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PMBOK GUIDE SU APLICACIÓN EN ECUADOR Y LATINOAMERICA ANDRADE WILMAN CALISPA MIGUEL ANGEL FLOR SANTIAGO VITERI MARTHA
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  • 1. PMBOKGUIDE SU APLICACIN EN ECUADOR Y LATINOAMERICA ANDRADE WILMAN CALISPA MIGUEL ANGEL FLOR SANTIAGO VITERI MARTHA

2. 1 PMBOK SU APLICACIN EN ECUADOR Y LATINOAMERICA ALCANCE El presente documento cubre los conceptos bsicos de la gua PMBOK Guide (5ta. Edicin) para la administracin de Proyectos, informacin histrica, los procesos que comprenden y las reas de conocimiento. Adicionalmente se realiza un anlisis de su aplicacin en Latinoamrica y Ecuador, y se finaliza con conclusiones y recomendaciones. QUE ES EL PMBOK Es un estndar de Administracin de Proyectos desarrollado por el PMI (Project Manager Institute), es un documento gua que rene los conocimientos, conceptos tcnicas, destrezas y mejores prcticas dentro de la Administracin de Proyectos. Estas prcticas han sido compiladas y mejoradas durante los ltimos 25 aos gracias al esfuerzo de profesionales y acadmicos de diversos mbitos profesionales. El PMBOK Guide es un estndar reconocido internacionalmente por la IEEE Std 1490-2003, y est disponible en varios idiomas como son: ingls, espaol, chino simplificado, ruso, coreano, japons, italiano, alemn, francs, portugus de Brasil y rabe El PMBOK no debe entenderse como una metodologa, sinoms bien como una gua de estndares internacionales con el fin de que los profesionales puedan adaptar para cada caso y contexto los procesos, reconocidos como buenas prcticas por el PMI que se pueden aplicar a la mayora de los proyectos en la mayora de los casos. Su importancia radica en que en que provee un marco de referencia formal para desarrollar proyectos avanzando en los UN POCO DE HISTORIA La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (A Guide tothe Project Management Body of Knowledge, o PMBOK Guide) se public por primera vez como whitepaper por el Project Management Institute (PMI) en 1983, en un intento de documentar y estandarizar las prcticas comnmente aceptadas en gestin de proyectos. La primera edicin se public en 1996 3. 2 procesos y pasos hasta alcanzar los resultados esperados y alcanzar los objetivos. PMBOK permite adaptarse a cada proyecto es decir no es cerrada y cada profesional podr adaptar los procesos a su realidad. Esta gua documenta informacin necesaria para iniciar, planificar, ejecutar, supervisor, controlar y cerrar un proyecto. PMBOK se debe entender como una recopilacin de buenas prcticas lo cual significa que existe un acuerdo general en que se ha comprobado que la aplicacin de esos procesos de direccin de proyectos aumenta las posibilidades de xito en una amplia variedad de proyectos. Un xito reciente del PMBOK es la gran influencia que ha tenido para el nuevo estndar ISO 21500. Todo aquel que quiera hacer carrera como profesional en Direccin de Proyectos, se asume que debe conocer a profundidad esta gua. La ltima versin publicada del PMBOK en ingls es la versin 5 fue liberada el 31 de diciembre del 2012, la versin traducida al espaol est previsto para el 31 de diciembre del 2013. QU COMPRENDE EL PMBOK El PMBOK reconoce 5 grupos de procesos bsicos, y 10 reas de conocimientos comunes a casi todos los proyectos, estos procesos de traslapan e interactan a travs de fases y son descritos en los siguientes trminos: Entradas (documentos, planes, diseos, etc.) Herramientas y tcnicas (mecanismos que se aplican a las entradas) Salidas (documentos, productos, etc.) GRUPOS DE PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS Todo proyecto y sus distintas fases deben transitar por una serie de actividades de inicio, planeacin, ejecucin y cierre, bajo el gobierno de un grupo de procesos ms general de supervisin y cierre. Grafico 1. Grupos de procesos bsicos Inicio Planificacin Ejecucin Cierre Seguimiento y Control 4. 3 1. Grupo del Proceso de Iniciacin: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase 2. Grupo del Proceso de Planificacin: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto. 3. Grupos de Procesos de Ejecucin: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. 4. Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y parainiciar los cambios correspondientes. 5. Grupo de Proceso de Cierre:Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo Estos grupos de procesos no representan fases rgidas, si no que ms bien tiene su equivalencia con l con el Modelo Planear, hacer, revisar y actual Los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos se vinculan entre s a travsde los resultados que producen. Los grupos de procesos rara vez son eventosdiferenciados o nicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo detodo el proyecto. La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada paraotro proceso o es un entregable del proyecto Cuando el proyecto est dividido en fases, los grupos de procesos interactan dentro de cada fase como se muestra en la siguiente imagen: Grafico 2. Los procesos interactan en una fase o proyecto 1 1 Informacin tomada del PMBOK 4ta. edicin 5. 