Análisis de la Gestión Administrativa

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Unidad III: La Organización y el Análisis de la Gestión Administrativa

De

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El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro.John Fitzgerald Kennedy (1917-1963) Político estadounidense.

“El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia con el cual

se están cumpliendo la Planificación, la organización, la dirección, la coordinación, la ejecución y el control de los

objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de las mismas, optimizando la productividad hasta

lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a

procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administrativa”.

Recordemos: ¿ Qué es Análisis de la Gestión Administrativa?

Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Ejecución y Control de los

Objetivos.En pocas palabras el Análisis de la Gestión

Administrativa se aplica a todas las fases del

PROCESO ADMINISTRATIVO

El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización

El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización

ADMINISTRACIÓN

Es la disciplina científica, la técnica y el arte que tiene como objetivo el estudio de las organizaciones para:

Describirla. Comprender su funcionamiento y su conducta. Predecir sus acciones. Influir en su comportamiento, gestionar su

desarrollo.

Fases del Proceso Administrativo

El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización

Fases del Proceso Administrativo

Organización Dirección

Coordinación Ejecución Control

Planificación

Planificación

Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de acción

para alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para la toma de decisiones

en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación

de programas y campañas, determinación de métodos y

procedimientos específicos y fijación de las previsiones diarias.

Planificación Establecimiento de Objetivos:

Es determinar a grandes rasgos el rumbo o destino a ser alcanzado por la Organización a mediano y largo plazo en base

a los principios organizacionales (Misión, Visión y Valores)

Nivel Estratégico

Fijación de Metas:Fijación de los resultados en términos y parámetros específicos a ser alcanzados por la organización a corto y mediano plazo en

base a los objetivos.

Nivel Táctico

Elaboración de Programas:Configuración de Planes de acción particulares y por área

mediante los cuales se pretende alcanzar una determinada meta a corto plazo.

Nivel Operativo

Planificación

Tipos de Planificación:Planificación Estratégica:Establece la

Misión, Visión, Valores y

Objetivos a largo plazo de

la organización.

Planificación Normativa:Establece las

pautas de acción

mediante las Normas y

Procedimientos en base a

la Planificación Estratégica.

Planificación Táctica-

Operacional:Establece las metas a ser

alcanzadas a corto y

mediano plazo y diseña los programas

para alcanzarlos.

Planificación Situacional:

Adapta los planes y

programas a las distintas situaciones que se van

presentando a lo largo de su

ejecución.

Planificación Prospectiva:Establece las

acciones especificas

para prever las variaciones en

el entorno.

El Examen de Planificación

01 Evaluar el Cuerpo Filosófico:Determinar si están claramente establecidas la Misión, Visión y

Valores organizacionales.

02Evaluar los Objetivos :

Determinar si están claramente establecidas los objetivos de la organización, si estos se adaptan a la Misión, Visión y Valores, y

si son perfectamente realizables y factibles.

03 Evaluar las Políticas:Determinar si están claramente establecidas las políticas de la

organización, y si están ajustadas a los Valores Organizacionales y a los objetivos.

El Examen de Planificación

04Evaluar el Presupuesto:

Determinar si existe un Presupuesto de Gestión, si en este se establecen claramente las metas por áreas de gestión, si estas

se adaptan a los objetivos, son verificables y factibles.

05Evaluar los Programas:

Determinar si se han elaborado Planes y Programas por áreas de gestión para el cumplimiento de las metas presupuestadas, y

si estos programas garantizan el cumplimiento de esas metas.

06 Comparar Programas y Procedimientos:Determinar si los procedimientos existentes se ajustan a lo

establecido en los Planes y Programas.

Organización

Viene dada por el proceso de determinar y establecer la

estructura, los procedimientos y los recursos necesarios,

apropiados para el curso de acción seleccionado.

Consistiendo en agrupar las actividades pertinentes para la

ejecución de planes de unidades directivas y la

definición de las relaciones entre los ejecutivos y los

empleados.

Es establecer unidades de mando, definir áreas de control y supervisión,

homogeneizar las asignaciones y fijar responsabilidades y delegar autoridad.

Organización Objetivos de la Organización

Diseñar Estructuras Eficientes:

Para garantizar que estas se adapten a la realidad de la organización y

garanticen el cumplimiento de los objetivos

Distribuir mejor el Trabajo:

Dividir las distintas funciones y tareas de la organización entre sus distintas unidades bajo criterios de eficiencia, eficacia y coordinación de esfuerzos.

