portada manual de procedimientos · UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS...

Manual Específico de

Procedimientos

Unidad Administrativa

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS





ÍNDICE PRESENTACIÓN…………………………………………………………………………………………............. I

ESTRUCTURA ORGÁNICA……………………………………………………………………………….......... II

SIMBOLOGÍA………………………………………………………………………………………………............. III

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS………………………………………………………………............. IV

Elaboración del Proyecto de Presupuesto………………………………………………………………………. 1

Control Presupuestal……………………………………………………………………………………….. 8

Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Secretaría de Trabajo, Previsión

Social y Productividad…………………………………………………………………………………………

14

Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios……. 17

Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos anexos a la Solicitud de

Comprobación de Recursos…………………………………………………………………………..

22

Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente anexos a

la Solicitud de Comprobación de Recursos……………………………………………………………

26

Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el

Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev)…………………….

31

Cierre Mensual Presupuestal……………………………………………………………………………….. 36

Recepción de Recursos No Ejercidos……………………………………………………………………….. 40

Trasferencias Electrónicas de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios, Sujetos

a Comprobar y Fondo Revolvente…………………………………………………………………………..

45

Elaboración de Estados Financieros…………………………………………………………………….. 49

Elaboración de Conciliaciones Bancarias………………………………………………………………….. 55

Control de incidencias…………………………………………………………………………………................ 60

Reclutamiento de personal……………………………………………………………………………………….. 63

Registro y control de permisos…………………………………………………………………………..………. 66

Afiliación y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social……………………………..……………… 69

Asignación y control de personal al servicio social……………………………………………………..…….. 73

Registro y asignación de bienes muebles………………………………………………………………..…….. 78

Actualización de resguardos de bienes muebles………………………………………………………….….. 83

Baja de bienes muebles……………………………………………………………………………………..…… 86

Mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles…………………………………………... 90

Mantenimiento de sistemas………………………………………………………………………………..…….. 94

Desarrollo de sistemas…………………………………………………………………………………………….. 97

Desarrollo de presentaciones multimedia………………………………………………………………............ 101

Diseño de trabajos oficiales impresos……………………………………………………………………………. 105

Instalación de la red integral de datos…………………………………………………………………………… 108

Diseño, actualización y mantenimiento del sitio Web…………………………………………………............. 112

Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo……………………………………………………............. 116

Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo………………………………………………………………. 119

Asesoría para usuarios del equipo de cómputo………………………………………………………………… 122

Asesoría para usuarios de equipo de cómputo (soporte técnico)……………………………………............ 125

DIRECTORIO……………………………………………………………………………………………………….. V

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN…………………………………………………………………………………… VI



I

PRESENTACIÓN

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios. Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle las actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran. Con estos propósitos de claridad y orden, la Secretaría de Trabajo y Previsión Social elaboró el Manual de Procedimientos de la Dirección General de Previsión Social y Empleo, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior. El presente documento es resultado del trabajo conjunto de los servidores públicos que integran la Dirección General de Previsión Social y Empleo y comprende los siguientes apartados: • Organigrama: muestra las áreas que integran la Dirección General de Previsión Social y Empleo. • Simbología: indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de

flujo de cada procedimiento. • Descripción de procedimientos: señala el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica

(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Dirección General de Previsión Social y Empleo.

a) Descripción narrativa: expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial en que se desarrollan

las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo: es la representación gráfica de un procedimiento. • Directorio: enlista los nombres de los principales servidores públicos de la Dirección General de Previsión

Social y Empleo. • Firmas de autorización: a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

revisión y autorización del documento.



II

ESTRUCTURA ORGÁNICA



DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

ENLACESADMINISTRATIVOS

ENLACESADMINISTRATIVOS



III

SIMBOLOGÍA

Terminal Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operación.

Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.



III

Conector de página Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra página del mismo.

Efectivo o cheque Representa una transacción monetaria, ya sea en efectivo o en cheque.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Objeto



IV

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad.

Frecuencia: Anual.

Normas

Las unidades presupuestales de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad, deberán apegarse para la elaboración del Proyecto de Presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Se asignarán las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas.

La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto de Presupuesto de la Dependencia y coordinar las actividades a seguir.

Se proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del Presupuesto de las unidades presupuestales deberá realizarse en el período establecido por el Titular de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la programación emitida por Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización Julio 2007

Abril 2008

Departamento de Recursos Financieros Unidad Administrativa

Secretario de Trabajo, Previsión Social y

Productividad

1



UA/RF

Actividad

Descripción

Departamento de Recursos Financieros

1

2

3

4

5

6

7

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa, copia del Oficio Circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de Programación y Presupuestación y lo archiva de manera cronológica per-manente. Pasa el tiempo. Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de operación para el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, en original. Pasa el tiempo. Fotocopia los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de operación para cada una de las áreas que participarán en la reunión programada por la Unidad Administrativa. Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión, Cronograma de fechas de elaboración y entrega del proyecto de presupuesto. Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de Programación y Presupuestación, el Manual de operación y el Cronograma de fechas para cada una de las áreas que participarán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Participa en la Reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad que participan donde se explicarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación con el Departamento de Recursos Financieros y asigna claves de acceso al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Pasa el tiempo.

Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio en original y firmado por cada titular en el cual indican los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

2



UA/RF

3

Área Actividad

Descripción


8

8 A

8 A.1

9

10

10 A

11

Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa mediante Tarjeta u Oficio las claves asignadas, para que inicien la captura en el Módulo del Proyecto de Presupuesto y archiva de manera cronológica la Tarjeta u Oficio en original en el cual se indicaron los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

¿Los usuarios tienen dudas para operar el Módulo? En caso de tener dudas para operar el Módulo: Recibe de las Unidades Presupuestales la solicitud de asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Acuden las áreas de las Unidades Presupuestales y se les proporciona la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Continúa con la actividad número 9.

En caso de no tener dudas para operar el Módulo: Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que las Unidades Presupuestales de la Secretaría realizaron en las partidas autorizadas. Verifica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados? En caso de exceder los montos autorizados: Solicita a las Unidades Presupuestales que efectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados. Continúa con la actividad número 11. En caso de no exceder los montos autorizados: Recibe de las Unidades Presupuestales mediante Oficio en original para notificar la conclusión de la captura del Proyecto de presupuesto y la archiva de manera cronológica permanente.



UA/RF

4

Área Actividad

Descripción


12

13

14

15

15 A

Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisa cada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales y realiza los últimos ajustes. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los reportes del Proyecto de presupuesto en original. Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa para revisión los siguientes documentos: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original.

Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto, en original y Proyecto de presupuesto, en original. ¿Existen ajustes a los reportes? En caso de existir ajustes a los reportes Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupuesto. Continúa con la actividad número 16.



UA/RF

5

Área Actividad Descripción


16

17

18

En caso de no existir ajustes a los reportes Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyecto de Presupuesto en original. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Proyecto de presupuesto en original, Reporte por capítulo de gasto en original. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en este se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

SECRETARSECRETARÍÍA DE TRABAJO, PREVISIA DE TRABAJO, PREVISIÓÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ELABORACIELABORACIÓÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTON DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

C

OFICIO O

O

MANUAL DE OPERACION

OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

RECIBE

OFICIO CIRCULAR

C

INICIO

ACUDE Y RECIBE

O

FOTOCOPIA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

MANUAL DE OPERACION

O

DETERMINA CLAVESE INFORMA

¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA

OPERAR EL MODULO?

PARTICIPA

PAQUETES DEDOCUMENTOS

¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN

LOS MONTOS AUTORIZADOS?

ACUDEN Y PROPORCIONA

ASESORIA

SI

C

SECRETARIADE FINANZAS

Y PLANEACION

ELABORA

CRONOGRAMA

INTEGRA

PAQUETES DE DOCUMENTOS

RECIBE

RECIBE SOLICITUDDE ASESORIA

UNIDADESPRESUPUESTALES

1

NO

SI

NO

RECIBE

UNIDADES PRESUPUESTALES

1

MONITOREA LACAPTURA

MODULO DE ELABORACION DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO

LA VERIFICA,, CAPTURA Y DETERMINA



1

SOLICITAAJUSTES

2


TARJETA UOFICIO O



TARJETA UOFICIO

O

C

PARA CADA UNO DE LOS USUARIOSDEL MODULO DE ELABORACION

DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO



JEFE DELA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

UA/RF

6

2

ELABORACION DE PROYECTO

DE PRESUPUESTO

ELABORACION DE PROYECTO

DE PRESUPUESTO

OPROYECTO DE PRESUPUESTO

1

ACCESA, REALIZAAJUSTES Y EMITE



OREPORTE POR CAPITULO DE GASTO

OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

ELABORA

O

O

REPORTE POR CAPITULODE GASTO

O

REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

RECIBE



¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?

SI

NO

ACCESA Y EFECTUA AJUSTES



TPROYECTO DE PRESUPUESTO

EMITE




C

1OFICIO DE AUTORIZACION

RECIBE

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FIN

O

O

REPORTE POR CAPITULO DE GASTO

OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

ENTREGA



T

C

3


ELABORACIELABORACIÓÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTON DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

UA/RF

7

3



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Control Presupuestal.

Objetivo: Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que la Secretaría cumpla con los compromisos establecidos.

Frecuencia: Diaria.

Normas

El Control Presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos.

El Departamento de Recursos Financieros entregará a fin de cada mes a las áreas de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad un avance presupuestal de las partidas a efecto de que conozcan su disponibilidad y concilien sus cifras en los Sistemas internos de Control Presupuestal.


Elaboración Autorización

Julio 2007

Abril 2008



Productividad

8



UA/RF

9

Área Actividad

Descripción


1 2

2A

2A.1

Recibe de las diversas áreas de la Secretaría, Oficio de Solicitud en original y el Anexo de Formato Solicitud de Transferencias y Recalendarización Presupuestal en original, Formato de Afectación Presupuestal por Transferencia en original, Formato de Cambio al Calendario de Gasto en original, y copia de los documentos de la Justificación que origina los movimientos.

Analiza el Anexo de Formato Solicitud de Transferencias y Recalendarización Presupuestal en original, Formato de Afectación Presupuestal por Transferencia en original, Formato de Cambio al Calendario de Gasto en original, y copia de los documentos de la Justificación que origina los movimientos, revisa que la información en los Formatos, contengan las claves de las unidades presupuestales, programas y cuentas del área que solicita sean correctas; que la cuentas de Baja cuente con disponibilidad presupuestal para efectuar el movimiento; que la cuentas de Alta existan dentro de la Unidad Presupuestal solicitante, de no ser así solicitar su alta a la Dirección General de Programación y Presupuestos; que los formatos tengan las firmas de autorización del Titular del Área y del Enlace Administrativo. Verifica que los movimientos se apeguen a las normas establecidas para el control presupuestal.

¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones?

En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones: Elabora Oficio en original y copia para notificar al área de la Secretaría los motivos por los cuales no proceden las transferencias y las recalendarizaciones.

Entrega Oficio en original al área de la Secretaría que solicitó las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con el Oficio de solicitud original y el Anexo de Formato Solicitud de Transferencias y Recalendarización Presupuestal en original, Formato de Afectación Presupuestal por Transferencia en original, Formato de Cambio al Calendario de Gasto en original, y copia de los documentos de la Justificación que origina los movimientos. Fin.



UA/RF

10

Área Actividad

Descripción


3 4 5 6 7 8

En caso de proceder: Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de manera consolidada el archivo del Formato Solicitud de Transferencias y Recalendarización Presupuestal, previamente revisado para que se realice la afectación presupuestal correspondiente.

Elabora Oficio en original y copia para notificar a las áreas de la Secretaría de las transferencias que proceden. Entrega el original al área de la Secretaría que solicita las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente junto con el Oficio de solicitud original.

Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones en original y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo. Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones se encuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal en los tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales y Reporte de Transferencias en un tanto.



UA/RF

Área Actividad

Descripción


9

10

Elabora Oficio en original y copia para enviar a las Unidades Presupuestales el reporte del avance presupuestal y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Turna a las Unidades Presupuestales el Oficio en original con el Reporte de avance presupuestal en un tanto para informar de los movimientos registrados en el mes, al Área de Control Financiero el Reporte de avance presupuestal en un tanto y Reporte de Transferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el Oficio en copia, el Reporte de avance presupuestal en un tanto y Reporte de Transferencias en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Cierre Mensual Presupuestal.

11


O

C

O

FORMATO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTALTRASNFERENCIA

O

C

O

FORMATO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTALTRASNFERENCIA

O

1

OFICIO DE SOLICITUD

OANEXO DE FORM. SOLICITUD DE

TRANS. Y RECALEN. PPT.

C

AREA DE LA SECRETARIA

1

RECIBE

OFICIODE SOLICITUD

O

INICIO

ANALIZA

AREAS DE LA SECRETARIA

¿PROCEDENLAS TRANSFERENCIAS YRECALENDARIZACIONES?

NO

1

RECALENDA-RIZACIÓN PRESUPUES-TAL

ARCHIVO DE FORMATOSOL. TRANSFERENCIASRECALENDARIZACIONES

ENVIA

OFICIO 0-1

ELABORA

ENTREGA

OFICIO O

O

OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA YRECABA FIRMA

O-1OFICIO DE SOLICITUD

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

REMITE

OOFICIO DE SOLICITUD

SECRETARIA DE FINANZAS Y

PLANEACION

C

DIRECCION GENERALDE PROGRAMACION

Y PRESUPUESTODE LA SEFIPLAN

CORREOELECTRONICO

OFICIO O

ELABORA

C

1

ENTREGA

OFICIO O

OTRANSFERENCIAS

ANEXO DE FORMATOSOLICITUD DE

TRANSFERENCIA YRECALEN. PPTS.

O

FIN

AREA DE LA SECRETARIA

CONTROL PRESUPUESTAL

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL TRASNFERENCIA

ANEXO FORMATOS DE SOLICITUD O

FORMATO O

CAMBIO AL CALENDARIO DEGASTO

FORMATO O

JUSTIFICACIÓN

C

ANEXO DE FORMATOS DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIAY RECALENDARIZACIÓN

DE PRESUPUESTO.

UA/RF12

FORMATO CAMBIOAL CALENDARIO

DE GASTO

JUSTIFICACION

FORMATO CAMBIOAL CALENDARIO

DE GASTO

GASTOJUSTIFICACION


REPORTE DETRANSFERENCIAS

1

T

OFICIO

REPORTEDE AVANCE

PRESUPUESTAL

C

TREPORTE

DE AVANCEPRESUPUESTAL

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

OFICIO O-1

1

MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE PRESUPUESTO Y

CONTABILIDAD DEL SIAFEV

ACCESA, VERIFICA TRANSFERENCIAS

Y EMITE

ELABORA YRECABA FIRMA

NECESARIOS PARA INFORMAR A LAS


FIN

T

TURNA

OFICIO O

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

REPORTEDE AVANCE

PRESUPUESTAL


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL

REPORTEDE AVANCEPRESUPUESTAL

T


T


T

T

CONTROL PRESUPUESTALCONTROL PRESUPUESTALUA/RF

13



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad.

Objetivo: Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos por las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.

Frecuencia: Mensual-Trimestral.

Normas

El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz.

La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán considerando los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad

14



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1 2 3 4

Recibe de las áreas de la Secretaría, el Oficio en original informe del Programa Operativo Anual en original. Realiza captura del Programa Operativo Anual en el Módulo de Presupuesto del Siafev y emite en tres tantos los reportes siguientes: -Avance Físico de Actividades, -Avance Físico Financiero a Nivel Programa, -Informe de Seguimiento de Actividades, -Informe de Justificaciones por Actividades, -Avance Presupuestal Programático, -Informe de Avance Mensual de Actividades. Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa los reportes de: -Avance Físico de Actividades, -Avance Físico Financiero a Nivel Programa, -Informe de Seguimiento de Actividades, -Informe de Justificaciones por Actividades, -Avance Presupuestal Programático, -Informe de Avance Mensual de Actividades. en tres tantos, a fin de que se remita el primer tanto a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segundo tanto a la Dirección General de Control, Evaluación y se recaba acuse de recibo en el tercer tanto. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa el tercer tanto de los reportes: - Avance Físico de Actividades, - Avance Físico Financiero a Nivel Programa, - Informe de Seguimiento de Actividades, - Informe de Justificaciones por Actividades, - Avance Presupuestal Programático, - Informe de Avance Mensual de Actividades.

