Procedimiento de ventas - Universidad Autónoma...

Fecha: 1/06/06

Procedimiento de: Ventas Revisión No. 00

Secretaría de Difusión CulturalDirección de Divulgación CulturalUnidad de Comercialización y Distribución Editorial

Universidad Autónoma del Estado de México

Sistema de Gestión de la Calidad1/8

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos (formatos y registros)

Fecha: 1/06/06





1. PropósitoEstablecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte delfondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México.

2. AlcanceEste procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad deComercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editadospor la U.A.E.M. en librería,modulos, presentaciones de libros, ferias y donaciones.

3. Responsabilidad y autoridad

Director de Divulgación Cultural:Responsabilidad Autoridad

Consolidar la producción y divulgación científica,cultural y artística de la institución en el ámbitonacional e internacional, a través del fondo editorialuniversitario. Cumpliendo con el manual de calidad:establecer, definir y controlar los procesos deoperación de la UCyDE. Mejorar las condiciones deinfraestructura e instalaciones a través de la gestónante las instancias correspondientes. Establecer laspoliticas de descuentos, minimos y maximos deventa.Gestionar los recursos para garantizar la operacióndel procedimiento.

Autorizar los documentos del procedimiento,autorizar la participación en ferias del libro.Autoriza las donaciones.

Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial:Responsabilidad Autoridad

Coordinar, planear y dirigir las actividades de ventaen general de los libros y publicaciones periódicaseditados a través del programa editorial y/o ladirección de promoción y difusión de lainvestigación, en la librería del fondo editorial,eventos culturales como: ferias de libro nacionalese internacionales, presentaciones de libros,modulos editoriales itinerantes y su divulgación através de donaciones. Cumpliendo con el manualde calidad: establecer, definir y controlar losprocesos de operación de la unidad. Mantenerinformada a la Dirección de Divulgación Culturalacerca de los resultados, logros y cumplimiento deobjetivos.

Autoridad: Autorizar los documentos del proceso,registros de entradas y salidas. La planeacion ybusqueda de espacios donde se venderá el fondoeditorial. Asignar los precios de venta de los librosy publicaciones periodicas en conjunto con laDireccion de Divulgacion Cultural.

Fecha: 1/06/06





Responsable de Ventas:

Responsabilidad AutoridadDesarrollar y dar seguimiento a las actividadesencomendadas para las ventas, informar a lacoordinacion sobre el desempeño, avances ycumplimiento de objetivos

Elaborar los Registros de salida y entrada alalmacen; realizar los cortes de venta a losencargados de librería y de atencion a stands,modulo y en presentaciones de libros, elaborarlos recibos de venta y recibos de publicacionesen calidad de donacion. Asignar codigos deidentificación de las publicaciones.

Responsable de Eventos:

Responsabilidad AutoridadDesarrollar y dar segimiento a las actividadesrelativas a: La busqueda de eventos para la ventadel fondo editorial universitario, el registro del laUAEM con su fondo editorial para su participacionen ferias de libro, conformar el calendario itinerantedel modulo editorial, dar seguimiento para laatencion oportuna para la venta de libros en suspresentaciones. informar a la coordinacion sobre eldesempeño, avances y cumplimiento de objetivos.

Realizar el listado del material que se selecionarapara participar en cada evento. Establecercomunicación con los distintos organismosacademicos de la UAEM para conformar elcalendario itinerante del modulo.

Responsable de Almacen:Responsabilidad Autoridad

Dar de alta y baja los movimientos en el almacén,suministrar a los encargados de distribucion,librería, modulos, stands y presentaciones de librolas publicaciones contenidas en el registro de salidaen buen estado y con las cantidades correctas.informar a la coordinacion sobre el desempeño,avances y cumplimiento de objetivos.

Realizar la revision de las devoluciones dematerial por parte de los encargados de venta enlibrería, ferias, modulo, presentaciones yconsignaciones.

Encargados de Librería:Responsabilidad Autoridad

Apertura y cierre de la librería, dar una atenciónoportuna y coordial al cliente, informar alresponsable de ventas sobre el desplazamiento delibros, aplicar las encuestas de evaluacion alcliente, reportar las ventas semanalmente

solicitar la reposicion de material

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Encargado de Distribucion:Responsabilidad Autoridad

Recibir, trasladar y entregar el material asi comosuministros de montaje para eventos y libreria

Encargados de atencion a modulos, stands y en presentaciones de libros:Responsabilidad Autoridad

Atender cordial y puntualmente estos puntos deventa, recibir el material seleccionado para suventa, realizar el registro en el formato “registro deventas” realizar con el responsable de ventas elcorte de estas al termino de los eventos, entregar ladevolucion al responsable de almacen, aplicar lasencuestas de evaluacion al cliente.

solicitar material adicional para los puntos deventa

4. Normatividad aplicable

Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad

5. Políticas

1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables deventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberándar cumplimiento a este procedimiento.

2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizaraeste procedimiento.

3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquellos editados por la UAEM, asícomo dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial universitario.

4. La Dirección de divulgación cultural, gestionara los recursos necesarios para la operaciónde las actividades de este procedimiento, relativos a: recursos económicos para el pago destands, gastos para viáticos, etc, así como gestionar apoyos logísticos institucionales.

5. La solicitud de gastos por concepto de pago de stands para el registro dela UAEM enFerias del libro se realizaran con 15 días de anticipación como mínimo.

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6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”,“Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo.

7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, se establecerán los siguientesdescuentos sobre el precio de lista de los mismos: 20% en ventas en librería, módulos yferias, 35% venta directa a autores de las publicaciones, de 20 a 65% en consignaciones alibrerías y/o distribuidores, y 50% en la publicación programada en la presentación de libroy en la venta de saldos.

8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados ydefectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como los encargados delas ventas.

9. Los responsables de las áreas deberán reportar semanalmente a la coordinación de laUCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez deinformar a la Dirección de Divulgación Cultural.

10. De existir diferencias en el corte de venta en libros y/o importes, deberán ser cubiertos porla persona encargada de la venta.

11. La selección del material para los eventos, se clasificara de acuerdo a la disciplina del lugarsede, así mismo se considerara como máximo 20 ejemplares de algunas publicaciones, sedeberán registrar en el formato de registro de ventas.

12. Los libros y/o publicaciones periódicas que se entreguen en calidad de donación, deberánregistrarse en el formato “recibo de publicaciones en calidad de donación” y deberáanexarse copia del oficio del solicitante con la firma de Vo.Bo. del Director de DivulgaciónCultural.

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INICIO

No

Realiza el registro de participación enla feria ante la institución que convoca,por vía electrónica.

Programa la venta en el eventoselecciona el material en el formato deRegistro de ventas ( 0 – 1) Turna alcoordinador de la UCyDE para legestión del pago de stand yprogramación de viáticos.

Si

AConecta con

paso 4

No

Si

Conecta conpaso 7

FIN

6. Diagrama de bloque del procedimiento

Responsable de eventos Coordinador de la UCyDE Director de Divulgación Cultural

Identifica la posible participación enuna feria del libro y solicita las basesde participación archivatemporalmenteTurna el documento al Coordinador dela UCyDE

1

autoriza

Revisa la pertinencia de participaren la feria, evalúa los requisitos:fecha de realización, costos depago de stand y viáticosNotifica a la Dirección para suaprobación de gastos.

2

3

Determina la participación en laferia, analiza los costos de pagode stand y viáticos

4

Solicita a la dirección la Gestiónde recursos informándole sobre laprogramación de la asistencia alevento..

5

6

Realiza la gestión de recursos ylos entrega para su uso.

El eventoes feria?

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Registra el material seleccionadopara la venta en feria, modulo,presentación de libro o librería en elformato “Registro de salidas” (0 – 1)archiva para su control.Turna al responsable de almacén

para suministro y entrega alencargado de la venta.

A

FIN

No

Si

NoSi

Conecta conpaso 11

Responsable de ventas Responsable de almacén Encargado de la venta

8

7

Suministra el material de acuerdo ael formato “Registro de salidas” (0– 1) archiva para su control.Entrega el material al encargadode la venta

9

Recibe el material, verificando enconjunto con el responsable dealmacén los títulos y cantidadescorrectas.Se asegura de preparar losimplementos necesarios para elmontaje del stand y para larealización de la venta “Formato deregistro de venta”.Apoyado por el encargado dedistribución, realiza el traslado dematerial al evento, la sede para elmontaje del stand o lugar de venta.Realiza la venta, atiende al cliente,le suministra el material y cobra elimporte.

10

Recibe del encargado de laventa, la devolución del materialque no se vendió y lo registra enel formato “Registro de entradas”(0-1) archiva para su control 0,

Turna el documento 1 alresponsable de ventas.

11

Realiza el corte de venta alencargado de esta, verificacantidades en devolución contravendidos, determina los importes yregistra la venta en el formato“Recibo” (0-1).Deposita en tesorería el importe yarchiva para su control.Reporta los resultados de la ventaal coordinador de la UCyDE.

Cantidadescorrectas?

Cantidadescorrectas?

Solicita al encargado de la venta,cubrir la diferencia

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7. Glosario

UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial

Librería: Punto de comercialización de los productos editoriales operados directamente porpersonal de la UCYDE.

Eventos: Actividades o sucesos de carácter cultural con propósitos de difusión donde se venderánlas publicaciones como lo son: ferias de libro, presentaciones de libros, congresos, ciclos deconferencias, ceremonias etc.

Modulo: Punto de venta móvil en los distintos espacios académicos y administrativos de laU.A.E.M. estableciendo su rotación de acuerdo al calendario itinerante. (Modulo editorialUniversitario “La universidad cerca de ti”).

Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernosy cuadernillos.

Presentaciones de Libros: Actividad encaminada a difundir los productos del fondo editorial endiversos espacios, (venta especifica del libro que se va a presentar)Reposición de material: Reabastecimiento de libros vendidos en la librería

8. Anexos (formatos y registros)

1. Formato “Registro de Salidas”2. Formato “Registro de Entradas”3. Formato “Recibo”4. Formato “Registro de ventas” (eventos)5. Formato “Recibo de publicaciones en calidad de Donación”6. Formato “Registro de Venta semanal” (librería)

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