MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE …

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

NOVIEMBRE 2016

ÍNDICE

PRESENTACIÓN ......................................................................................................................................................... 1

ESTRUCTURA ORGÁNICA ......................................................................................................................................... 3

SIMBOLOGÍA ............................................................................................................................................................. 5

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO................................................... ..............................7

DEPARTAMENTO DE INGRESOS

1. ESTIMACIÓN DE INGRESOS.................................................................................................................................112. ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIONES....................................................................143. CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES (PCP BIS, PCP EMERGENTES, SALDOS

INSOLUTOS Y MEDIANO PLAZO Y DE CASAS).................................................................................................184. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS PAGO DIRECTO................................................................................................215. APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS...........................................................................................256. DESCUENTOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS A MUNICIPIOS INCORPORADOS

(ENVÍO A SEFIPLAN)..............................................................................................................................................297. APLICACIÓN DEL RECURSO................................................................................................................................328. CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104 ................................................................................369. CONCILIACIONES DE CUADRO DE LIQUIDACIÓN DE SEFIPLAN Y SEV EN FORMA GLOBAL...................3910. EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL...................................................................................................4311. EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN....................................................................................4612. CONTROL DE LOS INGRESOS..............................................................................................................................5013. INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES ..........................................................................................................5414. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSA MODALIDADES EN EL ESQUEMA TRADICIONAL......................................5815. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES

(CARTERA VENCIDA).............................................. .............................................................................................6316. CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203 (FONDO DE GARANTÍA)............................................................6617. CONTROL DEL TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES..................................................................................6918. ACLARACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES EN VENTANILLA Y

ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTOS...................................................................................................................7219. CANCELACIONES DE PRÉSTAMOS.....................................................................................................................7620. DEPURACIÓN DE LAS CUENTAS 91´S (CHEQUES CANCELADOS).................................................................7921. BAJAS DE LAS CLAVES 4 Y 5...............................................................................................................................8222. IDENTIFICACIÓN DE ADEUDOS POR TRÁMITES DE INDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DIAS Y APLI-

CACIÓN DE CUOTAS.............................................................................................................................................8523. RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.....................................................................................8924. RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS ........................................................................................9425. ACTUALIZACIÓN DE LISTADO DE ADEUDOS POR PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES......9826. REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS.............................................................................................................10127. CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES.........................................................10428. MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS

MODALIDADES.....................................................................................................................................................10729. MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS

DIVERSAS MODALIDADES..................................................................................................................................11430. CONSULTA DE SALDOS ......................................................................................................................................12131. PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS...........................................................................................12432. PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES.........................................................................................129

ÍNDICE

47. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADOS..............................................18448. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIOS..................18749. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS..............................19050. REVISIÓN DE PÓLIZAS.......................................................................................................................................193 51. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS...........................................................19652. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO.............................................................19953. APLICACIÓN DE LA CUENTA 440 (COBRON INDEBIDOS DE PENSIÓN)......................................................20254. APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDO SEV)...............................................................................................20655. INGRESOS POR ARRENDAMIENTO...................................................................................................................21056. INGRESOS POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO....................................................................................21457. INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA......................................................218

DEPARTAMENTO DE EGRESOS

58. RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS...........................................................................................................22459. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS.............................................................................................22860. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO....................................................................................23161. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES....................................................................23462. ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE CAJA..................................................................................................23763. ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS (MENSUAL)...........................................24164. ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS.................................24465. TRÁMITE DE PAGO................................................................................................................................................24866. OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS...............................................................25667. COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS........................................................................................................26268. ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA..........................................................................................................26769. CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS..........................................................................................27170. PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO......................................................................................27771. ELABORACIÓN DE CHEQUES.............................................................................................................................28072. RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE..........................................................................28473. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES....................................28774. ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES................................29175. DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS..................................................................29676. ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS.................................................................300

33. GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS................................................................................................13334. REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA.........................................................................................13635. MOVIMIENTO DE REINTEGRO.............................................................................................................................14036. TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADOS...............................................................................14537. ALTA A AVAL..........................................................................................................................................................14938. ACTUALIZACIÓN DEL ADEUDO DE PRESTAMOS A VALOR PRESENTE........................................................15439. ACTUALIZACIÓN DE LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA....................................................15840. ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS.......................................................................................16141. DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA........16442. RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO................................................................16843. REINTEGROS DE VIVIENDA................................................................................................................................17144. VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTOS DE UNIDADES HABITACIONALES.....................17445. VALIDACIÓN DEL PROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASAS............................17746. PAGOS DIRECTOS DE VIVIENDA........................................................................................................................181

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

77. ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRASPENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES...................................................................306

78. ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES YOTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES......................................................309

79. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.....................................................................31280. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000.....................................................................31581. AVANCE PRESUPUESTAL....................................................................................................................................32082. PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS........................................32483. PROCEDIMIENTO PARA ELREGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482

(PROGRAMA DE PRESTAMOS)...........................................................................................................................32884. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPÍTULOS 2000, 3000, 5000 Y PARTIDA 7451...........33185. PRESUPUESTO COMPROMETIDO......................................................................................................................33586. CONCILIACIÓN ENTRE EL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y CONTROL FINAN-

CIERO....................................................................................................................................................................33887. RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL..............................................................................34388. ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS..........................................................34689. CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES......................35290. RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO..........................................................358

DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

91. INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD...................................................364 92. REGISTRO Y CONTROL DE LAS POLIZAS DE TRASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS PRO-

PIOS.......................................................................................................................................................................368 93. REGISTRO DE INVERSIONES.............................................................................................................................371 94. REGISTRO Y CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES.............374 95. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE SUSPENSIONES EN NÓMINA................................................377 96. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS..................................................................380 97. ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS..........................................................................................383 98. ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO.................................................................387 99. DEPURACIÓN DE CUENTAS................................................................................................................................390 100. CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD..................................................................................394 101. CONCILIACIONES BANCARIAS.........................................................................................................................397 102. CANCELACIÓN DE CHEQUES.............................................................................................................................400 103. CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS.......................................................................................................403 104. REGISTRO DE NÓMINA DE PENSIONADOS .....................................................................................................406 105. ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA...................................................................409 106. REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES...........................................................413 107. REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS.....................................................................417 108. CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISOS SAR..........................................................................................................421

DIRECTORIO...................................................................................................................................................................424

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN.........................................................................................................................................426

TOTAL DE PÁGINAS.......................................................................................................................................................428

ÍNDICE

1

PRESENTACI ÓN

El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 es el instrumento que proporciona los medios para laconducción de una gestión pública moderna, ordenada, capaz de administrar las transformacionesque nos permitan ir adelante en la construcción de un Estado socialmente justo y económicamenteeficaz.

El Plan Veracruzano de Desarrollo, marca la pauta para coducir un Gobierno que actúa con orden yproporciona calidad en la Gestión pública. Por ello, el Instituto de Pensiones del Estado, realiza laactualización de los manuales específicos de procedimientos de sus áreas operativas, siendo el casodel presente, el cual corresponde a la Subdirección de Prestaciones Institucionales de este Instituto,área sustantiva para el logro de los objetivos del Instituto, ya que integra las acciones necesarias paraotorgar a los derechohabientes las prestaciones que marca la ley del Instituto.

El presente manual debe ser visto como una herramienta de control interno, mediante la cual senorma el trabajo realizado por las diversas áreas de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.

El actuar de la Subdirección de Prestaciones Institucionales, se rige por la normatividad aplicable,recurriendo según cada caso, a las siguientes:

•Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.•Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.•Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.•Ley No. 5 de Pensiones del Estado de Veracruz•Ley No. 20 de Pensiones del Estado de Veracruz Reformada.•Ley 287 de Pensiones del Estado de Veracruz.•Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz.•Código No. 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave.

La estructura del documento está compuesta por Índice, Presentación, Estructura Orgánica,Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo, Directorio y Firmas de Autoriza-ción; ésto en apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida porla Contraloría General del Estado.

3

ESTRUCTURA ORGÁNICA

5

SI MBOLOGÍA

Para una mayor comprensión de los diagramas de flujo, se presentan a continuación los símbolos utilizados en ellos y su significado:

TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones oalternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas overificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar conel descrito.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.

Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento enuna unidad magnética.

Flecha escuadraSeñala el puesto y/o área que realiza la acción.

DESCRIPCIÓN DEPROCEDIMIENTOS

Y

DIAGRAMAS DE FLUJO

7


9

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó

E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N

S UB D IRE C CIÓ N

A D M IN IS TRA T IV A

S U B DIRE CCIÓ N DE

F IN A NZ A S

CO NS E JO D IRE C TIV O

O C T U B R E 2 0 16

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N O V IE MB R E 2 01 6

PROCEDIMIENTO

Nombre: ESTIMACIÓN DE INGRESOS.

Objetivo: Realizar una estimación de los ingresos del Instituto, por conceptos de Cuotas y Aportaciones por las dos próximasquincenas.

Frecuencia: Mensual.

NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Ingresos por Organismos, efectúa las labores necesarias para que el Institutoreciba los ingresos por cuotas y aportaciones de los Organismos Incorporados.

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INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó

E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N

S UB D IREC CIÓN

AD MIN IS TRA T IV A


F IN A NZ A S

CO NSE JO D IRE C TIV O

O CT U B R E 2016

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NO V IE MB R E 2016

PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.

TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DEL SISTEMA

TITULAR DE LA OFICINA DEINGRESOS POR ORGANISMOS


1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

9

10

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Memorándum y Relaciónde cuotas y aportaciones de los Entes Públicos, remitidos por el Departamento deBanco de Datos que contiene la información de los importes determinados decuotas y aportaciones de los Entes Públicos.

Turna al Auxiliar administrativo copia de la Relación de cuotas y aportacionesde los Entes Públicos para que actualice los importes mas recientes para laestimación del proximo mes.

Atualiza el importe correspondiente y turna al Encargado de Sistema mediantecarpeta compartida.

Recibe, revisa y turna al Titular de la Oficina para su revisión.

Recibe mediante carpeta compartida y revisa.

¿Está correcto?

En caso de que no esté correcto:Realiza la anotación y regresa a la actividad 4.

En caso de que esté correcto:Informa de manera verbal al Encargado del Sistema para que imprima.

Imprime Reporte de cargos estimados de cuotas y aportación en tres tan-tos, uno para el Expediente de Cargos Estimados, el segundo para Expedientede Ingresos y el tercero al Titular del Departamento para su conocimiento.

Carga al Sistema de Ingresos la Información de lo Estimado sin que afecte lacontabilidad. La estimación de Ingresos es cargada hasta el primer paquete delmes entrante del siguiente mes.Pasa el tiempo.

Genera, en el mes que corresponde, la cuenta por cobrar y emite Reporte devalidación en un tanto y Póliza Resúmen en tres tantos.

Remite al Departamento de Control Financiero la Póliza Resúmen para su regis-tro, recabando sello en un tanto de acuse de recibo, así como mediante el Sistemade Ingresos.

Conecta con el Procedimiento de Actualización de importes de cuotas y aporta-ciones del Departamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.FIN DEL PROCEDIMIENTO

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ESTIMACIÓN DE INGRESOS

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SISTEMA DE INGRESOS

SISTEMA DE INGRESOS

RECIBE

TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR

ORGANISMOS

INICIO

MEMORÁNDUM

TURNA

RELACIÓN DE CUOTAS APORTACIONES DE LOS ENTESPUBLICOS


RELACIÓN

RELACIÓN DE CUOTAS APORTACIONESDE LOS ENTESPUBLICOS

ACTUALIZA Y TURNA


MEDIANTE CÁRPETA COMPARTIDA


RECIBE, REVISAY TURNA



ORGANISMOS

RECIBE Y REVISA


ORGANISMOSMEDIANTE CÁRPETA

COMPARTIDA

¿ESTÁ CORRECTO?

SÍ

NOREALIZA ANOTACIÓN

1

1

INFORMA

VERBALMENTE


IMPRIME


REPORTE DE CARGOS ESTIMADOS DE CUOTAS Y APORTA-CIONES

1T

3T

2T

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS

CARGALA INFORMACIÓN DE

LO ESTIMADO

GENERA Y EMITE

REPORTE DE VALIDACIÓN

PÓLIZA RESUMEN

1T

3T

REMITE


PÓLIZA RESUMEN C

O

ACUSE

ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE

COUTAS Y APORTACIONES

FIN


INGRESOS




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PROCEDIMIENTO

Nombre: ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIONES.

Objetivo: Realizar la actualización de los importes de las cuotas y aportaciones de los Entes Públicos Incorporados al IPE, con base ala información en poder del Departamento de Banco de Datos y en su caso cuadros de liquidación que presente el Ente.

Frecuencia: Constante.

NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza la actualización de los importes delas cuotas y aportaciones de los Entes para obtener los saldos reales y hacer los ajustes correspondientes, en base a la informaciónproporcionada por el Departamento de Banco de Datos.

2. El Departamento de Ingresos y el Departamento de Banco de Datos, mantiene una estrecha coordinación e cuanto a la informaciónprocesada en éste último, extraída de las nóminas remitidas por los Entes Públicos.

3. En caso de que el Ente efectúe el pago antes de que el Departamento de Banco de Datos remita el importe real de cuota y aportacionesse considerarán los importes de los cuadros de liquidación que envíe dicho Ente.

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Recibe del Titular del Departamento de Ingresos el Memorándum remitido por elDepartamento de Banco de Datos, el cual contiene anexa Relación de EntesPúblicos con la información que fue capturada en el Sistema de Activos.

Fotocopia Relación de Entes Públicos y la anexa en cada expediente por EntePúblico.

Turna al Auxiliar Administrativo que realiza la actualización.

Captura en Excell los importes de la nómina (cuotas y aportaciones) por Ente ycompara el importe de éstos contra el importe cobrado(recibos).

¿Existen diferencias?

En caso de que el importe sea menor de lo pagado:Compensa en las siguientes quincenas de cobro.

Realiza Póliza de Ajustes para su registro. Continua con la actividad 6

En caso de que el importe sea mayor de lo pagado:Elabora Nota de Débito con los importes determinados en original y tres tantos.

Imprime Nota de Débitoy turna a revisión al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos.

Recibe y rubrica la Nota de débito en original y tres tantos.

Ditribuye:Original.- Auxiliar administrativo para su facturación y envío vía Oficalía de Partes.Un tanto.- Auxiliar adminsitrativo para el expediente del Ente.Segundo tanto.- Para el consecutivo de la Oficina.Tercer tanto.- Para el Encargado del Sistema para su captura en el Sistema deIngresos para el Auxiliar de cuentas por cobrar de Organismos contratantes.

Captura la información y emite la Póliza de validación.

Turna al Auxiliar Administrativo para su revisión.

Recibe Póliza de validación y revisa.

¿Exite error?


1

2

3

4

4A

5

6

7

8

9

10

11

12

15




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TITULAR DE LA OFICINADE INGRESOS POR ORGANISMO

12A

13

14

15

16

17

18

En caso de que si exista error:Señala el error y regresa a la actividad 10.

En caso de que no haya error:Emite Póliza Resumen.

Turna Póliza Resumen al Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos parafirma en tres tantos del Titular de la Oficina, Encargado del Sistema y Auxiliaradministrativo.

Recibe y firma la Póliza Resumen.

Distribuye:dos tantos de la Póliza Résumen .- Para el Departamento de Control Financieropara su registro correspondiente.Un tanto para Acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe un tanto de la Póliza Resumen una vez que fue registrada en la conta-bilidad.

Archiva en el expediente mensual de Pólizas resúmen para cualquier aclara-ción.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIÓNES

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RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

MEMORÁNDUM

TURNAAUXILIAR

ADMINISTRATIVO

RELACIÓN DE ENTES PUBLICOS

CAPTURA YCOMPARA


¿EXISTEN DIFERENCIAS?

IMPORTE SE MAYORDE LO PAGADO

IMPORTE SEA MENOR DE LO PAGADO

SEÑALA

POLIZA DE AJUSTE

2

TURNA


PÓLIZA RESUMEN

ACUSE

FIN

FOTOCOPIA Y ANEXA

RELACIÓN DE ENTES PUBLICOS

A CADA EXPEDIENTE

COMPENSA

REALIZA

SIGUIENTEQUINCENA

NOTA DE DÉBITO

ELABORA

NOTA DE DÉBITO

IMPRIME Y TURNA


ORGANISMOS

NOTA DE DÉBITO

RECIBE YRUBRICA


ORGANISMOS

O

3T

O

3T

NOTA DE DÉBITO

DISTRIBUYE

O

1T

2T

3T

AUXILIAR ADMINISRTATIVO

EXPEDIENTE

CONSECUTIVO


PÓLIZA DE VALIDACIÓN

CAPTURA YEMITE

ENCARGADO DELSISTEMA

TURNA


PÓLIZA DE VALIDACIÓN

RECIBEY REVISA

AUXILIARADMINISTRATIVO

¿EXISTE ERROR?

NO

SI

2


ORGANISMOS

PÓLIZA RESUMEN

RECIBE YFIRMA


ORGANISMOS

PÓLIZA RESUMEN

DISTRIBUYE

1T

2T

3T

PÓLIZA RESUMEN

RECIBE

PÓLIZA RESUMEN

ARCHIVA

P

1

1


INGRESOS

EMITE

PÓLIZA RESUMEN




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PROCEDIMIENTO

Nombre: CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES (PCP BIS, PCP EMERGENTE, SALDOSINSOLUTOS Y MEDIANO PLAZO) Y DE CASAS.

Objetivo: Realizar los cargos por préstamos en sus diversas modalidades, así como de Casas al Sistema de Ingresos para surecuperación.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Ingresos por Organismos, efectúa las acciones necesarias para realizar larecuperación y control de los Préstamos en sus diversas modalidades y de Casas.

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JEFE DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS


ENCARGADO DEL SISTEMADE INGRESOS


1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

Recibe de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la Relación de Envíos dePréstamos por distintas modalidades, así como los Comprobantes de Presta-mos descontado al municipio, así como mediante carpeta compartida y de laOficina de de Control de Adeudos recibe la Póliza de Envío de Casas.

Archiva la Relación en el Expediente de Cargos estimados y los Comproban-tes los turna al Auxiliar administrativo para su envio.

Recibe Comprobantes de Prestamos descontado al municipio, los separay ensobreta.

Elabora Factura de envío por Oficialía de Partes.

Conecta con el Procedimiento de Recepción de correspondencia departamentaldel Manual de Procedimiento de la Subdirección Administrativa.

Informa de manera verbal al Encargado del Sistema que cargue al Sistema elEnvío correspondiente tanto de Préstamos como de casas.

Nota: La Póliza de Casas se captura completamente al Sistema ya que no se pasapor compartido.

Consulta en la carpeta compartida la Relación de Envíos de Préstamos en susdistintas modalidades y carga al Sistema de Ingresos.

Emite el Reporte de validación y turna al Auxiliar Administrativo para que loverifique.

Verifica el Reporte de validación que se haya cargado correctamente.

¿Se cargó correctamente?

En caso de que haya error:Indica el error y regresa a la actividad 7.

En caso de que esté correcto:Mantiene el archivo en espera hasta que se realicen los pagos.


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PROCEDIMIENTO DE CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES Y DE CASAS

SIS TEM A DE IN GRE SOS

R ECI BE

TITU L AR DE L A O FIC IN A DE IN G RESOS PO R

OR G ANISM OS

I NICIO

RE L AC IÓ N DE EN VÍO S D E PR EST AM OS

C O M PR O BAN TE DE P REST A M OS DE S-

CON T AN DO A LM UNICIP IO

A UXIL IAR AD MINI STRAT IVO

¿EST Á COR REC T O?

SÍ

NOIND IC A ERR O R

1

IN FOR M A

VERB ALM ENT E

ENC ARG A DO DEL SIS TE M A

REC IBE

CONSU L TA Y C ARGA

EM IT E YTURN A

R EL AC IÓ N D E ENV IO D E P REST A M OS

REP ORTE DE VALID ACIÓN

RECE PCIÓ N DE C ORR ESP OND ENC IA

DE PAR T AM ENT AL P ARA SER

DES PA CHA DA

F IN

PÓ LIZ A D E ENV IO DE CAS AS

AR C H IV A YT UR N A

R EL A CIÓ N D E E NVÍO S DE P REST A M OS

C OM PRO BA NTE D E PRE ST AM OS D ES-

CO NT A NDO ALM UN IC IPIO

P

AUX ILIAR A DM INIST RATIVO

COM PR OB ANT E DE PR ESTA MO S D ES-CON T AN DO ALM UN ICIPIO

ELAB O RA

F A CT UR A DEEN VÍO

ENC AR GADO DE L SISTEM A

A UXI LIA R AD M INISTRAT IVO

RE CIB E

AU XIL IA R A DM INIST R AT IVO

R EPORT E D EV ALIDA CIÓN

1

IND IC A

OF ICINA DE RE CUPER ACIÓN D E

A DEU DOS





S UB D IRE C CIÓ N



F IN A NZ A S


O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO

Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE LOS ORGANISMOS Y MUNICIPIOS MEDIANTE PAGO DIRECTO.

Objetivo: Recuperar, de forma directa los adeudos de los Municipios y Organismos, para que éstos recursos ingresen al Instituto.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismo, realiza la recuperación de adeudos de losEntes Públicos incorporados al régimen del IPE de manera mensual, en el caso de los municipios tomando como base la estimaciónmas los ajustes correspodientes y para el caso de los Organismos con cuadros de liquidación.

2. El Departamento de Ingresos, mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Egresos en el caso del pago de la U.V.y SEFIPLAN, ya que espera a que éste último le notifique que ya se realizó la transferencia correspondiente.

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S UB D IREC CIÓN



F IN A NZ A S


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NO V IE MB R E 2016


TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS



1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del representante del Organismo el Cuadro de Liquidación con losimportes globales a pagar así como Transferencia o Cheque según el caso.

Analiza la información.

¿Es Transferencia o Cheque?

En caso de ser Transferencia:Verifica que coincida la Transferencia con el Cuadro de Liquidación.

Coteja los importes en el Reporte de transferencias remitido por el Departa-mento de Egresos.

Instruye al Auxiliar administrativo le de seguimiento.

Captura en el Sistema de Egresos los importes correspondientes del Ente delperiodo que está pagando.

En caso de ser cheque:Registra el número de cheque en el Cuadro de liquidación para tener lareferencia.

Conecta con el Procedimiento de Recepción de ingresos por organismos delDepartamento de Egresos.

Pasa el tiempo .

Recibe de la Oficina de Caja General copia en dos tantos del Recibo de caja.

Coteja el importe del recibo contra el importe de lo estimado y realiza ajustecorrespondiente en el mismo Recibo de Caja.

Nota: Para el caso de SEFIPLAN, UV, SESVER, TRIBUNAL, FISCALÍA, TEC-NOLÓGICOS, compara Cuadros de liquidación contra los Estimados, realizaPólizas de Ajuste.

Turna un tanto del Recibo de Caja para el expediente y otro tanto al Encargadodel Sistema para emitir la validación.

Recibe Recibo de Caja y captura solo el ajuste correspondiente, para que secancele el movimiento estimado y quede el importe real registrado.

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ENCARGADO DEL SISTEMA DE INGRESOS

11

12

12A

13

14

15

Emite la Validación de la totalidad de los recibos y remite al Titular de la Oficina deControl de Ingresos por Organismos para su revisión.

Revisa y verifica si está correcta la Validación.

¿Está correcta la Validación?

En caso de que la Validación no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema de ingresos, para su correc-ción y nueva emisión. Regresa a la actividad 10.

En caso de que la Validación esté correcta:Turna la Validación, al encargado del sistema de ingresos para que emita laPóliza Resumen Diaria.

Emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos, para su revisión y firma de autorización titular de la Oficina, el Encar-gado del Sistema y del Auxiliar Administrativo.

Turna, ya firmada la Póliza Resumen Diaria, vía sistema de ingresos y endocumento original, al Titular del Departamento de Control Financiero.


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NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE LOS ORGANISMOS YMUNICIPIOS MEDIANTE PAGO DIRECTO

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SIST EMA DE INGRESOS

RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

CUADR O DE LIQUIDAC IÓN

A NALIZA

TRANSFERENCIAO CHEQUE

¿ ES TRANSFERENCIA O CHEQUE?

CHEQUE

TRANSFERENCIAVERIFICA

TRANSFERENCIA

1

REMIT E

VALIDACIÓN

FIN

ORGANISMO

CUADR O DE LIQUIDACIÓN

COTEJA

REPORTE DE TRANSFERENCIAS

INST RUYEAUXILIAR

ADMISTRATIVO

CAPT UR A

AUXILIAR ADMISTRATIVO

REGISTRA

CUADRO DE LIQUIDACIÓN

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE INGRESOS POR OR GANISMOS

RECIBE

RECIBO DE CAJA

COTEJA

RECIBO DE CAJA

IMPORT EN DEL RECIBO CONT RA EL IMPORTE

ESTIMADO

2T

TURNA

RECIBO DE CAJA

2T

1T

2T

EXPEDIENTE


RECIBE YCAPTURA

RECIBO DE CAJA


EMITE YREMITE

VALIDACIÓN

AUXILIAR ADMINISTRAT IVO

REVISA YVERIFIC A

VALIDACIÓN


¿ES TRANSFERENCIA O CHEQUE?

SÍ

NOENCARGA DO DEL SISTEMA

2

2

TURNA YEMITE

VA LIDACIÓN


POLIZ A RESUMENDIAR IA

EMITE YTURNA

PÓLIZA RESUMEN DIARIA

ENCARGADO DEL SISTEMA TITULAR DE LA

OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS

TURNA


TIT ULAR DEL DEPARTAMENTO

DE CONTR OL FINANCIERO





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PROCEDIMIENTO

Nombre: APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.

Objetivo: Realizar la aplicación de los descuentos no efectuados correspondientes a los Municipios y Organismos, para contar conun mayor control de los ingresos.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la aplicación de los descuentos noefectuados por los conceptos de préstamos en sus distintas modalidades y vivienda.

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PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.






1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

11A

12

Recibe información correspondiente a Municipios y Organismos: Comproban-tes de Descuentos No Efectuados; SEFIPLAN y U.V.: Cuadros de Liqui-dación.

Turna los documentos anteriores, al auxiliar administrativo para lo procedente.

Recibe los documentos y elabora Pólizas(SEFIPLAN y Pensionados) y No-tas de Crédito (Organismos y municipios ) con las aplicaciones contables co-rrespondientes, en base a la información recibida.

Elabora Relación de Pólizas de Contabilidad y turna al Titular de la Oficinapara su revisión.

Recibe Relación de Pólizas de Contabilidad y verifica que sean las cuentascorrespondientes y los conceptos.

Emite Pólizas Individuales y recaba firma del Titular de la Oficina.

Distribuye:-A la Oficina de Recuperación de Adeudos (descuentos no efectuados de Prés-tamos)-A la Oficina de Control de Adeudos (descuentos no efectuados de Casas).Acuse para archivo en el expediente del Ente.

Turna al Encargado de Sistema la Relación de Pólizas para su captura.

Recibe y captura en el Sistema de Ingresos la Pólizas y emite la Validación.

Turna la Validación al Auxiliar administrativo para su revisión.

Recibe la Validación y verifica que esté correcta.

¿Está correcta?

En caso de que no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema, para su corrección.Regresa ala actividad 9.

En caso de que esté correcta:Turna la Validación al encargado del sistema para que emita la Póliza Resu-men Diaria.

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TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMO


13

14

15

16

Emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos para su conocimiento.

Recibe y turna la Póliza Resumen Diaria impresa, al Titular del Departamentode Control Financiero para su registro.

Instruye al encargado del sistema para que la remita de forma electrónica alDepartamento de Control Financiero.

Turna vía sistema, la Póliza Resumen Diaria, al Departamento de Control Fi-nanciero.


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PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS

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SISTEMA DE INGRESOS

RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

COMPROBANTES DEDESCUENTOS NO FECTUADOS

TURNA

CUADROS DE LIQUIDACIÓN

DEVUELVE

VALIDACIÓN

FIN


RECIBE, CAPTURA Y EMITE

VALIDACIÓN

TURNA

VALIDACIÓN

REMITA DE FORMAELECTRÓNICA

¿ESTA CORRECTA?

SÍ

NO


1

TURNA

RELACIÓN DE PÓLIZAS


RECIBE Y VERIFICA

VALIDACIÓN

OFICINA DE RECUPERACIÓN

DE ADEUDOS

TITULAR DE LA OFICINA DE

INGRESOS POR ORGANISMOS

TURNA

VALIDACIÓN


RECIBE YELABORA

POLIZAS

NOTAS DE CRÉDITO


ELABORA YTURNA

RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD

TITULAR DE LA OFICINA

RECIBE YVERIFICA


EMITE

POLIZAS INDIVIDUALES

DISTRIBUYE

POLIZAS INDIVIDUALES

C

C

OFICINA DE CONTROL DE

ADEUDOS

EXPEDIENTE



1

EMITE Y TURNA





RECIBE Y TURNA


TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE INGRESOS

RECIBE Y TURNA



DE INGRESOSTITULAR DEL


INSTRUYE


TURNA



VÍA SISTEMA


DE CONTROL FINANCIERO





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PROCEDIMIENTO

Nombre: ADEUDO DE MUNICIPIOS INCORPORADOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS (ENVÍO ASEFIPLAN)

Objetivo: Informar a la SEFIPLAN los adeudos de los municipios incorporados.


NORMAS

1. El Jefe del Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza el envío de manera mensuala SEFIPLAN para que conozca los adeudos que presentan los municipios y decidan si procede el cobro a través de la retención desus participaciones.

2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza los trabajos de analisis de toda ladocumentación soporte de los movimientos generados en el mes.

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TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del Encargado de Sistemas la Relación de Envío de descuentos aSEFIPLAN de los municipios que incluye el estimado de las cuotas y aportacio-nes por quincena, así como los descuentos de préstamos del mes.

Analiza que municipios no es procedente incluirlos en el envío; puede ser portener saldo a favor, o porque realizan el pago directo.

Incluye de forma manual los datos de las notas de débito emitidas de los munici-pios que tienen ajuste.

Turna al Encargado del Sistema para que realice la actualización de la Relaciónde Envío detallada de descuentos a SEFIPLAN.

Recibe y actualiza la Relación de Envío detallada de descuentos a SEFIPLANen el Sistema de Ingresos.

Imprime y turna al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Organismo parasu Vo.bo. la Relación de Envío detallada de descuentos a SEFIPLAN.

Emite la la Relación de Envío concentrada de descuentos a SEFIPLAN yelabora Oficio de envío para firma del Subdirector de Finanzas.

Turna al Titular de la Oficina Relación de Envío detallada de descuentos aSEFIPLAN y Oficio para firma del Subdirector de Finanzas.

Recibe Relación de envío y Oficio y turna al Titular del Departamento deIngresos para su rubrica y firma del Subdirector.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos la Relación de envío y elOficio rubricado y distribuye de la siguiente manera:-Original y relación.- Secretario de Finanzas-Copia.-Tesorero de Sefiplan-Copia.- Departamento de Pagos de la Sefiplan.Copia.- Subdirector de Integración, análisis y programación.-Acuse.-Para la Subdirección de Finanzas-Acuse.-Para el expediente de Descuentos de Municipios del Departamento deIngresos.


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DESCUENTOS A MUNICIPIOS INCORPORADOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS(ENVÍO A SEFIPLAN)

5C

5C

4C

4C

3C

3C

2C

2C

1C

1C

SISTEMA DE INGRESOS

RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

RELACIÓN DE ENVÍO

ANALIZAAUXILIAR

ADMISTRATIVO

PARA FIRMA DELSUBDIRECTOR DE

FINANZAS

RECIBE Y DISTRIBUYE

RELACIÓN DE ENVIO



OFICIO

INCLUYE

TURNA

RELACIÓN DE ENVÍO


RECIBE Y ACTUALIZA





DE INGRESOS


LOS DATOS DE LAS NOTAS DE

DÉBITO


IMPRIME Y TURNA


EMITE


OFICIO


FINANZAS

TURNA


OFICIO



PARA VISTO BUENO


FINANZAS

RECIBE YTURNA


OFICIO


ORGANISMOS

O

O

SECRETARIO DE FINANZAS

TESORERO DE LA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DEPARTAMENTO DE PAGOS DE LA SEFIPLAN

SUBDIRECCIÓN DE INTEGRACIÓN, ANALISIS Y PROGRAMACIÓN DE SEFIPLAN

ACUSE DE LA SUBDIRECCIÓNDE FINANZAS

EXPEDIENTE

FIN




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PROCEDIMIENTO

Nombre: APLICACIÓN DEL RECURSO.

Objetivo: Realizar la aplicación por concepto de la ministración de recursos recibidos de SEFIPLAN en tiempo y forma.


NORMAS

1. El Jefe del Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la aplicación del recursoremitido por la SEFIPLAN del envío a descontar de cuotas, aportaciones, préstamos, rentas etc a los municipios incorporados.

2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza los trabajos de analisis de toda ladocumentación soporte de los movimientos generados en el mes.

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1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe del Titular Departamento de Ingresos Memorándum remitido por el De-partamento de Egresos, así como el Concentrado de Transferencias dondeindican los importes de los recursos que deposita la SEFIPLAN.

Analiza las quincenas de aplicación de los cuadros de liquidación del Sectoreducativo, sector ejecutivo, U.V., Municipios y rentas remitidas medinte Oficio porSEFIPLAN haciendo mención del inmueble, importe y periodo pagado.

Elabora Tarjeta informativa conteniendo la aplicación a realizarlse dirigida alDirector General.

Turna a firma del Titular del Departamento de Ingresos y para que recabe firmade Visto Bueno del Subdirector de Finanzas y firma de autorización del directorgeneral.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Tarjeta firmada en original ycopia.

Recibe Oficio de SEFIPLAN confirmando el cobro de los descuentos enviadosde los municipios.

Informa al Encargado del Sistema genere el Listado de municipios a capturary entrega copia al Jefe de la Oficina para lo procedente.

Recibe el Listado de municipios y turna copia simple a la Oficina de CajaGeneral, Cuadro informativo para que coteje los importes de aplicación de losrecibos, así como el anexo correspondiente a las transferencias remitidas por elDepartamento de Egresos.

Instruye al Auxiliar administrativo para que realice lo procedente.

Ingresa al Sistema y captura los importes por municipio y por concepto de acuer-do al Listado, así como los importes de los sectores antes mencionado.

Conecta con el Procedimiento de elaboración y distribución de recibos de muni-cipios del Departamento de Egresos.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Caja General tres tantos de los Recibos por municipios y

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-Una copia para el interesado, envío mediante Oficialía de partes.-Una copia para el expediente del municipio u organismo.-Una copia para el paquete de control interno del Encargado del Sistema.

Emite validación de los Recibos y las Pólizas generadas y turna.

Recibe la Validación y verifica que esté correcta.

¿Está correcta?

En caso de que no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema, para su corrección, regresa ala actividad 12.

En caso de que esté correcta:Turna la Validación al encargado del sistema para que emita la Póliza Resu-men Diaria.

Emite la Póliza Resumen Diaria y la turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos para su conocimiento.

Recibe y turna la Póliza Resumen Diaria impresa, al Titular del Departamentode Control Financiero para su registro.

Instruye al encargado del sistema para que la remita de forma electrónica alDepartamento de Control Financiero.

Turna vía sistema, la Póliza Resumen Diaria, al Departamento de Control Fi-nanciero.


12

13

13A

14

15

16

17

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PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DEL RECURSO

SISTEMA DE INGRESOS

RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

MEMORÁNDUM

DE SEFIPLAN CON-FIRMANDO EL COBRO DE LOS DESCUENTOS

ANALIZA

OFICIOS

OFICINA DE CAJAGENERAL


INGRESOS

RECIBE

TARJETA INFORMATIVA

RECIBE

OFICIO

EMITA LISTADO DEMUNICIPIOS

INFORMA


FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL CON VISTO BUENO DEL TITULAR

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

RECIBE YTURNA

LISTADO DE MUNICIPIOS

CUADRO INFORMA-TIVO

CONCENTRADODE TRANSFE-RENCIAS

ELABORA

TARJETA INFORMATIVA

TURNA

TARJETA INFORMATIVA

FIRMADA

AUXILIAR ADMINISTRATIVOINSTRUYE

ANALIZA


RECIBE

RECIBOS 1ª C

2ª C

3ª C

INTERESADO

EXPEDIENTE

CONTROL INTERNO DEL ENCARGADO

DEL SISTEMA

EMITE Y TURNA

RECIBOS

POLIZAS

DEVUELVE

VALIDACIÓN

¿ESTA CORRECTA?

SÍ

NO

1

RECIBE Y VERIFICA

VALIDACIÓN

1

FIN

REMITA DE FORMAELECTRÓNICA



TURNA

VALIDACIÓN


EMITE Y TURNA





RECIBE Y TURNA



DE INGRESOS

RECIBE Y TURNA



DE INGRESOSTITULAR DEL


INSTRUYE


TURNA



VÍA SISTEMA








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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104.

Objetivo: Mantener actualizado el Auxiliar de Cuentas por cobrar a Organismos cotizantes, reforzándose su control.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la conciliación de lo enviado adescontar a Organismos y lo pagado por el Instituto, para que los Auxiliares de cuentas por cobrar, muestren información veraz yconfiable.

2. El Departamento de Ingresos , mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, mantiene una estrecha colaboración conel Departamento de Control Financiero, para la recepción en tiempo y forma del Auxiliar Mayor de Contabilidad.

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1

2

3

4

5

Actualiza el Paquete Diario (Pólizas Resumen) del 1° al 30, o en su caso, el31 de cada mes.

Con base en la información, genera el Auxiliar de Cuentas por Cobrar aOrganismos Cotizantes (Cuenta 1104).

Emite el Auxiliar de Cuentas y el Reporte de Antigüedad de Saldos.

Turna el Auxiliar de Cuentas por Cobrar a Organismos Cotizantes (Cuen-ta 1104), al Jefe de la Oficina de Ingresos por Organismos.

Recibe y turna que el Auxiliar de Cuentas por Cobrar a OrganismosCotizantes (Cuenta 1104) al Departamento de Control Financiero para suvalidación con el Mayor.

Pasa el tiempo.

¿El departamento de Control Financiero detectó diferencias?

En caso de que no detecte diferencias:FIN.

En caso de que si detecte diferencias:Recibe comunicado del Departamento de Control Financiero para que realice elajuste correspondiente en el Auxiliar.


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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104

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SISTEMA DE INGRESOS

ACTUALIZA


ORGANISMOS

INICIO

PAQUETE DIARIO

EMITE

AUXILIAR DE CUENTAS


GENERA

AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR A OR-GANISMO CO-TIZANTES

REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS

TURNA

AUXILIAR DE CUENTAS

REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS


ORGANISMOS

RECIBE Y TURNA

AUXILIAR DE CUENTAS

MAYOR

REALIZA

AJUSTES

¿DETECTÓDIFERENCIAS?

SÍ

NO

FIN


PARA QUE REALICE LA VALIDACIÓN

FIN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONCILIACIONES DE CUADROS DE LIQUIDACIÓN DE SEFIPLAN Y SEV., EN FORMA GLOBAL.

Objetivo: Conciliar los descuentos efectuados por SEFIPLAN a la SEV, por conceptos de las distintas claves (PCP, Bis, Préstamosemergentes, Préstamos de saldos insolutos, PMP y para Vivienda), emitiendo la documentación correspondiente.


NORMAS

.1. El Departamento de Ingresos recibe la información remitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN) y la Secretaría

de Educación de Veracruz (SEV), referente a los descuentos efectuados por diversas claves.

2. La información remitida por SEFIPLAN referente a los descuentos y lo relacionado a los Cuadros de Liquidación, es capturada enel sistema de ingresos para su control y resguardo.

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1

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5

5.A

6

7

8

9

9.A

10

Recibe de SEFIPLAN y de la SEV, Cuadros de liquidación con los descuentospor las distintas claves (PCP, Bis, Préstamos emergentes, Préstamos de saldosinsolutos, PMP y Vivienda) por correo electrónico (conceptos de todos los des-cuentos y deducciones, como son los Cheques Cancelados).

Recibe quincenalmente de la SEFIPLAN, un Oficio con el Concentrado deDatos de las Nóminas y su cuadro de liquidación.

Arma un Cuadro de Liquidación, manualmente, con la afectación correspon-diente y entrega el original al auxiliar administrativo para su captura en el sistema.

Captura el Cuadro de Liquidación y lo imprime

Verifica que esté correcto el Cuadro de Liquidación.

¿Está correcto el cuadro de liquidación?

En caso de que no esté correcto:realiza la corrección pertinente. Continua con la actividad 6.

En caso de que esté correcto:Imprime tres tantos y los distribuye de la siguiente manera:-Un original para el Jefe de la Oficina de Control de Adeudos.-Otro original para el Jefe de la Oficina de Recuperación de Adeudos.-Uno para el archivo (acuse).

Elabora manualmente la Póliza de Diario de las Partidas de Conciliación,por todos los conceptos y la Póliza de Cheques Cancelados por los conceptosde préstamos en sus diversas y turna para su captura, al encargado del sistema.

Captura y emite las Pólizas y entrega un original al auxiliar administrativo, parasu validación.

Recibe las Pólizas, revisa y verifica si están correctas.

¿Están correctas las Pólizas?

En caso de no estar correctas:Devuelve las Pólizas al encargado del sistema para su corrección. Regresa a laactividad 8.

En caso de estar correctas:Informa verbalmente al encargado del sistema para que continúe el proceso.


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11

12

13

14

15

Imprime las Pólizas de Diario de las Partidas de Conciliación y Póliza deCheques, (en original y una copia) y entrega al Titular de la Oficina de Controlde Ingresos por Organismos.

Turna un original de las Pólizas de Diario de las Partidas de Conciliación yPóliza de Cheques a la Oficina de Control de Adeudos y a la Oficina de Recu-peración de Adeudos, para que realicen las Conciliaciones Individuales.

Emite la Póliza Resumen y turna vía sistema, al Departamento de ControlFinanciero.

Imprime dos tantos de la Póliza Resumen y los entrega al Titular de la Oficina deControl de Ingresos por Organismos.

Recibe y turna los dos tantos de la Póliza Resumen, al Departamento de ControlFinanciero, para sus controles y solicita sello de acuse en la copia.


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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES DE SEFIPLAN Y S.E.V., EN FORMA GLOBAL

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RECIBE

TITUL AR DE L A O FICINA DE ING RESOS PO R

ORG ANISMOS

INICIO

CUA DR OS DE L IQ UIDAC IÓ N

CHEQUES CANCELADO S

COR RIG E

CUADRO DE L IQ UIDACIÓN

F IN

CAPTURA, EMIT EY ENT REG A

POL IZ AS

¿ESTA CORR ECTA?

SÍ

NO


1

RECIBE Y VERIF IC A

VALIDACIÓN

IMPRIME YDISTRIBUYE

CUADR O DE L IQ UIDAC IÓ N

RECIBE

OFICIO

CONCENTR ADO DE DAT OS DE NOMIN A

ARMA

CUADRO DE LIQUIDACIÓ N

CPATUR A EIMPRIME


VERIF ICA


A UXILIAR A DMINIST RATIVO

N FORM A

ENCARG ADO DEL SISTEMA

T ITUL AR DE LA OFICINA DE

INGRESOS POR O RGANISM O S

AUXILIAR ADMIN ISTRATIVO

EL ABOR A

PÓL IZ A DIARIA DE LAS PARTIDAS DE CO NCILIAC IÓ N

1

T IT ULAR DE L A O FICINA DE C ONT ROL

DE ADEUSOST IT ULAR DE LA O FICINA DE RECUPER AC IÓ N DE

ADEUDOS

ARC HVO

PÓL IZ A DE CHEQUES CANCELA DOS

CO RRIG E


¿ESTA CO RRECTA?

SÍ

NO

IMPRIME YENTREGA

POLIZ AS DE DIAR IO DE LAS PARTIDAS DE CONCILIA-CIO N

2

TIT ULAR DE L A O FICINA DE CO NT RO L DE ADEUSOS Y LA OF ICINA DE RECUPERAC IÓ N

DE ADEUDO S

2

ENCARG ADO DEL SISTEM A

PO LIZ A DE CHEQ UE

ENC ARGADO DEL SIST EMA

TURNA

POL IZAS DE DIARIO DE LAS PARTIDAS DE CO NCIL IA-CION

PO LIZ A DE CHEQUE

TITUL AR DE LA OF ICINA DE

INGRESOS POR O RGANISMOS

EMITE YT URNA

POL IZ A RESUMEN

PO LIZ A DE CHEQUE

ENC AR GADO DEL SIST EM A

DEPARTAM ENT O DE CONT ROL FINANCIERO

IM PRME

POL IZ A RESUMEN

DEPART AMENT O DE C ONTR OL F INANCIERO

2T

TIT ULAR DE L A O FICINA DE

ING RESO S POR ORG ANISMOS

RECIBE Y T URNA

POLIZ A RESUMEN ACUSE

T ITUL AR DE LA O FICINA DE

ING RESO S POR ORG ANISMOS

O

C





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PROCEDIMIENTO

Nombre: EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL.

Objetivo: Generar el reporte de masa salarial tomando como base la información proporcionada de manera sistematizada por elDepartamento de Banco de Datos.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, emite dos veces al mes el Reporte de MasaSalarial.

2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, se mantiene en estrecha relación con elDepartamento de Banco de Datos para la correcta emisión del Reporte de Masa Salarial.

3. El Reporte de Masa Salarial contiene la siguiente información:-Fecha de la última Nómina.-Clave del Organismo.-Denominación del Organismo.-Importe de la Nómina de cada Organismo para la Generación Actual y la Generación Anterior.-Total por Organismo (suma de la Generación Anterior y la Generación Actual de cada Organismo).

4. La Información requerida para hacer el Reporte de Masa Salarial es proporcionada en su totalidad por el Ssitema de Banco de Datos.

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7

Recibe el comunicado verbal del Departamento de Banco de Datos, de que elproceso de actualización de Nóminas fue concluido.

Instruye al encargado del Sistema para que inicie el proceso de emisión de lamasa salarial.

Ingresa al Sistema de Sueldo de cotización, a la pestaña de Masa Salarial.

Importa la informacíon contenida referente a las nóminas.

Edita mediante el Sistema el Reporte de Masa Salarial.

Imprime en un tanto el Reporte de Masa Salarial.

Archiva el Reporte de Masa Salarial en expediente de Sueldo de cotización.

Conecta con el Procediemiento de Emisión del Reporte de Sueldo de cotizacióndel Departamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.



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PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL

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SISTEMA DEINGRESOS

SISTEMA DEINGRESOS

RECIBE


ORGANISMOS

INICIO

NOMINAS

INGRESA

ENCARGADO DEL SISTEMAINSTRUYE

EDITA

REPORTE DE MASA SALARIAL

FIN

PROCESO A CONCLUIDO

IMPORTAINFORMACIÓN

IMPRIME


ARCHIVA


EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN.

Objetivo: Generar el Reporte de sueldo de cotización, tomando como base los importes de los reportes de masa salarial de lasquincenas que correspondan y los importes de la cuenta por cobrar por cada Ente por cuotas y aportaciones del mes.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, emite a través del Sistema de Sueldo deCotización los siguientes productos:

a) Reporte de Cédula de conciliación.

b) Reporte de Determinación de ingreso patrimonial y cuotas y aportaciones.

c) Reporte de emisión de liquidaciones de cuotas y aportaciones.

d) Reporte de Integración de sueldo de cotización por organismo.

e) Póliza de la cuenta por cobrar de cuotas y aportaciones y de las cuentas de resultados por concepto de ingreso patrimonial e ingresos porcuotas y aportaciones.

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Solicita al Encargado del Sistema la Emisión del Reporte del Sueldo deCotización.

Realiza en el Sistema de Ingresos la Actualización de la cobranza en general enlos movimientos Diarios en la Cuenta 1200.

Genera Archivo electrónico ASCCI del mes correspondiente para emitir losproductos del Sueldo de cotización.

Imprime Reporte de la cuenta 1200 con número de organismos, total parcial ytotal global y turna al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Organismospara su revisión.

¿Está correcta la información?

En caso de que no esté correcta:Señala el error y devuelve al Encargado del Sistema. Regresa a la actividad 3.

En caso de que esté correcta:Importa el Archivo electrónico ASCCI y emite Reporte de Emisión de Liqui-daciones.

Emite los Reportes de Cédula de Conciliación de determinación del In-greso Patrimonial y Sueldo de Cotización por Organismo.

Genera la Póliza contable y turna al Encargado del Sistema

Envía la Póliza Contable mediante el Sistema de Ingresos al Departamento deControl Financiero para su registro.

Distribuye:-Original al Jefe del Departamento de Control Financiero, adjuntando el soporte, además se lo envía por medio del sistema.-Copia al Director General.-Copia al Subdirector de Finanzas.-Copia y soporte al Departamento de Programación y Presupuesto.-Copia y soporte al Departamento de Banco de Datos.-Copia y soporte para archivar temporalmente.


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Elabora Memorándum en dos originales y cinco copias dirigido al Departamen-to de Control Financiero y al Departamento de Banco de Datos, firmado por elTitular del Departamento de Ingresos para enviar con paquete de los siguientesreportes:

-Reporte de Masa Salarial, para validación, del Departamento de Banco deDatos.-Reporte de Integración del Sueldo de Cotización por Organismo, paravalidación del Departamento de Banco de Datos.-Reporte de emisión de liquidación de cuotas y aportaciones validadopor el Departamento de Ingresos y para validación del Departamento de Bancode Datos en el ambito de su competencia.-Reporte de cédula de conciliación, validado por el Departamento de Ingre-sos y para validación del Departamento de Banco de Datos en el ambito de sucompetencia.-Reporte de determinación del Ingreso patrimonial y cuotas y aporta-ciones para validación del Departamento de Control Financiero.-Póliza de la Cuenta por cobrar de cuotas y aportaciones y de las cuen-tas de resultados de Ingreso patrimonial e ingresos por cuotas y apor-taciones para validación y registro contable del Departamento de Control Fi-nanciero.

Distribuye Memorándum y paquete de reportes de la siguiente manera:Memorándum Original y paquete para el Departamento de Banco de Datos.Memorándum Original y paquete para el Departamento de Control Financie-ro.Copia del Memorándum y paquete para la Dirección General.Copia del Memorándum y paquete para la Subdirección de Finanzas.Copia del Memorándum y paquete para la Subdirección de PrestacionesInstitucionales.Copia del Memorándum y paquete para el Departamento de Programación yPresupuesto.Copia del Memorándum y paquete para Archivo temporal del Departamentode Ingresos.


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PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN

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OC

C

C

C

OC

C

C

ACUSE

O

O

SISTEMA DE INGRESOS

SISTEMA DE INGRESOS

SOLICITA


ORGANISMOS

INICIO

EMISIÓN DEL REPORTE DEL SUELDO DE COTIZACIÓN

SEÑALA YDEVUELVE

CUENTA 1200FIN

¿ESTA CORRECTA?

SÍ

NO

1IMPORTA Y

EMITE

ARCHIVO ELECTRONICO

REALIZA

GENERA

ARCHIVO ELECTRÓNICO

IMPRIME Y TURNA

CUENTA 1200




GENERA Y TURNA

POLIZA

1


ELABORA

MEMORÁMDUM

DISTRIBUYE

MEMORÁNDUM

PAQUETE DE DOCUMENTO SOPORTE


DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Y DEPARTAMENTO

DE BANCO DE DATOS

C



REPORTE DE EMI-SIÓN DE LIQUI-DACIONES

EMITE

REPORTE DE CEDULA DE CONCILIACIÓN

INGRESO PATRIMONIAL

SUELDO BASE DE COTIZACIÓN POR ORGANISMO

2

ENVIA

POLIZAS


O

O

C

DIRECCIÓN GENERAL

C

C

C

C DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO


EN ORIGINAL Y PAQUETE DE REPORTES


SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES

INSTITUCIONALES




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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTROL DE LOS INGRESOS INSTITUCIONALES

Objetivo: Llevar un correcto control de los ingresos institucionales para consulta o toma de decisiones.

NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, lleva el control de los ingresos institucionalespagados por los Entes Públicos para la toma de decisiones.

2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, determinará en base al flujo de efectivo,la aplicación de los intereses generados para los préstamos a corto y mediano palazo de acuerdo a lo establecido en el artículo 66 dela Ley número 287 de Pensiones del Estado.

3. Para la determinación de los intereses de préstamos, se aplicará bajo los siguientes criterios y formula:

- Para el caso de los préstamos Bis, la recuperación mensual se multiplicará por el 12% de forma directa, obteniendose el factor dedeterminación, el cual se multiplicará por el 30% estipulado en la Ley, Artículo 66, obteniendo así el total de incremento de la cartera.

- Para el caso de los préstamos emergentes, saldos insolutos y préstamos a mediano plazo, la recuperación mensual se multiplicarápor el 12% resultando el factor de determinación y éste resultado se dividirá entre el 112% y se multiplicará por el 30% estipulado enla Ley, Artículo 66, resultando el total de incremento de la cartera.

- De la sumatoria de los totales de incremento de cartera de los préstamos en sus diversas modalidades se obtendrá el 70% deintereses que se destinará para el pago de obligaciones.

4. La información obtenida con la determinación de los interses de préstamos se remitirá de manera mensual al Departamento de ControlFinanciero para su registro.

5. Serán considerados como ingresos institucionales para efecto de este control todos los recursos que ministran al IPE los Entes Públicoslos cuales se detallan a continuación:

-Cuotas-Aportaciones-Recuperación de Préstamos en su dos esquemas.-Recuperación de vivienda.-Intereses.-Subsidio del Gobierno del Estado.-Seguro de Enfermedad al IMSS Pensionado.-Adeudo SEFIPLAN Clave 430 Recuperación en nómina de pensionados y Adeudo IPE Clave 440.

6. Adicionalmente se adjunta al control de Ingresos Institucionales el concepto de arrendamientos.

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TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE INGRESOS POR

ORGANISMOS


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10

Recibe del titular del Departamento de Ingresos una copia de los Cortes de Cajadiario, que turna el Departamento de Egresos en donde indican los conceptospagados por los Entes y derechohabientes.

Captura en Concentrado de excell la la fecha del paquete, montos globales decuotas, aportaciones, prestamos en sus modalidades, Casas, intereses en casode haberlo.

Obtiene el total de Ingresos por mes que incluye el monto de los descuentos pornómina de pensionados, personal IPE, arrendamientos, Pago IMSS de pensio-nados entre otros conceptos de Ingresos Institucionales.

Realiza en Excell el Concentrado de Resúmen de Pólizas del mes paraconciliar los importes totales de lo enviado a cobrar y lo pagado real.

Elabora el Resumen de los Ingresos mensual por organismo en el mescon los dos concentrados anteriores

Concilia con personal del Departamento de Egresos, de la Oficina de Revisión dePagos los importes globales.

¿Se detecta alguna diferencia?

En caso de haber alguna diferencia:Detecta el movimiento que se modificó y corrige. Continua con actividad 7

En caso de que no detecte diferencia:Turna al Auxiliar Administrativo para la elaboración de reportes para el Departa-mento de Programación y Presupuesto.

Elabora con las cifras del Resumen de los Ingresos mensuales por organis-mo el Resúmen de Ingresos reales pagados por los organismos al mesen el cual se desglosan los conceptos por Ente: SEFIPLAN, UV, Municipios,Organismos Varios, Personal IPE, Pensionados, Total de Ingresos por organis-mos(1104) y pagos directos.

Genera Concentrado del mes por conceptos de cuotas y aportacionespor Ente Público.

Imprime el Resúmen de Ingresos reales pagados por los organismos almes y el Concentrado del mes por conceptos de cuotas y aportacionespor Ente Público.

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Elabora Memorándum y recaba firma del titular del Departamento de Ingesospara su distribución:

-Memorandum original y Concentrado del mes por conceptos de cuotas yaportaciones por Ente Público, al Departamento de Banco de Datos para suconocimiento y efectos procedentes.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para la Dirección General para su conocimiento.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mespara la Subdirección de Finanzas para conocimiento y toma dedesiciones.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para la Subdirección de prestaciones Institucionales para suconocimiento.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para el Departamento de Control Financiero para su conoci-miento.

Archiva Memorándum de Acuse en el Expediente del Departamento para sucontrol.


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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INGRESOS INSTITUCIONALES

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OC

C

C

O

RECIBE

TITULAR DE LA OFICINA DE ING RESOS POR

ORG ANISMOS

INICIO

CORTES DE CAJA DIARIO

DECTECTA Y CORRIGE

FIN

IMPRIME

RESUMEN DE ING RESOSREALES PAGADO S PORLO S ORG ANIS-MOS

¿SE DETECTA ALGUNA

DIFERENCIA?

SÍ

HAY DIFERENCIA

1

TURNA

CAPTURA

CONCENTRADO

REALIZA

CONCENTRADO DE RESUMEN DE POLIZAS DEL MES

OBTIENE

ELABORA

TOTAL DE INGRESOS

ELABORA Y DISTRIBUYE

MEMOR ÁNDUM

DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS

C

O

C

DIRECCIÓN G ENERAL

C

C

C

C

SUBDIRECCIÓ N DEN F INA NZAS

SUB DIRECCIÓN DE PR ESTAC IONES

INSTITUCIO NA LES

ELABRA

RESUMEN DE LOS INGRESOS MENSUAL POR ORGANISMO

OBTIENE

1

RESUMEN DE LOS INGRESOS MENSUAL POR ORGANISMO

RESUMEN DE INGRESOS REALES PAGADOSPOR LOS ORGA-NISMOS ALMES

AUXILIARADMNISTRATIVO


GENERA

CONCENTRADO DEL MES POR CONCEPTO SDE CUOTAS YAPORTACIO-NES

CO NC ENTRADO DEL MES POR CONCEPTO

DE CU OTAS YAPORTACIO-NES

CONCENTRADODEL MES POR

CONCEPTO DE CUOTAS Y APOR-TACIONES

MEMORÁN-DUM RESUMEN

DE INGRESOS REALES

DEPARTMENTO DE CONTROL

FINANCIERO

ARC HIVA

MEMORÁNDUM




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PROCEDIMIENTO

Nombre: INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES MOROSOS.

Objetivo: Determinar a detalle los organismos que presenten adeudo vencido con el Instituto para informarlo a la SubdirecciónJurídica para su recuperación.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza de forma mensual el Informe queguarda la cobranza de cuotas y aportaciones, préstamos y casas, reportando los organismos que tienen adeudo vencido por dichosconceptos.

2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza el cáculo de los intereses moratoriosque presenten los organismos por los distitntos conceptos.

3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realizará el cálculo de los intereses conbase en lo establecido en el Artículo 105 de la Ley número 287 de Pensiones del Estado.

La formula aplicada será la siguiente:

5% anual / 360 días = Factor de interes(Factor de interes) (número de días del adeudo) = Tasa diaria de interes.(Total del adeudo por quincena) (Tasa diaria de interes) = Monto de interes moratorio por quincena.

4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, obtendrá el Monto total de intereses deladeudo al realizar la sumatoria de todo el periodo adeudado, el cual es informado a cada organismo que presente adeudo en mora,para su conocimiento y envío a la Subdirección de Finanzas y la Subdirección Jurídica.

5. Respecto al rubro de los intereses moratorios, éstos solo se calculan para efectos Informativos en virtud de que de acuerdo a lasnormas contables establecidas son registrados en el momento que sean pagados total o parcialmente, por los entes públicos, por loque no exsite cuenta por cobrar por este concepto.

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ANALISTA CONTABLE

TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS POR

ORGANISMOS

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3

4

5

6

7

8

9

10

Captura en excell los saldos deudores reflejados en el Auxiliar de cuenta porcobrar de organismos contratantes (1104).

Desglosa por concepto, importe, periodo y saldo total por cada organismo contra-tante que presente saldo deudor.

Determina los intereses mediante la formula establecida.

Imprime la Relación de Organismos que tienen adeudo.

Proporciona copia electrónica de la Relación de Organismos al Auxiliar Admi-nistrativo e instruye la elaboración de Memorándums para su distribución.

Elabora Memorándum para el Subdirector de Finanzas con los datos contenidosen la Relación de Organismos que tienen adeudo.

Turna al Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos para su visto Bueno.

Recibe Memorándum y recaba firma del titular del Departamento de Ingresos.

Turna de la siguiente manera:-Memorandum original y copia de la Relación de Organismos deudores quetienen adeudo para la subdirección de Finanzas.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el Direc-tor.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para laSubdirección de Prestaciones Institucionales.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para elContralor Interno.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el De-partamento de Prestaciones Económicas.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el De-partamento de Banco de Datos.

Informa mediante Memorándum con Visto bueno de la Oficina de Ingresos porOrganismos y del Departamento de Ingresos y firma de la Subdirección deFinanzas para la Subdirección Jurídica para los efectos procedentes.

Conecta con el Procedimiento extrajudicial para la recuperación de adeudosvencidos por concepto de cuotas y aportaciones y de todos aquellos conceptosque deriven de la Ley.

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11 Elabora por cada Organismo Deudor Oficio informativo con los importes, con-ceptos y periodo que adeudan al IPE con firma de la Subdirección de Finanzas yturna de la siguiente manera:Oficio-Copia del Oficio para la Dirección.-Copia del Oficio para la Subdirección de Prestaciones Institucionales.Copia del Oficio para la Subdirección Jurídica.-Copia del Oficio para el Contralor Interno.-Copia del Oficio para el Departamento de Prestaciones Ecoómicas.-Copia del Oficio para el Departamento de Banco de Datos.Copia del Oficio para archivo del Departamento de Ingreso.


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PROCEDIMIENTO DE INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES MOROSOS

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C

C

C

C

C

OC

C

C

O

CAPATURA

ANALISTA CONTABLE

INICIO

FIN

INFORMA

MEMORÁNDUM

DESGLOSA

IMPRIME

RELACIÓN DEORGANISMOS

DETERMINA

ELABORA

SALDOS DEUDORES

TURNA

MEMORÁNDUM


C

O

C

DIRECCIÓN GENERAL

C

C

C

C

SUBDIRECCIÓN DEN FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES

INSTITUCIONALES

MEMORÁNDUM


INGRESOS POR ORGANISMO


RELACION DE ORGANISMOS DEUDORES

ORGANO INTERNO DE CONTROL

PROPORCIONA EINSTRUYE

RELACIÓN DEORGANISMOS

C


TURNA

MEMORÁNDUM

RECIBE Y RECABA

MEMORÁNDUM


INGRESOS POR ORGANISMO

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS

O

SUBDIRECCIÓNJURÍDICA

ELABORA

OFICIO

ORGANISMO DEUDOR

O

C

C

C

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES

SUBDIRECCIÓN JURIDICA

CONTRALORÍA INTERNA

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS


ARCHIVO

C

EXTRAJUDICIAL PARA LA

RECUPERACIÓN DE ADEUDOS




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PROCEDIMIENTO

Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRESTAMOS ENSUS DIVERSAS MODALIDADES EN EL ESQUEMA TRADICIONAL.

Objetivo: Realizar la recuperación de los cheques de préstamos en sus diversas modalidades que fueron cancelados y registradosen las cuentas correspondientes, para hacer los ajustes necesarios.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da seguimiento a los Cheques cancelados.

2. La Oficina de Control de Adeudos, asigna el Cuadro de Liquidación al que pertenece el Cheque, número de quincena y númerode afiliación del derechohabiente, y realiza el control correspondiente, en el sistema de ingresos, en el módulo de Cheques cancela-dos.

3. La Oficina de Control de Ingresos por Organismos, procede al análisis de cada derechohabiente y realiza los movimientos dereestructuraen caso de estar activo el titular del crédito o aval(es) o se asigna al movimiento situación 4(suspendido) cuando no estáel titular y no cuenta con avales.

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TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DELA MESA DE CONTROL

AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

8.A

10

Recibe de la Oficina de Control de Ingresos porOrganismos, el Cuadro deLiquidación Global y la Póliza de Cheques Cancelados, con la copia res-pectiva de los Cheques.

Obtiene dos copias de la Póliza de Cheques Cancelados y turna:-Una copia al capturista para que grabe en el Auxiliar de las Cuentas 91’s (9153, 9163, 9173 y 9183).-Una copia a la Mesa de Control, anexando los Cheques Cancelados (según sea la modalidad del préstamo).

Recibe copia de la Póliza de Cheques Cancelados y Cheques Cancela-dos; asigna el Cuadro de Liquidación al que pertenece, número de quincena ynúmero de afiliación.

Captura en el sistema de ingresos los Cheques Cancelados, con los datosasignados anteriormente.

Turna el Listado de Cheques emitido, junto con los Cheques, al auxiliarcontable correspondiente.

Recibe Listado de Cheques y los Cheques.

Emite del sistema de ingresos (del Auxiliar 91’S), el Reporte del Cheque, elAuxiliar, Partidas de Conciliación.

Emite los Estado de Cuenta (del sistema de préstamos), Consulta integral,Beneficios y Tabla de Amortización.

Emite el Reporte de Nómina que obtiene del sistema de activos de banco dedatos y verifica si la persona aún está activa.

¿Se encuentra aún activa?

En caso de que aún esté activa:Elabora el Movimiento de Alta (PRE 07-016), con los asientos contables co-rrespondientes. Continúa con actividad 13.

En caso de que no esté activa:Localiza al aval, en la Nómina.

¿Apareció el aval?

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LAMESA DE CONTROL

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LAMESA DE CONTROL

CAPTURISTA

10.A

11

12

13

14

14.A

15

16

17

18

En caso de que no aparezca el aval:Elabora el Movimiento de Alta con asientos contables correspondientes.Continúacon la actividad 12.

En caso de que sí aparezca el aval:Elabora el Movimiento de Alta, con los asientos contables correspondientes.Continúa con la actividad 13.

Elabora el Movimiento de Actualización del Saldo y lo turna a la SubdirecciónJurídica, para su recuperación.

Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos y se encuentra en el Manual de Procedimientos de la Subdirecciónde Finanzas.

Turna los movimientos a la Mesa de Control, para su revisión y validación en elsistema de préstamos.

Verifica si están correctos.

¿Están correctos los movimientos?

En caso de que no estén correctos:Devuelve los movimientos al auxiliar contable para su corrección.

En caso de que sí estén correctos:Turna los movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.

Recibe y autoriza los movimientos y los devuelve al auxiliar administrativo de laMesa de Control, para la integración del Paquete.

Integra el Paquete y turna al capturista.

Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Depar-tamento de Control Financiero para su registro.


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RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOSEN SUS DIVERSAS MODALIDADES

61

SISTEMA DE PRÉSTAMOS

LISTADODE

CHEQUES

RECIBE

RECIBE

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL

DE ADEUDOS

INICIO

OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS POR ORGANISMOS


DE MESADE CONTROL


GLOBAL

PÓLIZA DECHEQUES

CANCELADOS

FOTOCOPIA

Y

TURNA

RECIBE

Y

ASIGNA

PÓLIZA DE CHEQUES CANCELADOS

EMITE

TURNA

LISTADO DE CHEQUES

CHEQUES

CHEQUES

REPORTE DEL CHEQUE

ELABORA

O

LOCALIZA

¿LA PERSONA ESTÁ ACTIVA?SÍ

CHEQUES

CAPTURISTA



MESA DE CONTROL

CHEQUES CANCELADOS


C

C

C

C

O

C

CHEQUES CANCELADOS

C

CAPTURA

SISTEMA DE INGRESOS

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR

PARTIDAS DE CONCILIACIÓN

ESTADO DE

CUENTA

REPORTE DE

NÓMINA

SISTEMA DE INGRESOS DE AUXILIAR 91’S

SI LA PERSONA ESTÁACTIVA

NO

MOVIMIENTO DE ALTA

AVAL

1

¿APARECIÓ EL FIADOR?

SÍ

2

ASIGNAY

CAPTURA

SISTEMA DE INGRESOS

ELABORAY

TURNA

MOVIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN

DE SALDO

SUBDIRECCIÓNJURÍDICA

PARA SU RECUPERACIÓN

RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS

DIVERSAS MODALIDADES (CARTERA VENCIDA)

TURNA

MOVIMIENTOS

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN EN SISTEMA DE PRÉSTAMOS

SISTEMA DE

PRÉSTAMOS

1

CON ASIENTOS CONTABLES

CORRESPONDIENTES

NÓMINA

MOVIMIENTO DE ALTA

SITUACIÓN 4 (SUSPENDIDO)

EMITE

EMITEY

VERIFICA

SISTEMA DE ACTIVOS DE BANCO

DE DATOS

NO

CONSULTA INTEGRAL

BENEFICIOS Y TABLA DE

AMORTIZACIÓN

CHEQUES CANCELADOS

CUADRO DE LIQUIDDACIÓN, NÚMERO DE QUINCENA, Y NÚMERO

DE AFILIACIÓN

SEGÚN LA MODALIDAD DEL PRÉSTAMO

O

ELABORA

CON ASIENTOS CONTABLES CORRESPONDIENTES

1

O

2




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PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES

62

INTEGRAY

TURNA

¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?

SÍ

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE

CONTROL

FIN

VERIFICA

MOVIMIENTOS

TURNA

AUXILIAR CONTABLE

DEVUELVE

PARA INTEGRACIÓNDEL PAQUETE

INTEGRAY

TURNACAPTURISTA

NO

MOVIMIENTOS

PARA SU CORRECCIÓN

MOVIMIENTOS

PARA SU AUTORIZACIÓN


DE MESA DE CONTROL

TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE

ADEUDOS

RECIBE, AUTORIZA

YDEVUELVE

MOVIMIENTOS


CONTROL

PAQUETE

RECIBE, CAPTURA,

EMITE Y TURNA

PÓLIZA RESUMENDIARIA

TITULAR DELDEPARTAMENTO


3

TITULAR DE OFICINA DE

CONTROL DE ADEUDOS

CAPTURISTA

3

SI ESTÁN CORRECTOS

1

PAQUETE

DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE

LA MESA DE CONTROL





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O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO

Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES (CARTERA VENCIDA) .

Objetivo: Identificar el total del adeudo por concepto de préstamo, así como a los derechohabientes que se encuentran en carteravencida.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de vigilar y controlar el comportamientode la cartera vencida, para que ésta no se incremente.

2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de informar a la Subdirección Jurídica delos casos de deudores morosos, para su recuperación.

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24 D E

NO V IE MB R E 2016

AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

4.A

5

6

Recibe del capturista, mensualmente vía sistema de control de adeudos, la Rela-ción de Saldos Incobrables (situación 4) de activos y pensionados.

Coteja en el Expediente, la fecha del primer descuento del adeudo y determinael saldo vencido y por vencer de préstamos en sus diversas modalidades.

Determina el importe del adeudo del préstamo, genera el Reporte mensual yturna al Titular de la Oficina de Control de Adeudos.

Recibe y verifica que esté correcto el importe (Reporte Mensual contra Rela-ción de Saldos Incobrables).

¿Está correcto el importe?

En caso de que no esté correcto:Devuelve al auxiliar contable para su corrección en el sistema de control deadeudos.

En caso de que esté correcto:Elabora una Relación de Morosos o de Suspendidos (Clave 4, incobra-bles) determinando saldos vencidos y por vencer,

Turna con Memorándum signado por el Departamento de Ingresos a laSubdirección Jurídica la Relación de Morosos o de Suspendidos para larecuperación.


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2 4 D E


PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES(CARTERA VENCIDA)

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RECIBE

INICIO

AUXILIARCONTABLE

RELACIÓN DE SALDOS INCOBRABLES(SITUACIÓN 4)

RECIBEY

VERIFICA

RELACIÓN DE MOROSOS O

RELACIÓN DE SUSPENDIDOS

CLAVE 4

DEL CAPTURISTA

COTEJAY

DETERMINA

ELABORA

FIN

SISTEMA DECONTROL

DE ADEUDOS

EXPEDIENTE

SALDO VENCIDO Y POR VENCER DE PRÉSTAMOS, EN SUS DIVERSAS

MODALIDADES

DETERMINA, GENERA Y TURNA

IMPORTE DEL ADEUDO DEL PRÉSTAMO

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE

ADEUDOS

¿ESTÁ CORRECTO EL IMPORTE?

NO

SÍ

AUXILIAR CONTABLEDEVUELVE

PARA SU CORRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN JURÍDICA

AUXILIAR CONTABLE

MENSUALMENTE, DE ACTIVOSY PENSIONADOS

REPORTEMENSUAL

RELACIÓN DESALDOS

INCOBRABLES

SISTEMA DE CONTROL

DE ADEUDOS

1

1 DETERMINANDO SALDOS VENCIDOS Y POR VENCER, PARA SU RECUPERACIÓN

REPORTEMENSUAL

TURNA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS

INFORME PARA LA EVALUACIÓN MENSUAL DEL DEPARTA-

MENTO




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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203 (Fondo de Garantía).

Objetivo: Contar con un registro y control adecuado de los saldos de adeudos que se encuentran en Fondo de Garantía.


NORMAS

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de adeudos, realiza un control de los adeudos de Préstamos en susdiversas modalidades a excepción de los préstamos emergentes que no fueron cubiertos por los trabajadores y que se trasladan alfondo de garantía quedando vigente el crédito contra el deudor, pudiendo ser recuperado por el IPE, mediante los mecanismos legalesprocedentes.

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2 4 D E




AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

3.A

4

5

6

Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos, el Formato de Reporte deAdeudos.

Turna la copia del Formato de Reporte de Adeudos, al auxiliar contable de lamesa de la Cuenta 2203 (Fondo de garantía), para los efectos que procedan.

Recibe la copia y verifica si la persona tiene adeudo.

¿Tiene adeudo?

En caso de que tenga adeudo:Reporta en el mismo Formato Reporte de Adeudos, en el apartado de DATOSDEL ADEUDO, e informa la aplicación contable que le corresponde.

Pasa a la actividad 5.

En caso de que no tenga adeudo:Reporta que no tiene adeudo, en el mismo Formato de Reporte de Adeudos,en el apartado de DATOS DEL ADEUDO.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control Financiero, la copia de la Póliza de laAplicación Contable del trámite.

Da de baja el saldo en la Cuenta 2203 (Fondo de garantía)con base en lainformación recibida.


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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203

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RECIBE

INICIO


ADEUDOS

FORMATO

DEL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS

TURNA

FIN DEL PROCEDIMIENTO

PARA EFECTOS PROCEDENTES

RECIBEY

VERIFICA

C

NO

SI LA PERSONA TIENEADEUDO

REPORTA

¿LA PERSONA TIENE ADEUDO?

FORMATO

AUXILIAR CONTABLE DE MESA DE LA CUENTA

2203

AUXILIAR CONTABLE

DE CUENTA 2203

FORMATO

FORMATO SES-533-O36

RECIBE

PÓLIZA DE APLICACIÓN CONTABLE

O

C

DA DE BAJA

SALDO

CUENTA 2203

SÍREPORTA

E

INFORMA

FORMATO

DEPARTAMENTO DE CONTROL

FINANCIERO

DE REPORTE DE ADEUDOS

C

QUE TIENE ADEUDOS

1

1

FIN

QUE NO HAY ADEUDO

C

CON BASE A

INFORMACIÓN RECIBIDA

INFORMA APLICACIÓN CONTABLE





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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTROL DEL TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES.

Objetivo: Mantener un control y registro en el sistema de ingresos, de los saldos incobrables.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. La Oficina de Control de Adeudos depura los saldos incobrables con autorización de la Subdirección Jurídica, para realizar traspasosal Fondo de Garantía.

2. El Tabulado diario es verificado mediante el sistema de ingresos, para validar la correcta aplicación de los movimientos.

3. La Oficina de Control de Adeudos, a fin de mes, elabora una Lista y Resumen, que refleja las Altas, Bajas y Recibos, para loque proceda.

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AUXILIAR CONTABLE

CAPTURISTA

1

2

2.A

3

4

Recibe diariamente de la Mesa de Control, las copias de los Movimientos desituación 4 (incobrables); y del capturista, el Tabulado de Saldos Incobra-bles.

Verifica diariamente los Movimientos (Altas, Bajas o Recibos), contra el Tabu-lado de Saldos Incobrables, analizando si está correcta la información.


En caso de que no esté correcta:Analiza las causas y realiza las correcciones procedentes.Continua con laactividad 3.

En caso de que esté correcta:Solicita al capturista que grabe la información.

Graba la información en el sistema de ingresos.


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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES

71

RECIBE

INICIO

AUXILIAR CONTABLE

MOVIMIENTOS DE SITUACIÓN 4,

INCOBRABLES

MESA DE CONTROL

FIN

VERIFICA

C

NOANALIZA

Y

CORRIGE

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?

DEL CAPTURISTA

SÍ

TABULADO DE SALDOS

INCOBRABLES

DIARIAMENTE, SI LA INFORMACIÓN ES CORRECTA

DIARIAMENTE


INCOBRABLES

CAUSAS

SOLICITA

QUE GRABE LA INFORMACIÓN

CAPTURISTA

GRABA

SISTEMA DE INGRESOS

SISTEMA DE INGRESOS

INFORMACIÓN

11

C

C

TABULADO DE SALDOS

INCOBRABLES

CAPTURISTA


INCOBRABLES




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: ACLARACIONES DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES, EN VENTANILLA Y ACTUALIZACIÓNDE MOVIMIENTOS.

Objetivo: Proporcionar la información solicitada por el derechohabiente referente al saldo y estado de su préstamo, manteniendoactualizada la información contenida en el sistema de ingresos.

Frecuencia: Diaria.

.1. El Departamento de Ingresos da contestación a las Solicitudes del público derechohabiente recibidas en ventanilla, otorgando

información veraz y oportuna sobre el estado que guarda su préstamo.

2. Se entiende por Movimiento, todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a unsolicitante.

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2 4 D E



AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE VENTANILLA)

AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE LA MESA DE

CONTROL)

1

2

3

3.A

4

5

6

7

8

9

9A

Recibe las Solicitudes de Aclaraciones por concepto de préstamo.

Elabora Volante para pago de préstamos, atención telefónica a derechohabientes.

Verifica de qué tipo de aclaración se trata.

¿De qué tipo de aclaración se trata?

En caso de que sea una aclaración de descuentos no efectuados, cobro al fiador,descuentos efectuados de más y abono o liquidación de adeudo:Solicita al derechohabiente el número de afiliación, los Talones de Pago y Expe-diente del titular y fiador, respectivamente (para especificar qué tipo de aclaraciónes).

Continúa en la actividad 5.

En caso de que sea una aclaración de saldo:Solicita al derechohabiente su número de afiliación.

Consulta en el Auxiliar y da el saldo correspondiente al derechohabiente.

Elabora un Reporte de Aclaraciones en Ventanilla (COP-001) y entrega alderechohabiente una copia.

Con el original del Reporte de Aclaraciones en Ventanilla y los Talones dePago, elabora los Movimientos de Altas y/o Bajas en el Auxiliar, con losasientos contables correspondientes en los Formatos (PRE-007-016 y IFIN-016).

Turna los Movimientos de Altas y/o Baja, al auxiliar administrativo de la Mesade Control, para su revisión y validación en el sistema de control de adeudos.

Recibe los Movimientos de Altas y/o Bajas y verifica que estén correctos.

¿Están correctos los Movimientos?

En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos de Altas y/o Bajas, al auxiliar administrativo encar-gado de ventanilla, para su corrección.

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PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALI- DESCRIPCIÓNNo.


AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE LA MESA

DE CONTROL)

CAPTURISTA

10

11

12

13

En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos de Altas y/o Bajas, al Jefe de la Oficina de Control deAdeudos, para su autorización.

Recibe los Movimientos de de Altas y/o Bajas, los autoriza y devuelve alencargado de la Mesa de Control de Adeudos, para que integre el Paquete.

Integra el Paquete y turna al capturista, para su actualización o afectación en elAuxiliar de Préstamos en las diferentes modalidades o Altas, Bajas.

Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza de Resumen Diaria, en el sistemade Auxiliares 91’S, la cual turna al Departamento de Control Financiero.


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2 4 D E


ACLARACIONES DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES, EN VENTANILLA

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RECIBE

INICIO


SOLICITA

FIN

VERIFICA

DESCUENTOS NO EFECTUADOS, COBRO AL FIADOR, DESCUENTO DE MÁS Y/O

ABONO O LIQUIDUIDACIÓN DE ADEUDO

¿DE QUÉ TIPO DE ACLARACIÓN SE TRATA?

ELABORA

Y

ENTREGA

REPORTE DE ACLARACIONESEN VENTANILLA

ELABORA

DERECHOHABIENTE

SOLICITUD DE ACLARACIONES

NÚMERO DE AFILIACIÓN

TALONES DEPAGOS

EXPEDIENTE

TITULARY

FIADOR

SOLICITA DERECHOHABIENTE

1

NÚMERO DE AFILIACIÓN,

CONSULTA Y

DA

AUXILIAR

SALDO

DERECHOHABIENTE

REPORTE DE ACLARACIONESEN VENTA-NILLA

TURNA

MOVIMIENTOS DE ALTAS O

BAJAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE

MESA DE CONTROL

PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN EN EL

SISTEMA


ENCARGADO DE MESA DE CONTROL

RECIBE

Y

VERIFICA


BAJAS


SÍ

NOAUXILIAR ADMINIS-TRATIVODEVUELVE

PARA CORRECCIÓN

MOVS. DE ALTAS O BAJAS

2

TURNA

MOVIMIENTOS DE ALTAS O BAJAS

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DE DEUDOS

PARA AUTORIZACIÓN

JEFE DE LA OFICINA

DE CONTROL DE ADEUDOS


BAJAS

RECIBE, AUTORIZA

YDEVUELVE

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL DE

ADEUDOS

PARA QUE INTEGRE PAQUETE

ENCARGADO DE LA MESA

DE CONTROL

INTEGRA

Y

TURNACAPTURISTA

RECIBE,

CAPTURA, EMITE

Y TURNA

CAPTURISTA

PAQUETE

PAQUETE

PÓLIZA DE

RESUMEN

DIARIA


SISTEMA DE AUXILIARES

O

DERECHOHABIENTE

C

CON LOS ASIENTOS CONTABLES CORRESPONDIENTES


BAJAS

FORMATOS

ACLARACIÓN DE SALDO

1

2

QUE ESTÉN CORRECTOS

PARA ACTUALIZACIÓN Y AFECTACIÓN EN EL

AUXILIAR

ELABORA PARA PAGO DE PRÉSTAMOS ATENCIÓN

TELEFÓNICA A DERECHOHABIENTESVOLANTE




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: CANCELACIONES DE PRÉSTAMOS.

Objetivo: Llevar a cabo el seguimiento de la recepción de una Solicitud de Cancelación y operación de Préstamo, hasta que éstase autorice.

Frecuencia: Diaria.

1. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el encargado de dar seguimiento a las Solicitudes de Cancelación y operaciónde Préstamos emitidas por el Departamento de Prestaciones Económicas.

2. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de autorizar los Movimientos de Alta y Baja, al Auxiliar dePréstamos de Corto Plazo, Bis, Préstamos a Mediano Plazo, Saldos Insolutos, generados por la aplicación de ChequesCancelados.

3. Será considerada una baja cuando el interesado no acepta el monto del Préstamo, por no convenir a sus intereses o fallecimientodel derechohabiente.

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TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE(MESA DE CONTROL)


AUXILIAR CONTABLE

CAPTURISTA

1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

9

Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas, Memorándum solicitán-dole la cancelación del nuevo crédito y la copia de la Liquidación del Cheque.

Anota en el Control de Cheques Cancelados del Mes y anexa con el Memo-rándum al Expediente.

Entrega copia del Memorándum al auxiliar contable para que genere los Movi-mientos de Alta y/o Baja con sus asientos contables correspondientes y formatoAviso de Movimiento de Alta y/o Baja.

Genera y turna los Movimientos (Alta y/o Baja) al auxiliar contable encargadode la mesa de control, para su revisión y validación en el sistema de préstamos.

Recibe Movimientos (Alta y/o Baja) y verifica que estén correctos.

¿Están correctos los Movimientos (Alta y/o Baja)?

En caso de que no estén correctos:Devuelve Movimientos (Alta y/o Baja), al auxiliar contable para su corrección.

Regresa a la actividad 4.

En caso de que sí estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.

Recibe, autoriza y devuelve los Movimientos (Alta y/o Baja), al auxiliar conta-ble, para la integración del Paquete.

Integra el Paquete y turna al capturista.

Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza Resumen Diaria y la turna al Jefedel Departamento de Control Financiero.


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PROCEDIMIENTO DE CANCELACIONES Y OPERACIÓN DE PRÉSTAMOS

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RECIBE

INICIO


ADEUDOS

MEMORÁNDUM

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS

ANOTA Y

ANEXA

FIN

NO

AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE

CONTROL


GENERAY

TURNA

SÍ

DEVUELVE

TURNA

MOVIMIENTOS

ENTREGA

PARA CANCELACIÓN DE CRÉDITO

LIQUIDACIÓN

CHEQUE

C

CONTROL DE CHEQUES

CANCELADOS DEL MES

MEMORÁNDUM

EXPEDIENTE

MOVIMIENTOS

AUXILIAR

ASIENTOS CONTABLES

MOVIMIENTOSSISTEMA DE

PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO

PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN


DE MESA DE CONTROL

RECIBE Y

VERIFICA

MOVIMIENTOS

AUXILIAR CONTABLE

PARA CORRECCIÓN


DE CONTROL DE ADEUDOS

PARA AUTORIZACIÓN


CONTROL DE ADEUDOS

RECIBE, AUTORIZA

YDEVUELVE

MOVIMIENTOS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE MESA DE CONTROL

PARA INTEGRACIÓNAL PAQUETE

INTEGRA Y

TURNA

AUXILIAR MESA

DE CONTROL

PAQUETE

CAPTURISTA

RECIBE, CAPTURA

Y EMITE

PÓLIZA RESUMENDIARIA

PAQUETEDEPARTAMENTO

CONTROLFINANCIERO

CAPTURISTA

1

1

C





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2 4 D E


PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: DEPURACIÓN DE LA CUENTA 91’s (CHEQUES CANCELADOS).

Objetivo: Mantener un control adecuado de las cuentas Auxiliares 91’s, depurando los registros que correspondan a ChequesCancelados de Préstamos en sus Diversas Modalidades.


1. El Departameto de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realiza la depuración de las Cuentas 91°s integrada por la9153(Préstamos a Corto Plazo Bis), 9163 (Préstamos Emergentes), 9173 (Saldos Insolutos de Préstamos a Corto Plazo) y 9183(Préstamos a Mediano Plazo).

2. Se entiende por Movimiento, todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a unsolicitante, para efectuar la resstructuración del crédito.

- Es el caso de Baja, cuando aun tiene saldo por vencer en financieros.

- Es el caso de Alta, al saldo por vencer mas el adeudo vencido reestructurado.

- Es el caso de Alta como aval de sí mismo, cuando el interesado tiene adeudo por un nuevo crédito.

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PUESTO Y/O ÁREA DESCRIPCIÓNNo.

AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE

CAPTURISTA


1

1.A

2

3

4

4.A

5

6

7

8

9

Mensualmente, revisa el Auxiliar de la Cuentas 9153, 9163, 9173 y 9183(Cheques Cancelados) y verifica en la Lista de Cheques Cancelados, si laaplicación contable es la correcta.

¿Están correctas las aplicaciones?

En caso de que esté correcta la aplicación contable:Marca en el Auxiliar de la Cuentas 9153, 9163, 9173 y 9183 (ChequesCancelados).

Continúa con la actividad 4.

En caso de que no estén correctas:Realiza los Movimientos Contables en el Formato (PRE-007-016, Aviso deMovimiento de Alta y Baja) o la Póliza de Reclasificación correspondiente.

Turna los Movimientos para revisión al auxiliar contable de la Mesa de Control.

Recibe y verifica los Movimientos.

¿Están correctos?

En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos para corrección.

En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.

Autoriza los Movimientos y los devuelve al auxiliar contable para que integre elPaquete de los Movimientos.

Recibe, integra el Paquete de los Movimientos y turna al capturista.

Recibe el Paquete de los Movimientos, captura y emite la Póliza ResumenDiaria, en el sistema de las Cuentas 91°s, y entrega al Jefe de la Oficina deControl de Adeudos, en original (y copia para el acuse), para su autorización.

Recibe y firma de autorización en la Póliza Resumen Diaria, y turna en originaly copia para acuse, al Departamento de Control Financiero.


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PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN DE LA CUENTA 91’s (CHEQUES CANCELADOS)

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REVISAY

VERIFICA

INICIO

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR DE CUENTAS 9153, 9163, 9173, 9183 (CHEQUES CANCELADOS)

AUXILIAR CONTABLE DE MESA

DE CONTROL


TURNA

SÍ

DEVUELVE

MOVIMIENTOS

¿ESTÁ CORRECTA LA APLICACIÓN CONTABLE?

MENSUALMENTE, SI LA APLICACIÓN CONTABLE ES

CORRECTA

LISTA DE CHEQUES

CANCELADOS

O

SÍ

MOVIMIENTOS

PARA REVISIÓN

RECIBEY

VERIFICA

AUXILIAR CONTABLE DE LA

MESA DE CONTROL

PARA CORRECCIÓN


CONTROL DE ADEUDOS

AUTORIZA Y

DEVUELVE

MOVIMIENTOS

AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE CONTROL


RECIBE,INTEGRA Ý

TURNA

CAPTURISTA

PAQUETE

MARCA

NO

REALIZA

MOVIMIENTOS CONTABLES

FORMATO

O PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN,

CORRESPONDIENTE

MOVIMIENTOS

NO

CAPTURISTA

RECIBE, CAPTURA,

EMITEY ENTREGA



DECONTROL DE

ADEUDOS


RECIBE, FIRMA

YTURNA ALTITULAR DEL

DEPARTAMENTO DE CONTROLFINANCIERO

FIN

QUE YA ESTÁELABORADA

AUXILIAR DE CUENTAS 9153, 9163, 9173, 9183

(CHEQUES CANCELADOS)

1

1

2


MESA DE CONTROL

PAQUETE



O

C


DECONTROL DE

ADEUDOS

SISTEMA DE LAS

CUENTAS 91’S

O


C

MOVIMIENTOS

TURNA

MOVIMIENTOS


CONTROL DE ADEUDOS


AUXILIAR CONTABLE DE MESA

DE CONTROL

2




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24 D E

NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: BAJA DE LAS CLAVES 4 Y 5.

Objetivo: Mantener actualizados los Movimientos de Baja (Clave 4 Incobrable) o Alta (Clave 5 Fiadores) de los préstamos,para un control adecuado.

Frecuencia: Diario.

1. La Oficina de Control de Adeudos del Departamento de Ingresos, será responsable de mantener actualizados los movimientosreflejados en las claves 4 Incobrable y 5 Alta fiadores.

2. Movimiento, es todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a los solicitantes.

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AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

3.A

4

5

6

7

Recibe un Volante, de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales,solicitándole Baja por la clave 4 (incobrables) o, 5 (Alta al fiador).

Turna el Volante, al auxiliar contable correspondiente.

Verifica en el sistema de adeudos y en el Expediente, si el solicitante tieneadeudo.

¿Tiene adeudo?

En caso de que no tenga adeudo:Da de Baja en el sistema de adeudos y notifica ésto vía telefónica a la Oficina deAfiliación y Expedición de Credenciales.

Fin

En caso de que si tenga adeudo:Informa a la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales, que no se lepuede dar de Baja, debido a que el solicitante tiene un adeudo.

Imprime el Auxiliar del saldo que tenga el solicitante y anexa al Volante expe-dido, para su aclaración.

Pide al solicitante que pase a la ventanilla de aclaraciones de préstamos, pararegularizar su situación y se le dé de Baja en el sistema de adeudos.

Pasa el tiempo.

Notifica vía telefónica a la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales, de laBaja realizada.


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PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE CLAVES 4 Y 5

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RECIBE

INICIO


CONTROL DE ADEUDOS

VOLANTE

FIN

PARA DAR DE BAJA O ALTA, CLAVES 4 ó 5

NO DA DE BAJAY

NOTIFICA¿TIENE ADEUDO?

AUXILIAR CONTABLE

SÍ

EXPEDIENTE

VERIFICA

INFORMA

TURNA

DE LA OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN

DE CREDENCIALES

SISTEMA DEADEUDOS

SI EL SOLICITANTE TIENE ADEUDO

TELEFÓNICAMENTE, QUE NO PROCEDE LA BAJA, TIENE

ADEUDO

OFICINA DE AFILIACIÓNY EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES

AUXILIAR CONTABLE CORRESPONDIENTE

VOLANTE

SISTEMA DEADEUDOSBAJA

OFICINA DE AFILIACIÓN Y

EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES

SOLICITA

VERBALMENTE, ACUDA A VENTANILLA DE ACLARAC. DE PRÉSTAMOS A

REGULARIZAR SU SITUACIÓN

AL DERECHOHABIENTE

IMPRIMEY

ANEXA

AUXILIAR DEL

SALDO

VOLANTE

NOTIFICA

TELEFÓNICAMENTE, DE LA BAJA REALIZADA

OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES

FIN





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2 4 D E


PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: IDENTIFICACIÓN DE ADEUDOS PARA TRÁMITES DE JUBILACIÓN, PENSIÓN, ALTAS, SEGURIDAD SOCIALINDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DÍAS Y APLICACIÓN DE CUOTAS.

Objetivo: Detectar y reportar los adeudos que presente el derechohabiente en trámite de pensionarse, para su control y recupera-ción.

Frecuencia: Permanente.

1. El Departamento de Ingresos mantiene una estrecha colaboración y comunicación con el Departamento de Vigencia de Derechos, encuanto a la información de los adeudos contraidos por los derechohabientes que habrán de cambiar de activos apensionistas.

2. El Departamento de Ingresos realiza la recuperación de los adeudos que el derechohabiente haya contraido por conceptos depréstamos (Saldos insolutos, Emergentes, P.C.P. o P.M.P.), Vivienda o Anticipo de pensión.

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AUXILIAR ADMNISTRATIVO

AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

4

4.A

5

5.A

6

Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos, el Reporte de Altas enNómina (mensual), vía electrónica y un Memorándum dirigido al Jefe del Depar-tamento de Ingresos, donde se solicita el adeudo vencido por trámite de jubilación,pensión, indemnización global, pago de días o aplicación de cuotas y de vivienda.

Recibe el Reporte de Solicitud del adeudo para la aplicación de cuotas. Anotael adeudo en la Libreta de Control y turna al auxiliar contable, para los efectosprocedentes.

Recibe el Reporte de Solicitud del adeudo y el Reporte de Altas para Nómi-na de Pensionados y firma de recibido en la Libreta de Control.

Relaciona en el Consecutivo los Formatos de Seguridad Social (Indemniza-ción, pago de días, aguinaldo proporcional) y verifica en el Listado de Vivienda,si tiene adeudo (S.E.V., adeudo IPE y de vivienda).

¿Tiene adeudo de vivienda?

En caso de que tenga adeudo de vivienda:Turna a la Oficina de Recuperación de Adeudos, una copia del Formato deReporte de Adeudos y un Memorándum dirigido al Titular del Departamento deIngresos, para los efectos procedentes.

Fin

En caso de que no tenga adeudo de vivienda:Verifica en el sistema de ingresos y en el Expediente, el saldo de Préstamos ensus diferentes modalidades (Saldos insolutos, Emergentes, P.C.P. o P.M.P.), Che-ques Cancelados (de las diferentes modalidades) y Conciliaciones (de las diferen-tes modalidades), si tiene adeudo.

¿Tiene adeudo?

En caso de que tenga adeudo:Elabora Movimiento de Alta y/o Baja en el Auxiliar, Formato de Aviso deMovimiento de Alta o Baja (PRE-07-016), con los asientos contables corres-pondientes, considerando los descuentos no efectuados, comprobantes devueltosen sus diferentes modalidades y determina el saldo vencido a la fecha, para quesea descontado en su alcance retroactivo.

En caso de que no tenga adeudo:Verifica en el Auxiliar de Préstamos en sus Diferentes Modalidades, corres-

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O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E



AUXILIAR ADMNISTRATIVO(MESA DE CONTROL)


AUXILIAR ADMNISTRATIVO(MESA DE CONTROL)

CAPTURISTA

7

8

9

9.A

10

11

12

13

pondiente a la fecha de Baja y elabora Póliza de Diario.

Requisita en el apartado DATOS DEL ADEUDO (Formato SES-533-036,For-mato de Reporte de Adeudos), lo correspondiente al adeudo y la aplicacióncontable.

Turna los Movimientos o Póliza, a la Mesa de Control, para su revisión yvalidación en el sistema de préstamos.

Recibe los Movimientos y verifica que estén correctos.


En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos al auxiliar contable, para su corrección.

En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Titular de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.

Recibe, autoriza y devuelve los Movimientos, al auxiliar de la Mesa deControl para la integración del Paquete.

Integra el Paquete y turna:-Original al Departamento de Vigencia de Derechos.-Una copia al capturista.-Una copia a la Mesa de Control correspondiente para el archivo.

Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria en original ycopia, y las turna al Departamento de Control Financiero, la copia es paraacuse.


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O CT U B R E 2016

24 D E

NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS POR TRÁMITES DE JUBILACIÓN, PENSIÓN,INDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DÍAS Y APLICACIÓN DE CUOTAS

88

RECIBE

INICIO


CONTROL DE ADEUDOS

REPORTE DE ALTAS

SOLICITA ADEUDO VENCIDO POR TRÁMITE DE JUBILACIÓN,

PENSIÓN, ETC.

SÍ

SI TIENE ADEUDO

¿TIENE ADEUDO DE VIVIENDA? OFICINA DE


NO

AUXILIARCONTABLE

RECIBE Y

FIRMA

FORMATO

RECIBE,ANOTA

Y TURNA

DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS


SISTEMA DEPRÉSTAMOS

RELACIONAY

VERIFICA

SISTEMA DEINGRESOS

CONSECUTIVO

FIN

REPORTE DE SOLICITUD DE

ADEUDO

REPORTE DE

ALTAS

AUXILIAR CONTABLE

FORMATOS DE SEGURIDAD

SOCIAL

VERIFICA

EXPEDIENTE

SALDO DE PRÉSTAMOS Y

CONCILIACIONES

¿TIENE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS

DIVERSAS MODALIDAES, CHEQUES Y

CONCILIACIONES?

SÍ

NO

ELABORAY

DETERMINA

MOVIMIENTO DEALTA

OBAJA

FORMATO

ASIENTOSCONTABLES, PARA DESCONTAR A

SU ALCANCE RETROACTIVO

VERIFICAY

ELABORA

AUXILIAR DE

PRÉSTAMOS

TURNA

MOVIMIENTOSO´PÓLIZA

MESA DE CONTROL

PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN


DE MESA DECONTROL

RECIBEY

VERIFICA

MOVIMIENTOSO PÓLIZA


NO

SÍ

DEVUELVE

MOVIMIENTOS

AUXILIAR CONTABLE

PARA CORRECCIÓN

TURNA

TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS

PARA AUTORIZACIÓN


CONTROL DE ADEUDOS

RECIBE, AUTORIZA

Y DEVUELVE

MOVIMIENTOS

AUXILIAR DE LA MESA DE

CONTROL

PARA INTEGRACIÓN DEL PAQUETE

INTEGRA

Y

TURNA

PAQUETE

O

C

C


CAPTURISTA

CAPTURISTA

PAQUETE

RECIBE, CAPTURA

Y

EMITE

PÓLIZA RESUMEN

DIARIA


C

TURNA


REQUISITA

FORMATO

PAQUETE

PAQUETE

VÍA ELECTRÓNICA

EN NÓMINA, MENSUALMENTE

MEMORÁNDUM

DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS

LIBRETA DE CONTROL

REPORTE DE SOLICITUD

DEADEUDO

LIBRETA DE

CONTROL

LISTADO DE

VIVIENDA

MEMORÁNDUM


DE INGRESOS

FIN

SALDO VENCIDO A LA FECHA

PÓLIZA DE DIARIO

EN SUS DIFERENTES MODALIDADES

CORRESPONDIENTE AL ADEUDO Y APLICACIÓN

CONTABLE

1

MOVIMIENTOS

MESA DE CONTROL


CONTROL

1

FIN


FIRMA DE RECIBIDO

SISTEMA DEINGRESOS

O

O

PÓLIZA RESUMEN

DIARIA

C PARA ACUSE

SI TIENE ADEUDO





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O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.

Objetivo: Detectar los descuentos que no se hayan efectuado oportunamente al derechohabiente, realizar los registros correspon-dientes y darle seguimiento para recuperarlo.

Frecuencia: Quincenal.

1. El Titular de la Oficina de Control de Adeudos, autoriza la recuperación del descuento no efectuado al derechohabiente, después dela revisión detallada de la situación actual del derechohabiente.

2. EL Titular de la Oficina de Control de Adeudos, asigna situación 4 (incobrable), en el caso de que no se encuentre activo alderechohabiente, en el Sistema de Banco de Datos, y éste no tenga fiador, lo turna a la Subdirección Jurídica para que se lleve a caboel Procedimiento de Recuperación de Adeudos P.C.P. (Cartera Vencida).

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NO V IE MB R E 2016



CAPTURISTA

AUXILIAR CONTABLE

CAPTURISTA

AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

4

5

6

7

7.A

8

8.A

Recibe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, las Pólizas deDiario y Disquette, con los descuentos efectuados por el Organismo y los turnaal capturista.

Recibe y concilia a través del sistema, los descuentos enviados al Organismo,contra el Disquette de lo pagado por el mismo y con el Cuadro de Liquidaciónlo cobrado.

Emite Listado de Descuentos No Efectuados (Conciliación Quincenal) yla turna al auxiliar contable.

Recibe la Conciliación Quincenal y valida la información con el Auxiliar de lascuentas (Descuentos no efectuados) 9154 , 9164, 9174 y 9184 y elaborauna Nueva Conciliación Manual, misma que turna al capturista para que lagrabe en el sistema.

Recibe, captura la información y devuelve la Nueva Conciliación Manual oListado, al auxiliar contable.

Recibe y en base a la validación, emite del sistema, el Estado de Cuenta,Partidas de Conciliación y Cheques Cancelados.

Verifica en el sistema de activos del Departamento de Banco de Datos, si elderechohabiente se encuentra aún activo.

¿Se encuentra activo?

En caso de que esté activo:Elabora Movimiento de Alta (PRE-007-016) y se procede a realizar el des-cuento.

Pasa a la actividad 10.

En caso de que no esté activo:Verifica si tiene fiador, en el sistema de consulta múltiple de adeudos.

¿Tiene fiador?

En caso de que tenga fiador:Lo da de Alta y se procede a realizar el descuento.

Fin

90





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2 4 D E


PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No.

AUXILIAR CONTABLE



AUXILIAR CONTABLE

CAPTURISTA

9

10

11

11.A

12

13

14

15

DESCRIPCIÓN

En caso de que no tenga fiador:Elabora Movimiento de Alta y le asigna situación 4 (incobrables) y turna a laSubdirección Jurídica.

Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.

Turna los Movimientos a la Mesa de Control para su revisión.



En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos al auxiliar contable para su corrección.

En caso de que estén correctos:Turna al Titular de la Oficina de Control de Adeudos, para su autorización.

Recibe, autoriza los Movimientos y devuelve al auxiliar contable de la Mesa deControl, para la integración del Paquete.

Integra el Paquete y lo turna al capturista.

Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria, turna original alDepartamento de Control Financiero y solicita sello de acuse en una copia.


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NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS

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SISTEMA DE ACTIVOS

RECIBE Y

TURNA

INICIO


ADEUDOS

PÓLIZASDE DIARIO DESCUENTOS EFECTUADOS

POR EL ORGANISMO

SÍ¿SE ENCUENTRA ACTIVO?

DESCUENTOS ENVIADOS AL ORGANISMO

NO

EMITE Y

TURNA

MOVIMIENTO DE ALTA

PRE-007-016

RECIBEY

CONCILIA

CAPTURISTA

CAPTURISTA

SISTEMA DEINGRESOS

RECIBE,VALIDA

ELABORA Y TURNA

CONCILIACIÓN QUINCENAL

CUADRO DELIQUIDACIÓN

LISTADO DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS

CONCILIACIÓNQUINCENAL

AUXILIAR DE LAS CUENTAS 9154,9164, 9174 Y 9184

ELABORAY

DESCUENTA

VERIFICA

SISTEMA DE ACTIVOS


NO

SÍ

DEVUELVE

MOVIMIENTOS

TURNA

TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS



CONTROL DE ADEUDOS

MOVIMIENTOS

DISQUETTE

OFICINA DE INGRESOS POR

ORGANISMO

1

DISQUETTE

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

NUEVA CONCILIACIÓN

MANUAL

CAPTURISTA

PARA QUE CAPTUREEN EL SISTEMA

RECIBE,CAPTURA

Y DEVUELVE

NUEVA CONCILIACIÓN

MANUAL O LISTADO

CAPTURISTA

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

RECIBEY

EMITE

ESTADO DE CUENTA

CHEQUES CANCELADOS

PARTIDAS DE CONCILIACIÓN

DEL DEPARTAMENTO DE BANCO

DE DATOS, SI EL DERECHOHABIENTE ESTÁ ACTIVO

VERIFICA

¿TIENE FIADOR?

ELABORA, ASIGNA

Y TURNA

SIST. DE CON-SULTA MÚLTIPLE

DE ADEUDOS

ELABORAY

DESCUENTA

MOVIMIENTO DE ALTA

MOVIMIENTO DE ALTA

SITUACIÓN 4 INCOBRABLES

RECUPERACIÓN DE ADEUDOS (CARTERA

VENCIDA)

FIN

2

NO

SÍ

TURNA

MOVIMIENTOS

MESA DE CONTROL

PARA SU REVISIÓN

AUXILIAR CONTABLE

RECIBEY

VERIFICA

MOVIMIENTOS

AUXILIAR CONTABLE

PARA CORRECCIÓN

RECIBE,AUTORIZA

YDEVUELVE

MOVIMIENTOS

1

2

1


MESA DE CONTROL

AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE CONTROL

PARA LA INTREGRACIÓN DEL

PAQUETE

SI TIENE FIADOR





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2 4 D E


PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS

93

FIN


MESA DE CONTROL

PAQUETE

RECIBE,

INTEGRA Y

TURNA


C

1

CAPTURISTA

CAPTURISTA

PAQUETE

RECIBE, CAPTURA,

EMITE Y TURNA


O

SELLO DE ACUSE




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NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS.

Objetivo: Realizar a recuperación de los documentos que respalden los pagos (Pólizas, Notas de Crédito y ComprobantesDevueltos), para su resguardo y control.

Frecuencia: Diario.

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, registra en el sistema de ingresos, los comprobantesdevueltos.

94





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AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

3.A

3.B

4

4.A

4.A.1

5

6

Recibe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, las Pólizas, Notasde Crédito y Comprobantes Devueltos.

Turna al capturista las Notas de Crédito y copia de la Póliza para su registro enel sistema y al auxiliar contable los Comprobantes Devueltos con las notas y lasPólizas.

Verifica en el sistema de Activos de Banco de datos, el saldo correspondiente y siestá activo el derechohabiente.

¿Está activo el derechohabiente?

En caso de que esté activo:Elabora Movimiento de Alta (Formato PRE-007-016) y Pólizas porReclasificación.

Realiza a través de la Dependencia a la que pertenece, su descuento.

En caso de que no esté activo:Verifica si tiene fiador.

¿Tiene fiador?

En caso de que tenga fiador:Lo da de Alta.


En caso de que no esté activo ni tenga fiador:Elabora Movimiento de Alta y lo ubica a situación 4 (incobrables) y turna a laSubdirección Jurídica.

Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finan-zas.

Turna los Movimientos a la Mesa de Control, para su revisión.




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NO V IE MB R E 2016




CAPTURISTA

6.A

7

8

9

10

11

12

En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos, al auxiliar contable para su corrección.

En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.

Autoriza y devuelve los Movimientos al encargado de la Mesa de Control parala integración del Paquete.

Integra el Paquete y turna al capturista para la validación de los Movimientos enel Auxiliar de Préstamos.

Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria y la turna al Depar-tamento de Control Financiero.

Emite el Auxiliar de Préstamos en sus diferentes modalidades.

Realiza los descuentos a través de las respectivas Dependencias.


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2 4 D E


RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS

97

MOVIMIENTOS

NOTAS

COMPROBANTESDEVUELTOS

RECIBEY

TURNA

INICIO


CONTROL DE ADEUDOS

PÓLIZA

FIN

SÍ

SI TIENE FIADOR

¿ESTÁ ACTIVO EL DERECHOHABIENTE?

NO

CAPTURISTA

AUXILIARCONTABLE

SISTEMA DEACTIVOS

ELABORA

CONSECUTIVO

VERIFICASI ESTÁ ACTIVO

Y SU SALDO

ELABORA, UBICA

YTURNA

MOVIMIENTOS


RECIBEY

VERIFICA

MOVIMIENTOS


SÍ

C

NO

DEVUELVE


CONTROL DE ADEUDOS

PARA CORRECCIÓN

¿EL DERECHOHABIENTE TIENE FIADOR?

TURNA

DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMO

NOTAS DECRÉDITO

AL AUXILIAR

CONTABLE

PÓLIZAS

ALTA

VERIFICA

SÍDA DE ALTA

ALTA

SITUACIÓN 4 (INCOBRABLE)

RECUPERACIÓN DE ADEUDOS PRÉSTAMOS A CORTO

PLAZO, CARTERA VENCIDA

MESA DE CONTROL

AUXILIAR CONTABLE DE MESA DE CONTROL

NO

FORMATO

AUXILIAR CONTABLE

TURNA


MOVIMIENTOS

AUTORIZA Y

DEVUELVE ENCARGADO DE LA MESA

DE CONTROL


INTEGRA

PAQUETE

CAPTURISTAPARA VALIDACIÓN EN

AUXILIAR DE PRÉSTAMOS

CAPTURISTA

PAQUETE

RECIBE, CAPTURA Y

EMITE


PÓLIZA DE RESUMEN

DIARIA

FIADOR

DESCUENTA

A TRAVÉS DE DEPENDENCIA

DONDELABORA

FIN

1

PARA REVISIÓN

1

EMITE

AUXILIAR DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES

REALIZA

DESCUENTOS

EN RESPECTIVAS DEPENDENCIAS

PARA REGISTRO EN EL SISTEMA

MOVIMIENTOS

QUE ESTÉN CORRECTOS

ENCARGADO DE MESA

DE CONTROL

2

2


CONTROL DE ADEUDOS

PÓLIZAS POR RECLASIFI-CACIÓN




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24 D E

NO V IE MB R E 2016

1. El Departamento de Ingresos actualiza en el sistema de ingresos, los Movimientos de Alta de los préstamos otorgados.

2. La actualización de las Altas de los préstamos se lleva a cabo diariamente, para contar a fin de mes con todos los movimientosefectuados en el periodo.

3. Cada fin de mes se emiten los documentos de Validación Global Mensual, Auxiliar de Préstamos, Listados de Descuentos yPréstamos para los Organismos Descentralizados.

4. La Oficina de Control de Ingresos por Organismos, a fin de mes, lleva a cabo la Validación Global Mensual, imprime y entrega ala Oficina de Control de Adeudos.

5. La Oficina de Control de Adeudos, cada fin de mes, imprime el Auxiliar de Préstamos y turna a la encargada de la ventanilla de losEstados de Cuenta.

6. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, imprime el original de los Comprobantes de descuentos, adjunta a un original y co-pia del Listado de los comprobantes de descuentos y entrega al Jefe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, y ésteentrega el original a las Dependencias y la copia para su acuse (archivará durante un mes).

7. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de imprimir en original y copia, todos los Listados de Descuentosy Préstamos para los Organismos Descentralizados (SEFIPLAN, SEV, Legislatura,Tribunal Superior, Servicios de Salud, RadioT.V. de Veracruz, Universidad Veracruzana, MAVER y CEAS).

8. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos entrega el original de los Listados de Descuentos y Préstamos para los OrganismosDescentralizadosal Jefe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos y la copia, anexando un disquette (con la mismainformación) y un Oficio dirigido a cada Dependencia; solicitando la firma en el acuse.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ADEUDOS POR PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES.

Objetivo: Actualización en el sistema de ingresos de los diferentes movimientos efectuados por Préstamos en sus DiversasModalidades.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1

2

2.A

3

4

Graba, por medio del sistema de ingresos, todos los datos del solicitante delPréstamo (PCP, PMP, Emergente o Saldos Insolutos), obteniéndolos deldocumento del Movimiento de Alta (recibido previamente de cada una de lasMesas de Control).

Verifica, en base a los Movimientos de Alta efectuados, que los datos captura-dos estén correctos.

¿Están correctos los datos capturados?

En caso de que no estén correctos:Corrige los datos en el sistema, en base a los Movimientos de Alta efectuadosy continua con la actividad 3.

En caso de que estén correctos:Actualiza diariamente, mediante sistema, los descuentos a efectuar, en base a losMovimientos de Alta efectuados.

Imprime el Reporte de Validación Actualizado y turna al Titular de la Oficina deControl de Adeudos, para su archivo permanente.


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NO V IE MB R E 2016

ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ADEUDOS DE LOS PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES

100

GRABA

INICIO


MOVIMIENTO DE ALTA

SÍ

VERIFICA

MOVIMIENTODE ALTA

¿ESTÁN CORRECTOSLOS DATOS?

NO

ACTUALIZA

DIARIAMENTE, DESCUENTOS A EFECTUAR

CORRIGE

DATOS DELSOLICITANTE DEL

PRÉSTAMO

SISTEMA DEINGRESOS

DATOSGRABADOS

SISTEMA DEINGRESOS

SISTEMA DEINGRESOS

SISTEMA DEINGRESOS

1

1

IMPRIMEY

TURNA

REPORTE DE

VALIDACIÓN

TITULAR DE LA OFNA. DE CONTROL

DE ADEUDOS

PARA QUE ARCHIVE PERMANENTEMENTE

FIN





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2 4 D E


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da seguimiento a los rechazos bancarios emitidos por elDepartamento de Egresos.

2. El trabajador o pensionista que solicite préstamo domiciliado requiere de una cuenta de nómina bancaria, la cual no deberá sercancelada durante la vigencia del préstamo domiciliado.

PROCEDIMIENTO

Nombre: REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS

Objetivo: Realizar conciliaciones de adeudos de los derechohabientes en situación de préstamo domiciliado.


NORMAS

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O CT U B R E 2016

24 D E

NO V IE MB R E 2016


AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)

AUXILIAR ADMINISTRATIVO/AUXILIARCONTABLE

1

2

3

4

Recibe del Departamento de Egresos los rechazos bancarios de la quincena atrabajar, antes de entregar al capturista para su ingreso en auxiliares del sisterma.

Analiza y descarga la información recibida por modalidad e institución bancaria.

Elabora Reporte unificado de rechazos bancarios y turna mediante carpetacompartida, a los Auxiliares Administrativos y/o Contables.

Recibe el Reporte unificado de rechazos bancarios, mediante el cual trabaja-ran las quincenas reportadas para elaboración de movimientos.

Conecta con el Procedimiento de Pagos directos de Pre´stamos domiciliados delDepartamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.


102





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2 4 D E


REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS

RECIBE


INICIO

RECHAZOS BANCARIOS

ELABORA Y TURNA

RECIBE

FIN

DE LA QUINCENA A TRABAJAR

ANALIZA Y DESCARGA

RECHAZOSBANCARIOS

POR MODALIDAD Y BANCO

REPORTE UNIFICADO DE RECHAZOS BANCARIOS

PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTODE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS DEL


AUXILIAR ADMIISTRATIVO Y/OCONTABLE

AUXILIAR ADMIISTRATIVO Y/OCONTABLE

REPORTE UNIFICADO DE RECHAZOS BANCARIOS

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NO V IE MB R E 2016

1. El Departamento Ingresos, recibe memorándum del Departamento de Prestaciones Económicas en el cual se cancela el cheque yoperación del préstamo emitido para efectuar la baja de la operación o alta en caso de haber sido renovaciónde préstamos delesquema tradicional sólo podrá solicitarlo el trabajador o pensionista en el mismo mes de expedición y genera un cobro de gastos deadministración por el 1%, por lo que la Oficina de Control de Adeudos procede a realizar los movimientos correspondientes.

2. El préstamo en esquema domiciliado sólo podrá ser cancelado por el trabajador en la misma quincena, en el caso del pensionista enel mismo mes, la gestión de cancelación podrá efectuarla la organización sindical.

PROCEDIMIENTO

Nombre: CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES

Objetivo: Llevar a cabo el seguimiento de la recepción de una solicitud de Cancelación de Préstamos en diferentes modalidades,hasta que se autorice.

Frecuencia:

NORMAS

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2 4 D E




AUXILIAR ADMINISTRATIVO ( MESA DE CONTROL)


1

2

2.A

3

4

5

5.A

6

7

Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas Memorándum solicitandola cancelación del préstamo otorgado, anexando copia de la liquidación y turnapara seguimiento.

Recibe y analiza para verificar la situación del préstamo solicitado, para procedera la baja en sistema del mismo.

¿La liquidación contempla una renovación de préstamo?

En caso de que si contemple:Realiza la Baja en sistema en el esquema domiciliado, cuando es renovación dela modalidad tradicional a domiciliado.

En caso de que no contemple:Elabora el Alta del monto de renovación en tradicional.

Nota: Cuando es renovación de modalidad domiciliado, se deriva la baja ensistema en el esquema domiciliado del monto de renovación.

Elabora tarjeta informativa de los movimientos efectuados para autorización deltitular de la Oficina de Control de Adeudos.

Recibe la tarjeta informativa para verificación de la misma.


En caso que no estén correctos:Devuelve la tarjeta informativa al auxiliar administrativo para su corrección.

En caso que estén correctos:Turna la tarjeta informativa al Titular del Departamento de Control Financiero yal de la Oficina de Caja General.

Autoriza y turna tarjeta informativa al capturista para grabar en Sistema deIngresos.


105




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NO V IE MB R E 2016

CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN DIVERSAS MODALIDADES

RENOVACIÓN EN MODO TRADICIONAL

ALTA

SISTEMA

RECIBE Y TURNA


ADEUDOS

INICIO


(MESA DE CONTROL)

MEMORÁNDUM

ELABORA

TARJETA INFORMATIVA

DE TRADICIONAL A DOMICILIADO


RECIBE YVERIFICA

¿LA LIQUIDACIÓN CONTEMPLA UNA

RENOVACIÓN DE PRÉSTAMO?

SIREALIZA

ELABORA

BAJA

FIN

LIQUIDACIÓN

C

RECIBE Y ANALIZA


(MESA DE CONTROL)

NO


DE ADEUDOS

TARJETA INFORMATIVA

¿ESTAN CORRECTOS LOS

MOVIMIENTOS?

SI

DEVUELVE

NO

TARJETA INFORMATIVA


(MESA DE CONTROL)

1

1

TURNA

TARJETA INFORMATIVA


CONTROL FINANCIERO

TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA

GENERAL

AUTORIZA YTURNA

TARJETA INFORMATIVA

CAPTURISTA

106





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2 4 D E


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de vigilar y controlar el comportamientode la cartera vencida, para que esta no se incremente.

2. Se considera mora, a la falta de pago oportuno del deudor principal o del aval o avales, en las fechas establecidas en el plazo delpréstamo otorgado.

3. En caso de mora se cobrará un interés moratorio a una tasa de interés del 0.5% por cada quincena vencida, para el trabajador y el1% mensual para el pensionista o avales respectivamente.

4. El adeudo será reestructurado por el Instituto, calculando los intereses sobre saldos insolutos, utilizando para tal efecto la tasa deinterés aplicada en el crédito originalmente otorgado.

5. Los movimientos de reestructura pueden ser elaborados a partir de: Llamada telefónica del derechohabiente, correo electrónicoemitido por el derechohabiente y/o relación de saldos incobrables.

6. Los adeudos de los préstamos domiciliados deben ser verificados en auxiliares de las cuentas 11's y en el reporte de rechazosbancarios.

PROCEDIMIENTO

Nombre: MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES

Objetivo: Realizar recuperación de adeudos de los prestamos otorgados por el Instituto en sus diferentes modalidades.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)

AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS)



1

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3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe del derechohabiente y/o representante sindical el formato de aclaracio-nes de ventanilla donde solicita la re estructuración de adeudo vencido, el cualturna a mesa de control acompañado con el expediente e impresión de integral yauxiliares de las cuentas 91's y 11's del mismo.

Recibe y analiza.

Solicita Expedientes al Archivo de Control de Adeudos.

Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.

Recibe y analiza Expediente del derechohabiente, verificando quincenas adeu-dadas en auxiliares de las cuentas 91's y 11's, consulta de integral, recibos depago en caja y movimientos que presente el mismo.

Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento, fecha ynota de cargo para la aplicación del movimiento.

Proporciona al Auxiliar Administrativo de Mesa de Control el número de movimien-to y la fecha correspondiente para el mismo.

Imprime en dos tantos consulta integral, auxiliares, consulta múltiple y estado decuenta; verificando en sistema las solicitudes de beneficio que tenga.

Ingresa al formato de reestructura generando un movimiento de alta.

Elabora simulación de tabla reestructurada, bajo las siguientes consideracio-nes:" Esquema, modalidad del préstamo a reestructurar." Plazo, número de quincenas o meses (pensionados) en las que se reali-

zaran los futuros descuentos de la reestructura." Activo/Pensionado, estado actual del derechohabiente." Número: de afiliación o pensión." Adeudo vencido, quincenas adeudadas de la liquidación original." Fecha Moratorios, será una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do." Importe del préstamo, suma de capital y rechazos bancarios menos interésordinario de la liquidación original (capital a reestructurar).

Requisita el Formato de reestructura donde:

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15

" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM/ TRADI-CIONALES: MED. PLAZO, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Números de movimientos proporcionados por el auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Normal, Reestructura, Pago Directo yConvenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A (alta) o B (baja) según sea el movimiento;mes, día y folio proporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido: Suma de los rechazos en el descuento original" Fecha de moratorios: Una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do.

¿El préstamo no tiene saldo en sistema?

En caso no de contar con saldo en sistema se aplica el siguiente criterio:RECHAZOS Y/O ADEUDOS VENCIDOS = CAPITAL DE PRESTAMO ARESTRUCTURAR.

En caso de contar con saldo en sistema se aplica el siguiente criterio:SALDO EN SISTEMA + RECHAZOS Y/O ADEUDOS VENCIDOS - INTERESORDINARIO DEL SALDO EN SISTEMA= CAPITAL DE PRESTAMO A REES-TRUCTURAR

Realiza cargos a capital e intereses y abono de rechazos e intereses correspon-dientes en el formato de reestructura (utilizando el catalogo de cuentas correspon-diente), donde:DEBE HABER1) CAPITAL A REESTRUCTRAR 1) RECHAZOS Y/O ADEUDOS2) INTERES ORDINARIO DE LA REESTRUCTURA 2) INTERES ORDINA-RIO DE LA REESTRUCTURA2) INTERES MORATORIO DE LA REESTRUCTURA 2) INTERESMORATORIO DE LA REESTRUCTURA

Verifica que el debe y haber del movimiento este compensado.

Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe ser menor al generado en el liquido.

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CAPTURISTA

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24A

Requisita el apartado de observaciones, especificando el porqué del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado los intereses que serán cobrados.

Origina Nota de Cargo para revisión del Auxiliar Administrativo responsable.

Imprime los Formatos de Reestructura y Nota de Cargo en tres tantos y pasaa revisión.

Coteja que la información y verifica que los montos sean correctos.


En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento de reestructura al auxiliar administrativo de mesa decontrol para su corrección.

Regresa a la actividad número 8.

En caso que estén correctos:Turna el movimiento de reestructura al titular de la Oficina de Control deAdeudos.

Recibe el movimiento de reestructura, lo autoriza y turna al auxiliar administra-tivo de mesa de control asignado, para su afectación en sistema y en paquetegenerado.

Recibe el movimiento para su captura en formatos de controles internos.

Genera folios para control interno, turnando al capturista para la validación yactualización en sistema del movimiento elaborado.

Recibe el movimiento realizado para su validación y captura en sistema.


En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.


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En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete corres-pondiente.

Recibe el movimiento e integra en el Paquete del día correspondiente.

Entrega el Expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Con-trol de Adeudos.

Envía Nota de Cargo al derechohabiente por correo postal.


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MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES


INICIO

AUXILIAR ADMINISTRATIVOSOLICITA

RECIBE

FORMATO DE ACLARACIONES DE VENTANILLA

ARCHIVO DE CONTROL DE

ADEUDOS


SI

TURNA

NO

PARA CORRECCIÓN

1

1

SOLIC ITA

EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE


(MÓDULO DE INFORMACIÓN)

DEVUELVE

NÚMERO DE MOVIMIENTO Y FECHA Y NOTADE CARGO


( MESA DECONTROL)

ELABORA

RECIBE, IMPRIME Y TURNA

REPORTE DE

INTEGRALAUXILIARE DE CUENTA 91’S

Y 11’S

EXPEDIENTE DE DERECHOHABIENTE

INGRESA Y GENERA

FORMATO DE REESTRUCTURA

EN TRES TANTOS

SIMULACIÓN DE TABLA DE REESTRUCTURA

MOVIMIENTO DE R EESTRUCTURA

MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA

RECIBE, AUTORIZAY TURNA

RECIBE

DEL DERECHOHABIENTE O REPRESENTANTE

SINDICALSOLICITUD DE

REESTRUCTURA

REGISTRA Y ENTREGA



ADEUDOS


(MESA DE CONTROL)




(MÓDU LO DE INFORMACIÓN)


(MESA DE CONTROL)

REPORTE DE INTEGRAL

AUXILIARE DE CU ENTA 91’ S

Y 11’ S

RECIBE Y ANALIZA


CONSULTA INTEGRAL

ESTADO DECUENTA

IMPRIME

CONSULTA MULTIPLE

MOVIMIENTODE ALTA

REQUISITA


ORIGINA, IMPRIME Y TURNA

FORMATOS DE REESTRUCTURA

NOTA DE CARGO


(MESA DE CONTROL)

PARA REVISIÓN

RECIBE Y COTEJA


NOTA DE CARGO


(MESA DE CONTROL)



(MESA DECONTROL)


PARA AFECTACIÓN AL SISTEMA Y EN

PAQUETE GENERADO



(MESA DECONTROL)

1

2

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MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES


(MESA DE CONTROL)


SI

TURNA

NO

PARA CORRECCIÓN

2

DEVUELVE


(MESA DECONTROL)

GENERA Y TURNA

FOLIOS

MOVIMIENTO DE REESTRUCTUR A


RECIBE E INTEGRA

DEVUELVE

RECIBE Y ANALIZA



(MESA DECONTROL)

PAQUETE DIARIO

EXPEDIENTE DELDERECHOHABIENTE


(MESA DECONTROL)

1

CAPTURISTA

PARA VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN

SISTEMA

MOVIMIENTODE

REESTRUCTURA

CAPTURISTA

INCLUYENDO TODO EL SOPORTE DEL

MOVIMIENTO

ENVÍA

NOTA DE CARGO

DERECHOHABIENTE

POR CORREO POSTAL

FIN

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1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realiza el movimiento de reestructura en segunda vueltacuando el deudor omita efectuar el pago o pagos sobre la reestructura original; en caso de omitir los pagos de la segunda reestructurase elaborará el movimiento de Alta a Aval y si el adeudo no se encuentra garantizado con avales, o estos no efectúan el pago del mismo,se efectuará la recuperación mediante los procedimientos legales correspondientes.

2. En el caso de reestructura en segunda vuelta se cancelará el interés moratorio proporcional de los descuentos rechazados así comoel interés moratorio y ordinario que exista en sistema, realizando la reestructura sobre el adeudo vencido, considerando como fechade moratorio el primer descuento reestructurado rechazado.

3. En caso de que el deudor incumpla en el pago, durante un lapso mayor de cuatro meses consecutivos, conforme al plazo señaladoen la hoja de liquidación o nota de cargo, el Instituto podrá dar por vencido anticipadamente el crédito otorgado y proceder al cobrode lo que adeude

PROCEDIMIENTO

Nombre: MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTASMODALIDADES

Objetivo: Realizar recuperación de adeudos de los prestamos que ya fueron reestructurados en las modalidades de tradicional acorto y mediano plazo, así como domiciliados a corto y mediano plazo.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS


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Recibe la Relación de saldos incobrables, realiza depuración de comproban-tes devueltos y cuentas puente; solicitando los expedientes de los deudores quese encuentren en el reporte.

Solicita expedientes al Archivo de Control de Adeudos.

Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.

Analiza expediente del derechohabiente, verificando quincenas adeudadas enauxiliares de las cuentas 91's y 11's, consulta de integral, estado de cuenta, tablade amortización, consulta múltiple, solicitudes de beneficios, recibos de pago encaja y movimientos que presente el mismo.

Imprime los reportes de sistema integral, estados de cuenta, consulta múltiple,solicitudes de beneficio, tabla de amortización y auxiliares correspondientes a lamodalidad del préstamo.

Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de alta y fecha para laaplicación del movimiento.

Proporciona al Auxiliar Administrativo de Mesa de Control el número de alta yfecha correspondiente para su movimiento.

Ingresa al formato de reestructura generando un movimiento de alta.

Requisita el formato de reestructura donde:" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM / TRADI-CIONALES: MED. PLAZOM, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Proporcionada por auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Pago Directo y Convenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A o B según sea el movimiento; mes, día y folioproporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido y fecha de moratorios: Sólo aplicará en solicitud de pago

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AUXLIAR ADMINISTRATIVO


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directo y será la suma de los rechazos en el descuento original y la f echaserá una quincena antes del primer rechazo y/o adeudo.

Realiza simulación de tabla reestructurada, bajo las siguientes consideraciones:" Esquema, modalidad del préstamo a reestructurar." Plazo, número de quincenas en las que se realizaran los futuros descuen-tos de la reestructura." Préstamo, suma de capital y rechazos bancarios menos interés ordinariode la liquidación original." Adeudo vencido, quincenas adeudadas de la liquidación original." Fecha Moratorios, será una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do.

Realiza cargos a capital e intereses y abono de rechazos e intereses correspon-dientes en el formato de reestructura.

Verifica que el debe y haber del movimiento este compensado.

Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado los intereses que serán cobrados.

Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe aproximarse al generado en el liquido.

Origina Nota de Cargo para revisión del Auxiliar Administrativo responsable.

Imprime los Formatos de Reestructura y Nota de Cargo en tres tantos y pasaa revisión.



En caso que no estén correctos:Devuelve el Movimiento de reestructura al auxiliar administrativo de mesa decontrol para su corrección.Regresa a la actividad 8.

En caso que estén correctos:Turna el Movimiento de reestructura al Titular de Oficina de Control de Adeudos.

Recibe el Movimiento de reestructura, lo autoriza y turna al auxiliar administra-tivo de mesa de control asignado, para su afectación en sistema y en paquete

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CAPTURISTA


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generado.





En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.


En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete correspon-diente.

Recibe el Movimiento e integra en el paquete del día correspondiente.

Entrega el Expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Controlde Adeudos.



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MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES


INICIO

RECIBE Y DEPURA

RELACIÓN DE SALDOS INCOBRABLES


ADEUDOS


SI

TURNA

NO

PARA CORRECCIÓN

1

1

SOLICITA



(MESA DE CONTROL)

DEVUELVE


(MESA DECONTROL)

REALIZA

SOLICITA

SIMULACIÓN DE TABLA DE REESTRUCTURA




RECIBE

COMPROBANTES DEVUELTOS Y

CUENTASPUENTAS

REGISTRA Y ENTREGA



ADEUDOS


(MESA DE CONTROL)

REPORTE DE INTEGRAL

AUXILIARE DE CUENTA 91’S

Y 11’S

RECIBE Y ANALIZA


REPORTES

IMPRIME

NÚMERO DE ALTA Y FECHA DE APLICACIÓN

ORIGINA, IMPRIME Y TURNA


NOTA DE CARGO


(MESA DE CONTROL)

PARA REVISIÓN

RECIBE Y COTEJA


NOTA DE CARGO


(MESA DE CONTROL)

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS AUXILIAR

ADMINISTRATIVO(MESA DECONTROL)


PARA AFECTACIÓN AL SISTEMA Y EN

PAQUETE GENERADO



(MESA DECONTROL)

1


(MESA DE CONTROL)

ESTADO DE CUENTA

TABLA DE AMORTIZACCIÓN

SOLICITUDES DE BENEFICIOS

RECIBOS DE PAGO DE CAJA


INGRESA, REQUISITAY GENERA


MOVIMIENTODE ALTA

2

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MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES


(MESA DE CONTROL)


SI

TURNA

NO

PARA CORRECCIÓN

2

DEVUELVE


(MESA DECONTROL)

GENERA Y TURNA

FOLIOS



RECIBE E INTEGRA

DEVUELVE

RECIBE Y ANALIZA



(MESA DECONTROL)

PAQUETE DIARIO

EXPEDIENTE DELDERECHOHABIENTE


(MESA DECONTROL)

1

CAPTURISTA

PARA VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN

SISTEMA

MOVIMIENTODE

REESTRUCTURA

CAPTURISTA

INCLUYENDO TODO EL SOPORTE DEL

MOVIMIENTO

ENVÍA

NOTA DE CARGO

DERECHOHABIENTE

POR CORREO POSTAL

FIN

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1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da contestación a las Solicitudes de los derechohabientesrecibidas en ventanilla, otorgando información veraz y oportuna sobre el estado que guarda su préstamo.

PROCEDIMIENTO

Nombre: CONSULTA DE SALDOS.

Objetivo: Proporcionar la información solicitada por el derechohabiente referente al saldo y estado de su préstamo, manteniendoactualizada la información contenida en el sistema de ingresos.

Frecuencia: Diaria.

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Recibe del derechohabiente titular del préstamo y/o representante sindical lasolicitud verbal de consulta de préstamo.

¿La solicitud es emitida mediante llamada telefónica o en persona?

En caso de que sea llamada telefónica:Solicita al derechohabiente su número de afiliación y/o pensión, nombre completo,número de personal así como la Dependencia donde labora, se coteja en sistemala información proporcionada antes de dar los saldos del préstamo.

En caso de que sea en persona:Solicita al derechohabiente la credencial del IPE.

Ingresa al Sistema de Adeudos, dentro del menú Sistema Integral Gerencial IPEselecciona el sub menú Control de Adeudos y en el la opción de Consulta Integral2 ingresa el número de afiliación y/o pensión, según corresponda.

Visualiza información del sistema: adeudos como titular y/o aval, adeudos venci-dos, fecha de emisión del préstamo o del movimiento realizado al mismo y primerdescuento del préstamo.

Proporciona la información solicitada al derechohabiente.FIN.

¿No aparece información en sistema?

Ingresa al Sistema de Adeudos, dentro del menú Sistema Integral Gerencial IPEselecciona el sub menú Liquido Domiciliado e ingresa el número de afiliación y/opensión, para verificar fechas del préstamo.

Solicita al área de Archivo de Control de Adeudos el expediente de afiliación opensión del derechohabiente para verificar la información en el talón de chequedel préstamo.

¿El préstamo es domiciliado?

Verifica Reporte de rechazos bancarios, para proporcionar el saldo adeudadoque aun no se refleja en sistema.

Regresa el Expediente solicitado al Archivo de Control de Adeudos, en caso dehaber sido requerido.FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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CONSULTA DE SALDOS

RECIBE

AUXILIAR ADMINISTR ATIVO

(MÓD ULO DE INFORMAC IÓ N)

IN ICIO

SOLICITA

F IN

¿SE APERSONÓ EN O FIC INA O ES VÍA

TELEFÓNICA?

APERSO NÓ

VÍA TELEFÓNICA

1

SOLICITA

SO LICITUD VERBAL DE CONSULTA DE PRÉSTAMOS DEL DER ECHO HABIENTE TITULAR O DEL REPRESENT ANTE SINDICAL

SOLICITA NÚMERO DE AFILIACIÓN O PENSIÓN, NO MBRE COMPLETO, NÚMERO DE PERSONA L, DEPENDENCIA DO NDE LABORA

COTEJA

SISTEMA DE ADEUDOSCREDENCIAL DEL

IPE

ING RES A

SISTEMA DE ADEUDOS/SIG/CONTROL DE ADEUDOS/CONS ULTA INTEGRAL

PROPORCIO NA¿APARECE LA

IN FORMACIÓ N EN SISTEMA?

NO

SI

INFORMACIÓ N S OLICITADA

INGRESA

SISTEMA DE ADEUDOS/SIG /LIQUIDO DOMICIL IADO

CO NS ULTA FECHADEL PRÉSTAMO

1

S OLICITA

EXPEDIENTE DE AFILIACIÓN O PENSIONADO

VER IFICA

TALÓN DE CHEQ UE DE PRÉSTAMOS

¿ES DOMIC IL IADO ?

NO

SI

VERIF ICA


FIN

PROP ORC IO NA

INFO RMAC IÓ N SOLICITA DA

FIN

PROPORCIO NA

INFORMACIÓN SOLICITADA

Q UE AUN NO SE R EFLEJA EN SISTEMA

DEVUELVE

EXPEDIENTE DE AFIL IACIÓN O PENSIONADO


AL ARCHIVO DE CONTROL DE ADEU DOS DEL DEPARTAME NTO DE INGRESOS

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1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, aplicará que cuando los prestamos no puedan serrecuperados el deudor esta obligado a efectuar el pago directo en la caja general del Instituto o mediante depósito bancario.

2. En caso que por cualquier motivo (cuenta bloqueada, cancelada, insuficiencia de fondos, etc.) no se pueda efectuar el cargodomiciliado por descuento del préstamo, el deudor esta obligado a dar cumplimiento al pago del mismo.

3. El deudor y/o aval podrá realizar el pago total del adeudo por adelantado, sin penalización alguna.

4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, se condonará el interés moratorio cuando pague el deudorprincipal o el aval el adeudo vencido en su totalidad, en una sola exhibición o en dos parcialidades dentro de 30 días naturales.

PROCEDIMIENTO

Nombre: PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS

Objetivo: Realizar el cobro de adeudos vencidos a derechohabientes que solicitan préstamo domiciliado.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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Recibe la Solicitud de pago directo de adeudo vencido. Este pago puede serrealizado por el titular del adeudo o por el solicitante que traiga consigo el númerode afiliación del deudor y la cantidad adeudada.

Ingresa al Sistema de Adeudos para imprimir Consulta Integral verificando lamodalidad del préstamo otorgado y así proceder a imprimir los Auxiliares corres-pondientes.

Revisa Reporte de rechazos bancarios, para realizar el cobro de adeudosque aun no se reflejan en sistema.

Solicita al Archivo de la Oficina de Control de Adeudos el Expediente delderechohabiente para analizar los pagos del mismo.

Entrega al Auxiliar Administrativo a cargo el Expediente solicitado, registrando encontrol interno la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de la personaque lo requiere.

Ingresa al Sistema de Adeudos para realizar la captura del pago correspondienteen la opción de recibo adeudo descuentos.

Captura en la opción de recibo de adeudo descuentos el monto de ingreso a caja,el nombre del deudor y en el apartado de concepto las quincenas que se pagan,tipo de préstamo, número de afiliación, banco referenciado para el pago de sunómina, fecha de generación del préstamo, auxiliar (sólo en caso de liquidacióndel préstamo) y en las referencias los montos a pagar llevándolos a las cuentascorrespondientes según los Catálogos de Cuentas de préstamos domiciliados.

¿El préstamo es domiciliado a corto plazo o a mediano plazo?

El préstamo es domiciliado a corto plazo:" Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (34)." Abona las cuentas por cobrar del préstamo en la cuenta (1112), subcuenta(1), sub subcuenta (la que corresponda a al banco domiciliado), en el apartadode referencia se captura el año y quincena adeudada más el número de afiliacióndel derechohabiente (año+quincena adeudada+afiliación o pensión).

Cuando el número de afiliación conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 10, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 1.Cuando el número de pensión conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 20, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 2.

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8

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9

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El préstamo es domiciliado a mediano plazo:" Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (35)." Abona las cuentas por cobrar del préstamo en la cuenta (1112), subcuenta(1), sub subcuenta (la que corresponda a al banco domiciliado), en el apartadode referencia se captura el año y quincena adeudada más el número de afiliacióndel derechohabiente (año+quincena adeudada+afiliación o pensión).

Cuando el número de afiliación conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 10, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 1.Cuando el número de pensión conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 20, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 2.

¿El derechohabiente realiza liquidación de préstamo domiciliado?

En caso de que si liquide:Realiza análisis de saldo del préstamo en la consulta de integral para realizar elcobro de las quincenas restantes." Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (34) PCP domiciliado/ (35) PMP domiciliado." Carga el interés del préstamo que será condonado, en la cuenta (2306),subcuenta (6) PCP domiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (1)." Abona el capital del préstamo en la cuenta (1109), subcuenta (6) PCPdomiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (1). ), en el apartado de concep-to se captura el número de afiliación del derechohabiente y el número de quince-nas a pagar." Abona el interés del préstamo en la cuenta (1109), subcuenta (6) PCPdomiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (2).

Proporciona al derechohabiente o interesado el número de volante generadopara su pago en la Oficina de Caja General.

¿Los pagos fueron realizados mediante transferencia bancaria?

Entrega a la Oficina de Caja General copia de las transferencias bancariaspara impresión del recibo de caja correspondiente.

Recopila los Recibos de caja correspondientes al área de ingresos para elcotejo de la información.


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En caso de que estén correctos:Regresa el recibo de caja al Auxiliar Administrativo de ventanilla para su correc-ción; deben corregirse todos los recibos correspondientes al número de folioafectado.

Captura los Recibos de caja en el formato de control interno llamado Relación deRecibos, valida los movimientos e integra el paquete generado en el día paraturnar al capturista.

Regresa al Archivo de Control de Adeudos los expedientes solicitados.


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O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO DE PRÉSTMOS DOMICILIADOS

SISTEMA DEADEUDOS

RECIBE



INICIO

SOLICITUD DE PAGO DIRECTO DE ADEUDOVENCIDO

INGRESA E IMPRIME

ESTE PAGO PUEDE SER REALIZADO POR EL TITULAR DEL ADEUDO O

POR LA PERSONA QUE TRAIGA EL NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL

DEUDOR Y LA CANTIDAD ADEUDADA

SOLICITA


EL PAGO CORRESPONDIENTE EN LA OPCIÓN RECIBO DE ADEUDO

DESCUENTOS

ARCHIVO DECONTROL DE

ADEUDOS

ENTREGA Y REGISTRA

COTROL INTERNO

PROPORCIONA

NÚMERO DE VOLANTE

FIN

CONSULTA INTEGRAL

IMPRIME

AUXILIAR CONTABLE

SISTEMA DEADEUDOS

INGRESA Y CAPTURA

AL DERECHOHABIENTE

PARA EL PAGO EN CAJA GENERAL, EN CASO DE HABERSE PAGADO

POR TRANSFERENCIA PROPORCIONA COPIA DE LA

MISMA

DEVUELVE



ADEUDOS

RECOPILA

RECIBOS DE CAJA


(MESA DE CONTROL)

CORRESPONDIENTES A INGRESOS

COTEJA

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?

SI

CAPTURA

RECIBO DE CAJA

NO

VALIDA

MOVIMIENTOS

PAQUETE DIARIO

INTEGRA Y TURNA AL CAPTURISTA

EXPEDIENTE DEL DERECHOHBIENTE

DEVUELVE

REGRESA

RECIBO DE CAJA


(MÓDULO DEINFORMACIÓN)

PARA CORRECCIÓN

1

1


ADEUDOS

REVISA


PARA REALIZAR COBRO DEL ADEUDO QUE AUN NO SE

REFLEJA EN SISTEMA

AFILIACIÓN O PENSIÓN ASÍCOMO NOMBRE DE QUIEN LO

REQUIERE


ADEUDOSAUXILIAR

ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)



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NO V IE MB R E 2016

1. El Departamento de Ingresos mediante su Oficina de Control de Adeudos, cuando el préstamo tradicional no se pueda recuperar, eldeudor esta obligado a efectuar el pago directo en la caja general del Instituto o mediante depósito bancario.

2. El deudor y/o aval podrá realizar el pago total del adeudo por adelantado, sin penalización alguna.

3. El Departamento de Ingresos mediante su Oficina de Control de Adeudos, condonará el interés moratorio cuando pague el deudorprincipal o el aval el adeudo vencido en su totalidad, en una sola exhibición o en dos parcialidades dentro de 30 días naturales.

4. Reestructuración del adeudo vencido en pago directo siempre y cuando el derechohabiente lo solicite, incluyendo los intereses porrealizar conforme a la taza del crédito origen e intereses moratorios del .5% quincenal al plazo solicitado.

PROCEDIMIENTO

Nombre: PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES

Objetivo: Realizar el cobro de adeudos vencidos a derechohabientes que solicitan préstamo tradicional.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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1

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6

7

8

9

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11

11A

12

Recibe la solicitud de pago directo de adeudo vencido. Este pago puede serrealizado por el titular del adeudo o por el solicitante que traiga consigo el númerode afiliación del deudor y la cantidad adeudada.

Ingresa al Sistema de Adeudos para imprimir Consulta Integral verificando la mo-dalidad del préstamo otorgado

Imprime los Auxiliares correspondientes.

Solicita al Archivo de la Oficina de Control de Adeudos el expediente delderechohabiente.

Analiza los pagos del mismo.

Ingresa al Sistema de Adeudos para realizar la captura del pago correspondienteen la opción de recibo adeudo descuentos.

Captura en la opción de recibo de adeudo descuentos el monto de ingreso a caja,el nombre del deudor y en el apartado de concepto las quincenas que se pagan,tipo de préstamo, número de afiliación, organismo, fecha de generación del prés-tamo, auxiliar y en las referencias los montos a pagar llevándolos a las cuentascorrespondientes según los Catálogos de Cuentas de préstamos tradicionales.

Proporciona el número de volante generado para su pago en la Oficina de CajaGeneral.

Devuelve el expediente al Archivo de Control de adeudos.

Recopila los recibos de caja correspondientes al área de ingresos para el

Coteja de la información.

¿La información no es correcta?

En caso de no estar correcta:Regresa el recibo de caja al Auxiliar Administrativo de ventanilla para su correc-ción; deben corregirse todos los recibos correspondientes al número de folioafectado.

En caso de estar correcta:Captura los recibos de caja en el formato de Relación de Recibos.

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13

14

15

Valida los movimientos.

Integra el Paquete generado en el día para turnar al capturista.

Devuelve al Archivo de Control de Adeudos los expedientes solicitados.


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O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO DE PRÉSTMOS TRADICIONALES

SISTEMA DEADEUDOS

RECIBE



INICIO

SOLICITU D DE PAGO DIRECTO DE ADEUDO VENCIDO

INGRESA E IMPRIME

ESTE PAGO PUEDE SER REALIZADO POR EL TITULAR DEL ADEUDO O

POR LA PERSON A QUE TRAIGA EL NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL

DEUDOR Y LA CANTIDAD ADEUDADA

SOLICITA


EL PAGO CORRESPONDIENTE EN LA OPCIÓN RECIBO DE ADEUDO

DESCUENTOS

ARCHIVO DECONTR OL DE

ADEUDOS

ANALIZA

PAGOS REALIZADOS

PROPORCIONA

NÚMERO DE VOLANTE

FIN

CONSULTA INTEGRAL

IMPRIME

AUXILIAR CONTABLE

SEGÚN LA MODALIDAD DE PRÉSTAMOS D E QUE SE TRATE

SISTEMA DEADEUDOS

INGRESA Y CAPTURA

AL DERECHOHABIENTE

PARA EL PAGO EN CAJA GENERAL

DEVUELVE


ARCHIVO DECON TROL DE

ADEUDOS

RECOPILA

RECIBOS DE CAJA


(MESA DE CONTROL)

CORRESPONDIENTES A INGRESOS

COTEJA

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?

SI

CAPTURA

RECIBO DE CAJA

NO

VALIDA

MOVIMIENTOS

PAQUETE DIARIO

INTEGRA Y TUR NA AL CAPTURISTA

EXPEDIENTE DEL DERECHOHBIENTE

DEVUELVE

REGRESA

RECIBO DE CAJA


(MÓDULO DEINFORMACIÓN)

PARA CORRECCIÓN

1

1


ADEU DOS

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1. El Departamento de Ingresos, mediante su Oficina de Control de Adeudos, proporcionará al deudor una referencia bancaria cuandolos prestamos domiciliados no puedan ser recuperados.

2. El pago de préstamo domiciliado se realizará con el banco BANORTE mediante el convenio 130453 más el número de referencia; elpago de préstamos tradicionales se realizará mediante la institución de crédito BANCOMER al convenio 1012401 más el número dereferencia.

PROCEDIMIENTO

Nombre: GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS.

Objetivo: Proporcionar al derechohabiente, que cuente con préstamo, una referencia bancaria para realizar pagos en la instituciónde crédito correspondiente.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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1

2

3

4

5

6

7

Ingresa al sistema de Referencias Bancomer.

Selecciona la opción Algoritmo 36, dentro del sistema de Referencias Bancomer

Ingresa el número de afiliación del derechohabiente, anteponiendo una A en casode ser afiliación, P al ser pensión y N en caso de compra de vivienda o terreno;seguido de la clave correspondiente al tipo de préstamo." 01 Préstamo a Corto Plazo Bis." 02 Préstamos Emergentes." 03 Saldos Insolutos." 04 Préstamo a Mediano Plazo Tradicional." 05 Vivienda." 06 Cobro indebido de pensión." 07 Arrendamientos." 08 Préstamo Corto Plazo Domiciliado." 09 Préstamo Mediano Plazo Domiciliado.

Guarda la información capturada y obtiene, por medio del sistema, el digito verifica-dor para la creación de la referencia.

Imprime la ventana generada en Referencias Bancomer .

Captura en el Sistema de Adeudos, dentro del sub menú de referencia, la referen-cia obtenida con el digito verificador, así como los datos solicitados.

Guarda la información capturada en el Sistema de Adeudos.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

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NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE

INGRESA

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

SISTEMA DE REFERENCIAS BANCOMER

SELECCIONA

DEL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS

INGRESA

ALGORITMO 36

FIN

ANTEPONIENDO SI ES ACTIVO O P SI ES PENSIONADO Y N SI ES COMPRA DE VIVIENDA O

TERRENO

GUARDA Y OBTIENE

NÚMERO QUE SE REQUIERE PARA LA CREACIÓN DE LA

REFERENCIA

DÍGITOVERIFICADOR

IMPRIME

VENTANA DE REFERENCIAS BANCOMER

CAPTURA

SISTEMA DE ADEUDOS/SUBMENÚREFERENCIAS

EL DÍGITO VERIFICADOR Y DATOS

GUARDA

SISTEMA DE ADEUDOS

PROCEDIMIENTO DE GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS

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1. El adeudo será reestructurado por el Instituto, dejando sin efecto, las amortizaciones autorizadas en el otorgamiento del préstamo,calculando los intereses sobre saldos insolutos, utilizando para tal efecto la tasa de interés aplicada en el crédito originalmente otorgado.

2. Se considerará que los pagos periódicos o descuentos a que quede obligado el deudor no sobrepasen el 30% de su remuneracióntotal ordinaria, una vez deducidos los cargos por impuesto, las cuotas de seguridad social, las de carácter sindical, así como losdescuentos ordenados por la autoridad judicial y/u otros créditos.

PROCEDIMIENTO

Nombre: REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA.

Objetivo: Regresar un movimiento realizado a la tabla original, principalmente cuando pasan a situación de incobrables, pagosdirectos y convenios, o cambio de activo a pensionado.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe por parte del derechohabiente la Solicitud con reporte de ventanilla,de pasar a pago directo y turna a la mesa de control.

Recibe y solicita al Archivo de Control de Adeudos los expedientes que deban seranalizados para movimientos de reversa (Depuración de Adeudos Vencidos, Con-venios, Pagos Directos, Transición de activo a pensionado).

Recibe expediente e Imprime los reportes de sistema integral, estados de cuenta,consulta múltiple, solicitudes de beneficio, tabla de amortización y auxiliares corres-pondientes a la modalidad del préstamo.

Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento y fechapara la aplicación del movimiento.

Ingresa al Formato de reestructura generando el movimiento.

Genera el formato de reestructura donde:" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM / TRADI-CIONALES: MED. PLAZOM, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Proporcionada por auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Pago Directo y Convenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A o B según sea el movimiento; mes, día y folioproporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido y fecha de moratorios: Sólo aplicará en solicitud de pagodirecto y será la suma de los rechazos en el descuento original y la fecha será unaquincena antes del primer rechazo y/o adeudo.

Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado que no se cobran intereses moratorios, hasta que se presente el titulara solventar el adeudo.


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CAPTURISTA


9

10

10A

11

12

13

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15

16

Imprime el formato de reestructura en cuatro tantos y pasa a revisión.

Coteja que la información y que los montos sean correctos.

¿Es correcto el movimiento?

En caso que no estén correctos:Devuelve el Movimiento al auxiliar administrativo para su corrección.

En caso que estén correctos:Turna el Movimiento al Titular de Oficina de Control de Adeudos.

Recibe el Movimiento, lo autoriza y turna al capturista.

Afecta en el sistema con base en el movimiento realizado.

Genera y turna al Auxiliar Administrativo responsable, la Relación de incobra-bles generada.

Recibe y turna Relación de incobrables a la Subdirección Jurídica.

Integra en expediente el movimiento elaborado y devuelve el mismo al Archivo deControl de Adeudos.


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TITULA R D E LA OF ICINA DE CO NTRO L DE AD EUDO S

INICIO

SO LICI TANÚM E RO D E M OV IMIENT O Y F EC HA DE A P LICA CI ÓN

A U X ILIA R A DMINIST RA TIV O

INGR ES A

FIN

RE CIBE Y TURN A

RE PO RTE DE V ENT A NILLA

ARC HIV O DE CONT R OL DE

A DE UDOS ¿ ES CORRE C T O EL M OV IM IE NTO ?

S I

T URNA

NO

P A RA COR RECCI ÓN

1

1

RE CIB E Y SO LICIT A

E XP E DIE NT E DE L DE RE CHOHA B IE NTE

AUX ILIA R A DM IN IS TRA T IV O

(M ÓDUL O DE INFO RMA CI ÓN)

DEV UE LV E

F ORM A TO DE R EE S TRUCT URA

A UXILIAR AD MINIS T R AT IVO

(M ES A D ECONT ROL)

RECIB E Y V E RIF ICA

CA P TUR IS TA

RE CIB E E IMP RIME

RE P ORT E IN TE GRA L

E ST A DOS DECUE NT A

CONS ULT AM ULTIP LE

SO LICITU D DE B E NEF ICIO

T A BLA DE A M ORT IZ AC IÓN

AUX ILIA R D E P RÉ S TA MO S

E N D O S T ANT OS

G E NERA

M OV IMIE NTO DE R E E S TRUCT UR A

IM P RIME Y TUR N A

M OV IM IEN TO DE RE E ST RUCT URA

EN CUA TRO T A NTO S

A UX ILIA R A DM IN IS TRA T IV O

(M ES A D E CONT ROL)

A UXILIA R A DM IN IS TRA T IV O

(M E SA DE CON TRO L)

M OV IMIE NTO DE RE E S TRUCT URA

M OV IMIE NTO DE RE E ST RUCT URA

MOV IM IE NT O D E REE S TRUC TUR A

RE CIBE , AUTO RIZ AY T UR N A

M OV IMIE NTO DE RE E ST RUCT URA

T IT ULA R DE LA O FICINA DE CONT ROL DE A DE UDOS

CA P TU R IS TA

AFE CT A

MO VIM IE NT O DE REE S TR UCTURA

CA PT URIST A

GE NER A Y T URNA

RE LA CIÓ N DE IN COB RA BLE S

A UXILIAR A DMI IS T RAT IVO

RE CIBE Y TUR NA

RE LACI ÓN DE INCO B RAB LE S

SU BDIRE CCIÓ N J URÍDICA

ME DIA NT E M E MO RÁN D UM SIGNA DO P OR TITUL AR DEL DE PA RT A ME NTO

INT E GRA Y D E V UEL V E

E XP E DIE NT E

A RC HIVO DE CO N TRO L DE

ADE UDO

INNTE GRA NDO LO S M OV IM IEN TOS Y LA DO CUME N T ACI ÓN S OP ORT E

DE L D ERE C HO HAB IENT E

A UXILIAR ADM IN IS T RAT IV O

( ME S A DE CO NTRO L)

AU X ILIA R A DM INIS TRA T IV O

(M ES A D E CONT ROL )

RE QUISITA

O BS E RV ACIONE S

CA P TURA

D E S CUENT OS

A UX ILIA R A DMI IST RA TIV O

REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA

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1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realizará los movimientos de reintegro y el trabajador opensionista acreditará sus pagos mediante la exhibición de los comprobantes, tales como:

a) Recibos de nómina o talones de cheque en donde aparezcan los descuentos efectuados.b) Constancias de descuentos expedidas por los patrones.c) Recibos de pago, efectuados por el Instituto.d) Comprobantes de depósito bancario a la cuenta del Instituto.e) Estados de cuenta bancarios, donde se refleje el cargo domiciliado del descuento del préstamo.f) Comprobantes de pagos efectuados a través de los mecanismos implementados por el Instituto.

PROCEDIMIENTO

Nombre: MOVIMIENTO DE REINTEGRO

Objetivo: Reintegrar los importes de descuentos o pagos de préstamos efectuados en exceso.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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12

12A

Recibe del derechohabiente y/o representante sindical el formato de aclaracio-nes de ventanilla donde solicita el reintegro de pagos y/o descuentos efectua-dos en exceso. La solicitud debe ir acompañada de los comprobantes de pagosy/o descuentos del solicitante. El derechohabiente debe firmar el formato de rein-tegro.

Solicita al Archivo de Control de Adeudos el Expediente del derechohabiente.

Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente requerido, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.

Recibe y turna la mesa de control el formato de aclaraciones de ventanillacon anexos, expediente, impresión de integral y auxiliares de las cuentas 91's y11's

Analiza de expediente para verificar la procedencia del reintegro.

Requisita el formato de solicitud de folio de alta por reintegro de préstamo.

Solicita al Departamento de Control Financiero el número correspondiente alreintegro a realizar.

Requisita el formato de Control Interno de la Oficina de Control de Adeudos.

Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de póliza y fecha para laaplicación del movimiento.

Genera Póliza de reintegro, donde carga el monto del descuento realizado yabona el reintegro elaborado. Dentro de la póliza debe especificar el nombre delderechohabiente, la modalidad del préstamo y como observación aquello que seesta cobrando.

Imprime en tres tantos la póliza elaborada y turna a revisión.



En caso que no sea correcto:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.

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CAPTURISTA


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17A

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En caso que estén correctos:Turna el movimiento de reestructura al Titular de Oficina de Control de Adeudos.

Recibe el movimiento, lo autoriza y turna al auxiliar administrativo de mesa decontrol asignado, para su afectación en sistema y en paquete generado.





En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.Regresa a la actividad número 5

En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete correspon-diente.

Recibe el Movimiento e integra en el paquete del día correspondiente.

Entrega el expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Control deAdeudos.



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PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE REINTEGRO

RECIBE



INICIO

FORMATO DE ACLARACIONES

DEBIDAMENTE FIRMADO SOLICITANDO REINTEGRO DE

PAGOS Y/O DESCUENTOS EFECTUADOS EN EXCESO

ENTREGA Y REGISTRA

COTROL INTERNO

SOLICITA

NUMERO DE REINTEGRO


REQUISITA

CONTROL INTERNO

SOLICITA


NÚMERO DE PÓLIZA Y FECHA PARA APLICACIÓN

¿ES CORRECTO EL MOVIMIENTO?

SI

TURNA

NO

DEVUELVE

PÓLIZA DE REINTEGRO


(MESA DE CONTROL)

PARA CORRECCIÓN

1

1

AFILIACIÓN O PENSIÓN ASÍCOMO NOMBRE DE QUIEN LO

REQUIERE


ADEUDOSAUXILIAR

ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)

COMPROBANTESDE PAGO Y/O DESCUENTOS

SOLICITA



ADEUDOS


(MÓDULO DE INFORMACIÓN)AUXILIAR

ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)

FORMATO DE ACLARACIONES

COMPROBANTESDE PAGO Y/O

DESCUENTOS

RECIBE Y TURNA

EXPEDIENTE

IMPRESIÓN INTEGRAL

AUXILIARES CUENTA 91’S Y 11’S

ANALIZA

EXPEDIENTE

PARA VER PROCEDENCIA DEL REINTEGRO

REQUISITA

FORMATO DE SOLICITUD DE FOLIO DE ALTA DE REINTEGRO DE PRÉSTAMO

GENERA


IMPRIME Y TURNA



(MESA DE CONTROL)

RECIBE Y COTEJA


CARGA MONTOS Y ABNA REINTEGRO




CONTROL DE ADEUDOS


(MESA DE CONTROL)


PARA SU AFECTACIÓN

1


(MESA DE CONTROL)

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PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE REINTEGRO

FIN

¿ESTAN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?

SI

TURNA

NO

DEVUELVE


(MESA DE CONTROL)

PARA CORRECCIÓN

2

2

1


(MESA DE CONTROL)

RECIBE Y CAPTURA


GENERA

FOLIOS DE CONTROL INTERNO

TURNA

FOLIOS DE CONTROL INTERNO

CAPTURISTA

RECIBE


CAPTURISTA

PARA SU CAPTURA EN SISTEMA




(MESA DE CONTROL)

RECIBE E INTEGRA


PAQUETE DIARIO

DEVUELVE

EXPEDIENTE


ADEUDOS

ENVÍA

NOTA DE CARGO

DERECHOHABIENTE

POR CORREO POSTAL

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1. El Departamento de Ingresos, mediante la Ofcina de Control de Adeudos, realizará la transición de adeudo de activo a pensionadocuando el trabajador que se separe del servicio publico para efectos de pensionarse y su tramite ante el Instituto se encuentreautorizado, el adeudo vencido del préstamo, correspondiente al periodo de la fecha de baja del servicio a la fecha de la alta en nóminade pensionistas, se cobrará del pago retroactivo de pensión que corresponda, y si existiera un remanente del adeudo vencido; elcrédito será reestructurado y se recuperará en el pago de su pensión mensual.

2. En caso del fallecimiento del trabajador se recuperará el adeudo mediante la prestación de pensión por muerte o indemnización global;en el pago de indemnización global, si hubiere un remanente se trasladará el adeudo al aval o los avales.

PROCEDIMIENTO

Nombre: TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADO.

Objetivo: Realizar la recuperación de adeudos vencidos a los derechohabientes que se encuentran en el proceso de cambio deactivo a pensionado, mediante el cobro del mismo dentro del concepto de retroactivo.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)

ARCHIVO DE CONTROL

AUXILIAR ADMINISTRATIVO(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)

CAPTURISTA


1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

10

11

12

Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos el Reporte de Alta enNómina de Pensionados, la cual turna para verificación de adeudos.

Realiza un Reporte ordenado de la información turnada para creación de expe-dientes y análisis futuro de la misma.

Solicita al área de archivo los expedientes de los activos que pasaran a nomina depensionados para elaboración de expedientes.

Entrega al Auxiliar Administrativo los expedientes requeridos, registrando en con-trol interno de archivo la afiliación solicitada así como el nombre de la persona quelo requiere.

Elabora Expedientes de pensionados.

Realiza clasificación de préstamos: Tradicionales, domiciliados y sin saldo y ana-liza la situación de adeudos de pensionados, trabajando con la nómina del messiguiente para suspender descuentos como activos y turna al capturista.

Emite Conciliaciones bancarias y turna al Auxiliar administrativo de mesa decontrol.

Recibe las Conciliaciones bancarias para verificar situación de adeudos pen-dientes de casos autorizados en transición de cobro.

¿El derechohabiente presenta adeudo vencido o quincenas por vencer?

Si presenta adeudo vencido:Registra en cuenta puente con clave de adeudo vencido.

Si presenta quincenas por vencer:Traslada descuentos para realizar el cobro de las quincenas pendientes de pagoy adeudos vencidos; las quincenas pendientes pasarían a ajustes.

Recibe Memorándum del Departamento de Vigencia de Derechos informandolos otorgamientos de anticipo de pensión.

Solicita Reportes de adeudos vencidos de vivienda, tradicionales yanticipos.

Realiza captura de claves de descuento, tradicional, anticipo y adeudos de vivien-da.

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CAPTURISTA

12A

13

14

¿El prestamo es tradicional o domiciliado?

Si es tradicional:Emite validaciones de captura, generando Cedula resumen de validación paraposterior autorización del Titular de Oficina de Control de Adeudos.

Continua con la actividad 14.

Si es préstamo domiciliado:Emite Reporte de adeudos domiciliados, los cuales turna al capturista

Captura y turna Reporte de adeudos domiciliados a autorización del Titularde la Oficina de Control de Adeudos.


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PROCEDIMIENTO DE TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADO

RECIBE Y TURNA


DE ADEUDOS

INICIO

REALIZA Y TURNA

REPORTE ORDENADO

ENTREGA Y REGISTRA

CONTROL INTERNO

ELABORA

EXPEDIENTES DE PENSIONADOS

REALIZA

CLASIFICACIÓN DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES, DOMICILIADOS Y SIN SALDO

¿PRESENTA ADEUDO VENCIDO O

QUINCENAS POR VENCER?

ADEUDO VENCIDO

QUINCENAS POR VENCER

TRASLADA

DESCUENTOS

1

REGISTRA

CUENTA PUENTE

RECIBE

MEMORÁNDUM

SEÑALANDO LOS OTORGAMIENTOS DE ANTICIPO DE PENSIÓN

SOLICITA

REPORTE DE ADEUDOS VENCIDOS

REPORTE DE ALTA A NÓMINA DE

PENSIONADOS


(MESA DE CONTROL)

SOLICITA

EXPEDIENTES DE ACTIVOS

ARCHIVO DE CONTROL

DE ADEUDOS

QUE PASARÁN APENSIONADOS


(MESA DE CONTROL)

PARA CREACIÓN DEL EXPEDIENTE

AFILIACIÓN Y NOMBRE DE QUIEN LO SOLICITA


(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)



ARCHIVO DE CONTROL

DE ADEUDOS

EMITE Y TURNA

CONCILIACIONES BANCARIAS





CAPTURISTA AUXILIARADMINISTRATIVO

(MESA DE CONTROL)

RECIBE



(MESA DE CONTROL)

CON CLAVE DE ADEUDO VENCIDO

LAS QUINCENAS PENDIENTES PASAN A AJUSTES

VIVIENDA, PRESTAMOS TRADICIONAL Y ANTICIPOS

RECIBE

NOTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE DERECHOS QUE ESTÁDESBLOQUEADO EL ACCESO A NÓMINA DE PENSIONADOS PARA CAPTURA

CAPTURA

NÓMINA DE PENSIONADOS

CLAVES DE DESCUENTO DE VIVIENDA, PRESTAMOS TRADICIONAL Y ANTICIPOS

¿EL PRESTAMO ES TRADICIONAL O DOMICILIADO?

TRADICIONAL

DOMICILIADO

EMITE Y GENERA

VALIDACIONES DE CAPTURA

CÉDULA RESÚMEN DE VALIDACIÓN

EMITE Y TURNA

REPORTE DE ADEUDOS DOMICILIADOS

CAPTURISTA

CAPTURA Y TURNA

REPORTE DE ADEUDOS DOMICILIADOS


ADEUDOS

FIN

CAPTURISTA

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1

1

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NO V IE MB R E 2016

1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, dará de alta al aval toda vez que queda obligadosolidariamente a pagar si se presenta mora en el caso del adeudo.

2. En caso de mora, cuando sean mas de dos avales quedan obligados mancomunadamente para que la deuda se divida en tantaspartes como avales haya.

3. El deudor que omita a efectuar el pago o pagos del adeudo, por el préstamo otorgado, el Instituto podrá recuperarlos trasladando eladeudo a su aval o avales que correspondan.

4. En el caso que se proceda a dar de alta como aval de si mismo al derechohabiente y este cuente con un préstamo actual y adeudoanterior, se verificará la liquidez del mismo para realizar reestructura del adeudo vencido y del nuevo préstamo, generando eldescuento mensual.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ALTA A AVAL

Objetivo: Recuperar la deuda contraída por el deudor principal mediante el aval/avales correspondientes.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO (MESA DE CONTROL)


Solicita expedientes de morosos al Archivo de Control de Adeudos, los cuales sonidentificados mediante depuración de Auxiliares.

Entrega al Auxiliar Administrativo el Expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.

Recibe e imprime en dos tantos los Reportes de: sistema integral, estados decuenta, consulta múltiple, solicitudes de beneficio, tabla de amortiza-ción y auxiliares correspondientes a la modalidad del préstamo.

Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento y fechapara la aplicación del movimiento.

Ingresa al Formato de reestructura

Genera el Movimiento de reestructura.

Requisita el formato de reestructura para baja de titular.

Captura las quincenas adeudadas, tal cual aparecen en auxiliares 11`s y 91's.

Simula tabla reestructurada, donde:" Adeudo vencido: $ 0.00" Fecha de moratorios: fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Importe: liquido original.

Ingresa el total de adeudo, generado según:RECHAZOS BANCARIOS (quincenas adeudadas reporte 91's) + INTERESORDINARIO DE LA TABLA ORIGINAL - INTERES ORDINARIO TABLA REES-TRUCTURADA - INTERES MORATORIO TABLA REESTRUCTURADA = TO-TAL DE ADEUDO.

Carga el interés ordinario, según:INTERES ORDINARIO DE LA TABLA REESTRUCTURADA - INTERESORDIARIO DE LA TABLA ORIGINAL = INTERES ORDINARIO A COBRAR ycarga interés moratorio, qué será el generado en la tabla reestructurada.

Verifica movimientos que el debe y haber del movimiento este compensado.

Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,

1

2

3

4

5

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CAPTURISTA




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16A

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20

21

las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado que no se cobran intereses moratorios, hasta que se presente el titulara solventar el adeudo.


Imprime el Formato de reestructura en cuatro tantos y pasa a revisión.

Coteja la información y verifica que los montos sean correctos.


En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo para su corrección.

En caso que estén correctos:Turna el movimiento al Titular de Oficina de Control de Adeudos.

Recibe el Movimiento, lo autoriza y turna al capturista, para su afectación ensistema.

Turna al Auxiliar Administrativo responsable, la Relación de incobrables gene-rada.

Turna Relación de incobrables a la Subdirección jurídica.

Integra en Expediente el movimiento elaborado y devuelve el mismo al Archivode Control de Adeudos.


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2 4 D E


PROCEDIMIENTO DE ALTA A AVALINICIO

SOLIC ITANÚMERO DE MOVIMIEN TO Y FECHA DE APLIC ACIÓN


INGRESA

SOLICITA



(MESA DE CONTROL)


AD EUDOS


ADEUDOS

ENTREGA



(MESA DE CON TROL)


RECIBE E IMPRIME

REPORTE INTEGRAL

ESTADOS DECUENTA

CONSULTAMULTIPLE

SOLIC ITUD DE BENEFIC IO

TABLA DE AMORTIZACIÓN

AUXILIAR DE PRÉSTAMOS

EN D OS TAN TOS

GENERA

MOVIMIENTO DE REESTRUCTU RA

IMPRIME Y TURNA

MOVIMIENTO DE REESTRUCTU RA

EN CUATRO TANTOS

AUXILIAR AD MINISTRATIVO

(MESA DE CONTROL)

DE D EUDORES MOROSOS,

ID ENTIFIC ADOS CON DEPURACIÓN

DE AUXILIARES

REQUISITA

FOR MATO DE REESTRUC TURA

CAPTURA

QUINCENAS ADEUDADAS

SIMULA

TABLA DE REESTRUCTURA

CARGA

INTERESES

REVISA

MOVIMIEN TOS

REQUISITA

APARTADO DE OBSERVACIONES

1

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NO V IE MB R E 2016

PROCEDIMIENTO DE ALTA A AVAL


FIN

¿ES CORRECTO EL MOVIMIENTO?

SI

TURNA

NO

PARA CORRECCIÓN

1

1

DEVUELVE


(MESA DECONTROL)

RECIBE Y VERIFICA

CAPTURISTA


(MESA DE CONTROL)




RECIBE, AUTORIZAYTURNA



CAPTURISTA

AFECTA


CAPTURISTA

GENERA Y TURNA

RELACIÓN DE INCOBRABLES

AUXILIAR ADMIISTRATIVO

RECIBE Y TURNA

RELACIÓN DE INCOBRABLES


MEDIANTE MEMORÁNDUM SIGNADO POR TITULAR DEL DEPARTAMENTO

INTEGRA Y DEVUELVE

EXPEDIENTE


ADEUDO

INNTEGRANDO LOS MOVIMMIENTOS Y LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE

1

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1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Adeudos, realizará el calculo a valor presente de un adeudo deprestamo, según se lo soliciten de manera oficial las áreas de Vigencia de Derechos o la Subdirección Jurídica.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ACTUALIZACIÓN DEL ADEUDO DE PRÉSTAMOS A VALOR PRESENTE.

Objetivo: Realizar el calculo a valor presente del adeudo de un préstamo para los fines que se requiera, según lo soliciten.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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Recibe Memorándum de Vigencia de Derechos o de la Subdirección Jurídicasegún sea el caso para realizar el cálculo a valor presente de algun adeudo deprestamo.

Solicita el Expediente al Archivo de Control de Adeudos.

Recibe el Expedeiente y analiza la información contenida.

¿Cuenta con la información suficiente?

En caso de que no:Solicita mediante Memorándum a la Oficina de Registri y Control de Cotizantesinforme lo faltante.

Pasa el tiempo.

Recibe Memorándum con la información requerida.

En caso de que si:Analiza los importes del capital y de los intereses moratorios para obtener el valorpresente.

Nota: si el adeudo es de antes de 1992, elimina los tres ceros al importe; si eladeudo es posterior a ese año, el importe ya no se modifica.

Verifica en el Banco de Mexico el Indice nacional de precios al consumidor.

Aplica la siguiente formula:

Indice Nacional de precios del año actual / Indice Nacional de precios del añoconsultado - 1 (100) = % de referencia para cálculo.

% de referencia para cálculo x Monto del adeudo actual = Valor actual del Adeudo.

Calcula los intereses moratorios del importe del capital a valor presente.Nota: los intereses moratorios solo se calcularán sobre los 5 años hacia atrás.

Suma el importe del Valor actual del Adeudo del capital mas el monto de losintereses moratorios actualizados.

Obtiene el importe total a pagar actualizado.

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13

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15

Turna al Titular del Departamento de Ingresos el análisis para su revisión y vistoBueno.

Recibe, autoriza y turna al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos para suremisión.

Recibe, elabora Memorándum y recaba firma del Titular del Departamento.

Turna Memorándum Original y copia de acuse al área solicitante, sea el Depar-tamento de Vigencia de Derechos o la Subdirección Jurrídica.

Integra al Expediente la copia del Memorándum que contiene el análisis y turnaal Archivo de Control de Adeudos para cualquier consulta.


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PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE PRÉSTAMOS A VALOR PRESENTE

INICIO

F IN

RECIBE

M EM ORÁ NDU M

¿C UENT A C ON LA INF ORM ACIÓN SUF ICIENTE?

SI

ANALIZA

N O

INFORMACIÓN COM PLE MENTAR IA

1

1

S OLIC IT A

E XPE DIE NTE DEL DERECHOHABIENTE

T ITULA R DE LA O FIC INA DE CONT ROL

DE ADEUDOS

S OLICITA

OFIC INA D E REGISTRO Y CONT ROL DE CO TIZANTES

SUM A

RECIBE Y ANALIZA

EXPEDIENTE

SIGNADO POR VIGE NCIA DE DE RECHOS O SUBDI RECC IÓN

JUR ÍDICA SOLICITANDO ACTUALIZ ACIÓ N DE ADE UDO A

VALOR PRE SEN TE

V ERIF ICA

INDICE NACIO NA L DE PRECIOS AL CO NSUMIDOR

APLICA Y O BTIENE

FÓRMULA

VALO R ACTUAL DE ADEUD O

MEM ORÁNDUM

IM PO RT ES C AP ITA L/ INTE RESES

CALCULA

INTERESES MORATORIO S

ARCHIVO DE CON TROL DE

ADEUDO S

M EMOR ÁNDU M

REC IB E

M EMO RÁNDUM

SI ES ANTES DE1992, ELIMI NA L OS 3 CEROS DE

CIFRAS, SI E S DESPU ES TOM A L A CIFRA CO M O ES TÁ

SOLO S E CA LCULA RÁN SOBRE 5 AÑOS ATRÁS

VALO R ACTUA L DE ADEUDO

INTERESES MORATORIOS

OBTIENE

IMPOR TE TOTA L ACT UALIZADO A PAGAR

ELABORA Y TU RNA

M EMOR ÁNDU M

TITULAR DEL D EPARTAM ENTO DE

ING RESO S

PARA SU C ONOCIM IENTO Y

FIR MA

RECIBE, F IRMA Y TUR NA

MEM ORÁNDU M

TIT ULA R DEL DEP ARTAMENTO DE

INGRESOS

A VIGENCI A DEDE RECHOS O

SU BDIRECCIÓ N JURÍDICA

T ITULAR DE LA OF IC INA DE CONTROL

DE ADEUDO S

RECIBE Y TURNA

MEM ORÁNDU M

CO NTENIEND O L OS IM PORTES

A CTUALI ZADOS

TITULAR DE LA OFICINA DE CO NTRO L

DE ADEUDOS

INT EGRA

CO NTENIENDO LA SOLICITUD,

ANÁLI SIS HECHO Y MEM ORÁNDUM

DE ENVÍO

TURNA

EXP EDI ENTE

A RCHIVO DE CON TRO L DE

ADEUDO S

P AR A RESG UARDOY POS TERIO RES

CONSULTAS

MEM ORÁNDUM

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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA.

Objetivo: Mantener actualizado el Listado de morosos, para su recuperación.


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, anota en el Listado de deudores morosos, losadeudos de cada adquiriente de vivienda, y registra los siguientes datos: Nombre, dirección, afilición, Unidad habitacional, el monto deladeudo, la fecha de inicio del primer pago (periodo que adeuda), total del adeudo (incluyendo intereses moratorios).

2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos actualiza cada mes, el Listado de deudoresmorosos y canaliza a la Subdirección Jurídica para que lleve a cabo las acciones de recuperación.

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TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEINGRESOS


1

2

2.A

3

4

5

6

6.A

7

8

9

Emite del Sistema de Casas Nuevo, el Tabulado de Adeudos de las Unida-des Habitacionales, por persona.

Valida con el Listado del mes anterior, los Tabulados de Adeudos de lasUnidades Habitacionales, para actualizarlos.

¿Existen nuevos morosos?

En caso de que detecte nuevos morosos:Emite los Estados de Cuenta, analiza los Expedientes personales y anota losMovimientos nuevos detectados en el mes (control interno).

En caso de que no detecte nuevos morosos:Actualiza los intereses en el Listado de deudores morosos, en el sistema deSistema de Casas Nuevo, Sistema de Casas 2 o en control manual.

Actualiza de forma manual la Relación de deudores.

Imprime y turna la Relación de Deudores, al Titular de la Oficina de Recupera-ción de Adeudos.

Recibe y verificas que sea correcta.

¿Está correcta la Relación de Deudores?

En caso de no estar correcta:Realiza observaciones y turna para corrección.Regresa a la actividad 4.

En caso de estar correcta:Rubrica y turna al Titular de Departamento de Ingresos para su Visto Bueno.

Recibe, rubrica y turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara que recabe firma de autorización de la Subdirección de Finanzas.

Distribuye así:-Original a la Subdirección Jurídica (para efectos procedentes).-Copia al Titular de la Dirección General.-Copia al Organo Interno de Control.-Copia para archivo cronológico temporal.


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ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA

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OFICIOS

MEMORAN DUM

OFICIOS

RELACIÓN DE DESCUENTOS

MEMORANDUM

PROCESO DE DESCUENTOS QUINC EN ALES

RECIBE


INICIO

FORMATO DE MOVIMIENTOS

VERIFICA

¿ESTA CORRECTA?

NO

ELA BORA

FIN

CAPTURAY

EMITE

VALIDACIÓN

CORRIGE

LISTADO DE DESCUENTOS

EMITEY

TUR NA

RECIBEY

VALIDA

ENC ARGADO DE SISTEMA

REA LIZA

DOCUMENTOS

EMITE


¿ES INFORMAC IÓN INTER NA O EXTERNA?

EXTERNA ACTIVO

INTERNA

PENSIONADO

TITULAR DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDO S

MEMORANDUM

DISTRIB UYE

1


INGRESOS

SI

1


ENCARGADO DE SISTEMA

PÓLIZA DE DESCUENTOS QUINCENALES Y PAGOS DIRECTOS,

TABULADO DE DESCUENTOS A ORG ANISMOS, NOTAS DE CRÉDITO

RELACIÓN DE DESCUENTOS, EMISIÓN DE C OMPR OBANTES

SOPORTE

OFIC IO

ELAB ORA

MEMORANDUM

OFIC IO

TURNA

RECIBERUBRIC A

YTURN A

MEMORAND UM

RECIBERUBRICA

YTURNA

TITULAR DE R ECUPERACIÓN DE

ADEUDOS


INGRESOS

TITU LAR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOSTITU LAR DE LA OFICIN A DE REC UPERACIÓN DE

ADEU DOS

FIRMA DE LA SU BDIRECCIÓN DE

FINANZAS

R ECIBERECABA

TITU LAR DE LA OFICIN A DE REC UPERACIÓN DE

ADEU DOS

DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DEREC HOS

C

C

SECCIÓN DE OFIC IALIA DE

PARTES

PARA ENTREGA O ENVÍO

ACUSE




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS.

Objetivo: Actualizar el saldo del adquiriente de casas.

Frecuencia: Anual.

1. El Departamento de Ingresos a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, actualiza la Tabla de Amortización de acuerdoal contrato suscrito con adquiriente.

2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, aplica a las mensualidades del pago de las casas,el procentaje de incremento conforme lo estipula el contrato.

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TITULAR DEL DEPARTAMENTODE INGRESOS

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5

5.A

6

7

Actualiza la Tabla de Amortización de acuerdo al porcentaje de incremento delsalario mínimo general del Distrito Federal.

Elabora Movimiento de Cambio a la mensualidad a descontar en el envío de lacobranza.

Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso de DescuentosQuincenales del Sistema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos, delManual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.

Actualiza la Cédula Contable, en la que se refleja el incremento del capital eintereses.

Elabora la Póliza de Actualización y turna al Titular de la Oficina de Recupera-ción de Adeudos, para su firma.

Recibe la Póliza de Actualización y verifica que esté correcta.

¿Está correcta?

En caso de que no esté correcta:Devuelve la Póliza de Actualización, para las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad 4.

En caso de que esté correcta:Da su visto bueno y turna al Titular del Departamento de Ingresos, para suautorización.

Recibe y autoriza la Póliza de Actualización.

Distribuye de la siguiente forma:-Original para el Departamento de Control Financiero, para efectos proceden-tes.- Dos copias para Archivo, consecutivo y expediente del adquiriente.


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ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS

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POLIZA DE ACTUALIZACIÓN


DE ACUERDO AL PORCENTAJE DE INCREMENTO DEL SALARIO MÍNIMO

GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL

ACTUALIZA


INICIO

TABLA DE AMORTIZACIÓN

ACTUALIZA

CÉDULA CONTABLE

DEVUELVE


TURNA

FIN

ELABORA

MOVIMIENTOS DE CAMBIO

RECIBE Y

ACTUALIZA

PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN

DISTRIBUYE

O

C

2 TANTOS PARA ARCHIVO Y

CONSECUTIVO


PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO

DE DESCUENTOS QUINCENALES DEL SISTEMA

DE CASAS NUEVO EN EL MANUAL DE LA


¿ESTA CORRECTA?

SI

NO


DE INGRESOS

RECIBE YVERIFICA



DA VISTO BUENO


DE INGRESOS


1

ELABORAY

TURNA



CÉDULA CONTABLE

PARAFIRMA

1





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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA.

Objetivo: Determinar el monto del saldo para la contratación de los seguros así como la recuperación de las primascorrespondientes.


1. El Departamento de Ingresos mantendrá una estrecha coordinación con el Departamento de Programación y Presupuestos paracomplir con lo establecido en los contratos respecto de la contratación de los seguros.

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11

12

Revisa el saldo vencido en el Tabulado de Adeudos y el saldo por vencer enla Tabla de Amortización,

Determina el saldo a asegurar y captura de forma manual el saldo por persona enarchivo de excell.

Imprime el Reporte de Saldos a asegurar y genera archivo electrónico.

Elabora Memorándum dirigido al Departamento de Programación y Presupues-to para su contratación.

Turna a revisión y rubrica del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos.

Recibe, verifica y rubrica el Memorándum y la Cédula de Saldos a asegurar.

Turna a firma del Titular del Departamento de Ingresos para su autorización.

Recibe y firma de autorizado y turna para su entrega.

Recibe y distribuye:-Original de Memorándum y Cédula de Saldos a asegurar en físico y electró-nica al Departamento de Programación y Presupuesto para su contratación.-Copia para archivo cronológico temporal.

Conecta con el Procedimiento de Contratación de Seguros de Vida y Daños porsiniestros del Departamento de Programación y Presupuestos de la Subdirecciónde Finanzas.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia simple de la Póliza delseguro con los importes de primas pagadas por el IPE turnados por el Departa-mento de Programación y Presupuesto

Turna Póliza del seguro al Auxiliar administrativo para su continuidad.

Recibe y elabora Movimientos de cambios a descuentos y Pólizas Contablespara la recuperación de las primas pagadas por el IPE.

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Conecta con los Procedimientos de Cambios a Descuentos y proceso Diario delSisitema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos.


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DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA.

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EL SA LDO A ASEGUR AR Y SALDO

POR PERSONA EN EXCEL

REVISA

AUXILIAR ADMINISTRATI VO

INICIO

TA BULADOR DE ADEUDOS

IMPRIME Y

GENERA

Y EN ARCH IVO ELECTRÓNI CO

T ABLA DE AMORT IZ ACI ÓN

ELABOR A

DEPART AMENT O DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUEST OMEMORA NDUM

RECIBE

PÓLIZA DE SEGURO

ARCHIVO

F IN

DET ERMINA Y

CAPT URA

TURNAY

R UBRICA

MEMORAN DUM

RECIBEVERIFIC A

YRUBRICA


ORGANISMOS

TURNA

RECIBEFIRMA

YTURNA

TITULAR DEL DEPÁRT AMENT O DE

INGRESOS

PÓLIZAS DE SEGUR O

TURNA

MEMORANDUM

TITUL AR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS

REPORTE DE SALDOS


REC UPERACIÓN DE ADEUDOS

TITU LAR DE LA OFICINA DE


CÉDULA DE SALDOS

TITULAR DEL DEPART AMENTO DE

INGRESOS

PARA AUTOR IZ ACIÓN

TITUL AR DEL DEPARTAMENT O DE

INGRESOS

T IT ULAR DE LA OF ICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOS

RECIBEY

DIST RIB UYE

T IT ULAR DE LA OF ICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOSPR OCEDIMIENT O DE CONTRATAC IÓN DE

SEGUR O DE VIDA Y DAÑOS POR SI NIESTR O DEL

MANUAL DE L A SUBDIRECCIÓN DE

FI NANZAS

CÉDUL A DE SALDOS

AMBOS

DEPART AMENT O DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

C

O

O

CON IMPORTES DE PRIMAS PAGADAS

A UXILIAR ADMINISTRATIVO

MOVIMIENT O

RECIBEY

ELABOR A

POLIZAS CONTA BLES

PROCEDI MIENTOS DE C AMBIOS A DESCUENTOS Y PROC ESO DIARIO DEL

SIST EMA DE CASA NUEVAS DEL






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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO

Objetivo: Realizar la recuperación de los saldos asegurados, una vez que se cuente con la información requerida por laaseguradora.

Frecuencia: Eventual.

1. El Departamento de Ingresos, en el caso de que reciba Notificación de Defunción, solicita a los familiares: Acta de Defunción,Identificación y copia del Contrato de Crédito.

2. El Departamento de Ingresos, en caso de que sea muerte por accidente, solicita además de los documentos antes citados, laConstancia del Ministerio Público.

3. El Departamento de Ingresos, una vez recopilada la documentación, turna al Departamento de Programación y Presupuesto, parala recuperación del seguro.

4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez que la aseguradora haya hecho efectivo elpago, registra el pago en el Sistema de Caja del Departamento de Egresos para la emisión del Recibo correspondiente correspon-diente a la liquidación.

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Proporciona la información necesaria y que documentos deben integrar el Pa-quete de documentos requisitos para hacer efectivo el seguro ante la asegu-radora, solicitando:-Acta de nacimiento original o copia certificadapor registro civil.-Acta de defunción Original o certificada.-Acta de matrimonio Original o certificada, segun el caso.-Documento que acredite ser beneficiario del inmueble (testamento notarial oresolución judicial de la autoridad competente)-Copia simple de los contratos suscritos con el IPE.-Copia simple del pago de los servicios de agua, luz, telefono.-Constancia del ministerio público, en caso de accidente.

Pasa el tiempo.

Recibe del interesado Paquete de documentos requisitos y coteja sea lacorrecta.

Elabora Memorándum y turna al titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara su validación.

Recibe Memorándum y rubrica para su envío a firma del titular del Departamentode Ingresos para su firma.

Recibe Memorándum y firma de autorización.

Turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos para su distribución.

Recibe y distribuye:-Original del Memorandum y Paquete de documentos requisitos (copias)para el Departamento de Programació y Presupuestos.Copia de Memorándum para archivo.

Pasa el tiempo.

Recibe del titular del Departamento de Ingresos el cheque original por el importeasegurado que fue turnado por el Departameto de Programación y presupues-tos.

Conecta con el Procedimiento de Captura diaria del Sistema de Casas Nuevodel Departamento de Ingresos.


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PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO

ACTA DE NACIMIENTO, ACTA DE DEFUNCIÓN, ACTA DE

MATRIMONIO EN ORIGINAL O COPIA CERTIFICADA

DOCUMENTO QUE ACREDITE SER BENEFICIARIO, COPIA SIMPLE DE CONTRATOS, COPIA SIMPLE DE SERVICIOS, CONSTANCIA DEL

MINISTERIO

PROPOPRCIONA


INICIO

PAQUETE DE DOCUMENTOS

RECIBEY

COTEJA

FIN

MEMORANDUM

RECIBE Y FIRMA

TURNATITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOS


RECIBEY

DISTRIBUYE

O

O


MEMORANDUM

RECIBE YRUBRICA


INGRESOS

CHEQUE

RECIBE

ELABORAY

TURNA

MEMORANDUM

TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOS


ADEUDOS


INGRESOS


ADEUDOS

MEMORANDUM

UN JUEGO DE COPIAS PARA DEPARTAMENTO DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y COPIA DE MEMORANDUM PARA

ARCHIVO


INGRESOSTURNADO POR EL

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

CONECTA PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DIARIA EN EL

SISTEMA DE CASA NUEVA DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS

MEMORANDUM




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: REINTEGROS DE VIVIENDA.

Objetivo: Tramitar los reintegros a los adquirientes de vivienda que prersenten saldos a favor.


1. El Departamento de Ingresos autoriza el trámite de reintegros de vivienda para la devolución de los importes a favor a los adquirientesque así lo soliciten.

2. Cuando el solicitante del reintegro sea un pensionado, el Departamento de Ingresos a traves de la Oficina de Recuperación deAdeudos remitirá memorándum con los anexos correspondientes al Departamento de Vigencia de Derechos para que se programela devolución vía nómina.

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7

8

Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos la Solicitud con losanexos correspondientes de los comprobantes de los descuentosy copia de laidentificación oficial y número telefónico para información.

Analiza si es procedente la devolución, con base al expedíente y la documenta-ción presentada por el interesado.

¿Es procedente?

En caso de que no sea procedente:Informa vía telefónica la no procedencia y se explica el motivo para que sepresente a recoger su documentación.

FIN.

En caso de que sea procedente:Elabora el Formato FSF-03 (antes TES-08-058), Tarjeta informativa y Reci-bo de firma del deudor, los entrega para visto bueno del titular de la Oficina deRecuperación de Adeudos con los anexos presentados y complementa Reportede Sistemas de Casas Nuevo Estado de Cuenta de Adeudos y Acumulados.

Valida y recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Ingresos.

Turna al auxiliar Administrativo para su distribución.

Recibe y turna el Paquete (TES-08-058 y Recibo) yTarjeta informativa alDepartamento de Egresos, y solicita que elabore el Cheque.

Conecta con el procedimiento de elaboración de cheques del Departamento deEgresos.

Elabora Póliza para el registro en el sistema de ingresos y Recibo para firma deldeudor.

Conecta con el Procedimiento de Captura Diaria del Departamento de Ingresosde la Subdirección de Finanzas.


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PROCEDIMIENTO DE REINTEGROS DE VIVIENDA

173

RECIBE


INICIO

SOLICITUD

IDENTIFICACIÓN OFICIAL

¿ES PROCEDENTE?

SI

NO

FIN

ANALIZA

EXPEDIENTE

INFORMA Y EXPLICA

VÍA TELEFONICA Y

EXPLICA MOTIVOS

FORMATO FSF03

ELABORAY ENTREGA

VALIDAY RECABA


ADEUDOS

TURNA

PÓLIZA

ELABORATITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOSRECIBE

SOLICITUD


D OCUMENTACIÓN

FIN

TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS

TARJETA INFORMATIVA RECIBO

ESTADO DE CUENTA

FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL


INGRESOS

AUXILIAR ADMINISRTATIVOPARA

AUTORIZACIÓN

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE

CHEQUES DEL DEPARTAMENTO DE

EGRESOS

RECIBE


SOLICITUD



EGRESOSRECIBE Y TURNA

PAQUETE

TARJETA INFORMATIVA

SOLICITA QUE SE ELABORA

CHEQUE

RECIBO

PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DIARIA DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE

FINANZAS





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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO, POR CONCEPTO DE UNIDADES HABITACIONALES.

Objetivo: Verificar que las pólizas diarias capturadas mediante el Sistema de Casas Nuevo sean las correctas.

Frecuencia: Diaria.

1. El Departamento de Ingresos a traves de la Oficina de ecuperación de Adeudos, emite y turna las Pólizas al Departamento de ControlFinanciero, para las afectaciones contables correspondientes.

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AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE




1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

9

10

11

Integra con base en el cierre de Caja, Paquete de captura Diaria (Pólizas yRecibos de Caja) y turna al Auxiliar administrativo para su captura.

Recibe el Paquete de captura Diaria (Pólizas y Recibos de Caja) y capturaen el Sistema de Casas Nuevo.

Imprime y valida movimientos y conceptos

Turna al Auxiliar Contable para su validación.

Recibe y valida el aspecto contable.

¿Está correcta la Póliza Resumen Diaria?

En caso de que no esté correcta:Devuelve la Póliza Resumen Diaria, al Auxiliar Administrativo para su correc-ción. Regresa a la actividad 3.

En caso de que esté correcta:Informa al Auxiliar Administrativo que está correcta y le solicita que la grabe.

Turna la Póliza Resumen Diaria, al titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos, para su visto bueno.

Recibe, revisa y rubrica la Póliza Resumen Diaria.

Turna al Titular del Departamento de Ingresos para su autorización.

Recibe, verifica y autoriza la Póliza Resumen Diaria para su distribución.

Recibe Póliza Resumen Diaria y distribuye:-Original para Departamento de Control Financiero.-Copia para consecutivo de Pólizas-Copia para el paquete de captura diaria.


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PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO DE UNIDADES HABITACIONALES

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C2

C1

PÓL IZ A RESUM ENDI ARIA

QUE EST E C ORRECTA Y

QUE L A G RABE

I NTEGR A Y

TUR NA

AUXI LIAR CONT ABLE

INICIO

PAQ UET E DE C APT URA

IMPRIMEY

VALIDA

AUXI LIAR CONT ABLET URNA

DEVUELVE

FI N

RECI BEY

CAPT URA

REC IBEY

VALI DA

INF ORMA

PÓ LIZA RESUM EN DIARIA

RECIBEREVISA YRUBRIC A

TURNA

RECI BEVERIF ICA

Y AUT ORI ZA

A UXILI AR A DM INISTRATI VO

RECI BEY

DI ST RIBUYE

AUXILIARCONT ABLE

¿ESTA COR RECT A LA P Ó LIZA?

NO

SI

PÓ LI ZA RESUM ENDIARIA

AUXIL IARADMINISTRAT IVO

PAQUET E DE CAPT URA

SISTEMA DE CASAS NUEVO

AUXI LIARADM INIST RATIVO

PARACORR ECCI ÓN

AUXIL IARADMINISTRAT IVO

PARAVISTO

BUENOTUR NA

T IT ULAR DE LA O FICINA DE

RECUPERACIÓN DE ADEUDO S

TI TUL AR DE L A OF ICI NA DE


P Ó LI ZA R ESUM EN DI ARIA

T ITULAR DEL DEPARTAM ENTO DE

ING RESO S

T IT ULAR DEL DEPARTAMENTO DE

ING RESO S

PÓ LIZ A RESUM ENDIARIA

O

DEPARTAM ENTO DE CO NTRO L FI NANCI ER O

CO NSECUT IVO DE P ÓL IZAS

PAQ UET E DE C APT URA DI ARIA

1

1




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: VALIDACIÓN DELPROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASA.

Objetivo: Validar los movimientos de altas, bajas o cambios a descuentos en el Sistema de Casas Nuevo, para corroborar quehayan sido ingresados los correctos.


1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza el proceso de los descuentos quincenales porpago de casas, en donde se reflejan todos los movimientos realizados.

2. En los casos de Universidad Veracruzana y la Secretaría de Educación de Veracruz, la información se remitirá de manera física yelectrónica.

3. Las Pólizas de descuentos quincenales se entregaran al Departamento de Control Financiero en el mes que se esté afectandocontablemente.

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1

2

3

3.A

4

5

6

7

7A

8

9

10

Con base en el Calendario de Recepción de Información, recibe de losauxiliares administrativos correspondientes , el formato de Movimientos corres-pondientes (Altas, Bajas y Cambios).

Captura y emite la Validación correspondiente.

Verifica que esté correcta.

¿Está correcta?

En caso de que no esté correcto:Corrige los datos. Continúa con la actividad 4.

En caso de que esté correcto:Emite el Listado de Descuentos Quincenales y turna al Auxiliar Administrativocorrespondiente para su validación respectiva.

Recibe, Valida la información y da Visto Bueno y turna al Encargado del Sistema.

Realiza el proceso de descuentos quincenales.

Emite información:-Pólizas de Descuentos Quincenales y Pagos Directos.-Tabulados de Descuentos a Organismos.-Notas de crédito de pagos directos.-Relación de descuentos.-Emisión de comprobantes.

¿Es información interna o externa?

En caso de ser información interna/ pensionado:Elabora memorándum para el Departamento de Vigencia de Derechos,anexandole Relación de descuentos, para la aplicación de los mismos.FIN.

En caso de ser información externo/activo:Elabora Oficio para la dependencia anexando el soporte requerido por el Ente.

Turna Memorándum y Oficios al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos para su revisión

Recibe, rubrica y turna al Titular del Departamento de Ingresos para su revisión.

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11

12

13

Recibe, rubrica y turna Memorándum al Titular de la Oficina de Recuperaciónde Adeudos para que recabe firma del titular de la Subdirección de Finanzas.

Recibe, recaba firma de la Subdirección de Finanzas.

Distribuye:-Memorándum para el Departamento de Vigencia de Derechos.-Oficios para la Sección de Oficialía de Partes para su entrega o envío.-Copia de Memorándum y Oficios de Acuse.


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PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DELPROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASA

180

OFICIOS

MEMORANDUM

OFICIOS

RELACIÓN DE DESCUENTOS

MEMORANDUM

PROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES

RECIBE


INICIO

FORMATO DE MOVIMIENTOS

VERIFICA

¿ESTA CORRECTA?

NO

ELABORA

FIN

CAPTURAY

EMITE

VALIDACIÓN

CORRIGE

LISTADO DE DESCUENTOS

EMITEY

TURNA

RECIBEY

VALIDA


REA LIZA

DOCUMENTOS

EMITE


¿ES INFORMACIÓN INTERNA O EXTERNA?

EXTERNA ACTIVO

INTERNA

PENSIONADO


ADEUDOS

MEMORANDUM

DISTRIB UYE

1


INGRESOS

SI

1


ENCARGADODE SISTEMA

PÓLIZA DE DESCUENTOS QUINCENALES Y PAGOS DIRECTOS,

TABULADO DE DESCUENTOS A ORGANISMOS, NOTAS DE CRÉDITO

RELACIÓN DE DESCUENTOS, EMISIÓN DE COMPR OBANTES

SOPORTE

OFIC IO

ELABORA

MEMORANDUM

OFIC IO

TURNA

RECIBERUBRICA

YTURNA

MEMORANDUM

RECIBERUBRICA

YTURNA

TITULAR DE R ECUPERACIÓN DE

ADEUDOS


INGRESOS


INGRESOSTITULAR DE LA O FICINA DE RECUPERACIÓN DE

ADEUDOS

FIRMA DE LA SUBDIRECCIÓN DE

FINANZAS

RECIBERECABA


ADEUDOS


C

C

SECCIÓN DE OFIC IALIA DE

PARTES

PARA ENTREGA O ENVÍO

ACUSE

FIN




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PROCEDIMIENTO

NORMAS

Nombre: PAGOS DIRECTOS DE VIVIENDA.

Objetivo: Realizar las acciones correspondientes para que el deudor realice el pago directo en IPE por la adquisición de vivienda.


1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza el análisis y corroboración de los datoscontenidos en los documentos del derechohabiente que solicite realizar el pago por adquisición de vivienda.

2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez corroborada la información, elabora elRecibo de Pago al derechohabiente, conteniendo los datos y el importe correspondiente.

3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos llevará a cabo los mecanismos de recuperacióncuando se presente el deudor para hacer un pago directo, siempre que la Subdirección Jurídica informe mediante memorándum lascondiciones sobre las cuales se realizará el pago.

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1

2

3

4

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándum y o Convenioremitido por la Subdirección Jurídica con las condiciones en las cuales se realiza-rá el pago directo del deudor de vivienda.

Analiza el expediente con el Estado de cuenta del sistema y el convenio o memo-rándum para determinar las afectaciones por concepto, fecha e intereses moratorios

Informa al Auxiliar Administrativo que capture la información en el Sistema deEgresos para la emisión del Recibo de Caja.

Captura la información para la emisión del recibo en el Sistema de Egresos.

Conecta con el Procedimiento de Recepción de Ingresos diversos del Departa-mento de Egresos de la Subdirección de Finanzas.



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PROCEDIMIENTO DE PAGOS DIRECTOSDE VIVIENDA

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RECIBE

TITULAR DE LA OFICINA DE REC UPERACIÓN DE

ADEU DOS

INICIO

SOLICITUD

FIN

ANALIZA

EXPEDIENTE

INFORMA

REMITIDO POR LA



CAPTURA


INGRESOSRECIBE

MEMORÁND UM Y/O CONVENIO

ESTAD O DE CUENTA


INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE INGRESOS

DIVERSOS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA


MEMORÁNDUM Y/O CONVENIO

PARA DETERMINAR LAS AFECTACIONES POR

CONCEPTOS FECHAS E INTERES MORATORIOS

SISTEMA DE EGRESOS

RECIBO DE CAJA

CAPTURE

SISTEMA DE EGRESOS





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1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, elabora el Reporte de Adeudo de aquellosderechohabientes que serán dados de alta en la Nómina de Pensionados.

2. En el caso de que el Pensionado caiga en mora, se le cobra de acuerdo al contrato previamente establecido, pero únicamente,durante el periodo de transición de Activos a Pensionados, que puede durar más de seis meses.

3. En el Reporte de Adeudo, el auxiliar contable registra los siguientes datos:-Cantidad del adeudo por concepto de vivienda.-Nombre de la Unidad Habitacional.-Fecha de elaboración.-Cuenta que se afectará.

NORMAS

Nombre: ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR ALTA DE PENSIONADO.

Objetivo: Facilitar la información referente a los adeudos que haya contraido el activo en trámite de pensionarse.


PROCEDIMIENTO

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AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE

Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la copia del Repor-te de Adeudos por Alta de Pensionado.

Verifica en el Alfabético General, el número de adeudos, según sea el caso, yen el sistema, los Estados de Cuenta.

Emite el Estado de Cuenta.

Calcula manualmente el adeudo comprendido entre el periodo de Baja comoactivo y Alta como pensionado.

Nota: Realizará tantos Reportes de Adeudos y cálculos, como viviendas pre-sente el adquiriente.

Registra en el Reporte de Adeudos, los datos requeridos.

Turna el Reporte de Adeudos al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos para su firma y recabe firma del Titular del Departamento de Ingresos.

Recaba firma del Reporte de Adeudos del Titular del Departamento de Ingresosy lo turna al Auxiliar contable para su distribución.

Recibe y distribuye:-Original a la Oficina de Control de Adeudos, para lo procedente.-1a. copia al auxiliar contable, para su archivo.


1

2

3

4

5

6

7

8

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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADOS

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ESTADOS DE CUENTA

RECIBE

AUXILIAR CONTABL E

INICIO

REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADO

VERIFICA

NÚMERO DE ADEUDO

AL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL

DEL TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS

EN EL AL FABÉTICO GENERAL

EMITE

ESTADO DE CUENTA

CALCULA ADEUDO

REGISTRA

REPORTE DE ADEUDOS

DATOS

TURNA

REPORTE DE ADEUDOS

RECABA FIRMA DEL TITULAR DEL


TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS


RECABA Y TURNA

REPORTE DE ADEUDOS

AXULIAR CONTABLE

AXUL IAR CONTABLE

RECIBE Y DISTRIBUYE

REPORTE DE ADEUDOS

C

O

C

OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS

FIN




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1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de adeudos, elabora el Reporte de Adeudo de vivienda de lossolicitantes de algún beneficio de los que establece la Ley.

NORMAS

Nombre: ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIO.

Objetivo: Informar de manera fidedigna sobre el adeudo de vivienda que presentase el solicitante de alguno de los beneficios queotorga el IPE.


PROCEDIMIENTO

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AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE

Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la copia del Repor-te de Adeudos por Alta de Pensionado.

Verifica en el Alfabético General, el número de adeudos, según sea el caso, yen el sistema, los Estados de Cuenta.

Emite el Estado de Cuenta.

Calcula manualmente el adeudo comprendido entre el periodo de Baja comoactivo y Alta como pensionado.

Nota: Realizará tantos Reportes de Adeudos y cálculos, como viviendas pre-sente el adquiriente.

Registra en el Reporte de Adeudos, los datos requeridos.

Turna Reporte de Adeudos al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara su firma y recabe firma del titular del Departamento de Ingresos.

Recaba firma en Reporte de Adeudos del Titular del Departamento de Ingresosy lo turna al Auxiliar contable para su distribución.

Recibe y distribuye:-Original a la Oficina de Control de Adeudos, para lo procedente.-1a. copia al auxiliar contable, para su archivo.


1

2

3

4

5

6

7

8

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ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIO

ESTADOS DE CUENTA

RECIBE

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONA-DOS

VERIFICA

NÚMERO DE ADEUDO

O

EN EL ALFABÉTICO GENERAL

EMITE

ESTADO DE CUENTA

CALCULA ADEUDO

REGISTRA

REPORTE DE ADEUDOS

DATOS

TURNA

REPORTE DE ADEUDOS

CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS



RECABA Y TURNA

REPORTE DE ADEUDOS

AXULIAR CONTABLE

AXULIAR CONTABLE

RECIBE Y DISTRIBUYE

REPORTE DE ADEUDOS

C

O

C

OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS

FIN





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1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de AdeudoS, elabora el Reporte de Adeudos de los solicitantes dealgún beneficios de los que establece la Ley.

2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos informará lo referente a la clave 430(Adeudo SEV) yla clave 440(Adeudo IPE).

3. El Reporte de Adeudos será requisitado por el Auxiliar Contable, registrando los siguientes datos:- Importe del Adeudo.-Fecha de elaboración.

NORMAS

Nombre: ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDOS PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS.

Objetivo: Coadyuvar con las áreas que así lo requieran con información fidedigna y actualizada sobre los adeudos con el IPE ySEV.


PROCEDIMIENTO

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Recibe del Titular de Oficina de Control de Adeudos, el Formato para Reportede Adeudo enviado por el Departamento de Vigencia de Derechos.

Verifica en el Sistema de Casas Nuevo y en el Sistema Integral Gerencial yen expediente de Adeudos por capturar.

Realiza las anotaciones del adeudo en el apartado de observaciones del Forma-to para Reporte de Adeudo.

Rubrica y turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos para suconocimiento.

Recibe y turna a la Oficina de Control de Adeudos para las acciones procedentes.


AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

5


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SISTEMA INTEGRAL GERENCIAL


RECIBE

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

FORMATO PARA REPORTE DE ADEUDO

VERIFICA

REALIZA

RUBRICA Y TURNA

RECIBE Y TURNA

EXPEDIENTE DE ADEUDOS POR CAPTURAR

FORMATO PARA REPORTE DE ADEUDO

ANOTACIONES EN EL APARTADO DE

OBSERVACIONES

AL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS


FIN

ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDOS PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS




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24 D E

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1. El Jefe de la Oficina de Recuperación de Adeudos, es responsable de dar el visto bueno a las diversas Pólizas de diarioelaboradas.

2. Una vez revisadas las diversas Pólizas de diario, integra el Paquete de Captura Diaria, el cual registra en el Sistema deCasas Nuevo del Departamento de ingresos, para mantener los saldos de deudores de vivienda actualizados.

PROCEDIMIENTO

Nombre: REVISIÓN DE PÓLIZAS.

Objetivo: Cotejar que las Pólizas de diario contengan las aplicaciones contables correspondientes en el periodo señalado en elsoporte documental.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

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AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

5

6

Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la Póliza de Diario(reclasificación, cancelación, reintegros).

Asigna un número interno a cada Póliza de Diario.

Solicita al encargado del sitema, el Estado de Cuenta de Adeudos y/o Estadode Cuenta de Acumulados.

Revisa las aplicaciones contables de la Póliza de Diario, de acuerdo al Catálo-go de Cuentas y verifica que coincida el periodo señalado con el soporte docu-mental anexo a la Póliza.

Integra el Paquete de Captura Diaria y lo turna al encargado del sistema parasu captura.

Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso Diario por con-cepto de Unidades Habitacionales, perteneciente al Departamento de Ingre-sos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.

Recibe la Póliza de Diario, del encargado del sistema y distribuye así:.Original al Paquete de Captura Diaria..Copia al Consecutivo Anual..Copia al encargado de la Unidad Habitacional, para su archivo en el Expedien- te del adquiriente.



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PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE PÓLIZAS

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RECIBE

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

PÓLIZA DE DIARIO

ASIGNA


SOLICITA

POLIZA DE DIARIO

ESTADO DE CUENTA DE ADEUDOS Y/O ESTADO DE CUENTA DE ACUMU-LADOS

FIN

NÚMERO INTERNO

AL ENCARGADO DEL SISTEMA

REVISA

POLIZA DE DIARIO

APLICACIONES CONTABLES DE ACUERDO AL CATÁLOGO

DE CUENTAS

INTEGRA Y TURNA

PAQUETE DE CAPTURA DIARIA

AL ENCARGADO DEL SISTEMA PARA SU CAPTURA


RECIBE Y DISTRIBUYE

POLIZA DE DIARIO

CONSECUTIVO ANUAL

ENCARGADO DE LA UNIDAD HABITACIONAL PARA EXPEDIENTE DEL

ADQUIRIENTE

O

1 C

2 C

PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO

DE UNIDADES HABITACIONALES

PAQUETE DE CAPTURA





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1. La Oficina de Recuperación de Adeudos, es responsable mantener actualizados los saldos de los deudores de vivienda.

2. Los descuentos no efectuados se reciben de la Oficina de Ingresos por Organismos a traves de nota de crédito o pólizas de diario.

3. En los casos de los descuentos no efectuados por cheques cancelados corresponden exclusivamente a la SEV.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS

Objetivo: Actualizar los adeudos por descuentos no efectuados de organismos y dependencias.


NORMAS

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AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

5

5.A

6

7

Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, las Notas deCrédito, Póliza de diario y los soportes de la misma.

Verifica en el Listado Alfabético, el nombre completo, número de afiliación ynúmero de Unidad Habitacional.

Elabora por cada Organismo, las Pólizas contables, asentando los conceptosque integran el descuento no efectuado y los montos correspondientes.

Turna las Pólizas Contables, al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos, para su revisión.

Recibe y verifica que estén correctas las Pólizas contables.

¿Están correctas las Pólizas contables?

En caso de que no estén correctas las pólizas:Devuelve las Pólizas contables en original y dos copias, al auxiliar contablepara que realice las correcciones que procedan.

Regresa con la actividad 5.

En caso de que estén correctas las Pólizas contables:Rubrica de Visto Bueno y turna para autorización del Titular del Departamento deIngresos.

Recibe y distribuye así:-Original al Paquete de captura diaria.-Primera copia Consecutivo Anual de Pólizas.-Segunda copia al Consecutivo de notas de crédito o cheques cancela-dos.

Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso Diario por con-cepto de Unidades Habitacionales, del Departamento de Ingresos, del Ma-nual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.


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ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS

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RECIBE

AUXILIAR CONTABLE

INICIO

NOTAS DE CRÉDITO

ELABORA

TURNA

PÓLIZAS CONTABLES

FIN

POR CADA ORGANISMO

AL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS

RECIBE Y VERIFICA

PÓLIZAS CONTABLES

PAQUETE DE CAPTURA DIARIA

RECIBE Y DISTRIBUYE

POLIZA CONTABLES

CONSECUTIVO ANUAL

CONSECUTIVO DE NOTAS DE CRÉDITO O

CHEQUES CANCELADOS

O

1 C

2 C

POLIZA DE DIARIO

CON SOPORTES DOCUMENTALES

VERIFICA

LISTADO ALFABÉTICO

DATOS

POLIZA CONTABLES


¿ESTÁN CORRECTAS?

NODEVUELVE

RUBRICA Y TURNA

SIPÓLIZAS CONTABLES

O

PÓLIZAS CONTABLES

1 C

PÓLIZAS CONTABLES

2 C

AL AUXILIAR CONTABLE PARA SU

CORRECCIÓN

1

1

AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS PARA SU

AUTORIZACIÓN

PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO DE UNIDADES

HABITACIONALES




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PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO

Objetivo: Otorgar al adquiriente un instrumento oficial que permita la escrituración del inmueble.


1. El Departamento de Ingresos es el responsable de elaborar las Constancias de liquidación de crédito a los derechohabientesadquirientes de créditos de vivienda.

2. La emisión de Constancias de liquidación de crédito se realiza a solictud expresa del adquiriente para los fines que así leconvenga.

3. Toda Constancia de liquidción de crédtio debe ser debidamente firmada por el Subdirector de Finanzas del IPE.

4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos para entregar la Constancia, solicitará carta poder encaso de no sea el titular del inmueble.

NORMAS

199





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TITULAR DE LA OFICINADE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS /JEFE DE LA OFICINADE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del Departtamento de Ingreos la Solicitud del adquiriente solicitando laelaboración de Constancia de liquidación de crédito, anexando copia de suidentificación oficial, domicilio y número telefónico.

Turna al encargado del Sistema para su seguimiento.

Consulta en el Sistema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos si tieneadeudos y año de último pago

Imprime Reporte de Acumulado de históricos y Estado de cuenta de adeudos.

Elabora la Constancia de liquidación de crédito, con la información antesconsultada.

Turna a Vo.Bo. del Titular de la Oficina de Recuperació de adeudos y del Jefe delDepartamento de Ingresos.

Revisan, dan Vo.Bo. y turnan la Constancia de liquidación de crédito alSubdirector de Finanzas para firma.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas la Constancia de liquida-ción de crédito debidamente firmada.

Entrega al interesado la original de la Constancia de liquidación de crédito yrecaba firma de acuse de recibo en una copia simple.

Nota: En caso de que el interesado haya solicitado su envío a la SubdirecciónJurídica , será turnada mendiante Memorándum.

Archiva de manera cronológica definitiva, el acuse en el expediente de Constan-cia de liquidación de crédito.


200




S UB D IREC CIÓN



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NO V IE MB R E 2016

201

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO

RECIBE


ADEUDOS

INICIO

SOLICITUD DE CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO

FIN

TURNA

REVISAN Y TURNAN


INGRESOS


ADEUDOS Y TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS

CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN

RECIBE

ENTREGA

EXPEDIENTE DE CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO

C

C

ANEXANDO COPIA DE IDENTIFICACIÓN OFICIAL Y

NÚMERO DE TELEFONO

CONSULTA SI TIENE ADEUDOS Y AÑO DE ÚLTIMO

PAGO

IMPRIME

REPORTE ACUMULADO

TURNA


DAN VISTO BUENO

TITULAR DEL SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

DEBIDAMENTEFIRMADA

ENCARGADODE SISTEMA

C

ARCHIVA

ACUSE

RECABA FIRMA DEL ACUSE Y EN CASO DE QUE EL INTEREESADO

HAYA SOLICITADO SU ENVIÓ A LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA , SER

TURNADA MEDIANTE MEMORÁNDUM


ENCARGADO DESISTEMA

ESTADO DE CUENTA DE ADEUDOS

ELABORA



ADEUDOS Y TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

INGRESOS



O

INTERESADO

ACUSE





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PROCEDIMIENTO

Nombre: APLICACIÓN DE LA CLAVE 440 (COBROS INDEBIDOS DE PENSIÓN)

Objetivo: Realizar el descuento vía nómina de pensionados de los cobros indebidos de pensión para su recuperación.


1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza la aplicación de los descuentos porconcepto de cobros indebidos de pensión (Clave 440) toda vez que el Deprtamento de Vigencia de Derechos remita la Solicitud porescrito.

NORMAS

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1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

10

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Memorándum y/o convenio,solicitando la aplicación de descuentos por concepto de cobros Indebidos dePensión remitidos por el Departamento de Vigencia de Derechos.

Turna al Encargado del Sistema para su seguimiento.

Recibe, con base al calendario del Proceso de la nómina de Pensionados capturaen el Sistema Integral Gerencial (SIG).

Imprime el Listado de descuentos del mes anterior para conocer las cifrascon las que se iniciará el proceso.

Captura en el Sistema de Adeudos lo indicado por el Departamento de Vigencia deDerechos.

Valida el Reporte emitido por el sistema de adeudos contra lo remitido por elDepartamento de Vigencia de Derechos.

Genera, mediante el sistema, los descuentos a efectuarse en la Nómina de pen-sionados.

Imprime Listado de aplicacion de descuentos y revisa que se hayan aplicadolos descuentos.

¿Se aplicaron correctamente los descuentos?

En caso de que no se hayan aplicado correctamente los descuentos:Identifica los errores y corrige en el sistema.


En caso de que se hayan aplicado correctamente los descuentos:Turna el Listado de aplicación de descuentos y Memorándum para rubrica.

Recibe y recaba firma del Titular del Departamento de Ingresos para su entrega.-Memorándum Original y Listado de aplicación de descuentos al Departa-mento de Vigencia de Derechos, para su conocimiento.-Copia de Memorándum a la Subdirección de Finanzas, para su conocimiento.-Acuse de Recibo, para el Departamento de Ingresos.

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ÁREA Y O PUESTO QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.


11

12

13

14

14A

15

-Copia del Memorándum a Dirección General.-Copia del Memorándum a la Contraloría Interna.Copia del Memorándum al Dpartamento de Tecnologías de la Información.-Copia del Memorándum al Enlace de la Subdirección de Finanzas.-Copia del Memorándum y Listado al Analista de nómina de pensionados delDepartamento de Vigencia de Derechos.

Conecta con el Procedimiento de elaboración de la nómina de Pensionados delDeparamento de Vigencia de Derechos.

Archiva de manera cronológica, en la Carpeta de captura de adeudos paracontrol de la Oficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Ingresos, Tabulado definitivo de la nómi-na de pensionados , remitidos por el Departamento de Vigencia de Derechos.

Turna al Encargado de Sistema para que concilie las cifras enviadas contras losimportes descontados de forma global.

Concilia cifras globales.

¿Encontró diferencias?

En caso de que no detecte diferencias:Archiva en la carpeta de en la Carpeta de captura de adeudos para control de laOficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.

FIN.

En caso de que si detecte diferencias:Envía Memorándum al Departameno de Vigencia de Derechos solicitando infor-me los importes y los pensionados a los que no se les efectuó descuento indicadocon la finalidad de contar con información fidediga en el Sistema.


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PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE LA CLAVE 440 (COBROS INDEBIDOS DE PENSIÓN)

205

SISTEMA DEADEUDOS

OC

C

ANALISTA DE NOMINA

O

O

SISTEMA INTEGRALG ERENCIAL

RECIBE

TITULAR DE LA O FICINA DE REC UPERACIÓN DE

ADEU DOS

INICIO

MEMORANDUM

CONVENIO

IDENTIFICA Y CORRIGE

F IN

¿SE APLICARÓN C ORRECTAMENTE

LOS DESCUENT OS?

SÍ

NO

1

TURN A

LIST ADO DE A PLICACIÓN DE DESCUENTO S

TUR NA

RECIBE YCAPT URA

IMPRIME

L ISTADO DE DESCUENTOS DEL MES ANT ERIOR


RECIBE YTURNA

MEMORÁNDUM

L ISTADO DE APLICACIÓN DE DESC UENT OS

DEPART AMENT O DE VIGENCIA DE

DERECHOS

C

MEMORÁNDUM

O

C

DIRECCIÓN GENERAL

C

C

C

C

DEPART AMENT O DE TECNOLOG IAS DE LA IN FORMACIÓ N

AC USE

ENC AR GADO DEL SISTEMA

SISTEMA DEADEUDOS

RECIBE YCA PT URA

VALIDA

REPORT E

G ENERA

NOMIMNA DE PENSIO NADOS

IMPRIME

L IST ADO DE APLICACIÓN DE DESCUENT OS

1

TITULAR DE LA O FICINA DE REC UPERACIÓN DE

ADEUD OS

SUBDIRECCIÓN DE F INANZAS

CO NTRA LORÍA INT ERNA

ENLACE SUBDIRECC IÓ N DE FINANZ AS

ARCHIVA

L ISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS

MEMORÁNDUM

EL ABORACIÓN DE LA NOMIN A DE PENSIO NADOS

RECIBE

TABULADO DEFINIT IVODE LA NÓMINA DEPENSIO NADOS

TURNA

T ABULADO DEF INITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONAD OS


TITULAR DE LA OFICINA DE REC UPERACIÓN DE

A DEUDO S

CONCILIA

T ABULADO DEFINITIVODE L A NÓMINA DEPENSIONAD OS

ENCARG ADO DEL SIST EMA

ARCHIVA¿ENCONT RO

DIFERENCIAS?

SÍ

NO

TURNA DEPART AMENT O DE VIGENCIA DE DERECHO S

FIN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDOS SEV)

Objetivo: Realizar la aplicación de descuentos en la nómina de pensionados, por concepto de adeudos de la Secretaría deEducación de Veracruz


1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza la aplicación de los descuentos porconcepto de Adeudos SEV (Clave 430).

2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos aplicará el 30 % de descuento a las percepciones delpensionado siempre y cuando tenga tres meses o mas de haber causado alta en la nómina, en caso contrario aplicará la totalidad deladeudo al retroactivo.

NORMAS




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1

2

3

3A

4

5

6

7

8

9

9A

10

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Oficio de la SEV y Listado,solicitando la aplicación de descuentos por concepto de adeudos a esa depen-dencia

Turna al Encargado del Sistema para su seguimiento.

Verifica en el Sistema Integral Gerencial que persona del Listado ya es Pensiona-do y obtiene el número de pensión asignado.

¿Ya tiene número de pensión?

En caso de que no tenga número de pensión:Espera el siguiente proceso para verificar que tenga dicho estatus.Regresa a la actividad 1.

En caso de que si tenga número de pensión:Con base al calendario del Proceso de la nómina de Pensionados captura en elSistema Integral Gerencial (SIG).

Imprime el Listado de descuentos del mes anterior para conocer las cifrascon las que se iniciará el proceso.

Captura el 30% de sus percepciones o la totalidad indicada por la SEV en elSistema de Adeudos.

Valida el Reporte emitido por el sistema de adeudos contra lo remitido por la SEV.

Genera, mediante el sistema, los descuentos a efectuarse en la Nómina de pen-sionados.

Imprime Listado de aplicacion de descuentos y revisa que se hayan aplicadolos descuentos.

¿Se aplicaron correctamente los descuentos?

En caso de que no se hayan aplicado correctamente los descuentos:Identifica los errores y corrige en el sistema.


En caso de que se hayan aplicado correctamente los descuentos:Turna el Listado de aplicación de descuentos y Memorándum para rubrica.





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11

12

13

14

15

15A

16



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Recibe y recaba firma del Titular del Departamento de Ingresos para su entre-ga.-Memorándum Original y Listado de aplicación de descuentos al Departa-mento de Vigencia de Derechos, para su conocimiento.-Copia de Memorándum a la Subdirección de Finanzas, para su conocimiento.-Acuse de Recibo, para el Departamento de Ingresos.Copia del Memorándum a Dirección General.-Copia del Memorándum a la Contraloría Interna.Copia del Memorándum al Dpartamento de Tecnologías de la Información.-Copia del Memorándum al Enlace de la Subdirección de Finanzas.-Copia del Memorándum y Listado al Departamento de Vigencia de Derechos.

Conecta con el Procedimiento de elaboración de la nómina de Pensionados delDeparamento de Vigencia de Derechos.

Archiva de manera cronológica, en la Carpeta de captura de adeudos paracontrol de la Oficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Tabulado definitivo de lanómina de pensionados , remitidos por el Departamento de Vigencia de Dere-chos.

Turna Tabulado definitivo de la nómina de pensionados al Encargado deSistema para que concilie las cifras enviadas contras los importes descontados deforma global.

Concilia cifras globales del Tabulado definitivo de la nómina de pensiona-dos .

¿Encontró diferencias?

En caso de que no detecte diferencias:Archiva en la carpeta de captura de adeudos para control de la Oficina de Recu-peración de Adeudos para cualquier aclaración.FIN.

En caso de que si detecte diferencias:Envía Memorándum al Departamento de Vigencia de Derechos solicitando infor-me los importes y los pensionados a los que no se les efectuó descuento indicadocon la finalidad de contar con información fidedigna en el Sistema.





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PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDOS SEV)

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SISTEMA DEADEUDOS

OC

C

ANALISTA DE NOMINA

O

OSISTEMA INTEGRAL

GERENCIAL

RECIBE


ADEUDOS

INICIO

OFICIOS SEV

LISTADO

ESPERA

FIN

¿YA TIENE NÚMERO DE PENSIÓN?

SÍ

NO

1

CAPTURA

TURNA

VERIFICA

IMPRIME

LISTADO DE DESCUENTOS DEL MES ANTERIOR


RECIBE YTURNA

MEMORÁNDUM

LISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS

DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE

DERECHOS

C

O

C

DIRECCIÓN GENERAL

C

C

C

C

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

ACUSE


SISTEMA INTEGRALGERENCIAL

RECIBE YCAPTURA

VALIDA

REPORTE

GENERA

NOMIMNA DE PENSIONADOS

IMPRIME



CONTRALORÍA INTERNA

ENLACE SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

ARCHIVA


MEMORÁNDUM

ELABORACIÓN DE LA NOMINA DE PENSIONADOS

RECIBE

TABULADO DEFINITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONADOS

TURNA




ADEUDOS

CONCILIA



ARCHIVA¿ENCONTRO

DIFERENCIAS?

SÍ

NO

TURNA DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS

FIN

SI CUENTA CON NUMERO DE PENSION

1

IDENTIFICA Y CORIGE

¿SE APLICARÓN CORRECTAMENTE

LOS DESCUENTOS?

SÍ

NO

2

2

TURNA


MEMORÁNDUM


ADEUDOS





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PROCEDIMIENTO

Nombre: INGRESOS POR ARRENDAMIENTO.

Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por arrendamietos de inmuebles propiedad del Instituto.


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por adeudosde los inmuebles propiedad del Instituo.

2- El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, tramitará la elaboración de la factura del mes en cursoa excepción de banamex, al cual se le solicita con un mes de anticipación de acuerdo al contrato de arrendamiento.

3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez recibida la factura, la enviará mediantememorándum al Departamento de Control Financiero para los fines procedentes.

4. En caso de renovaciones de contrato, se contunúa con la elaboración de facturas electrónicas hasta que se tenga el contratoactualizado.

5. Para los casos de dependencias del Gobierno del Estado, el Departamento de Ingresos remitirá las facturas en físico mediante Oficio.

6. Los contratos de arrendamiento, así como las condiciones establecidas en el mismo son responsabilidad de la Subdirección Adminis-trativa y el Departamento de Ingresos solo será responsable de dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones pactadas en ellos.

NORMAS

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TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE INGRESOS


TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE INGRESOS

1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia simple del Contrato deArrendamiento con los requisitos fiscales, mismo que fue turnado por la SubdirecciónAdministrativa.

Ananliza las condiciones de arrendamientos y turna al Auxiliar administrativo parasu seguimiento.

Recibe e integra un expediente individual por bien inmueble.

Elabora Memorándum solicitando al representante legal del IPE ante el SATelabore factura electrónica.

Da de alta ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT)Proporciona los siguientes datos-Nombre del arrendatario.-Datos generales del inmueble arrendado.-Registro Federal de Causante (RFC)-Domicilio Fiscal.-Correo electrónico del arrendatario.

Solicita se elabore la factura en los primeros 5 días de cada mes.

Nota: esta información permite que se de de alta y se elabore la primera factura.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación vía telefónica del Titular del Departamento de Ingresos de quese encuentran las Facturas en carpeta compartida de la red interna para surevisón.

Revisa la Factura electrónica para constatar que estén correctas

¿Están correctas?

En caso de que no estén correctas:Informa al representante legal del IPE ante el SAT el error detectado para sucorrección. Regresa a la actividad 7.

En caso de que si estén correctas:Envía la Factura electrónica al correo electrónico del arrendatario.

Pasa el tiempo.

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10

10.A

11

12

13

14

15

16

Verifica si se pagó la factura.

¿Se pagó la factura?

En caso de que no se haya pagado:Continua con actividad 10.

En caso de que si se haya pagado:Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Copia del correo electrónicoo llamada telefónica del Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos sobrerecepción de pago.

¿Es dependencia de gobierno o Banamex?

En caso de ser Banamex:Entrega al Departamento de Egresos copia del Correo electrónico que contieneel número de orden de pago para hacerlo efectivo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Egresos la Ficha de pago.

Archiva la Factura y la documentación soporte en el expediente del arrendatario.

FIN.

En caso de ser dependencia de gobierno:Elabora Oficio a la dependencia de Gobierno firmado por el Titular de laSubdirección de Finanzas y rubricado por el Titular del Departameto de Ingresosy la Oficina de Recuperación de Adeudos y remite junto con factura.

Remite Memorándum al Departamento de Control Financiero signado por elTitular del Departamento de Ingresos señalando organismo, importe de pago,periodo pagado para su registro contable procedente.

Archiva la Factura y la documentación soporte en el expediente del arrendatario.


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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS INGRESOS POR ARRENDAMIENTO

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RECIBE

TITULAR DE LA O FICINA DE

RECUPERACIÓNDE ING RESO S

INICIO

C ONT RATO DE ARRENDAMIENTO

ANALIZAY TUR NA

ELABORA

C

DA ALTA

¿EST ÁN COR RECT AS?

NO

INFO RMA

ENVÍA

F ACTURA ELECTRÓNICA

AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

AUXILIAR ADMIN ISTRAT IVO

RECIBE E INT EGRA

EXPED IENTE

ANT E EL S ISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

T RIBUT AR IA

SI

COND ICIONES DE ARREN DAMIENT OS

PO R B IEN IN MUEBLE

MEMO RÁNDUM

PARA EL REPRESENTANT E LEGAL DEL INST IT UTO , SO LICIT AND O ELABORAR

FACT URA ELECT RÓNICA

SO LICITA SE ELABORE LA FACT URA EN LO S PRIMEROS 5 DÍAS

DE CADA MES

T IT ULAR D E LAOF ICINA DE

RECUPERACIÓ N DE IN GRESO S

RECIBE

NO TIFIAC IÓ N T ELEFÓ NICA DE LA EXISTENCIA DE LA

FACT URA

REVISA

FACTURA ELECT RÓNICA

1

AL CORREO ELECTRÓNICO DEL

AR RENDATAR IO

VERIFICA PAGO DE LA FACT URA

¿SE PAGO L A FACT URA?

NO

RECIBE

COPIA DEL CO RREO ELECT RÓNICO

SI

O LLAMADA TELEF ÓNICA DEL T IT ULAR DE LA

O FICINA DE INGRESOS PO R O RGANISM O S

DEL DEPART AMENT O

DE INGRESOS

DEL T IT ULAR D EL DEPART AMENTO

DE IN GRESO S

¿ES BANAMEX?

NO

ENT REG A

COR REO ELECTRÓ NICO

SI

PARA HACER EFECT IVO EL PAGO

C

RECIBE

F ICHA D E PAG O

1

AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE INGRESOS

2

2

ELABO RA Y REMITE

OFICIO

A LA DEPEND ENCIADE GO BIERNO

F IR MADO POR EL SUBDIR ECT OR DE

F INANZAS Y RUBRICADO PO R EL T ITULAR DEL D EPARTAMENT O DE

ING RESO S Y TITULAR DE LA OF ICINA DE

RECUPERACIÓ N DE AD EUDO S

FACT URA

REM IT E

MEMORÁNDUM

AL D EPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

PARA SU REG ISTRO . FIRMADO POR EL

TITU LAR DEL DEPART AMENTO DE

INGRESOS

AR CHIVA

F ACTURA

DOCU MENTACIÓN SOPORT E

EN EL EXPEDIENTE DEL ARREN DAT ARIO

FIN

C

ARCHIVA

FACTURA

DO CUMENT ACIÓ N SOPO RTE

EN EL EXPEDIENTE D EL ARRENDATARIO

F IN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: INGRESOS POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO.

Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por la venta de terrenos de contado, propiedad del Instituto.


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por venta deterrenos de contado que son propiedad del Instituto.

2. Cuando el Adquiriente cuente con un número de control por la adquisición de casa o terreno, en caso de una nueva compra, se leasignará un nuevo número, es decir que por cada compra contará con un nuevo número de control.

NORMAS

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PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN


1

2

3

3.A

4

5

6

7

8

9

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándumremitido por el Departamento de Bienes Inmuebles con firma deautorización del C. Director General indicando los datos generalesdel comproador, ubicación del terreno, precio por metro cuadrado yprecio total a pagar.

Apertura Expediente físico del adquiriente con el Memorándume integra la documentación que se vaya generando por el caso.

Consulta en el Sistema Integral Gerencial si el adquiriente esderechohabiente del Instituto.

¿Es derechohabiente?

En caso de que no sea derechohabiente:Asigna número de control interno. Continúa con la actividad 6.

En caso de que sea derechohabiente:Asigna el número de afiliación con el que figure para IPE, seapensionado o activo.

Acude al módulo de la oficina de Control de Adeudos para queasigne un número de referencia, indicandoles si es activo, pensio-nado o no es derechohabiente para que efectúe transferencia ópago en Caja.

Informa al Departamento de Bienes Inmuebles la cuenta clabe ynúmero de referencia para que se realice el pago, mediante elMemorándum con rubrica de la Oficina y firma del Titular del De-partamento de Ingresos.

Elabora Movimiento de Alta a Datos Generales en el Sistema deCasas Nuevo.

Captura los datos en el Sistema de Egresos para la posterior emi-sión del recibo de Caja.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándumemitido por el Departamento de Bienes Inmurbles mediante el cualanexa copia de la Transferencia o Depósito por el importe de la

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PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN

10 Turna copia de la Transferencia de pago para la emisión poste-rior del recibo de Caja.

Conecta cn el Procedimietos de validación del Proceso Diario delDepartamento de Ingresos.


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PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO

SI S TE M A DE CAS AS

S IS T EM A D EE GR E S OS

S IS TE M A I N T EG RA LGE RE N CI AL

RE CI BE

TI TUL AR D E L A O FI C IN A DE R EC UPE RA CI ÓN DE

AD EU D OS

IN IC IO

ME M ORA NDU M

A SI G N A

FI N

¿E S DE RE CH OHA BI E N TE ?

S Í

N O

1

CA PT URA

A CUD E

VE RI FI CA

IN FOR MA

M E MO RÁN DU M

M ODU LO D E L A OF ICI NA DE

CON TR OL D E AD E U DOS

A S IG N A

PR O CE DIM I ENT O DE V ALID AC IÓN DEL P ROCE S O DI A RIO

S I E S DE RECH O -HA BIE N T E

D E P ART AM E NT O D E BIE NE S IN M UE B L ES

AP E R TU RA EX P EDI E N TE

NÚ M ERO

N ÚM E RO DE A FI LIA CI ON

D E P ARTAM E N T O D E B IE NE S I NM U E B LE S

EL AB OR A

M OV IM IE NT O DE A L T A A D ATO S G EN E R AL ES

RE CIBE

M E M ORAN DU M

DE PA RT AM ENT O DE BI E N ES INM U E BLE S

TR ANSF ERE NC IA O DE PÓ SI T O

C

T U RN A

T R AN S FE R E NC IA O D E P ÓS IT O

C





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PROCEDIMIENTO

Nombre: INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA.

Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por la regularización de los terrenos de la Colonia Pedro I. Mata.


1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por laregularización de los terrenos de la Colonia Pedro I. Mata.

2. La Oficina de Recuperación de Adeudos, será la responsable de entregar el Recibo Original al Adquiriente, previa identificación.

NORMAS

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AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia del Estado de Cuenta delas diversas Instituciones Bancarias, mismos que turna el Departamento de Egresosque reflejan los depósitos realializados.

Identifica mediante el número de referencia bancaria el nombre del adquiriente.

Turna la copia del Estado de Cuenta al Auxiliar Contable para su análisis.

Analiza y determina el mes al cual se va a aplicar.

Elabora en excell un volante de recibo provisional con las aplicaciones contables,concepto e importe.

Turna al Auxiliar Admisintarivo para su seguimiento.

Recibe y captura en el Sistema de Egresos para la emisión del Recibo de Caja.

Informa al Auxiliar Contable que ya fue capturada la información.

Acude a la Ventanilla de la Oficina de Caja General del Departamento de Egresospara entregar la copia del Estado de Cuenta del Banco para que le enteguen elRecibo de caaja en Original y dos tantos.

Integra el Recibo Original y una copia al Expediente individual del adquiriente.

Turna la segunda copia al Auxiliar Administrativo para que actualice la Tabla deControl de Pagos para cualquier consulta.

Pasa el tiempo

Analiza, en los primeros cinco días del mes, la Tabla de Control de Pagos ydetermina quienes tienen adeudo de mas de dos meses.

Elabora Memorándum al Departamento de lo Contencioso con rubrica del Jefede la Oficina de Control de Adeudos y firma del Titular del Departamento deIngresos para los efectos con procedentes.


219





S UB D IRE C CIÓ N



F IN A NZ A S


O C T U B R E 2 0 16

2 4 D E


PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA.

220

RECIBE


ADEUDOS

INICIO

ESTADO DE CUENTA

FIN

IDENTIFICA

AUXILIAR CONTABLE

RECIBEY

CAPTURAMEMORANDUM

ELABORA


INGRESOS


RECIBO DECAJA

ESTADO DE CUENTA

ACUDE

EXPEDIENTE

RECIBO

INTEGRA

EN LOS PRIMEROS 5 DÍAS DEL MES LA TABLA DE CONTROL DE

PAGOS PARA CUALQUIER CONSULTA

ANALIZA


C

C

CON RUBRICA DEL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE

ADEUDOS Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE INGRESOS

DE LAS DIVERSAS INSTITUCIONES

BANCARIAS QUE REFLEJAN LOS

DEPOSITOS

NÚMERO DE REFERENCIA BANCARIA EL NOMBRE DEL ADQUIRIENTE

TURNA

ESTADO DE CUENTA

C

ANALIZA Y

DETERMINA

AUXILIAR CONTABLE

EL MES AL CUAL SE VA A APLICAR

ELABORA

VOLANTE DE RECIBO

EN EXCEL CON LAS APLICACIONES

CONTABLES, CONCEPTO E

IMPORTE

TURNA

SISTEMA DE EGRESOS


PARA EMISIÓN DEL RECIBO DE CAJA.

AUXILIAR CONTABLEINFORMA

A LA VENTANILLA DE CAJA GENERALPARA ENTREGAR

O

AUXILIAR CONTABLE

C

C1

C2

O

C

AUXILIAR ADMINISTRATIVOTURNA

C2

RECIBO

PARA QUE ACTUALICE LA TABLA DE CONTROL DE

PAGOS PARA CUALQUIER CONSULTA

DEPARTAMENTODE LO

CONTENCIOSO

DEPARTAMENTODE EGRESOS

164



FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN

S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS

CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016

1. El Departamento de Egresos capta los ingresos por diversos conceptos, tales como:

Ingresos por concepto de casas: (Distribuye así los Recibos de Caja): Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para laOficina de Recuperación de Adeudos, cuarta copia se conservará en el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de pensión vehicular:Primera y segunda copia para la Oficina de Control de Adeudos, la tercera para el Departamento de Control Financiero y cuarta copiapara el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de reconocimiento de cuotas:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda es para la Oficina de Recuperación de Adeudos, tercera copiapara el Departamento de Vigencia de Derechos cuarta copia para el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de pago por CENDI:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copia para el CENDI y la cuarta copia y su acuse seguardarán en el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de préstamos:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para la Oficina de Recuperación de Adeudos,cuarta copia se guardará en el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de rentas:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para la Oficina de Recuperación de Adeudos,cuarta copia para el archivo consecutivo.

Ingresos por concepto de devoluciones de anticipo:Primera para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copia para el interesado y la cuarta para el archivoconsecutivo.

PROCEDIMIENTO

Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS.

Objetivo: Recibir el pago que se realice por los diversos conceptos, entregando un Recibo de Caja al pagador, para llevar así unestricto control para un manejo interno adecuado.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

166



E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN

S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS

CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016

2. El Departamento de Ingresos, mediante su Oficina de Control de Ingresos por Organismos, es el responsable de efectuar las laboresnecesarias para que el Instituto reciba los ingresos por cuotas y aportaciones de los Organismos Incorporados, apoyando en larecuperación de adeudos por los diversos beneficios otorgados a los derechohabientes.

3. El original del Recibo de Caja siempre se entrega al interesado, y los tantos restantes del mismo, se deberán distribuir de acuerdoal tipo de ingreso ( tal como se definió anteriormente).

NORMAS

167






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS

1

2

3

3.A

4

5

6

Recibe del derechohabiente, el Volante de Pago, elaborado por el Departamen-to de Control Financiero o por el Departamento de Ingresos.

Accesa al sistema de egresos y captura la información.

Nota: Para el cobro de las mensualidades por la compra de casas o departamen-tos y mantenimiento de las Unidades Habitacionales, copia la información captura-da por el Departamento de Ingresos, en el sistema de casas.

Valida la información contra el Volante de Pago.

¿Es correcta la información capturada?

En caso de que no sea correcta:Devuelve el Volante de Pago para su corrección, al departamento correspon-diente.


En caso de que sea correcta la información capturada:Imprime el Recibo de Caja, en original y cuatro copias.

Cobra el importe del Recibo de Caja correspondiente y entrega el original delmismo, al interesado.

Clasifica y distribuye los tantos restantes del Recibo de Caja, de acuerdo al tipode ingreso.

Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de

Contabilidad del Departamento de Control Financiero.


168





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS

169

RECIBE

CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS

INICIO

ACCESA

Y

CAPTURA

DERECHOHABIENTE

VOLANTE DE PAGO


NO

DEVUELVE

SI

PARA CORRECCIÓN

IMPRIME

RECIBO DE CAJA

VALIDA

VOLANTE DE PAGO

INFORMACIÓN

ELABORADO POR EL DEPTO. DE CONTROL FINANCIERO O DEPTO. DE

INGRESOS

SISTEMA DE EGRESOS

INFORMACIÓN DELDEPTO. DEINGRESOS EN SU SISTEMA DE

CASAS

VOLANTE DE PAGO

DEPTO. CORRESPONDIENTE

O-4

O-4

RECIBODE CAJA

COBRA

Y

ENTREGA

IMPORTE

RECIBODE CAJA

O

INTERESADO

DISTRIBUYE

DE ACUERDO AL TIPO

DE INGRESO

1

1

FIN

PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y

REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS.

Objetivo: Recibir los pagos por parte de los representantes de los Organismos, (vía ventanilla o por transferencia electrónica) eimprimir los Recibos de Caja, para entregarlos a quien realizó el pago.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. El Departamento de Egresos, mediante su Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar las labores de atención al públicoy la recepción, control y custodia de los ingresos en efectivo y/o valores de la Institución, así como de verificar la preparación y controlde egresos de la misma.

170





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




1

1.A

2

2.A

3

4

5

Recibe al representante del Organismo y pregunta el modo de pago.

¿Es un pago en ventanilla o una transferencia electrónica?

En caso de tratarse de pago en ventanilla:Recibe el Cheque y la Póliza Cheque.

Revisa y verifica si acepta o no el Cheque (legibilidad, alteraciones y que lasfirmas no crucen la banda magnética).

¿Es aceptado el Cheque?

En caso de que no sea aceptado el Cheque:Devuelve el Cheque para corrección, haciendo las observaciones pertinentes alrepresentante del Organismo.

Informa telefónicamente al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Orga-nismos, que no se aceptó el Cheque.

Pasa el tiempo.


En caso de que sea aceptado el Cheque:Sella y firma de recibido en la Póliza Cheque.


En caso de tratarse de transferencia bancaria:Imprime el Recibo de Caja, entrega al representante del Organismo el original yasellado, la primera y tercera copias al Titular de la Oficina de Control de Ingresospor Organismos, la segunda copia al Departamento de Control Financiero y lacuarta copia la conserva en su archivo consecutivo, permanentemente.




171






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS

172

RECIBEY

PREGUNTA

CAJERO DE RECEPCIÓN YCONTROL DE INGRESOS

INICIO

DEL REPRESENTANTE DEL ORGANISMO

¿EL PAGO SE REALIZARA EN

VENTANILLA O POR TRANSFERENCIA

BANCARIA?

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

MODO DE PAGO

IMPRIME

RECIBO DE CAJA

O

1ª. C

REPRESENTANTE DEL ORGANISMO


3ª. C

OFICINA DE CONTROL DE


C

¿ES ACEPTADO EL CHEQUE?

RECIBE

DEVUELVENO

SÍ

SELLA

Y

FIRMA

PÓLIZA CHEQUE

CHEQUE

2

CHEQUE

PAGO ENVENTANLLA

PÓLIZA DE

CHEQUE

REVISA

Y

VERIFICA

CHEQUE

REPRESENTANTE DEL ORGANISMO

1

2

INFORMA

NO SE ACEPTO EL CHEQUE

RECIBIDOTITULAR DE LA OFICINA

DE INGRESOS POR ORGANISMOS

RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA

2ª. C

RECIBO DE CAJA

4ª. C

FIN

1

PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE

PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Departamento de Egresos, es el responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentacióncomprobatoria de erogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.

2. El Departamento de Egresos, es el responsable de depositar en las instituciones bancarias, los ingresos diarios del Instituto, para sucontrol y seguimiento.

3. El responsable de los cajeros del estacionamiento del IPE, entrega diariamente el efectivo exacto recuperado durante el turno al cajerode Recepción y Control de Ingresos.

PROCEDIMIENTO

Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO.

Objetivo: Recibir del servicio de estacionamiento del IPE, el efectivo por los ingresos recaudados por el servicio que se presta ypara depositarlo a una institución bancaria.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

173






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




1

2

2.A

3

4

5

6

Recibe del responsable del cajero del estacionamiento del IPE, un sobre conefectivo amparando el total de ingresos del día

Revisa que ambos coincidan.

¿Coinciden las cantidades?

En caso de que no coincidan las cantidades:Solicita verbalmente al encargado del estacionamiento, que haga el ajuste de lacantidad entregada (faltante o sobrante) para que coincida lo entregado en elsobre.


En caso de que coincidan las cantidades:Recibe el efectivo.

Elabora un Recibo de Caja en el sistema respectivo, por concepto de ingresosdel estacionamiento del día hábil inmediato anterior y lo imprime en cuatro tantos.

Deposita en la caja fuerte.

Distribuye:-Original para el encargado de estacionamiento.-Primera y tercera copia el Departamento de Ingresos.-Segunda copia al Departamento de Control Financiero.-Cuarto tanto, lo archiva en el Consecutivo, temporalmente.




174





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DE FINANZAS


RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO

175

RECIBE


INICIO

SOBRE

¿COINCIDEN LAS CANTIDADES?

NO

SI

AJUSTE DE LA CANTIDAD

ENTREGADA.

RECIBE

ORECIBO DE CAJA

ENCARGADO DEL ESTACIONAMIENTO

REVISA

SOLICITA

CAJA FUERTE

1

CON EFECTIVO

COINCIDAN LAS CANTIDADES

ENCARGADO DEL ESTACIONAMIENTO

1

EFECTIVO

CONCEPTO INGRESOS DE ESTACIONAMIENTO

EFECTIVO

DEPOSITA

ELABORA E IMPRIME

C

C

C

IMPRIME

RECIBO DE CAJA

O

1ª. C

ENCARGADO DE ESTACIONAMIENTO


3ª. C


C

RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA

2ª. C

RECIBO DE CAJA

4ª. C

FIN








S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Departamento de Egresos, consolida y remite al Departamento de Control Financiero, la documentación comprobatoria deerogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.

2. El Departamento de Egresos, deposita en las instituciones bancarias, los ingresos diarios del Instituto, para su control y seguimiento.

3. La Oficina de Caja General, para el corte de caja, elabora e imprime el original y tres tantos, del Recibo de Caja, del total de losvolantes (100 folios) por el cobro de cada 100 credenciales solicitadas y pagadas.

PROCEDIMIENTO

Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES.

Objetivo: Recibir del interesado, el importe por pago de la entrega de la Credencial solicitada (según sea el caso) y entregada.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

176





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




1

2

Elabora Recibo de caja, imprime y entrega el original y el segundo tanto a laOficina de Afiliación y Emisión de Credenciales, el tercer tanto al Departamento deControl Financiero.



Archiva el primer tanto en el expediente consecutivo de Recibos de Caja, demanera permanente.


177






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES

178


INICIO

ORECIBO DE CAJA

ELABORA, IMPRIME y ENTREGA

ARCHIVA

RECIBO DE CAJA1- C

OFNA. DE AFILIACIÓN

DEPTO. DE CONTROL FINANCIERO

2-C

3-C

FIN







S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular de la Oficina de Caja General es el responsable de revisar y autorizar el corte diario de caja, para verificar que su registroy aplicación sean correctos.

2. El Titular de la Oficina de Caja General es el responsable de supervisar las labores de atención al público y de la recepción, controly custodia de los ingresos en efectivo y/o valores de la Institución, así como, verifica la preparación y control de ingresos de la misma.

3. El Cajero de Recepción y Control de Ingresos, realiza diariamente el arqueo de caja de los ingresos y valores recibidos después delcorte y entregar a su titular inmediato, para su control.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE CAJA.

Objetivo: Realizar la conciliación de lo recibido en efectivo, Cheques, Fichas de Depósito, copias de Transferencias contra eltotal de los Recibos de Caja, para tener al final del día, un control interno adecuado y efectuar el depósito correspondien-te.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

179






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS

TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

10.A

Comunica verbalmente al personal de la Oficina de Recuperación de Adeudos,que realizará el corte de caja.

Imprime Relacion de Recibos.

Captura en el sistema el importe de todos los Recibos de Caja, así como elimporte de los Cheques, el efectivo que ingresaron, copias de Fichas de depó-sito y copias de Transferencias bancarias.

Elabora Fichas de Depósito en la que se relaciona el efectivo para Bancomer,los Cheques recibidos y el efectivo para Banorte por los pagos de préstamosdomiciliados.

Al reverso de cada Cheque, anota el número del Recibo de Caja que lo ampa-ra, la fecha del Recibo y el número de cuenta a la que se deposita; turna al Titulardel Departamento de Egresos, junto con sus respectivas Fichas de Depósito.

Recibe los Cheques y realiza los depósitos correspondientes.

Pasa tiempo.

Recibe la Ficha de Depósito y turna al Cajero de rececpción y control deingresis.

Recibe la Ficha de Depósito (copia) sellada por el banco, entrega al Departa-mento de Control Financiero la Ficha de Depósito y recaba la firma de recibidoen una fotocopia.



Archiva temporalmente la fotocopia con su respectivo corte de caja, en el consecu-tivo del mismo.

Valida el total de los Recibos de Caja y su importe contra el Corte Diario enpantalla, desplegado por el sistema de egresos.

Están correctos los datos?

En caso de que no estén correctos los datos:Identifica el error y corrige.

180





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DE FINANZAS



TITULAR DE LA OFICINA DECAJA GENERAL


11

12

13

13.A

14

15

16

17

Concilia las Fichas de Depósito contra los Cheques y el Reporte del Efecti-vo del Día.


En caso de que estén correctos los datos:Imprime seis juegos de cada reporte: Reporte de Corte Diario de Caja, Re-porte del Efectivo del Día y Reporte del Importe de Ingreso por Concep-to y turna al Titular de la Oficina de Caja General, junto con los Recibos de Cajay las Fichas de Depósito.

Revisa que los conceptos y las cuentas de cada Recibo de Caja, sean loscorrectos.

¿Están correctos los datos?

En caso de que no estén correctos los datos:Devuelve los documentos para su corrección.


En caso de que estén correctos los datos:Turna las cuentas de cada Recibo de Caja, al cajero de Recepción y Control deIngresos.

Distribuye los Reportes de la siguinete manera; cinco originales al Departamentode Egresos y su acuse.

Recibe del Departamento de Control Financiero las Fichas de Depósito, debi-damente firmados.

Archiva las Fichas de Depósito, los Reportes y los Recibos de Caja.


181






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DE FINANZAS


ELABORACIÓN DELCORTE DIARIO DE CAJA

182

COMUNICA


INICIO

OFICINA DE RECUPERACIÓN

DE ADEUDOS

IMPRIME

REALIZARA CORTE DE CAJA

RELACIÓN DE RECIBOS

SISTEMA DE

EGRESOS

CAPTURAIMPORTES DE LOS RECIBOS DE CAJA,

CHEQUES, EFECTIVO, FICHAS DE DEPÓSITO Y TRANSFERENCIAS.

ELABORA

FICHAS DE DEPÓSITO

RELACIONA EFECTIVO PARA BANCOMER Y

EFECTIVO Y CHEQUES PARA BANORTE

ANOTA Y TURNA

CHEQUE

AL REVERSO DE CADA UNO SU No. DE RECIBO, FECHA Y No.

DE CUENTA

FICHAS DE DEPÓSITO


EGRESOS

RECIBE Y REALIZA

CHEQUE

DEPOSITOS AL BANCO


EGRESOS

RECIBE Y TURNA

FICHA DE DEPÓSITO

PARA SU SEGUIMIENTO


GENERAL

C


RECIBE Y ENTREGA

FICHA DE DEPÓSITO

C



FICHA DE DEPÓSITO

C

ARCHIVA

FICHA DE DEPÓSITO

C

VALIDA

RECIBOS DE CAJA

CORTE DIARIO

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

NO IDENTIFICA Y CORRIGE

IMPRIME Y TURNA

1

CONCILIA

FICHAS DE DEPÓSITO

CHEQUES

REPORTE DE EFECTIVO

REPORTE CORTE DIARIO DE CAJA

REPOR. EFECT.DEL DÍA

REPOR. IMPOR. ING. POR CONCEP.

FICHAS DE DEPÓSITO

RECIBOS DE CAJA

1


GENERAL

REVISA

RECIBOS DE CAJA

SEANCORRECTOS

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

NODEVUELVE

PARA SU CORRECCIÓN

2

2

TURNA

RECIBOS DE CAJA


DISTRIBUYE

6 TANTOS

REPORTES

2T

3T

4T

5T

1T

6T

ACUSE


RECIBE

REPORTES


ARCHIVA

REPORTES

FICHAS DE DEPÓSITO

RECIBOS DE CAJA

FIN







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1. El Titular del Departamento de Ingresos analiza las Nóminas de los H. Ayuntamientos u Organismos, donde se refleje el importede sueldos y descuentos de cuotas y realizar los ajustes correspondientes, para efectuar el cobro correcto por concepto de cuotas yaportaciones.

2. La Oficina de Control de Ingresos porOrganismos, captura e imprime los Recibos de Caja con los datos del pago realizado por losMunicipios cuando éste se efectúa por medio de la Secretaria de Finanzas y Planeación, y los turna a la Oficina de Caja General parasu resguardo hasta el momento del pago y para su control y seguimiento.

3. La Oficina de Caja General, es la responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentacióncomprobatoria de los ingresos recibidos, para su registro y control.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS.

Objetivo: Requisitar y entregar los Recibos de Caja, a los representantes de Municipios que hayan realizado el pago respectivo.


NORMAS

183






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS





1

2

3

4

Firma los Recibos de Caja elaborados y los turna al cajero de Recepción yControl de Ingresos.

Recibe del Titular de la Oficina de Caja General, los Recibos de Caja, junto conel Listado de Relación por Municipios.

Recibe aviso verbal del Titular de la Oficina de Caja General, de que ya se puedeconsiderar el pago de los Municipios.

Elabora y turna los Recibos de Caja a la Oficina de Control de Ingresos porOrganismos

Conecta con el Procedimiento de Corte Diario de Caja, que realiza la Oficina de

Caja General perteneciente a la Subdirección de Finanzas y que se encuentra

en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.


184





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ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS

185

FIRMA Y TURNA

TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL

INICIO

RECIBE

AVISO VERBAL DE QUE CONSIDERE PAGO DE

MUNICIPIOS

RECIBOSDE CAJA

RECIBOS DE CAJA

LIST. DE REL. MUNICIPIOS

RECIBE



ELABORA Y TURNA

RECIBOS DE CAJA


TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS

PROCED. DE CORTE DIARIO DE CAJA

FIN







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1. Los Reportes de los Cheques que se envían por correo, se numeran al reverso (número consecutivo de hoja).

2. Para el caso de los Cheques de las pensiones reportadas como suspendidas por fallecimiento, actualmente se tiene en el sistema, lasuspensión de Cheques, esto quiere decir que aunque están ya incluidos en la Nómina, no se les emitirá el Cheque, sólo que sereciba el Reporte del Fallecimiento ya posterior a la fecha de la emisión de la Nómina. Se subraya en la relación respectiva yposteriormente se elabora el Memorándum y se envía al Departamento de Control Financiero, así mismo como a aquéllos a los quese les cambia su domicilio o los que se les pagará en este Instituto.

3. Completamente validados los Cheques de la Nómina de Pensionados, a partir del mes de octubre, con la impresión en línea, seimprimen y consideran los siguientes Reportes en la Oficina de Caja General:1. De Cheques (locales y foráneos) enviados por correo.2. De Cheques(locales y foráneos) para entrega en el IPE.3. De Pensionados que cobran sus Cheques en las representaciones sindicales.4. De Pensionados a los que se les retuvo su pago por falta de acreditación en la revista de supervivencia o documentación

que acredite escolaridad

4. El Departamento de Egresos es el responsable de la elaboración y emisión de Cheques, por los diversos conceptos que manejeel IPE.

5. El Departamento de Egresos elabora el Cheque por pago de anticipo de pensión, toda vez que reciba del Departamento de Vigenciade Derechos, el Memorándum y el Formato TES-08058.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS.

Objetivo: Requisitar, imprimir y entregar los Cheques de la Nómina para los Pensionados.


NORMAS

186





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DE FINANZAS




CUSTODIO DE BÓVEDA




1

2

3

4

4.A

5

6

7

8

9

10

11

Solicita verbalmente al encargado de la bóveda, los Cheques en blanco necesa-rios para la impresión de los Pensionados, del mes en curso.

Entrega la cantidad solicitada de éstos, al Titular de la Oficina de Caja General.

Relaciona los folios en el Formato de Control de Folios, y asigna a unapersona (auxiliar administrativo) para su revisión e impresión.

Revisa la legibilidad de las firmas, nombres, que el número de Cheque no estéinvadido por letras, rayas, que esté mal impreso, ilegible, roto, etc. para que sisucede ésto, se defina si existen Cheques por cancelarse.

¿Existe alguna inconsistencia?

En caso de existir alguna inconsistencia en la impresión:Devuelve los Cheques al Titular de la Oficina de Caja General, para que proce-da a cancelar e imprimir su reposición en el sistema de la nómina de pensionados.

Imprime la Reposición de los Cheques, en el sistema de la nómina de pensiona-dos.

Relaciona los folios de los nuevos Cheques en el Formato de Control deImpresión de Cheques de esta oficina, lo imprime con firma electrónica y losanexa a la Relación de Reposiciones automáticas.

Continúa con la actividad 8

En caso de no existir alguna inconsistencia en la impresión:Valida los Cheques de la Nómina de Pensionados e imprime los Reportes.

Sella los Cheques devueltos como cancelados, anota el folio del Cheque queocupa su lugar, de igual forma, en el nuevo Cheque anota el folio del Chequecorrespondiente, cancelado.

Subraya en la Relación de Pensionados los Cheques retenidos por medianteMemorándum por el Departamento de Vigencia de Derechos o del Departamen-to de Egresos.

Adjunta los Cheques que amparan cada hoja de los Reportes.

Revisa que la Relación de Cheques de la hoja del Reporte (Cheque inicial yfinal), esté físicamente adjunta y anota el número correspondiente en la misma.

187






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12

13

Acomoda los Cheques en el consecutivo, según la numeración antes asignada.

Envía los Cheques mediante Memorándum (indicando el número de relacionesenviadas) al Titular de la Sección de Oficialía de Partes, para su distribución.

Conecta con el Procedimiento de Recepción de Correspondencia Departamen-

tal para ser despachada, que realiza la Sección de Oficialía de Partes, pertene-

ciente a la Subdirección Administrativa.


188





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ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS

189

SOLICITA


INICIO

ENCARGADO DELA BÓVEDA

RELACIONA

Y

ASIGNA

CHEQUESCANCELADOS

CHEQUES EN BLANCO

NECESARIOS PARA IMPRESIÓN DE NÓMINA DE PENSIONADOS

ENTREGA

FORMATO DE CONTROL DE FOLIOS



CHEQUES

REVISA

SELLA

CHEQUES

CUSTODIO DE BÓVEDA

CHEQUES EN BLANCO

LEGIBILIDAD DE FIRMAS, NOMBRE, NUMERO DE

CHEQUE, MAL IMPRESO, ROTO, ETC.

¿EXISTE INCONSISTENCIA?

SÍ DEVUELVE

NO

CHEQUES

PARA CANCELAR E IMPRIMIR

REPOSICIÓN

IMPRIME

SIST. DE NÓMINA DE PENSIONADOS

REPOSICIÓN

RELACIONA

RELACIÓN DE REPOSICIÓN AUTOMATICAS

FORMATO DE CONTROL DE IMPRESIÓN DE CHEQUES

VALIDA E IMPRIME

CHEQUES

1

1

SUBRAYA

RELACIÓN DE PENSIONADOS

ADJUNTA

CHEQUES

REVISA

RELACIÓN DE CHEQUES

ESTÉ ADJUNTA Y ANOTA SU NÚMERO

ACOMODA

CHEQUES

ENVÍA

CHEQUES

MEMORÁNDUM

TITULAR DE LA SECCIÓN

OFICIALÍA DE PARTES

DEVUELTOS COMO “CANCELADOS” Y ANOTA EL

FOLIO DEL QUE OCUPA SU LUGAR

RETENIDOS VÍA MEMORÁNDUM

REPORTES

SEGÚN NUMERO CONSECUTIVO

CHEQUES

REPORTES

CHEQUES

PROC. DE RECEPCIÓN DECORRESPONDENCIA PARA

SER DESPACHADA

FIN











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1. En el caso de realizar un trámite de pago, se entrega al Departamento de Egresos, la documentación requerida, según sea el caso:

-Para el pago de servicios básicos (Agua, luz, teléfono), se entrega la Factura o recibo, requisitando elFormato FSF-03,Relación de gastos y concentración de documentos para el pago, reposición y/o afectación presupuestal.

-Para el pago de traslado de valores, fotocopiado, vigilancia, reembolsos de fondo fijo o varios (aquéllos que no se mencionenen este manual), se entrega Factura o recibo, requisitando el Formato FSF-03, Relación de gastos y concentración dedocumentos para pago, reposición y/o afectación presupuestal.

-Para el pago de otros como traslado de valores, fotocopiado, vigilancia, reembolsos Fondo Fijo, varios (aquéllos que no semencionan en el presente manual), se entrega Factura o recibo, requisitando elFormato FSF-03, de Relación de gastos yconcentración de documentos para pago, reposición y/o afectación presupuestal.

-En el caso de pago de reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina y equipo de transporte, se requisita elForrmato FSF-03, entrega la Factura, Orden de Reparación de Mobiliario y equipo de oficina y Orden de reparaciónde vehículos.

-Para el pago a proveedores de bienes y/o servicios (compra menor o igual a 1.000.00), se requisita el Forrmato FSF-03,la Factura y el Formato de Requisición de materiales FUA-19.

-Para el pago a proveedores de bienes y/o servicios (compra mayor a 1.000.00), se requisita el Forrmato FSA-22, y entregarla Factura, así como elFormato de Solicitud de Pago, la Orden de Compra (FUA-20), Modificación de la Orden decompra (en su caso FUA-21) y copia del Contrato (Licitaciones).

-En el caso de pago de honorarios y arrendamientos, se requisita elFormato FSF-03 y entrega el Recibo (honorarios oarrendamiento) y la Constancia de Percepciones y Retenciones.

PROCEDIMIENTO

Nombre: TRÁMITE DE PAGO.

Objetivo: Recibir y revisar la documentación requerida para autorizar el pago de diferentes conceptos.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

190





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


NORMAS

-Para el pago de anticipo de gastos sujetos a comprobar, en el caso de a) Viáticos, deberá requisitar y entregar el FormatoFSF07,un Oficio de Comisión y Orden de Ministración de Viáticos y b) Gastos diversos, Formato FSF-02, de GastosDiversos, anotando la partida presupuestal que será afectada en la comprobación, ejemplo 6062--3301.-En el caso de amortización de vivienda, deberá entregar requisitado ya, el Formato FSF-03 y la Relación y/o Estado deCuenta.

-En cuanto a la Apertura de Fondos Fijos, se deberá requisitar y entregar el Formato FSF-01, referente al Resguardo deFondo Fijo, un original para resguardo en bóveda y una copia original para la expedición del Cheque.

-Para devolución o reintegros de descuentos: A) Vivienda, deberá requisitar el Formato FSF-03 y entregar la Solicitud dedevolución del interesado y/o aclaraciones de ventanilla (COP-001), Recibo expedido por el Departamento de Ingresos,copia de la documentación que refleja el descuento indebido, y Estado de cuenta elaborado por el Departamento de Ingresos.B) Préstamos a Corto Plazo, son los mismos mencionados para vivienda, pero en el caso del recibo expedido por el Departa-mento de Ingresosentregar el Formato COP-006.

-En el caso de reposición de cheques cancelados, se deberá elaborar y entregar un Memorándum, Solicitud del interesadoo representante sindical, copia del Cheque o Relación de cheques emitidos y Reporte de Cheques cancelados.

-Para las obligaciones fiscales y laborales como son: Impuestos, deberá entregar el Formato FSF-03, el Formato «Pagosprovisionales, primera parcialidad y retenciones de impuestos federales» (1 D), Memorándum, Cédula de impues-tos elaborada por el Departamento de Control Financiero; para IMSS personal IPE: los mismos que para el de Impuestos; y encuanto a IMSS para Pensionados: se le solicita Cédula de Determinación de cuotas (Liquidación del IMSS) y Resumen decuotas por Municipio.

-En el caso de Fideicomisos: Requisitar el Formato FSF-03 y Memorándum del Departamento de Control Financiero.

-En cuanto el Pago de Nómina de Activos: deberá entregar el Formato FSF-03 y la Relación de nóminas del personal debase, confianza y eventual, elaborada por el Departamento de Recursos Humanos.

-Para el pago de Pensiones Alimenticias al personal del IPE: deberá entregar el Memorándum y el Recibo de pensiónalimenticia.

-En cuanto al pago a terceros de la nómina del personal del IPE y de Pensionados, deberá entregar el Formato FSF-03 y laRelación de descuentos vía nómina y/o Recibos expedidos por el beneficiario.

-Para el pago de la Nómina de Pensionados: Deberá requisitar y entregar el Formato de Tabulado de nómina de pensio-nados.

-En cuanto al pago de gastos de funeral, días y aginaldo proporcional e indemnizaciones: deberá entregarse el Oficio decumplimiento del Acuerdo de Consejo Directivo.

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S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


NORMAS

-Para el pago de anticipo de pensión, deberá entregar el Formato FSF-03 y la Solicitud del Departamento de Vigencia de Derechos con su soporte respectivo.

-En cuanto a las cuentas por cobrar, deberá entregarse el Formato FSF-03 y un Memorándum.

2. Cuando por necesidades de área y como excepción se tengan que otorgar recursos para la adquisición de un bien o serviciodesconociendo aún al proveedor, se elabora un recibo con el Formato de Gastos Diversos (FSF-02), firmado por la persona querecibió el dinero, indicando el motivo del gasto, así como el nombre y firma del Contralor Interno, Subdirector o Titular de Departamento,teniendo un plazo máximo de 72 horas para comprobar debidamente el gasto, apercibiéndolo que de no cumplir con esta disposición,se solicitará a la Subdirección de Finanzas, lo registre como deudor diverso y haga el descuento a través de la Nómina.

3. Corresponde a la Contraloría Interna, vigilar la correcta aplicación y destino de los recursos que se hayan otorgado por los distintosconceptos que se hayan ministrado.

4. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que setramitará para el pago y comprobación de anticipos.

5. Se autoriza la comprobación de gastos diversos, siempre y cuando dichos comprobantes cumplan con los requisitos establecidosen la legislación fiscal vigente.

6. El plazo máximo establecido para la entrega de la documentación de la comprobación de gastos diversos, es durante los próximos3 días siguientes (72 horas) al otorgamiento del anticipo de gastos diversos. En caso de que no le sea posible la comprobación en eltérmino de esos tres días, el solicitante deberá entregar o enviar una justificación por escrito del porqué no le fue posible; deberá anotarla fecha probable de su comprobación.

7. La comprobación de gastos diversos se efectúa a través del Formato FSF-03 de Relación de Gastos y/o Concentración deDocumentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal, durante los tres días hábiles contados a partir del díasiguiente del otorgamiento ante el Departamento de Egresos, mismo que lleva el control de los sujetos a comprobar, a través delFormato GAC, de Control de Gastos a Comprobar. En el caso de que haya presentado su comprobación de anticipo de gastosdiversos y se le haya realizado el descuento vía Nómina, el funcionario o empleado, solicitará el reintegro de éste, anexando supetición.

192





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS

ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS







1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del Titular del Departamento de Egresos la Documentación para eltrámite de pago y turna al Analista de Trámite de Pagos, para su trámite.

Recibe la Documentación para el trámite de pago y verifica que este correcta.

¿Está correcta la documentación?

En caso de que no esté correcta la documentación:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.

Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, la Documentación alárea, para su corrección, indicando el porqué en el Formato FSF-09, deCausas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos.

Pasa el tiempo.


En caso de que esté correcta la documentación:Programa los pagos, en base a la prioridad de los mismos.

Turna la Documentación al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos, para suvisto bueno.

Revisa la Documentación, firma de visto bueno y turna para aprobación delTitular del Departamenton de Egresos.

Recibe Documentación, firma de aprobación y devuelve al Titular de Oficina deRevisión de Pagos, para su seguimiento.

Recibe la Documentación debidamente aprobada y turna al Auxiliar Administra-tivo.

Recibe la Documentación y realiza la Orden de Pago u Orden de PagoElectrónica según sea el caso.

Captura en el Sistema de Egresos, imprime en tres tantos y firma en el recuadro deRevisión de pagos, en el Formato TES-08-037, de Orden de Pago u Orden dePago Electrónica.

¿El pago se realizará por Cheque o Transferencia Bancaria?

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S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS






10.A

11

12

13

14

14.A

15

16

En caso de realizarse por transferencia bancaria:Imprime la Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original.

Turna Memorándum para el Analista de bancos, inversiones y fideicomisos,anexando a Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original,convisto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular delDepartamento de Egresos.

Conecta con la actividad 20

En caso de realizarse por Cheque:Turna a la Oficina de Caja General la Orden de Pago en tres tantos para laelaboración del cheque.

Conecta con el Procedimiento Elaboración de Cheques del Departamento de

Egresos, contenido en el Manual de la Subdirección de Finanzas.

Pasa tiempo.

Recibe el Cheque y la Póliza Cheque y turna al auxiliar administrativo.

Revisa el Cheque y la Póliza Cheque.

¿Esta correcta la información del Cheque y la Póliza del Cheque?

En caso de no estar correcta la información:Devuelve el Cheque y la Póliza Cheque a la Oficina de Caja General, para sucorrección.


En caso de estar correcta la información:Turna Memorándum al Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitándole quefirme los Cheques, con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos.

Pasa tiempo.

Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas vía Memorándum los Che-ques firmados y turna al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos.

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S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS





18

19

20

21

22

Recibe Memorándum y los Cheques firmados y turna al auxiliar administrativo.

Recibe y turna Cheque a la Oficina de Caja General para que esta lo entrege albeneiciario.

Elaborá hoja control, asigna folios y la turna vía Memorándum con visto buenodel Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular del Departamento deEgresos, al Departamento de Programación y Presupuesto, para cotejar la dispo-nibilidad presupuestal.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Programación y Presupuesto, la Documentaciónsellada y autorizada.

Registra en la Carpeta de Órdenes de Pago, el folio que le corresponda,cantidad y nombre del beneficiario. En la Documentación anota el número deOrden de Pago, número de la cuenta bancaria a afectar, el número de provee-dor, clave de concepto y la fecha de pago y archiva para su resguardo.


195






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


TRÁMITE DE PAGO

196

SISTEMA DE EGRESOS

RECIBE Y TURNA

TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS

INICIO

DOCUMENTACIÓN

RECIBE Y VERIFICA

ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS

¿ESTÁ CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN?

SÍ

NO

TURNAAUXILIAR

ADMINISTRATIVO

DOCUMENTA-CIÓN

1

PROGRAMA

DOCUMENTACIÓN

SEGÚN SEA EL TRÁMITE

DOCUMENTACIÓN


DEVUELVEÁL ÁREA

MEMORÁNDUM

FORMATOCAUSAS DE DE-

VOLUCIÓN DE DO-CUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTODE RECUR-SOS

TURNA

DOCUMENTACIÓN

VISTO BUENO

REVISA, FIRMA YTURNA


EGRESOS

DOCUMENTACIÓN

APROBACIÓN

REVISA, FIRMA YDEVUELVE

DOCUMENTACIÓN

TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN

DE PAGOS


EGRESOS


DE PAGOS

RECIBE Y TURNA

DOCUMENTACIÓN


DE PAGOS



RECIBE Y REALIZA

ORDEN DE PAGO U ORDEN DE PAGO ELECTRONICA


1

CAPTURA, IMPRIME YFIRMA



DE PAGOS

1





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


¿EL PAGO SE REALIZARÁ POR

CHEQUE O TRANSFERENCIA

BANCARIA?

CHEQUE

TURNA

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE CAJA GENERAL

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE

CHEQUES

POLIZA DE CHEQUE

RECIBE Y TURNA

CHEQUE


DE PAGOS


POLIZA DE CHEQUE

REVISA

CHEQUE


¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN DEL

CHEQUE Y LA PÓLIZA DE CHEQUE?

SI

NO

POLIZA DE CHEQUE

DEVUELVE

CHEQUE

3

3


TRANSFERENCIA BANCARIAIMPRIME

ORDEN DE PAGO ELECTRÓNICA

ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISOS

2T

PÓLIZA

O

TURNA


2T

PÓLIZA

O

MEMORÁNDUM

2

MEMORÁNDUM

TURNA

CHEQUE

TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE

FINANZAS


EGRESOS

CHEQUE

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM


DE PAGOS

1

CHEQUE

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM


DE PAGOS


RECIBE Y TURNA

CHEQUE



ELABORA Y TURNA

HOJA DE CONTROL


PRESUPUESTOS

MEMORÁNDUM

RECIBE

DOCUMENTACIÓN

REGISTRA

CARPETA ORDENES DE PAGO

FOLIO, CANTIDAD Y NOMBRE DEL BENEFICIARIO

FIN

TRÁMITE DE PAGO

197






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS.

Objetivo: Otorgar el importe solicitado por la UBPP del Instituto, previa justificación y autorización.


NORMAS

1. El Departamento de Egresos es el responsable de analizar y dar seguimiento a las Solicitudes para el Otorgamiento de Anticipode Gastos a Funcionarios y Empleados (Formato de Gastos Diversos FSF-02), recibidas.

2. El concepto de Anticipo de gastos a funcionarios y empleados, es aquel en que se otorgue un importe solicitado por una UBPPdel Instituto para gastos diversos, anotando en el Formato de Gastos Diversos FSF-02, la cuenta a afectar, según el concepto.

3. El Titular del Departamento de Egresos, para dar inicio al trámite de otrogamiento de anticipo a funcionarios y empleados, recibe unasolicitud por escrito firmada por el titular de la UBPP, donde se justifique plenamente el fin para el cual se utilizará el recurso solicitado.

4. El Departamento de Egresos, solicita al Departamento de Programación y Presupuesto, le informe si existe disponibilidad presupuestalen la partida correspondiente para darle continuidad a la solicitud.

5. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que setramitará para el otorgamiento de los anticipos a funcionarios y empleados, así como de la comprobación de los mismos.

6. El concepto de Anticipo de gastos a funcionarios y empleados, se otorga de los fondos de la Cuenta de Cheques del Instituto,siempre y cuando éstos sean gastos que vayan a exceder de la cantidad que se tiene como Fondo Fijo.

7. Una vez autorizado el otorgamiento de anticipo a funcionarios y empleados, el importe solicitado es entregado mediante un Chequeo una transferencia electrónica.

8. Sólo se otorga anticipo a proveedores del I.P.E, cuando existe una Orden de Compra, anexa a la Solicitud.

198





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS











1

2

2.A

3

4

5

6

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8

9

10

Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándum y el Formatode Gastos Diversos FSF-02, debidamente requisitado, donde se realiza lasolicitud especificando que es para otorgamiento de anticipo de gastos a funciona-rios y empleados y turna la documentación al Analista de Revisión de Pagos parasu seguimiento.

Recibe Memorándum y el Formato de Gastos Diversos FSF-02 y analizaque esté debidamente requisitada.

¿Está debidamente requisitada?

En caso de que no esté debidamente requisitada:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.

Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, la Documentación alárea, para su corrección.

Pasa el tiempo.


En caso de que esté debidamente requisitada:Programa los pagos, en base a la prioridad de los mismos.

Turna el Formato de Gastos Diversos FSF-02 al Titular de la Oficina deRevisión de Pagos, para su visto bueno.

Revisa el Formato de Gastos Diversos FSF-02, firma de visto bueno y turnapara aprobación del Titular del Departamenton de Egresos.

Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02, firma de aprobación y devuel-ve al Titular de Oficina de Revisión de Pagos, para su seguimiento.

Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02 aprobado y turna al auxiliaradministrativo.

Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02 y elabora la Orden de Pagou Orden de Pago Electrónica según sea el caso.

Captura en el Sistema de Egresos, imprime en tres tantos y firma en el recuadro deRevisión de pagos, en el Formato TES-08-037, de Orden de Pago u Orden de

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DE FINANZAS





10.A

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12

13

14

14.A

15

Pago Electrónica.

¿El pago se realizará por Cheque o Transferencia Bancaria?

En caso de realizarse por transferencia bancaria:Imprime la Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original.

Turna Memorándum para el Analista de bancos, inversiones y fideicomisos,anexando a Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original,con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular delDepartamento de Egresos.


En caso de realizarse por Cheque:Turna a la Oficina de Caja General la Orden de Pago en tres tantos para laelaboración del cheque.

Conecta con el Procedimiento Elaboración de Cheques del Departamento de

Egresos, contenido en el Manual de la Subdirección de Finanzas.

Pasa tiempo.

Recibe el Cheque y la Póliza Cheque y turna al auxiliar administrativo.

Revisa el Cheque y la Póliza Cheque.

¿Esta correcta la información del Cheque y la Póliza del Cheque?

En caso de no estar correcta la información:Devuelve el Cheque y la Póliza Cheque a la Oficina de Caja General, para sucorrección.


En caso de estar correcta la información:Turna Memorándum al Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitándole quefirme los Cheques, con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos.

200





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS









16

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18

19

20

21

Pasa tiempo.

Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas vía Memorándum los Che-ques firmados y turna al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos.

Recibe Memorándum y los Cheques firmados y turna al auxiliar administrativo.

Recibe y turna Cheque a la Oficina de Caja General para que esta lo entrege albeneiciario.

Turna vía Memorándum el Formato de Gastos Diversos FSF-02 con vistobueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular del Departa-mento de Egresos, al Departamento de Programación y Presupuesto, para cote-jar la disponibilidad presupuestal.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Programación y Presupuesto, la Documentaciónsellada y autorizada.

Registra en la Libreta de control interno, el folio que le corresponda, cantidady nombre del beneficiario y archiva para su resguardo.


201






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

202

MEMORÁNDUM

FORMATO DEGASTOS

DIVERSOS

SISTEMA DE EGRESOS

RECIBE Y TURNA


INICIO

MEMORÁNDUM

RECIBE Y ANALIZA



SÍ

NOTURNA


DOCUMENTA-CIÓN

1

PROGRAMA

DOCUMENTACIÓN


DEVUELVEÁL ÁREA

MEMORÁNDUM

TURNA

FORMATO DE GASTOS DIVERSOS

VISTO BUENO

REVISA, FIRMA YTURNA


EGRESOS

APROBACIÓN

REVISA, FIRMA YDEVUELVE


DE PAGOS


EGRESOS


DE PAGOS

RECIBE Y TURNA


DE PAGOS



RECIBE Y REALIZA



1

CAPTURA, IMPRIME YFIRMA



DE PAGOS

1

FORMATO DEGASTOS

DIVERSOS








S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

203

¿EL PAGO SE REALIZARÁ POR

CHEQUE O TRANSFERENCIA

BANCARIA?

CHEQUE

TURNA

ORDEN DE PAGO


PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE

CHEQUES

POLIZA DE CHEQUE

RECIBE Y TURNA

CHEQUE


DE PAGOS


POLIZA DE CHEQUE

REVISA

CHEQUE


¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN DEL

CHEQUE Y LA PÓLIZA DE CHEQUE?

SI

NO

POLIZA DE CHEQUE

DEVUELVE

CHEQUE

3

3


TRANSFERENCIA BANCARIAIMPRIME



2T

PÓLIZA

O

TURNA


2T

PÓLIZA

O

MEMORÁNDUM

2

MEMORÁNDUM

TURNA

CHEQUE


FINANZAS


EGRESOS

CHEQUE

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM


DE PAGOS

1

CHEQUE

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM


DE PAGOS


RECIBE Y TURNA

CHEQUE



ELABORA Y TURNA



PRESUPUESTOS

MEMORÁNDUM

RECIBE

DOCUMENTACIÓN

REGISTRA

LIBRETA DE CONTROL INTERNO

FOLIO, CANTIDAD Y NOMBRE DEL BENEFICIARIO

FIN






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS.

Objetivo: Verificar la recepción de los documentos requeridos, para que la comprobación de gastos diversos, se realice en tiempo yforma.


NORMAS

1. El Titular de la Contraloria Interna, los Titulares de las Subdirecciones y los Titulares de Departamento, son los responsables deautorizar la Solicitud de Otorgamiento de Anticipo de Gastos, de las diversas U.B.P.P. del Instituto, lo que los hace corresponsablesdel ejercicio de los recursos por este concepto.

2. Cuando por necesidades de área y como excepción se tengan que otorgar recursos para la adquisición de un bien o serviciodesconociendo aún al proveedor, se elabora un recibo con el Formato de Gastos Diversos (FSF-02), firmado por la persona querecibió el dinero, indicando el motivo del gasto, así como el nombre y firma del Contralor Interno, Subdirector o Titular de Departamento,teniendo un plazo máximo de 72 horas para comprobar o devolver debidamente el gasto, apercibiéndolo que de no cumplir con estadisposición, se solicitará mediante Memorándum al Departamento de Recursos Humanos haga el descuento a través de la Nómina.

3. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que se tramitapara el pago y comprobación de anticipos.

4. Será autorizada la comprobación de gastos diversos, siempre y cuando dichos comprobantes cumplan con los requisitos establecidosen la legislación fiscal vigente y firmados por la persona a quien se le otorgó el anticipo y por el Titular de la UBPP, según jerarquía.

5. La comprobación de gastos diversos es responsabilidad de la U.B.P.P. (Director General, Contralor Interno, Subdirectores y Titularesde Departamento).

6. El plazo máximo establecido para la entrega de la documentación de la Comprobación de Gastos Diversos y de los Anticipos degastos a funcionarios y empleados ,es durante los próximos 3 días siguientes (72 horas) al otorgamiento del anticipo de gastosdiversos. En caso de que no le sea posible la comprobación en el término de esos tres días, el sujeto a comprobar deberá entregar oenviar una justificación por escrito del porqué no se realizó en tiempo; debiendo anotar la fecha probable de su comprobación.

7. La comprobación de gastos diversos se efectuúa a través del Formato FSF-03 de Relación de Gastos y/o Concentración deDocumentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal, durante los tres días hábiles contados a partir del díasiguiente del otorgamiento ante el Departamento de Egresos, mismo que llevará el control de los sujetos a comprobar, a través delFormato GAC, de Control de Gastos a Comprobar. En el caso de que haya presentado su comprobación de anticipo de gastos

204





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


diversos y se le haya realizado el descuento vía Nómina, el funcionario o empleado, solicitará el reintegro de éste, anexando supetición.

8. Si al efectuarse la comprobación de los gastos diversos, resultara que el importe de la cuota otorgada, fuera mayor al importe de locomprobado, éste deberá reintegrar, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, la diferencia en efectivo, a la Subdirección de Finanzas,a través de la Oficina de Caja General, para lo cual se le expedirá el Recibo de Caja por el importe reintegrado.

9. Cuando la diferencia entre el importe erogado y el comprobado sea a favor del servidor público, éste le será reembolsado siemprey cuando esté debidamente justificado y autorizado por el superior jerárquico (con nivel mínimo de Contralor Interno, Subdirector oTitular de Departamento). En el Formato FSF-03, de Relación de Gastos y/o Concentración de Documentos para Pago,Reposición y/o Afectación Presupuestal, deberá anotar en el apartado de «observaciones», la leyenda «realizar cheque por la

diferencia a nuestro favor, por la cantidad de...».

NORMAS

205






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS







COMISIONADO


1

2

2.A

3

4

4.A

5

6

Recibe del Titular del Departamento de Egresos las Facturas originales y elFormato FSF- 03, de Relación de Gastos y Concentración de Documen-tos para pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.

Recibe y revisa las Facturas originales y el Formato FSF- 03, de Relación deGastos y Concentración de Documentos para pago, Reposición y/o Afec-tación Presupuestal, ya requisitado y firmado, para comprobar los gastos di-versos y turna al auxiliar administrativo.

¿La documentación recibida, cumple con los requisitos normativos establecidos?

En el caso de que no cumpla con los requisitos normativos establecidos:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.

Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos la Documentación alárea, para su corrección, indicando el porqué en el Formato FSF-09, deCausas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos.

Pasa tiempo.


En el caso de que cumpla con los requisitos normativos establecidos:Verifica que coincidan los importes.

¿Coinciden los importes?

En el caso de que no coincidan los importes:Informa al comisionado que debe reponer el importe faltante y lo envía al Depar-tamento de Control Financiero, donde le elaborarán el Recibo correspondiente.

Paga en la Oficina de Caja General, recibe el Recibo de Caja y entrega alauxiliar administrativo, una copia del mismo.

Conecta con el Procedimiento de Recepción de Ingresos Diversos, del Departa-

mento de Egresos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finan-

zas.

Recibe el Recibo de Caja.


206





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



7

8

9

10

En el caso de que coincidan los importes:Sella el Paquete de Documentos y le entrega copia de éste al interesado.

Integra el Paquete de Formato de Relación de Gastos y Concentración deDocumentos para pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal y Reci-bos de Caja.

Turna vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión depagos y firma del Titular del Departamento de Egresos al Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, para su afectación presupuestal.

Pasa el tiempo.

Recibe el Paquete de Documentos y relaciona el folio en la Libreta de Con-trol.


207






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS

208

RECIBE Y TURNA


INICIO

RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO Y AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL

RECIBE Y ANALIZA



SÍ

NOTURNA


1

VERIFICA

DOCUMENTACIÓN


DEVUELVEÁL ÁREA

MEMORÁNDUM


1

FACTURAS

RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO Y AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL

FACTURAS

CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DERECURSOS

¿COINCIDEN LOS IMPORTES?

SÍ

NO INFORMA YENVIA

COMISIONADO

2

RECIBO

PAGA, RECIBE Y ENTREGA


RECIBO DE CAJA

COMISIONADO

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE

INGRESOS DIVERSOS

PAGA, RECIBE Y ENTREGA

RECIBO DE CAJA


SELLA


INTEGRA

PAQUETE DE FORMATO DE RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCU-MENTOS PARA PAGO, REPO-SICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-TAL

RECIBOS DE CAJA

TURNA

MEMORÁNDUM


PRESUPUESTOS

RECIBE Y RELACIONA


FIN





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentación comprobatoria de erogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.

2. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de depositar en las instituciones bancarias, los ingresos diarios delInstituto,para su control y seguimiento.

Nombre: ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA.

Objetivo: Verificar que el registro de los pagos diarios, coincida con la cantidad en los Recibos de Caja entregados y conciliar quelos depósitos se hayan realizado y en las cuentas correspondientes, para así llevar un control interno adecuado.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

PROCEDIMIENTO

209






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




ANALISTA DE INGRESOS

1

2

3

4

4.A

5

6

7

Recibe del Titular del Departamento de Egresos el Corte Diario de Caja, losRecibos de Caja y Fichas de Depósito y turna al analista de ingresos.

Recibe el Corte Diario de Caja, los Recibos de Caja y Fichas de Depósitosdel día.

Analiza los Recibos de Caja, realizando anotaciones en el Reporte de CorteDiario de Caja.

Concilia las Fichas de Depósito contra Reporte Efectivo del Día y cuentascorrespondientes.

¿Están correctos los depósitos y montos?

En caso de que no estén correctos:Se espera a que llegue el depósito correcto para poder disponer de él.


En caso de que estén correctos:Captura la información en el Reporte de Desglose de Ingresos por Concep-to.

En el Reporte de Desglose de Ingresos por Concepto, con ayuda delReporte de Corte Diario de Caja y de los Recibos de Caja, desagrega cadauno de los conceptos, es decir, anota quiénes participan y sus montos.

Turna Memorándum anexando los Reportes, las Fichas de Depósitos oTransferencias y los Recibos de Caja, con visto bueno del Titular del la Oficinade Revisión de Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos de lasiguiente forma:

-Dos tantos de cada Reporte y los Recibos de Caja, al Departamento deControl Financiero.-Dostantos de cada Reporte y las Fichas de Depósitos o Transferencias ,alDepartamento de Ingresos.



210





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



8

9

Al final de mes, elabora los siguientes reportes:-De Ingresos Reales del Mes.-Fuente de los Recursos.-Desglose de Ingresos por Concepto Mensual.-Reporte de Cobros a SEFIPLAN, Universidad Veracruzana, Municipios yOrganismos que pagan directamente en caja.-Resumen Mensual de Ingresos Patrimoniales y Empresariales.

NOTA: Los dos últimos reportes mencionados no se entregan al Departamento deIngresos y Control Financiero.

Elabora Memorándum con visto bueno del Titular del la Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, anexa el Reporte deIngresos Reales del Mes, Reporte de fuente de los recursos y el Reportede desglose de ingresos por concepto mensual y turna al Departamento deControl Financiero y Departamento de Programación y Presupuestos.




211






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA

212

REPORTE DE DES-GLOSE DE INGRESO

POR CONCEPTO MENSUAL

REPORTE DE FUEN-TE DE LOS RE-

CURSOS


MEMORÁNDUM

REPORTES

2TCORTE DIARIO DE CAJA

RECIBOS DECAJA

FICHAS DE DEPOSITO

RECIBE Y TURNA


INICIO

CORTE DIARIO DE CAJA

RECIBE Y ANALIZA


1

RECIBOS DECAJA

FICHAS DE DEPOSITO


RECIBOS DECAJA

REPORTE DE CORTE DIARIO DE CAJA

ANALIZA Y REALIZA

FICHAS DE DEPOSITO

REPORTE EFECTIVO DEL DIA

CONCILIA

REPORTE DE DESGLOSE DE INGRESOS POR CONCEPTO

CAPTURA

SÍ

1

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DEPÓSITOS Y

MONTOS?

NOESPERA

DEPÓSITO

REPORTE DE DESGLOSE DE INGRESOS POR CONCEPTO

DESAGREGA

REPORTE DE CORTE DIARIO DE CAJA

RECIBOS DE CAJA

1


FINANCIERO

TURNA

MEMORÁNDUM

REPORTES

2T

FICHAS DE DEPO-SITO O TRANS-FERENCIAS

RECIBOS DECAJA

ELABORA

REPORTE DE INGRESOS REALES POR MES

REPORTE DE FUEN-TE DE LOS RE-

CURSOS

REPORTE DE DESGLO-SE DE INGRESO PORCONCEPTO MENSUAL

REPORTE DE COBROS A SEFIPLAN, UNIVERSIDAD VERACRUZANA, MUNICIPIOS Y ORGANISMO RESUMEN MENSUAL

DE INGRESOS PA-TRIMONIALES Y EMPRESARIA-LES

ELABORA, ANEXA Y TURNA

MEMORÁNDUM


PRESUPUESTOO


C

C

C

REPORTE DE LOS INGRESOS

REALES DELMES C

FIN

PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y

REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD







S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos programa, calcula y elabora anualmente el presupuesto de ingresos y egresos del Instituto,y lo somete a la aprobación del C. Director General y del Honorable Consejo Directivo.

2. El Titular del Departamento de Ingresos es responsable de coadyuvar a la captación de recursos por concepto de cuotas yaportaciones que el Gobierno Estatal y Organismos Incorporados, estén obligados a cubrir conforme a lo establecido en la Ley dePensiones.

3. El Organo Interno de Control, vigila la correcta aplicación y destino de los recursos que se hayan otorgado por los distintos conceptosque se hayan ministrado.

4. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, mantiene contacto con lasinstituciones financieras bancarias, analizando las tasas y los instrumentos de inversión que ofrezcan el mayor rendimiento o intereses,para la toma de decisiones, en las inversiones y cuentas bancarias.

5. El Titular del Departamento de Egresos programa y a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos realiza pago aproveedores, prestadores de servicios, a terceros institucionales, pago de la Nómina de los trabajadores del Instituto, pago de nóminade pensionados y jubilados,pago de impuestos y pago de retroactivos, para contribuir al cumplimiento de los objetivos del Instituto.

6. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, tramita apertura de cuentas,cambios de firma ante la institución bancaria, aclaraciones, solicitud de chequeras, apertura y renovación de inversiones, actualizaciónde dispositivos electrónicos, actualización de datos en los portales electrónicos, estados de cuenta, etc.

7. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, verifica las disponibilidades diariasde las cuentas bancarias del Instituto, para su aplicación correcta e inversión en las instituciones financieras, llevando a cabo su controly seguimiento.

8. Las diferentes cuentas bancarias del Instituto estan etiquetadas para diversos fines, de acuerdo a las necesidades del Instituto.

PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS.

Objetivo: Analizar y vigilar los montos, intereses generados por inversión y los saldos de las cuentas de las diferentes institucionesbancarias, para salvaguardar el patrimonio del Instituto.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

213






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


9. El Analista de bancos, inversiones y fideicomisos concentra de las cuentas bancarias del Instituto etiquetadas como Cobranza

domiciliada el dinero obtenido de la cobranza, se envía previa autorización del Titular del Departamento de Egresos a la cuenta deinversión (quincenalmente).

NORMAS

214





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONESY FIDEICOMISOS.





1

2

3

4

4.A

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Consulta e imprime los Saldos iniciales del día, de las diferentes cuentas banca-rias del Instituto.

Captura en el formato de contol interno Concentrado de saldos iniciales IPE.

Consulta, revisa e imprime los Movimientos de cada una de las cuentas delInstituto, del cierre del día anterior.

Analiza y verifica los Movimientos de cada cuenta y los ingresos y/o cargosreconocidos y no reconocidos.

¿Existe algún cargo no reconocido?

En caso de que exista algun cargo no reconocido:Elabora un Oficio a la institución bancaria, solictando la aclaración.

Turna Oficio al Titular del Departamento de Egresos, para firma.

Recibe Oficio, firma y turna a firma del Titular de la Subdirección de Finanzas odel Director General.

Recibe y devuelve al Analista de banco, inversiones y fideicomisos, el Oficiodebidamente requisitado.

Recibe y envía Oficio a la institución bancaria.

Pasa tiempo.

Recibe y analiza Oficio con la aclaración bancaria.

Turna Oficio al Analista de bancos, inversiones y fideicomisos.

Recibe y analiza Oficio con la aclaración bancaria.

Propone soluciones al Titular del Departamento de Egresos.

Continúa con la actividad 13

En caso de que no exista algun cargo no reconocido:Clasifica los Movimientos de acuerdo a las cuentas afectadas.

215






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Elabora y turna Memorándums firmado por el Titular del Departamento deEgresos para el Departamento de Ingresos y Tarjeta informátiva para el Analistade pagos y descuentos de préstamos domiciliados, anexando los Movimientosdiarios de cada una de las cuentas bancarias.

Turna al auxiliar administrativo los Movimientos, el Concentrado de saldosiniciales IPE, Ordenes de Pago y Ordenes de Pago Electrónicas.

Recibe Movimientos, Concentrado de saldos iniciales IPE, Ordenes dePago y Ordenes de Pago Electrónicas.

Concentra los Movimientos en el Formato de Reporte de Bancos, diario.

Imprime tres tantos y distribuye:- Titular del Departamento de Egresos,- Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomiso, y- Para su archivo.

Turna al analista de trámite de pago las Ordenes de Pago y Ordenes de PagoElectrónicas, para su registro.

Pasa el tiempo.

Recibe las Ordenes de Pago y Ordenes de Pago Electrónicas.

Integra el Paquete de Órdenes de Pago y Órdenes de Pago Electrónicas yelabora Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos para el Departamento deControl Financiero.



Turna Memorándum al Departamento de Control Financiero anexando las Ór-denes de Pago y las Órdenes de Pago Electrónicas.

Al final del mes, elabora el Resumen Mensual de Egresos y turna al analista deingresos para su seguimiento.


216





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

217

CONSULTA EIMPRIME

INICIO

MOVIMIENTOS

ANALIZA YVERIFICA

ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y

FIDEICOMISO

CONSULTA, REVISA E IMPRIME

SALDOS INICIALES

MOVIMIENTOS


EGRESOS

¿EXISTE ALGÚN CARGONO RECONICIDO?

NO

ELABORA

CAPTURA

CONCENTRADO DE SALDOS INICIALES IPE

SI

OFICIO

TURNA

OFICIO


EGRESOS

RECIBE YTURNA

OFICIO


FINANZAS

RECIBE Y DEVUELVE

OFICIO


FIDEICOMISO

RECIBE Y ENVIA

OFICIO


FIDEICOMISO

CLASIFICA

MOVIMIENTOS

ELABORA Y TURNA

MOVIMIENTOS

MEMORÁNDUM

TARJETA INFORMATIVA

TURNA

CONCENTRADO DE SALDOS

INICIALES IPE

MOVIMIENTOS

ORDENES DE PAGO

ORDENES DE PAGO ELEC-TRONICAS

MOVIMIENTOS


ANALISTA DE PAGOS Y DESCUENTOS DE

PRÉSTAMOS DOMICILIADOS


1

2

1






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

218

RECIBE

CONCENTRADO DE SALDOS

INICIALES IPE

MOVIMIENTOS

ORDENES DE PAGO

ORDENES DE PAGO ELEC-TRONICAS


1

CONCENTRA

FORMATO DE REPORTES

DE BANCOS

MOVIMIENTOS

IMPRIME Y DISTRIBUYE

FORMATO DE REPORTES DE BANCOS

O

O

TURNA

ORDENS DE PAGO ELECTRONICAS

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

ANALISTA DE BANCOS., INVERSIONES Y FIDEICOMISOS

ARCHIVO

ORDENS DE PAGO

ANALISTA DE TRAMITE DE PAGO

RECIBE

ORDENS DE PAGO ELECTRONICAS

ORDENS DE PAGO

INTEGRA YTURNA

PAQUETE DE ORDENES DE PAGO ELECTRO-NICAS Y ORDE-NES DE PA-GO.

MEMORÁN-DUM


ELABORA YTURNA

RESUMEN MENSUALDE EGRESOS

FIN


RECIBE Y ANALIZA

OFICIO

2


EGRESOS

TURNA

OFICIO

ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISO

RECIBE

OFICIO


FIDEICOMISO

PROPONE

1







S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de controlar la emisión, registro, custodia, entrega o cancelación deCheques por los diversos conceptos que maneje el IPE, de acuerdo a las políticas establecidas para tal efecto.

2. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar la custodia en bóveda, del efectivo o formas valoradas,ingresadas a la Oficina de Caja General, hasta su depósito, incluyendo las Solicitudes de Préstamos a Corto y Mediano Plazodel año inmediato anterior, para su resguardo de acuerdo a las políticas establecidas.

3. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de vigilar la custodia de los Cheques expedidos pendientes de entregara los beneficiarios, para la recepción oportuna por parte de los beneficiarios.

4. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar los depósitos de Cheques de Préstamos a Corto yMediano Plazo a tarjetas de débito, para cumplir con el pago en tiempo y forma de este beneficio.

5. En caso de que la entrega de un Cheque sea a través de una Carta Poder y/o Sindicatos, se protege el Cheque, con el sello de NO

NEGOCIABLE, para garantizar que sólo el beneficiario pueda cobrarlo.

Nombre: PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO.

Objetivo: Imprimir y entregar al derechohabiente, el préstamo solicitado, al que tiene derecho.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

PROCEDIMIENTO

219






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DETECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS

1

2

2.A

3

4

5

5.A

6

7

8

9

Asigna el presupuesto y la institución bancaria, previa instrucción del Titular delDepartamento de Egresos.

Imprimes los Cheques y verifica que esté correcta.

¿Está correcta la impresión de los Cheques?

En caso de que no esté correcta la impresión de los Cheques:Accesa al módulo de reposición de Cheques, cancela el folio mal impreso y emiteel nuevo Cheque.


En caso de que esté correcta la impresión de los Cheques:Resguarda los Cheques de Préstamos a Corto y Mediano Plazo, para en-tregarlos a los beneficiarios y organizaciones sindicales.

Imprime el Reporte Diario de Emisión y Pago de Cheques de Préstamos aCorto y Mediano Plazo.

Verifica que no haya diferencia entre el Reporte Diario de Emisión y Pago deCheques de Préstamos a Corto y Mediano Plazo .

¿Existe diferencia?

En caso de haber diferencia:Informa verbalmente de la diferencia, al Titular de la Oficina de Caja General.

Solicita la corrección al Titular del Departamento de Tecnologías de la Informa-ción.

Realiza corrección y ajuste directo al sistema.


En caso de no haber diferencia:Envía una copia de las Liquidaciones de Préstamos Pagados a Corto yMediano Plazo, al Departamento de Control Financiero.

Archiva en el Consecutivo cada una de las Liquidaciones de PréstamosPagados a Corto y Mediano Plazo.


220





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO

221

SISTEMA DE CHEQUES

ASIGNA

INICIO

INSTITUCIÓN BANCARIA


IMPRIME

CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y

MEDIANO PLAZO

¿ESTÁ CORRECTA LA IMPRESIÓN?

CHEQUE

NO

RESGUARDA YENTREGA

¿EXISTE DIFERENCIA?

NO

PRESUPUESTO

CHEQUES

SÍ

ACCESA YEMITE

CANCELA FOLIO MAL IMPRESO

1

CHEQUES

NO EXISTA DIFERENCIA

SITITULAR DE LA


INFORMA

DIFERENCIA

ENVÍA

LIQUIDACIONES DE PRESTAMO A CORTO Y MEDIANO PLAZO

C


CONTROL FINANCIERO

SOLICITA


TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

CORRIGE

BENEFICIARIO O SINDICATOS

IMPRIME

REPORTE DIARIO DE EMISIÓN

VERIFICA

REPORTE DIARIO DE EMISIÓN

PAGO DE CHE-QUE QUE QUE A CORTO O MEDIANO PLAZO

CORRECCIÓN

2

2

ARCHIVA

FIN


GENERAL

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

LIQUIDACIONES DE PRESTAMO A CORTO Y MEDIANO PLAZO

PAGO DE CHE-QUE QUE QUE A CORTO O MEDIANO PLAZO






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de controlar la emisión, registro, custodia, entrega y cancelación deCheques, de acuerdo a las políticas establecidas para tal efecto.

2. El Titular de la Oficina de Bancos y Revisión de Pagos, es el responsable de elaborar un Reporte Diario de las Órdenes de Pagoy turnarlo a la Oficina de Caja General, para la elaboración de los Cheques.

3. El Titular de la Oficina de Bancos y Revisión de Pagos, verifica los requisitos y recaba autorización de trámites en las Órdenes dePago, para la elaboración de los Cheques.

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE CHEQUES.

Objetivo: Elaborar las formas valoradas, en estricto apego a la normatividad aplicable.


NORMAS

222





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



CAJERO DE PAGOS GENERALES



1

2

3

4

5

7

7.A

8

9

10

11

Recibe de la Oficina de Revisión de Pagos, las Órdenes de Pago (original y doscopias) para elaborar Cheques.

Sella de recibido en la copia correspondiente.

Clasifica las Órdenes de Pago por bancos.

Captura en el sistema de egresos cada una de las Órdenes de Pago, escribien-do el número de orden y el número de Cheque (consecutivo), e imprime Che-que y Póliza Cheque, en original y dos copias.

Archiva temporalmente la Póliza Cheque; turna una copia de la Póliza Chequey un original de la Orden de Pago, al Titular de la Oficina de Caja General, parasu visto bueno.

Verifica que el Cheque esté correctamente elaborado (cuenta bancaria, concep-to, etc.).

¿Está correctamente elaborado el Cheque?

En caso de que no esté correctamente elaborado:Lo devuelve al cajero de pagos generales, para su corrección y recabe las firmascorrespondientes y continúa con la actividad 8.

En caso de que esté correctamente elaborado:Turna los documentos al cajero de pagos generales para que entregue a laOficina y Revisión de Pagos y recabe las firmas correspondientes.

Recibe los documentos, verifica que contenga las firmas autorizadas e imprime víasistema la Relación de Cheques Emitidos y/o Cancelados, en tres juegos(original y tres copias).

Entrega al beneficiario el Cheque (original) y en una copia de la Póliza Chequerecaba su firma.

Entrega una copia de la Póliza Cheque, el original de la Orden de Pago,documentación soporte y un juego de la Relación de Cheques Emitidos y/oCancelados, al Departamento de Control Financiero.



223






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



12 Turna la Relación de Cheques Emitidos y/o Cancelados, para revisión yvisto bueno del Titular de la Oficina de Caja General y turna un juego de la Rela-ción de Cheques Emitidos y/o Cancelados impresa, al Departamento deEgresos, y el original lo archiva permanentemente en el Consecutivo.


224





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ELABORACIÓN DE CHEQUES

225

SISTEMA DE EGRESOS

ENTREGA

C

RECIBE

INICIO

OFICINA REVISIÓNDE PAGOS

CAJERO DE PAGOS GENERALES Y NÓMINAS

ÓRDENES DE PAGO

SELLA

PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO

POR BANCOS

CLASIFICA

ÓRDENES DE PAGO

OPARA ELABORAR

CHEQUESC

C

ÓRDENES DE PAGO

C

CAPTURA E IMPRIME

ÓRDENES DE PAGO

O

CHEQUE

ARCHIVAY TURNA

PÓLIZA CHEQUE

O

PÓLIZA CHEQUE

ORDEN DE PAGO O


GENERAL

PARA VISTOBUENO.

C

VERIFICA

CHEQUE

T

¿ESTÁ BIEN ELABORADO?

NO

SÍ

DEVUELVE

PARA CORRECCIÓN Y RECABE FIRMAS

CHEQUE


TURNA


RECIBE, VERIFICA E IMPRIME

FIRMAS

REL. DE CHEQ.EMITIDOS Y/O CANC.

DOCUMENTOS

CHEQUE

PÓLIZA CHEQUE O-3C

ENTREGAY

RECABA

PÓLIZA CHEQUE

CHEQUE

C

BENEFICIARIO

O

FIRMA

PÓLIZA CHEQUE

C

ORDEN DEPAGO

O

REL. DE CHEQ. EMITIDOS Y/O CANCEL.


FINANCIERO


GENERAL

DEPARTAMENTO EGRESOS

C

TURNA

O

C

1

PÓLIZA CHEQUE

O

C

1

RELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS Y/O CANCELA-DOS

FIN


GENERAL









S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos programa, calcula y elabora anualmente el presupuesto de ingresos y egresos delInstituto,para someterlo a la aprobación del C. Director General y del Honorable Consejo Directivo.

2. El Titular del Departamento de Egresos diseña un sistema de control y evaluación del Instituto, para contar con la información oportunay veraz en la toma de decisiones.

3. El Titular del Departamento de Ingresos es el responsable de coadyuvar a la captación de recursos por concepto de cuotas yaportaciones que el Gobierno Estatal y Organismos Incorporados, estén obligados a cubrir conforme a lo establecido en la Ley dePensiones; mantiene actualizado el registro y control de los diferentes Programas de Vivienda y Préstamos en sus DiversasModalidades, así como obtener la Masa Salarial y el Sueldo Base de Cotización, que permite determinar el ingreso patrimo-nial; además coordina el registro y control de los inmuebles rentados, así como de cajones de estacionamiento en arrendamiento.

4. Al personal de base o eventual, se entregan los Cheques, solicitándole su firma, cotejándola con la de la Credencial del IFE.

5 Está establecido un horario de pago en ventanilla de las 13:00 a las 15:00 horas.

6. En caso de que el interesado no se presente oportunamente por su cobro, el encargado de la bóveda resguarda (en la misma), losCheques no entregados hasta que se presente éste.

7. Al término de dos meses de no haber sido entregado el Cheque, se cancela éste por falta de cobro oportuno, enviando unMemorándum al Departamento de Control Financiero con copia para el Departamento de Recursos Humanos, pero si el interesadolo solicitara después, se elabora nuevamente elCheque, previa solicitud por esctrito del Titular del Departamento de RecursosHumanos y se le solicitará su firma de recibido y lo cotejará con la Identificación Oficial.

8. El Titular del Departamento de Egresos programa y realiza el pago a proveedores, prestadores de servicios y terceros institucionalesy la Nómina de los trabajadores del Instituto y a los pensionados para contribuir al cumplimiento de los objetivos delInstituto.

9. El Titular de la Oficina de Caja General, supervisa la elaboración de los Cheques, para realizar los pagos respectivos.

Nombre: RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE.

Objetivo: Entregar oportunamente al trabajador de base, el Cheque, los Vales de cafetería, Vales de despensa y el Recibo dePago, correspondientes.


NORMAS

PROCEDIMIENTO

226





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



ENCARGADO DE LA BÓVEDA 1

2

2.A

3

4

5

6

7

Recibe de la Oficina de Personal un Recibo de Pago y un Comprobante dePago a Personal.

Coteja que la cantidad de Recibos de Pago, Vales de Cafetería, coincida conla Relación (de éstos) que recibió.

¿Coinciden la cantidad de vales con la Relación de Vales de Despensa y deVales de Cafetería?

En caso de que no coincidan:Avisa telefónicamente a la Oficina de Personal, que la cantidad de los Vales deCafetería y la Relación no coincide y le solicita que entreguen la cantidad exactade éstos.

Recibe, de la Oficina de Personal, ya la cantidad exacta de Vales de Cafetería.


En caso de que coincidan:Ordena por número de personal, los Recibos de Pago y los Comprobantesde Pago a Personal, adjunta a los Cheques que se emitieron para tal pago, laRelación de Vales de Cafetería y los Vales de Cafetería (para los trabajado-res de base y eventuales).

Entrega al beneficiario, el Cheque, Recibo de Pago, Vales de Cafetería.

Recaba su firma en el Contrarecibo, así como en la Relación de Cheques yde Vales de Cafetería.

Ordena los Contrarecibos de manera consecutiva ( por número de personal) ylos archiva en la bóveda durante un mes, después los envía al Archivo General,donde se guardarán permanentemente


227






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE

228

RECIBE

INICIO

ENCARGADO DE LA BÓVEDA

¿COINCIDE LA CANTIDAD?

NO

RECIBOS DE PAGO

COTEJA

RECIBOS DE PAGO

COINCIDEN

ORDENAY

ADJUNTA

1

CHEQUE

RECABA

AVISA Y

SOLICITA

ENTREGA

COMPROBANTE PERSONAL DE PAGO

OFNA. DEPERSONAL

VALES DE CAFETERÍA

RELACION

RELACIÓN

VALES DE CAFETERÍA

OFNA. DEPERSONAL

RECIBE

SÍ

VALES DE CAFETERÍA

CHEQUES

RECIBOS DE PAGO

COMPROBANTESDE PAGO

ENCARGADO DELA BÓVEDA

OFNA. DEPERSONAL

TELEFÓNICAMENTE, QUE ENTREGUE

CANTIDAD EXACTA

POR NÚMERO DE PERSONAL

VALES DE CAFETERÍA

BENEFICIARIO

RECIBOS DE PAGO

VALES DE CAFETERÍA

CONTRARECIBO

RELACIÓN DE CHEQUES

REL. DEVALES DE

CAFETERÍA

ORDENA Y

ARCHIVA

CONTRARECIBOS

EN BÓVEDA, 1 MES, DESPUÉSA ARCH. GRAL.

1

FIN





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


1. El Titular del Departamento de Egresos, mantiene contacto diario con las instituciones financieras bancarias y a través del Analista deBancos, Inversiones y Fideicomisos analiza los instrumentos de inversión que ofrezcan y propone las alternativas más productivas.

2. El Titular del Departamento de Egresos a través de Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos, verifica las disponibilidadesdiarias de las cuentas bancarias del Instituto, para su aplicación e inversión en las instituciones financieras.

3. El Titular del Departamento de Egresos, recibe en cada cuenta bancaria del Instituto y deposita en las instituciones financierasbancarias, los ingresos diarios del Instituto, para su control y seguimiento.

4. De cada inversión diaria que se realiza, el Departamento de Egresos registra a través del Analista de Ingresos el concentradoFormato de Resumen Mensual de Inversiones: El nombre del banco en que se invirtió, el periodo, plazo, importe, tasa, intereses,la suma total por banco, número de cuenta, número de Contrato y las condiciones generales de la inversión. Dicho formato seimprimirá y turnará un original, con los soportes de las inversiones diarias correspondientes, al Departamento de Control Financiero,para que elabore la Póliza de Diario de las inversiones realizadas por el Titular del Departamento de Egresos. Dicha Póliza deDiario se acompaña con el soporte del documento que ampare la autorización de las inversiones realizadas.También turna unoriginal del Formato de Resumen Mensual de Inversiones, a la Contraloría Interna del I.P.E.

5. Las inversiones se cierran una vez que se ejecuten los egresos y se reflejen los ingresos recibidos en las diferentes institucionesbancarias.

6. Las inversiones se realizan con un tasa de interés fija, esto para que se obtengan rendimientos seguros y sin riesgo alguno con elobjetivo de incrementar el patrimonio institucional.

7. El horizonte de inversión se determina en base a las necesidades del Instituto.

8. Las inversiones se etiquetan de acuerdo a las necesidades del Instituto.

Nombre: ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES.

Objetivo: Mantener un control interno adecuado que respalde las inversiones etiquetadas para diferentes fines y de los interesesque se generaron por éstas.

Frecuencia: Diariamente.

NORMAS

PROCEDIMIENTO

229






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




1

2

3

4

5

6

7

7.A

8

9

10

Solicita vía correo electrónico a las instituciones bancarias (Banorte y Bancomer),las respectivas tasas de interés fijas específicas para el monto y el plazo a inveritr.

Recibe las Cotizaciones bancarias vía correo electrónico.

Imprime las Cotizaciones bancarias.

Requisita el documento Diario de Cotizaciones, para su control interno.

Pasa el tiempo

Confirma vía correo electrónico el cierre de las inversiones, específicando; plazo,monto, tasa de interés, cuenta de cargo de cheque y número de contrato deinversión.

Recibe de la Institución Bancaria, el Comprobante de la ficha de depósito dela inversión.

Valida los datos.

¿Están correctos los datos de la inversión?

En caso de que no estén correctos:Solicita (vía correo electrónico y telefónicamente) la corrección de los datos delcierre de la inversión.


En caso de que estén correctos los datos:Imprime cuatro tantos del Comprobante de la ficha de depósito de la inver-sión.

Pasa el tiempo.

Coteja los Comprobante de la ficha de depósito de la inversión contra losMovimientos bancarios del día anterior para corrrobar que los intereses reci-bidos sean correctos.

Turna los Comprobante de la ficha de depósito de la inversión de lasiguiente manera:- Por Tarjeta informativa al Titular del Departamento de Egresos- Vía Memorándum al Titular del Departamento de Control Financiero.

230





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



ANALISTA DE INGRESOS 11

12

- Analista de Ingresos.-Para su archivo.

Se conecta con el Procedimiento de Registro de Inversiones del Departamento

de Control Financiero.

Recibe el Comprobante de Inversión bancaria, captura los datos en el For-mato de Resumen Mensual de Intereses Generados por Inversiones (cadavez que hay una inversión bancaria).

Imprime cada fin de mes, un original Formato de Resumen Mensual de Inte-reses Generados por Inversiones y turna Memorándum firmado por el Titu-lar del Departamento de Egresos y Analista de bancos, inversiones y fideicomisosal Departamento de Control Financiero y al Organo Interno de Control, para suseguimiento, para su conocimiento.


231






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES

232

TARJETA IN-FORMATIVA

SOLICITA

INICIO

LAS TASAS DE INTTERÉSFIJAS


RECIBE

COTIZACIONES BANCARIAS

VÍA CORREO ELECTRONICO

IMPRIME

COTIZACIONES BANCARIAS

REQUISITA

DIARIO DE COTIZACIONES

CONFIRMA

RECIBE

COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN

VALIDA

¿ESTAN CORRECTOS LOSDATOS DE LA INVERSIÓN?

NO

SI

SOLICITACORRECCIÓN

1

IMPRIME


4T

COTEJA


MOVIMIENTOS BANCARIOS

TURNA


MEMORÁNDUM

1T

2T

3T

4T


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS


ARCHIVO

RECIBE YCAPTURA



FORMATO RESU-MEN MENSUAL

DE INTERESESGENERADO PORINVERSIONES

IMRPIME Y TURNA

FORMATO RESUMENMENSUAL DE INTERE-SES GENERADOPOR INVER-SIONES

MEMORÁNDUM

FIN

DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Y ÓRGANO INTERNO DE

CONTOL

PROCEDIMIENTODE REGISTRO DE

INVERSIONES





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


Nombre: ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO FIJO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES.

Objetivo: Realizar los pagos por concepto de gastos menores mediante el uso del Fondo revolvente.


1. El Director General es el responsable de autorizar y asignar el Fondo revolvente, para todas las áreas del IPE, cuyo fin seráreducir los gastos administrativos permanentes.

2. El Titular del Departamento de Egresos es el responsable del manejo, utilización y comprobación del Fondo revolvente autorizadopor el Director General.

3. El Departamento de Egresos, sólo autoriza un pago de gastos por un monto no mayor de $2.000 (previa solicitud por escrito delárea que así lo requiera).

4. El término de Gastos menores abarca los siguientes conceptos:-Anticipo de gastos a comprobar. (Formato FSF-02, antes SEG-09-021).-Anticipo de gastos de viaje (Comprobantes de viáticos Formato FSF-07 antes UA-V-02).-Pago de servicios: luz, agua, teléfono, megacable,etc. (Recibos oficiales).-Conservación y mantenimiento de edificio (Factura original de pago).-Cerrajería (Factura original de pago).-Compra de papelería (Factura original de pago).

5. El área solicitante debe entregar la documentación necesaria para comprobar el gasto menor asignado, en un plazo no mayor detres días hábiles, a partir de la fecha de su asignación.

6. El Departamento de Egresos considera como documentación necesaria para la comprobación del monto asignado, el FormatoTES-FSF-03 (antes 08-058), Relación de Gastos y Concentración de documentos para pago, reposición y/o afectaciónpresupuestal, debidamente requisitado y firmado por el Director General y por el Titular del área solicitante.

NORMAS

PROCEDIMIENTO

233






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




ANALISTA DE TRÁMITE PAGO







1

2

2.A

3

5

6

7

8

9

Recibe del Titular del Departamento de Egresos la solicitud por concepto degastos menores, mediante el Formato TES-FSF-03 y lo turna al analista detrámite pagos.

Recibe y verifica que el Formato TES-FSF-03 esté debidamente requisitado,conteniendo las firmas de autorización del Titular del área solicitante y de lapersona que realizará el trámite.

¿Está debidamente requisitada la documentación?

En caso de que no esté debidamente requisitada:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.

Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos el Formato TES-FSF-03, para su corrección.


En caso de que esté debidamente requisitada:Sella de recibido el Formato TES-FSF-03 y turna al Titular de la Oficina deRevisión de Pagos.

Recibe Formato TES-FSF-03 y turna al Titular del Departamento de Egresos,para que realice la entrega de la cantidad solicitada.

Recibe la solicitud ya sellada (Formato TES-FSF-03), entrega el monto solicita-do en efectivo, solicita la firma de recibido (en el campo correspondiente), a lapersona que lo recibió.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Egresos la Documentación comprobatoriaen original y turna al analista de trámite de pago.

Recibe la Documentación comprobatoria en original y verifica que esté correc-ta.


234





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS





9.A

10

11

En caso de que no esté correcta la documentación:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.

Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos el Formato TES-FSF-03, para su corrección.


En caso de que esté correcta la documentación:Sella de recibido en la copia del acuse.

Conecta con el Procedimiento de Trámite de pago, del Departamento de Egresos

(Manual Específico de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas)


235






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO FIJO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES

236

FORMATO TES-FSF-03

RECIBE Y TURNA


INICIO

FORMATO TES-FSF-03

RECIBE Y VERIFICA


¿ESTÁ DEBIDAMENTE REQUISTADO?

SÍ

NO

TURNAAUXILIAR

ADMINISTRATIVO

1

SELLA Y TURNA


DEVUELVEÁL ÁREA

MEMORÁNDUM


1

FORMATO TES-FSF-03

FORMATO TES-FSF-03

FORMATO TES-FSF-03


DE PAGOS

RECIBE Y TURNA


EGRESOS

EFECTIVO

RECIBE, ENTREGAY SOLICITA

DOCUMENTACIÓN


DE PAGOS


EGRESOS


DE PAGOS

FORMATO TES-FSF-03

RECIBE Y TURNA

DOCUMENTACIÓN


DE PAGOSANALISTA DE

TRÁMITE DE PAGOS

RECIBE Y VERIFICA

DOCUMENTACIÓN


1

2





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES

1


SÍ

NOTURNA


FORMATO TES-FSF-03

2

SELLA

DOCUMENTACIÓN

DEVUELVEÁL ÁREA

MEMORÁNDUM


DOCUMENTACIÓN

FIN

PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE

PAGO

237






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS.

Objetivo: Realizar la dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados; asíc omo el pago de retroactivos establecidos por Ley.


1. El Departamento de Egresos es el responsable de la dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados; así como del pago de lasPensiones Alimenticias correspondientes establecidas por ley.

2. Para el pago de los Pensionados o Jubilados, la dispersión y liberación es mensual, previo envío de los movimientos correspon-dientes de la Oficina de Caja General, a los cuales, el Departamento de Egresos, concilia los importes de los archivos contra elresumen tabular.

3. La dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados es mensual, conforme al Calendario establecido para ello.

4. El Titular del Departamento de Egresos, en el caso de que se presente rechazo en la aplicación de la Nómina de Pensionados yJubilados, informa vía Memorándum, todas las afectaciones y adecuaciones que se realizaron a la Nómina, a todas las áreasinvolucradas y a los mismos Pensionados o Jubilados (previa solicitud por escrito).

5. Un día hábil antes de la impresión de cheques, se entregan los archivos para el cambio de forma de pago vía Memorándum alDepartamento de Vigencia de Derechos, para que este lo integre al Sistema de Nómina de Pensionados.

6. El Departamento de Egresos a través del Analista de pago y descuento de préstamos domiciliados elaboran el Calendario Anualpara estipular las fechas para recepción de Memorándums.

NORMAS

238





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS





1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándums de las diferen-tes áreas del Instituto y turna al Analista de pago y descuento de préstamosdimiciliados.

Recibe Memorándums y procede a su trámite.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándum donde mencio-na que ya se encuentra el archivo digitaal y anexa los Listados de la Nóminade Pensionados y Turna al Analista de pago y descuento de préstamosdimiciliados.

Recibe Memorándum yListados de la Nómina de Pensionados y turna alauxiliar administrativo.

Recibe Memorándum yListados de la Nómina de Pensionados.

Marca en los Listados de la Nómina de Pensionados los registros que debenmodificarse de acuerdos a los Memorándums recibidos por las diferentes áreasdel Instituto.

Elimina los registros en el Archivo digital.

Elabora el Reporte de Transferencia de Recursos.

Turna el Reporte de Transferencia de Recursos al Titular del Departamentode Egresos y al Analista de Bancos, Inversiones y Fideciomisos, para su conoci-miento.

Elabora Reporte con los importes originales, los importes diminuidos y los impor-tes a pagar.

Turna mediante Memorándum con visto bueno del Titular de la Oficina de Revi-sión de Pagos y firmado por el Titular del Departamento de Egresos el Reporteal Departamento de Control Financiero para la realización de la orden de pagopara la transferencias de los recursos, al Analista de Bancos, Inversiones y Fidei-comisos los Archivos Digitales para el proceso de importanción a los sistemasbancarios y a Dirección General para su conocimiento.

Pasa tiempo.


239






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




Atiende llamadas de los prensionados sobre su pago e informa su situación.

Recibe del Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos el Reporte de Vali-daciones y Rechazos por parte de los bancos.

Elabora Informe 5000´s y turna vía Memorándm con visto bueno del Titular dela Oficina de Revisión de Pagos y firmado por el Titular del Departamento deEgresos a las siguientes áres: Dirección General, Subdirección de Finanzas,Subdirección de Prestaciones Institucionales, Departamento de Control Financie-ro, Departamento de Vigencia de Derechos, Órgano Interno de Control, Oficinade Caja General y Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos.


240

12

13

14





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS

RECIBE Y TURNA


INICIO

MEMORÁNDUMS

RECIBE

ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE

PRESTAMOS DOMICILIADOS



MEMORÁNDUM

TURNA

REPORTE DE TRANSFERENCIA DERECURSOS

ELABORA

REPORTE

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS Y AL ANALISTA DE

BANCOS INVERIONES Y FIDEICOMISOS

TURNA

MEMORÁNDUM

FIN

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUMS




LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONA-DOS

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUMS





RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUMS



MARCA

MEMORÁNDUMS

LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONADOS

REGISTROS A MODIFICARSE

ELIMINA

ARCHIVO DIGITALREGISTROS

ELABORA

REPORTE DE TRANSFERENCIA DERECURSOS

REGISTROS



PARA SU CO-NOCIMIENTO

IMPORTES ORIGINALES, IMPORTES DISMUNUIDOS Y EL IMPORTE A PAGAR

REPORTE

DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO

REPORTE

ANALISTA DE BANCOS INVERIONES Y FIDEICOMISOS

ATIENDE

LLAMADAS DE LOS PENSIONADOS

RECIBE



REPORTE DE VALIDACIÓN Y RECHAZOS

INFORME

ELABORA Y TURNA

MEMORÁNDUM

ÁREAS IPE

DIRECCIÓN GENERAL, SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS, SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES, DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO, DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS, ÓRGANO INTERNO DE CONTROLY OFICINA DE CAJA GENERAL

241






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS

Objetivo: Enviar los descuentos de los préstamos del esquema domiciliado a las diferentes instituciones bancarias, para que estasrealizen la cobranza.

Frecuencia: Diaria

1.- El Departamento de Egresos se coordinará con el Departamento de Ingresos para enviar oportunamente los descuentos a losderechohabientes que ha solicitado préstamo al Instituto.

2.- El Departamento de Egresos a través del Analista de pago y descuento de prestamos domiciliados de la Oficina de Revisión de Pagos; enviará quincenalmente los descuentos de los préstamos del esquema domiciliado a las instituciones bancarias.

3.- El número de veces que se envíe un Archivo a la institución bancaria para descuento dependerá del proceso de cada banco.

NORMAS

242





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




1

2

3

3.A

4

5

6

7

8

9

Recibe del Titular del Departamento de Egresos Memorándum donde especificaque contiene cada archivo a enviar de la cobranza y turna al Analista de pago ydescuento de préstamos domiciliados.

Recibe Memorándum del Departamento de Ingresos, donde especifica que con-tiene cada archivo a enviar de la cobranza y que el archivo se encuentra en sucarpeta compartido.

Revisa que los Archivos digitales contengan fecha, total de registros y montostotales.

¿Esta completa la información en los archivos?

En caso de no estar completa:Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos al Departamento deIngresos para su corrección.

Regersa a la actividad 1.

En caso de estar completa:Envía los Archivos de manera electrónica a cada banco para su cobranza.

Pasa tiempo.

Recibe Archivo electrónico por parte de los bancos y procesa en el Sistema deDomiciliación, para separar los registros cobrados de los no cobrados.

Envia un Archivo de rechazos de acuerdo a la Institución bancaria para continúarla cobranza.

Pasa tiempo

Recibe del Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos los Movimientosdiarios y concilia con los Archivos electrónico recibidos de los bancos.

Elabora Reporte final por cada uno de los bancos (detallando el total de envío,los rechazados y cobrados en registros e importes)

Turna Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos con el Reporte final y losMovimientos Diarios de la siguiente manera;


243






S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


10

11

12

1er juego: Oficina de Caja General para la elaboración de recibos;2ndo jugo: Departamento de Ingresos para que lo compare con susistema;3er juego: para su archivo.

Comunica verbalmente al Departamento de Ingresos que cerrara el proceso.

Elabora un Reporte estadístico por banco informando sobre lo cobrado yrechazado por organismo.

Turna Memorandúm con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de pagosy firma del Titular del Departamento de Egreso con el Reporte estadístico alDepartamento de Ingresos y Departamento de Prestaciones Económicas, para suanálisis.



244





S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS

ARCHIVOS

RECIBE Y TURNA


INICIO

MEMORÁNDUM

RECIBE



¿ESTA COMPLETA LA INFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS?

SÍ

NODEVULVE


1ENVÍA

1

MEMORÁNDUM

DE RECHAZOS



MEMORÁNDUM

REVISA

ARCHIVOS

ARCHIVOS

RECIBE

ARCHIVOS

ENVÍA

ARCHIVOS

RECIBE YCONCILIA

MOVIMIENTOS BANCARIOS

ELABORA

REPORTE FINAL

TURNA

REPORTE FINAL

MEMORÁNDUM

MOVIMIENTOS DIARIOS

DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y OFICINA

DE CAJA GENERAL

COMUNICADEPARTAMENTO DE

INGRESOS

ELABORA

REPORTEESTADÍSTICO

TURNA

REPORTEESTADÍSTICO

MEMORÁNDUM

DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y DEPARTAMENTO

DE PRESTACIONES ECONÓMICAS

FIN

245

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓNY PRESUESTO

246





SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN

DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRAS PENSIO-NES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.

Objetivo: Conocer el Presupuesto Institucional de las prestaciones de los derechohabientes para mantener un adecuado control.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto, mediante la Oficina de Programación, se encarga de realizar la estimación de lasprestaciones denominadas pensiones y jubilaciones y otras pensiones y jubilaciones, que otorga el Instituto, para conocer sucomportamiento y mantener un adecuado control de su ejercicio, contribuyendo a la toma de decisiciones.

2. La estimación del presupuesto de las prestaciones se realiza al cierre del año, tomando como base la información contenida en elProyecto de Presupuesto de Prestaciones Institucionales, turnado por el Departamento de Banco de Datos y el Proyecto de Cuotasy Aportaciones, turnado por el Departamento de Ingresos.

248


FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó

E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN

S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS

CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

TITULAR DE LA OFICINADE PROGRAMACIÓN



1

2

3

4

5

5.A

6

7

Recibe, a finales del año anterior al que corresponde, del Departamento deBanco de Datos el documento Proyecto de Presupuesto de PrestacionesInstitucionales y del Departamento de Ingresos Presupuesto de Cuotas yAportaciones.

Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisisy la elaboración del Reporte de estimación del Presupuesto Institucional.

Recibe la documentación, la analiza, revisa las operaciones y elabora el ReporteEstimación del Presupuesto Institucional.

Entrega la documentación al Titular del Departamento de Programación y Presu-puesto para su revisión y autorización.

Recibe el Reporte Estimación del Presupuesto Institucional y la analiza.

¿Está correcta y completa la documentación?

En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve Reporte Estimación del Presupuesto Institucional al Titular de laOficina de Programación para su corrección.


En caso de que esté correcta y completa la documentación:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación los documentos y solicita trestantos del Reporte elaborado.

Imprime los Reportes solicitados y entrega dos tantos al Titular del Departamentode Programación y Presupuesto y un tanto mas lo archiva juntos con la documen-tación soporte.


249






SUBDIRECCIÓN


ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONESY OTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.

250

REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL


DOCUMENTOS

RECIBE

PROYECTO DE PRESUPUESTO DE PRESTACIONES INSTIT.

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

INICIO

¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA INFORMACIÓN?

NO

SI

RECIBE, REVISA Y ELABORA


DEVUELVE

SOLICITAIMPRESIÓN

A FINALES DEL AÑO ANTERIOR AL QUE CORRESPONDE


TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓNTURNA

TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN


ENTREGA



PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

RECIBE Y ANALIZA

1


PROGRAMACIÓN

IMPRIME Y ENTREGA


PROGRAMACIÓN


2T

1T


PRESUPUESTO

C

JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN

RECIBIDA AL INICIO

1

PRESUPYESTO DE CUOTAS Y APOR-TACIONES


PROGRAMACIÓN

FIN




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRASPENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.

Objetivo: Conocer el comportamiento mensual del presupuesto institucional de las prestaciones de los derechohabientes, paramantener un adecuado control de su ejercicio.


NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto, mediante la Oficina de Programación, es el encargado de realizar la estimaciónde las Prestaciones denominada pensiones, jubilaciones y otras prestaciones que otorga el Instituto, para conocer su comportamientoy mantener un adecuado control de su ejercicio, contribuyendo a la toma de decisiciones.

2. La estimación mensual de las prestaciones se realiza al principio del mes posterior al que corresponda, tomando como base laInformación recibida del Departamento de Control Financiero, contenida en el document o denominado Integración de Pago dePrestaciones y de igual forma la recibida del Departamento de Ingresos mediante el documento Descripción e Integración de losIngresos del año por rubro.

251






SUBDIRECCIÓN




TITULAR DE LA OFICINADE PROGAMACIÓN


TITULAR DE LA OFICINADE PROGAMACIÓN

1

2

3

4

5

5.A

6

7

Recibe, a principios del mes posterior al que corresponde del Departamento deControl Financiero, los documentos: Integración de Pago de Prestaciones,Aplicación de cuotas y aportaciones en base al ingreso recaudado yAplicación de cuotas y aportaciones en base a la cobranza real y delDepartamento de Ingresos el documento Descripción e Integración de losIngresos del año por rubro.

Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisisy la elaboración del Reporte mensual de estimación del presupuestoinstitucional.

Recibe la documentación, la analiza, revisa operaciones y actualiza el Reportemensual de estimación del Presupuesto Institucional.

Entrega el Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucionalal Titular del Departamento de Programación y Presupuesto para su revisión yautorización.

Recibe el Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucional.y la analiza.


En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucionalal Titular de la Oficina de Programación para su corrección.


En caso de que sí esté correcta y completa la documentación:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación y le solicita un tanto del reporteelaborado.

Imprime dos tantos del Reporte mensual de estimación del PresupuestoInstitucional, uno para el Titular del Departamernto de Programación y Presu-puesto y el otro lo archiva con la documentación soporte.


252




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES Y JUBILA-CIONES Y OTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.

253

REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL

RECIBE

INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES


PRESUPUESTO

INICIO


NO

SI

RECIBE, REVISA Y ELABORA


DEVUELVE

SOLICITAIMPRESIÓN

PRINCIPIOS DEL MES POSTERIOR AL QUE

CORRESPONDE



PROGRAMACIÓNTURNA


PROGRAMACIÓN


ENTREGATITULAR DEL


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

RECIBE Y ANALIZA

1


IMPRIME Y ENTREGA


PROGRAMACIÓN

1T

1T


PRESUPUESTO

C

JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN

RECIBIDA AL INICIO

1

DOCUMENTOS

APLICACIÓN DE CUOTAS Y CUOTAS Y APOR-TACIONES EN BASE ALINGRESO RECAU-DADO




PROGRAMACIÓN


FIN

APLICACIÓN DECUOTAS Y

APORTACIONES ENBASE A LA CO-BRANZA REAL

DESCRIPCIÓN E INTEGRACIÓN DE LOSINGRESOS PORAÑO






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.

Objetivo: Realizar el registro presupuestal del capítulo para mantener un adecuado control de su gasto.


NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto verifica que el gasto del Capítulo 4000 corresponda a la partida que se estáafectando y que cuente con disponibilidad presupuestal.

2. El Departamento de Programación y Presupuesto recibe en los primeros 10 días posteriores al mes de cierre, del Departamento deControl Financiero, el documento Integración de Pago de Prestaciones para el registro del ejercicio del gasto.

3. A fin de cada mes, el Departamento de Programación y Presupuestos realiza la Transferencia Presupuestal en original y unacopia, por aquellas partidas cuyo importe fue superior al presupuesto autorizado.

254




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




TITULAR DE LA OFICINA DEPROGRAMACIÓN

1

2

3

3.A

4

5

6

7

Recibe en los primeros 10 días posteriores al mes de cierre del Departamento deControl Financiero, el documento Integración de Pago de Prestaciones.

Turna el documento Integración de Pago de Prestaciones al Titular de laOficina de Programación, para su revisión y registro presupuestal.

Recibe documento Integración de Pago de Prestaciones, analiza que el gastocorresponda a la partida que se está afectando y que cuente con disponibilidadpresupuestal.


En caso de que no esté correcta:Devuelve el documento Integración de Pago de Prestaciones al Departa-mento de Control Financiero para su corrección, previa aurotización del Titulardel Departamento de Programación y Presupuestos.


En caso de que esté correcta:Realiza Transferencia Prespuestal en original y una copia por aquellas parti-das cuyo importe fue superior al presupuesto autorizado.

Solicta la firma de autorización al Titular del Departamento de Programación yPresupuesto y al Departamento de Vigencia de Derechos.

Entrega al Departamento de Vigencia de Derechos la copia de la TransferenciaPresupuestal y la original se archiva en el Departamento de Programación yPresupuesto.

Registra en el sistema las partidas correspondientes UBPP 6051 (PrestacionesInstitucionales)


255






SUBDIRECCIÓN


REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.

256

TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL

O

C

RECIBE



PRESUPUESTO

INICIO


DEVUELVE¿ESTÁ CORRECTA LADOCUMENTACIÓN?

NO

SI

PREVIA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL


PRESUPUESTO

1

REALIZA

SOLICITA FIRMA

ENTREGA YARCHIVA

1

TURNA



PROGRAMACIÓN

RECIBE Y ANALIZA




PROGRAMACIÓN



O

C

AUTORIZACIÓN DEL DEPTO. DE PROG. Y PTTO. Y EL

DEPTO. DE VIGENCIA DE DERECHOS

ARCHIVO


REGISTRA

SISTEMA

FIN




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000.

Objetivo: Realizar un adecuado registro presupuestal del gasto del capítulo 1000, vigilando se cumpla con el debido soportedocumental.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto verifica que la documentación recibida para el registro presupuestal cumpla con losiguiente:- Esté debidamente requisitada.- El Gasto corresponda a la partida que se va afectar.- Cuente con disponibilidad presupuestal.- El importe de los comprobantes corresponda al total que aparece en la Relación de Gastos y/o Concentración de Documentos paraPago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.- Se apegue a las Políticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a las Medidas de Austeridad, Racionalidady Disciplina Presupuestal Vigentes.

2. El Sistema de presupuesto, al cierre de cada mes, analiza los sobregiros en las partidas del capítulo 1000, con la finalidad de realizarlas transferencias necesarias.

3. El Reporte de aplicación de transferencias, generado al cierre de cada mes, por medio de un folio inicial y final, se requisita conlas firmas del Titular de la Subdirección de Finanzas, Titular de la Subdirección Administrativa, Titular del Departamento de Programa-ción y Presupuestos y Titular de la Oficina de Programación.

257






SUBDIRECCIÓN





1

2

2.A

3

Recibe del Departamento de Egresos documento Relación de Gastos y Con-centración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal, con su correspondiente soporte documental, excepto las pólizasde nómina (Base, Confianza y Eventual) que las recibe directamente el Titular dela Oficina de Programación, vía correo interno o impresas del Departamento deRecursos Humanos, documento que turna junto con la documentación soporte alTitular de la Oficina de Programación.

Recibe la documentación del Departamento de Egresos y verifica que:-Esté debidamente requisitada.-El Gasto corresponda a la partida que se va afectar.-Cuente con disponibilidad presupuestal.-El importe de los comprobantes corresponda al total que aparece en laRelación de Gastos y/o Concentración de Documentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.-Se apegue a las Políticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a las Medidas de Austeridad, Racionalidad y DisciplinaPresupuestal Vigentes.

Está debidamente requisitada la documentación?

Si la documentación no está debidamente requisitada:Devuelve para su corrección y/o modificación la documentación al Departamentode Recursos Humanos previa consulta con el Titular del Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, a través del Formato FSF-09 "Causas de Devolu-ción de Documentos para el Otorgamiento de Recursos", en original y doscopia.

-Original al Departamento de Recursos Humanos en el cual solicita lamodificación y/o corrección del documento.-1ª. Copia al Departamento de Egresos.-2ª.Copia al Departamento de Programación y Presupuesto.

NOTA:El Departamento de Recursos Humanos sella de recibido en ambas copiasy el Departamento de Egresos en la segunda.


Si la documentación está debidamente requisitada:Realiza la afectación vía Sistema de Presupuesto anotando: folio del Departamen-to de Egresos, U.B.P.P, partida, mes que se afecta e importe y en su caso hacereferencia a los folios compromiso.

258




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



4

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13

14

Sella de "Presupuesto Ejercido" el documento y la relación soporte.

Anota en el Auxiliar, "Registro de Datos Presupuestales de DocumentosFuente para el Control del Gasto del año en curso", el número de folioasignado por el Departamento de Egresos, fecha de registro, concepto del gasto,U.B.P.P., partida presupuestal, importe y observaciones.

Solicita la firma al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, quiende detectar alguna irregularidad requiere se corrija.

Devuelve la documentación al Departamento de Egresos, solicitando firme derecibido en el Auxiliar "Registro de Datos Presupuestales de DocumentosFuente para el Control del Gasto del año en curso".

Verifica la recepción del Departamento de Recursos Humanos, vía correo internoo impresas las pólizas de nómina y sella de recibido al Departamento de RecursosHumanos.

Imprime las pólizas turnadas por correo interno y verifica incluyendo las impresasque:

-El concepto corresponda a la partida que se va afectar.-El importe de la póliza corresponda a la suma de los importes de cada

U.B.P.P.

Da formato en excel a las Pólizas (base, confianza y eventual), tomando encuenta Programa y Subprograma, U.B.P.P., partida e importe, para su afectaciónpresupuestal.

Crea archivo llamado NOMINA en formato ASSCI y lo graba en el subdirectorioF:/ Operador / Finanzas, para generar la información en el Sistema de Presu-puesto que asigna un folio de inicio y continúa de manera automática.

Al cierre de cada mes, ejecuta en el Sistema de Presupuesto el análisis de lossobregiros en las partidas del capítulo 1000.

Genera los movimientos de transferencia presupuestal vía Sistema de Presupues-to, para regularizar los sobregiros que tenga alguna partida.

