Procedimiento Auditoría Integral -...

Universidad Autónoma del Estado de Sistema de Gestión de la Calidad

Fecha: 12/10/07

Procedimiento :Planeación y ejecución de auditorias integrales y procedimiento de seguimiento de auditorías. Revisión No. 01

Contraloría Universitaria Dirección de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas

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C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Desarrollo

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica


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1. Propósito Establecer la metodología y los lineamientos a seguir para la planeación, ejecución y seguimiento de las Auditorías Integrales programadas y de seguimiento que se realizan en los espacios académicos. 2. Alcance Aplica a Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria y Centros Universitarios dependientes de la UAEM. 3. Responsabilidad y Autoridad Responsabilidad

El Contralor de la UAEM es responsable de: 1. Aprobar el Programa Operativo Anual de Auditoría Integral. 2. Presentar a las autoridades correspondientes los informes resultados de las

auditorías. 3. Informar al Rector, respecto de las conclusiones del Informe final de Auditoría Integral. Autoridad El Contralor de la UAEM tiene autoridad para: Modificar el programa de auditoría, aprobar y autorizar los productos de auditoría.

Responsabilidad El Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas es responsable de: 1. Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente

el proceso de conformidad con lo establecido en el manual de calidad y en la TEP. 2. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. 3. Informar al Contralor de la Universidad el desempeño del proceso. 4. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo.


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5. Elaborar el Programa Operativo Anual de Auditorías Integrales. 6. Llevar a cabo las reuniones de inicio y cierre de auditoría; así como la presentación

del equipo auditor participante. 7. Ordenar y entregar al Archivo de la Contraloría los resultados y la documentación

soporte de las auditorías, para su resguardo. 8. Promover la atención y dar seguimiento a las observaciones generadas en las

auditorías. Autoridad El Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas tiene autoridad para: Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso.

Liberar informes de auditoría integral para su revisión y aprobación por parte del

Contralor de la Universidad. Responsabilidad

El Jefe del Departamento de Auditoría Integral es responsable de: 1. Verificar que se cuenten con los recursos financieros, humanos y materiales para

iniciar la auditoría. 2. Realizar auditorías integrales a los Organismos y Dependencias Académicas. 3. Coordinar la Integración del informe, anexos y matriz de seguimiento. 4. Verificar el cumplimiento y cobertura de la lista de verificación de la matriz de

planeación. Autoridad El Jefe del Departamento de Auditoría Integral tiene autoridad para: Determinar el grado de conformidad del hallazgo encontrado durante la auditoría en

caso de existir una controversia. Solicitar la información necesaria al auditado, para la preparación de la

documentación.


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Responsabilidad Los Auditores son responsables de: 1. Documentar adecuadamente los hallazgos de auditoria. 2. Entregar los productos de auditoría, conforme lo establece la lista de asignación de

responsabilidades de los productos de auditoría. 3. Llevar el control y registro de los avances que reporte cada espacio académico

respecto al seguimiento de su auditoría. Autoridad Los Auditores tienen autoridad para: Solicitar la información que consideren necesaria durante el desarrollo de la auditoría.

4. Normatividad Aplicable Legislación Universitaria.

Contratos colectivos de trabajo de la FAAPAUAEM y SUTESUAEM.

Reglamento interior de trabajo del personal académico de la UAEM.

Circulares emitidas por Dependencias de Administración Central.

Reglamento Interno de ingresos extraordinarios generados por Organismos Académicos, Unidades Académicas y Espacios Universitarios de la UAEM.

Reglamentación interna y procedimientos de los espacios académicos.

Procedimientos establecidos por Dependencias de Administración Central.


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5. Políticas 1. Los oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central,

deberán generarse y remitirse dentro de los siete días naturales anteriores al inicio de la auditoría.

2. El Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas verificará que se

de cumplimiento en tiempo y forma al Programa Operativo Anual de Auditorías. 3. La solicitud de auditoría por parte de los Espacios Académicos, deberá realizarse

mediante oficio dirigido al Contralor de la Universidad. 4. Las Auditorías Integrales programadas se realizarán con base a la matriz de

planeación y las auditorías de seguimiento con base en la matriz de seguimiento; observando en su caso, las particularidades del espacio académico de que se trate.

5. Corresponderá al Director del Organismo o Dependencia Académica, informar a los

Responsables de las Áreas Auditadas, el inicio de la Auditoría Integral, a fin de que éstos proporcionen la información requerida para dicho proceso.

6. Las Actas de Inicio y Término de Auditoría, deberán contar con las firmas del Director

de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, el Jefe del Departamento de Auditoría Integral, el Director y los Subdirectores Académico y Administrativo del Organismo o Dependencia Académica Auditada.

7. El Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, deberá emitir los

oficios de notificación de observaciones de Espacios Académicos a Dependencias de la Administración Central para promover su reordenamiento.

8. El Director del Organismo o Dependencia Auditada, deberá dar atención a las

observaciones preventivas y correctivas contenidas en la matriz de seguimiento, dentro del plazo de los 15 días naturales, posteriores a la entrega del informe final de auditoría.

9. El Director del Organismo o Dependencia Auditada realizará las acciones necesarias

para solventar las observaciones derivadas de la auditoría realizada.

Procedimiento : Planeación y ejecución de auditorias integrales y procedimiento de seguimiento de auditorías


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6A. Desarrollo; Planeación y Ejecución de Auditorías Integrales Director de Auditoría a Organismos y

Dependencias Académicas Contralor de la UAEM Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo

Jefe del Departamento de Auditoría Integral

INICIO

1

Elabora el Programa Operativo Anual de Auditorías y lo turna al Contralor para su aprobación.