4 AREAS DE CONOCIMIENTO El PMBOK contiene los conocimientos necesarios para el manejo de proyectos, mismos que consisten en aplicar herramientas, habilidades y tcnicas durante la ejecucin de actividades y tareas de los proyectos, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los interesados. Para esto se requiere que se balancee en forma adecuada las siguientes demandas: Alcance, costo, tiempo y calidad. Interesados con diferentes necesidades y expectativas Requerimientos identificados (necesidades) y no identificados (expectativas) PMBOK ofrece 10 reas de conocimientos cada una de las cuales recomienda la realizacin de una serie de procesos en total 47. Grafico 3. 10 Grupo de conocimiento PMBOK 5ta. Edicin Para cada una de estas reas PMBOK recomienda la realizacin de una serie de procesos. El grfico 4 muestra un mapeo entre los grupos de procesos y las reas de conocimiento. GESTION DE LA INTEGRACION Integracion Alcance Tiempo Costes Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Interesados NUEVA AREA DE CONOCIMIENTO En la versin 4ta. Del PMBOK se contaba con 9 reas de conocimiento y 42 procesos, en la versin 5 se agregan el rea de conocimiento Gestin de los Interesados del Proyecto y se cuenta con 47 procesos. Esta nueva rea no es completamente nueva ya que ya que los nuevos procesos estn muy relacionados a la Gestin de la Comunicacin del Proyecto que est presente en la versin 4 6. 5 Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos. La gestin de la integracin del proyecto implica tomardecisiones en cuanto a la asignacin de recursos, balancear objetivos y alternativascontrapuestas, y manejar las interdependencias entre las reas de conocimiento de la direccinde proyectos. Los procesos de integracin son los siguientes: Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Es el proceso que consiste endesarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase ydocumentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas delos interesados. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto: Es el proceso que consiste endocumentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto:Es el proceso que consiste enejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir conlos objetivos del mismo. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:Es el proceso que consiste enmonitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos dedesempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. Realizar el Control Integrado de Cambios:Es el proceso que consiste en revisartodas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en losentregables, en los activos de los procesos de la organizacin, en los documentos delproyecto y en el plan para la direccin del proyecto. Cerrar Proyecto o Fase:Es el proceso que consiste en finalizar todas lasactividades en todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completarformalmente el proyecto o una fase del mismo. GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarla con xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto Los procesos que incluyen esta rea son: Planificar la Gestin del Alcance: Es un proceso de crear un plan de Gestin del alcance que documenta cmo el alcance del proyecto ser definido, validado y controlado. El 7. 6 beneficio principal de este proceso es que provee de gua y direccin de cmo el alcance ser gestionado a travs del proyecto Recopilar Requisitos:Es el proceso que consiste en definir y documentar lasnecesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el Alcance:Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. Crear la EDT:Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. Validar el Alcance:Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. Controlar el Alcance:Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base delalcance. Grafico 4. Mapeo Procesos y reas de conocimiento 2 2 Se incluyen los cambios realizados en la 5ta. Edicin 8. 7 GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO Incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo. Planificar la Gestin del Cronograma:El proceso de establecer las polticas, procedimientos y documentacin para planear, desarrollar, administrar, ejecutar, y controlar el cronograma del proyecto Definir las Actividades: Es el proceso que consiste en identificar las accionesespecficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Secuenciar las Actividades: Es el proceso que consiste en identificar y documentarlas interrelaciones entre las actividades del proyecto. Estimar los Recursos de las Actividades:Es el proceso que consiste en estimar eltipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos paraejecutar cada actividad. Estimar la Duracin de las Actividades:Es el proceso que consiste en estableceraproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. Desarrollar el Cronograma:Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones delcronograma para crear el cronograma del proyecto. Controlar el Cronograma:Es el proceso por el que se da seguimiento al estado delproyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado, los procesos que contiene esta rea es: Planificar la Gestin de los Costos: Es el proceso que establece las polticas, los procedimientos y la documentacin de la planificacin, la administracin, desembolsos y control de los costos del proyecto. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costosestimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lneabase de costo autorizada. 9. 8 Controlar los Costos: Es el proceso que consiste en monitorear la situacin delproyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO Incluye los procesos y actividades de laorganizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y polticas decalidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestin de calidad por medio de polticas y procedimientos,con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo elproyecto, segn corresponda Los procesos de la Calidad del Proyecto son: Planificar la Gestin Calidad: Consiste en identificar qu estndares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cmo satisfacerlos. Los estndares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, MalcomBaldrige, etc. La calidad se planifica, se disea e incorpora, no se incluye mediante inspeccin. Realizar el Aseguramiento de Calidad:Es el proceso que consiste enauditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control decalidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y lasdefiniciones operacionales. Realizar el Control de Calidad:Es el proceso por el que se monitorean yregistran los resultados de la ejecucin de actividades de control de calidad, afin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios. GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO Incluye los procesos que organizan,gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est conformado poraquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar elproyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar confrecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto tambinpueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidadesespecficos a cada miembro del equipo del proyecto, la participacin de todos los miembros enla toma de decisiones y en la planificacin del proyecto puede resultar beneficiosa. Los procesos que incluyen estas reas son: 10. 9 Planificar la Gestin Recursos Humanos: El plan de Recursos Humanos define cuando y como se cumplirn los requisitos de recursos humanos. Incluye como ser la adquisicin de personal, los horarios, la salida del personal, los reconocimientos y recompensas, su seguridad, etc. Adquirir el Equipo del Proyecto: Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar lasasignaciones del proyecto. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del equipo y el ambiente general delequipo para lograr un mejor desempeo del proyecto. Dirigir el Equipo del Proyecto: Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Incluye los procesos requeridos para garantizarque la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y ladisposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesadosinvolucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales,diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultadodel proyecto. Los procesos que se incluyen: Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Consiste en identificar de qu manera el equipo de trabajo y todos los interesados se van a comunicar interna y externamente, su periodicidad, la forma (medio) y sobre todo a quienes ir dirigida esta comunicacin Gestionar las Comunicaciones del Proyecto: Consiste en poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribucin de la informacin incluye implementar el plan de gestin de las comunicaciones, as como responder a las solicitudes inesperadas de informacin. Controlar las comunicaciones: Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a travs del ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de informacin de los interesados del proyecto se cumplan. El beneficio clave de este proceso es que se asegura un ptimo flujo de la comunicacinpara todos los participantes, en cualquier momento. 11. 10 GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo laplanificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a losriesgos, as como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestin de losRiesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, ydisminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto Los procesos que se incluyen son: Planificar la Gestin de Riesgos: Es el proceso por el cual se define cmorealizar las actividades de gestin de los riesgos para un proyecto. Identificar los Riesgos: Es el proceso por el cual se determinan los riesgos quepueden afectar el proyecto y se documentan sus caractersticas. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste enpriorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando ycombinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste enanalizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivosgenerales del proyecto. Planificar la Respuesta a los Riesgos: Es el proceso por el cual se desarrollanopciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a losobjetivos del proyecto. Controlar los Riesgos: Consiste en identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista de supervisin, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecucin de las respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad. GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO Incluye los procesos de compra oadquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipodel proyecto.La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin decualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendoel proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin de lasobligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato Los procesos que se incluye son: 12. 11 Planificar la Gestin Adquisiciones: Consiste en identificar que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto. Efectuar las Adquisiciones: Es el proceso de obtener respuestas de losvendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Controlar las Adquisiciones: Es el proceso de gestionar las relaciones, monitorear el desempeo del contrato, y realizar los cambios y correcciones necesarias. Este proceso asegura que el desempeo del proveedor rena los requisitos de acuerdo a los trminos de un contrato legal. Cerrar las Adquisiciones: Es el proceso de completar cada adquisicin para elproyecto. GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO En este tipo de gestin se lleva a cabo un registro de los interesados (Stakeholders), el cual contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados en el proyecto. En este, se agrupan todos los interesados como se ve en la figura, a modo de disponer de manera agrupada la informacin de identificacin de cada interesado. La gestin de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desve de su curso, debido a polmicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinrgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestin de los interesados. Los procesos que se incluye son: Identificar los Interesados: Es el proceso de identificacin de todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto. As como documentar informacin relevante a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto COSAS A TOMAR EN CUENTA La certificacin PMP tiene validez durante 3 aos. Una persona es PMP independiente de la edicin de PMBOK que se haya examinado El cambio de examen se produjo el 31 de julio del 2013 PROYECTOS TI El estudio titulado Caos, el drenaje de dlares de los proyectos informticos realizado por StandishGroup, revelo que los que menos del 25% de los proyectos de TI cumplieron con sus objetivos de funcionalidad, el sobre costo promedio de los proyectos con problemas era del 18% mientras que la demora en la ejecucin era del 22%, en promedio solo el 60% de los originalmente comprometido fue realizado 13. 12 Planificar la Gestin de los Interesados: Planificar la Gestin de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para comprometer efectivamente a las partes interesadas en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en el xito del proyecto Gestionar el compromiso de los interesados: Es el proceso para lograr el compromiso apropiado de los interesados del proyecto, en las decisiones claves y actividades asociadas al proyecto. Controlar la relacin con los Interesados: Es el proceso de supervisin general relaciones con los interesados del proyecto y las estrategias y los planes de ajuste para involucrar a las partes interesadas. El beneficio clave de este proceso es que se va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de participacin de interesados ya que el proyecto se desarrolla y cambia su entorno COMO TENER XITO EN UN PROYECTO Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe: Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos (tambin conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad. CASOS DE ESTUDIO PMBOK Y SU APLICACIN EN ECUADOR El PMBOK como se mencion anteriormente es aplicable a cualquier tipo de proyecto, como son de construccin, IT, viviendas, etc. Por esta razn el inters de las empresas privadas e instituciones gubernamentales del Ecuador en la aplicacin de esta gua. Este inters es reflejado claramente en la creacin de PMI Ecuador, en donde se agrupa a profesionales de diversas reas y conocimientos en Gestin de Proyectos, y se comparte informacin sobre temas de Calidad, Gestin de Proyectos, etc., brindando charlas, capacitaciones, cursos para la formacin de profesionales en Gestin de Proyectos. 