Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad IX: Programa del AGAD
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“Aléjate de aquellas personas que tratan de empequeñecer tus ambiciones. Las personas siempre actúan así. Los realmente grandes te hacen sentir que tú también puedes ser grande”
Mark Twain (1835-1910) Autor y humorista estadounidense.
Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad IX: Programa del AGAD
Programa del AGAD:Como todo proceso de trabajo organizado, el AGAD debe poseer una Plan de Trabajo, que permita ejecutar toda la Auditoría de manera planificada. El Programa del AGAD debe contar con unas características básicas como:
Elasticidad
Homogeneidad
Economía
Rapidez
Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad IX: Programa del AGAD
Papeles de Trabajo:Constituye todo el Material Impreso (Por lo General) en donde se efectúan todas las descargas de información y trabajos de Análisis durante el proceso del AGAD. Sirven de:
Instrumento de Trabajo
Soporte o Evidencia
Unidad IX: Programa del AGAD
Propósito del Programa del AGAD
1) Delimitar en tiempo el proceso de Análisis. De esta forma se establece un lapso mínimo y máximo para ejecutar el AGAD.
2) Establecer de manera anticipada la cobertura del AGAD en cuanto a las áreas que van a estar sujetas a revisión.
3) Estimar los Recursos requeridos para el AGAD y sus Costos para poder establecer los Honorarios Profesionales.
4) Garantizar que todas las áreas de relevancia de la empresa sean cubiertas durante el proceso del AGAD, es decir que nada quede por fuera.
Unidad IX: Programa del AGAD
Formulación del Programa del AGAD
01Determinar las áreas sujetas a
revisiónEn base a los primeros contactos establecidos
en la Fase Preliminar del AGAD se debe realizar
una estimación bastante general sobre las área donde se realizara el
AGAD.
02Formular el
Programa de Trabajo
Una vez determinadas las áreas a ser revisadas se efectúa un Cronograma
en base a días y Semanas, programando de manera
muy general las actividades de cada fase.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA - CRONOGRAMA GENERAL
Empresa: XXXX
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Fase
Preliminar
Informe
Final
Profundo
Semanas
Examen
Preliminar
Examen de
Controles Internos
Examen
Unidad IX: Programa del AGAD
Proceso de Análisis de los Problemas detectados
03Presupuestar los Costos del
AGAD En base al Cronograma
estimado para la realización del AGAD se
estiman de manera general los Costos de
Personal, Materiales, y otros Gastos derivados
durante el AGAD.
04Establecer los Honorarios del
AGADUna vez estimados los Costos
del AGAD se procede a calcular los Honorarios
Profesionales dejando cierto margen de holgura ya que los
Costos siempre van a ser estimados en esta etapa y
pudieran surgir imprevistos.
Costos de Personal Operativo del AGAD (Por Hora de Trabajo)
Costos de Supervisión del AGAD (Por Hora de Trabajo)
Costos de Personal Especializado
Gastos de Traslado del Personal a la Empresa
Viáticos y otros Gastos de Movilización
Gastos de Papelería, Material de Oficina y Fotocopiado
Otros Insumos Empleados en el AGAD
Gastos de Procesamiento
% Sobre Imprevisto
En base a Honorarios Profesionales establecidos por el Colegio Profesional
Costos de un AGAD
Unidad IX: Programa del AGAD
Proceso de Análisis de los Problemas detectados
05Detallar
Semanalmente el Cronograma
Semana a Semana durante la Ejecución de cada Fase del AGAD se
deben ir programando al detalle las actividades día
por día en base al Cronograma General y las
situaciones detectadas.
06Monitorear y Ajustar el
Programa del AGADAl final de cada semana de trabajo se
debe evaluar el trabajo ejecutado, y en dado caso que se presenten atrasos e imprevistos se deben reprogramar las
actividades evitando retrasar la entrega final del Informe.
Auditoría Administrativa - Cronograma SemanalEmpresa: XXXXXX
Semana: 04 Del: 12-05-2014 Al: 16-05-2014
Dia: Actividad: Unidad: Responsable: Recursos Requeridos:
Revisión Documental de Ordenes de Compra correspondientes Departamento
al Periodo del 01-01-2013 al 31-03-2013 de Equipo de Cedula de Revisión
Compras Trabajo No. 1 Documental
Revisión de Revistros de Operaciones de Compra Departamento
correspondientes al periodo del 01-01-2013 al 31-03-2013 de Equipo de Cedula de Revisión
Contabilidad Trabajo No. 1 de Registros
Realización de Entrevista Jefes de Departamento y de Dep.de Compras Equipo de Guion de Entrevistas y
Cuestionarios al Personal Operativo y de Contabilidad Trabajo No. 1 Cuestionarios
1
2
3
4
5
Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad X: Papeles de Trabajo
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Unidad X: Papeles de Trabajo
Objetivo de los Papeles de Trabajo:
1) Facilitar la preparación del informe
2) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
3) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo
4) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de análisis aplicados.