Recibe Programa Operativo Anual de Auditorías y verifica que sea congruente con las metas y estrategias establecidas en el PRDI.

Recibe Programa Operativo Anual de Auditorías aprobado, reproduce (1e) y turna al Jefe del Departamento de Auditoría Integral informándole la realización de la auditoría, que puede ser programada o de seguimiento. El programa original lo archiva para su control. Elabora una tarjeta de solicitud de recursos financieros que turna al Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo.

2

Recibe (1e) del Programa Operativo Anual de Auditorías y lo archiva para su control. Se entera de la realización de auditoría y elabora los oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central (O – 1) éstos oficios se elaboran con base en la matriz de planeación, cuando se trata de una auditoría programada y en el caso de una auditoría de seguimiento, se elaboran con base en la matriz de seguimiento (los cuales son firmados por el Contralor Universitario) y los turna al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas. Y a partir de este momento se asigna un número de folio a la auditoría que se incluirá en todos los documentos que se deriven de la misma.

4

A

Recibe la tarjeta de solicitud de recursos financieros, se entera y archiva para su control. Posteriormente realiza la asignación de los recursos.

Conecta con paso 1 para su corrección

¿Existe congruencia?

Si

No

3

5

Recibe recursos y archiva temporalmente.

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Dependencias de Administración Central

Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas Jefe del Departamento de Auditoría Integral

Recibe oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central (O – 1) firmados y los remite a las diferentes Dependencias de la Administración Central.

A

Reciben oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central (O – 1), se enteran firman de recibido y envían (1) de éstos al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, el (O) lo archivan para su control. Después de un lapso elaboran los oficios de respuesta de solicitud de información (O –1) y los turnan al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas.

Recibe los oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central (1) y los archiva temporalmente, en tanto se integran al minutario de la Contraloría. Recibe oficios de respuesta de solicitud de información enviados por Dependencias de Admón. Central (O - 1), firma en (1) y la remite a las Dependencias, los oficios (O) los turna al Jefe del Departamento de Auditoría Integral junto con los recursos financieros, e informa al Contralor de la UAEM, la fecha y hora de la realización de auditoría, en la cual acude al Organismo o Dependencia.

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B

Recibe los recursos financieros y (O) de los oficios de respuesta de solicitud de información y los distribuye entre los auditores, indicándoles la fecha y hora del inicio de auditoría. Elabora oficio de presentación (O – 2) y oficio de solicitud de documentación e Información de la Dependencia a Auditar (O-1), (éste último se elabora en el caso de tratarse de una auditoría programada, en las auditorías de seguimiento no aplica), el (O) del oficio de presentación se envía al Rector de la UAEM, extrae matriz de planeación o matriz de seguimiento según sea el caso, elabora las actas de inicio y cierre de auditoría (O-1e) y las archiva temporalmente. Mediante la lista de verificación comprueba que se cuente con los recursos humanos, financieros y la información necesaria para iniciar la auditoría y la archiva para su control.

C

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Recibe (1) de los oficios de respuesta de solicitud de información y los archiva para su control.

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8

11

¿Se tienen los recursos?

Si

Conecta con paso 9 para reprogramación

No





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Equipo Auditor Director del Organismo Académico o Dependencia a Auditar

Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas

C B

Reciben oficios de respuesta de solicitud de información enviados por Dependencias de Admón. Central (0) y los archivan temporalmente. Posteriormente acuden al Organismo o Dependencia correspondiente en la fecha indicada, para la realización de la auditoría.

Se entera de la auditoría, recibe al personal de la Contraloría; así como los oficios de presentación (1-2), oficio de solicitud de documentación e información de la Dependencia a Auditar (O-1), firma de recibido en (1) de los oficios y los entrega al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, se entera de los requerimientos del equipo auditor y firma el acta de inicio de la auditoría (O - 1e), junto con los Subdirectores Académico y Administrativo, así como el Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas y el Jefe del Departamento de Auditoría Integral, asimismo recibe la lista de rubros por función a revisar en Auditoría Integral. Conserva el (O) del acta y la archiva para su control, junto con los oficios (2) de presentación, solicitud de documentación e información de la Dependencia a Auditar y lista de rubros por función a revisar en Auditoría Integral. Proporciona un espacio físico para el equipo auditor e informa a los responsables de las áreas a auditar, el inicio de la auditoría.

13

Acude al Organismo o Dependencia correspondiente, para llevar a cabo la reunión de apertura, recibe por parte del Jefe del Departamento de Auditoría Integral la documentación necesaria para el inicio de la auditoría, (en la que participan además, el Equipo Auditor, así como el Director y los Subdirectores Académico y Administrativo del Organismo o Dependencia Auditada). Da lectura a los oficios y acta de Inicio de auditoría y entrega al Director oficio de presentación (1 - 2), oficio de solicitud de documentación e información (O - 1), acta de inicio (O – 1e) y lista de rubros por función a revisar en Auditoría Integral; los oficios (1) y acta de inicio (1e) firmados por el mismo los archiva temporalmente.

Se instala en el espacio designado y acude a las áreas a recabar la información y soportes correspondientes.

D

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Responsables de las Áreas a auditar

Equipo Auditor Jefe del Departamento de Auditoría Integral

D

Se enteran, reciben al Equipo Auditor y proporcionan la información correspondiente.

Se entera y mediante la lista de verificación de auditoría, revisa que se haya dado cumplimiento a la misma y la archiva para su control. Solicita a los auditores que le notifiquen los hallazgos de auditoría. Posteriormente acuerda con el Director del Organismo Académico o Dependencia Auditada la hora en que se llevará a cabo la reunión de cierre de auditoría, a la que asiste junto con el Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, quien informa respecto de los hallazgos de auditoría y da lectura al Acta de Término la cual es proporcionada en (O – 1e) al Director del Organismo o Dependencia Auditada para su firma.

