ADISPTROL S.A

PROGRAM DE GESTION DOCUMENTAL

Diego Armando Pinzon Acosta Código: 201512026320

Administración de Sistemas de Información Profesora: Mabel Espereza Fernández Herrera

Bogota Noviembre de 2015

ALCENCE

El programa de gestión documental aplica desde la recepción de documentos pensado por su trámite y consulta hasta su disposición final, el programa de gestión documental involucra a todos los funcionarios de la compañía pues todo son productores de documentos o interactúan con documentos,

INTRODUCCION

Se sabe que los archivos son muy importantes dentro de una empresa, debido a que son los encargados de custodiar toda la memoria institucional. Por eso con los parámetros y las publicaciones emanadas por el Archivo General de la Nación se pretende diseñar una propuesta para la elaboración de un Programa de Gestión Documental para la empresa Adispetrol S.A., con el fin de establecer procedimientos para cada uno de los ocho procesos archivísticos, dando seguridad, confianza, calidad y apoyo a la toma oportuna de decisiones.

Este trabajo que se desarrolla a manera de práctica nos acerca más a realidad que hoy en día está pasando la archivista en Colombia y en la empresa Adispetrol, este ejercicio académico nos amplía el espectro que tenemos como alumnos frente a la profesión pues es tratad desde aspectos y problemáticas reales gracias a esto se enriquece el conocimiento con el desarrollo de este trabajo

REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

Proponer una política de gestión documental Designación de responsabilidades en cuento a la producción de

documentos custodia y manejo Contar con las personas idóneas para la elaboración de las políticas de

gestión documental, al mismo tiempo al administración y actualización de estas

Realizar un diagnóstico para idénticar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental

Conformación del comité de archivo Culturización de los funcionarios frente a la gestión documental Alinear el programa de gestión documental con las políticas de calidad

existentes en la compañía

REQUERIMIENTOS NORMATIVOS

Para el desarrollo de este trabajo se tuvo en cuenta las normas que regulan los procesos archivísticos en Colombia, entre los cuales se encuentran principios constitucionales, leyes, decretos, acuerdos, circulares, etc.

Dentro de la normatividad más destacada para la aplicación del Programa de Gestión Documental se encuentra:

La ley 80 de 1989 (diciembre 22), “por la cual se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones”, este ley es necesario tenerla presente en todo el desarrollo del proyecto debido a que sin ella no habría un ente que emanaras las normas para la organización y manejo de los archivos.

Constitución política de Colombia de 1991

Acuerdo No. 07 de 1994 (junio 29), Por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos, necesario para que en toda empresa exista el área de archivo.

Decreto 1382 de 1995, por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Este decreto es básico para la creación del procedimiento en el proceso de transferencia. Decreto 2150 de 1995.

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo No. 060 de 2001 (octubre 30), “por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las. Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo. La presente circular oriento la creación del procedimiento para el proceso Organización.

ISO 19005-1:2005: Gestión de documentos - Formato de Documento electrónico de archivo para la preservación a largo plazo.

Decreto 2578 de 2012 (13 diciembre), "por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado”.

Decreto 2609 de 2012 (14 diciembre), “por el cual se reglamenta el título v de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado”.

Resolución 8939 de 2014 “por la cual se establecen las directrices en mataría de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por Superintendencia de Industria y Comercio”

PLANEACION

Diseñar los documentos que reflejan la planeación estratégica del proceso de gestión documental lo cual requerirte el desarrollo e implementación para alcanzar los de la gestión documental y la administración de los archivos que existan en la entidad, estos planes deben esta alineados con el plan estratégico de la empresa

También debe contener un conjunto de actividades encaminadas a la planeación y valoración de los documentos de archivo dentro del contexto administrativo, legal, funcional, técnico archivístico y tecnológico

PRODUCCION

La producción documental en Adispetrol está enmarcada tanto en el Sistema de Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera se dictan normas para la elaboración de documentos administrativos como las cartas, memorandos, circulares, actas, entre otros.

Ejemplo

GESTION Y TRÁMITE

Realizar el conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución que incluya las actuaciones de los documentos asi como la disponibilidad, recuperación y acceso a para la consulta, el control y seguimiento hasta su conclusión o finalización, este paso comprende desde el registro de los documentos hasta su resolución

ASPECTO/CRITERIO ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Diseñar el procedimiento de Gestión y Tramite y su registro en el sistema

Promover la difusión de instrumentos que faciliten el acceso y consulta de informaciónControl y seguimiento a la atención en los tiempos de respuesta a los tramitesNormalización de asuntos institucionalesSeguimiento y control de las comunicaciones oficiales

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ORGANIZACIÓN

Este procedimiento comprende las actividades técnicas clasificación, ordenación y descripción en las etapas de archivo de gestión, central e histórico

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Diseñar procedimiento de Organización Documental

Capacitación a los integrantes que conforman el área de Gestión Documental para unificar y estandarizar criterios de organización, así como a los funcionarios que hacen trasferencias documentales

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TRASFERENCIA

Este procedimiento comprende las trasferencias primarias y secundarias las cuales comprende las actividades de inventario y validación de la información trasferida de una archivo a otro, en al caso de las trasferencias secundarias se evidencia la necesidad de embalar los expedientes en cajas y por ultimo registrar en el inventario la ubicación para su posterior recuperación.

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Diseñar procedimiento de Trasferencias Documentales

Difundir las tablas de retención entre los funcionarios para tener claridad los tiempos de permanencia en cada uno de los archivos.Realizar un cronograma de trasferencias secundarias e incluir en el programa anual

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DISPOSICION DE DOCUMENTOS

Se realizara la selección de documentos en cualquier etapa del archivo con el objeto de su preservación temporal o permanente o su eliminación, de acuerdo con los tiempos estipulados en las tablas de retención documental

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Diseñar procedimiento de Disposición de Documentos

Consultar las tablas de retención documental para tener claridad en los tiempos de cada tipo documental no importando su soporteRealizar una revisión periódica para cumplir con los tiempos que demanda la tabla de retenciónElaboración del acata de eliminación esto se hará si hay eliminación de documentos

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PRESERVACION A LARGO PLAZO

Aplicar durante el ciclo de vida de los documentos no importando su soporte acciones necesarias para garantizar la preservación en el tiempo que sean necesarios para la gestión administrativa de la compañía

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Elaboración de una política de preservación documental a largo plazo

Implementar un plan de preservación documentalDifundir la política de preservación al interior de la compañíaRealizar un análisis para identificar los documentos que son relevantes para la conservación a largo plazo

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VALORACION

Es necesario realizar un análisis técnico para identificas los valores primarios y secundarios de los documentos y así poder establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su disposición final, eliminación o conservación temporal o definitiva

ASPECTO/CRITERIO

ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOSA L F T

Diseñar el procedimiento de valoración documental

Elaborar fichas de valoración documental para cada serie.Valorar la información producida y recibida e identificar sus valores

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ANEXOS

SG-PR26 RECEPCION Y ORGANIZACION DOCUMENTAL