Debidamente sellado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, y los archiva de manera cronológica permanente. Conecta con el Procedimiento: Elaboración del Proyecto de Presupuesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

15


INICIO


OFICIO 1

RECIBE

REALIZA CIERRE Y EMITE REPORTES

NFORME SEGUIMIEMTO ACTIVIDADES

AVANCE FISICO FINANCIERO

AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES

2T

2T

2T



ENTREGA

3T

3T

RECIBE

4T

T

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

4T

3T

C

FIN

MODULO DE PRESUPUESTO

DEL SIAFEV

A NIVEL PROGRAMA

INFORME DE JUSTIFICACIÓN POR ACTIVIDADES

2T

AVANCE PRESUPUESTAL PROGRAMÁTICO

2T

INFORME AVANCE MENSUAL ACTIVIDADES

2T

A NIVEL PROGRAMA

INFORME SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES

INFORME DE JUSTIFICACIÓN. POR ACTIVIDADES

AVANCE PRESUPUESTAL PROGRAMATICO

INFORME .AVANCE MENSUAL. ACTIVIDADES.

3T

3T

3T



A NIVEL PROGRAMA

INFORME SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES

INFORME DE JUSTIFICACIÓN POR ACTIVIDADES

AVANCE PRESUPUESTAL. PROGRAMATICO

INFORME .AVANCE MENSUAL. ACTIVIDADES

4T

4T

4T

CAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERTIVO ANUAL DE LA SECRETARIA CAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERTIVO ANUAL DE LA SECRETARIA DE TRABAJO , PREVISIDE TRABAJO , PREVISIÓÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADN SOCIAL Y PRODUCTIVIDAD

UA/RF

16

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.

Objetivo: Verificar que las áreas de trabajo de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad normatividad establecida para afectar el presupuesto y tramitar pagos.

Frecuencia: Diaria.

Normas

El trámite de pago a proveedores y prestadores de servicios que realicen las áreas de trabajo de la Secretaría deberá integrar la justificación y los anexos de acuerdo a la naturaleza de la partida presupuestal motivo de la adquisición y/o contratación de servicios.

La Documentación soporte del trámite del pago directo, que el Departamento de Recursos Materiales y el Area de Adquisiciones presente deberá integrarse por la Solicitud Comprobación de Recursos Factura, la Factura en original y sus Anexos dependiendo, primero si es Compra Directa de Materiales o Artículos, segundo si es un Servicios de Mantenimiento, y tercero si es derivado de un evento de Licitación.

La Documentación soporte del pago directo que se tramite deberá cumplir con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29-A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para liberación de recursos.

La recepción de trámites de pago directo procederá sólo si se cuenta con disponibilidad presupuestal, será responsabilidad del área que tramita, solicitar al Departamento de Recursos Financieros los movimientos que permitan liberar recursos.



Julio 2007

Abril 2008


Secretario de Trabajo y Previsión Social

17



UA/RF

Area Actividad

Descripción


1

1A 2 3

3A

3A.1

Recibe de las áreas de la Secretaría y del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud-Comprobación de recursos en original dos copias, y la Documentación soporte, Anexos en un tanto y determina, con base en los documentos a revisar, el área que tramita.

¿Cual es el área que tramita?

En caso de ser las áreas de la Secretaría: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, la Factura en original, y los Anexos en un tanto, a través del cual el Departamento de Recursos Materiales autoriza que se realice la compra o contratación del servicio.

Continúa con la actividad número 3.

En caso de ser el Departamento de Recursos Materiales: Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, la Facturaen original, sus Anexos en un tanto, dependiendo, primero si es Compra Directa de Materiales o Artículos, segundo si es un Servicio de Mantenimiento, y tercero si es derivado de un evento de Licitación. Verifica los requisitos establecidos para la recepción de documentos para pago en la Solicitud Comprobación de recursos en original y dos copias y en la Factura y sus Anexos en un tanto.

¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el Formato para Devolución en original y copia, asigna número de folio para control interno y firma el documento. Recaba firma de las áreas de la Secretaría y/o del Departamento de Recursos Materiales en el Formato para Devolución en original y copia.

18



UA/RF

Área Actividad

Descripción


3A.2

4

4A 5 6 7 8

Entrega a las áreas de la Secretaría y/o al Departamento de Recursos Materiales el Formato para Devolución en original, Solicitud-Comprobación de recursos en original dos copias, y la Factura, Anexos en un tanto, solicita los ajustes que correspondan y archiva de manera cronológica el Formato para Devolución en copia. Continúa con la actividad número 4. En caso de cumplir con los requisitos: Accesa y verifica disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto.

¿Cuenta con disponibilidad?

En caso de no contar con disponibilidad: Regresa a la actividad número 3.A

En caso de contar con disponibilidad: Afecta disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto de acuerdo a las partidas que correspondan a la adquisición o contratación de servicios.

Asigna número de folio para control interno y firma el Solicitud-Comprobación de Recursos en original y copia. Entrega al responsable del Área, para trámite de pago, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y la Factura y Anexos en un tanto y archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente el Seguimiento del Siafev, copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

19

SECRETARSECRETARÍÍA DE TRABJO, PREVISIA DE TRABJO, PREVISIÓÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

INICIO

RECIBE Y DETERMINA DOCUMENTOS

A REVISAR

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS

DOCUMENT.SOPORTE

O-2

- AREAS DE LA SECRETARIA- DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

AREAS DE LA SECRETARIA¿CUAL ES EL

AREA QUE TRAMITA ?

REVISA DOCUMENTACION


1

REVISADOCUMENTACION

SOPORTE


FACTURA

ANEXOS

DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

VERIFICAREQUISITOS


FACTURA

O-2

1

NOCOMPLETA,

ASIGNA FOLIOY FIRMA

FORMATO PARADEVOLUCION O-1

RECABAFIRMA

- AREAS DE LASECRETARIA.

- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

FORMATO PARADEVOLUCION O-1

ACCESA YVERIFICA

DISPONIBILIDAD

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

SI

2

¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD ?

AFECTADISPONIBILIDAD

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

SI

NO

2

O-2

O

T

T

O-2

1

ANEXO

SERV. DEMANTTO

FACTURA

ANEXOST

ANEXOS

1 T

ANEXOS

1T

3

3

RECEPCIRECEPCIÓÓN Y REVISIN Y REVISIÓÓN DE TRN DE TRÁÁMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSUA/RF

20

O

O

SECRETARSECRETARÍÍA DE TRABJO, PREVISIA DE TRABJO, PREVISIÓÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD DECOMPROBACIONDE RECUSOS

ANEXOX

FACTURA

FORMATO PARADEVOLUCION

FIN

1

FACTURA

2

ENTREGA

O

RESPONSABLEDE CONTROL FINANCIERO

O-2

ASIGNA FOLIOY FIRMA

FORMATO TRAMITEDE PAGO SCR

O-2

ENTREGA

O

1

2

- AREAS DE LASECRETARIA

- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

FORAMATO PARADEVOLUCION

1

C

C

FORMATO TRAMITEDE PAGO

SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

FORMATOTRAMITE

DE PAGO SCR

ANEXOS1T

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS

PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

RECEPCIRECEPCIÓÓN Y REVISIN Y REVISIÓÓN DE TRN DE TRÁÁMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSUA/RF

21

o

O



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos anexos a la Solicitud de Comprobación de Recursos.

Objetivo: Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, y cuente con la disponibilidad presupuestal.

Frecuencia: Diaria.

Normas

En la Documentación Soporte de la Solicitud de Comprobación de Recursos deberán registrarse el lugar, período y objetivo de la comisión, además de la tarifa y nivel del comisionado con base en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes.

Para que proceda el trámite de autorización de viáticos deberá contarse con disponibilidad presupuestal.

Las Solicitudes de Comprobación de Recursos deberá contar con la siguiente Documentación Soporte: Oficio Comisión, Solicitud de Fondos a Comprobar, Registro Único de Comisiones al Personal, Facturas, Boletos, o Recibos que comprueben los gastos realizados en la Comisión Oficial.

La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los Lineamientos del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, Código Financiero y Lineamientos Internos para el Ejercicio del Presupuesto.



Julio 2007

Abril de 2008



Productividad

22



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

1A 2

2A 3 4

Recibe de las áreas de la Secretaría la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias, junto con la Documentación Soporte en original y verifica que los documentos cumplan con los requisitos para su elaboración y recepción de documentos de pago establecido.

¿Cumple con los requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos: Indica los ajustes y devuelve a las áreas de la Secretaría la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias, junto con la Documentación Soporte en original, mediante Formato para Devolución en original y recaba acuse de recibo en la copia y archiva en forma cronológica permanente.

Pasa el tiempo.


En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica la disponibilidad presupuestal del área que solicita recursos para viáticos.

¿Cuenta con disponibilidad presupuestal?

En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Informa a las áreas de la Secretaría que no cuenta con disponibilidad presupuestal para atender la solicitud de viáticos y devuelve la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias, junto con la Documentación Soporte en original, mediante Formato para Devolución en original y recaba acuse de recibo en la copia y archivandola en forma cronológica permanente.


En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno de Presupuesto (presupuesto comprometido), con base en las partidas presupuestales indicadas para la comisión oficial.

Asigna folio de control interno a la Solicitud Comprobación de Recursos, en original y dos copias.

23


MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS UA/RF

Área Actividad

Descripción

Departamento de Recursos Financieros.

5 6

Elabora formato de trámite de pago de Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia y se asigna número de folio. Entrega a las areas de la Secretaría copia del formato del trámite de pago de la Solicitud Comprobación de Recursos y archiva el original de forma cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

24


ASIGNA FOLIOINICIO

RECIBEY VERIFICA

SOLICITUD COMPROBACIONDE RECURSOS

DOCUMENTACIONSOPORTE

O-2

O-2

INDICA AJUSTESY DEVUELVE

1

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?


NO

ACCESA Y VERIFICADISPONIBILIDAD

O-2SI SOLICITUD

COMPROBACIÓN.DE RECURSOS

AREAS DE LASECRETARIA

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

¿ CUENTA CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

INFORMA YDEVUELVE

O-2

1


SI

AFECTA DISPONIBILIDAD

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

SOLICITUD COMPROBACIONDE RECURSOS

1

ELABORA Y ASIGNA

FORMATO DE TRAMITEDE PAGO SOLICITUD COMPROBACIÓN RECURSOS

ÁREA DE LA SECRETARIA

O-1


NO

FORMATO PARADEVOLUCION SOLICITUD COMPROBACIÓN RECURSOS

O-C

FORMATO PARADEVOLUCION DE LASOLICITUD DE COMPROBACION DE RECURSO

1

C


O

SOLICITUD COM.DE RECURSOS



1

C

ENTREGA

FORMATO DE TRAMITEDE PAGO SOLICITUD COMPROBACIÓNRECURSOS

O

SOLICITUD COMPROBACIÓN.DE RECURSOS

O-2

SOPORTE

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS

PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

RECEPCIRECEPCIÓÓN Y REVISIN Y REVISIÓÓN DE LA SOLICITUD Y COMPROBACIN DE LA SOLICITUD Y COMPROBACIÓÓN DE VIN DE VIÁÁTICOS ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACITICOS ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACIÓÓN DE RECURSOSN DE RECURSOS

O

DOCUMENTACIÓN

UA/RF

25



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente anexos a la Solicitud de Comprobación de Recursos.

Objetivo: Verificar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de Fondo Revolvente cumplan con la normatividad establecida y corroborar la disponibilidad presupuestal.

Frecuencia: Periódica.

Normas

La asignación de Fondo Revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Administrativa y con base en la Solicitud de Comprobación de Recursos y Recibo de Fondo Revolvente que previamente presente.

Los documentos que deben presentarse para reposición de Fondo Revolvente se integran por Facturas, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especifiquen en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en los Lineamientos Internos del Departamento de Recursos Financieros.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad

26



UA/RF



1

1A

1A.1 2

2A

2A.1

Recibe de las áreas de la Secretaría, la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte y revisa los documentos para determinar el trámite que corresponde. ¿Cuál es el trámite que corresponde? En caso de que corresponda asignación de fondo: Revisa la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias y el Recibo de Fondo Revolvente en original integrado en la Documentación soporte para obtener la cantidad que corresponde al Fondo Revolvente. Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y registra la cantidad de asignación de Fondo Revolvente. Continúa con la actividad número 2. En caso de que corresponda reposición de fondo: Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud Comprobación de Recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el Formato para Devolución de la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia, asigna el número de folio para control interno y recaba firma del area que tramita. Indica los ajustes a realizar y devuelve al área que tramita, a través del Formato para Devolución de la Solicitud Comprobación de Recursos en original, la Solicitud Comprobación de Recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte, y archiva de manera cronológica la copia del Formato para Devolución.


27



UA/RF

Área Actividad

Descripción


3

3A

3A.1

4

5

6

En caso de cumplir con los requisitos: Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica si cuenta con disponibilidad presupuestal para afectar las partidas que permitan reponer el Fondo Revolvente. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal?

En caso de no contar con disponibilidad: Completa el Formato para Devolución en original y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el documento. Informa de la insuficiencia presupuestal y devuelve al área que tramita de la Secretaría, el Formato para Devolución, la Solicitud Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte y archiva de manera cronológica la copia del Formato para Devolución. Fin.

En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Afecta la disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto, con base en las cantidades y partidas de los gastos efectuados con Fondo Revolvente. Asigna número de folio para control interno en el Formato de Solicitud-Comprobación de Recursos, en original y dos copias. Entrega a las areas copia de los formatos de trámite de pago Solicitud-Comprobación de Recursos y copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos y archiva los originales en forma cronologica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

28


2

O-2


SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

1

ACCESA YREGISTRA

ASIGNACIÓN

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

INICIO

RECIBE YREVISA


SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS

DOCUMENTACIÓN.SOPORTE

O-2

REVISA

ACCESA YVERIFICA

DISPONIBILIDAD

2

¿ CUÁL ES EL TRÁMITE QUE

CORRESPONDE ?

REPOSICIÓNDE FONDO

¿ CUMPLE CONLOS REQUISITOS ?

SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO

ASIGNACIÓNDE FONDO

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS O-2

RECIBO DEFONDOREVOLVENTE

O

NO

SI

VERIFICAREQUISITOS

DOCUMENTACIÓNSOPORTE

O-2

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

IINDICA AJUSTES Y DEVUELVE

COMPLETA

O-1

FORMATO PARADEVOLUCIÓN SOLICITUD

COMPROBACIÓNRECURSOS

¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

SI

NO

AFECTADISPONIBILIDAD

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

COMPLETA

O-1

ASIGNA FOLIO

SOLICITUD COMPROBACIÓNDE RECURSOS O-2

1

1

FORMATO PARADEVOLUCIÓN SOLICITUDCOMPROBACIÓNRECURSOS

FORMATOPARADEVOLUCIÓN SOLICITUDCOMRPOBACIÓNRECURSOS

1

O

C

ÁREAS DE LASECRETARÍA

IINFORMA Y DEVUELVE


FORMATO PARADEVOLUCION SCR



FORMATOPARADEVOLUCION SCR

FIN

O

O-2

1

C

REVISIREVISIÓÓN DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACIN DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACIÓÓN Y REPOSICIN Y REPOSICIÓÓN DE FONDO REVOLVENTE ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACIN DE FONDO REVOLVENTE ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACIÓÓN DE RECURSOSN DE RECURSOS

UA/RF

29

DOCUMENTACIÓN.SOPORTE

O

FORMATO PARADEVOLUCIÓN DE

INFORMACION

ÁREA QUE TRAMITA

O


DOCUMENTAC.SOPORTE

1-2

1

FIN

SOLICITUDCOMPROBACIONDE RECURSOS

C

FORMATO DE TRAM PAGOSCR

0

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS

PARA LA EFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

ENTREGA

FORMATO DE TRAM PAGOSCR

REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACIREVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACIÓÓN Y REPOSICIN Y REPOSICIÓÓN DE FONDO REVOLVENTE ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACIN DE FONDO REVOLVENTE ANEXOS A LA SOLICITUD DE COMPROBACIÓÓN DE RECURSOSN DE RECURSOS

UA/RF

30

SOLICITUDCOMPROBACIONDE RECURSOSORIGINAL



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev).

