliminar

Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en donde se entra en contacto directo con la

realidad objeto de estudio. Es un proceso de observación y análisis previo, de tipo superficial que se ejecuta para poder definir cuales serán las áreas especificas que estarán siendo objeto

de un análisis más profundo.

Metodología:

Observación Directa: consiste en la apreciación de las situaciones y procesos objeto de estudio.

Cuestionarios: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal de la empresa, con preguntas estructuradas con respuestas cerradas que pueden ser tabuladas.

Entrevistas: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal con preguntas estructuradas o no estructuradas de respuestas abiertas.


Es una evaluación completa de los procedimientos de la organización y su

estructura para detectar posibles desviaciones en el cumplimiento de planes, programas y

procesos para plantear medidas de rectificación y soluciones para solventar la contingencia.

Objetivos:

1) Verificar el comportamiento real frente a los procesos, detectando áreas criticas o con dificultades.

2) Detectar posibles desviaciones en la ejecución de los procesos.

3) Evaluar la efectividad y adecuación de los controles administrativos y financieros.





Alcance del Examen:

Relativos al Proceso: vinculado directamente a la ejecución del proceso, abarcando:

- Aspectos Organizativos

- Nivel de Dirección

- Nivel de Delegación

- Funcionalidad del Proceso

- Diseño del Proceso

- Cumplimiento de Normas





Alcance del Examen:

Relativos al Control : vinculado directamente a la valoración de los mecanismos de control existentes, abarcando aspectos como:

- Objetivo del Control (¿ Que se desea controlar?)

- Oportunidad de los Controles ( ¿Si se ejecutan a tiempo?)

- Metodología de Control

- Suficiencia de los Controles ( ¿Son suficientes y necesarios los controles aplicados?)- Efectividad de los Controles ( ¿Cumplen su objetivo?)





Metodología:

Entrevistas: aplicación de instrumentos de recolección de datos e información al personal con preguntas estructuradas o no estructuradas de respuestas abiertas.

Análisis de la Estructura: para determinar las líneas funcionales de delegación y supervisión.

Observación y Análisis de Procesos: para verificar su ejecución, medir el cumplimiento de normas y detectar desviaciones, puntos críticos de control y requerimientos.

Examen Profundo

Es una evaluación mucho más completa tanto de aquellas áreas que durante los examen

preliminar y examen de controles internos no presentaron problemas significativos, como de

aquellas áreas que ciertamente presentaron dificultades.

Objetivos:

1) Verificar que en aquellas áreas donde no se detectaron dificultades realmente se cumple la norma.

2) Determinar a profundidad las causas de las dificultades detectadas en aquellas áreas problemáticas.

3) Ponderar los efectos de las deficiencias detectadas.

4) Obtener información necesaria para poder formular recomendaciones

Examen Profundo




Alcance:

1) Detalles Formales de los procesos como Aspectos Organizativos, Normas y Procedimientos.

2) Detalles Técnicos de los Procesos como Ejecución de los mismos, requerimientos físicos y de información, desempeño especializado etc.

3) Detalles Funcionales de los Procesos como necesidades de coordinación, flujo de información, desempeño individual etc.

Examen Profundo




Metodología:

Inspección: consiste en verificar las situaciones y procesos ya previamente analizados.

Análisis de Procesos: en este caso de manera más detallada que en la fase anterior, incluyendo análisis gráficos de los procesos.

Mediciones del Trabajo: consiste en verificar tiempos y resultados de desempeño en la ejecución de tareas de manera sistemática.

Cuadros Situacionales: que buscan analizar aspectos particulares de los procesos, determinando las causas y efectos de sus desviaciones.

Informe Final:

Es la fase última del trabajo desarrollado por el analista, y se basa en el principio y la obligación de presentar información sobre los resultados alcanzados durante el proceso AGA para que esta pueda ser empleada en beneficio de la

organización, orientando en muchos casos la toma decisiones.

Actividades:

1) Preparación del Informe: que implica el procesamiento y análisis de toda la información, y la elaboración del informe como tal en base a una estructura preestablecida.

2) Entrega del Informe: en físico o digital, con sus debidos soportes.

3) Exposición del Informe: que la presentación oral del informe mediante una exposición sintetizada y explicativa de los resultados del trabajo.

Informe Final:



Objetivos:

1) Informar los resultados del proceso de AGA.

2) Dejar evidencia del trabajo ejecutado.

3) Generar retroalimentación por parte del cliente sobre el trabajo desempeñado por el analista.

Informe Final:



Contenido:

1) Información sobre el proceso de AGA: Objetivos, Alcance, Metodología empleada, Responsables, y Periodo de Revisión.

2) Resultados: síntesis detallada de las situaciones detectadas en el proceso.

3) Conclusiones y Recomendaciones: relación general de la situación objeto del AGA y sugerencias para mejorar la Gestión Administrativa así como para solucionar los problemas detectados.

Fase Posterior:

Es la materialización de los resultados generados a partir del proceso de Análisis de la Gestión Administrativa, en donde se deberán

tomar en cuenta los planteamientos formulados tras el Informe Final en beneficio

de la organización.

Implicaciones:

1) Análisis y Reflexión por los Directivos de la Organización de los Resultados expresados en el Informe Final del AGA.

2) Toma de Decisiones por parte de los Directivos, vinculadas a las recomendaciones formuladas.

3) Implantación de Acciones recomendadas.

4) Retroalimentación con el Analista.

Algunos Procedimientos empleados en el AGA

Los procedimientos de análisis de gestión administrativa son el

conjunto de técnicas de investigación aplicables a un

grupo de hechos, a un conjunto de circunstancias, relativas a los

procesos u otros asuntos sujetos a examen, mediante los

cuales el analista obtiene las bases para fundamentar su

informe.


Estudio General que consiste en una

apreciación u Observación Directa de

las características generales de la

empresa;

Inspecciónson exámenes directos

efectuados a documentos y

procesos, lo que proporciona grados

variables de confiabilidad

Observaciónhaciéndole seguimiento

visual a un proceso o procedimiento; el

analista se cerciora de cómo se realizan ciertas

operaciones, cerciorándose de como

son ejecutadas


Investigación es la obtención de

información y datos directamente de los

empleados mediante indagaciones

sistemáticas sobre un hecho.

Análisisque consiste en

clasificar y agrupar diferentes elementos

individuales de un proceso de manera que los grupos constituyan

unidades significativas y homogéneas.

DeclaraciónCuando se trate de

datos de gran relevancia o importancia, el

analista puede solicitarle una

confirmación escrita sobre esa información.


Confirmación es la obtención de certificación de un

hecho o situación por escrito por parte de un especialista o agente

externo a la organización conocedor

de la materia.

Certificaciónconsiste en validar una

situación o hecho mediante un

documento que lo confirma.

Interrogatorioes la búsqueda de

información dentro o fuera de la organización mediante cuestionarios

orales o escritos.


Cálculo es la comprobación

aritmética de una determinada situación.

Mediciónconsiste en validar una

situación o hecho mediante la

comprobación cuantitativa del mismo (Conteos, Mediciones

de tiempo etc.)

Analíticoes la confirmación de una situación o hecho

mediante cálculos estadísticos de fluctuaciones,

tendencias, desviaciones y pronósticos.

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