14. 13 MANUAL DE PROYECTOS PARA LA POLICIA NACIONAL Un ejemplo de la aplicacin del PMBOK se encuentra reflejado en el documento Manual de Proyectos para Proyectos de la Polica Nacional de la Direccin de Planificacin de laPolica Nacional (DIRPLAN) 3 , en donde se refleja el inters por la Gestin de Proyectos en base a una gua como es el PMBOK, para la elaboracin y ejecucin de proyectos, a travs de este documento se referencia a los procesos principales y reas de conocimiento del PMBOK. De igual manera SENPLADES (Secretaria Nacional de Planificacin y Desarrollo), elabora y ejecuta proyectos mediante una gua o patrn que se basa en el PMBOK, esto seencuentra documentado en el Manual que se menciona en el prrafo anterior. Esta gua a traviesa los 5 procesos bsicos del PMBOK. EL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR Y LA GESTION DE PROYECTOS El documento Lecciones aprendidas de laPlanificacin Estratgica y laGestin de la Calidad del Ciclodel Proyecto por Resultados yBasado en Riesgos 4 , elaborado porun reconocido grupo de especialistas, quienes reconociendo la problemticaactual y la necesidad de nuevas herramientas o herramientas actualizadas,se dieron a la tarea de sistematizar y proponer un enfoque actualizado ala gestin de los recursos destinados a inversiones para el desarrollo, paraorientar de mejor manera los mismos y asegurar que los Gobiernos y/o losfinanciadores puedan de una manera metdica y tcnica, procurar que lasinversiones destinadas a promover el desarrollo y la participacin o el accesode amplios grupos de la poblacin a los beneficios de la salud, educacin. Este documento se basa en los procesos principales del PMBOK y en ciertas reas de conocimiento para realizar una propuesta cuyo objetivo es compartir mejoresprcticas y difundir las lecciones aprendidas en el marco de la Gestin dela Calidad del Ciclo del Proyecto por Resultados y Basado en Riesgos. 3 Este documento puede ser descargado de http://dirplan.policiaecuador.gob.ec/. 4 Este documento puede ser descargado de http://www.bce.fin.ec/documentos/PublicacionesNotas/Catalogo/ 15. 14 CASOS DE ESTUDIO PMBOK Y SU APLICACIN EN LATINOAMERICA PROYECTO: CONSTRUCCIN DE LOS ESTADIOS PARA EL MUNDIAL FEMENINO SUB-20 DE FIFA Pas: Chile Descripcin del Proyecto: En el gobierno de la Presidenta Michelle Bachelet, se plante mejorar la infraestructura de Chile y en ese proceso gan el derecho a ser la sede de la Mundial de Ftbol Femenino Sub- 20 de la FIFA en el 2008, fueron cuatro las ciudades seleccionadas como posibles sedes en Chile: Temuco, La Florida, Coquimbo y Chilln. Solo haba un problema, ninguna de estas ciudades tena estadios de ftbol que cumplieran con las estrictas normas de la FIFA. Y adems, tenan menos de un ao para construir los estadios. Presentndoles un desafo sin precedentes: construir cuatro estadios, desde cero, en solo nueve meses y con la misma cantidad de gente disponible para planificar y ejecutar los proyectos. Aplicacin de PMBOK El Ministerio de Obras Pblicas (M.O.P.) se dio cuenta de que no podran cumplir con dicho compromiso en el tiempo indicado usando los mtodos antiguos de planificacin, direccin, y ejecucin de proyectos, ya que los costos, tiempos y requisitos asociados eran demasiado complejos para ello. Por lo que adoptaron los estndares del Project Management Institute (PMI). Personal del M.O.P. viaj a varios pases donde conocieron a lderes del PMI y aprendieron que la oficina de direccin de proyectos del M.O.P. deba elevarse a un rol ms estratgico dentro de la organizacin y alineada de cerca con las metas estratgicas del Ministerio, desarrollaron lo que lo que llamaron el modelo de Gestin Integrada de Proyectos (GIP) que estaba compuesto por: Un programa de capacitacin a sus directores de proyectos; El desarrollo de procesos de direccin de proyectos estandarizados basados en La Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua PMBOK) En base a los estndares del PMI, el M.O.P. cre un equipo compacto con un punto central de comando y un nico director de proyectos. Cada ciudad que era sede, estaba representada por un equipo satlite de tres personas, que supervisaban la ingeniera y construccin de cada estadio. Los proyectos tambin se apoyaron con personal de la oficina de proyectos; en total haba 250 trabajadores en cada estadio, lo que daba un total de 1.000 trabajadores en todo el proyecto. 16. 