Manual Específico de Procedimientos de la Subdirección de ... · 13 Actualización Noviembre 2012...

1 Actualización Noviembre 2012

Manual de Procedimientos

Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz

Manual Específico de Procedimientos de la

Subdirección de Finanzas




II NN DD II CC EE

Presentación I Estructura Orgánica II Simbología III Descripción de Procedimientos IV Subdirección de Finanzas

• Manejo de Inversiones Financieras sobre la Reserva. 11 • Programación de Pagos de Prestaciones. 14 • Pago a Proveedores de Farmacias y Almacén de

Farmacias. • Pago a Proveedores de Farmacias, Electrodomésticos

y Almacén de Farmacias Vía Transferencia Electrónica. • Elaboración de cheque para Pago a Proveedores de

Electrodomésticos.

18

26 33

• Pago de Gastos de Administración y Servicios y/o Inversiones en Mobiliario y Equipo.

39

• Pago de Compensaciones. • Transferencias Interbancarias.

43 47

Departamento de Prestaciones Sociales

• Afiliación del Derechohabiente. 51 • Renovación de la Credencial de Afiliación del

Derechohabiente.

56 • Otorgamiento de Préstamos a Corto Plazo. 59 • Recuperación de Préstamos a Corto Plazo. 67 • Actualización de Saldos de Préstamos por Cobrar. 73 • Registro de Disposición Testamentaria. 77 • Tramitación de Pago de Pólizas por Defunción. 80 • Tramitación de Pago de Media Póliza por Defunción. 89




• Tramitación de Pago de Media Póliza Anticipada por

Jubilación. 98

• Tramitación de Pago del F.B.C. de Defunción Adicional a la Póliza del SSTEEV.

• Conciliación de Descuentos no Aplicados por las Oficinas Retenedoras.

106

116

• FBC Retiro, Modalidad Factoraje SSTEEV. • FBC Retiro, Modalidad Factoraje FBC.

123 132

Departamento de Contabilidad

• Preparación de la Información Contable. 142 • Elaboración de Estados Financieros. 148 • Elaboración de Estados de Origen y Aplicación de

Recursos.

152 • Elaboración de Conciliación Bancaria. 156 • Elaboración de las Declaraciones Provisionales de

I.S.R. e I.V.A. 161

Departamento de Caja

• Pago de Prestaciones Institucionales. 167 • Entrega de Cheques de Préstamos a Corto Plazo. • Notificación de Cobros Diversos.

172 175

• Realización del Pago a Proveedores. 178 • Solicitud de Elaboración de Cheque para Pagos

Diversos.

183 • Administración del Fondo Revolvente. 189 • Elaboración del Corte de Caja • Reposición del Fondo Revolvente de Farmacias,

Tiendas de Electrodomésticos y Módulos.

196

202 Directorio V Firmas de Autorización VI

1 Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos


II..-- PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas, forma parte de

la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro Social de

los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado durante su

primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta Institución.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la

realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las

operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y

actividades en esta Subdirección.

Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,

mediante el flujo de información, la interacción entre los distintos departamentos que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.



Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel Subdirección y

Jefatura de Departamento, identificando en primer término el nombre, objetivo y

normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripción y

finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer

la secuencia de las operaciones del mismo.

La integración de este Manual de Procedimientos y de las demás

Subdirecciones, fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del

SSTEEV y apoyo de prestadores de servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de

revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que

la administración se ha trazado.



II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL CCOONNSSEEJJOO DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN

LL..AA..EE.. FFRRAANNCCIISSCCOO EENNRRIIQQUUEE PPÉÉRREEZZ CCAARRRREEÓÓNN

DDIIRREECCTTOORR -- GGEERREENNTTEE

PPRROOFFRR.. EEDDUUAARRDDOO EERRIICC MMAARRTTÍÍNNEEZZ TTOOYY

TTEESSOORREERROO PPRROOFFRR.. GGUUSSTTAAVVOO AABBEELL CCAADDEENNAA CCAARRRRAASSCCOO SSEECCRREETTAARRIIOO

PPRROOFFRR.. LLEEOONNAARRDDOO CCAAMMPPOOSS AAPPAARRIICCIIOO VVOOCCAALL PPRROOFFRR.. JJOOSSÉÉ CCRRUUZZ CCAAPPIISSTTRRÁÁNN GGAARRRRIIDDOO

VVOOCCAALL AABBRRIILL 22001199



III.- SIMBOLOGÍA



TERMINAL

Indica el inicio o final del procedimiento.

OPERACION Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVO

Indica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmente conjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior las siguientes instrucciones:

A= Alfanumérico N= Numérico C= Cronológico



ARCHIVO PROVISIONAL

Indica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condiciones dadas para el archivo definitivo.

CONECTOR

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PÁGINA

Representa una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNION

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

PREPARACION

Indica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior del símbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.



LINEAS PARALELAS (EN POSICIÓN VERTICAL)

Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión del diagrama.

DISKETTE

Representa almacenamiento de archivo en disco flexible. DISCO

Indica almacenamiento de archivos en disco duro.

PASA EL TIEMPO

Indica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.



MODEM Representa el uso de un dispositivo de comunicación que se conecta vía remota para realizar un procesa.



IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS



SSUUBBDDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE FFIINNAANNZZAASS

ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL

La Subdirección de Finanzas es responsable de realizar los movimientos financieros

de la Institución; mantener el control de los ingresos, pago a proveedores, sueldos y

demás prestaciones sociales; la evaluación y validación de los estados financieros y

presupuestos; de manera conjunta con los Departamentos de Caja, Prestaciones

Sociales y Contabilidad custodian los activos financieros de la entidad y conceden el

pago de las prestaciones que otorga el SSTEEV de acuerdo a la Ley No. 4.

Departamento Prestac. Sociales

Departamento de Contabilidad

Departamento de Caja

Subdirección de Finanzas

Revisó: DIRECTOR-GERENTE

Elaboró: SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó: CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Fecha: 30 de noviembre de 2012



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

MANEJO DE INVERSIONES FINANCIERAS SOBRE LA RESERVA. OBJETIVO:

DETERMINAR LA MEJOR OPCIÓN FINANCIERA PARA OBTENER LOS MEJORES RENDIMIENTOS EN BENEFICIO DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• LAS INVERSIONES SE REGIRÁN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS.

FRECUENCIA: PERIÓDICO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Finanzas.

Director-Gerente. Subdirector de Finanzas.

1 2 3 4 5 6 7 8

Cotiza con diferentes Bancos las tasas de interés sobre inversiones y mercado de dinero a plazo fijo y sin riesgo para la Institución. Elabora cuadro comparativo, indicando banco, plazo y tasa de interés. Presenta al Subcomité de Inversiones cuadro comparativo informal para toma de decisión vía telefónica y lo turna al Director-Gerente. Recibe cuadro comparativo y toma decisión de conformidad con lo acordado con el Subcomité de Inversión e Indica al Subdirector de Finanzas a qué Banco y a qué plazo se va a invertir el dinero. Recibe indicaciones y vía telefónica se comunica con el Banco autorizado para realizar la inversión financiera en el plazo de vencimiento señalado y recoge comprobante de la inversión correspondiente en el Banco seleccionado. Integra paquete con los siguientes documentos e información: comprobante de inversiones financiera, cotización, propuesta de tasa, cuadro comparativo y recaba del Director- Gerente su firma de autorización al movimiento de inversión realizado Elabora reporte diario (dos copias) del movimiento financiero y anexa a paquete. Distribuye documentos de la siguiente manera: • Reporte diario, (copia) Dirección-Gerencia, • Reporte diario, (copia) Unidad de Planeación,

Programación y Presupuesto. Para conciliación de inversión financiera FBC.

• Cotización (copia), departamento de Contabilidad, • Reporte diario (copia), Comprobante de inversión,

cotización (copia), propuesta de tasa y cuadro comparativo, mantiene en archivo cronológico y definitivo,

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

MANEJO DE INVERSIONES FINANCIERAS SOBRE LA RESERVA.

CUADROCOMPARATIVO

PROPUESTA DE TAZA

COTIZACION

INICIO

COTIZA CON BANCOS (TAZAS

DE INTERES Y MERCADO DE

DINERO A PLAZO FIJO)

PRESENTA PARA TOMA DE

DESICION Y TURNA

ELABORA, INDICANDO

BANCO, PLAZO Y TAZA DE INTERES

RECIBE, TOMA DE DESICION E

INDICA

FIN

SUBDIRECTORDE FINANZAS

CUADRO COMPARATIVO

CUADRO COMPARATIVO

SUBCOMITE DE INVERSIONDIRECTOR-GERENTE

CUADRO COMPARATIVODIRECTOR-GERENTE

RECIBE INDICACIONES, VIA

TELEFONICA REALIZA

INVERSION FINANCIERA AL

BANCO Y RECOGE

COMPROBANTE DE INVERSIONSUBDIRECTOR

DE FINANZAS

INTEGRA PAQUETE Y

RECABA FIRMA DE AUTORIZACION

DEL MOVIMIENTO DE INVERSION

COMPROBANTE DE INVERSION

ELABORA Y ANEXA

CUADROCOMPARATIVO

PROPUESTA DE TAZA

COTIZACION

COMPROBANTE DE INVERSION

2-CREPORTE

DIARIO

ELABORA Y ANEXA

CUADROCOMPARATIVO

PROPUESTA DE TAZA

CCOTIZACION

CCOMPROBANTE

DE INVERSION

CREPORTE

DIARIO




PROGRAMACIÓN DE PAGOS DE PRESTACIONES. OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAÍDOS POR LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS DE LAS PRESTACIONES (PÓLIZA POR DEFUNCIÓN, MEDIA PÓLIZA POR DEFUNCIÓN, MEDIA PÓLIZA ANTICIPADA POR JUBILACIÓN, F.B.C. DE DEFUNCIÓN ADICIONAL A LA PÓLIZA DEL SSTEEV, F.B.C. RETIRO MODALIDAD FACTORAJE SSTEEV Y F.B.C. RETIRO MODALIDAD FACTORAJE FBC) SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Finanzas. Director Gerente. Subdirector de Finanzas.

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales, relaciones de expedientes por pago de las Prestaciones Institucionales. Verifica, determina la disponibilidad de efectivo y cubre pago de acuerdo a la recepción de cuotas. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Caja: cheque, póliza cheque y orden de pago, conteniendo las firmas del encargado de Pólizas y Prestaciones Sociales. Revisa y firma cheque. Turna al Director-Gerente cheque para firma y orden de pago para autorización. Firma y devuelve cheque y orden de pago al Subdirector de Finanzas. Recibe y remite al Departamento de Caja cheque, póliza cheque y orden de pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. DEPOSITO BANCARIO


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PROGRAMACIÓN DE PAGOS DE PRESTACIONES.

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

POLIZA CHEQUE

INICIO

RECIBE

VERIFICA Y DEERMINA

DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO

SUBDIRECTOR DE FINANZAS EXPEDIENTES POR PAGO DE LAS

PRESTACIONES INSTITUCIONALES

/ LLEGADA LA FECHA /

RECIBE

CHEQUE

DEPARTAMENTO DE CAJA

REVISA Y FIRMA

CHEQUE

1

TURNA PARA FIRMA

CHEQUE

DIRECTOR-GERENTE

FIRMA Y DEVUELVE

CHEQUE

SUBDIRECTOR DE FINANZASDIRECTOR-GERENTE

AUTORIZA

FIRMA



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PROGRAMACIÓN DE PAGOS DE PRESTACIONES.

ORDEN DE PAGO

POLIZACHEQUE

1

RECIBE Y REMITE

CHEQUE


SUBDIRECTOR DE FINANZAS

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES




PAGO A PROVEEDORES DE FARMACIAS Y ALMACÉN DE FARMACIAS. OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAÍDOS POR LAS FARMACIAS Y ALMACÉN DE FARMACIAS.

NORMAS:

• LAS FACTURAS DEBERÁN CONTENER PEDIDO DE MERCANCÍA DEBIDAMENTE REQUISITADO, SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR LA FARMACIA, ALMACÉN DE FARMACIA, NOTA DE CARGO POR DEVOLUCIÓN EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS EN LA FACTURA Y NOTA DE CRÉDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR.

• LOS CHEQUES DEBERÁN LLEVAR LA FIRMA DEL DIRECTOR - GERENTE

Y DEL SUBDIRECTOR DE FINANZAS. • LOS CHEQUES PARA SU PROTECCIÓN DEBERÁN CONTENER LA

LEYENDA DE NO NEGOCIABLE.

• EN CASO DE QUE LA SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN NO AUTORICE EL PAGO AL PROVEEDOR, LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DEBERÁ ELABORAR UN NUEVO CHEQUE.

FRECUENCIA:

DOS VECES POR SEMANA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Pago a Proveedores

1 2 3 4

4-A 5

5-A 6

6-A 7

Recibe del Departamento de Control Administrativo la siguiente documentación: • Factura • Pedido de mercancía • Nota de cargo, en caso de haber diferencias. Sella de recibido cada factura. Separa facturas de acuerdo a su fecha de vencimiento, proveedor y farmacia. Emite listado del Sistema Pago a Proveedores para validación de captura vs. factura. ¿Está correcta la captura? No: Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Regresa a la actividad número 4. Si: Verifica si existen devoluciones por caducidad. ¿Hay devoluciones por caducidad? Si: Busca factura en la cual se pueda afectar. Conecta con la actividad número 6. No: Verifica si hay notas de cargo. ¿Existen notas de cargo? Si: Elabora la nota de cargo para que sea afectada en la factura correspondiente. Conecta con la actividad número 7. No: Elabora el cálculo de importe a pagar.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



Subdirector de Finanzas

8 9

10

10-A

11

12

13

14

14-A

15

Accesa al Sistema Pago a Proveedores y captura cheque. Solicita, recibe del Jefe del Departamento de Caja juego de cheques (consta del cheque y dos copias) e imprime cheque. Verifica juego de cheques contra factura y soportes. ¿Están correctos los datos? No: Cancela juego de cheque. Regresa a la actividad número 8. Si: Firma póliza cheque e integra paquete, que contiene: • Cheque y póliza cheque (dos tantos) • Factura • Pedido de mercancía • Nota de cargo, en caso de existir diferencias. • Nota de crédito expedida por el proveedor o Nota de

Cargo elaborada por Pago a Proveedores. Emite listado de cheques expedidos en 6 tantos y distribuye de la siguiente manera: 1.- Departamento de Caja. 2 y 3.- Subdirección de Comercialización. 4.- Pago a Proveedores. 5.- Paquete de Cheques. 6.- Subdirector de Finanzas. Turna al Subdirector de Finanzas paquete de cheques. Recibe listado de cheques y paquete “A” y verifica importes de pago. ¿Están correctos los pagos? No: Devuelve documentos para correcciones. Regresa a la actividad número 14. Si: Turna documentos a la Subdirección de Comercialización


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



16

17

18

para autorización de pago a proveedor con las siguientes firmas. Firma 1.- Subdirector de Comercialización. Firma 2.- Jefe del Departamento de Supervisión. Recibe de la Subdirección de Comercialización documentos autorizados y firma cheques. Recaba del Director-Gerente firma de cheques. Turna documentos al Jefe del Departamento de Caja para la entrega del cheque al proveedor. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: REALIZACION DEL PAGO A PROVEEDORES.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO A PROVEEDORES DE FARMACIAS Y ALMACÉN DE FARMACIAS.

NOTA DE CARGO

PEDIDO DEMERCANCIAS

INICIO

RECIBE

FACTURAS

SELLA DE RECIBIDO

¿ES CORRECTA?

VERIFICA SI EXISTEN

DEVOLUCIONES POR

CADUCIDAD

REALIZA CORRECCION

FACTURA

NO

SI

DEPTO. DE CONTROLADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIONDE FINANZAS

1

ADJUNTA A FACTURA

PARA APLICAR

DEVOLUCIONPOR CADUCIDAD

1

ENCARGADO DEPAGO A PROVEEDORES

¿EXISTEN?SI

NO2

VERIFICA SI HAY NOTAS DE

CARGO

SEPARA SEGUN VENCIMIENTO, PROVEEDOR Y

FARMACIA

FACTURA

REGISTRA EN SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES Y EMITE LISTADO DE VALIDACION LISTADO DE

VALIDACION

REGISTRA FACTURA EN BASE DE DATOS

DE PAGO A PROVEEDORES

CORRECCION DE FACTURA EN BASE

DE DATOS DE PAGO A PROVEEDORES

1

2



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN


c-5

LISTADODE CHEQUES

CHEQUE

NOTA DE CREDITONOTA DE CARGO

SOPORTES

FACTURA

1

ADJUNTA A FACTURA

PARA APLICAR

NOTA DE CARGO

¿EXISTEN?SI

NO3

ELABORA CALCULO DE IMPORTE A

PAGAR3

REGISTRA EN SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES

REGISTRA NUMERO DE CHEQUE EN BASE DE DATOS DE PAGO

A PROVEEDORES4

SOLICITA JUEGO DE CHEQUES,

RECIBE E IMPRIME

VERIFICA CHEQUE CONTRA

FACTURA Y SOPORTES CHEQUE

CANCELA

JUEGO DE CHEQUES¿ESTAN

CORRECTOS?

SI

NO

4

FIRMA POLIZA CHEQUE E INTEGRA

PAQUETE "A"

EMITE Y DISTRIBUYE

PEDIDOFACTURA

CHEQUEPOLIZA CHEQUE

2

COPIA 1: DEPTO. DE CAJACOPIA 2 Y 3: SUBD. DE COMERCIALIZACIONCOPIA 4: OFICINA PAGO A PROVEEDORESCOPIA 5: PAQUETE DE CHEQUESCOPIA 6: SUBDIRECTOR DE FINANZAS

c-4

LISTADODE CHEQUES

2-3

LISTADODE CHEQUES

c-1

LISTADODE CHEQUES



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN


CHEQUES

TURNA

PAQUETE "A"

LISTADO DE

CHEQUES

RECIBE Y VERIFICA

IMPORTESPAQUETE "A"

LISTADO DE

CHEQUES

2

¿ESTAN CORRECTOS

LOS PAGOS?

SI

NO

DEVUELVE JUEGO DE CHEQUES

5TURNA Y SOLICITA

AUTORIZACION

RECIBE DOCTOS. AUTORIZADOS Y

FIRMADOS, FIRMA CHEQUES

RECABA FIRMA

CHEQUES

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION


DIRECTOR-GERENTE

3



PAQUETE "A"

LISTADO DE

CHEQUES

5



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN


TURNA

PAQUETES "A"

LISTADO DE

CHEQUES

JEFE DEL DEPTO. DE CAJA

FIN

3




PAGO A PROVEEDORES DE FARMACIAS, ELECTRODOMÉSTICOS Y ALMACÉN DE FARMACIAS VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA.

OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAÍDOS POR LAS COMPRAS EN LAS FARMACIAS, TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS Y ALMACÉN DE FARMACIAS.

NORMAS:

• LAS FACTURAS DEBERÁN CONTENER PEDIDO DE MERCANCÍA DEBIDAMENTE REQUISITADO, SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR LA FARMACIA, ALMACÉN DE FARMACIA, NOTA DE CARGO POR DEVOLUCIÓN (EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS EN LA FACTURA Y NOTA DE CRÉDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR).

• LA AUTORIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA BANCARIA

DEBERÁ CONTAR CON LA FIRMA DE DOS DE LAS TRES AUTORIZADAS ANTE LA INSTITUCIÓN BANCARIA.