Objetivo: Realizar las afectaciones presupuestales de gasto corriente para actualizar la disponibilidad presupuestal.

Frecuencia: Diaria.

Normas

En las Solicitudes-Comprobación de Recursos deberá registrarse la autorización del titular de las áreas y del Jefe de la Unidad Administrativa.

Las Solicitudes-Comprobación de Recursos que se reciban para la afectación del presupuesto y la liberación de los recursos correspondientes, deberá ir acompañada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto.

La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales establezca el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y su Reglamento.

Las Solicitudes-Comprobación de Recursos que se presenten por conceptos de promoción, deberán entregarse con una Orden de inserción y se enviarán mediante Oficio a la Coordinación General de Comunicación Social para que se tramite su pago ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Las Solicitudes-Comprobación de Recursos por conceptos de pago de telefonía celular, telefonía convencional y energía eléctrica, deberán ser enviadas a la Subdirección de Servicios Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación para su trámite de pago.

La Secretaría de Finanzas y Planeación realiza el pago a proveedores y/o prestadores de servicios por transmisión electrónica mediante la emisión del cheque correspondiente.



Julio 2007

Abril 2008




Productividad

31



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

2

2A

2A.1

3

4

Recibe del personal responsable de la recepción y revisión de trámites la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias, la Documentación soporte en original. Revisa que la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias se encuentre autorizado por personal responsable de la recepción y revisión de trámites y que los datos relevantes coincidan con los presentados en la Documentación Soporte en original. ¿Coinciden los datos y se aplica la normatividad vigente? En caso de no coincidir los datos y de no aplicar la normatividad: Devuelve al personal responsable de la recepción y revisión de trámites la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original para su corrección por el área que tramita mediante Formato de Devolución de SCR en original, archivando la copia de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo. Recibe del personal responsable de la recepción y revisión de trámites la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original corregido. Continúa con la actividad número 4. En caso de coincidir los datos y de aplicar la normatividad: Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y captura los datos de la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y realiza la afectación al presupuesto, mediante la aprobación de la Orden de Compra generada y de la recepción de la misma para continuar con el trámite de pago.

32



UA/RF

Área Actividad

Descripción


5 6 7 8 9

Asigna los números de folio que corresponde a la Orden de Compra y a la Recepción del Siafev para control en la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y dos copias.

Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente contable, la Solicitud-Comprobación de Recursos en original y una copia, la Documentación soporte en original, regresando la segunda copia de la Solicitud-Comprobación de Recursos al área que tramita mediante formato: Relación de Ordenes de Pago Entregadas. Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite el EP PO Listado de órdenes de pago en dos tantos. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el EP PO Listado de órdenes de pago, en dos tantos. Envía al Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación el EP PO Listado de órdenes de pago, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo un tanto del mismo documento, el cual utilizará como consulta de pagos tramitados. Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite los reportes EP PO Orden de pago y EP SECTORES Solicitud-Comprobación de Recursos en dos tantos que utilizará como consulta analítica del pago programado y el reporte EP Reporte de Ministraciones por Proveedor por Fechas Detallado, en un tanto, que permite revisar los pagos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

33


SOLICITUD/ COMPROBACIÓN DE RECURSOS O-2

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O

O

DOCUMENTACION SOPORTE

O

RECIBE

SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O-2

INICIO

PERSONAL RESPONSABLE

¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE APLICA LA NORMATIVIDAD

VIGENTE?

NO

SI

ACCESA,CAPTURA DATOS Y

REALIZA AFECTACIÓN

MÓDULO DE ORDENES DE PAGO

1

REVISA

O-2SOLICITUD COMPROBACIÓN RECURSOS


PERSONALRESPONSABLE

O

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

O-2

DEVUELVE

SOLICITUD-COMPROBACIÓN RECURSOS


O

RECIBE

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O-2

PERSONALRESPONSABLE

2

ASIGNA FOLIO PARA CONTROL

C

FORMATO DEVOLUCIÓN SOLICITUDCOMPROBACIÓNRECURSOS

RECEPCIRECEPCIÓÓN DE SOLICITUDESN DE SOLICITUDES--COMPROBACICOMPROBACIÓÓN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÓÓN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)N FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

UA/RF

34

1

ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

1


EP PO LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO

1

EP PO LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO 2T

ACCESA Y EMITE

MÓDULO DE ÓRDENES DE PAGO

EXPEDIENTE CONTABLE

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

INTEGRA

C

RECABA FIRMA

ACCESA Y EMITE


2T

1T

ENVÍA

EP PO LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO 1T

C

2T

MÓDULO DE ÓRDENES DE PAGO

ACCESA Y EMITE

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO DE LA SEFIPLAN

EP REPORTE MINISTRACIONESPOR PROVEEDOR

2T

C

FIN

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

EP PO LISTADO DE ÓRDENES PAGO

EP-PO ÓRDEN DE PAGO

EP SECTORES SOLICITUDCOMPROBACIÓNRECURSOS

1T

RECEPCIRECEPCIÓÓN DE SOLICITUDESN DE SOLICITUDES--COMPROBACICOMPROBACIÓÓN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIN DE RECURSOS PARA LA AFECTACIÓÓN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIN PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)N FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

UA/RF

35

FORMATO O2

O-1

O



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Cierre Mensual Presupuestal.

Objetivo: Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Siafev y el Sistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.

Frecuencia: Mensual.

Normas

Las afectaciones y movimientos presupuestales deberán verificarse en el Siafev y en el Sistema Interno de Presupuesto para conciliar información y detectar inconsistencias.

En el Sistema Interno de Presupuesto deberán registrarse los trámites de ampliaciones, reducciones, transferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas y Planeación directamente en el Sistema de Presupuesto del Siafev.

Los ajustes presupuestales que se deriven de detectar inconsistencias en la validación de movimientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disponibilidades presupuestales de las áreas de la Secretaría.

El cierre presupuestal de mes procederá una vez validados los movimientos que afectan el presupuesto de la Secretaría.



Julio 2007

Abril 2008


Secretario de Trabajo, Previsión Social y Productividad

36



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

2

3

3A

4

4A

4A.1

Elabora el Reporte de Avance Presupuestal, con los movimientos de afectaciones, por transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes. Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y emite el Avance Presupuestal Interno, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes.

Verifica las afectaciones que por concepto de egresos, recalendarizaciones o transferencias se han registrado en el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto y en el Avance Presupuestal Interno, en un tanto, documento que corresponde al Sistema Interno de Presupuesto.

¿Existen diferencias?

En caso de no existir diferencias: Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto y el Avance Presupuestal Interno, en un tanto.

Fin.

En caso de existir diferencias: Determina la causa de las diferencias en los movimientos registrados en el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto y en el Avance Presupuestal Interno, en un tanto.

¿Cuál es la causa de las diferencias?

En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en el Sistema Interno de Presupuesto: Registra los ajustes en el Sistema Interno de Presupuesto y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto y el Avance Presupuestal Interno, en un tanto. Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto. Fin.

37



UA/RF

Área Actividad

Descripción


5

6

7

8

En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en el Sistema de Presupuesto del Siafev: Solicita ajustes y entrega a las Areas de la Secretaría el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el Avance Presupuestal Interno, en un tanto. Pasa el tiempo.

Recibe de las areas los ajustes y realiza los movimientos que afectaron el presupuesto en el mes. Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y revisa los ajustes realizados y archiva de manera cronológica permanente el Reporte de Avance Presupuestal, en un tanto. Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

38


C

ELABORA

REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL

1T

INICIO

ACCESA YEMITE

AVANCEPRESUPUESTALINTERNO

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

1T

VERIFICAAFECTACIONES



1T

1T

T

DETERMINACAUSA DIFERENCIAS



T

REALIZACIERRE MENSUAL


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

1T

FIN

¿ EXISTENDIFERENCIAS ?

SI


1T

NO

1T

SOLICITAAJUSTES YENTREGA



1T

REGISTRAAJUSTES Y ARCHIVA


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

T

FIN

¿ CUÁL ES LA CAUSA DE LASDIFERENCIAS ?

SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO

SISTEMA DEPRESUPUESTO

DEL SIAFEV


TAREAS DE LA SECRETARIA

C

REALIZACIERRE MENSUAL

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

RECIBE Y REALIZA AJUSTES

MOVIMIENTOS QUE AFECTARON EL PRESUPUESTO

ACCESA YREVISA AJUSTES


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

1T

REALIZA CIERREMENSUAL

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

FIN


C

T

CIERRE MENSUAL PRESUPUESTALCIERRE MENSUAL PRESUPUESTALUA/RF

39



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Recepción de Recursos No Ejercidos.

Objetivo: Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos en los gastos a comprobar solicitados; así como llevar a cabo el reintegro de dichos recursos en Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Frecuencia: Diaria.

Normas

El horario de atención en el área será de 9:00 a 17:00 hrs.

Se deberá de verificar que los importes de reintegros, corresponda a las cuentas presupuestales de la comprobación efectuada de acuerdo a la Solicitud de Comprobación de Recursos tramitada.

El reintegro de recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente ante la Tesorería de la Sefiplan una vez que se ha verificado la correcta comprobación.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad

40



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe de las áreas de la Secretaría de Trabajo, Previsión Social y Productividad, el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos en cuatro tantos, el Efectivo, Transferencia Electrónica y/o Chequea reintegrar por concepto de recursos no ejercidos.

Accesa al Programa de Excel y captura los datos generales del reintegro: Unidad Presupuestal, Programa, la cantidad, número de cheque y cuenta bancaria, concepto de reintegro, cuenta contable, de acuerdo con el Formato de Recibo por Reintegro de Fondosoriginal.

Resguarda en la caja el Efectivo y/o Cheque reintegrado por el área de la Secretaría. Emite del Programa de Excel el Formato de Recibo de Ingresos en cuatro tantos.

Entrega al área de la Secretaría un tanto del Formato el Recibo de Ingresos y archiva de manera cronológica temporal el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos, en cuatro tantos y el Formato el Recibo de Ingresos, en un tanto.

Pasa el tiempo.

Obtiene del archivo cronológico temporal el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos, en cuatro tantos.

Pasa el tiempo.

Obtiene de la caja el Efectivo, Transferencia Electrónica y/o Cheque, realiza el depósito en la Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación con el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos, en original y copia.

Fotocopia el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos con el sello que compruebe el depósito realizado en dos tantos y registra en la libreta de control. Entrega el Formato de Recibo por Reintegro de Fondos con el sello que compruebe el depósito realizado a las áreas de la Secretaría.

41



UA/RF

Área Actividad

Descripción


10

11

12

Pasa el tiempo.

Accesa al Programa de Excel y con Formato de Recibo por Reintegro de Fondo, en un tanto registra el alta de los reintegros realizados. Emite a través del Programa de Excel, el Informe de Reintegros en tres tantos con el registro del importe de los Formato el Recibo de Ingresos depositados en el día.

Archiva de manera cronológica permanente la documentación siguiente: - Formato de Recibo por Reintegro de Fondo, copia.

- Formato el Recibo de Ingresos, en un tanto.

- Informe de Reintegros en un tanto


42


CAJA

EFECTIVO Y/O CHEQUE

INICIO

CAJA

FORMATO DE RECIBO POR REINTEGRO DE FONDOS

4T

RECIBE

ACCESA YCAPTURA

PROGRAMA EXCEL

ENTREGA Y ARCHIVA

T

4T

FORMATORECIBO DEINGRESOS

EFECTIVO Y/O CHEQUE

ÁREA DE LA SECRETARÍA

OBTIENE

FORMATO DE RECIBO POR REINTEGRO DE FONDOS

4T

C

FOTOCOPIA Y REGISTRA

FORMATO DERECIBO PORREINTEGRO DE FONDOS

1T

T

C

ÁREAS DE LASECRETARÍA

FORMATORECIBO DE

INGRESOS

FORMATO DERECIBO POR REINTEGRO FONDOS

O-4T

OBTIENE YREALIZA

DEPÓSITO

EFECTIVO Y/O CHEQUE

FORMATO DERECIBO PORREINTEGRO DE FONDOS

2C

1T

ACCESA YREGISTRA

PROGRAMA EXCELRESGUARDA

2T

EMITE

FORMATO RECIBO DEINGRESOS

1

3T

EMITE YRECABA FIRMA

INFORME DEREINTEGROS

RECABA FIRMAY ENTREGA



PROGRAMA EXCEL

RECEPCIRECEPCIÓÓN DE RECURSOS NO EJERCIDOSN DE RECURSOS NO EJERCIDOS

UA/RF

43

FORMATO DE RECIBO POR REINTEGRO DE

FONDOS

PROGRAMA EXCEL

LIBRETA DE CONTROL

T


C

T

ARCHIVA

C

T

RECIBO DEINGRESOS T

FIN

FORMATO DERECIBO PORREINTEGRO DE FONDO

1



RECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSRECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOS

UA/RF

44

FORMATO



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Trasferencias Electrónicas de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios, Sujetos a Comprobar y Fondo Revolvente.

Objetivo: Cumplir oportunamente con transferencia electrónica a los beneficiarios para la atención de los compromisos establecidos por las áreas de la Secretaría.

Frecuencia: Dos Ministración por mes.

Normas

Los depósitos por transferencia electrónica deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Solicitud Comprobación de Recursos elaborada por las áreas de la Secretaría. Verifica que sea correcta la relación de pagos efectuados por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación sean correctos de acuerdo a la Solicitud Comprobación de Recursos. Elabora Oficio Notificación de Pago a los proveedores y beneficiarios de los pagos de la transferencia electrónica efectuada por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad

45



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

2

2A

3

Recibe Listado de Ordenes de Pago en original, tramitados ante el Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación y obtiene del archivo copia de la Solicitud Comprobación de Recursos por Sujeto a Comprobar, mediante Formato de Trámite de Pago de SCR en original y copia.

Verifica que los datos relevantes del Formato de Trámite de Pago de SCR en original correspondan a los datos del Listado de Ordenes de Pago tramitados ante el Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación en original y de la Solicitud Comprobación de Recursos por Sujeto a Comprobaren copia.

¿Coinciden los datos de los documentos recibidos?

En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve al Área de la Secretaría Listado de Ordenes de Pagotramitados ante el Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación, y fotocopia de Oficio de la Solicitud Comprobación de Recursos por Sujeto a Comprobar, mediante Formato para Devolución, en original, para que realicen los ajustes necesarios y archiva la copia en forma cronológica temporal. Continúa con la actividad número 3. En caso de coincidir los datos de los documentos: Al cierre de la ministración accesa al Siafev y revisa en el Modulo de Ordenes de Pago, las Ordenes de Compra Tramitadas y Obtiene Factura, Importe, Fecha de Pago y Número de Cheque, de la Orden de Compra.

46



UA/RF

Área Actividad

Descripción


4

5

5A

6

Pasa el tiempo.

Recibe y revisa copia del Oficio de Notificación de Pagosemitidos por medio de transferencias electrónicas de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación con anexo de relaciones que detallan importes liquidados a favor de los proveedores y beneficiarios de los trámites efectuados ante la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación ¿Coinciden los datos de los documentos recibidos?