Mejorar las Relaciones Internas:

Mediante el diseño de estructuras que faciliten la comunicación y la

interacción de toda la organización

Diseñar Procesos Eficientes:

Que permitan la ejecución de las tareas de manera confiable, en los tiempos,

cantidades y calidades requeridas.

Organización

Organización

Organización Principios de Organización

AutoridadConsiste en el derecho de mandar y el Poder de hacerse

obedecer, siendo “el Poder” la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto refuerza la autoridad.

ResponsabilidadEs el deber que tiene un subordinado de cumplir con las

tareas encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que realiza y la jerarquía que

ocupa en la organización.

Organización Principios de Organización

DelegaciónEs el proceso mediante un Jefe da a un subordinado la autoridad

necesaria para realizar una tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan en complejidad.

DepartamentalizaciónConsiste en dividir y agrupar las actividades de una

organización para que contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización.

Organización Principios de Organización

Unidad de MandoPara la ejecución de un acto cualquiera una persona solo debe recibir ordenes de un jefe, es lo que se conoce como Unidad de Mando. Sin

embargo en la actualidad las organizaciones están apuntando a estructuras en redes en donde este mando se diversifica.

Tramo de ControlEs el número de empleados que deben reportar a un Gerente.

Determina cuanto debe monitorear un gerente a sus subordinados.

Organización Principios de Organización

JerarquizaciónEs establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de

los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.

Unidad de ObjetivosToda organización debe estar orientada al logro de su misión,

objetivos y metas, la estructura debe ser una herramienta para alcanzarla.

Organización Para lograr adecuados niveles de:

Autoridad Responsabilidad Delegación Departamentalización Unidad de Mando Tramos de Control Jerarquización Unidad de Objetivos

Se requiere un adecuado Diseño Organizacional:

Proceso para comprometer a dos o

más personas para que trabajen juntas de

manera estructural con el propósito de alcanzar una meta o una serie de

metas específicas

Organización Proceso de Diseño Organizacional

Diseño de Estructura:Proceso de creación de las distintas

unidades de la Organización y el establecimiento de sus relaciones

funcionales (Organigramas).

Asignación de Funciones y Tareas:

Proceso de distribución de las distintas funciones y tareas entre las distintas unidades (Manuales de Funciones)

Diseño de Procesos:Proceso de estructuración de los

distintos proceso a ser ejecutados por cada unidad de la Organización

(Manuales de Normas y Procedimientos)

El Examen de Organización

01Evaluar la Estructura Organizativa:Implica un análisis completo de la misma mediante su

Organigrama verificando el cumplimiento de cada uno de los principios de organización.

02Evaluar las Relaciones Internas:

Consiste en verificar como se desarrollan las relaciones entre las distintas unidades de la organización en base a lo previsto

en el organigrama y los manuales de la organización, determinando el grado de funcionalidad y fluidez en las

mismas.

El Examen de Organización

03Evaluar los Cuadros Ocupacionales:

Implica verificar como están distribuidas las funciones y tareas entre las distintas unidades, determinando si la misma se realiza con criterios de efectividad y eficiencia, así como la

existencia de posible duplicidad de asignaciones.

04Evaluar las Necesidades del Cargo:

Consiste en verificar en base a las funciones y tareas asignadas a cada unidad o cargo, los recursos disponibles para la

ejecución de las mismas. En este caso se evalúa la cantidad de personas asignadas a dicha unidad, el perfil que deben tener

esas personas, así como la cantidad y tipo de recursos materiales, tecnológicos, organizacionales y financieros

requeridos y asignados para esa unidad.

El Examen de Organización

05Evaluar los Procesos:

Implica un extenso y complejo proceso de revisión de cada uno de los procedimientos ejecutados en cada unidad. Abarca entre

otros aspectos:(1) Estructuración de cada Proceso

(2) Cumplimiento de lo establecido en los Manuales de Normas y Procedimientos, Instructivos Especiales etc.

(3) Nivel de Eficiencia y Eficacia en la ejecución de los Procesos (Mediciones del Trabajo).

Dirección

Es el proceso de instrumentar el plan y usar

los recursos organizados en operaciones reales y

efectivas, para la obtención de los objetivos

planificados; consiste en emitir instrucciones, asignar

programas a los responsables de ejecutarlos.

Es guía, jefatura y control de los esfuerzos de los

ejecutivos, dirigidos hacia un objetivo común.

Es que se logre ese objetivo, con un mínimo de consumo de recursos y de esfuerzos.

Dirección Implicaciones del Proceso de Dirección

LiderazgoEs la capacidad que tiene una persona en función de sus cualidades

personales, de ejercer influencia sobre un grupo definido de personas para conducirlos a la consecución de un objetivo en común. No

necesariamente quien ejerce la Dirección posee esta capacidad de liderazgo.

