MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE LA SUBDIRECCIÓN DE ... · SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION...

1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSESPECÍFICO DE LA SUBDIRECCIÓN

DE ADMINISTRACIÓN


ÍNDICE

Presentación I

Estructura Orgánica II

Simbología III

Descripción de Procedimientos IV

Subdirección de Administración

Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones deActivo Fijo.

10

Tramitación de Viáticos por Comisión. 14 Autorización de la Reposición de Gastos de Fondo Fijo

de Caja. Actualización de Manuales Administrativos. Elaboración del Programa Operativo Anual. Proyecto de Finiquito o Liquidación por Terminación de

la Relación Laboral.

202328

32

Departamento de Recursos Humanos

Selección de Personal. 36 Movimientos de Personal. 42 Afiliación del Personal ante el I.M.S.S. 45 Obtención del Bono de Puntualidad. 49 Elaboración de la Nómina. 53 Organización de Festejos Laborales. 59 Control del Prestador de Servicio Social. 63


Departamento de Capacitación Capacitación y Adiestramiento. 70

Departamento de Servicios Generales

Adquisición de Mobiliario y Equipo de Oficina. 78 Adquisición de Artículos de Oficina, Material de

Limpieza, Material Eléctrico, Material para Equipo deCómputo, Consumibles, Otros. 83

Control y Distribución de Activos. 90 Tramitación del Pago a Proveedores por Compras de

Activo Fijo, Papelería, Artículos de Escritorio, Materialde Limpieza y Contratación de Servicios. 95

Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina. 98 Levantamiento de Inventario de Activo Fijo. 104 Baja de Mobiliario y/o Equipo de Oficina, Equipo de

Cómputo y Equipo de Transporte. 111 Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles. 116 Control del Archivo General. 122 Envío y Recepción de Correspondencia. 126 Control y Mantenimiento de Equipo de Transporte. 129

Departamento de Informática

Desarrollo de Sistemas Informáticos. 136 Prestación de Servicios de Soporte Técnico. 142 Elaboración de Diseños de Imagen. 145

Directorio V

Firmas de Autorización VI


I.- PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma

parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro

Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado

durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta

Institución.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la

realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las

operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y

actividades en esta Unidad Jurídica.

Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,

mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.

Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel Subdirección y

Jefatura de Departamento, identificando en primer término el nombre, objetivo y

normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripción y


finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer

la secuencia de las operaciones del mismo.

La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,

fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo

de prestadores del servicio social.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de

revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que

la administración se ha trazado.


II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA


III.- SIMBOLOGÍA


TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.

OPERACIONRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsímbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:

A= AlfanuméricoN= NuméricoC= Cronológico


ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.

CONECTORRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.

CONECTOR DE PAGINARepresenta una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.

PREPARACIONIndica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsímbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.


LINEAS PARALELAS (EN POSICION VERTICAL)Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión deldiagrama.

DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.

PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.


IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS


ÁREA: SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL

El titular de este puesto, es responsable de proporcionar a las áreas de laInstitución, los recursos humanos, técnicos y materiales; diseñar y proponer lanormatividad para la conservación, distribución, uso y manejo de los bienesmuebles; vigilar el cumplimiento de los lineamientos en materia de adquisiciones,arrendamientos y contratación de servicios; coordinar el programa anual decapacitación; así como el desarrollo de los sistemas informáticos que agilicen laoperación de las a actividades que realiza la Institución.

Revisó:DIRECTOR-GERENTE

Elaboró:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó:CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Fecha:30 de noviembre de 2012

SUBDIRECTOR DE FINANZAS SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN

DIRECTOR/GERENTE

DE FINANZAS

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOSHUMANOS

JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN

DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVOFIJO.

OBJETIVO:

SUMINISTRAR OPORTUNAMENTE A LAS DIFERENTES AREAS DE LAINSTITUCION SUS REQUERIMIENTOS DE ACTIVO FIJO PARA CONTRIBUIR ALCUMPLIMIENTO DE METAS Y PROGRAMAS.

FRECUENCIA:

ANUAL

NORMAS:

EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO DEBERAELABORARSE DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DEINTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONESY OBRAS PUBLICAS DEL S.S.T.E.E.V.

EL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO PARA SUIMPLEMENTACION DEBERA SER AUTORIZADO POR EL CONSEJO DEADMINISTRACION.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Subdirector deAdministración.

Departamento de ServiciosGenerales.


Director-Gerente.

1

2

3

4

5

5-A

6

6-A

7

8

9

10

Solicita a los titulares de las diferentes áreas,requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario yequipo de oficina.

Pasa el tiempo.

Recibe de los titulares de las diferentes áreasrequerimientos de equipo de cómputo, mobiliario yequipo de oficina.

Turna al Departamento de Servicios Generalesrequerimientos para elaborar proyecto de programa.

Elabora proyecto de programa y turna al Subdirector deAdministración.

Presenta al Director-Gerente la propuesta para Vo.Bo.

¿Otorgó Vo. Bo.?

No:

Modifica propuesta y devuelve.

Regresa a la actividad número 4.

Si:

Lo presenta al Consejo de Administración para suaprobación.

No:


Si:

Lo devuelve al Subdirector de Administración.

Presenta programa al Subcomité para su conocimiento

Formula recomendaciones y da instrucciones alSubdirector de Administración.

Implementa Programa Anual de Adquisicionesautorizado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

DIRECCIÓN

SUB. DE ADMINISTRACIÓN


SUB. DE ADMINISTRACIÓN.

DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

INICIO

SOLICITAREQUERIMIENTOS

TITULARES DE AREA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

RECIBE

REQUERIMIENTOS

TITULARES DE AREA

TURNA

REQUERIMIENTOS

DEAPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

ELABORA YDEVUELVE PROYECTO

DEPROGRAMA

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

SERVICIOS GENERALES1

1


SUB. DE ADMINISTRACIÓN.

DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.

PROGRAMAANUAL DE

ADQUISICIONES

1

PRESENTAPROPUESTAPARA Vo. Bo. PROGRAMA

ANUAL DEADQUISICIONES

DIRECTOR- GERENTE

¿OTORGOVo.Bo.?

MODIFICAPROPUESTA

NODIRECTOR- GERENTE

PRESENTAPROPUESTA

PARAAPROBACION

PROGRAMAANUAL DE

ADQUISICIONES

1

CONSEJO

SI

FORMULARECOMENDACIONES

Y DAINSTRUCCIONES

IMPLEMENTA

PROGRAMAANUAL DE

ADQUISICIONES

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES YOBRAS PUBLICAS


FIN

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION




TRAMITACION DE VIATICOS POR COMISION.

OBJETIVO:

PROPORCIONAR AL EMPLEADO LOS RECURSOS ECONOMICOSNECESARIOS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA COMISIONENCOMENDADA.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

EL PERSONAL ASIGNADO PARA UNA COMISION FUERA DE LA CIUDAD,SE REGULARA DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS ENEL MANUAL DE VIATICOS DEL S.S.T.E.E.V.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Departamento de RecursosHumanos.

Subdirector deAdministración

Titular del Area Solicitante.

Director-Gerente.

Titular del Area Solicitante.

Empleado Comisionado.

Departamento de Caja.

Empleado Comisionado.

Titular del Área Solicitante.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Recibe oficio y formato de solicitud de viáticos del áreacorrespondiente, notificando la realización de unacomisión fuera de la ciudad de un empleado.

Turna al Departamento de Recursos Humanos solicitudde viáticos, para verificar y/o ajustar cantidad solicitada.

Verifica y/o ajusta cantidad de dinero necesaria parasufragar gastos de la comisión de conformidad altabulador autorizado y devuelve al Subdirector deAdministración.

Recibe y revisa solicitud.

Otorga Vo. Bo. a la solicitud de viáticos y rubricaformato.

Regresa solicitud al Area solicitante.

Turna al Director-Gerente.

Firma de autorización y devuelve.

Entrega al empleado solicitud autorizada.

Recoge solicitud y recibe instrucción de cobrar losrecursos económicos en el Departamento de Caja.

Entrega recursos económicos al empleadocomisionado y recaba firma de recibido en formato desolicitud de viáticos y lo mantiene en archivocronológico provisional.

Pasa el tiempo.

Termina la comisión.

Relaciona gastos en formato comprobación de viáticos.

Presenta comprobación de gastos al titular del Áreasolicitante.

Otorga Vo. Bo. a comprobación de gastos y turna alSubdirector de Administración para autorización.



DIRECCIÓN



15 Verifica la documentación.

15-A

16

¿Está correcta la documentación?

No:

Devuelve e informa anomalías encontradas.

Regresa a la actividad numero 14.

Si:

Autoriza y turna al Departamento de Caja para finiquito.




DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

VIÁTICOS POR COMISIÓN



DIRECCIÓN


FORMATO DESOLICITUD DE

VIATICOS

CHEQUE

1

FIRMA DEAUTORIZACION

Y DEVUELVE

SOLICITUDDE VIATICOSDIRECTOR-GERENTE

ENTREGAAUTORIZADA SOLICITUD

DE VIATICOS

EMPLEADOTITULAR DELAREA SOLICITANTE

RECOGE YRECIBE

INSTRUCCIONDE COBRAR

ENSOLICITUD

DE VIATICOS

EMPLEADOSOLICITANTE

DEPTO. DE CAJA

ENTREGA YRECABA

FIRMA DERECIBIDO CHEQUE

EMPLEADO SOLICITANTEDEPTO. DE CAJA

RELACIONAGASTOS

/TERMINA LA COMISION/

FORMATO DESOLICITUD DE

VIATICOSEMPLEADOSOLICITANTE

PRESENTA YSOLICITA

Vo.Bo.

TITULAR DEL AREA CORRESPONDIENTE

2

COMPROBA-CION DEGASTOS

TITULAR DELAREA SOLICITANTE

1

C


Gobierno del EstadoSeguro Social de los Trabajadores de la Educación

del Estado de Veracruz SUB. DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN



DIRECCIÓN




AUTORIZACION DE LA REPOSICION DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA.

OBJETIVO:

CONTAR OPORTUNAMENTE CON LOS RECURSOS ECONOMICOSNECESARIOS PARA CUBRIR LOS GASTOS MENORES, QUE DIARIAMENTE SEREALIZAN EN LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

LA REPOSICION DEL FONDO FIJO DE CAJA DEBERA SOLICITARSECUANDO EXISTAN COMPROBANTES DE EROGACIONES QUE SUMENAPROXIMADAMENTE EL 60% DEL TOTAL DEL FONDO.

SOLO SE ACEPTARAN LOS COMPROBANTES DE GASTOS QUECUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y CUYO MONTO NO EXCEDAA $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.).



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

2

2-A

3

4

Recibe del Departamento de Caja solicitud dereposición de gastos del fondo fijo.

Revisa y verifica comprobantes presentados y cantidada reponer.

¿Está correcta la reposición de gastos?

No:

Devuelve e informa al Departamento de Cajaanomalías encontradas.


Si:

Autoriza solicitud.

Devuelve al Departamento de Caja.


Conecta con el procedimiento:ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO.



DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

AUTORIZACIÓN DE LA REPOSICIÓN DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA

INICIO

RECIBE

REVISA YVERIFICA

¿ESTACORRECTA?

DEVUELVE EINFORMA

ANOMALIAS

AUTORIZA

DEVUELVE

FIN


DEPTO. DE CAJA

REPOSICIONDE GASTOS

NO

SI

REPOSICIONDE GASTOS

DEPTO. DE CAJA

REPOSICIONDE GASTOS

DEPTO. DE CAJA

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:

ADMINISTRACIÓN DELFONDO REVOLVENTE.

DEPARTAMENTO DE CAJA

1

1


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO:MANTENER ACTUALIZADOS LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LAINSTITUCIÓN.

FRECUENCIA:

PERIÓDICA.

NORMAS:

TODA ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, DEBERÁ SERSOLICITADA MEDIANTE OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN.

