MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS · 2019. 11. 18. · El manual de procesos y procedimientos...

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIÓN S.A E.S.P

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MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS.

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS LA

UNIÓN S.A. E.S.P.

mailto:[email protected]


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Contenido.

1. Presentación. ....................................................................................................................... 4 2. Objetivo, Alcance y Campo De Aplicación. .......................................................................... 5

2.1. Objetivo General. .................................................................................................. 5 2.2. Objetivos Específicos. ........................................................................................... 5 2.3. Alcance y Campo de Aplicación. ........................................................................... 5

3. Términos y Definiciones. ...................................................................................................... 6 4. Generalidades. ..................................................................................................................... 8

4.1. Historia. ................................................................................................................. 8 4.2. Organigrama. ........................................................................................................ 9 4.3. Misión. ................................................................................................................. 10 4.4. Visión. ................................................................................................................. 10 4.5. Política. ............................................................................................................... 10 4.6. Valores Corporativos. .......................................................................................... 10

5. Estructura del Manual. ....................................................................................................... 11 6. Mapa de Procesos. ............................................................................................................ 12 7. Caracterización de los Procesos. ....................................................................................... 14

7.1. Procesos Estratégicos. ........................................................................................ 14 7.1.1. Direccionamiento Estratégico. ................................................................... 14

7.1.1.1. Procedimiento: Gestión Estratégica y Planes Institucionales. . 18 7.1.1.2. Procedimiento: Administración del Riesgo. ............................. 23

7.1.2. Caracterizacion De Proceso: Comunicaciones. ........................................ 30 7.1.2.1. Procedimiento: Comunicaciones Internas y Externas. ............ 33

7.2. Procesos Misionales. ................................................................................................ 42 7.2.1. Gestión Operativa. .................................................................................... 42 7.2.1.1. Caracterizacion Proceso: Acueducto. ............................................. 42

7.2.1.1.1. Procedimiento: Distribucion del Servicio de Agua Potable………………………………… ......... 44

7.2.1.2. Caracterizacion De Proceso: Alcantarillado. ................................... 53 7.2.1.2.1. Procedimiento: Recoleccion de Aguas Residuales. ...... 55 7.2.1.2.2. Procedimiento: Operación De La Planta De Tratamiento De Aguas Residuales. ……………………………………………………………..57

7.2.1.3. Caracterizacion De Proceso: Aseo. ................................................. 71 7.2.1.3.1. Procedimiento: Limpieza de Vías y Áreas Públicas. ..... 73 7.2.1.3.2. Procedimiento: Disposición Final de Residuos Orgánicos. ……………………………………………………………..77

7.2.2. Caracterizacion De Proceso: Gestión Comercial. ..................................... 83 7.2.2.1. Procedimiento: Facturación y Recaudo. ................................. 86 7.2.2.2. Procedimiento: Gestión de la Cartera Morosa. ....................... 91 7.2.2.3. Procedimiento: Elaboración de Acuerdos De Pago. ............... 92

7.3. Procesos De Apoyo. ................................................................................................. 94



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7.3.1. Caracterizacion De Proceso: Gestión Administrativa. ............................... 94 7.3.1.1. Procedimiento: Custodia de la Historia Ocupacional. ............. 96 7.3.1.2. Procedimiento: Inducción y Reinducción. ............................... 99 7.3.1.3. Procedimiento: Evaluación se Desempeño. .......................... 106 7.3.1.4. Procedimiento: Selección de Talento Humano. .................... 112 7.3.1.5. Procedimiento: Capacitaciones. ............................................ 115 7.3.1.6. Procedimiento: Pago De Nómina. ......................................... 119

7.3.2. Caracterización Proceso: Gestión Financiera. ........................................ 120 7.3.2.1. Procedimiento: Gestión de la Contabilidad. .......................... 123 7.3.2.2. Procedimiento: Elaboración de Ejecuciones Presupuestales. …………………………………………………………………….130 7.3.2.3. Procedimiento: Elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. …………………………………………………………………….131 7.3.2.4. Procedimiento: Elaboración del Certificado del Registro Presupuestal. …………………………………………………………………….133 7.3.2.5. Procedimiento: Elaboración de Orden de Pago. ................... 134 7.3.2.6. Procedimiento: Elaboración de Pago y Comprobante de Egreso. …………………………………………………………………….135 7.3.2.7. Procedimiento: Elaboracion de Boletín de Tesoreria. ........... 137 7.3.2.8. Procedimiento: Adiciones, Reducciones, Modificaciones Y Traslados Presupuestales. …………………………………………………………………….138

7.3.3. Caracterización De Proceso: Gestión de la Información. ........................ 140 7.3.4. Caracterización De Proceso: Gestión de los Recursos Físicos............... 146

7.3.4.1. Procedimiento: Salida De Bienes. ......................................... 149 7.3.4.4. Procedimiento: Inventario de los Bienes Muebles e Inmuebles. ......................... 152 7.3.4.2. Procedimiento: Recepción de los Bienes Adquiridos. ........... 155

7.3.5. Caracterizacion Proceso: Gestión Jurídica y Contratación. .................... 158 7.3.5.1. Procedimiento: Asesoria Juridica, Representacion Judicial y Extrajudicial. ........ 161 7.3.5.2. Procedimiento: Control de la Contratación. ......................................................... 163

7.3.6. Caracterización de Proceso: Gestión Ambiental. .................................... 167 7.4. Procesos De Evaluacion. ........................................................................................ 169

7.4.1. Caracterizacion De Proceso: Gestión de la Evaluación. ......................... 169 7.4.1.1. Procedimiento: Auditoria de Control Interno. ........................ 173



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1. PRESENTACIÓN.

El presente manual de procesos y procedimientos de La Empresa de Servicios Públicos La Unión

S.A. E.S.P. muestra de manera general el sistema de operación de la entidad mediante el enfoque

sistémico que fomenta el desarrollo, organización y el mejoramiento continuo para el cumplimiento

de la misión institucional.

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta gerencial que permite que La Unión

S.A. E.S.P. integre una serie de acciones que permiten desarrollar las actividades y tareas

propuestas de una manera organizada con el fin de agilizar su desarrollo y lograr incrementar la

calidad de la prestación del servicio.

La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos y principios de la

compañía, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada funcionario de La

Unión S.A. E.S.P. en cada una de las actividades ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de

los procesos.



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2. OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.

2.1. Objetivo General.

El presente manual de procesos y procedimientos tiene como objetivo principal dar a conocer los

procesos de La Unión S.A. E.S.P., su conformación e integración, los cuales cuentan con la

estructura e interacción entre las mismas con el fin de generar un fortalecimiento institucional.

2.2. Objetivos Específicos.

- Crear una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa.

- Recolectar información sistemática de cada uno de los procesos que indiquen al personal de

la empresa las actividades y la forma en que deben ser realizadas.

- Establecer los procedimientos que conforman cada uno de los procesos.

2.3. Alcance y campo de aplicación.

El manual de procesos y procedimientos está dirigido a todos los colaboradores de La Unión S.A.

E.S.P., con el fin de entregar a la entidad una herramienta de trabajo que permita el desarrollo y

cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y visión institucional, por medio de la descripción del

modelo de operación por procesos.



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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Las definiciones a continuación relacionadas son tomadas de la Norma Técnica de la Calidad en la

Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión

de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera

eficaz, eficiente y efectiva.

Partes interesadas proveedoras del proceso: Organización, entidad o persona que provee las

entradas y/o insumos internos del proceso.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,

como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados

planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Procedimiento: Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional,

que determina una entidad u organismo de la administración pública o particular que

ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos, usuarios o

grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación,

adopción e implementación es potestativa de la entidad.

Nota: Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué,

dónde, cuándo, por qué y cómo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.



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Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo

normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus

requisitos y expectativas.



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4. GENERALIDADES.

4.1. Historia.

La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P. se creó el 17 de abril de 1998, mediante el

acuerdo N° 012 de éste mismo año; como empresa industrial y comercial descentralizada del orden

Municipal, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente encargada

de prestar los servicios públicos domiciliarios en la jurisdicción del Municipio de La Unión Antioquia,

de conformidad con lo establecido por la ley. El Objeto de La Unión E.S.P es la prestación de los

servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, presta también los servicios

públicos de Alumbrado público. Para el cumplimiento de su objeto La Unión E.S.P. Podrá realizar

todas las actividades necesarias que tengan relación con los mismos; podrá también celebrar toda

clase de contratos, alianzas, asociaciones, adquirir y enajenar todo tipo de bienes, mueble o

inmuebles; realizar inversiones que garantizan rentabilidad para su inversión en su objeto, adquirir y,

en general, todas las actividades y operaciones industriales o comerciales necesarias. En el año

2010 a los 13 días del mes de octubre, se reúne el ALCALDE MUNICIPAL HUGO BOTERO LÓPEZ

Y CLAUDIA LUCÍA BARRERA AGUDELO REPRESENTANTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO HOSPITAL SAN ROQUE, para conformar una sociedad anónima, que a su vez será una

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICLIARIOS (E.S.P, S.A), la cual surge de la

transformación de la empresa industrial y comercial del estado EMPRESA DE SERVICIOS

PÚBLICOS DE LA UNIÓN E.S.P. y se rige de la siguiente forma: Artículo primero. Denominación,

especie y domicilio. “EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIÓN S.A E.S.P”, cuya sigla

será “UNIÓN S.A. E.S.P.”. Tiene vida jurídica, con acatamiento a la ley colombiana, bajo la forma de

una sociedad por acciones de la especie anónima; en donde el MUNICIPIO tiene un 93.33% de

participación de acciones y el HOSPITAL SAN ROQUE tiene un 6.67% de participación, sometida al

régimen jurídico que para las empresas de servicios públicos determina la ley 142 de 1994. La

duración de la sociedad será indefinida. El Objeto de La Unión E.S.P., es la prestación de los

servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, adicionalmente podrá prestar los

servicios públicos de energía eléctrica alumbrado público así como también las actividades

complementarias propias de todas y cada uno de estos servicios y adicionalmente el tratamiento y

aprovechamiento de los residuos y las basuras, en el municipio de La Unión en el departamento de

Antioquia.



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4.2. ORGANIGRAMA.

ORGANIGRAMA DIRECCIÓN TECNICA OPERATIVA.



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4.3. Misión.

La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “Unión S.A E.S.P.” presta a los usuarios los

servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado, Aseo y servicios complementarios, con compromiso,

calidad, cobertura, eficiencia, eficacia, transparencia en el régimen tarifario y continuidad en la

prestación del servicio, con especial protección y cuidado del medio ambiente, garantizando con lo

anterior el crecimiento y rentabilidad de le empresa, con el fin de continuar beneficiando a los

usuarios y la comunidad en general de La Unión.

4.4. Visión.

La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “UNION S.A E.S.P.”, será en Diciembre del 2022

líder a nivel regional por la calidad en la prestación de los servicios Públicos de Acueducto,

Alcantarillado, Aseo y servicios complementarios, orientada con criterios empresariales, económicos

y sociales contribuyendo al mejoramiento esencial del medio ambiente y de la calidad de vida de los

habitantes del municipio de La Unión y la región.

4.5. Política.

La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “Unión S.A E.S.P.” está orientada a la satisfacción

oportuna de las necesidades de manejo, tratamiento, y distribución de agua potable, alcantarillado,

saneamiento básico, aseo, recolección de residuos sólidos y servicios complementarios; cumpliendo

con la normatividad legal, fundamentados en la competencia de nuestros funcionarios y empleados

en su capacidad para responder oportunamente a las necesidades de nuestros clientes y usuarios.

4.6. Valores Corporativos.

- Respeto.

- Justicia.

- Compromiso.

- Honestidad.

- Diligencia.

- Liderazgo.

- Lealtad.

- Responsabilidad.

- Amabilidad.



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5. ESTRUCTURA DEL MANUAL.

Para facilitar la comprensión y ubicación del lector, el Manual presenta en primera instancia el Mapa

de Procesos de La Unión S.A. E.S.P. donde se muestra la secuencia e interacción entre los

procesos identificados, posteriormente se toma la caracterización de cada proceso y a partir de ella,

se hace la presentación de cada uno de los procedimientos que describen los procesos, con su

respectivo responsable y los registros que se deben generar.

Es importante aclarar que la descripción de los procedimientos debe ser de carácter dinámico, de

conformidad con la regulación y normas legales aplicables vigentes; por tanto cada funcionario

responsable de la ejecución de actividades y procedimientos es responsable por su ajuste y

actualización permanente, siguiendo los lineamientos del procedimiento de Control de Documentos y

Registros para la actualización de los documentos del sistema.



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6. MAPA DE PROCESOS.

El mapa de procesos es la representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera

para conocer y para satisfacer las necesidades de sus clientes. Los procesos se clasifican en:

Estratégicos: Tienen como tarea primordial el establecimiento de políticas y estrategias,

fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos necesarios, facilitan el

seguimiento y la mejora.

Misionales: Cadena de valor que permite obtener el resultado previsto por la entidad en

el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

Apoyo: Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos

estratégicos, misionales y de evaluación.

Evaluación: Necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la

mejora de la eficacia y la eficiencia de la entidad.



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7. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.

7.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS.

7.1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Coordinar la planeación estratégica, táctica y presupuestal, así como la

implementación del SIG

Alcance: Inicia con la formulación de los planes estratégicos; planes de acción y demás

planes existentes en la Empresa; la programación presupuestal a corto y largo

plazo y con la identificación de los riesgos.

Líder del

proceso:

Gerente General

PARTES

INTERESADA

S

PROVEEDOR

AS DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

P

H

V

A

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

● Proceso

Direccionamien

to Estratégico.

● Entidades

Públicas que

regulan las

Empresas de

Servicios

Públicos

Domiciliarios.

● Comunidad y

demás partes

interesadas.

●

Direccionamient

o Estratégico de

la Entidad.

● Necesidades y

expectativas de

los usuarios y

partes

interesadas en el

proceso.

● Requisitos

legales

aplicables a la

gestión de La

Empresa de

servicios

P

● Definir los lineamientos

para la formulación de los

planes institucionales

(Plan Estratégico, plan de

acción anual, Plan de

contingencia del relleno

sanitario, Plan de Gestión

del Riesgo, Plan de

Emergencias y

contingencias, Plan de

saneamiento y manejo de

vertimientos).

● Diagnosticar

necesidades, expectativas

y problemas.

● Objetivos

del SIG.

● Mapa de

Procesos

●

Caracterizació

n de

Procesos.

● Indicadores

de Gestión.

● Planes

Institucionales

(Plan

Estratégico,

Plan de

acción, Plan

● Entidades

Públicas que

regulan las

Empresas de

Servicios

Públicos

Domiciliarios.

● Todos los

procesos.

● Comunidad y

demás partes

interesadas.



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Públicos La

Unión S.A E.S.P.

● Lineamientos

de la Junta

Directiva de la

entidad.

● Información,

Normatividad y

Directrices para

la Gestión de los

Riesgos de los

procesos y de

Corrupción.

● Guías para la

formulación de

planes,

programas,

proyectos.

●Identificación

necesidades y

requisitos de los

usuarios,

normatividad

legal y otros

compromisos

con partes

interesadas.

●Identificación

de riesgos.

●Estado de

Acciones

Correctivas y

Preventivas

●Recomendacio

nes para la

mejora.

● Identificación

● Evaluar y priorizar

necesidades.

● Formular políticas y

planes (estructura

estratégica, operativa y

financiera).

● Definir las políticas y

objetivos de calidad.

●Elaboración de

documentos.

●Definición de

mecanismos de

participación ciudadana.

● Definición de políticas

para la administración de

los riesgos.

● Elaborar programa y

plan de auditorías.

● Definir cronograma y

actividades para la

formulación y ejecución

de los Planes, Programas

y Proyectos.

● Definir los recursos

humanos, físicos,

financieros y tecnológicos

para la ejecución de los

planes programas y

proyectos. ●

Establecer política,

metodologías

instrumentos para la

administración de los

riesgos de los procesos y

de Corrupción. ●

Identificación de

Normatividad legal

de

contingencia

del relleno

sanitario, Plan

de Gestión del

Riesgo, Plan

de

emergencias y

contingencias,

Plan de

saneamiento y

manejo de

vertimientos,

plan

anticorrupción

y de atención

al ciudadano).

● Cronograma

●Matriz de

Requisitos

Legales.

●Informes de

Auditoria

●Acciones

Correctivas y

Preventivas

●Oportunidad

es de

Mejoramiento



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procesos. ,

● Estado de

Acciones

Correctivas y

Preventivas.

●

Recomendacion

es para la

mejora.

● Identificación

procesos.

aplicable a la entidad.

H

●Publicación y

Socialización de Políticas,

Planes, Programas y

Proyectos.

●Gestionar consecución

de recursos.

●Coordinar ejecución de

los planes, programas y

proyectos.

●Gestionar los riesgos;

aplicar los controles y

actividades definidas en el

mapa de riesgos de

procesos y de corrupción.

V

●Realizar seguimiento a

los planes, programas y

proyectos.

● Seguimiento y medición

de los procesos.

● Seguimiento y

evaluación del

cumplimiento de la

normatividad legal

vigente.

● Definición de

responsables para la toma

de acciones correctivas y

preventivas.

● Realización de

auditorías internas.

● Verificación de

efectividad de

mecanismos de

participación ciudadana.

● Verificación de la



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implementación de las

políticas para la mitigación

del riesgo.

A

●Análisis de modificación

del direccionamiento

estratégico y/ del

desarrollo del Sistema

Integrado de Gestión.

● Modificación de los

indicadores.

● Elaboración de nuevos

indicadores.

● Seguimiento a la

eficacia de las acciones

correctivas y preventivas.

● Actualización de Matriz

de Requisitos Legales.

● Toma de acciones para

mejorar los mecanismos

de participación

ciudadana.

●Tomar acciones para

ajustar planes y el

proceso.

RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS

ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS

Recurso humanos

Recursos físicos (Instalaciones

locativas adecuadas para la

prestación de los servicios, Oficinas

dotadas de equipos de cómputo,

software, red interna, aplicaciones,

Internet,

sistemas de información y

comunicación y Papelería en general)

Recursos tecnológicos (Equipos de

PGD-01 Gestión

Estratégica y Planes

Institucionales.

PGD-02 Administración

del Riesgo.

● Política de

Administración del riesgo.

Ver matriz de

riesgos

● Planes,

proyectos y

programas

ejecutados /

Planes,

programas y

proyectos

planeados.



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cómputo)

REQUISITOS DEL PROCESO

(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO

Ver matriz de requisitos legales Ver matriz de Riesgos.

7.1.1.1. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y PLANES INSTITUCIONALES.

PROPÓSITO: Establecer las actividades para que el plan de gestión del proyecto se ejecute

día a día, garantizando el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

ALCANCE: Inicia desde el análisis del contexto estratégico, la formulación y/o actualización

del plan estratégico, a partir de los programas, proyectos y/o lineamientos de la entidad;

incluye la formulación de planes institucionales, su gestión, consolidación, seguimiento y su

evaluación que sirve para definir acciones de mejora.

RESPONSABLES:

Control Interno.

Gerencia Genera.

GENERALIDADES:

DEFINICIONES:

Direccionamiento estratégico: Conjunto de instrucciones, pautas o criterios

establecidos por la Alta Dirección para el logro de los objetivos y metas de la Entidad.

DOFA: Es una herramienta que permite a la entidad trabajar con toda la información

para detectar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Estrategia: Las estrategias son pautas generales que orientan la posterior planificación

operativa, surgidas dentro de y tendientes a un proceso acorde al marco conceptual del



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desarrollo, tendientes a acercarnos a la visión, que permitan el máximo grado de

cumplimiento de la misión, dentro de un contexto posible.

Gestión estratégica: La gestión estratégica permite realizar un modelamiento del

desempeño global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la

planificación estratégica (Más comprometida con la eficiencia) con todo el Sistema

Integrado de Gestión, a la vez responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e

implementación de estrategias encaminadas al fortalecimiento de la gestión institucional.

Misión: Es la razón de ser de la entidad, el motivo por el cual existe. Así mismo es la

determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno

determinado para conseguir tal misión. En la misión se define la necesidad a satisfacer,

los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Meta: La meta se puede entender como la expresión de un objetivo en términos

cuantitativos y cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y

terminar para poder llegar al objetivo.

Objetivo: Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios

determinados.

Plan de acción: Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y

control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las

dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el

Plan Estratégico.

Plan Estratégico: Es un documento oficial en el que los responsables de una

organización (empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cual será la

estrategia a seguir por la organización en el mediano plazo. Por ello, un plan estratégico

se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 4 años.

Planificación Estratégica: se orienta a la eficacia, es decir a maximizar los resultados y

el impacto en dirección al cumplimiento de la misión institucional. Se ocupa mayormente

del objeto, y de los resultados.

Planificación Operativa: se orienta a la eficiencia, es decir a organizar adecuadamente

los recursos de la organización. Trata de maximizar la relación resultado / recursos.



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Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a

observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez

dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de

ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las

estrategias.

Seguimiento: Acción que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el

avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar ó agilizar su

ejecución.

Valores: los valores son principios que permiten orientar el comportamiento, son

creencias fundamentales que ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de

otras, o un comportamiento en lugar de otro. También son fuente de satisfacción y

plenitud.

Visión: La visión es la expresión explícita de un futuro deseado, difícil pero no

imposible, basado en valores compartidos y dentro de las tendencias probables, que la

organización trata de contribuir a crear.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

Se debe monitorear de forma permanente el cumplimiento de los elementos de la

plataforma estratégica (Misión, Visión, Políticas, Objetivos, valores) y realizar las

actualizaciones a que haya lugar.

La información para el seguimiento del Plan de Acción por parte de la gerencia, debe ser

reportada por todas las dependencias de forma trimestral.

CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

01

Para la definición de la gestión estratégica, se tiene en cuenta los

lineamientos del sector o las necesidades de la entidad para el

desarrollo de un contexto estratégico que le permita tomar acciones

de mejora y formular estrategias para la mejora continua de la

Gerencia, Directores,

Asesores.



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entidad.

02

En el desarrollo del contexto estratégico se debe realizar un

diagnóstico de la entidad a partir de un análisis DOFA, realización

de talleres con toda la comunidad institucional, revisión de informes

y evaluaciones que permitan conocer el estado actual de la entidad

y definir o actualizar la plataforma estratégica.


Asesores.

03

Se coordinan las reuniones para consultar y consensuar la

actualización y/o formulación de los elementos de direccionamiento

estratégico (Misión, visión, políticas, objetivos, estrategias y valores)


Asesores.

04

Definidos y aprobados los elementos de Direccionamiento

estratégico por parte del equipo Directivo, se consolida el

documento de Plan estratégico.


Asesores.

05 Una vez revisado el plan estratégico se aprueba el documento final. Gerencia, Directores,

Asesores.

06 Se realizan los ajustes a que haya lugar. Gerencia, Directores,

Asesores.

07 Se realiza la divulgación del plan estratégico con el apoyo del

área de comunicaciones. Comunicaciones

08 Se realiza el monitoreo permanente del plan estratégico. Gerencia, Directores,

Asesores.

09

Cuando se ha definido el plan estratégico, la entidad desarrolla

acciones para su cumplimiento; para programar esas acciones y

verificar su cumplimiento, se formulan planes institucionales.

Responsables de

procesos

10

Con el plan estratégico que incluye también los programas y

proyectos que adelanta la entidad; se elaboraran los planes de

acción de las dependencias, los planes operativos de inversión,

planes de compras, planes financieros, entre otros.

Responsables de

procesos

11 Se elaboran los planes institucionales Responsables de

procesos



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12

Se revisa que en los planes formulados haya coherencia con las

acciones a desarrollar y objetivo del proceso). Si se requiere

ajustar o ampliar la información del plan formulado se envía a la

dependencia para que realice los ajustes correspondientes.

Responsables de

procesos

13

Una vez aprobados los planes formulados se divulgan a todos los

responsables de procesos en los medios de comunicación

dispuestos en la entidad (Pagina web, intranet, correos electrónicos,

comunicados

internos, entre otros)

Responsables de

procesos

14 Todos los planes se ejecutan dando así cumplimiento a las metas

y/o acciones formuladas.

Responsables de

procesos

15

Se verifica el cumplimiento y la ejecución de los planes haciendo

seguimiento a las actividades y metas planteadas.

Se comunican las fechas de seguimiento: plan de acción

seguimiento trimestral.

Control interno

16

Se consolida la información que sirve de insumo para la

elaboración y presentación al Comité Directivo los informes de

avance y cumplimiento en la gestión de la entidad

Control interno

DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

Plan Estratégico.

Plan de Acción Institucional.

Plan de contingencia del relleno sanitario.

Plan de Gestión del Riesgo.

Plan de emergencias y contingencias.

Plan de saneamiento y manejo de vertimientos.

Mapa de procesos.

Manual de funciones.

Matriz de requisitos legales.



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REGISTROS.

F-DE-01 Plantilla Reglamento para Comités.

F-DE-02 Plantilla caracterización de procesos.

F-DE-03 Plantilla de Acta.

F-DE-04 Plantilla para Elaboración de Procedimientos.

F-DE- 08 Matriz Dofa.

F-DE- 09 Despliegue de los Objetivos del SIG.

F-DE-10 Formato Plan de Acción.

F-DE-11 Listados.

F-DE-12 Programación de Actividades.

7.1.1.2. PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.

PROPÓSITO.

Definir las actividades requeridas para la administración del riesgo, a partir del desarrollo de una

metodología para la identificación, análisis y valoración del riesgo que contribuyan a identificar e

implementar planes de acción para mitigar los riesgos que tengan impacto sobre el cumplimiento

de los objetivos estratégicos, las políticas o los objetivos de los procesos la Empresa de Servicios

Públicos La Unión S.A. E.S.P.

ALCANCE.

El presente documento contempla las actividades de identificación, clasificación, análisis,

evaluación, valoración y monitoreo de riesgos y es aplicado por todos los procesos y

dependencias de La Unión S.A. E.S.P.

El Procedimiento para la Administración de Riesgos controla los riesgos de tipo estratégico, de

imagen, operativos, financieros, de tecnología y de corrupción, asociados a los procesos

institucionales.

El procedimiento de Administración de Riesgos hace parte constitutiva de la Política de

Administración de Riesgos y es el mecanismo por el cual se hace operativa la declaración de las

intenciones generales de la organización respecto a su gestión.



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RESPONSABLES.

Gerente General.

Responsables de procesos.

Control Interno.

GENERALIDADES

DEFINICIONES:

Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre el

cumplimiento de los objetivos. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.

Los riesgos de que trata el presente procedimiento son:

- Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que

incluyen la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos,

manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

- Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad

de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la

estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias que afecten los procesos

misionales de la entidad.

- Riesgos Estratégicos: Establece objetivos generales, controla el desempeño y los

resultados de la entidad en su totalidad. Se basa en el ejercicio de Planeación Estratégica

que está en cabeza de la Gerencia y quien esté a cargo de la planeación institucional de

LA UNIÓN S.A E.S.P.

- Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la

ciudadanía hacia la institución y demás usuarios interesados.

- Riesgos Legales o de Cumplimiento: Se asocian con el cumplimiento por parte de la

entidad con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su

compromiso ante la comunidad.

- Riesgos Tecnológicos: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad

para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

- Riesgos de Corrupción: Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso

indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una

entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular.



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Administración de riesgos: Establece lineamientos precisos acerca del tratamiento, manejo

y seguimiento a los riesgos.

Contexto estratégico: Definición de los parámetros internos y externos que se han de tomar

en consideración para la administración del riesgo.

Probabilidad: Posibilidad de ocurrencia del riesgo puede ser medida con criterios de

frecuencia o factibilidad.

Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

Mapa de riesgos: Es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más

riesgos frente a un proceso, proyecto o programa.

Mapa de Riesgos Institucional: Contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales

está expuesta la entidad, se alimenta con los riesgos residuales altos o extremos de cada uno

de los procesos que puedan afectar el cumplimiento de la misión institucional y objetivos de la

entidad. En este mapa se deberán incluir los riesgos identificados como posibles actos de

corrupción, en cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Mapa de Riesgos por Proceso: Recoge los riesgos identificados para cada uno de los

procesos, los cuales pueden afectar el logro de sus objetivos.

Política de administración del riesgo: Declaración de la dirección y las intenciones

generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo.

Riesgo inherente: Riesgo al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones por parte

de la Dirección para modificar su probabilidad o impacto.

Riesgo residual: Aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus

respuestas a los riesgos.


Para la administración de los riesgos La Unión S.A. E.S.P. utiliza como referencia

lineamientos metodológicos emitidos por el Departamento Administrativo de la Función

Pública.



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Es responsabilidad de la Oficina de Control Interno asesorar en metodologías para la

identificación y administración de los riesgos, en coordinación con los líderes de los procesos.

Es responsabilidad de los líderes de los procesos identificar y documentar los riesgos, sin

importar la fuente de información (contexto estratégico, indicadores, resultados de auditoría,

quejas, observación directa, entre otros); para ello, se hará uso de las herramientas dispuestas

por la Subdirección de Planeación, Seguimiento y Control.

El contexto estratégico institucional se formula para el período correspondiente a la ejecución del

plan estratégico de la entidad, y se revisa anualmente para su actualización y como fuente de

información para la definición de los mapas de riesgos.

Para establecer el contexto de proceso se deben determinar las características o aspectos

esenciales del proceso y sus interrelaciones. Se pueden considerar factores como: objetivo del

proceso, alcance del proceso, interrelación con otros procesos, procedimientos asociados y

responsables del proceso.

Si dentro del seguimiento realizado, bien sea por parte de la Oficina de Control Interno, por los

líderes de los procesos u otro funcionario que participa o interactúa con el proceso, se establece

que se han materializado uno o más riesgos, las acciones requeridas serán las definidas en los

“Lineamientos para el manejo de Riesgos Materializados” (Ver anexo 6). Las acciones a seguir

serán manejadas en el formato vigente de plan de mejoramiento.

CONTENIDO


01

Definir los mecanismos, herramientas y recursos necesarios para la

formulación o actualización de los mapas de riesgos.

Son mecanismos, herramientas y recursos, entre otros: Metodologías,

procedimientos, formatos, cronogramas, recurso humano, presupuesto

y capacitación.

Gerencia,

Planeación o

quien haga sus

veces.

02

Establecer los factores externos. Se determinan las características o

aspectos esenciales del ambiente en el cual la entidad busca alcanzar

sus objetivos. Se pueden considerar factores como: Políticos, sociales y

culturales, legales y reglamentarios, tecnológicos, financieros y

Responsables de

procesos.



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económicos.

Establecer el contexto interno, se determinan las características o

aspectos esenciales del ambiente en el cual la organización busca

alcanzar sus objetivos. Se pueden considerar factores como: Estructura

organizacional, funciones y responsabilidades, políticas, objetivos y

estrategias implementadas, recursos y conocimientos con que se

cuenta (personas, procesos, sistemas, tecnología), relaciones con las

partes involucradas y cultura organizacional.

03 Recopilar, analizar y consolidar la información suministrada por los

responsables de los procesos y generar el documento.

Planeación o

quien haga sus

veces.

04

Establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus

causas y sus consecuencias.

Considerar el contexto interno, externo de la entidad y el contexto del

proceso para la identificación de riesgos, así como causas y/o

consecuencias.

Establecer y documentar en el mapa de riesgos por procesos, los

eventos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.

Responsables de

procesos.

05

La identificación y clasificación del riesgo comprende:

La descripción o definición del riesgo.

La identificación de las causas por las cuales el riesgo se podría

llegar a materializar.

Los efectos que podría conllevar la materialización del riesgo.

La clasificación de riesgos de acuerdo con el alcance del

presente documento.

Nota: Otras fuentes de información para la identificación de riesgos,

entre otros, son: los resultados de auditorías, el análisis de indicadores,

el análisis de quejas de usuarios o la observación directa por parte de

cualquier funcionario de la entidad, mapas de riesgos de seguridad y

salud en el trabajo, riesgos contractuales, mapas de riesgos de

seguridad de la información.

Responsables de

procesos.



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06

Establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de

consecuencias o impacto, con el fin de estimar la zona de riesgo inicial

(Riesgo Inherente).

El nivel de probabilidad se determina teniendo en cuenta la tabla de

probabilidad (Ver anexo 2). El evaluador puede tener en cuenta los

siguientes criterios, dependiendo si cuenta o no con datos históricos.

Frecuencia. Este criterio se obtiene cuando se tiene la certeza o el

estimado de las veces que se ha presentado o se podría presentar la

posibilidad de materialización del riesgo.

Factibilidad. Este criterio se obtiene cuando la presencia de un factor

interno o externo puede materializar el riesgo.

El nivel de impacto se determina teniendo en cuenta la tabla de impacto

(Ver anexo 3).

Establecer el nivel de riesgo inicial, haciendo uso de la matriz de

calificación del riesgo (Ver anexo 4).

Responsables de

procesos.

07

Confrontar los resultados del análisis de riesgo inicial frente a los

controles establecidos, con el fin de determinar la zona de riesgo final.

En esta etapa se identifican los controles y se analizan en cuanto a

naturaleza, si están documentados, si son automáticos o manuales y si

se están aplicando en la actualidad. Hacer uso de la tabla de análisis y

evaluación de controles (Ver anexo 5).

Responsables de

procesos.

Formular las acciones que contribuyan a eliminar las causas

generadoras del riesgo, de acuerdo con la valoración definitiva del

mismo (Riesgo residual).

Los criterios mínimos de tratamiento de riesgo se encuentran en la tabla

de criterios (Ver anexo 6)

Responsables de

procesos.

08 Adelantar las actividades necesarias para que las dependencias que Responsables de



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intervienen en el proceso objeto de análisis conozcan los riesgos

identificados.

procesos.

09

Recopilar, analizar y consolidar la información suministrada por los

responsables de los procesos y generar el “Mapa de riesgos

Institucional”, el cual se alimenta con los riesgos residuales altos o

extremos de cada uno de los procesos.

Planeación o

quien haga sus

veces.

10 Coordinar la divulgación del mapa de riesgos institucional.

Planeación o

quien haga sus

veces.

11

Asegurarse de que las acciones establecidas en los mapas de riesgo se

están llevando a cabo y evaluar la eficacia en su implementación,

adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas

situaciones o factores que pueden influir en la aplicación de acciones

preventivas.

Responsables de

procesos.

12

Analizar el diseño e idoneidad de los controles, determinando si son o

no adecuados para prevenir o mitigar los riesgos de los procesos,

haciendo uso de las técnicas relacionadas con pruebas de auditoria que

permitan determinar la efectividad de los controles.

Dirección de

Control Interno o

Gerencia

General en el rol

de Control

Interno

13

Revisar y reportar la efectividad y la aplicación de controles, planes de

contingencia y actividades de monitoreo vinculadas a riesgos claves de

la entidad.

Dirección de

Control Interno o

Gerencia

General en el rol

de Control

Interno

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Política de Administración del Riesgo

Matriz de Riesgos Institucionales.



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Guía de Administración del Riesgo, Departamento Administrativo de la Funcion Publica.

REGISTROS

F-DE-08 Matriz DOFA.

F-DE.05-06-07 Formato Identificación, análisis y valoración del riesgo.

7.1.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: COMUNICACIONES.

Proceso: Comunicaciones

Objetivo:

Divulgar la información interna como externa hacia los diferentes grupos de

interés, garantizando un correcto flujo y acceso a la misma y contribuyendo así, a

la proyección y posicionamiento de la imagen institucional

Alcance:

Inicia con la definición de estrategias, recursos e identificación de canales de

comunicación tanto internos como externos, para la emisión y difusión de los

contenidos comunicacionales.

Líder del

proceso: Gerencia General

PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORAS

DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES

CLAVES DEL

PROCESO

SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

Gestión de

comunicacion

es

Todos los

procesos.

Entidades del

sector.

Medios de

comunicación

.

Entes de

Control.

Necesidades

de

comunicació

n interna y

externa de la

empresa.

Normatividad

aplicable

Directrices

de

comunicació

n

Políticas,

objetivos y

lineamientos

P

Diseñar

estrategias y

definir

lineamientos

comunicativos

institucionales

.

Diseñar el

Plan

Estratégico de

Comunicacion

es de la

Empresa para

la vigencia

respectiva.

Contenidos

comunicaciona

les.

Plan de acción

de

comunicación

institucional.

Políticas y

estrategias de

comunicación

institucional.

Manual de

imagen

institucional.

Gestión de

comunicaciones.

Proceso de

Direccionamiento

Estratégico.

Todos los

procesos.



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que

direccionen

las

comunicacio

nes de la

entidad.

Plan

estratégico

Consolidado.

Políticas y

estrategias

de

comunicació

n

institucional.

Información

relacionada

para la

elaboración

de las piezas

o

contenidos.

Temas

internos de

interés para

servidores

públicos.

Agenda de

la Gerencia y

diferentes

dependencia

s.

Publicación

o noticias de

la empresa

en los

H

Ejecutar el

Plan

Estratégico de

Comunicacion

es

Gestionar y

difundir

políticas,

estrategias y

lineamientos

de

comunicacion

es.

Gestionar la

información a

difundir

(recolección

de

información

interna).

Convocatoria

de Ruedas de

Prensa.

Divulgación

de eventos

hacia la

comunidad

interna y

externa.

Boletines de

prensa.

Información

interna para la

Intranet.

Material

audiovisual,

fotográfico y

de audio.

Mensajes para

redes sociales.

Administración

de la Página

web.

Correos

electrónicos

tanto internos

como

externos.

Campañas

institucionales

y ruedas de

Prensa.

Registro de

monitoreo de

medios.

Informes de

ejecución y

supervisión del

Ciudadanía en

General.

Entidades del

sector.

Servidores

públicos.

Todos los

procesos.

Medios de

comunicación.

Gestión de

comunicaciones

Gestión de

contratación.

Gestión

financiera.



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medios de

comunicació

n.

Cubrimiento

de eventos.

Asesorías,

aprobaciones

y

suministro de

material

publicitario.

Divulgación

del que hacer

de la entidad

a través de

productos

comunicativos

que permitan

dar a conocer

la gestión y

resultados de

la empresa.

Elaboración

de productos

Audiovisuales

y Radiales.

contrato.

Indicadores

plan

estratégico

institucional.

Hoja de vida

del

indicador.

Indicadores

Plan de

Acción.

Formato de

Seguimiento

y Evaluación

del

Indicador.

V

Efectuar

seguimiento

trimestral al

Plan

Estratégico de

Comunicacion

es.

Efectuar

seguimiento y

medición

del proceso

(indicadores).

Realizar

monitoreo

medios de

Informes de

Gestión.

Medición de

los

Indicadores.

Seguimientos

a los riesgos y

oportunidades.

Actas del

subcomité

integrado de

gestión.

Reportes de

materialización

del riesgo.

Direccionamiento

Estratégico.

Calidad y

mejoramiento

continuo.

Proceso

Evaluación

Independiente.



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Riesgos y

oportunidade

s.

comunicación.

Informe de

Gestión.

Informes de

auditoría.

Resultados

de los

indicadores.

A

Implementar

acciones

correctivas,

preventivas,

de

mejora, como

resultado de

las

verificaciones.

Acciones

correctivas.

Planes de

mejoramiento.

Evidencias de

las acciones

en pro de la

mejora.

Calidad y

mejoramiento

continuo.

Evaluación

independiente.

Gestión de

comunicaciones.

Entes de Control.

RECURSOS

ASOCIADOS

DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS

Contratista

Comunicacio

nes.

Oficina.

Equipo de

Cómputo.

Cámara

Fotográfica.

Escritorio.

Grabadora

Periodística.

Silla.

Boletines Radiales (Plantillas

Guion tu (Plantilla).

Guion Radial (Plantillas).

Carta Oficio (Plantillas).

Plan Estratégico de

Comunicaciones.

Política de Comunicaciones.

Manual de Imagen Corporativa.

Boletín Institucional (Plantillas).

Informativos.

Diseños.

Ver matriz de

riesgos.

Cumplimiento del

plan estratégico

de

comunicaciones.

Seguridad de la

información.

Actualización

permanente del

sitio web.



Ver matriz legal Ver matriz de riesgos

7.1.2.1. PROCEDIMIENTO: COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS.

PROPÓSITO



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Abrir espacios de comunicación interna y externa que faciliten compartir una visión conjunta de la

Empresa y trabajar unidos para lograr los objetivos estratégicos de la Política de comunicaciones a

través del intercambio de iniciativas, experiencias y saberes.

ALCANCE

Inicia con la identificación de las necesidades de comunicación y termina con la implementación de

acciones para la mejora.

La difusión de información interna y externa es una actividad que hace parte del Proceso de

Comunicaciones.

RESPONSABLES

- Gerente General.

- Control Interno.

GENERALIDADES

DEFINICIONES

Audiencia pública: Es un espacio de participación ciudadana, propiciado por las Entidades u

Organismos de la Administración Publica, donde personas naturales o jurídicas y las

organizaciones sociales se reúnen en un acto publico para intercambiar información,

explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la Formulación,

Ejecución, Evaluación de Políticas y Programas a cargo de cada entidad, así como sobre el

manejo de los recursos para cumplir con dichos programas. Fuente: Guía para la rendición de

cuentas a la ciudad.

Proyecto: Los proyectos representan la estrategia de acción con la que se busca el logro de

los objetivos de la entidad, dada su capacidad institucional y los recursos disponibles. Un

proyecto se concreta en un conjunto de actividades coherentes que pueden conformar desde

unidades estratégicas que responden a un ciclo clásico de inversión, en un lugar y con una

población definida, hasta estrategias de acción que corresponden a labores o procesos

asociados con las funciones de la entidad. Por lo tanto, no se debe limitar el alcance del Plan

Indicativo a los proyectos que se financian con recursos de inversión; todo conjunto de

actividades que responden al logro de un objetivo definido como prioritario, se incluye en el

Plan Indicativo bajo la categoría de proyecto, no importa si se financia o cofinancia con



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recursos de funcionamiento o de inversión del Presupuesto General de la Nación. Recuerde

que normalmente los proyectos de inversión comprometen recursos humanos, técnicos o

administrativos de la entidad, y por lo tanto consumen recursos de funcionamiento de la

entidad.

Rendición de cuentas de gestión: Se explica el objeto social de la entidad, con el fin de

demostrar la debida focalización para resolver en forma estructural problemas de la población.

Igualmente se presentan las metas e indicadores de resultados frente a los resultados

obtenidos. Fuentes: Guía para la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Socialización y divulgación: Se entiende, la apertura de escenarios de diálogo y

participación permanente de los actores involucrados en los procesos de planificación. Estos

diálogos tienen como finalidad el intercambio de percepciones, propuestas y proyectos que

contribuyan a enriquecer el acumulado de experiencias que se construyen en las instituciones

y dinámica de la ciudad. La Divulgación es entendida como la puesta en consideración ante la

comunidad y la opinión pública en general, de los diferentes logros alcanzados por la política

pública y que están dirigidos a generar ambientes favorables a las iniciativas que todos los

actores están desarrollando en materia de planificación social, económica, ambiental,

espacial, cultural, entre otras. El aprendizaje por experiencia es un elemento de doble vía, por

lo cual la participación de líderes, funcionarios, expertos en los diferentes foros, congresos y

seminarios sobre el tema.


Notificar a cada uno de los servidores públicos de cada una de las áreas de la Empresa de

Servicios Públicos, sobre la importancia de la elaboración y presentación del Informe de

Rendición de Cuentas.

Cumplir con los plazos establecidos en la Ley, para la entrega del Informe sobre la Rendición

de Cuentas y su respectiva socialización.

Convocar las instancias y autoridades respectivas para difundir y socializar los resultados del

proceso de elaboración de la Rendición de Cuentas con servidores públicos, comunidad,

personas jurídicas, entre otros.

Boletines de prensa / Noticias: Redacción de noticias en formato periodístico institucional.

Los boletines se redactan de forma concisa igual al lenguaje utilizado en la crónica o reportaje



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concretando la información que sea de interés e importancia con el receptor. Las fuentes

primarias siempre serán los funcionaros de cada dependencia a la que corresponda la

información o el acontecimiento noticioso.

Los boletines, comunicados o informes especiales, pueden ser socializados a través de

nuestro programa radial, por medio de programas especiales en nuestra página web, todo

esto es responsabilidad de la oficina de comunicaciones.

Actividades a través de correo electrónico, Redes sociales y diversas ayudas

tecnológicas. Con estas herramientas damos conocer las capacitaciones, reuniones, mesa

de trabajo, eventos y demás actividades donde la empresa participe. Es una comunicación

que se complementa para publicar el envío de las actividades mencionadas anteriormente.

La oficina de comunicaciones brinda su apoyo en los diferentes escenarios donde se

encuentre la empresa; fotografías, presentaciones, grabaciones, entre otros.

Publicaciones: Es aquí donde se tiene en cuenta el diseño, organización, y presentación de

plegables, volantes, revistas, folletos, cartillas, afiches para diferentes eventos o actividades

que la empresa requiera. Se aclara que todo debe ir según el manual de imagen corporativa;

además de ello en este mismo manual se tienen los siguientes parámetros que deben ir

incluidos en esta política de comunicaciones de La Empresa de Servicios Públicos de La

Unión S.A E.S.P.

- Los empleados deben portar los uniformes de pies a cabeza en los horarios laborales

establecidos, después de terminada la jornada laboral, ningún empleado deberá portar el

uniforme en un lugar ajeno a la empresa. Si el empleado finaliza su contrato debe regresar la

misma dotación que le fue entregada.

- Todos los empleados de la empresa, vinculados y contratistas deben portar el carné de

identificación todos los días, en los horarios laborales de la misma.

- Los logos y mascota (Clarita) de la empresa solo serán utilizados por personal autorizado,

personal ajeno a ella que los requiera, deberá pedir autorización directamente de gerencia,

todo esto por seguridad de la imagen corporativa de la empresa.

- Todas las piezas publicitarias deben ser revisadas y contar con el visto bueno del Proceso de

Comunicaciones, para verificar que estén conforme al manual de Imagen Corporativa.

Sitio Web: Este medio es muy importante para la información y publicación de la empresa, es

por eso que en este medio se da a conocer todos los proyectos de la organización,

información institucional y noticias de interés.

La actualización del sitio web debe ser actualizada periódicamente, lo que permita una

transparencia y mejor acceso y divulgación de la información. www.launionsaesp.com


http://www.launionsaesp.com/


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Redes Sociales: Estos espacios virtuales son necesarios para difundir los contenidos con la

comunidad que nos sigue por los mismos; noticias, fotos, anuncios, videos, enlaces y

mensajes instantáneos.

Es un acto de compromiso, apoyo y lealtad con la empresa; que todo el personal de la misma;

especialmente el administrativo ingrese y difunda la información que se publica.

Los mecanismos de respuesta en las redes sociales tales como mensajes internos (inbox),

comentarios y demás, únicamente se emplearán si los usuarios, entidades o demás públicos

están solicitando información de la empresa.

Facebook: Launionesp

Instagram: Launionesp

Twitter: esp_launion

Rendición de cuentas.

La rendición de cuentas a la comunidad es complementaria de la rendición de cuentas a los

organismos de control que está reglamentada por la ley. La rendición de cuentas propone que

la entidad sea visible y que los mandatarios hagan visible su gestión, lo que se busca es que

construyan su relato y cuenten de manera constante, tanto interna como externamente, como

están actuando y cuáles han sido los resultados de su Gestión.

Es un informe anual que consiste en presentar un resumen de lo más importante que ha

realizado la empresa.

Comunicación interna.

- Pública: Es en este sitio donde se publica la información relacionada con las

dependencias de la empresa, documentación en general que está a la mano del empleado

que la requiera. Todo con el fin de no solo trabajar en nuestro cargo sino aprender del

cargo de los demás compañeros de trabajo. La pública está a cargo del comité de calidad.

- Carteleras: Es aquí donde se informa sobre las campañas, actividades, capacitaciones,

novedades que la empresa realiza, para tener informado tanto al personal como a las

personas que visitan la entidad.

- Correos electrónicos: Es de carácter obligatorio usar el correo institucional que se le

suministró a cada dependencia todo esto con el fin de generar veracidad y credibilidad con

la información que se envía y que se recibe, además de generar el uso del correo

personal.



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[email protected] – Secretaria Gerencia

[email protected] – Director Operativo

[email protected] - Asistente Facturación y Servicio al Ciudadano

[email protected] – Asistente Administrativa

[email protected] – Técnica Administrativa

[email protected] – Director Administrativo, Financiero y del Talento

Humano

[email protected] – Gerente General

[email protected] – Secretaria Gerencia

[email protected] – Técnica Ambiental

[email protected] – Asistente Financiero

[email protected] – Directora Comercial y de Servicio al Ciudadano

Divulgación de información de las diferentes dependencias.

- Toda información que los medios locales, regionales o nacionales requieran de la empresa

debe ser autorizada por la gerencia, control interno y oficina de comunicaciones.

- La dependencia interesada en contar con apoyo en grabación, cuñas, videos, fotografías,

diseño y maestro de ceremonias debe realizar lo solicitud por escrito con un mínimo de ocho

días antes de la fecha del evento.

- Toda información hacia los medios de comunicación deberá contar con un vocero identificable

y con los respectivos datos para contactarle.

- Ninguna dependencia podrá organizar ni convocar ruedas de prensa, conferencias de prensa,

sin la autorización del Gerente y la coordinación del Proceso de Comunicaciones.

- Sólo están autorizados como voceros oficiales para dar declaraciones a los medios de

comunicación, Gerente, Directores de área o quien ellos deleguen o delegue el Proceso de

Comunicaciones en temas que sean de su competencia.

Contenido














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Como servicio asociado a esta actividad, en la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P

contamos con el servicio de Comunicación interna y externa.

No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

01

Identificar y/o recibir las necesidades de comunicación que se

generan por diferentes fuentes:

Solicitudes directas de las dependencias, comunidad o grupos

focales de interés.

Reunión con directivas o delegados y/o comité de

comunicaciones.

Diagnóstico por observación.

Encuestas, sondeos.

Definir el canal.

Gerente General

02

Clasificar y registrar las solicitudes:

Segmenta los públicos

Clasifica la solicitud de acuerdo al canal y medio e informa

Gerente General

03

Definir contenidos:

Definen el contenido del comunicado y la forma de publicación:

carta, circular, boletín, plegable, volante, afiche, Fuente de vida

(Programa radial), revista, periódico, vallas y diferentes campañas

de interés en la comunidad.

Registro:

Formato programa de radio

Gerente General

04

Editar la comunicación impresa:

Recopila la información requerida, redacta los artículos, y corrige

ortografía y estilo.

Registros: Copia de los artículos, Prueba de diseño.

Gerente General

05

Elaborar Pre Prensa e Impresión:

Elaborar el diseño

Corregir la pieza

Gerente General



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Visto bueno a la prueba (Profesional Especializada- Diseño)

Impresión.

06

Remitir material:

1. Coordinar fechas de entrega con el contratista.

2. Recoger material en la casa editorial o litografía.

3. Distribución del material.

Registro:

Remisión del material impreso

Gerente General

07

Interventoría.

1. Solicitar cotizaciones de contratistas externos

2. Archivar copia del contrato y realizar interventoría

3. Corregir diseños

4. Aprobar diseño del impreso

Registros:

Cotizaciones

Interventoría del contrato

Borradores de pre prensa

Gerente General

08

El medio es comunicación virtual

DEFINIR EL FORMATO:

1. Elaborar el Boletín electrónico

2. Editar material multimedia.

3. Reenviar por el correo interno

4. Subir a la Intranet o internet.

Registro

Back up de la información

Gerente General

10 DISTRIBUCIÓN

1 Enviar el material por Intranet o internet. Gerente General



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2 Realizar carta de remisión.

3 Enviar el material impreso.

Registro

Base de datos

Copia de la carta de remisión

Planilla de recibido

11

El medio es comunicación audiovisual o radiodifusión

1. Definir el formato y el tema

2. Definir el medio de difusión

3. Elaboración de guion y/o libreto

4. Grabación de imágenes

5. Edición y producción

Gerente General

12

Evaluar la difusión de la información

1. Evaluar el impreso en sala de prensa

2. Sugerir mejoras

3. Evaluar el canal de distribución

4. Elaborar encuestas de clima laboral y aceptación.

Registros

Formato programa de radio

Evidencia diseños

Formato cuñas emitidas

Gerente General

13

Implementar acciones para la mejora:

Identificar y analizar las acciones de mejoras de acuerdo con lo

establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. Ver

Procedimiento para la Toma de Acciones.

Gerente General



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Registros

Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.


Caracterización del Proceso de Comunicaciones.

Estructura Organizacional.

REGISTROS.

F-GI-05 Formato Programa Radial

F-GI-05 Formato Cuñas Emitidas

F- DE- 02 Formato de Caracterización del Proceso de Comunicaciones

F-GI- 07 Informe de Rendición de Cuentas remitido a comunicaciones en medio

F-G1- 10 Formato de procedimientos

F-GI- 02 Formato de oficio

F-PC- 01 Formato de diapositivas

7.2. PROCESOS MISIONALES.

7.2.1. GESTIÓN OPERATIVA.

7.2.1.1. CARACTERIZACION PROCESO: ACUEDUCTO.

Proceso: Acueducto

Objetivo: Construir, operar, controlar y mantener eficientemente los diferentes

componentes del sistema de acueducto atendiendo la demanda en condiciones

óptimas de continuidad, cobertura, calidad y presión de acuerdo a la

normatividad vigente, para así garantizar la satisfacción de todos los usuarios del

Municipio de la Unión

Alcance: El proceso de acueducto empieza desde la captación del agua, continua con la

potabilización, almacenamiento y finaliza con la distribución de la misma.



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Líder del

proceso: Dirección Operativa

PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORAS

DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

P

H

V

A

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

● Los Usuarios

● Entes de

control

● Dirección

Financiera y

Comercial

● Gerencia

●Solicitud de

instalaciones

(nuevas

acometidas)

●Atención a

PQR

●Proyectos

(reposición y

expansión de

redes)

●mantenimiento

s de la red

existente y

P

● Planear mantenimiento

preventivo de bocatomas,

redes de acueducto,

bombeo, planta de agua

potable y demás

componentes del sistema

● Proyectar la reposición

de un tramo sector

frontera-proleche de redes

de acueducto

● Planeación de acciones

en caso de presentarse y

producto no conforme.

●Satisfacció

n de los

usuarios

●Instalacion

es nuevas

de

acometidas

●Calidad del

servicio

●Reposición

de redes

●Agua

potable

●Registro

no conforme

● Los usuarios y

partes

interesadas

● Entes de

vigilancia y

control

H

● Atención a las

solicitudes de

instalaciones nuevas

● Operación del sistema

de captación

●Almacenamiento y

suministro de agua

potable

●Tratamiento de

potabilización de agua

V

●Muestreo de análisis

fisicoquímico y

microbiológicas de agua

●Cumplimiento de

cronogramas de

mantenimiento

●Cumplimiento de

acciones para mejorar y



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prevenir el producto y

servicio no conforme

A

Acciones de mejora

para garantizar agua

potable, continuidad y

cobertura.


ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADO

S

INDICADORES

ASOCIADOS

Recursos humanos.






Internet,


comunicación y Papelería en

general).

Recursos tecnológicos (Equipos

de cómputo)

●Formato medición

calidad del agua

●Formatos PSI


caudal en estaciones

milimétricas

Ver matriz

de Riesgos

●Índice de

calidad de agua

para consumo

humano (IRCA)

●Cobertura del

servicio de

acueducto

●Presión en la

red

●Índice de agua

no contabilizada

●Continuidad en

el servicio de

acueducto



●Ver matriz de requisitos legales ● Control diario medición de calidad de agua

●ControlPSI

●Medición Caudal

7.2.1.1.1. PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION DEL SERVICIO DE AGUA POTABLE.

PROPÓSITO: Suministrar el servicio de agua potable a través de las redes de distribución

primaria, secundaria y domiciliaria a los usuarios suscritos ante la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P.



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ALCANCE: Se inicia desde el tanque de almacenamiento hasta el usuario.

RESPONSABLES: Líder de proceso, Operario planta de tratamiento y Fontanero.

GENERALIDADES.

DEFINICIONES.

Fontanero: Profesionales técnicos que se ocupan de la instalación y mantenimiento de las instalaciones de agua potable.

Red de distribución: Conjunto de conductores con todos sus accesorios, elementos de protección, sujeción, etc que se une a una fuente de energía con instalaciones receptoras.

Red domiciliaria: Es un sistema que permite la transmisión del agua desde la planta hasta la residencia del usuario.

Red de distribución: Conjunto de tuberías, accesorios y estructuras que conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o plantas de tratamiento hasta los puntos de consumo.

Red primaria: Red de distribución que conforma la malla principal de servicio de una población y que conduce el agua desde la planta de tratamiento hasta las redes secundarias.

Red secundaria: Parte de la red de distribución que se deriva de la red primaria y que distribuye el agua a los barrios y urbanizaciones de una ciudad o un municipio.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Que exista una comunicación permanente entre el Técnico operativo, fontanero, operador de planta y guardabosque de una manera muy cordial, para solucionar inconvenientes que se presente en la distribución del servicio de agua potable.

Vigilar constantemente las redes de distribución, para que se preste en forma oportuna el servicio de agua potable.

Atender respetuosamente cualquier queja que presente el usuario con respecto a la distribución.

Vigilar constantemente las redes de distribución, para que se preste en forma oportuna el servicio de agua potable.



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Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores de mantenimiento y reparaciones a la red de distribución Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores de mantenimiento y reparaciones a la red de distribución.

CONTENIDO


01 Planeación de actividades: Se revisan en conjunto con el operador de planta de tratamiento, oficina de atención al cliente y comunidad en general que inconvenientes existe en la distribución del agua potable.

Director Operativo

02

Corrección de daños: Dependiendo del daño o inconveniente presentado se informa al Técnico operativo o se corrige inmediatamente el problema, de acuerdo al instructivo I-DIS-001 mantenimiento a las redes de distribución.

Director Operativo

03 Instalación de acometidas domiciliarias: Se instalan acometidas a nuevos usuarios para la prestación del servicio.

Director Operativo

04

Instalación y reposición de micro medidores: Se instalan los micro medidores a nuevos usuarios y se reponen aquellos medidores que van perdiendo la vida útil. El arreglo se reporta en el formato constancia entrega de medidor.

Director Operativo

05

Revisiones a redes de distribución: Para la prevención de daños en la red de conducción y distribución se realiza un recorrido por todas las redes.

Director Operativo


Ley 142 de 1994 de Servicios públicos Domiciliarios.

REGISTROS.

F-AC-01 Índice Calidad del Agua.

F-AC-01 PSI.

F-AC-03 Reporte de Suspensiones.

F-AC-04 Retiro Medidores.

F-AC-05 Medición de Caudal en estaciones Limnimetricas.

F-AC-06 Especificaciones técnicas ruptura de vía.



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F-AC-07 Constancia entrega medidor.

F-AC-08 Solicitud de permiso para ruptura de vía.

7.2.1.1.2. PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE.

PROPÓSITO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la operación de la Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAP.

ALCANCE: Desde que ingresa el agua a la cámara de aquietamiento hasta el Macro medidor.

RESPONSABLES: Director Operativo, Operario planta de tratamiento y Fontanero

DEFINICIONES

El Tratamiento de aguas es el conjunto de operaciones unitarias de tipo físico, químico o biológico cuya finalidad es la eliminación o reducción de la contaminación o las características no deseables de las aguas, bien sean naturales, de abastecimiento, de proceso o residuales , La finalidad de estas operaciones es obtener unas aguas con las características adecuadas al uso que se les vaya a dar, por lo que la combinación y naturaleza exacta de los procesos varía en función tanto de las propiedades de las aguas de partida como de su destino final. Debido a que las mayores exigencias en lo referente a la calidad del agua se centran en su aplicación para el consumo humano y animal estos se organizan con frecuencia en tratamientos de potabilización y tratamientos de depuración de aguas residuales, aunque ambos comparten muchas operaciones


Restringir el ingreso de todo tipo de animales al área.

El depósito de químicos debe estar en un sitio especial y en una forma bien ordenada de fácil identificación.

El personal que maneje la planta para el tratamiento de agua, debe ser una persona de experiencia y competente, para el buen manejo de los químicos.

El operario al momento de tomar su turno que le corresponda, debe estar limpio, sobrio, no fumar en las instalaciones, como tampoco bajo efectos de droga.



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Para el ingreso de personas externas a la planta de tratamiento, debe estar autorizada por el Jefe Técnico operativo o la Gerente de la Empresa, y la persona al momento de su ingreso debe conocer las normas de seguridad e higiene que rigen en la zona.

El operario de planta que sale de turno, debe hacer entrega de su turno al operario que le recibe, indicando todas las novedades (incluyendo los préstamos de libros y materiales) que se presentaron durante el turno que realizó, dejando las instalaciones en orden

CONTENIDO


01

ENTRADA DEL AGUA EN LA PTAP: El agua ingresa por la parte inferior de una cámara de quiebre de energía mediante el uso de un codo de 90 grados. En esta cámara se garantiza un flujo suscritico para luego entrar a un canal rectangular

02

MEDICIÓN DE TURBIEDAD: El operario de planta realiza el análisis de turbiedad con que entra el agua y sale el agua en la planta de tratamiento mediante el Turbimetro y se registra los resultados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de turbiedad se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Turbiedad, código IN-T-002.

03

TOMA DE MUESTRAS: El Operario de planta toma una muestra cada hora diariamente en el canal rectangular para determinar las características del agua cruda como pH, Turbiedad, cloro y Color. Dichos resultados son registrados, en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004. Para encontrar la dosis óptima de coagulante, se debe realizar el ensayo de jarras según lo establecido en Instructivo Test de Jarras, código IN-T-001, o cada que las condiciones de turbiedad varíen notablemente

04

MEDICIÓN DE PH: El operario de planta realiza el análisis de PH (Potencial de Hidrogeno) en el PH-metro y los resultados se registran en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de PH se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de PH, código IN-T-003.



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05

CLORO RESIDUAL: El operario de planta realiza el análisis de cloro residual en el espectrofotómetro NOVA y los resultados se registran en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de cloro se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Cloro residual, código IN-T-004.

06

MEDICIÓN DE ALCALINIDAD: El operario de planta realiza la medición de Alcalinidad a través de titulación, con herramientas como el Erlenmeyer, bureta, base metálica y agitador magnético; los reactivos utilizados son ácido sulfúrico al 0.02N e Indicador mixto, la medición de Alcalinidad se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Alcalinidad, código IN-T-005. El tiempo del análisis dura entre 5 y 10 minutos, los datos de la prueba son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

07

MEDICIÓN DE COLOR APARENTE: El operario de planta realiza el análisis de Color aparente en el espectrofotómetro NOVA y los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de color aparente se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Color, código IN-T-006, el tiempo del análisis dura 5 minutos.

08

ENSAYO DE JARRAS: El operario de planta lleva a cabo el ensayo de jarras mediante el Instructivo Ensayo de Jarras, código IN-T-001, el tiempo de la prueba es de aproximadamente 40 minutos.

