MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA …

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

NOVIEMBRE 2016

PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................... 1

ESTRUCTURA ORGÁNICA GENERAL AUTORIZADA .........................................................................................3

SIMBOLOGÍA ......................................................................................................................................................... 5

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO ............................................................ 7

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

1.- Alta de personal .............................................................................................................................................. 112.- Baja de personal. ...........................................................................................................................................153.- Cambio de adscripción. ................................................................................................................................194.- Control de asistencia de personal ...............................................................................................................225.- Elaboración y emisión de la nómina del personal del Instituto .................................................................276.- Reclutamiento y selección de personal. .................................................................................................... .337.- Capacitación de personal. ............................................................................................................................378.- Timbrado....................................................................................................................................................................419.- Pago del servicio médico para los trabajores ....................................................................................................44

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS

10.- Recepción y organización de artículos de consumo, en almacén. .......................................................5311.- Despacho de materiales en almacén. ......................................................................................................5812.- Adjudicaciones directas. .............................................................................................................................6213.- Pago a proveedores. ...................................................................................................................................6714.- Alta de activo fijo. .........................................................................................................................................7015.- Movimiento de activo fijo. ............................................................................................................................7316.- Baja de activo fijo. ........................................................................................................................................7817.- Levantamiento de inventario en almacén. ................................................................................................8318.- Depreciación de activo fijo. ........................................................................................................................8719.- Licitación simplificada....................................................................................................................................... .9020.- Licitación pública..................................................................................................................................................9921.-Baja de arículos del almacén.............................................................................................................................110

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

22.- Recepción y clasificación de documentos en el Archivo de Concentración .................................... 11523.- Préstamo de documentos resguardados en el Archivo de Concentración ........................................ 11824.- Envío de documentos al Archivo Histórico ............................................................................................ 121

ÍNDICE

25.- Ejecución de Orden de impresión nueva (elaboración de Formatos, Trípticos y Ediciones del ......

IPE) .................................................................................................................................. 12426.- Recepción de Correspondencia departamental para ser despachada ............................................. 12827.- Entrega de Correspondencia recibida para las diversas áreas del Instituto ...................................... 13128.- Entrega de Correspondencia devuelta por el correo ............................................................................ 13429.- Recepción y despacho de Cheques de pensionados locales y foráneos y pensiones alimenticias 13730.- Servicio de fotocopiado............................................................................................................................... .... 14031.- Mantenimiento y conservación de vehículos................................................................................................ 14332.- Mantenimiento preventivo y correctivo interno, de bienes muebles e inmuebles..................................14833.- Mantenimiento correctivo externo de bienes muebles del Instituto ....................................... ..............15334.- Corte de caja de la cafetería.............................................................................................................................157

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

35.- Desarrollo de sistemas informáticos................................................................................................................16336.- Mantenimiento a los sistemas informáticos...................................................................................................17037.- Publicación de información en el sitio Web o portal del IPE......................................................................17638.- Elaboración del Manual de Ayuda en Línea..................................................................................................18039.- Mantenimiento preventivo al equipo de cómputo.........................................................................................18440.- Mantenimiento correctivo (interno o externo) al equipo de cómputo.......................................................18841.- Respaldo y Salvaguarda de la información contenida en los servidores de la red................................19442.- Restauración de la información contenida en servidores de la red..........................................................19743.- Administración de cuentas de usuario de red................................................................................................20043.- Registro de equipo de computo y licencias de software ................................................................ ......203

DIRECTORIO DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ....................................................................... 207

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN ......................................................................................................................... 209

AUTORIZACIÓN............................................................................................................................................................211

TOTAL DE PÁGINAS ......................................................................................................................................... 211

ÍNDICE

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

NOVIEMBRE 2016

PRESENTACIÓN

El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, es el instrumento que proporciona los medios para laconducción de una gestión pública moderna, ordenada, capaz de administrar las transformaciones quenos permitan ir adelante en la construcción de un Estado socialmente justo y económicamente eficaz.

El Plan Veracruzano de Desarrollo, marca la pauta para coducir un Gobierno que actúa con orden yproporciona calidad en la Gestión pública. Por ello, el Instituto de Pensiones del Estado, realiza laactualización de los manuales específicos de procedimientos de sus áreas operativas, siendo el caso delpresente, el cual corresponde a la Subdirección Administrativa de este Instituto; debe ser visto como unaherramienta de control interno, mediante la cual se norme el trabajo realizado en los departamentos queconforman esta Subdirección, permitiendo eficientar las operaciones que dan cumplimiento a su fun-ción principal: planear, organizar, normar y coordinar las funciones de administración de recursos hu-manos, capacitación, servicios generales, adquisiciones y desarrollo de infraestructura tecnológica, asícomo, promover acciones de mejoramiento, modernización y simplificación administrativa, mediante laevaluación de programas institucionales y elaboración y/o actualización de la normatividad interna.

El actuar de la Subdirección Administrativa y de los departamentos que la conforman, se rige por lanormatividad aplicable, recurriendo según el caso a:

• La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.• La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.• La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.• La Ley No. 287 de Pensiones del Estado de Veracruz Reformada.• La Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de

Veracruz.• El Código No. 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave.• La Ley del Impuesto Sobre la Renta.• El Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado.• El Contrato Colectivo del Trabajo del IPE.

La estructura del presente manual está compuesta por Índice, Presentación, Estructura Orgánica,Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo, Directorio y Firmas de Autorización. Loanterior en apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por laContraloría General.

1

ESTRUCTURA ORGÁNICA GENERAL AUTORIZADA

3

SIMBOLOGÍA

Para una mayor comprensión de los diagramas de flujo, se presentan a continuación los símbolos utilizados en éllos y su significado:

TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas overificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar conel descrito.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Flecha escuadra.Señala el puesto y/o área que realiza la acción.

5

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y

DIAGRAMAS DE FLUJO

7

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

9

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

ELABORACIÓN AUTORIZ ACIÓN SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016

PROCEDIMIENTO

Nombre: Alta de personal.

Objetivo: Incorporar al personal de nuevo ingreso a la Plantilla y Nómina del Instituto, al Insituto Mexicano del Seguro Social ya todas las demás prestaciones a las que por ley, tiene derecho.

Frecuencia: Variable.

NORMAS

1. Los aspirantes interesados en prestar sus servicios en el Instituto, ingresan, cuando cumplen con los requisitos exigidos para el puestoy cuando existe la disponibilidad presupuestal.

2. Los aspirantes a ingresar a una base sindicalizada y eventual, son aquéllos que cumplen con lo estipulado en la Cláusula 13del Contrato Colectivo de Trabajo.

3. El Sindicato es el responsable de enviar al Departamento de Recursos Humanos, la documentación personal del trabajador,tratándose de personal de base y eventual.

4. Los trabajadores pertenecen al Instituto de Pensiones del Estado, una vez contratados y dados de alta en el Sistema de Nómina.

5. El personal que se incorpora como cotizante del Instituto de Pensiones del Estado, Insituto Mexicano del Seguro Social y demásbeneficios, es aquel que tiene contratación de base, confianza y eventual.

6. El Departamento de Recursos Humanos, una vez cubiertos los requisitos establecidos, elabora el Nombramiento en un plazo nomayor de 15 días hábiles.

7. La Altas se sujetan a las disposiciones establecidas por la Ley de Pensiones del Estado y por el Contrato Colectivo deTrabajo.

8. Los Expedientes del personal contienen: acta de nacimiento, solicitud de empleo, última Constancia de estudios, R.F.C., C.U.R.P.,identificación oficial, dos fotografías tamaño infantil, afiliación al Insituto Mexicano del Seguro Social , constancia de no inhabilitación,examen médico de alguna institución del sector salud, correo eléctronico para envio de CFDI, cuenta bancaria para pago de nómina,comprobande de domicilio, acta de nacimiento de hijos menores de 13 años y comunicar si cuenta con otro patrón.

9. El Nombramiento contiene las siguientes firmas:

Para el personal de base y confianza: > Titular de la Dirección General.

11

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA





NORMAS

> Títular de la Subdirección Administrativa.>Interesado.

Para el personal eventual:> Titular de la Subdirección Administrativa.> Titular de la Oficina de Personal.> Interesado.

10. Los Nombramientos de los trabajadores dejan de surtir efecto en forma definitiva y sin responsabilidad para el Instituto, por algunade las causas mencionadas en la Cláusula 49 del Contrato Colectivo de Trabajo.

11. El Gafette de identificación se entrega al personal de nuevo ingreso, en un plazo no mayor de 15 días hábiles.

12. La Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales, toma datos del sistema de nómina del personal de nuevo ingreso, para laelaboración del Gaffete, el cual se entrega en un plazo no mayor de quince días.

12







ÁREA Y/O PUESTO QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.

Titular del Departamento deRecursos Humanos

Titular de la Oficina de Personal

Titular delDepartamento deRecursos Humanos

Analista de nóminas

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Solicita por escrito al intersado a dar de alta, la lista de los documentosestablecidos para realizar la integración del Expediente correspondiente.

Recibe los documentos solicitados e integra el Expediente del personal adar de alta.

Solicita verbalmente al Titular de la Oficina de Personal que elabore elNombramiento de acuerdo al tipo de contratación, su reingreso alInstituto Mexicano del Seguro Social, su Registro de control deasistencia y su Tarjetón de asistencia anual.

Conecta con el Procedimiento de Pago del servicio médico para lostrabajadores del Departamento de Recursos Humanos (Manual Específicode Procedimientos de la Subdirección Administrativa).

Elabora Nombramiento en original, y alta en el Registro de asistenciaanual.

Turna el Nombramiento al Titular del Departamento de Recursos Huma-nos, para su firma.

Recibe el Nombramiento, firma y recaba las firmas correspondientes.

Turna al analista de nóminas el Expediente del personal dado de alta.

Recibe el Expediente del personal dado de alta.

Asigna el número de empleado, al personal de nuevo ingreso (de base,confianza y eventual)

Realiza el llenado del Formato de Movimiento al Archivo Maestro deNómina con la información del Expediente.

Captura la información en el sistema de nómina y en la Plantilla del perso-nal del IPE y la valida.

Conecta con el Procedimiento de Elaboración y emisión de la nómina delpersonal del Instituto del Departamento de Recursos Humanos contenidoen el Manual Específico de Procedimientos de la Subdirección Administrati-va.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

13






ALTA DE PERSONAL

14

SISTEMA DE NÓMINA

SOLICITA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

INICIO

SOLICITA

RECIBE E

INTEGRA

PARA INTEGRAR EL EXPEDIENTE

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

O

NOMBRAMIENTO

EXPEDIENTE

DEL PERSONAL A DAR DE ALTA

TITULAR DE LA OFICINA DE PERSONAL

VERBALMENTE QUE ELABORE

REINGRESO AL INSTITUTO MEXI-CANO DEL SE-GURO SOCIAL

REGISTRO DE CONTROL Y ASISTENCIA

TARGETON DE ASISTENCIA ANUAL

ELABORA


NOMBRAMIENTO

ALTA EN EL REGISTRO DE ASISTENCIAANUAL

RECIBE

NOMBRAMIENTO

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PARA FIRMAS

ASIGNA

CAPTURAY

VALIDA

FORMATO DE MOVIMIENTO AL ARCHIVO MAESTRO DE NÓMINA

ELABORACIÓN YEMISIÓN DE LA

NÓMINA DE PERSONAL DEL

IPE

NÚMERO DE EMPLEADO

REALIZA

CON LA INFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

PLANTILLA DEL PERSONAL DEL IPE

TURNA

EXPEDIENTE

ANALISTA DE NÓMINA

DEL PERSONAL DADO DE ALTA

RECIBE

EXPEDIENTE

ANALISTA DENÓMINA

FIN

O

TURNA

NOMBRAMIENTO

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

O

INTERESADO







PROCEDIMIENTO

Nombre: Baja de personal.

Objetivo: Realizar los movimientos de Baja de personal para actualización y control, en el sistema de nómina .

Frecuencia: Eventual.

NORMAS

1. El Titular del Departamento de Recursos Humanos, consulta con el Titular del Departamento de Ingresos y el Titular del Departamen-to de Control Financiero, adscritos a la Subdirección de Finanzas, cuando algún trabajador cause Baja del Instituto, y verifica si éstetiene adeudos de préstamo u otros, a efecto de que se le sean aplicados los descuentos correspondientes en su Finiquito (esto nose aplica cuando el trabajador adquiere el beneficio de la jubilación).

2. El Titular del Departamento de Recursos Humanos es el responsable de notificar al Titular del Departamento de Adquisiciones eInventarios, cuando se presenta Baja de un trabajador, a efecto de que realicen los procedimientos internos de resguardo de bienesa que haya lugar.

3. El Titular del Departamento de Recursos Humanos, al momento de dar de Baja a un trabajador, le liquida, en primer lugar, y en sucaso, la parte proporcional de la pensión alimenticia, después realiza los descuentos por adeudos al IPE; asimismo en el caso de queno alcance a cubrir de su Finiquito los adeudos, el Departamento de Recursos Humanos, notifica al Departamento de ControlFinanciero, para que realice la afectación contable correspondiente, conforme a los Artículos 70 y 112 de la Ley del IPE.

15







1

2

3

3.A

4

5

6

7

8

9

Titular del Departamento de Recursos Humanos

Titular de la Subdirección Administrativa


Recibe del Titular de la Subdirección Administrativa la copia de la Renunciadel empleado.

Solicita mediante Memorándum, al Departamento de Ingresos y al Departa-mento de Control Financiero, le informen si el empleado tiene algún adeudocon el Instituto.

Recibe mediante Memorándum, la información de adeudos solicitada al De-partamento de Control Financiero y del Departamento de Ingresos. Verifica siexisten adeudos.

¿Existen adeudos?

En caso de que tenga adeudos:Realiza el cálculo del Finiquito considerando las deducciones aplicables y,en su caso, la parte proporcional de la pensión alimenticia.

Continúa con la actividad número 5.

En caso de que no tenga adeudos:Realiza el cálculo del Finiquito cubriendo la totalidad del importe alcanzado.

Elabora Finiquito en original y copia, firma y recaba las firmas del DirectorGeneral.

Turna el Finiquito al Titular de la Subdirección Administrativa, en original.

Recibe Finiquito y solicita por medio del Formato de AfectaciónPresupuestal, en original y una copia al Departamento de Egresos, la ela-boración del Cheque a nombre del interesado por la cantidad correspon-diente.

Conecta con el Procedimiento Elaboración de Cheques del Departamentode Egresos contenido en el Manual Específico de Procedimientos de laSubdirección de Finanzas.

Notifica mediante Memorándum al Departamento de Adquisiciones eInventarios, sobre la Baja, para que realice los procedimientos internos queprocedan.

Solicita de forma verbal, al Titular de la Oficina de Nómina, dar de baja altrabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, a partir de la fecha dela Renuncia.

16








Titular de la Oficina de Nómina

Analista de nóminas

10

11

12

Recibe solicitud verbal e informa al analista de nómina para su seguimiento.

En base a la solicitud verbal recibida, requisita el Formato de Movimientoal Archivo Maestro de Nómina, indicando el motivo de la baja, fecha yotros datos importantes para la captura en el sistema de nòminas.

Realiza la baja en el sistema de nómina y en la Plantilla de los trabajado-res del IPE.

Nota: En caso de que el Archivo de Dispersión ya estuviera generado perono pagado se realiza el documento de la Baja y se turna al Titular delDepartamento de Recursos Humanos para que haga lo procedente.

Conecta con el Procedimiento de Elaboración y emisión de la nómina depersonal del IPE del Departamento de Recursos Humanos contenidos en elManual Específico de Procedimientos de la Subdirección Administrativa.


17






BAJA DE PERSONAL

18

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOSHUMANOS

O

FORMATO DE MOVIMIENTOAL ARCHIVO MAESTRO DE LA NOMINA

RENUNCIA

RECIBE

INICIO

REQUISITA

ANALISTA DE NÓMINA

MEMORANDUM

SOLICITA

INFROME SI EL EMPLEADO TIENE ADEUDO

RECIBEY

VERIFICA

SI

CALCULA

FINIQUITO

ELABORA, FIRMA Y RECABA

TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

RECIBEY

SOLICITA

MEMORANDUM

NOTIFICA

DEPARTAMENTO DE EGRESOS

RENUNCIA

SOLICITA

RENUNCIA

RECIBE E INFORMA

O-C

INDICANDO MOTIVO DE BAJA

Y FECHA

TURNA

1

REALIZA

PLANTILLA DE LOS TRABAJADORES DEL IPE


ADMINISTRATIVAC

MEMORANUM

DEPTO. DE CONTROL FINANCIERO Y DEPTO. DE

INGRESOS

INFORMACION SOLICITADA

¿EXISTEN ADEUDOS?

FINIQUITO

CALCULA

1

NO

FINIQUITO

FORMATO DE AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL

O

O-C

FINIQUITOPROCEDIMEINTO

DE ELABORACIÓNDE CHEQUES


DE RECURSOS HUMANOS

DEPTARMENTO DE ADQUISICIONES E INVENTAIO

SOBRE LA BAJA PARA LO PROCEDENTE

PARA SEGUIMIENTO

BAJA ANTE EL IMSS

TITULAR DE LA OFICINA DE

NOMINA

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y EMISIÓN

DE LA NÓMINA DEL IPE

SISTEMA DE NÓMINA

TITULAR DE LA OFICINA DE NÓMINA

ANALISTA DE NÓMINA

CONSIDERANDO DE DEDUCCIONES Y EN SU CASO PENSION ALIMENTICIA

FINIQUITO

FIRMA DIRECTORGENERAL

BAJA

FIN

ELABORACIÓNDEL CHEQUE


ADMINISTRATIVA







PROCEDIMIENTO

Nombre: Cambio de adscripción.

Objetivo: Realizar en el sistema de nómina los movimientos de Cambio de adscripción de personal para su actualización ycontrol.


NORMAS

1. En los Cambios de adscripción que autoriza el Instituto, el trabajador ocupa el mismo puesto u otro equivalente y cubre la mismajornada de horario específico que se encuentra establecida en la unidad de trabajo a la que se adscriba, devengando el salario quele corresponde. (Contrato Colectivo de Trabajo, Cláusula 31).

2. El Instituto determina el traslado de un trabajador de una población a otra por las siguientes causas:

- Por reorganización o necesidades del servicio, comprobando debidamente este movimiento con un Oficio de comisión.

- Por desaparición o clausura del Centro de Trabajo.

- Por Permuta debidamente autorizada.

3. El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de informar al Departamento de Adquisiciones e Inventarios, la realizaciónde un Cambio de adscripción, para los procedimientos internos a que haya lugar, verificando que los bienes inmuebles del Institutosean devueltos en su totalidad, y si no sucede así, éste procede de la manera que le corresponda.

4. El Titular del Departamento de Recursos Humanos, una vez autorizado el Cambio de adscripción, notifica en forma oficial, delmismo, indicando el área, día y la hora en que se llevará a cabo, a los Titulares de las áreas involucradas, al interesado y al Sindicato,en caso de tratarse de personal de base.

19







1

2

2.A

3

4

5

6

7


Analista de nómina

Titular del Departamentode Recursos Humanos

Recibe del Titular de la Subdirección Administrativa, las peticiones de laspartes interesadas en el Cambio de adscripción de área.

Consulta vía telefónica con los titulares de las áreas involucradas, si están deacuerdo en el cambio.

¿Están de acuerdo?

En caso de que no estén de acuerdo:Elabora, para notificar a los interesados un Oficio, con copia al Sindicato o alTítular del área, la no procedencia de la petición, indicándoles los motivos. Siel requerimiento es por parte del empleado, y así lo amerita, se buscaráubicarlo en otra área. Si es necesidad por el servicio que ofrece la Institución,de igual manera se le reubicará.

Fin.

En caso de que estén de acuerdo:Solicita, por medio de Memorándum, el visto bueno del Titular de laSubdirección Administrativa.

Elabora y envía Oficio en original y tres copias, dirigido a los interesados, endonde les indica el cambio; marca copia al Sindicato y a losTitulares de lasáreas involucradas.

Informa, mediante una copia del Oficio al analista de nómina, para su regis-tro.

Recibe copia del Oficio autorizando el cambio del personal y requisita elFormato de Movimiento Maestro de Nómina, con la información obteniday notifica al Titular del Departamento de Recursos Humanos, de la realizaciónde las modificaciones solicitadas en el sistema de nómina.

Informa al Departamento de Adquisiciones e Inventarios, sobre la realizacióndel Cambio de adscripción, para sus procedimientos internos.

Conecta con el Procedimiento de Elaboración y emisión de la nómina delpersonal del IPE del Departamento de Recursos Humanos y con el Procedi-miento de Movimiento de activo fijo del Departamento de Adquisiciones eInventarios contenido en el Manual Específico de Procedimientos de laSubdirección Administrativa.


20







CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN

21

C

TITULARES DE ÁREAS

INTERESADAS

OFICIO

O

C

INTERESADO

SINDICATO

CAMBIO DEADSCIRPCIÓN

RECIBE


RECURSOS HUMANOS

INICIO


ADMINISTRATIVO

CONSULTA TITULARES DE LAS ÁREA

¿ESTÁN DE ACUERDO?

SI

NO ELABORA Y

TURNA

OFICIO

O

C

INTERESADO

SINDICATO O TITULARES DE LAS

AREAS

SOLICITA


ADMINISTRATIVA

ELABORAY

ENVÍA

INFORMA ANALISTA DE NÓMINA

ANALISTA DENÓMINA

RECIBE, REQUISITA Y NOTIFICA

INFORMA

CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN

ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA NÓMINA

DEL PERSONAL DEL IPE Y PROCEDIMIENTO DE ACTIVO

FIJO

FIN

COMUNICANDO NOPROCEDENCIA, LOS

MOTIVOS Y SE REUBICARÁ

VÍA TELEFÓNICA

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE ADQUISICIONES E

INVENTARIOS

MEMORÁNDUM

POR PARTES INTERESADAS,

DE ÁREA

VISTO BUENO

OFICIO

C

OFICIO

C

FORMATO DE MOVIMIENTOMAESTRO DE NÓMINA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO. DERECURSOS HUMANOS

DE MODIFICACIONES SOLICITADAS EN EL SISTEMA DE NÓMINA


DE RECURSOS HUMANOS

PARA PROCEDIMIENTOS INTERNOS A QUE HAYA

LUGAR

PARA SU REGISTRO

C

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Control de asistencia del personal.

Objetivo: Verificar que el personal cumpla con las disposiciones establecidas en materia de control de asistencia conforme alo estipulado en el Contrato Colectivo de Trabajo del Instituto.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

1. Los trabajadores de oficinas centrales, registran la hora de entrada y salida diariamente, en el reloj de huella digital.

2. Los trabajadores adscritos al CENDI, Casa del Pensionado, del Archivo General, Estacionamiento, registran la hora de entrada ysalida en el reloj de huella digital, Tarjeta o Lista de asistencia, según la forma establecida por el Instituto para cada área de éstas,para tal efecto.

3. Se consideran faltas injustificadas al trabajo cuando:

- El trabajador no registra su entrada y/o salida.

- Si el trabajador se presenta a sus labores y efectúa el registro de asistencia después del minuto 25 de su hora de entrada.

- Cuando el trabajador se ausenta de sus labores antes de su hora de salida.

4. Si el trabajador efectúa su registro de asistencia a partir del minuto 16 y hasta el 25 posteriores a su hora de entrada, se consideracomo retardo.

5. El Departamento de Recursos Humanos, para los efectos de descuentos por concepto de faltas y retardos, procede a la aplicaciónde las sanciones establecidas en la Cláusula 76 del Contrato Colectivo de Trabajo, a excepción de lo establecido en lasCláusulas 71 y 72 del mismo.

6. El Instituto otorga a los trabajadores sindicalizados, un Bono de puntualidad equivalente a 7 días de salario base y compensaciónfija, siempre y cuando no usen la tolerancia (15 minutos) durante un mes (del 26 al 25) y que no incurran en faltas, y no solicitenningún Permiso o Licencia. Haciendo uso de la tolerancia (15 minutos), se otorga un bono de 5 días de salario base y compensaciónfija y para los trabajadores de confianza, un Bono de puntualidad equivalente a 6 y 4 días de salario base y compensación fija,cumpliendo las especificaciones ya mencionadas. Dicho Bono de puntualidad se paga en la primera quincena del siguiente mes. Sinperjuicio de lo anterior, el Instituto y el Sindicato acuerdan beneficios adicionales que estimulan la productividad de los trabajadoressindicalizados. Los trabajadores sindicalizados que disfrutan de días económicos y pases discontínuos, gozan de esta prestación.

22







NORMAS

7. El trabajador que en un año de calendario no incurre en retardos, no falta a su trabajo injustificadamente, y no solicita Permiso o Licencia, recibe un estímulo de 18 días de salario. Dicho estímulo no se ve afectado cuando se encuentre incapacitado por el IMSS,

y por Permiso de fallecimiento de padres o hijos. Los trabajadores sindicalizados que hayan disfrutado de hasta 9 días económicos,gozan igualmente de esta prestación.

8. El procedimiento para el control de asistencia del personal de las Estancia Infantil, del Archivo General, Estacionamiento y de la Casadel Pensionado, es el mismo, salvo que las Tarjetas de control y el Reporte serán elaborados por el Administrador y el Titular de la Sección.

9. El Reporte de control de asistencia y las Tarjetas de asistencia son enviados el día 26 de cada mes.

10. Para los empleados sindicalizados, el horario de trabajo es de 8: 00 a.m. a 15: 00 p.m. y para los de confianza es de 8:00 a.m. a16:00 p. m., en la mayoría de los casos.

23







1

1.A

2

3

4

4.A

5

6

Revisa los registros de asistencia del personal que labora para el IPE,verificando los horarios de entrada y salida.

¿Cómo registra su asistencia?

En caso de que el trabajador registre su asistencia con huella digital:Registra semanalmente en el Tarjetón de Asistencia Anual, los horarios deentrada y salida de cada uno de los empleados que laboran en las oficinascentrales del IPE, así como la Correspondencia referente a permisos, vaca-ciones, incapacidades y otros.

Archiva en el Expediente correspondiente, los Oficios y Memorándumsrecibidos de las áreas.

Continúa con las actividad 5.

En caso de que el trabajador registre su asistencia en la Lista de Asistenciao en Tarjeta:

Recibe de Casa del Pensionado, Estacionamiento , Impresiones y del Archi-vo General, la Relación de asistencias semanal de sus trabajadores. Alfinal del mes, también recibe las Tarjetas y Listas de asistencia.

Analiza y compara las Tarjetas de asistencia, contra la Relación de asis-tencias, mensualmente, para verificar si existen diferencias y determina siprocede alguna amonestación, sanción o bono.

¿Existen diferencias?

En caso de que haya diferencias:Corrige la Relación de asistencias y Relación del bono de puntuali-dad.

Continúa con la actividad 5.

En caso de que no haya diferencias:Elabora la Relación de asistencias y Relación del bono de puntuali-dad, en original y entrega el concentrado de las mismas, al Titular de laOficina de Personal.

Recibe la Relación de asistencias y Relación del bono de puntuali-dad, en original otorga su visto bueno y turna al Titular del Departamento deRecursos Humanos.


Auxiliar Administrativo


24








Titular del Departamento de RecursosHumanos

7 Recibe la Relación de asistencias y Relación del bono de puntualidady turna al analista de nóminas, para que haga las adecuaciones correspon-dientes en la elaboración de la Nómina, siempre y cuando se encuentredentro del periodo de elaboración de ésta.

Conecta con el Pocedimiento de Elaboración y Emisión de la nómina delpersonal del IPE del Departamento de Recursos Humanos contenido en elManual Específico de Procedimientos de la Subdirección Administrativa.


25






CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

26

TARJETAS Y LISTA DE ASISTENCIA

RELACIÓN DE ASISTENCIA SEMANAL

ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE NÓMINA DEL PERSONAL DEL

IPE

TITULAR DE OFICINA DE PERSONAL

TARJETAS Y LISTA DE ASISTENCIA

RELACIÓN DE ASISTENCIA SEMANAL

CORRESPONDENCIA

TARJETÓN DE ASISTENCIA ANUAL

RELACIÓN DE ASISTENCIAS

¿CÓMO REGISTRA SU ASISTENCIA?

LISTA DE ASISTENCIA

O EN TARJETA

HUELLA DIGITAL

RECIBE Y TURNA

REVISA

INICIO


REGISTRO DE ASISTENCIA DEL

PERSONAL

REGISTRA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SEMANALMENTE

ARCHIVA

EXPEDIENTE

RECIBE

ANALIZAY

COMPARA

RELACIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

¿EXISTE DIFERENCIA?

NO

SI

REFERENTE A PERMISOS, VACACIONES,

INCAPACIADADES Y OTROS

OFICIOS Y MEMORÁNDUMS RECIBIDOS EN EL ÁREA

CASA DEL PENSIONADO, ESTACIONAMIENTO, IMPRESIONES

Y ARCHIVO GENERAL



ELABORA

O

O



CORRIGE



RECIBEY

TURNA


ANALISTA DE NÓMINAS

VERIFICA DIFERENCIAS


OTORGA VISTO BUENO

1

1

1

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANIOS


RECURSOS HUMANIOS

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración y emisión de la nómina del personal del Instituto.

Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones y deducciones que por las jornadas laborales lescorrespondan a los servidores públicos adscritos al Instituto.

Frecuencia: Quincenal.

NORMAS

1. La recepción de los movimientos de la Nómina se hace de acuerdo al Calendario establecido para tal efecto.

2. La emisión de la Nómina, se realiza con diez días hábiles de anticipación a la fecha de pago.

3. La información de la Nómina es manejada confidencialmente.

4. El acceso a la información de la Nómina, no es permitido a personas ajenas al Departamento, sólo previa autorización del Titular dela Subdirección Administrativa, o en su caso, del Ttular del Departamento de Recursos Humanos.

5. Los Movimientos nominales de Altas, Bajas y Cambios deben estar autorizados por el Titular de la Subdirección Administrativa.

6. Los descuentos por adeudos de Préstamos, vivienda, retardos, faltas, suspensiones etc., son aplicados quincenal o mensualmente.

7. El Departamento de Recursos Humanos solicita para el trabajador, en el menor tiempo posible, la Tarjeta de débito para pago deNómina (personal de confianza, de base y eventual). Los trabajadores de base eligen la forma de su pago, ya sea por Tarjeta dedébito o mediante Cheque.

8. Los cálculos de Pensión Alimenticia los genera el sistema y se revisan manualmente y cambiarán, previa indicación del tribunal. Elcobro de la Pensión Alimenticia se hace de la siguiente manera: El analista de nómina emite el Reporte de Pensión alimenticiadel personal del IPE (eventual, de base y de confianza), en el que le solicita al Departamento de Egresos, la elaboración de losCheques o depósitos correspondientes, anexando el Reporte detallado.

9. Las tres Prenóminas contienen los siguientes datos: Fecha de la nómina, Mes, Número de quincena, Tipo de nómina eventual,confianza o base,Codificación de área, Categoría, Número de empleado, Nombre completo del empleado, Afiliaciones al InstitutoMexicano del Seguro Social, Registro Federal de Contribuyentes o CURP, Percepciones y Deducciones (clave, descripción eimporte),Total de deducciones y Percepciones, Neto a pagar, Número de sobre, Número de plaza, Períodos a pagar, Díaslaborados, Fecha de ingreso, Descripción del Puesto, Jornada, Salario Base de Cotización IMSS y Tipo de Salario.

27







1

2

3

4

5

6

6.A

7

8

9


Analista de Nómina

Recibe del Departamento de Ingresos, los Listados de los adeudos, porconcepto de préstamos y vivienda, del personal, en original; de la SubdirecciónJurídica, la Notificación de los descuentos por Pensiones Alimenti-cias.

Turna los Listados de los adeudos originales, al analista de nóminas, paraque realice los procedimientos correspondientes.

Recibe , valida, da mantenimiento y procesa los Listados de los adeudosen el Sistema de Nóminas.

Realiza el cálculo de cada una de las percepciones y deducciones proporcio-nales correspondientes, de acuerdo a la Ley del IPE, el Contrato Colecti-vo de Trabajo y a Circulares internas.

Emite las tres Prenóminas por separado para el personal de base, confian-za y eventual.

Verifica en las Prenóminas, que coincidan todos los movimientos que secapturaron (percepciones y deducciones) con el Movimiento al ArchivoMaestro de Nómina y al formato de Percepciones y Deducciones si lohubiera.Nota: el formato de Percepciones y Deducciones solo aplica a personal deconfianza y eventual

¿Están correctos?