FRECUENCIA:

SEMANAL. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Pago a Proveedores

1 2 3 4

4-A 5

5-A 6

6-A

Recibe del Departamento de Control Administrativo la siguiente documentación: • Factura • Pedido de mercancía • Nota de cargo (en caso de haber diferencias). Sella de recibido cada factura y las separa de acuerdo a su fecha de vencimiento, proveedor y farmacia. Accesa al Sistema de Proveedores y captura información (facturas de electrodomésticos y los pagares únicos establecidos a través de los convenios. Emite listado del Sistema Pago a Proveedores para validación de captura contra factura. ¿Es correcta la captura? No: Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Regresa a la actividad No. 4. Si: Verifica si existen devoluciones por caducidad. ¿Hay devoluciones por caducidad? Si: Busca factura en la cual se pueda afectar. Conecta con la actividad No. 6. No: Verifica si hay notas de cargo. ¿Existen notas de cargo? Si: Elabora formato de nota de crédito para la afectación en la factura correspondiente. Conecta con la actividad No.7. No:


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



Subdirector de Finanzas

7 8 9

10

10-A

11

12

12-A

13

Determina el cálculo de importe a pagar. Captura las facturas (número de transferencia, fecha de pago, proveedor, sucursal y el número de factura) que serán pagadas vía transferencia bancaria en el Sistema de Pago a Proveedores. Accesa al Sistema de Pago a Proveedores y emite un listado de las facturas que serán pagadas vía transferencia bancaria. Verifica el listado de las facturas que serán pagadas vía transferencia bancaria contra factura y soportes. ¿Están correctos los datos? No: Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Regresa a la actividad número 9. Si: Integra paquete, que contiene: • Listado de transferencias (dos tantos) • Factura • Pedido de mercancía • Nota de cargo (en caso de existir diferencias). • Nota de crédito expedida por el proveedor o Nota de

Cargo elaborada por Pago a Proveedores. Y lo turna al Subdirector de Finanzas. Recibe documentos y verifica importes de pago. ¿Están correctos? No: Devuelve documentos para corrección. Regresa a la actividad 10. Si: Turna documentos a la Subdirección de Comercialización para autorización de pago a proveedores con las siguientes firmas: Firma 1.- Subdirector de Comercialización. Firma 2.- Jefe del Departamento de Supervisión.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



Oficina de Pago a Proveedores. Subdirector de Finanzas. Oficina de Pago a Proveedores.

14

15

16

17

18

19

20

Recibe de la Subdirección de Comercialización documentos autorizados, sella de recibido y turna a Oficina de Pago a Proveedores. Recibe listado de facturas que serán pagadas vía transferencia debidamente sellados y autorizados, envía por correo electrónico el monto de las transferencias al Subdirector de Finanzas. Recibe información vía correo electrónico, realiza la transferencia correspondiente e imprime el reporte de las transferencias y los comprobantes de operación. Turna a la Oficina de Pago a Proveedores el reporte de las transferencias y los comprobantes de operación. Recibe el reporte de las transferencias y los comprobantes de operación para su archivo provisional. Los días martes y viernes de cada semana. Verifica con el Proveedor el reporte de las transferencias y los comprobantes de operación y entrega al proveedor el comprobante de operación. A fin de mes. Elabora un reporte de los pagos a proveedores del mes y un reporte del IVA y los turna al Departamento de Contabilidad para el registro contable que sea necesario. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO A PROV. DE FCIAS., ELECTRO. Y ALMACÉN DE FCIAS. VÍA TRANSF. ELEC.

NOTA DE CARGO

PEDIDO DEMERCANCIAS

INICIO

RECIBE FACTURAS

¿ES CORRECTA?

VERIFICA SI EXISTEN

DEVOLUCIONES POR

CADUCIDAD

REALIZA CORRECCION

NO

SI


1

ADJUNTA A FACTURA

PARA APLICAR

1

OFICINA DE PAGO A PROVEEDORES

¿EXISTEN?SI

NO2

VERIFICA SI HAY NOTAS DE

CARGO

SELLA Y SEPARA SEGUN FECHA DE

VENCIMIENTO, PROVEEDOR Y

FARMACIA

REGISTRA EN SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES Y EMITE LISTADO DE VALIDACION

LISTADO DE VALIDACION





1

2

NOTA DE CARGO

PEDIDO DEMERCANCIAS

FACTURAS

FACTURA

DEVOLUCIONPOR CADUCIDAD



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO A PROV. DE FCIAS., ELECTRO. Y ALMACÉN DE FCIAS. VIA TRANSF. ELEC.

FACTURAS

NOTA DE CREDITO

SOPORTES

FACTURA

1

ELABORA PARA AFECTACION

CORRESPONDIENTE

NOTA DE CARGO

¿EXISTEN?SI

NO3

DETERMINA CALCULO DEL

IMPORTE A PAGAR

3

REGISTRA EN SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES LAS QUE SERAN

PAGADAS VIA TRANSFERENCIA

BANCARIA

GENERA ARCHIVO DE TRANSPASO DE DATOS ENTRE

SISTEMAS4

VERIFICA LISTADO DE

TRANSFERENCIA BANCARIA VS FACTURA Y SOPORTES

LISTADO DE TRANSFERENCIA

VERIFICA CORRECCIONES

¿ESTAN CORRECTOS?

SI

NO

4

INTEGRA PAQUETE "A" Y LO TURNA

RECIBE PAQUETE "A" Y VERIFICA IMPORTES DE

PAGO

NOTA DE CARGO

PEDIDO

FACTURA

LISTADO DETRANSFERENCIAS

PAQUETE "A"

2



3



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO A PROV. DE FCIAS., ELECTRO. Y ALMACÉN DE FCIAS. VIA TRANSF. ELEC.

COMPROBANTE DE OPERACION

REPORTE DE

TRANSFERENCIAS

2

¿ESTAN CORRECTOS

LOS PAGOS?

SI

NODEVUELVE

PARA CORRECCION PAQUETE "A"

3

FIN

TURNA PAQUETE "A" PARA

AUTORIZACION DE PAGO A

PROVEEDORES

PAQUETE "A"

RECIBE PAQUETE "A" AUTORIZADO, SELLA Y TURNA

PAQUETE "A"

RECIBE TRANSFER PARA

CARGA EN SISTEMA

BANCARIO E IMPRIME




REPORTE DE

TRANSFERENCIASTURNA


REPORTE DE

TRANSFERENCIAS

RECIBE Y LOS MANTIENE

PROVISIONALMENTE


REPORTE DE

TRANSFERENCIASVERIFICA Y ENTREGA

REPORTE DE IVA

REPORTE DE

PAGO A PROVEEDORES

ELABORA MENSUALMENTE Y LOS TURNA PARA

SU REGISTRO CONTABLE


PROVEEDOR




ELABORACIÓN DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES DE ELECTRODOMÉSTICOS.

OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAÍDOS POR LAS TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS.

NORMAS:

• LAS FACTURAS DEBERÁN CONTENER PEDIDO DE MERCANCÍA O EN SU CASO NOTA DE VENTA DEBIDAMENTE REQUISITADA, SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR LA TIENDA, NOTA DE CARGO POR DEVOLUCIÓN EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS EN LA FACTURA Y NOTA DE CRÉDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR.

• LOS CHEQUES DEBERÁN LLEVAR LA FIRMA DEL DIRECTOR - GERENTE

Y DEL SUBDIRECTOR DE FINANZAS. • LOS CHEQUES PARA SU PROTECCIÓN DEBERÁN CONTENER LA

LEYENDA DE NO NEGOCIABLE.

• EN CASO DE QUE LA SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN NO AUTORICE EL PAGO AL PROVEEDOR, LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DEBERÁ ELABORAR UN NUEVO CHEQUE.

FRECUENCIA:

DOS VECES POR SEMANA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Pago a Proveedores Departamento de Caja Oficina de Pago a Proveedores.

1 2 3 4

4-A 5

5-A 6 7

8

Recibe del Departamento de Control Administrativo la siguiente documentación: • Factura • Pedido de mercancía o nota de venta. • Nota de cargo (en caso de haber diferencias). Sella de recibido cada factura y las separa de acuerdo a su fecha de vencimiento y proveedor. Captura facturas en el Sistema de Pago a Proveedores de Electrodomésticos. Emite listado del Sistema Pago a Proveedores Electrodomésticos para validación de captura vs. factura, ¿Está correcta la captura? No: Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores Electrodomésticos. Regresa a la actividad número 3. Si: Verifica si hay notas de crédito. ¿Existen notas de crédito? Si: Elabora el cálculo de importe a pagar. Conecta con la actividad número 6. No: Turna al Departamento de Caja cálculo con las facturas anexas para solicitar los respectivos cheques. Asigna cheque por proveedor, elabora póliza cheque y devuelve a la Oficina de Pago Proveedores. Elabora cheque y lo captura en el Sistema Pago a Proveedores Electrodomésticos para realizar el cambio de situación de la factura.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



Subdirector de Comercialización. Subdirector de Finanzas. Oficina de Pago a Proveedores.

9

10

10-A

11

12

13

14

Emite listado en 4 tantos, anexa a paquete “A” y distribuye de la siguiente manera: • 1 y 2.- Comercialización • 3.- Departamento de Caja • 4.- Archivo. Recibe listado y paquete “A” y verifica que los cheques estén correctos. ¿Están correctos? No: Devuelve para correcciones. Regresa a la actividad número 8. Sí: Firma la póliza cheque y lo turna al Subdirector de Finanzas. Recibe póliza cheque y recaba firma del Director - Gerente. Regresa documentación a la Oficina de Pago a Proveedores debidamente firmada. Recibe documentación y los turna al Departamento de Caja para la entrega de cheque al proveedor. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: ENTREGA DEL CHEQUE A PROVEEDORES.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

ELABORAR CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES DE ELECTRODOMÉSTICOS.

FACTURAS

NOTA DE CARGO

PEDIDO DEMERCANCIAS

INICIO

RECIBE

FACTURAS

SELLA DE RECIBIDO

¿ES CORRECTA?

VERIFICA SI EXISTEN NOTAS

DE CREDITO

REALIZA CORRECCION

NO

SI


SUBDIRECCIONDE FINANZAS

1

ELABORA CALCULO DE IMPORTE A

PAGAR

1

ENCARGADO DEPAGO A PROVEEDORES

¿EXISTEN?SI

NO

2

TURNA CALCULO


LISTADO DE VALIDACION





1

2

NOTA DE CARGO

PEDIDO DEMERCANCIAS

FACTURAS

EMITE LISTADO DE VALIDACION

DE CAPTURA CONTRA

FACTURAS

PAGARES

FACTURAS

NOTA DE CREDITO

FACTURA

CALCULO

DEPTO. DE CAJA



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN


1

ASIGNA POR PROVEEDOR, ELABORA Y DEVUELVE


REGISTRA NUMERO DE CHEQUE EN BASE DE DATOS DE PAGO

A PROVEEDORES3

EMITE Y DISTRIBUYE

RECIBE Y VERIFICA

LISTADO DE CHEQUES Y

PAQUETE "A"

DEVUELVE PARA

CORRECCION¿ESTAN

CORRECTOS?

SI

NO

3

FIRMA Y TURNA

RECIBE Y RECABA FIRMAS


PAQUETE "A"

POLIZA CHEQUE

2

CHEQUE

DEPTO. DE CAJA


POLIZACHEQUE


PAQUETE "C"


PAQUETE "B"


PAQUETE "A"DEPTO. DE CAJA

SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION

C

SUBDIRECCION DECOMERCIALIZACION

SUBDIRECCION DE FINANZAS


PAQUETE "A"

POLIZA CHEQUE

DIRECTOR-GERENTESUBDIRECCION

DE FINANZAS



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN


2

FIN

REGRESA DEBIDAMENTE

FIRMADA

RECIBE Y TURNA PARA

ENTREGA


PAQUETE "A"

POLIZA CHEQUE



PAQUETE "A"

POLIZA CHEQUE

DEPARTAMENTO DE CAJA/PROVEEDOROFICINA DE PAGOA PROVEEDORES




PAGO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS Y/O INVERSIONES EN MOBILIARIO Y EQUIPO.

OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LA INSTITUCION.

NORMAS:

• LA PROGRAMACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS Y EN LOS PROGRAMAS DE ADQUISICIONES DE MOBILIARIO Y EQUIPO AUTORIZADO.

• LOS CHEQUES DEBERAN CONTAR CONLA FIRMA DEL DIRECTOR-

GERENTE Y EL SUBDIRECTOR DE FINANZAS. FRECUENCIA:

DIARIO. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirección de Finanzas Departamento de Caja Subdirector de Finanzas

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del Subdirector de Administración y/o Subdirector de Comercialización orden de pago de servicios y compras. Verifica (recibo, facturas, cédula de cotizaciones debidamente requisitadas ó comprobante de gastos con las autorizaciones correspondientes) Turna al Departamento de Caja la orden de pago y soportes. Elabora cheque y póliza cheque, los anexa a los soportes y turna los documentos al Subdirector de Finanzas. Verifica cheque, póliza cheque y soportes y firma cheques. Recaba firma del Director-Gerente en los cheques. Devuelve cheques firmados al Departamento de Caja para su pago al proveedor o acreedor. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO DE GASTOS DE ADMÓN. Y SERV. Y/O INVERSIONES EN MOBILIARIO Y EQUIPO.

SOPORTES

SOPORTES

INICIO

RECIBE 0 ORDEN DE

PAGO

VERIFICA

SUBDIRECCION DEFINANZAS

SOPORTES

0 ORDEN DE

PAGO

TURNA DEPTO. DE CAJA

ELABORA Y TURNA

POL CHEQUES

0CHEQUE

SUB. DE FINANZAS

VERIFICA Y FIRMA

SUBDIRECTOR DEFINANZAS

SOPORTES

POL CHEQUES

0CHEQUE

1

DEPTO. DECAJA

SUBDIRECTOR DECOMERCIALIZACION O ADMINISTRACION



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO DE GASTOS DE ADMÓN. Y SERV. Y/O INVERSIONES EN MOBILIARIO Y EQUIPO.

1

SOPORTES

RECABA FIRMAS

POL CHEQUES

0CHEQUE

SOPORTES

DEVUELVE

POL CHEQUES

0CHEQUE

DEPTO DE CAJA

FIN

DIRECTOR - GERENTE




PAGO DE COMPENSACIONES. OBJETIVO:

CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• LA PROGRAMACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS.

• MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES DE LA

INSTITUCIÓN VIGENTE.

• GACETA OFICIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ.

FRECUENCIA:

QUINCENAL. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector de Finanzas Director-Gerente Subdirector de Finanzas Departamento de Caja Subdirector de Finanzas Director-Gerente Subdirector de Finanzas

1 2 3

4 5

6 7 8 9

10

Elabora quincenalmente relación del personal que cobra compensación en formato de movimientos de asignación. Turna al Director-Gerente relación de compensaciones al personal para su autorización mediante firma. Verifica y firma relación de compensaciones para el pago de la quincena correspondiente; y devuelve al Subdirector de Finanzas la relación debidamente autorizada. Recibe documento autorizado y da instrucciones al Departamento de Caja para la elaboración del cheque por el total del pago. Recibe resumen de compensaciones, elabora cheque y devuelve al Subdirector de Finanzas resumen de compensaciones, cheque y cheque póliza. Recibe documentos, firma y endosa cheque y póliza cheque y recaba del Director-Gerente su autorización y endoso. Firma cheque, endosa y lo regresa al Subdirector de Finanzas para su pago. Envía cheque al banco para su cobro y elabora recibos individuales. Recibe dinero y procede a ensobretar los importes señalados en los recibos de compensaciones. Pasa el tiempo. /Llegada la fecha para el pago de compensaciones/ Entrega pago compensación al empleado, recaba la firma en el recibo y lo archiva de manera cronológica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO DE COMPENSACIONES

POLIZA CHEQUE

CHEQUE

INICIO

ELABORA RELACION DE

COMPENSACIONES

TURNA

VERIFICA, FIRMA Y

DEVUELVE


DIRECTORGERENTE

MOVIMIENTOS DE

ASIGNACION

DIRECTORGERENTE

RELACION DE COMPENSACIONES

SUBDIRECTOR DE FINANAZAS


RECIBE Y DA INSTRUCCIONES




RECIBE, ELABORA Y DEVUELVE




POLIZA CHEQUE

FIRMA, ENDOSA Y RECABA

AUTORIZACION

DIRECTOR-GERENTE

CHEQUE


FIRMA, ENDOSA Y REGRESA

PARA SU PAGO


CHEQUE

DIRECTOR-GERENTE

1



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

PAGO DE COMPENSACIONES

RECIBO

RECIBOS INDIVIDUALES

1

ENVIA PARA SU COBRO Y

ELABORA

BANCO

CHEQUE


RECIBE DINERO Y

ENSOBRETA RECIBOS DE COMPENSACIONES

/ LLEGADA LA FECHA DE PAGO /

ENTREGA,RECABA FIRMA Y ARCHIVA

PAGO DE COMPENSACION

FIN

C




TRANSFERENCIAS INTERBANCARIAS. OBJETIVO:

PROVEER DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS NECESARIOS A LAS DIFERENTES CUENTAS BANCARIAS DE LA INSTITUCIÓN PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES CONTRAÍDAS (CON LOS DERECHOHBAIENTES, PROVEEDORES DE SERVICIOS, CLIENTES Y GASTOS EN GENERAL.), ASÍ COMO INCREMENTAR O DISMINUIR LAS RESERVAS DIARIAS DE INVERSIÓN FINANCIERA.

NORMAS:

• SE REGIRÁ DE ACUERDO AL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS.

• LA AUTORIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA BANCARIA DEBERÁ CONTAR CON LA FIRMA DE DOS DE LAS TRES AUTORIZADAS ANTE LA INSTITUCIÓN BANCARIA.

• LA BITÁCORA DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA (DIARIA, SEMANAL O

MENSUAL) DEBERÁ CONTENER LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DE FINANZAS Y LA DEL VO. BO. DEL DIRECTOR/GERENTE.

FRECUENCIA: DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Caja. Subdirector de Finanzas

1 2 3 4 5

Identifica las necesidades del día de las Áreas (Departamento de Caja, Departamento de Prestaciones Sociales y Oficina de Pago a Proveedores) para realizar los movimientos de transferencia a fin de proveer de recursos económicos a las diferentes cuentas bancarias de la Institución. Realiza movimientos de alimentación de las cuentas bancarias, tomando los fondos de las reservas con vencimiento diario, incrementando o disminuyendo con firma electrónica. Recaba firma electrónica mancomunada del Director- Gerente o del sustituto para autorizar la transferencia. Realiza impresión: • Bitácora de trasferencia electrónica. • Soporte de los movimientos efectuados. Y turna al Director- Gerente para su Vo. Bo. Turna al Departamento de Contabilidad para su registro contable y archivo permanente: • Bitácora de trasferencia electrónica. • Soporte de los movimientos efectuados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN



SUB. DE FINANZAS

DIRECCIÓN

TRANSFERENCIAS INTERBANCARIAS.

INICIO

RECIBE REQUERIMIENTO

ECONOMICO PARA TRANSFERIR

RECURSOS A LAS CUENTAS

BANCARIAS

RECABA FIRMA ELECTRONICA

PARA AUTORIZAR TRANSFERENCIA

REALIZA MOVIMIENTOS DE ALIMENTACION DE

LAS CUENTAS BANCARIAS CON

FIRMA ELECTRONICA

REALIZA IMPRESION Y TURNA PARA

Vo. Bo.

FIN


DEPARTAMENTODE CAJA

TURNA PARA SU REGISTRO Y

ARCHIVO DEFINITIVO

SOPORTE MOVIMIENTO 5

BITACORA DE TRANSFERENCIA

ELECTRONICA

SOPORTE MOVIMIENTO 5

BITACORA DE TRANSFERENCIA

ELECTRONICA



DEPARTAMENTO

DE

PRESTACIONES SOCIALES




AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE. OBJETIVO:

OBTENER DEL DERECHOHABIENTE SUS DATOS PERSONALES, ASI COMO PROPORCIONARLE UNA IDENTIFICACIÓN.

NORMAS:

• LA AFILIACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

DIARIO. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Oficina de Afiliación. Derechohabiente. Oficina de Afiliación. Derechohabiente. Oficina de Afiliación.

1 2

3

4 5 6

6-A 7

Recibe de el derechohabiente petición verbal para afiliarse. Solicita al derechohabiente requisitos documentales: • Original y Copia del Primer nombramiento o

constancia de ingreso al servicio ó credencial del I.P.E.