Recaba la información, procede a realizar los análisis correspondientes y a documentar los hallazgos de auditoría, mediante soportes documentales (cédulas de información, fotocopias, etc.), e informan al Jefe del Departamento de Auditoría el cumplimiento de la Matriz de Planeación, los hallazgos encontrados y la conclusión de la auditoría. Una vez concluido el trabajo en campo se reincorporan a la Contraloría Universitaria.

¿Se dio cumplimiento?

No

Si

Conecta con paso 17

E

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Jefe del Departamento de Auditoría Integral Director del Organismo o Dependencia a Auditar Equipo Auditor

E

Acude a la hora acordada a la reunión de cierre de auditoría, en compañía de los Subdirectores Académico y Administrativo. Se enteran de los hallazgos de auditoría y en su caso realizan las aclaraciones correspondientes. Asimismo recibe el Acta de Término de Auditoría (O - 1e) las cuales son firmadas por todos los participantes a la reunión y turna el (1e) al Jefe del Departamento de Auditoría Integral, el (O) lo archiva para su control.

Recibe (1e) del Acta de Término de Auditoría y transcurrido un lapso turna al equipo auditor (f) de la lista de Asignación de Responsabilidades de cada producto de auditoría (informe, anexos, matriz de seguimiento, legajos de papeles de trabajo),junto con (1e) de las actas de inicio y término de auditoría; el (1) del oficio de presentación lo remite al minutario de Contraloría.

Reciben la lista de asignación de responsabilidades de cada producto de auditoría junto con (1e) de las actas de inicio y término de auditoría, se enteran y proceden a la elaboración de los productos integrando a los legajos de papeles de trabajo las actas; así como los (O) de los oficios de respuesta de solicitud de información de las Dependencias de Administración Central; una vez concluidos dichos documentos los remiten al Jefe del Departamento para su revisión, la lista de asignación de responsabilidades de cada producto de auditoría se destruye.

Recibe los productos de auditoría revisa y turna al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas para su revisión.

F

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Jefe del Departamento de Auditoría Integral Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas Contralor de la UAEM

F

Recibe productos de auditoría y revisa.

¿Existen observaciones?

Si

No

Conecta con paso 22

Recibe productos de auditoría, revisa y procede.

Recibe los productos de auditoría aprobados y da la instrucción al Jefe del Departamento de Auditoría Integral para que se realice la reproducción de los documentos en tres tantos (excepto los legajos de papeles de trabajo), de igual forma solicita la elaboración del oficio de entrega de resultados.

G

Se entera y una vez que cuenta con los (3e) de los productos de auditoría, proporcionados por el equipo auditor anexa la matriz de seguimiento en archivo electrónico, elabora el oficio de entrega de resultados (O – 2) y turna todos los documentos al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas.

¿Existen observaciones?

Si

No

Conecta con paso 23

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Director del Organismo o Dependencia a Auditar

Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas Rector

Conecta con Procedimiento de Seguimiento de Auditoría

G

Recibe los (3e) de los productos de auditoría, el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y el oficio de entrega de resultados (O – 2) previamente firmados por el Contralor Universitario y procede: remite los ejemplares (1e, 2e) de los productos de auditoría y oficio de entrega de resultados (O – 1) al Rector en sobre cerrado. Una vez que recibe el (2e) de los productos de auditoría y (1) del oficio de entrega de resultados, resguarda bajo llave el 2e y 3e de los productos de auditoría, el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y el 1 y 2 del oficio de entrega de resultados, hasta el momento de su entrega al Director del Organismo Audittado o Dependencia Académica. En reunión previamente acordada vía telefónica con el Director del Organismo o Dependencia Auditada y precedida por el Contralor Universitario, se le entregan los ejemplares (2e, 3e) de los productos de auditoría, el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y (1, 2) del oficio de entrega de resultados al Director del Organismo o Dependencia Auditada. En el caso de tratarse de una auditoría por entrega – recepción, se generan dos ejemplar más de los productos de auditoría, de los cuales uno se entrega al Director de Responsabilidades y Situación Patrimonial y el otro al Director del Organismo o Dependencia que inicia la administración.

Recibe los (2e, 3e) de los productos de auditoría, el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y (1, 2) del oficio de entrega de resultados, se entera de los hallazgos de auditoría, por parte del Contralor y Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, firma el (2e) de los productos de auditoría y (1) del oficio de entrega de resultados y los turna al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas. El (3e) de los productos de auditoría y (2) del oficio de entrega de resultados los archiva para su control, el archivo electrónico de la matriz de seguimiento lo archiva temporalmente, en tanto inician con el seguimiento a las observaciones de auditoría.

Recibe (1e, 2e) de los productos de auditoría y el oficio de entrega de resultados (O – 1), revisa y checa de recibido en (2e) de los productos de auditoría y (1) del oficio de entrega de resultados y los turna al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas; el (O) del oficio y (1e) de los productos de auditoría, los archiva para su control

Recibe el (2e) de los productos de auditoría y los ingresa al archivo de Contraloría junto con los legajos de papeles de trabajo para su resguardo final, el (1) del oficio de entrega de resultados es turnado al minutario de Contraloría; así como la (1) de los oficios de solicitud de información a Dependencias de Administración Central y de solicitud de documentación e información.