EL RESPONSABLE DEL ÁREA DEBERÁ ANEXAR LAS MODIFICACIONESREALIZADAS A LA CARPETA DEL MANUAL ADMINISTRATIVOAFECTADO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN

Fecha:30 de Noviembre de 2012


Subdirección deAdministración

Responsable del Área.


1

2

3

4

5

6

6-A

6-B

7

Recibe del Área solicitante, oficio (original y 2 copias)requiriendo apoyo para actualizar el Manual Administrativoespecificando (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público.

Sella de recibido el oficio (original y 2 copias) y mantiene eldocumento original en archivo temporal.

Acuerda con el Área solicitante, fecha para proporcionar elapoyo requerido.

Pasa el tiempo.

Realiza entrevista con el responsable del Área y registra lasmodificaciones al Manual Administrativo afectado y(Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios alPúblico).

Imprime borrador de las modificaciones realizadas al ManualAdministrativo (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público) y lo entrega al responsable del área.

Analiza documento con las correcciones realizadas al ManualAdministrativo (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público).

¿Autoriza las modificaciones?

No:

Adiciona información al documento borrador e informa a laSubdirección de Administración.

Realiza las nuevas afectaciones al Manual Administrativo(Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios alPúblico) e imprime documento actualizado.

Conecta con la actividad número 7.

Sí:

Anexa impreso actualizado con las correcciones realizadas ala carpeta del Manual Administrativo (Organización, Políticas,Procedimientos y Servicios al Público).

.



DIRECCIÓN


88 Adjunta impreso actualizado de las modificacionesespecificadas en el oficio y lo mantiene en archivocronológico y definitivo.




DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

1-2

OFICIO

INICIO

RECIBEREQUERIMIENTO

PARAACTUALIZAR

MANUAL

O-2

OFICIO

SELLA,MANTIENE YDEVUELVE

O

OFICIO

REALIZAENTREVISTA Y

REGISTRAMODIFICACIONES

BORRADOR

ACUERDAFECHA

IMPRIME YENTREGA

IMPRESOBORRADOR

ANALIZAMODIFICACIONES


RESPONSABLE DE AREA

AREA RESPONSABLE

RESPONSABLE DEL AREA

C

IMPRESOBORRADOR

1



DIRECCIÓN

ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

ACTUALIZACION

ACTUALIZACION

¿AUTORIZA?

ADICIONAINFORMACION E

INFORMA

IMPRESOBORRADOR

ANEXAIMPRESO

ACTUALIZADO ALA CARPETA CARPETA

MANUAL

ADJUNTARIMPRESO

OFICIO

FIN

NO

SI

C

REALIZAAFECTACIONES

E IMPRIME

IMPRESOACTUALIZADO


1



ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.

OBJETIVO:

PLASMAR LAS PRINCIPALES ACCIONES A REALIZAR POR LA INSTITUCIÓNY MEDIR SU EJECUCIÓN.

FRECUENCIA:

ANUAL.

NORMAS:

EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBERÁ SER ELABORADO EN ELMES DE DICIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





Director/Gerente.

1

2

3

4

4-A

4-B

5

66

Solicita a cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica de laInstitución, acción o acciones para integrar en el ProgramaOperativo Anual del ejercicio siguiente..

Registra en el impreso del formato del Programa OperativoAnual, la acción reportada y requisa los demás apartadosmarcados en el documento (unidad de Medida, cantidad,Presupuesto, Fecha y Área Responsable), de acuerdo a lainformación proporcionada por cada Subdirector y Jefe deUnidad Jurídica

Captura información proporcionada por cada responsable deÁrea, imprime documento borrador del Programa OperativoAnual y lo presenta al Subdirector de Administración.

Recibe y verifica información contenida en el documentoborrador del Programa Operativo Anual.

¿Aprueba acción reportada?

No:

Indica modificaciones y devuelve a la Subdirección deAdministración.


Si:

Presenta documento del Programa Operativo Anual alDirector-Gerente para Vo. Bo.

¿Otorga Vo. Bo.?

No:

Indica modificaciones en el documento borrador y lodevuelve al subdirector de Administración.


7

Si:

Presenta documento del Programa Operativo Anual alConsejo de Administración para su autorización.

FIN DE PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

INICIO

SOLICITAACCION(ES)

PARAINTEGRAR POA

REGISTRA ACCIONEN IMPRESO DEL

FORMATO YREQUISA

APARTADOS

POA

RECIBE YANALIZA

POABORRADOR

CAPTURAINFORMACION,IMPRIME Y LO

PRESENTA

PRESENTADOCUMENTO

BORRADOR PARAVO.BO.

POABORRADOR


SUBDIRECTORES YJEFE DE UNIDAD JURIDICA

POABORRADOR

1

SUBDIRECTORES YJEFE DE UNIDAD JURIDICA



¿APRUEBA?NO

SI

ANOTAMODIFICACIONES

Y DEVUELVE

POABORRADOR

1

1

DIRECTOR / GERENTE

2



DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

RECIBE YVERIFICA

INFORMACION

¿OTORGAVO.BO.?

INDICAMODIFICACIONES

Y DEVUELVE

IMPRESOBORRADOR

PRESENTAPARA

AUTORIZACIONY FIRMA

POA

FIN

NO

SI

DIRECTOR / GERENTEPOA

BORRADOR

1

2



PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACIÓN POR TERMINACION DE LARELACION LABORAL.

OBJETIVO:

DAR POR TERMINADO LA RELACION LABORAL, MEDIANTE EL PAGO DEPRESTACIONES A QUE TIENE DERECHO EL TRABAJADOR.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LEY ESTATAL DEL SERVICIO CIVIL.

LEY FEDERAL DEL TRABAJO.

REGLAMENTO INTERNO DE LA LEY NÚMERO CUATRO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Departamento deRecursos Humanos.


1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe del Jefe de la Unidad Jurídica oficio (original ycopia) para elaborar proyecto de finiquito o liquidacióndel trabajador.

Sella, firma de recibido y devuelve oficio (copia).

Turna oficio (original) del trabajador al Jefe delDepartamento de Recursos Humanos para que calculeproyecto de finiquito o liquidación.

Obtiene de su archivo el expediente del trabajador ycuantifica prestaciones en función de la antigüedad ysueldo

Verifica adeudos institucionales del trabajador con losDepartamentos de Control Administrativo, Contabilidad,Prestaciones Sociales, Caja y Servicios Generales.

Elabora, firma proyecto de finiquito o liquidación yrecibo liberatorio de pago y los turna al Subdirector deAdministración para iniciar trámite de pago.

Acuerda con el Director-Gerente autorización del pagode finiquito o liquidación del trabajador.

Turna al Departamento de Caja finiquito o liquidación yrecibo liberatorio del trabajador para su pago.


Conecta con el Procedimiento:Solicitud de Elaboración de Cheque para PagosDiversos.Departamento de Caja.



DIRECCIÓN



DIRECCIÓN

PROYECTO DE FINIQUITO POR TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

INICIO

RECIBE PROYECTODE FINIQUITO O

LIQUIDACION DELTRABAJADOR

JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA


SELLA, FIRMA DERECIBIDO YDEVUELVE

OFICIO

TURNA PARA QUECALCULE PROYECTO

DE FINIQUITO OLIQUIDACION

OFICIO

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

OBTENEREXPEDIENTE,CUANTIFICAR

PRESTACIONES PORANTIGUEDAD Y

SUELDO

JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS

FIN

OFICIO

A

VERIFICAR ADEUDOSINSTITUCIONALES

ELABORA PROYECTODE FINIQUITO O

LIQUIDACION, FIRMA YLO TURNA PARA

TRAMITE DE PAGO

ACUERDAAUTORIZACION DE

PAGO DE FINIQUITOO LIQUIDACION DEL

TRABAJADOR

TURNA FINIQUITO OLIQUIDACION Y

RECIBO DELTRABAJADOR PARA

SU PAGO

RECIBOREPORTE

SUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN

RECIBOREPORTE

DIRECTOR/GERENTE

RECIBOREPORTE



SOLICITUD DEELABORACIÓN DE

CHEQUE PARA PAGOSDIVERSOS.

DEPTO. DE CAJA


ÁREA: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS



El titular de este puesto, es responsable de aplicar las políticas y lineamientos en

materia de selección y contratación de personal; de controlar el proceso de emisión

de nómina y pago de sueldos, salarios y demás prestaciones, así como

deducciones y descuentos al personal del SSTEEV; de participar en el

levantamiento de actas administrativas y disciplinarios relacionados con incidencias

del personal; de controlar la plantilla del personal y actualizar el tabulador de

sueldos de la Institución; de planear, organizar y realizar los eventos que brinden

armonía y motivación al personal que labora dentro de la misma.


JEFE DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




SELECCION DE PERSONAL.

OBJETIVO:

RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL QUE REQUIERALA INSTITUCION PARA EL BUEN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

EL SOLICITANTE DEBERA CUBRIR LOS REQUISITOS PARA SU INGRESOA LA BOLSA DE TRABAJO, DE ACUERDO AL MANUAL DE POLITICAS DERECURSOS HUMANOS.

PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN ASPIRANTE A OCUPAR UNAPLAZA VACANTE O DE NUEVA CREACION, DEBERA CUMPLIR CON LOSREQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOSHUMANOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento DeRecursos Humanos.

1

1-A

2

3

4

4-A

5

Entrevista al aspirante y analiza perfil.

¿Se requiere perfil del aspirante en bolsa de trabajo?

No:

Rechaza.

Fin.

Si:

Solicita requisitos documentales:a) Currículum (original).b) Solicitud de empleo con fotografía.c) Formato de datos generales.

Recibe del aspirante documentos y determina fecha deexamen.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha del examen.

Aplica y califica examen psicométrico.

¿Obtuvo calificación satisfactoria?

No:

Rechaza y devuelve al aspirante los siguientesdocumentos:a) Curriculum.b) Solicitud de Empleo con fotografía.

Fin.

Si:

Integra expediente del aspirante en la bolsa de trabajocon los siguientes documentos:a) Currículum (original).b) Examen psicométrico.c) Solicitud de empleo con fotografía.


DEPTO. DE REC. HUMANOS



Jefe del DepartamentoSolicitante.


6

6-A

7

8

9

10

10-A

11

12

13

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento solicitante requisición depersonal.

¿Existe perfil del puesto en bolsa de trabajo?

No:

Recurre a fuentes de reclutamiento externo.


Si:

Obtiene curriculum y analiza que cumpla perfilsolicitado.

Establece comunicación con el aspirante.

Programa entrevista con el Jefe del Departamentosolicitante.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha.

Entrevista al aspirante.

¿Hay resultado satisfactorio?

No:

Rechaza y devuelve documentos a la bolsa de trabajo.

Sí:

Aprueba contratación e informa al Subdirector deAdministración.

Recibe notificación de contratación.

Turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanosnotificación de contratación.








SELECCIÓN DE PERSONAL

SOLICITUDCON

FOTOGRAFIA

DATOSGENERALES

SOLICITUDCON

FOTOGRAFIA

INICIO

ENTREVISTAY ANALIZA

PERFIL

RECHAZA

SOLICITAREQUISITOSDOCUMEN-

TALES

RECIBE YESTABLECEFECHA DEEXAMEN

CURRICULUM

¿SE REQUIEREPERFIL DE

INTERESADO ENLA BOLSA DE

TRABAJO?

NO

SI

LLEGADA LAFECHA DELEXAMEN

APLICA YCALIFICA

EXAMENPSICOME-

TRICO

1

¿OBTUVOCALIFICACION

SATISFACTORIA?RECHAZA YDEVUELVE

0CURRICULUM

FINNO

SI

JEFE DELDEPTO. DEREC. HUM. INTERESADO

1

FIN





SOLICITUD CONFOTOGRAFIA

EXAMENPSICOMETRICO

1

INTEGRAEXPEDIENTE

0CURRICULUM2

RECIBE

RECURRE AFUENTES DE

RECLUTAMIEN-TO EXTERNO

SACA YANALIZA

COMUNICACON EL

ASPIRANTE

PROGRAMAENTREVISTACON EL JEFEDEL DEPTO.SOLICITANTE

¿EXISTEPERFIL DE

PUESTO EN BOLSADE TRABAJO?

