1. Anlisis de la Gestin AdministrativaUnidad VII: Examen de Controles Internoshttp://analisisdelagestionadministrativa.blogspot.com/

2. De aquel que opina que eldinero puede hacerlo todo,cabe sospechar confundamento que ser capazde hacer cualquier cosa pordinero.Benjamin Franklin (1706-1790)Estadista y cientfico estadounidense.http://analisisdelagestionadministrativa.blogspot.com/ 3. Anlisis de la Gestin AdministrativaUnidad VIII: Examen de Controles InternosExamen de Controles Internos:Se busca conocer de qu manera se haninterpretado las polticas, las normas, losprocedimientos, los instructivos; cmo sehacen las cosas; si se hace lo que se tieneque hacer y si se est haciendo bien.Cmo se hacenlas cosas?Se estncumpliendo lasnormas?Lo que se hace:Se esta haciendobien?Es comparar:La Ejecucin vs. Las Normas 4. Unidad VII: Examen de Controles InternosPropsito del Examen de Controles Internos(01)Verificar el ComportamientoReal frente a la Norma(02)Determinar reas Criticas conFallas o Debilidades(03)Valorar la efectividad de losSistemas de Control 5. Unidad VII: Examen de Controles InternosObjetivos del Examen de Controles Internos(01)Verificar el ComportamientoReal frente a la Norma1) Verificar si todas las Actividades se ejecutan de forma planificada y en base alos Objetivos, Polticas y lineamientos de la organizacin. De esta forma se debedeterminar si la actividad esta sujeta a una normativa interna y un Plan de accin.2) Verificar si todas las Actividades se ejecutan en base a esas instruccionesgeneradas por dicha normativa. En este aspecto hay que valorar el cumplimientode la Norma bajo parmetros cualitativos y cuantitativos.3) Determinar si los recursos empleados en el desarrollo de las actividades sonrealmente necesarios e indispensables para de esta forma poder generar posiblesahorros a nivel costos. 6. Unidad VII: Examen de Controles InternosObjetivos del Examen de Controles Internos(02)Determinar reas Criticas conFallas o Debilidades1) Determinar si se presentan uso inadecuados de recursos o desperdicios en laejecucin de las actividades.2) Determinar errores en la ejecucin de las actividades.3) Determinar si existen fallas en el flujo de la Informacin tanto de los nivelesdonde se generan las instrucciones (Descendente) como de los niveles dondeestas se ejecutan (Ascendente). En este caso la informacin debe ser oportuna yveraz.4) Determinar si los Informes de Resultados se ajustan la realidad.5) Determinar si existe una Desviacin en la ejecucin de las actividades a partirdel anlisis de los resultados. 7. Unidad VII: Examen de Controles InternosObjetivos del Examen de Controles Internos(03)Valorar la efectividad de losSistemas de Control1) Determinar que tan adecuados son los mecanismos de control establecidospara cada actividad, es decir que tan efectivos son.2) Determinar si los controles administrativos son suficientes o si es necesarioincrementarlos o disminuirlos en cierta reas.3) Determinar la vulnerabilidad de los sistemas de control.4) Determinar si las personas y unidades responsables de supervisar y controlarlas actividades estn ejerciendo adecuadamente sus funciones.5) Determinar si los mecanismos de control estn cumpliendo con su objetivo apartir del anlisis de los resultados por reas. 8. Unidad VII: Examen de Controles InternosControl InternoEl control interno es un procesoefectuado por el directorio, la direccin yel resto del personal de una entidad,diseado con el objeto de proporcionarun grado de seguridad razonable encuanto a la consecucin de los objetivosdentro de las siguientes categoras:Eficacia y Eficiencia delas operacionesFiabilidad de laInformacin FinancieraCumplimiento de Leyesy NormasLos controles internos son losprocedimientos que una empresa siguepara garantizar una informacinfinanciera exacta, para protegerse contrael fraude y para ayudar a una empresa acumplir sus objetivos. 9. Unidad VII: Examen de Controles InternosLos 5 Componentes del Control InternoAmbiente de Control:El entorno de control marca la pauta delfuncionamiento de una empresa e influye en laconcienciacin de sus empleados respecto alcontrol. Es la base de todos los dems componentesdel control interno, aportando disciplina yestructura. Los factores del entorno de controlincluyen la integridad, los valores ticos y lacapacidad de los empleados de la empresa, lafilosofa de direccin y el estilo de gestin, lamanera en que la direccin asigna autoridad y lasresponsabilidades y organiza y desarrollaprofesionalmente a sus empleados y la atencin yorientacin que proporciona al consejo deadministracin. 