FIN

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6B. Desarrollo; Seguimiento de Auditoría Director de Auditoría a Organismos y

Dependencias Académicas Director del Organismo o Dependencia

Auditada Responsables de las Áreas Auditadas

INICIO

Extrae el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y lo turna junto con (f) de los anexos a los Responsables de las Áreas Auditadas, a través de un Coordinador de Auditoría designado por él para atender el seguimiento al interior, con la finalidad de dar respuesta y solventar las observaciones correspondientes dentro del plazo de los 15 días naturales, que se estipulan en el informe.

3

Se enteran, reciben el archivo electrónico de la matriz de seguimiento y (f) de los anexos, revisan, efectúan las acciones preventivas y correctivas necesarias para solventar las observaciones indicándolas en la matriz de seguimiento ( archivo electrónico), anexan los soportes documentales correspondientes y turnan al Director del Organismo o Dependencia Auditada a través del Coordinador de Auditoría. La (f) de los anexos los archivan para su control.

5

Recibe matriz de seguimiento en archivo electrónico con las acciones preventivas y correctivas realizadas; así como los soportes documentales correspondientes, revisa imprime la matriz de seguimiento elabora oficio de entrega (O - 1) y turna éstos documentos al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas.

A

Recibe matriz de seguimiento impresa y en archivo electrónico, soportes documentales y oficio de entrega (O -1), firma (1) de éste y lo remite al Director del Organismo o Dependencia Auditada. La matriz de seguimiento, los soportes documentales y el (O) del oficio de entrega los turna al Equipo Auditor para su análisis y seguimiento.

Recibe (1) del oficio de entrega y lo archiva para su control.

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Equipo Auditor Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas

Director del Organismo o Dependencia Auditada

A

Recibe oficio de entrega (O), matriz de seguimiento impresa y en archivo electrónico y soportes documentales, revisa y analiza que las acciones preventiva y correctivas indicadas den atención a las observaciones; así mismo que los soportes documentales den clara evidencia de cumplimiento y elaboran una nueva matriz de seguimiento tanto de forma impresa como en archivo electrónico especificando el porcentaje de avance, atención o situación de cada observación y un oficio de estatus de observaciones (O -1) y los remite al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas. Los soportes documentales, la matriz de seguimiento impresa y en archivo electrónico remitidas por el Organismo o Dependencia auditada y el (O) del oficio de entrega los integran al legajo correspondiente y lo archivan temporalmente en tanto son solventadas todas las observaciones de la matriz de seguimiento, para posteriormente ingresarse al archivo de Contraloría para su control, el caso de la matriz impresa y archivo electrónico se destruyen. La situación y seguimiento de cada Organismo o Dependencia se lleva a través de bitácoras de seguimiento que llevan los auditores.

Recibe matriz de seguimiento impresa y en archivo electrónico con porcentaje de avance, atención o situación de cada observación y oficio de estatus de observaciones (O – 1) y revisa.

Recibe matriz de seguimiento impresa y en archivo electrónico con porcentaje de avance y oficio de estatus (O – 1) , firma (1) de éste y lo turna al Director de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas, el (O) lo archiva para su control, una vez solventadas todas las observaciones de la matriz de seguimiento, la archiva para su control.

Recibe oficio de estatus de observaciones (1) y lo turna al minutario de la Contraloría.

FIN

¿Hay observaciones sin solventar?

No

Si

Conecta con paso 3

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7. Glosario Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Integral. Es la evaluación multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos y fines institucionales; de la relación con su entorno, así como de sus operaciones; con el objeto del mejor aprovechamiento de los recursos. Auditoría de Seguimiento. Tiene como finalidad verificar el cumplimiento de las acciones y/o estrategias propuestas por la Instancia auditada, ésta se realiza a corto plazo y de manera permanente hasta el cumplimiento de la totalidad de acciones. Auditoría de Entrega – Recepción. Tiene como finalidad evaluar el desempeño al término de la administración de una Instancia, y dar a conocer los resultados de ésta a la administración subsecuente, como instrumento de apoyo para la toma de decisiones. Auditado: persona o personas que son auditadas. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría y seleccionado para ese fin por el Jefe del Departamento de auditoría. Jefe del Departamento de Auditoría. Es el responsable de coordinar la planeación, ejecución y evaluación de la auditoría integral. Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la misma. Equipo auditor: equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que es seleccionado y conformado por el Auditor líder. Ejecución de Auditoria. Fase del proyecto de auditoría, se refiere al desarrollo de los procesos definidos en la matriz de planeación, a través de la aplicación de las pruebas de auditoría adecuadas para los procesos u operaciones que se van a evaluar. Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Informe de Auditoría. Documento que contiene los resultados relevantes de la Auditoría Integral, debidamente soportados, éste debe presentarse cuantificado y numerado en forma objetiva, clara y constructiva. Se acompaña de los anexos correspondientes que apoyan aspectos que requieren de mayor detalle (explicación).





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Matriz de Planeación. Esquema con enfoque sistémico que habrá de realizarse invariablemente para dar inicio al proceso de Planeación de un proyecto de Auditoría Integral; el cual sirve de guía al auditor, y en el que se detallan los diferentes rubros o procedimientos a revisar de los cuales se seleccionarán los que se estimen convenientes para la obtención de datos con base en las circunstancias. Matriz de seguimiento. Esquema en forma de columnas y renglones en el que se plasman todas las observaciones que habrán de dar seguimiento en su atención. Los renglones los constituye cada una de las observaciones guardando el orden de la matriz de planeación. Observación. Descripción concreta del resultado obtenido durante la fase de análisis de información, esta puede ser preventiva o correctiva. Papel de Trabajo. Documento en el que el auditor hará constar la descripción y el resultado de las pruebas realizadas, constituyen la única comprobación para soportar lo indicado en los informes de auditoría. Planeación de Auditoría Etapa del proyecto de auditoría en donde se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad a auditar a través de información clave. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento. Forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso. Seguimiento de auditoría. Procedimiento que inicia a partir de la entrega de los productos de auditoria integral, con el objeto de dar atención a las observaciones derivadas de la misma.