15 Este proyecto fue el primero donde el M.O.P. utiliz prcticas formales de direccin de proyectos definidas en la Gua PMBOK. Los estndares del PMI fueron una gua de hacia dnde ir, dnde enfocarse, y qu modelo seguir. Resultados obtenidos Al implementar estndares de direccin de proyectos y tecnologas de vanguardia, y al cambiar completamente la forma en que realizaban el trabajo pblico, el M.O.P. logr lo que nadie en Chile pens que era posible: se entregaron a tiempo y dentro del presupuesto los cuatro estadios a finales de octubre del 2008, siendo el tiempo suficiente para preparar el Campeonato Mundial de Ftbol Femenino Sub-20 de FIFA. Basado en este proyecto, la Presidenta Michelle Bachelet estaba tan satisfecha con los resultados que aprob un segundo proyecto, el cual incluye la construccin de trece estadios de futbol adicionales en Chile. Hoy, este proyecto est en su segunda fase de ejecucin, y el M.O.P. estplanificando una nueva fase con la meta de tener, en cada ciudad de Chile que tenga ms de 200.000 residentes, un estadio de ftbol que cumpla los estndares de FIFA, un compromiso que requiere una inversin total de ms de 150 millones de dlares para el 2012. El M.O.P. ha reconocido el valor de una referencia metodolgica y tcnica para gestionar sus proyectos. Las organizaciones estn trabajando juntas para disear un plan formal de cooperacin para apoyar los proyectos de reconstruccin post-terremoto. 17. 16 PROYECTO: VOLKSWAGEN MXICO PRODUCCIN DE COMPONENTES DEL AUTO JETTA Pas:Mxico Descripcin del Proyecto: La compaa Volkswagen Mxico Components (VW Mxico) gan una licitacin competitiva para producir varias partes de motores y ejes y ensamblados, incluyendo los ejes frontales y el ensamblaje del corner module5. El equipo de la planta de VW Mxico tena 21 meses y un presupuesto de U$S 3,3 millones para disear e instalar la lnea de ensamblado y comenzar la fabricacin masiva de partes. La produccin del eje frontal y del ensamblado del corner module fue supervisado por un titular de la certificacin PMP del PMI, Profesional en Direccin de Proyectos, y fue el primer proyectodirigido por la oficina de proyectos de VW Mxico, la cual supervisaba el portafolio entero de programas y proyectos relacionado a la produccin de los componentes del auto Jetta. Aplicacin de PMBOK Para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, el equipo de VW Mxico utiliz procesos de PMBOK, cre una oficina de direccin de proyectos responsable de monitorear y controlar el presupuesto y los cronogramas generales de los proyectos relacionados al Jetta, se seleccion un director de proyectos y el gerente del departamento de fabricacin fue nombrado como el patrocinador del proyecto. El proyecto se dividi en cinco fases desde su inicio hasta su fin, con nueve hitos durante dos aos. El cronograma inclua todo el trabajo desde las adquisiciones y de la fabricacin del equipamiento hasta las pruebas y la optimizacin de la lnea de ensamblado. El director del proyecto mantuvo reuniones regulares con el equipo principal para mantener a todos los departamentos informados del avance e involucrarlos segn fuera necesario, los informes detallaban el ndice del desempeo para indicar el avance relativo del proyecto en relacin al cronograma general y al presupuesto. A lo largo del proyecto, la oficina de direccin de proyectos mantuvo la supervisin general del presupuesto. Otros integrantes del equipo del proyecto monitorearon otros elementos del proyecto. Por ejemplo, un integrante del equipo de planificacin monitore los componentes relacionados a la WBS y al plan de calidad, mientras que un integrante del equipo de calidad fue responsable de asegurarse de que todas las partes producidas se cumplieran con las especificaciones de calidad de la compaa. 5 Trmino colectivo que describe los frenos, las ruedas y los componentes directamente conectados a la suspensin, ms que soportados por ella. 18. 17 Al final de cada fase del proyecto, el equipo del proyecto analiz el estado general del proyecto y realiz las evaluaciones del riesgo de las fases siguientes. Cualquier cambio resultante a la WBS era aprobado. El final del proyecto fue marcado por la transicin a un modo total de produccin. El cierre oficial del proyecto tuvo lugar 12 semanas luego de que comenz la produccin inicial de los componentes. Resultados obtenidos El equipo de VW Mxico logr sus objetivos, y en muchos casos los excedi. Todo el proyecto se complete dentro del presupuesto especificado El equipo cumpli con todas las fechas de entrega de cada fase de pruebas Los ejes frontales y los corner modules producidos en las lneas de ensamblaje de la planta siguieron cumpliendo con los lineamientos de calidad de Volkswagen. El equipo de proyectos de la lnea de ensamblaje de componentes del Jetta tambin desarroll varias herramientas y prcticas que sirven como estndares para los futuros proyectos de la planta. El aprendizaje principal de este proyecto habilitar que otros equipos de proyectos en el futuro optimicen la comunicacin entre distintas reas de la planta de VW Mxico y que aseguren el xito de los proyectos futuros. 19. 