10. Unidad VII: Examen de Controles InternosLos 5 Componentes del Control InternoEvaluacin de Riesgos:Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, seenfrentan a diversos riesgos de origen externos einternos que tienen que ser evaluados. Unacondicin previa a la evaluacin del riesgo es laidentificacin de los objetivos a los distintosniveles, vinculados entre s e internamentecoherentes. La evaluacin de los riesgos consisteen la identificacin y el anlisis de los riesgosrelevantes para la consecucin de los objetivos, ysirve de base para determinar cmo han de sergestionados los riesgos. Debido a que lascondiciones cambian continuamente, es necesariodisponer de mecanismos para identificar yafrontar los riesgos asociados con el cambio. 11. Unidad VII: Examen de Controles InternosLos 5 Componentes del Control InternoActividades de Control:Las actividades de control son las polticas y losprocedimientos que ayudan a asegurar que selleven a cabo las instrucciones de la direccinde la empresa. Ayudan a asegurar que setomen las medidas necesarias para controlarlos riesgos relacionados con la consecucin delos objetivos de la empresa. Hay actividades decontrol en toda la organizacin, a todos losniveles y en todas las funciones. 12. Unidad VII: Examen de Controles InternosLos 5 Componentes del Control InternoInformacin y Comunicacin:Para ejercer un Control eficiente en laorganizacin, se debe identificar, recopilar ycomunicar informacin pertinente en forma yplazo que permitan cumplir a cada empleadocon sus responsabilidades. De igual forma esainformacin constituyen evidencias de lasactividades sobre la cual llevar a cabo elcontrol. Los sistemas informticos produceninformes que contienen informacin operativa,financiera y datos sobre el cumplimiento de lasnormas que permite dirigir y controlar elnegocio de forma adecuada. 13. Unidad VII: Examen de Controles InternosLos 5 Componentes del Control InternoSupervisin y Monitoreo:Los sistemas de control interno requierensupervisin, es decir, un proceso quecomprueba que se mantiene el adecuadofuncionamiento del sistema a lo largo deltiempo. Esto se consigue mediante actividadesde supervisin continuada, evaluacionesperidicas o una combinacin de ambas cosas.La supervisin continuada se da en eltranscurso de las operaciones. Por su parte lafrecuencia y alcance de las evaluacionesperidicas dependern esencialmente de unaevaluacin de los riesgos y de la eficacia de losprocesos de supervisin continuada. 14. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionariosObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadasRevisinDocumentalEs la ubicacin,seleccin y estudio dedocumentacingenerada por lasdistintas operaciones ytransaccionesadministrativas. 15. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarIndicadoreses un punto en unaestadstica simple ocompleja que refleja unrasgo importante de unsistema dentro de uncontexto deinterpretacin.Anlisisque consiste enclasificar y agrupardiferentes elementosindividuales de unproceso de manera quelos grupos constituyanunidades significativas yhomogneas.Medicionesson procesos deobservacin en dondese emplean elementoscuantitativos a niveltiempo y resultadospara evaluar laejecucin de losprocedimientos. 16. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarAspectos que pueden ser Evaluados: Caractersticas de los Procedimientos Nivel de Eficiencia en la Ejecucin Errores y fallas en la Ejecucin de Procesos Grado de Coordinacin Flujo de InformacinInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionarios Nivel de Supervisin Sistemas de Control 17. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosInvestigacines la obtencin deinformacin y datosdirectamente de losempleados medianteindagacionessistemticas sobre unhecho, medianteEntrevistas yCuestionariosSe basa en laCOMUNICACINENTREVISTACUESTIONARIO 18. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosAspectos que pueden ser Evaluados: Ejecucin Paso a Paso de los Procesos Cumplimiento de las Normas Resultados Cualitativos de los Procesos Resultados Cuantitativos de los Procesos Fallas y Errores en la Ejecucin de Procesos Mecanismos de ControlObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadas 19. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen Controles InternosObservacinhacindole seguimientovisual a un proceso oprocedimiento; elanalista se cerciora decmo se realizan ciertasoperaciones,cerciorndose de comoson ejecutadasSe pueden utilizar diferentes tcnicas yrecursos como: Listas de Chequeo o de Cotejo Registros Anecdticos Fichas Instrumentos de Escala Revisin de Documentos Registros Fotogrficos Grabaciones de Audio y Video Mediciones de Tiempo 20. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de Revisin deProcedimientosAnlisis de la Gestin AdministrativaExamen de Controles ProfundosCdula de Revisin de ProcedimientosAnalista: Fecha de Realizacin:Nombre o Razn Social de la Empresa:rea sujeta a Revisin:Procedimiento sujeto a Revisin:Datos Generales del Procedimiento Sujeto a Revisin:Objetivo General del Procedimiento sujeto a Revisin:Descripcin Breve del Procedimiento sujeto a Revisin:Unidades o Cargos vinculados al Procedimiento sujeto a Revisin:Frecuencia con que se realiza el Procedimiento: (Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Eventual)Forma en que se ejecuta el Procedimiento: (Manual- Automatizada)123456789Documentos que se generan en la Ejecucin 10 del Procedimiento: 21. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de Revisin deProcedimientosExisten Normas, Manuales o Instrucciones para la Ejecucin del Procedimiento?El Personal conoce estas Normas, Manuales o Instrucciones?El Personal tiene facl acceso al Fsico o Digital de estas Normas, Manuales o Instrucciones?En lneas Generales: Se cumplen esas Normas, Instrucciones o Manuales?Qu aspectos o pasos no se cumplen en su totalidad de las Normas,Instrucciones o Manuales?El Procedimiento se cumple en el Lapso de Tiempo Esperado?El Procedimiento se ejecuta con la Frecuencia Esperada?Tras la Ejecucin del Procedimiento su cumple con el Resultado Cuantitativo Esperado?Tras la Ejecucin del Procedimiento su cumple con el Resultado Cualitatitativo Esperado?Se presentan Errores frecuentes en la Ejecucin del Procedimiento?Describa brevemente los Errores ms frecuentes que se cometen:1112131415161718192021Valoracin del Procedimiento Sujeto a Revisin: 22. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de Revisin deProcedimientosQu Mecanismos de Control Anterior se Aplican en la Ejecucin del Procedimiento?Qu Mecanismos de Control se Aplican durante en la Ejecucin del Procedimiento?Qu Mecanismos de Control Posterior se Aplican durante en la Ejecucin del Procedimiento?Se generan Reportes tras la Ejecucin del Procedimiento?Identifique los Reportes que se generan, la frecuencia con que se generan y a que cargos ounidades se remiten:Identifique los cargos que ejerecen supervisin directa en la ejecucin del procedimiento:252627Valoracin del Sistema de Control:222324 23. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosEsta investigacin se basa en la revisin de lasEvidencias generadas por la ejecucin de losprocedimientos pudiendo evaluar : Cumplimiento de Normas y Procedimientos Validez de los Datos manejados Ocurrencia de Fallas, Errores y Omisiones Validez de los Registros generados por laoperaciones Mecanismos de Control aplicadosRevisinDocumentalEs la ubicacin,seleccin y estudio dedocumentacingenerada por lasdistintas operaciones ytransaccionesadministrativas. 24. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de RevisinDocumentalAnlisis de la Gestin AdministrativaExamen de Controles ProfundosCdula de Revisin DocumentalAnalista: Fecha de Realizacin:Nombre o Razn Social de la Empresa:rea sujeta a Revisin:Documento sujeto a revisin:Procedimientos vinculados a este Documento:Unidad o Cargo responsable de su emisin:Forma de Emisin del Documento: (Manual- Automatizada)Explique brevemente la Finalidad del Documento:Sobre la Revisin Efectuada:Perido de Revisin efectuada:Desde el Da: Hasta el Da:Lote de Documentos Revisados: (Nmeracin)Desde el No.: Hasta el No.:Valoracin General del Formulario:El Documento posee un Nmero de Control o Serial de Emisin?123456789101112 El Documento esta elaborado en Formatos o Papel de Seguridad ? 25. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de RevisinDocumentalIdentifique los Principales Datos que debe contener el Documento:A su Juicio: Los datos que contiene el Documento son todos los que se requieren?Identifique cuantos ejemplares del Documento se emiten (Original y Cuantas Copias) y cual esel destino de cada uno de estos ejemplares:El Documento debe llevar Soportes? / Identifique esos soportes:La Configuracin y Diseo del Documento lo hace facl de entender?Se detectaron Documentos que no contenian todos los datos requeridos?Se detectaron Documentos que no contenian todos los Soportes o Anexos requeridos?Se detectaron Documentos con Tachones, Enmendaduras o Alteraciones de su contenido?Se detectaron Documentos en donde faltan alguna Firma o Sello requerido?En todos los documentos se identifica claramente la persona responsable de su emisin?En el Lote revisado se observa continuidad en las numeraciones de los Documentos?En el Lote revisado se observa continuidad en las fechas y horas de emisin?131415161718192021222324Valoracin del lote de Documentos Revisados: (Evidencias) 26. Papeles de Trabajo:Examen de ControlesInternosCdula de RevisinDocumentalEn el Lote revisado se observan incongruencias en la secuencias de Numeracin y Fecha?Se verifico el Lote revisado contra algn Reporte emitido para la fecha?Si se verifico el lote de Documentos Revisados contra algn Reporte:Se determino si todos los Documentos revisados estan relacionados en dicho Reporte?Todo el Lote de Documentos esta debidamente Conservado y Archivado?Identifique algunos hallazgos excepcionales encontrados en el Lote de Documento Revisados:2526272829 27. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosEsta investigacin se basa en la revisin en laaplicacin de ndices estadsticos en diferentesreas de gestin de la empresa permitiendo: Medir resultados y Cumplimiento de Metas Medir utilizacin de Recursos Determinar desviaciones en la ejecucin deprocesos Determinar posibles perdidas y reascriticas de gestinIndicadoreses un punto en unaestadstica simple ocompleja que refleja unrasgo importante de unsistema dentro de uncontexto deinterpretacin. 28. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosLos Indicadores por reas de gestin son: Indicadores Estratgicos: miden el cumplimiento de los planes de laorganizacin Indicadores de Gestin: miden aspectos vinculados a la operatividad de laempresa y se dividen en dos sub-grupos:a) Indicadores de Ejecucin: miden aspectos cuantitativos vinculados ala operaciones de la organizacin como por ejemplo: Rentabilidad,Liquidez, Ventas, Rotacin de Inventarios etc.a) Indicadores de Procesos Administrativos: miden aspectoscuantitativos y cualitativos vinculados a la ejecucin de funciones comopor ejemplo: Rotacin de Personal, Uso de Recursos, Errores etc. Indicadores de Servicio: miden la calidad con que se generan los productosy servicio, as como el grado de satisfaccin de clientes y proveedores. 29. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen de Controles InternosLas mediciones se pueden aplicar sobre tres reasperfectamente cuantificables de la ejecucin de losprocesos: Mediciones de Tiempo: buscan determinar lacantidad de tiempo invertido para la ejecucinde una tarea o la consecucin de un resultado enfuncin de dos parmetros: Horas-Hombre yHoras-Maquina.Medicionesson procesos deobservacin en dondese emplean elementoscuantitativos a niveltiempo y resultadospara evaluar laejecucin de losprocedimientos. Mediciones de Costos: buscan determinar lacantidad de recursos materiales invertidos parala ejecucin de una tarea o la consecucin de unresultado. Mediciones de Resultados: buscan determinar elnivel de resultados alcanzados tras la ejecucinde una tarea o actividad, determinando elrendimiento de tiempo y recursos. 30. Metodologa de Recoleccin de Datos en elExamen PreliminarAspectos que pueden ser Evaluados: Grado de Cumplimiento de las Normas Calidad de los Procedimientos Eficiencia de los Mecanismos y Sistemas deControl.Anlisisque consiste enclasificar y agrupardiferentes elementosindividuales de unproceso de manera quelos grupos constituyanunidades significativas yhomogneas. Nivel de Eficiencia y Eficacia en la Ejecucinde Procedimientos. Que tan adecuados son los Mecanismos ySistemas de Control. 31. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEn esta parte se debe analizar losprocedimientos sujetos a revisin el examende Controles internos:1) Diseo del Procedimiento:Si los procedimiento revisados revisados estanbien estructurados y cumplen con el objetivopara el cual fueron creados.2) Cumplimiento de la NormaSi en los Procedimientos revisados se observoun buen nivel de cumplimiento de las Normase Instrucciones establecidas.3) Ejecucin de los ProcedimientosComo es el nivel de eficiencia durante laejecucin de los procedimientos revisados.Procedimientos Procedimientos 32. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSAmbiente de ControlEn esta parte se deben analizar los siguientesaspectos:Investigacin1) Disciplina del Personal:El nivel de orden y de cumplimiento de lap/Comunicacin,norma que demuestra el personal en laejecucin de sus tareas.Revisin de2) Conocimiento de la Norma:El nivel de informacin que posee el personalProcedimientos sobre las normas e instrucciones impartidas.3) Percepcin de Control:y RevisinQue tan controlados se sienten los empleadosen la organizacin.Documental 4) Valoracin del Control:Como valora el personal la cantidad de medidasde control a las que estan sujetos. 33. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSEvaluacin de RiesgosEn esta parte se deben analizar los siguientesaspectos sobre los procedientos revisados:1) Riesgos de Incumplimiento de Resultados:En cuales de los procedimientos revisados seRevisin deobserva mayor posibilidad de no poder cumplircon los resultados.Procedimientos 2) Riesgos de Generacin de Errores:En cuales de los procedimientos revisados sey Revisinse detectaron mayores posibilidades deincurrir en errores o fallas.Documental 3) Riesgos de Perdidas de Recursos:En cuales de los procedimientos revisados sese detectaron mayores posibilidades de que segenere una mala utilizacin de los recursos dela organizacin. 34. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSActividades de ControlEn esta parte se deben analizar los siguientesaspectos:Investigacin1) Efectividad de las Polticas de Control:Efectividad en general de las polticas de controlp/Comunicacin,aplicadas por la organizacin, como mecanismode persuacin para los empleados.Revisin de2) Efectividad de las Normas:El nivel de Efectividad que poseen las NormasProcedimientos de la empresa a la hora de garantizar el controlde sus operaciones.y Revisin3) Efectividad de los Sistemas de Control:El nivel de efectividad que poseen losDocumental mecanismos de control (Automatizados ymanuales) aplicados durante la ejecucin delos procedimientos. 35. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSInformacin y ComunicacinEn esta parte se deben analizar los siguientesaspectos:Investigacin1) Conocimiento de las Normas:Que tanto conocen y tienen acceso losp/Comunicacin,empleados a las Normas.2) Flujo de Informacin de Control:Revisin deEl nivel de fluidez de la informacin generadapor las operaciones de la organizacin paraProcedimientos garantizar el cumplimiento de las funciones decontrol por parte de los supervisores.y Revisin2) Retroalimentacin de Control:La fluidez y calidad de la informacin generadaDocumental por los supervisores a los supervisados a la horade hacer observaciones y reclamos por fallascometidas por estos. 36. Papeles de Trabajo:Examen Controles InternosMatriz de Anlisis deSistemas de ControlREA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOSSupervisin y MonitoreoEn esta parte se deben analizar los siguientesaspectos:Investigacin1) Efectividad de la Supervisin:Que tan efectiva es la labor desempeada porp/Comunicacin,los supervisores.2) Frecuencia de la Supervisin:Revisin deQue tan frecuente son las labores desupervisin.Procedimientos 3) Efectividad del Monitoreo:Como mide periodicamente la empresa susy Revisinoperaciones, que aspectos abarca, y si estemonitoreo realmente controla las reasDocumental prioritareas.4) Frecuencia del Monitoreo:Que tan frecuente son las labores de monitoreo 37. Anlisis de la Gestin Administrativahttp://analisisdelagestionadministrativa.blogspot.com/