En caso de que no estén correctos:Realiza las correcciones en el sistema de nómina, continúa con la actividad 6.

En caso de que estén correctos:Realiza cálculos de Pensión Alimenticia, basándose en la resolución del Tri-bunal competente, en el que se especifica el porcentaje de la pensión yquiénes son los beneficiarios.

Se valida que no hayan importes en negativo, si hubiera se hacen los ajustescorrespondientes.

Emite el Resumen de Nómina del Personal del Instituto (de base, deconfianza y eventual), firma y emite la Cédula de pago, turna al Titular de laOficina de Personal, para su validación correspondiente y turna al Titular delDepartamento de Recursos Humanos, para la firma correspondiente.

28









Titular de la Oficina de Nómina

Analista de nómina



10

11

12

13

14

15

15.A

16

Nota: La nómina de confianza pasa directamente al Titular del Deprtamentode Recursos Humanos

Recibe, firma y recaba la firma del Titular de la Subdirección Administrativa yturna al Titular de la Oficina de Nómina.

Recibe el Resumen de Nómina de personal de base y eventual del IPE.

Revisa Cédula de pago (en la cual se indica el importe total de la Nóminaque se cobra por Cheque y el importe total de la Nómina que se cobra porTarjeta de débito), de los trabajadores del Instituto, así como la Afectacióncontable correspondiente; turna al Departamento de Egresos para querealice los trámites correspondientes.

Conecta con el Procedimiento para la Elaboración de Cheques, del Depar-tamento de Egreso contenido en el Manual de Específico de Procedimien-tos de la Subdirección de Finanzas.

Emite una Relación de vales de cafetería, con cuenta bancaria y cheques,Relación de vales de despensa con cuenta bancaria y cheques, Com-probantes y Recibos de pago y demás Listados, y se turnan a la Oficinade personal.

Recibe Relación de vales de cafetería, Relación de vales de despensay los anexa a los Comprobantes, separa los del personal que cobra pormedio de Cheque o por Tarjeta de débito.

Verifica si es pago por medio de Cheque o por Tarjeta de débito.

En caso de ser pago por Cheque:Turna, en forma económica a la Oficina de Caja General, la Relación deVales de Cafetería y la Relación de Vales de despensa, adjunta losComprobantes, Recibos y los Vales.

Fin.

En caso de ser pago por Tarjeta de débito:Envía a la Subdirección de Finanzas, mediante Memorándum, firmado porel Titular de la Subdirección Administrativa, con copia al Departamento deEgresos, el Resumen del Archivo de dispersión, en el cual le informa quela Nómina para el personal que cobra por Tarjeta de débito ya está en lared, indicando el nombre del archivo, fecha de pago, importe total, los cam-

29








17

bios y el número de empleados que cobran por Tarjeta de débito.

Turna Recibo de pago, los días 10 y 25 de cada mes, a las áreas, medianteMemorándum, los Listados de la Relación de Vales de cafetería y losVales de despensa.


30







ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL DEL INSTITUTO

31

SISTEMA DE NÓMINA

LISTADO DE ADEUDOS

RECIBE


DE RECURSOS HUMANOS

INICIO

TURNA

LISTADO DE ADEUDOS

CÁLCULO DE PERCEPCIONESY DEDUCCIONES

VALIDA

NOTIFICACIONES DE LOS DESC.POR PENSIÓNALIMENT.

DEPTO. DE INGRESOS

SUBDIRECCIÓN JURÍDICA

O

O

O

ANALISTA DENÓMINA

LISTADO DE ADEUDOS

RECIBE, VALIDA Y PROCESA

O

ANALISTA DENÓMINA

SISTEMA DE NÓMINA

REALIZA

PRENÓMINA BASE

EMITE

PRENÓMINA CONFIANZA

PRENÓMINA EVENTUAL

PRENÓMINA BASE

VERIFICA

PRENÓMINA CONFIANZA

PRENÓMINA EVENTUAL

MOV. AL ARC. MAESTRO DE NÓMINA

PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

SI LO HUBIERA

¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?

SI

NOREALIZA CORRECCIONES

1

1

REALIZA CALCULO DEPENSIÓN ALIMENTICIA

QUE NO HAYA IMPORTES NEGATIVOS

EMITE, FIRMAY TURNA

RESUMEN DE NÓMINA DEL PERSONAL DEL IPE

CÉDULA DE PAGO


PERSONAL

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PARA SU VALIDACIÓN

PARA FIRMA

RECIBE , RECABAY TURNA


CÉDULA DE PAGO


RECURSOS HUMANOS


ADMINISTRATIVA

PARA FIRMA


RECIBE



REVISA Y TURNA

CÉDULA DE PAGO

AFECTACIÓN CONTABLE

DEPARTAMENTO DE EGRESIOS

PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIÓN DE CHEQUES

EMITE Y TURNA

RELACIÓN DE VALES DE CAFETERÍA

RELACIÓN DE VALES DE DESPENSA

COMPROBANTESY RECIBOS

DE PAGO

ANALISTA DE NÓMINA

LISTADOS


1






ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL DEL IPE

32

1

RECIBE, ANEXA Y SEPARA



COMPROBANTES


SI ES COBRO POR CHEQUEO TARJETA

VERIFICASI ES PAGO POR CHEQUE

O TARJETA

¿ES PAGO POR TARJETA DEDÉBITO O CHEQUE? TURNA



COMPROBANTES

OFICINA DE CAJA GENERAL

FIN

CHEQUE

ENVÍA

MEMORANDUM

RESUMEN DE ARCHIVO DE DISPERSIÓN

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

FIN

O


C

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEL RECURSOS HUMANOS

ENVÍA

RECIBOS DE PAGO

VALES DE DESPENSA

TITULAR DE LA OFICINA DEPERSONAL

LISTADO DE VALES DE CAFETERÍA

A LAS ÁREAS IPE

FIRMADO POR EL SUBD. ADMINISTRATIVO

TARJETA DE DÉBITO

LOS DÍAS10 Y 25 DE CADA MES







PROCEDIMIENTO

Nombre: Reclutamiento y selección de personal.

Objetivo: Contar con personal que cubra los requisitos de los diferentes puestos vacantes de la Institución .


NORMAS

1. El Titular de la Oficina de Personal, realiza el reclutamiento de personal, a través de una entrevista con el interesado.

2. El Titular de la Oficina de Personal, pide al interesado el Formato de Solicitud de empleo ya requisitado, para su inclusión en laBolsa de trabajo.

3. El Titular de la Oficina de Personal recibe las Constancias que acrediten el nivel de estudios del interesado.

4. La contratación de personal procede, si la unidad presupuestal que solicita, cuenta con recursos disponibles para efectuar elMovimiento de Alta de Personal.

5. El personal de nuevo ingreso al Instituto, entrega todos los documentos indicados en la Normatividad interna, para que proceda elMovimiento de Alta de Personal y permita la integración del Expediente de personal.

6. La Oficina de Personal aplica el Examen de selección, que define si la persona es apta para ocupar la plaza vacante.

7. La Oficina de Personal elabora una Relación de todos los interesados para el puesto vacante y la conserva permanentemente.

33







Titular de la Subdirección Administrativa


1

2

3

3.A

4

5

6

7

8

8.A

Elabora la Convocatoria con los requerimientos y requisitos indispensa-bles para el puesto.

Pasa el tiempo.

Recibe a los candidatos que respondieron a la Convocatoria.

Solicita al (los) interesado(s) se presenten en el Instituto para que lo(s)entreviste para obtener sus datos generales y analiza la información quepermita determinar si cubre el perfil deseado.

¿El interesado cubre el perfil deseado?

En caso de no cubrir el perfil:Informa al interesado que no cubre el perfil del puesto disponible y archivael Expediente de Bolsa de trabajo, de manera alfabética y permanente-mente.

Fin.

En caso de cubrir el perfil:Informa al interesado que ya se considera en la Bolsa de trabajo de laDependencia.

Requiere y recibe del interesado la Solicitud de empleo en original.

Revisa que la Solicitud de empleo (en original), se encuentre debida-mente requisitada y archiva de manera temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de las áreas del Instituto, mediante Memorándum, la solicitud depersonal.

Verifica en el Expediente de la Bolsa de trabajo del Instituto, si existe elcandidato al puesto.

¿Existe candidato?

En caso de que no exista candidato:Regresa a la actividad número 1.

34








Titular de la Oficina de Personal 9

10

10.A

11

En caso de que exista candidato:Aplica Exámenes psicométricos y de habilidades.

Evalúa el desempeño alcanzado por el candidato, en los Exámenes aplica-dos.

¿Aprobó los Exámenes?

En caso de que no haya aprobado los Exámenes:Notifica ésto al interesado y a las áreas involucradas.

Fin

En caso de que sí haya aprobado los exámenes:Ejecuta la promoción del candidato al puesto vacante, informando a lasáreas correspondientes.

Conecta con el Procedimiento de Alta de personal del Departamento de

Recursos Humanos contenido en el Manual Específico de Procedimientosde la Subdirección Administrativa.


35






RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

36

SOLICITUD DE EMPLEO

¿CUBRE EL PERFIL DESEADO?

SI

NOINFORMA Y ARCHIVA

REVISAY

ARCHIVA

CONVOCATORIA

ELABORA

INICIO

TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

CON REQUISITOS Y REQUERIMIENTOS

INDISPENSABLES PARA EL PUESTO

RECIBE

TITULAR DE LA OFICINADE

PERSONAL

CANDIDATOS

ENTREVISTA Y ANALIZA

AL O LOS CANDIDATOS

PARA VER SI CUMPLE CON EL PERFIL DESEADO

EXPEDIENTE DE BOLSA DE TRABAJO

FIN

ALFABETICAMENTE

P

AL INTERESADOQUE NO CUBRE EL PERFIIL DESEADO

INFORMA AL INTERSADO

QUE YA SE CONSIDERA EN BOLSA DE TRABAJO

REQUIERE Y

RECIBE

SOLICITUD DE EMPLEO

O

O

MEMORANDÚM

RECIBE

ÁREAS DEL IPE

DE SOLICITUD DE PERSONAL

EXPEDIENTE DE BOLSA DE TRABAJO

VERIFICASI EXISTE

CANDIDATO PARA EL PUESTO

¿EXISTE CANDIDATO?

SI

NO

EXÁMEN PSICOMÉTRICOY DE HABILIDAES

APLICA

TITULAR DE LA OFICINA

DE PERSONAL

EXÁMEN PSICOMÉTRICOY DE HABILIDAES

EVALÚADESEMPEÑO

ALCANZADO POR EL CANDIDATO

¿APROBÓ LOS EXAMENES?

SI

NONOTIFICA

AL INTERESADO Y A AREAS

SOLICITANTES

EJECUTA

PROMOCIÓN DEL CANDIDATO

INFORMA A LAS ÁREAS

CORRESPONDIENTES

ALTA DE PERSONAL

1

1

ALFABÉTICAMENTE

DEL INTERESADO

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Capacitación de personal.

Objetivo: Estimular la productividad de las Instituciones a través de la preparación y actualización del recurso humano.


NORMAS

1. La Oficina de Personal elabora, al inicio de cada ejercicio, el Programa de capacitación, con base en la información obtenida en losCuestionarios de detección de necesidades.

2. La Oficina de Personal inscribe al personal a los Cursos de capacitación en los que se asegure existirá un aporte de conocimientosútiles a la función que están desempeñando, buscando que se cubran progresivamente en el mediano plazo, los requerimientos delperfil de puestos, así como la mejoría de actitudes y aptitudes en el desempeño del trabajo.

3. Cuando se imparten Cursos de capacitación fuera del horario laboral o día inhábil y el trabajador no puede asistir, éste presentaun escrito ante la Subdirección Administrativa en el cual indica los motivos de su inasistencia. Además, el personal que haya confirmadosu asistencia a los cursos y no se presenta, se hace acreedor a una amonestación, conforme a lo estipulado en la Cláusula 50 delContrato Colectivo de Trabajo.

4. Cuando los cursos impartidos signifiquen un costo para el Instituto y el personal comprometido a participar no asista, éste retribuiráal Instituto, los recursos que erogó por este concepto.

5. Tratándose de Maestrías, Diplomados, Especializaciones y Cursos secuenciales, la ayuda económica otorgada a los participantesconsistirá en el porcentaje autorizado para cada caso, asumiendo el pago restante el servidor público.

37






ÁREA DESCRIPCIÓNNo.

Titular de la Oficinade Personal

1

2

3

4

5

6

6.A

7

En base al Programa Anual de Capacitación, notifica por medio de Me-morándum en original y copia firmado por el Titular del Departamento deRecursos Humanos, a los Titulares de la Subdirecciones (o Titulares deDepartamento, según sea el caso), de los cursos a impartir, solicitándolesremitir la Lista de participantes.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las áreas, Memorándums, acompañado de laLista de los participantes a los cursos, en original.

Pasa el tiempo.

Envía Invitación oficial, a los participantes a los cursos.

Pasa el tiempo.

Supervisa la asistencia del personal a los cursos.

Pasa el tiempo.

Entrega Constancia de participación al personal que haya concluido elcurso.

Aplica Evaluaciones a los participantes y revisa o evalúa la calidad de laexposición por parte de los instructores.

¿El instructor obtuvo una Evaluación satisfactoria?

En caso de que haya obtenido una evaluación no satisfactoria:Le informa los comentarios de los alumnos y lo invita a mejorar en los aspec-tos necesarios, y que lo haga con mayor entusiasmo.

Fin.

En caso de que haya obtenido una Evaluación satisfactoria:Agradece y felicita personalmente al instructor por su buena participación,por los comentarios positivos de los participantes y lo invita a continuar conese entusiasmo. Le entrega la Constancia de participación en el cursoy una copia para que el instructor, firme de acuse (dicha Constancia larecibió de las instituciones capacitadoras SEFIPLAN o Contraloría General).

38







ÁREA DESCRIPCIÓNNo.

Titular de la Oficinade Personal

8 Archiva de manera cronológica y temporal, la copia de acuse de la Cons-tancia de participación en el curso.


39






CAPACITACIÓN DE PERSONAL

40

MEMORÁNDUM

¿OBTUVO EL INSTRUCTOR,EVALUACIÓN

SATISFACTORIA?

NO

SI

POR SU BUENA PARTICIPACIÓN E INVITA A SEGUIR CON ENTUSIASMO

NOTIFICA Y

SOLICITA


INICIO

EN BASE AL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN

TITULARES DE LAS SUBDIRECCIONES O TITULARES DE LOS DEPARTAMENTOS

LISTA DE PARTICIPANTES

O-1

MEMORÁNDUMS

RECIBE

LISTA DE LOS PARTICIPANTES A LOS CURSOS

O

A PARTICIPANTES

TITULARES DE LAS ÁREAS

INVITACIÓN

ENVÍA

SUPERVISAASISTENCIA DEL PERSONAL A LOS

CURSOS

A PERSONAL

CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN

ENTREGA

A PARTICIPANTES

EVALUACIONES

APLICAY

REVISACALIDAD DE LA EXPOSICIÓNDE INSTRUCTORES

INFORMA E

INVITAA INSTRUCTOR

CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN DEL CURSO

AGRADECE, FELICITA Y ENTREGA

C

AL INSTRUCTOR

ACUSE RECIBIDO

O

FIN

COMENTARIOS, LO INVITA A MEJORAR Y QUE LO HAGA CON MAYOR ENTUSIASMO

CRONOLÓGICA YTEMPORAL

CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN DEL CURSO

ARCHIVA

C

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Timbrado

Objetivo: Expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Frecuencia: Quincenal.

NORMAS

1. El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de realizar el proceso del timbrado ante la Secretaria de Finanzas y Planeación Social, por decreto emitido en Gaceta Oficial N° 37 de fecha 27 de Enero del 2014.

2. El auxiliar administrativo deberá realizar el timbrado, en un lapso no mayor a nueve días hábiles después de la fecha de pago.

41







Analista de Nómina


1

2

2.A

3

4

5

5.A

6

7

Realiza el proceso en el sistema de timbrado y obtiene las siguientes planti-llas; 1) Empleados, 2) Conceptos.

Verifican que las cantidades cuadren y que la información del personal coin-cida con la nómina.

¿Cuadran las cantidades y coincide la información?

En caso de que una u otra no sean iguales:Se realizan las modificaciones pertinentes, en las plantillas.

Continua con la actividad 3

En caso de que cuadren las cantidades y coincida la información:Envía al auxiliar administrativo de forma impresa y dígital las plantillas obte-nidas en el sistema.

Da formato a la plantillas para poder timbrar.

Ingresa al Portal Digital de Timbrado para Recibos de Nómina y sube lasplantillas al mismo.

¿Esta correcto el formato de las plantillas?

En caso de que no este correcto el formato:Emite mensaje el Portal Digital de Timbrado para Recibos de Nómina, dondemenciona cuales son los cambios a realizarse.

Regresa a la actividad 4

En caso de que este correcto la información:Timbra la información en el Portal Digital de Timbrado para Recibos deNómina

Informa verbalmente al Titular de la Oficina de Personal que ha finalizado elproceso de timbrado.


42







TIMBRADO

43

REALIZAY

OBTIENE

ANALISTA DE NÓMINA

INICIO

SISTEMA DE TIMBRADO

EMPLEADOS Y CONCEPTOS

VERIFICA

LAS CANTIDADES CUADREN Y EL PERSONAL COINCIDA CON LA NOMINA

MODIFICA¿CUADRAN LAS

CANTIDADES Y COINCIDE LA INFORMACIÓN?

NO

SI

EMITE¿ESTA CORRECTO EL

FORMATO DE LAS PLANTILLAS?

NO

SI

PLANTILLAS

MENSAJE CON LOS CAMBIOS A

REALIZARSE

TIMBRA LA INFROMACIÓN EN EL PORTAL

1

PLANTILLAS

ENVÍA1

PLANTILLAS

ANALISTA DE NÓMINA


IMPRESAS YVÍA DIGITAL

DA

PLANTILLAS

FORMATO, PARA TIMBRAR


INGRESA

PLANTILLAS

SUBE LAS PLANTILLAS AL SISTEMA

SISTEMA DE TIMBRADO

SISTEMA DE TIMBRADO

2

2

INFORMA

VERBALMENTE QUE HA CONCLUIDDO

ELTIMBRAO

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Pago del servicio médico para los trabajadores.

Objetivo: Realizar oportunamente el pago al Instituto Mexicano del Seguro Social, para cubrir la obligación del servicio médico paralos trabajadores del Instituto de Pensiones del Estado.

Frecuencia: Mensual.

NORMAS

1. El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de realizar el proceso para el pago del Servicio Médico de los trabajadores del Instituto de Pensiones del Estado.

2. Las altas o reingresos al Seguro Social se podrán realizar en cualquier momento; pero con respecto a las bajas éstas solo se podrán realizar 5 días antes de la fecha de término del contrato.

44










1

2

3

4

4.A

5

6

7

7.A

8

9

Turna el Formato de Control de Reingresos y Bajas al auxiliar adminis-trativo, para su trámite.

Recibe el Formato Control de Reingresos y Bajas con los siguientesdatos;

* Nombre,* Número de seguro social,* Fecha de Ingreso o Reingreso y,* Tiempo que laborará.

Ingresa al Programa Disman28 y selecciona si es reingreso o baja.

Requisita la Información en el Sistema Disman28 del IMSS.

¿Es correcta la información?

En caso de no ser correcta:El Sistema Disman28 del IMSS envía una notificación del error a corregir.

Regresa a la actividad 3.

En caso de ser correcta:Imprime la Hoja de Confirmación del Sistema Disman28 del IIMSS.

Ingresa al Sistema del IMSS (idse) y exporta la información capturada en elSistemas Disman28 del IMSS.

Verifica en pantalla los movimientos afiliatorios.

¿Detecta todos los movimientos?

En caso de que no detecte los movimientos:Regrese a la actividad 2.

En caso de que si detecte los movimientos:Envia Sistema IMSS (idse) e imprime Formato de Recibido.

Pasa tiempo

Ingresa al Sistema IMSS (idse) e imprime la Confirmación de Resultados.

45







Titular del Departamento de RecursosHumanos


10

11

12

12.A

13

14

15

16

17

18

Archiva la Hoja de Confirmación, Formato de Recibo y Confirmaciónde Resultados en el expediente liquidaciones del Instituto Mexicano delSeguro Social.

Pasa tiempo.

Recibe de forma electrónica del Instituto Mexicano del Seguro Social la Hojade Liquidación del mes.

Verifica si coinciden los movimientos de la Hoja de Liquidación con losmovimientos realizados.

¿Coinciden los movimientos?

En caso de que no coincidan:Anexa el movimiento de forma manual, regresa a la actividad 12.

En caso de que coincidan:Turna Memorándum firmado por el Titular del Departamento de RecursosHumanos al Departamento de Egresos la elaboración del cheque.

Conecta con el Procedimiento para la Elaboración de Cheques del Departa-mento de Egresos contenido en el Manual de Específico de Procedimientode la Subdirección de Finanzas.

Pasa tiempo

Recibe del Departamento de Egresos el Cheque y la Póliza del cheque yturna al auxiliar administrativo.

Recibe el Cheque y la Póliza del cheque y fotocopia la caratula de la Hojade liquidación y el Cheque.

Solicita la Ficha de déposito al Instituto Mexicano del Seguro Social yefectua el pago en la Institución bancaria correspondiente (HSBC).

Fotocopia la Ficha de Depósito sellada por el banco.

Entrega copia de la Ficha de Depósito y la Póliza del Cheque en originala la Oficina de Caja General.

46








19 Archiva la Ficha de depósito original, en el expediente de liquidaciones delInstituto Mexicano del Seguro Social.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

47






PAGO DE SERVICIO MÉDICO PARA LOS TRABAJADORES.

48

RECIBE


INICIO

FORMATO DE CONTROL DE REINGRESOS Y BAJAS

CON NOMBRE, NÚMERO DE SEGURO SOCIAL, FECHA DE INGRESO O REINGRESO

Y TIEMPO QUE LABORARÁ

INGRESA

REINGRESO O BAJA

NOTIFICA¿ESTA CORRECTALA INFORMACIÓN?

NO

SI

IMPRIME

DISMAN28

I NGRESA Y EXPORTA

VERIFICA

ENVIA E IMPRIME

1

1

EN EL ARCHIVO

DISMAN28

REQUISITA

DISMAN28

DISMAN28

HOJA DE CONFIRMACIÓN

DISMAN28

SISTEMA IMSS

¿DETECTA LOS MOVIMIENTOS?

NO

SI

2

2

FORMATO

DE RECIBO

1

TURNA


FORMATO DE CONTROL DE REINGRESOS Y BAJAS

SISTEMA IMSS

MOVIMIENTOS ALSISTEMA IMSS

INGRESA

SISTEMAS IMSS

CONFIRMACIÓN DE RESULTADOS

ARCHIVA

CONFIRMACIÓN DE RESULTADOS

FORMATO DE RECIBO

CONFIRMACIÓN DISMAN 28

P

RECIBE

HOJA DE LIQUIDACIÓN

INSTITUTO MEXICANO DEL

SEGURO SOCIAL

VÍA ELECTRÓNICA

VERIFICA


¿COINCIDEN LOS MOVIMIENTOS?

NO

SI

SOLICITA

MEMORANDUM

ANEXA

3

3


PROCEDIMIENTO PARA LA


CHEQUE

POLIZA DE CHEQUE

RECIBE Y TURNATITULAR DEL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS



PÓLIZA DE CHEQUE

CHEQUE

RECIBE Y FOTOCOPIA

O

C

O


C








PAGO DE SERVICIO MÉDICO PARA LOS TRABAJADORES.

49

FICHA DE DEPOSITO

SOLICTA Y PAGA

FICHA DE DEPOSITO

FOTOCOPIA

SELLANDA POR EL BANCO

FICHA DE DEPOSITO

PÓLIZA DE CHEQUE

ENTREGA

O

C


FICHA DE DEPOSITO

ARCHIVA

O

1

FIN

ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO

SOCIAL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS

51







PROCEDIMIENTO

Nombre: Recepción y organización de artículos de consumo, en almacén.

Objetivo: Recibir y organizar los bienes y materiales de consumo necesarios para la operación del Instituto.


NORMAS

1. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de elaborar el Calendario anual de suministro de papelería, paraposteriormente despachar los artículos a las áreas conforme al mismo, así como integrarle las fechas para realizar inventarios físicosmensuales en el almacén.

2. El Titular de laSección de Almacén es el responsable de clasificar, almacenar, asignar códigos a los artículos nuevos, y elaborar laetiqueta de identificación y administrar los bienes y materiales de consumo.

3. El Titular de la Sección de Almacén, inspecciona física y documentalmente los productos que ingresan al Instituto, en la Orden decompra contra la Factura, revisando las características, cantidad y calidad de los mismos, debiendo estar libres de defectos y en sucaso con la fecha de caducidad.

4. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de, levantar mensualmente, Cuadros de Consumo de Materiales, porartículo, con el fin de establecer adecuadamente los niveles de máximos y mínimos de material consumible y con base en ello, elaborael Requerimiento de stock de almacén cada seis meses.

5. El Titular de la Sección de Almacén el responsable de almacenar toda la existencia de papelería, materiales y artículos de oficina,formas impresas, material de cómputo, de imprenta, de limpieza, de ferretería, de cinematografía y fotografía, la cual deberá estar bajola supervisión del encargado.

6. El Titular de la Sección de Almacén, asigna un número consecutivo a toda entrada de material al almacén, en el IDMR (InformeDiario de Material Recibido), mismo que informa a los usuarios en forma rutinaria, vía correo electrónico (Intranet) y avisa a lasáreas, vía telefónica.

7. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de establecer un adecuado control de inventarios, que permite el manejo deestándares de existencias mensuales convenientes a las necesidades del Instituto y así, detectarse aquellos materiales obsoletos o deescasa rotación, que deban ser excluidos de la existencia del almacén.

8. El Titular de la Sección de Almacén elabora Cuadros de consumo de materiales por áreas, emitiendo periódicamente el Informede entradas y salidas, y turna al Departamento de Control Financiero, a fin de detectar los centros de gasto más elevados eidentificar cuáles son los materiales que más se utilizan, para establecer los niveles mínimos y máximos de inventarios.

53






NORMAS

9. El Titular de laSección de Almacén, antes de firmar de conformidad una Factura o Nota de remisión y dar por aceptada unaentrada al almacén, efectúa una revisión previa a la mercancía, a fin de detectar daños o deterioro en la misma.

10. El Titular de la Sección de Almacén sólo recibe los materiales que fueron solicitados en la Requisición de Materiales y/oequipo (Formato FUA-19, sin omitir ningún espacio), y en la Orden de compra, debidamente requisitados y en lascondiciones requeridas (calidad, cantidad, precio, descripción, etc.).

11. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de informar inmediatamente al Titular de la Sección de Licitaciones yActivo Fijo y a las áreas requisitantes, cuando recibe compras de bienes considerados como Activo fijo, tales como mobiliarioy equipo de oficina, equipo de cómputo, así como enseres, herramientas y otros, que por su costo sean susceptibles de llevarun registro en el Inventario y su Resguardo en el Instituto.

12. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de recibir en las instalaciones del almacén del Instituto, los materialesy bienes muebles (excepto vehículos), así como de dentificar inmediatamente, las entradas y salidas de mercancía y asíejercer el control correspondiente.

13. El Titular de la Sección de Almacén, ingresará el material de manera virtual, sólo cuando no puedan otorgarle algún suministro debido a la naturaleza del artículo (por ejemplo varilla, sellos, series navideñas, etc.).

54








Titular de la Secciónde Almacén

1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

Recibe del proveedor, los artículos y la Factura o Nota de remisión enoriginal y dos copia.

Verifica que los materiales recibidos con los solicitados en la Requisiciónde materiales y/o equipo, Orden de compra o Modificación de Or-den de compra, coincidan con las especificaciones descritas en las Factu-ras, así como la cantidad, calidad requerida y precio pactado y detecta laspartidas no surtidas.

¿Coincide con las especificaciones requeridas?

En caso de que no coincida con las especificaciones requeridas:Notifica al Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, que nose aceptarán los artículos ni Facturas; solicita al proveedor que se apeguea lo que se le pidió.

Fin.

En caso de que coincida:Sella y firma de recibido en la Factura o Nota de remisión, en original ydos copias.

Registra en el Libro Informe Diario de Material Recibido, número con-secutivo, el proveedor, fecha, número de Factura e importe con IVA.

Registra en la Factura, el número que le corresponde de Informe diariode material recibido y el número de la partida de Almacén que seráafectada;

Resguarda los artículos y distribuye así la Factura:·Original al Departamento de Adquisiciones e Invetarios.·1era Copia para proveedor.·2nda Copia para archivo consecutivo de almacén.

Captura en el sistema de almacén, número de Factura, codificación, fechade compra, cantidad y costo unitario.

Instruye al auxiliar administrativo, que realice la clasificación de mercancías.

Pasa el tiempo

55







Auxiliar administrativo


9

10

11

12

12.A

13

14

Recibe materiales y clasifica los artículos, acomodándolos en los lugaresque les corresponde.

Elabora el expediente de las copias de las Facturas de compras en elmes.

Imprime la Relación de Compras por partida, para la validación(compras contra copia de Facturas) del material recibido mensual.

Valida mensualmente la Relación de Compras por partidas.

¿Están correctos los datos?

En caso de que no estén correctos:Corrige e imprime Relación de Compras por partidas nueva. Con-tinúa con la actividad 13.

En caso de que sí estén correctos:Respalda la Relación de compras por partidas, la cual es actualiza-da en el sistema de cada mes (validación), para poder surtir las Órde-nes de suministro de las áreas. Archiva, de manera temporal, elExpediente de compras del mes.

Revisa para su visto bueno y verifica en el Calendario, los días quecorresponden a la semana de despacho, confirmando con el auxiliaradministrativo que todo esté correcto para surtir las Órdenes de sumi-nistros de papelería y artículos de oficina, a las diferentes áreasdel Instituto.

Conecta con el Procedimiento de Despacho de materiales enalmacén.del Departamento de Adquisicones e Inventarios (ManualEspecífico de Procedimientos de la Subdirección Administrativa).


56







RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARTÍCULOS DE CONSUMO, EN ALMACÉN

57

ARTÍCULOS

SISTEMA ALMACEN

FACTURA O

C

PROVEEDOR

P

MERCANCÍAS

ARTÍCULOS

ARTÍCULOS

ARTÍCULOS

TITULAR DE LA SECCIÓN

DE ALMACÉN

FACTURA O NOTA DE REMISIÓN

RECIBE

INICIO

DEL PROVEEDOR

VERIFICA

O

¿COINCIDEN CON LAS

ESPECIFICACIONES REQUERIDAS?

NO

SI

NOTIFICA, NO ACEPTAY SOLICITA

SELLA Y

FIRMA


O

C

REGISTRA

No. CONSECUTIVO, PROVEEDOR,FECHA, No. FACTURA E IMPORTE

REGISTRA

ACOMODÁNDOLOS EN DONDE CORRESPONDE

RECIBEY

CLASIFICA


FIN

TITULAR DEL DEPARTAMENTO. DE

ADQUISICIONES E INVENTARIOS


No. FACTURA, CODIFICACIÓN, FECHA, CANTIDAD Y COSTO

UNITARIO

RESGUARDA Y DISTRIBUYE

QUE REALICE CLASIFICACIÓN

ELABORA

FACTURAS DECOMPRAS ENEL MES


DE ALMACÉN

C

REQUISICIÓN DE MATERIALES Y/OEQUIPO

ORDEN DE COMPRA

FACTURA

QUE SE APEGUE A LO PEDIDO

DE RECIBIDO

LIBRO INFORMEDIARIO DE MATERIAL RECIBIDO DIARIO

FACTURA

CAPTURA

INSTRUYEAUXILIAR

ADMINISTRATIVO

IMPRIME

PARA VALIDACIÓN DE COMPRAS

CONTRA FACTURARELACIÓN DE COMPRAS POR PARTIDAS

VALIDA

RELACIÓN DE COMPRAS POR PARTIDAS

¿ESTÁN CORRECTOSLOS DATOS?

NO

SI

RESPALDAY

ARCHIVA

RELACIÓN DE COMPRAR POR PARTIDA

CORRIGEE

IMPRIME

RELACIÓN DE COMPRAR POR PARTIDAS

NUEVA

PARA PODER SURTIR ÓRDENES DE SUMINISTRO

DE LAS ÁREAS

EXPEDIENTE DE COMPRASEN EL MES

T

1

1

No. QUE LE CORRESPONDEIDMR Y No. DE PARTIDA

CON LAS COPIAS DE LAS FACTURAS

ÓRDEN DE SUMINISTRO DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA

REVISA,VERIFICA

YCONFIRMA

LOS DÍAS QUE CORRESPONDEN A LA

SEMANA DE DESPACHO CALENDARIO

DESPACHO DE MATERIALES EN ALMACÉN

C

C

C

DEPARTAMENTO DEADQUSICIONES E

INVENTARIOS

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Despacho de materiales en almacén.