8. Anexos

1. Oficio de solicitud de información a Dependencias de Administración Central 2. Oficio de presentación 3. Oficio de solicitud de documentación e información a la Dependencia a Auditar 4. Acta de inicio de auditoría 5. Acta de término de auditoría 6. Lista de rubros por función a revisar en Auditoría Integral 7. Lista de asignación de responsabilidades de los productos de auditoría 8. Oficio de notificación de observaciones de espacios académicos a dependencias de

Administración Central para su reordenamiento 9. Oficio de entrega de resultados 10. Lista de verificación de la matriz de planeación indicando el avance de los rubros

revisados 11. Oficio de estatus de observaciones





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ANEXO 1 OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN A DEPENDENCIAS

DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

No. de oficio

Fecha

Universidad Autónoma del Estado de México

Ignacio López Rayón No. 510 Sur. Col. Cuauhtémoc CP 50130 Toluca, Edo. de Méx.

Tel: 01(722) 226 1161 www.uaemex.mx

Titular de la Dependencia de Administración Central Nombre de la Dependencia de Administración Central P R E S E N T E En atención a que en fecha próxima se auditará el “espacio académico a auditar”, me dirijo a Usted para solicitarle atentamente la información del mismo, que a continuación se menciona:

Información especifica solicitada. Información especifica solicitada.

Se solicita que la información sea entregada en un plazo de 3 días hábiles, lo anterior con la finalidad de contar con la documentación necesaria para dar inicio a la auditoría integral “No. de folio” que se realizará a dicho espacio académico; con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005. Sin otro particular, hago propicia la ocasión para reiterar a usted mi más distinguida consideración.

A T E N T A M E N T E “PATRIA, CIENCIA Y TRABAJO”

“Leyenda”

Nombre del Contralor CONTRALOR DE LA UNIVERSIDAD

c.c.p. Minutario





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ANEXO 2

OFICIO DE PRESENTACIÓN

No. de oficio

Fecha


Ignacio López Rayón No.510 sur Col. Cuauhtémoc CP 50130 Toluca, Edo. de Méx.

Tel: 01(722) 226 1161 www.uaemex.mx Director (a) del Espacio Académico a Auditar Nombre del Espacio Académico a Auditar P R E S E N T E Enviándole un cordial saludo, me dirijo a Usted para comunicarle que con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005; el próximo “fecha de inicio de auditoría”, se dará inicio a los trabajos correspondientes de Auditoría Integral Programada con No. de folio “No. de folio”, para dar cumplimiento al Programa de Auditoría Universitaria que este órgano de control tiene para el presente año. Así mismo, comunicamos a Usted que el objetivo de la Auditoría Integral Programada incluye el aseguramiento de que los medios sean utilizados para dar fiel cumplimiento a los fines institucionales; por lo que se ha asignado un equipo para la práctica de la auditoría, que podrá actuar de forma individual o conjunta, y tendrá el carácter de representante de la Contraloría Universitaria. Anexo al presente encontrará el nombre y cargo del personal comisionado, así como los requerimientos para dar inicio a los trabajos de auditoría. Hago propicia la ocasión para reiterar a usted mi más distinguida consideración.


“Leyenda”


c.c.p. Rector de la UAEM. c.c.p. Minutario.





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Anexo al oficio No. “No. de oficio”

Como responsable de este equipo estará la “nombre del responsable del equipo”, Personal comisionado:

Auditores comisionados

Requerimientos:

Atentamente solicitamos girar sus instrucciones, a fin de que al equipo de auditoría integral, se le proporcionen los datos, informes, libros, auxiliares, registros, correspondencia y demás documentación que se estime pertinente para el buen desarrollo de la auditoría.

Un espacio para destinarlo como área de trabajo exclusiva, la cual deberá ser un área de información reservada y acceso restringido y en consecuencia responsabilidad del personal directivo del espacio académico.

Agradeceremos también que a dicho personal se le permita el acceso a las oficinas e instalaciones de esa entidad universitaria, otorgándole las facilidades necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

Con la finalidad de que las actividades inherentes se realicen de forma apropiada, oportuna y en un marco de estrecha comunicación y colaboración, es conveniente que este espacio académico designe un representante que funja como coordinador interno y enlace con el equipo de Auditoría Integral.





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ANEXO 3 OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

DE LA DEPENDENCIA A AUDITAR

No. de Oficio

Fecha


Ignacio López Rayón No.510 sur Col. Cuauhtémoc CP 50130 Toluca, Edo. de Méx.


Director (a) del Espacio Académico a Auditar Nombre del Espacio Académico a Auditar P R E S E N T E

Con referencia al oficio No. “No. de oficio de presentación” del “fecha del oficio de presentación”, dirigido a Usted, respecto a la Auditoría Integral Programada con No. de folio “No. de folio” que se va a dar inicio en el espacio académico a su cargo, me permito solicitarle la documentación e información que se detalla en el anexo, con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005, misma que deberá ser entregada en un plazo máximo de un día, a partir de la fecha de recepción del presente. Sin otro particular por el momento, agradezco la atención brindada al presente.


“Leyenda”


c.c.p. Minutario.





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Anexo al oficio No. “No. de oficio”

Documentación e información solicitada:

1. Documentación e información especifica solicitada. 2. Documentación e información especifica solicitada. 3. Documentación e información especifica solicitada. 4. Documentación e información especifica solicitada. ...