MotivaciónEs la actividad que consiste en estimular a una o varias personas a la

ejecución de determinadas tareas o funciones orientadas a la consecución de un determinado objetivo. La misma se base en la

utilización de diferentes argumentos que permiten la internalización de ese objetivo. El sistema motivacional de una organización es un

elemento fundamental para el logro de sus objetivos.

Dirección Implicaciones del Proceso de Dirección

ComunicaciónEs el proceso de transmitir un determinado mensaje o información,

y de recibir una respuesta por parte de quienes lo reciben. La comunicación es un proceso básico en el desarrollo humano, y dentro de la organización es fundamental en todas las fases del

proceso y muy especialmente en la Dirección.

AutoridadConsiste en el derecho de mandar y el Poder de hacerse

obedecer, siendo “el Poder” la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto refuerza la autoridad. Todo cargo de Dirección debe

estar revestido de la suficiente autoridad.

Dirección

Tipos de Dirección

Dirección Global o Estratégica:

Ubicada en los altos niveles de la

organización, sus decisiones afectan la

totalidad de esta o amplios sectores de la

misma.

Dirección de Área o Táctica:

Ubicada en los niveles intermedios de la organización, sus

decisiones si bien son de gran relevancia y de

alto nivel afectan solamente sectores de

la misma.

Dirección Operativa:

Ubicada en los niveles básicos de la

organización, sus decisiones son

vinculadas esencialmente al

proceso de supervisión y afectan tareas

específicas.

Dirección Estilos de Dirección

Dirección Autocrática:

Vinculada a este Estilo de Liderazgo, es la que se basa en dos elementos fundamentales: (1) La

poca delegación y (2) La poca consulta de las

decisiones a sus subalternos. Por

consecuencia este director asume el control

y responsabilidad de todo el proceso.

Dirección Apática:

Propia de los Liderazgos liberales, es la Dirección casi indiferente que le

otorga total libertad de acción a sus subalternos, rara vez toma decisiones sino que las delega, y por consecuencia es también

incapaz de asumir responsabilidades sobre las acciones y decisiones

tomadas por estos.

Dirección Democrática:

Vinculada a lideres gerenciales

participativos que tratan de ejercer su proceso de

dirección de manera concertada con sus

subalternos, consultando a estos sus decisiones, delegando autoridad, y

asumiendo responsabilidades en

nombre del grupo.

Dirección Principios de Dirección

Unidad de MandoTal como se indico en la fase de Organización, para la ejecución de un acto, una persona solo debe recibir ordenes de un jefe, es lo que se conoce como Unidad de Mando. En el proceso de Dirección esto es fundamental para garantizar que no se produzcan contradicciones a

la hora de ejecutar las ordenes.

DelegaciónEs el proceso mediante el cual un Jefe da a un subordinado la autoridad necesaria para realizar una tarea. En este caso este

traspaso de autoridad no le resta capacidad de Dirección a quien la otorga, sino que incrementa sustancialmente su capacidad de

dirigir proceso muy complejos.

Dirección Principios de Dirección

Amplitud de ControlEste principio esta vinculado con el principio organizacional de

Tramos de Control, y viene dada por la cantidad de personas que un director esta en capacidad de someter a su autoridad, delegar

funciones y supervisar su gestión. La tendencia actual es a disminuir esta amplitud de control para garantizar una gestión mas

especializada y eficiente.

Dirección La Dirección y la Toma de Decisiones

Toma de DecisionesEs el proceso inherente a las funciones de Dirección que implica la

elección de una determinada opción entre dos o más alternativas con el objetivo de solucionar una determinada situación. Pueden existir

Toma de Decisiones:

Decisiones Programadas: son todas aquellas que se toman de manera rutinaria, y por ende ya existe toda una estructura procedimental para tomarlas.

Decisiones No Programadas: son todas aquellas que se deben tomar de manera imprevista por situaciones de las cuales no existen precedentes, y por ende no existe una norma o procedimiento que oriente la decisión, por lo que las mismas se deberán obedecer al criterio del Director.

Dirección Ámbito de la Toma de Decisiones

Decisiones Globales(No Programadas por lo general)

Decisiones por Áreas(Programadas y No Programadas)

Decisiones Operativas(Programadas por lo General)

El Examen de Dirección

01Evaluar el Nivel de Delegación:

Implica determinar la cantidad y tipo de decisiones transferidas por un Director a sus subalternos y como esa delegación afecta

los niveles de eficiencia y control de la gestión.