• Original y Copia del Acta de nacimiento. • Original y Copia de la credencial de elector. • Original y copia del último talón de pago. • Una fotografías tamaño infantil. Entrega requisitos documentales a la Oficina de Afiliación. Confirma en el Sistema de Afiliado que el Derechohabiente no este afiliado, proporciona tarjetón de afiliación y le solicita al derechohabiente el llenado del mismo. Entrega formato a la Oficina de Afiliación. Recibe tarjetón de afiliación, coteja y verifica los datos proporcionados con base a la información recibida. ¿Están correctos los datos? No: Rechaza y devuelve tarjetón de afiliación al derechohabiente para su corrección. Regresa a la actividad número. 5. Si: Devuelve al derechohabiente la siguiente documentación: • Original del Acta de nacimiento. • Original de la Credencial de elector. • Original del Primer nombramiento o constancia de

ingreso. • Original del Último talón de pago.



SUB. DE FINANZAS



8 9

10

11

12

13

14

Recaba las huellas digitales del derechohabiente y pega la fotografía solicitada. Asigna número de afiliación (consta de diez caracteres; donde los dos primeros dígitos pertenecen al año de nacimiento, los siguientes dos dígitos al año de ingreso al servicio, el quinto dígito es un carácter alfabético que indica el sexo y los últimos cinco dígitos son un número consecutivo asignado por la Institución). Informa al derechohabiente para que realice el pago de la credencial de afiliación. Recibe ticket de pagado y realiza el vaciado de los datos del derechohabiente a la credencial y toma fotografía para realizar la impresión. Entrega credencial de afiliación que identifica al derechohabiente. Abre expediente del derechohabiente. Captura la información actualizada en el sistema de base de datos y archiva el tarjetón de afiliación y la fotografía en un orden numérico y definitivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE.

FOTOGRAFIA INFANTIL

O-1

ULTIMO TALON DE PAGO

O-1

CREDENCIAL ELECTOR

INICIO

RECIBE PETICION

VERBAL PARA AFILIARSE

OFICINA DE AFILIACIONDERECHOHABIENTE

O-1

ACTA DE NACIMIENTO

O-1 NOMBRAMIENTO

O CONSTANCIA DE INGRESOS

SOLICITA REQUISITOS

ENTREGA REQUISITOS

DERECHOHABIENTE

PROPORCIONA TARJETON Y

SOLICITA LLENADO

OFICINA DEAFILIACION

FOTOGRAFIA INFANTIL

O-1


O-1

CREDENCIAL ELECTOR

O-1

ACTA DE NACIMIENTO

O-1 NOMBRAMIENTO


VERIFICA AFILIACIÓN POR NOMBRE EN BASE DE DATOS

SPS2000

1

DERECHOHABIENTEENTREGA

OFICINA DE AFILIACION

OFICINA DE AFILIACION RECIBE TARJETON DE

AFILIACIÓN, COTEJA Y VERIFICA

TARJETON DE AFILIACIÓN

TARJETON DE AFILIACIÓN

DERECHOHABIENTE

¿ESTAN CORRECTOS?

RECHAZA PARA CORRECIÓN

NO

SI

1

1

O


O

CREDENCIAL ELECTOR

O

ACTA DE NACIMIENTO

O NOMBRAMIENTO


DEVUELVE




SUB. DE FINANZAS

AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE.

FOTOGRAFIA

CREDENCIAL DE

AFILIACION

TARJETON DE AFILIACION

RECABA HUELLA

DIGITAKES Y PEGA

INFORMA PAGUE

COSTO DE AFILIACIÓN

DERECHOHABIENTE

TICKET DE PAGADO

RECIBE, VACIA

DATOS Y FOTOGRAFÍA

ASIGNA NUMERO DE AFILIACION

EXPEDIENTEABRE

1

FOTOGRAFIA INFANTIL

DERECHOHABIENTE

ENTREGA

CREDENCIAL DE

AFILIACION

CAPTURA EN SISTEMA BASE DE DATOS

SPS2000TARJETON DE

AFILIACION

N

FIN




RENOVACIÓN DE LA CREDENCIAL DE AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE. OBJETIVO:

ACTUALIZAR LA VIGENCIA DE LA IDENTIFICACIÓN QUE ACREDITA AL DERECHOHABIENTE COMO AFILIADO A ESTA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• SE ELABORARA UNA NUEVA CREDENCIAL POR MOTIVOS DE EXTRAVIO O VENCIMIENTO.

• EL DERECHOHABIENTE AL SOLICITAR LA RENOVACIÓN DE LA CREDENCIAL DE AFILIACIÓN DEBERÁ PRESENTAR SU TICKET DE PAGO.

• LA ACTUALIZACIÓN DE LA AFILIACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO

ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

DIARIO. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Oficina de Afiliación. Derechohabiente. Oficina de Afiliación.

1 2 3 4

4-A 5 6 7

Recibe solicitud verbal del derechohabiente para renovar la credencial de afiliación (sea por vencimiento o extravío). Solicita al derechohabiente los siguientes requisitos: • Original y Copia del último talón de pago. • Original y copia de credencial de elector. • Ticket de pago. Entrega requisitos solicitados a la Oficina de Afiliación. Solicita la derechohabiente anotar la siguiente información en la copia del talón de pago. • Fecha de ingreso • Domicilio • Localidad y Municipio • Código postal • Teléfono particular • E-mail ¿Son correctos los datos? No: Corrige lo necesario en el sistema de base de datos y si es necesario en el tarjetón de afiliación (cambio de nombre ó fecha de ingreso). Conecta con la actividad número 5. Si: Devuelve al derechohabiente el último talón de cobro. Y la credencial de elector. Realiza el vaciado de los datos del derechohabiente al formato de credencial y toma fotografía para realizar la impresión. Entrega credencial al derechohabiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

RENOVACIÓN DE LA CREDENCIAL DE AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE.

CREDENCIAL DE ELECTOR

TICKETDE PAGO


INICIO

RECIBE SOLICITUD

VERBAL PARA RENOVACION

SOLICITA REQUISITOS



DERECHOHABIENTE

ENTREGA REQUISITOSDERECHOHABIENTE



¿SON CORRECTOS

LOS DATOS?

NO

SI

CORRIGE

DEVUELVE

ULTIMO TALON DE COBRO

REALIZA VACIADO DE

INFORMACION Y TOMA FOTO

NUEVO FORMATO DE CREDENCIAL

CON FOTOGRAFIA

DERECHOHABIENTE

FIN

BASE DE DATOSDERECHOHABIENTE

ENTREGANUEVO FORMATO

DE CREDENCIAL CON FOTOGRAFIA

TICKETDE PAGO



SOLICITA ANOTAR

INFORMACION

TARJETON DE AFILIACION

1

1




OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO. OBJETIVO:

OTORGAR AL DERECHOHABIENTE QUE LO SOLICITE UN PRESTAMO A CORTO PLAZO, MISMO QUE SE PROPORCIONARÁ EN CONDICIONES IGUALES A TRABAJADORES ACTIVIOS O PENSIONADOS.

NORMAS:

• CAPITULO VII, EN SUS ARTICULOS 44 AL 47 EN TERMINOS DE LA LEY

DEL S.S.T.E.E.V.

• LOS PRESTAMOS SE REGIRAN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

• MANUAL DE CALIDAD. • AL CIERRE DEL MES, DEBERA ELABORAR REPORTE MENSUAL EN UN

RESPALDO MAGNETICO Y TURNARLO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

• EL PAGARE SE ENCUENTRA INTEGRADO EN EL FORMATO SOLICITUD

DE PRESTAMO A CORTO PLAZO, EL CUAL, ES VALIDO UNA VEZ AUTORIZADO Y FIRMADO POR EL DERECHOHABIENTE.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Oficina de Préstamos.

1 2 3

4

4-A 5 6

6-A

Recibe del derechohabiente solicitud verbal para préstamo (sea activo ó jubilado). Solicita al derechohabiente original y copia de la siguiente documentación: • Ultimo talón de pago del interesado y del fiador. • Credencial de afiliación del SSTEEV y de elector

vigente del interesado y del fiador (en el caso de requerir).

• Solicitud de préstamo (proporcionada por la Oficina de Préstamos).

Pasa el tiempo. Recibe documentación solicitada del derechohabiente. Verifica documentos y revisa el llenado de la solicitud de préstamo. ¿Está correcta la solicitud? No: Rechaza y devuelve al derechohabiente. Regresa a la actividad número 3. Sí: Coteja la documentación requerida, devuelve los originales al derechohabiente y le da trámite a la solicitud de préstamo. Verifica en el sistema, si el derechohabiente tiene adeudo al SSTEEV (capítulo VII). ¿Tiene adeudo? Si: Descuenta al importe del préstamo el adeudo existente. Conecta con la actividad número 7.



SUB. DE FINANZAS



Jefe del Depto. de Prestaciones Sociales. Oficina de Préstamos.

7 8 9

9-A

10

11

12

13

No: Turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales la solicitud de préstamo y la documentación requerida del derechohabiente y del fiador para su autorización. Recibe documentos y solventa según sea el problema, autoriza el importe asignado y devuelve a la Oficina de Prestamos. Recibe la solicitud de préstamo y el talón de pago del derechohabiente y del fiador. ¿Se concede el préstamo? No: Devuelve toda la documentación al derechohabiente. Fin. Si: Captura la información en el sistema, registrando los datos del derechohabiente y del fiador. Entrega al derechohabiente una contraseña e indica la fecha de cobro del préstamo. Emite póliza cheque (2 tantos), cheque y comprobante, anexa la solicitud de préstamo y los turna al Departamento de Caja para su pago. Conecta con el procedimiento: PAGO DE CHEQUES DE PRESTAMOS A CORTO PLAZO Recibe póliza cheque (un tanto) y solicitud de préstamo y lo archiva (expediente) en forma temporal (1 año).



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Préstamos.

14

15

Elabora resumen diario de las solicitudes recibidas (dos tantos) lo distribuye de la siguiente manera: 1.- Subdirección de finanzas 2.- Contraloría Interna Elabora reporte mensual en dos tantos de movimientos generados por el otorgamiento de préstamos acumulados, entregando un tanto impreso y un respaldo magnético en diskette al Departamento de Contabilidad y mantiene la otra copia en archivo cronológico y temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO.

CREDENCIAL DE AFILIACION

ULTIMO TALON DE

PAGO

SOLICITUD DE PRESTAMO


INICIO

RECIBE SOLICITUD VERBAL DE PRESTAMO

SOLICITA

RECIBE1

OFICINA DE PRESTAMOS

DERECHOHABIENTE

ULTIMO TALON DE

PAGO

INTERESADO

FIADOR



ULTIMO TALON DE

PAGO



ULTIMO TALON DE

PAGO

INTERESADO

FIADOR

VERIFICA Y REVISA



ULTIMO TALON DE

PAGO



ULTIMO TALON DE

PAGO

INTERESADO

FIADOR

1




SUB. DE FINANZAS


TALON DE PAGO

SOLICITUD DE

PRESTAMO

1

¿ESTA CORRECTA

LA SOLICITUD?

RECHAZA Y DEVUELVE

1

DERECHOHABIENTE

NO



COTEJA, DEVUELVE Y

DA TRAMITE A LA SOLICITUD

SI

DERECHOHABIENTE

INTERESADO

FIADOR

VERIFICA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS

ADEUDOS

¿TIENE ADEUDO? 2

NO

SI

TURNA PARA AUTORIZACION

TALON DE PAGO

SOLICITUD DE PRESTAMO2

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

INTERESADO

FIADOR

2

DESCUENTA AL IMPORTE EL ADEUDO




SUB. DE FINANZAS



TALON DE PAGO FIADOR

TALON DE PAGO

INTERESADO

CHEQUE

2


RECIBE PARA AUTORIZAR O RECHAZAR Y DEVUELVE

TALON DE PAGO

INTERESADO



JEFE DEPTO. DEPRESTACIONESSOCIALES

RECIBEOFICINA DE PRESTAMOS


¿SE CONCEDE

EL PRESTAMO?

DEVUELVE


TALON DE PAGO

INTERESADO


NO

DERECHOHABIENTE

FIN

CAPTURA DE INFORMACION EN SISTEMA DE BASE

DE DATOS

ENTREGA TICKET

DERECHOHABIENTE

EMITE, ANEXA Y TURNA

O-2POLIZA

CHEQUE

3

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION DE

PRESTAMOS A CORTO PLAZO




SUB. DE FINANZAS


1REPORTE MENSUAL

OREPORTE MENSUAL

3

RECIBE1

POLIZA CHEQUE

SOLICITUD DE

PRESTAMO

A

ELABORAC

DEPTO. DE CONTABILIDAD

FIN

ELABORAY

DISTRIBUYE

0-2RESUMEN

DIARIO

SUBDIRECCION DE FINANZASUNIDAD DE CONTRALORIA INTERNA




RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO. OBJETIVO:

RECUPERAR A TRAVES DE LAS OFICINAS RETENEDORAS, LOS ABONOS QUE PARCIALMENTE LOS DERECHOHABIENTES ESTAN EFECTUANDO A CUENTA DE SU ADEUDO POR PRESTAMOS A CORTO PLAZO RECIBIDOS DEL S.S.T.E.E.V.

NORMAS:

• CAPITULO II Y VII DE LA LEY DE S.S.T.E.E.V.

• LA RECUPERACIÓN DE LOS PRÉSTAMOS SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Prestaciones Sociales. Oficina Retenedora (SEV, UV, IPE, SSTEEV y TEATRO DEL ESTADO) Departamento de Prestaciones Sociales.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Emite listado de cobranza a aplicar a los derechohabientes que tienen adeudo al SSTEEV por concepto de préstamos a corto plazo. Valida listado conforme a los saldos por cobrar acumulados, anexando los movimientos adicionales (altas y bajas). Determina importe de la cobranza a aplicar. Respalda en medio magnético (diskette ó USB) la información obtenida, en el caso de la SEV y UV se respalda en archivo digital. Envía listado definitivo (impreso, en diskette o en archivo digital) a la Oficina Retenedora, conservando un juego en el departamento. Mantiene listado y respaldo temporalmente. Llegada la fecha correspondiente. Efectúa la aplicación del descuento que el Departamento de Prestaciones Sociales del SSTEEV le remitió. Reporta al SSTEEV (Departamento de Prestaciones Sociales) los importes de los descuentos efectuados, para la elaboración de los recibos que se presentarán a cobro. Recibe listado y vía electrónica la información de los descuentos aplicados. Elabora recibos que serán presentados a la Oficina Retenedora al cobro. Recaba las siguientes firmas para autorización de los recibos: • Director-Gerente. • Subdirector de Finanzas. • Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Envía recibos de cobro a la Oficina Retenedora para el pago al SSTEEV.



SUB. DE FINANZAS



Oficina Retenedora. Departamento de Prestaciones Sociales.

13

14

15

16

17

Recibe cobros efectuados. Emite cheque ó notificación de transferencia electrónica interbancaria a favor del SSTEEV por los descuentos aplicados a los derechohabientes y lo envía al Departamento de Prestaciones Sociales. Recibe cheque ó notificación de transferencia electrónica interbancaria de la Oficina Retenedora. Elabora reportes de distribución de ingresos (original y 2 copias) por cada uno de los siguientes conceptos: • Préstamos. • Cuotas. • Aportaciones. • Créditos de farmacias • Créditos de Electrodomésticos Turna al Departamento de Caja los reportes de la distribución de ingresos (original) y el cheque cobrado, manteniendo de manera cronológica y definitiva la copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO.

INICIO

EMITEOFICINA DE PRESTAMOS LISTADO DE COBRANZA

VALIDA Y ANEXA

MOVIMIENTOS ADICIONALES

LISTADO DE COBRANZA

DETERMINA IMPORTE A

APLICAR

C-1LISTADO DE COBRANZA

0LISTADO DE COBRANZA

OFICINARETENEDORA

C-2LISTADO DE COBRANZAS C

LLEGADA LA FECHACORRESPONDIENTE

EFECTUA APLICACION

DE DESCUENTO

OFICINA RETENEDORA

1

DERECHOHABIENTE

RESPALDA INFORMACIÓN

ENVIA

CONSERVA




SUB. DE FINANZAS


1

REPORTA

LISTADO DE DESCUENTO

ELABORA RECIBO DE COBRO

RECIBELISTADO DE DESCUENTO

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONESSOCIALES (SSTEEV)

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONESSOCIALES

RECABA FIRMAS PARA

AUTORIZACIONRECIBOS DE

COBRO

DIRECTOR - GERENTESUBDIRECTOR DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE PREST. SOC.

ENVIA PARA PAGO AL SSTEEV

RECIBOS DE COBRO

OFNA. RETENEDORA

RECIBECOBROS

EFECTUADOSOFICINARETENEDORA

EMITE A FAVOR DEL SSTEEV Y

ENVIA

CHEQUE

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONES SOCIALES

2




SUB. DE FINANZAS


2

RECIBECHEQUE

DEPARTAMENTO DEPRESTACIONESSOCIALES

OFICINARETENEDORA

ELABORA POR CADA CONCEPTO:

PRESTAMO, CUOTA Y

APORTACIONES

0-1REPORTES DE

DISTRIBUCION DE INGRESOS

CHEQUE

TURNA 0-1REPORTES DE

DISTRIBUCION DE INGRESOS


C

FIN




ACTUALIZACIÓN DE SALDOS DE PRÉSTAMOS POR COBRAR. OBJETIVO:

MANTENER ACTUALIZADO EL RESUMEN ANALÍTICO DE LOS DERECHOHABIENTES DEUDORES DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO OTORGADOS POR EL S.S.T.E.E.V.

NORMAS:

• LA ACTUALIZACIÓN DE SALDOS SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO

ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

MENSUAL. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Oficina de Préstamos. Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Préstamos Departamento de Prestaciones Sociales.

1 2 3 4 5 6 7

7-A 8

Captura en el sistema de base de datos los importes de los préstamos que fueron otorgados durante el mes. Elabora listado auxiliar por cada uno de los deudores al SSTEEV para la recuperación de saldos, manejándose para control su número de afiliación. Concentra los documentos de la información relativa a los movimientos de préstamos que se generan por: • Préstamos otorgados. • Descuentos normales aplicados por la Oficina

Retenedora. • Pagos directos en ventanilla. • Reintegros por descuentos indebidos. • Cheques cancelados por las Oficinas Retenedoras. • Traspasos de saldos a fiadores. • Recuperación de saldos y remite información a la

Oficina de Préstamos. Actualiza saldos y emite listado previo de afectaciones de la información. Válida la información afectada, efectúa correcciones y emite listado impreso definitivo que sirve para analizar saldos. Analiza saldos acumulados al final del mes. Concilia saldos acumulados con el saldo del balance que presenta el Departamento de Contabilidad. ¿Existen Diferencias? Si: Aclara y corrige con el Departamento de Contabilidad. No: Elabora movimientos correspondientes para afectarlos en la próxima actualización. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

ACTUALIZACIÓN DE SALDOS DE PRÉSTAMOS POR COBRAR.

INICIO

CAPTURA PRESTAMOS EN EL SISTEMA DE BASE DE DATOS

ELABORA PARA CADA UNO DE LOS DEUDORES

LISTADO AUXILIAR

CONCENTRA MOVIMIENTOS

POR CADA CONCEPTO DE

PRESTAMO

ACTUALIZA SALDOS Y

TURNA

MOVIMIENTOS DE

PRESTAMO

VALIDA INFORMACION

Y TURNAMOVIMIENTOS DE PRESTAMO

DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

ANALIZA SALDOS

ACUMULADOSMOVIMIENTOS DE PRESTAMO

1


DEPARTAMENTOPRESTACIONES SOCIALES

OFICINA DEPRESTAMOS

DEPARTAMENTOPRESTACIONES SOCIALES




SUB. DE FINANZAS

ACTUALIZACIÓN DE SALDOS DE PRÉSTAMOS POR COBRAR.

