Manual Específico de Procedimientos de la Unidad de ...

Actualización noviembre 2018 1

Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz

Manual Específico de

Procedimientos de la

Unidad de Planeación,

Programación y Presupuesto.



ÍNDICE

I. Presentación 1 II. Estructura Orgánica 2 III. Simbología 3 IV. Descripción de Procedimientos 7 Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto • Elaboración del Programa Operativo Anual. 10 • Elaboración del Presupuesto de Egresos del Ejercicio. 13 • Control y Seguimiento del Programa Operativo Anual. 17 • Autorización de Suficiencia Presupuestal. 20

V. Directorio 23 VI. Firmas de Autorización 24



I.- PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos Específico de la Unidad de Planeación, Programación y

Presupuesto, forma parte de la serie de documentos internos que el Seguro Social de los

Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado para impulsar el desarrollo

administrativo.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma detallada, ordenada y

secuencial, las acciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la realización de las

actividades institucionales, precisando responsabilidades operativas para su ejecución,

control y evaluación, con el propósito de contribuir al logro de una mayor eficiencia.

Los procedimientos que se incluyen, identifican en primer término el nombre, objetivo

y normas del procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripción y

finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la

secuencia de las operaciones del mismo.

La integración de este Manual de Procedimientos fue posible por la aportación de la

información proporcionada por la Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto del

SSTEEV.

La información veraz y apegada a normatividad estará en permanente actualización

a través de revisiones periódicas con el propósito de mantenerla apegada a la realidad

operativa de la Institución para estar a la altura de las necesidades y objetivos que la

administración se ha trazado.



II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

L.A.E. FRANCISCO ENRIQUE PÉREZ CARREÓN

DIRECTOR - GERENTE

PROFR. EDUARDO ERIC MARTÍNEZ TOY

TESORERO PROFR. GUSTAVO ABEL CADENA CARRASCO SECRETARIO

PROFR. LEONARDO CAMPOS APARICIO VOCAL PROFR. JOSÉ CRUZ CAPISTRÁN GARRIDO

VOCAL

ABRIL 2019

de



III.- SIMBOLOGÍA



TERMINAL

Indica el inicio o final del procedimiento.

OPERACION Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVO

Indica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmente conjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior las siguientes instrucciones:

A= Alfanumérico N= Numérico C= Cronológico



ARCHIVO PROVISIONAL

Indica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condiciones dadas para el archivo definitivo.

CONECTOR

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PÁGINA

Representa una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNION

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

PREPARACION

Indica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior del símbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.



LINEAS PARALELAS

Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión del diagrama.

DISKETTE

Representa almacenamiento de archivo en disco flexible. DISCO

Indica almacenamiento de archivos en disco duro.

PASA EL TIEMPO

Indica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.



IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS



UUNNIIDDAADD DDEE PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN,, PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN YY PPRREESSUUPPUUEESSTTOO

Es responsable de dirigir la integración del Presupuesto Anual del SSTEEV; controlar el presupuesto autorizado y la solvencia presupuestal de cada capítulo del gasto; diseñar, mantener y operar un sistema de indicadores que permita evaluar el desempeño general de la Institución; actualizar y proponer nuevos lineamientos y políticas en materia de planeación y control presupuestal, supervisar los gastos y pasivos que tramiten las diferentes Áreas, así como apoyar en la integración y consolidación de las cifras presupuestales que se requieran para los informes que se presenten ante el Consejo de Administración.

UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN-GERENCIA

ANALISTA PRESUPUESTAL

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

JEFE DE OFICINA



Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL. OBJETIVO:

REGISTRAR LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES A REALIZAR POR LA INSTITUCIÓN. NORMAS:

• EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBE SER ELABORADO EN EL MES DE NOVIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.

FRECUENCIA:

ANUAL.

Revisó: DIRECCIÓN-GERENCIA

Elaboró: SUBDIRECCIÓN

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Fecha: noviembre de 2018



ÁREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

Jefa/Jefe de la Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto. Diectora/Director.