Objetivo: Proporcionar con oportunidad a las áreas de trabajo del Instituto, los artículos necesarios para el desarrollo de lasfunciones que les corresponden.


NORMAS

1. La Sección de Almacén cuenta con un Calendario de abastecimiento de materiales y un Calendario para inventario físicomensual, a través del cual los centros de trabajo pueden hacer su requisición de material, sin afectar con ello, los cierres mensuales presupuestales y contables.

2. La salida del almacén está soportada por una Orden de Suministro de papelería y artículos de oficina (Vale), autorizadapor el titular del área solicitante y cierra o cancela el resto de la requisición, anotando al final el número de artículos recibidos conel nombre y firma de quien los recibe.

3. La Sección de Almacén establece un Catálogo de artículos y materiales de oficina, el cual pueden consultar las áreas en laIntranet.

5. Los artículos son entregados únicamente a la persona que cada titular de departamento o área designa.

6. El Titular de la Sección de Almacén verifica que la cantidad, calidad y características de los bienes a entregar, correspondan a losolicitado originalmente.

58








Titular de la Sección de Almacén.


Titular de la Sección de Almacén

1

2

2.A

3

3

4

5

6

7

8

Recibe de las áreas, la Orden de suministro de papelería y artículos deoficina, debidamente requisitada y autorizada por el titular del área, especifi-cando los productos de acuerdo alCCodificador de artículos y materiales deoficina y turna al auxiliar administrativo.

Recibe del Titular de la Sección de Almacén, la Orden de suministro depapelería y artículos de oficina y verifica existencias.

¿Hay artículos en existencia?

En caso de que no haya existencia:Conecta con el Procedimiento de Compras directas.

En caso de que sí haya existencia:Surte los artículos solicitados, revisándolos con el responsable de recibir losproductos entregados.

Nota: Si hay en existencia sólo algunos artículos, marca los que no fueronsurtidos, en la Orden de suministro de papelería y artículos de oficina.

Recaba firma de la persona que recibió los artículos, en la Orden de suminis-tro de papelería y artículos de oficina, en original y copia.

Coloca el sello de despachado de almacén y firma de entregado.

Entrega copia de la Orden de suministro de papelería y artículos deoficina, al área correspondiente.

Integra el original de la Orden de suministro de papelería y artículos deoficina al Expediente mensual de consumo, verificando que la codifica-ción coincida con la descripción del producto, ordenándolos por clave confor-me se van surtiendo a las diversas áreas del Instituto; finalizando la semana dedespacho, notifica verbalmente al Titular de la Sección de Almacén.

Recibe notificación verbal de conclusión de despacho e inicia la captura de lasÓrdenes de suministro de papelería y artículos de oficina que fueronatendidos en el mes.

Elabora el Expediente de Órdenes de suministro atendidas; captura yemite Listado para la validación de movimientos de consumo, el cual escotejado con el original de la Orden de suministro de papelería y artículos

59







8.A

9

de oficina mensualmente.

¿Está correcta la información?

En caso de que no esté correcta:Realiza las modificaciones que procedan. Regresa a la actividad 8.

En caso de que sí esté correcta:Emite mensualmente los siguientes listados: Relación de consumo por artí-culos, la Relación de consumo por Departamento y archiva permanen-temente los reportes emitidos y turna mediante Memórandum, al Departa-mento de Adquisiciones e Inventarios.


60







DESPACHO DE MATERIALES EN ALMACÉN

61

ARTÍCULOS

ARTÍCULOS

ORDEN DESUMINISTRODE PAPELERÍA Y ARTICULOS DE OFICINA

C

ORDEN DE SUMINISTRODE PAPELERÍA Y ARTICULOS DE OFICINA

RECIBEY TURNA

TITULAR DE LA SECCIÓN DE

ALMACÉN

INICIO


SURTE Y REVISA

¿HAY ARTÍCULOS EN EXISTENCIA ?

NO

SI

COMPRAS DIRECTAS

CON EL RESPONSABLE DE RECIBIR ARTÍCULOS


RECABA

O


COLOCA SELLO Y FIRMA

O

DE LA PERSONA QUERECIBIÓ ARTÍCULOS

ÁREA CORRESPONDIENTE


INTEGRA, VERIFICA,

ORDENA Y NOTIFICA

O


RECIBE YCAPTURA

O

CAPTURE LAS ATENDIDAS EN EL MES


DE ALMACÉN

ELABORA, EMITEY

COTEJA

COTEJADO CONTRAORDEN

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?

LISTADO PARA LA VALIDACIÓN DE MOVS. DECONSUMO

SI

MODIFICA

EMITE, TURNAY

ARCHIVA

RELACIÓN DE CONSUMO POR ARTÍCULOS

RELACIÓN DE CONSUMO POR DEPTO.

P

ENTREGA

DEBIDAMENTE REQUISITADA Y AUTORIZADA POR EL

TITULAR DEL ÁREA


SI HAY EXISTENCIA

FIRMA

DE DESPACHADO,DE ALMACÉN Y FIRMA

DE ENTREGADO

EXPEDIENTE MENSUAL DE CONSUMO

TITULAR DE LA SECCIÓNDE ALMACÉN

VERBALMENTE QUEYA SE DESPACHÓ

EXPEDIENTE DE ORDENES DESUMINISTROATENDIDAS


NO

LISTADO PARA LA VALIDACIÓN DE MOVS. DECONSUMO

EXPEDIENTE DE ORDENES DE SUMINISTROATENDIDAS

1

1

A FIN DE MES

C

FIN

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E

INVENTARIOS


RECIBEY VERIFICA







PROCEDIMIENTO

Nombre: Adjudicaciones directas.

Objetivo: Realizar la adquisición de bienes a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos enen la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-LLave, segurando las mejores condiciones de venta en cuanto a precio,calidad,oportunidad y financiamiento.

Frecuencia: Constante.

NORMAS

1. Las requisiciones de compra se deberán tramitar acatando los lineamientos que marca la Ley No. 287 del Instituto de Pensio-nes del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité deAdquisiciones, Arrendamientos,Servicios y Enajenación de Bienes Muebles del I.P.E., la Ley Número 539 de Adquisi-ciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave y demáspolíticas y disposiciones administrativas aplicables.

2. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, para la realización de las compras, selecciona la mejor Cotización,apegándose a los requerimientos establecidos para la elección del proveedor.

3. El Titular de la Subdirección Administrativa y el Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, son los responsables defirmar por autorización, las compras directas hasta por un monto de $10,000.00 (incl. IVA).

4. Las compras directas de $10,001.00 hasta un monto equivalente a 1,135 días de salario mínimo vigente (sin IVA), son autorizadaspor el Titular de la Subdirección Administrativa y la Dirección General del Instituto y posteriormente al Departamento de Programa-ción y Presupuesto para verificar si cuenta con disponibilidad presupuestal.

5. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, realiza toda compra de bienes muebles y materiales consumibles, éstoes, ningún centro de trabajo efectúa compras, salvo lo dispuesto en el Manual de Normas y Procedimientos del Fondo Fijo.

6. El Departamento de Adquisiciones e Inventarios, en coordinación con las áreas del Instituto, y con base a sus necesidades, es elresponsable de efectuar la estimación de las compras anuales de bienes y materiales de consumo, a fin de conocer las existenciasnecesarias para cubrir los requerimientos de las áreas y efectuar los procedimientos a que haya lugar.

7. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios realizará sus compras, a través del Sistema de ContratacionesGubernamentales (compraver) para la Administración Pública del Estado de Veracruz , bajo la salvedad que este se encuentreinhabilitado deberán comunicarse con la instancia correspondiente.

8. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, autoriza la adquisición siempre y cuando reúna los requisitos de calidad,precio, oportunidad y condiciones de pago, que favorezcan en un marco de eficiencia, las funciones del Instituto.

62







NORMAS

9. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, para la realización de compras mayores, esto es, entre los importes quefluctuen entre los 1,135 y 181,612 días de salario mínimo vigente, (dichas compras se realizan considerando el precio máximo delmercado), obtiene la autorización expresa del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de BienesMuebles del Instituto de Pensiones del Estado, y efectúa la adquisición a través del Procedimiento de Licitación simplificada, invitandopor escrito a por lo menos tres proveedores y a un representante de la SEFIPLAN y a la Contraloría Interna del Instituto.

10. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, para la realización de compras mayores a un importe equivalente a181,612 días de salario mínimo vigente, celebra el procedimiento para la Licitación pública nacional o internacional, obtenien-do previamente la autorización del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles delInstituto de Pensiones del Estado, elaborando la Convocatoria y publicándola en el Periódico de mayor circulación estatal,en la Gaceta Oficial, así como en el sistema de COMPRANET.

11. Las áreas solo pueden solicitar adquisiciones, por aquellos bienes y materiales que cuenten con disponibilidad presupuestal, de locontrario se solicita la transferencia correspondiente.

12. Toda Orden de compra está respaldada por su Requisición de Orden de Compra correspondiente, la cual contiene claramentelas características, cantidades y autorizaciones correspondientes.

13. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, se apega al Catálogo de proveedores de SEFIPLAN, a fin deidentificar aquéllos que ofrecen las mejores opciones y condiciones de venta al Instituto. Este Documento lo actualiza periódica-mente, la SEFIPLAN.

14. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, cuando se solicita alguna adquisición de equipo especializado, requiereel Dictamen de una autoridad competente de la Institución, o en su defecto, solicita a través de la Secretaría de Finanzas yPlaneación, la recomendación para contratar los servicios de un profesionista. El equipo especializado se presenta en el almacén,previa inspección del área solicitante, con el fin de verificar si cumple con las especificaciones correspondientes.

15. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, resguarda toda la Documentación generada en las adquisiciones debienes y materiales (Requisición de compra, Cotizacion, Orden de compra, Solicitud de pago, etc.), se integra en unExpediente individual.

16. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios solicita que el el área solicitante, elabore una Justificación técnico-económica del bien que se solicite, cuando sea proveedor único en el mercado y/o no este registrado en el padrón de provee-dores y contratistas de SEFIPLAN.

17. El Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, en caso de que se cancele una compra, informa al Departamento deProgramación y Presupuesto, para la cancelación del Presupuesto comprometido.

63







1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

Elabora la Requisición de materiales y/o equipo, en original y tres copias,recaba las firmas de autorización correspondientes, así como el sello de noexistencia en almacén y sello de presupuesto comprometido y turna al Titularde la Sección de Licitaciones y Activo Fijo.

Recibe, revisa, asigna número y sella la Requisición de materiales.

Verifica el posible importe de la compra.

Envia al Titular de la Subdirección Administrativa Memorándum firmado por elTitular del Departamento de Adquisciones e Invetarios la solitud del Dictaménde Suficiencia Presupuestal, para que este lo gestione ante la SEFIPLAN.

Pasa el tiempo

Recibe de la Subdirección Administrativa el Dictamén de SuficienciaPresupuestal con RPAI y se procede a realizar la adjudicación.

¿A cuánto asciende la compra?

En caso de ser una compra menor de $2,000.00 (incluye IVA):Cotiza con un proveedor incluido en el catálogo de proveedores de la Secre-taria de Finanzas y Planeación.

Realizar la compra a través del Fondo Fijo. Pasa a la actividad 11.

En caso de ser una compra mayor o igual a $2,000.00 (incluyendo IVA):Cotiza los materiales a adquirir con un proveedor regristrado en el padrón deproveedores de la Secretaria de Finanzas y Planeación.

Elabora la Orden de compra, en caso de que ésta fluctúe entre los $10,000.00y los 1,153 días de salario mínimo vigente, turna vía Memorándum firmadopor el Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios a la SubdirecciónAdministrativa y a la Dirección General, para su autorización y posteriormenteal Departamento de Programación y Presupuesto, anexando el Documentooriginal de Solvencia Acumulada, referente a la disponibilidad presupuestal,emitido por el Departamento de Programación y Presupuesto, con la firma deltitular, para verificar si cuenta con disponibilidad presupuestal.

Pasa el tiempo.

Área solicitante

Titular de la Secciónde Licitaciones y Activo Fijo

64








8.A

9

10

11

12

13

14

15

16

¿Cuenta con Presupuesto?

En caso de no contar con Presupuesto:Solicita al área solicitante, que realice la Transferencia presupuestal, seconecta con la actividad 12.

En caso de contar con Presupuesto:Otorga visto bueno, sella de comprometido el presupuesto y remite la Ordende compra al Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios.

Recibe a Orden de compra y turna al Titular de la Sección de Licitaciones yActivo Fijo.

Recibe Orden de Compra requisitada, compra y turna;· Copia al almacén.· Copia al Departamento de Egresos.

Entrega al proveedor Orden de compra en original y firma de acuse derecibo, aceptando las condiciones de la misma.

Recibe material y lo revisa.

Conecta con Procedimiento de Recepción y organización de de artículos deconsumo en almacen, Pago a proveedores y Alta de activo fijo del Departa-mento de Adquisiciones e Inventarios contenidos en el Manual Específico deProdedimientos de la Subdirección Administrativa.

Notifica vía telefónica al área solicitante.

Pasa el tiempo.

Surte el pedido y entrega el material, recabando el sello y firma de recibido delárea.

Conecta con Procedimiento de despacho de materiales en el Almacén delDepartamento de Adquisiciones e Inventarios contenidos en el Manual Espe-cífico de Prodedimientos de la Subdirección Administrativa.

Clasifica y archiva los Documentos de compra de materiales, ( Factura,Requisición de materiales y/o equipo y Orden de compra, en el Expe-diente de compras.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Área solicitante.

Titular del Departamento de Programación yPresupuestos

Titular del Departamento de Adquisiciones eInventarios

Titular de la Seccción de Licitaciones y ActivoFijo.


65






ADJUDICACIONES DIRECTAS

66

MATERIAL

MATERIALES

MATERIALESA ADQUIRIR

ORDEN DE COMPRA

ORDENDE COMPRA

REQUISICIÓNDE MATERIALES Y/O EQUIPO.

ELABORA, RECABAY

TURNA

ÁREA SOLICITANTE

INICIO

TITULAR DE LA SECCIÓN DE LICITACIONES Y ACTIVO FIJO

O

¿A CUÁNTO ASCIENDE LA COMPRA?

MENOR OIGUAL A $2,000

MAYOR A $2,000

COTIZA

FIRMA Y SELLOS DE NO EXISTENCIA EN ALMACÉN

RECIBE, REVISA,ASIGNA Y SELLA


LICITACIONES YACTIVO FIJO

NÚMERO

VERIFICA

1

COTIZA

ELABORA, ANEXAY

TURNA

¿CUENTA CON PRESUPUESTO?

NO

SI

SOLICITA

DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

OTORGA, SELLA Y

REMITE

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE ADQUISICIONES E

INVENTARIOS

C

C

C

C

REALIZA COMPRA

CON UN PROVEEDORINCLUIDO EN EL

CATÁLOGO AUTORIZADO

A TRAVÉS DEL FONDO FIJO

ORDEN DE COMPRA

O

ORDEN DE COMPRA

RECIBE Y TURNA


ADQUISCIONES E INVENTARIOS


LICITACIONES Y ACTIVO FIJO

ENTREGAY

FIRMA

RECIBEY

REVISA

TITULAR DE LASECCIÓN DE

ALMACÉN RECEPCIÓN Y ORGANI-ZACIÓN DE ARTICULOS DE CONSUMO EN ALMACÉN, PAGO A PROVEEDORES Y

ALTA ACTIVO FIJO

VÍA TELEFÓNICA

ÁREASOLICITANTE

SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO

DEL ÁREA

SURTE,ENTREGA

YRECABA

POSIBLE IMPORTEDE COMPRA

1

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA,

DIRECCIÓN GENERAL Y DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

TRANSFERENCIAPRESUPUESTAL

2

DEL PROVEEDOR

DE ACEPTACIÓN

NOTIFICA

CLASIFICA Y

ARCHIVA

VALE

FACTURA

FORMATO DEREQUISICIÓNDE MATERIALES

SOLVENCIAACUMULADA

O

REQUISICIÓN DE MATERIAL Y/O EQUIPOCON UN PROVEEDOR

INCLUIDO EN ELCATÁLOGO AUTORIZADO

ENVIA Y SOLICITA

DICTAMEN DE SUFI-CIENCIA PRESU-PUETAL

SUBDIRECCIÓNADMINISTRATIVA

RECIBECON RPAI

FIN

DICTAMEN DE SUFI-CIENCIA PRESU-PUETAL

ÁREA SOLICITANTE

MEMORÁNDUM

ORDEN DE COMPRA

RECIBE, COMPRAY TURNA



O

C

C

SECCIÓN DE ALMACÉN

DEPARTAMENTO DEEGRESOS

DESPACHO DEMATERIALESEN ALMACÉN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Pago a proveedores.

Objetivo: Realizar el pago a los proveedores de bienes materiales del Instituto, de acuerdo a lo convenido.


NORMAS

1. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, es la responsable de realizar el trámite de pago a los proveedores, ante el Departamentode Egresos.

2. El Titular de la Sección de Almacén, es el responsable de sellar el original de la Factura al proveedor, para iniciar el trámite de pago.

3. Sólo se pagan anticipos a proveedores del Instituto, cuando existe un Contrato u Orden de compra o de reparación y previapresentación de la Fianza a favor del Instituto de Pensiones del Estado de Veracruz, expedida por una compañía afianzadoraautorizada.

4. Para la tramitación de los pagos menores o igual a $2,000.00, se requisita el Formato de Relación de gastos y concentraciónde documentos para pago, Reposición y/o afectación presupuestal, asimismo se anexa la Factura y la Requisición demateriales y/o equipo.

5. Para la tramitación de los pagos mayores a $2,000.00, se elabora la Solicitud de pago, asimismo se anexa la Factura, Ordende compra, Modificación a la Orden de compra (en su caso) y copia del Contrato (en su caso).

67







Recibe del proveedor la Factura de compras, en original, sellada y firmadapor el Titular de la Sección del almacén y analiza el importe de la Factura paradecidir la forma de pago.

¿A cuánto asciende el monto?

En caso de ser menor o igual a $2,000.00 (inc. IVA):Solventa el importe de la Factura del Fondo fijo revolvente, segun sea el caso,puede pagarse mediante un test de pago.

Fin.

En caso de ser mayor a $2,000.00 (inc. IVA):Elabora y entrega al Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios,la Solicitud de pago, anexando la Factura (s) sellada (s) y firmada (s) porel Titular de la Sección de Almacén, y la Orden de compra, para su revisióny visto bueno.

Recibe, revisa y firma la Solicitud de pago y turna al Titular de la SubdirecciónAdministrativa para su autorización.

Turna los Documentos al Titular del Departamento de Egresos anexando elDictamen de Suficiencia Prespuestal con RPAI, para su trámite de pago.

Conecta con el Procedimiento deTrámite de pago del Departamento deEgresos contenido en el Manual Específico Procedimientos de la Subidrecciónde Finanzas.


1

1.A

2

3

4

Titular de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo

Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios

68







PAGO A PROVEEDORES

69

SOLICITUDDE PAGO

FACTURA

RECIBEY

ANALIZA



INICIO

PROVEEDOR

O

¿A CUÁNTO ASCIENDE

EL MONTO?

MENOR O IGUAL A $2,000

MAYOR A $2,000

SOLVENTA

SELLADA Y FIRMADA POR EL TITULAR DE LA

SECCIÓN DEL ALMACÉN

DEL FONDO FIJOREVOLVENTE

ELABORA, Y

ENTREGA

O

O

SOLICITUD DE PAGO

RECIBE, REVISA,FIRMA

YTURNA

DOCUMENTOS

TURNAPROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE PAGO

FIN

TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINSITRATTIVA





FACTURA

FACTURA

ORDEN DE COMPRA

PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO.

PARA SU AUTORIZACIÓN

TITULAR DEL DEPARTAMENTO.

DE EGRESOS

PARA SU TRÁMITE DE PAGO

DICTAMEN DE SUFICIENCIAPRESUPUES-TAL CON RPAI

O

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Alta de activo fijo.

Objetivo: Registrar los bienes adquiridos con el objetivo de mantener actualizados los Resguardos y el Inventario de laInstitución.


NORMAS

1. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo realiza periódicamente la supervisión física de los bienes, para conocer el estado en que seencuentran, así también, asigna el número de control de inventario y lleva el correcto registro y resguardo de cada uno de losbienes muebles del Instituto.

2. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, mantiene en su poder las Pólizas de garantía de aquellos bienes que la tengan, con elobjeto de hacerlas válidas en caso de existir defectos de fabricación, deterioro o maltrato y determinar responsabilidades, ya seacon el fabricante o con el vendedor.

3. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, informa al Departamento de Control Financiero, para efectos del registro contablecorrespondiente, de las Altas del activo institucional.

4. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo es responsable, de obtener el original del Comprobante de adquisición, de todos losbienes muebles o en su defecto, un Documento que avale la propiedad, como son Actas administrativas u oficios, los cualesquedarán bajo el resguardo de la Subdirección de Finanzas, a través del Departamento de Egresos.

5. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, concilia mensualmente con el Departamento de Control Financiero, toda Alta para elregistro contable correspondiente.

6. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, comprueba que todos los bienes muebles pertenecientes al Instituto, cuenten con laasignación de un código o clave, tanto física como documentalmente, que permita identificarlos en forma adecuada en los registrosde control de los mismos.

7. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, cuenta con un Documento de Resguardo, de todos aquellos bienes muebles que seencuentren asignados a un centro de trabajo, firmando de responsable el personal o trabajador que tenga el uso, manejo ydisposición directa de ellos.

8. Todo trabajador que cuenta con la Custodia o Resguardo de algún bien, informa a la Sección de Licitaciones y Activo Fijo, cuandocambie de adscripción, renuncie o traspase algún objeto bajo su custodia, a fin de que éste corrija, modifique, cancele o libere suResguardo.

70







NORMAS

10. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo realiza y actualiza el Inventario general del activo fijo del Instituto, cuando menoscada seis meses, ésto es, para el cierre del ejercicio fiscal vigente.

11. Los bienes con vida útil estimada en más de un año de calendario y con costo de adquisición igual o superior a 15 veces el salariomínimo general diario vigente a la fecha de adquisición, se registran en la contabilidad del Instituto.

12. El Departamento de Adquisiciones e inventarios, en caso de tratarse de donación, procede de acuerdo a lo establecido en la Leyde Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

71







Titular de la Sección deLicitaciones y Activo Fijo



Área solicitante

Titular de la Sección deLicitaciones y Activo Fijo

Recibe aviso vía telefónica, del Titular de la Sección de Almacén, de la llegadade un bien.

Solicita al Titular de la Sección de Almacén, que le proporcione copia de laFactura, a fin de identificar el centro de trabajo al que se le asignará el bien ytomar los datos correspondientes.

Entrega copia de la Factura, al Titular de la Sección de Licitaciones y ActivoFijo.

Recibe copia de la Factura, identifica el área a la que se asignará el resguar-do del bien y lo registra en el reverso de la copia de la Factura.

Identifica la clase y tipo del bien y de acuerdo al Reporte de activo fijo delInstituto, le asigna un código alfanumérico consecutivo correspondiente, elcual anota en el artículo y en la copia de la Factura.

Nota: En caso de que el bien cuente con Garantía, se requisitará con losdatos solicitados en ésta, anotando en un costado de la misma, la codificacióndel Inventario.

Registra existencia de artículo, en el Sistema de Control de Activo fijo, anotan-do su clave o su código y costo de compra correspondiente.

Llama al departamento solicitante del bien, pidiéndole el nombre de la personaque se quedará con el resguardo de éste.

Archiva copia de la Factura y la Póliza de garantía para su resguardo.

Actualiza el Inventario o Resguardo, emite en original y copia; entregacopia al departamento solicitante.

Recibe el Resguardo de bienes en original y copia, lo firma devolviendo eloriginal y se queda con una copia.

Archiva el Resguardo de bienes en original.


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

72







ALTA DE ACTIVO FIJO

73

RESGUARDO DE BIENES

O

C

SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO

PÓLIZA DE GARANTÍA

C

FACTURA

FACTURA

RECIBE



INICIO

SOLICITA

TITULAR DE LASECCIÓNDE ALMACÉN

ENTREGA


ALMACÉN

RECIBE, IDENTIFICA Y

REGISTRAREGISTRA EL NOMBRE

DEL BIEN A RESGUARDAR AL REVERSO DE COPIA DE

FACTURAFACTURAC



IDENTIFICAY

ASIGNA

REGISTRA

LLAMAY

PIDE

DEPARTAMENTOSOLICITANTE

VÍA TELEFÓNICA, NOMBRE DE PERSONA QUE QUEDA CON EL

RESGUARDO DEL BIEN

FACTURA

ARCHIVA

C

INVENTARIO O RESGUARDO

ACTUALIZA, EMITE Y

ENTREGADEPARTAMENTO DE


O ÁREASOLICITANTE

RECIBE Y DEVUELVE

RESGUARDO DE BIENES

ARCHIVA

AVISO TELEFÓNICO, DE LA LLEGADA DE UN BIEN

TITULAR DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

TITULAR DE LA SECCIÓN DE LICITACIONES Y ACTIVO FIJO

C

PARA RESGUARDO

DEL ÁREA SOLICITANTE, PARA IDENTIFICAR EL CENTRO DE

TRABAJO A QUIEN SE ASIGNE EL BIEN

FACTURA

C

ARTÍCULO

ARTÍCULO

SU EXISTENCIA

C

C

PARA FIRMA

ÁREASOLICITANTE

REPORTE DE ACTIVO FIJO DELINSTITUTO

ASIGNA CÓDIGO ALFANUMÉRICO EN EL ARTÍCULO Y FACTURA

O

FIN










PROCEDIMIENTO

Nombre: Movimiento de activo fijo.

Objetivo: Registrar oportunamente los movimientos de los bienes, a fin de mantener actualizados los Resguardos y el Inventa-rio de la Institución.


NORMAS

1. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, concilia mensualmente con el Departamento de Control Financiero, todo Cambio deadscripción, para el registro contable correspondiente.

2. Todo trabajador que cuente con la Custodia o Resguardo de algún bien, notifica a la Sección de Licitaciones y Activo Fijo, cuandocambie de adscripción o traspase algún objeto bajo su custodia, a fin de que ésta corrija, modifique o libere su Resguardo.

3. El Departamento deTecnologías de la Información, es el encargado de realizar el cambio físico correspondiente, en caso de tratarsede equipo de cómputo que sea reasignado.

4. El Departamento deTecnologías de la Información, en caso de requerirse el bien por otra área, verifica que esté disponible y le entregaprevia notificación con Memorándum, al Departamento de Adquisiciones e Inventarios.

5. En caso de que alguna de las áreas del Instituto requiera dar de baja un bien por obsolencia, deterioro o que no sea de su utilidad;así como solicitar algún bien de los que el Departamento de Adquisiciones e Inventarios tenga bajo su resguardo, debrá solicitar alDepartamento de Servicios Generales el apoyo del traslado de los mismos.

74








Recibe Memorándum del área, solicitando cambio, Traspaso o Baja demobiliario y equipo en el Resguardo junto con el bien, turna para suseguimiento, al Titular de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo.

Recibe Memorándum y emite por sistema o extrae del Expediente de in-ventario por departamento, el último Reporte de inventario del áreasolicitante, así como del responsable directo del bien.

¿Está en condiciones de utilizarse el bien?

En caso de que no esté en condiciones de utilizarse:Lo traslada a la bodega del Instituto.

Conecta con el Procedimiento de Baja de Activo Fijo del Departamento deAdquisiciones e Inventarios contenido en el Manual Específico de Procedi-mientos de la Subdirección Administrativa.

Fin

En caso de que si esté en condiciones de utilizarse:Resguarda el equipo y lo pone a disposición de las áreas del IPE.

Pasa el tiempo.

Recibe del área, Memorándum de asignación de alguno de los bienes res-guardados en la bodega del Instituto y turna al Titular de la Seccción deLicitaciones y Activo Fijo

Recibe, identifica y asigna el bien a la persona o al área solicitante.

Actualiza el Reporte de inventario del área o departamento.

Actualiza en el Sistema de Control de Activo del Instituto, dependiendo si esBaja del Resguardo del Departamento o Cambio de asignación.

Informa mediante Memorándum, al Departamento de Control Financiero, losmovimientos efectuados para su registro correspondiente, en los primeroscinco días hábiles siguientes al periodo mensual inmediato anterior, mediantela conciliación.

Actualiza el Resguardo y emite original y copia, junto con el Reporte deinventario actualizado.

1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

9


Titular de la Sección de Licitacionesy Activo Fijo





75







10

11

12

13

13.A

14

Entrega al usuario responsable, el Resguardo actualizado, recaba firma derecibido.

Archiva el Resguardo original en el expediente correspondiente.

Pasa el tiempo.

Recibe al final del mes, del Departamento de Control Financiero, el Mayor yturna al Titular de la Sección de Almacén.

Recibe el Mayor y concilia contra sus Auxiliares, para verificar si los movi-mientos solicitados ya fueron realizados y son correctos.

¿Están correctos los movimientos?

En caso de que no estén correctos:Turna Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adquisicio-nes e Inventarios y Departamento de Control Financiero, para ser corregidos.


En caso de que sí estén correctos:Informa vía Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adqui-siciones e Inventarios al Departamento de Control Financiero, que los regis-tros fueron los correctos.


76







MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO

77

RESGUARDO ANTERIOR

O

MEMORÁNDUM

RESGUARDO

BIEN O EQUIPO

MEMORÁNDUM

RECIBEY

TURNA

TITULAR DELDEPARTAMENTO DE


INICIO

RECIBEY

EMITE



MEMORÁNDUM

¿ESTÁ EN CONDICIONES DE UTILIZARSE EL BIEN?

NO

SI

RESGUARDAY

DISPONE

ÁREASDEL IPE

RECIBE, IDENTIFICA

Y ASIGNA

ACTUALIZA

REPORTE DE INVENTARIO

INFORMA

MOVIMIENTOS EFECTUADOS, PARA SU REGISTRO, EN PRIMEROS 5 DÍAS HÁBILES,

SIGUIENTES AL PERÍODO MENSUAL INMEDIATO ANTERIOR

REPORTE DE INVENTARIO

ACTUALIZA Y EMITE

RESGUARDO

O

C

ENTREGA, Y RECABA

AL USUARIORESPONSABLE

O

ARCHIVA

¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?

NO

TURNA

INFORMADEPARTAMENTO

DE CONTROLFINANCIERO

SOLICITANDO CAMBIO, TRASPASO O BAJA

DE MOBILIARIO O EQUIPO

DEL ÁREA O DEPARTAMENTO

TRASLADA

BAJA DE ACTIVO FIJO

MEMORÁNDUM

RECIBE Y TURNA

MEMORÁNDUM

SÍ

REPORTE DEINVENTARIO

ÚLTIMO, DEL ÁREA SOLICITANTE Y DEL RESPONSABLE DEL

BIEN

BIEN O EQUIPOBODEGADEL IPE

FIN

SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE UN

EQUIPO YA RETIRADO

BIEN O EQUIPO

AL ÁREASOLICITANTE

SISTEMA DE CON-TROL DE ACTIVO

BAJA, O CAMBIODE ASIGNACIÓN

ACTUALIZA

SISTEMA DE CON-TROL DE ACTIVO



DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

FIRMA DERECIBIDO

RECIBEY TURNA

MAYOR

PARA VERIFICAR MOVIMIENTOS

NOTIFICÁNDOLE, PARA QUE SEAN

CORREGIDOS

QUE LOS REGISTROS FUERON CORRECTOS

1

1

FIN

DEPARTAMENTO DE CONTROLFINANCIERO

TITULAR DELDEPARTAMENTO DE




TITULAR DE LA SECCIÓN DE LICITACIONES Y ACTIVO

FIJO







RECIBEY CONCILIA

MAYOR



AUXILIARES

MEMORÁNDUM






PROCEDIMIENTO

Nombre: Baja de activo fijo.

Objetivo: Registrar en el Inventario la Baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisicióny asignación.


NORMAS

1. El Departamento de Adquisiciones e Inventarios, semestralmente, efectúa el levantamiento del Inventario de los bienes muebles,a fin de detectar aquéllos que puedan ser susceptibles de Baja por inservibles u obsoletos.

2. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, concilia mensualmente con el Departamento de Control Financiero, toda Baja para elregistro contable correspondiente.

3. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, remite un Listado de bienes susceptibles de darse de baja, al Titular del Departamentode Servicios Generales, para que realice el Dictamen técnico correspondiente.

4. El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos,Servicios y Enajenación de Bienes Muebles del Instituto de Pensiones del Estado,es quien autoriza dar de baja un bien mueble, ya sea por inservible, obsoleto, por deterioro o daño.

5. El Departamento de Adquisiciones e Inventarios, en los casos de robo o extravío, elabora una Relación de objetos robados oextraviados y solicita a la Subdirección Jurídica el trámite correspondiente para estar en posibilidad de darlos de baja provisionaldel activo institucional, conforme a lo establecido en el Artículo 106 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administra-ción y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

6. El Departamento de Adquisiciones e Inventarios, en los casos de baja por venta, bubasta o donación, procedera conforme a loestablecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estadode Veracruz de Ignacio de la Llave y elaborará un Acta Administrativa enviando copia de esta al Órgano Interno de Control

7. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, en los casos en que no pueda determinar el estado físico de los bienes muebles o que serebase el monto establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de BienesMuebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, requiere los servicios externos de un perito, quien definirá loprocedente.

8. La Subdirección Administrativa determina el destino final de los bienes.

78








Elabora Relación de mobiliario y equipo a dar de baja por desuso, roboo extravío, venta, subasta o donación y verifica.

¿Es baja por desuso, robo o extravío?

En caso de ser Baja por desuso:Turna la Relación de mobiliario en desuso, para su dictamen, al áreacorrespondiente, dependiendo de la naturaleza de los bienes (mobiliario yequipo de oficina), al Titular del Departamento de Servicios Generales; si esequipo de cómputo, al Titular del Departamento de Tecnologías de la Informa-ción).

Pasa el tiempo.

Recibe el Dictamen en original, elaborado por el área correspondiente (De-partamento de Tecnologías de la Información o Departamento de ServiciosGenerales).

Remite a la Subdirección Administrativa el Orden de día, para la sesión delSubcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación deBienes Muebles del IPE, conteniendo la Solicitud de autorización para laBaja, de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Adminis-tración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

Pasa el tiempo.

Recibe la Solicitud de autorización para Baja, autorizada por el Subcomi-té de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Mue-bles del IPE.

Continúa con la actividad 7.

En caso de tratarse de Baja por robo o extravío:Elabora Memorándum en original y tres copias, adjunta Relación de bienesrobados o extraviados, turna original a la Subdirección Jurídica, para suseguimiento, copia a la Contraloría Interna, copia al Director General y copiade acuse para el Departamento de Adquisiciones e Inventarios.

Pasa el tiempo.

1

1.A

2

3

4

5

Titular de la Sección Licitacionesy Activo fijo


79







Recibe copia del Acta administrativa, girada por la Subdirección Jurídica yturna al Titular de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo, para su seguimiento.

Recibe y realiza la Baja temporal en el Sistema de Activo Fijo, de conformi-dad con el Artículo 106 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado deVeracruz de Ignacio de la Llave.

Emite original y copia del Reporte actualizado del inventario del activofijo del Instituto y Reporte de baja, señalando la descripción y código delbien, elabora Póliza Contable y anexa una copia del Acta Administrativa.

Turna la Documentación antes señalada, al Titular del Departamento deAdquisiciones e Inventarios, para su visto bueno y firma.

Recibe, firma y turna al Departamento de Control Financiero, mediante Me-morándum, el Reporte de baja, Póliza Contable y anexa copia del ActaAdministrativa, para su registro contable.


6

7

8

9

10

Titular de la Sección Licitacionesy Activo fijo


80







BAJA DE ACTIVO FIJO

81

PÓLIZACONTABLE

O

ACTAADMINISTRATIVA

C

SISTEMA DE ACTIVO FIJO

O




DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS


ORELACIÓN DE MOBILIARIO ENDESUSO

C

MEMORÁNDUM

C

REL. DE MOBILIARIO Y EQUIPO A DARDE BAJA

ELABORA

INICIO

ROBO O EXTRAVÍO

DESUSO

ELABORA, ADJUNTAY TURNA

TURNA

SUBDIRECCIÓN JURÍDICA

O

DICTAMEN

O

ORDEN DEL DÍA

RECIBE


ADMINISTRATIVA

POR DES USO, ROBO O EXTRAVÍO, VENTA O

SUBASTA O DONACIÓN

¿ES BAJA POR DESUSO, ROBO O EXTRAVÍO?

DEPENDIENDO DE NATURALEZA DE

LOS BIENES

ELABORADO POR ÁREA

CORRESPONDIENTE

REMITE

PARA SESIÓN DEL SUBCOMITE DE ADQUIS., ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS Y ENAJENACIÓN DE

BIENES MUEBLES DEL IPE

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA LA BAJA

O

SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES Y ARRENDAMIENTOS Y

ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL IPE

RECIBE

CON FIRMADE AUTORIZACIÓNSOLICITUD DE

AUTORIZACIÓN PARA BAJA

1

ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL

C

DIRECTOR GENERAL

ACUSE

REL. DE BIENES ROBADOS OEXTRAVIADOS

O

PARA SEGUIMIENTO

RECIBEY

TURNA

ACTA ADMINIS-TRATIVA

C



PARA SU SEGUIMIENTO

RECIBEY

REALIZA

BAJA TEMPORALACTA ADMINISTRATIVA

C

DE ACUERDO AL ART. 106 DE LA LEY DE ADQUIS. ARRENDAMIENTOS,

ADDMÓN., ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL EDO. DE VERACRUZ DE

IGNACIO DE LA LLAVE

EMITEY

ANEXA

REPORTE ACTUALIZADO DEL INVENTARIO DEL ACTIVO

O

REPORTE DE BAJA

O

SEÑALANDO DESCRIPCIÓN Y CÓDIGO DEL BIEN

O

1

1

C










82

BAJA DE ACTIVO FIJO

DOCUMENTACIÓN

TURNA

RECIBE, FIRMA Y TURNA

PÓLIZA CONTABLE

MEMORÁNDUM

1

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

E INVENTARIOS

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO

PARA SU VISTO BUENOY FIRMA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO ADQUISICIONES E

INVENTARIOS

REPORTEDE BAJA

ACTA ADMI-NISTRATIVA.

C

OPARA SU REGISTRO

CONTABLE

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Levantamiento de inventario en almacén.

Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en el almacén contra los controles documentales, para determinar las necesi-dades y situación de existencias.


NORMAS

1. La Sección de Almacén, efectúa mensualmente el levantamiento físico del Inventario general del almacén del Instituto (losartículos en existencia, así como los artículos obsoletos y de lento movimiento). Para el cierre de fin del ejercicio fiscal, realiza elinventario físico con marbetes, con la participación directa de un representante del Departamento de Auditoría Interna, a fin de quecertifique dicho procedimiento.

2. La Sección de Almacén, en caso de que existan diferencias de inventarios, sólo realiza los ajustes necesarios con la autorizaciónexpresa de los titulares del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, Subdirección Administrativa y el Departamento ControlFinanciero, y el resultado se incluye en la Póliza correspondiente, debidamente documentada y requisitada, para su registrocontable.

3. El Reporte de Auxiliar de Inventarios es elaborado por la persona que el Titular del Departamento de Adquisiciones eInventarios designe, quien será responsable del manejo físico de los inventarios y el encargado de supervisar el trabajo a detalleen la preparación de las hojas de inventario, resúmenes de cantidades, conversiones de unidades, costeo de cada artículo, controlde máximos y mínimos, y el levantamiento del Inventario mensual.

4. Se preparan periódicamente reportes sobre existencias de:a) Artículos de lento movimiento, para tomarse en cuenta en la Solicitud de compras de materiales.b) Artículos obsoletos, para tomarse en cuenta en la valorización de Inventarios y para disponer de los mismos.c) Fuera de los mínimos y máximos, asegurando que las existencias se conserven dentro de los límites y para que el área de

compras no haga inversiones innecesarias.d) Existencias dañadas, para tomarse en cuenta en la baja de las mismas.

5. La Sección de Almacén, elabora Cuadros de consumo y de materiales de las áreas, emite periódicamente el Informe deentradas y salidas, y turna al Departamento de Control Financiero, a fin de detectar los centros de gastos más elevados eidentificar cuáles son los materiales que más se utilizan, para establecer los niveles mínimos y máximos de Inventarios.

6. La Sección de Almacén se abstiene de entregar a las diversas áreas el material solicitado en periodo de inventarios.

7. Es responsabilidad de la Sección de Almacén, que los saldos sean expeditos y coincididan con las cuentas del Instituto: Reportefinal de existencia en almacén, Concentrado de consumos, Concentrado de existencia por artículo y Gastos pordepartamentos.

83







Programa el levantamiento de inventario físico mensual, los cinco últimos díasdel mes, indicando la hora, personas que intervienen, y la dirección o segui-miento que se llevará para realizar el conteo de los artículos.

Supervisa que todos los artículos estén identificados y clasificados de acuerdoa sus características y en el lugar que le corresponde y solicita al auxiliaradministrativo inicie el conteo respectivo.

Inicia el conteo de cada uno de los artículos en existencia, anota los datos enel Formato de Relación de inventario físico y lo entrega al Titular deSección de Almacén.

Recibe el levantamiento físico de inventario y coteja contra el Reporte deauxiliar de almacén emitido anteriormente.

¿Existen diferencias?

En caso de existir diferencias:Realiza un segundo conteo de los artículos y verifica, en caso de ser necesa-rio, que no se encuentre en proceso de registro la salida de almacén, dealguna Orden de Suministro de papelería y artículos de oficina, quehaya sido recibida en el proceso de cierre mensual. De ser así, efectúa losajustes necesarios a fin de conciliar existencias.

En caso de existir faltantes, realiza la investigación en los Documentos:Orden de Suministro de papelería y artículos de oficina, más existenciafísica, al existir faltantes se realizan los ajustes necesarios en el Reporteauxiliar de almacén, con la autorización expresa de los titulares del Depar-tamento de Adquisiciones e Inventarios, el encargado del almacén y el repre-sentante del Departamento de Auditoría.

Continúa con la actvidad 5.

En caso de no existir diferencias:Emite el Listado de validación para corrección, siendo éste cotejado conel Reporte auxiliar de almacén.

Los involucrados firman la Relación de Inventario físico manual y laRelación de Inventario físico con costos y turna al Titular del Departa-mento de Adquisiciones e Inventarios para su firma.

1

2

3

4

4.A

5

6

7




84








Emite los siguientes listados:.Póliza de almacén..Relación de entradas de almacén.

Turna al Departamento de Adquisiciones e Inventarios, a través de TarjetaInformátiva, la siguiente documentación:Dos tantos del Reporte de consumo por áreas.Un tanto de la Póliza mensual del almacén.Un tanto del Reporte del auxiliar general.Un tanto del Reporte del Concentrado de gastos a la fecha, por Depar

tamento.Un tanto del Concentrado de consumo por artículos.Un tanto del Concentrado de existencia a la fecha.Un tanto del Reporte final de existencia en almacén.

Turna al Órgano Interno de Control, a través de Memorándum firmado por elTitular del Departamento de Adqusiciones e Inventarios, la siguiente docu-mentación, en original:Un Reporte auxiliar general de almacén del mes.Un Reporte de existencias finales de almacén del mes.

Turna Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adqusicionese Inventarios, a los siguientes departamentos..Programación y Presupuestos: Reporte de Póliza de almacén..Control Financiero: Reporte de la Póliza, para control interno.

Tomando como base los Reportes finales de inventarios, elabora semes-tralmente la Requisición de materiales, para el abastecimiento del almacén,de acuerdo al Reporte de máximos y mínimos.

Conecta con el Procedimiento para la Recepción de artículos de consumo enel almacén del Departamento de Adquisiones e Inventarios contenido en elManual Específico de Procedimientos de la Subdirección Administrativa.


8

9

10

11

12


85






LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO EN ALMACÉN

86

TARJETA INFORMÁTIVA

O

REPORTE DE EXISTENCIAS FINALES EN ALMACÉN

1T

CONCENTRADO DE EXISTENCIA

1T

REPT. DEL CONTNT. DE GAST. A LA FECHA DEPTO.

1T

REPORTE DEL AUXILIAR GENERAL

1T

FORMATO DERELACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO

PROGRAMA

TITULAR DE LASECCIÓN

DE ALMACÉN

INICIO

SUPERVISAY

SOLICITA

RECIBEY

COTEJA

ARTÍCULOS

REPORTE DEL AUXILIAR DEL ALMACÉN


DE ALMACÉN

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

NO

REALIZAY

VERIFICA

SEGUNDO CONTEO, Y QUE NO SE ENCUENTRE EN PROCESO DE REGISTRO LA SALIDA DEL

ALMACÉN, ALGUNA ORDEN DE SUMINISTRO

LISTADO DE VALIDACIÓN PARA CORRECIÓN

EMITE

COTEJANDO

RELACIÓNDE INVENTARIOFÍSICO

FIRMANY

TURNA

INVOLUCRADOS

TURNA

DEPARTAMENTO DEADQUISICIONES E INVENTARIOS

TURNA

TOMANDO DE BASE LOS REPORTES FINALES DE

INVENTARIOPARA ABASTECIMIENTO

DEL ALMACÉN(MÁXIMOS Y MÍNIMOS)

RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS DE CONSUMO EN EL ALMACÉN

DE LEVANTAMIENTO, FÍSICO MENSUAL, ÚLTIMOS 5 DÍAS

DEL MES, INDICANDO HORA, PERSONAS QUE

INTERVIENEN, DIRECCIÓN O SEGUIMIENTO QUE SE

LLEVARÁ

AUXILIARADMINISTRATIVO

INICIE CONTEO


ANOTAY ENTREGA

ARTÍCULOS

TITULAR DE LA SECCIÓNDEL ALMACÉN

ARTÍCULOS

ARTÍCULOSREALIZA AJUSTES

NECESARIOS

REALIZAY

VERIFICA

INVESTIGACIÓN Y SI HAYFALTANTES SE REALIZAN

AJUSTES

REPORTE AUXILIARDEL ALMACÉN

CON AUTORIZACIÓN DELTITULAR DEL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, DEL

ENCARGADO DEL ALMACÉN Y DEL REPRESENTANTE DE

AUDITORÍA

RELACIÓN DEINVENTARIOFÍSICO CONCOSTOS



PARA SU FIRMA

ÓRGANO INTERNODE CONTROL

ENTREGAY

SOLICITA

O y C

SELLOS DE ACUSEEN COPIA

DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTOS

O y C

REPORTE DELA PÓLIZA


SELLOS DE ACUSEEN COPIA

O y C

O y C

ELABORA

REQUISICIÓN DEMATERIALES

1

1

EMITE

MEMORÁNDUM

REPORTE AUXILIAR GENERAL DEL ALMACÉN

REPORTE DE EXISTENCIAS FINALES DEL ALMACÉN

REPORTE DE CONSUMO POR ÁREAS

2T

PÓLIZA MENSUAL DE ALMACÉN

1T

CONCENTRADO DE CONSUMO POR ARTÍCULO

1T

PÓLIZA DE ALMACEN

RELACIÓN DEENTRADAS POR ALMACÉN

MEMORÁNDUM

REPORTE DE PÓLIZAS DE ALMACEN

MEMORÁNDUM

O

O

O

FIN

REPORTE DE AUXILIAR

FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE ADQUISCIONES E INVENTARIOS

FIRMADOS POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO

DE ADQUISCIONES E INVENTARIOS







PROCEDIMIENTO

Nombre: Depreciación de activo fijo.

Objetivo: Determinar la vida útil y el valor actual de los bienes con que cuenta el Instituto.


NORMAS

1. El Titular de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo, realiza la aplicación de los métodos y tasas de depreciación necesarios para ladeterminación de la vida útil y valor actual de los bienes, en coordinación con el Departamento de Control Financiero.

2. La Dirección General, es quien autoriza la aplicación de los métodos de depreciación de todos los bienes muebles, de acuerdo a losPostulados Básicos de Contabilidad Gubernamental (PBCG); así como lo contenido en las Políticas de informaciónfinanciera para las entidades del sector paraestatal del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

3. Para efectos de depreciación de activos fijos, se aplican los siguientes porcentajes:

Activos % Anual

Edificio 5%

Mobiliario y Equipo 10 %

Equipo de Transporte 20%

Equipo de Cómputo Electrónico 25%

4. La operación de cálculo de la depreciación se realiza mediante el sistema de Activo fijo, en el cual se calcula la depreciación del bienconforme a la siguiente operación:

Precio de adquisición. X factor (se calcula dividiendo los porcentajes estipulados, entre 12) . + Depreciación acumulada del mes anterior. = Depreciación actual.

87








1

2

3

Mensualmente calcula la depreciación de los bienes con la operación res-pectiva (norma 4).

Emite del sistema, los Movimientos de depreciación acumulada del mesy se envía a través del sistema al Departamento de Control Financiero.

Envía Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adquisicio-nes e Inventarios al Departamento de Control Financiero los Movimientosde depreciación del mes inmediato anterior.


88







DEPRECIACIÓN DE ACTIVO FIJO

89

CALCULA



MEMORÁNDUM

INICIO

EMITE Y

ENVÍA

ENVÍA

DEPRECIACIÓN MENSUALMENTE, CON LA OPERACIÓN RESPECTIVA

BIENES

MOVIMIENTOS DE DEPRECIACIÓN

SISTEMA

MOVIMIENTOS DE DEPRECIACIÓN


FIN

FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE







90

PROCEDIMIENTO

Nombre: Licitación simplificada.

Objetivo: Participar, a través de la Invitación dirigida a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes, para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisi- ción, contratación y arrendamientos.


NORMAS

1. El Programa Anual de Adquisiciones, permite planear, programar y licitar públicamente, las compras y contratación deservicios.

2. El desarrollo del proceso de Licitación simplificada se apega a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

3. Las Invitaciones y el Anexo técnico se elaboran considerando una o varias partidas de bienes o servicios, de acuerdo a lasnecesidades del Instituto.

4. El área solicitante de bienes o servicios, entrega al Departamento de Adquisiciones e Inventarios, las características técnicas ycantidades de los bienes o servicios a licitar, para integrar el Anexo técnico.

5. Las Bases y Anexo Técnico se remiten al Órgano Interno de Control y a la Secretaria de Finanzas y Planeación, para surevisión, con anticipación de 5 días a la fecha de Invitación.

6. Las Invitaciones al evento de Licitación simplificada se envían a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así comocuando menos a tres proveedores, al Órgano Interno de Control y a la Secretaria de Finanzas y Planeaciones y a funcionariosdel Instituto para formar la Comisión de Licitación.

7. La recepción de Propuestas técnicas y económicas, se realiza conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetandohorario establecido en la Invitación.

8. Los invitados a la Licitación simplificada remiten sus Propuestas técnicas y económicas, al domicilio señalado en laInvitación, la asistencia de los participantes es opcional.

9. El acto de apertura de propuestas es presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar odesechar propuestas, además mostrando ante los asistentes, que los Sobres estén debidamente cerrados y no han sidoviolentados.

10. En el acto de apertura de propuestas se realiza, primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas







NORMAS

económicas, se leen en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantíaque ofrecen, y se asientan en el Acta circunstanciada.

11. El Dictamen se elabora considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad,tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para el Instituto, indicando también las razones ycausas por las que en su caso, se descalifique a alguno de los participantes.

12. El Dictamen se elabora por escrito y contiene los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación dePedidos, previo acuerdo de la Comisión de Licitación.

13. El proceso de Licitación simplificada es publicado en la página Web del Instituto.

14. Toda la Documentación relativa a cada Licitación simplificada, se archiva en un recopilador independiente.

15. El proveedor entrega, a la firma del Contrato, la Póliza de Fianza por el 10%, sin incluir el I.V.A del monto total del Contrato.

16. Cuando se trate de adquisición de bienes, se solicita a la Sección de Licitaciones y Activo Fijo, que elabore una Orden de compra y tramite el pago correspondiente. Cuando se trate de prestación de servicios, elabora Solicitud de Cheque.

17. El Departamento de Adquisicones e Inventarios deberá remitir a la Unidad de Acceso a la Información copia del Requerimiento dePublicación en el Sitio Web del IPE, para dar cumplimiento al Art. 8 Fracc. XIV de la Ley de Transparencia y Acceso a laInformación Pública.

91







1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Elabora Anexo técnico, asentando las especificaciones técnicas del bien alicitar de acuerdo a la Solicitud del área que lo requiere.

Elabora Memorándum solictando el Dictamen de Suficiencia Presu-puestal y turna al Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventariospara firma.

Firma y turna Memorándum a la Subdirección Administrativa solicitando elDictamen de Suficiencia Presupuestal, para que este lo gestione antela Secretaria de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección Administrativa el Dictamen de SuficienciaPresupuestal con RPAI y turna a Titular de la Sección de Licitaciones yActivo Fijo.

Recibe Dictamen de Suficiencia Presupuestal y elabora las Bases dela Licitación con las especificaciones del servicio o bien a adquirir.

Solicita mediante Memorándum firmado por el Titular del Departamento deAdquisiciones e Inventarios a la Subdirección de Finanzas, la solvenciapresupuestal de la(s) partida(s) a afectar.

Elabora Oficios de invitación a proveedores y/o prestadores de servicios,a funcionarios del instituto, para formar la Comisión de Licitación; al ÓrganoInterno de Control, iniciativa privada y a la secretaria de Finanzas y Planeación,turna junto con las Bases de la Licitación y Anexo técnico al Titular delDepartamento de Adquisicones e Invenarios para rubrica y fima del Titular dela Subdirección Administrativa.

Recibe Oficios de invitación, Bases de la Licitación y Anexo técnico yturna a firma del Titular de la Subdirección Administrativa.

Recibe los Documentos firmados y turna al Titular de la Sección de Licitacionesy Activo Fijo.

Recibe los Documentos y fotocopia, para efectos de acuse de recibo.

Entrega los Documentos al proveedor, funcionarios del Instituto, ÓrganoInterno de Control, iniciativa privada y la Secretaria de Finanzas y Planeación,con anticipación de cinco días hábiles, recabando firma de recibido en lafotocopia del Oficio, archiva permanentemente.


Titular del Departamento de Adquisicones eInventarios




92









13

14

15

16

17

17.A

18

19

20

21

Requisita y envia Requerimiento de Públicación en el Sitio Web IPEfirmado por el Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, alDepartamento deTecnologías de la Información,solicitando la publicación delas Invitaciones en la página Web del Instituto.

Pasa el tiempo.

Inicia el acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas,pasa Lista de asistencia para el registro de los participantes.

Recibe Propuestas de los proveedores o prestadores de servicios.

Procede a la apertura de los Sobres y elabora el Acta de Recepción yapertura de propuestas técnicas y económicas.

Da lectura al Acta y verifica si están de acuerdo.

En caso de que no estén de acuerdo:Realiza las modificaciones necesarias al Acta de Recepción y apertura depropuestas técnicas y económicas.

Continúa con la actvidad 18.

En caso de que sí estén de acuerdo:Procede a la firma del Acta de Recepción y Apertura de propuestastécnicas y económicas.

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPEfirmado por el Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, alDepartamento deTecnologías de la Información, solictando la publicación delActa de Recepción y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas,en la página Web del Instituto.

Elabora Oficio para enviar copia del Acta de Recepción y Apertura depropuestas técnicas y económicas, a la Comisión de Licitación, a ÓrganoInterno de Control y a la Secretaria de Finanzas y Planeación y turna al Titulardel Departamento de Adquisicones e Invenarios para rubrica y fima del Titularde la Subdirección Administrativa.

Recibe Oficio, rubrica y turna a firma del Titular de la Subdirección Administra-tiva.

93







Titular de la Sección de Licitaciones y ActivoFijo

22

23

24

25

26

27

28

29

30

30.A

31

32

30


Recibe, obtiene fotocopias del Oficio y entrega del Acta correspondiente,recabando firma de recibido en la fotocopia del Oficio.

Elabora Cuadro comparativo de precios (en el caso de ser varias pro-puestas) y/o Análisis de mercado (en caso de ser una sola propuesta).

Turna el Cuadro comparativo de precios y/o Análisis de mercado, alTitular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios para su visto bueno.

Se lleva a cabo el acto para emitir el Dictamen Técnico económico.

Pasa Lista de asistencia a los participantes.

Entrega a la Comisión de Licitación, la copia del Cuadro comparativo deprecios y/o Análisis de Mercado, para su análisis y decisión.

Elabora el Acta de Dictamen Técnico económico.

Da lectura al Acta de Dictamen Técnico económico y verifica si están deacuerdo.

¿Están de acuerdo?

En caso de que no estén de acuerdo:Realiza las modificaciones necesarias al Acta de Dictamen Técnico econó-mico, continúa con la actividad 31.

En caso de que sí estén de acuerdo:Firman el Acta de Dictamen Técnico económico.

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPEfirmado por el titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios, al De-partamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación delActa de Dictamen Técnico Económico, en la página Web del Instituto.

Elabora Oficios de Notificación de Fallo y Oficios para entregar copiasdel Acta de Dictamen Técnico económico a laComisión de Licitación, Ór-gano Interno de Control y a la Secretaria de Finanzas y Planeación y turna alTitular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios para rubrica y firmadel Titular de la Subdireción Administrativa.

94











Titular de la Sección de Lictaciones y ActivoFijo

31

32

33

34

35

36

37

38

39

Recibe Oficios, rubrica y turna al Titular de la Subdirección Admiistrativa.


Recibe, fotocopia el Oficio y entrega; recabando firma de acuse;-Original al proveedor,-Copia a la Comisión de Licitación,-Copia al Órgano Interno de Control y;-Copia a la Secretaria de Finanzas y Planeaación.

Nota: Al (os) proveedor (es) solo se le (s) entrega la Notificación del Fallo.

Elabora el Contrato, solicita la Subdirección Jurídica, su revisión y autoriza-ción.

Turna al auxiliar administrativo el Contrato, para la elaboración de la Ordende Compra correspondiente.

Recibe el Contrato y elabora la Orden de Compra, devuleve Contrato aTitular de la Oficina de Licitaciones y Activo Fijo.

Recaba firmas del Títular de la Subdirección Administrativa y del proveedor, enel Contrato.

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE,firmado por el Titular del departamento de Adquisiciones e Inventrios al Depar-tamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación del Con-trato, en la pagina Web del Instituto.

Envía Memorandúm firmado por el Titutlar del Departamento deAdquiscionese Inventarios dirigido al Departamento de Egresos, solicitando el resguardodel Contrato original y la Póliza de Fianza.


95






LICITACIÓN SIMPLIFICADA

96

DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUES-TAL

ACTA DE DICTAMEN TECNICO ECONOMICO

¿ÉSTAN DE ACUERDO?

SI

NOMODIFICA

FIRMAN

ANEXO TÉCNICO

ELABORA

INICIO



MEMORANDUM

SOLICITA


SOLVENCIA PRESUPUESTAL

OFICIOS DE INVITACIÓN

ELABORA YTURNA

BASES DE LICITACIÓN

ANEXO TECNICO


ADMINISTRATIVA

OFICIOS

RECIBEY

FOTOCOPIA


ANEXO TECNICO

REQUERIMIENTO DE PU-BLICACIÓN EN ELSITIO WEB IPE

REQUISITA YENVIA

LISTA DEASISTENCIA

INICIA

ACTO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE

PROPUESTAS

PROPUESTAS

RECIBE

ACTA DE RECEPCIÓN YAPERTURA DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONOMI-CAS

APERTURA Y ELABORA


LEE Y

VERIFICA

ACTA DE RECEPCIÓN YAPERTURA DE PROPUESTAS TÉCNICAS YECONOMICAS

1

1

1


RECIBE Y TURNA

CON RPAI

RECIBE Y ELABORA


ESPECIFICANDO EL SERVICIO O BIEN A

ADQUIRIR

INVITACIONES

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LAINFORMACIÓN

PUBLICACIÓN EN LAPÁGINA WEB

PROVEEDORES OPRESTADORES DE

SERVICIOS

DE ACUERDO A LA SOLITUD DEL ÁREA



PARA RUBRICA


MEMORÁNDUM

ELABORA YTURNA TITULAR DEL


INVENTARIOS


MEMORÁNDUM

FIRMA YTURNA TITULAR DE LA

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA





TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E

INVENTARIOS


RECIBE, RUBRICAY TURNA


ANEXO TECNICO



DOCUMENTOS






C

C

C

DOCUMENTOS

ENTREGA

C

INICIATIVA PRIVADA

PROVEEDOR

COMISIÓN DE LICITACIÓN

ORGANO INTERNO DE CONTROL

SECRETARIA DE FINANZAS

O

ACUSE

C








97

C

C

C

OFICIOS

RECIBE, FOTOCIA Y ENTREGA

ACTAS

SUBCOMITÉ, ORGANO INTERNO DE CONROL Y SECRETARIA DE

FINANZAS

CUADRO COMPARATIVODE PRECIOS Y/O ÁNALISIS DE MARCADO

ELABORA

TURNA

CUADRO COMPARATIVODE PRECIOS Y/O ÁNALISIS DE MARCADO

REALIZAACTO PARA EMITIR DICTAMEN TECNICO

ECONOMICO

1

TITULAR DEL DEPARTAMENTODE ADQUISICONES E INVENTARIOS

PARA VISTOBUENO

LISTA DE ASISTENCIA

PASA

CUADRO COMPARATIVODE PRECIOS Y/O ANÁLISIS DE MERCADO

ENTREGA

COMISIÓN DELICITACIÓN

PARA SU ANÁLISIS Y DESICIÓN

ACTA DE DICTAMEN TÉCNICOECONÓMICO

ELABORA


DA LECTURA Y VERIFICA

ACTA DE DICTAMEN TECNICO ECONÓMICO

¿ESTAN DE ACUERDO?

SI

NOMODIFICA

FIRMAN

ACTA DE DICTAMEN TÉCNICO ECONÓMICO

2

2


REQUISITA, ENVIAY SOLICITA

REQUERIMIENTODE PUBLICACIÓNEN EL SITIO WEB IPE

PUBLICACIÓN EN LAPAGINA WEB DEL IPE

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE FALLO

ELABORA YTURNA

ACTA DE DICTAMENTÉCNICOECONÓMICO

C


ADQUISICONES E INVENTARIOS


RECIBE, FOTOCOPIAY ENTREGA

C

ACUSE

PROVEEDOR




C

O

REQUISITA, ENVIA Y SOLICITA

REQUERIMIENTO DE PU-BLICACIÓN EN ELSITIO WEB IPE


DEPARTAMENTO DETECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

PUBLICACIÓN EN LA PAGINA WEB IPE

OFICIOS

ELABORA YTURNA


ADMINISTRATIVA

OFICIOS


DOCUMENTOS

RECIBEY TURNA








ADMINISTRATIVA

OFICIOS


DOCUMENTOS

RECIBEY TURNA







2







98

CONTRATO ORIGINAL

MEMORÁNDUM

ENVIA


POLIZA FIANZA

RESGUARDO

2

O

O

FIN

CONTRATO

ELABORA, SOLICITAY TURNA

SUBDIRECCIÓN JURIDICA

REVISIÓNY

AUTORIZACIÓN

CONTRATO

TURNA


CONTRATO

RECABA


ADMINISTRATIVA YPROVEEDOR

FIRMA

REQ. DE PUBLICACIÓNEN EL SITIO WEB IPE

REQUISITA YENVÍA

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

CONTRATO

PUBLICACIÓN DE PAGINAS WEB.

CONTRATO

RECIBE Y ELABORAAUXILIAR ADMINISTRATIVO

ORDEN DE COMPRATITULAR DE LA

SECCIÓN DE LICITACIONES Y

ACTIVO FIJO







PROCEDIMIENTO

Nombre: Licitación pública.

Objetivo: Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, a que presenten proposiciones solven-tes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arren-damiento.


NORMAS

1. El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, permite planear, programar y licitar públicamente, lascompras y contratación de servicios.

2. La calendarización de las etapas del proceso de Licitación Pública, se apega a las disposiciones establecidas en la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

3. Las Convocatorias se elaboran considerando una o varias partidas de bienes, de acuerdo a las necesidades del Instituto, conlos datos que permitan identificar a la empresa convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones paraventa de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificacionesde recepción de bienes, así como de las condiciones de pago. Ésto, en el sistema de Compranet-Ver

4. La Convocatoria, Bases de la Licitación, Avisos de modificaciones, Actas de Juntas de Aclaraciones, Fallos ygeneralidades de los Contratos, se publican en el sistema electrónico Compranet-Ver, de manera coordinada con la DirecciónGeneral de Control y Evaluación y la Secretaría de la Función Pública, para su disposición en Internet.