5) Servir de guía en análisis subsecuentes
6) Cumplir con disposiciones legales
Unidad X: Papeles de Trabajo
Normas para la Preparación de Papeles de Trabajo
1) Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planificación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.
2) Los papeles de trabajo deben demostrar metodología y orden, de atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
3) Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente.
4) Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacionen con la hoja de trabajo procedimental. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado. La fuente de información mencionada en cada hoja de trabajo debe estar claramente establecida.
Unidad X: Papeles de Trabajo
Normas para la Preparación de Papeles de Trabajo
5) Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificación aplicados. En lugar de transcribir amplios documentos, el analista debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.
6) Los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas. La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión deben ser suficientemente clara. Cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.
7) Los papeles preparados por empleados de la organización deben sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.
8) Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan pronto como haya concluido el análisis. Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados
Unidad X: Papeles de Trabajo
Naturaleza de los Papeles de Trabajo
La Información contenida en los Papeles
de Trabajo es
CONFIDENCIAL
La Información contenida en los Papeles
debe estar en todo momento
PROTEGIDA
La Información contenida en los Papeles
es de
PROPIEDADexclusiva del analista
La Información contenida en los Papeles debe estar conforme a
la
LEGALIDAD
Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad XI: Informe Final
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Unidad XI: Informe Final
Informe Final:Contiene los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones el Análisis, constituye un factor invaluable, ya que hace posible conocer si los instrumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales de la organización.
Es lo que el cliente, recibe a cambio de los honorarios pagados al analista. Refleja la calidad y efectividad del trabajo que se llevo a cabo
A diferencia de los Informes de Auditoría Contable o Financiera no posee una estructura definida
Unidad XI: Informe Final
Enfoque del Informe Final
(1) Debe estar íntimamente relacionado con los objetivo del Análisis
(2) Debe buscar el Mejoramiento de la administración de la organización.
(3) Debe ser una Evaluación del Proceso Administrativo
(4) Debe Hablar en términos generales sobre las deficiencias y/o aciertos encontrados en la administración general del departamento, división o empresa
Unidad XI: Informe Final
Asuntos que debe tratar el Informe Final
(1) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la planeación
(2) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la organización
(3) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la dirección
(4) Las deficiencias y/o aciertos encontrados en el control
Unidad XI: Informe Final
Tipos de Informe Final
Informe GeneralEs un informe bastante completo que
abarca casi todos los aspectos desarrollados durante el AGAD
incluyendo:(1) Responsables(2) Introducción
(3) Antecedentes(4) Técnicas Empleadas
(5) Diagnostico(6) Propuesta
(7) Técnica de Implementación(8) Seguimiento
(9) Conclusiones y Recomendaciones(10)Anexos
Informe EjecutivoEs un informe más reducido que
presenta todos los aspectos desarrollados durante el AGAD pero de
forma resumida, incluyendo:(1) Responsables
(2) Periodo de Revisión(3) Objetivos(4) Alcance
(5) Metodología(6) Síntesis
(7) Conclusiones
Unidad XI: Informe Final
Tipos de Informe Final
Informe sobre Aspectos Relevantes
Es un informe que se limita a presentar solo las deficiencias detectadas y los obstáculos
presentados durante el desarrollo del AGAD incluyendo:
(1) Si se llevo todo el proceso del AGAD(2) Si se efectuaron observaciones relevantes
(3) Si hubo necesidad de reprogramar el AGAD(4) Cuantas Horas- Hombre se emplearon en el
AGAD(5) La Fundamentación de cada Observación
(6) Causas y Efectos de las Observaciones Formuladas
Unidad XI: Informe Final
Estructura de Informe Final
Parte I:Exposición
1.1.) Presentación de la Situación (Motivos del AGAD)
1.2.) Prefacio (Introducción)
1.3.) Sumario (Resumen General de Resultados)
Parte II:Sección
Preliminar
2.1.) Propósito del AGAD
2.2.) Periodo del AGAD
2.3.) Alcance del AGAD