1

2

2-A

3

4

4-A

5

Entrega a los Titulares de las Subdirecciones y de la Unidad Jurídica el formato del Programa Operativo Anual (copia), solicita reporten las actividades más relevantes e instruye sobre su llenado (unidad de medida, cantidad, presupuesto, fecha y área responsable). Pasa el Tiempo. Recibe de los Titulares de las Subdirecciones y de la Unidad Jurídica el formato del Programa Operativo Anual (copia) y analiza información presentada. ¿Es correcta la información? No: Devuelve formato Programa Operativo Anual (copia) e instruye para su corrección. Regresa a la actividad número 2. Si: Accede al sistema y captura por área la información y emite Programa Operativo Anual (copia). Presenta documento del Programa Operativo Anual (copia) al Titular de la Dirección/Gerencia y solicita Vo. Bo. ¿Otorga Vo.Bo.? No: Indica ajustes en el documento Programa Operativo Anual (copia) y lo devuelve al Titular de la Unidad de Planeación. Programación y Presupuesto. Regresa a la actividad número 3. Si: Presenta el Programa Operativo Anual (original) al Consejo de Administración para su autorización. FIN DE PROCEDIMIENTO



ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

OPOA

CPOA

CPOA

CPOA

CPOA

CPOA

CPOA

2

ACCEDE AL SISTEMA

INICIO

ENTREGA, SOLICITA E INSTRUYE

JEFA/JEFE DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

RECIBE Y ANALIZA

¿ES CORRECTA LA

INFORMACVION?

DEVUELVE E INSTRUYE

CAPTURA Y EMITE

PRESENTA Y SOLICITA

PRESENTA

FIN

¿OTORGA Vo.Bo.?

INDICA Y DEVUELVE

1

1

2

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Pasa el Tiempo

TITULARES DE LAS SUBDIRECCIONES Y DE LA UNIDAD JURÍDICA

No

Si

No

Si

DIRECTORA/DIRECTOR

DIRECTORA/DIRECTOR





ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO. OBJETIVO:

CONTAR CON LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE LAS ÁREAS QUE INTEGRAN LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

• EL PRESUPUESTO DE EGRESOS SE DEBE ELABORAR DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS MARCADOS POR LA DIRECCIÓN/GERENCIA Y UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.

• EL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEBE SER ELABORADO A MÁS TARDAR EN EL

MES DE NOVIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN






Jefa/Jefe de la Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto. Directora/Director.

1

2

3

3-A

4

5

5-A

6

Presenta ante los Titulares de la Dirección/Gerencia, Subdirecciones, Departamentos y de la Unidad Jurídica los lineamientos para la elaboración del proyecto de Presupuesto de Egresos (copia) del ejercicio fiscal y les solicita la información calendarizada de las necesidades de su Área. Pasa el Tiempo. Recibe de los Titulares de las Subdirecciones, Departamento y de la Unidad Jurídica la información requerida del Presupuesto de Egresos (copia). Analiza y coteja la información de cada Área contra los lineamientos para el Presupuesto de Egresos del ejercicio siguiente. ¿Se ajusta a los lineamientos? No: Devuelve al Área el Presupuesto de Egresos (copia) para su corrección. Regresa a la actividad número 2. Si: Integra documentación por Área, accede al sistema informático y captura información. Imprime el Presupuesto de Egresos (copia), lo presenta al Titular de la Dirección/Gerencia y solicita Vo.Bo. ¿Otorga Vo. Bo.? No: Indica modificaciones en el Presupuesto de Egresos (copia) y lo devuelve al Titular de la Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto. Regresa a la actividad número 4. Si: Presenta el Presupuesto de Egresos (original) al Consejo de Administración para su autorización. FIN DE PROCEDIMIENTO



ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO

C

PRESUPUESTO DE EGRESOS

C


INFORMACIÓN

POR ÁREA

C


C


INFORMACIÓN

C


C


INICIO

PRESENTA Y SOLICITA

RECIBE 1

Pasa el Tiempo

ANALIZA Y COTEJA

ACCEDE AL SISTEMA

¿SE AJUSTA A LOS

LINEAMIENTOS?

DEVUELVE

INTEGRA Y CAPTURA

No

Si

2

1

IMPRIME, PRESENTA Y

SOLICITA .

¿OTORGA Vo. Bo.?