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ANEXO 4 ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA

ACTA DE FORMALIZACIÓN E INICIO DE AUDITORÍA

Tipo: “Tipo de auditoría”

Dependencia Universitaria: “Nombre de la dependencia a auditar”

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------ANVERSO En la Ciudad de Toluca, México, siendo las _____ horas del día “fecha” las “Nombre de Director (a) de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas” y “Nombre del Jefe (a) del Departamento de Auditoría Integral” adscritos a la Contraloría Universitaria, se constituyen legalmente en las instalaciones del “espacio académico a auditar” de la Universidad Autónoma del Estado de México, con el objeto de iniciar la ejecución de los trabajos de auditoría integral programada con No. de folio “No. de folio” a que se refiere el oficio No. “No. del oficio de presentación” de fecha “fecha del oficio”, dirigido al “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar”, suscrito por el Contralor de la Universidad “nombre del Contralor”, que contiene la comunicación de inicio a los trabajos correspondientes de Auditoría Integral Programada, para dar cumplimiento al Programa de Auditoría Universitaria que este órgano de control tiene para el presente año, con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005-------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, el personal de la Contraloría Universitaria solicita la presencia del “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar”, así como al “Nombre del Subdirector (a) Académico (a) del espacio académico a auditar” Subdirector (a) Académico (a) y al “Nombre del Subdirector (a) Administrativo (a) del espacio académico a auditar” Subdirector (a) Administrativo (a) de la misma. Estando enterados los participantes del motivo y origen de la presente acta, a continuación se hacen los siguientes hechos y declaraciones:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS--------------------------------------------------------- ACREDITACIÓN.- “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar”, manifiesta tener conocimiento de la notificación del oficio No. “No. del oficio de presentación” de fecha “Fecha del oficio”, que consigna el inicio de la auditoría integral programada y la designación del personal comisionado, y en este acto se da por enterado de su contenido.---------------------------------------------------------------EJECUCIÓN.- Por lo anterior, a partir de esta fecha se dan por iniciados oficialmente los trabajos de ejecución de la auditoría integral programada al “espacio académico a auditar”, --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- REQUERIMIENTOS.- El personal de la Contraloría Universitaria le solicita al “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar”, designe a un coordinador para que sea el enlace durante el desarrollo de los trabajos de auditoría; proporcione inicialmente para su revisión la información y





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documentación al que hace referencia el oficio No. “No. del oficio de solicitud de documentación e información de la dependencia a auditar” de fecha “Fecha del oficio”, ----------------------------------------------------------------------------------------CONTINUA AL REVERSO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------REVERSO dentro del plazo de un día hábil, contado a partir de esta fecha, permita el acceso a los auditores comisionados a las oficinas, locales y demás instalaciones para el cumplimiento de sus funciones; así como proporcione la información y documentación complementaria que se requiera durante el desarrollo de los trabajos de auditoría.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- El “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar” manifiesta que se da por enterado del requerimiento de información y designa como coordinador de los trabajos de auditoría al “Nombre del Coordinador (a) designado”, “Cargo del Coordinador (a) designado” del mismo.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Leída la presente acta y explicando su contenido y no teniendo otro asunto que tratar y siendo las _____ horas del día “Fecha”, se dio por concluida la reunión de inicio de auditoría integral programada, levantándose por duplicado y firmando para su constancia en todas sus fojas al margen y al calce, cada uno de los que en ella intervinieron, entregándose un ejemplar con firmas autógrafas al “Nombre del Director (a) del espacio académico a auditar” Director (a) de “espacio académico a auditar”.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

“PATRIA, CIENCIA Y TRABAJO” “Leyenda”

Por el “Nombre de la Dependencia Académica a Auditar”

“Nombre del Director (a)” Director (a)

“Nombre del Subdirector (a) Académico (a)”

Subdirector Académico

“Nombre del Subdirector (a) Administrativo (a)”

Subdirector Administrativo

Por la Contraloría Universitaria

Nombre de la Director (a) de Auditoría a Organismos y

Nombre de Jefe (a) del Departamento de Auditoría Integral





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Dependencias Académicas Director (a) de Auditoría a

Organismos y Dependencias Académicas

Jefe (a) del Departamento de Auditoria Integral





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ANEXO 5

ACTA DE TÉRMINO DE AUDITORIA

ACTA DE TÉRMINO DE AUDITORÍA Tipo: “Tipo de auditoría”

Dependencia Universitaria: “Nombre de la dependencia auditada” En la Ciudad de Toluca, México, siendo las _____ horas del día “Fecha”, en las oficinas del “espacio académico a auditado” de la Universidad Autónoma del Estado de México, se constituyeron las “Nombre de Directora (a) de Auditoria a Organismos y Dependencias Académicas”, Director (a) de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas y “Nombre del Jefe (a) del Departamento de Auditoria Integral”, Jefe (a) del Departamento de Auditoria Integral, servidores universitarios de la Contraloría Universitaria, así como “Nombre del Director (a) del espacio académico auditado” Director (a) del “espacio académico auditado”, así como el “Nombre del Subdirector (a) Académico (a) del espacio académico auditado” Subdirector (a) Académico (a) y al “Nombre del Subdirector (a) Administrativo (a) del espacio académico a auditado” Subdirector (a) Administrativo (a) de la misma, con motivo de la auditoría de referencia. Acto seguido los representantes de la Contraloría dieron a conocer a los representantes del espacio académico, los pormenores de la auditoría integral programada con No. de folio “No. de folio” para dar por concluido los trabajos en campo de la misma, en el entendido de que a partir de este momento la aportación de información adicional deberá entregarse en la etapa de seguimiento de auditoría, la cual inicia a partir de la entrega del informe respectivo; lo anterior de conformidad con las atribuciones que se le confieren a la Contraloría Universitaria, con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005, dándose por enterados de dicho cierre.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ No teniendo otro asunto que tratar y siendo las _____ horas del día de su inicio, se dio por concluida la reunión de término de auditoría, levantándose la presente acta que firmaron los que en ella intervinieron, entregándose copia autógrafa a las partes interesadas.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FIRMAS AL REVERSO