5. Las Bases de la Licitación incluyen condiciones jurídicas, técnicas y económicas, ya que constituyen las disposicionesreglamentarias a las que deberá apegarse el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación.

6. Es responsabilidad del área solicitante de bienes o servicios, entregar al Departamento de Adquisiciones e Inventarios, lascaracterísticas técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar, para integrar el Anexo técnico de las Bases de laLicitación.

7. De acuerdo a la normatividad general, se envía participación del desarrollo de la licitación, a la Secretaría de Finanzas yPlaneación y a la Contraloría Interna.

8. En la Junta de Aclaraciones, únicamente se da respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de ésta, y se envían porfax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma.

99






NORMAS

9. En el Acta de la Junta de Aclaraciones, se registran las modificaciones que realiza la Dependencia y las preguntas y respuestasde los participantes.

10. Los participantes son los responsables de enviar o presentar el Recibo por compra de bases, en el acto de la Junta deaclaraciones, que hayan adquirido las Bases de la Licitación en la Dependencia o por Compranet-Ver,

11. En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicas, el registro de participantes (personas físicas o morales) se realizacon una hora antes a la celebración, presentando Identificación con fotografía.

12. La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realiza conforme se va nombrando a los participantes y éstos entregansus Propuestas en Sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional, por loque previamente deberán remitir sus propuestas al domicilio señalado en las bases; toda Propuesta extemporánea será desca-lificada.

13. El servidor público designado por la empresa convocante, es el que preside el acto de recepción y apertura de propuestas, esfacultado para aceptar o desechar propuestas, mostrando ante los asistentes que los Sobres están debidamente cerrados y que nohan sido violentados.

14. La apertura de Propuestas técnicas, se realiza en primer término y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo envoz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándoseen el Acta circunstanciada.

15. La Comisión de Licitación, para el desarrollo del evento de licitación, tiene la responsabilidad de analizar las propuestas con baseen el Presupuesto autorizado.Toda la Documentación relativa a alguna Licitación, se archiva en un recopilador independien-te.

16. El Dictamen se elabora considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempode entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la Dependencia, indicando también las razones y causaspor las que, en su caso, se descalifique a alguno de los participantes.

17. El Dictamen se elabora por escrito y contiene los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación depedidos, previo acuerdo de la Comisión de Licitación.

18. La Órgano Interno de Control, es la responsable de validar todo proceso de Licitación Pública, antes de su publicación.

19. El Director General es quien autoriza, en el caso de que se tengan que otorgar anticipos, y el proveedor quien entrega la Pólizade fianza, para garantizar la debida inversión o devolución del anticipo.

20. El proveedor tiene la responsabilidad de entregar, a la firma del Contrato, la Póliza de fianza por el 10%, sin incluir el IVA delmonto total del contrato.

21. La Sección de Licitaciones y Activo Fijo, recibe solicitud de elaboración de la Orden de compra y de que tramite el pago corres--

100







NORMAS

pondiente, cuando se trata de adquisición de bienes. Cuando se trate de prestación de servicios, elabora la Solicitud de cheque.

22. Las Bases y Anexo Técnico se remiten al Órgano Interno de Control, a la Secretaria de Finanzas y Planeación para su revisióncon anticipación de 5 días a la fecha de Invitación.

23. Las Invitaciones al evento de Licitación pública se envían a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así como cuandomenos a tres proveedores, al Órgano Interno de Control, a la Secretaria de Finanzas y Planeación y a funcionarios del Institutopara formar la Comisión de Licitación.

24. El Departamento de Adquisicones e Inventarios deberá remitir a la Unidad de Acceso a la Información copia del Requerimiento dePublicación en el Sitio Web del IPE, para dar cumplimiento al Art. 8 Fracc. XIV de la Ley de Transparencia y Acceso a laInformación Pública.

101







Titutlar de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo


Titutlar de la Sección de Licitaciones y Activo Fijo

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Elabora Anexo Técnico, asentando las especificaciones técnicas del (los)bien (es) a licitar, de acuerdo a la solicitud del área que lo requiere, con elCalendario de fechas del proceso de licitación.

Elabora Memorándum solicitando el Dictamen de SuficienciaPresupuestal y turna al Titular del Departamento de Adquisiciones eInventarios.

Firma y turna Memorándum a la Subdirección Administrativa solictando elDictamen de Suficiencia Presupuestal, para que esta lo gestione ante laSecretaria de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección Administrativa el Dictamen de SuficienciaPresupuestal con RPAI y turna al Titular de la Sección de Licitaciones yActivo Fijo.

Recibe Dictamen de Suficiencia Presupuestal y elabora las Bases de laLicitación, con las especificaciones del servicio o bien a adquirir.

Solicita mediante Memorándum firmado por el Titular del Departamento deAdquisicones e Inventarios a la Subdirección de Finanzas, la solvenciapresupuestal de la(s) partida(s) a afectar.

Accesa al sistema de Compranet-Ver y captura los datos del Instituto; envía lasBases de la Licitación, vía electrónica a la Secretaría de la Función Pública,obteniendo el acuse de recibo para su archivo.

Emite Convocatoria en un tanto y las Bases de la Licitación en otro.

Envía copia de las Bases de la Licitación a funcionarios del Instituto, parasu revisión y a la representación del Órgano Interno de Control y a la Secre-taria de Finanzas y Planeación.

Solicita la publicación de la Convocatoria en uno de los Diarios de mayorcirculación estatal y en la Gaceta Oficial, con ocho días de anticipación, asícomo en los medios electrónicos que tengan establecidos las instituciones.

Solicita a la Subdirección de Finanzas, realice los pagos electrónicos para lapublicación de la Convocatoria en el Diario de mayor circulación estatal.

102










12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Turna Memorándum firmado por el Titular del Departemento de Adquiscionese Inventarios a la Subdirección de Finanzas, solicitándole recibir el pago decompra de Bases.

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE,firmado por el Titular del Departamento de Adquisicones e Inventarios al De-partamento de Tecnologías de la Información, la publicación de la Convoca-toria y Bases, en la página Web del Instituto.

Fotocopia las Bases para los compradores en convocante, entrega un ejem-plar, previa entrega del Recibo de pago.

Realiza el registro de participantes a la Licitación pública.

Elabora Oficios de invitación a todos los actos de la Licitación pública, paralos funcionarios del Instituto, para formar la Comisión deLicitación; al OrganoInterno de Control, a la iniciativa privada y la Secretaria de Finanzas yPlaneación; turna al Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventariospara rubrica y firma del Titular de la Subdirección Administrativa anexandocon las Bases de la licitación y Anexo técnico.

Recibe Oficios de invitación, Bases de Licitación y Anexo técnico,rubrica y turna al Titular de la Subdirección Administrativa.


Recibe los Oficios de invitación, Bases de Licitación y Anexo técnicosy fotocopia, para efectos de acuse de recibo.

Entrega los Documentos a funcionarios del Instituto, al Organo Interno deControl, a la iniciativa privada y la Secretaria de Finanzas y Planeación.

Realiza una Junta de Aclaraciones, pasa Lista de asistencia de los partici-pantes.

Da lectura a las Preguntas y respuestas de los participantes.

Elabora Acta de Junta de Aclaraciones y Oficios en original y copia,envía a los integrantes de la Comisión de Licitación, al örgano Interno deControl y la Secretaria de Finanzas y Planeación.

103








24

25

26

27

28

28.A

29

30

31

31

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE,firmado por Titular del departamento de Adquisicones e Inventarios al Depar-tamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación del Actade la Junta de Aclaraciones.

Pasa el tiempo.

Realiza el acto de recepción y apertura de Propuestas Técnicas y Económi-cas y elabora el Registro de participantes.

Recibe por participante, en sobres cerrados, la(s) Propuesta(s) Técnica(s)en original y la(s) Propuesta(s) Económica(s), en original .

Realiza la apertura de los sobres de la(s) Propuesta(s) Técnica(s) enoriginal y la(s) Propuesta(s) Económica(s).

Elabora Acta de Recepción y Apertura de Propuestas Técnicas y Eco-nómicas, la lee y analiza si están de acuerdo.

¿Están de acuerdo?En caso de que no estén de acuerdo:Realiza las modificaciones necesarias al Acta de Recepción y Apertura dePropuestas Técnicas y Económicas. Continúa con actividad 29.

En caso de que sí estén de acuerdo:Procede a la firma del Acta de Recepción y Apertura de PropuestasTécnicas y Económicas.

Elabora Oficios en original y copia, para los integrantes de la Comisión deLicitación, al Órgano Interno de Control y a la Secretaria de Finanzas yPlaneación, con la copia del Acta de Recepción y Apertura de Propues-tas Técnicas y Económicas y tuna al Titular del Departamento deAdquisicones e Inventarios para rubrica y firma del Titular de la SubdirecciónAdminsitrativa.

Recibe Oficios, rubrica y turna a firma del Ttutlar de la SubdirecciónAdminsitrativa.


104









Titular de Deparrtamento de Adquisciones eInventarios

33

34

35

36

37

38

39

40

41

41.A

42

43

44

Recibe los Documentos, fotocopia para efectos de acuse de recibo y entregaa los integrantes de la Comisión de Licitación, al Órgano Interno de Control y ala Secretaria de Finanzas y Planeación,

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE,firmado por el Titular del Departmento de Adquisicones e Inventarios al Depar-tamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación del Actade Recepción y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas.

Elabora Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adquisicio-nes e Inventarios al área correspondiente y turna adjunto a las Propuestastécnicas para la elaboración del Dictamen técnico.

Elabora el Cuadro comparativo de precios, en original y copia.

Recibe el Dictamen técnico del área correspondiente.

Realiza acto de dictamen técnico económico. Pasa Lista de asistencia a losparticipantes.

Entrega copia del Cuadro comparativo de precios y del Dictamen técni-co, a la Comisión de Licitación, para su análisis y decisión.

Elabora Acta de Dictamen Técnico y económico y da lectura.

Analiza si se está de acuerdo. ¿Están de acuerdo con el Acta de Dictamentécnico económico?

En caso de que no estén de acuerdo:Realiza las modificaciones necesarias al Acta de Dictamen técnico econó-mico. Continúa con la actividad 42.

En caso de que sí estén de acuerdo:Procede a la firma del Acta de Dictamen técnico económico.

Elabora Oficios de Notificación de Fallo y Oficios para entregar copiasde las Actas de Dictamen técnico económico y turna al Titular del Depar-tamento de Adquisiciones e Iventarios para rubrica y frima del Titular de laSubdirección Administrativa.

Recibe Oficios de Notificación de Fallo y Oficios, rubrica y turna al Titularde la Subdirección Adminsitrativa.

105








45

46

47

48

49

50

51


Recibe los Documentos, fotocopia para efectos de acuse de recibo y entregaa los integrantes de la Comisión de Licitación, al Órgano Interno de Control y ala Secretaria de Finanzas y Planeación,

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio WebIPE,firmado por el Titular del Departamaneot de Adquisicones e Inventarios alDepartamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación delActa de Dictamen técnico económico y la Notificación de Fallo.

Elabora Contrato, solicitando a la Subdirección Jurídica, su revisión y autori-zación. Recaba firma del Titular de la Subdirección Administrativa y del pro-veedor.

Requisita y envía Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE,firmado por el Titular del Departamento de Adquisiciones e Inventarios al De-partamento de Tecnologías de la Información, solicitando la publicación delContrato.

Elabora y envía Memorándum firmado por el Titular del Departamento deAdquisiciones e Inventarios al Departamento de Egresos, solicitando el res-guardo del Contrato original y la Póliza fianza.

Envía Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Adquisicionese Inventariosadjunto a las Actas de la Junta de Aclaraciones y de Recep-ción y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas y captura lainformación del fallo y datos del Contrato en el Programa Compranet.


106







LICITACIÓN PÚBLICA

107

CALENDARIO

ANEXOTÉCNICO

ELABORA



INICIO

ACCESA, CAPTURA

Y ENVÍA

BASES DELICITACION

CONVOCATORIA

EMITE

C

BASES DELICITACION

ENVÍAFUNCIONARIOS DEL IPE (A REVISIÓN) A

CONTRALORÍAINTERNA Y SEFIPLAN

SOLICITA

CONVOCATORIA

SOLICITA

PUBLICACIÓN EN DIARIOS DE MAYOR CIRCULACIÓ, GACETA OFICIAL, MEDIOS ELECTR. DE INSTITUCIONES, 8 DÍAS ANTES

SUDIRECCIÓNDE

FINANZAS

REALICE PAGO ELECTR. DE CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN EN DIARIO DE MAYOR CIRCULACIÓN

TURNA

MEMORÁNDUM

RECIBIR EL PAGO DECOMPRA DE BASES

SUDIRECCIÓN DE

FINANZAS



INFORMACIÓN


REALIZA

A LA LICITACIÓN PÚBLICA

COMPRADORESEN CONVOCANTE

1

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA

VÍA ELECTRÓNICA, BASES DE LICITACIÓN

REGISTRO DE PARTICIPANTES

CONVOCATORIA

DATOS DEL IPE, ACUSE DE RECIBIDO

REQUISITA, ENVÍA YSOLICITA

FOTOCOPIA YENTREGA

RECIBO DEPAGO

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE

BIENES A LICITAR

SISTEMA COMPRANET-VER

REQUERIMIENTO DE PUBLICACIÓNEN EL SITIOWEB IPE PUBLICACIÓN

PÁGINA WEB



RECIBE Y TURNA

CON RPAI

RECIBE Y ELABORA


ESPECIFICANDO EL SERVICIO O BIEN A

ADQUIRIR




MEMORÁNDUM

ELABORA YTURNA TITULAR DEL


INVENTARIOS


MEMORÁNDUM

FIRMA YTURNA TITULAR DE LA






MEMORANDUM

SOLICITA




ELABORA YTURNA


ANEXO TECNICO


ADMINISTRATIVA

PARA RUBRICA






ANEXO TECNICO

DOCUMENTOS

RECIBE Y TURNA










108



REQ. DE PUBLICACIÓNEN LA PÁGINA WEB IPE

1

REALIZAY

ELABORA

RECIBE

REALIZA

ACTA DE RECEPCIÓNY APERTURA DE

PROP. TECS. Y ECON.

ELABORA, LEE Y

ANALIZA

ACTA DE RECEPCIÓN Y APERTURA DEPROPUESTASTECNICAS YECONOMICAS

¿ESTÁN DE ACUERDO?

NO

SI

FIRMA

REALIZA

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN

ACTO DE RECEPCIÓN Y APERTURA

REGISTRO DE PARTICIPANTES

PROPUESTAS TÉCNICAS YECONÓMICAS

O

EN SOBRES CERRADOS

DE PARTICIPANTES

PROPUESTAS TÉCNICAS

MODIFICACIONES NECESARIAS


INFORMACIÓNREQUISITA, ENVÍAY SOLICITA

ACTA DE RECEPC. Y APERTURA DE PROP. TÉC. Y ECON.

APERTURA DE SOBRES

ACTA DE RECEPCIÓNY APERTURA DE PROP.

TECS. Y ECON.

2

O

O

PROPUESTAS ECONÓMICAS

O

1

ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES

REQ. DE PUBLICACIÓNEN LA PÁGINA WEB DEL IPE

LEE

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

REALIZAY

PASA LISTA

LISTA DE ASISTENCIA

JUNTA DE ACLARACIONES

DE PARTICIPANTES

ELABORAY

ENVÍA

ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES

INTEGRANTES DE COMISIÓN DE

LICITACIONES, ORGANO INTERNO DE

CONTROL Y SECRETARIA DE

FINANZAS

O

OFICIOS

O/C

OFICIOS

RECIBEY

FOTOCOPIA


ANEXO TECNICO



C

C

C

DOCUMENTOS

ENTREGA

C

INICIATIVA PRIVADA

PROVEEDOR




O

ACUSE

C

1

OFICIOS


ACTAS


FINANZAS

OFICIOS

ELABORA YTURNA


ADMINISTRATIVA

OFICIOS


DOCUMENTOS

RECIBEY TURNA













109


ACTA DE DICTAMEN TÉCNICO ECONÓMICO

2

ANALIZA

¿ESTÁN DE ACUERDO?NO

SI

FIRMA

REALIZA

2

2

MODIFICACIONES

ACTAS DE DICTAMEN TÉCNICO ECON.

ACTA DE DICTAMEN TÉCNICO ECON.


DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

ACTA DE DICTAMEN TÉCNICO ECON.

NOTIFICACIÓN DE FALLO

ELABORA, SOLICITA Y RECABA

SOLICITANDO REVISIÓN Y AUTORIZACIÓNSUBDIRECCIÓN

JURÍDICA

CONTRATO


DEPTO. DE TECNOL. DE LA INFORM.

CONTRATO

ACTAS DE JUNTA DE ACLARACIÓN RECEP-CIÓN DE APERTURA DE PROPUESTA TÉNICA Y ECONOMICA

PROGRAMA COMPRANET

CONTRATO

NOTIFICACIÓN DE FALLO

SI SE ESTÁDE ACUERDO

TTULAR DE LA SUBDIRECCIÓN

ADMINSITRATIVA Y PROVEEDOR

ELABORAY

ENVÍA


MEMORÁNDUM

CONTRATO

SOLICITA RESGUARDO

ENVÍAY

CAPTURA

MEMORÁNDUM

REQUERIMIENTO DE PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DEL IPE

REQ. DE PUBLICACIÓNEN LA PÁGINA WEB DEL IPE

PÓLIZA FIANZA

O

O

FIN

PROPUESTAS TÉCNICA Y ECO-NONIMICAS

MEMORÁNDUM

PARA ELABORACIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO

ELABORAY

ENVÍA

AL ÁREA CORRESPONDIENTE

CUADRO COMPARATIVODE PRECIOS


ELABORA

AL ÁREA CORRESPONDIENTE

O-C

DICTAMEN TÉCNICO

RECIBE

LISTA DE ASISTENCIA

REALIZAY

PASA LISTA ACTO DE DICTAMEN TÉCNICO

ENTREGA

CCUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS

DICTAMEN TÉCNICO

C

PARA SU ANÁLISIS Y DESICIÓN

ELABORA

YLEE

CACTA DEDICTAMEN TÉCNICO Y ECONÓMICO




ELABORA YTURNA

ACTA DE DICTAMENTÉCNICOECONÓMICO

C




ADMINISTRATIVA

OFICIOS


DOCUMENTOS

RECIBEY TURNA







OFICIOS


ACTAS


FINANZAS






PROCEDIMIENTO

Nombre: Baja de artículos del almacén.

Objetivo: Realizar las acciones pertinentes para dar de baja del almacén los artículos que no cumplan con las condiciones idoneaspara su funcionamiento.

Frecuencia: Esporadica.

NORMAS

1.- El Departamento de Adquisiciones e Inventarios mediante su Sección de Almcén será el responsable de realizar la baja de los artículos queno cumplan con las condiciones necesarias para su funcionamiento.

2.- El Subcomite de Adquisiciones e Inventarios, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes e Inmuebles del IPE será el encargadode autorizar la baja de los artículos dañados. (6.13 del Manual de Organización y Funcionameinto)

3.- La Subdirección Administrativa será la responsable de decidir el fin de los artículos dados de baja.

110










Subcomite de Adquisiciones e Inventarios,Arrendamientos, Servicios y Enajenación de

Bienes e Inmuebles del IPE

Titular de la Subdirección Adminsitrativa




1

2

3

4

5

6

7

8

Informa mediante Memorándum, al Titular del Departamento de Adquisicio-nes e Inventarios los artículos del almacén que deben darse de baja por nocumplir con las condiciones para su buen funcionamiento.

Recibe Memorándum e informa al Subcomité de Adquisiones, Arrendamien-tos, Servicios y Enajenación de Bienes e Inmuebles del Instituto de Pensionesdel Estado de los artículos de almacén que se daran de baja.

Autoriza la baja de los artículos dañados del almacén

Decide el fin o medio de destrucción del o los artículos dañados.

Informa al Titular de la Sección de Almacén que realize la baja de los artículosobsoletos.

Realiza la Hoja de Ajuste.

Turna la Hoja de Ajuste en tres originales al Departamento de Adquisiconese Inventarios.

Distribuye vía Memorandum la Hoja de Ajuste de la siguiente forma;1.-El primer original al Departamento de Control Fianciero, para queefectuen la Póliza de Baja.2.-El segundo orginal al Organo Interno, para su conocimiento.3.-El tercer orginal para su soporte documental.


111






BAJA DE ARTÍCULOS DEL ALMACÉN

112

C

CMEMORÁN-DUM

HOJA DEAJUSTE

HOJA DEAJUSTE

O

O

C

ARTÍCULOS

ARTÍCULOS


ALMCÉN

MEMORANDUM

INFORMA

INICIO


INVENTARIOS

SEÑALANDO LOS ARTÍCULOS DE ALMACEN

QUE DEBEN DARSE DE BAJA

RECIBE EINFORMA

MEMORANDUM


ADQUISICONES E INVENTARIOS SUBCOMITÉ DE ADQUISCIONES,

ARRENDAMIENTOS, SERVICIO Y ENAJENACIÓN DE BIENES E

INMUEBLES DEL IPE

AUTORIZA

DECIDE

SUBCOMITÉ DE ADQUISCIONES,ARRENDAMIENTOS, SERVICIO Y

ENAJENACIÓN DE BIENES E INMUEBLES DEL IPE


ADMINISTRATIVAFIN O MEDIO DE DESTRUCCIÓN

DE O LOS ARÍCULOS

INFORMA




ALMCÉN

EJECUTE LA BAJA

REALIZA


ALMACÉN

HOJA DE AJUSTE

TURNA

HOJA DE AJUSTEO

O

O


INVENTARIOS

DISTRIBUYE


ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

P



FIN

MEMORÁNDUM

CMEMORÁN-DUM

HOJA DEAJUSTE

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

113







PROCEDIMIENTO

Nombre: Recepción y clasificación de documentos en el Archivo de Concentración.

Objetivo: Conformar la clasificación y registro de los Documentos recibidos por las áreas del Instituto, para el adecuado control,clasificación y localización de los mismos.

Frecuencia: Frecuente.

NORMAS

1. El Titular de la Sección de Archivo general elabora, al inicio de cada ejercicio, el Calendario de recepción de documentos.

2. Las áreas del Instituto envían su Documentación en la fecha que le corresponda según Calendario de envío, de lo contrario, éstano será recibida.

3. Todas las áreas del Instituto, tienen la responsabilidad de que todos los Documentos estén debidamente ordenados y codificadospara ser registrados en el Formato de Relación de documentos enviados al Archivo de Concentración, de lo contrario, nose recibirá la Documentación.

4. El tiempo de guarda de los expedientes deberá apegarse a lo establecido en los «Lineamientos para Catalogar, Clasificar yConservar los Documentos y la Organización de Archivos» publicados en la Gaceta Oficial Núm. Ext. 144 de fecha 2 de mayo de2008.

115







Titular de la Sección deArchivo general

1

2

2.A

3

4

5

Recibe de las áreas del Instituto, con base al Calendario de envío, la Rela-ción de Documentos enviados al Archivo de Concentración en originaly copia, así como los Documentos a archivar.

Verifica que la Relación de Documentos enviados al Archivo de Con-centración relación esté correcta y los Documentos completos.

¿Están correctos?

En caso de que la relación no esté correcta y los Documentos incompletos:Devuelve y solicita al área que realice las correcciones necesarias.


En caso de que la relación esté correcta y los Documentos completos:Firma y sella de recibido la Relación de Documentos enviados al Archivode Concentración , conservando el original y enviando la copia al árearemitente.

Archiva los Documentos enviados, en el espacio físico correspondiente alárea.

Archiva la Relación de Documentos enviados al Archivo de Concentra-ción, en el Expediente consecutivo por departamento.


116







RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

117

REL. DE DOCTOS.ENVIADOS AL ARCHIVO DE CONCENTRA-CIÓN

O

C

DOCUMENTOS


DOCUMENTOS

O

REL. DE DOCTOS.ENVIADOS AL ARCHIVO DE CONCENTRA-CIÓN C

RECIBE


ARCHIVO GENERAL

INICIO

¿ESTÁN CORRECTOS Y COMPLETOS?

NO

SI

FIRMA, SELLA Y TURNA

ÁREAS

DEVUELVE Y SOLICITA

ÁREA REMITENTE

ARCHIVA

ESPACIO FÍSICO CORRESPONDIENTE.

ÁREAS

CON BASE AL CALENDARIO DE

ENVÍO

DOCUMENTOS

1

1

P


O

VERIFICA

ESTEN CORRECTOS

O

C

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

ARCHIVA


O

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Préstamo de documentos resguardados en el Archivo de Concentración.

Objetivo: Proporcionar a las áreas la documentación solicitada para la consulta de información.


NORMAS

1. La solicitud de Documentación, a la Sección de Archivo General se realiza vía telefónica.

2. Los Documentos se entregan mediante el Formato de Vale por Documentos, de lo contrario, no serán entregados.

3. Cuando el usuario realiza la devolución de los Documentos, el Formato de Vale por Documentos es cancelado por elpersonal de la Sección de Archivo General.

4. El Formato de Vale por Documentos, es archivado en el Expediente correspondiente.

5. Todos los usuarios del Instituto, sin excepción, están obligados a entregar la Documentación solicitada, en un plazo máximo de30 días; en caso de necesitarla por un periodo mayor, se le renovará el Formato de Vale por Documentos, correspondiente.

118









1

2

2.A

3

4

5

5.A

6

7

Recibe de las diversas áreas del Instituto, la solicitud verbal de Documentos.

Solicita al área que los requiere, el número de Expediente respectivo yverifica si se encuentra en el Archivo general.

¿En qué archivo se encuentra?

En caso de que no se encuentre en el archivo de concentración:Se traslada por el Expediente correspondiente al archivo histórico.

Pasa a la actividad 4.

En caso de que sí se encuentre en el archivo de concentración:Localiza el Expediente y lo extrae de su archivero.

Elabora el Formato de Vale por documentos en original y copia, anotandola fecha de salida y recaba la firma de recibido del solicitante; entrega elExpediente.

Pasa el tiempo.

Recibe del área a la que solicitó el Expediente o Documento y verifica losdatos de éste en el Formato de Vale por Documentos.

¿Es el Expediente correcto?

En caso de que no sea el correcto:Devuelve el Expediente incorrecto al área, indicándole el errory le solicita el correcto.


En caso de que sea el correcto:Cancela el Formato de Vale por Documentos, en original y copia.

Archiva el Expediente en el archivero correspondiente.


119






PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS RESGUARDADOS EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

120

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

RECIBE

TITULAR DE LA SECCIÓN DE ARCHIVO

GENERAL

INICIO

¿SE ENCUENTRA EN ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN?

NO

SÍ

LOCALIZA Y EXTRAE Y ENTREGA

ÁREAS

SE TRASLADA

VALE POR DOCUMENTOS

ELABORA

VERBALMENTE

SOLICITA Y

VERIFICANUM. DE EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

RECIBE Y VERIFICA

VALE POR DOCUMENTOS

¿ESTÁ CORRECTO EL EXPEDIENTE?

NO

SI

CANCELA

DEVULEVE Y SOLICITA EL CORRECTO

ÁREA

POR EL EXPEDIENTEAL ARCHIVO HISTÓRICO

CON FECHA DE SALIDA Y FIRMA

DE RECIBIDO

ÁREA SOLICITANTE

VALE PORDOCTOS.

EXPEDIENTE

ARCHIVA

O

1

1

2

2

C

O

C

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Envío de documentos al Archivo Histórico.

Objetivo: Remitir al archivo de histórico la documentación que haya cumplido el tiempo de permanencia en el archivo de concentración y que cuente con valor histórico.


NORMAS

1. La documentacion que cuente con valor histórico deberá apegarse a lo establecido en los «Lineamientos para Catalogar, ClasificarConservar los Documentos y la Organización de Archivos» publicados en la Gaceta Oficial Núm. Ext. 144 de fecha 2 de mayo de2008..

121








1

1.A

2

2.A

3

4

5

6

Revisa frecuentemente las Relaciones de Documentos enviados al Ar-chivo de Concentración y verifica el tiempo de permanencia de los Docu-mentos.

¿Venció el término establecido?

En caso de que el tiempo de permanencia no ha vencido:Conserva el Documento hasta que se cumpla el periodo de vigencia.

Fin.

En caso de que el tiempo de permanencia ya venció:Verifica que los Documentos se encuentren en el archivo de concentración.

¿Se encuentran los Documentos?

En caso de que no se encuentren:Espera a que las áreas entreguen los Documentos faltantes para continuarcon el procedimiento.

Fin.

En caso de que sí se encuentren:Reúne los Documentos anotando en la Relación de Documentos envia-dos al Archivo de Concentración, en la columna de observaciones, elnúmero de Paquetes y/o número de caja.

Elabora la Relación de Documentos del Archivo Historíco enviados, enoriginal y archiva temporalmente.

Traslada los Documentos al Archivo Histórico.

Coloca por número progresivo, los Paquetes y/o cajas en el casillero corres-pondiente.


122







ENVÍO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO HISTÓRICO

123

DOCUMENTOS

REL. DE DOCTOS. ENVIADOS ALARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

REVISA Y VERIFICA


ARCHIVO GENERAL

INICIO

¿VENCIÓ EL TERMINO?

NO

SI

VERIFICA

CONSERVA

DOCUMENTOS

RELACIÓN DE DOCTOS. ENVIADOS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

¿SE ENCUENTRAN LOS DOCUMENTOS

EN ARCHIVO DE CONCETRACIÓN?

NO

SI

REÚNE Y ANOTA DATOS

ESPERA

FIN

DEVUELVAN LOS DOCUMENTOS

RELACIÓN DE DOCTOS. ENVIADOS AL ARCHIVO HISTÓRICO

ELABORA

DOCUMENTOS

TRASLADA

ARCHIVO

HISTÓRICO

COLOCA

POR NÚMERO PROGRESIVO EN LOS CASILLEROSCORRESPONDIENTES

O

T

VERIFICA TIEMPO DEPERMANENCIA

DOCUMENTOS

ÁREAS

FIN

NÚM. DE PAQUETES

Y/O CAJAS

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Ejecución de Orden de impresión nueva (elaboración de Formatos, Trípticos y Ediciones del IPE).

Objetivo: Reproducir los Documentos que soliciten las áreas del Instituto para la realización de sus actividades.

Frecuencia: Permanente.

NORMAS

1. La reproducción de los Documentos solicitados por las áreas, se realiza conforme a las especificaciones solicitadas.

2. El Titular de la Sección de Impresiones verifica que la Orden de impresión contenga las firmas de autorización correspondientes.

3. El Titular de la Sección de Impresiones envía al Departamento de Servicios Generales el trabajo realizado para que sea entregadoal área solicitante y firmen de confromidad.

124








Recibe de la Sección de Almacén, la Orden de impresión en original ycopia; la Orden de Suministro de papelería y artículos de oficina, enoriginal y copia, junto con el Patrón de la forma a imprimir y el material autilizar.

Sella la copia de la Orden de impresión y de la Orden de Suministro depapelería y artículos de oficina; conserva originales y distribuye así:1° copia al Titular del Departamento de Servicios Generales.2° copia al área solicitante.

Verifica el volumen a imprimir en el original de la Orden de impresión.

¿El requerimiento es mayor de 1,500 formas?

En caso de que el requerimiento no sea mayor de 1,500 formas:Elabora el Master correspondiente de acuerdo al Patrón de la forma aimprimir, imprime y destruye el Master.

Pasa a la actividad 7.

En caso de que el requerimiento sea mayor a 1,500 formas:Elabora el Negativo y la Lámina correspondiente, de acuerdo al patrón dela forma solicitada; archiva temporalmente el Negativo.

Verifica que la Lámina esté elaborada correctamente.

¿Está correcta la Lámina?

En caso de que no esté correcta:Elabora nuevamente la Lámina, continúa con la actividad 6.

En caso de que esté correcta:Imprime la Lámina de acuerdo a las características ya especificadas.

Realiza el trabajo de acabado correspondiente de acuerdo a las característi-cas establecidas.

Informa al área solicitante de que se concluyó el trabajo.

Turna los trabajos al Departamento de Servicios Generales, junto con eloriginal de la Orden de impresión.

1

2

3

3.A

4

5

5.A

6

7

8

9

Titular de la Sección de Impresiones

125







Recibe los trabajos y recaba firma del área solicitante en la Orden de impre-sión.

Turna la Orden de impresiónen original ya firmada, a la Sección de Impre-siones.