Emite Informe de Validación de Transferencias Presupuestales, verifica quela U.B.P.P. partida e importe sea correcto y que las sumas globales de aumentosy disminuciones sean iguales.

259






SUBDIRECCIÓN



15

16

Genera Reporte de Aplicación de Transferencias por medio de un folio inicialy final, lo requisita con las firmas del Titular de la Subdirección de Finanzas, Titularde la Subdirección Administrativa, Titular de Departamento de Programación ypresupuesto y Titular de la Oficina de Programación.

Archiva de manera cronológica, el Reporte de Aplicación de Transferenciasen el expediente correspondiente.


260




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000

261

SISTEMA DE PRESUPUESTO




AUXILIAR DE REGISTRO DEDATOS PRESU-PUESTALES

RECIBE Y TURNA

RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PAGO, REPOSIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL


PRESUPUESTO

INICIO

RECIBE Y ANALIZA

CON SOPORTE DOCUMENTAL


DEVUELVE

CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE RECURSOS

¿ESTÁ DEBIDAMENTEREQUISITADA LA

DOCUMENTACIÓN?

NO

SIDEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

1

REALIZA AFECTACIÓN

SELLA

DOCUMENTO

DE PRESUPUESTO

EJERCIDO

ANOTA

AUXILIAR DE REGISTRO DEDATOS PRESU-PUESTALES

1

VERIFICA

DA FORMATO

TITULAR DEL A OFICINA DE

PRESUPUESTO



PRESUPUESTO

O

C-1

C-2

C


PRESUPUESTORECEPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, VÍA CORREO INTERNO LAS PÓLIZAS DE NÓMINA

IMPRIME

PÓLIZAS

PÓLIZAS DE NÓMINA (BASE, CONFIANZA Y EVENTUAL)

SOLICITAFIRMA

DEVUELVEY FIRMA


PRESUPUESTO

DEPARTAMENTODE EGRESOS

CREA, GRABA Y GENERA

NÓMINA

EMITE YVERIFICA

DOCUMENTOS

EJECUTA

GENERA

MOVIMIENTOS DE TRANSFERENCIAPRESUPUESTAL

INFORME DE VALIDA-CIÓNDE TRANSFE-RENCIAS PRESU-PUESTALES

GENERA Y REQUISITA

REPORTE DE APLICACIÓN DE TRANSFERENCIAS

GENERA Y REQUISITA

REPORTE DE APLICACIÓN DE TRANSFERENCIAS

FIN

FORMATO






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: AVANCE PRESUPUESTAL

Objetivo: Realizar el Avance presupuestal del Instituto en tiempo y forma.


NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto mantendrá una estrecha comunicación con los demás Departametos que integranla Subdirección de Finanzas(Departamento de Ingresos, Egresos y Control Financiero), para contar con la información necesariapara la Elaboración del Avance presupuestal.

2. El Cuadernillo de Avance Presupuestal es firmado por el Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y por el Titular dela Oficina de Programación.

262




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO



1

2

3

4

5

6

7

8

8.A

Recibe mediante Memorándum la siguiente documentación: -Del Departamento de Ingresos el documento Descripción e Integración delos Ingresos por rubro.

-Del Departamento de Control Financiero el Reporte de Integración de Ingre-sos Propios (intereses por inversión, arrendamientos, estacionamiento,estancia y diversos).

-Del Departamento de Egresos recibe Reporte de Ingresos y Egresos.

Turna al Titular de la Oficina de Programación, los Documentos para su análisisy la actualización de archivos para generar el Avance Presupuestal Mensual yAcumulado.

Recibe los Documentos para su análisis.

Modifica los archivos de egresos y gastos de administración con el reporte Com-parativo por partida, actualizando los cuadros y gráficas, haciendo los comen-tarios relevantes por las variaciones entre lo presupuestado y lo real.

Efectúa la Proyección del cierre anual con el reporte emitido del Sistema dePresupuesto.

Actualiza los archivos de Ingresos, verificando que los saldos finales del mesanterior más los movimientos del mes que están reportando los Departamentos deIngresos y Control Financiero, coincidan con el acumulado que emite el Departa-mento de Programación y Presupuesto; realiza los comentarios relevantes por lasvariaciones entre lo presupuestado y lo real.

Imprime y entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto,el Cuadernillo del Avance Presupuestal, para su revisión.

Recibe el Cuadernillo del Avance Presupuestal y verifica la información.

¿Está correcta la información integrada en el Cuadernillo de Avance Presupuestal?

En caso de no estar correcta:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación para corrección y/o modifica-ción.


263






SUBDIRECCIÓN



TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO


9

10

En caso de sí estar correctos:Firma el Cuadernillo de Avance Presupuestal y lo turna al TItular de la Oficina deProgramación para su firma y resguardo.

Recibe el Cuadernillo de Avance Presupuestal, firma y archiva para controlinterno de manera cronológica.


264




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


AVANCE PRESUPUESTAL

265

COMPARATIVO POR PARTIDA

DOCUMENTOS

RECIBE

INICIO

FIRMA Y TURNA


PRESUPUESTO

TURNA


PROGRAMACIÓN

SALDOS FINALES DEL MES

ANTERIOR

MODIFICA Y ACTUALIZA


NO

SI

1

DEVUELVEPARA MODIFICACIÓN O

CORRECCIÓN


PROGRAMACIÓN

MEMORANDUM

EFECTUA

PROYECCIÓN DEL CIERRE ANUAL

ACTUALIZA Y VERIFICA

IMPRIME Y ENTREGA

CUADERNILLO DE AVANCE PTTAL.


PRESUPUESTO


PROGRAMACIÓN

1

RECIBE Y ARCHIVA


PROGRAMACIÓN

DESCRIPCIÓNE INTEGRACIÓN

DE LOS INGRESOSPOR RUBOS

REPORTE DE INTERERES DE INGRESOSPROPIOS

REPORTE DE INGRESOS YEGRESOS




DOCUMENTOS

RECIBE Y ANALIZA


PROGRAMACIÓN

RECIBE Y VERIFICA

CUADERNILLO DE AVANCE PTTAL.


PRESUPUESTO

CUADERNILLO DE AVANCE PRESUPUES-TAL



FIN






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS.

Objetivo: Cumplir con la elaboración e integración del Presupuesto de Ingresos en tiempo y forma de acuerdo a la normatividadaplicable, así como con la debída aprobación del H. Consejo Directivo.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto recibirá los Anteproyectos de Presupuesto del Departamento deIngresos, por los conceptos de Cuotas y Aportaciones, locales, Programa de Vivienda y Recuperaciones de Préstamos a Corto yMediano Plazo; del Departamento de Egresos por concepto de Rendimientos por Inversiones e Ingresos diversos; y de la SubdirecciónAdministrativa por concepto de Ingresos del Estacionamiento.

2. El Departamento de Programación y Presupuesto, elabora una Cédula resumen del Proyecto de Presupuesto de Ingresosmisma que presentará al Titular de la Subdirección de Finanzas para su firma y a su vez presente al Titular de la Dirección Generaldel Instituto para su visto bueno.

3. El Titular de la Subdirección de Finanzas, somete a consideración del H. Consejo Directivo el Proyecto de Presupuesto de Ingresospara su aprobación.

266




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS






TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DEFINANZAS



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A finales del año anterior al que corresponde, recibe del Departamento de Ingre-sos, los Anteproyectos de Presupuesto para los conceptos de Cuotas yAportaciones, Locales, Programa de Vivienda y Recuperaciones de Préstamos aCorto y Mediano Plazo; del Departamento de Egresos por concepto de Rendi-mientos por Inversiones e Ingresos diversos; y de la Subdirección Administrativapor concepto de Ingresos del Estacionamiento.

Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisise integración de los Anteproyectos de Presupuesto de Ingresos.

Recibe la documentación, la analiza, revisa las operaciones y elabora el Ante-proyecto de Presupuesto de Ingresos.

Entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto la documen-tación recibida y el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos, para surevisión y acuerdo con el Subdirector de Finanzas.

Revisa la documentación y el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos yen su caso solicita las correcciones y/o modificaciones correspondientes al Titularde la Oficina de Programación.

Comenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas los conceptos que integranel Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos, quien propone las adecuaciones y/o ajustes que considera convenientes.

Instruye al Titular del Departamento de Programación y Presupuestos acuerdecon los responsables de la presupuestación de los conceptos en que proponecambios, las adecuaciones y/o ajustes correspondientes, para que prepareCédula del Proyecto de Presupuesto de Ingresos.

Solicita al Titular de la Oficina de Programación elabore Cédula del Proyecto dePresupuesto de Ingresos, así como las Cédulas resumen del Proyecto dePresupuesto de Ingresos que se presentará a la consideración y aprobacióndel H. Consejo Directivo.

Revisa las Cédulas, solicita en su caso las adecuaciones correspondientes y lasentrega al Titular de la Subdirección de Finanzas para su autorización.

Analiza las cédulas del proyecto de ingresos, en su caso solicita las adecuacionesrespectivas, las autoriza y presenta a aprobación del Titular de la DirecciónGeneral del Instituto, las Cédulas resumen del Proyecto de Presupuesto deIngresos.

267






SUBDIRECCIÓN



TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL



11

12

12.A

13

14

Revisa las Cédulas resumen del proyecto de presupuesto de ingresos yen su caso solicita las adecuaciones correspondientes, las aprueba e instruye alTitular de la Subdirección de Finanzas para que las presente a consideración yaprobación del H. Consejo Directivo.

Somete a consideración del H. Consejo Directivo las Cédulas resumen quecontienen el Proyecto de Presupuesto de Ingresos.

¿El H. Consejo Directivo apruebó el Proyecto de Presupuesto de Ingresos?

En caso de que no lo apruebe:Previo acuerdo con el Titular de la Dirección General, instruye al Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto para que realice los ajustes co-rrespondientes, en coordinación con los responsables de su elaboración.

Regresa a la Actividad 10.

En caso de que sí lo apruebe:Solicita al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto controle sucaptación en forma mensual.

Instruye al Titular de la Oficina de Programación para que elabore mensualmentelos Reportes de su captación.


268




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

269

ANTEPROYECTO DE PTTO.

RECIBE

INICIO

SOLICITA


PRESUPUESTO

TURNA


PROGRAMACIÓN

ANTEPROYECTODE PRESUPUESTO

RECIBE, ANALIZA, REVISA Y ELABORA


PRESUPUESTO

PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO.

CÉDULA DEL PROYECTO DE PTTO. DE INGRESOS

SOLICITA ELABORE


PROGRAMACIÓN

¿EL H. CONSEJOAPROBÓ?

NO

SI

1

INSTRUYE YMODIFICA

1

INSTRUYE

REPORTES




ANTEPROYECTO DE PRESU-PUESTO

ANTEPROYECTO DE PRESU-PUESTO

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS

ENTREGA


REVISA


TITUKAR DEL DEPTO. DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

COMENTA


INSTRUYE

CÉDULA DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS

SOMETE

CONSIDERACIÓN CONSEJO DIRECTIVO

CUOTAS, APORTACIONES, PROGRAMA DE VIVIENDA Y PRESTAMOS

RENDIMIENTOS POR INVERSIÓN E INGRESOSPROPIOS

INGRESOS DEL ESTACIONAMEINTO


PROGRAMACIÓN


FINANZAS


PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

CÉDULA RESU-MEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS

REVISA Y ENTREGA


FINANZAS

CÉDULAS

ANALIZA Y PRESENTA

TITULAR DE LA DIRECIÓN GENERAL

REVISA E INSTRUYE

CÉDULAS RESUMEN DEL PROY. DE PTTO. ING.


PRESUPUESTO


PROGRAMACIÓN

CONTROLE CAPTACIÓN MENSUAL

ELABORE REPORTES DE CAPTACIÓN

FIN


FINANZAS


FINANZAS

CÉDULA RESUMEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS

TITULAR DE LA DIRECIÓN GENERAL


FINANZAS


FINANZAS




PRESUPUESTO






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482 (PRO-GRAMA DE PRÉSTAMOS).

Objetivo: Realizar un adecuado control y registro del presupuesto asignado para el programa de préstamos del Instituto.


NORMAS

1. El Departamento de Porgramación y Presupuesto verifica en el Cierre de fin de mes, que sus registros coincidan con los Reportesemitidos por el Departamento de Ingresos.

2. En el supuesto que exista diferencia, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita aclaración de la misma y se procedea la corrección por parte del área que corresponda.

270




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS





1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

9

Recibe del Departamento de Ingresos, el Reporte Estadístico por otorga-miento de Préstamos a Corto Plazo y Mediano Plazo (Domiciliados) yReporte de las Cancelaciones por el mismo concepto.

Turna al Titular de la Oficina de Programación, para su análisis y registro en elSistema de Presupuestos.

Recibe la documentación y procede a su análisis.

Registra en el Sistema de Presupuesto el importe líquido neto (deducidas lascancelaciones) de los préstamos otorgados en el mes, emitido por el Departamen-to de Ingresos.

Valida y aplica los movimientos, verificando la solvencia del mes.

¿Tiene solvencia en el mes?

En caso de que no tenga solvencia en el mes:Solicita Transferencia Presupuestal por la diferencia, al Titular del Departa-mento de Prestaciones Económicas.

Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas original del formato de laTransferencia Presupuestal y sella de recibido en la copia, continúa con activi-dad 7.

En caso de que sí tenga solvencia en el mes:Realiza los registros en el Sistema de Presupuesto.

Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, una vezrealizado los movimientos, el formato de Transferencia Presupuestal para sufirma.

Archiva en expediente de Transferencias Presupuestales de forma cronológica,para cualquier consulta.


271






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482(PROGRAMA DE PRÉSTAMOS)

272


RECIBE

INICIOTITULAR DEL


PRESUPUESTO


PROGRAMACIÓN

¿TIENE SOLVENCIA?NO


REPORTE ESTADISTICO OTORGADO DE PRESTAMOS A CORTO CORTO Y MEDIA-NO PLAZO

TURNAY REGISTRA


SOLICITA

REGISTA


IMPORTELIQUIDO NETO

REPORTE DE CANCELACIÓN

TITULARDEL A OFICINA DE

PROGRAMACIÓN

RECIBE Y ANALIZA

VALIDA, APLICAY VERIFICA

SOLVENCIA


PRESTACIONES ECONÓMICAS

RECIBE


1

REGISTRA


TURNA



PRESUPUESTO

PARA SU FIRMA

ARCHIVA

FIN


PRESTACIONES ECONÓMICAS




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPITULOS 2000,3000,5000 Y PARTIDA 7451.

Objetivo: Realizar un adecuado registro y control del presupuesto ejercido en cada uno de los capítulos y partida señalados.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuestos, previo al registro del gasto, verifica que la operación esté compometida, con baseen la solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP).

2. El Departamento de Programación y Presupuestos, verifica que el Formato de Relación de Gastos y Concentración dedocumentos para pago, reposición y/o afecación presupuestal , sea soportado por la documentación correspondiente y quela partida presupuestal esté debidamente clasificada.

3. El Departamento de Programación y Presupuestos, vigila en general que las operaciones a registrarse se apeguen a las PolíticasGenerales para el ejercicio y control del Presupuesto, así como a las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

273






SUBDIRECCIÓN




ANALISTA PRESUPUESTAL

1

2

3

3.A

4

Recibe del Departamento de Egresos documento Relación de Gastos y Con-centración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal, con su correspondiente soporte documental (adicionalmente alas facturas o recibos en caso de ser una compra y/o reparación, el documentollevará anexo la Orden de Requisición de compra de materiales y/o equipode oficina, orden de reparación de mobiliario y/o equipo de Oficina, Or-den de reparación de vehículos y/o requisición de materiales y suminis-tros).

Turna al Analista la Documentación para su análisis.

Verifica que la Documentación se encuentre debidamente requisitado, que laspartidas correspondan al concepto de pago y soporte documental que esténmanejando, así como el centro de trabajo, que el importe corresponda con el totalde los comprobantes y en general que las operaciones se apeguen al DSP y a lasPolíticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a lasmedidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal vigentes.

¿Está debidamente requisitada la documentación?

En caso de que la documentación no esté bien requisitada:Devuelve la documentación a la U.B.P.P. que realiza el trámite, previa consultacon el Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, anexando a lamisma formato Causas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos, en original y dos copias, el formato es foliado con el número queenvía el Departamento de Egresos y firmado por el analista, marcando el concep-to por el cual se devuelve, y distribuyendo de la siguiente manera:

- Original a la U.B.P.P., con el cual solicita la modificación y/o corrección deldocumento.- 1ª. Copia al Departamento de Egresos.- 2ª. Copia al Departamento de Programación y Presupuesto.

Nota:La U.B.P.P. sella de recibido en ambas copias y el Departamento de Egresos enla segunda.


En caso de que la documentación esté debidamente requisitada:Realiza la afectación vía Sistema de Presupuesto anotando: folio del Departamen-to de Egresos, U.B.P.P., Partida, mes que se afecta e importe y en su caso hace

274




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



5

6

7

8

referencia a los folios compromiso.

Sella de Presupuesto ejercido la documentación y la Relación soporte.

Anota en el Formato de Registro de datos presupuestales de documentosfuente para control del Gasto del año en curso, el número de folio delDepartamento de Egresos, fecha, concepto, U.B.P.P., partida presupuestal, im-porte y observaciones.

Solicita la firma del Titular del Departamento de Programación y Presupuesto,quien de detectar alguna irregularidad requiere se corrija.

Devuelve la documentación al Departamento de Egresos, solicitando firme derecibido en el Formato de Registro de datos presupuestales de documen-tos fuente para control del Gasto del año en curso.


275






SUBDIRECCIÓN


REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPITULOS 2000,3000,5000 Y PARTIDA 7451

276

REG. DATOS PRES. DOCTOS. FUENTE CONTROL GTOS.

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN


RECIBE

TURNA

INICIO


VERIFICA


DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO, REPOSICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL

SOPORTE DOCUMENTAL

DOCUMENTACIÓN

¿ESTA BIEN REQUISITADA LA

DOCUMENTACIÓN?DEVUELVE Y

ANEXA

NO

SI

1

UBPP

REALIZA

1 ANOTA

REGISTRO DE DATOS PRE-SUPUESTALES DE DOCU-MENTOS FUENTE PARACONTROL DE GAS-TO DEL AÑO EN CURSO



ESTE DEBIDAMENTEREQUISITADA

CAUSAS DE DEV. DE DOCTOS. OTOR. REC.

SELLA

RELACIÓN SOPORTE

NÚM. FOLIO DEPTO. EGRESOS, FECHA,

CONCEPTO, U.B.P.P., PARTIDA, IMPORTE Y

OBSERVACIONES

SOLICITA



FIRMA

DEVUELVE YSOLICITA


DOCUMENTA-CIÓN

FIRME DE RECIBIDO

FIN




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: PRESUPUESTO COMPROMETIDO.

Objetivo: Garantizar la disponibilidad presupuestal, que las partidas que se estén afectando correspondan al concepto del gasto, yque cuente con la firma correspondiente de autorización.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto es responsable de comprometer el presupuesto, con base en la Solicitud deDictamen de Suficiencia Presupuestal, verificando que las partidas que se estén afectando correspondan al concepto de gasto,que tengan disponiblidad presupuestal, que cuente con las firmas correspondientes de autorización y que indique un costo estimado.

277






SUBDIRECCIÓN







1

2

3

3.A

4

5

6

7

Recibe de las U.B.P.P’s la Solicitud del Dictamen de SuficienciaPresupuestal, para que se autorice y comprometa el peresupuesto.

Turna la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal al analistapara su revisión.

Recibe la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal y revisa quelas partidas correspondan a la naturaleza del gasto a ejercer y que cuente condisponibilidad prespuestal.


En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve a la U.B.P.P. la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestalde manera económica para su corrección, previa autorización del Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto.

En caso de que sí esté correcta y completa la documentación:Registra en el Sistema de Presupuesto para su afectación, capturando la U.B.P.P.,partida, importe y fecha (mes de afectación); el folio compromiso consecutivo, loasigna automáticamente el sistema.

Solicita al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto firma deautorización en la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal.

Firma de autorizado la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestaly entrega para su distribución.

Recibe y entrega la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal ala U.B.P.P. solicitante.


278




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PRESUPUESTO COMPROMETIDO

279

RECIBE


PRESUPUESTO

INICIO

UBPP´S

DEVUELVE¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA

DOCUMENTACIÓN?

NO

SI

UBPP´SPREVIA AUTORIZACIÓN DEL


PRESUPUESTO

1

REGISTRA

1


SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL

TURNA


RECIBE Y REVISA


SOLICITUD DE DICTAMEN PRESUPUESTAL

CAPTURA U.B.P.P, PARTIDA, IMPORTE Y FECHA.

SOLICITA



PRESUPUESTO

FIRMA DE AUTORIZACIÓN

FIRMA YENTREGA




PRESUPUESTO

RECIBE YENTREGA



ANALISTA PRESUESTAL


UBPP´S

FIN


ANALISTA PRESUESTAL






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: CONCILIACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y CONTROL FINAN-CIERO.

Objetivo: Mantener los registros presupuestales homologados con la contabilidad institucional.


NORMAS

1. El Departamento de Programación y Prespuesto realiza mensualmente la conciliación Presupuestal-Contable con el Departamento deControl Financiero.

1. El Departamento de Programación y Presupuesto mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Control Financieropara la realización de la Conciliación mensual Presupuesto-Contabilidad.

3. Al existir diferencias en el Reporte de Conciliación Presupuesto-Contabilidad, se consulta el Libro Mayor de Contabilidadgenerado por el Departamento de Control Financiero, así como el Reporte de movimientos ejercidos al mes por UBPP-Partida,emitido por el Departamento de Programación y Presupuesto, y en su caso se consultan los Paquetes de la documentaciónsoporte, en custodia del Departamento de Control Financiero.

280




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Recibe aviso de manera verbal de parte del Departamento de Control Financierode que el Cierre contable ya se realizó y que se encuentra disponible vía sistema.

Realiza cierre Presupuestal.

Genera e imprime el Reporte de Conciliación Presupuesto-Contabilidad,mensual y acumulado.

Entrega los Reportes de Conciliación mensual y acumulada al Departamentode Control Financiero, para que determine sus diferencias, las analice, registre,cancele o reclasifique según sea el caso; si son diferencias por criterio de registrolas debe justificar.

Emite del Sistema de Presupuestos el Reporte de movimientos ejercidos almes por U.B.P.P. partidas de los capítulos 1000, 2000, 3000, 4000, 5000 y 7000.

Identifica por UBPP y partida las causas de las diferencias competencia delDepartamenrto de Programación y Presupuesto, determinadas en la conciliación,a través del análisis del Reporte de movimientos ejercidos por U.B.P.P. y elLibro Mayor generado por el Departamento de Control Financiero.

Define si deben registrarse, cancelarse o reclasificarse; de ser diferencias porcriterio de registro debe justificarlas.

Solicita, verbalmente, al Departamento de Control Financiero el Reporte deGestión Presupuestal por Partidas.

Imprime el Estado Analítico del Ejercicio del Presupuesto de Egresos porObjeto de Gasto, para elaborar Reporte de Partidas en Conciliación delMes.

Elabora Reporte de Partidas en Conciliación del mes entre Control Financie-ro y Presupuesto y el Detalle de Partidas en Conciliación, en dos tantos.

Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto los Docu-mentos para su revisión, visto bueno y firma.

Recibe y analiza los Documentos para su firma.

¿Están correctos los documentos generados?

281






SUBDIRECCIÓN






12.A

13

14

14.A

15

16

17

18

19

En caso de no estar correctos:Realiza las anotaciones pertinentes y turna al Titular de la Oficina de de Presu-puesto para su corrección, regresa a la actividad 12.

En caso de estar correctos:Firma los Documentos y ordena su entrega, distribuyéndose de la siguienteforma: -Un tanto para el Departamento de Contro Financiero, para Vo.Bo. y firma. -Un tanto de acuse de recibo para archivo del departamento.

Pasa el tiempo.

Recibe respuesta del Departamento de Control Financiero.

¿El Departamento de Control Financiero analiza y está de acuerdo con el Repor-te de partidas en conciliación del mes?

En caso de que no esté de acuerdo con el reporte:Informa al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, quien orde-na al Titular de la Oficina de Presupuesto analice las diferencias con personal delDepartamento de Control Financiero, efectuándose en su caso las modificacionesprocedentes. Regresa a la actividad 14.

En caso de que esté de acuerdo con el reporte:Aplica, cancela o reclasifica en el Sistema de Presupuesto los movimientos quecompete regularizar al Departamento de Programación y Presupuesto, derivadode la conciliación.

Solicita al Departamento de Control Financiero que a la brevedad entregue elReporte de Conciliación y que realice sus registros de adecuación o correccióncorrespondiente.

Elabora Cédulas de ejercicio del presupuesto, de Cancelación del presu-puesto ejercido y de las transferencias presupuestales correspondientes,mismas que turna al Titular inmediato para su Vo.Bo. y firma de autorización.

Recibe, revisa y firma de autorizado y entrega al Titular de Oficina de Presupuestopara su seguimiento.

Recibe y emite nuevo Reporte de conciliación con las aplicaciones de cance-lación, ejercido o reclasificación acordadas.

282




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



20

21

Confirma que ya no existen diferencias en el nuevo Reporte de conciliación yel Reporte de Conciliación Presupuesto-contabilidad, excepto las determi-nadas por criterio de registro.

Archiva, en el expediente de conciliaciones del mes, el Reporte Final, Cédulasdel Ejercicio o Cancelación del Presupuesto para su control y consulta.


283






SUBDIRECCIÓN


CONCILIACIÓN ENTRE EL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTOS Y CONTROL FINANCIERO

284

REPORTE DE CONCILIACIÓNPRESUPUESTO-CONTABILI-DAD


EMITE

1T

RECIBE

INICIO

DE FORMA VERBAL, AVISO DE CIERRE

CONTABLE


ESTADO ANALÍTICO DELEJERCICIO DE PRESUPU-ESTO DE EGRESOS OBJETO DEGASTO

GENERA E IMPRIME

REPORTE DE CONCILIACIÓNPTTO-CONTA.

IMPRIMETITULAR DEL A OFICINA DE

PRESUPUESTO

DEFINE


¿ESTÁN CORRECTOSLOS DOCUMENTOS?

NO

SI

1

REALIZA ANOTACIONESY TURNA

PARA ADECUACIONES O CORRECCIONES

FIRMA, ORDENA YDISTRIBUYE

1

REALIZA


ENTREGA

REPORTE DE CONCILIACIÓN

IDENTIFICAPOR U.B.P.P.

ELABORA

REPORTE DE PARTIDAS DE CONCILIA-CIÓN DELMES 2T

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y DE PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

DOCUMENTOS 1T


C

RECIBE


PRESUPUESTO



REPORTE DE MOVIMIENTOS EJER-RCIDOSAL MES POR U.B.P.P.

LIBRO MAYOR

REGISTRARSE, CANCELARSE O

RECLASIFICARSE

REPORTE DE GESTION PRESU-PUESTAL POR PARTIDAS

SOLICITAVERBALMENTE

DETALLE DEPARTIDAS EN

CONCILIACIÓN DEL MES

2T

TURNA

PARA VISTO BUENO Y

FIRMADOCUMENTOS

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y DE PRESUPUESTO

RECIBE Y ANALIZA

DOCUMENTOS


¿ESTA DE ACUERDO EL DEPTO. DE CONTROL

FINANCIERO?

NO

SI

2

INFORMA

ANALICEN DIFERENCIAS Y

MODIFIQUEN

APLICA, CANCELA Y RECLASIFICA


FINANCIERO

2

SOLICITA

DEPARTAMENTO DE

CONTROL FINANCIERO

REPORTE DE

CONCILIACIÓN

ELABORA YTURNA

CÉDULAS DEL EJERCICIO DEL PRESUPUES-TO

CÉDULA DE CANCELACIÓN DEL PRESUPUESTO EJERCIDO

CÉDULA DE TRANS-FERENCIAS PRE-SUPUESTALES

TITULAR DEL DEPARTAMENTOPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

VISTO BUENO Y FIRMA

RECIBE, REVISA Y ENTREGA


PRESUPUESTO

RECIBEY EMITE

REPORTE DE CONCILIACIÓN

CONFIRMA

REPORTE DE CONCILIACIO-NES

REPORTE FINAL

ARCHIVA

CÉDULA DEL EJERCICIO

FIN

REPORTE DE MOVIMIENTOS EJER-RCIDOSAL MES POR U.B.P.P.

TITULAR DEL DEPARTAMENTOPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO


PRESUPUESTO




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


PROCEDIMIENTO

Nombre: RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL.

Objetivo: Contar con un resguardo de la información presupuestal mensual del Instituto, para consultas posteriores en el disco durode la computadora y en disco compacto.


NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto es el responsable de respaldar la información presupuestal del Instituto.

2. El respaldo de la Información presupuestal se llevará a cabo una vez que se haya generado el Cierre presupuestal de cada mes.

3. La utilización de la información presupuestal de cada mes respaldada, estará sujeta a la autorización del Titular del Departamento deProgramación y Presupuesto.

285






SUBDIRECCIÓN




1

2

3

4

5

6

Crea carpeta mensual en la Unidad C, con la finalidad de respaldar los reportesde la información presupuestal.

Ingresa al sistema de Presupuesto en el módulo de consultas

Emite del Sistema los siguientes reportes para respaldarlos:

- Validación por tipos de Movimiento- Conciliación con Contabilidad Mensual y Acumulado.- Tipos de Presupuestos- Comparativo- Cifras Control- Estado del Ejercicio del Presupuesto- Formato REPTRIM- Reportes Armonización Contable- Proyecciones- Presupuesto Aprobado

Respalda los reportes, guardándolos en formato cristal reports (rsp), para poderser convertido en excel cuando se consulte e imprima la información.

Valida el respaldo y verifica que puedan visualizarse e imprimirse en formatoexcel.

Realiza copia del respaldo en CD, etiqueta y archiva.


286




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL

287


CREA CARPETA MENSUAL

DISCO C

VALIDA YVERIFICA

INGRESA

INICIO


PRESUPUESTO

RESPALDA

MÓDULO DE CONSULTAS


EMITE

FORMATO CRISTAL REPORTS (rsp)

RESPALDAY ARCHIVA

SE VISUALIZE EN EXCEL

EN CD

FIN






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS.

Objetivo: Cumplir con la elaboración e integración del Presupuesto de Egresos en tiempo y forma de acuerdo a la normatividadaplicable.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

1. La Subdirección de Finanzas, mediante el Departamento de Programación y Presupuestos, elabora e integra el Presupuesto deEgresos del Instituto, para la aprobación del Director General y posterior autorización del H. Consejo Directivo del Instituto.

2. El Titular de la Subdirección de Finanzas analiza el Proyecto de Presupuesto de Egresos, así como previa revisión y Visto Bueno delTitular de la DirecciónGeneral del Instituto, las presenta a consideración y aprobación del H. Consejo Directivo.

288




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS






U.B.P.P.´S

1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

Revisa en el mes de agosto, en coordinación con el personal a su cargo y en sucaso actualiza el Clasificador por Objeto del Gasto, así como los Lineamientosde Presupuestación los adecua en base a los criterios para la formulación delproyecto de presupuesto de egresos que emite la SEFIPLAN.

Acuerda con el Titular de la Subdirección de Finanzas la fecha de corte (normal-mente al cierre del mes de julio) y se la comunica al Titular de la Oficina dePresupuesto, para que calcule el techo financiero de los capítulos 2000 y 3000para el año siguiente.

Por cada U.B.P.P./Partida de los capítulos 2000 y 3000 obtiene el importe ejercidode enero a la fecha de corte acordada y le suma el presupuesto modificado o laproyección del presupuesto a ejercer a partir de esta fecha hasta el mes dediciembre; el total es el presupuesto estimado a ejercer de dichos capítulos en elaño en curso.

Al total estimado a ejercer en su caso le suma o le resta los importes de lasoperaciones no recurrentes y le suma el porcentaje de inflación estimado por laSEFIPLAN; el resultado es el Techo Financiero para el año siguiente de loscapítulos 2000 y 3000, mismo que entrega al Titular del Departamento de Progra-mación y Presupuesto para su revisión y autorización.

Revisa los Techos Financieros.

¿Están correctos los techos financieros?

En caso de que no estén correctos:Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto las correcciones y/o las modificacio-nes correspondientes, regresa a la activdad 5.

En caso de que estén correctos:Turna mediante Relación con acuse de recibo, a las U.B.P.P. los TechosFinancieros junto con los Lineamientos de Presupuestación para que éstascalendaricen dichos techos y elaboren los anteproyectos de los capítulos 1000,4000,5000 y 7000.

Analizan los techos financieros de los capítulos 2000 y 3000, los redistribuyen(incluso de un capítulo a otro) y los calendarizan mensualmente de acuerdo a suPlan Anual de Labores.

Solicitan, en caso de considerar que los techos financieros no son suficientes,presupuesto adicional calendarizado por partida y justificado plenamente, a través

289






SUBDIRECCIÓN




9

10

11

12

13

14

de Memorándum dirigido al Titular de la Subdirección de Finanzas, al cualadjuntan los Techos financieros de referencia y el Anteproyecto del capítulo5000, quien los turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuestopara su análisis.

Analiza las Solicitudes adicionales de presupuesto, incluido el capítulo 5000, lascomenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas y acuerdan el importe aautorizar, con base a las prioridades de cada U.B.P.P., las restriccionesPresupuestales, el importe global del proyecto de presupuesto de egresos y losrecursos estimados a obtener el año siguiente.

Informa a las U.B.P.P’S., en su caso mediante Memorándum firmado por elTitular de la Subdirección de Finanzas, los ajustes al presupuesto solicitado.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas copia de los Memorándumsde las UBPP’S y los anteproyectos de presupuesto de los capítulos restantes,para su análisis:-Del Departamento de Recursos Humanos, Anteproyecto de presupuestodel capítulo 1000, con base en la plantilla de personal autorizada y sus bases decálculo.-Del Departamento de Prestaciones Económicas, Anteproyecto del presupues-to del Programa de Préstamos a Corto y Mediano plazo, de acuerdo a susbases de cálculo (partidas 7481 y 7482).-Del Departamento de Vigencia de Derechos, Anteproyecto del capítulo 4000,de acuerdo a sus bases de cálculo.

Analiza los Anteproyectos de presupuesto de los capítulos 1000, 4000 y 7000y los comenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas, quien determina lasadecuaciones y los ajustes a los mismos.

Una vez revisados y ajustados en su caso los Anteproyectos de presupuesto,con apoyo del Titular de la Oficina de Presupuesto integran el Proyecto depresupuesto de egresos.

Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto elabore las Cédulas resumen delproyecto de presupuesto de egresos, que se presentarán a la consideracióny aprobación del H. Consejo Directivo.

290




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



SUBDIRECTOR DE FINANZAS



TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.

15

16

17

17.A

18

19

20

21

Pasa el tiempo.

Recibe y revisa las Cédulas resumen, y solicita en su caso las adecuacionescorrespondientes y las entrega al Titular de la Subdirección de Finanzas para suautorización.

Autoriza y recaba Visto Bueno del Titular de la Dirección General del Instituto.

Somete a consideración del H. Consejo Directivo las Cédulas resumen quecontienen el Proyecto de Presupuesto de egresos.

¿El H. Consejo Directivo aprueba el proyecto de presupuesto de egresos?

En caso de que no lo apruebe:Previo acuerdo con el Titular de la Dirección General, instruye al Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto para que realice los ajustes co-rrespondientes, en coordinación con los responsables de su elaboración.


En caso de que sí lo apruebe:Instruye al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, para quese cargue el Sistema de Presupuesto y se haga del conocimiento de las U.B.P.P.´Ssu Presupuesto autorizado.

Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto, cargue el Sistema de Presupuestocon el Presupuesto autorizado y emita los Reportes del presupuesto autoriza-do en sus diferentes versiones.

Carga el Sistema de Presupuesto, emite los Reportes solicitados y los entrega alTitular del Departamento de Programación y Presupuesto.

Envía Memorándum a cada UBPP hacíendole de su conocimiento que su presu-puesto autorizado ya está en el Sistema de Presupuesto, para su ejercicio corres-pondiente.


291






SUBDIRECCIÓN


ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

292

REVISAY/O ACTUALIZA

INICIO

RECIBE


PRESUPUESTO.

OBTIENEY TURNA

ANOTA CORRECCIONESY DEVUELVE

ACUERDA FECHA Y COMUNICA


PRESUPUESTO

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO

LINEAMIENTOS DE PRESUPUEST.

OBTIENE IMPORTEY SUMA

DE FORMA VERBAL

DE ENERO A LA FECHA DE CORTE ACORDADA, MAS

EL PRESUPUESTO MODIFICADO

TECHO FINANCIERO


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO

REVISA


PRESUPUESTO

¿ESTÁN CORRECTOS?NO

SI

1

1


PRESUPUESTOS

RELACIÓN CON ACUSE DE RECIBO

TURNA

ANALIZA YCOMENTA

UBPP’S

ANALIZAN YREDISTRIBUYEN

1

TECHO FINANCIERO

TECHO FINANCIERO

LINEAMIENTOS PRESUPUEST.

UBPP’S

TECHO FINANCIERO

UBPP’S

PLAN ANUAL DE LABORES

SOLICITAN YENVÍAN

TECHO FINANCIERO

MEMORANDUM

EN CASO DE NOSER SUFICIENTES

ANTEPRO-YECTO CAPI-TULO 5000


PRESUPUESTO

SOLICITUDES

INFORMA

C

MEMORÁNDUM

FIRMADO POR SUB. DE FINANZAS LOS

AJUSTES

MEMORÁNDUMSDEPARTAMENTO. DE

RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS


ANALIZA YCOMENTA

TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

ANTEPROYECTO DE PTTOS.

CAPÍTULOS 1000, 4000 Y 7000

REVISA, AJUSTA E INTEGRA

PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS

CON APOYO DEL TITULAR DE LA

OFICINA DE PRESUPUESTO





ANTEPRO-YECTO PARTIDA 7481 Y 7482





S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

293


PRESUPUESTOSOLICITAN Y

ENVÍAN

CÉDULAS RESUMEN PROYECTO PRESU-PUESTO DE EGRESOS

RECIBE, REVISA Y ENTREGA

CÉDULAS RESUMEN



AUTORIZA YRECABA

CÉDULAS RESUMEN


TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL

SOMETE A CONSIDERACIÓN

CÉDULAS RESUMEN

H. CONSEJO DIRECTIVO

INSTRUYE AJUSTES

APRUEBAN EL PROYECTO DE

PRESUPUESTO DEEGRESOS

NO

SI

2


PRESUPUESTOS

2

1

INSTRUYE

PORGRAMA DE PRESUPUESTOS


DE PRESUPUESTOSOLICITA


CARGA, EMITE YENTREGA

CARGA EL PTTO. AUTORIZADO


REPORTES

ENVÍA

MEMORANDUM

CON SU PTTO. AUTORIZADO

UBPP´S

FINTITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS


PRESUPUESTOS


PRESUPUESTOS


PRESUPUESTOS


PRESUPUESTOS


PRESUPUESTO






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES.

Objetivo: Mantener cubierto el seguro de vida y daños de las Unidades Habitacionales vendidas por el Instituto.

Frecuencia: Anual el de daños y mensual el de vida.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y Presupuesto, es el responsable de realizar la contratación de los seguros de vida y daños delas Unidades Habitacionales que el Instituto haya vendido.

2. El Departamento de Programación y Presupuesto realiza la selección de la compañía aseguradora, considerando a aquella quepresente la mejor cobertura, el mejor costo para el Instituto y la seguridad en la recuperación en caso de algún siniestro.

3. El Departamento de Programación y Presupuestos, de acuerdo con la normatividad vigente de las compañias aseguradoras contratamensualmente el seguro de vida con la compañia aseguradora seleccionada, en base a los saldos individuales mensuales de losadquirientes de viviendas, que le proporciona el Departamento de Ingresos.

294




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS



TITULAR DEL DEPARTAMENTODEPROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO


1

2

3

4

4.A

5

6

7

8

Recibe del Departamento de Ingresos, a través de Memorándum, Reporte desaldo individual actualizado por adquirente de Vivienda para contratar elseguro de vida y daños (mensual o anualmente, respevtivamente), y turna alTitular de la Oficina de Presupuesto para revisión y trámite.

Solicita al Departamento de Bienes Inmuebles el Valor económico actualizadode las viviendas.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento deBienes Inmuebles el Valor económico actualiza-do de las viviendas y lo turna al Titular de la Oficina de Presupuesto pararevisión y trámite.

Recibe y valida que la información enviada por los Departamentos de Ingresos yBienes Inmuebles contenga los datos necesarios para el trámite.


En caso de que no esté correcta la información:La entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto para sudevolución a los Departamentos para su corrección conforme a lo solicitado,regersa a la actividad 1.

En caso de que esté correcta la información:Analiza y actualiza las edades de los adquirentes de acuerdo con el periodo deaseguramiento.

Elabora la Relación de adquirientes de vivienda de los que se va a contratarseguro de vida, anotando unidad habitacional, nombre, edad, saldo individualproporcionado por el Departamento de Ingresos y el valor de la vivienda enviadopor el Departamento de Bienes Inmuebles, de las que se ve a contratar seguro dedaños.

Elabora Oficio de cotización para tres compañías aseguradoras como mínimo,solicitándoles que participen en la cotización de los seguros de vida y daños.

Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto los Oficioselaborados para su revisión junto con la Relación, para firma del Titular de laSubdirección de Finanzas.

295






SUBDIRECCIÓN


PUESTO DESCRIPCIÓNNo.

TITULAR DEL DEPARTAMENTODEPROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO






9

10

11

12

13

14

14.A

15

16

17

Recibe los Oficios y la Relación, recaba firma del Titular de la Sudirección deFinanzas y los turna al Titular de la Oficina de Presupuesto, para su entrega a lasCompañías Aseguradoras.

Recibe los Oficios y Relación y procede a su entrega a las Compañías Asegu-radoras, marcando copia a la Dirección General y un tanto para el archivo deldepartamento.

Pasa el tiempo.

Recibe de las compañías aseguradoras de manera oficial las Cotizaciones y lasturna al Titular de la Oficina de Presupuestos, para su revisión.

Revisa las Cotizaciones, elabora Cuadro comparativo, el cual contiene nom-bre de compañía aseguradora, número de acciones a asegurar, costo de asegu-ramiento (prima) y las coberturas que amparan.

Propone la compañía aseguradora que presente mejores coberturas, mejor costopara el Instituto y la seguridad en la recuperación de algún siniestro y entrega alTitular del Departamento de Programación y Presupuesto el Cuadro compara-tivo para su revisión y autorización.

Revisa el Cuadro comparativo.

¿Está correcto?

En caso de que no esté correcto:Solicita las correcciones pertinentes al Titular de Oficina de Presupuesto, regresaa la actividad 14.

En caso de que esté correcto:Firma el Cuadro y devuelve al Titular de la Oficina de Presupuesto para su firmay trámite de contratación.

Recibe, firma el Cuadro comparativo y elabora el Oficio dirigido a la compañíaaseguradora elegida indicando precio acordado, periodo de vigencia y cobertu-ras correspondientes, marcando copia a la Dirección General y archivo.

Turna el Oficio al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto pararecabar firma del Titular de la Subdirección de Finanzas.

296




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS





18

19

20

20.A

21

22

23

Recibe el Oficio y recaba firma del Titular de la Subdirección de Finanzas parasu envío a la compañía aseguradora.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora las Pólizas que amparan los seguros devida y seguros de daños y las turna al Titular de la Oficina de Presupuesto parasu trámite.

Recibe y valida las pólizas contra la relación de adquirentes por unidad habitacional,verificando el nombre de la persona, la edad, el monto asegurado y el importe dela prima.

¿Están correctas las Pólizas?

En caso de que no estén correctas:Elabora Oficio para la compañía aseguradora, con firma del Titular de laSubdirección de Finanzas, solicitándole las modificaciones de las Pólizas, mar-cando copia a la Dirección General y archivo, regresa a la actividad 19.

En caso de que estén correctas:Elabora la comprobación de los gastos en el Formato Relación de Gastos yConcentración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal por concepto del pago de los Seguros.

Recaba firma del Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y laturna al Departamento de Egresos para su pago, anexando copia de las Pólizasy Facturas.

Conecta con el Procedimiento de Trámite de pago del Departamento de Egresos,contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.

Envía mediante Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, anexando copia de las Pólizas de seguro de viday daños al Departamento de Ingresos, con la finalidad de que realice los trámitesnecesarios para la recuperación de las primas.


297






SUBDIRECCIÓN


CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES

298

OFICIOS

RELACIÓN

OFICIOS

RELACIÓN

RECIBE

INICIOTITULAR DELDEPARTAMENTO


RECIBE Y TURNA RECIBE Y VALIDA

ENTREGA

COTIZACIONES

MEMORÁNDUM

RECIBE Y TURNA


NO

SI

1

1

RELACIÓN DE ADQUIRIENTES DE VIVIENDA

ANALIZA Y ACTUALIZA

OFICIOS

TURNA

REVISA Y ELABORA

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

ENTREGA


PRESUPUESTO

1


DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

VALOR ECONOMICO ACTUALIZADO DE LAS VIVIENDAS

TITULAR DEL LA OFICINA DE

PRESUPUESTO


PRESUPUESTO



DE ACUERDO CON EL PERIODO DE

ASEGURAMIENTO

ELABORA

OFICIOS

ELABORA

COMPAÑÍAS ASEGURADORAS

RELACIÓN


PRESUPUESTO

RECIBE, RECABAY TURNA

RECIBE Y ENTREGACOMPAÑÍAS

ASEGURADORAS


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO


REPORTE DE SALDO INDIVIDUAL ACTUALIZADO POR ADQUIRIENTE DE VIVIENDA

SOLICITA

VALOR ECONOMICO ACTUALIZADO DE LAS VIVIENDAS


PRESUPUESTO

TITULAR DEL LA OFICINA DE

PRESUPUESTO


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

COTIZACIONES




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS


CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES

299

REVISA


PRESUPUESTO

SOLICITACORRECCIONES¿ESTÁ CORRECTO?

NO

SI

2

FIRMA Y DEVUELVE

OFICIO

RECIBE, RECABAY ENVIA


PRESUPUESTO

1




PRESUPUESTO

RECIBE Y ELABORA

OFICIO

TURNA

OFICIO


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

PARA FIRMA SUB. DE FINANZAS

COMPAÑÍA ASEGURADORA

PÓLIZAS

RECIBE Y TURNA

DE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA ELEGIDA,

AMPARANDO LOS SEGUROS SOLICITADOS

2


PRESUPUESTO

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES O

ELABORA

RECIBE Y VALIDA

RECABA, TURNA Y ANEXA

ENVÍA

DEPARTAMENTO DEINGRESOS

CONTRA RELACIÓN DE ADQUIRIENTES POR UNIDAD

HABITACIONAL

PÓLIZAS

ELABORA¿ESTAN CORRECTASLAS PÓLIZAS?

NO

SI

3

OFICIO


RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCU-MENTOS PARA PAGO, REPO-SICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL

POR CONCEPTO DELPAGO DEL

SEGURO

PÓLIZAS


PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE PAGO DEL


MEMORÁNDUM

PÓLIZAS DE SEGURO DE VIDA Y DAÑOS

FIN

3


PRESUPUESTO

FACTURAS

C

C






SUBDIRECCIÓN


PROCEDIMIENTO

Nombre: RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO.

Objetivo: Realizar la recuperación de los seguros de vida y daños por siniestro contratados por el Instituto.

Frecuencia: Ocasionalmente.

NORMAS

1. El Departamento de Programación y presupuesto, recibe la Documentación necesaria para realizar el trámite de recuperación deseguros de vida y/o daños por siniestro, transcurrido un periodo de dos meses aproximadamente, debe recibir de la compañíaaseguradora el pago del seguro por daño.

2. En caso de tratarse de recuperación de seguro de vida, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita al beneficiarioque presente la siguiente Documentación:-Solicitud de Reclamo.-Acta de defunción.-Acta de nacimiento del finado.-Identificación del finado.-Copia del contrato Compra-Venta.-Identificación del beneficiario.

3. En caso de tratarse de recuperación de seguro de daños, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita al beneficiarioque presente la siguiente documentación:- Copia certificada del Peritaje del Ministerio Público sobre los daños.- Copia del contrato Compra-Venta.- Identificación del beneficiario.

4. Cuando se trata de un seguro de daños, la compañía aseguradora envia a un perito evaluador, para que determine el monto de losdaños.

300




S UB DIRE CCIÓN

ADMINISTRATIV A

S UB DIRECCIÓN

DE FINANZAS




TITULAR DE LA OFICINA DE PRESU-PUESTO

1

2

2.A

3

4

5

6

Recibe mediante Memorándum del Departamento de Ingresos, la Documen-tación que remite el beneficiario solicitando la recuperación del seguro, ya seapor concepto de vida o daño de algún siniestro y la turna al Titular de la Oficina dePresupuesto para su revisión y trámite de recuperación.

Recibe la Documentación y analiza según sea el caso.


En caso de no estar correcta y completa:Informa al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y éste de-vuelve la Documentación al Departamento de Ingresos para su corrección y/ocomplemento, regresa a la actividad 1.

En caso de estar correcta y completa:Con Oficio firmado por el Titular de la Subdirección de Finanzas, envía losdocumentos a la compañía aseguradora para solicitar la recuperación del Segu-ro de Vida o Daños, anexando copia de la Póliza de aseguramiento, marcandocopia a la Dirección General y archivo.

Pasa el tiempo.

¿Recibió el cheque de pago o peritaje de la compañía aseguradora?

En caso de recibir el Peritaje:Recibe el Dictamen del peritaje y monto a cubrir determinado por el perito (solosi es una recuperación de daños) e informa al beneficiario el monto que le serácubierto por la compañía aseguradora.

Notifica a la Compañía aseguradora que el beneficiario acepta el monto a cubrirpara que expida el cheque y lo envíe al Departamento de Programación yPresupuesto.

En caso de recibir el cheque de pago:Turna el Cheque de Pago mediante Memorándum al Departamento de Ingre-sos para su depósito, marcando copia a la Subdirección de Finanzas y al Archi-vo.

Nota: en caso de que no se reciba el cheque de pago, prepara oficio con firmadel Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitando a la Compañía asegurado-ra le informe el estado que guarda el trámite.


301






SUBDIRECCIÓN


RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO

302

RECIBE Y TURNA

INICIOTITULAR DEL


PRESUPUESTO

RECIBE Y ANALIZA

ENTREGA PARADEVOLUCIÓN

DOCUMENTA-CIÓN


NO

SI

1

1

ENVÍA


PRESUPUESTO


PRESUPUESTO

FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO CON COPIA AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS


PRESUPUESTO

OFICIO

POLIZA

RECIBE EINFORMA

¿RECIBIÓCHEQUE DE PAGOO PERITAJE DE LA

COMPAÑÍA?

RECIBIR PERITAJE

RECBIR CHEQUE DE PAGO

2

TURNA

BENEFICIARIO

MEMORÁNDUM

EL MONTO QUE SERÁCUBIERTO POR LA


CHEQUE



NOTIFICACOMPAÑÍA

ASEGURADORA

PARA QUE EMITA Y ENVÍE CHEQUE

2

MEMORÁNDUM

DOCUMENTACIÓN

C

FIN

DICTAMEN DE PERITAJE

DEPARTAMENTO DE CONTROLFINANCIERO

304



FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN


SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016

24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

Objetivo: Realizar una adecuada integración y registro de los Paquetes diarios de contabilidad en tiempo y forma.

Frecuencia: Diaria.

1. El Departamento de Control Financiero es el responsable del Sistema Contable Institucional en el cual debe registrarse todo acto,contrato o documento que implique obligación o derecho inmediato o eventual para el Instituto de Pensiones del Estado, tal como loseñala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.

2. El Departamento de Control Financiero, tiene la custodia del soporte documental correspondiente de las operaciones susceptibles deregistro, realizadas en las áreas operativas del Instituto.

NORMAS

306


FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN


SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL


1

2

3

4

5

5.A

6

8

8.A

Recibe del Departamento de Egresos el o los paquetes de Cheques señaladosen una Relación. (Recibos de Ingresos de Caja, SPEUA o TransferenciasInterbancarias, así como pólizas automáticas de los Departamentos de Ingresos,Adqusiciones e Inventarios y de Recursos Humanos).

Revisa su contenido basándose en la Relación que incluye cada paquete, orde-na y turna a la Oficina de Contabilidad General.

Recibe, revisa y turna a la mesa que integra los paquetes diarios.

Recibe Recibos de Ingresos de Caja, SPEUA o Transferencias Interbancarias,así como pólizas automáticas de los Departamentos de Ingresos, Adqusiciones eInventarios y de Recursos Humanos e integra el Paquete Diario..

Revisa y analiza las Pólizas de ingresos, egresos y diario con sus respectivosdocumentos soporte.

¿Están correctos los documentos?

En caso de no estar correctos:Realiza la corrección correspondiente en la afectación contable y en su caso,regresa los documentos recibido en el punto 4. Continúa con la actividad 6.

En caso de estar correctos:Turna Paquetes de diarios para captura.

Conecta con el Procedimiento Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad delDepartamento de Control Financiero contenido en el Manualde Procedimientosdel Departamento de Control Financiero.

Pasa tiempo.

Recibe el Listado de validación previa, analiza y valida con lo recibido en elpunto 4.

¿Es correcto el documento?

En caso de ser incorrecto:Indica modificación y devuelve para su corrección.


307






24 NOVIEMBRE 2016




9

10

11

12

En caso de ser correcto:Lo confirma y continúa procedimiento.

Entrega al titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe y revisa, el listado de validación previa y turna al Titular del Departa-mento de Control Financiero.

Recibe, revisa y resguarda en el Expediente de Paquetes diarios de contabi-lidad.


308





INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

SE PUA S

P OLIZAS

RECIBE

T ITULAR DEL DE PARTA ME NTO DE

CONTROL FINANCIERO

INICIO

PAQUETE DE CHEQUE S

RECIBE, REV ISAY TURNA

RECIBE E INTE GRA

RELACIÓN

SPEUAS Y O TRANSFERENCIAS INTERBAN-CARIA S

PÓ LIZA DE INV ERSIONES

REVISA Y A NALIZA

P ÓLIZ AS

¿EST ÁN CORRECTOS LOS

DOCUMENT OS?

NOCORRIG E

1

T URNA

P AQ UETE DIARIO

CAPT URIST A

1

¿ ES CORRECT O EL DO CUM ENT O?

NO INDICA Y DE VUELVE

ENTREG A

SI

2

AL TITULAR DE LA OF ICINA DE CONTABILIDAD GENERAL

RECIB E, REVISA Y T URNA

LIST ADO DE VALIDACIÓN DE FINITIVA

RECIBOS DE INGRESOS

CAJA

AL TITULA R DE LA OFICINA DE CONTA BILIDAD GENERAL

TITULAR DE LA OFICINA DE CONT AB ILIDA D GE NERAL

AUXILIAR ADM INISTRA TIVO

RECIBE, REV ISA Y TURNA

AUXILIAR ADM INISTRATIVO

DO CUM ENTO SOPORTE

DE INGRESOS , EGRES OS Y DIARIO

EN LA AF ECTACIÓN CONTAB LE

CORRES PONDIE NTE Y EN SU CA SO REGRES A

DOCUMENTOS

SI

P RO CEDIM IENTO DE CAPT URA DE PAQ UETES

DIARIOS DE CONTAB ILIDA D

RE CIBE, ANALIZA Y

VALIDA

LISTADO DE V ALIDACIÓ N PREVIA

CON LO RECIBIDO EN EL P AQUETE

DIA RIO2

TITULAR DE LA OFICINA DE CONT AB ILIDA D GE NERAL TIT ULAR DEL DEPARTAMENT O

DE CONTROL FINA NCIERO

RECIB E, REVISA Y RES GUARDA

LIS TA DO DE VALIDACIÓN DEF INIT IV A EXPE DIENT E DE

PAQ UE TE S DIARIOS DE OCNT ABILIDADC

FIN

TIT ULAR DEL DEPARTA MENT O DE CONTROL FINA NCIERO

SPEI

P OLIZ AS

RELACIÓN

INTEGRE LOSPAQUET ES

DIARIOS

RECIBO DE CAJA

309






24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE LA PÓLIZA DE TASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS DIARIOS.

Objetivo: Registrar y llevar un adecuado control de las cuentas por cobrar de los diversos movimientos realizados en el Instituto.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, mediante su Oficina de Contablidad General, realiza el control correspondiente de las cuentaspor cobrar, mediante el Soporte documental que se recibe para ello.

2. La Oficina de Contabilidad General realiza el análisis de la documentación que se reciba para su registro, validando que se cumplacon la normatividad aplicable.

310












1

2

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5

6

6A

7

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9

10

11

Recibe de la Oficina de Caja General los Recibos de Ingresos y el Reporte deCaja y turna.

Recibe los documentos diarios de las operaciones de cobranza y distribuye eltrabajo.

Recibe los documentos.

Verifica en los Recibos los siguientes datos: nombre, número de cuenta, importe,periodo, número de folio y fecha.

Clasifica los Recibos por conceptos: (Casas, Cuotas y Aportaciones, Préstamosa Corto Plazo, Recuperación de Adeudos, Arrendamientos y diversos).

Revisa que los Recibos sean coincidentes con el Reporte de Caja.

¿Coinciden los Recibos y el Reporte de Caja?

En caso de que no coincidan:Reporta a caja para su corrección. Continúa con la actividad 5.

En caso de que si coincidan:Elabora Cédula resumen por concepto de ingresos por rentas, estancias, esta-cionamiento y clientes morosos.

Elabora Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos), firma y turna al titularde la Oficina de Contabilidad General.

Recibe, revisa y firma Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) y turna altitular del Departamento de Control Financiero

Recibe, revisa y firma Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) y devuel-ve al titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) e Incluye en el Paquetediario que corresponda para su captura.

Conecta con el Procedimiento de Integración y Registro de Paquetes diarios de

contabilidad, incluido en el apartado del Departamento de Control Financiero del

Manual específico de procedimientos de la Subdirección de Finanzas.


311






24 NOVIEMBRE 2016

312

REGISTRO Y CONTROL DE LAS PÓLIZAS DE TRASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS DIARIOS

RECIBE Y DISTRIBUYE

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD

GENERAL

INICIO

CLASIFICA

REVISA

ELABORA

CÉDULA RESÚMEN

ELABORA, FIRMA Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO



NOMBRE, NÚMERO DE CUENTA, IMPORTE, PERIODO, NÚMERO DE

FOLIO Y FECHA

RECIBOS

POR CONCEPTOS: CASAS, CUOTAS Y APORTACIONES,

PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO, RECUPERACIÓN DE ADEUDOS,

ARRENDAMIENTOS Y DIVERSOS

¿COINCIDEN LOS RECIBOS CON EL

REPORTE DE CAJA?

NO

SI

REPORTA

POR CONCEPTOS: INGRESOS POR RENTAS, ESTANCIAS,

ESTACIONAMIENTO Y CLIENTES MOROSOS

1

1

PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE

CONTABILIDAD

OFICINA DE CAJA

RECIBOS

REPORTE DE CAJA

FIN


CONTROL FINANCIERO

RECIBE Y TURNA

RECIBOS DE INGRESOS

DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL

REPORTE DE CAJA

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL

REPORTE DE CAJA

RECIBOS DE INGRESOS

RECIBE

REPORTE DE CAJA

RECIBOS DE INGRESOS

VERIFICA

RECIBOS

COINCIDENCIAS ENTRE AMBOS



RECIBE, REVISA Y

FIRMA

PÓLIZA DE DIARIO

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO


RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE

PÓLIZA DE DIARIO



RECIBE E INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO

EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA





PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO DE INVERSIONES.

Objetivo: Realizar el registro de las inversiones realizadas contando con el debido soporte documental.

Frecuencia: Periodica.

NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero recibe del Departamento de Egresos el Recibo de inversión, el cual quedará registradoen la contabilidad del Instituto.

2. El Departamento de Control Financiero debe recibir del Departamento de Egresos , en los casos en que existan modificaciones a losperiodos de inversión, las Modificaciones que se realicen ya sea a los periodos o a los montos.

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24 NOVIEMBRE 2016








1

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6

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8

Recibe del Departamento de Egresos el Recibo de inversión y turna a la Oficinade Contabilidad General.

Recibe el Recibo de inversión y captura los datos en el Reporte de Inversiones.

Tturna el Recibo de inversión al Auxiliar administrativo.

Verifica el importe de la inversión diaria, número de cuenta, periodo de inversión,intereses ganados y tipo de cuenta.

Elabora Póliza de diario para el registro correspondiente, aplica la codificaciónespecial para conciliaciones bancarias y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General.

Recibe, revisa y firma Póliza de diario y turna al titular del Departamento deControl Financiero.

Recibe, revisa y firma Póliza de diario debidamente requisitada y devuelve altitular de la Oficina de Contabilidad General.

Incluye la Póliza de diario en el paquete diario que corresponda para sucaptura.

Conecta con el Procedimiento de captura de paquetes diarios incluido en el

Manual específico de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas en su

apartado del Departamento de Control Financiero.


314





REGISTRO DE INVERSIONES

RECIBE, CAPTURAY TURNA


INICIO

VERIFICA


RECIBO DE INVERSIONES

IMPORTE DE LA INVERSIÓN DIARIA, NÚMERO DE CUENTA,

PERIODO DE INVERSIÓN, INTERESES GANADOS Y TIPO DE

CUENTA

ELABORA, CODIFICA Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

CON CODIFICACIÓN PARA CONCILIACIONES BANCARIAS


REPORTE DE INVERSIONES



RECIBE, REVISA Y FIRMA

PÓLIZA DE DIARIO

PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES

DIARIOS DE CONTABILIDAD

FIN

RECIBE Y TURNA

RECIBO DE INVERSIÓN






PÓLIZA DE DIARIO



INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO


EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA

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24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES.

Objetivo: Mantener actualizados los registros contables de las cuentas por cobrar a funcionarios y proveedores.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero realiza el registro contable de los anticipos otorgados a funcionarios y empleados y aproveedores, de acuerdo a la documentación soporte enviada por el Departamento de Egresos.

2. El Departamento de Control Financiero, mediante su Oficina de Contabilidad General, valida mensualmente los Auxiliaresde la cuenta 1107-0002 y 1114-0003 por persona.

3. Mensualmente elabora Reporte de adeudos pendientes de comprobar por funcionarios y empleados y anticipos a proveedores,así como cédula de observaciones, con el objeto de hacerlos llegar a las áreas que correspondan.

316












1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del Departamento de Egresos, la Relación de Gastos y Concentra-ción de Documentos, correspondientes a las comprobaciones de los anticiposotorgados a funcionarios, empleados y proveedores y turna al titular de la Oficinade Contabilidad General.

Recibe y verifica de manera mensual las Comprobaciones de los Anticipos yturna al auxiliar administrativo.

Emite los Auxiliares de control de cuentas por cobrar a funcionarios yempleados (1107) y anticipos a proveedores (1114), posterior al cierre men-sual contable y turna al auxiliar administrativo.

Extrae información de los Paquetes diarios de contabilidad relativa a losanticipos a funcionarios y empleados y a proveedores como son:Nombre.Número de personal.Número de cheque.Importe.Concepto.Número de folio.

Recibe del titular de la Oficina de Contabilidad General las Comprobaciones delos anticipos otorgados a funcionarios, empleados y proveedores.

Revisa y analiza los Documentos Soportes de la comprobación y verifica elcumplimiento de los lineamientos vigentes.

Elabora Póliza de diario de aplicación al gasto y cancelación de la cuenta porcobrar; turna a firma del titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe Póliza de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.

Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.

Incorpora al Paquete diario que corresponda para su captura.

Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad

del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-

tos de la Subdirección de Finanzas.

317






24 NOVIEMBRE 2016

REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES

INICIO

ELABORA Y TURNA

COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS

PÓLIZA DE DIARIO



RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA

RECIBE


DE APLICACIÓN AL GASTO Y CANCELACIÒN DE LA CUENTA POR

COBRAR


DOCUMENTOS SOPORTES

RECIBE, ANALIZA Y VERIFICA

PÓLIZA DE DIARIO

FIN


RECIBE Y TURNA

RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCUMENTOS

CORRESPONDIENTES A LAS COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS

OTORGADOS A FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y PROVEEDORES DE MANERA

MENSUAL


RECIBE , VERIFICA YTURNA

COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS


EMITE Y TURNA

AUXILIARES DE CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y EM-PLEADOS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES



INFORMACIÓN

EXTRAE

DE LOS PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS A LOS

ANTICIPOS A FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y PROVEEDORES

DEL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL

CUMPLIMIENTO DE LINEAMIENTOSW VIGENTES APLICABLES

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO


RECIBE, REVISA, FIRMA Y

DEVUELVE

PÓLIZA DE DIARIO



INCORPORA

PÓLIZA DE DIARIO

AL PAQUETE DIARIO DE CAPTURAQUE CORRESPONDA

318





PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZA DIARIO DE SUSPENCIONES EN NÓMINA

Objetivo: Realizar el registro de las suspenciones en nómina de pensionados.


NORMAS

1. La Oficina de Contabilidad General del Departamento de Control Financiero, será la responsable de realizar la elaboración de laPóliza Diario de las suspenciones del pago de nómina de pensión, para su análisis y autorización.

2. La Sección de Conciliaciones bancarias de la Oficina de Contabilidad General, verifica la información contenida en el memorándum5000 (pagos de pensiones) en los que se indican las suspensiones de pago por institución bancaria.

319






24 NOVIEMBRE 2016


Recibe del Departamento de Egresos Relación de Órdenes de Pago Electró-nica, junto con la documentación soporte correspondiente y turna a la Oficina deContabilidad General.

Recibe del Departamento de Egresos Memorandúm con información relativa alcapítulo 5000, a fin de que la complemente indicando las suspensiones de pagopor institución bancaria y turna al titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe Relación de Órdenes de Pago Electrónica, junto con la documenta-ción soporte y Memorandúm con información relativa al capítulo 5000 y turna alauxiliar administrativo para su análisis.

Consulta Póliza SPEUA emitida por el Sistema pago de nómina de pensión.

Realiza los movimientos correspondientes en el Sistema de Conciliaciones.

Elabora la Póliza Diario reconociendo las suspensiones en la nómina, firma yturna al titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe la Póliza Diario debidamente requisitada, revisa, firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero.

Recibe Póliza Diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina de Contabi-lidad General.

Integra la Póliza Diario al paquete diario que corresponda para su captura.


1

2

3

4

5

6

7

8

9







320





ELABORACIÓN DE PÓLIZA DIARIO DE SUSPENCIONES EN NÓMINA

CONSULTA

INICIO

PÓLIZA SPEUA


EMITIDA POR EL SISTEMA PAGO DE NÓMINA DE

PENSIÓN

ELABORA, FIRMA

Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

REALIZA

SISTEMA DE CONCILIACIONES


MOVIMIENTOS

FIN


RECIBE Y TURNA

RELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO ELECTRÓNICA

JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE

CORRESPONDIENTE


RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM

CON INFORMACIÓN RELATIVA AL CAPÍTULO 5000



RECIBE Y TURNA

RELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO ELECTRÓNICA

MEMORÁNDUM

JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE

CORRESPONDIENTE

CON INFORMACIÓN RELATIVA AL CAPÍTULO 5000


RECONOCIENDO LAS SUSPENCIONES EN LA NÓMINA


PÓLIZA DE DIARIO




PÓLIZA DE DIARIO




PÓLIZA DE DIARIO

INTEGRA

AL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA PARA

SU CAPTURA

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24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS

Objetivo: Elaborar en tiempo y forma las Pólizas de amortización de seguros, para su inclusión a la contabilidad Institucional.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, mensualmente elaborará la Póliza de diario correspondiente, para amortización de losseguros pagados por anticipado, afectando la cuenta de gastos 6401.

322






Recibe del Departamento de Egresos Pólizas cheque por pago de seguro delparque Vehicular del Instituto de Pensiones del Estado, Edificios, UnidadesHabitacionales, Mobiliario y Equipo y turna a la Oficina de Contabilidad General.

Recibe y turna al auxiliar administrativo.

Recibe documentación y elabora Póliza de diario para reconocer los segurospagados por anticipado, para hacer la distribución de las amortizaciones mensua-les.

Turna las Pólizas de diario para revisión y firma al titular de la Oficina deContabilidad General.

Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.

Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.

Recibe y turna Pólizas de diario al auxiliar contable.

Inluye Pólizas de diario en el paquete diario que corresponda para su captura.

Elabora Mensualmente la Póliza de diario correspondiente a la amortización delos seguros pagados por anticipado, afectando la cuenta de gastos 6401.

Turna Póliza de Diario para su revisión y firma al titular de la Oficina de Conta-bilidad General.

Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y recaba firma del titular del Departamentode Control Financiero.

Turna Pólizas debidamente requisitadas al auxiliar contable.

Recibe Pólizas y las incluye en el Paquete diario que corresponda para sucaptura.

Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad

del Departamento de Control Financiero contenido en el Manual de Procedi-

mientos de la Subdirección de Finanzas.


1

2

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13







AUXILIAR CONTABLE


AUXILIAR CONTABLE

323






24 NOVIEMBRE 2016

ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS

RECIBE Y TURNA

INICIO

PÓLIZA CHEQUE

RECIBE Y ELABORA

PÓLIZA DE DIARIO



POR CONCEPTO DE PAGO DE SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR , UNIDADES

HABITACIONALES Y MOBILIARIO Y EQUIPO



PÓLIZA DE DIARIO


PÓLIZA DE DIARIO

PARA RECONOCER LOS SEGUROS PAGADOS POR

ANTICIPADO

TURNA

PÓLIZA DE DIARIO




PARA REVISIÓN Y FIRMA

ELABORA

PÓLIZA DE DIARIO

MENSUALMENTE, AFECTANDO LA CUENTA 6401

TURNA

PÓLIZA DE DIARIO


RECIBE, REVISA Y FIRMA Y RECABA


PÓLIZA DE DIARIO

FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL FINANCIERO

RECIBE E INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO

PAQUETEDIARIO

AUXILIAR CONTABLE



FIN


RECIBE Y TURNA

PÓLIZA CHEQUE

POR PAGO DE SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR, EDIFICIOS, UNIDADES

HABITACIONALES, MOBILIARIO Y EQUIPO




TITULAR DE LA OFICINADE CONTABILIDAD GENERAL

RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

AUXILIAR CONTABLE

INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO

EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA PARA SU CAPTURA

TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

DEBIDAMENTE REQUISITADA

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE

324





PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo: Elaborar los Estado Financieros en tiempo y forma para dar cumplimiento a lo establecido en el Código Financiero ydemás normatividad aplicable.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero debe registrar todo acto, contrato o documento que implique obligación o derecho inmediatoo eventual para el Instituto en su contablidad, tal como lo señala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.

2. El Departamento de Control Financiero, es el responsable del registro contable de las operaciones institucionales, así como de lainclusión de dichos registros al Sistema de Contabilidad Institucional.

3. El Departamento de Control Financiero es el responsable de elaborar los Estados Financieros del Instituto y de presentarlos entiempo y forma, en estricto apego a la normatividad aplicable en la materia.

325






24 NOVIEMBRE 2016


Solicita la emisión de la Balanza de Comprobación al Capturista, posterior alcierre contable mensual.

Emite la Balanza de Comprobación y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General.

Elabora de las Balanzas proporcionadas la siguiente Documentación (en ori-ginal): Balance General, Estado de Resultados, Estadio de Variación del Patrimo-nio, Estado de Cambio de la Situación Financiera, Notas a los Estados Financie-ros, Balanza del Activo, Balanza de Pasivo, Balanza de Ingresos, Balanza de losEgresos, Informe de Caja, Bancos, Inversiones, Fideicomisos y otros activos,Informe de Préstamos otorgados a Derechohabientes (cuentas por cobrar prés-tamos 1109), Informe de Otras cuentas por cobrar, Informe de Inventarios, lotes,casas y departamentos.

Turna al titular del Departamento de Control Financiero para revisión y firma.

Revisa Documentación (en original), firma y entrega al titular de la Subdirecciónde Finanzas para firma.

Recibe Documentación (en original).

Firma de autorización.

Turna Documentación (en original) al titular de la Dirección General para firma.

Pasa tiempo.

Una vez firmados por el titular de la Dirección General, devuelve Documenta-ción (en original) al titular del Departamento de Control Financiero.

Recibe los Estados Financieros autorizados por el titular de la Subdirección deFinanzas y el titular de la Dirección General.

Fotocopia en 3 tantos la Documentación.

Elabora cuadernillo en 3 tantos para su envío.

Envía a través de Memorándum firmado por el titular de la Subdirección deFinanzas, el cuadernillo con la documentación financiera, y distribuye de la si-guiente manera:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13


CAPTURISTA



SUBDIRECTOR DE FINANZAS


326






Original: Órgano Interno de Control en el Instituto.Copia 1: Dirección General del Instituto.Copia 2: Archivo del Departamento.


327






24 NOVIEMBRE 2016

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROSI NICI O

ELA BORA

DOCUMENTA CIÓN

B ALA NCE GENE RAL, E STADO DE RE SULTA DOS , E S TADO DE VARIA CIONE S E N E L P AT RIMO NIO ES TA DO DE CA MBIO E N LA S ITUA -CIÓN F INANCI ERA, NOT AS A LO S E ST ADOS F INANCIEROS , BALANZ A DE A CTIV O, B ALANZA DE PASIVO , B ALA NZA DE INGRESO S, B ALANZA DE E GRES OS , INFORM E DE CAJA, BANCOS , I NVE RSIONES , FIDEICOM IS OS Y OT ROS A CTI VOS , INFO RME DE PRE ST AM O O TORGA DOS, INFORME DE OT RAS CUNET AS P OR COBRAR E INFORM E DE I NVE NTA RIOS , LO TE S, CAS A S Y DE PA RTA MENT OS

F IRM A

TURNA

DOCUME NTA CIÓN

DOCUME NTACIÓN

EN DOS TA NT OS ORIGINALE S PA RA

F IRMA

AL TIT ULAR DE LA DIRE CCIÓN GENERA L

T IT ULA R DE LADIRE CCIÓNGE NERA L

ENV ÍA

CUADERNILLO

ME MORÁ NDUM OTA RJE TA I NF OR-

MATIV A

FIN

SOLI CITA

BA LANZA DE COMP ROBACIÓ N

T ITULA R OF ICINA DE CONT AB ILIDAD GE NERAL

POSTERIOR AL CIERRE CONTA B LE MENS UAL

E MI TE

BA LANZA DE COMP ROBACIÓ N

T IT ULA R DE LA O FICINA DE CONTA BILIDAD GENE RAL

O

TIT ULAR DE DE PARTAME NT O DE CONT RO L FINANCIE RO

RE VISA , FI RMA Y E NTRE GA

DOCUMENT ACI ÓNO

TITULAR DE LA SUBDI RECCIÓ N DE FI NA NZA S

TIT ULAR DE LA SUBDI RECCIÓN DE FINA NZA S

RE CIBE

DOCUM ENT ACIÓ N O

DEVUELVE

DO CUM ENTACIÓ N

T IT ULAR DE DEP A RT AM ENT O DE CONTROL FINANCIE RO

DE BIDA ME NTE F II RMA DO S

RECIBE

DO CUM ENTACIÓ N O

DEB IDA ME NTE F IIRMA DO S

FO TOCOP IA

DOCUME NTA CIÓN1 C

DOCUM ENTA CIÓN2 C

E LABORA

CUADE RNI LLO

P ARA S U ENV ÍO

2 C

1 C

1 O

2 O

1 O

1 O

CUADERNI LLO

ME MORÁ NDUM

2 O

2 O

CUA DERNILLO

ME MORÁ NDUM

1C

1C

CUADERNILLO

2 C

2 C

ME M ORÁNDUM

SECRET ARÍA DE F INANZ AS Y PLA NEA CIÓN

A RCHI VO DEL DEP ART AME NTO

DIRE CCI ÓN GE NERAL

CONTRA LO RÍA GENE RA L

AL CAP TURIS TA

CAP TURIS TA

TI TULAR DE LA O FICI NA DE CONTA BI LIDA D GE NERA L

328





PROCEDIMIENTO

Nombre: ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO.

Objetivo: Elaborar los diversos informes con la información contable, resguardada en el departamento para los efectos que corres-pondan.

Frecuencia: mensual.

NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, elabora periodicamente los diversos informes que reflejen de forma clara y precisa lasituación contable institucional, mismos que se turnan con oportunidad a las áreas solicitantes correspondientes.

2. Obtiene de los Estados Financieros la Información para elaborar:- Cédula de pago de prestaciones Institucionales- Distribución de la cobranza real para los Fondos en Fideicomiso.- Cédula de ingresos diversos que se aplicarán para cubrir el costo por déficit en el pago de prestaciones.- Cédula de Conciliación de Subsidios.

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24 NOVIEMBRE 2016


TITULAR DE LA OFICINA DE CONTA-BILIDAD GENERAL






1

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6

7

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9

10

11

Instruye posterior al cierre contable mensual, elaborar: Cédula de pago deprestaciones Institucionales, Distribución de la cobranza real para losFondos en Fideicomiso, Cédula de ingresos diversos que se aplicaránpara cubrir el costo por déficit en el pago de prestaciones y Conciliacionde Subsidio, al Auxiliar Administrativo.

Obtiene de los Estados Financieros y Balanza de Comprobación, la informa-ción.

Elabora las Cédulas y turna al titular de la Oficina de Contabilidad General.

Recibe Cédulas, revisa, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero.

Recibe Cédulas, revisa y firma.

Elabora memorándum y adjunta Cédula de pago de prestacionesInstitucionales, Distribución de la cobranza real para los Fondos enFideicomiso, Cédula de ingresos diversos que se aplicarán para cubrir elcosto por déficit en el pago de prestaciones, y envía al Departamento deProgramación y Presupuesto.

Recaba firma en la Cédula de Conciliación de Subsidio del titular de laSubdirección de Finanzas.

Turna Cédula de Conciliación de Subsidio al titular de la Oficina de Contabi-lidad General.

Elabora oficio y adjunta Cédula de Conciliación de Subsidio y turna alSubdirector de Finanzas.

Pasa a la actividad no. 11.

Recibe e integra Cédula de Conciliación de Subsidio al cuadernillo en dondese envían los Estados Financieros de manera mensual.

Recaba firma del Director General del Instituto.

Fotocopia y distribuye de la siguiente manera:- Original: Subdecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeción.- 1a. copia: Dirección General del Instituto.- 2a. copia: Subdirección de Finanzas.- 3a. copia: Acuse del departamentoFIN DEL PROCEDIMIENTO.

330





ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO

OBTIENE

ESTADOS FINANCIEROS

ELABORA Y

TURNA


CÉDULAS


RECIBE, REVISA Y

FIRMA


CÉDULAS

CÉDULAS

FIN

INICIO


CONTABILIDAD GENERAL

INSTRUYE ELABORAR

CÉDULAS


POSTERIOR AL CIERRE CONTABLE MENSUAL

CÉDULAS DE PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES,

DISTRIBUCIÓN DE LA COBRANZA REAL PARA LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS, CÉDULA DE

INGRESOS DIVERSOS QUE SE APLICARÁN PARA CUBRIRI EL

COSTO POR DÉFICIT EN EL PAGO DE PRESTACIONES Y

CONCILIACIÓN DE SUBSIDIO

BALANZA DE COMPROBACIÓN

LA INFORMACIÓN




ELABORA Y ENVÍA

MEMORÁNDUM

CÉDULAS DE PAGO DE PRESTACIONES

INSTITUCIONALES, DISTRIBUCIÓN DE LA

COBRANZA REAL PARA LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS,

CÉDULA DE INGRESOS DIVERSOS QUE SE

APLICARÁN PARA CUBRIRI EL COSTO POR DÉFICIT EN EL PAGO DE PRESTACIONES

AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

RECABA FIRMA

CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO

DEL TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

TURNA



ELABORA, ADJUNTA Y

TURNA

OFICIO

AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS



1

RECIBE, E INTEGRA

OFICIO


AL CUADERNILLO EN DONDE SE ENVÍAN

LOS ESTADOS FINANCIERO


RECABA

OFICIO


FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL

FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE

OFICIO


OFICIO


OFICIO


OFICIO


O

O

1 C

1 C

2 C

2 C

3 C

3 C

SUBSECRETARIA DE EGRESOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO


ACUSE DEL DEPARTAMENTO

11

331






24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: DEPURACIÓN DE CUENTAS

Objetivo: Mantener el registro actualizado de los saldos de las cuentas contables para un adecuado control.


NORMAS

1.- El Departamento de Control Financiero depura los saldos de las cuentas contables, tomando como base la antigüedad de lasmismas, manteniendo con ello los saldos actualizados.

2.- La depuración de las cuentas se realiza en coordinación con el área que las controla y se elabora la Póliza de diario quecorresponda, pudiendo ser de ajuste, de reclasificación o de cancelación.

3.- El saldo detectado de la cuenta depurada se captura en el Sistema contable del Instituto para su control.

4.- En caso de no contar con los elementos necesarios para su depuración, se turna a la Subdirección Jurídica para su dictaminación.

332








AUXILIAR CONTABLE

1

2

3

4

5

6

7

8

8A

9

10

11

12

Solicita realizar la Depuración de Cuentas al titular de la Oficina de ContabilidadGeneral.

Elige la cuenta más antigüa con fundamento en el Artículo 71 de la Ley dePensionesdel Estado de Veracruz y comunica al auxiliar contable.

Recibe instrucciones de la o las cuentas a depurar.

Verifica y analiza del Libro Mayor, dichas cuentas por antigüedad de saldos.

Prepara Papeles de trabajo, e inicia investigación en el periodo inmediato ante-rior de las cuentas acreedoras o deudoras motivo de depuración, compara losvalores del período final e inicial a depurar.

Realiza busqueda en auxiliares contables del registro en el periodo final del añoque se trate.

Localiza en el mes de diciembre del año "x" en dicho ejercicio, e inicia el procesode depuración.

Revisa el año inicial del período en depuración para localizar el registro.

¿Localizó el registro?

En caso de no localizar el registro: Inicia el trabajo para localizar la fecha en la cual aparece el registro; localiza dato(monto) precisa y establece el periodo a investigar.

Continua con la actividad 9.

En caso de localizar el registro:Localiza Paquete de diario examina y analiza póliza, identifica si es egreso oingreso, verifica concepto y cuentas afectadas.

Elabora Cédula individual por cada caso con todos los datos que se mencionanen el documento de origen.

Realiza análisis de la composición de los registros contables a los tres niveles dela cuenta.

Elabora Cédula resumen en bloques de 10 casos, con descripción individualque deberá incluir entre otros los siguientes datos: nombre, número de póliza,

333






24 NOVIEMBRE 2016





12.A

13

14

15

16

¿Cuenta con los elementos necesarios para su depuración?

En caso de no contar con los elementos necesarios.Envía a la Subdirección Jurídica para su dictaminanción.

Fin.

En caso de contar con los elementos necesarios.Elabora Póliza de diario que corresponda, pudiendo ser de ajuste, dereclasificación o cancelación y la turna para su revisión y firma al titular de laOficina de Contabilidad General.

Recibe Póliza de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.

Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.

Recibe Póliza de diario y la incluye en el paquete de diario que correspondapara su captura.


334





DEPURACIÓN DE CUENTAS

RECIBE

INICIO

VERIFICA Y ANALIZA

AUXILIAR CONTABLE

¿LOCALIZO EL REGISTRO?

NO

SI

LIBRO MAYOR

PREPARA E INVESTIGA

PAPELES DE TRABAJO

EN EL PERIODO INMEDIATO ANTERIOR A LA CUENTAS POR DEPURAR. COMPARA

VALORES PERIODO FINAL E INCIAL A DEPURAR

LOZALIZA YESTABLECE

POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS

LOCALIZA Y ESTABLECE

1

EN EL PAQUETE DIARIOLOCALIZA Y

ANALIZA

FIN

INSTRUCCIONES DE LAS CUENTAS

A DEPURAR

BUSCA

REGISTRO

LOCALIZA Y DEPURA

REVISAEL AÑO INICIAL DEL PERIODO A DEPURAR PARA LOCALIZAR

REGISTRO

FECHA DE REGISTROY PERIODO A INVESTIGAR

1

EL MONTO, SI ES EGRESO O INGRESO, CONCEPTO Y

CUENTA A AFECTAR

ELABORA

CÉDULA INDIVIDUAL

ANALIZACOMPOSICIÓN DE LOS

REGISTROS CONTABLES

ELABORA

CÉDULA RESUMEN

¿CUENTA CON LOS ELEMENTOS

NECESARIOS PARA SU DEPURACIÓN?

NO

SI

ENVÍAPARA

DICTAMINACIÓN

SUBIRECCIÓN JURÍDICA

ELABORA Y

TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

DE AJUSTE, RECLASIFICACIÓN O

CANCELACIÓN


PÓLIZA DE DIARIO

FIN

PAQUETEDIARIO

TITULAR DE OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL

SOLICITADEPURACÍÓN DE

CUENTAS


CONTROL FINANCIERO AL TITULAR DE LA OFICINA DE


ELIJE Y COMUNICA CUENTA MÁS ANTIGUA



AL AUXILIAR CONTABLE

EN AUXILIARES CONTABLES

PÓLIZA CONTABLE

POR CADA CASO

EN BLOQUES DE 10 CASOS

TITULAR DEDEL DEPARTAMENTO



PÓLIZA DE DIARIO

PAQUETEDIARIO

TITULAR DE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO TITULAR DE

OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL


RECIBE E INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO

EN EL PAQUETEDIARIO QUE

CORRESPONDA


335






24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD.

Objetivo: Realizar la captura oportuna de las diversas pólizas generadas, así como las pólizas resúmen que se generan en losSistemas informáticos del Instituto de Pensiones del Estado, con el objeto de incorporarlos a la Contabilidad Institucional.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero debe registrar todo acto, contrato o documento que implique obligación o derecho inmediatoo eventual para el Instituto en su contablidad, tal como lo señala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.

2. El Departamento de Control Finaciero, es el responsable del registro contable de las operacones institucionales, así como de lainclusión de dichos registros al Sistema de Contabilidad Institucional.

3. El Departamento de Control Financiero, cuenta con el soporte documental correspondiente de toda operación realizada en elInstituto y que sea suceptible de registro.

4. El Departamento de Control Financiero, incorpora a la Contabilidad las Pólizas Resúmen de los Sistemas informáticos de Egresos,Ingresos, Presupuestos.

5. Al final de cada período, se realiza traspaso de saldos y se procede a actualizar la información de cada Paquete diario y se imprimeBalanza por cada paquete.

6. Cada fin de mes, se procede a la impresión de todos los reportes que contiene el sistema de contabilidad:Análisis de cuentas.Mayores a usuarios por cuentas.Balanza con excedente.Gestión presupuestal.Resumen de partidas.Mayor general.Estado de posición financiera.Estado de resultados.

336






Solicita la captura del Paquete diario de contabilidad al capturista.

Obtiene el Paquete diario de contabilidad para su captura.

Captura cada una de las Pólizas que integran el paquete, en el sistema decontabilidad.

Incorpora las Pólizas resumen procedentes de otros sistemas informáticos delinstituto.

Asigna el número de póliza y las incluye en el Paquete diario que corresponda.

Imprime el Paquete diario y turna al auxiliar administrativo para su validaciónprevia.

Recibe Paquete diario y Reporte de captura y valida información.


En caso de que esté incorrecta:Turna al capturista para su corrección.


En caso de que esté correcta:Imprime Listado de Validación Definitivo.

Actualiza la información en el Sistema e imprime la Balanza correspondiente hastallegar al último dái del mes.

Actualiza y da de altalas cuentas colectivas en el Sistema y se generan los Auxilia-res correspondientes, así como el Excedente del Ejercicio, y notifica al titular de laOficina de Contabilidad General.

Elabora memorándums con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta la Información Contable correspondiente.

Distribuye de la siguiente manera:Original: Departamento de Ingresos, Egresos,Vigencia de Derechos, Departamento de Adquisiciones e Inventarios, ÓrganoInterno de Control en el Instituto, Centro de Desarrollo Infantil. (Dependiendo dela infomación enviada).1a copia: Subdirección de Finanzas2a. copia: Acuse del Departamento.FIN DEL PROCEDIMIENTO.

1

2

3

4

5

6

6.A

7

8

9

10

11

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTA-BILIDAD GENERAL

CAPTURISTA


CAPTURISTA


337






24 NOVIEMBRE 2016

CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

SISTEMA DE CONTABILIDAD

OBTIENE

INICIO

PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD

CAPTURA

CAPTURISTA

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÒN?

NO

SI

PÓLIZAS DE DIARIO

INCORPORA

PÓLIZAS RESUMEN

ASIGNA E INCLUYE

PAQUETE DE DIARIO

NÚMERO DE PÓLIZA PARA CONTROL

IMPRIME Y TURNA

PAQUETE DE DIARIO

PARA REVISIÓN

LISTADO DE VALIDACIÓN

IMPRIME Y ACTUALIZA

SISTEMA DE CONTABILIDAD

DE OTROS SISTEMAS DEL INSTITUTO

RECIBE Y VALIDA



PAQUETE DIARIO

REPORTE DE CAPTURA

TURNA

1

MEMORÀNDUM

ELABORA Y ADJUNTA

1

CAPTURISTA

FIN

SOLICITACAPTURA DEL




AL CAPTURISTA

AL CAPTURISTA PARA CORRECCIÓN



CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

CONTOL FINANCIERO

INFORMACIÓN CONTABLE CORRSPON-DIENTE

MEMORÀNDUM


1 C

1 C


2 C

2 C

MEMORÀNDUM


MEMORÀNDUM

DISTRIBUYE

O

OSUBDIRECCIÓN DE FINANZAS


LISTADO DE VALIDACIÓN

ACTUALIZA Y DA

DE ALTA LAS CUENTAS

AUXILIARES

338





PROCEDIMIENTO

Nombre: CONCILIACIONES BANCARIAS

Objetivo: Realizar la conciliación de los movimientos reflejados en los Estados de Cuenta Bancario y la información contenida en elMayor de Bancos.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, concluida la conciliación bancaria del mes, relaciona todas las partidas no identificadas ylas turna mediante Memorándum al Departamento de Egresos, para solicitar su aclaración correspondiente a las institucionesbancarias.

339






24 NOVIEMBRE 2016


Recibe del Departamento de Egresos, mediante Memorándum, los Estados deCuenta Bancarios y turna a la Oficina de Contabilidad General.

Recibe y turna al auxiliar administrativo para su analisis.

Revisa la Documentación, clasifica y ordena de acuerdo a la Institución banca-ria y el número de cuenta que se trate e inicia conciliaciones bancarias.

Requisita el formato "Carátula de Conciliación Bancaria", con la informacióncorrespondiente.

Concluidas las Conciliaciones Bancarias, turna al titular de la Oficina de Con-tabilidad General.

Recibe Conciliaciones Bancarias, revisa, firma y turna al titular del Departa-mento de Control Financiero.

Recibe las Conciliaciones bancarias y el Reporte mensual (partidas en con-ciliación), revisa, firma de autorizado y devuelve.

Fotocopia e integra el original de las Conciliaciones Bancarias al cuadernillo de lacuenta pública.

Elabora memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta Reporte mensual (partidas en conciliación) y distribuye de lasiguiente manera:

Original: Departamento de Egresos1a. copia: Subdirección de Finanzas2a. copia: Acuse del departamento


1

2

3

4

5

6

7

8

9





TITULAR DEL DEPTARMENTO DECONTROL FINANCIERO


340





CONCILIAC IONES BANCARIAS

RECIBE Y TURNA


CONTROL FINANCIERO

INICIO

ESTADOS DE CUENTABANCARIOS

MEMORÁNDUM



ESTADOS DE CUENTABANCARIOS

MEMORÁNDUM

RECIBE Y TURNA


REVISA, CLASIFICA Y ORDENA

DE ACUERDO A LA INSTITUCIÓN BANCARIA Y NÚMERO DE

CUENTADOCUMENTACIÓN


REQUISITA

FORMATO DE CARÁTULA DE CONCILIACIONES BANCARIAS

TURNA








JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL FINANCIERO


REPORTEMENSUAL


FOTOCOPIA E INTEGRA

EL ORIGINAL DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS AL

CUADERNILLO DE LA CUENTA PÚBLICA

ELABORA, ADJUNTA Y DISTRIBUYE

MEMORÁNDUM

CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL

FINANCIERO

REPORTE MENSUAL

MEMORÁNDUM

REPORTE MENSUAL

MEMORÁNDUM

REPORTE MENSUAL

O

O

1 C

1 C

2 C

2 C




FIN

341






24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: CANCELACIÓN DE CHEQUES

Objetivo: Realizar los movimientos contables correspondientes para el correcto registro de los cheques cancelados.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financieros, es el responsable de realizar los movimientos contables para el registro de los Chequescancelados.

2. Derivado de la Conciliación bancaria de cada mes, el Departamento de Control Financiero, realiza el análisis de los Cheques encirculación y aquellos que tengan una antigüedad superior a 6 meses serán cancelados, creando el pasivo correspondiente en lacuenta 2105-0016.

3. El Departamento de Control Financiero mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Egresos y con el Departamen-to de Vigencia de Derechos, para lo relacionado con la cancelación de Cheques.

342







TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDAD GENERAL

AUXILIAR CONTABLE

TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDAD GENERAL



TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDADES ESPECIALES

AUXILIAR CONTABLE


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe mediante Memorándum del Departamento de Egresos los chequescancelados por diferentes conceptos y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General para su seguimiento.

Recibe, revisa y turna al Auxiliar contable para su análisis.

Recibe, elabora y turna Pólizas de diario por cancelación de cheques afectan-do las cuentas que correspondan y turna al titular de la Oficina de ContabilidadGeneral.

Revisa las Pólizas, firma y turna al titular del Departamento de Control Financieropara su autorización.

Revisa las Pólizas, firma de autorización y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.

Recibe las Pólizas y turna a la Oficina de Contabilidades Especiales.

Recibe las Pólizas y turna al auxiliar contable de la Oficina de ContabilidadesEspeciales

Recibe las Pólizas y las integra al Paquete diario de contabilidad que corres-ponda.

Elabora Reporte mensual de cheques cancelados y lo turna al titular de laOficina de Contabilidades Especiales para su revisión.

Revisa y firma el Reporte mensual de cheques cancelados.

Elabora memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta el Reporte mensual de cheques cancelados y distribuye de lasiguiente manera:

Original: Departamento de Vigencia de Derechos.1a. copia: Oficina de Contabilidad General.2a. copia: Acuse del departamento.

Archiva cronológicamente la copia del Reporte mensual de cheques cancela-dos.


343






24 NOVIEMBRE 2016

CANCELACIÓN DE CHEQUES

RECIBE Y TURNA


INICIO



MEMORÀNDUM

REVISA, FIRMA Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO POR CANCELACIÒN DE CHEQUES

PÒLIZA DE DIARIO

RECIBE Y TURNA

AUXILIAR CONTABLE

CHEQUESCANCELA-DOS


MEMORÀNDUM

CHEQUES CANCELA-DOS

RECIBE, REVISA Y TURNA

RECIBE, ELABORA Y TURNA

AUXILIAR CONTABLETITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL



REVISA, FIRMA Y DEVUELVE

PÓLIZA DE DIARIO




RECIBE E INTREGRA

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ESPECIAL

PÓLIZA DE DIARIO

PÓLIZA DE DIARIO

PAQ. DIARIO DE CONTAB.

ELABORA Y TURNA

REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS


CONTABILIDADES ESPECIALES

REVISA Y FIRMA

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES


AUXILIAR CONTABLE

FIN

C

ELBORA, ADJUNTA Y DISTRIBUYE

MEMORÁNDUM


FINANCIERO



MEMORÁNDUM


MEMORÁNDUM

O

O

1 C

1 C

2 C

2 C

RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO


AUXILIAR CONTABLE

344





PROCEDIMIENTO

Nombre: CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS

Objetivo: Realizar el reconocimiento de las cuentas por cobrar a pensionistas, mediante la información recibida del Departamento deVigencia de Derechos y de la Subdirección Jurídica del Instituto de Pensiones del Estado.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero realiza el reconocimiento de las cuentas por cobrar a pensionista, realizando el registrocontable correspondiente.

2. El Departamento de Control Financiero mediante su Oficina de Contabilidades Especiales, elaborará la Póliza de diario correspondiente y la integrará al Paquete Diario para su captura.

345






24 NOVIEMBRE 2016



TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES






1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe Oficios turnados por el Departamento de Vigencia de Derechos, asícomo Convenios firmados ante la Subdirección Jurídica del Instituto de Pensio-nes del Estado, relativos a cobros indebidos de pensionado y turna a la Oficina deContabilidades Especiales.

Recibe y turna al auxiliar administrativo para su análisis.

Recibe Oficios y Convenios.

Analiza y procede a elaborar Póliza de diario, para reconocer la Cuenta porCobrar y turna para revisión y firma.

Revisa Póliza de diario, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero para su autorización.

Recibe Póliza de diario, revisa,firma y devuelve al titular de la Oficina de Conta-bilidades Especiales para su seguimiento.

Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo.

Recibe Pólizas debidamente requisitadas y las incluye en el Paquete diariocorrespondiente para captura.




Actualiza Auxiliares de las cuentas 1110-2015 y 2303-2022.


346





CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS

RECIBE Y TURNA

OFICIOS

ANALIZA, ELABORA Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO



RECIBE E INCLUYE

RELATIVOS A COBROS INDEBIDOS DE PENSIÒN


PARA RECONOCER LA CUENTA POR

COBRAR



CONVENIOS

ACTUALIZA

AUXILIARES DE CONTROL

DE LA CUENTAS 1110-2015 Y 2303-

2022


PÓLIZA DE DIARIO


TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO



PÓLIZA DE DIARIO

PARA SU SEGUIMIENTO


RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO



AUXILIAR ADMINISTRATIVORECIBE Y TURNA

OFICIOS

CONVENIOS



RECIBE

OFICIOS

CONVENIOS


INICIO

FIN


347






24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO DE NÓMINA DE PENSIONADOS

Objetivo: Realizar el registro contable de la Nómina de pensionados, para su integración al Sistema de contabilidad del Instituto.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, registra la Nómina de pensionados, para reconocer en la contabilidad del Instituto,el pago de prestaciones por concepto de jubilaciones y pensiones, la recuperación de adeudos y pago de terceros.

2. De forma mensual, el Departamento de Control Financiero, valida la información del libro Mayor y en caso de detecte alguadiferencia, elaborará la Póliza de reclasificación o Póliza de ajuste que corresponda, turnándola para revisión y firma.

348













1

2

3

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5

6

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11

12

Recibe Resumen de la nómina de pensionados (tabulado), enviado me-diante Memorandum del Departamento de Vigencia de Derechos y turna al titularde la Oficina de Contabilidaes Especiales.

Recibe documento y turna al auxiliar administrativo.

Recibe Resumen de la nómina de pensionados (tabulado).

Analiza y codifica asignando número control, el cual se obtiene del alfabéticogeneral emitido por el sistema de contabilidad.

Elabora la Póliza de diario correspondiente y turna.


Recibe Póliza de diario, firma y devuelva al titular de la Oficina de ContabilidadesEspeciales para su seguimiento.

Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo. Continúa en la activiadad12.

Obtiene número de póliza, fecha y fotocopia en 5 tantos.

Elabora memorándum firmado por el titular del Departamento de Control Finan-ciero.

Adjunta la Póliza de diario o las cuentas correspondientes según corresponda ydistribuye de la siguiente manera:

- Departamento de Vigencia de Derechos y Oficina de Ingresos por Organismos,póliza completa.- Departamento de Programación y Presupuestos, Oficina de Recuperación deadeudos, (unicamente las cuentas que les correspondan a cada uno).1a copia: Acuse del departamento.

Recibe Póliza de diario debidamente requisitada y la incorpora al paquete diariocorrespondiente para su captura.





349






24 NOVIEMBRE 2016

REGISTRO DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS

350

RECIBE Y TURNA

RESUMEN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS

ANALIZA Y

CODIFICA

EMITIDO POR EL SISTEMA DE

CONTABILIDAD

ELABORA Y

TURNA

PÓLIZA DE DIARIO

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTOS




RECIBE E INCORPORA

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES

ESPECIALES

PÓLIZA DE DIARIO


PÓLIZA DE DIARIO



COTROL FINANCIERO



RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE

PÓLIZA DE DIARIO

PARA SU SEGUIMIENTO


RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO





CONTROL FINANCIERO

RECIBE Y TURNA



ESPECIALES

RECIBE



PÓLIZA DE DIARIO

2C

3C

4C

5C

1C

O

OBTIENE

PÓLIZA DE DIARIO

NÚMERO, FECHA Y FOTOCOPIA

MEMORÁNDUM

ELABORA


FINANCIERO

AL MEMORÁNDUM ELABORADO

O CUENTAS CORRESPONDIENTES SEGÚN

CORRESPONDA

2C

3C

4C

5C

1C

PÓLIZA DE DIARIO

ADJUNTA Y DISTRIBUYE


INCORPORA AL PAQUETE DIARIO CORRESPONDIENTE PARA SU

CAPTURA

FIN

INICIO


ESPECIALES

OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS

OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS





PROCEDIMIENTO

Nombre: ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA.

Objetivo: Realizar el análisis de las Solicitudes de pago de beneficios para que proceda su trámite de pago.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, debe mantener una estrecha comunicación con el Departamento de Vigencia deDerechos y con el Departamento de Egresos, para realizar un adecuado reconocimiento de los pagos de beneficios fuerade la nómina.

2. El Departamento de Control Financiero de forma mensual envia al Departamento de Banco de Datos el Reporte de pago debeneficios.

351






24 NOVIEMBRE 2016


Recibe las Solicitudes de pago de beneficios enviadas por el Departamentode Vigencia de Derechos..

Recibe documentos y turna para su analisis al auxiliar administrativo.

Recibe las Solicitudes de pago de beneficios para su revisión y análisis.

Clasifica por conceptos las solicitudes pago de beneficio de días y aguinaldoproporcional, ayuda para gastos de funeral e indemnización global.

Analiza y valida la información contenida en la Solicitud de pago de benefi-cios.

¿Es correcta la información contenida?

En caso de ser incorrecto:Devuelve mediante Memorándum firmado por el titular del Departamento deControl Financiero al Departamento de Vigencia de Derechos para su corrección.

Regresa a la actividad 1

En caso de ser correcto:Codifica y turna al Departamento de Egresos, para su trámite de pago.

Elabora Póliza para el registro del pasivo en la cuenta 2103 (Cuentas por pagar)y turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales.

NOTA: Si al realizar el análisis de los adeudos del pensionado el valor del bene-ficio a recibir es menor al adeudo, se crea una cuenta por cobrar (1110-2015).


Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelva al titular de la Oficina deContabilidades Especiales para su seguimiento.


1

2

3

4

4.A

5

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8

9


TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES

ESPECIALESAUXILIAR ADMINISTRATIVO




352










Mensualmente elabora Reporte de pagos de beneficios por concepto, turnaal Jefe de la Oficina de Contabilidades Especiales para su Visto Bueno.

Recibe Reporte de pagos de beneficios, revisa, firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero.

Revisa y firma Reporte de pagos de beneficios y devuelve.

Elabora Memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero, adjuntando Reporte de pagos de beneficios por concepto y distribuyede la siguiente manera:

Original: Departamento de Banco de Datos1a. copia: Acuse del departamento.


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14


JEFE DE OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES


JEFE DE OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES

353






24 NOVIEMBRE 2016

ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA

1C

RECIBE Y TURNA

CLASIFICA

ANALIZA Y VALIDA

DEL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS

POR TIPO DE BENEFICIO



SOLICITUDES DE PAGO DE BENEFICIOS

SOLICITUDES DE PAGO DE BENEFICIOS

¿ ES CORRECTA LA INFORMACIÓN DE

LA SOLICITUD?

NO

1

DEVUELVE

MEMORÁNDUM

AL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE

DERECHOS

1

PARA SU TRÁMITE DE PAGO

CODIFICA

Y TURNA

AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

ELABORA Y TURNA

PÓLIZA

REGISTRO DEL PASIVO CUENTA 2103

ELABORA Y TURNA

REPORTE DE PAGO DE BENEFICIOS

MENSUALMENTE





CONTROL FINANCIERO

ELABORA Y DISTRIBUYE

MEMORÁNDUM

CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS



RECIBE E INCLUYE





PÓLIZADE DIARIO





PÓLIZA DE DIARIO

PARA SU SEGUIMIENTO


COTROL FINANCIERO

RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO






CONTROL FINANCIERO

SOLICITUDES DE PAGO DE BE-NEFICIOS

RECIBE


RECIBE Y ANALIZA



FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL

FINANCIERO, PARA CORRECCIÓN

LA PÓLIZA DIARIO





MENSUALMENTE




ESPECIALES

ADJUNTA REPORTE DE BENEFICIOS POR

CONCEPTO

O

FIN

INICIO


ACUSE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO


SI

354





PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES

Objetivo: Mantener un control adecuado de la depreciación de los bienes inmuebles del Instituto, de acuerdo al programa anual dedepreciación establecido.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, elabora el Programa anual de depreciación, para su observación y control.

2. El Departamento de Control Financiero, realiza el cálculo de depreciación mensual, elaborando la respectiva Póliza de registro, la cualserá integrada al Paquete de captura diario.

355






24 NOVIEMBRE 2016


Elabora el Programa anual de depreciación, iniciando con el último avalúoque se realizó al inmueble.

Considera el último valor asignado al inmueble, mediante operación aritméticaobtiene el valor de la depreciación mensual.

Elabora Póliza de diario y turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especia-les.

Recibe Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación, revisa, firma yturna al titular del Departamento de Control Financiero.

Revisa Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación, firma y devuel-ve al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales.

Recibe Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación y turna alauxiliar administrativo.

Recibe Póliza de diario debidamente requisitada y la incluye en el paquete diariode contabilidad que corresponda para su captura. El Programa anual de depre-ciación lo resguarda para su cumplimiento.

Conecta con el Procedimiento Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad del

Departamento de Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimientos

de la Subdirección de Finanzas.

Pasa tiempo.

¿Se han realizado nuevos avalúos a los bienes inmuebles?

Si se han realizado nuevo avalúos:Recibe del titular del Departamento de Control Financiero memorándum confotocopía de los avalúos enviados por el Departamento deBienes Inmuebles yturna al auxiliar administrativo.

Actualiza el Programa anual de depreciación.

Continua en la actividad número 3.

Pasa tiempoSi no se han realizado nuevos avalúos:Valida mensualmente registro en el Libro Mayor.

1

2

3

4

5

6

7

7A

8

9








356






¿Es correcto el registro?

En caso de que no sea correcto:Determina motivo y elabora Póliza de reclasificación o Ajuste para su correc-ción.

FIN.

En caso de que sea correcto:Elabora Cédula analítica de situación de activos y la incluye en Expedientecorrespondiente(Mensualmente).


10

11

357






24 NOVIEMBRE 2016

REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES

ELABORA

INICIO

PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIACIÒN

CON EL ÚLTIMO AVALÚO REALIZADO AL INMUEBLE


¿SE HAN REALIZADO

NUEVOS AVALÚOS A LOS BIENES INMUEBLES?

SI

RECIBE

NO

DEPRECIACIÓN MENSUAL

VALIDA

LIBRO MAYOR

MENSUALMENTE, LOS REGISTROS

MEMORÁNDUM

¿ES CORRECTO EL REGISTRO ?

NODETERMINA Y

ELABORA

SI

PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN DE AJUSTE

CÉDULA ANALÍTICA DE SITUACIÒN DE ACTIVOS

ELABORA Y ARCHIVA

C

EXPEDIENTE DE DEPRECIACIÓN MENSUALES

1

FIN

DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL FINANCIERO

OBTIENE

ELABORA Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO



PÓLIZA DE DIARIO





PÓLIZA DE DIARIO Y/O PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIA-CIÓN

AL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES

ESPECIALES

RECIBE Y TURNA


ESPECIALES

PÓLIZA DE DIARIO Y/O PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIA-CIÓN



RECIBE E INCLUYE

PÓLIZA DE DIARIO

EN EL PAQUETEDIARIO DE CONTABILIDAD QUE

CORRESPONDA PARA SU CAPTURA

EL PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIACIÓN LO RESGUARDA

PARA SU CUMPLIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE

CONTABILIDAD

AVALÚOS

ENVIADOS POR EL TITULAR DEL

DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

ACTUALIZA

PROGRAMA ANUAL DE DE-PRECIACIÓN1


ESPECIALES

FIN

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PROCEDIMIENTO

Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS.

Objetivo: Mantener un registro y control de los fondos en fideicomisos, para contar con información veráz y oportuna.


NORMAS

1. El Departamento de Control Financiero, es responsable de elaborar periodicamente los reportes relativos a los fondos en fideicomisos,para conocer la situación financiera de dichos conceptos y presentar información veráz y oportuna.

2. El Departamento de Egresos mantiene una estrecha comunicación con los fiduciarios y las diversas tesorerías de institucionesfinancieras para cualquier información.

3. El Departamento de Control Financiero, realiza mensualmente conciliación de las cuentas de los fideicomisos con los EstadosFinancieros y los estados de cuenta bancarios.

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24 NOVIEMBRE 2016


Verifica las fechas de vencimiento de las inversiones del Fondo de la ReservaTécnica (unificación en mayo 2015).

Solicita al Departamento de Egresos la situación de la inversión al vencimiento ylas tasas informativas en las diversas tesorerías de instituciones financieras.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Egresos Información solicitada y turna al titular dela Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.

Recibe la Información y la turna al auxiliar administrativo.

Elabora Cédula analítica del Fideicomiso, la cual es integrada con importes ainvertir, tasas y plazos, por institución financiera.

Turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales para su revisión.

Recibe y revisa la Cédula analítica del Fideicomiso y la turna al titular delDepartamento de Control Financiero.

Recibe Cédula analítica del Fideicomiso y fotocopia en 10 tantos.

Entrega los 10 tantos al titular de la Subdirección de Finanzas para que realice laentrega a los miembros del Subcomité de Inversiones.

Pasa el tiempo.

Informa al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.

Archiva el Reporte de la situación de la inversión en los expedientes decontrol.

Recibe del Departamento de Egresos los Estados de Cuenta y turna al titulardel la Oficina de Contabilidades Especiales.

Recibe Estados de Cuenta y turna al auxiliar administratrivo.

Realiza Póliza de reconocimiento de los intereses generados por la inver-sión y de los honorarios descontados y turna a su jefe inmediato.

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Revisa Póliza de reconocimiento de los intereses , firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero para su autorización.

Recibe Póliza de reconocimiento de los intereses firma y devuelve al titularde la Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.

Recibe y turna Póliza de reconocimiento de los intereses al auxiliar adminis-trativo de la Oficina de Contabilidades Especiales.





Realiza mensualmente conciliación de las cuentas de los fideicomisos con losEstados Financieros y los Estados de cuenta bancarios.


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24 NOVIEMBRE 2016

REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS

VERIFICA

INICIO

SOLICITA

FECHAS DE VENCIMIENTO DE INVERSIONES

LA SITUACIÓN DELAS INVERSIONES

TURNA

RECIBE Y TURNA

INFORMACIÓN



RECIBE YTURNA

ELABORA

CEDULA ANALÍTICADEL FIDEICOMISO

INTEGRADA CON IMPORTES, TASAS Y PLAZOS POR

INSTITUCIÒN FINANCIERA

RECIBE, REVISA Y TURNA


INFORMACIÓN



PARA REVISIÓN

CEDULA ANALÍTICA DEL FIDEICOMISO



CONTROL FINANCIERO

RECIBE YFOTOCOPIA

CÉDULA ANÁLITICA DEL FIDEICOMISO


EN 10 TANTOS

ENTREGA


EN 10 TANTOS , PARA SU ENTREGA A LOS MIEMBROS

DEL SUBCOMITÉ DE INVERSIONES

AL TITULAR DE LA SUBDIRECIÓN DE

FINANZAS

INFORMA SU SEGUIMIENTO

ARCHIVA

RECIBE Y TURNA

ESTADOS DECUENTA

DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

CONCILIA

ESTADOS FINANCIEROS










REPORTE DE SITUACIÓN DE LA INVERSIÓN

REALIZA Y TURNA

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

FIN



RECIBE E INCLUYE







PARA SU SEGUIMIENTO


RECIBE Y TURNA




PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO DE LOS INTERESES

PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO INTERÉS POR INVERSIÓN

PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO INTERÉS POR INVERSIÒN




RECIBE Y TURNA

ESTADOS DECUENTA






EN EL PAQUETE DIARIO CORRESPONDIENTE

PARA CAPTURA

MENSUALMENTE

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PROCEDIMIENTO

Nombre: CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISO SAR

Objetivo: Realizar la Conciliación de la información de los Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro con lacontenida en el Libro Mayor.


NORMAS

1. El Departamento de Control Finaciero, realiza el registro correspondiente de los intereses ganados, aportaciones bimestrales incremento o disminución del patrimonio por revaluación de activos, pago de honorarios al fiduciario y pago a fideicomisarios.

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24 NOVIEMBRE 2016









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Recibe los Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro envia-dos por el Departamento de Recursos Humanos y turna al titular de la Oficina deContabilidades Especiales.

Recibe documentos y turna al auxiliar administrativo para su analisis.

Recibe Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro y analiza.

Comprueba importes y valida monto global.

Concilia información de los Estados de cuenta con la del Libro Mayor.

Elabora Póliza de diario para el registro correspondiente de los intereses gana-dos, aportaciones bimestrales, incremento o disminución del patrimonio porrevaluación de activos, pago de honorarios al fiduciario y pago a fideicomisarios;y turna al titular de la Oficina de Contabilidaes Especiales .


Recibe Póliza de diario, firma y devuelve al titular de la Oficina de ContabilidadesEspeciales para su seguimiento.







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CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISO SAR

RECIBE Y TURNA

INICIO

COMPRUEBA Y VALIDA

ESTADOS DE CUENTASISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO

ELABORA Y TURNA

CONCILIA

PÓLIZA DE DIARIO

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAES ESPECIALES


CONTROL FINANCIERO

TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAES ESPECIALES

MONTO GLOBAL


LIBRO MAYOR

FIN



RECIBE E INCORPORA




PÓLIZA DE DIARIO





PÓLIZA DE DIARIO

PARA SU SEGUIMIENTO


RECIBE Y TURNA

PÓLIZA DE DIARIO




RECIBE Y TURNA




RECIBE Y ANALIZA



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DIRECTORIO

L.A.E. ANTONIO MELITÓN MORALES SERNATITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

L.C. NORA IVONNE ALMORA BAUTISTATITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS

---JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS

L.A.E. FRANCISCO BRAVO GUTIÉRREZTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

C.P. MARÍA ELIZABETH DOMÍNGUEZ VILLEGASTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

ELABORÓ REVISÓ

PROFR. JOSÉ ADÁN CÓRDOBA MORALESTITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

L.A.E. ANTONIO MELITÓN MORALES SERNATITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN

DE FINANZAS

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AUTORIZÓ

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MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE …

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