BALANCE GENERAL

1

CONCILIA SALDOS

ACUMULADOS

MOVIMIENTOS DE

PRESTAMO DEPTO.DE

CONTABILIDAD

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

NO

ELABORAN MOVIMIENTOS

PARA EFECTUARLOS EN

LA PROXIMA ACTUALIZACION

MOVIMIENTOS DE

PRESTAMO

ACLARA Y CORRIGE

DEPTO.DE

CONTABILIDAD

FIN




REGISTRO DE DISPOSICIÓN TESTAMENTARIA. OBJETIVO:

RECIBIR DEL DERECHOHABIENTE SU VOLUNTAD DE ASIGNAR BENEFICIARIOS CON DERECHO AL COBRO DE LA POLIZA DE DEFUNCIÓN.

NORMAS:

• CAPITULO VIII DE LA LEY DEL S.S.T.E.E.V.

• LA DISPOSICIÓN TESTAMENTARIA SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

DIARIO. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Oficina de Pólizas.

1 2

2-A 3 4

Recibe del derechohabiente o de su sindicato la disposición testamentaria certificada por una autoridad que tenga fe pública (original y copia). Verifica que los datos sean correctos, de la disposición testamentaria. ¿Son correctos los datos? No: Rechaza y devuelve al derechohabiente o al sindicato la documentación presentada. Regresa a la actividad número 1. Si: Sella de recibido y devuelve al derechohabiente o al sindicato copia del testamento. Captura la información en el sistema de base de datos y archiva el testamento en forma alfabética y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

REGISTRO DE DISPOSICIÓN TESTAMENTARIA.




TRAMITACIÓN DE PAGO DE POLIZAS POR DEFUNCION. OBJETIVO:

CUBRIR EL IMPORTE DE LA POLIZA DE DEFUNCION A LOS BENEFICIARIOS SEÑALADOS POR EL DERECHOHABIENTE EN LA DISPOSICION TESTAMENTARIA, O A FALTA DE ESTE A LAS PERSONAS QUE ACREDITEN SU ENTRONCAMIENTO Y QUE HAYAN ACUDIDO A LA CONVOCATORIA EFECTUADA POR EL S.S.T.E.E.V.

NORMAS:

• CAPITULO VIII, ARTICULOS 48 AL 54 DE LA LEY DEL SSTEEV.

• EL PAGO DE LA PRESTACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3 4

4-A

5

5-A

Recibe del beneficiario o del sindicato, solicitud verbal de pago de póliza por defunción por el fallecimiento de un derechohabiente del SSTEEV. Solicita al beneficiario o sindicato la documentación requerida en original o copia certificada de: • Acta de nacimiento del derechohabiente. • Acta de defunción del derechohabiente. • Hoja curricular de servicios. • Baja del servicio por fallecimiento. • Solicitud de pago dirigida al Director-Gerente del

SSTEEV. • Acta de nacimiento de los beneficiarios. • Copia del último talón de cheque del beneficiario. • Copia de credencial de elector del beneficiario. Pasa el tiempo. Recibe del beneficiario o sindicato paquete de documentos e integra expediente. Verifica que los datos del expediente se encuentren correctos. ¿Son correctos los datos? No: Devuelve expediente. Regresa a la actividad número 3. Si: Verifica existencia de testamento. ¿Existe testamento? No: Elabora aviso (original y dos copias) para convocar a los beneficiarios que se consideren con derecho al pago de la póliza por defunción.



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Afiliación. Oficina de Préstamos y Electrodomésticos.

5-B

5-C 6 7 8 9

10

10-A

Distribuye aviso de la siguiente manera: Original: Sindicato del trabajador (si el tramite es sindical) Copia 1: Dirección de la ultima escuela donde laboro. Copia 2: Tabla de avisos del SSTEEV. Pasa el tiempo. Recibe oficio de respuesta del Sindicato y de la Dirección de la última escuela donde laboro el derechohabiente y lo turna a la Unidad Jurídica. Conecta con el procedimiento: EMISIÓN DE DICTAMENES. Conecta con la actividad número 7. Si: Elabora relación de solicitudes (original y copia), la anexa al expediente y lo turna a la Unidad Jurídica. Conecta con el procedimiento: EMISIÓN DE DICTEMANES. Recibe de la Unidad Jurídica original del dictamen, expediente del derechohabiente y relación de solicitudes (copia) y archiva de manera cronológica y definitiva el dictamen (original) y la relación de solicitudes (copia). Elabora relación de pagos (original y copia) y turna a la Oficina de Afiliación para anexar el número de afiliación. Anexa el número de afiliación y turna a la Oficina Préstamos y Electrodomésticos. Verifica si existen adeudos con la Institución. ¿Existen adeudos? Si: Descuenta de la relación de pago los adeudos existentes con la Institución.



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Pólizas. Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Pólizas.

11

12

13

13-A

14

15

16

17

Conecta con la actividad número 11. No: Turna a la Oficina de Pólizas relación de pagos (original y copia) y expedientes. Recibe relación de pagos y expedientes, elabora orden de pago (original y dos copias) y los turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para su autorización. Recibe y verifica la integración del expediente para su autorización. ¿Existe error? Si: Devuelve documentación a la Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 8. No: Solicita indicaciones al Subdirector de Finanzas para la calendarización de pagos (con base en la disponibilidad de efectivo) entregando a la Oficina de Pólizas las fechas de pagos. Autoriza y devuelve relación de pagos (original y copia), orden de pago (original y dos copias) y expediente a la Oficina de Pólizas. Recibe indicaciones de las fechas de pagos, expediente, relación de pagos (original y copia) y orden de pago (original y dos copias) autorizadas. Mantiene en archivo alfabético y provisional el expediente y una copia de la relación de pagos y turna al Departamento de Contabilidad la original de la relación de pagos y turna la orden de pago (original y dos copias) al Departamento de Caja. Conecta con el procedimiento de: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.



SUB. DE FINANZAS



18

19

Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Caja (una vez efectuado el pago correspondiente) la siguiente documentación: • Copia de Póliza cheque. • Copia de la Orden de pago. Anexa al expediente una copia de la orden de pago y una copia de la póliza cheque debidamente firmada de recibido por el beneficiario y archiva de manera alfabética y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

TRAMITACIÓN DE PAGO DE PÓLIZAS POR DEFUNCIÓN.

O-1

CREDENCIALDE ELECTOR

INICIO

RECIBE SOLICITUD VERBAL DE PAGO

POLIZA POR DEFUNCION

RECIBE PAQUETE "C"

E INTEGRA

¿SON CORRECTOS

LOS DATOS?

DEVUELVENO

SI

BENEFICIARIOO SINDICATO

OFICINA DEPOLIZAS

1

1

SOLICITA

VERIFICA DATOS

VERIFICA EXISTENCIA

DE TESTAMENTO

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

DERECHOHABIENTEO SINDICATO

1

O-1

TALONDE CHEQUE

O-1

SOLICITUDDE PAGO

O-1ACTA DE

NACIMIENTOBENEFICIARIO(S)

O-1

BAJA DEL SERVICIO

O-1

HOJA DE SERVICIO

O-1

ACTA DE DEFUNCION

O-1

ACTA DE NACIMIENTO

EXPEDIENTE "C":1.- Acta de Nacimiento2.- Acta de Defunción3.- Hoja de Servicio4.- Baja del Servicio5.- Acta de Nacimiento Beneficiario(s)6.- Solicitud de Pago7.- Ultimo Talón de Cheque8.- Credencial de Elector




SUB. DE FINANZAS


RELACION DE SOLICITUDES

1

RECIBE

EXPEDIENTE

DICTAMEN

2

2

UNIDAD JURIDICA

ELABORA, ANEXA Y TURNA

O-1RELACION DE SOLICITUDES

C

ELABORA Y TURNA

ANEXA AFILIACION Y TURNA PARA

VERIFICAR ADEUDOS

O-1

RELACIONDE PAGOS

OFICINA DE PRESTAMOS Y DEPTO. DE CTROL. ADMVO.

VERIFICA ADEUDOS

OFICINA DE PRESTAMOS YDEPTO. DE CTROL. ADMVO.

¿EXISTE?

ELABORA PARA CONVOCAR A

BENEFICIARIOS CON DERECHO

NO

SI

O-2

AVISO

DISTRIBUYE O-2

AVISO

RECIBE RESPUESTA Y

TURNA

O-2

AVISO

UNIDAD JURIDICA


EMISION DE DICTAMENES

UNIDAD JURIDICA

PASA EL TIEMPO

SINDICATO

SINDICATO

2

O-1

RELACIONDE PAGOS



AVISO O.- SINDICATOAVISO 1.- CENTRO DE TRABAJOAVISO 2.- AVISOS SSTEEV




SUB. DE FINANZAS


O-2

ORDEN DE PAGO

2

3

¿TIENE ADEUDO?

NO

SIDESCUENTA

ADEUDOS

O-1

RELACION DE PAGOS

3

TURNA

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS

OFICINA DE POLIZAS

3

RECIBE, ELABORA Y

TURNA

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS

JEFE DEL DEPTO. DEPRESTACIONES SOCIALES

OFICINA DE POLIZAS

O-2

ORDEN DE PAGO

RECIBE Y VERIFICA LA

INTEGRACION

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS


¿EXISTE ERROR?

NO

SIDESCUENTA

ADEUDOS

3

O-2

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO

SOLICITA INDICACIONES

PARA CALENDARIZACION

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

O-2

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y DEVUELVE

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS

OFICINA DE POLIZAS




SUB. DE FINANZAS


2

POLIZA CHEQUE

3




C

ANEXA Y MANTIENE 2

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTE

FIN

RECIBE1

POLIZA CHEQUE

1

ORDEN DE PAGO

O-2

ORDEN DE PAGO

RECIBE INDICACIONES

DE LAS FECHAS DE PAGO

EXPEDIENTES

O-1

RELACION DE PAGOS

O-2

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y DEVUELVE

EXPEDIENTES

1

RELACION DE PAGOS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD




TRAMITACIÓN DE PAGO DE MEDIA PÓLIZA POR DEFUNCIÓN. OBJETIVO:

CUBRIR A LOS DEUDOS DEL PENSIONADO EL BENEFICIO DE LA MEDIA POLIZA POR DEFUNCIÓN.

NORMAS:

• CAPITULO IX, ARTICULOS 61 Y 62 DE LA LEY DEL S.S.T.E.E.V.

• EL PAGO SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3 4

4-A 5

5-A

5-B

Recibe del beneficiario ó sindicato la solicitud verbal de pago de media póliza por defunción del derechohabiente pensionado. Solicita al beneficiario(s) o sindicato la siguiente documentación (original y copia): • Solicitud personal. • Acta de defunción del derechohabiente pensionado. • Acta de nacimiento del beneficiario(s). • Credencial de elector. Pasa el tiempo. Recibe paquete de documentos e integra el expediente. Verifica que los datos del expediente se encuentren correctos. ¿Son correctos los datos? No: Devuelve expediente. Regresa a la actividad número. 3. Si: Verifica existencia de testamento. ¿Existe testamento? No: Elabora aviso (original y dos copias) para convocar a los beneficiarios que se consideren con derecho al pago de la media póliza por defunción. Distribuye documento de la siguiente manera: Original: Sindicato del trabajador (si el tramite es sindical) Copia 1: IPE. Copia 2: Tabla de avisos del SSTEEV.



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Afiliación. Oficina de Préstamos y Departamento de Control Administrativos.

5-C 6 7 8 9

10

10-A

11

Pasa el tiempo. Recibe oficio de respuesta del Sindicato y del IPE y lo turna a la Unidad Jurídica. Conecta con el procedimiento: EMISIÓN DE DICTAMENES. Fin. Si: Elabora relación de solicitudes (original y copia) y la turna junto con el expediente a la Unidad Jurídica. Conecta con el procedimiento: EMISIÓN DE DICTEMANES. Recibe de la Unidad Jurídica original del dictamen, expediente del derechohabiente y relación de solicitudes (copia) y archiva de manera cronológica y definitiva el dictamen (original) y la relación de solicitudes (copia). Elabora relación de pagos (original y copia) y turna a la Oficina de Afiliación. Anexa el número de afiliación y turna a la Oficina Préstamos y Departamento de Control Administrativo para ver si existen adeudos con la Institución. Verifica si existen adeudos con la Institución. ¿Existen adeudos? Si: Descuenta de la relación de pagos los adeudos existentes con la Institución. Conecta con la actividad número 11. No: Turna a la Oficina de Pólizas relación de pagos (original y copia) y expedientes.



SUB. DE FINANZAS




12

13

13-A

14

15

16

17

Recibe relación de pagos y los expedientes, elabora orden de pago (original y dos copias) y los turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para su autorización. Recibe y verifica la integración del expediente para su autorización. ¿Existe error? Si: Devuelve documentación a la Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 8. No: Solicita indicaciones al Subdirector de Finanzas para la calendarización de pagos, con base en la disponibilidad de efectivo, entregando a la Oficina de Pólizas las fechas de pagos. Autoriza y devuelve relación de pagos (original y copia), orden de pago (original y dos copias) y expediente a la Oficina de Pólizas. Recibe indicaciones de la fechas de pagos, expediente, relación de pagos (original y copia) y orden de pago (original y dos copias) autorizadas. Mantiene en archivo alfabético y provisional el expediente y una copia de la relación de pagos y turna al Departamento de Contabilidad la original de la relación de pagos y turna la orden de pago (original y dos copias) al Departamento de Caja. Conecta con el procedimiento de: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. Pasa el tiempo.



SUB. DE FINANZAS



18

19

Recibe del Departamento de Caja una vez efectuado el pago correspondiente la siguiente documentación: • Copia de la póliza cheque. • Copia de la orden de pago. Anexa al expediente una copia de la orden de pago y una copia de la póliza cheque debidamente firmada de recibido por el beneficiario y archiva de manera alfabética y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

TRAMITACIÓN DE PAGO DE MEDIAS PÓLIZAS POR DEFUNCIÓN.

INICIO

RECIBE SOLICITUD VERBAL DE PAGO DE MEDIA POLIZA ANTICIPADA POR

DEFUNCION

RECIBE PAQUETE "A" E INTEGRA

¿SON CORRECTOS

LOS DATOS?

DEVUELVENO

SI


OFICINA DEPOLIZAS

1

1

SOLICITA

VERIFICA DATOS

VERIFICA EXISTENCIA

DE TESTAMENTO


ACTA DE NACIMIENTO DEL

BENEFICIARIO

ACTA DEDEFUNCION

SOL. PERSONAL

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE



ACTA DE NACIMIENTO DEL

BENEFICIARIO

ACTA DEDEFUNCION

SOL. PERSONAL

1




SUB. DE FINANZAS



1

RECIBE

EXPEDIENTE

DICTAMEN

2

2

UNIDAD JURIDICA


O-1RELACION DE SOLICITUDES

C

ELABORA Y TURNA


VERIFICAR ADEUDOS

O-1

RELACIONDE PAGOS


VERIFICA ADEUDOS


¿EXISTE?



NO

SI

AVISO

DISTRIBUYE

AVISO

RECIBE RESPUESTA Y

TURNAAVISO

UNIDAD JURIDICA



UNIDAD JURIDICA

PASA EL TIEMPO

SINDICATO

SINDICATO

2

O-1

RELACIONDE PAGOS






SUB. DE FINANZAS


ORDEN DE PAGO

2

3

¿TIENE ADEUDO?

NO

SIDESCUENTA

ADEUDOS

O-1

RELACION DE PAGOS

3

TURNA

EXPEDIENTES

RELACION DE

PAGOS

OFICINA DE POLIZAS

3

RECIBE, ELABORA Y

TURNA

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS


OFICINA DE POLIZAS

ORDEN DE PAGO


INTEGRACION

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS


¿EXISTE ERROR?

NO

SIDESCUENTA

ADEUDOS

3

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO



EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y DEVUELVE

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

OFICINA DE POLIZAS




SUB. DE FINANZAS


POLIZA CHEQUE

3




C

ANEXA Y MANTIENE

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTE

FIN

RECIBE

POLIZA CHEQUE

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

RECIBE INDICACIONES


EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y DEVUELVE

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS





TRAMITACIÓN DE PAGO DE MEDIA PÓLIZA ANTICIPADA POR JUBILACIÓN. OBJETIVO:

CUBRIR AL DERECHOHABIENTE CUANDO SE JUBILE O PENSIONE EL IMPORTE DE LA MEDIA POLIZA ANTICIPADA, VIGENTE A LA FECHA DE BAJA.

NORMAS:

• CAPITULO IX, ARTUCULOS 55 AL 60 Y DEL 63 AL 66 DE LA LEY DEL SSTEEV.


FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3

3-A 4 5

Recibe solicitud verbal del derechohabiente o sindicato, para el pago del 50% anticipado de la póliza de jubilación cuando ocurre la jubilación o pensión, de un derechohabiente del SSTEEV. Solicita al derechohabiente o al sindicato la documentación requerida en original o copia certificada: • Solicitud personal del interesado. • Baja del servicio (jubilación o, pensión). • Hoja curricular de servicios. • Acuerdo de la pensión del IPE. • Acta de nacimiento. • Copia del último talón de cheque. • Copia de la credencial de elector. Pasa el tiempo. Recibe del derechohabiente el paquete de documentos e integra expediente y verifica que los datos del expediente sean correctos. ¿Son correctos? No: Devuelve expediente al derechohabiente o sindicato. Regresa a la actividad número 3. Si: Elabora relación semanal de solicitudes (original y copia) y turna expediente para dictamen de procedencia de los trámites a Jurídico. Conecta con el procedimiento: EMISIÓN DE DICTAMENES JURÍDICOS. Recibe de la Unidad Jurídica original del dictamen, expediente del derechohabiente y relación de solicitudes (copia) y archiva de manera cronológica y definitiva el dictamen (original) y la relación de solicitudes (copia).



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Afiliación. Oficina de Préstamos y Departamento de Control Administrativo. Oficina de Pólizas. Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.

6 7 8

8-A 9

10

11

11-A

12

Elabora relación de pagos (original y copia) y turna a la Oficina de Afiliación para anexar el número de afiliación. Anexa el número de afiliación y turna a la Oficina Préstamos y al Departamento de control Administrativo para ver si existen adeudos con la Institución. Verifica si existen adeudos con la Institución. ¿Existen adeudos? Si: Descuenta de la relación de pago los adeudos existentes con la Institución. Conecta con la actividad número 12. No: Turna a la Oficina de Pólizas relación de pagos (original y copia). Recibe relación de pagos y expedientes, elabora orden de pago (original y dos copias) y los turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para su autorización. Recibe y verifica la integración del expediente para su autorización. ¿Existe error? Si: Devuelve documentación a la Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 7. No: Recibe indicaciones para la calendarización de pagos del Subdirector de Finanzas, con base en la disponibilidad de efectivo, entregando a la Oficina de Pólizas las fechas de pagos.



SUB. DE FINANZAS




13

14

15

16

17

Autoriza y devuelve relación de pagos (original y copia) y orden de pago (original y dos copias) a la Oficina de Pólizas. Recibe indicaciones de la fechas de pagos, expediente, relación de pagos (original y copia) y orden de pago (original y dos copias) autorizadas. Mantiene en archivo alfabético y provisional el expediente y una copia de la relación de pagos y turna al Departamento de Contabilidad la original de la relación de pagos y turna la orden de pago (original y dos copias) al Departamento de Caja. Conecta con el procedimiento de: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Caja una vez efectuado el pago correspondiente la siguiente documentación: • Copia de Póliza cheque. • Copia de la Orden de pago.

Anexa al expediente una copia de la orden de pago y una copia de la póliza cheque debidamente firmada de recibido por el beneficiario y archiva de manera alfabética y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

TRAMITACIÓN DE PAGO DE MEDIAS PÓLIZAS POR JUBILACIÓN.


ULTIMO TALONDE CHEQUE

ACTA DE NACIMIENTO

ACUERDO PENSION IPE

INICIO

RECIBE SOLICITUD VERBAL DE PAGO DE MEDIA POLIZA ANTICIPADA POR

JUBILACION

RECIBE PAQUETE "C"

E INTEGRA

¿SON CORRECTOS

LOS DATOS?