Recibe la Orden de impresión firmada, la archiva permanentemente.

Realiza diariamente un Reporte de reproducciones internas y turna unlistado mensual al Departamento de Servicios Generales.


Nota: El procedimiento para la realización de una Orden de reimpresión esel mismo, con la diferencia que si no existe modificacción en el formato aimprimir por parte del departamento solicitante no se realizará negativo.

10

11

12

13

Titular del Departamento de ServiciosGenerales

Titular de la Secciónde Impresiones

126







EJECUCIÓN DE ORDEN DE IMPRESIÓN NUEVA

127

O

PATRÓNA IMPRIMIR

LÁMINA

LÁMINA

LÁMINA

LÁMINA

NEGATIVO

ORDEN DE SUMINISTRODE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DEOFICINA

RECIBE

TITULAR DE LASECCIÓN DE IMPRESIONES

INICIO

SECCIÓN DE ALMACÉN

O

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES

ÁREA SOLICITANTE

VERIFICA

¿ES MAYOR DE 1,500 FORMAS?

NO

SÍ

ELABORA

ELABORA, IMPRIME

YDESTRUYE

MASTER

VERIFICA

¿ESTÁCORRECTA?

NO

SI

IMPRIME

ELABORA NUEVAMENTE

REALIZA ACABADO

INFORMA ÁREA SOLICITANTE

TURNA


ORDEN DE IMPRESIÓN

RECIBE Y RECABA FIRMA

ORDEN DE IMPRESIÓN


GENERALESÁREA SOLICITANTE

ORDEN DE IMPRESIÓN

TURNA


IMPRESIONES

ORDEN DE IMPRESIÓN

RECIBE


IMPRESIONES

REPORTE DE RERODUCCIÓN INTERNA

REALIZA Y TURNA


GENERALES

ORDEN DE SUMI.PAPE. Y ART. DE OFNA.

ORDEN DE IMPRESIÓN

C

ORDEN DE IMPRESIÓN

SELLA Y

DISTRIBUYE

C

C

O

O

O

O

O

1

2

2

1

T

T

P

O

LISTADO

MENSUAL

C

O

VOLUMEN A

IMPRIMIR

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

FIRMADA POR

EL ÁREA

DIARIAMENTE

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Recepción de Correspondencia departamental para ser despachada.

Objetivo: Proporcionar a las áreas del Instituto el servicio de recepción y despacho de Documentos oficiales.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. La Sección de Oficialía de Partes sólo recibe la Correspondencia (para su despacho) de las áreas del Instituto, cuando el Formatode Factura de Correspondencia que fue turnada, esté debidamente requisitado.

2. Las áreas solicitantes del Instituto tienen la responsabilidad de requisitar las Facturas con el nombre del área que la envía, el tipo deservicio solicitado por correo, (ordinaria, certificada, o certificada con acuse de recibo) o por mensajería (Oficios en sobre cerradoa Dependencias de Gobierno, Sindicatos y personal) y la firma de quien entrega.

3. Las Facturas se entregan en original y una copia en el caso de desglosar Correspondencia a enviar a través de correo; si en unamisma Factura se desglosa Correspondencia a enviar por correo y mensajería, la Factura se deberá elaborar en original y doscopias.

4. La Sección de Oficialía de Partes archiva las Facturas originales para efectos de control interno y costos de porteo de la misma.

5. El porte a pagar es determinado por el peso del Sobre.

6. El personal de la Sección de Oficialía de Partes entrega la Correspondencia dirigida a Dependencias de Gobierno, Consejeros,Sindicatos y Derechohabientes, recabando sello y firma de quien recibe los Documentos.

7. Las áreas requisitan la Forma de Despacho 79 (acuse de recibo), cuando la Correspondencia a enviar sea certificada con acusede recibo.

8. La Correspondencia Ordinaria, Certificada y Certificada con acuse de recibido es entregada en las oficinas de correo conla Factura original del área solicitante, con el fin de recabar en la misma los números de registro, mismos que se señalarán en la copiade la Factura a las áreas correspondientes.

9. Mensualmente, la Sección de Oficialía de Partes, solicita al Departamento de Servicios Generales, mediante el Formato de Relaciónde gastos y concentración de documentos para pago, reposición y/o afectación presupuestal, el trámite para el depósitode la habilitación de la máquina franqueadora.

128








Recibe de las áreas del Instituto, la Correspondencia a despachar juntocon la Factura en original y dos copias que la amparan.

Verifica que los Documentos sean los señalados en las Facturas.

¿Son los Documentos señalados?

En caso de que no sean los señalados:Notifica al área telefónicamente para su corrección. Regresa a la actividad 2.

En caso de que sí sean los señalados:Asigna número de folio progresivo a la Factura .

Folea todos y cada uno de los Documentos.

Separa los originales de las copias, los cuales son entregados a los departa-mentos correspondientes y la Factura original la archiva permanentementepara efectos de control de piezas y costos.

Verifica el tipo de Correspondencia que se despachará, sea local o foránea.

¿Qué tipo de Correspondencia es?

En caso de que sea Correspondencia local para Dependencias de Gobier-no, Sindicatos o particulares:Solicita al Departamento de Servicios Generales, el vehículo para la entregapersonalizada de la Correspondencia.

Entrega Correspondencia, recaba firmas de recibido en la copia de losdocumentos. Fin.

En caso de que la Correspondencia sea foránea para entregar a la oficinade correo:Ensobreta los Documentos y costea la Factura original.

Franquea cada uno de los Sobres de acuerdo al peso de cada uno.

Entrega al mensajero el monto total de Correspondencia diaria, misma queéste entregará en el correo de acuerdo al tipo de servicio que el área solicitan-te requiere (ordinaria, certificada o certificada con acuse de recibo).


1

2

2.A

3

4

5

6

6.A

7

8

9

10

Titular de la Sección de Oficialíade Partes

129






RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DEPARTAMENTAL PARA SER DESPACHADA

130

CORRESPONDENCIA

FACTURA

O

CORRESPONDENCIA

FACTURA

FACTURA

CORRESPONDENCIA

RECIBE

VERIFICA

¿SON LOS DOCUMENTOS SEÑALADOS?

NO

SI

ASIGNA FOLIO

NOTIFICA PARA CORRECCIÓN

INICIO

FACTURA


OFICIALÍA DE PARTES

TELEFÓNICAMENTE


DOCUMENTOS

FOLEA

DOCUMENTOS

SEPARADOCUMENTOS ORIGINALES DE

COPIAS, LOS CUALES ENTREGA AL DEPTO. CORRESPONDIENTE

DOCUMENTOS

VERIFICA

¿QUÉ TIPO DE CORRESPONDENCIA

ES?

LOCAL

(FORÁNEA) PARA OFICINA DE CORREOS

ENSOBRETA Y COSTEA

SOLICITA

CONDUCTO POR EL QUE SEENVIARÁN LOS OFICIOS


INVENTARIOS

VEHÍCULO

PARA ENTREGA DECORRESPONDENCIA

ENTREGA Y RECABA

FIRMAS

SOBRES

FRANQUEA

DE ACUERDO AL PESO

CORRESPONDENCIA

ENTREGA

AL MENSAJERO

PARA SU DESPACHO, DE ACUERDO AL TIPO DE SERVICIO SOLICITADO

ÁREAS DEL INSTITUTO

O

FACTURA

FACTURA

1

1

FIN

T

C

C

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Entrega de la Correspondencia recibida para las diversas áreas del Instituto.

Objetivo: Realizar la entrega a las áreas de la Correspondencia foránea dirigida al Instituto.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. La Sección de Oficialía de Partes entrega la Correspondencia dirigida a las diversas áreas del Instituto y recaba la firma de recibidoen la Factura de Correspondencia recibida en Oficialía y turnada a los departamentos.

2. La Correspondencia a entregar se registra en el Libro Diario de Registro de Correspondencia y en el cual se asentarán: fechade recibido, conducto por el que se recibió, destinatario, lugar, anexos adheridos al Oficio, y el departamento a donde será turnada.

3. La Sección de Oficialía de Partes, tratándose de Correspondencia personal o confidencial, fotocopia el Sobre y en ella recaba lafirma correspondiente de recibido, entregando el Sobre cerrado (tal es el caso de Cheques, Giros postales, etc.).

4. El personal de la Sección de Oficialía de Partes, firma de recibido por cada pieza que le es entregada, cuando la Correspondenciaforánea recibida es certificada.

131








1

2

3

4

5

Recibe de los medios establecidos (correos, mensajerías y personal) la Co-rrespondencia.

Abre los Sobres y selecciona la Correspondencia por áreas para suentrega.

Registra la Correspondencia en el Libro de Registro de Correspon-dencia, asentando el destino de cada uno de los Documentos.

Sella, folea, elabora Factura general y recaba en la misma el sello derecibido de cada una de las áreas.

Entrega la Correspondencia en las áreas del Instituto, recaba firma derecibido en la Factura general y archiva de manera permanente.


132







ENTREGA DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PARA LAS DIVERSAS ÁREAS DEL INSTITUTO

133

FACTURAGENERAL

CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA

RECIBE

INICIO



CORRESPONDENCIA

ABRE Y SELECCIONA

LIBRO DE REGISTRO DECORRESPONDENCIA

REGISTRA

FACTURA GENERAL

SELLA, FOLEA, ELABORA Y RECABA

DE LOS MEDIOS ESTABLECIDOS

ENTREGA Y RECABA FIRMA


P

POR ÁREAS

SELLO DE RECIBIDO DE LAS ÁREAS

CORRESPONDENCIA

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Entrega de Correspondencia devuelta por el correo.

Objetivo: Realizar la entrega de Correspondencia devuelta a las áreas del Instituto, notificándoles el motivo de su devolución.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. La Sección de Oficialía de Partes es la responsable de registrar la Correspondencia devuelta por el correo en el Formato deregistro establecido para tal efecto.

2. El Formato de registro contiene los siguientes datos:

Fecha.Nombre.Lugar.Documento.Folio.Importe.Departamento al que se devuelve.Motivo por el que se devuelve.Firma de quien recibe.

3. Cuando se trate de Notas de cargo devueltas, éstas se registran en un formato específico en el cual se asentará además del importede la devolución, el importe de la nota devuelta y se recabará la firma de recibido del Titular del Departamento de Ingresos.

4. Tratándose de Cheques devueltos (pensionados, pensión alimenticia etc.) se registran en el Formato de Factura de Chequesde pensionados foráneos devueltos por la administración de correos y entregados a la Oficina de caja; el cual deberá contener:

Nombre.No. de Pensión.No. de Cheque.Importe por porteo (franqueo).Destino.Causa de la devolución.Folio.

5. La Sección de Oficialía de Partes es la encargada de informar cuánto se gastó en el mes por cada departamento, en el costeo ofranqueo de la Correspondencia que fue devuelta por el correo por algún motivo.

134









1

2

3

4

5

6

Recibe Correspondencia devuelta por el correo.

Abre cada uno de los Sobres devueltos para ver a cuál área del IPE corres-ponde la Documentación.

Sella y folea los sobres devueltos con los Oficios anexos.

Elabora Factura general de entrega, notificándoles el motivo de la devolu-ción (por fallecimiento, por ausencia, etc.)

Turna la Correspondencia devuelta al área que la envió.

Recaba firma de recibido de las áreas en la Factura general (en original) yarchiva de manera permanente para control interno.


135






ENTREGA DE CORRESPONDENCIA DEVUELTA POR EL CORREO

136

CORRESPONDENCIA

RECIBE

INICIO



SOBRES DECORRESPONDENCIA

ABRE

SOBRES

SELLA Y FOLEA

DEVUELTA DEL CORREO

PARA VER A CUÁL ÁREA CORRESPONDE

FACTURAGENERAL

ELABORA


FACTURAGENERAL

RECABA FIRMA

DOCUMENTOS

INDICANDO EL MOTIVO DE

DEVOLUCIÓN

DE RECIBIDO POR ÁREAS DEL

INSTITUTO

O

P

CORRESPON-DENCIA

TURNA


FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Recepción y despacho de cheques de pensionados locales y foráneos y pensiones alimenticias.

Objetivo: Entregar en tiempo y forma según Calendario para el procesamiento de la Nómina de pensionados (anual), los Cheques de pensionados locales y foráneos a la Oficina de Correos.


NORMAS

1. La Sección de Oficialía de Partes es la encargada de remitir los Cheques de pensionados, en las fechas establecidas en elCalendario para el procesamiento de la nómina de pensionados (anual).

2. Los Cheques deberán ser remitidos con Facturas, las cuales deberán contener los siguientes datos:

Número de pensión.Nombre.Domicilio.Población.Importe del Cheque.Número de Cheque.Número de pieza.

3. Al reverso de dicha Factura, la Oficina de la Caja general, señala cuántos Cheques están siendo enviados.

4. La Sección de Oficialía de Partes, cuando los Cheques no sean entregados a los interesados, una vez recibidos, fotocopia la Forma78 de despacho, en la cual recaba firma de recibido, y con la original devuelve los Cheques a la Oficina de Caja general.

5. Si la Sección de Oficialía de Partes, es avisada por la Oficina de correos, de que no se entregaron algunos Cheques, los recoge ylos entrega a la Oficina de Caja general, con su respectiva Forma 78 de Despacho y guarda una copia de ésta.

137








1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe con base en el Calendario de Nómina de pensionados de laOficina de Caja general, los Cheques de pensionados locales y foráneosamparados con la Factura en original.

Ensobreta los Cheques recibidos, verificando que sea la cantidad señaladapor la Oficina de Caja general, al reverso de cada Factura.

¿Coincide la cantidad?

En caso de que no coincida:Realiza las aclaraciones correspondientes con la Oficina de Caja General.Regresa a la actividad 2.

En caso de que sí coincida:Franquea todos y cada uno de los Sobres.

Clasifica numéricamente en orden progresivo y acomoda en cajas los Che-ques para su entrega a la oficina de correos y anexa el Formato de recep-ción de cheques de pensionados.

Solicita al Departamento de Servicios Generales, el vehículo para el trasladode los Cheques.

Recibe de la Oficina de Caja General la Forma 78 de Despacho.

Entrega Cheques y la Forma 78 de Despacho a la Oficina de correos y sequeda con un original.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de correos las Facturas originales con los números depiezas y el sello de recibido de la fecha de entrega.

Fotocopia las Facturas originales y las entrega a la Oficina de correos.

Archiva las Facturas originales de manera permanente.

Conecta con el Procedimiento de Entrega de Correspondencia devuelta por

correo, del Departamento de Servicios Generales contenido en el Manual

General de la Subdirección Administrativa.


138







RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CHEQUES DE PENSIONADOS LOCALES Y FORÁEO Y PENSIONES ALIMENTICIAS

139

FACTURAS

CHEQUES

FORMA 78 DE DESPACHO

CHEQUES

CHEQUES

SOBRES

RECIBE

ENSOBRETA Y VERIFICA CANTIDAD

¿COINCIDE LA CANTIDAD?

NO

SÍ

FRANQUEA

ACLARA

INICIO

FACTURA




CLASIFICA Y ACOMODA

CHEQUESLOCALES YFORÁNEOS O

SOLICITA


GENERALES

VEHÍCULO

RECIBE

OFICINA DE CAJA GENERAL (PARA

CHEQUES LOCALES)

ENTREGA

OFICINA DECORREO

FACTURAS

RECIBE

O

ARCHIVA

OFICINA DE CORREOS

CON BASE AL CALENDARIODE NÓMINA DE PENSIONADOS

FORMATO DE RECEPCIÓN DE CHEQUES

O

FOTOCOPIA

OFICINA DE CORREOS

FACTURAS

O

FACTURAS

DE PENSIONADOS


O

C


ENTREGA DE CORRESPONDENCIA DE VUELTA POR EL

CORREO



P1

1

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Servicio de fotocopiado.

Objetivo: Otorgar el servicio de fotocopiado al personal de todas las áreas del IPE que lo solicite.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

1. La Sección de Oficialía de Partes no otorgará el servicio de fotocopiado de Documentos de caracter personal o que no sean oficiales.

2. La Sección de Oficialía de Partes ofrece el servicio de fotocopiado siempre y cuando el área solicitante entregue el Formato de Ordende fotocopiado para llevar el control tanto interno como para ella misma.

3. La Sección de Oficialía de Partes informa mediante Memorándum a las áreas que solicitaron el servicio de fotocopiado, el número defotocopias solicitadas y amparadas, así como el número de folio del block de fotocopiado, para efectos de control interno.

4. La Sección de Oficialía de Partes, cuando se trate de un volumen considerable de fotocopias solicitadas, otorga el servicio indicándoleal interesado que éste llevará su tiempo necesario.

5. El área solicitante tiene la responsabilidad de la compaginación de las fotocopias.

140







ÁREA Y/O PUESTO QUE LO REALIZA No.

Auxiliar Administrativo 1

2

3

4

5

Atiende en ventanilla al solicitante y le pide el Formato de Orden de fotoco-piado requisitado y firmado y los documentos a fotocopiar.

Fotocopia los documentos.

Devuelve al solicitante los Documentos originales que le fueron entregadosy sus respectivas fotocopias.

Firma el Formato de Orden de fotocopiado, conserva la original y devuel-ve la copia al solicitante del servicio.

Registra en una hoja tabulador, el número de fotocopias realizadas en el díapor departamento y al final de cada mes, registra en otra, el número total de lasfotocopias solicitadas y entregadas a cada área.


DESCRIPCIÓN

141






SERVICIO DE FOTOCOPIADO

142

ATIENDE Y PIDE


INICIO

DEVUELVE

FOTOCOPIA

P

FORMATO DE ORDEN DE FOTOCOPIADO

REQUISITADO CON LA FIRMAS CORRESPONDIENTES

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

O

O

C

DOCUMENTOS

FIRMA Y

DISTRIBUYE

FORMATO DE ORDEN DE FOTOCOPIADO

O

C

PERSONAL SOLICITANTE

PERSONAL SOLICITANTE

REGISTRA

HOJA TABULAR

LA CANTIDAD DE FOTOCOPIAS REALIZADAS

EN EL DÍAY A FIN DE MES EL TOTAL GENERAL

P

DOCUMENTOS

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento y conservación de vehículos.

Objetivo: Canalizar los vehículos de la Institución a talleres de reparación, a fin de mantenerlos en condiciones óptimas defuncionamiento.


NORMAS

1. El Departamento de Servicios Generales es responsable de coordinar la renovación y guardar las Pólizas de seguro de la flotillavehicular del Instituto.

2. El Departamento de Servicios Generales es el encargado de, por cada unidad vehicular, llevar un registro mediante Bitácora, afin de conocer su rendimiento, consumo de combustible y servicios de reparación.

3. El Departamento de Servicios Generales tiene la custodia de las unidades vehiculares del Instituto, mismas que cuentan con unaPóliza de seguro contra accidentes, robo, daños a terceros.

4. El Departamento de Servicios Generales, antes de emitir una Orden de reparación de algún vehículo que hubiese sufrido unaccidente o percance y necesite de reparación o sustitución de una pieza, revisa la cobertura del seguro, a efecto de hacerlo válidoen caso de cubrir el servicio requerido.

5. El Departamento de Servicios Generales, periódicamente efectúa los servicios de mantenimiento a todo el parque vehicular delInstituto, con el objeto de mantenerlo en buenas condiciones para evitar accidentes.

6. El equipo de transporte, únicamente se utiliza para realizar diligencias propias de las funciones del Instituto, ésto es, queda prohibidosu uso para situaciones de índole personal.

7. El uso del equipo de transporte se restringe únicamente a personal autorizado del Instituto que cuente con Licencia de manejovigente.

8. El Departamento de Servicios Generales tiene la responsabilidad de que todos los vehículos cuenten con un Documento deresguardo firmado por el funcionario responsable de la unidad de transporte, quedando prohibida su transferencia o préstamo aterceros.

9. Si la persona responsable del resguardo de algún vehículo causa baja por renuncia, Cambio de adscripción o similar, tiene laresponsabilidad de informar y entregar el vehículo y llaves, al Departamento de Servicios Generales.

10. El usuario responsable de una unidad, en caso de que requiera el uso temporal de la misma, firma un Vale de Resguardo - -

143






NORMAS

provisional de vehículo, señalando la fecha de entrega y responsabilizándose de entregarlo en el tiempo establecido.

11. Si el conductor del vehículo del Instituto, en caso de siniestro, resulta responsable del mismo, de acuerdo al peritaje de la autoridadcompetente, los gastos que se deriven de pagos de deducibles y otros, serán por cuenta de él.

12. El Departamento de Servicios Generales tiene la responsabilidad de resguardar todas las unidades vehiculares y de reportarcualquier anomalía que se presente en las mismas.

13. En el caso de que no exista disponibilidad presupuestal en la partida correspondiente, no se podrá efectuar el mantenimiento oreparación del vehículo.

14. Los vehículos que cuenten con Garantía para su mantenimiento, se envían a la agencia automotriz correspondiente, pero si no latienen, se envían a un taller particular con el que ya tiene trato el Instituto.

15. Los vehículos se mandarán a mantenimiento preventivo de acuerdo a lo establecido en el Calendario anual de servicios.

144








Auxiliar Técnico. 1

1.A

2

3

4

4.A

5

6

7

Determina, según sea el caso, el tipo de mantenimiento que requiere el vehí-culo.

¿Qué tipo de mantenimiento se requiere?

En caso de ser mantenimiento preventivo:Realiza el mantenimiento de acuerdo a lo establecido en el Calendario Anualde Servicios.

Fin.

En caso de ser mantenimiento correctivo:Recibe del área responsable de la custodia del vehículo, un Reporte de fallas,de manera verbal.

Requisita el Formato de Mantenimiento preventivo y correctivo de ve-hículos.

Verifica si existe disponibilidad presupuestal para llevar a cabo la reparación.

¿Existe disponibilidad?

En caso de no existir disponibilidad presupuestal:Solicita al Titular del Departament de Servicios Generales realice la transfe-rencia presupuestal correspondiente, continúa con la actividad 5.

Conecta con Procedimiento de Transferencias Presupuestales de los Capí-

tulos 2000, 3000, 5000, 8000 y 9000 del Departamento de Programación y

Presupuestos contenido en el Manual Específico de Procedimientos de la

Subdirección de Finanzas.

En caso de existir disponibilidad presupuestal:En base al Calendario Anual de Servicios, determina el taller al que seenviará el vehículo, y elabora en original y copia, la Orden de Reparacióny/o mantenimiento.

Acude al taller y supervisa la reparación o el mantenimiento que se le realizaal vehículo.

Pasa el tiempo.

Recibe vía telefónica del taller, el aviso de que puede recoger el vehículo.

145







8

8.A

9

10

11

12

13

14

Acude al taller y revisa el vehículo.

¿Está correctamente reparado?

En caso de no estar reparado correctamente:Solicita verbalmente al taller, que sea debidamente reparado el vehículo,regresa a la actividad 7.

En caso de estar correctamente reparado:Recibe del taller el original de la Factura correspondiente por la reparacióny el vehículo ya reparado.

Turna al del Departamento de Programación y Presupuesto, vía Memorán-dum firmado por el Titular del Departamento de Servicios Generales el sellode presupuesto comprometido en la Orden de reparación.

Realiza el llenado del Formato de Relación de gastos y Concentraciónde documentos para pago, Reposición y/o Afectación presupuestal.

Turna el Formato de Relación de gastos y Concentración de docu-mentos para pago, Reposición y/o Afectación presupuestal al Titutlardel Departamento de Servicios Generales.

Recibe y turna al Departamento de Egresos el Formato de Relación deGastos y concentración de documentos para pago, Reposición y/oAfectación presupuestal en original, la Factura original, Reporte de fa-llas en original y la Orden de reparación en original, para la tramitación delpago correspondiente.

Conecta con el Procedimiento de Elaboración de cheques, del Departamen-

to de Egresos contenido en el Manual Específico de Procedimientos de la

Subirección de Finanzas.

Archiva la copia del Reporte de fallas, en el Expediente del vehículo.


Titular del Departamento de ServiciosGenerales

Auxiliar Técnico.

146







MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE VEHÍCULOS

147

ORDEN DE REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO

VEHÍCULO

RELACIÓN DE GASTOSY CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PAGO,REPOSICIÓN Y/O AFECTACIÓNPRESUPUES-TAL

DETERMINA

INICIO

AUXILIAR TECNICO

VERIFICA

REALIZA

ACUDE YREVISA

ACUDE Y SUPERVISA

DETERMINAY ELABORA

TALLER

DE ACUERDO CON CALENDARIO ANUAL

¿ESTA CORRECTAMENTE REPARADO?

SI

NO

RECIBE

RECABA

SOLICITA

DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

O

ORDEN DE REPARACIÓN O MANTENIMIESTO

FACTURACORRECTIVO

PREVENTIVO

REALIZA

FIN

ÁREA RESPONSABLEDE CUSTODIA

REPORTE VERBAL DE FALLAS

FORMATO DE MANTENI-MIENTO PREVEN-TIVO Y CORREC-TIVO

REQUISITA

¿EXISTE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL?

SI

NO

REALIZA

TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES CAPS.

2000, 3000, 5000, 8000, 9000.

MANTENIMIENTO

RECIBE AVISO TELEFÓNICO PARA RECOGER VEHÍCULO

VERBALMENTE LA REPARACIÓN

CORRECTA

O

VEHÍCULO

O

O

RECIBE Y TURNA

FACTURA

ORDEN DE REPARACIÓN

REPORTE DE FALLAS

ARCHIVA

CREPORTE DE FALLA

P

DEPARTAENTODEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO


TALLER

DEPARTAMENTODE EGRESOS

RECIBE

¿QUÉ TIPO DE MANTENIMIENTO

REQUIERE?

1

1

2

2

C

TALLER

FIN

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

TALLER

SELLO

MEMORÁN-DUM


TURNA


SERVICIOS GENERALES


O

O


DE SERVICIOSGENERALES






PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento preventivo y correctivo interno, de bienes muebles e inmuebles.

Objetivo: Efectuar las reparaciones y remodelaciones necesarias (de manera interna) a las instalaciones y bienes muebles con losque cuenta el Instituto, a fin de mantenerlas en condiciones funcionales.


NORMAS

1. El Subdirector Administrativo y el Titular del Departamento de Servicios Generales,son los responsables de la totalidad de losservicios de mantenimiento preventivo y correctivo que se realicen a los bienes muebles e inmuebles propiedad del Instituto.

2. La Subdirección Administrativa, a través del Titular del Departamento de Servicios Generales y del Titular de la Sección deMantenimiento, analiza e integra oportunamente las necesidades y prioridades de conservación de las áreas del Instituto, para larealización de los trámites correspondientes.

3. El Titular del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con los titulares de las áreas del Instituto, elaboran al inicio decada ejercicio, el Programa anual de mantenimiento, atendiendo las necesidades primordiales para el buen desempeño de lasfunciones, considerando medidas de disciplina en el gasto.

4. El Titular del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el Titular de la Sección de Mantenimiento, designan alpersonal para la realización de los trabajos, considerando sus capacidades técnicas.

5. Todo trabajo de mantenimiento mayor, es considerado en el Programa anual de mantenimiento, salvo algunos que surjan pornecesidades urgentes.

6. Las áreas solicitan al Departamento de Servicios Generales, a través del Formato de Orden de trabajo para mantenimiento,los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.

7. El Titular del Departamento de Servicios Generales, dota al área de mantenimiento de la herramienta adecuada y necesaria parael desarrollo de sus actividades.

8. El Titular del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el Titular de la Sección de Mantenimiento, lleva a cabo lasupervisión de los trabajos desarrollados, para verificar el correcto y completo cumplimiento de los mismos.

9. Una vez realizados los trabajos de mantenimiento, se recaba en el Formato de Orden de trabajo para mantenimiento, la firmade conformidad del área en donde se haya realizado el servicio.

148







NORMAS

10. El Departamento de Servicios Generales es el responsable del control de las herramientas utilizadas en los trabajos de manteni-miento, incluyendo aquéllas que se encuentren en áreas externas propiedad del Instituto.

11. El mantenimiento preventivo a los inmuebles se realiza en las fechas determinadas en el Programa Anual de Mantenimiento,previa confirmación de disponibilidad presupuestal.

12. El mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes inmuebles, comprende las actividades referentes al mantenimiento depintura, fumigación, fontanería, electricidad, telefonía y las que se requieran por la naturaleza de las diversas áreas delInstituto.

149







1

1.A

2

3

3.A

4

5

5.A

6

Recibe de las áreas el Formato de Orden de Trabajo para Mantenimien-to, lo revisa y determina si el mantenimiento a realizar es externo o interno.

¿Es mantenimiento interno o externo?.En caso de que sea necesario el mantenimiento correctivo externo:Conecta con el Procedimiento de Mantenimiento correctivo externo de bie-

nes muebles del Instituto.

En caso de que sea interno:Turna el Formato de Orden de Trabajo para Mantenimiento, al Titular dela Sección de Mantenimiento.

Recibe el Formato de Orden de Trabajo para Mantenimiento, revisa sihay existencia del material necesario en el almacén, para llevarlo a cabo.

¿Hay existencia en el almacén del material necesario?.

En caso de que si haya existencia del material necesario:Continúa con la actividad 8.

En caso de que no haya existencia de material necesario:Envía la Solicitud de Compra de Material para Mantenimiento,requisitada, al Titular del Departamento de Servicios Generales, para suautorización.

Recibe y revisa la Solicitud de Compra de Material para Mantenimien-to, la analiza, verifica si hay solvencia presupuestal y decide si se lleva a cabodicha compra.

¿Hay solvencia presupuestal?

En caso de que no haya solvencia presupuestal:No autorizará la compra. Se informa ésto (de manera verbal) y que se pos-pondrá la actividad, al Titular de la Sección de Mantenimiento.

Fin.

En caso de que sí haya solvencia presupuestal:Autoriza la compra en el Formato de Orden de Requisición de Materia-les, con la previa anuencia y firma del Titular de la Subdirección Administra-tiva; la envía al Departamento de Adquisiciones e Inventarios.

Titular del Departamento de Servicios Generales

Titular de la Sección de Mantenimiento


150









Auxiliar técnico



7

8

9

10

10.A

11

12

13

Recibe aviso vía telefónica del Titular del Departamento de Adquisiciones eInventarios, que ya se puede ir a recoger el material requerido.

Mediante una Orden de Suministro de papelería y artículos de ofici-na, recoge material en el almacén, y designa al personal que realizará laactividad de mantenimiento.

Realiza el mantenimiento.

Pasa el tiempo.

Supervisa los trabajos ya terminados.

¿Está realizado correctamente el mantenimiento?.

En caso de que no esté bien realizado:Solicita al auxiliar técnico que lo corrija, regresa a la actividad 10.

En caso de que esté bien realizado:Recibe y firma de conformidad en el Formato de Orden de Trabajo paraMantenimiento por los ajustes y correcciones.

Requiere del área solicitante sello y firma de conformidad de la conclusión delos trabajos.

Archiva durante dos años, el Formato de Orden de Trabajo para Mante-nimiento y después la canaliza al archivo de concentración.


151






152

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO INTERNO, DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

RECIBE

INICIO


SERVICIOS GENERALES

¿ESTA BIEN REALIZADO?

SI

NOSOLICITA CORRECCIÓN

EXISTENCIA DE MATERIAL

MATERIAL REQUERIDO

ÁREAS DEL IPE

FORMATO DE ORDEN DETRABAJO PARAMANTENIMIENTO

REQUIERE Y RECIBE

ORDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO

¿ES MANTENIMIENTO CORRECTIVO INTERNO O

EXTERNO?

INTERNO

EXTERNO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

DE BIENES INMUEBLESDEL INSTITUTO.

OREDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO

TURNA

TITULAR DE LA SECCIÓNDE MANTENIMIENTO

ORDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO

RECIBE Y REVISA

TITULAR DE LA SECCIÓN DE MANTENIMIENTO

¿HAY EXISTENCIA ENEL ALMACEN?

SI

NO

SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIAL PARA MANTENIMIENTO

ENVÍA YA REQUISITADA


SERVICIOS GENERALES

PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE, ANALIZAY VERIFICA

SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIAL PARA MANTENIMIENTO

¿HAY SOLVENCIA PRESUPUESTAL?