En caso de no coincidir los datos de los documentos: Elabora oficio en original y copia donde solicita las aclaraciones, entrega original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y planeación, y archiva la copia cronológicamente en forma permanente. Pasa el tiempo

Recibe original del Oficio de aclaración de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y planeación


En caso de coincidir los datos de los documentos: Archiva cronológica permanente copia del oficio de la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y planeación


47

SECRETRSECRETRÍÍA DE TRABAJO, PREVISIA DE TRABAJO, PREVISIÓÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

SI

ACCESA, REVISA Y OBTIENE

RECIBE Y REVISA

SIAFEV

NUM. CHEQUE Y FECHA DE PAGO

OFICIO DENOTIFICACIÓN DE PAGO

O-1

FIN

¿COINCIDEN LOSDATOS DE LOS

DOCUMENTOSRECIBIDOS? NO

ELABORA Y ENVIA

TESORERIA DELA SEFIPLAN

OFICIO DEACLARACIONES O

OFICIO DEACLARACIONES

1

ARCHIVA

OFICIO DE PAGOS PORTRANSFERENCIASELECTRÓNICAS

F

TRANFERENCIAS ELECTRTRANFERENCIAS ELECTRÓÓNICAS DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSNICAS DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS, SUJETOS A COMPROBAR Y FONDO REVOLVENTE, SUJETOS A COMPROBAR Y FONDO REVOLVENTE

UA/RF

48

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

LISTADO DE ÓRDENES DEPAGO O

CONTROLFINANCIERO

1

¿COINCIDEN LOSDATOS CON LOSDOCUMENTOSRECIBIDOS?

SOLICITUD DE COMPROBACION DE RECURSO

O-1

FORMATOTRÁMITE DE PAGO SCR

C

VERIFICA

FORMATO DE TRAMITE DE

PAGO DE SOLICITUD DE

COMPROBACION DE RECURSO

LISTADOS DE ORDENES DE

PAGO

SI

SOLICITUD DE COMPROBACION

DE RECURSOS SUJETOS A

COMPROBAR

TESORERIA DE LA

SEFIPLAN

NOO

F

INFORMA YDEVUELVE

1


FORMATO DE DEVOLUCIÓN

SCR

1

LISTADO DE ÓRDENES DEPAGO

OFICIO DE SUJETO A

COMPROBAR

FORMATO DE DEVOLUCION

SCR

F

C

RECIBE

OFICIO DE ACLARACION

2

C

C

C

2

O

O

C

C



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Estados Financieros. Objetivo: Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros

contables realizados durante el ejercicio de los recursos asignados a la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, para coadyuvar en la toma de decisiones e integrar la cuenta pública de Gobierno del Estado de Veracruz, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.


Normas

La integración y preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos para el ejercicio del presupuesto por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz.

Para el registro de las operaciones contables se deberá considerar el catálogo general de cuentas de la Contabilidad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Unidad Administrativa.

Los Estados Financieros permitirán analizar el registro de operaciones financieras, así como el control de deudores, con la finalidad de apoyar la toma de decisiones, la verificación y evaluación de las actividades realizadas.

La información financiera que se remite mensualmente a la Unidad Administrativa deberá integrar la Balanza de Comprobación, el Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos, los Avances Presupuestales, el Arqueo de Fondo Revolvente, la Conciliación Bancaria, el Resumen de Movimientos de Almacén de Materiales y Suministros y las Notas a los Estados Financieros.

De manera mensual se deberá de enviar adjunto a los Estados Financieros los Informes de el Flujo de Efectivo, el Estado de los Ingresos y Gastos, el Estado Analítico de Programas, Estado del Ejercicio del Presupuesto, Detalle de Ampliaciones y/o Reducciones y Estado de Situación Financiera .



Julio 2007

Abril 2008




Productividad

49



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1 2 3 4 5 6 7

Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev y emite el Informe Balanza de Comprobación Sectorial 6º Nivel en un tanto, para su análisis. Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev y elabora las pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados. Pasa el tiempo Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev y revisa que las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, imprime póliza y archiva cronológica permanente. Pasa el tiempo Accesa y emite del Módulo Creación de Asientos STPS del Siafev el Informe de Avance por Sector a Nivel Partida por partida y a nivel sector, en un tanto y el Informe Balanza de Comprobación Sectorial 6º Nivel, en un tanto. Valida el importe del presupuesto ejercido en el Informe de Avance por Sector a Nivel Partida por partida y a nivel sector en un tanto y en el Informe Balanza de Comprobación Sectorial 6º Nivel, en un tanto. ¿Es correcta la información?

En caso de no estar correcta la información: Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev, realiza ajustes a las pólizas manuales y emite el Informe de Avance por Sector a Nivel Partida por partida y a nivel sector, en un tanto y el Informe Balanza de Comprobación Sectorial 6º Nivel en un tanto para sustituir a los reportes anteriores que presentan ajustes. Continúa con la actividad número 7.

En caso de estar correcta la información: Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev y emite Balanza de Comprobación, el Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos, en un tanto y verifica que las cifras estén correctas.

50



UA/RF

Área Actividad

Descripción


7A

7A.1 8 9

9 A

En caso de que las cifras no estén correctas: Revisa y analiza las cifras y saldos en Balanza de Comprobación, el Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos, para determinar los ajustes a realizar. Accesa al Módulo de Creación de Asientos STPS del Siafev y elabora póliza de ajuste por la inconsistencia y la emite en un tanto y archiva en forma cronológica permanente. Continúa con la actividad número 8. En caso de que las cifras sean correctas: Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejercido en el mes en la Balanza de Comprobación, en un tanto para explicar la representatividad de los saldos. Accesa y captura en Programa Word las Notas a los estados financieros que permitan dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los estados financieros. Emite los reportes para integrar los Estados Financieros con lo siguientes documentos en forma mensual: -Balanza de Comprobación, en tres tantos, -Balance General, en tres tantos, -Estado de Ingresos y Egresos, en tres tantos, -Avance Presupuestal, en tres tantos, -Notas a los estados financieros, en tres tantos, -Conciliación Bancaria, en tres tantos, -Resumen de Movimientos de Almacén de Materiales y Suministros, en tres tantos. Y de manera mensual con los Estados Financieros: -Flujo de Efectivo, en tres tantos, -Estado de Ingresos y Gastos, en tres tantos, -Estado Analítico de Programas, en tres tantos, -Estado del Ejercicio del Presupuesto, en tres tantos. -Detalle de Ampliaciones y/o Reducciones, en tres tantos. -Estado de Situación Financiera, en tres tantos.

51



UA/RF

Área Actividad

Descripción


10

11

12

Envia al Jefe de la Unidad Administrativa los Estados Financieros, en tres tantos, para recabar la firma del Secretario de Trabajo, Previsión Social y Productividad. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los tres tantos de los Estados Financieros debidamente firmados por el Secretario de Trabajo, Previsión Social y Productividad. Envia a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Contraloría Interna de la STPS, un tanto respectivamente, de los Estados Financieros y recaba en otro tanto acuse de recibo archivandolo en forma cronológica permanente.


52


INICIO

ACCESA, EMITEY VERIFICA CIFRAS

SIAFEVMÓDULO CREACIÓN DE ASIENTOS STPS

INFORME BALANZA DE COMPROBACIÓN SECTORIAL6º NIVEL

1T

INFORMACIÓNDEL MES

PÓLIZAS MANUALES

ACCESA Y ELABORA

MÓDULO CREACIÓN DE ASIENTOS STPS EN

SIAFEV T

ELABORACIELABORACIÓÓN DE ESTADOS FINANCIEROSN DE ESTADOS FINANCIEROSUA/RF

53

ACCESA Y REVISA


SIAFEV T

PÓLIZAS MANUALES

ACCESA Y EMITE


SIAFEV

INFORME DE AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA

T

INFORME BALANZA DE COMPROBACIÓN SECTORIAL 6º NIVEL

T

VALIDA

INFORME DE AVANCE POR SECTOR A NIVEL PARTIDA

INFORME BALANZA DE COMPROBACIÓN SECTORIAL 6º NIVEL

NOTASESTADOS FINANCIEROS

ACCESA Y CAPTURA

ACCESA, REALIZAAJUSTES Y EMITE

SIAFEVMODULO CREACION DE ASIENTOS STPS

POLIZA DEMANUALES

T

1

MÓDULO CREACIÓN DE ASIENTOS STPS

BALANZA DE COMPROBACIÓN

1T

¿ESTÁCORRECTA

LA INFORMACIÓN?

ACCESA Y EMITE

1T

BALANCE GENERAL

ESTADO DEINGRESOSY EGRESOS

1

1T

¿ESTÁN CORRECTASLAS CIFRAS?

REVISA Y ANALIZA

BALANZA DECOMPROBACIÓN

BALANCEGENERAL

ESTADO DEINGRESOS Y EGRESOS

T

1T

1T

ACCE, ELABORA Y EMITE

SIAFEVMÓDULO CREACIÓN DE ASIENTOS STPS

PÓLIZA DE AJUSTE

2

NO

NO

SI

SI

ANALIZAPARTIDA RELEVANTE


2

T

PROGRAMA WORD

INFORME DE AVANCE POR SECTOR

A NIVEL PARTIDA

T

INFORME DE BALANZA DE COMPROBACION SECTORIAL 6ª NIVEL

1T

1T

1T

1T

1


C

CONTRALORIAINTERNA STPS

ELABORACIELABORACIÓÓN DE ESTADOS FINANCIEROSN DE ESTADOS FINANCIEROS

RECIBE

ESTADOS FINANCIEROS

3T

3T

FIN

EMITE REPORTES


BALANCEGENERAL

ESTADO INGRESOSY EGRESOS

3T

3T

AVANCESPPRESUPUESTAL.

3T

3T

CONCILIACIÓN.BANCARIA

3T

RESUMENMOVIMIENTOSALMACEN MATY SERVICIOS.

3T

FLUJO DE EFECTIVO

ESTADO DE INGRESOS Y GASTO

3T

3T

•JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA.

ENTREGA

ESTADOS FINANCIEROS

4-T

ESTADOSFINANCIEROS

ESTADOSFINANCIEROS

SEFIPLAN

ESTADO ANÁLITICOPROGRAMÁTICO

3T

ESTADO EJERCIDOPRESUPUESTO

3T

DETALLE DE APLI-CACIÓN Y/OREDUCCIONES

3T

ESTADO DESITUACIÓN

FINANCIERA

3T

UA/RF

54

ENVIA•JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA.

ESTADOSFINANCIEROS

4-T

4-T

1

NOTAS A LOSESTADOS FINANCIEROS.



UA/RF

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias

Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos que se registran en los auxiliares de bancos de las cuentas bancarias contra los estados de cuenta que se generen por el Banco.


Normas

Las Conciliaciones Bancarias se realizarán en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.

Las Conciliaciones Bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cada mes a fin de que sean entregados con oportunidad. Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Auxiliar de Bancos para su validación mensual contra los Estados de cuenta emitidos por el banco.

Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la Conciliación Bancaria.

Los Reportes de Cheques Emitidos de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entrega, serán conciliados contra los Estados de Cuenta Bancarios. Los Reportes de Cheques Emitidos de nómina básica se recibirán de manera quincenal y de nomina de compensación de manera mensual del Departamento de Recursos Humanos.

La Conciliación Bancaria de la cuenta de Fondo Revolvente deberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de Fondo Revolvente.

La Conciliación Bancaria contará con la aprobación del Jefe de la Unidad Administrativa.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad

55



UA/RF

Área Actividad

Descripción


1

2

3

4

4A

4B

4C

4C.1

4C.2

Recibe de la Institución bancaria el Estado de Cuenta Mensual en original de las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto público de la Secretaría. Recibe del Departamento de Recursos Humanos, Tarjeta informativa en original, el Reporte de Cifra Control de nómina en original y Reporte de Cheques Emitidos en original. Accesa al programa excel y elabora y emite el Auxiliar de Bancos Mensual en un tanto.

Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar de Bancos Mensual contra el registro de movimientos de ingresos y egresos en el Estado de Cuenta Mensual en original. ¿Existen partidas en conciliación? En caso de existir partidas en conciliación: Determina la procedencia de las partidas no correspondidas entre el Auxiliar de Bancos Mensual en un tanto y el Estado de Cuenta Mensual en original. ¿Procede a conciliar partidas con el banco?

En caso de no ser partidas para conciliar con el banco: Accesa al programa Excel, realiza los ajustes en el Auxiliar de Bancos Mensual y emite un tanto. Continúa con la actividad número 5

En caso de ser partidas para conciliar con el banco: Elabora Oficio Solicitud de Aclaración en original y copia de las partidas no correspondidas, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía el Oficio Solicitud de Aclaración de las partidas no correspondidas en original a la Institución Bancaria y archiva copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Institución Bancaria el Aviso de Movimiento y/o Aclaraciones de las Partidas en original.

56



UA/RF

Área Actividad

Descripción


4C.3

5

6

7

8

9

Accesa al programa Excel, realiza ajustes en el Auxiliar de Bancos Mensual imprime un tanto y lo archiva en forma cronológica temporal.

Continúa con la actividad número 5. En caso de no existir partidas en conciliación: Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación Bancaria en tres tantos con base al Auxiliar de Bancos Mensual y el Estado de Cuenta Mensual.

Resguarda en Diskette la información de la Conciliación Bancaria, a través del programa Excel.

Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación Bancaria, en tres tantos para integrar a los Estados Financieros.

Envia a la Secretaría de Finanzas y Planeación, un tanto de la Conciliación Bancaria, recabando acuse de recibo en dos tantos.

Integra mensualmente Tarjeta informativa en original, el Reporte de Cifra Control de nómina en original y Reporte de Cheques Emitidos en un tanto, el Auxiliar de Bancos Mensual en un tanto, Estado de Cuenta Mensual en original, dos tantos de la Conciliación Bancaria y archiva en forma cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Elaboración de Estados Financieros.

57


VERIFICAMOVIMIENTOS

AUXILIARDE BANCOSMENSUAL

ESTADO DECUENTAMENSUAL

1T

O

INICIO

ACCESA Y EMITE

PROGRAMAEXCEL

AUXILIAR DE BANCOSMENSUAL

1T

RECIBE


O

¿ EXISTEN PARTIDASEN CONCILIACIÓN ?

EMITE

PROGRAMAEXCEL

CONCILIACIÓNBANCARIA 3T

RESGUARDAINFORMACIÓN

INSTITUCIÓNBANCARIA

CONCILIACIÓNBANCARIA

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

RECABAFIRMA


3T

PROGRAMAEXCEL

ENVIA

OFICIO DESOLICITUD DEACLARACIÓN

ACCESA, REALIZAAJUSTE Y EMITE

ELABORA Y RECABA FIRMA

¿PROCEDECONCILIAR PARTIDAS

CON EL BANCO?



1T

O-1

O


SI

NO

PROGRAMA EXCEL

JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

1

C

PARTIDAS NO CORRESPONDIDAS

DETERMINA PROCEDENCIA

DE LAS PARTIDAS



1T

ONO

SI

1

1

2

1

RECIBE

DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS

TARJETAINFORMATIVA

REPORTE DECIFRACONTROL

O

O

REPORTE DECHEQUESEMITIDOS

O


ELABORACIELABORACIÓÓN DE CONCILIACIONES BANCARIASN DE CONCILIACIONES BANCARIASUA/RF

58

2



1

ACCESA, REALIZAAJUSTE Y EMITE


1T

PROGRAMAEXCEL

C

RECIBE

AVISO DEMOVIMIENTO Y/OACLARECIÓN DEPARTIDAS

O


2

INTEGRA POR MES

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

FIN

ESTADO DECUENTA MENSUAL

TARJETA INFORMATIVA

O

0

REPORTE DE CIFRA CONTROL

0

C

2

ELABORACIELABORACIÓÓN DE CONCILIACIONES BANCARIASN DE CONCILIACIONES BANCARIASUA/RF

59

REPORTE DE CHEQUES EMITIDOS



2T

1T

1T



UA/RH 60

Procedimiento

Nombre: Control de Incidencias. Objetivo: Registrar los descuentos que corresponden al trabajador por concepto de faltas, retardos o sanciones,

para su aplicación en nómina. Frecuencia: Quincenal y mensual

Normas El Reporte de Incidencias, deberá validarse con las Solicitudes de permisos, Incapacidades médicas, presentados en la quincena, para determinar la aplicación de descuentos en el caso de retardos y faltas. El Reporte de Incidencias deberá integrarse con los registros de asistencias que se indican en los sistemas ubicados en la Unidad Administrativa de ésta Secretaría. Las incidencias que representen sanción económica deberán aplicarse en el Sistema de Nómina en la quincena y mes siguiente. El control de Incidencias deberá apegarse a lo estipulado en los capítulos séptimo y octavo del Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.