2.4.) Metodología utilizada en el AGAD
2.5.) Copia de los Instrumentos utilizados
Unidad XI: Informe Final
Estructura del Informe Final
Parte III:Cuerpo del
Informe
3.1.) Deficiencias en áreas funcionales
3.1.1.) Situación
3.1.2.) Criterio
3.1.3.) Causas y Efectos
3.1.4.) Conclusión Preliminar
3.2.) Deficiencias de la Administración
3.2.1.) Situación
3.2.2.) Criterio
3.2.3.) Causas y Efectos
3.2.4.) Conclusión Preliminar
3.3.) Deficiencias de Organización
3.3.1.) Situación
3.3.2.) Criterio
3.3.3.) Causas y Efectos
3.3.4.) Conclusión Preliminar
Unidad XI: Informe Final
Estructura del Informe Final
Parte IV:Conclusiones
4.1.) Recapitulación de las Conclusiones Preliminares
4.2.) Recomendaciones
Parte V:Anexos
5.1.) Material Complementario
Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad XII: El Analista de la Gestión Administrativa
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Análisis de la Gestión Administrativa
Unidad XII: El Analista de la Gestión Administrativa
El Analista de la Gestión Administrativa:Es un Profesional de la Administración desempeña un papel de asesor que plantea una recomendación adecuada, en forma adecuada y en el momento apropiado. Proporciona conocimientos y capacidad profesional para resolver problemas prácticos
Plantea una Recomendación
Adecuada(Calidad de Desempeño)
En la Forma Adecuada
(Método)
En el momento Adecuado(Oportunidad)
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Perfil del Analista:Profesional del área de las Ciencias Económicas
En Venezuela Licenciado en Administración
Con Conocimiento de la Normas LegalesEn especial de las vinculadas al área administrativa
Con Conocimiento de las Normas ProfesionalesPrincipios Generales de la Administración y de los
procedimientos Auditoría
Con Conocimientos de la Disciplina AdministrativaCada una de las fases del Proceso Administrativo
Con Experiencia en Temas OperativosHaber trabajado previamente en la parte operativa
01
02
03
04
05
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Perfil del Analista:Amplitud de Criterio y de visión del contexto
Capacidad para asimilar los cambios que se producen en el Entorno. Mucha Flexibilidad
06
Capacidades Personales para la ActividadSer Observador, Reflexivo, Creativo, Proactivo etc.07
Capacidad TécnicaConocimientos Profesionales de todas las áreas08
Espíritu DocenteFacilidad para transmitir conocimientos, asesorar y recomendar 09
Lograr la Aceptación del AuditadoPara poder desarrollar su trabajo de manera armónica10
Independencia de Criterio No ser una parte interesada para actuar con autonomía y
Objetividad.
11
Habilidades y Destrezas del Analista
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Conocimientos Profundos sobre Administración
Conocimientos Profundos sobre Disciplinas vinculadas
Capacidad de Análisis y Síntesis
Capacidad de Comunicación Oral y Escrita
Criterio para adecuarse a la Realidad. Capacidad para discernir entro lo ideal y lo posible.
Capacidad para trabajar en Equipo
Capacidad de Negociación
Habilidades y Destrezas del Analista
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Capacidad de Observación
Sentido Institucional
Capacidad para Escuchar
Actitud Positiva
Iniciativa y Pro actividad
Capacidad Organizativa
Comportamiento Ético
Áreas de Formación requeridas para un Analista
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Administración General
Proceso de Toma de Decisiones
Teorías Organizacionales
yComportamiento
Organizacional
Últimas Tendencias Gerenciales
MarketingComercio
Internacional
Organización y Métodos /
Sistemas de Información /Tecnologías de
Información
Principios Éticos de un Analista
Unidad XII: El analista de la Gestión Administrativa
Según Código de Ética Profesional del Licenciado en Administración:
El conjunto de normas deontológicas, de comportamiento social, y de aceptación general, que obligan a los Lic. en Administración a respetar sistemas de valores y a ser
honestos y correctos en las actuaciones frente al público y en contacto con sus colegas………Art.18
Sistema de ValoresActuaciones
Honestas
Relaciones con el Público y Colegas
Actividad Final: 10 puntos Viernes 05 de Diciembre de 2014
Análisis de la Gestión Administrativa
Deberán elaborar un Informe Final sobre su Actividad de Auditoría Administrativa y efectuar una Defensa del mismo siguiendo las siguientes
pautas:
Estructura Libre – En base al Criterio del Grupo y los principios indicados en la Unidad XI
Tipo Ejecutivo , es decir de Extensión Reducida que permita tener una Visión General de la
Actividad.
Con un lenguaje técnico
Presentación del Informe tipo Corporativa