SI

NO NO AUTORIZA, Y POSPONE


DE MANTENIMIENTO

INFORMA VERBALMENTE

FORMATO DE ORDEN DE REQUISICIÓN DE MATERIALES

AUTORIZA, FIRMA Y ENVÍA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICUIONES

E INVENTARIOS

FIRMADO POR ELTITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

RECIBE AVISO


DE ADQUISICUIONES E INVENTARIOS

VÍA TELEFONICA


MANTENIMIENTO

ORDEN DE SUMINISTRO DE PAPELERÍA Y ÁRTICULOS DEOFICINA

RECOGE Y DESIGNA PERSONAL

EN ALMACÉN

REALIZA MANTENIMIENTO

AUXILIARTECNICO

SUPERVISA Y VERIFICATRABAJO

TITULAR DE SECCIÓN DE

MANTENIMIENTO

FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO PARAMANTENIMIENTO

RECIBE Y FIRMA DE CONFORMIDAD

ÁREA

DEL ÁREA SOLICITANTESELLO Y FIRMA

DE CONFORMIDAD


1

1

2

2

FIN

AUXILIARTECNICO


DE SERVICIOS GENERALES

FORMATO DE ORDEN DETRABAJO PARAMANTENIMIENTO

ARCHIVA

FIN


SERVICIOS GENERALES







PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento correctivo externo de bienes muebles e inmuebles del Instituto.

Objetivo: Efectuar las reparaciones necesarias de manera externa, a los bienes muebles del Instituto.


NORMAS

1. El Titular de la Sección de Mantenimiento, solicita el servicio a personal externo, cuando por alguna circunstancia el mantenimientono pueda ser realizado por el personal del Instituto.

2. El Titulare la Sección de Mantenimiento, informa al Titular del Departamento de Servicios Generales, en caso de haber necesidadde requerir los servicios de mantenimiento externo que se encuentren dentro de los parámetros y normas establecidas.

3. El Titular de la Sección de Mantenimiento presenta al Titular del Departamento de Servicios Generales, las Cotizaciones y/oEstudio de mercado, con costos aproximados del servicio solicitado.

4. La autorización de toda Solicitud de mantenimiento externo, está sujeta a su monto y es protocolizada con las firmas de losfuncionarios, según sus rangos de autorización.

5. El Titular de la Sección de Mantenimiento, es el encargado de verificar la conclusión de todo trabajo de mantenimiento, realizado porpersonal externo, y de liquidarlo una vez que esté correcto el mismo.

6. El Titular del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el Titular de la Sección de Mantenimien-to, seleccionaran, a los prestadores de servicios externos de mantenimiento,siguiendo los criterios de oportuni-dad, calidad y precio de los servicios requeridos.

7. El Titular del Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el Titular de la Sección deMantenimiento, verifican la conclusión de los trabajos externos desarrollados, y su correcto mantenimiento.

8. En caso de tratarse del Procedimiento de Mantenimiento correctivo externo al equipo de cómputo, elTitular del Departamento de Servicios Generales, se coordina con el Titular del Departamento deTecnologías dela Información, en algunas acciones de dicho procedimiento, perteneciente al área de éste último.

153







Titular del Departamento deServicios Generales





1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

Recibe el Formato de Orden de Reparación de Mobiliario y Equipodebidamente requisitado por el área solicitante y lo turna al Titular de laSección de Mantenimiento para verificar si debe solicitarse mano de obraexterna.

Recibe el Formato de Orden de Reparación de Mobiliario y Equipo,verifica si el personal del Instituto lo puede realizar.

¿El personal del Instituto puede realizar la reparación?

En caso de que el personal pueda realizar la reparación:Conecta con el Procedimiento de Mantenimiento correctivo interno de

bienes muebles e inmuebles del Instituto.

Fin

En caso de que el personal no pueda realizar la reparación:Solicita en algunos establecimientos, los costos por reparación, a fin de que secuente con parámetros.

Pasa el tiempo.

Recibe cotizaciones y elige el establecimiento que hará la reparación por uncosto conveniente, e indica al auxiliar administrativo que lo contrate.

Llama por teléfono al proveedor, quien ya está considerado dentro del Catá-logo y le solicita que acuda al Departamento de Servicios Generales arecoger el Pase de salida del bien a reparar.

Pasa el tiempo.

Entrega al proveedor un Pase de salida del bien a reparar y una copia delFormato de Orden de Reparación de Mobiliario y Equipo, indicándoleque recoja en el área solicitante, el bien a reparar.

Pasa el tiempo.

Recibe el Presupuesto del proveedor, lo revisa y autoriza la reparación (enel apartado correspondiente en el documento) y lo turna al auxiliar adminis-trativo.

Recibe el Presupuesto, llama por teléfono al proveedor y le informa que yase autorizó el servicio, le pide fecha probable de entrega del bien reparado.

154








Área usuaria

Proveedor


9

10

11

12

13

Pasa el tiempo.

Reciben del proveedor el bien reparado, lo revisan y lo entregan al áreausuaria.

Recibe, revisa, acepta el bien y firma de conformidad en el Formato deOrden de Reparación de Mobiliario y Equipo.

Acude al Departamento de Servicios Generales y entrega la Factura dereparación.

Recibe, revisa la Factura de reparación, firma de aceptación y la entrega alauxiliar administratitivo del departamento, para darle seguimiento.

Requisita y envía al Departamento de Egresos, el Formato de Relación deGastos y Concentración de Documentos para Pagos, Reposición y/oAfectación Presupuestal, en original, la Factura de reparación y el For-mato de Orden de Reparación y/o Mobiliario y Equipo.

Conecta con el Procedimiento de Trámite de Pago, del Departamento de

Egresos contenido en el Manual Específico de Procedimeintos de la

Subdirección de Finanzas.


155






MANTENIMIENTO CORRECTIVO EXTERNO DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO

156

COTIZACIONES

RECIBE Y TURNA

INICIO


SERVICIOS GENERALES.

RECIBE, ELIGE E INDICA

SI EL PERSONAL DEL IPE LO PUEDE REALIZAR

RECIBE, REVISA,AUTORIZAY TURNA

COSTOS PORREPARACIÓN

PRESUPUESTO

¿EL PERSONAL DEL IPELO PUEDE REALIZAR?

SI

RECIBEY

VERIFICA

PROVEEDOR

QUE LO CONTRATE

COTIZACIONES

SOLICITA

PASE DE SALIDA

ENTREGA E INDICA

FORMATO ORDEN DE REPARACIÓN DE MOVILIARIO YEQUIPO

PARA QUE VERIFIQUE SIDEBE SOLICITARSE MANO

DE OBRA EXTERNA


DE MANTENIMIENTO

DE LAS ÁRES DEL IPE

FORMATO ORDEN DE REPARACIÓN DE MOVILIARIO Y EQUIPO

PROCEDIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

INTERNO DE BIENESMUEBLESE INMUEBLES

A ALGUNOS ESTABLECIMIENTOS


PASE DE SALIDA DEL BIEN

LLAMA Y SOLICITA


PROVEEDOR ELEGIDO

PASE ALDEPTO. DE SERV.

GRALES. A RECOGER

FORMATO DE ORDEN DE REPARACIÓN DEMOVILIARIO YEQUIPO

AL PROVEEDOR




AL PROVEEDOR, AUTORIZANDO EL SERV.Y PIDIENDO FECHA DE

ENTREGA

RECIBE, LLAMA E INFORMA

PRESUPUESTO


RECIBE, REVISA, ACEPTA Y FIRMA

FORMATO ORDEN DE REPARACIÓN DE MOVILIARIO Y EQUIPO

BIEN REPARADO

DE CONFORMIDAD

AREA USUARIA

ACUDE Y

ENTREGA

FACTURA DEREPARACIÓN

PROVEEDOR TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

RECIBE, REVISA, FIRMA DE

ACEPTACIÓN Y ENTREGA

FACTURA DE RAPARACIÓN


PARA DARSEGUIMIENTO

REQUISITAY

ENVIA

FORM. DE RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTR.DE DOC. PARA PAGOREP. Y AFEC.PTAL.


FACTURA DE REPARACIÓN

FORMATO DE ORDENDE RAPARCACIÓNDE MOBILIARIOY EQUIPO


PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE PAGO


MANTENIMIENTO

NO

C

O

FIN

O

O


SERVICIOS GENERALES







PROCEDIMIENTO

Nombre: Corte de caja de la Cafetería

Objetivo: Realizar la conciliación de lo recibido en efectivo y vales de cafetería, contra el total de Comprobantes de Cafetería, paratener al día, un control interno adecuado y efectuar el depositó correspondiente.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

1. El auxiliar administrativo deberá realizar diariamente su corte de caja y hacer el depósito en la Oficina de Caja General.

2. El Reporte de Comprobantes de Cafetería deberá contener el total de los folíos del día y total de vales rosa por $1; además de un concentrado de los alimentos de mayor consumo

3. El auxiliar administrativo realizará un Informe de Ventas semanal, para el conocimiento del Titular del Departamento.

4. El auxiliar administrativo realizará un Informe de Vales mensual, el cual es enviado al Departamento de Control Financiero.

157








Auxiliar Administrativo(Cafetería)


1

2

3

4

5

5.A

6

7

8

9

10

Entrega la caja de efectivo al auxiliar administrativo que se encuentra encafetería, con un fondo fijo de $600.00 en cambio, dos blocks de Compro-bante de Cafetería y dos blocks de vales rosa de $1 para cambio.

Pasa tiempo

Devuelve la caja de efectivo con la venta del día, los vales de cafeteria de $1y $6; en paquetes de 50 vales y los Comprobantes de Cafetería.

Ordena los Comprobantes de Cafetería conforme a su folio

Vacia las cantidades en su Reporte de Comprobantes de Cafetería.

Contabiliza y realiza su Corte de Caja.

¿Esta completo el dinero?

Si no esta completo.Notifica al auxiliar administrativo que se encuentra en cafetería, que repongala cantidad faltante. Continúa con la actividad 6.

Si esta completo.Firman de conformidad el Reporte de Comprobantes de Cafetería y elCorte de Caja.

Solicita al Departamento de Control Financiero el Volante de Pago por eltotal del efectivo del día.

Realiza en la Oficina de Caja General el pago correspondiente.

Conecta con el procedimiento de Recepción de Ingresos Diversos del De-

partamento de Egresos, contenidos en el Manual de la Subdirección de

Finanzas.

Engrapa el Corte de Caja, el Reporte de Comprobantes de Cafetería yel Recibo de Caja.

Archiva en la carpeta Venta diaria y depositos.


158







CORTE DE CAJA DE LA CAFETERÍA

159

CORTE DE CAJA

ENTREGA


INICIO

DEVUELVE

UN FONDO FIJO DE $600.00, YDOS BLOCKS DE VALES ROSA DE $1 PARA CAMBIO

NOTIFICA¿ESTA COMPLETO EL DINERO?

NO

SI

ORDENA

VACIA

ENGRAPA

CORTE DE CAJA, REPORTE DE COMPROBANTES DE

CAFETERÍA Y RECIBO DE CAJA

REPORTE DE COMPRIBANTES DE CAFETERÍA

1

LAS CANTIDADES


(CAFETERIA)LA CAJA DE EFECTIVO Y VALES DE CAFETERIA DE $1 Y $6; EN PAQUETESDE 50 VALES


CONFORME A SU FOLIO

AL AUX. ADMON.. EN CAFETERIA, QUE REPONGA

LA CANTIDAD FALTANTE

FIRMAN

REPORTE DE COMPRIBANTES DE CAFETERÍA

DE CONFORMINAD

SOLICITA

VOLANTE DE PAGO


POR EL TOTAL DEL EFECTIVO

REALIZAPROCEDIMIENTO DE

RECEPCCIÓN DE INGRESOSDIVERSOS

ARCHIVA

1

COMPROBANTES DECAFETERIA


(CAFETERIA)



CONTABILIZA

CORTE DE CAJA

OFICINA DE CAJAGENERAL

PAGO

CORTE DE CAJA

REPORTE DE COMBROB.DE CAFETERÍA

RECIBO DE CAJA

FIN

DEPARTAMENTO DE

TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN

161







PROCEDIMIENTO

Nombre: Desarrollo de sistemas informáticos.

Objetivo: Proporcionar a las áreas del Instituto, el apoyo técnico en la elaboración de sistemas de información que modernicen eldesarrollo de las actividades del Instituto y agilicen sus servicios.


NORMAS

1. El Departamento deTecnologías de la Información, es quien recibe las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollode un Sistema Informático, a través del Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas.

2. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, es el responsable de implementar un sistema para ser utilizado en el Instituto, así como de la plataformainformática en la cual se va a desarrollar.

3. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de

Aplicaciones, realiza el desarrollo del sistema informático; el tiempo de entrega del sistema informático a la áreassolicitantes, dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar.

4. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, proporciona a los usuarios del sistema, la capacitación y asesoría necesaria para el uso adecuado delmismo.

5. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, proporciona el mantenimiento a los sistemas informáticos desarrollados.

6. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, realiza el desarrollo de sistemas informáticos con base en la información que proporcionen las áreassolicitantes a través de entrevistas con los usuarios, además considera documentos tales como Cédulas, Tarjetas yFormatos.

7. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, documenta conforme a las Cédulas, Tarjetas y Formatos el sistema informático a desarrollar.

163






1

2

2 A

3

4

5

6

7

8

Solicita de manera verbal, una reunión con el Titular del Departamento deTecnologías de la Información, con el Titular de la Oficina de Gobierno Electróni-co y Desarrollo de Aplicaciones, con el enlace informático correspondiente y conpersonal usuario, para analizar la factibilidad del desarrollo de un sistemainformático.

Analiza la factibilidad del desarrollo del sistema informático.

¿Se aprueba su realización?

En el caso de que no se apruebe su realización:Personal del Departamento deTecnologías de la Información, comenta en lareunión el porqué no es factible su desarrollo.

Elabora Minuta de la Reunión, recaba firma de cada participante y se distribu-ye de la siguiente manera:Un original para el Departamento de Tecnologías de la Información, el cual searchiva de manera permanente.Segundo original para el titular del área solicitante, y copia a los demás partici-pantes.

Fin.

En caso de que sí se apruebe su realización:Solicita al titular del área que remita debidamente requisitado, el Formato deSolicitud de Requerimiento de Sistemas, en original y dos copias.

Elabora Minuta de la Reunión y recaba firma de los participantes y distribuyede la siguiente manera:Un original para el Departamento de Tecnologías de la Información, el cualresguardará en el archivo permanente.Segundo original para el titular del área solicitante, y copia a los demás partici-pantes.

Recibe el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en originaly dos copias.

Sella de recibido y devuelve una copia al área solicitante. Al original y la segundacopia les asigna un número de folio.

Turna al Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicacio-nes el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en original ycopia.


Área solicitante

Personal involucrado

Titular del Departamento deTecnologías de la Información

164







9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Recibe el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en originaly copia y asigna al analista de sistemas.

Comenta en forma general, el objetivo del sistema y explica detalladamente elprocedimiento de las actividades a sistematizar, con el Titular de la Oficina deGobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones.

Realiza entrevistas con los usuarios solicitantes, a fin de recopilar la informaciónque permita llevar a cabo un análisis previo al desarrollo del sistema informático.

Solicita al área solicitante, Documentación adicional necesaria (reportes,casos prácticos y detalle del flujo del procedimiento) que permita recopilarinformación para desarrollar el sistema informático.

Recibe del área solicitante la Documentación adicional arriba mencionada, laanaliza para determinar las necesidades del área y obtener mayor información.

Determina el objetivo, el alcance y los beneficios del sistema informático de acuer-do a las necesidades del área solicitante.

Determina los movimientos de entrada y salida de información que requiera elsistema informático.

Describe los Métodos y Procedimientos, con el objetivo de completar la infor-mación que permita desarrollar el sistema informático.

Elabora Diagrama jerárquico de módulos, para definir la estructura jerárqui-ca del sistema informático.

Define el Diccionario de datos, para integrar las tablas que pertenecen a labase de datos del sistema informático.

Elabora Diagrama de relaciones, para determinar la conexión que exista entrelas tablas de la base de datos del sistema informático en desarrollo.

Elabora en lenguaje de programación la Propuesta del sistema informático.

Somete a verificación del área solicitante el sistema a desarrollar.

¿Se acepta el diseño del sistema informático?


Titular de la Oficina de Gobierno Electrónicoy Desarrollo de Aplicaciones

Analista de sistemas

165






21.A

22

23

23.A

24

25

26

27

27.A

28

29

30


Área usuaria


Área usuaria


En el caso de no aceptar el diseño del sistema informático:Realiza ajustes en el sistema, con base en los Requerimientos que presenta alárea de trabajo.

Regresa actividad 21.

En caso de aceptar el diseño del sistema informático:Desarrolla y programa el sistema informático en el lenguaje de programación quese utiliza en el IPE.

Realiza pruebas de funcionalidad y operación del sistema informático desarrolla-do y verifica su correcto funcionamiento.

¿Existen fallas en el sistema?

En caso de existir fallas en el sistema:Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al sistema informático,regresa a la actividad 23.

En el caso de no existir fallas en el sistema:Se integra el expediente de toda la Documentación del sistema, para facilitar elmantenimiento del mismo y se resguarda en esta área.

Presenta al área usuaria, el Sistema informático.

Ejecuta pruebas en paralelo, detecta y comunica los ajustes necesarios al analistade sistemas.

Realiza los ajustes señalados.

¿El área solicitante esta de acuerdo con el Sistema Informático?

En caso de no estar de acuerdo:Regresa a actividad 27.

En caso de estar de acuerdo:El área usuaria libera el Sistema Informático.

Instala el nuevo sistema y en caso de que haya un sistema anterior se da de baja.

Requisita en el apartado de Entrega de Requerimientos de Sistemas, el Forma-to de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en original y copia.

166







31


Distribuye de la siguiente manera:Original para la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, elcual resguarda permanentemente.Copia para el departamento solicitante ó para el enlace informático correspon-diente.

Conecta con el Procedimiento de Manual de Ayuda en Línea del Departamento

de Tecnologías de la Información contenido en el Manual de Procedimientos de

la Subdirección de Finanzas.


167






DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

168

SOLICITA

ÁREA SOLICITANTE

MINUTA DEREUNIÓN

INICIO

ELABORA, RECABA Y

DISTRIBUYE

O

DEPARTAMENTO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

SISTEMA INFORMÁTICO

VERBALMENTE, REUNIÓN PARA ANALIZARFACTIBILIDAD DE DESARROLLO DE

SISTEMA INFORMÁTICO.

ANALIZA

FACTIBILIDAD DE DESARROLLO

PERSONAL INVOLUCRADO

¿APRUEBAREALIZACIÓN?

NO PORQUÉ NO ES

FACTIBLE

SÍ

C

DEMÁS PARTICIPANTES

COMENTA

SOLICITA

FORMATO DE SOLICITUD

DE REQUERIMIENTO DE

SISTEMAS

AL TITULAR DEL ÁREA


TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

O

TITULAR DEL ÁREA

SOLICITANTE

FIRMA DE CADA

PARTICIPANTE

FIN

RECIBE

FORM. DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE SISTEMAS


O

MINUTA DEREUNIÓN

ELABORA,RECABA

Y DISTRIBUYE

O

O

TITULAR DEL ÁREA

SOLICITANTE

FIRMA DE CADA PARTICIPANTE

O

O

COMENTAY

EXPLICA

OBJETIVO DEL SISTEMA Y PROCEDIMIENTO DE

ACTIVIDADES A SISTEMATIZAR

REALIZAY

RECOPILA

A USUARIOS SOLICITANTES

SOLICITA

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL

REPORTES, CASOS PRÁCTICOS, ETC.

RECIBE, ANALIZA Y OBTIENE


MAYOR INFORMACIÓN

DETERMINAOBJETIVO, ALCANCE Y

BENEFICIOS.

DETERMINAMOVIMIENTOS DE

ENTRADA Y SALIDA DE INFORMACIÓN

DESCRIBE

MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS

PARA COMPLETAR INFORMACÍÓN

1

SELLA Y

DEVUELVE

FORM. DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE SISTEMAS C

TITULAR DEL ÁREA

SOLICITANTE

O

SE LE ASIGNA UN NUMERO DE FOLIO

C

TURNA

TITULAR DE LA OFICINA DE GOBIERNO

ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE

APLICACIONES

RECIBEY

ASIGNA


ANALISTA DE SISTEMAS

RESPONSABLE

O

C

C

C

DEMÁS PARTICIPANTES

P

C

C

C

C


RESPONSABLE

INFORMACIÓN

DEL ÁREA SOLICITANTE

DIAGRAMA JERÁRQUICO DE MÓDULOS

DEFINIR ESTRUC. JERÁRQUICA DEL


ELABORA

DICCIONARIO DE DATOS

PARA INTEGRAR TABLAS DE LA BASE

DE DATOS

DEFINE

DEPARTAMENTO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN



APLICACIONES







DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

169

SISTEMAINFORMÁTICO

ELABORA

P

1

DIAGRAMA DERELACIONES

PARA DETERMINAR CONEXIÓN ENTRE TABLAS

DE BASE DE DATOS

ELABORA

PROPUESTA DEL SISTEMA INFORMÁTICO

EN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

REQUERIMIENTOS

SÍ

SOMETE

SISTEMAINFORMÁTICO

A VERIFICACIÓN

¿SE ACEPTA EL DISEÑO DEL SISTEMA

INFORMÁTICO?

NO

SISTEMAINFORMÁTICO

REALIZA AJUSTES

1

DESARROLLA Y

PROGRAMA

EN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

OFICIAL DE EL IPE

2

PRESENTA

SISTEMAINFORMÁTICO

AL ÁREA USUARIA

EJECUTA, DETECTA

Y COMUNICA

EN PARALELO

ÁREA USUARIA

SISTEMAINFORMÁTICO

AL ANALISTA DE SISTEMAS

REALIZA

AJUSTES NECESARIOSSISTEMA

INFORMÁTICO


O y 2 C EN EL APARTADO DE ENTREGA DE

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS

DISTRIBUYE

OFICINA DE GOBIERNO


APLICACIONES

REQUISITA

FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SISTEMA

FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SISTEMA

C

O

C

ENLACE INFORMÁTICO

DEPARTAMENTO SOLICITANTE

INTEGRA

DOCUMENTACIÓN

SÍ

¿EL ÁREA SOLICITANTE ESTA DEACUERDO CON

EL SISTEMA INFORMÁTICO?

NO

2

3

SISTEMAINFORMÁTICO

ÁREA USUARIA

PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD Y

OPERACIÓN

REALIZAY

VERIFICA

SISTEMAINFORMÁTICO

SÍ¿EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA

INFORMÁTICO?

NO

SISTEMAINFORMÁTICO

CORRIGE

1

LIBERA

NUEVO SISTEMAINFORMÁTICO

ANALISTA DESISTEMAS

INSTALA

EN CASO DE HABER UN SISTEMA

ANTERIOR SE DA DE BAJA

PROCEDIMIENTO DE MANUAL DE AYUDA EN LINEA (MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFO.

3

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento a los sistemas informáticos.

Objetivo: Atender las necesidades de actualización de los sistemas informáticos en funcionamiento en las áreas del Instituto, con lafinalidad de que estos funcionen correctamente y de acuerdo a las necesidades actuales de los usuarios.


NORMAS

1. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, recibe las solicitudes de mantenimiento a sistemas informáticos, a través del Formato de Solicitud deRequerimiento de Sistemas y/o Nota de Servicio .

2. El Departamento deTecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, realiza el mantenimiento del sistema informático; el tiempo de realización dependerá de la complejidad delos procesos.

3. El Departamento de Tecnologías de la Información a través de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, realiza el mantenimiento a los sistemas informáticos, con base en la información que proporcionan lasáreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado.

170







1

1.A

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe solicitud del área usuaria que requiere el mantenimiento al sistema, encaso de ser un mantenimiento mayor solicita Formato de Solicitud de Reque-rimiento de Sistemas, en caso de ser un mantenimiento menor se elaboraNota de Servicio, en original y dos copias.

¿Qué tipo de mantenimiento es?

En caso de ser un mantenimiento menor:Analiza información y asigna al analista responsable de la actividad.

Realiza entrevistas con los usuarios y recopila información.

Realiza las modificaciones al Sistema informativo.

Requisita la Nota de Servicio, recaba las firmas de autorización, en original ydos copias.

Distribuye de la siguiente manera:Original y primera copia para la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, el cual resguarda de manera permanente.Segunda copia para el área solicitante o para el enlace informático correspon-diente.

Fin.

En caso de ser un mantenimiento mayor:Revisa que el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, enoriginal y dos copias, este bien requisitado.

Sella de recibido y devuelve una copia al área solicitante. Al original y la segundacopia les asigna un número de folio.

Turna el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, al Titular delDepartamento de Tecnologías de la Información, para analizar la solicitud demanera conjunta, así como para recabar su firma de autorización.

Recibe el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en originaly copia para su análisis y autorización.

¿Se autorizó la adecuación del sistema?


Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo

de Aplicaciones


Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo

de Aplicaciones

Titular del Departamento de Tecnologías dela Información

171







En caso de que no se autorice:Informa al área solicitante que se cancela la solicitud.

Requisita y firma el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, enoriginal y copia.

Distribuye de la siguiente manera:Original para la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, elcual resguarda de manera permanente.Copia para el área solicitante o el enlace informático correspondiente.

Fin.

En caso de que se autorice:Firma el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas, en original ycopia y turna al Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones.

Recibe el Formato de Solicitud de Requerimiento de Sistemas y lo res-guarda de manera temporal.

Asigna al analista de sistemas responsable de la actividad.

Realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permitadeterminar las necesidades.

Solicita la Documentación adicional necesaria (reportes, casos prácticos ydetalle del flujo del procedimiento) que permita recopilar información para realizarlas modificaciones al sistema informático.

Recibe del área solicitante, la Documentación adicional mencionada y la ana-liza para obtener mayor información.

Determina el objetivo, el alcance y los beneficios del sistema informático de acuer-do a las necesidades actuales del área solicitante.

Completa el Diagrama jerárquico de módulos, para definir la estructura jerár-quica del sistema infomático modificado.

Integra el Diccionario de tablas, para modificar la base de datos del sistemainformático.

9.A

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Titular de la Oficina de Gobierno Electróni-co y Desarrollo de Aplicaciones

Analista de Sistemas

172








Analista de sistemas 21

22

23

24

25

25.A

26

27

28

Complementa el Diccionario de datos de cada una de las tablas, de acuerdo alas modificaciones de la nueva base de datos.

Finaliza el Diagrama de relaciones, para determinar la conexión que existaentre las tablas de la base de datos del Sistema informático en modificación omantenimiento.

Determina las fuentes y productos del Sistema informático en mantenimiento.

Realiza el mantenimiento y sus modificaciones correspondientes en el sistemainformático.

Realiza pruebas de funcionalidad y operación del sistema informático, verifica sucorrecto arranque y funcionamiento.

¿Existen fallas en el sistema?

En caso de existir fallas:Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema informático.


En caso de no existir fallas:Informa al Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicacio-nes, que se concluyo el desarrollo de la aplicación y que puede proceder a laactualización del Manual de Ayuda en Línea.

Recaba firmas del área solicitante, en el Formato de Solicitud de Requeri-miento de Sistemas, en original y copia.

Distribuye de la siguiente manera:Original para la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, lacual resguardará de manera permanente.Copia para el área solicitante o el enlace informático correspondiente.

Conecta con el Procedimiento de Manual de Ayuda en Línea del Departamento

de Tecnologías de la Información contenido en el Manual de Específico

deProcedimientos de la Subdirección Administrativa.


173






MANTENIMIENTO A LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

174

FORM. DE SOLICITUD DEREQUERIMIENTOSDE SISTEMAS

O

C



FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTOSDE SISTEMAS

O

C

INICIO



APLICACIONES


RECIBE ÁREA USUARIA

¿QUÉ TIPO DE MANTENIMIENTO ES?

MENOR

MAYOR

ANALIZA Y

ASIGNA

NOTA DE SERVICIO

REVISA

O

REALIZA




APLICACIONES

ASIGNAANALISTA DE

SISTEMAS


SOLICITA

RECIBE Y

ANALIZA

DETERMINA

OBJETIVO, ALCANCE Y BENEFICIÓS DEL SISTEMA INFORM. DEACUARDO A

LAS NECESIDADESDEL ÁREA

DICCIONARIO DE TABLAS

INTEGRA

1

NOTA DE SERVICIO

EN CASO DE SER UN MANTENIMIENTO

MAYOR

EN CASO DE SER UN MANTENIMIENTO

MENOR

O/2C

O/2C

ENTREVISTAS, CON LOS USUARIOS PARA RECOPILAR

INFORMACIÓN


REALIZA MODIFIACAIONES

AL SISTEMA

REQUISITA

RECABA LAS FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

DISTRIBUYE

NOTA DE SERVICIOO

C

OFICINA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE

APLICACIONES

ÁREA SOLICITANTE O ENLACE INFORMÁTICO

C

SELLA YDEVUELVE

NOTA DE SERVICIO

O

C

ÁREA SOLICITANTE

SE LE ASIGNA NÚMERO DE FOLIO


TURNA


TECNOLÓGÍAS DE LA INFORMACIÓN

PARA ANALIZARDE MANERA CONJUNTA

Y RECABAR FIRMA DE AUTORIZACIÓN


RECIBE

O


TECNOLÓGÍAS DE LA INFORMACIÓN

NOINFORMA

¿SE AUTORIZO LA ADECUACIÓN DEL

SISTEMA?

SI

AL ÁREA SOLICITANTE QUE SE CANCELA LA

SOLOCITUD

REQUISITAY

FIRMA

FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIEN-TOS DE SISTE-MAS

O

DISTRIBUYE O

C


TITULAR DE LA OFICINADE GOBIERNO ELECTRÓNICO

Y DESARROLLO DE APLICACIONES

ÁREA SOLICITANTEO PARA EL ENLACE

INFORMÁTICO CORRESPONDIENTE

FIN

FIRMAY

TURNA


O



APLICACIONES



APLICACIONES

RECIBE

REALIZA YOBTIENE

ENTREVISTAS CON LOS USUARIOS


RECOPILAR INFO. PARA REALIZAR

MODIFIC. AL SIST. INFORM.

COMPLETA

DEFINE ESTRUCTURA JERARQUICA DEL SISTEMA INFORMATICO MODIFICADO

DIAGRAMA JERARQUICO DE MODÚLOS

PARA MODIFICAR LA BASE DE DATOS DEL SISTM.

INFORM.

FIN

C

C

C

C

C

CC

T

INFORMACIÓN

ÁREA SOLICITANTE

ÁREA SOLICITANTE

DIAGRAMA JERARQUICO DE MODULOS

COMPLEMENTA

MODIFICACIONES DE LAS NUEVAS BASES DE DATOS

SISTEMA INFORMATICO

DIGRAMA DE RALACIONES

FINALIZA

DETERMINA RELACIONES

SISTEMA INFORMATICO

DETERMINA

FUENTES Y PRODUCTOS EN MANTENIMIENTO







MANTENIMIENTO A LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS

175

FORMATO DE SOLICITUDDE REQUERIMIENTOSDE SISTEMAS

FORMATO DE SOLICITUDDE REQUERIMIENTOSDE SISTEMAS

SISTEMA INFORMATICO

SISTEMA INFORMATICO

1

REALIZAMATENIMIENTO Y MODIFICACIONES

CORRESPONDIENTES

REALIZA

PRUEBAS DE FINCIONALIDAD Y OPERACIÓN PARA VERIFICAR

SU CORRECTO ARRANQUEY FUNCINAMIENTO

MANUAL DE AYUDA EN LINEA

INFORMA

RECABA

SE PUEDE PROCEDER A SU ACTUALIZACIÓN

DISTRIBUYE

¿EXISTEN FALLAS EN EL

SISTEMA?

NO

SI

SISTEMA INFORMATICO

CORRIGE

1

1



APLICACIONES

FIRMAS DEL ÁREA SOLICITANTE

O

O

C

OFICINA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE

APLICACIONES

ÁREA SOLICITANTE O PARA EL ENLACE

INFORMÁTICO

PROCEDIMIENTO DE MANUAL DE AYUDA EN LINEA

C

P

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Publicación de información en el sitio Web o portal del IPE.

Objetivo: Establecer los pasos a seguir para la publicación de la información en la página Web del Instituto, con la finalidad de difundiry promover los programas y acciones del Instituto.

Frecuencia: Periódica.

NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplica-ciones, recibe las solicitudes de publicación de información en el sitio Web, a través del Formato de Requerimientode Publicación en el sitio Web IPE.

2. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplica-ciones, recibe la información a publicarse, la cual se entrega por medio de un archivo electrónico. El retraso de larecepción de dicha información tendrá como consecuencia una tardanza en su publicación.

3. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplica-ciones, realiza el diseño de las páginas a publicar, de acuerdo a los estándares establecidos en el Manual deIdentidad del Gobierno del Estado de Veracruz.

4. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplica-ciones, sólo publica la información en el sitio Web, hasta que reciba la autorización del Subdirector o Titular del áreasolicitante.