Julio 2007

Abril 2008

Departamento de Recursos Humanos


Secretario de Trabajo,

Previsión Social y Productividad



UA/RH 61

Área Actividad

Descripción

Departamento de Recursos Humanos.

1 2

2A

2A-1 3 4

Emite del sistema de control de Asistencia el Reporte de Incidencias en un tanto y obtiene del archivo cronológico temporal las Solicitudes de permisos e incapacidades, en original que correspondan a la quincena o mes de verificación. Verifica si existe justificación oficial de faltas y retardos en el Reporte de Incidencias en un tanto y en las Solicitudes de permisos e incapacidades en original. ¿Existe justificación? En caso de no existir justificación: Aplica en el Sistema de Control de Asistencia la incidencia por trabajador y actualiza el Reporte de incidencias, en un tanto. Registra los descuentos en el Sistema de Nómina, con base en lo estipulado en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de incidencias en un tanto. Posteriormente y para iniciar el procedimiento de Emisión de Nómina se transforma a pesos para aplicar el descuento. Fin. En caso de existir justificación: Registra la justificación en el Sistema de Control de Asistencia y actualiza el Reporte de Incidencias en un tanto. Organiza y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de Incidencias en un tanto y las Solicitudes de permiso e incapacidades en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO

REPORTE DE INCIDENCIAS

SOLICITUDES DE PERMISOS

EMITE YOBTIENE

INICIO

VERIFICA JUSTIFICACIÓN

REPORTE DE INCIDENCIAS

T

O

C

T

O

APLICA INCIDENCIAS Y

ACTUALIZA

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA

TREPORTE DE INCIDENCIAS

REGISTRA JUSTIFICACIÓN Y

ACTUALIZA


REGISTRA DESCUENTOS

SISTEMA DE CONTROL DE

NÓMINA

TREPORTE DE INCIDENCIAS

ORGANIZA

SOLICITUDES DE PERMISOS

O

T

C

FIN

REPORTE DE INCIDENCIAS T


¿EXISTE JUSTIFICACIÓN?

NO

SI

FIN

C

SOLICITUDES DE PERMISOS E INCAPACIDADES

REPORTE DEINCIDENCIAS

CONTROL DE INCIDENCIASCONTROL DE INCIDENCIAS

UA/RH

62



UA/RH 63

Procedimiento

Nombre: Reclutamiento de Personal. Objetivo: Integrar la Bolsa de trabajo de la Dependencia con personal que cubra los requisitos de los diferentes

puestos que de acuerdo a la Ley Orgánica corresponden. Frecuencia: Periódica

Normas El reclutamiento de personal para la Bolsa de trabajo deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado y del análisis del Currículum vitae. Deberá solicitarse al interesado para su inclusión en la Bolsa de trabajo, el formato de Solicitud de empleo. Los Expedientes de personal que se integran en la Bolsa de trabajo, deberán clasificarse de acuerdo a los perfiles de puestos establecidos. Los Currículums vitae que se reciban deberán integrar constancias que acrediten el nivel de estudios del interesado. El personal registrado en la bolsa de trabajo deberá cubrir el perfil de acuerdo al Catálogo de puestos.



Julio 2007

Abril 2008







UA/RH 64

Área Actividad

Descripción


1

1A

2 3

4

Recibe el Currículum vital original del interesado para prestar sus servicios en la Dependencia, lo entrevista para obtener sus datos generales y analiza la información que permita determinar si cubre el perfil deseado. ¿Cubre el perfil el interesado? En caso de no cubrir el perfil: Informa al interesado que no cubre el perfil del puesto disponible y archiva en la Bolsa de trabajo, de manera alfabética permanente el Currículum vital original Fin. En caso de cubrir el perfil: Informa al interesado que cubre el perfil del puesto vacante, que se considera en la Bolsa de trabajo de la Dependencia. Solicita y recibe del interesado la Solicitud de empleo en original. Revisa que la Solicitud de empleo en original se encuentre debidamente requisitada y archiva de manera alfabética permanente el Currículum vitae y la Solicitud de empleo en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

FIN

CURRICULUM VITAE

RECIBE, ENTREVISTA Y

ANALIZA

INICIO

¿CUBRE EL PERFIL?

NO

SI

INFORMA

INFORMA ACEPTACIÓN EN BOLSA DE TRABAJO

INTERESADO

INTERESADO

SOLICITA Y RECIBE

SOLICITUD DE EMPLEO O

REVISA

SOLICITUDDE EMPLEO A

O

INTERESADO

FIN

CURRICULUM VITAE

CURRICULUM VITAE

A

INTERESADO

BOLSA DE TRABAJO

BOLSA DE TRABAJO

RECLUTAMIENTO, SELECCIRECLUTAMIENTO, SELECCIÓÓN Y ASIGNACIN Y ASIGNACIÓÓN DE PERSONALN DE PERSONAL

O

O

O

UA/RH

65

CONTRATA Y UBICA EN EL AREA

CORRESPONDIENTEINTERESADO



UA/RH 66

Procedimiento

Nombre: Registro y Control de Permisos. Objetivo: Otorgar al personal de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social la autorización para ausentarse de

las labores por comisiones o salidas oficiales o en su caso, por permisos que por derecho le correspondan.

Frecuencia: Variable

Normas El procedimiento para el registro y control de permisos procederá conforme a lo establecido en las Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos para personal de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. La Solicitud de permisos deberá tramitarse debidamente autorizada con un día hábil de anticipación en el Departamento de Recursos Humanos. La Solicitud de permisos, procederá previa verificación del Departamento de Recursos Humanos. En el caso de comisión y salida oficial deberá registrarse en el formato Solicitud de permisos, el lugar y la descripción general del objetivo de la salida. En caso de comisión, deberá anexarse a la Solicitud del Permiso, el Oficio de comisión signado por el Titular de la Unidad Presupuestal a la que pertenece. El personal con antigüedad mayor de un año tendrá derecho a seis días de permisos económicos al año, los cuales se sujetarán a lo establecido en la cláusula vigésima tercera del capítulo quinto de las Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos. El personal de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social tendrá derecho a solicitar, anualmente, 24 permisos de 2 horas, de acuerdo a lo establecido en la cláusula vigésima de las Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos. El Departamento de Recursos Humanos deberá verificar en el Sistema de Control de Asistencia si corresponde al trabajador la autorización de la Solicitud de permiso.



Julio 2007

Abril 2008






UA/RH 67

Área Actividad

Descripción


1 2

2A 3 4 5

Recibe de las áreas de trabajo la Solicitud de permiso, en original y copia, con las indicaciones de comisión oficial, salida oficial y/o permiso, según corresponda. Accesa al Sistema de Control de Asistencia y verifica si procede la Solicitud de permiso, en original y copia. ¿Procede la Solicitud de permiso? En caso de no proceder la Solicitud de permiso: Informa a las áreas de trabajo, con fundamento en las Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos, las razones por las que no procede y devuelve la Solicitud de permiso, en original y copia. Fin. En caso de proceder la Solicitud de permiso: Autoriza en la Solicitud de permiso, en original. Sella y devuelve a las áreas de trabajo la Solicitud de permiso en copia. Captura en el Sistema de Control de Asistencia, las características y periodo de la Solicitud de permiso en original, que archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

O

SOLICITUD DE PERMISO

SOLICITUD DE PERMISO O

ACCESA Y VERIFICA

SOLICITUD DE PERMISO O-1

RECIBE

AUTORIZA

¿PROCEDE LA SOLICITUD DE

PERMISO?

NO

SI

INICIO

SELLA YDEVUELVE

1SOLICITUD DE PERMISO

ÁREAS DE TRABAJO

CAPTURA

SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA

FIN


C

ÁREAS DE TRABAJO

O-1

INFORMA YDEVUELVE

FIN

SOLICITUDDE PERMISO O-1

ÁREAS DETRABAJO

SOLICITUD DEPERMISO

REGISTRO Y CONTROL DE PERMISOSREGISTRO Y CONTROL DE PERMISOSUA/RH

68



UA/RH 69

Procedimiento

Nombre: Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.

Objetivo: Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para

que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.

Frecuencia: Periódica.

Normas El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un trabajador, solo procederá si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberá realizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero. El formato de Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social se entregará a solicitud del trabajador que deberá requisitarse debidamente. El formato de Datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, así como una fotocopia del Acta de nacimiento, comprobante de domicilio y preafiliación (si es nuevo ingreso) legible se entregarán a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social. Una vez que se recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación las altas y/o reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social; se entregará al trabajador el Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social.



Julio 2007

Abril 2008




Productividad



UA/RH 70

Área

Actividad

Descripción Departamento de Recursos Humanos.

1

1A 2

3

4

5

Recibe del trabajador el Formato de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social (PRECENSAL) con la fotocopia de su Acta de nacimiento, comprobante de domicilio y preafiliación (si es nuevo ingreso) para tramitarlo a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica que los datos del trabajador estén completos. ¿Están completos los datos del trabajador? En caso de no estar completos: Informa al trabajador y devuelve los Formatos originalesy6 de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, la preafiliación, las fotocopias de su Acta de nacimiento y comprobante de domicilio. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de estar completos: Integra el expediente con el Formato de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto mexicano del Seguro Social, Acta de nacimiento, comprobante de domicilio y preafiliación (si es nuevo ingreso) y fotocopia todos los documentos. Elabora Relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y copia, para tramitar el alta o reingreso de los nuevos trabajadores de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y copia . Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, en original, Acta de nacimiento, preafiliación (si es nuevo ingreso) y comprobante de domicilio en fotocopia, Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, en original y la Relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y archiva de manera cronológica permanente la copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social, de la Relación de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y el Formato de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en fotocopia de manera cronológica permanente en el expediente para solicitar altas al Instituto Mexicano del Seguro Social.



UA/RH 71

Área Actividad

Descripción


6

7

8

Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, firma de recibido la copia del Oficio y lo devuelve al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Entrega al trabajador el formato Aviso de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y archiva de manera cronológica permanente la copia del documento en el expediente de altas IMSS. Archiva de manera cronológica permanente, el Oficio de aviso de altas y/o reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y la Relación de trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, en el expediente de relación de afiliaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social, documentos que corresponden al personal de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que han recibido su aviso de afiliación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

OFICIO DE SOLICITUDDE ALTAS Y/OREINGRESOSAL IMSS

1

RELACIÓNDE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

1

FORMATO DATOS BÁSICOS AFILIACIÓN

IMSS

F

EXPEDIENTEPARA

SOLICITARALTAS AL IMSS

C

FORMATO DATOS BÁSICOS AFILIACIÓN

O

F

ANEXO 4.2

INTEGRA YFOTOCOPIA

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

TRABAJADOR

¿ ESTÁN COMPLETOS LOS

DATOS ?

ELABORA

NO

SI

O-1

ACTA DE NACIMIENTO

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

TRABAJADOR

ELABORA

O-1RELACIÓN DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

ENVIA

O

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESO AL IMSS

FACTA DENACIMIENTO

FORMATO DATOSBÁSICOSAFILIACIÓN

O

COMPROBANTEDE DOMICILIO

F

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

DE LA SEFIPLAN

RECIBE Y DEVUELVE

OOFICIO DE AVISO DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

ORELACIÓN DE TRABAJADORESAFILIADOS AL IMSS

OFICIO DEAVISO

1

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE

LA SEFIPLAN

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL DE

LA SEFIPLAN

FORMATO DATOS BÁSICOS AFILIACIÓNIMSS

O

O

FIN

EXPEDIENTE DERELACION DEAFILIACIONES

AL IMSS


JEFE DELDEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

ACTA DE NACIMIENTO

ENTREGA

AVISO DE AFILIACIÓNAL IMSS

O

1

C

ARCHIVA

O

O

C

OFICIO DE AVISODE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

RELACIÓN DETRABAJADORESAFILIADOSAL IMSS

TRABAJADOR

1

F

1

PREAFILIACIÓNAL IMSS (SI ES NUEVO INGRESO)

O


PREAFILIACIÓNIMSS

F

COMPROBANTE DE DOMICILIO

PREAFILIACIÓNAL IMSS (SI ES NUEVO INGRESO)

O

F

FORMATO DATOS BÁSICOS AFILIACIÓNIMSS

O

F

ACTA DE NACIMIENTO

F


PREAFILIACIÓNIMSS

INFORMA YDEVUELVE

O

AFILIACIAFILIACIÓÓN Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIALN Y/O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIALUA/RH

72



UA/RH 73

Procedimiento

Nombre: Asignación y Control de Personal al Servicio Social. Objetivo: Ubicar el Personal de Servicio Social en las áreas de trabajo donde se requieran sus servicios,

además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen. Frecuencia: Periódica

Normas La aceptación y asignación de Personal al Servicio Social se realizará considerando que los estudios educativos correspondan al perfil requerido por las áreas solicitantes. Los Requisitos que el Personal de Servicio Social deberá entregar en el Departamento de Recursos Humanos son los siguientes: Oficio de solicitud de la Institución Educativa, fotocopia de Acta de nacimiento, Credencial de la escuela, Credencial de elector, Comprobante de domicilio y dos fotografías. El Personal de Servicio Social deberá concertar en el área de adscripción el horario y actividades a desarrollar en el período que le corresponda. El Personal de Servicio Social se identificará con la Credencial que le expida la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. El control de asistencia del Personal de Servicio Social se realizará por medio de reloj checador. Los Reportes mensuales que presente el Personal de Servicio Social para acreditar las actividades realizadas, deberán estar autorizados y firmados por el jefe inmediato superior.



Julio 2007

Abril 2008






UA/RH 74

Área Actividad

Descripción


1 2 3 4 5

6 7 8 9

10

Recibe la Solicitud en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Pasa el tiempo. Verifica vía telefónica el área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social en la cual será adscrito el interesado. Pasa el tiempo. Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada. Recibe al Personal de Servicio Social y le entrega el Listado de requisitos en original que obtiene del archivo cronológico permanente además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta Dependencia. Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y el Oficio de solicitud de la institución educativa, en original y revisa que estén completos y correctos. Elabora la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en qué áreas las llevará a cabo. Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora Credencial oficial en original y la entrega al Personal de Servicio Social para poderlo identificar. Presenta al Personal de Servicio Social en el área asignada. Integra los Requisitos en copia, el Control de personal de servicio social en original, el Oficio de solicitud de la institución educativa en original y la Solicitud en original y archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social.