DEVUELVENO

SI


OFICINA DEPOLIZAS

1

1

SOLICITA

VERIFICA DATOS

HOJA DE SERVICIO

BAJA DEL SERVICIO

SOLICITUD PERSONAL

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE


1

EXPEDIENTE "C":1.- Solicitud Personal2.- Baja del Servicio3.- Hoja de Servicio4.- Acuerdo Pension IPE5.- Acta de Nacimiento6.- Ultimo Talón de Cheque7.- Credencial de Elector




SUB. DE FINANZAS



1

RECIBE

DICTAMEN

EXPEDIENTE

2

UNIDAD JURIDICA


0-1


C

ELABORA Y TURNA


VERIFICAR ADEUDOS

O-1

RELACIONDE PAGOS


VERIFICA ADEUDOS


UNIDAD JURIDICA



UNIDAD JURIDICA

O-1

RELACIONDE PAGOS






SUB. DE FINANZAS


ORDEN DE PAGO

2

3

¿TIENE ADEUDO?

NO

SIDESCUENTA

ADEUDOS

O-1

RELACION DE PAGOS

2

TURNA

EXPEDIENTES

RELACION DE

PAGOS

OFICINA DE POLIZAS

2

RECIBE, ELABORA Y

TURNA

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS


OFICINA DE POLIZAS

ORDEN DE PAGO


INTEGRACION

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS


¿EXISTE ERROR?

NO

SIDEVUELVE

2

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO



EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y DEVUELVE

EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

OFICINA DE POLIZAS




SUB. DE FINANZAS


POLIZA CHEQUE

3




C

ANEXA Y MANTIENE

ORDEN DE PAGO

EXPEDIENTE

FIN

RECIBE

POLIZA CHEQUE

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

RECIBE INDICACIONES


EXPEDIENTES

RELACION DE PAGOS

ORDEN DE PAGO

MANTIENE Y TURNA

RELACION DE PAGOS

EXPEDIENTE





TRAMITACIÓN DE PAGO DEL F.B.C. DE DEFUNCIÓN ADICIONAL A LA PÓLIZA DEL SSTEEV.

OBJETIVO:

CUBRIR EL PAGO DE UN BENEFICIO COMPLEMENTARIO A LA PÓLIZA DE

DEFUNCIÓN DEL DERECHOHABIENTE DEL SSTEEV, A SUS BENEFICIARIOS SEÑALADOS EN LA DISPOSICIÓN TESTAMENTARIA, O A LA FALTA DE ESTA A LAS PERSONAS QUE ACREDITEN EL DERECHO DEL PAGO.

NORMAS:

• LA ADMINISTRACIÓN SE REGIRÁ DE ACUERDO A LA LEY NO. CUATRO DEL SSTEEV Y CLAUSULA QUINTA DEL CONVENIO DEL F.B.C.

• EL OTORGAMIENTO SE REGIRÁ DE ACUERDO AL CONVENIO DEL F.B.C. ESTABLECIDO POR EL SSTEEV CON LOS SINDICATOS.


FRECUENCIA:

DIARIA. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3

4

4-A 5

5-A

Recibe del (los) Beneficiario (s) y del sindicato, solicitud verbal del pago del FBC por defunción del derechohabiente. Solicita al beneficiario los siguientes documentos en original o copia certificada (cotejando por la autoridad correspondiente): • Solicitud sindical • Solicitud personal • Hoja de servicios del derechohabiente • Baja del servicio por fallecimiento • Acta de nacimiento del derechohabiente • Acta de defunción del derechohabiente • Copia del Último talón de cheque • Acta de nacimiento del (los) beneficiario (s) • Testamento o resolución juridicial • Copia de credencial del IFE. Pasa el tiempo. Recibe del (los) beneficiario (s) y del sindicato paquete de documentos del derechohabiente fallecido, sella marcando la fecha de recibido, e integra expediente individual. Verifica que los datos del expediente se encuentren correctos. ¿Son correctos? No: Devuelve el expediente. Regresa a la actividad número 3. Si: Solicita testamento. ¿Existe testamento? Si: Aprueba solventación de requisito.



SUB. DE FINANZAS



Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.

6 7 8 9

10

11

11-A

Conecta con la actividad 9. No: Elabora aviso que convoca a los beneficiarios que se consideran con derecho a obtener (FBC) por defunción del derechohabiente fallecido. Elabora convocatoria (original y 3 copias), las distribuye de la siguiente manera: Original: al centro de trabajo del derechohabiente. 1° copia: Sindicato al que perteneció el derechohabiente. 2° copia: Periódico de mayor circulación de la región donde laboró el derechohabiente. 3 copia: Tablero de avisos del SSTEEV. Pasa el tiempo. Recibe respuesta de los posibles beneficiarios, recaba sus datos. Elabora relación semanal de solicitudes (original y copia). Turna al Jefe de Prestaciones Sociales relación de solicitudes (original y copia), anexando los expedientes del derechohabiente. Verifica los documentos del expediente del derechohabiente fallecido: • Antigüedad • Último sueldo mensual • Aportaciones • Baja de servicio • Acta de defunción ¿Son correctos los datos? No: Devuelve expediente. Regresa a la actividad número 4.



SUB. DE FINANZAS



Oficina de Pólizas. Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.

12

13

14

15

15-A

16

17

Si: Calcula monto del pago del FBC y distribuye la documentación de la siguiente manera: Original: Departamento de Contabilidad. Copia: Oficina de Pólizas y turna expediente del derechohabiente fallecido a la Unidad Jurídica. Conecta con el Procedimiento: EMISIÓN DE DICTAMENES JURIDICOS. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Jurídica original del dictamen expediente del derechohabiente y lo archiva de manera cronológica y provisional, en espera de la asignación de la fecha de pago. Elabora relación de pagos (un tanto y en CD) y la turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Recibe y verifica la relación de pagos (un tanto y en CD). ¿Esta correcta? No: Devuelve la relación de pagos (un tanto y en CD). Regresa a la actividad número 16. Si: Autoriza y solicita indicaciones al Subdirector de Finanzas para la calendarización de pagos, de acuerdo a la disponibilidad de efectivo. /En la fecha previa a la Sesión del Consejo/ Presenta relación de pagos a efectuar asignados y determinados por el Subdirector de Finanzas. /Basado en la calendarización de pagos y previa autorización del Consejo de Administración. /



SUB. DE FINANZAS




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23

24

Elabora orden de pago (original y dos copias) a favor de cada uno de los beneficiarios, verificando en el expediente adeudos del derechohabiente fallecido con la Institución y los descuenta del importe a cobrar. Turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales expediente del derechohabiente, anexando orden de pago. Revisa el expediente y verifica que la orden de pago este correcta. ¿Esta correcta? No: Devuelve expediente y orden de pago a la Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 18. Si: Autoriza documento y turna expediente y orden de pago (original y dos copias) a la Oficina de Pólizas. Recibe expediente del derechohabiente fallecido y orden de pago (original y dos copias) y lo archiva de manera alfabética y provisional. Pasa el tiempo. /Llegada la fecha señalada o cuando se presenta (n) el (los) beneficiario (s) del derechohabiente fallecido./ Turna orden de pago (original y dos copias) al Departamento de Caja para el pago de la prestación. Conecta con el Procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. Recibe del Departamento de Caja una vez efectuado el pago correspondiente la siguiente documentación debidamente firmada por los beneficiarios: Copia de póliza cheque



SUB. DE FINANZAS



25

• Copia de la orden de pago Anexa al expediente una copia de póliza cheque y una copia de la orden de pago debidamente firmada por los beneficiarios y archivando de manera alfabética y definitiva. FIN DE PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS

TRAMITACIÓN DE PAGO DEL FBC DE DEF. ADIC. A LA PÓLIZA DEL SSTEEV.

O-1


O-1

ACTA DE NACIMIENTO

O-1

TESTAMENTO

INICIO

RECIBE SOLICITUD VERBAL DE PAGO

DEL FBC POR DEFUNCION

RECIBE PAQUETE "C"

E INTEGRA

¿SON CORRECTOS

LOS DATOS?

DEVUELVENO

SI


OFICINA DEPOLIZAS

1

1

SOLICITA

VERIFICA DATOS

VERIFICA EXISTENCIA

DE TESTAMENTO

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE


1

O-1ACTA DE

NACIMIENTO (BENEFICIARIOS)

O-1

ULTIMO TALONDE PAGO

O-1

ACTA DE DEFUNCION

O-1

BAJA DEL SERVICIO

O-1

HOJA DE SERVICIO

O-1

SOLICITUD PERSONAL

O-1

SOLICITUD SINDICAL

EXPEDIENTE "C":1.- Solicitud Síndical.2.- Solicitud Personal3.- Hoja de Servicio4.- Baja del Servicio5.- Acta de Nacimiento6.- Acta de Defunción7.- Ultimo Talón de Cheque8.- Acta de Nacimiento (Beneficiarios)9.- Testamento10.-Credencial de Elector




SUB. DE FINANZAS


EXPEDIENTE

EXPEDIENTE


1

RECIBE, MANTIENE Y

ESPERA FECHA DE PAGO

EXPEDIENTE

DICTAMEN

2

2

UNIDAD JURIDICA


O-2RELACION

SEMANAL DE SOLICITUDES

C

ELABORA Y TURNA

RECIBE

JEFE DE DEPO.PREST. SOCIALES

¿EXISTE?



NO

SI

O-2

AVISO

DISTRIBUYE O-2

AVISO

RECIBE RESPUESTA Y

TURNA

O-2

AVISO

UNIDAD JURIDICA



UNIDAD JURIDICA

SINDICATO

SINDICATO

2

O-1

RELACIONDE PAGOS

AVISO O.- SINDICATOAVISO 1.- CENTRO DE TRABAJOAVISO 2.- AVISOS SSTEEV

OFICINA DEPOLIZAS

OFICINA DEPOLIZAS

O.- DEPTO. DE CONTABILIDAD1.- OFICINA DE POLIZAS2.- UNIDAD JURIDICA

JEFE DE DEPARTAMENTODE PRESTACIONES SOCIALES

¿ESTA CORRECTA?

NO

SI

EXPEDIENTE

O-1

RELACIONDE PAGOS

DEVUELVE

EXPEDIENTE

O-1

RELACIONDE PAGOS

2

2




SUB. DE FINANZAS


2

3

ELABORA PARA CADA

BENEFICIARIO VERIFICA

ADEUDOS Y DESCUENTA EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO3

TURNA

EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO


OFICINA DE POLIZAS

REVISA Y VERIFICA

EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO


¿ESTA CORRECTA?

NO

SI

DEVUELVE3

EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO

AUTORIZA Y TURNA

EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE POLIZAS

AUTORIZA Y SOLICITA

CALENDARIO DE PAGOS

O-1

RELACION DE PAGOS

/ EN LA FECHA PREVIA A LA SESION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION /

PRESENTA PAGOS

ASIGNADOS

O-1

RELACION DE PAGOS

/ BASADO EN LA CALENDARIZACION DE PAGOS Y PREVIAAUTORIZACION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION /

OFICINA DE POLIZAS CRECIBE Y MANTIENE

EXPEDIENTES

O-2

ORDEN DE PAGO




SUB. DE FINANZAS


3




ANEXA CON LA FIRMA DE LOS

BENEFICIARIOS Y MANTIENE

O-2

ORDEN DE PAGO

O-2

POLIZA CHEQUE

FIN

TURNAPARA PAGO O-2

ORDEN DE PAGO


LLEGADA LA FECHA SEÑALADA O CUANDO SE PRESENTA (N)EL (LOS) BENEFICIARIO (S) DEL DERECHOHABIENTE FALLECIDO/

C




CONCILIACIÓN DE DESCUENTOS NO APLICADOS POR LAS OFICINAS RETENEDORAS.

OBJETIVO:

IDENTIFICAR LOS DESCUENTOS NO APLICADOS U OMITIDOS POR LAS OFICINAS RETENEDORAS.

NORMAS:

• LA RECUPERACION DE LOS PRESTAMOS SE REGIRA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.

• EL CRÉDITO NO COBRADO SE MANTENDRÁ EN EL ARCHIVO SEIS MESES A PARTIR DE SU VENCIMIENTO, ANTES DE REMITIRLO A LA UNIDAD JURIDICA PARA SU COBRO.

• ACUERDOS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.

• CONTENIDO DEL PAGARE SUSCRITO POR EL DERECHOHABIENTE SOLICITANTE DEL PRESTAMO A CORTO PLAZO.

FRECUENCIA:

QUINCENAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Prestaciones Sociales.

1 2

2-A 3 4 5 6

Recibe a través de medio electrónico o reporte impreso de la Oficina Retenedora, los descuentos aplicados de la quincena inmediata anterior. Concilia información proporcionada por la Oficina Retenedora contra la cobranza enviada por el SSTEEV. ¿Coincide la cobranza? Si: Anexa a cobranza de la quincena correspondiente. Conecta con el Procedimiento: RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO. No: Determina de la relación los descuentos no aplicados al derechohabiente e identifica causas de la diferencia : • Percepción insuficiente. • Empleado no vigente. • Número de personal erróneo. • Error por parte de la Oficina Retenedora Obtiene del archivo la solicitud del crédito y analiza situación del mismo. Elabora relación de descuentos no aplicados, anexando reporte impreso de la Oficina Retenedora. /Si la causa de la diferencia es por error en el número de personal o error en el envío a la Oficina Retenedora/. Realiza corrección y agrega como movimiento adicional a la cobranza de la quincena inmediata siguiente. Conecta con el Procedimiento RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO.



SUB. DE FINANZAS



7

8 9

10

10-A

/Si la causa de la diferencia es por ser empleado no vigente o con percepciones insuficientes y la antigüedad del solicitante es menor a 15 años/. Trasladará el saldo y su correspondiente recuperación al derechohabiente fiador y agrega movimiento adicional a la cobranza de la quincena inmediata siguiente. Conecta con el Procedimiento: RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO. /Si la causa de la diferencia es por ser empleado no vigente o con percepciones insuficientes y la antigüedad del solicitante es mayor a 15 años/. Solicita por escrito información adicional a la Oficina Retenedora del derechohabiente. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina Retenedora respuesta de la situación laboral del derechohabiente. Contacta con el derechohabiente o a través del sindicato. Para redocumentar la liquidación del adeudo. ¿Contactó con el derechohabiente? No: Guarda pagaré y solicitud del préstamo a corto plazo en el archivo temporal de préstamos no cobrados, en espera de que cuando el derechohabiente reingrese al servicio o cobre alguna prestación del SSTEEV, se le descuente el importe del adeudo, el cual fue previamente notificado a la Unidad Jurídica del saldo incobrable para que se inicie por la vía legal la recuperación.



SUB. DE FINANZAS



11

12

Conecta con el procedimiento: ATENCION DE JUICIOS Y/O PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Si: Determina de común acuerdo con el derechohabiente forma de pago del adeudo y por cada pago parcial o total que el interesado realice el departamento de Caja le extenderá el recibo correspondiente. Agrega el pago recibido como movimiento adicional a la actualización de la cobranza de la quincena correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS




SUB. DE FINANZAS


COBRANZA SSTEEV

INICIO

RECIBE DESCTOS.

APLICADOS DE LA QUINCENA

ANTERIOR

REPORTE

CONCILIA INFORMACION

CONTRA

¿COINCIDE COBRANZA?

SI

NO COBRANZA SSTEEV

REPORTES

ANEXA

DETERMINA DIFERENCIAS

Y CAUSAS*PERCEPCION *INSUFICIENTE*NUMERO DE PERSONAL ERRONEO

OBTIENE Y ANALIZA

SOLICITUD DE CREDITO

ELABORA DOCUMENTOS DE DESCTOS.

NO APLICADOS Y ANEXA RELACION

REPORTE

SI LA CAUSA DE LA DIFERENCIAES POR ERROR EN EL NO. DEPERSONAL O ERROR EN EL ENVIO A LA OFNA. RETENEDORA

1

REPORTE

DEPTO. DE PREST. SOC

CAUSAS:

CONECTA CON PROCEDIMIENTO

RECUPERACION DE PRESTAMOS A CORTO

PLAZO




SUB. DE FINANZAS


RELACION

1

REALIZA CORRECCION Y AGREGA COMO

MOV. ADICIONAL REPORTE

RECIBE RESPUESTA DE LA SIT. ACTUAL DEL

DERECHOHABIENTEOFICIO

SI LA CAUSA DE LA DIFERENCIA ES POR SER EMPLEADO NO VIGENTE O CON PERCEPCIONES INSUFICIENTES Y LA ANTIGUEDAD DEL SOLICITANTE ES MENOR A 15 AÑOS

TRASLADA SALDO Y AGREGA

FIADOR

RELACION

REPORTE

SI LA CAUSA DE LA DIFERENCIA ES POR SER EMPLEADO NO VIGENTE O CON PERCEPCIONES INSUFICIENTES Y LA ANTIGUEDAD ES MAYOR A 15 AÑOS

SOLICITA INFORMACION

ADICIONAL OFICINA RETENEDORA

2

CONECTA PROCEDIMIENTO:

RECUPERACION DE PRESTAMOS

A CORTO PLAZO




SUB. DE FINANZAS


CONTACTA PARA

REDOCUMENTAR EL ADEUDO

DERECHOHABIENTE O SINDICATO

¿CONTACTA CON EL

DERECHOHABIENTE?

NO

SI

GUARDA Y ESPERA

REINGRESO O SE PRESENTE

AL SSTEEV

SOLICITUD CREDITO

PAGARE

2

A

DETERMINA FORMA DE

PAGO

AGREGA PAGO COMO

MOVIMIENTO ADIOCIONAL A LA

COBRANZA

RECIBO

FIN

DERECHOHABIENTE

CONECTA:ATENCION DE JUICIOSY/O PROCEIMIENTOS ADMVOS.




FBC RETIRO, MODALIDAD FACTORAJE S.S.T.E.E.V. OBJETIVO:

APOYAR EL PAGO PARCIAL ANTICIPADO DEL TRABAJADOR CON RECURSOS PROPIOS DEL SSTEEV POR UN MONTO DE HASTA $100,000.00 DEPENDIENDO DE SU PERCEPCIÓN, A SOLICITUD PREVIA DE LAS ORGANIZACIONES ADHERIDAS AL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN DEL FBC, CON LA FINALIDAD DE OBTENER INTERESES AL SSTEEV QUE COADYUVEN AL FORTALECIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS: • EL PAGO ANTICIPADO DEL FBC- RETIRO MODALIDAD FACTORAJE SSTEEV, SE

AJUSTARÁ A LO ESTABLECIDO EN LOS LINEAMIENTOS PARA LA OPERATIVIDAD DEL FACTORAJE DEL FONDO DE BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS, APROBADO EN LA LXXXV SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL 16 DE MARZO DEL 2007.

• NUMERAL 1218 DEL CODIGO CIVIL VIGENTE PARA EL ESTADO DE VERACRUZ. • CLÁUSULA QUINTA DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE

BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS.

• ACUERDOS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. FRECUENCIA:

MENSUAL. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3

3-A 4 5

Envía mediante oficio a cada Representación Sindical un “Listado de Derechohabientes” susceptibles a percibir su pago anticipado del FBC- Retiro, solicitándoles su propuesta de seleccionados por oficio (original y copia). Recibe del representante sindical oficio de la propuestas de derechohabientes seleccionados (mantiene original para archivo y acusa en copia). Valida la propuesta recibida de la organización sindical. ¿Procede el trámite? No: Devuelve por oficio el trámite objetado a la representación sindical. Fin. Si: /3 días hábiles antes de cada fin de mes/ Elabora el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V. por cada organización sindical en base a sus derechohabientes propuestos y los turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para su revisión. Recibe reporte FBC- Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V., con los oficios de peticiones de las organizaciones sindicales, verifica la siguiente información: • nombre del solicitante, • organización sindical, • fecha de recepción, • periodo de pago, • monto total del préstamo determinado, • calculo de interés determinado por pago anticipado, • importe neto a pagar. Y lo turna al Subdirector de Finanzas.