NO

SI

2

DEPTO.SOLICITANTE

REQUISICIONDE

PERSONAL

CURRICULUM

1





2

LLEGADA LA FECHA

ENTREVISTAAL

ASPIRANTE

EXAMENPSICOMETRICO

0CURRICULUM

¿HAYRESULTADO

SATISFACTORIO? RECHAZA 2

APRUEBACONTRATACION

E INFORMA

RECIBE AVISODE

CONTRATACION

FIN

NO

SI

JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE



NOTIFICACION

TURNA AVISODE

CONTRATACION NOTIFICACION




MOVIMIENTOS DE PERSONAL.

OBJETIVO:

MANTENER ACTUALIZADA LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDE LOSMOVIMIENTOS DE PERSONAL.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

TODA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DEBERÁ ESTAR SOPORTADACON SU NOMBRAMIENTO CORRESPONDIENTE.

A LOS NOMBRAMIENTOS QUE CONTEMPLEN UNA RETROACTIVIDADMAYOR DE TREINTA DÍAS NO SE LES DARÁ CURSO.

EL DEPARTAMENTO SOLICITANTE DEBERÁ INFORMAR MEDIANTEOFICIO (ORIGINAL) DEL MOVIMIENTO DE PERSONAL ALSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN, TURNANDO COPIA ALDEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y MANTENIENDO PARAARCHIVO UNA COPIA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

1-A

1-B

2

3

4

5

6

Recibe del Departamento solicitante oficio de notificación (1copia) del movimiento de personal.

¿Es de nuevo ingreso?

Si:

Elabora expediente del trabajador.

Registra en el sistema de base de datos de nómina losgenerales del trabajador.


No:

Obtiene expediente del trabajador del archivo de personaldados de baja.

Registra e imprime movimiento de personal (original).

Tipo de movimiento:a) Baseb) Confianzac) Contrato

Carácter del nombramiento:a) Definitivo.b) Provisional.c) Interino.d) Tiempo fijo.

Tipo del nombramiento:a) Alta.b) Baja.c) Licencia con sueldo.d) Licencia sin sueldo.e) Incapacidad médica.

Recaba firma de Vo. Bo. del Subdirector de Administración.

Recaba firma de autorización del Director-Gerente.

Abre o anexa expediente.

Fin del Procedimiento.





SUB. DE REC. HUMANOS


MOVIMIENTOS DE PERSONAL

EXPEDIENTE

INICIO

RECIBENOTIFICACION DEMOVIMIENTO DE

PERSONAL

REGISTRA EIMPRIME

MOVIMIENTODE PERSONAL

OBTIENEEXPEDIENTE DELEMPLEADO EN EL

ARCHIVO

RECABA FIRMA DEVO. BO.

MOVIMIENTO DEPERSONAL

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

AREASOLICITANTE

1

¿ES DENUEVO

INGRESO?

NO

SIELABORA

EXPEDIENTE

1

REGISTRA EN BASEDE DATOS DE

NOMINA,GENERALES DEL

TRABAJADOR

TIPO DE MOVIMIENTOCARACTER DE NOMBRAMIENTO

TIPO DE CONTRATACION



RECABA FIRMA DEAUTORIZACION


DIRECTOR / GERENTE

ANEXAMOVIMIENTO DE

PERSONAL



AFILIACION DEL PERSONAL ANTE EL I.M.S.S.

OBJETIVO:

OTORGAR EL BENEFICIO DE SEGURIDAD SOCIAL AL EMPLEADO DE LAINSTITUCION.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LOS FORMATOS DE AVISOS AL I.M.S.S. SE DEBERAN PRESENTAR ANTEESE INSTITUTO, DENTRO DE LOS SIGUIENTES CINCO DIAS HABILES ALA FECHA DEL MOVIMIENTO.

UNICAMENTE SERAN ACEPTADAS LAS INCAPACIDADES MEDICASEXPEDIDAS POR EL I.M.S.S.

EN CASO DE ALTA DEL TRABAJADOR Y DE NO CONTAR CON NÚMERODE SEGURIDAD SOCIAL, SU AFILIACIÓN SE REALIZARÁ EN EL FORMATO“AVISO DE INSCRIPCIÓN” (AFIL-02).



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

2

3

4

5

6

7

Recibe de las áreas del SSTEEV, oficio del movimientode personal (alta, modificación de salario o baja).

Identifica y marca en el oficio, tipo y fecha delmovimiento a realizar.

Obtiene del expediente del empleado, el número deseguridad social.

Clasifica movimiento de personal.

¿Que movimiento se va a realizar?

Baja de personal:


Alta de personal o modificación de salario:

Obtiene el salario diario integrado del tabulador “cálculodel S. D. I. del ejercicio”, que corresponda al puesto delempleado.

Accesa al sistema informático EDCIDSE y captura lossiguientes datos: Número de registro patronal. Tipo de movimiento. Número de seguridad social. Apellido paterno, materno y nombre(s) del trabajador. Salario diario integrado (en caso de alta o modificación

de salario). Tipo de trabajador. Tipo de salario. Semana. Fecha del movimiento. Causa de baja (en su caso). Registro federal de causante.

Pasa el tiempo.

Recibe del IMSS el reporte de confirmación delmovimiento y lo archiva de manera cronológica ydefinitiva en la carpeta “Movimientos IMSS delejercicio”.

FIN DEL PROCEDIMIENTO







AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS

DEPTO. DERECURSOSHUMANOS ÁREAS

INICIO

R ECIBE AVISODE MOV.

DE PERSONAL OFICIO

IDENTIFICA YMARCA

MOVIMIENTOS

OBTIENENUMERO DESEGURIDAD

SOCIAL

CLASIFICAMOVIMIENTOS

DEPERSONAL

- ALTA- MODIFICACION AL SALARIO- BAJA

OFICIO

A

1




AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS

FIN

1

¿TIPO DEMOVIMIENTOA REALIZAR?

1BAJA

IDENTIFICA YMARCA

MOVIMIENTOS

ALTAMODIFICACION DE SALARIO

OBTIENES.D.IDEL

EMPLEADOTABULADOR

1

RECIBE YGUARDA REPORTE

IMSS

C

ACCESO ALSISTEMA

INFORMATICOEDCIDSE YCAPTURA



OBTENCION DEL BONO DE PUNTUALIDAD.

OBJETIVO:

ESTIMULAR LA PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DEL PERSONAL.

FRECUENCIA:

MENSUAL

NORMAS:

LAS ENTRADAS Y SALIDAS DEL PERSONAL SE AJUSTARAN A LASDISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE POLITICAS DERECURSOS HUMANOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

2

2-A

3

3-A

3-B

4

5

6

7

Recibe del Departamento de Supervisión tarjetas deasistencia del personal de farmacias correspondientesal mes anterior de calendario.

Emite del sistema listado de asistencia del personal deoficina correspondiente al mes anterior de calendario.

¿Está todo el personal?

No:

Solicita documentación faltante.


Si:

Revisa entrada y salida de cada empleado.

¿Tiene tolerancias, retardos y/o faltas?

Si:

Identifica y cuantifica retardos y/o faltas.

Determina descuento (número de días).


No:

Marca nombre del empleado que obtuvo bono depuntualidad.

Determina monto del bono de puntualidad.

Registra en reporte mensual.

Archiva de manera cronológica y provisional.


Conecta con el procedimiento:ELABORACION DE NOMINA.







OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

REPORTEMENSUAL

TARJETAS DEPERSO-NAL DE FAR-MACIAS

INICIO

RECIBEASISTENCIAS

DELPERSONAL

LISTA DEPERSONALDE OFNA.

¿ESTA TODOEL

PERSONAL?

REVISAENTRADA YSALIDA DE

CADAEMPLEADO

¿TIENETOLERANCIAS,

RETARDOSY/O

FALTAS?

CUANTIFICADESCUENTO REGISTRA

C

OBTIENEBONO DE

PUNTUALIDAD

1

SI

NO

SOLICITAFALTANTES

TARJETAS

LISTADO

TARJETAS

LISTADO

SI

NO

DEPTO. DE SUPERVISION

DEPTO. DERECURSOSHUMANOS

DEPTO. INFORMATICADEPTO. DE SUPERVISION

EMITELISTA DEPERSONALDE OFNA.




OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD

1

IDENTIFICAMONTO DEL

BONO

REGISTRAREPORTEMENSUAL

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE NOMINA



ELABORACION DE LA NOMINA.

OBJETIVO:

DETERMINAR QUINCENALMENTE EL COSTO DE LA NOMINA A PAGAR ALPERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

QUINCENAL

NORMAS:

LAS SUBDIRECCIONES DEBERAN TURNAR AL DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS LOS MOVIMIENTOS A LA NOMINA CON UN PLAZOMAXIMO DE CINCO DIAS HABILES ANTERIORES A LA FECHA DE PAGODE LA QUINCENA CORRESPONDIENTE, DE NO SER ASI EL MOVIMIENTOSE DARA EN LA SIGUIENTE QUINCENA.

SU ELABORACION SE REGIRA DE ACUERDO AL MARCO NORMATIVOPARA EL OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES Y LA APLICACIÓN DEDEDUCCIONES.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del Departamento solicitante oficio de:a) Alta.b) Baja.c) Diferencia de sueldo.d) Turno adicional.e) Descuento de farmacia.f) Descuento de teléfono.g) Otros.

Recibe de la Subdirección de Finanzas los siguientesreportes:a) Descuento de casa-habitación/IPE.b) Descuento de préstamos/IPE.c) Descuento de préstamos/SSTEEV.

Recibe del departamento de Control Administrativoreportes de descuentos por ventas a crédito afarmacias y electrodomésticos.

Obtiene del archivo cronológico y provisional: reportebono de puntualidad.

Clasifica percepciones y deducciones.

Verifica y analiza percepciones y deducciones.

¿Existen percepciones extraordinarias?

No:


Si:

Determina importes de acuerdo a marco normativo.

Obtiene acceso al sistema base de datos.

Aplica movimientos de percepciones y deducciones yotros movimientos de acuerdo a los oficios.

Verifica un movimiento de cada partida de documentosaplicados (toma muestra)

¿Están correctos?

No:.





10-A

11

12

13

14

15

16

17

18

Corrige anomalías.


Si:

Integra nómina.

Determina reporte de aplicación por Departamento depercepción-deducción.

Ejecuta impresión de notificaciones de depósito.

Imprime en original y dos copias, reporte de aplicaciónpor departamento y el resumen general de nómina yobtiene del Subdirector de Administración el Vo. Bo.

Distribuye reportes de nómina de la siguiente manera:Original: Departamento de Finanzas.Copia 1: Departamento de Contabilidad.Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.

Solicita al Subdirector de Finanzas realice el depósitoen la cuente para el pago de nómina.

Conecta con el Procedimiento:ELABORACIÓN DE CHEQUE.

Pasa el tiempo.

Accesa al sistema de conexión empresarial HSBC yrealiza transferencia electrónica para abono en cuentadel empleado.

Imprime reporte del banco y anexa al resumen generalde nómina y reporte de aplicación.