02Evaluar la Toma de Decisiones:

Es un análisis completo del proceso de toma de decisiones, tomando en cuenta quienes la toman, bajo que parámetros,

procedimientos y criterios se toman, y que tan oportunas son.

03Evaluar los niveles de Coordinación:

Implica analizar como se ejecutan de manera conjunta los procesos y se toman las decisiones en relación a cada uno de

los miembros de cada unidad y el resto de la organización.

El Examen de Dirección

04Evaluar el Nivel de Innovación:

Consiste en Evaluar la calidad de las soluciones generadas ante situaciones no previstas, y la capacidad de generar respuestas

novedosas ante dichas situaciones.

05Evaluar el Nivel de Armonía:

Es un análisis del clima organizacional vinculado a la gestión de dirección, determinando la percepción y nivel de aceptación de

los subalternos de las decisiones generadas por la Dirección.

06Evaluar los niveles de Motivación:

Implica analizar todo el sistema motivacional mediante el grado de integración de los empleados con los objetivos de la

dirección.

Coordinación

Es el proceso de comunicación con los elementos fuera de la

jurisdicción de la administración general,

para lograr su cooperación donde

quiera que influya o reciban influencia de la

operación que genera esa administración.

Es lograr la armonía para la realización de los programas

entre: personal ejecutivo, personal operativo, capital, crédito, todos los elementos que dan forma a la organización, a su entorno y a su

extorno.

Coordinación Principios Básicos de la Coordinación

Diferenciación e Integración

La Especialización y la División del Trabajo muchas

veces implica separar actividades en la

organización. La coordinación debe procurar que estas

diferencias entre cada unidad se mantengan, pero que a la par se logre una integración de sus funciones y tareas.

Coordinación EfectivaSe logra mediante mejoras sustanciales en

el proceso de comunicación interna para reducir los niveles de incertidumbre y

potenciar las relaciones internas. Para ello se aplican tres procesos: (1) Emplear

técnicas básicas de administración, (2) Ampliar las fronteras (es decir se

incrementan los contactos entre las unidades) y (3) Reducir la necesidad de coordinar en aquellas áreas donde cada unidad pueda trabajar de manera más

independiente.

El Examen de Coordinación

01Evaluar los Canales de Comunicación:Implica determinar la cantidad y calidad de mecanismos de

comunicación interna entre las distintas unidades determinando el grado de fluidez de la información.

02Evaluar la integración de objetivos:

Constituye una actividad compleja pues busca determinar como cada unidad y miembro de la organización comparten

objetivos en común.

03 Evaluar la integración de acciones:Es la comprobación practica de la integración de objetivos, pues constituye en determinar que tan integrados están los distintos

procedimientos que se ejecutan.

Ejecución

Viene dada por el desempeño de las

funciones asignadas que cumplen los ejecutivos y

pueden determinarse directamente en

términos de los objetivos y las normas

departamentales.

Es el diario desempeño del personal de la organización, con base a

procedimientos e instructivos. Es llevar a cabo las funciones, actividades

y tareas de conformidad con las instrucciones emanadas de la

dirección.

Ejecución ¿Cómo se mide el Desempeño en el Trabajo?

Resultados:Desde el punto de Vista Cuantitativo (Ejemplo: Niveles de Producción, Cumplimiento de Metas, Tiempo empleado etc.) Desde el punto de Vista Cualitativo (Ejemplo: Calidad de Productos o Servicios, Grado de Satisfacción del Cliente etc.)

Costos:Recursos Consumidos (Ejemplo: Materia Prima, Insumos, Recursos Financieros, Horas Maquina, Horas Hombre, Personal Empleado etc.)

Otros Factores de Medición:(1) Niveles de Error e Incidencias(2) Cumplimiento de las Normas y Procedimientos

El Examen de la Ejecución

01 Evaluar el Cumplimiento de N y P:Implica revisar los procedimientos existentes y comparar lo

establecido en la norma y la ejecución de los mismos.

02 Evaluar el Cumplimiento de Programas:Consiste en analizar el nivel de cumplimiento de las Metas

establecidas en las Planes y Programas de la empresa.

03Evaluar la Estructura de Costos:

Implica realizar un análisis financiero de los costos incurridos para el cumplimiento de las metas establecidas en los Planes y

Programas, determinando como se pueden mejorar.

El Examen de la Ejecución

04Mediciones del Trabajo:

Implica revisión analítica de los procedimientos existentes, realizando mediciones de tiempo y resultados sobre el campo real, para determinar aquellas áreas criticas de las tareas que

pueden ser mejoradas.

05Revisión de Errores:

Consiste en detectar y revisar los errores que se cometen en la ejecución de los procedimientos, determinando sus causas para

poder generar posibles soluciones.

