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Universidad Autónoma del Estado de México Cómo Recibir una Auditoría
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Universidad Autónoma del Estado de México
Cómo Recibir una Auditoría
Cómo recibir una Auditoría
A estas alturas, debemos evitar:
“LA ESQUESOFRENIA”
“EL SIPERISMO”
DEBEMOS BUSCAR:
“SOLUCIONES”
¡¡¡¡ Aguas, ahí viene el auditor !!!!
Las auditorías se utilizan para determinar
el grado en que se han alcanzado los
requisitos del SGC.
Los hallazgos de las auditorías se
utilizan para evaluar la eficacia del SGC
y para identificar oportunidades de
mejora.
Auditoría
¿Qué busca un Auditor cuando audita una organización contra la norma?:
La respuesta es muy sencilla: "CUMPLIMIENTO"
Los Secretos del Auditor
1. Documentación,
2. Implementación,
3. Eficacia,
4. Eficiencia,
5. Maduración y mejora.
Evidencia de conformidad en:
Y lo hace buscando la respuesta de las preguntas siguientes:
1 - ¿Se planificó y documentó adecuadamente el SGC?
2 - ¿Se implementó plenamente?
3 - ¿Las actividades y prácticas cumplen con el Sistema?
4 - ¿Es eficaz y eficiente el SGC que se implementó?
5 - ¿El Sistema se encuentra en maduración y mejora?
6 - ¿Existe suficiente evidencia objetiva de los puntos anteriores?
1.- ¿El SGC fue planificado y documentado de manera adecuada?
Los sistemas de calidad deben planificarse y documentarse, ser formales (no burocráticos) y operativos como proceso. Deben ser consistentes para que el control y la mejora sea factible.
¿De qué tipo de documentación se habla?
De los cinco niveles documentales:
?Política y Objetivos de Calidad. Nivel 1 ?El Manual de Calidad. Nivel 2 ?Los 6 procedimientos del sistema de calidad. Nivel 3?Los documentos operativos para la adecuada planificaciónOperación y control de los procesos. Nivel 4 ?Los registros. Nivel 5
2.- ¿Se implementó en su totalidad el SGC?
El Auditor espera que la implementación sea deacuerdo a lo planificado y establecido en el manual de la calidad.
Una implementación apropiada significa que todos los elementos de la Norma (según se definen en el Manual de la Calidad como dentro del alcance del sistema) están activos: con pleno funcionamiento en toda la operación.
La implementación debe ser consistente.
2.- ¿Se implementó en su totalidad el SGC?
El Auditor busca respuesta a las siguientes preguntas:
? ¿ Está documentado el proceso ?? ¿Se ha capacitado al personal que participa en el
proceso ? ? ¿ Existen los registros del proceso ?
A la larga, la inconsistencia dá como resultado pérdida de control.
No se deben implementar los cambios sin haberlos planeado, esto pone en riesgo la integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
3.- ¿Todas las actividades y prácticas del SGCestán dentro de cumplimiento?
El Auditor requiere que el SGC demuestre una evidencia objetiva del cumplimiento como requisito previo a la certificación.
8.2.2 Auditorías Internas de la Calidad, para verificar si el SGC es:a) Conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. cumplimiento con los arreglos planeados:
3.- ¿Todas las actividades . . . ?
?Manual de calidad
?Procedimientos del sistema
?Procedimientos operativos
?Tablas de enfoque a procesos
?Objetivos de calidad
?Tablas de requisitos
?REGISTROS
Soportado en :
El Auditor toma muy en cuenta las siguientes acciones para sus conclusiones:
Evalúa el cumplimiento por medio de la interacción y la observación del personal.
No se preocupa por personalidad, apariencia, o desempeño del personal de la organización.
Sin embargo el sistema de calidad es eso, un sistema y, como tal, debe implementarse por medio de personas.
El Auditor toma . . .
Obtiene la información por medio de sus sentidos naturales.
Los mejores auditores tienen un sexto sentido o “el dedo del auditor”.
Los auditores buscan determinar si:
? Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e instrucciones de trabajo.
? El personal tiene la competencia necesaria y el equipo apropiados.
? Las personas saben lo que deben hacer, como hacerlo y que registros deben generar.
? Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se autorizan y documentan.
Los auditores buscan . . .
?Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan con las definiciones escritas.
? Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e instrucciones.
4.- ¿El sistema de calidad que se implementóes eficaz?
Aún los sistemas mejor diseñados, implementados por las personas más conscientes, hábiles y dedicadas, rendirán resultados de eficacia inferior al total deseado.