ELABORACIÓN DE LA NOMINA

INICIO

RECIBE0-1

OFICIO

RECIBE0-1

REPORTES

-ALTA-BAJA-DIFERENCIA DE SUELDO-TURNO ADICIONAL-DESCUENTO DE FARMACIA-DESCUENTO DE TELMEX-OTROS

DEPTO.SOLICITANTE

-DESCUENTO CASA-HAB./IPE-DESCUENTO PRESTAMO./IPE-DESCT0 PRESTAMO/SSTEEV

SUBDIR.FINANZAS


RECIBE REPORTE-DESCTO X VENTAS A CREDITO A

FARMACIAS Y ELECTRODOMESTICOS

OBTIENE DEPTO DE CONTROLADMVO C

REPORTE BONODE

PUNTUALIDAD

CLASIFICAPERCEPCIONES

YDEDUCCIONES

VERIFICA YANALIZA

PERCEPCIONESY

DEDUCCIONESREPORTES

OFICIO

1





1

EXISTENPERCEPCIONES

EXTRAORDINARIAS1

DETERMINAIMPORTE DEACUERDO A

MARCONORMATIVO

REPORTE

OBTIENEACCESO AL

SISTEMA1

APLICA MOVI-MIENTO DE

PERCEPCIONESYDEDUCCIONES

Y OTROS REPORTES

OFICIOS

VERIFICA UNMOVIMIENTO

DE CADAPARTIDA

DOCUMENTOSCODIFICADOS

¿ESTANCORRECTOS?

CORRIGEANOMALIAS

INTEGRANOMINA

NO

SI

2

2

DETERMINAPOR DEPTO YPERCEPCIONDEDUCCION

REPORTE

2

NO

SI





2

EJECUTAIMPRESION

0-1NOTIFICACIONES

DE DEPOSITO

IMPRIME YOBTIENE

Vo.Bo.

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

0-2RESUMEN

GENERAL DENOMINA

0-2APLICACION

POR DEPTO

DISTRIBUYE.

1

0REPORTES DE

NOMINA

DEPTO. FINANZASDEPTO. CONTABILIDAD

SOLICITADEPOSITO

EN CUENTA

ACCESO ALSISTEMA

HSBC

REALIZATRANSFERENCIA

ELECTRONICA

IMPRIMEY

ANEXA

RESUMEN

APLICACION

REPORTE DELBANCO C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTOELABORACION DE CHEQUE



ORGANIZACION DE FESTEJOS LABORALES.

OBJETIVO:

PROCURAR UN AMBIENTE DE TRABAJO CORDIAL Y DE COMPAÑERISMO.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LOS FESTEJOS LABORALES SERAN LOS SIGUIENTES:

- DIA DEL NIÑO.

- DIA DE LA MADRE.

- DIA DE LA SECRETARIA.

- DIA DEL EMPLEADO.

- FESTIVIDAD DE FIN DE AÑO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





Director-Gerente.

Jefe del Depto. de RecursosHumanos.

1

2

3

4

4-A

5

5-A

6

7

8

9

10

Considera festejo a realizar.

Revisa importe presupuestado para el evento.

Elabora programa de necesidades.

Presenta al Subdirector de Administración propuestapara Vo. Bo.

¿Aprueba propuesta?

No:

Rechaza y modifica propuesta.


Si:

Presentan propuesta al Director-Gerente paraautorización.

¿Autorizó propuesta?

No:

Rechaza y modifica propuesta.


Si:

Cotiza de acuerdo al programa de necesidades.

Solicita a la Subdirección de Finanzas recursoseconómicos.

Realiza compras y/o contrata servicios.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha del evento.

Organiza festejo.

Comprueba ante la Subdirección de Finanzas gastos.








ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES

INICIO

CONSIDERAFESTEJO AREALIZAR

REVISAIMPORTE

PRESUPUESTADOPARA ELEVENTO

ELABORAPROGRAMA

DENECESIDADES

PRESENTAPROPUESTA

PARAVO. BO.

¿OTORGOVO. BO.?

RECHAZA YMODIFICA

PRESENTAPARA

AUTORIZACIÓN

1

NO

SI

JEFE DEL DEPTO.DE REC. HUM.


1

PROPUESTA

1DIRECTOR/GERENTE

PROPUESTA




ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES

SOLICITARECURSOS

ECONOMICOS

1

REALIZACOMPRAS

Y/OCONTRATASERVICIOS

ORGANIZAFESTEJOS

COMPRUEBAGASTOS

FIN

SUBDIRECCIONDE FINANZAS

LLEGADA LA FECHADEL EVENTO

¿AUTORIZO.?RECHAZA YMODIFICA

PROPUESTANO

COTIZA DEACUERDO AL

PROGRMADE

NECESIDADES




CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL.

OBJETIVO:

DOTAR Y CONTROLAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL QUEREQUIERA LA INSTITUCION PARA APOYAR EL DESARROLLO DE SUSACTIVIDADES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN ELMANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe del Área Solicitante.


1

2

3

4

4-A

5

6

6-A

7

8

Recibe de las diferentes áreas, requerimiento deprestador(es) de servicio social.

Establece contacto con Instituciones de EducaciónSuperior, solicitando prestador(es) de servicio social.

Pasa el tiempo.

Recibe del prestador de servicio social solicitud.

Realiza entrevista y analiza perfil.

¿Cumple con el perfil requerido?

No:

Rechaza solicitud del prestador de servicio social.


Si:

Canaliza al prestador de servicio social con el Jefe delÁrea solicitante

Entrevista al prestador de servicio social.

¿Cumple requisitos solicitados?

No:

Informa rechazo al Jefe del Departamento de RecursosHumanos.

Conecta con la actividad 2.

Si:

Informa aceptación al Jefe del Departamento deRecursos Humanos.

Solicita los siguientes documentos:a) Carta de presentación de la Institución

perteneciente.b) Constancia de estudios o certificado.






9

10

11

12

13

14

15

16

17

Elabora carta de aceptación y recaba autorización delSubdirector de Administración.

Integra expediente del prestador de servicio social.

Pasa el tiempo.

Recibe del prestador de servicio social reporte mensualde actividades (original y copia).

Turna al Subdirector de Administración reportemensual para autorización.

Analiza reporte mensual, sella y firma de autorización.

Devuelve al Jefe del Departamento de RecursosHumanos reporte mensual.

Entrega al prestador de servicio social, reporte mensual(original y copia) para recabar firmas de la InstituciónEducativa a la que pertenece.

Recibe del prestador de servicio social reporte mensual(copia).

Integra reporte mensual (copia) al expediente y archivade manera alfabética y definitiva.








CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL

INICIO

RECIBEREQUERIMIENTOS


DE LAS DIFERENTES AREAS

ESTABLECECONTACTO

CONINSTITUCIONESDE EDUCACION

SOLICITUD DEPRESTADORES

DE SERVICIOSOCIAL

2

RECIBESOLICITUD

1

PRESTADOR DESERVICIO SOCIAL

REALIZAENTREVISTA Y

ANALIZA PERFIL

RECHAZA

SOLICITUD

¿CUMPLECON PERFIL

REQUERIDO?

NO

SI


1CANALIZA ALPRESTADOR

DEL SERVICIOSOCIAL

1

JEFE DEL AREASOLICITANTE





1

ENTREVISTA

INFORMARECHAZA

¿CUMPLEREQUISITOS

SOLICITADOS?

NO

SI

DEPTO. DERECURSOS HUMANOS

INFORMAACEPTACION

2

CONSTANCIADE ESTUDIOS

SOLICITACARTA DE

PRESENTACION

ELABORA YRECIBE

AUTORIZACIONCARTA DE

ACEPTACION



INTEGRAEXPEDIENTE

PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL

2

JEFE DEL AREASOLICITANTE






RECIBE 0-1REPORTE

MENSUAL DEACTIVIDADES


2

TURNA PARAAUTORIZACION

REPORTE


ANALIZASELLA YFIRMA

REPORTESUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

DEVUELVEREPORTE


ENTREGA PARARECABAR FIRMAS

DE LAINSTITUCIONEDUCATIVA

0REPORTE



RECIBE 1REPORTE


INTEGRA ALEXPEDIENTE REPORTE

MENSUAL

FIN

A


ÁREA: DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN



El titular de este puesto, es responsable de cubrir las necesidades de capacitación

del personal de la Institución; desarrollar las aptitudes y actitudes tanto laborales

como personales de los trabajadores de la Institución; así como incrementar la

motivación y el trabajo en equipo del personal de la Institución.




DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN.

OBJETIVO:

INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL DESARROLLO PERSONALDE LOS TRABAJADORES A TRAVES DE LA IMPARTICIÓN DE CURSOS DECAPACITACIÓN.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN DEBERÁBASARSE EN LA DETECCIÓN DE NECESIDADES OBTENIDAS MEDIANTEENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL.

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DEBERÁ PROMOVERLA CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL AL SERVICIO DELA INSTITUCIÓN.

EL PARTICIPANTE DEBERÁ CUBRIR EL SESENTA POR CIENTO DEASISTENCIA PARA TENER DERECHO A LA CONSTANCIA RESPECTIVA.

LAS NOTAS, RECIBOS Y FACTURAS POR GASTOS QUE GENERE LAIMPARTICIÓN DEL CURSO SE DEBERÁN RESGUARDAR PARA LACOMPROBACIÓN DE LOS MISMOS, ANEXANDO UN OFICIO DIRIGIDO ALSUBDIRECTOR DE FINANZAS, CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CAJAY QUE CONTENGA LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN.

SUB. DE ADMINISTRACION



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Depto. deCapacitación.

Director-Gerente.

Jefe del Departamento deCapacitación.

1

2

3

4

5

5-A

6

6-A

7

8

9

Detecta necesidades de capacitación de personal através de los Jefes de Área o de la aplicación deencuestas.

Elabora relación de temas.

Inicia pláticas con Instituciones oficiales o externas.

Elabora programa anual.

Solicita al Subdirector de Administración Vo. Bo.

¿Obtiene Vo. Bo.?

No:

Modifica programa anual.


Si:

Recaba autorización del Director-Gerente.

¿Obtiene autorización?

No:

Reajusta programa anual.


Si:

Confirma cursos con las Instituciones oficiales y/oexternas.

Elabora oficio de notificación de programa anual yrecaba firma del Subdirector de Administración.

Distribuye oficio de la siguiente forma:Original: Director-Gerente.Copia 1: Subdirector de Administración.Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.


DEPTO. DE CAPACITACIÓN



10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Elabora promociónales (carteles).

Coloca carteles en periódico mural.

Pasa el tiempo.

Contacta con el instructor y recibe confirmación deasistencia.

Recibe de cada titular de Área notificación departicipantes.

Elabora lista de participantes.

Solicita al instructor manual del curso a impartir.

Obtiene fotocopias del manual.

Solicita recursos económicos al Departamento de Cajapara realizar compras de artículos necesarios.

Conecta con el Procedimiento:Administración del Fondo Revolvente.Departamento de Caja.Fin.Pasa el tiempo.

Inicia curso el instructor y distribuye manual del cursoentre participantes.

Pasa el tiempo.

Recibe lista de asistencia y determina constancias aentregar.

Elabora (constancias, diplomas, etc.).

Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deAdministración firmas en los impresos.

Organiza clausura del curso y entrega constancias.

Pasa el tiempo.

Recibe del instructor reporte de evaluación y elaboracuadro estadístico.

Elabora relación de gastos, recaba Vo. Bo. delSubdirector de Administración y presenta ante elDepartamento de Caja.FIN DEL PROCEDIMIENTO.







CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

INICIO

DETECTANECESIDADES

DECAPACITACION ENCUESTAS

ELABORARELACIONDE TEMAS

SOLICITAVo.Bo.

PROGRAMAANUAL

INICIAPLATICAS

RELACIONDE TEMAS

ELABORA YCALENDARIZA

PROGRAMAANUAL

MODIFICAPROGRAMA

ANUAL¿OBTIENEVo. Bo.?

RECABAAUTORIZACION

1

JEFE DEL DEPTO.DE RECURSOSHUMANOS

NO

SI

INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS

2

DIRECTOR-GERENTE

JEFES DE AREA


1

1





2

1

1

¿OBTIENEAUTORIZACION?