UA/RH 75

Área Actividad

Descripción


11

12

13

14

15

16

17

Accesa al Programa Excel y captura toda la información del Personal de Servicio Social para el registro de alta y control. Pasa el tiempo. Recibe y revisa el reporte mensual firmado por su jefe inmediato superior en original y copia para llevar un control de las actividades que desempeña dentro del área asignada y sella el Reporte mensual en original y copia y entrega al Personal de Servicio Social el original. Pasa el tiempo. Reciben del Personal de Servicio Social el Informe Final en original y copia al concluir el año de servicio social. Sella el Informe Final y entrega al Personal de Servicio Social el original para los fines educativos que correspondan y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Elabora la Carta de liberación en original y copia mencionando el inicio y término del servicio social; y el área donde se realizó. Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social. Recibe del personal de Servicio Social la Credencial oficial, en original y la archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Servicio Social. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

C

PERSONAL DE SERVICIO SOCIAL

CREDENCIALOFICIAL

O

RECIBE

RECIBE Y ENTREGA

RECIBE Y REVISA

REQUISITOS

LISTADO DE REQUISITOS

OFICIO DE SOLICITUD DE LAINSTITUCIÓNEDUCATIVA


ELABORA Y ENTREGA

INTEGRA

REQUISITOS 1

CONTROL DEPERSONAL DESERVICIO SOCIAL

O

OFICIO DE SOLICITUD DE LAINSTITUCIONEDUCATIVA

O

EXPEDIENTE DE PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

ACCESA Y CAPTURA ALTA

PROGRAMAEXCEL

CARTA DE ACEPTACIÓN

ENTREGA

O


ELABORA

CARTA DEACEPTACIÓN

O-1

INICIO

1

O

PERSONAL DESERVICIO SOCIAL

O

PERSONAL DE SERVICIO

SOCIAL

1

SOLICITUD O

PRESENTA AL PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

ÁREA ASIGNADA

VERIFICA

ÁREA DE LA SECRETARÍA DE

TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

INFORMA INTERESADO

PERSONAL DESERVICIO SOCIALREPORTE

MENSUAL

RECIBE,

REVISA, SELLA Y ENTREGA

O

1

EXPEDIENTE DE PERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

INTERESADO

VERBALMENTE

AVÍA TELEFÓNICA

SOLICITUD

O

A

1

ASIGNACIASIGNACIÓÓN Y CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIALN Y CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIALUA/RH

76

ELABORA

CARTA DE LIBERACIÓN O-1

CARTA DE LIBERACIÓN

ENTREGA

O

1


EXPEDIENTE DE PERSONAL

DE SERVICIO SOCIAL

FIN

1

INFORME FINAL

SELLA Y ENTREGA

O


RECIBE

INFORME FINAL O-1


1

EXPEDIENTE DEPERSONAL DE

SERVICIOSOCIAL

A

A

CREDENCIAL OFICIAL

RECIBE

O

EXPEDIENTE DE PERSONAL

DE SERVICIO SOCIALA


ASIGNACIASIGNACIÓÓN Y CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIALN Y CONTROL DE PERSONAL DE SERVICIO SOCIALUA/RH

77



UA/RMySG

78

Procedimiento

Nombre: Registro y Asignación de Bienes Muebles. Objetivo: Registrar en el inventario de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social la adquisición de

bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.

Frecuencia: Eventualmente.

Normas La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido. El registro de alta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente:

* Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Área económica correspondiente a la compra en Estado de Veracruz.

* Los bienes con vida útil superior a un año, (Dos años para los bienes muebles de carácter científico técnicos) que no tengan la consideración de bienes de consumo.

El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adquisición, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción. La clasificación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse de acuerdo al catálogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de Barras que se reciben de la SEFIPLAN. La asignación de mobiliario se realizará a través de los resguardos en individual.



Julio 2007

Abril 2008

Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales



Productividad



UA/RMySG 79

Área

Actividad

Descripción

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1 2

2A 3 4 5 6 7

Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.

Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir : Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura en original y copia; archiva el Pedido en copia de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1

En caso de coincidir: Devuelve al proveedor la Factura en original, previo acuse de recibo.

Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien. Recaba firma del Jefe del Departamento de la Unidad Administrativa en el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y dos copias. Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: - Relación de bienes en original, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original, - Factura en copia. - Formato de reporte de inventario de bienes muebles Integra en Paquete 2, dos tantos, lo siguiente: - Relación de bienes en copia, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia, - Factura en fotocopia.

- Formato de reporte de inventario de bienes muebles



UA/RMySG

80

Área

Actividad

Descripción


8

9

10

11

12

13

14

15

Envía el Paquete 1 a la Subdirección de Adquisiciones e Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del Departamento de Recursos Materiales los Códigos de barra en original con la clave del inventario y adhiere los mismos a los bienes muebles. Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salida del bien mueble en original y copia. Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia. Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de salida original y en el Resguardo provisional en original y copia. Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y pase de salida de los bienes muebles asignados. Accesa y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguardo individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo individual en un tanto y lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológica permanente .los originales del resguardo provisional y el pase de salida FIN DEL PROCEDIMIENTO.

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTA DE BIENES MUEBLES

INICIO

RECIBE Y OBTIENE

FACTURAO-1

PEDIDO

PROVEEDOR

C

RECABA Y FIRMA

1

1JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

BIENES MUEBLES

VERIFICA

FACTURA

O-1

PEDIDO

1

BIENES MUEBLES

ELABORA

RELACIÓN DE BIENES

O-1

O-1OFICIO DE SOLICITUD DE ALTA DE BIENES MUEBLES

O-1

INTEGRA PAQUETE

2

RELACIÓN DE BIENES MUEBLES

1

1

F

FACTURA


ENVIA

PAQUETE 1

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONESDE INVENTARIOS DE

LA SEFIPLAN

C

RECIBE Y ADHIERE

CÓDIGOS DE BARRA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

1

INTEGRA PAQUETE 1

RELACIÓN DE BIENES

O

O

1

FACTURA


REGISTRO Y ASIGNACIREGISTRO Y ASIGNACIÓÓN DE BIENES MUEBLESN DE BIENES MUEBLES

1

FACTURA

DEVUELVE

FACTURA

SOLICITA Y DEVUELVE ¿COINCIDE

LO RECIBIDO CON LO

SOLICITADO?

O

O-1

1

C

PEDIDO

1

NO

SI

PROVEEDOR

BIENES MUEBLES

1

FORMATO DE REPORTE DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

FORMATO DE REPORTE DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

C

2

PROVEEDOR

PAQUETE 2

UA/RMySG

81

PASE DE SALIDA

O

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O-1

RESGUARDATARIO

SERVIDORES

PÚBLICOS

RESPONSABLES

RECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O

O-1RESGUARDO PROVISIONAL

1

ENTREGA

RESGUARDO PROVISIONAL

1

ACCESA Y ACTUALIZA


O

SISTEMA DESCONCENTRADO DE

INVENTARIOS

IMPRIME Y ENTREGA

RESGUARDO INDIVIDUAL

T


INVENTARIOS

FIN

ELABORA

RESGUARDO PROVISIONAL O-1

O-1PASE DE SALIDA

RESGUARDATARIO

RESGUARDATARIO

PASE DE SALIDA

1


O

C

REGISTRO Y ASIGNACIREGISTRO Y ASIGNACIÓÓN DE BIENES MUEBLESN DE BIENES MUEBLES

UA/RMySG

82



UA/RMySG

83

Procedimiento

Nombre: Actualización de Resguardos de Bienes Muebles.

Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios de la Secretaría de Trabajo y Previsión.

Frecuencia: Eventual.

Normas Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles, en su artículo 88, deberá realizarse la revisión de asignación de los bienes muebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes. Los bienes muebles que correspondan a la Secretaria de Trabajo y Previsión Social, sin excepción deberán registrar número de inventario y contar con el Resguardo que permitirá asignar e indicar la responsabilidad que de un bien corresponde al usuario. La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan. Los Resguardos de bienes muebles deberán mantenerse actualizados y con el registro de las características y condiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardatario y área de adscripción. La actualización de Resguardos deberá registrarse en el Sistema de Inventarios para su control. En el caso de actualización de Resguardos, los registros anteriores deberán cancelarse. Mensualmente deberá corroborar en la lista de movimientos de altas, bajas o cambios de personal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.



Julio 2007

Abril 2008

Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales



Productividad



UA/RMySG

84

Área

Actividad

Descripción


1

1A

2

3

4

5

6

7

8

Recibe de los Usuarios o del área la solicitud en original para actualizar Resguardos por escrito y verifica la causa de actualización. ¿Cuál es la causa de la actualización? En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. Continúa con la actividad número 7. En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del Usuario la solicitud en original de Liberación de adeudos de bienes muebles. Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse. En caso de no haber diferencias, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales elabora el formato Liberación de adeudos en original. Entrega al usuario la Liberación de adeudos en original. Sol ici ta verbalmente y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles Accesa al Sistema Desconcentrado de inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individual en dos tantos, y actualiza la información en el Sistema Interno. Entrega al usuario de los bienes el resguardo individual en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

SOLICITUD DE LIBERACIÓN DEACUERDOS.

O

RESGUARDO INDIVIDUAL

2T

ENTREGA

RESGUARDO INDIVIDUAL T

T

C

FIN

USUARIO

INICIO

RECIBE Y VERIFICA CAUSA DE

ACTULIZACIÓN

RECIBE

USUARIOS

SOLICITA Y RECIBENOMBRE DEL USUARIO

ACCESA, EMITEY ACTUALIZA

¿CUÁL ES LA CAUSA DE

ACTUALIZACIÓN?

VERIFICA FISICAMENTE

CAMBIOS

POR CAMBIO DE USUARIO EN EL ÁREA DE

TRABAJO

1

BAJA DEPERSONAL

VERIFICA FISICAMENTECAMBIOS

EN EL ÁREA DETRABAJO

ELABORA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

FORMATOLIBERACIÓN DEADEUDOS

O

ENTREGA USUARIO

LIBERACIÓN DE ADEUDOS O

JEFE DEL AREADE TRABAJO

SISTEMA DESCONCENTRADO

DE INVENTARIOS DE LASEFIPLAN

USUARIO

1

SISTEMAINTERNO

ACTUALIZACIACTUALIZACIÓÓN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLESN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES

SOLICITUDO

VERBALMENTE

AU/RMySG

85



UA/RMySG

86

Procedimiento

Nombre: Baja de Bienes Muebles.

Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.


Normas La baja de bienes muebles en el inventario de la Secretaria de Trabajo y Previsión sólo procederá cuando su mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención. La baja de bienes muebles deberá presentarse para aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones, arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social. Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social, hasta determinar su destino final. La Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios deberá confirmar en el Sistema de Inventarios el registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secretaría de Finanzas y Planeación.



Julio 2007

Abril 2008




Productividad



UA/RMySG

87

Área

Actividad Descripción


1 2

2A 3

3A 4 5 6

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social. Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén. ¿Cómo se clasifican los bienes? En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo: Recibe del Departamento de Informática y revisa el Dictamen en original. Continúa con la actividad número 4. En caso de que sean clasificados como Mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra. ¿Procede la Baja? En caso de no proceder la baja: Tramita con base el Dictamen en original, la reparación correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente. Fin. Conecta con el procedimiento. Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja, con su correspondiente álbum fotográfico, información que deberá ser verificada y validada por la Contraloría Interna de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social. Elabora acuerdo de baja de inventarios en original y copia ante el subcomité de adquisiciones. con base en la Relación de Mobiliario y Equipo, el dictamen de baja de inventarios en original.

Elabora Oficio de solicitud de baja en original y copia para la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa



UA/RMySG 88

Área

Actividad

Descripción


7 8

Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de Solicitud de baja en original y el acta de subcomité en copia y archiva de manera cronológica permanente la Relación de mobiliario y equipo en original, el dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de baja en copia. Pasa el tiempo. Accesa al sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN, y revisa que los movimientos de baja estén registrados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

INICIO

DETECTA Y REUNE EN ALMACÉN

ELABORA

DICTAMENO

BIENES MUEBLES

VERIFICA CLASIFICACIÓN

BIENES MUEBLES

¿CÓMO SE CLASIFICAN

LOS BIENES?

EQUIPO DE CÓMPUTO

MOBILIARIO

¿PROCEDE BAJA?

NO

SI

ELABORA

RELACIÓN DELMOBILIARIO YEQUIPO

O

RECIBE Y REVISA

DICTAMEN O

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

1

TRAMITA REPARACIÓN

DICTAMENO

C

FIN1

ELABORA

RELACIÓN DE MOBILIARIOY EQUIPO

O

O

DICTAMEN


OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O-1

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O

ORELACION

MOBILIARIOY EQUIPO

ACTA DE SUBCOMITE

C

DICTAMEN

O

1OFICIO DESOLICITUDBAJA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

ACCESA Y REVISA BAJA

FIN


INVENTARIOS DE LA SEFIPLAN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE LOS BIENES MUEBLES

C

BAJA DE BIENES MUEBLESBAJA DE BIENES MUEBLES

ACUERDO DE BAJA DE INVENTARIOS

O-1

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN.

UA/RMySG

89



UA/RMySG

90

Procedimiento

Nombre: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles. Objetivo: Efectuar las reparaciones y remodelaciones necesarias a las instalaciones de los bienes

muebles con los que cuenta la Secretaria de Trabajo y Previsión Social, a fin de mantenerlas en condiciones funcionales.

Frecuencia: Eventual

Normas El mantenimiento preventivo a los inmuebles, se realizará en las fechas determinadas en el Programa anual de mantenimiento, previa confirmación de disponibilidad presupuestal. Las condiciones para cubrir los anticipos que requieran los prestadores de servicios, serán las establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El mantenimiento preventivo a los bienes inmuebles comprenderá las actividades referentes al mantenimiento de pintura, carpintería, aire acondicionado, fumigación, telefonía y las que se requieran por su naturaleza en las áreas de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social. Los servicios de mantenimiento se realizarán preferentemente en horas no laborables, a fin de no interrumpir en las funciones de cada área operativa. Los prestadores de servicios de mantenimiento, serán seleccionados siguiendo los criterios de oportunidad, calidad y precio de los servicios requeridos.



Julio 2007

Abril 2008

Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales






UA/RMySG 91

Área Actividad

Descripción


1 2 3 4 5 6 7 8

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas programadas. Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuesto correspondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles. Pasa el tiempo. Recibe a la compañía prestadora del servicio y realizan la visita a las instalaciones que requieran mantenimiento preventivo o correctivo para que presenten sus propuestas. Pasa tiempo. Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original y los analiza. Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y notifica vía telefónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas. Elabora Oficio circular en original para informar las fechas de mantenimiento o remodelación del edificio que ocupan las oficinas de la Secretaria de Trabajo y Previsión y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Fotocopia el Oficio circular en los tantos necesarios y los distribuye de la siguiente manera: -Primera fotocopia la envía a la Oficina del C. Secretario de Trabajo y Previsión Social. -Segunda fotocopia la envía para el Departamento de Recursos Humanos. -Las veinte fotocopias restantes para las diversas áreas de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social. -El original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los trabajos y efectúa supervisión física en las áreas. Pasa tiempo.



UA/RMySG 92

Área Actividad

Descripción


9

9A

10

11

Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptados los trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa, verificando que los datos relevantes de la Dependencia coincidan. ¿Coinciden los datos de la Factura? En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura original y solicita una nueva facturación. Continúa con la actividad número 9. En caso de coincidir los datos: Elabora y autoriza la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago de los servicios l. Entrega al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud-Comprobación de recursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

O

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLESMANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES

FIN

INICIO

OBTIENE Y VERIFICA FECHAS

SOLICITA PRESUPUESTO

PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A INMUEBLES

O

RECIBE Y ANALIZA

PRESUPUESTOSO

C

OFICIO CIRCULAR

FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE

RECIBE Y REALIZA VISITA A LAS

INSTALACIONES

PROGRAMA MANTENIMIENTO Y NOTIFICA FECHAS

OFICINA DEL C. SECRETARIO DE TRABAJO Y

PREVISIÓN SOCIAL

FACTURA

RECIBE, REVISA Y VERIFICA

O

C

ENTREGA

O-1

O

FACTURA2

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

1



COMPAÑIA PRESTADORA DEL

SERVICIO


SERVICIO


SERVICIO


SERVICIO


OFICIO CIRCULARO


VÍA

TELEFONICA

CAMPAÑA PRESTADORA DEL

SERVICIO

F

F

F DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DEL


RECIBE Y EFECTUA SUPERVISIÓN FÍSICA

PERSONAL DE LA COMPAÑIA

PRESTADORA DEL SERVICIO

ELABORA Y AUTORIZA


O-2

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA

FACTURA?