18 CONCLUSIONES De la investigacin realizada sobre PMBOK podemos indicar que encontramos grandes beneficios que a continuacin se detallan: PMBOK ha sido redactado en lenguaje comn lo que permite que cualquier profesional pueda comprender fcilmente un concepto y relacionar su aplicabilidad en distintos tipos de proyectos por ms diferentes que parezcan. Al utilizar PMBOK logramos concluir proyectos que aumenten la satisfaccin del cliente, debido a que las reas proveedoras de TI saben y entregan lo que el cliente requiere. Se logra manejar con eficiencia los recursos de TI de la organizacin al utilizar las mejores prcticas para la administracin de proyectos. Permite tomar las mejores decisiones en materia de inversin en TI, lo que incrementa el retorno de inversin para la organizacin. El flujo de comunicacin mejora entre el personal de TI y los clientes o usuarios interesados en los proyectos de TI, por lo que permite identificar con claridad los requisitos que deben satisfacer el producto o servicio de esta rea ofrece. PMBOK permite definir claramente el alcance (calidad), tiempo y costos para cualquier tipo de proyecto, facilitando la planificacin de las actividades, identificando responsabilidades e identificando entregables tangibles. Sirve como gua para la definicin de los estndares y procedimiento de la empresa para administrar de forma ms eficiente los proyectos de TI, lo que nos permitir garantizar la calidad de los productos o servicios generados por TI. Permite dar seguimiento a las actividades de los proyectos de TI, garantizando que se desempean en conformidad con lo definido durante la planeacin. La implementacin de esta gua permite finalizar los proyectos en los tiempos establecidos. La importancia de la Administracin de Proyectos para generar los resultados esperados por los interesados sin afectar los costos, calidad, tiempo y alcance previsto, hace de la gua PMBOK una herramienta indispensable para las reas encargadas de gestionar proyectos, al no ser una metodologa cerrado se puede tomar parte de su contenido para gestionar de acuerdo a cada proyecto y combinar con metodologas existentes. Por ejemplo para el caso de desarrollo de aplicaciones se puede combinar metodologa de desarrollo como Scrum y combinar con reas de conocimiento como la gestin de riesgos, gestin de incidentes, etc. PMBOK al ser un marco de referencia muy amplio tiene una flexibilidad que permite adaptarlo a cualquier proyecto y organizacin e irlo adoptando en forma gradual, esto sin duda tienen un efecto positivo en los costos de implementacin ya que se van agregando de acuerdo a las necesidades y no de forma completa La organizacin que desea implementar PMBOK para su Gestin de Proyectos debe tener claro que esto involucrar un cambio en los procesos, ya que cambiar la forma de operar la organizacin, flujos de informacin, nuevos procedimientos, formularios, documentos, eliminacin de otros existentes. Sin embargo una 20. 19 aplicacin con esta gua asegurar tener una mayor probabilidad de xito en los cierre de los proyectos El PMBOK se debe entender como un estndar que generar valor para el cliente (interno/externo) en trminos de eficiencia, eficacia, responsabilidad y rendicin de cuentas de los proyectos. En el Ecuador se ha dado un gran impulso en la Gestin de Proyectos gracias a PMI versin Ecuador, lo cual permite que se puedan agrupar profesionales de diferentes reas con intereses en la correcta Gestin de Proyectos, generando conocimiento, experiencias mediante seminarios, documentos, etc. Sin embargo an las empresas tanto pblicas y privadas les cuesta aplicar la gua del PMBOK para la gestionar sus proyectos, esto principalmente porque involucra un cambio de cultura, tiempo, costos, cambio organizacional que inicia desde los altos niveles jerrquicos. Pases de Latinoamrica han encontrado en la implementacin de PMBOK una gran herramienta que les ha permitido desarrollar proyectos en los tiempos definidos, sin aumentar costos y con grandes beneficios para la comunidad en el caso de proyectos gubernamentales y en el caso de empresas privadas han logrado cumplir con satisfaccin las demandas de sus clientes. RECOMENDACIONES Es importante adquirir experiencia participando en proyectos, y la mejor manera de aprender es que al equivocarnos en alguna decisin, sepamos reconocer los errores y tener en cuenta algunos consejos acerca de errores comunes en la direccin de proyectos. Se debe tener cuidado al momento de adaptar el PMBOK a las organizaciones ya que su flexibilidad puede corromper el estndar, y ms aun generando en la organizacin burocracia, llenndola de formatos y procedimientos que antes no se tena y que por lo tanto no traen los beneficios esperados. Antes de lanzarnos a adoptar el PMBOK en nuestra organizacin se debe estar preparados, ya que la adopcin de cualquier estndar produce grandes cambios. Si la organizacin y sus directivos no estn comprometidos con la adopcin del nuevo estndar seguramente provocar un fracaso, malestar y rechazo por parte del personal. La organizacin que est pensando en adoptar el estndar PMBOK debe tener claro que su estructura organizacional posiblemente deba cambiar, esto sucede especialmente en organizaciones con silos que mantienen un poder. Cuando se est Gestionando Proyectos bajo el estndar PMBOK se debe recordar que este es un medio para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin, y no como el fin. Cuando se est en un proceso de implementacin de PMBOK en cualquier organizacin se debe tener metas a corto, mediano y largo plazo, esto con el propsito de presentar resultados que motiven a los directivos a continuar con la implementacin. 