REAJUSTAPROGRAMA

ANUAL

CONFIRMACURSOS

RELACIONDE TEMAS

ELABORAPROMOCIONA-

LES

CARTELES

ELABORA YRECABAFIRMA

OFICIO DENOTIFICACION

DE PROGRAMAANUAL

DISTRIBUYEDOCUMENTOS

0

COLOCA ENPERIODICO

MURAL

2

INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS

NO

SI

C

DIRECTOR-GERENTESUBDIRECTORDE ADMINISTRACION

1


CARTELES





2

CONTACTARECIBE

CONFIRMACIONDE ASISTENCIA

RECIBE

OBTIENEFOTOCOPIAS

MANUALDEL CURSO

SOLICITAMATERIAL MANUAL DE

CURSO

ELABORA

0LISTA DE

PARTICIPANTES

REALIZACOMPRAS DEARTICULOS

NECESARIOS

3

INSTRUCTOR

TITULAR DE AREA

INSTRUCTOR

NOTIFICACIONDEPARTICIPANTES


ADMINISTRACION DELFONDO REVOLVENTE

DEPARTAMENTO DE CAJA





DIPLOMAS

DIPLOMAS

DIPLOMAS

F

INICIACURSO Y

DISTRIBUYE 0MANUAL

DEL CURSO

3

RECIBE YDETERMINA

CONSTANCIAA ENTREGAR LISTA DE

ASISTENCIA

ELABORAIMPRESOS

CONSTANCIAS

RECABAFIRMAS

CONSTANCIAS

ORGANIZACLAUSURA

CONSTANCIA

ELABORA YPRESENTA RELACION

DE GASTOS

FIN

INSTRUCTORPARTICIPANTES

RECIBEREPORTE DEEVALUACIONY ELABORA CUADRO

ESTADISTICO

INSTRUCTOR


INSTRUCTOR

DIRECTOR GERENTE Y SUBDIRECTORDE ADMINISTRACION

SUBDIRECTOR DE GASTOS


ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES



El titular de este puesto, es responsable de dar cumplimiento al marco normativo,

lineamientos y disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, arrendamiento,

y contratación de servicios; de verificar la convocatoria, invitaciones y bases de

licitaciones de la Institución; de vigilar la integración y actualización del catálogo de

artículos y padrón de proveedores de la Institución; de planear, dirigir y controlar las

actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento y suministros de

materiales de bienes muebles; de la actualización de los sistemas de información de

inventarios; de planear, organizar y dirigir las actividades encaminadas a

proporcionar a las áreas de la Institución, los servicios generales y vehiculares para

el desempeño de sus funciones; de organizar y controlar la conservación, uso y

mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución; de

diseñar y realizar los proyectos de construcción y remodelación de inmuebles

adscritos a la Institución.




DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




ADQUISICION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.

OBJETIVO:

SATISFACER LAS NECESIDADES DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA ENOFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

SOLO SE GESTIONARAN LAS ADQUISICIONES CONTEMPLADAS EN ELPROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, AUTORIZADO POR EL CONSEJODE ADMINISTRACION.

EL PROCESO DE ADQUISICION SE DEBERA APEGAR A LANORMATIVIDAD VIGENTE.

LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DEL SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION.

LOS FORMATOS DE SOLICITUD DEBERAN ESTAR DEBIDAMENTEREQUISITADOS.

COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.

ELABORAR CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES.

TODA ADQUISICION SERA BASADA EN CALIDAD Y PRECIO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento deServicios Generales.




1

1-A

2

3

4

5

6

6-A

7

8

9

Recibe de oficinas centrales y farmacias, requisiciónde compra.

¿Esta considerado en Programa Anual deAdquisiciones?

No:

Cancela.

Fin

Si:

Da instrucciones al personal del Departamento deServicios Generales que establezca contacto conproveedores y solicite cotizaciones.

Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.

Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.

Analiza condiciones económicas y técnicas.

Presenta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales cuadro comparativo.

¿Rebasa el monto para adquisición directa?

Si:

El proceso de adquisición se apegará a lanormatividad vigente.

Fin.

No:

Reporta al Subdirector de Administración y tomandecisión.

Informa al personal del Departamento de ServiciosGenerales que elabore orden de compra.

Elabora orden de compra y recaba firmas del Jefe delDepartamento de Servicios Generales y delSubdirector de Administración.


DEPTO. DE SERV. GRALES



10 Confirma pedido al proveedor y distribuye orden decompra de la siguiente manera:Original: Proveedor.Copia 1: Archivo numérico y definitivo.


Conecta con el procedimiento:CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.







ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

COTIZACIONES

INICIO

RECIBE REQUISICIONDE COMPRA

¿ESTACONSIDERADO

EN ELPROGRAMAANUAL DE

ADQUISICIONES?

CANCELA

SOLICITATRES

COTIZACIONES

RECIBE YELABORA

CUADROCOMPARATIVO

ANALIZACONDICIONES

PRESENTA CUADROCOMPARATIVO

1

NO

SI

JEFE DEPTO.SERVICIOSGENERALES

PROVEEDORES

OFNAS. CENTRALESFARMACIAS

JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES

INICIO

SOLICITATRES

COTIZACIONES

PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES


¿REBASA ELMONTO PARAADQUISICION

DIRECTA?

EL PROCESO DEADQUISICION SEAPEGARA A LANORMATIVIDAD

VIGENTE

NO

SIFIN




ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

1

1

REPORTA YTOMAN

DECISION

INFORMAQUE

ELABORE

ORDEN DECOMPRA

CONFIRMAPEDIDO Y

DISTRIBUYE

0ORDEN DE

COMPRAN

FIN

PROVEEDOR



DEPTO. DESERVICIOSGENERALES

CUADROCOMPARATIVO

PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES

INFORMAQUE

ELABOREO-1

ORDEN DECOMPRA

JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALESSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS



ADQUISICION DE ARTICULOS DE OFICINA, MATERIAL DE LIMPIEZA,MATERIAL ELECTRICO, MATERIAL PARA EQUIPO DE COMPUTO,CONSUMIBLES, OTROS.

OBJETIVO:

SATISFACER LAS NECESIDADES DE ARTICULOS DE OFICINA Y DEMASCONSUMIBLES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

PERIODICA

NORMAS:

EL PROCESO DE ADQUISICIONES SE DEBERA APEGAR A LOESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE.


SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LASCOTIZACIONES.

LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION Y FIRMA DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.

SE RECIBIRAN LOS ARTICULOS DE ACUERDO A LA ORDEN DE COMPRA,SELLANDO DE RECIBIDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE.

LOS VALES SE RECIBIRAN DE OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS AMAS TARAR EL DIA QUINCE DEL MES Y DEBERAN SER SURTIDOS LOSPRIMEROS CINCO DIAS HABILES DEL MES SIGUIENTE.

LAS SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DEBERAN ESTAR JUSTIFICADASY FIRMADAS POR EL TITULAR DEL AREA SOLICITANTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






1

2

3

4

5

6

6-A

7

7-A

8

8-A

9

Recibe de oficinas centrales, farmacias y tienda deelectrodomésticos requerimientos de consumibles.

Compara requerimientos contra existencias delAlmacén para elaborar relación de productos acomprar.

Contacta con proveedores y solicita cotizaciones delos artículos.

Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.


Presenta al Jefe de Servicios Generales cuadrocomparativo.

¿Rebasa el monto para adquisición directa?

Si:

El proceso de adquisición se apegará a lanormatividad vigente.

Fin.

No:

Verifica disponibilidad presupuestal.

¿Existe presupuesto?

SI:

Sugiere proveedor e informa al Subdirector deAdministración.


No:

Analiza necesidades.

¿Es prioritario?

No:

Cancela solicitud.

Fin.

Si:

Informa al Subdirector de Administración y solicitaautorización.





Subdirector deAdministración.Jefe del Departamento deServicios Generales


10

11

12

13

14

15

15-A

16

17

18

19

20

21

Autoriza realizar compra.

Da instrucciones al personal del Departamento deServicios Generales que elabore orden de compra.

Elabora orden de compra (original y dos copias) deproductos ya cotizados y recaba firmas del Jefe delDepartamento de Servicios Generales y del Subdirectorde Administración.

Confirma pedido distribuyendo orden de compra de lasiguiente manera:Original: Proveedor.Copia 1: Almacén.Copia 2: Archivo numérico y definitivo.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor mercancía, factura y orden decompra (original).

Verifica mercancía y documentos entregados por elproveedor contra su orden de compra (copia 1).

¿Está completo el pedido?

No:

Solicita mercancía faltante.

Regresa a la actividad 14.

Si:

Recibe pedido, sella factura y orden de compra(original).

Especifica en cada factura a que departamento ofarmacia pertenece el artículo.

Entrega artículos de acuerdo al requerimiento.

Integra expediente de cotizaciones y solicitudes deartículos de papelería.

Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generalesfactura y paquete de documentos para trámite de pago.

Conecta con el procedimiento:Tramite de Pago a Proveedores.

Mantiene y archiva orden de compra (copia 1) demanera numérica y definitiva.FIN DEL PROCEDIMIENTO.







ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA

INICIO

RECIBEREQUERIMIENTOSDE CONSUMIBLES

COMPARA CONEXISTENCIAS ENALMACEN PARA

ELABORAR

RELACION DEPRODUCTOS A

COMPRAR

SOLICITACOTIZACIONES


PROVEEDORES

OFNAS. CENTRALESFARMCIAS

RECIBE YELABORA

CUADROCOMPARATIVO

ANALIZACONDICIONES

PRESENTACUADRO

COMPARATIVO

JEFE DELDEPTO. DESERVICIOSGENERALES

PROCESO DEADQUISICION SE

APEGA A LANORMATIVIDAD

VIGENTE

¿REBASA ELMONTO PARAADQUISICION

DIRECTA?

NO

SI

FIN1





1

VERIFICADISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GENERALES

SUGIEREPROVEEDOR E

INFORMA

¿EXISTEPRESUPUESTO?

NO

SI SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

ANALIZANECESIDADES

CANCELASOLICITUD

¿ESPRIORITARIO?

SI

NOFIN

INFORMA YSOLICITA

AUTORIZACION

SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

ANALIZASOLICITUD

SUBDIRECTORDE

ADMINISTRACION

2





2

1

2

CANCELA¿AUTORIZO?

SI

NOFIN

DAINSTRUCCIONES

DE ELABORAR

DEPTO. SERVICIOS GENERALES

ORDEN DECOMPRA

JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOGENERALES

ELABORA YRECABA FIRMAS

JEFE DEL DEPTO. SERVICIOSGENERALES Y SUBDIRECTORDE ADMINISTRACION

0-2ORDEN DE

COMPRA

DEPARTAMENTODE SERVICIOSGENERALES

CONFIRMAPEDIDO

DISTRIBUYENDOCOPIAS

0ORDEN DE

COMPRA

PROVEEDOR

ALMACEN

N

0FACTURA

RECIBEMERCANCIA 0

ORDEN DECOMPRA

PROVEEDOR

CORDEN DE

COMPRA

0FACTURA

VERIFICAMERCANCIA

CONTRA0

ORDEN DECOMPRA

3

1





3

SOLICITAMERCANCIAFALTANTE

¿ESTACOMPLETO EL

PEDIDO?

SI

NO

RECIBE PEDIDOY SELLA

0ORDEN DE

COMPRA

0FACTURA

ESPECIFICA AQUE DEPTO. O

FARMACIAPERTENECE

0FACTURA

ENTREGAARTICULOS DE

ACUERDOREQUERIMIENTO

INTEGRAEXPEDIENTES

VALESMENSUALES

COTIZACIONESMENSUALES

0ORDEN DE

COMPRA

TURNA PARA SUPAGO FACTURAS

JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES

ARCHIVA 1ORDEN DE

COMPRAN

FIN

1



CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.

OBJETIVO:

DISTRIBUIR CORRECTAMENTE LAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO, ASICOMO CONTROLAR SU UBICACION Y ESTADO FISICO.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

RECIBIR ACTIVOS DE ACUERDO A ORDEN DE COMPRA.