NO

SI

DEVUELVE Y SOLICITA NUEVA FACTURACIÓN

FACTURAO

COMPAÑÍA PRESTADORA DEL

SERVICIO

1

C

VÍA

TELEFÓNICA

UA/RMySG

93

LEY DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES



UA/OTI 94

Procedimiento

Nombre: Mantenimiento de sistemas. Objetivo: Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en las diversas

áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, que se encuentran conectados permanentemente a la Secretaría de Finanzas y Planeación, tales como SIAFEV, Sistema de Nómina Básica y Sistema de Nómina de Compensación, a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de información actuales.


Normas

La Solicitud de Mantenimiento y/o actualización de Sistemas se recibirá de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social del Estado por escrito o vía telefónica.

Para cualquier actualización la Oficina de Informática podrá disponer de los equipos en los cuales se encuentra instalado algún sistema por actualizar.

El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar.

La Oficina de Informática proporcionará la capacitación al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informático.



Julio 2007

Abril 2008

Oficina de Tecnologías de la

Información



Productividad



UA/OTI

95

Área Actividad

Descripción

Oficina de Tecnologías de la Información.

1

2

3

4

4A

5

6

Recibe de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, la solicitud para adecuar los Sistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos. Acude y realiza entrevista a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informáticos. Realiza el mantenimiento y/o actualización a los sistemas informáticos, que se encuentran conectados permanentemente a la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del sistema informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento. ¿Existen fallas en el Sistema? En caso de existir fallas Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número 5 En caso de no existir fallas Elabora Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático. Presenta y entrega un tanto del Manual a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, explicando al usuario cuales fueron las modificaciones y cual será la forma de operar dicho sistema en ocasiones posteriores. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

SECRETARÍA DE TRABAJO, PREVISIÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADOFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

INICIO

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE


RECIBESOLICITUD

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTAÁREAS DE LA

SECRETARÍA DE TRABAJO Y PREVISIÓN

SOCIAL

REALIZAPRUEBAS

YVERIFICA

SISTEMA INFORMÁTICO

¿EXISTEN FALLAS ENEL SISTEMA?

SI

NO

CORRIGEFALLAS


ELABORA

MANUAL DELUSUARIO

PRESENTA Y ENTREGA


ÁREA DE LASECRETARÍA DE

TRABAJO Y PREVISIÓNSOCIAL

MANUAL DELUSUARIO

T

REALIZA MANTENIMIENTO Y

ACTUALIZACION


2T

1

1

FIN

UA/OTI

96



UA/OTI

97

Procedimiento

Nombre: Desarrollo de sistemas. Objetivo: Atender las necesidades para el manejo de la información que las áreas de la Secretaría de

Trabajo y Previsión Social requieran, implementando sistemas informáticos que permitan emitir informes oportunos para la toma de decisiones.


Normas

Las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, deberán ser registradas por escrito o vía telefónica en la Oficina de Informática.

El tiempo de la entrega del Sistema Informático a las áreas de la STPS, dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar.

La Oficina de Informática proporcionará a los usuarios del Sistema, la capacitación necesaria, a fin de que se aproveche a su máxima capacidad.

El desarrollo de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionen las áreas de trabajo a través de entrevistas con el personal usuario, además de considerar los documentos tales como cuestionarios, cédulas, tarjetas y formatos.

El área de trabajo solicitante será responsable de proporcionar la información para el desarrollo de Sistemas Informáticos, con apego al marco normativo que corresponda al proceso a desarrollar.



Julio 2007

Abril 2008

Oficina de Tecnologías de la Información Unidad Administrativa





UA/OTI

98

Área Actividad

Descripción

Oficina de Tecnologías de la Información

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

11A

Recibe del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, la solicitud en original para desarrollar un Sistema Informático que satisfaga sus necesidades en el manejo de la información. Acude al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que solicita el Sistema Informático y realiza entrevistas en forma personal con los usuarios de los datos, a fin de recopilar la información que permita llevar a cabo un análisis para el desarrollo del Sistema. Determina el objetivo, alcance y los beneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades del área solicitante de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Elabora diagrama de flujo de procesos, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático. Determina la descripción de métodos y procedimientos con el objetivo de completar la información que permita desarrollar el Sistema Informático. Elabora diagrama jerárquico de módulos en original para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático. Elabora diccionario de tablas en original, para integrar la base de datos del Sistema Informático. Define diccionario de datos en original, de cada una de las tablas para complementar la base de datos. Elabora diagrama de relaciones en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en desarrollo. Elabora diagrama de flujo de datos en original, para determinar el comportamiento de los datos del Sistema en desarrollo. Elabora en lenguaje de programación un Bosquejo del Sistema Informático y presenta al área solicitante de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social el diseño conceptual, los objetivos, alcance, beneficios y restricciones del Sistema Informático diseñado. ¿Se acepta el diseño del sistema informático? En caso de no aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza ajustes en el diagrama de flujos de procesos con base en los requerimientos que presenta el área de trabajo. Continúa con la actividad número 9.



UA/OTI

99



12

13

13A

14

15

En caso de aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza el desarrollo y la programación del Sistema Informático en el lenguaje de programación más conveniente. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático desarrollado y verifica su correcto funcionamiento. ¿Existen fallas en el sistema? En caso de existir fallas en el Sistema: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número 14. En caso de no existir fallas en el Sistema: Elabora el Manual del usuario en dos tantos, para facilitar la operación del sistema. Presenta al área solicitante de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social el Sistema Informático desarrollado y entrega el Manual del usuario en un tanto y archiva cronológicamente en forma permanente un tanto del documento. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


DESARROLLO DE SISTEMAS

FIN

1T

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

O

DIAGRAMA DE RELACIONES

O

DICCIONARIODE DATOS

O

DICCIONARIODE TABLAS

O

DIAGRAMA JERÁRQUICO DE MÓDULOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

SOLICITUD

INICIO

DETERMINA



RECIBE

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTAS

ELABORA

DETERMINA

DESCRIPCIÓN

ELABORA

ELABORA

DEFINE

ELABORA

ELABORA

ELABORA Y PRESENTA

BOSQUEJO DE SISTEMA

INFORMÁTICO

ÁREA DE LA SECRETARÍA DE TRABAJO Y PREVISIÓN

SOCIAL

REALIZA


DESARROLLO YPROGRAMACIÓN

¿SE ACEPTA EL DISEÑO

DEL SISTEMA INFORMATICO?

NO

SI

REALIZA AJUSTES

1

REALIZAPRUEBAS

YVERIFICA


¿EXISTEN FALLAS ENEL SISTEMA?

SI

NO

CORRIGEFALLAS


2

2 ELABORA

MANUAL DELUSUARIO 2T

PRESENTA Y ENTREGA


ÁREA SOLICITANTEDE LA SECRETARÍA

DE TRABAJO YPREVISIÓN SOCIAL

MANUAL DELUSUARIO

1T

ÁREADE LASECRETARÍA DE TRABAJO

Y PREVISIÓN SOCIAL

OBJETIVO, ALCANCE Y BENEFICIOS


DESCRIPCIÓN DE MÉTODOS Y

PROCEDIMIENTOS


O

1

C

O

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

UA/OTI

100



UA/OTI

101

Procedimiento

Nombre: Desarrollo de Presentaciones Multimedia. Objetivo: Atender las necesidades de las áreas, a fin de que mediante el uso de presentaciones multimedia se

difundan y den a conocer los avances de las actividades y programas de la Dependencia en reuniones oficiales.


Normas

Las solicitudes para el desarrollo de presentaciones en multimedia se recibirán de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social por escrito o vía telefónica.

Las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que requieran del desarrollo de presentaciones oficiales, deberán remitir con cuatro días hábiles de anticipación la información, a fin de que la Oficina de Informática cumpla en tiempo y forma con los requerimientos solicitados. La información destinada para presentaciones multimedia, deberá ser entregada por las áreas solicitantes y en medios magnéticos con las características que permitan lograr la exposición de los temas que correspondan.

La Oficina de Informática solicitará a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social en caso de ser necesario para complementar, los datos que se requieran para el desarrollo de la presentación multimedia.

Las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que soliciten la utilización de voz y video en las presentaciones oficiales, deberán proporcionar a la Oficina de Informática el video que requieran sea insertado en la presentación, además de considerar a un narrador para que sean grabados los archivos de audio.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad



UA/OTI

102

Área Actividad

Descripción


1

2

3

4

4A

4B

4C

5

6

Recibe de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social la petición mediante oficio o verbalmente, para desarrollar una presentación multimedia. Pasa el tiempo Recibe del área solicitante de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social el documento en original y unidad magnética con la información necesaria para desarrollar la presentación multimedia. Analiza la información y determina el formato a utilizar para el diseño de la presentación multimedia, con base en el documento y el medio magnético presentados. Procesa la información del documento o del medio magnético en el software correspondiente y realiza el diseño considerando los requerimientos del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. ¿La presentación multimedia requiere de voz y video? En caso de requerir voz y video la presentación multimedia: Graba la voz de los participantes en la presentación oficial en formato adecuado. Inserta el archivo de voz en las diapositivas de la presentación multimedia y sincroniza el sonido con el orden en que aparecerán las láminas de la presentación. Captura el video destinado para la presentación y lo edita con formato adecuado. Inserta el archivo avi de video en las diapositivas de la presentación multimedia y sincroniza el video con el orden en que aparecerán las láminas de la presentación. Continúa con la actividad número 5. En caso de no requerir voz y video la presentación multimedia: Informa vía telefónica al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que la presentación multimedia se encuentra lista para que sea revisada. Recibe al personal del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, revisa la presentación y verifica el contenido de la información y el diseño en la presentación multimedia.



UA/OTI

103



6A

7

8

¿La información y el diseño de la presentación son los adecuados? En caso de que no sea la información y el diseño adecuados: Realiza los cambios correspondientes en la presentación multimedia de acuer-do a las necesidades del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social solicitante. En caso de que sea la información y el diseño adecuados: Graba la presentación multimedia en disco compacto en un tanto y la entrega al área solicitante de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Continúa con la actividad número 8 Devuelve al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social los documentos y el medio magnético que fueron utilizados para desarrollar la presentación multimedia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

PRESENTACIÓNMULTIMEDIA

ÁREA DE LASECRETARÍA DE TRABAJO Y

PREVISIÓN SOCIAL







INICIO

RECIBE PETICIÓNY COMPLETA

RECIBE

ANALIZAY DETERMINA

PROCESA Y

REALIZA

INFORMA

RECIBE, REVISA Y VERIFICA

GRABA VOZ EN FORMATOADECUADO

CAPTURA VIDEO YEDITA

REALIZACAMBIOS

INSERTA VIDEOY SINCRONIZA

1

GRABA Y ENTREGA

2

DEVUELVE

FIN

DOCUMENTO

INFORMACIÓN

ÁREAS DE LASECRETARÍA DE TRABAJO

Y PREVISIÓN SOCIAL


Y PREVISIÓN SOCIAL

DOCUMENTO

INFORMACIÓN

¿LA PRESENTACIÓN MULTIMEDIAREQUIERE DEVOZ Y VIDEO?

¿ LAINFORMACIÓNY EL DISEÑO

DE LA PRESENTACIÓNSON LOS

ADECUADOS ?

DOCUMENTOS

INFORMACIÓN

ÁREA DE LASECRETARÍA DE TRABAJO

Y PREVISIÓN SOCIAL


VÍATELEFÓNICA

PERSONAL DE LASÁREAS DE LA

SECRETARÍA DE TRABAJOY PREVISIÓN SOCIAL

SI

NO

NO

SI


Y PREVISIÓN SOCIAL

1

2

DOCUMENTO

INFORMACIÓN


DESARROLLO DE PRESENTACIONES MULTIMEDIAUA/OTI

104



UA/OTI 105

Procedimiento

Nombre: Diseño de Trabajos Oficiales Impresos. Objetivo: Apoyar a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social con la elaboración y el diseño de

carteles, trípticos o formatos que permitan difundir y apoyar el desarrollo de las actividades operativas.


Normas

Las solicitudes para el diseño de trabajos especiales que las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social requieran, deberán ser presentadas por escrito o vía telefónica en la Oficina de Informática.

La Oficina de Informática entregará el trabajo final de manera impresa y en medio magnético a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, a fin de facilitar la impresión y difusión del mismo. La Oficina de Informática utilizará el programa Corel Draw 11

El diseño de documentos, carteles, trípticos o formatos deberá realizarse con base en las características que indiquen las áreas de trabajo.

El material que se vaya a utilizar para algún trabajo, como logotipos, fotografías, etc. deberán ser entregadas a la Oficina de Informática con los textos que se van a incluir en el trabajo impreso.



Julio 2007

Abril 2008






UA/OTI

106

Área Actividad

Descripción


1

2

3

4

5

5A

5B

6

Recibe del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, solicitud y el medio magnético que contiene la información para que la Oficina de Informática diseñe los trabajos Oficiales Impresos. Analiza la información recibida en medio magnético y selecciona el software con el que se diseñará y procesará la información para atender los requerimientos de las áreas. Diseña el documento, formato o tríptico con las características solicitadas por el área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y lo imprime como un Bosquejo del trabajo en un tanto. Informa vía telefónica al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que el Bosquejo del trabajo está terminado. Entrega al solicitante del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social el Bosquejo del trabajo solicitado en un tanto y verifica si cumple con los requerimientos solicitados. ¿Cumple con los requerimientos? En caso de no cumplir con los requerimientos: Realiza las modificaciones solicitadas por el área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social al Bosquejo del trabajo en un tanto. Continúa con la actividad número 5. En caso de cumplir con los requerimientos: Imprime el Trabajo final en un tanto y lo graba en un medio magnético. Entrega el Trabajo final en un tanto y el medio magnético al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social solicitante para la reproducción del material de acuerdo a los requerimientos presentados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

BOSQUEJO DEL TRABAJO

1T

TRABAJOFINAL

IMPRIME YGRABA

¿CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS?

TRABAJOFINAL

SI

NO REALIZAMODIFICACIONES


1

1T

INFORMACIÓN

INICIO

RECIBE SOLICITUD


Y PREVISIÓN SOCIAL

INFORMACIÓN

ANALIZA Y SELECCIONASOFTWARE

DISEÑA EIMPRIME


T

O

ENTREGA

TRABAJOFINAL

TRABAJOFINAL


Y PREVISIÓN SOCIAL

FIN

T

INFORMA

VÍA TELEFÓNICA


Y PREVISIÓN SOCIAL

ENTREGA

BOSQUEJO DEL TRABAJO 1T


Y PREVISIÓN SOCIAL1

SECRETARÍA DE TRABAJO, PREVISIÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADOFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

DISEÑO DE TRABAJOS OFICIALES IMPRESOSUA/OTI

107



UA/OTI 108

Procedimiento

Nombre: Instalación de la Red Integral de Datos. Objetivo: Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas

de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Frecuencia: Eventual

Normas

Las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área.

La Oficina de Informática determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y deberá solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales.

La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio.

Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad.

La Oficina de Informática determinará la mejor ubicación de los equipos de cómputo con respecto a la red local, así como de concentradores, servidores, y demás elementos de la red local.



Julio 2007

Abril 2008






UA/OTI

109

Área Actividad

Descripción


1

2

3

3A

4

5

6

7

8

Recibe de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión solicitud en original para instalar o ampliar la red integral de datos. Visita a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que requieran el servicio de instalación de la red integral de datos. Evalúa en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, la viabilidad de la instalación de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicación y la trayectoria de los mismos. ¿Es viable la ubicación para la instalación de la red integral de datos? En caso no ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Propone a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social una nueva ubicación para instalar los servicios de la red integral de datos. Continúa con la actividad número 4. En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Solicita mediante un escrito al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe de la Oficina de Informática. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Acude con el material a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos. Realiza pruebas a la red integral de datos instalada en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento.



UA/OTI 110



8A

9

¿Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos? En caso de existir fallas: Corrige las fallas existentes y Continua con la actividad No 9 En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbal-mente al usuario que el área ya cuenta con los servicios. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

SECRETARÍA DE TRABAJO, PREVISIÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADOFICINA TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

INSTALACIÓN DE LA RED INTEGRAL DE DATOS

SOLICITUD DEMATERIALES

O

¿ES VIABLE LA UBICACIÓN PARA LA INSTALACIÓN DE LA RED INTEGRAL DE

DATOS?