INDICA Y DEVUELVE

No

Si

1

2

TITULARES DE LA DIRECCIÓN/GERENCIA, SUBDIRECCIONES,DEPARTAMENTOS Y DE LA UNIDAD JURÍDICA


DIRECTORA/DIRECTOR




ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO

O


PRESENTA

FIN

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

1

DIRECTORA/DIRECTOR




CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL. OBJETIVO:

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.

NORMAS:

• SE DEBE EVALUAR EN LOS MESES DE MAYO, SEPTIEMBRE Y ENERO DEL SIGUIENTE AÑO Y PRESENTAR A LA DIRECCIÓN/GERENCIA EL INFORME DE AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL POR CADA PERÍODO, ASÍ COMO EL INFORME FINAL.

• EN EL CASO DE EXISTIR VARIACIONES EN EL PORCENTAJE DE LA ACTIVIDAD

SE DEBE REPORTAR INVARIABLEMENTE LA JUSTIFICACIÓN CORRESPONDIENTE.

FRECUENCIA:

CUATRIMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN






Jefa/Jefe de la Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto.

1

2

2-A

3

3-A

4

5

Solicita a los Titulares de las Subdirecciones y de la Unidad Jurídica el formato Reporte de Avance de Actividades (copia) del cuatrimestre correspondiente. Recibe de los o las Subdirectores (as) y Jefe (a) de la Unidad Jurídica el formato Reporte de Avance de Actividades (copia) del cuatrimestre correspondiente y analiza información presentada. ¿Es correcta la información? No: Devuelve formato Reporte de Avance de Actividades (copia) e instruye para su corrección. Regresa a la actividad número 2. Si: Accede al sistema y captura información del formato Reporte de Avance de Actividades (copia), verifica porcentaje de avance por el período correspondiente (programado contra ejecutado) y determina porcentaje de variación. ¿Existe variación? No: Omite respuesta dentro del formato Reporte de Avance de Actividades (copia). Continúa con la actividad número 4. Si: Registra en el formato Reporte de Avance de Actividades (copia) dentro en la columna de Justificaciones la (s) causa (s) de la variación (es) e imprime Reporte de Avance de Actividades “Concentrado” (original). /Pasa el tiempo/ /Al finalizar el año/ Elabora el informe de Control y Seguimiento del Programa Operativo Anual y lo presenta al o a la Director (a)/Gerente para la toma de decisiones. Fin del Procedimiento.



CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

O INFORME CONTROL Y

SEGUIMIENTO

OREPORTE DE AVANCE POA

"CONCENTRADO"

CREPORTE DE AVANCE POA






2

ACCEDE AL SISTEMA

INICIO

SOLICITA

RECIBE Y ANALIZA

¿ES CORRECTA LA

INFORMACIÓN?

DEVUELVE E INSTRUYE

CAPTURA, VERIFICA Y DETERMINA

ELABORA Y PRESENTA

REGISTRA E IMPRIME

FIN

¿EXISTE VARIACIÓN.? OMITE

1

1

2

Pasa el Tiempo

No

Si

No

Si

/AL FINALIZAR EL AÑO/

TITULARES DE LAS SUBDIRECCIONES Y DE LA UNIDAD JURÍDICA


DIRECTORA/DIRECTOR




AUTORIZACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL. OBJETIVO:

PROPORCIONAR A LAS ÁREAS LA DISPOSICIÓN PRESUPUESTAL PARA SU OPERACIÓN.

NORMAS:

a) TODO GASTO SE DEBE DE AJUSTAR A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.

• LA ORDEN DE PAGO PRESENTADA POR EL ÁREA DEBE ESTAR DEBIDAMENTE

REQUISITADA.

• EL ÁREA DEBE TRAMITAR LA AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DENTRO DEL MES QUE CORRESPONDA LA EROGACIÓN.

• CUANDO EL ÁREA PRESENTE A LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO MÁS DE UNA ORDEN DE PAGO, DEBE ANEXAR UN MEMORÁNDUM ESPECÍFICANDO LA CANTIDAD DE FORMATOS ENTREGADOS.