TODO DOCUMENTO QUE AMPARE LA COMPRA SE DEBERA SELLAR DERECIBIDO.

REGISTRAR Y DAR DE ALTA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS ELACTIVO.

ASIGNAR NUMERO DE INVENTARIO A CADA ACTIVO.

IDENTIFICAR EL ACTIVO MEDIANTE LA ETIQUETA CORRESPONDIENTE.

ENTREGAR ACTIVO ETIQUETADO, CONJUNTAMENTE CON ELRESGUARDO CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de Control deActivo Fijo.

1

2

3

3-A

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Recibe del Jefe del Departamento de ServiciosGenerales orden de compra.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor activo fijo, orden de compra yfactura (originales).

Verifica activo contra los documentos soporte.

¿Están correctos los datos?

No:

Rechaza y devuelve activo y/o documento(s).


Si:

Recibe activo y sella factura.

Da de alta en el sistema de base de datos de acuerdoa factura y orden de compra.

Elabora resguardos y etiqueta.

Etiqueta activo.

Entrega físicamente activo, junto con el resguardocorrespondiente al Departamento Solicitante (usuario).

Recaba firma de recibido del Departamento Solicitante(usuario) en resguardo.

Concentra requisición de compra, cédula decotizaciones, orden de compra y factura (originales), yarchiva de manera numérica y temporal.

Turna al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales documentos originales para el trámite depago.

Conecta con el procedimiento: Trámite de pago aProveedores.

Archiva resguardo (original) y fotocopia de factura demanera numérica y definitiva.FIN DEL PROCEDIMIENTO.







CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS

0FACTURA

INICIO

RECIBE

ENCARGADO DECONTROL DE ACTIVO.FIJO


C-1ORDEN DECOMPRA

RECIBEACTIVO FIJO

0ORDEN DE

COMPRA

1

PROVEEDOR

0FACTURA

VERIFICAACTIVOCONTRA

SOPORTES

0-1ORDEN DE

COMPRA

RECHAZA YDEVUELVEACTIVO Y/O

DOCUMENTOS

¿ESTANCORRECTOS

LOSDATOS?

NO

SI

RECIBEACTIVO Y

SELLA

0FACTURA

1

DA DE ALTA ENSISTEMA DE BASE

DE DATOSFACTURA

ORDEN DECOMPRA

1





1

ELABORAETIQUETA

RESGUARDO

ETIQUETAACTIVO

ENTREGAACTIVO Y

DOCUMENTO

RESGUARDO

DEPTO.SOLICITANTE

RECABAFIRMA DERECIBIDO

RESGUARDO

0FACTURA

0ORDEN DE

COMPRA

CEDULA DECOTIZACIONES

REQUISICIONDE COMPRACONCENTRA

N

0FACTURA

0ORDEN DE

COMPRA

CEDULA DECOTIZACIONES

REQUISICIONDE COMPRA

TURNA JEFE DEL DEPTO. DE SERCICIOS GENERALES

2





2

ARCHIVA

CORDEN DE

COMPRA

0RESGUARDO

N

FIN



TRAMITACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVOFIJO, PAPELERIA, ARTICULOS DE ESCRITORIO, MATERIAL DE LIMPIEZA YCONTRATACION DE SERVICIOS.

OBJETIVO:

CONTROLAR EL PAGO DE FACTURAS VERIFICANDO MERCANCIA YTURNARLAS PARA SU PAGO.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

LAS FACTURAS DEBERAN CONTENER EL SELLO DE RECIBIDO DELALMACEN DE SERVICIOS GENERALES.

LOS MEMORANDUM PARA TRAMITE DE PAGO DEBERAN CONTENERLAS FIRMAS SIGUIENTES:a) JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.b) SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION (Vo. Bo.)



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Depto. De ServiciosGenerales.

1

2

2-A

3

4

5

Recibe paquete de documentos (facturas por conceptode compras de papelería, activo fijo, pago de servicios,etc.).

Verifica de la factura: datos, monto y sello de recibidopor almacén contra orden de compra.

¿Es correcta la factura?

No:

Devuelve factura para corrección.


Si:

Elabora memorándum solicitando pago, indicandomonto, concepto, fecha de pago, proveedor y partidapresupuestal.

Recaba del Subdirector de Administración firma deautorización.

Turna a la Subdirección de Finanzas memorándum yfactura para su liquidación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Conecta con el procedimiento:SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE.







TRAMITACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO,PAPEPELERIA.

MEMORANDUM

INICIO

RECIBEDOCUMENTOS

DE COMPRA


FACTURA

1

ORDEN DECOMPRA

VERIFICA FACTURA

DEVUELVEPARA

CORRECCION

¿ESCORRECTA

LAFACTURA?

NO

SIFACTURA

1

ELABORASOLICITANDO

PAGOMEMORANDUM

RECABA FIRMADE

AUTORIZACIONMEMORANDUM


TURNA PARASU

LIQUIDACIONFACTURA

SUBDIRECCION DEFINANZAS

FIN


SOLICITUD DE ELABORACION DECHEQUE



REPARACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.

OBJETIVO:

CONSERVAR EN ÓPTIMAS CONDICIONES EL ACTIVO FIJO DE LAINSTITUCION.

FRECUENCIA:

SEMANAL

NORMAS:

RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.

SE DEBERA DE RECIBIR LA SOLICITUD DE REPARACION JUNTO CON ELACTIVO.

SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES HASTA 10SALARIOS MINÍMOS, EL PAGO SE EFECTUARÁ DIRECTAMENTE DELFONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.

SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN ACTIVO FIJO OSCILA ENTRE 10 Y 100SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE CONTRTARÁ DIRECTAMENTE CON ELPROVEEDOR (SEGÚN LA NORMATIVIDAD AUTORIZADA POR ELSUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES DEL SSTEEV).

SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES MAYOR A 100SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERÁ COTIZAR CON UN MINIMODE TRES PROVEEDORES.

EN CASO DE QUE EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO SEAMAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERA ELABORARUN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.

LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y EL VO. BO. DELSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1

2

3

3-A

4

5

6

7

7-A

8

Recibe de oficinas centrales y farmacias solicitud dereparación acompañada del bien mueble.

Contacta con proveedor y solicita cotización (si eshasta 10 S.M.V. se paga directamente del fondooperativo de Departamento de Servicios Generales).

Verifica que el costo de la reparación del bien muebleno sea mayor a 100 salarios mínimos vigentes.

¿Es mayor?

No:

Contacta directamente con el proveedor.


Si:


Recibe cotizaciones y elabora cuadro comparativo.


Presenta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales cuadro comparativo.

¿Costo de reparación es igual al 60% del costo decompra?

SI:

Cancela solicitud, informa al depositario y da de baja elbien mueble.

FIN

NO:

Autoriza orden de reparación y entrega activo alproveedor.

Pasa el Tiempo.





Encargado demantenimiento.


Encargado demantenimiento.

9

9-A

9-B

1100

1111

1122

1133

1144

1155

1166

Recibe activo reparado por el proveedor.

¿Satisface la reparación?

No:

Rechaza y devuelve al proveedor.

Exige garantía al proveedor.


SI:

Sella factura de recibido y elabora contra recibo paraentregárselo al proveedor.

Turna al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales, factura para trámite de pago.

Elabora memorándum anexando solicitud dereparación, factura y cotización para el trámite de pagocorrespondiente.

Recaba del Subdirector de Administración Vo. Bo.

Turna a la Subdirección de Finanzas para pago, lossiguientes documentos: Memorándum. Factura.

Conecta con el procedimiento:SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE.

Entrega al Departamento Solicitante activo reparado yrecaba firma en comprobante de recibido.

Mantiene comprobante de recibido de maneracronológica y definitiva.








REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

COTIZACIÓNCOTIZACIÓN

COTIZACIÓN

RECIBEJUNTO CON

EL BIENMUEBLE

CONTACTA YSOLICITA

VERIFICACOSTO DEREPACIÓN

INICIO

COTIZACIÓN

¿ESMAYOR?

CONTACTA

CONTACTA

RECIBE YELABORA

FIN

NO

SI

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS

SOLICITUDDE

REPARACIÓN

PROVEEDOR

COTIZACIÓN

SI LA COTIZACIÓN ESHASTA 10 S.M.V. SEPAGA DEL FONDOOPERATIVO DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES

PROVEEDOR

1

3 PROVEEDORES

COTIZACIÓN


COTIZACIÓNCUADRO

COMPARATIVO

ANALIZACONDICIONESECONÓMICASY TÉCNICAS

PRESENTACUADRO

COMPARATIVO


COTIZACIÓNCUADRO

COMPARATIVO

JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GRALES.

¿COSTO?

CANCELA,INFORMAN DA

DE BAJA ELBIEN MUEBLE

NO

SI

1





COTIZACIÓNFACTURA

SOLICITUDDE

REPARACIÓN

CONTRARECIBOFACTURA

1

AUTORIZAREPARACIONY ENTREGAEL ACTIVO

COTIZACIÓN

RECIBEACTIVO

REPARADO

¿SATISFACE?RECHAZA YDEVUELVE

NO

SI

EXIGEGARANTIA 2

SELLA DERECIBIDO,ELABORA YENTREGA

TURNA PARATRÁMITE DE

PAGO

ELABORAPARA

TRÁMITE DEPAGO

RECABAFIRMA DE

VO.BO.

TURNA PARAPAGO

2

PROVEEDOR

1


2



FACTURA

MEMORÁNDUM

COTIZACIÓNFACTURA

SOLICITUDDE

REPARACIÓN

MEMORÁNDUMSUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN

FACTURA

MEMORÁNDUM






SOLICITUD DEELABORACIÓN DE

CHEQUE.DEPTO. DE CAJA

2

ENTREGAACTIVO

REPARADO YRECABAFIRMA

GUARDA

FIN

ENCARGADO DEMANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO SOLICITANTE

COMPROBANTE

CCOMPROBANTE



LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

OBJETIVO:

CONTROLAR Y ACTUALIZAR EL ACTIVO FIJO PROPIEDAD DE LAINSTITUCION.

FRECUENCIA:

SEMESTRAL

NORMAS:

SE DEBERA REALIZAR UN LEVANTAMIENTO GENERAL POR LO MENOSUNA VEZ AL AÑO.

EL INVENTARIO SE REALIZARA UTILIZANDO EL FORMATO INFORMEPARA INTEGRACION DE ARCHIVOS DE ACTIVO FIJO.

PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO, EL USUARIO DEBERAPRESENTAR SU FORMATO DE RESGUARDO.

EL USUARIO SE HARA RESPONSABLE DEL DETERIORO, DAÑO ODESTRUCCION POR NEGLIGENCIA DE LOS BIENES A SU CARGO.

LOS RESULTADOS SE REGISTRARAN EN EL REPORTE DE INVENTARIOS,MISMO QUE DEBERA CONTENER LA FIRMA DEL USUARIO Y DE LAPERSONA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOSGENERALES QUE REALIZO LA ACTIVIDAD.


SU EJECUCION SE REGULARA CON BASE A LO ESTABLECIDO EN ELMANUAL DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

EN CASO DE DETERIORO GRAVE, ROBO, PERDIDA, DESTRUCCION OTRANSFERENCIA DE ACTIVO, SE NOTIFICARA AL SUBDIRECTOR DEFINANZAS Y AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA LAAFECTACION CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






Subdirector de Finanzas.



1

2

3

4

5

6

6-A

7

8

9

10

11

12

Determina fecha para levantamiento físico delinventario de activo fijo.

Organiza cuadrillas y calendarios de trabajo.

Prepara material requerido.

Elabora programa de recursos materiales yeconómicos.

Presenta al Subdirector de Administración programa detrabajo para Vo. Bo.

Recibe programa de trabajo.

¿Otorgó Vo. Bo.?