NO

SI

EVALUA Y DETERMINA

1

DETERMINA

PROPONE NUEVA UBICACION

VISITAÁREAS DE LA


SOCIAL


TRABAJO Y PREVISIÓN

SOCIAL

SEGUIMIENTO DE TRAYECTORIA Y

REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO

1



SOCIAL

SOLICITUD

O

INICIO

RECIBE

FIN



RECIBE

MATERIAL


SOLICITA


ACUDE E INSTALA RED INTERAL DE

DATOS

MATERIALES



SOCIAL

REALIZA PRUEBAS

A LA RED INTEGRAL DE

DATOS INSTALADA

¿EXISTEN FALLAS EN EL FUNCIONAMIENTO

DE LA RED INTERAL DE DATOS?

SICORRIGE FALLAS

2INSTALA E INFORMA



SOCIAL

2

NO

EQUIPO

DE CÓMPUTO

UA/OTI

111



UA/OTI

112

Procedimiento

Nombre: Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web. Objetivo: Contar con un sitio electrónico que contenga la información institucional necesaria que permita a la

Secretaría de Trabajo y Previsión Social difundir y promover los programas, acciones y normatividad. Frecuencia: Eventual

Normas

Las solicitudes de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social para la inclusión de información en la página web, deberán ser remitidos a la Oficina de Informática por escrito o vía telefónica.

El tiempo de elaboración o actualización del sitio web dependerá de la complejidad, tamaño y cantidad de las páginas a realizar o actualizar.

El Oficio de solicitud para la actualización de la página web, deberá ser autorizado por los titulares de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.

La página web de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social será actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusión de la información de la Dependencia.

La información que las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social entreguen al Departamento de Informática para que sea incluida en la página web, deberá ser proporcionada en medios magnéticos, debidamente capturada y formateada.

El material adicional (fotografías, logos, etc.) deberán entregarse a la brevedad para su procesamiento.



Julio 2007

Abril 2008



Productividad



UA/OTI

113

Área Actividad

Descripción


1

2

2A

2B

2C 3 4 5 6

Recibe de las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, Oficio de solicitud en original, los Documentos originales y los medios magnéticos con la información para actualizar la página web. Así como material adicional como fotografías, logos, etc. Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar qué información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe? En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos originales y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías. Digitaliza los gráficos o las fotografías y las graba en el formato correspondiente a Corel Photo Paint 11. Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG. Accesa al programa Dreamweaver e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continua con la actividad 5 En caso de recibir texto: Revisa la información recibida en medio magnético y determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma. Procesa la información y selecciona el programa dreamweaver, fireworks, flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red. Realiza el diseño de la información procesada y de la página Web en el software correspondiente. Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volumen de información procesada.



UA/OTI

114



7 8

8A 9

Accesa al Servidor de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web.

Acude al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y valida a través de la red de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, la información de la página web, antes de que sea publicada en Internet.

¿Es correcta la información que se publicará en la red?

En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red:

Realiza los ajustes a la información que se publicará en la página web, de acuerdo a las peticiones del área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.


En caso de estar correcta la información que se publicará en la red:

Edita la página en el software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet.


SECRETARÍA DE TRABAJO, PREVISIÓN SOCIAL Y PRODUCTIVIDADOFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

DISEÑO, ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB

FOTOGRAFÍAS

GRÁFICOS

FOTOGRAFÍAS

GRÁFICOS

FOTOGRAFÍAS

GRÁFICOS

INFORMACIÓN

INICIO

REVISA YDETERMINAPROGRAMA

RECIBE

PROCESA YSELECCIONAPROGRAMA

REALIZA DISEÑO

REALIZAHIPERVÍNCULOS

Y ASIGNAEXTENSIONES

ACCESA Y ALOJAACTUALIZACIONES Y

MODIFICACIONES

ASIGNAFORMATO

2

1

ACUDE AL ÁREAY VALIDA

INFORMACIÓN

2

EDITA PÁGINAY REALIZA

HIPERVINCULOS

FIN

ÁREAS DE LASECRETARÍA DE


SOCIAL

OFICIO DESOLICITUD

DOCUMENTOS

¿QUÉ TIPO DEINFORMACIÓN

RECIBE?

INFORMACIÓN

TEXTO

SERVIDOR DE LA SECRETARÍA

DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

GRÁFICOSO FOTOGRAFÍAS REVISA Y

SELECCIONASOFTWARE

DOCUMENTOS

INFORMACIÓN

ACCESA A PROGRAMAE INSERTA

1

¿ ES CORRECTALA INFORMACIÓN

QUE SE PUBLICARA EN LA

RED ?

NO

SI

O

ANALIZA INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

INFORMACIÓN

A TRAVÉS DE LA RED DE LA


SOCIAL

REALIZA AJUSTES A LA INFORMACIÓN

O

FOTOGRAFÍAS

LOGOS

O

UA/OTI

115


MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS UA/OTI

116

Procedimiento

Nombre: Mantenimiento Preventivo del Equipo de Cómputo. Objetivo: Que el equipo de cómputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional

óptimo, a fin de que las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social puedan procesar con oportunidad la información que manejan.

Frecuencia: Periódica

Normas El mantenimiento preventivo al equipo de cómputo, se elaborará con base en el inventario de equipo de cómputo con el que cuenten las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cómputo, deberán presentarse por escrito o vía telefónica en la Oficina de Informática. El mantenimiento preventivo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue a la Oficina de Informática para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social en el transcurso de dos días hábiles. El Pase de salida lo elaborará el encargado de almacén solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando se haga valida alguna garantía con el proveedor.



Julio 2007

Abril 2008






UA/OI

117

Área Actividad

Descripción


Información

1

2

3

4

5

6

7

7A

8

Verifica y determina a que equipo le corresponde el mantenimiento preventivo, de acuerdo al inventario de los equipos existentes y las fechas del último mantenimiento Informa vía telefónica al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos. Para que estos hagan los preparativos necesarios. Acude a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social para retirar el equipo de cómputo programado para mantenimiento. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo. Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. ¿Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo? En caso de existir fallas correctivas en el equino de cómputo: Informa verbalmente a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social que procederá el mantenimiento correctivo. Realiza el Mantenimiento correctivo Continua En caso de no existir fallas correctivas en el equino de cómputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cómputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe de la Oficina de Informática y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que corresponda. Traslada el equipo de cómputo, a su lugar de origen y lo instala, e informa al usuario del mantenimiento realizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

INVENTARIO DEEQUIPOS EXISTENTES

INICIO

VERIFICA Y DETERMINA

VÍA TELEFÓNICA

INFORMA

ACUDE Y RETIRA

REALIZAMANTENIMIENTO

PREVENTIVO

VERIFICA FUNCIONAMIENTO

EQUIPO DECÓMPUTO


Y PREVISIÓN SOCIAL

EQUIPO DECÓMPUTO

¿EXISTEN FALLAS CORRECTIVAS EN EL

EQUIPO DE CÓMPUTO?

SI

NO


PASE DE SALIDA O-2

1

ENTREGA, INSTALA E INFORMA



SOCIAL

FIN

EQUIPO DECÓMPUTO

EQUIPO DECÓMPUTO

INFORMAÁREAS DE LA


SOCIAL

FIN

EQUIPO DECÓMPUTO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPODE CÓMPUTO.

VERBALMENTE


MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO



UA/OTI

118



UA/OI

119

Procedimiento

Nombre: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo. Objetivo: Que el equipo de cómputo con el que cuentan las diversas áreas de la Secretaría de Trabajo y

Previsión Social se encuentre en óptimas condiciones, a fin de que la información que manejan pueda ser procesada oportunamente.


Normas La solicitud de los servicios de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo, deberán remitirse a la Oficina de Informática vía telefónica o personalmente. El mantenimiento correctivo se llevará a cabo a los equipos de cómputo siempre y cuando se cuente con el material necesario para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Informática para su mantenimiento correctivo, será devuelto a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social en tiempo y forma dependiendo de la falla existente. Para realizar el mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo, el usuario deberá explicar las circunstancias en las cuales el equipo presentó las fallas, y que fue lo último que el usuario del equipo hizo.



Julio 2007

Abril 2008



Secretario de Trabajo, Previsión

Social y Productividad



UA/OI

120

Área Actividad

Descripción

Oficina de ecnologías de la

Información

1 2

2A

2B 3 4 5

Recibe de las áreas de la secretaria el equipo de computo para su corrección. Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de la compra de refacciones. ¿Requiere de refacciones? En caso de que requieran refacciones: Solicita mediante escrito original al Departamento de Recursos Materiales la compra de refacciones. Pasa el tiempo Recibe del Departamento de Recursos Materiales las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de mantenimiento correctivo que permita su funcionamiento adecuado. Continua con la actividad No. 3 En caso de no requerir refacciones: Corrige las fallas del equipo de cómputo para que sea entregado el equipo de computo en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Traslada el equipo de cómputo a las áreas correspondientes para su instalación. Entrega el equipo de cómputo en las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, lo instala e informa a los usuarios del mantenimiento realizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ESCRITO

INICIO

COMPRA DEREFACCIONESDETERMINA

CORRIGE Y REVISA

¿REQUIEREDE

REFACCIONES?

NO

SI

SOLICITA


RECIBE

EQUIPO DECÓMPUTO

EQUIPO DECÓMPUTO

ENTREGA EINSTALA

EQUIPO DECÓMPUTO



TRASLADA

EQUIPO DE CÓMPUTO

FIN


MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

RECIBE

EQUIPO DECÓMPUTO

ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE TRABAJO Y

PREVISIÓN SOCIAL


O

REFACCIONES SOLICITADAS

1

1

UA/OTI

121



UA/OI

122

Procedimiento

Nombre: Asesoría para Usuarios del Equipo de Cómputo. Objetivo: Atender las necesidades de los usuarios de equipo cómputo, de las diversas áreas de la Secretaría

de Trabajo y Previsión Social que puedan presentarse, debido a la forma de operación de los Sistemas de Información.


Normas Las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (Oficinas Centrales, Oficinas Foráneas y Contralorías Internas) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de información deberán hacerlo por escrito o vía telefónica a la Oficina de Informática. El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se podrá llevar a cabo personalmente en el lugar donde se requiera el servicio, o bien, vía telefónica. La Oficina de Informática deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del Sistema de Información a las diversas áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social.



Julio 2007

Abril 2008






UA/OI

123

Área Actividad

Descripción


1

2

2A

3

3A

4

5

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social del Estado, la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o mal funcionamiento de los mismos. Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información. ¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría? En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación del usuario: Explica a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social la adecuada operación del Sistema de Información, personalmente o vía telefónica. Fin. En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento del Sistema de Información: Determina la causa del mal funcionamiento del sistema de computo. ¿Cuál es la causa del mal funcionamiento? En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómo: Explica a las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social del Estado personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo. Fin. En caso de que se deba a un error de programación: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información, trasladándose en el área donde se ubica el equipo de cómputo y hace las pruebas correspondientes. Notifica personalmente que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado para su uso, en caso de Oficinas Centrales y en caso de Oficinas Foráneas, se envía el sistema actualizado mediante correo electrónico o en medio magnético y se adjunta procedimiento a seguir para su instalación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


ASESORIA PARA USUARIOS DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

INICIO

EXPLICAOPERACIÓN

DETERMINACAUSA

¿CUÁL ESLA CAUSA

DE LASOLICITUD DE

ASESORIA?

ERROR POR OPERACIÓN DEL

USUARIO

MAL FUNCIONAMIENTOSISTEMA DE

INFORMACIÓN

FIN

RECIBE

SISTEMAS DECÓMPUTO



EXPLICA

NOTIFICAMODIFICACIÓN

Y ACTUALIZACIÓN

¿CÙÁL ESLA CAUSA DEL MALFUNCIONAMIENTO?

CONFIGURACIÓNDEL EQUIPO

DEC CÓMPUTO

FALLA DEPROGRAMACIÓN

PERSONALMENTE OVÍA TELEFÓNICAPROCESO PARA

LA CONFIGURACIÓN



SISTEMA DE INFORMACIÓN

FIN

PERSONALMENTE O VÍA CORREO ELECTRÓNICO

O MEDIO MAGNÉTICO

ATIENDE YANALIZA

SISTEMAS DE CÓMPUTO

REALIZACORRECCIONES

Y FORMULA PRUEBAS



DEL ESTADO


FIN

EQUIPO DECÓMPUTO



PERSONALMENTE O

VÍA TELEFÓNICA

SOLICITUDDE ASESORIA VÍA

TELEFONICA

UA/OTI

124



UA/OI 125

Procedimiento

Nombre: Asesoría para Usuarios del Equipo de Cómputo (Soporte Técnico). Objetivo: Solucionar los problemas en cuanto a Soporte Técnico del equipo de cómputo se refiere, de las

distintas áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Frecuencia: Eventual.

Normas Las áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo vía telefónica o personalmente al personal de la Oficina de Informática. La Oficina de Informática tendrá la obligación de brindar asesoría técnica (vía telefónica o personalmente) al personal de las distintas áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social sobre el equipo de cómputo.



Julio 2007

Abril 2008






UA/OI 126

Área Actividad

Descripción


Información

1

2

2A

2A.1

3

3.A

3A.1

4

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, la solicitud de asesoría técnica para la operación del sistema o equipo de cómputo. Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. ¿Es necesario revisar físicamente el equipo? En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo. Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin. En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social del Estado y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. ¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo? En caso de no requerir el traslado físico del equino de cómputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin. En caso de requerir el traslado físico del equino de cómputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cómputo en original y dos copias y recaba firma del responsable . Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Informática para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.




ASESORÍA PARA USUARIOS DEL EQUIPO DE CÓMPUTO (SOPORTE TÉCNICO)

INICIO

ATIENDE



RECIBE

EXPLICA CORRECCIÓN

ACUDE Y VERIFICA

TRASLADA Y ENTREGA

¿ES NECESARIO REVISAR

FISICAMENTE EL EQUIPO?

NO

SI

FIN

FIN

USUARIO

VÍA TELEFÓNICA SOLICITUD DE

ASESORÍA TÉCNICA

VÍA TELEFÓNICA

COMPRUEBA

CON EL USUARIO VÍA TELEFÓNICA

EL FUNCIONAMIENTO

EQUIPO DE CÓMPUTO


¿REQUIERE TRASLADO FÍSICO

DEL EQUIPO DE CÓMPUTO?

NO

SI

FIN

USUARIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO.

EXPLICACORRECCIÓN

EQUIPO DE CÓMPUTO

COMPRUEBA

EQUIPO DE CÓMPUTO

PASE DE SALIDA O

PASE DE SALIDAO

1

2

EQUIPO DE CÓMPUTO

GUARDIA DESEGURIDAD

DEPARTAMENTO DE RECURSOSMATERIALES

VÍA TELEFÓNICA SOLICITUD DE

ASESORÍA TÉCNICA





RESPONSABLE DEL EQUIPO

1

2

C

CON EL USUARIO EL FUNCIONAMIENTO

UA/OTI

127

Lic. Américo Zúñiga Martínez Secretario DE Trabajo, Previsión Social y Productividad

L.C. Carlos Alberto Durante Sedas Jefe de la Unidad Administrativa

L.A.E. María del Carmen López de la Cruz Jefa del Departamento de Recursos Humanos

C.P. Leonel Matus Chagoya Jefe del Departamento de Recursos Financieros

Lic. Héctor Bustos Solís Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

C.P. Fernando Villa Amezcua Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información



V

DIRECTORIO



VI

ELABORACIÓN

L.C. Carlos Alberto Durante Sedas

Jefe de la Unidad Administrativa

REVISIÓN

L.C. Carlos Alberto Durante Sedas

Jefe de la Unidad Administrativa

AUTORIZACIÓN

Lic. Américo Zúñiga Martínez Secretario de Trabajo, Previsión Social y Productividad

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Xalapa, Enríquez, Ver., Abril de 2008

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