Una perfección del 100% es rara.
Las auditorías internas de calidad son un método para detectar fallas en el sistema.
La evidencia más tangible y objetiva de que el sistema opera con eficacia son los registros de calidad (demuestran conformidad y operación eficaz).
Las acciones correctivas y preventivas son un medio para remediar la ineficacia, hacer el sistema más robusto y hacerlo mas eficaz.
El Auditor busca ver si las actividades y prácticas satisfacen la intención del procedimiento y las instrucciones de trabajo y si cumplen o no con el espíritu de la norma.
4.- ¿El sistema de calidad que . . .
5.- ¿Es eficiente el sistema de calidad que se implementó?
?Eficiencia es el logro de resultados conforme a lo planificado con relación a los recursos y tiemposutilizados.
?El Auditor determina si el personal que afecta la calidad, es competente para satisfacer los requerimientos mínimos de su posición, establecidos en la descripción técnica del puesto.
?Busca ver la cantidad, tipo o niveles de tecnología, equipo, materiales y personal apropiados que se utilizan en los procesos.
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL.
NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.
Pero si nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en él.
5.- ¿Es eficiente el sistema de. . .
6.- ¿El sistema de calidad madura y mejora?
?El Auditor busca que, con el paso del tiempo, no sólo el sistema madure, sino que también mejore.
?El Auditor busca que las Revisiones por la Dirección se hagan con regularidad, que identifiquen necesidades y oportunidades de cambio para el SGC, que se insista en la corrección de los problemas, se promuevan la prevención y la solidez del SGC y asignen recursos.
?Busca que se mejoren los niveles de eficiencia y productividad.
6.- ¿El sistema de calidad . . .?
?Busca que se reduzcan los indicadores fuera de calidad: desperdicios, retrabajos, reparaciones, solicitudes de desviación o concesión al cliente, quejas, entregas atrasadas, fallas en el equipo, no conformidades, productos no conformes, etc.
¿Qué hacer ante las No Conformidades?
1. Evaluar el incumplimiento.
2. Llevar a cabo acciones inmediatasde acuerdo a los procedimientos de servicio no conforme, acciones correctivas y preventivas y tablas de requisitos del servicio
3. Estar pendiente de reaccionar rápidamente si es que se presentan No Conformidades en el área.
¿ Qué hacer ante las No Conformidades?
4. Si la No Conformidad requiere de tiempo para su atención, presentar el plan de acciones a seguir, que contenga las partes afectadas de la No Conformidad.
5. No “guardar los problemas en el archivero o llevarlos al closet de la casa”, recuerda que dejar que los problemas crezcan implican que “tarde o temprano la verdad aparece a la luz y puede ser demasiado tarde”.
Mantén en orden y disponibles: al personal, los registros de calidad de acuerdo al Manual de Calidad y procedimientos aplicables a tu función.
Recomendaciones para la Auditoría
Trata de mantener tu lugar de trabajo limpio y ordenado.
Tomate tu tiempo para contestar.
No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos.
Recomendaciones para la Auditoría
Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el involucramiento y compromiso con el SGC.
Evita decir: "Antes no lo hacíamos así...", "Antes usábamos otro formato", etc.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está documentado.
Ten apertura al momento de la auditoría.
Recomendaciones para . . .
En caso de tener No Conformidades, entiende cuál es el motivo de la misma.
Muestra seguridad.
Si no entiendes la pregunta del Auditor, coméntaselo para que la vuelva a plantear.
Para cerciorarse que entendió la pregunta, puedes decir: "¿Quiere decir que.... y repetir la pregunta que hizo el auditor?
Responde únicamente por lo de tu área y a la parte del SGC que te corresponda, no des explicaciones sobre lo que no conoces o no te corresponde.
Cuándo el auditor guarda silencio y tu interpretas que debes hablar, ¡No lo hagas!. Primero pregunta al auditor si quiere mayor explicación.
Evita divagar platicando de anécdotas, casos de excepción de la aplicación de procedimientos, etc.
Recomendaciones para . . .
La información "confidencial" no puede ser proporcionada al auditor (ni copia fotostática cancelada), sólo puede ser consultada.
Si tienes algún problema en el desarrollo de la auditoría debes comentarlo con el responsable de tu área.
Mantén la confianza en que el trabajo que realizas es conforme con las actividades planificadas y desarrolladas. Debes estar tranquilo si lo haz hecho bien, en caso contrario, “tómate unas pastillitas”.
Recomendaciones para . . .
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