5. El Departamento de Tecnologías de la Información no tiene autorización para hacer algún tipo de modificación en elcontenido de la información, será responsabilidad del área solicitante.

6. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo deAplicaciones, recibe a través de un archivo electrónico, las correcciones o cambios que se deseen realizar en elcontenido de la información.

176







1

2

3

4

4.A

5

6

7

8

9

10


Oficina de Gobierno Electrónico y Desarro-llo de Aplicaciones

Analista de aplicaciones del sitio Web

Oficina de Gobierno Electrónico y Desarro-llo de Aplicaciones

Recibe del área solicitante, el Formato de Requerimiento de Publicación enel Sitio Web IPE, en original y dos copias.

Sella de recibido y devuelve una copia al área solicitante. Al original y la segundacopia les asigna un número de folio y los turna al analista de aplicaciones del sitioWeb.

Recibe el Formato de Requerimiento de Publicación del Sitio Web IPE enoriginal y copia para su revisión.

Verifica que le haya llegado la Información que se desea publicar.

¿Llegó la información?

En el caso de que no haya llegado:Llama al área solicitante para que la envíen por correo electrónico, regresa a laactividad 4.

En caso de que sí haya llegado la información:Anota fecha y hora en que se recibió (en el espacio correspondiente), en elFormato de Requerimiento de Publicación en el Sitio Web IPE.

Optimiza la Información del archivo electrónico recibido, para eficientar su publi-cación, así como la seguridad correspondiente para no ser modificado.

Publica la Información ya elaborada en la Página de Intranet.

Registra en el Formato de Requerimiento de Publicación en el Sitio WebIPE los datos solicitados, y recaba la firma del Titular de la Oficina de GobiernoElectrónico y Desarrollo de Aplicaciones, del Titular del Departamento de Tecno-logías de la Información y de quien elaboró la información para publicarse en laPágina de Intranet.

Devuelve original y copia del Formato de Requerimiento de Publicación enel Sitio Web IPE, al área solicitante para su autorización.

Pasa el tiempo.

Recibe del área solicitante, el Formato de Requerimiento de Publicación enel Sitio Web IPE en original y copia, ya con la firma de autorización para publicardel Titular del área solicitante, anotando fecha y hora en que se recibió.

DESCRIPCIÓN

177






11


Publica la información en el sitio Web, anotando fecha y hora de ésta. Envía untanto del Formato de Requerimiento de Publicación en el Sitio Web, alárea solicitante.


DESCRIPCIÓN

178







PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SITIO WEB O PORTAL DEL IPE

179

FORMATO DEREQUERIMIENTO DEPUBLICACIÓN ENSITIO WEB

O

C

C

ÁREA SOLICITANTE

FORMATO DEREQUERIMIENTODE PUBLICACIÓNEN SITIO WEB

PUBLICA,ANOTA Y ENVIA

PÁGINA DE INTERNET

INICIO

FORMATO DEREQUERIMIENTO DEPUBLICACIÓN ENSITIO WEB

RECIBEDEL ÁREA

SOLICITANTE

O

SELLA YDEVUELVE

AL ÁREA SOLICITANTE

ASIGNA FOLIO

FORMATO DE REQUERIMIENTO DE PUBLICACIÓNEN SITIOWEB

RECIBE

O

VERIFICA

INFORMACIÓN

¿LLEGÓ LA INFORMACIÓN?

NO

SI

LLAMA

ENVIEN VIA CORREOELECTRONICO

FORMATO DEREQUERIMIENTODE PUBLICACIÓNEN SITIOWEB

ANOTA

FECHA Y HORA DE RECIBIDA, EN ESPACIO

CORRESPONDIENTE

INFORMACIÓN

PUBLICA

PÁGINA DE INTARNET

FORMATO DE REQUERIMIENTODE PUBLICAIÓNDE SITIO WEBIPE

REGISTRAY

RECABA TITULAR DE LA OFICINA DE GOBIERNO

ELECTRONICO Y DESARROLLO DE APLICACIONES

FORMATO DE REQUERIMIENTO DE PUBLICACIÓNEN SITIOWEB IPE

DEVUELVE

O

FORMATO DE REQUERIMIENTO DE APLICACIÓNEN SITIO WEB

RECIBEY

ANOTACON FIRMAS DE AUTORIZACIÓN,

REGISTRA FECHA Y HORADE RECIBIDO

DEL TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE

O

1T

ANALISTA DE APLICACIONES DEL

SITIO WEB

AL ÁREA SOLICITANTE

INFORMACIÓN

OPTIMIZA

PARA EFICIENTAR SU PUBLICACIÓN Y DAR

SEGURIDAD PARA QUENADIE PUEDA MODIFICAR

1

1

C

C

C

FIRMA

C

ÁREA SOLICITANTE

C

FIN


ELECTRONICO Y DESARROLLO DE

APLICACIONES

ANALISTA DE APLICACIONES DEL

SITIO WEB


ELECTRONICO Y DESARROLLO DE

APLICACIONES






PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Manual de Ayuda en Línea.

Objetivo: Proveer a los usuarios de los sistemas informáticos de una herramienta electrónica, que les facilite la comprensión y uso delos mismos.


NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, es elresponsable de elaborar todos los Manuales del Usuario y de que se apeguen a los estándares de diseño definidos para tal efecto.

2. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, otorga acada sistema informático liberado, su respectivo Manual del Usuario.

3. El Departamento de Tecnologías de la Información mediante la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, en base alCalendario de Actividades, supervisa el cumplimiento del mismo.

180







1

2

3

4

5

6

6.A

7

8

9

9.A

10

11

Asigna al analista de sistemas la elaboración del Manual de Ayuda en Línea delsistema informático previamente desarrollado.

Instala copia del Sistema en el equipo de cómputo del analista de sistemas.

Elabora el Calendario de Actividades en original y lo resguarda en el archivotemporal.

Elabora el Manual de Ayuda en Línea en el software destinado para ello.

Imprime el Manual de Ayuda en Línea y turna al Titular de la Oficina deGobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones.

Recibe y revisa el Manual de Ayuda en Línea.

¿Está correcta la información del manual?

En caso de que no esté correcta:Informa de manera verbal al analista de sistemas, de los cambios a realizar.

Realiza los cambios pertinentes al Manual de Ayuda en Línea, continúa con laactividad

En caso de que esté correcta:Imprime y turna el Manual de Ayuda en Línea, al Titular de la Oficina deGobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones, para su revisión final.

Recibe y revisa el Manual de Ayuda en Línea, para la revisión final.

¿El Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicacionesesta de acuerdo con la información del Manual de Ayuda en Línea?

En el caso de que no esté de acuerdo:Lo devuelve al analista de sistemas, solicitándole las correcciones.

Realiza los cambios pertinentes en el Manual de Ayuda en Línea.

Imprime el Manual de Ayuda en Línea corregido.



Titular de la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Aplicaciones






181






12En caso de que esté de acuerdo:Resguarda de manera permanente el Manual de Ayuda en Línea.




182







ELABORACIÓN DEL MANUAL DE AYUDA EN LÍNEA

183

SISTEMA

ASIGNA



APLICACIONES

MANUAL DE AYUDA EN LÍNEA

INICIO

ELABORA

ELABORA

C

INSTALA

IMPRIME Y TURNA

NO


ELABORACIÓN


DEL SISTEMA INFORMÁTICO

DESARROLLADO

EN EL EQUIPO DE CÓMPUTO DEL ANALISTA DE SISTEMAS


CALENDARIO DE ACTIVIDADES

O

T

EN EL SOFTWARE DESTINADO


RECIBE Y REVISA


¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?

SÍ

INFORMA VERBALMENTE


REALIZA

CAMBIOS


IMPRIME Y TURNA


PARA REVISIÓN FINAL

1

1

RECIBE Y REVISA


PARA SU REVISIÓN FINAL

2

SÍ

¿EL TITULAR DE LA OFCINA DE GOBIERNOELECTRÓNICO Y DESA-

RROLLO DE APLICACIONES ESTA DE ACUERDO CON

EL MANUAL?

REGUARDA


NODEVUELVE Y SOLICITA

AL ANALISTADE

SISTEMAS

CORRECCIONES

REALIZA CAMBIOS



IMPRIME


CORREGIDO

2

FIN



APLICACIONES



APLICACIONES



APLICACIONES


ELECTRÓNICO Y DESARROLLO DE APLICACIONES



APLICACIONES






PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento preventivo al equipo de cómputo.

Objetivo: Mitigar la ocurrencia de fallas e incrementar su disponibilidad de buen funcionamiento.

Frecuencia: Semestral.

NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información, mediante la Oficina de Infraestructura y Asistencia Técnica es el responsable delmantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo.

2. El Departamento de Tecnologías de la Información, hace llegar por escrito el Calendario establecido para el mantenimiento, a las áreasdel Instituto mediante sus Subdirecciones.

3. El Programa Anual de Mantenimiento Preventivo al Equipo de Cómputo, se realizará dos veces al año.

4. El Departamento de Tecnologías de la Información, a través de la Oficina de Infraestructura y AsistenciaTécnica, realiza el Mante-nimiento Preventivo al Equipo de Cómputo, únicamente a los equipos que sean propiedad del IPE; en la fecha establecida en elCalendario y dentro del horario laboral.

184







1

1.A

2

3

4

5

6

6.A

6.A.1

Realiza y pone a consideración al Titular del Departamento de Tecnologías de laInformación el Calendario del Programa Anual de Mantenimiento Preventi-vo al Equipo de Cómputo.

¿Existe alguna modificación?

En que caso de que exista alguna modificación:Se realizan los cambios pertinentes.

Regresa actividad número 1

En caso de que no exista ninguna modificación:Envía mediante Memorandum el Calendario de Mantenimiento Preventivoal Equipo de Cómputo para cada Subdirección con copiaa a sus respectivosdepartamentos

Informa vía telefónica, con un día de anticipación, al usuario responsable delequipo de computo programado, que se requerirá el equipo para mantenimiento.

Acude al área correspondiente, retira el equipo de cómputo y lo traslada a laOficina de Infraestructura y Asistencia Técnica.

Realiza el servicio de mantenimiento preventivo.

Verifica el buen funcionamiento del equipo de cómputo.

¿Existen fallas en el equipo de cómputo?

En caso de existir fallas en el equipo de cómputo:Informa vía telefónica al usuario responsable del equipo de cómputo, la situaciónque guarda su equipo y corrige la falla.

¿Es corregida la falla?

En caso de no ser corregida:Conecta con el Procedimiento de Mantenimiento Correctivo Externo del Depar-

tamento de Tecnologías de la Información contenido en el Manual Específico de

Procedimientos de la Subdirección Administrativa.

Fin.


Titular de la Oficina de Infraestructura y Asistencia Técnica

Titular del Departamento de Tecnólogias dela Información

Técnico en soporte

185






6.B

7

8

9

En caso de ser corregida:Regresa a la actividad 6.

En caso de no existir fallas en el equipo de cómputo:Requisita el Formato de Servicio de Mantenimiento al Equipo de Cómpu-to.

Traslada e instala el equipo de cómputo, al área al que pertenece y recaba firmade aceptación del servicio del usuario responsable.

Resguarda el Formato de Servicio de Mantenimiento al Equipo de Cóm-puto.



186







MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL EQUIPO DE CÓMPUTO

187

INICIO

TITULAR DE LA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y

ASISTENCIA TECNICA

CALENDARIO DEMANTENIMINIENTOPREVENTIVO ALEQUIPO DE COMPUTO

REALIZA Y

PONE

¿EXITE ALGUNA MODIFICACIÓN?

NO

SIREALIZA CAMBIOS PERTINENTES

ENVIA

INFORMAAL USUARIO

RESPONSABLE

EQUIPO DE CÓMPUTO

O

A CONSIDERACIÓN TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE


SUBDIRECCIONES

C

PARA SU REPECTIVO DEPARTAMENTO

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TECNÓLOGIAS DE LA

INFORMACIÓN

TÉCNICO EN SOPORTE VÍA TELEFONICA UN

DIA ANTES

ACUDE, RETIRAY

TRASLADA

EQUIPO DE CÓMPUTO

OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y ASISTENCIA TÉCNICA

REALIZA

EQUIPO DE CÓMPUTO

SERVICIO DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

VERIFICA

EQUIPO DE CÓMPUTO

BUEN FUNCIONAMIENTO

¿EXITE FALLAS EN EL EQUIPO DE COMPUTO?

SI INFORMAY

CORRIGE

EQUIPO DE CÓMPUTO

AL USUARIO RESPONSABLE

¿ES CORREGIDA LA FALLA?

NO

VÍA TELEFONICA

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

CORRECTIVO EXTERNO

SI

FIN

NO

FORMATO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO AL EQUIPO DE CÓMPUTO

REQUISITA

1

1

2

2

MEMORANDUM

CALENDARIO DEMANTENIMINIENTOPREVENTIVO ALEQUIPO DE COMPUTO

TRASLADA E

INSTALA

EQUIPO DE CÓMPUTO

RECABA FIRMA DE ACEPTACIÓN DEL

SERVICIO DEL USUARIO RESPONSABLE

FORMATO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO AL EQUIPO DE CÓMPUTO

RESGUARDA

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Mantenimiento correctivo (interno o externo) al equipo de cómputo.

Objetivo: Corregir la falla técnica que presente el equipo de computo, mediante la intervención de personal técnico del Departamentode Tecnologias de la Información o un proveedor de servicio especializado, para que se mantenga en buenas condicionesde operación.


NORMAS

1. El equipo de computo que presente fallas de operación, debe ser intervenido en primera instancia por el personal delDepartamento de Tecnologías de la Información, los cuales decidirán si es requerida la atención por parte de unproveedor de servicio técnico especializado.

2. Todo servicio de mantenimiento correctivo externo, en Garantía o fuera de ella, debe ser solicitado al Departamentode Servicios Generales por parte de la Oficina de Infraestructura y Asistencia Técnica.

3. Todo equipo de cómputo enviado a mantenimiento correctivo externo, se sustituirá por otro de características similares,siempre y cuando se tenga en existencia.

4. Solo el equipo de computo de propiedad del Instituto, se envía a mantenimiento correctivo externo.

5. Todo equipo de cómputo, al ser enviado al servicio de mantenimiento correctivo externo y no pueda ser reparado,debe ser promovido, por el Departamento de Tecnologías de la Información al Departamento de Adquisiciones eInventarios, para su desincorporación del inventario.

188








1

2

2.A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe la solicitud de servicio, verbal o escrita, de atención a un equipo decómputo y turna al técnico en soporte para su atención.

Revisa y evalúa la falla del equipo en la misma área o en la Oficina de Infraestruc-tura y Asistencia Técnica.

¿Necesita reparación interna o externa?

En caso de que sea reparado por el personal de Infraestructura y AsistenciaTécnica:Repara la falla y comprueba su buen funcionamieto.

Traslada e instala el equipo de cómputo, al área al que pertenece.

Requisita la Orden de Servicio y Asistencia Técnica y recaba firma.

Archiva la Orden de Servicio y Asistencia Técnica.

Fin.

En caso de que necesite servicio correctivo externo:Informa verbalmente al usuario responsable del equipo la situación que guardasu equipo.

Requisita la Orden de Reparación de Mobiliario y Equipo en tres tantosoriginales para; - Departamento de Servicios Generales - Titular del área involucrada - Archivo

Elabora Memorándum de solicitud de servicio firmado por el Titular del Departa-mento de Tecnologías de la Información, dirigido al Titular del Departamento deServicios Generales con copia al Titular del área involucrada y su Archivo.

Entrega Memorándum a las partes involucradas.

Pone a disposición del Departamento de Servicios Generales, el equipo de cóm-puto a atender.


Titular de la Oficina de Infraestructuray Asistencia Técnica

Técnico en soporte


Técnico en soporte


189






11

12

13

10.A

14

15

16

17

18

19

19.A


Titular de la Oficina de Infraestructura yAsistencia Técnica







Técnico en soporte

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Servicios Generales, el Diagnóstico Técnico delequipo de cómputo emitido por el proveedor.

Evalúa el Diagnóstico Técnico del equipo de cómputo y firma de enterado oaceptado.

Fotocopia el Diagnóstico Técnico para su expediente y el original lo remite alDepartamento de Servicios Generales.

¿Es reparable el equipo?

En caso de que no sea reparable:Recibe del Departamento de Servicios Generales el equipo no reparado.

Envía Memorándum al Titular del área involucrada, la no reparación y en casode haber existencias éste es sustitutido por igual de similares características.

Anexa el equipo de cómputo a la Lista de equipos no funcionales o irrepa-rables.

Analiza el volumen de equipos de cómputo y determina si entrega la Lista deequipos no funcionales o irreparables al Titular del Departamento de Tecno-logías de la Información.

Envía al Departamento de Adquisicones e Inventarios la Lista de equipos nofuncionales o irreparables junto con el equipo de cómputo, para sudesincorporación del inventario del Instituto.

Fin.

En caso de que sea reparable:Recibe el equipo ya reparado, por parte del Departamento de Servicios Genera-les.

Revisa y comprueba su buen funcionamiento.

¿Funciona correctamente el equipo?

En caso de que no funcione correctamente:Devuelve el equipo al Departamento de Servicios Generales, para que se atien-da nuevamente.

190








Técnico en Soporte


20

21

22

Pasa tiemp

Regresa a la actividad número 19.

En caso de que el equipo funcione correctamente:Devuelve e instala el equipo de cómputo reparado, en el área a la que pertene-ce.

Recaba firma de conformidad del usuario, en la Orden de Servicio y Asisten-cia Técnica.

Archiva Orden de Servicio y Asistencia Técnica, en el expediente corres-pondiente.


191






MANTENIMIENTO CORRECTIVO (INTERNO O EXTERNO) AL EQUIPO DE CÓMPUTO

192

EQUIPO DE CÓMPUTO

EQUIPO DE CÓMPUTO

RECIBE Y

TURNA

TITULAR DE LA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y ASISTENCIA TÉCNICA

INICIO

TÉCNICO EN SOPORTE

¿NECESITA REPARACIÓN INTERNA

O EXTRENA?

INTERNA

EXTERNA

REPARA Y COMPRUEBA

INFORMA

MEMORÁNDUM

REVISA Y

EVALÚA

SOLICITUD VERBAL DE ATENCIÓN A UN EQUIPO

USUARIO REPONSABLE DEL

EQUIPO

LA SITUACION QUE GUARDA EL EQUIPO

DEPARTAMETO DE SERVICIOS GENERALES

ÁREA AL QUE PERTENECE

ELABORADEPARTAMENTO


PONE A DISPOSICIÓN


EN EL ÁREA O EN LA OFICINA DE INFRAESTRUTURA Y

ASISTENCIA TECNICA

O

O

TITULAR DEL ÁREA

INVOLUCRADA

O

T

MEMORÁNDUM

ENTREGA

TÉCNICO EN SOPORTE

EQUIPO DE CÓMPUTO

TRASLADA E INSTALA

EQUIPO DE CÓMPUTO

ORDEN DE SERVICIO Y ASISTENCIA TÉCNICA

REQUISITA Y RECABA FIRMA

FIN

TÉCNICO EN SOPORTE



REQUISITA

ORDEN DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO

O

C

C

TITULAR DEL ÁREA INVOLUCRADA

T

A LAS PARTES INVOLUCRADAS

RECIBE


GENERALES

DIAGNOSTICO TÉCNICO DEL EQUIPO

DE COMPUTO

1


ARCHIVA







MANTENIMIENTO CORRECTIVO (INTERNO O EXTERNO) AL EQUIPO DE CÓMPUTO

193

LISTA DE EQUIPOS NO FUNCIONALES O IRREPARABLES

1

Y EN CASO DE HABER EXISTENCIAS SUSTITUIRLO POR OTRO IGUAL DE

SIMILARES CARACT.

DIAGNOSTICO TECNICO


FOTOCOPIA

T

O

C

DEPTO. DE SERVICIOS GRALES.

¿ES REPARABLE EL EQUIPO?

NO

SI

EQUIPO DE CÓMPUTO NO

REPARADO

RECIBE

ENVÍA


ASISTENCIA TÉCNICA

MEMORÁNDUM

EQUIPO DE CÓMPUTO

ANEXA



VOLUMEN DE EQUIPOS DE

CÓMPUTO

ANALIZAY

DETERMINA SI ENTREGA




ENVÍA



INFRAESTRUCTURA Y ASISTENCIA TÉCNICA DEPARTAMENTO DE

ADQUISICISICIONES E INVENTARIO

EQUIPO DE CÓMPUTO

PARA SU DESINCORPORACIÓN DEL INVENTARIO DEL INSTITUTO

FIN

EQUIPO DE CÓMPUTO

REPARADO

RECIBE


DEL DEPTO. DE SERVICIOS

GRALES.

EQUIPO DE CÓMPUTO

REVISAY

COMPRUEBA

TÉCNICO EN SOPORTE

SU BUEN FUNCIONAMIENTO

¿FUNCIONA CORRECTAMENTE EL

EQUIPO?

NO

SI

EQUIPO DE CÓMPUTO

DEVUELVEDEPARTAMENTO


PARA SER ATENDIDO

NUEVAMENTE

1

1

EQUIPO DE CÓMPUTO

REPARADO

DEVUELVEE

INSTALA

AL ÁREA QUE PERTENECE

TÉCNICO EN SOPORTE


RECABA FIRMA


DE CONFORMIDAD

EQUIPO DE CÓMPUTO

DIAGNOSTICO TECNICO


ASISTENCIA TÉCNICA

EVALÚAY

FIRMA

DE ENTERADO



ARCHIVA

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Respaldo y salvaguarda de la información contenida en servidores de red.

Objetivo: Respaldar y resguardar en medios secundarios, los datos y sistemas informáticos Institucionales.

Frecuencia: Permanente.

NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información, establece los mecanismos de respaldo y salvaguarda de los datosy sistemas informáticos.

2. Los respaldos de infromación se realizan mediante un Calendario de Respaldos, generado por la Oficina de Infraes-tructura y Asistencia Técnica, en el cual se establecen los días de respalo y secuencia de medios secundarios a utilizar:Permanente o Actualizable.

3. El Calendario de Respaldos se hace del conocimiento de los Titulares de las oficinas del Departamento de Tecnolo-gías de la Información.

4. Los lugares de resguardo de los medios secundarios son establecidos, según las condiciones de seguridad, por elDepartamento de Tecnologías de la Información.

194







1

2

3

4

5

Revisa conforme a la fecha y al Calendario de Respaldos, el tipo de mediosecundario a utilizar.

Solicita, a quien corresponda, el medio secundario a utilizar, según el lugar deresguardo.

Realiza copia y verifica la información a respaldar en el medio secundario: Datosy Sistemas Informáticos.

Regresa a su lugar de origen, el medio secundario.

Registra en la Bitácora el respaldo realizado.



Analista de redes

195






RESPALDO Y SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN SERVIDORES DE RED

196

MEDIO SECUNDARIO

REVISA

ANALISTA DE REDES

INICIO

SOLICITA

CALENDARIO DE RESPALDOS

REALIZA

Y

VERIFICA

REGISTRA

SEGÚN EL LUGAR DE RESGUARDO

MEDIO SECUNDARIO

DATOS Y SISTEMAS INFORMÁTICOS

DEVUELVE

EL RESPALDO REALIZADO

A QUIEN CORRESPONDA

A SU LUGAR DE ORIGEN

MEDIO SECUNDARIO

EL TIPO DE MEDIO SECUNDARIO A

UTILIZAR

BITACORA

FIN







Nombre: Restauración de la información contenida en los servidores de red.

Objetivo: Proporcionar a la Oficina de Gobierno Electrónico y Desarrrollo de Aplicaciones, la información requerida para el seguimien-to de sus procesos.


NORMAS

1. La restauración de información respaldada en los medios secundarios, solo será atendida por la Oficina de Infraestructura y AsistenciaTécnica, a solicitud expresa del Titular del Departamento de Tecnologías de la Información, o del Titular de la Oficina de GobiernoElectrónico y Desarrollo de Aplicaciones y entregada al personal de ésta última.

PROCEDIMIENTO

197






1

2

2.A

3

4

5

6

7

Solicita al Analista en redes, restauración de la información respaldada en mediossecundarios, correspondiente a alguna fecha determinada

Busca con respecto al Calendario de Respaldos, la información solicitada.

¿Existe la información que desea restaurar?

En caso de que no exista la información:Informa al solicitante, que de acuerdo a la fecha especifica, no se tiene la informa-ción.

Fin.

En caso de que si exista la información:Solicita a quien corresponda según el lugar de resguardo, el medio de almacena-miento, en el que se encuentra la información a restaurar.

Inicia el proceso de restauración de la información, en la equipo de cómputo ocarpeta indicada por el solicitante.

Requisita debidamente la Ordén de servicio y obtiene la firma del solicitante.

Devuelve a su lugar de origen el medio secundario.

Registra en la Bitácora electrónica.




Analista de redes

198







RESTAURACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS SERVIDORES DE RED

199

BITACORA ELECTRONICA

SOLICITA

ANALISTA DE REDES

INICIO

BUSCA

ANALISTA DE REDESLA INFORMACIÓN RESPALDADA

EN MEDIOS SECUNDARIOS EN UNA FECHA DETERMINADA

TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

SOLICITADA

DONDE SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN A RESTAURAR

A QUIEN CORRESPONDASOLICITA

¿EXISTE LA INFORMACIÓN QUE

DESEA RESTAURAR?

SÍ

NOINFORMA

DEACUERDO A LA FECHA, NO TIENE LA INFORMACIÓN

ÁREA SOLICITANTE

FIN

RESTAURA LA INFORMACION EN EL EQUIPO DE CÓMPUTO O CARPETA INDICADA

REQUISITAY

OBTIENE

ORDÉN DE SERVICIO

FIRMA DEL SOLICITANTE

EL MEDIO DE ALMACENAMIENTO

DEVUELVE

EL MEDIO SECUNDARIO

A SU LUGAR DE ORIGEN

REGISTRA

CALENDARIO

FIN






PROCEDIMIENTO

Nombre: Administración de cuentas de usuarios de la red.

Objetivo: Tener control sobre los usuarios que tienen acceso a la red de datos, así como de sus permisos a recursos de la misma.


NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información es el único autorizado para administrar las cuentas de acceso a los usuarios en la red dedatos.

2. Los accesos o modificaciones a la cuentas de los usuarios se atenderán mediante solicitud escrita por parte del Titular del área responsable.

3. La nomenclatura utilizada para la generación de las cuentas de acceso de los usuarios serán determinadas por el Departamento deTecnologías de la Información.

200







1

2

2.A

3

4

5

Recibe, por parte del Titular de la Oficina de Infraestructura y Asistencia Técnica,copia de la Solicitud de servicio del área solicitante y turna al Analista de redes.

Revisa el tipo deSolicitud de servicio: Alta, Baja o Modificación de usuario.

¿Es posible realizar la solicitud?

En caso de no ser posible:Requista la Orden de Servicio especificando las razones por las cuales no esposible realizar el servicio y obtiene firma del solicitante.

Fin.

En caso de que sea posible:Realiza las acciones pertinentes.

Requisita la Orden de Servicio y obtiene firma del solicitante.

Registra en la Bitácora electrónica.



Titular del Departamento deTecnologías de la Información

Analista de redes

201






ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE USUARIOS DE LA RED

202

ORDEN DE SERVICIO

INICIO


INFORMACIÓN

SOLICITUD DE SERVICIO

RECIBE

DEL ÁREA SOLICITANTE

TITULAR DE LA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y ASISTENCIA TÉCNICA

ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN

REVISA

ANALISTA DE REDES

¿ES POSIBLE REALIZAR LA SOLICITUD?

NO ES POSIBLE

SI ES POSIBLE

REQUISITAY

RECABA FIRMAESPECIFICANDO POR QUE NO ES POSIBLE

REALIZAR EL SERVICIO

REALIZA ACCIONES PERTINENTES

REGISTRA

FIN

REQUISITAY

RECABA

FIRMA DEL SOLICITANTE

ORDEN DE SERVICIO

BITÁCORA ELECTRONICA

SOLICITUD DE SERVICIO

FIN







PROCEDIMIENTO

Nombre: Registro de Equipo de Computo y Licencias de Software.

Objetivo: Contar con un registro de asignación del equipo de cómputo y software adquirido por el Instituto.


NORMAS

1. El Departamento de Tecnologías de la Información, mediante la Oficina de Infraestructura de Asistencia Técnica, es laencargada de recibir y asignar el equipo de cómputo y licencias de software a las diferentes áreas del Instituto.

2. La asignación de éstos recursos se hace de acuerdo a las solicitudes y necesidades de cada área.

203






1

2

3

4

4.A

5

6

7

7.A

9


Titular del Departamento de Tecnologías dela Información.

Auxiliar Administrativo.

Técnico en soporte

Recibe notificación vía telefónica de la Sección de Almacén, de la llegada delequipo de cómputo y/o licencias de software e instruye al Auxiliar administrativo.

Elabora Orden de suministro de papelería y artículos de oficina, en originaly copia.

Entrega original a la Sección de Almacén, recibe sello de recibido y resguarda ensu archivo.

Recibe el equipo de cómputo y/o licencias de software de acuerdo a lo solicitadoy lo traslada a la Oficina de Infraestructura y Asistencia Técnica.

¿Son licencias de software o equipo de cómputo?

En caso de ser licencias de software:Fotocopia la licencia y/o copia en medio secundario electrónico el Software y losoriginales se resguardan en la caja de seguridad de la Subdirección Administra-tiva.

Instala software en el quipo de cómputo o servidor de aplicaciones de red corres-pondiente.

Actualiza e imprime Resguardo y obtiene firma.

Fin.

En caso de ser equipo de computo:Revisa y prepara el equipo de cómputo para su asignación.

¿El equipo de cómputo funciona?

En caso de que no funcione:Devuelve el equipo empacado la Departamento de Adquisiciones e Invetarios,mediante Memorandum especificando su estado.

Fin.

En caso de que si funcione:Registran los datos del equipo e imprime Resguardo para el usuario.

204







10

11


Técnico en soporte Traslada e instala en equipo de computo con el usuario y obtiene firma en elResguardo

Archiva el Resguardo en el expediente resguardos de equipo de computo.


205






REGISTRO DE EQUIPO DE COMPUTO Y LICENCIAS DE SOFTWARE

206

C

OREDEN DE SUMINISTRO DE PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA

OSECCIÓN DE

ALMACEN

RESGUARDO

RESGUARDO

EQUIPO DE CÓMPUTO


INVENTARIOS

EQUIPO DE CÓMPUTO

C

RECIBE EINSTRUYE


INFORMACIÓN

INICIO

RECIBE Y TRASLADA

DE LA SECCIÓN DE ALMACEN

OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Y ASISTENCIA TÉCNICA

DE LA LLEGADA DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

Y/O LICENCIAS DE SOFTWARE

NOTIFICACIÓN VÍA TELEFONICA

ELABORA

OREDEN DE SUMINISTRO DE PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA

O


¿SON LICENCIAS DE SOFTWARE O EQUIPO DE

CÓMPUTO?

LICENCIA DE SOFTWARE

EQUIPO DE COMPUTO

REVISA

Y

PREPARA

NO FUNCIONA

SI FUNCIONA

¿EL EQUIPO DE COMPUTO FUNCIONA?

EQUIPO DE CÓMPUTO

DEVUELVE

MEMORANDUM

ESPECIFICANDO SU ESTADO

FIN

REGISTRA

E

IMPRIME

DATOS DEL EQUIPO

RESGUARDO

PARA EL USUARIO

TRASLADA

E

INSTALA

OBTIENE FIRMA

FOTOCAPIAY/O COPIA Y

INSTALA

SOFTWARE WN WL EQUIPO DE CÓMPUTO O

SERVIDOR DE RED

ACTUALIZA E IMPRIME

OBTIENE FIRMA

EQUIPO DE COMPUTO Y/O LICENCIA DE

SOFTWARE

ENTREGA

P

MEDIO SECUNDARIO

FIN

REGISTRA

E

IMPRIME

RESGUARDO

FIN



DIRECTORIOSUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PROFR. JOSÉ ADÁN CÓRDOBA MORALESSUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

L.I. DANIEL ZAVALA QUINTEROTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

L.A.E. PAULA MÁFARA RAMÍREZTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

ING. SERGIO FRANCISCO FERNÁNDEZ CRUZTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS

L.I. JOSÉ ANTONIO HUERTA HERNÁNDEZTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

207



FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

209

ELABORÓ REVISÓ



FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN


SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016

24 NOVIEMBRE 2016



AUTORIZACIÓN

211

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA …

Documents

Transcript of MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA …