Fecha: 1/06/06

Procedimiento de: Almacén Revisión No. 00

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Sistema de Gestión de la Calidad1/6

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos (formatos y registros)

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1. PropósitoEstablecer los lineamientos para conservar las características de calidad de los libros ypublicaciones periódicas que forman parte del fondo editorial de la Universidad Autónoma delEstado de México.

2. AlcanceEste procedimiento debe ser aplicado por la Unidad de Comercializacion y Distribución Editorialpara los movimientos del almacén de los libros y publicaciones periodicas editados por laU.A.E.M., que pertenecen a su fondo editorial. Se considera desde la recepcion del material hastasu entrega al cliente.

3. Responsabilidad y autoridad

Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial:Responsabilidad Autoridad

Coordinar, planear y dirigir las actividades dealamcenamiento en general de los libros ypublicaciones periódicas editados a través delprograma editorial y/o la dirección de promoción ydifusión de la investigación, en el almacén delfondo editorial. Cumpliendo con el manual decalidad: establecer, definir y controlar los procesosde operación de la unidad. Mantener informada a laDirección de Divulgación Cultural acerca de losresultados, logros y cumplimiento de objetivos.

Autorizar los documentos del proceso, registrosde entradas y salidas.

Responsable de Almacen:Responsabilidad Autoridad

Dar de alta y baja los movimientos en el almacén,asegurarse de que el material se encuentre enbuenas condiciones de calidad, evitando que sufranperdida daño o deterioro. Colocar en su lugarespecifico del material de acuerdo al area deconocimiento a que pertenezcan. Suministrar a losencargados de distribucion, librería, modulos,stands, presentaciones de libro y consignaciones,las publicaciones contenidas en el registro de salidaen buen estado y con las cantidades correctas.informar a la coordinacion sobre el desempeño,avances y cumplimiento de objetivos.

Establecer las medidas necesarias de control yseguimiento del almacén. Realizar la revision delas devoluciones de material por parte de losencargados de venta en librería, ferias, modulo,presentaciones y consignaciones.

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Responsable de Ventas:Responsabilidad Autoridad

Desarrollar y dar seguimiento a las actividadesencomendadas para las ventas, informar a lacoordinacion sobre el desempeño, avances ycumplimiento de objetivos.

Elaborar los Registros de salida y entrada alalmacen, recibos de publicaciones en calidad dedonacion y notas de consignación. Asignarcodigos de identificación de las publicaciones

Responsable de Eventos:Responsabilidad Autoridad

Desarrollar y dar segimiento a las actividadesrelativas a: La busqueda de eventos para la ventadel fondo editorial universitario, el registro del laUAEM con su fondo editorial para su participacionen ferias de libro, conformar el calendario itinerantedel modulo editorial, dar seguimiento para laatencion oportuna para la venta de libros en suspresentaciones. informar a la coordinacion sobre eldesempeño, avances y cumplimiento de objetivos..

Realizar el listado del material que se selecionarapara participar en cada evento. Establecercomunicación con los distintos organismosacademicos de la UAEM para conformar elcalendario itinerante del modulo.

Responsable de Consignaciones:Responsabilidad Autoridad

Desarrollar y dar segimiento a las actividadesrelativas a: La busqueda de librerias y distribuidorespara la venta del fondo editorial universitario en lamodalidad de consignacion.Aplicar y asegurar el cumplimiento del Contrato deVenta por consignacion, mantener a losconsignatarios actualizados en cuanto al suministrode novedades editoriales. Realizar los cortestrimestrales de consignaciones informar a lacoordinacion sobre el desempeño, avances ycumplimiento de objetivos.

Realizar el listado del material que se selecionarapara distribuir por consiginación. solicitar materialadicional para reposiciones.

Encargado de Distribucion:Responsabilidad Autoridad

Recibir, trasladar y entregar el material ysuministros de montaje para eventos, librería yconsignaciones. Apoyar en todas las actividadesdel Responsable de Almacén.

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Encargados de atencion a modulos, stands y en presentaciones de libros:Responsabilidad Autoridad

Atender cordial y puntualmente estos puntos deventa, recibir el material seleccionado para suventa, realizar el registro en el formato “registro deventas” realizar con el responsable de ventas elcorte de estas al termino de los eventos, entregar ladevolucion al responsable de almacen, aplicar lasencuestas de evaluacion al cliente.

solicitar material adicional para los puntos deventa.

4. Normatividad aplicable

Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad

5. Políticas1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de

ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberándar cumplimiento a este procedimiento.

2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizaraeste procedimiento.

3. El almacenamiento de libros y publicaciones periódicas será de aquellos editados por laUAEM, así como dictaminados y aprobados por el Consejo General Edi torial universitario.

4. La Dirección de divulgación cultural, gestionara los recursos necesarios para la operaciónde las actividades de este procedimiento, así como gestionar apoyos logísticosinstitucionales.

5. El material será acomodado en anaqueles que identifiquen el área de conocimiento al quepertenecen.

6. Toda salida del material deberá ser respaldada con la firma de recibido en el formato“Registro de salida”

7. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”,“Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo.

8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados ydefectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como los encargados delas ventas y consignaciones.

9. En caso de detectar algún material defectuoso, se deberá segregar en un área específica,para evitar su uno no intencional.

10. El responsable de Almacén deberá reportar semanalmente a la coordinación de la UCyDElas actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de informar ala Dirección de Divulgación Cultural.

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Previo al registro del materialseleccionado para la venta enferia, modulo, presentación delibro, librería o consignación enel formato “Registro de salidas”(0 – 1) archiva para su control.Turna al responsable de

almacén para suministro yentrega al encargado de laventa.

FIN

No

Si

INICIO

6. Diagrama de bloque del procedimiento

Responsable de ventas Responsable de almacén Encargado de la venta

Recibe las publicaciones nuevas, lasdevoluciones y/o pedido dereposición del material enconsignación y lo registra en elformato “Registro de entradas” (0-1)archiva para su control 0,Turna el documento (1) alresponsable de ventas.

Coloca el material en el lugarasignado en el almacén de acuerdoal área de conocimiento al quepertenecen

3

Suministra el material de acuerdo ael formato “Registro de salidas” (0 –1) archiva para su control.Entrega el material al encargado dela venta

4

Recibe el material, verificandoen conjunto con el responsablede almacén los títulos ycantidades correctas.Se asegura de preparar losimplementos necesarios para elmontaje del stand y para larealización de la venta “Formatode registro de venta”.Apoyado por el encargado dedistribución, realiza el trasladode material al evento, la sedepara el montaje del stand olugar de venta.Realiza la venta, atiende alcliente, le suministra el materialy cobra el importe.

5

Recibe del encargado de la venta, ladevolución del material que no sevendió y lo registra en el formato“Registro de entradas” (0-1) archivapara su control 0.Coloca el material en el lugarasignado en el almacén de acuerdoal área de conocimiento al quepertenecen

Turna el documento 1 al responsablede ventas.

Cantidadescorrectas?

Conecta conprocedimiento ventas

Paso 11

1

2

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7. Glosario

UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial

Librería: Punto de comercialización de los productos editoriales operados directamente porpersonal de la UCYDE.

Eventos: Actividades o sucesos de carácter cultural con propósitos de difusión donde se venderánlas publicaciones como lo son: ferias de libro, presentaciones de libros, congresos, ciclos deconferencias, ceremonias etc.

Modulo: Punto de venta móvil en los distintos espacios académicos y administrativos de laU.A.E.M. y otros lugares ex profeso para la venta y estableciendo su rotación de acuerdo alcalendario itinerante. (Modulo editorial Universitario “La universidad cerca de ti”).

Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernosy cuadernil los.

Presentaciones de Libros: Actividad encaminada a difundir los productos del fondo editorial endiversos espacios, (venta especifica del libro que se va a presentar)

Reposición de material: Reabastecimiento de libros vendidos en la librería

Consignación: Poner determinada cantidad de productos editoriales en deposito, señalando ydestinando un rédito por la venta de estos.

Segregación: Término utilizado para identificar el material que por sus características de limpieza,deterioro, contaminación o estado físico, requiere ser confinado a un área específica evitando sucirculación.

8. Anexos (formatos y registros)

1. Formato “Registro de Salidas”2. Formato “Registro de Entradas”3. Formato “Recibo de publicaciones en calidad de Donación”4. Formato “Nota de consignación”