21. 20 Para tener xito en un proceso de implementacin del PMBOK es de vital importancia que exista habilidad, conocimiento y experticia del equipo implementador, y contar con un profesional que este certificado. Dada la magnitud de los proyectos que realizan los gobiernos de Latinoamrica y a la falta de una normativa sobre la gestin de Proyectos ocurren frecuentemente conflictos durante o posterior a la ejecucin de las obras. Por tal razn es imprescindible usar una gua de buenas prcticas para evitar una inadecuada gestin en cada una de las etapas del proyecto y que permitan que los proyectos de carcter nacional no se atrasen ni resulten perjudiciales econmicamente para el Estado. ENLACES Y BIBLIOGRAFIA http://www.pmi.org/ http://pmiecuador.org/pmi/ http://jose-barato.blogspot.com.es/ http://www.slideshare.net/ http://www.liderdeproyecto.com/ http://www.noguerakrb.net/index.php/pmbokr http://edgarmtzhouse.blogspot.com/ GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS (GUA DEL PMBOK) Cuarta edicin 22. 21 CONTENIDO ALCANCE .............................................................................................................................................................1 QUE ES EL PMBOK .............................................................................................................................................1 QU COMPRENDE EL PMBOK...........................................................................................................................2 GRUPOS DE PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS ......................................................................2 AREAS DE CONOCIMIENTO...........................................................................................................................4 GESTION DE LA INTEGRACION .................................................................................................................4 GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO ...............................................................................................5 GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO...................................................................................................7 GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO...........................................................................................7 GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO .............................................................................................8 GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO ..................................................................8 GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.........................................................................9 GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO........................................................................................10 GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO............................................................................10 GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO ..............................................................................11 COMO TENER XITO EN UN PROYECTO...................................................................................................12 CASOS DE ESTUDIO PMBOK Y SU APLICACIN EN ECUADOR..............................................................12 MANUAL DE PROYECTOS PARA LA POLICIA NACIONAL.........................................................................13 EL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR Y LA GESTION DE proyectos ........................................................13 CASOS DE ESTUDIO PMBOK Y SU APLICACIN EN LATINOAMERICA ..................................................14 PROYECTO: CONSTRUCCIN DE LOS ESTADIOS PARA EL MUNDIAL FEMENINO..............................14 SUB-20 DE FIFA .............................................................................................................................................14 PROYECTO: VOLKSWAGEN MXICO PRODUCCIN DE COMPONENTES DEL AUTO JETTA..........16 CONCLUSIONES ...............................................................................................................................................18 RECOMENDACIONES .......................................................................................................................................19 ENLACES Y BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................................20 23. 22