No:

Regresa para corrección.


Si:

Rubrica documento y devuelve.

Recibe programa y solicita a la Subdirección deFinanzas recursos materiales y económicos.

Proporciona al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales recursos solicitados.

Recibe recursos.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha de levantamiento del inventario.

Coordina las actividades del personal de ServiciosGenerales.

Solicita al usuario los resguardos de los bienes a sucargo.






13

13-A

13-B

13-C

13-D

13-E

13-F

14

15

16

17

18

Revisa resguardo contra expediente y activo fijo.

¿Existen diferencias?

Si:

Solicita sustento para justificación.

Registra diferencia en el formato para levantamientodel inventario de activo fijo.

Firman de conformidad formato correspondiente(usuario y responsable de la actividad).

Realiza ajustes en el sistema de base de datos.

Efectúa canje de la etiqueta y del resguardo quecorresponda al activo.

Ejecuta afectación correspondiente.

Fin.

No:

Elabora reporte de levantamiento de inventario deactivo fijo.

Recaba firma de aceptación del usuario en el reporte.

Rinde informe al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales.

Integra expediente.

Pasa el tiempo.

Comprueba gastos ante el Departamento de Caja.








LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO





1

RUBRICA YDEVUELVE

PROGRAMADE TRABAJO

RECIBE YSOLICITA

RECURSOS

PROPORCIONALOS

RECURSOS

RECIBERECURSOS

COORDINALAS

ACTIVIDADES

SOLICITARESGUARDODE BIENES

2


JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCION DE FINANZAS


JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOS GENERALES


LLEGADA LA FECHA DELLEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES


USUARIO

PROGRAMADE TRABAJO





RESGUARDO

EXPEDIENTE

2

REVISAACTIVO FIJO

CONTRA

RESGUARDO

¿EXISTENDIFERENCIAS?

SOLICITASUSTENTO

PARAJUSTIFICACION

FORMATO PARALEVANTAMIENTODE INVENTARIO

DE A.F.REGISTRA

DIFERENCIA

FORMATO PARALEVANTAMIENTODE INVENTARIO

DE A.F.

FIRMAN DECONFORMIDAD

REALIZA LOSAJUSTES ENEL SISTEMA

EFECTUACANJE EN

ACTIVO

ETIQUETA

EJECUTAAFECTACIONCORRESPON-

DIENTE

FIN

ELABORAREPORTE DE

LEVANTAMIENTO

RECABAFIRMA DE

ACEPTACION

REPORTE DELEVANTAMIENTO

RINDE INFORME

INTEGRA EXPEDIENTE

COMPRUEBAGASTOS

FIN

SI

NO

USUARIORESPONSABLEDE ACTIVIDAD

USUARIO

JEFE DEL DEPTO.SER. GRALES.

JEFE DEL DEPTO.SERVICIOSGENERALES.

DEPTO. DECAJA



BAJA DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE CÓMPUTO YEQUIPO DE TRANSPORTE.

OBJETIVO:

DAR DE BAJA LOS BIENES INMUEBLES QUE POR SU ESTADO FISICO OCUALIDADES TECNICAS NO RESULTEN UTILES O FUNCIONALES, LOSEXTRAVIADOS O ROBADOS; LOS QUE SE HUBIEREN DETERIORADONOTABLEMENTE O DESTRUIDO, O LOS QUE NO SE REQUIERAN PARA ELSERVICIO AL CUAL SE LES DESTINO.

FRECUENCIA:

ANUAL

NORMAS:

DAR CUMPLIMIENTO A LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN ELCAPITULO V DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO YADMINISTRACION DE LOS BIENES INMUEBLES DEL PODER EJECUTIVODEL ESTADO DE VERACRUZ Y DEMAS DISPOSICIONES APLICABLES.

LAS BAJAS DE LOS BIENES INMUEBLES DEBEN CONTAR CON LAAUTORIZACION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.

SE DEBERA SOMETER AL CONSEJO DE ADMINISTRACION EL DESTINOFINAL DE LOS ACTIVOS A DAR DE BAJA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Subdirector deAdministración.Director-Gerente.

Subcomité de Adquisicionesy Obras Públicas.

Director-Gerente.

Consejo de Administración.

1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

8-A

Integra expediente de activos propuestos para baja:

Lista de activos. Fotocopia de facturas. Dictamen técnico.

Presenta expediente al Subdirector de Administraciónpara análisis y revisión

Analiza expediente e informa al Director-Gerente

Presenta expediente al subcomité de Adquisiciones yObras Públicas para su Vo. Bo.

Analiza información.

¿Otorgó el Vo. Bo.?

No:

Rechaza información.

Regresa a la actividad numero 3.

Si:

Remite al Director-Gerente.

Recibe y somete a consideración del Consejo deAdministración para autorización y destino final deactivos.

Analiza expediente.

¿Autoriza?

No:

Rechaza información.

Regresa a la actividad numero 3

Si:





Director-Gerente. 9 Determina destino final del activo en apego a lanormatividad vigente.








BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE

DICTAMENTECNICO

INICIO

INTEGRAEXPEDIENTE


FOTOCOPIA DEFACTURAS

LISTADO DEACTIVOS

PRESENTA

EXPEDIENTEPARA SUANALISIS


ANALIZA

EXPEDIENTE

DIRECTOR - GERENTESUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

1

2

PRESENTA

EXPEDIENTE

SUBCOMITE DE ADQUISICIONESY OBRAS PUBLICASDIRECTOR - GERENTE

ANALIZAINFORMACION EXPEDIENTESUBCOMITE

RECHAZAEXPEDIENTE

¿OTORGAVo.Bo.?

NO

SI

1

REMITE

EXPEDIENTE

DIRECTOR - GERENTESUBCOMITE

1




BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE

1

RECIBE Y SOMETEA

CONSIDERACION

EXPEDIENTE

CONSEJO DE ADMINISTRACIONDIRECTOR - GERENTE

ANALIZAEXPEDIENTE

CONSEJO DEADMINISTRACION

RECHAZAINFORMACION¿AUTORIZA?

NO

SI

2

DETERMINADESTINO

FINAL

FIN



MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE BIENES INMUEBLES.

OBJETIVO:

CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES LOS BIENES INMUEBLESPROPIEDAD DE LA INSTITUCION.

FRECUENCIA:

MENSUAL

NORMAS:

RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.

SE DEBERA EVALUAR LA NECESIDAD DEL SERVICIO SOLICITADO.


SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LASCOTIZACIONES.

LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DE LOSSUBDIRECTORES DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

SERAN PROGRAMADOS LOS TRABAJOS DE CONSERVACION YMANTENIMIENTO POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN






Subcomité de Adquisición yObras Públicas.


1

2

2-A

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Recibe solicitud de reparación del bien inmueble.

Presenta al Subcomité de Adquisición y Obras Públicasde la Institución solicitud.

¿Tiene presupuesto?

Si:

Solicita autorización.

No:

Evalúa necesidad o prioridad de reparación y solicitaautorización.

Realiza evaluación y levantamiento físico en el Áreasolicitante.

Elabora croquis indicando las especificacionesrequeridas.


Elabora cuadro comparativo y turna al Jefe delDepartamento de Servicios Generales.


Turna al Subdirector de Administración cuadrocomparativo para tratarlo ante el Subcomité deAdquisición y Obras públicas.

Toma decisión e informa al Jefe del Departamento deServicios Generales.

Solicita anticipo de recursos económicos a laSubdirección de Finanzas contando con el vo. bo. delSubdirector de Administración.

Recibe y entrega anticipo al prestador de servicios.

Integra paquete de documentos con las cotizaciones ycuadro comparativo.





14

15

16

17

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha.

Realiza recepción de trabajos concluidos.

Supervisa trabajos realizados.

Tramita finiquito ante la Subdirección de Finanzascontando con el Vo. Bo. del Subdirector deAdministración.

Concluye finiquito con el prestador de servicios ymantiene en archivo cronológico y definitivo.








MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES

INICIO

RECIBE

PRESENTAAL S.A.O.P.


SOLICITUDDE

REPARACION

SOLICITUDDE

REPARACION

¿TIENEPRESUPUESTO?

SOLICITAAUTORIZACION

SI

NO

EVALUAPRIORIDAD Y

SOLICITAAUTORIZACION

REALIZAEVALUACIÓN Y

LEVANTAMIENTOFISICO

ELABORACROQUIS CONESPECIFICA-

CIONES


CONTACTA YSOLICITA

COTIZACION

1

PROVEEDORES

AREA SOLICITANTE





CUADROCOMPARATIVO

COTIZACIÓNES

1

ELABORA YTURNA CUADRO

COMPARATIVO


ANALIZACONDICIONES


TURNA PARATRATARLO

ANTE ELS.A.O.P.

CUADROCOMPARATIVO

TOMADECISION E

INFORMA

SUBCOMITE DEADQUISICIONESY OBRAS PUBLICAS(S.A.O.P.)


SOLICITAANTICIPO

CON Vo. Bo.



RECIBEANTICIPO Y

ENTREGA

PRESTADOR DESERVICIOS

CHEQUE

INTEGRAPAQUETE

2







2

SUPERVISALOS

TRABAJOS

REALIZARECEPCION

DETRABAJOS

TRAMITAPARA Vo.Bo.

CONCLUYE

SUBDIRECCION DE FINANZASSUBDIRECTOR DEADMINISTRACION

FINIQUITO

FIN

LLEGADA LA FECHA

FINIQUITO

PRESTADOR DE SERVICIOS

C

/ /



CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL.

OBJETIVO:

SALVAGUARDAR DOCUMENTACION CON VALOR HISTORICO PARA LAINSTITUCION.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

LOS EXPEDIENTES SE MATENDRAN ORDENADOS, CLASIFICADOS Y ENBUEN ESTADO.

LOS EXPEDIENTES PARA ARCHIVO SE RECIBIRAN CONJUNTAMENTECON LA SOLICITUD RESPECTIVA Y DEBIDAMENTE IDENTIFICADA YORDENADA.

SE DEBERA REQUERIR EL FORMATO CORRESPONDIENTE PARA LASALIDA DE EXPEDIENTES.

LA DOCUMENTACION SE DEPURARA DEPENDIENDO DE SUNATURALEZA CADA CINCO AÑOS, CON EL TRAMITE RESPECTIVO.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de ArchivoGeneral.

1

2

3

3-A

3-B

3-C

3-D

4

4-A

5

6

Mantiene depuración, ordenamiento y clasificación delos documentos archivados.

Recibe de las diferentes Áreas, solicitud de préstamo ode ingreso de documentos.

Identifica tipo de solicitud.

¿Es préstamo o ingreso de documentos?

Préstamo:

Recibe solicitud de resguardo de documentos(formato).

Entrega documentación y conserva solicitud (copia).

Pasa el tiempo.

Recibe documentación prestada y cancela solicitud deresguardo.

Se conecta con la actividad número 6.

Ingreso:

Revisa solicitud, que este debidamente requisitada.

¿Están completos los datos?

No:

Rechaza y devuelve.


Si:

Realiza la depuración, ordenamiento y clasificación dela nueva documentación.

Integra y acomoda físicamente los documentos en elarchivo general.








CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL

INICIO

DEPURACION,ORDENAMIENTO

YCLASIFICACION

RECIBE

IDENTIFICA

ENCARGADO DEARCHIVO GENERAL

ARCHIVO ENGENERAL

0SOLICITUD

PRESTAMO OINGRESO

¿PRESTAMOO

INGRESO?RECIBE

REVISAREQUISITOS

PRESTAMO

INGRESO

SOLICITUDDE

RESGUARDO

ENTREGADOCUMEN-

TACION

RECIBE YCANCELA

SOLICITUDDE

RESGUARDO

1

1

2

SOLICITUDDE

RESGUARDO




CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL

1

¿ESTANCOMPLETOS? DEVUELVE

DEPURA,ORDENA YCLASIFICA

NO

SI

NUEVOSDOCUMENTOS

INTEGRA YACOMODA

EN ARCHIVOGENERAL

NUEVOSDOCUMENTOS

FIN

2

1



ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA.