• EN EL CASO DE QUE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO RECOMIENDE SOLICITAR UNA TRANSFERENCIA O AMPLIACIÓN PRESUPUESTAL, EL ÁREA DEBE PRESENTAR UN MEMORÁNDUM AUTORIZADO POR EL TITULAR DE LA DIRECCIÓN/GERENCIA.

FRECUENCIA:

DIARIA.



DE ADMINISTRACIÓN






Jefa/Jefe del Departamento de Supervisión. Directora/Director. Subdirectora/Subdirector de Comercialización. Jefa/Jefe del Departamento de Supervisión.

1

2

2-A

3

3-A

3-B

3-C

4

Recibe formato Orden de Pago del Área (original y copia), solicitando disponibilidad presupuestal. Verifica llenado del formato y soportes de la Orden de Pago (original y copia). ¿Está correcta? No: Devuelve Orden de Pago del Área (original y copia) e instruye correcciones. Regresa a la actividad número 1. Si: Accede al sistema y verifica la disponibilidad presupuestal. ¿Existe presupuesto? No: Devuelve Orden de Pago (original y copia) al Área y recomienda solicitar transferencia o ampliación presupuestal. /Pasa el tiempo/ Recibe del Área Memorándum (original y copia) solicitando transferencia o ampliación presupuestal debidamente autorizada por el o la Director (a)/Gerente y Orden de Pago del Área (original y copia), sella y devuelve Memorándum (copia) y mantiene Orden de Pago (original y copia), Accede al sistema, captura transferencia de partida o ampliación presupuestal y archiva Memorándum de manera cronológica y definitiva. Continúa con la actividad número 4. Si: Registra en el Presupuesto de Egresos, autoriza (sella/firma) la Orden de Pago (original y copia) y devuelve al Área. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



AUTORIZACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

O-1ORDEN DE PAGO

PRESUPUESTO DE

EGRESOS

O MEMORÁNDUM

O-1ORDEN DE PAGO

O-1ORDEN DE PAGO

O-1ORDEN DE PAGO

O-1ORDEN DE PAGO

O-1ORDEN DE PAGO

O-1ORDEN DE PAGO

C

MEMORÁNDUM

O MEMORÁNDUM

ACCEDE AL SISTEMA

INICIO

RECIBE

VERIFICA

¿ESTA CORRECTA?

DEVUELVE E INSTRUYE

VERIFICA

1

1

2

No

Si

¿EXISTE PRESUPUESTO?

DEVUELVE Y SOLICITA

RECIBE, SELLA, Y DEVUELVE

ACCEDE AL SISTEMA CAPTURA Y ARCHIVA

REGISTRA, AUTORIZA Y DEVUELVE

FIN

Si

No

2

Pasa el Tiempo

ÁREA

ÁREA

ÁREA

ÁREA

ÁREA




V D I R E C T O R I O

DIRECCIÓN-GERENCIA

L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS L.A.E. Ricardo Leonel Lucia Espejo

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Q.F.B. Sandra Lucero Názer Landero

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Lic. Felipe Sosa Mora

UNIDAD JURÍDICA Lic. José Manuel González Mendoza

UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO C.P. Carlos de Arcangelis Rechy

UNIDAD DE GÉNERO L.C.P. Melissa Cruz Sagrero

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SSTEEV Lic. Iliana Patricia Sandoval López



VI FIRMAS DE AUTORIZACIÒN

ELABORACIÓN

Q.F.B. Sandra Lucero Názer Landero SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

REVISIÓN

L.A.E. Francisco Enrique Pérez Carreón DIRECCIÓN-GERENCIA

AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

L.A.E. FRANCISCO ENRIQUE PÉREZ CARREÓN DIRECTOR - GERENTE

PROFR. EDUARDO ERIC MARTÍNEZ TOY PROFR. GUSTAVO ABEL CADENA CARRASCO TESORERO SECRETARIO

PROFR. LEONARDO CAMPOS APARICIO PROFR. JOSÉ CRUZ CAPISTRÁN GARRIDO VOCAL VOCAL

Manual Específico de Procedimientos de la Unidad de ...

Documents

Transcript of Manual Específico de Procedimientos de la Unidad de ...