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“PATRIA, CIENCIA Y TRABAJO” “Leyenda”

Por la “Nombre de la Dependencia Académica Auditada”

“Nombre del Director (a)” Director (a)

“Nombre del Subdirector (a) Académico (a)”

Subdirector (a) Académico (a)

“Nombre del Subdirector (a) Administrativo (a)”

Subdirector (a) Administrativo (a)

Por la Contraloría Universitaria

Nombre del Director (a) de Auditoría a Organismos y Dependencias

Académicas Director (a) de Auditoría a Organismos y

Dependencias Académicas

Nombre de Jefe (a) del Departamento de Auditoría Integral

Jefe (a) del Departamento de Auditoría Integral





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ANEXO 6

LISTA DE RUBROS POR FUNCIÓN A REVISAR EN AUDITORÍA INTEGRAL

Folio de Auditoría

FUNCIONES SUSTANTIVAS 1. DOCENCIA 1.1 Oferta Educativa y matrícula 1.2 Documentación del ingreso, promoción y egreso de alumnos 1.3 Evaluación del aprendizaje 1.4 Asentamiento y corrección de calificaciones 1.5 Servicio social y prácticas profesionales 1.6 Eficiencia terminal (ingreso-egreso e ingreso–titulación) 1.7 Titulación 1.8 Talleres o cursos de titulación (académico) Talleres o cursos de titulación (financiero) 1.9 Proceso de selección e integración de plantilla del personal académico 1.10 Elaboración de programas e informes de actividades y distrib. de carga horaria de

profesores de carrera 1.11 Tutoría académica 1.12 Seguimiento, evaluación y modificación de planes y programas de estudios 1.13 Laboratorios y talleres 1.14 Biblioteca 1.15 Recursos federales 1.16 Salas de cómputo 1.17 Proceso de acreditación de programas educativos de licenciatura y posgrado 2. INVESTIGACIÓN 2.1 Proyectos (académico) Proyectos (financiero) 2.2 Apoyos especiales 2.3 Diplomados de Tipo Superior (aprobados por la SIyEA) (académico) Diplomados de Tipo Superior (aprobados por la SIyEA) (financiero) 3. DIFUSIÓN, ESTENSIÓN Y VINCULACIÓN 3.1 Convenios (financiero) Convenios (Legal) 3.2 Eventos culturales 3.3 Publicaciones 3.4 Becas 3.5 Protección civil y seguridad institucional 3.6 Educación a Distancia y educación continua 3.7 Servicios al Estudiante

FUNCIONES ADJETIVAS 1. RECURSOS HUMANOS





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1.1 Prestaciones (permisos,, licencias y vacaciones) 1.2 Control Asistencial 1.3 Guardias 2. RECURSOS MATERIALES 2.1 Inventario de bienes patrimoniales 3. RECURSOS FINANCIEROS 3.1 Fondo fijo y fondo revolvente 3.2 Bancos 3.3 Gastos a comprobar 3.4 Ingresos alternos 3.5 Existencia de recibos oficiales 4. RECURSOS INFORMÁTICOS 4.1 Sistemas de información adicionales 5. GESTIÓN / PLANEACIÓN 5.1 Programa Operativo Anual 6. ORGANIZACIÓN 6.1 Organigrama y manuales administrativos

FUNCIONES REGULATIVAS 1. NORMATIVIDAD 1.1 Acuerdos de los Consejos y Academias y revisión de actas 1.2 Reglamentación interna





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ANEXO 7

LISTA DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS PRODUCTOS DE AUDITORÍA

LISTA DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Espacio Académico Auditado

Folio de auditoría

Documento Fecha de entrega Responsable Informe

00-00-00 Nombre del auditor

Anexos


Matriz de seguimiento


Informe al Desempeño


Legajos






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ANEXO 8

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE OBSERVACIONES DE ESPACIOS ACADÉMICOS A DEPENDENCIAS DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL PARA SU REORDENAMIENTO

No. de oficio

Fecha


Ignacio López Rayón No. 510 Sur Col. Cuauhtémoc CP 50130 Toluca, Edo. de Méx.


Titular de la Dependencia de Administración Central Nombre de la Dependencia de Administración Central P R E S E N T E Me dirijo a Usted para hacer de su conocimiento las observaciones “rubros específicos en los que se encontraron observaciones”, derivadas del informe de auditoría integral “No. de oficio” con folio “No. de folio”, realizado a “espacio académico auditado”, del “periodo en que se llevó a cabo la auditoría” del año en curso, lo anterior con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005: Detalle de la observación (es) encontrada (s)

Lo anterior con la finalidad de contar con su apoyo para el seguimiento de las observaciones y cumplimiento de las disposiciones establecidas.


“Leyenda”


c.c.p. Minutario.





