EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestin de corto plazo que define las actividades que se llevarn a cabo en perodos de un ao, para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratgico Institucional.

Su estructura contiene entre otros puntos: los objetivos institucionales anuales, indicadores, metas, acciones operativas y proyectos.

El plan operativo es necesario porque:

Permite que la municipalidad cuente con una "lgica de conjunto" para la accin institucional en el corto plazo. Contribuye a lograr la coherencia de la gestin institucional municipal mediante la organizacin y coordinacin de las actividades de las diferentes dependencias municipales, en funcin de las prioridades institucionales Ayuda a lograr la mejor combinacin posible entre el potencial humano de la organizacin y sus recursos materiales y financieros.

Importancia:

El POI es una herramienta que traza el camino por el que se debe conducir la institucin en un ao calendario, conteniendo las principales actividades y proyectos que se desarrollarn en concordancia con los objetivos y lneas estratgicas establecidas en el PEI. Esto lo hace un proceso integrador y de trabajo colectivo que, a partir de consensos respecto de las acciones, proyectos, metas e indicadores, permite alinear y ordenar el trabajo institucional de un ao.

Relacin entre PEI y el POI:

En base al PEI, el titular de la Entidad define los objetivos institucionales para el ao y su orden de importancia conforme a una escala de prioridades. Sobre la base de las tcticas previstas en el PEI y de la evaluacin del ltimo POI ejecutado, cada unidad orgnica deber definir que actividades, tareas y acciones le corresponde desarrollar en el ao.

En otras palabras, el POI permite concretar o llevar a la prctica lo establecido en el PEI, estableciendo los recursos necesarios para su implementacin.Asimismo, contiene las metas que se deben cumplir y los indicadores que permiten evaluar su ejecucin.

Diferencias entre el PEI y el POI

El Plan Estratgico Institucional es un plan de mediano plazo que establece los objetivos generales de la institucin y grandes lneas de accin, mientras que el Plan Operativo Institucional es un plan de corto plazo en el que se establecen las diversas actividades que debemos realizar para alcanzar los objetivos y metas trazadas para un ao calendario.

Contenido del POI:

Objetivos institucionales: alineados con el PEI y su escala de prioridades.

Actividades, tareas y acciones: relacin de actividades de carcter estratgico y/o permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en el ao. Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la poblacin objetivo sern consideradas como metas presupuestarias.

Unidad de media: como se medir el avance de cada actividad.

Cantidad: meta a alcanzar en el ao por cada actividad.

Cronograma de ejecucin: cantidad mensual a ejecutar segn la capacidad financiera de la entidad .Se elabora en la fase de aprobacin.

Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas por cada unidad orgnica en recursos humanos, bienes, servicios, adquisicin de activos.

EXPLICACIN SEGN LA NORMATIVIDAD:

El Plan Operativo Institucional (POI), y es un instrumento de gestin de carcter anual que se elabora tomando como base las Directiva N 002-94 del INAP y de acuerdo a los lineamientos generales Ley N 28411, que en su artculo 71, inciso 71.1, seala que su elaboracin deber tener en cuenta el Presupuesto Institucional (programacin de ingresos y gastos), el Plan Estratgico Institucional (PEI) que debe ser concordante a su vez, con el Plan de Desarrollo Local Concertados (PDC).

Asimismo los Planes Operativos Institucionales, reflejan las Metas Presupuestarias que se espera alcanzar para cada ao fiscal y constituyen instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas Presupuestarias establecidas para dicho perodo, as como la oportunidad de su ejecucin, a nivel de cada dependencia orgnica.

Al respecto el artculo 8 de la Ley N 28411, el Presupuesto constituye el instrumento de gestin del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Asimismo, es la expresin cuantificada, conjunta y sistemtica de los gastos a atender durante el ao fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte del Sector Pblico y refleja los ingresos que financian dichos gastos.

Esta misma norma seala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y

Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas, Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

Base legal:

Resolucin Jefatura N 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva N 002-94-INAP/DNR Normas para la Orientacin, Formulacin, Aplicacin, Evaluacin y Actualizacin del Plan de Trabajo Institucional, publicado en El Peruano el 29/01/1994 de alcance para el Gobierno Nacional, Regional y Local.

Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.

Metodologa para el Seguimiento y Evaluacin del Plan Operativo Institucional

El Plan Operativo Institucional constituye, tal como se ha sealado a travs de todo el documento, un instrumento esencial en la buena marcha de la gestin institucional, por lo tanto resulta fundamental, establecer mecanismos que permitan asegurar su correcto funcionamiento y ejecucin.Para ello es importante establecer los hitos que de una u otra manera constituyen puntos de referencia para el seguimiento y evaluacin del Plan Operativo Institucional, para elloestableceremosdos dimensiones: una integral y una que permita el seguimiento y evaluacin individual, de tal forma de que ambas estn articuladas y que una sirva para tomar decisiones en funcin de la otra.

Lo anteriormente expuesto, significa que las brechas que se encuentren en la evaluacin integral del POI, debern analizarse a travs de la evaluacin individual de cada proyecto asignado en cada eje estratgico y sobre la base de dicho anlisis tomar las decisiones que permitan efectuar los ajustes requeridos.

Para el desarrollo e implantacin de esta metodologa se utilizarn dos formatos, los cuales se pueden observar en los Cuadro, los que pretenden de una manera muy simple y sencilla proveer de informacin consolidada integral y de detalle sobre la marcha y ejecucin del Plan Operativo Institucional. A continuacin se muestra el detalle de los formatos:

Estructura de Gestin del Plan Operativo Institucional

Trata de una manera muy directa de la estructura de gestin del Plan Operativo Institucional, sin embargo esto no debe confundirse con lo que representa una organizacin funcional. En el siguiente Diagrama se detallan las fases e interfaces de esta estructura de gestin Como complemento de la estructura de gestin presentada.