SUB. DE FINANZAS



Subdirector de Finanzas. Subdirector de Finanzas y Director/Gerente Subdirector de Finanzas. Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Pólizas.

6 7 8

8-A 9

10

11

12

Recibe reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V. / 2 Días hábiles antes de la reunión mensual programada del Consejo de Administración / Presenta al Director-Gerente el reporte para pago FBC-Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V. con los criterios de análisis conforme a la disponibilidad financiera del fondo para el pago de Factoraje. /El día de la reunión mensual del Consejo de Administración/. Presentan al Consejo de Administración el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V. para su autorización. ¿Procede? No: Realizan los ajustes necesarios al momento. Conecta con la actividad No. 9. Si: Recibe del Consejo de Administración el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V. con la programación de pagos, autorizado y turna al Departamento de Prestaciones Sociales. Recibe los documentos autorizados y turna a la Oficina de Pólizas. Recibe y elabora orden de pago cuyo cargo será de la cuenta cheques del Banco asignado, por el importe neto a pagar que le corresponde al derechohabiente y pagaré considerando en el mismo el monto total del préstamo determinado. Turna los documentos junto con el expediente del derechohabiente al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.



SUB. DE FINANZAS



Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Pólizas. Departamento de Caja. Oficina de Pólizas.

13

13-A

14

15

16

17

18

19

Recibe y verifica los cálculos numéricos de la orden de pago y el pagaré. ¿Son correctos? No: Devuelve a Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 11. Si: Firma de revisado reporte de FBC Modalidad Factoraje S.S.T.E.EV., orden de pago y lo devuelve a Oficina de Pólizas, junto con el pagaré. Recibe reporte FBC Modalidad Factoraje S.S.T.E.E.V., orden de pago y pagaré, considerándose éste último para requisitar firmas de Avalista y Derechohabiente. Turna al Departamento de Caja orden de pago (2 tantos) para la elaboración de la póliza cheque por el importe neto a pagar con cargo a la cuenta de los fondos del Factoraje S.S.T.E.E.V. Recibe orden de pago (2 tantos), elabora póliza cheque y turna a la Oficina de Pólizas. / En la fecha indicada para el pago / Solicita al derechohabiente su firma en el pagaré y se lo entrega para que recabe la firma del directivo que funge como Avalista del Sindicato solicitante / Una vez requisitado el documento. / Recibe del derechohabiente pagaré y coteja contra catalogo de firmas de Avales por cada organización sindical. ¿Es procedente? No:



SUB. DE FINANZAS



Departamento de Caja. Oficina de Pólizas.

19-A

20

21

22

23

24

25

26

27

Devuelve al derechohabiente. Regresa a la actividad No. 18. Si: Comunica al Departamento de Caja que entregue el cheque y mantiene el pagaré en archivo provisional y en orden cronológico. Conecta con el procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. Recibe del Departamento de Caja copias de la orden de pago y cheque póliza y los anexa al expediente del derechohabiente. / A fin del mes / Obtiene del archivo provisional los pagarés generados durante el mes de calendario y recaba la firma del Jefe de la Unidad Jurídica. Anexa el pagaré al expediente de cada derechohabiente. /Al llegar la fecha de vencimiento del pago anticipado del S.T.E.E.V. registrada en el pagaré/ Elabora orden de pago, recaba las firmas del Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales y del Director- Gerente del SSTEEV y la turna al Departamento de Caja para la elaboración de la póliza cheque y su depósito en la cuenta. Elabora cheque y póliza cheque del Banco asignado al FBC y realiza depósito bancario para el SSTEEV del capital más los intereses, Turna copias de la orden de pago y póliza cheque a la Oficina de Pólizas. Recibe documentos y los anexa al expediente del derechohabiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS



INICIO

ENVIA LISTA DE DERECHOHABIENTES

A RECIBIR PAGO ANTICIPADO DE FBC RETIRO Y

SOLICITA PROPUESTA

VALIDA PROPUESTA

¿PROCEDE TRAMITE?

DEVUELVE EL TRAMITE OBJETADO

NO

SI

REPRESENTACIONSINDICAL

OFICINA DEPOLIZAS

1

RECIBE PROPUESTA DE

LOS DERECHOHABIENTES

SELECCIONADOS

LISTADO

OFICIO

LISTADO

OFICIO

C

FIN

ELABORA EN BASE A SUS

DERECHOHABIENTES PROPUESTOS Y

TURNA PARA REVISION


OFICINA DEPOLIZAS REPORTE FBC

RETIRO/SSTEEV

/ 3 DIAS HABILES ANTES DE CADA MES POR CADA ORGANIZACION SINDICAL/

RECIBE, VERIFICA Y

TURNA


JEFE DEL DEPTO. DEPRESTACIONES SOCIALES REPORTE FBC

RETIRO/SSTEEV

RECIBE REPORTE FBC RETIRO/SSTEEV

PRESENTA CON LOS CRITERIOS

DE ANALISIS SEGUN

DISPONIBILIDAD

/ 2 DIAS HABILES ANTES DE CADA MES /

REPORTE FBC RETIRO/SSTEEV


SUB. DE FINANZAS

FBC RETIRO, MODALIDAD FACTORAJE SSTEEV.




SUB. DE FINANZAS


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO

1

2

PRESENTAN PARA SU AUTORIZACION

/ EL DIA DE LA REUNION MENSUAL DEL CONSEJO DE ADMON /


CONSEJO DE ADMINISTRACION

SUBDIRECTOR DE FINANZAS YDIRECTOR-GERENTE

¿PROCEDE?

REALIZA AJUSTES

NECESARIOS AL MOMENTO

NO

SI

RECIBE LA PROGRAMACION

DE PAGOS AUTORIZADOS Y

TURNA


SUBDIRECTOR DE FINANZAS REPORTE FBC

RETIRO/SSTEEV



TURNA

OFICINA DE POLIZAS


RETIRO/SSTEEV



ELABORA REPORTE FBC RETIRO/SSTEEV


1

1

OFICINADE POLIZAS

2

TURNA LA PROGRAMACION


ELABORA


PAGARE

ORDEN DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA

CALCULOS NUMERICOS


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO


¿SON CORRECTOS? DEVUELVE

NO

SI

2 EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO





SUB. DE FINANZAS


2

3

C

O-2

POLIZA/CHEQUE

FIRMA DE REVISADO Y DEVUELVE

OFICINA DE POLIZAS

RECIBE Y REQUISA FIRMAS

DE AVAL Y DERECHOHABIENTE

OFICINA DE POLIZAS

TURNA PARA ELABORACION

POR EL IMPORTE A PAGAR DEL

FONDO FACTORAJE/SSTEEV ORDEN DE PAGO

DEPARTAMENTODE CAJA

3

RECIBE, ELABORA Y TURNA

SOLICITA FIRMA Y LO ENTREGA

PARA RECABAR FIRMA DEL AVAL

OFICINA DE POLIZAS

¿ES PROCEDENTE? DEVUELVE

NO

SI 3

EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO



O-2

POLIZA/CHEQUE

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE POLIZAS

/ EN LA FECHA INDICADA PARA EL PAGO /

RECIBE Y COTEJA FIRMA CONTRA CATALOGOS DE

SINDICATOS/ UNA VEZ REQUISITADO EL PAGARE /

DERECHOHABIENTE

PAGARE

COMUNICA QUE ENTREGUE Y

MANTIENE

CHEQUE





SUB. DE FINANZAS


CHEQUE

EXPEDIENTE

3




FIN

PAGARE

RECIBE COPIAS Y LOS ANEXA CHEQUE

CPAGARE

OBTIENE LOS GENERADOS EN

EL MES Y RECABA FIRMAS

EXPEDIENTE

ANEXA AL DE CADA

DERECHOHABIENTE PAGARE

JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA

ELABORA, RECABA FIRMAS Y

TURNA

ORDEN DE PAGO


POLIZA/CHEQUE

ELABORA Y REALIZA

DEPOSITOS BANCARIOS DEL

SSTEEV DEL CAPITAL E INTERESES

CHEQUE

POLIZA/CHEQUE

TURNA COPIAS Y ANEXA AL DEL TRABAJADOR

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE POLIZAS

PAGARE

RECIBECHEQUE

OFICINA DE POLIZAS

/ A FIN DE MES /

/ AL LLEGAR LA FECHA DEL VENCIMIENTO DEL PAGO ANTICIPADO DEL SSTEEV

REGISTRADA EN EL PAGARE /

/ JEFE DEL DEPTO. DE PRESTACIONES SOC.DIRECTOR-GERENTE /





FBC RETIRO, MODALIDAD FACTORAJE FBC. OBJETIVO:

APOYAR EL PAGO PARCIAL ANTICIPADO DEL TRABAJADOR CON RECURSOS PROPIOS DEL FBC POR UN MONTO DE HASTA $200,000.00 DEPENDIENDO DE SU PERCEPCIÓN, A SOLICITUD PREVIA DE LAS ORGANIZACIONES ADHERIDAS AL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN DEL FBC, CON LA FINALIDAD DE OBTENER INTERESES QUE COADYUVEN AL FORTALECIMIENTO DE DICHO FONDO.

NORMAS:

• EL PAGO ANTICIPADO DEL FBC MODALIDAD FACTORAJE FBC, SE AJUSTARÁ A LO ESTABLECIDO EN LOS LINEAMIENTOS PARA LA OPERATIVIDAD DEL FACTORAJE DEL FONDO DE BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS, APROBADO EN LA VIII SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA 31 DE AGOSTO DE 2009.

• NUMERAL 1218 DEL CODIGO CIVIL VIGENTE PARA EL ESTADO DE

VERACRUZ.

• CLÁUSULA QUINTA DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3

3-A

3-B 4 5

Envía mediante oficio a cada Representación Sindical un “Listado de Derechohabientes” susceptibles a percibir su pago anticipado del FBC- Retiro, solicitándoles su propuesta de seleccionados por oficio (original y copia). Recibe del representante sindical oficio de la propuestas de derechohabientes seleccionados (mantiene original para archivo y acusa en copia). Valida la propuesta recibida de la organización sindical. ¿Procede el trámite? No: Turna por oficio la devolución del trámite objetado a la representación sindical. Fin. Si: /3 días hábiles antes de cada fin de mes/ Elabora el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje FBC por cada organización sindical en base a sus derechohabientes propuestos y los turna al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para su revisión. Recibe reporte FBC- Retiro Modalidad Factoraje, con los oficios de peticiones de las organizaciones sindicales, verifica la siguiente información: • nombre del solicitante, • organización sindical, • fecha de recepción, • periodo de pago, • monto total del préstamo determinado, • calculo de interés determinado por pago anticipado, • importe neto a pagar. Y lo turna al Subdirector de Finanzas.



SUB. DE FINANZAS



Subdirector de Finanzas. Subdirector de Finanzas y Director/Gerente Subdirector de Finanzas. Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Pólizas.

6 7 8

8-A 9

10

11

12

Recibe reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje FBC. /2 Días hábiles antes de la reunión mensual programada del Consejo de Administración/. Presenta al Director-Gerente el reporte para pago FBC-Retiro Modalidad Factoraje FBC con los criterios de análisis conforme a la disponibilidad financiera del fondo para el pago de Factoraje. / El día de la reunión mensual del Consejo de Administración / Presentan al Consejo de Administración el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje FBC para su autorización. ¿Procede? No: Realizan los ajustes necesarios al momento. Conecta con la actividad No. 9. Si: Recibe del Consejo de Administración el reporte FBC-Retiro Modalidad Factoraje FBC con la programación de pagos, autorizado y turna al Departamento de Prestaciones Sociales. Recibe los documentos autorizados y turna a la Oficina de Pólizas. Recibe y elabora orden de pago cuyo cargo será de la cuenta del Factoraje FBC por el importe neto a pagar que le corresponde al derechohabiente y pagaré considerando el en mismo el monto total del préstamo determinado. Turna los documentos junto con el expediente del derechohabiente al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.



SUB. DE FINANZAS



Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales. Oficina de Pólizas. Departamento de Caja. Oficina de Pólizas.

13

13-A

14

15

16

17

18

19

Recibe y verifica los cálculos numéricos de la orden de pago y el pagaré. ¿Son correctos? No: Devuelve a Oficina de Pólizas. Regresa a la actividad número 11. Si: Firma de revisado reporte de FBC Modalidad Factoraje FBC, orden de pago y lo devuelve a Oficina de Pólizas, junto con el pagaré. Recibe reporte FBC Modalidad Factoraje FBC, orden de pago y pagaré, considerándose éste último para requisitar firmas de Avalista y Derechohabiente. Turna al Departamento de Caja orden de pago (2 tantos) para la elaboración de la póliza cheque por el importe neto a pagar con cargo a la cuenta de los fondos del Factoraje FBC. Recibe orden de pago (2 tantos), elabora póliza cheque (espera indicaciones de la Oficina de Pólizas para realizar el pago) y se los turna. / En la fecha indicada para el pago / Solicita al derechohabiente su firma en el pagaré y se lo entrega para que recabe la firma del directivo que funge como Avalista del Sindicato solicitante / Una vez requisitado el documento. / Recibe del derechohabiente pagaré y coteja contra catalogo de firmas de Avales por cada organización sindical. ¿Es procedente? No:



SUB. DE FINANZAS



Departamento de Caja. Oficina de Pólizas.

19-A

20

21

22

23

24

25

26

27

Devuelve al derechohabiente. Regresa a la actividad No. 18. Si: Comunica al Departamento de Caja que entregue el cheque y mantiene el pagaré en archivo provisional y en orden cronológico. Conecta con el procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. Recibe del Departamento de Caja copias de la orden de pago y cheque póliza y los anexa al expediente del derechohabiente. / A fin del mes / Obtiene del archivo provisional los pagarés generados durante el mes de calendario y recaba la firma del Jefe de la Unidad Jurídica. Anexa el pagaré al expediente de cada derechohabiente. /Al llegar la fecha de vencimiento del pago anticipado del FBC registrada en el pagaré/ Elabora orden de pago con cargo a la cuenta Factoraje FBC, recaba las firmas del Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales y del Director- Gerente del SSTEEV y la turna al Departamento de Caja para la elaboración de la póliza cheque y su depósito en la cuenta antes descrita. Elabora póliza cheque y realiza depósito bancario para la reposición a la cuenta FBC Factoraje del capital más los intereses. Turna copias de la orden de póliza y póliza cheque a la Oficina de Pólizas. Recibe documentos y los anexa al expediente del derechohabiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



SUB. DE FINANZAS



INICIO

ENVIA LISTA DE DERECHOHABIENTES

A RECIBIR PAGO ANTICIPADO DE FBC RETIRO Y

SOLICITA PROPUESTA

VALIDA PROPUESTA

¿PROCEDE TRAMITE?

DEVUELVE EL TRAMITE OBJETADO

NO

SI

REPRESENTACIONSINDICAL

OFICINA DEPOLIZAS

1

RECIBE PROPUESTA DE

LOS DERECHOHABIENTES

SELECCIONADOS

LISTADO

OFICIO

LISTADO

OFICIO

C

FIN

ELABORA EN BASE A SUS

DERECHOHABIENTES PROPUESTOS Y

TURNA PARA REVISION


OFICINA DEPOLIZAS REPORTE FBC

RETIRO/FBC

/ 3 DIAS HABILES ANTES DE CADA MES POR CADA ORGANIZACION SINDICAL/

RECIBE, VERIFICA Y

TURNA



RETIRO/FBC

RECIBE REPORTE FBC RETIRO/FBC

PRESENTA CON LOS CRITERIOS

DE ANALISIS SEGUN

DISPONIBILIDAD

/ 2 DIAS HABILES ANTES DE CADA MES /

REPORTE FBC RETIRO/FBC


SUB. DE FINANZAS

FBC RETIRO, MODALIDAD FACTORAJE FBC.




SUB. DE FINANZAS


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO

1

2

PRESENTAN PARA SU AUTORIZACION

/ EL DIA DE LA REUNION MENSUAL DEL CONSEJO DE ADMON /


CONSEJO DE ADMINISTRACION

SUBDIRECTOR DE FINANZAS YDIRECTOR-GERENTE

¿PROCEDE?

REALIZA AJUSTES

NECESARIOS AL MOMENTO

NO

SI



TURNA


SUBDIRECTOR DE FINANZAS REPORTE FBC

RETIRO/FBC



TURNA

OFICINA DE POLIZAS


RETIRO/FBC



ELABORA REPORTE FBC RETIRO/FBC


1

1

OFICINADE POLIZAS

2

TURNA LA PROGRAMACION


ELABORA


PAGARE

ORDEN DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA

CALCULOS NUMERICOS


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO


¿SON CORRECTOS? DEVUELVE

NO

SI

2 EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO





SUB. DE FINANZAS


2

3

C

O-2

POLIZA/CHEQUE

FIRMA DE REVISADO Y DEVUELVE

OFICINA DE POLIZAS

RECIBE Y REQUISA FIRMAS

DE AVAL Y DERECHOHABIENTE

OFICINA DE POLIZAS

TURNA PARA ELABORACION

POR EL IMPORTE A PAGAR DEL

FONDO FACTORAJE/FBC ORDEN DE PAGO

DEPARTAMENTODE CAJA

3

RECIBE, ELABORA Y TURNA

SOLICITA FIRMA Y LO ENTREGA

PARA RECABAR FIRMA DEL AVAL

OFICINA DE POLIZAS

¿ES PROCEDENTE? DEVUELVE

NO

SI 3

EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO


EXPEDIENTE

PAGARE

ORDEN DE PAGO



O-2

POLIZA/CHEQUE

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE POLIZAS

/ EN LA FECHA INDICADA PARA EL PAGO /

RECIBE Y COTEJA FIRMA CONTRA CATALOGOS DE

SINDICATOS/ UNA VEZ REQUISITADO EL PAGARE /

DERECHOHABIENTE

PAGARE

COMUNICA QUE ENTREGUE Y

MANTIENE

CHEQUE





SUB. DE FINANZAS


CHEQUE

EXPEDIENTE

3




FIN

PAGARE

RECIBE COPIAS Y LOS ANEXA CHEQUE

CPAGARE

OBTIENE LOS GENERADOS EN

EL MES Y RECABA FIRMAS

EXPEDIENTE

ANEXA AL DE CADA

DERECHOHABIENTE PAGARE

JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA

ELABORA, RECABA FIRMAS Y

TURNA

ORDEN DE PAGO


POLIZA/CHEQUE

ELABORA Y REALIZA

DEPOSITOS BANCARIOS DEL FBC DEL CAPITAL

E INTERESES

CHEQUE

POLIZA/CHEQUE

TURNA COPIAS Y ANEXA AL DEL TRABAJADOR

ORDEN DE PAGO

OFICINA DE POLIZAS

PAGARE

RECIBECHEQUE

OFICINA DE POLIZAS

/ A FIN DE MES /

/ AL LLEGAR LA FECHA DEL VENCIMIENTO DEL PAGO ANTICIPADO DEL SSTEEV

REGISTRADA EN EL PAGARE /

/ JEFE DEL DEPTO. DE PRESTACIONES SOC.DIRECTOR-GERENTE /




DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD




PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. OBJETIVO:

CODIFICAR, REGISTRAR Y VALIDAR LOS MOVIMIENTOS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN QUE SE REALIZAN EN EL S.S.T.E.E.V. EN UN PERIODO DETERMINADO.

NORMAS:

• LA CONTABILIDAD DEL S.S.T.E.E.V. DEBERÁ DE LLEVARSE DE MANERA SEPARADA: A).- FONDO SSTEEV. B).- FONDO DE BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS.

• LA INFORMACIÓN CONTABLE SE REGISTRARA DE ACUERDO A LO

ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Contabilidad. Jefe del Departamento de Contabilidad.