OBJETIVO:

CONTROLAR Y AGILIZAR LA COMUNICACION DE LA INSTITUCION A TRAVESDE LA CORRESPONDENCIA QUE SE ENVIA O RECIBE DE LOS AFILIADOS,SINDICATOS, PROVEEDORES, PRESTADORES DE SERVICIOS Y USUARIOSEN GENERAL.

FRECUENCIA:

DIARIO

NORMAS:

LA CORRESPONDENCIA SE DEBERA DE ENTREGAR ANTES DE LAS 13:30HORAS DEBIDAMENTE REQUISITADA.

SE DEBERAN RELACIONAR, FOLIAR Y COLOCAR LOS TIMBRESCORRESPONDIENTES PARA SER ENTREGADOS EN LAS OFICINAS DECORREOS (FORMATO DE ENVIOS).

CADA MES SE HARA EL ABASTECIMIENTO CORRESPONDIENTE PARA ELABASTECIMIENTO DE TIMBRES Y LA COMPROBACION DE LA COMPRADE ESTOS.

LA CORRESPONDENCIA REMITIDA AL APARTADO POSTAL SERADISTRIBUIDA AL AREA CORRESPONDIENTE.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Encargado de Oficialía dePartes.

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe de las diferentes Áreas la correspondencia.

Válida sobres registrados en formato de envíos.

Asigna número de folio consecutivo a lacorrespondencia (interna y externa).

Coloca timbre postal a la correspondencia que seenvía (mediante correo certificado).

Presenta correspondencia ante la oficina de serviciopostal.

Recoge en la oficina de servicio postal lacorrespondencia remitida a la Institución en las áreasde apartado postal y entrega de documentos.

Registra y asigna número de folio consecutivo a lacorrespondencia recibida, en formato.

Turna correspondencia al Área remitida y conservacopia de recibido en archivo cronológico y definitivo.








ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA



CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE.

OBJETIVO:

CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES EL EQUIPO DE TRANSPORTE,VIGILAR EL USO ADECUADO DE LAS UNIDADES, ASI COMO EL EFICIENTEAPROVECHAMIENTO DE LOS CONSUMIBLES.

FRECUENCIA:

MENSUAL

NORMAS:

LA REVISION DE LAS BITACORAS DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y DECONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE SEDEBERA REALIZAR EN LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DE CADAMES.

LA CONSERVACION DEL EQUIPO DE TRANSPORTE SE SUGETARA A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DE SERVICIOSGENERALES.

SE DEBERA INFORMAR OPORTUNAMENTE AL JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES DE CUALQUIER ANOMALIA O MAL USO DE LOSVEHICULOS DE LA INSTITUCION.

LA CONTRATACION DE SERVICIOS SE APEGARA A LO DISPUESTO EN ELMANUAL DE POLITICAS DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN








1

2

2-A

2-B

2-C

2-D

2-E

2-F

3

Recibe bitácoras de consumo de combustible y demantenimiento de equipo de transporte.

Revisa bitácora de consumo de combustible.

¿Detectó alguna anomalía?

No:

Continúa con la actividad No. 3.

Si:

Analiza documento y reporta al Jefe del Departamentode Servicios Generales.

Recibe información y documento.

Verifica información en bitácora y solicita alresponsable del vehículo aclare anomalía.

¿Se solventó anomalía?

Si:

Conecta con la actividad No. 3.

No:

Reporta al Subdirector de Administración.

Toma medidas correctivas y da instrucciones al Jefedel Departamento de Servicios Generales

Ejecuta instrucciones e informa al responsable delvehículo

Fin.

Revisa bitácora de mantenimiento de equipo detransporte.

¿La unidad requiere mantenimiento?






Responsable del Vehículo.

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5

6

7

7-A

8

No:

Fin.

Si:

Reporta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales.

Acuerda con el responsable del vehículo fecha parallevar la unidad al servicio automotriz.

Pasa el tiempo.

Llegada la fecha.

Recibe orden de servicio del Departamento deServicios Generales y entrega unidad al tallerautomotriz.

Pasa el tiempo.

Recoge vehículo del taller y checa servicio.

¿Se realizó bien el servicio?

No:

Reporta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales y regresa vehículo al taller.

Regresa con la actividad No. 6.

Si:

Registra en bitácora, servicio proporcionado a launidad.








CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

DEPTO. DESERVICIOS

GENERALES

INICIO

RECIBEBITACORAS CONSUMO

COMBUSTIBLE

REVISABITACORA

ANALIZA YREPORTAANOMALIA

REVISABITACORA

CONSUMOCOMBUSTIBLE

1

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE

DETECTAALGUNA

ANOMALIA

SI

NO

A

JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES

1

RECIBEINFORMACION

YDOCUMENTOS

CONSUMOCOMBUSTIBLE

B

VERIFICAINFORMACION Y

SOLICITA SEACLARE

ANOMALIA

C

RESPONSABLE UNIDAD

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE

¿LAUNIDAD

REQUIEREMANTTO.?

SI

NOFIN

2





1

¿SESOLVENTAANOMALIA?

NO

SI1

REPORTA

D

SUBDIRECCION DEADMINISTRACION

TOMA MEDIDASY DA

INSTRUCCIONES


E

EJECUTAINSTRUCCIONES

EINFORMA

F

FIN

RESPONSABLEDEL VEHICULO

2

REPORTA


ACUERDOFECHA

RESPONSABLEDEL VEHICULO


RECIBEDOCUMENTOY ENTREGAUNIDAD AL

TALLER

RESPONSABLEVEHICULO

2

DEPTO.SERVICIOS GENERALES

ORDENDE SERVICIO

RECOGEVEHICULOY CHECASERVICIO

¿SEREALIZOBIEN EL

SERVICIO?

SI

NO

3

REPORTA YRECIBE

VEHICULO2





FIN

3

REGISTRASERVICIORECIBIDO

MANTTO.EQUIPO DE

TRANSPORTE


ÄREA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA



El titular de este puesto, es responsable de presentar las propuestas de planeación,

desarrollo, implementación, control, mantenimiento, actualización y difusión de la

normatividad en materia de Tecnologías de la Información e Innovación Tecnológica

en la Institución; de coordinar la realización de acciones para su difusión y

optimización de los recursos tecnológicos; de impulsar la automatización de

actividades de la Institución; de coordinar, desarrollar, consolidar y mantener

sistemas computacionales útiles para el soporte de procesos de la Institución;

Analizar y proponer las plataformas tecnológicas que serán utilizadas por los

empleados de la Institución; de desarrollar y gestionar los programas de

capacitación en materia de Tecnologías de la Información.




DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMATICOS.

OBJETIVO:

AUTOMATIZAR LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DE LAS AREASUSUARIAS MEDIANTE EL DESAROLLO DE SISTEMAS.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

SE DEBERAN ANALIZAR LOS OBJETIVOS, ALCANCES, NORMAS YPOLITICAS QUE RIGEN LOS SISTEMAS, A FIN DE ESTABLECER BASES YMETODOLOGIAS PARA SU DESARROLLO.

EN COORDINACION CON LOS USUARIOS, SE ESTABLECERAN LASRESPONSABILIDADES MUTUAS PARA EL DESARROLLO DE CADASISTEMA.

EN COORDINACION CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEINFORMATICA, EL ENCARGADO DE SOPORTE TECNICO. EVALUARAN LAVIABILIDAD DE LOS PROYECTOS PARA QUE SEAN AUTORIZADOSTANTO POR DIRECTIVOS COMO USUARIOS.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN



Jefe del Departamento deInformática.

Encargado de Desarrollo deSistemas.


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2

2-A

3

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5

6

7

7-A

8

9

Recibe de las Áreas usuarias memorándum derequerimientos de sistematización.

Informa al Encargado de Desarrollo de Sistemas losrequerimientos solicitados.

¿Se puede atender solicitud?

No:

Informa rechazo al Área usuaria.

Fin.

Si:

Determina los recursos humanos para dar inicio alestudio de viabilidad.

Elabora estudio de viabilidad del proyecto.

Realiza reuniones preliminares con los usuarios paraevaluar el alcance del proyecto.

Formula constancia del estudio de viabilidad medianteminutas de trabajo y documentación del mismo.

Turna al Jefe del Departamento de Informática estudiode viabilidad para autorización.

¿Existe viabilidad para su desarrollo?

No:

Reporta los resultados obtenidos al usuariocorrespondiente.

Si:

Asigna los requerimientos humanos y técnicos.

Elabora programa de trabajo.


DEPTO. DE INFORMÁTICA



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19

Define especificaciones del sistema mediante diseñodetallado (diagramas de flujo, diccionario de datos yproductos del sistema).

Elabora definición de cada proceso resultante deldiseño detallado.

Documenta diseño detallado conforme a los estándaresestablecidos.

Elabora diseño de base de datos, programación ypruebas.

Elabora manual del usuario y políticas de operación delsistema.

Ejecuta la implementación del sistema.

Formula carta de aceptación del sistema.

Recaba del Titular del Área usuaria, del Jefe delDepartamento de Informática y del Encargado deDesarrollo de Sistemas, firmas en carta de aceptación.

Distribuye carta de aceptación de la siguiente manera:Original: Titular del Área usuaria.Copia 1: Jefe del Departamento de Informática.Copia 2: Encargado de Desarrollo de Sistemas.

Efectúa la entrega recepción del sistema conforme a lacarta aceptación.








DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS



PRESTACION DE SERVICIOS DE SOPORTE TECNICO.

OBJETIVO:

ATENDER LAS SOLICITUDES DE INSTALACION, CONFIGURACION YMANTENIMIENTO DEL HARDWARE Y SOFTWARE REQUERIDO POR LOSUSUARIOS.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO DEBERANSOLICITARSE POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEINFORMATICA.

LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO SERANAUTORIZADAS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




1

2

2-A

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4

5

6

Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos técnicos.

Informa al Encargado de Soporte Técnicorequerimientos técnicos.

¿Existe disponibilidad de tiempo y de viabilidad?

No:


Fin.

Si:

Establece fecha compromiso.

Registra en bitácora las actualizaciones de lasconfiguraciones de hardware y software, cuentas deusuario, plan de seguridad, respaldos y mantenimiento.

Elabora calendario de las fechas compromiso.

Ejecuta actividades de acuerdo a calendario.








PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO



ELABORACION DE DISEÑOS DE IMAGEN.

OBJETIVO:

ELABORAR LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEL S.S.T.E.E.V. CONLOS PAQUETES DISPONIBLES.

FRECUENCIA:

EVENTUAL

NORMAS:

LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEBERAN SOLICITARSE PORESCRITO.

LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN SERAN AUTORIZADOS POR ELJEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Encargado de Diseño deImagen.

1

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2-A

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4

5

6

Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos dediseños de imagen impresos.

Informa al Encargado de Diseño de Imagenrequerimientos.

¿Existe disponibilidad de tiempo?

No:


Fin.

Si:

Establece fecha compromiso.

Elabora el servicio de diseño, gratificación y edicióncon la paquetería comercial disponible.

Elabora calendario con las fechas compromiso.

Entrega al Área usuaria el servicio de edición impreso.








ELABORACIÓN DE DISEÑO DE IMAGEN


VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO

DIRECCIÓN-GERENCIALic. Ricardo Olivares Pineda

SUBDIRECCIÓN DE FINANZASC.P. Jorge A. Carvajal Madero

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNDr. Raymundo E. Flores Lomán

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓNC.P. Porfirio R. Jiménez Hernández

UNIDAD JURIDICALic. Armando I. Lecuona Ramírez

CONTRALORÍA INTERNAL.A.E. Alejandro Moctezuma Cano

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE LA SUBDIRECCIÓN DE ... · SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION...

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