Control

Es el proceso de determinar si la operación real y

efectivamente se desarrolla como se ha

propuesto, como se ha diseñado, y, en caso de

que se observen desviaciones,

recomienda se apliquen los correctivos

pertinentes.

Es vigilar si los resultados obtenidos se corresponden con

los programas. Es poner en

práctica correctivos cuando se observan

desviaciones.

Control Tipos de Control

Control Preventivo(Anterior)

Es el que se efectúa antes del desarrollo de

determinada operación o tarea Es de orden interno,

y busca esencialmente verificar la existencia de una ciertas condiciones para el desarrollo de esa

operación o tarea.

Control Concurrente

(Durante) Es el que se efectúa

durante la realización de una tarea u operación, siendo la Supervisión Directa la forma más conocida de Control

Concurrente, aunque existen soluciones

automatizadas de control.

Control Posterior(Después)

Es el que se efectúa una vez fue realizada la tarea u operación, pudiendo ser

de interno o externo, siendo la Auditoría la

mejor forma de verificar que esas tareas u

operaciones se efectuaron de manera correcta.

Control Fuentes de Control

Control de Grupos Interesados:Es el control ejercido por agentes externos a la organización pero con intereses en sus

actividades (Ejemplo: Sindicatos, Administración Tributaria, Organismos gubernamentales etc.)

Control Organizacional:Son todos aquellos mecanismos de Control desarrollados por la Organización como lo

son los Manuales de Normas y Procedimientos, Reglas, Políticas, Presupuestos Operativos, y Auditorías.

Control Fuentes de Control

Control Grupal:Es el control ejercido por agentes internos de la organización que son los primeros interesados en el buen funcionamiento de las otras unidades de esa organización,

utilizando mecanismos como el premio o castigo para ejercerlo (Ejemplo: El Control ejercido por el Departamento de Contabilidad o Administración sobre los

Departamentos de Producción o de Ventas)

Autocontrol individual:Son todos aquellos mecanismos de Control desarrollados por cada empleado de la

organización que previo conocimiento de las normas y procedimientos, o bajo criterio propio es capaz de determinar lo que es correcto y lo que es incorrecto.

Control Elementos del Control

Establecimiento de Estándares:Es el primer paso a la hora de establecer un mecanismo de control y consiste en

establecer una norma o criterio que sirva de base para realizar una evaluación de una determinada tarea, operación o actividad. Existen cuatro estándares de control:

(1) Estándares de Cantidad, (2) Estándares de Calidad, (3) Estándares de Tiempo y (4) Estándares de Costos.

Evaluación del Desempeño:Es el segundo paso a la hora de establecer un mecanismo de control y consiste en

medir y evaluar lo que se esta haciendo.

Control Elementos del Control

Comparación del Desempeño con el Estándar:En este tercer paso se compara el desempeño medido en la fase anterior con el

estándar establecido en la primera etapa. En esta etapa es fundamental DETECTAR LAS DESVIACIONES

Acción Correctiva:Es el cuarto paso a la hora de establecer un mecanismo de control y su fin ultimo

como lo es el generar soluciones a la desviaciones del desempeño detectadas en la fase anterior.

Control Principios del Control

OportunidadEl control debe efectuarse

en el momento que se requiere (Ser Oportuno)

De los ObjetivosEl control no es el fin de una organización sino un

mecanismo para alcanzarlo

DesviacionesEl control busca detectar s

alteraciones del desempeño con respecto

a la norma

CosteabilidadLos costos de un

mecanismo de control solo se justifican por su

resultados

De ExcepciónEl control solo se debe

ejercer en aquellas tareas realmente representativas

y relevantes.

ObjetividadEl control no puede ser ejercido por una parte

interesada en la actividad a ser controlada.

El Examen de Control

01Evaluar los Mecanismos de Control de

los Sistemas de Información:Implica revisar los procedimientos de control existentes en los

sistemas de información de la empresa y medir su vulnerabilidad

02Evaluar las Normas de Actuación:

Consiste en revisar las Normas aplicadas en los distintos procedimientos y que tan efectivas son estas a la hora de evitar

desviaciones en el desempeño.

El Examen de Control

03Evaluar las Mediciones de Resultados:Implica revisar los mecanismos de Medición de Resultados existentes en la empresa, en que áreas se aplican, con que

frecuencia se realizan y que tan útiles pueden ser estos.

04Evaluar las Medidas Correctivas:

Consiste en revisar las distintas decisiones tomadas para corregir una desviación del desempeño, determinando cuando

se realizaron y que tan efectivas fueron.

Análisis de la Gestión

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