1 2 3 4 5 6 7

7-A

Recibe información de los Bancos: • Estados de cuentas de inversiones financieras. • Estados de cuentas de cheques. Recibe de las distintas áreas del SSTEEV, la siguiente documentación: • Subdirección de Finanzas: pólizas de ingresos,

fichas de ingresos, recibos de ingresos, póliza de cheque de solicitudes de pólizas y medias pólizas de defunción, pago anticipado de medias pólizas de defunción y pólizas de cheque por gastos de administración.

• Subdirección de Comercialización: ventas, compras, devoluciones sobre compras, obsequios de proveedores, aumento o disminución de precios de mercancías, transferencias enviadas y recibidas del periodo en farmacias e ingresos por estacionamientos (pensionados y diarios).

• Unidad Jurídica: recibos por arrendamientos de locales propiedad del SSTEEV.

• Subdirección de Administración: Nómina, Pago de Impuestos Retenidos.

Elabora y firma pólizas de diario, ingresos y egresos por cada uno de los diferentes documentos recibidos. Captura pólizas en el sistema de contabilidad integral del SSTEEV. Turna información capturada al Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe información contable. Revisa y válida la información contenida en las pólizas y reportes. ¿Existe error? Si: Devuelve documentación contable para su corrección. Regresa a la actividad número 3. No:


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



Departamento de Contabilidad.

8 9

10

Firma y regresan las pólizas, cheques y registros autorizados al Departamento de Contabilidad. Recibe documentación autorizada. Archiva la documentación física de manera cronológica y definitiva. Conecta con el procedimiento: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS





ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. OBJETIVO:

IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA REGISTRAR, ELABORAR, ANALIZAR E INTERPRETAR LA SITUACION FINANCIERA DEL S.S.T.E.E.V.

NORMAS:

• SE ELABORARAN CON BASE A LAS POLITICAS CONTABLES GUBERNAMENTALES RESULTANTES DE LA APLICACION DE LAS “POLITICAS DE INFORMACION FINANCIERA PARA LAS ENTIDADES DEL SECTOR PARA ESTATAL DEL ESTADO DE VERACRUZ (P.I.F.)”.

• EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE RESULTADOS DEBERAN SER PRESENTADOS MENSUALMENTE DURANTE LOS QUINCE DIAS HABILES SIGUIENTES A LA FECHA DE TÉRMINO DE CADA MES.

• LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2 3 4

4-A 5 6 7 8

Elabora estados financieros (Balance General y Estado de Resultados) con la información generada en el procedimiento: PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA. Turna estados financieros al Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe estados financieros. Revisa y analiza la información presentada en los estados financieros. ¿Está correcta la información? No: Devuelve estados financieros para su corrección. Regresa a la actividad número 1. Si: Autoriza estados financieros. Recaba las siguientes firmas para autorización de los estados financieros: • Director-Gerente. • Subdirector de Finanzas. Turna originales de los estados financieros a las siguientes áreas: • Contraloría General del Estado. • Subdirección de Finanzas. • Subdirección de Comercialización. • Contraloría Interna. Archiva en el sistema de contabilidad integral de manera cronológica y definitiva el soporte documental. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.




ELABORACIÓN DE ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS. OBJETIVO:

DETERMINAR EL ORIGEN DE LOS RECURSOS QUE PERCIBE EL S.S.T.E.E.V. Y SU APLICACION EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.

NORMAS:

• SE ELABORARAN MENSUALMENTE LOS ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS, HACIENDO USO DE LOS DOCUMENTOS DE INGRESOS Y EGRESOS.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Contabilidad. Jefe del Departamento de Contabilidad. Departamento de Contabilidad.

1 2 3 4

4-A 5 6 7 8

Elabora estado de origen y aplicación de recursos, basándose en los documentos de ingresos y egresos. Turna al Jefe del Departamento de Contabilidad, estado de origen y aplicación de recursos. Recibe el estado de origen y aplicación para su validación. Revisa y analiza la información del estado de origen y aplicación. ¿Está correcta la información? No: Devuelve estado de origen y aplicación para su corrección. Regresa a la actividad número 1. Si: Autoriza estado de origen y aplicación. Recaba las siguientes firmas para autorización del estado de origen y aplicación: • Director-Gerente • Subdirector de Finanzas. Turna el estado de origen y aplicación, de la siguiente manera: Original: Consejo de Administración. Copia: Departamento de Contabilidad. Archiva en el sistema de contabilidad integral, de manera cronológica y definitiva el soporte documental. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DE ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS.




ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA. OBJETIVO:

CONOCER EN FORMA OPORTUNA EL SALDO REAL EN BANCOS EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.

NORMAS:

• LA CONCILIACIÓN BANCARIA SE REALIZARÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1 2

2-A 3 4 5 6

6-A 7 8

Recibe de Bancos, estados de cuenta de cheques. Concilia la información recibida con los siguientes movimientos capturados en el sistema de contabilidad integral: • Pólizas de egresos. • Fichas de depósito (ingresos). • Pólizas de diario. ¿Existen partidas en transito? Si: Aclara y corrige con el Banco. No: Captura en sistema de base de datos la conciliación bancaria. Valida conciliación bancaria. Firma formato y lo turna al Jefe del Departamento de Contabilidad. Revisa y analiza la información presentada. ¿Está correcta la información? No: Devuelve conciliación bancaria para su corrección. Regresa a la actividad número 3. Si: Autoriza y rubrica el documento. Devuelve al Departamento de Contabilidad la conciliación bancaria autorizada.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS




9

Recibe conciliación bancaria y archiva en el sistema de base de datos, de manera cronológica y definitiva el documento físico, con los siguientes anexos: • Estados de cuentas de Bancos. • Auxiliares de Bancos del sistema de contabilidad

integral. • Conciliación bancaria. FIN DEL PROCEDIMIENTO


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA.



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA.

CONCILIACION BANCARIA

AUXILIAR BANCOS

1

AUTORIZA Y RUBRICA

FORMATO DE CONCILIACION

BANCARIA

DEVUELVEFORMATO DE


DEPARTAMENTOCONTABILIDAD

RECIBEDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


SISTEMA DE BASE DE DATOS

C

ESTADO DE CUENTAS

FIN




ELABORACIÓN DE LAS DECLARACIONES PROVISIONALES DE I.S.R. E I.V.A.

OBJETIVO:

PRESENTAR EN FORMA CLARA Y OPORTUNA EL PAGO CORRESPONDIENTE DE I.S.R. E I.V.A. POR LA RETENCIÓN DE IMPUESTOS DE SUELDOS Y SALARIOS, (HONORARIOS Y ARRENDAMIENTOS), Y POR LAS COMPRAS Y VENTAS DE MERCANCÍAS EN FARMACIAS, TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS, ASÍ COMO DE LOS INGRESOS POR ARRENDAMIENTO Y POR ESTACIONAMIENTOS Y COMPRAS DE CONSUMIBLES, PAPELERÍA, MATERIAL DE LIMPIEZA Y EQUIPO DE COMPUTO Y SERVICIO DE MANTENIMIENTO.

NORMAS:

• DE CONFORMIDAD A LO DISPUESTO POR LA S.H.C.P., PARA LAS ORGANIZACIONES DESCENTRALIZADAS DE LOS GOBIERNOS FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Contabilidad. Jefe del Departamento de Contabilidad. Director-Gerente.

1 2 3 4

4-A 5 6

7

Registra la siguiente información al sistema de contabilidad integral: • IVA acreditable por compras. • IVA repercutido por ventas en farmacias. • ISR empleados y funcionarios. • Crédito al salario efectivamente pagado a

empleados y funcionarios. • Impuestos por arrendamientos. • Impuestos por honorarios. • Ingresos por ventas en farmacias. • Ingresos por arrendamiento de locales propiedad

del SSTEEV. • Ingresos por estacionamientos propiedad del

SSTEEV. Válida información registrada para presentación de pagos provisionales. Llena formato autorizado por la SHCP para pagos provisionales y turna al Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe y valida información del formato, con sus respectivas fuentes. ¿Está correcta la información? No: Devuelve para su corrección. Regresa a la actividad número 2. Si: Autoriza y firma en el formato y lo turna al Director-Gerente para firma. Recibe, analiza información recibida y firma documento. Remite formato autorizado al Departamento de Contabilidad.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS




8 9

10

12

Recibe formato autorizado por el Director-Gerente. Presenta documento a la Subdirección de Finanzas para que se realice el pago vía transferencia electrónica. Ingresa a la página SHCP para imprimir comprobante de pago. Registra el entero del pago provisional correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS



CONTABILIDAD

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DE LAS DECLARACIONES PROVISIONALES DE ISR E IVA.



DEPARTAMENTO

DE

CAJA




PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. OBJETIVO:

CUBRIR AL DERECHOHABIENTE O BENEFICIARIO LAS PRESTACIONES SOCIALES QUE POR LEY TIENE DERECHO.

NORMAS:

• LOS PAGOS SE REGIRAN DE ACUERDO A LA LEY DEL S.S.T.E.E.V.

• SOLO SE ENTREGARA EL PAGO AL INTERESADO, O EN SU CASO A LA PERSONA QUE PRESENTE UNA CARTA PODER EXPEDIDA POR EL PRIMERO Y CERTIFICADA POR UNA AUTORIDAD LEGAL.

• EL PAGO SE REALIZARÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

MENSUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Caja. Jefe del Departamento de Caja. Subdirector de Finanzas. Director- General. Subdirector de Finanzas. Jefe del Departamento de Caja. Departamento de Caja.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Recibe del Departamento de Prestaciones Sociales, la relación de orden de pago por los siguientes conceptos: • Pólizas por defunción. • Media póliza anticipada por defunción. • Media póliza por defunción. Elabora los siguientes documentos: • Cheque. • Póliza cheque (original y dos copias). Turna al Jefe del Departamento de Caja documentación. Recibe, verifica y firma documentación. Turna al Subdirector de Finanzas documentación para Vo. Bo. Recibe documentación, firma cheque y póliza cheque (original y dos copias) y turna al Director-Gerente documentación para autorización. Autoriza documentación devuelve al Subdirector de Finanzas documentación. Recibe cheque y póliza cheque (original y dos copias) firmados, y los turna al Jefe del Departamento de Caja. Recibe del Subdirector de Finanzas la documentación firmada.

Pasa el tiempo. Llegada la fecha o cuando se presente el derechohabiente o beneficiario. Entrega cheque al derechohabiente o beneficiario, solicita copia orden de pago e identificación personal y recaba la firma de recibido con firma autógrafa en la póliza cheque


CAJA

SUB. DE FINANZAS



11

12

13

14

Elabora relación de cheques pagados o entregados. Turna a la Oficina de Pólizas la siguiente documentación: • Póliza cheque (original). • Orden de pago. Turna al Departamento de Contabilidad, póliza cheque (copia) para su registro contable. Archiva póliza cheque (copia) de manera cronológica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

MEDIA POLIZA POR DEFUNCION

MEDIA POLIZA ANTICIPADA POR

DEFUNCION

INICIO

0-2

POLIZA-CHEQUE

RECIBE, VERIFICA Y

FIRMA

CHEQUE


RECIBE RELACION ORDEN DE

PAGO

POLIZA POR DEFUNCION

DEPTO. DE CAJA

ELABORA0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

TURNA PARA Vo. Bo.


TURNA0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE


1

JEFE DEL DEPTO.DE CAJA

0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

RECIBEFIRMA Y TURNA 0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

SUBDIRECTOR DE FINANZASDIRECTOR/GERENTE

AUTORIZA,FIRMA Y

DEVUELVE

DIRECTOR/GERENTE


ORDEN DE PAGO

0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE



CAJA

SUB. DE FINANZAS

PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.

2ORDEN DE

PAGO

1

LLEGADA LA FECHA O CUANDO SEPRESENTA EL DERECHOHABIENTEO BENEFICIARIO

C

POLIZA-CHEQUE

ENTREGA, SOLICITA

CONTRASEÑA O IDENTIFICACION

Y RECABA FIRMA

CHEQUE

DERECHOHABIENTE

ELABORA

RELACION DE CHEQUES EXPEDIDOS

C

ORDEN DE PAGO

TURNA0

POLIZA-CHEQUE


O

ORDEN DE PAGO

TURNA PARA SU REGISTRO

CONTABLE

C-1

POLIZA-CHEQUE

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

C

ORDEN DE PAGO

MANTIENE1

POLIZA-CHEQUE

C

FIN

DEPARTAMENTO.DE CAJA

RECIBE Y TURNA


ORDEN DE PAGO

0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA

RECIBE FIRMADOS

ORDEN DE PAGO

0-2

POLIZA-CHEQUE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA




ENTREGA DE CHEQUES DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO. OBJETIVO:

ENTREGAR AL DERECHOHABIENTE EL CHEQUE DEL PRESTAMO SOLICITADO.

NORMAS:

• EL DERECHOHABIENTE DEBERA DE PRESENTAR SU CREDENCIAL DE AFILIACION PARA EL COBRO DEL PRESTAMO.

• EL PAGO SE REALIZARA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

DIARIO. Revisó:

DIRECTOR-GERENTE


DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Caja. Departamento de Caja.

1

2

3

4 5

6 7

Recibe del Departamento de Préstamos expediente del derechohabiente, que contiene la siguiente documentación: • Cheque a su nombre. • Estado de cuenta (original y dos copias). • Pagaré (original). • Talón de cheque (interesado y fiador). • Credencial (copia) del interesado y fiador. Pasa el tiempo. Llegada la fecha señalada ó cuando se presente el derechohabiente. Solicita al derechohabiente: • Identificación. • Ticket. Recaba la firma del derechohabiente en las dos copias del estado de cuenta. Entrega cheque al derechohabiente y estado de cuenta (original). Recibe estado de cuenta (original y dos copias) firmados por el derechohabiente y anexa al pagaré (original). Sella de pagado y retira una copia del estado de cuenta para su archivo cronológico de acuerdo a día de pago. Turna al Departamento de Prestaciones Sociales la siguiente documentación: • Estado de cuenta (copia). • Pagaré (original). • Talón de cheque (interesado y fiador) para su

archivo. Mantiene estado de cuenta (copia) de manera cronológica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

ENTREGA DE CHEQUES DE PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO.

TICKET

C

TALON DE CHEQUE INTERESADO Y

FIADOR

TALONES DE CHEQUES

CONTRASEÑA

0

PAGARE

0

PAGARE

0-2ESTADO DE

CUENTA

CHEQUE A NOMBRE DEL

DERECHOHABIENTE

INICIO

RECIBE EXPEDIENTE


ENTREGA SOLICITANDO CONTRASEÑA

IDENTIFICACION PERSONAL Y

FIRMA

LLEGADA A LA FECHA SEÑALADA O CUANDO SE PRESENTE EL DERECHOHABIENTE

CHEQUE

DERECHOHABIENTE

RECIBE FIRMADOS Y

ANEXA

0-2ESTADO DE

CUENTA 0-2ESTADO DE

CUENTA

TURNA 1ESTADO DE

CUENTA

DEPTO. DE PRESTACIONES SOCIALES

MANTIENE 0ESTADO DE

CUENTAC

FIN

SUBDIRECCION DE FINANZAS

SOLICITA IDENTIFICACION

RECABA FIRMA

0-2ESTADO DE

CUENTA




NOTIFICACIÓN DE COBROS DIVERSOS. OBJETIVO:

REPORTAR OPORTUNAMENTE LA COBRANZA QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS INGRESAN A LA INSTITUCIÓN (ARRENDAMIENTO, ESTACIONAMIENTO, ELECTRODÓMESTICOS, PERSONALES Y OTROS).

NORMAS:

• EL DEPARTAMENTO DE CAJA DEBERÁ DE PROVEER DE MANERA OPORTUNA LOS FORMATOS “RECIBO DE COBRO” A LAS ÁREAS QUE REALIZAN GESTIONES DE COBRANZA.

• EL FORMATO “RECIBO DE COBRO” DEBERÁ SER ELABORADO POR EL

ÁREA QUE REALIZA GESTIONES DE COBRANZA. • EL RECURSO ECONÓMICO RECIBIDO DEBERÁ SER ENTREGADO A

DEPARTAMENTO DE CAJA DEL SSTEEV COMO PLAZO MÁXIMO AL SIGUIENTE DÍA HÁBIL.

• EN EL CASO DE QUE EL PAGO EL USUARIO LO REALICE MEDIANTE

DEPÓSITO BANCARIO SE OMITIRÁ LA FIRMA DE ESTE.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Área generadora del cobro. Departamento de Caja.

1 2 3 4 5

Recibe del usuario recurso económico por adeudo contraído con la institución (arrendamiento, estacionamiento, electrodomésticos, personales y otros). Elabora formato “Recibo de Cobro” (original y 2 copias), recaba firma del usuario y le entrega el original como respaldo de su pago. Entrega el formato “Recibo de Cobro” (2 copias) y recurso económico al Departamento de Caja. Recibe el formato “Recibo de Cobro” (2 copias) y recurso económico al Departamento de Caja y devuelve una copia al Área generadora del cobro. Elabora el formato “Recibo de Ingreso” FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

NOTIFICACIÓN DE COBROS DIVERSOS.

2

RECIBO

INICIO

RECIBE RECURSO

ECONOMICO

ELABORA Y RECABA FIRMA

O-2

RECIBO

ENTREGA

2-C

RECIBO

FIN

ÁREA GENERADORA DEL COBRO USUARIO

RECIBE DEVUELVE

1-2

RECIBO


ELABORA

O

RECIBO DE INGRESO


ÁREA GENERADORA DEL COBRO




REALIZACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES. OBJETIVO:

LIQUIDAR LAS FACTURAS QUE PRESENTEN LOS PROVEEDORES, POR CONCEPTO DE COMPRAS REALIZADAS POR LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• LOS CHEQUES DEBERÁN DE CONTAR CON LA FIRMA DEL DIRECTOR-GERENTE Y SUBDIRECTOR DE FINANZAS.

• LOS CHEQUES PARA SU PROTECCIÓN, DEBERÁN DE PORTAR LA LEYENDA DE “NO NEGOCIABLE”.

• POR CADA CHEQUE ENTREGADO, EL PROVEEDOR DEBERÁ ENTREGAR AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA UN COMPROBANTE.

• EL PAGO SE REALIZARA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

SEMANAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Caja. Proveedor.

1

2

2-A 3 4 5 6

Recibe del Subdirector de Finanzas, paquete “A” con expediente de pago al proveedor, que contiene: • Factura (copia). • Pedido de mercancía. • Nota de cargo. • Nota de crédito. • Cheque. • Póliza cheque (original y copia). • Listado de cheques expedidos. Verifica que el cheque contenga las firmas de acuerdo a la normatividad: • Director-Gerente. • Subdirector de Finanzas.

¿Están completas las firmas? No: Rechaza y devuelve al Subdirector de Finanzas, para recabar firma faltante. Regresa a la actividad número 1. Si: Coloca sello de “pagado” a factura (original). Pasa el tiempo. Llegada la fecha de pago o cuando se presente el proveedor. Entrega cheque al proveedor y le solicita comprobante de pago. Recibe, firma y devuelve. Recibe del proveedor: • Póliza cheque firmada (original y copia). • Comprobante de pago.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Jefe del Departamento de Caja.

7

8

Turna al encargado de expedición de cheques relación de los cheques pagados a proveedores (original), póliza cheque (original), comprobantes de pago y firma de recibido (original). Conserva la copia de relación de los cheques pagados a proveedores, póliza cheque, comprobantes de pago y firma de recibido. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

REALIZACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES.

LISTADO DE CHEQUES

EXPEDIDOS

TICKET

NOTA DE CARGO

PEDIDO DE MERCANCIA

0-1

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

INICIO

RECIBE PAQUETE "A"



1FACTURA

1

VERFICA FIRMAS

CHEQUE

DIRECTOR GERENTE


¿ESTAN COMPLETAS

LAS FIRMAS?

DEVUELVENO


1

COLOCA SELLO DE "PAGADO"

SI

0FACTURA

PASA EL TIEMPOLLEGADA LA FECHA DE PAGO O CUANDO SE PRESENTE EL PROVEEDOR

ENTREGA Y SOLICITA

COMPROBANTECHEQUE

PROVEEDOR

1



CAJA

SUB. DE FINANZAS

REALIZACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES.

PAQUETE "A"

0-1RELACION DE

CHEQUES PAGADOS A PROVEEDORES

COMPROBANTE DE PAGO

0-1POLIZA-CHEQUE

RECIBE, FIRMA Y

DEVUELVE

CHEQUE

1


PROVEEDOR

COMPROBANTE DE PAGO

RECIBE FIRMADOS

0-1POLIZA-CHEQUEJEFE DEL DEPTO.

DE CAJA

PROVEEDOR

TURNA0-1

POLIZA-CHEQUE

ENCARGADO DE EXPEDICION DE CHEQUES

0-1RELACION DE

CHEQUES PAGADOS A PROVEEDORES

COMPROBANTE DE PAGO

CONSERVA Y FIRMA DE RECIBIDO

0-1POLIZA-CHEQUE

FIN




SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE PARA PAGOS DIVERSOS. OBJETIVO:

CUBRIR OPORTUNAMENTE LOS PAGOS SOLICITADOS POR LAS DIVERSAS ÁREAS DE LA INSTITUCIÓN, A TRAVES DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS.

NORMAS:

• LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ ESTAR AUTORIZADA POR EL SUBDIRECTOR DEL ÁREA CORRESPONDIENTE QUE REQUIERA EL PAGO.

• SU ELABORACIÓN SE REALIZARA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Caja. Departamento de Caja. Jefe del Departamento de Caja. Subdirector de Finanzas. Director-Gerente. Jefe del Departamento de Caja.

1 2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

12

13

Recibe de la Subdirección de Comercialización y/o Departamento de Servicios Generales solicitud para la elaboración de cheque por los siguientes conceptos: teléfono, agua, luz, renta, papelería, artículos de limpieza, etc., anexando factura. Registra en la chequera: • Fecha. • Importe. • Nombre o razón social. • Concepto. Elabora los siguientes documentos: • Cheque. • Póliza cheque (original y dos copias). Turna al Jefe del Depto. de Caja documentación. Recibe, verifica documentación y rubrica. Turna al Subdirector de Finanzas para Vo. Bo., la siguiente documentación: • Solicitud (original). • Factura (original). • Cheque. • Póliza cheque (original y dos copias). Firma cheque y póliza cheque (original y dos copias). Turna al Director-Gerente la documentación para su autorización cuando se requiera. Recibe y autoriza documentación. Firma cheque y póliza cheque (original y dos copias). Devuelve al Jefe del Departamento de Caja la documentación. Recibe y elabora relación de cheques (original y copia) expedidos en el día. Sella, firma y turna al Subdirector de Finanzas la relación de cheques (original y copia) para su autorización.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Subdirector de Finanzas. Jefe del Departamento de Caja.

14

15

16

17

18

Recibe, firma y devuelve al Jefe del Departamento de Caja la relación de cheques (original y copia). Recibe relación de cheques autorizada. Turna al Departamento de Contabilidad la siguiente documentación: • Factura (original) sellada de pagada. • Póliza de cheque (original). • Relación de cheques (original). Pasa el tiempo. Llegada la fecha de pago. Realiza pago con la persona o Banco correspondiente, entregando el cheque. Archiva la póliza cheque (copia) firmada por la persona o Banco correspondiente de manera cronológica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE PARA PAGOS DIVERSOS.

CHEQUE

0-2

POLIZA-CHEQUE

0FACTURA

0FACTURA

0-2

POLIZA-CHEQUE

INICIOSUBDIR. DE COMERCIALIZACIONY/O SERVICIOS GENERALES

RECIBE Y ANEXA FACTURA

CORRESPONDIENTE

SOLICITUD DE CHEQUE,

TELEFONO, LUZ, AGUA, ETC

DEPTO. DE CAJA

RESGISTRA: FECHA, IMPORTE, NOMBRE O RAZON

SOCIAL, CONCEPTO

CHEQUERA

ELABORA CHEQUE

TURNA0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE


0FACTURA

RECIBE Y VERIFICA 0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUEJEFE DEL DEPTO. DE CAJA

TURNA PARA Vo. Bo.

0SOLICITUD


1

0-2

POLIZA-CHEQUE

FIRMA CHEQUESUBDIRECTOR DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS


FACTURASOLICITUD


2

DIRECTOR-GERENTE

0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

FACTURASOLICITUD

RECIBE Y AUTORIZA 0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUEDIRECTOR-GERENTE

0-2

POLIZA-CHEQUE

FIRMA CHEQUE

1


FACTURASOLICITUD

DEVUELVE0-2

POLIZA-CHEQUE

CHEQUE

RECIBE Y ELABORA POR DIA

0-1RELACION

DE CHEQUESJEFE DEL DEPTO. DE CAJA

SUBDIRECTOR DE FINANZASSELLA, FIRMA Y TURNA PARA SU AUTORIZACION

0-1RELACION

DE CHEQUES



CAJA

SUB. DE FINANZAS


FIN

1POLIZA-CHEQUE

MANTIENE FIRMADA

C

2

RECIBE, FIRMA Y

DEVUELVE0-1

RELACION DE CHEQUES



RECIBE AUTORIZADO

RELACION DE CHEQUES


DEPTO. DE CONTABILIDAD

0-1RELACION DE

CHEQUES

TURNA0-2

POLIZA-CHEQUE

0FACTURA

REALIZA EL PAGO Y

ENTREGA

BANCO O PERSONA CORRESPONDIENTE

LLEGADA LA FECHA DE PAGO

CHEQUE




ADMINISTRACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE. OBJETIVO:

CUBRIR LOS GASTOS MENORES QUE DEMANDA LA OPERACIÓN DIARIA DE LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• EL FONDO REVOLVENTE SE REGIRÁ DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Caja. Departamento de Caja. Jefe del Departamento de Caja.

1 2 3 4 5 6 7 8

8-A 9

10

11

Recibe del Subdirector de Finanzas, cheque para el fondo revolvente. Manda al Banco correspondiente, para el cambio del cheque a efectivo. Presenta en el Banco, cheque para cobro. Recibe del Banco el efectivo. Entrega al Jefe del Departamento de Caja el efectivo. Recibe efectivo y dispone del fondo revolvente. Recibe de los Jefes de Área, comprobante de gastos. Verifica requisitos fiscales y documentales en comprobante de gastos. ¿Están correctos los datos? No: Rechaza y devuelve comprobante de gastos. Regresa a la actividad número 7. Si: Verifica cantidad del gasto a reponer. ¿Es menor a $500.00 M.N.? No: Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE. Si: Paga en efectivo el gasto presentado. Anota en comprobante, cargo del gasto (oficinas, farmacias o viáticos por comisión).


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Subdirector de Finanzas.

12

13

14

15

16

17

/Repite procedimiento de la actividad número 7 a la 11, hasta agotar fondo revolvente./ Verifica cantidad existente en fondo revolvente. ¿La cantidad es menor a $2,000.00 M.N.? No: Fin. Si: Elabora solicitud de reposición del fondo revolvente y reporte de gastos pagados, clasificándolos en: • Oficinas centrales. • Farmacias. Turna al Subdirector de Administración para autorización, los siguientes documentos: • Solicitud de reposición del fondo revolvente

(original y copia). • Reporte de gastos. • Comprobantes de gastos. Conecta con el procedimiento: AUTORIZACION DE LA REPOSICION DE GASTOS DEL FONDO REVOLVENTE. Elabora cheque por el importe autorizado de la solicitud de reposición del fondo revolvente. Turna al Subdirector de Finanzas, cheque para firmas, anexando solicitud de reposición de gastos autorizada por el Subdirector de Administración, reporte de gastos y comprobantes de gastos. Devuelve al Jefe del Departamento de Caja cheque firmado y documentos.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Jefe del Departamento de Caja.

18

19

Recibe cheque y turna al Departamento de Contabilidad, los siguientes documentos: • Solicitud de reposición de gastos (original). • Póliza cheque (original). • Comprobantes de gastos. Archiva de manera cronológica y definitiva, los siguientes documentos: • Solicitud de reposición de gastos (copia). • Póliza cheque (copia). FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.



CAJA

SUB. DE FINANZAS





ELABORACIÓN DEL CORTE DE CAJA. OBJETIVO:

INFORMAR AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS DE LOS INGRESOS CAPTURADOS DURANTE EL DÍA.

NORMAS:

• SU ELABORACIÓN SE REALIZARA DIARIAMENTE.

• SE REMITIRÁ UNA COPIA DE LOS CORTES DE CAJA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

• SU ELABORACIÓN SE REALIZARA DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.

FRECUENCIA:

DIARIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento de Caja. Departamento de Caja. Jefe del Departamento de Caja. Subdirector de Finanzas. Director-Gerente.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

Recibe de la Subdirección de Comercialización, del Departamento de Prestaciones Sociales y de la Unidad Jurídica los cheques por concepto de: cobro de facturas, préstamos, cuotas, rentas y comisiones, respectivamente. Elabora recibo (original y dos copias), por cada cheque recibido (recibo de caja). Ordena el depósito en el Banco especificado. Realiza depósito en el Banco correspondiente y procede a sacar copia fotostática de la ficha de depósito. Devuelve al Jefe del Departamento de Caja la copia(s) de la(s) ficha(s) de depósito del Banco. Recibe la copia(s) de la(s) ficha(s) de depósito del Banco. Verifica ficha(s) de depósito. Elabora formato corte de caja (original y copia), registrando los ingresos por cada uno de los diferentes conceptos y firma documento. Turna corte de caja (original y 2 copias) al Subdirector de Finanzas para Vo. Bo. y archiva (copia) en orden cronológico y definitivo. Recibe corte de caja (original y 2 copias), verifica documento. Turna corte de caja (original y 2 copias) al Director-Gerente para autorización. Recibe corte de caja (original y 2 copias) y firma. Devuelve corte de caja (original y 2 copias) al Jefe del Departamento de Caja.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Jefe del Depto. de Caja. 14

15

Recibe corte de caja (original y 2 copias) autorizado. Turna al Departamento de Contabilidad, los siguientes documentos: • Corte de caja (original), • Cobro de facturas, • Préstamos, • Cuotas, • Rentas, y • Comisiones. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

ELABORACIÓN DEL CORTE DE CAJA.

CHEQUE: PAGO DE PRESTAMOS Y CUOTA, RENTAS Y

COMISIONES

INICIO

RECIBECHEQUE:

COBRO DE FACTURA

ELABORA POR

CHEQUE RECIBIDO

RECIBO DE CAJA

ORDENA DEPOSITO

RECIBE Y CONSERVA

COPIASDEPTO. DE CAJA

BANCO

1FICHA DE

DEPOSITO

DEVUELVE SELLADA

1FICHA DE

DEPOSITO


RECIBE COPIAS

1FICHA DE

DEPOSITOJEFE DEL DEPTO. DE CAJA

VERIFICA

1FICHA DE

DEPOSITO

1


SUBDIRECCION DE COMERCIALIZACIONDEPTO. DE PRESTACIONES SOCIALESUNIDAD JURIDICA



CAJA

SUB. DE FINANZAS


FICHA DEPOSITO

RECIBO DE CAJA

FICHA DEPOSITO

RECIBO DE CAJA

0-1FORMATO DE CORTE

DE CAJA

1

ELABORA Y FIRMA

0-1FORMATO DE

CORTE DE CAJA

TURNA PARA Vo. Bo. Y ARCHIVA

RECIBE, VERIFICA Y RUBRICA


DIRECTOR-GERENTE


0-1FORMATO DE

CORTE DE CAJA

0 CORTE DE

CAJA

C


0 CORTE DE

CAJA

RECIBE Y FIRMA

0 CORTE DE

CAJARECIBO DE

CAJAFICHA

DEPOSITODIRECTOR-GERENTE


DEVUELVE

0 CORTE DE

CAJARECIBO DE

CAJAFICHA

DEPOSITO

RECIBE AUTORIZADO

0 CORTE DE

CAJARECIBO DE

CAJAFICHA

DEPOSITO

2

RECIBO DE CAJA

FICHA DEPOSITO




CAJA

SUB. DE FINANZAS


COMISIONES

RENTAS

CUOTAS

PRESTAMOS

COBRO FACTURAS

2

FIN

TURNA DOCUMENTACION

0 CORTE DE

CAJA

JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD




REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE DE FARMACIAS, TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS.

OBJETIVO:

QUE LAS FARMACIAS, TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS Y MÓDULOS CUENTEN CON RECURSOS ECONOMICOS PARA CUBRIR SUS GASTOS MENORES Y LA COMPRA DE ARTÍCULOS BÁSICOS PARA LA VENTA.

NORMAS:

• A CADA ENCARGADA DE FARMACIA, TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS O MÓDULO SE LE ASIGNARÁ UNA TARJETA DE PREPAGO DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA CONVENIDA Y SERÁ POR EL MONTO ASIGNADO COMO FONDO REVOLVENTE.

• LA REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE SERÁ POR EL MONTO TOTAL DE LAS

FACTURAS ENTREGADAS AL DEPARTAMENTO DE CAJA. • LA ENCARGADA DE FARMACIA, TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS O MÓDULO

PODRÁ OBTENER LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA TARJETA DE PREPAGO A TRAVES DE VENTANILLA DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA, CAJERO AUTOMATICO O BOUCHER (UBICADO EN EL PUNTO DE VENTA).

• LOS COMPROBANTES DE GASTOS DEBEN ESTAR FIRMADOS POR EL

ENCARGADO DE FARMACIA, TIENDA DE ELECTRODOMÉSTICOS O MÓDULO, DEBIDAMENTE RELACIONADOS Y TURNADOS EN FORMA OPORTUNA AL DEPARTAMENTO DE CAJA.

• LA TRANSFERENCIA VÍA ELECTRÓNICA DEBERÁ CONTAR CON LA FIRMA DE

LAS DOS PERSONAS PREVIAMENTE AUTORIZADAS POR EL DIRECTOR-GERENTE.

• LA RELACION DE GASTOS DEBERÁ SER AUTORIZADA POR EL SUBDIRECTOR

DE COMERCIALIZACION. FRECUENCIA:

EVENTUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de Caja. Subdirector de Finanzas. Departamento de Caja.

1

1-A

1-B 2 3 4 5

Recibe de Farmacia, Tienda de Electrodomésticos o Módulo (relación de Reposición del Fondo Revolvente y documentación comprobatoria) y verifica suma de las facturas. ¿Coincide importe? No: Corrige suma de facturas del fondo revolvente e informa a la Farmacia, Tienda de Electrodomésticos o Módulo. Conecta con la actividad Número 1-B. Si: Accesa al Sistema Interbancario y captura transferencia electrónica alimentando la Tarjeta Bancaria de Prepago. Solicita autorización al Subdirector de Finanzas para transferir los recursos económicos a la Tarjeta Bancaria de Prepago. Accesa al Sistema Interbancario y autoriza los recursos económicos a la Tarjeta Bancaria de Prepago e informa al Departamento de Caja. Obtiene comprobante (3 copias) de la transferencia electrónica. Turna documentación de la siguiente manera: • Departamento de Supervisión (relación de Reposición del

Fondo Revolvente y facturas y 1ª. copia de la transferencia electrónica a la Tarjeta Bancaria de Prepago).

• Departamento de Contabilidad (2ª. copia de la transferencia electrónica a la Tarjeta Bancaria de Prepago) para su registro contable.

• Manteniendo en archivo cronológico y definitivo 3ª. copia de la transferencia electrónica a la Tarjeta Bancaria de Prepago.

Conecta con el Procedimiento: Preparación de la Información Contable. Departamento de Contabilidad.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



Departamento de Supervisión. Jefe del Departamento de Control Presupuestal. Jefe del Departamento de Supervisión.

6

6-A

6-B 7 8 9

Recibe (relación de Reposición del Fondo Revolvente y facturas y copia de la transferencia electrónica a la Tarjeta Bancaria de Prepago) y verifica facturas. ¿Procede Factura? No: Elabora memorándum informando al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del importe a descontar vía nómina a la encargada de Farmacia, Tienda de Electrodomésticos o Módulo, con copia al Subdirector de Comercialización, Subdirector de Finanzas, Jefe del Departamento de Caja, Jefe del Departamento de Contabilidad (para generar el pasivo correspondiente) y Órgano Interno de Control. Fin. Si: Firma relación de Reposición del Fondo Revolvente y la presenta al Jefe del Departamento de Control Presupuestal. Asigna número de partida presupuestal, sella relación de Reposición del Fondo Revolvente y devuelve documento al Jefe del Departamento de Supervisión. Presenta relación de Reposición del Fondo Revolvente al Subdirector de Comercialización para su autorización. Turna relación de Reposición del Fondo Revolvente y facturas comprobatorias al Departamento de Contabilidad y mantiene el comprobante 1ª. copia de la transferencia electrónica en archivo cronológico y definitivo. Fin del Procedimiento.


CAJA

SUB. DE FINANZAS



CAJA

SUB. DE FINANZAS

REP. DEL FONDO REVOLVENTE DE FCIAS., TDAS. DE ELECTRO. Y MÓDULOS.

FACTURAS

INICIO

RECIBE PAQUETE "A"



REPOSICION

1

VERFICA SUMAS

¿COINCIDE IMPORTE?

CORRIGE E INFORMA AL SOLICITANTE

NO

1

ACCESA SISTEMA

INTERBANCARIO CAPTURA

TRANSFERENCIA

SI

OBTIENE

3

COMPROBANTES

1

SOLICITA AUTORIZACION

PARA TRANSFERENCIA


SUBDIRECTOR DE FINANZAS AUTORIZA Y TRANSFIERE E

INFORMA


DEPARTAMENTO DE CAJA1.- Departamento de Supervisión2.- Departamento de Contabilidad3.- Departamento de Caja



CAJA

SUB. DE FINANZAS

REP. DEL FONDO REVOLVENTE DE FCIAS., TDAS. DE ELECTRO. Y MÓDULOS.

FACTURAS

COMPROBANTE

FACTURAS

1

RECIBE Y VERIFICA REPOSICION

FIN


PREPARACION DE LA INFORMACION CONTABLE


JEFE DEL DEPTO.DE SUPERVISION

¿PROCEDE?

ELABORA MEMORANDUM

DE DESCUENTO

NO

SI

O-7

MEMORANDUM

O.- Depto. de Rec. Humanos1.- Fcia. Tda. o Módulo2.- Sub. de Comercialización3.- Sub. de Finanzas4.- Depto. de Caja5.- Depto. de Contabilidad6.- Organo Interno de Control7.- Archivo

FIN

FIRMA Y ENVIA

REPOSICION

JEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL

JEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL

ASIGNA PARTIDA, SELLA Y

DEVUELVEREPOSICION




PRESENTA PARA

AUTORIZACIONREPOSICION


TURNA

REPOSICION

DEPARTAMENTODE CONTABILIDAD

C



VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO

DIRECCIÓN-GERENCIA L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS L.A.E. Ricardo Leonel Lucia Espejo

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Q.F.B. Sandra Lucero Názer Landero

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Lic. Felipe Sosa Mora

UNIDAD JURÍDICA Lic. José Manuel González Mendoza

UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

C.P. Carlos de Arcangelis Rechy

UNIDAD DE GÉNERO L.C.P. Melissa Cruz Sagrero

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SSTEEV Lic. Iliana Patricia Sandoval López



VI FIRMAS DE AUTORIZACIÒN

ELABORACIÓN

Q.F.B. Sandra Lucero Názer Landero SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

REVISIÓN

L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón DIRECCIÓN-GERENCIA

AUTORIZACIÓN

L.A.E. FRANCISCO ENRIQUE PÉREZ CARREÓN DIRECTOR - GERENTE

PROFR. EDUARDO ERIC MARTÍNEZ TOY PROFR. GUSTAVO ABEL CADENA CARRASCO TESORERO SECRETARIO

PROFR. LEONARDO CAMPOS APARICIO PROFR. JOSÉ CRUZ CAPISTRÁN GARRIDO VOCAL VOCAL

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