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ANEXO 9 OFICIO DE ENTREGA DE RESULTADOS

No. de oficio

Fecha

Universidad Autónoma del Estado de México Ignacio López Rayón No. 510 Sur

Col. Cuauhtémoc CP 50130 Toluca, Edo. de Méx. Tel: 01(722) 226 1161 www.uaemex.mx

Nombre del Rector RECTOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO P R E S E N T E Enviándole un cordial saludo, me dirijo a Usted para informarle la conclusión de la Auditoría Integral Programada con No. de folio “No. de folio” realizada al “Nombre del espacio académico auditado”, del “periodo en que se llevó a cabo la auditoría” del año en curso, lo anterior con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I, II, III, IV, V, X y XIV, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005. Por lo que adjunto al presente se encuentran los resultados de la misma:

Informe de Auditoría Integral. Anexos del Informe. Matriz de Seguimiento.

Sin otro particular, le reitero las seguridades de mi consideración distinguida.


“Leyenda”


c.c.p. Nombre del Director del espacio académico auditado. c.c.p. Minutario.





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ANEXO 10

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA MATRIZ DE PLANEACIÓN INDICANDO EL AVANCE DE LOS RUBROS REVISADOS

ESPACIO ACADÉMICO: ”Nombre del espacio académico auditado”

Folio de Auditoría

FUNCIONES SUSTANTIVAS Auditoría en campo (días) 1. DOCENCIA 1 2 n n n Observaciones 1.1 Oferta Educativa y matrícula 1.2 Documentación del ingreso, promoción

y egreso de alumnos

1.3 Evaluación del aprendizaje 1.4 Asentamiento y corrección de

calificaciones

1.5 Servicio social y prácticas profesionales

1.6 Eficiencia terminal (ingreso-egreso e ingreso–titulación)

1.7 Titulación 1.8 Talleres o cursos de titulación

(académico)

Talleres o cursos de titulación (financiero)

1.9 Proceso de selección e integración de plantilla del personal académico

1.10 Elaboración de programas e informes de activ. y distrib. de carga horaria de profesores de carrera

1.11 Tutoría académica 1.12 Seguimiento, evaluación y modificación

de planes y programas de estudios

1.13 Laboratorios y talleres 1.14 Biblioteca 1.15 Recursos federales 1.16 Salas de cómputo 1.17 Proceso de acreditación de programas

educativos de licenciatura y posgrado

2. INVESTIGACIÓN 2.1 Proyectos (académico) Proyectos (financiero) 2.2 Apoyos especiales 2.3 Diplomados de Tipo Superior

(aprobados por la SIyEA) (académico)

Diplomados de Tipo Superior (aprobados por la SIyEA) (financiero)

3. DIFUSION, EXTENSIÓN Y VINCULACION 3.1 Convenios (financiero) Convenios (Legal) 3.2 Eventos culturales 3.3 Publicaciones 3.4 Becas





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FUNCIONES SUSTANTIVAS Auditoría en campo (días) 3. DIFUSION, EXTENSIÓN Y VINCULACION 1 2 n n n Observaciones 3.5 Protección civil y seguridad

institucional

3.6 Educación a Distancia y educación continua

3.7 Servicios al Estudiante FUNCIONES ADJETIVAS 1. RECURSOS HUMANOS 1.1 Prestaciones (permisos,, licencias y

vacaciones)

1.2 Control Asistencial 1.3 Guardias 2. RECURSOS MATERIALES 2.1 Inventario de bienes patrimoniales 3. RECURSOS FINANCIEROS 3.1 Fondo fijo y fondo revolvente 3.2 Bancos 3.3 Gastos a comprobar 3.4 Ingresos alternos 3.5 Existencia de recibos oficiales 4. RECURSOS INFORMÁTICOS 4.1 Sistemas de información adicionales 5. GESTIÓN / PLANEACIÓN 5.1 Programa Operativo Anual 6. ORGANIZACIÓN 6.1 Organigrama y manuales

administrativos

FUNCIONES REGULATIVAS 1. NORMATIVIDAD 1.1 Acuerdos de los Consejos y

Academias y revisión de actas

1.2 Reglamentación interna





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ANEXO 11

OFICIO DE ESTATUS DE OBSERVACIONES

No. de oficio Fecha

Folio de auditoría

Universidad Autónoma del Estado de México Ignacio López Rayón sur No.510, Col. Cuauhtémoc.

CP 50000 Toluca, Edo. de Méx. Tel: 01(722) 226 2300 www.uaemex.mx

Director del Espacio Académico a Auditar Nombre del Espacio Académico a Auditar P R E S E N T E Envío a Usted los comentarios a la respuesta de la matriz de seguimiento enviada mediante oficio número “No. de oficio con el que la Dependencia Académica nos envió información” de fecha “fecha el oficio”, solicitando con fundamento en los artículos 39 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México, 144, 145 fracción I y V, 148 párrafo cuarto del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México y las funciones básicas determinadas en el Acuerdo por el que se Modifica la Estructura Orgánico – Funcional de la Universidad Autónoma del Estado de México expedido en abril de 2005, envíe a esta Contraloría el soporte documental que está pendiente del punto 2 de acuerdo al siguiente cuadro. Se listan las situaciones generales de las observaciones:

No. Situación Total Número de Observación

1 Observaciones no Atendidas. 2 Observaciones de las cuales se

solicita Soporte Documental.

3 Observaciones Atendidas para Verificación Física Posterior.

4 Observaciones Atendidas. Gran Total

Hago propicia la ocasión de enviarle un cordial saludo y reiterar a Usted mi consideración distinguida.

A T E N T A M E N T E "PATRIA, CIENCIA Y TRABAJO"

"Leyenda"


c.c.p. Minutario.





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9. Revisión Histórica

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

00 13/jun/06 Directora de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas

Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

Primera edición

01 29/sep/07 Directora de Auditoría a Organismos y Dependencias Académicas

Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

Se realizó la actualización del formato establecido por la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo al procedimiento “Control de Documentos”. El cambio se realizó en el fundamento de los anexos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y 10.

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