09

MEDICIÓN DE CAUDAL: El operario de planta mide la cantidad de agua cruda que ingresa a la planta de tratamiento en (Litros/segundos) en la canaleta parshall de 15 cm de garganta, dichos resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

10 APLICACIÓN DE QUIMICOS: Con la ayuda de la canaleta parshall, se genera un resalto hidráulico el cual forma una turbulencia al final de su



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caída, allí el operario de planta aplica el coagulante (Sulfato de Aluminio) y alcalinízate (Soda caustica) de acuerdo a los resultados del Test de Jarras, la dosificación se expresa en miligramos por litros; mg/l e inmediatamente se da la mezcla rápida, la aplicación de químicos es registrada por el operario de planta en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

11

FLOCULADORES:

En esta unidad, el agua después de haberle aplicado el coagulante en la cantidad determinada en el ensayo de jarras, transita por ella de forma que se realice una agitación suave, obligando al agua a hacer giros de 180° con el fin de aumentar el tiempo de retención del agua y permitir que se realicen las diferentes reacciones químicas necesarias para la formación del floc sin que estos se destruyan; las partículas formadas se adhieren unas a otras, las que alcanzan un mayor peso, se precipitan y otras se adhieren a las paredes y a las placas del floculador

12

SEDIMENTADORES DE ALTA TASA: terminado el paso del agua por los flocuradores se pasa al proceso de sedimentación donde los gradientes disminuyen con el fin de mantener la formación y crecimiento del floc, en los sedimentadores de alta tasa de flujo ascendente ocurre un proceso físico donde las partículas más grandes formadas anteriormente (flocs) se sedimentan o precipitan hasta llegar al fondo del tanque donde se encuentran unas tolvas de almacenamiento de lodos que garantizan su evacuación.

13 AIREACIÓN: el flujo asciende por los sedimentadores y pasa a una serie de canaletas dentadas prefabricadas en lámina de acero con el fin de airear el agua y garantizar el oxígeno disuelto

14

FILTRACIÓN: en los tanques denominados filtros, se retiran las partículas más pequeñas, las cuales no alcanzaron a retirarse en el sedimentador de alta tasa, allí el flujo del agua debe pasar por unas capas de antracita, arena y grava.

15

DESINFECCIÓN: el operario de planta antes de iniciar el manejo del cloro gaseoso para la desinfección del agua, realiza una lista de verificación del manejo seguro del cloro gaseoso, este sistema funciona con cloro gaseoso, por medio de un clorador regal el cual conduce el cloro que es succionado hacia el canal de agua filtrada. Además debe



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tener una concentración del 100 %, para destruir las bacterias y microorganismos patógenos., en el momento que se requiera cambiar el cilindro de cloro gaseoso el operario debe usar todos los elementos de protección personal el operario registra la entrada y salida de cilindros de cloro gaseoso, en el anexo 2, entrada y salida de químicos, código f-t-005. en caso de presentarse algún percance con el cloro gaseoso el operario de planta dosifica con hipoclorito de sodio como medida de contingencia, este tiene una concentración entre el 13% y el 15%. Esto se logra en el canal recolector de aguas filtradas, a través de un dosificador por goteo.

16

NEUTRALIZACIÓN DEL PH (Potencial de Hidrógeno):

El operario de planta neutraliza el agua tratada con soda caustica, para ello la soda que llega en estado sólido, se diluye en agua y se dosifica a través de un sistema de chorro en el vertedero de entrada a los tanques de filtración. El operario de planta procura mantener el ph entre 6.5 y 9.0, según lo establecido por la normatividad vigente.

Cuando el operario de planta determina el pH con valores superiores a 9.0 impide el ingreso del agua a los tanques de almacenamiento retro lavado los filtros y realizando chequeos hasta que el pH este dentro del rango normal. Cuando se determine pH inferior a 6.5 se debe realizar la neutralización del pH según lo descrito anteriormente. Los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

17

NEUTRALIZACIÓN DEL PH (Potencial de Hidrógeno): el operario de planta neutraliza el agua tratada con soda caustica, para ello la soda que llega en estado sólido, se diluye en agua y se dosifica a través de un sistema de chorro en el vertedero de entrada a los tanques de filtración. el operario de planta procura mantener el ph entre 6.5 y 9.0, según lo establecido por la normatividad vigente.

Cuando el operario de planta determina el pH con valores superiores a 9.0 impide el ingreso del agua a los tanques de almacenamiento retro lavando los filtros y realizando chequeos hasta que el pH este dentro del



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rango normal. Cuando se determine pH inferior a 6.5 se debe realizar la neutralización del pH según lo descrito anteriormente. Los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

18

TANQUES DE ALMACENAMIENTO: La altura de los tanques tomada por el Operario de planta es registrada en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004. El agua tratada es almacenada en el tanque de succión que luego se bombea al tanque de almacenamiento para luego ser distribuida a la comunidad.

19

MACROMEDIDOR: El operario de planta toma datos del agua distribuida a la comunidad con ayuda del macro medidor cada hora, esta actividad dura de 3 a 5 minutos y los datos del macro medidor se registran el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.

20

LAVADO DE TANQUES: El operario de planta realiza el vaciado totalmente del agua de los tanques, con previa suspensión del agua a la comunidad. Se lavan las paredes con cepillo y agua o hidrolavadora. Luego se evacuan las materiales de lodo y arenas, se hace un enjuague con agua tratada o filtrada para la limpieza del lavado previo. Luego se hace conexión y llenado del mismo. Este mantenimiento se realiza dos veces al año o previa programación por parte de las directivas de acuerdo a la normatividad vigente resolución 2115.


Ley 142 de 1994.

Decreto 3489 de 1982, Declaratoria de Estado de Emergencia.

Ley 373 de 1997, Uso Eficiente y Racional del agua.

Decreto 1575 de 2007, Calidad del Agua Potable.



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REGISTROS

7.2.1.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: ALCANTARILLADO.

Proceso: Alcantarillado

Objetivo:

Planear, coordinar, dirigir y ejecutar el funcionamiento y mantenimiento continuo

de las plantas de tratamiento de aguas residuales Riñas y Sagrado Corazón y la

infraestructura de los sistemas de alcantarillado para garantizar la satisfacción

de todos los usuarios del Municipio de La Unión

Alcance: Inicia desde la domiciliaria interna del usuario y es trasportada por colectores

principales hasta llevar el agua residual a la planta de tratamiento de aguas

residuales para su respectivo tratamiento, finalmente es entregada al afluente.

Líder del

proceso: Dirección operativa

PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORAS

DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

P

H

V

A

ACTIVIDADES

CLAVES DEL

PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

● Los Usuarios

● Entes de

control

● Todos los

procesos

● Dirección

Operativa

● Gerencia

●Necesidad de

recolección y

transporte de

aguas residuales

●Atención a PQR

●Proyectos

(reposición y

expansión de

redes)

●mantenimientos

de la red existente

●Instalaciones

nuevas

P

● Mantenimiento

preventivos a las dos

plantas de aguas

residuales

● Manteniendo con

carro vactor del sistema

de alcantarillado

● reposición de redes

de alcantarillado

●Planeación de

acciones en caso de

presentarse servicios y

producto no conforme

●Satisfacción

de los

usuarios

●Instalaciones

nuevas de

acometidas

●Calidad del

servicio

●Reposición

de redes

●Agua

potable

●Registro no

●Los Usuarios

●Entes de

control

●Todos los

procesos

●Demás partes

interesadas.


../../../SIG/SIG%2001-10-12/listados/listados.xls#registros


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●Identificación de

servicio y

producto no

conforme

H

● Atención a las

solicitudes de

instalaciones nuevas

de alcantarillado

● Procedimientos de

operación y

mantenimiento de las

plantas de aguas

residuales

● Reposición de redes

de alcantarillado

programadas

conforme

V

●Toma de muestras

para la realización de

análisis de remoción de

carga contaminante

●Cumplimiento de la

normatividad legal

vigente en materia de

aguas residuales

●Cumplimiento de

cronogramas y

programación de

mantenimientos y

reposiciones.

A

●Toma de acciones

preventivas y

correctivas para

optimizar el

funcionamiento de la

PTAR y en general del

sistema de

alcantarillado

●Campañas

ambientales


ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS



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Recursos humanos.






Internet,



general).

Recursos tecnológicos (Equipos de

cómputo.


calidad del agua

●Formatos PSI


caudal en estaciones

milimétricas

●Índice de

calidad de agua

para consumo

humano

(IRCA)●Cobertu

ra del servicio

de acueducto

●Presión en la

red

●Índice de agua

no contabilizada

●Continuidad en

el servicio de

acueducto



●Ver matriz de requisitos legales ● Control diario medición de calidad de agua

●Control PSI

●Medición Caudal

7.2.1.2.1. PROCEDIMIENTO: RECOLECCION DE AGUAS RESIDUALES.

PROPÓSITO: Recolectar las aguas residuales producidas por los usuarios de la Empresa de

servicios públicos La Unión S.A ESP del Municipio de la Unión

ALCANCE: Inicia desde la domiciliaria interna del usuario y es transportada por colectores

principales hasta llevar el agua residual a una quebrada

RESPONSABLES: Director Operativo y Auxiliares de mantenimiento.

GENERALIDADES

DEFINICIONES



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Aguas residuales: Agua contaminada con desechos orgánicos humanos, vegetales y animales, esta agua debe ser tratada previamente para evitar graves problemas de contaminación.

Colector: Tramo del alcantarillado público que conecta diversos ramales de alcantarilla.

Red de alcantarillado: El sistema de de estructuras y tuberías utilizados para el transporte de

aguas residuales.

Vertimiento de aguas: Es el conjunto de operaciones unitarias de tipo físico, químico o biológico cuya finalidad es la eliminación o la reducción de la contaminación.

Aguas lluvias: El agua evaporada se va a las nubes donde son enfriadas, produciendo lluvias y permitiendo así mantener continuamente aguas Naturales.


Las tuberías para la recolección de aguas residuales, deben estar independientes a las redes de recolección de aguas lluvias.

Aplicar las normas de seguridad en todas las labores de mantenimiento a la red de recolección de aguas residuales, tales como señalización y protección personal.

Los trabajadores deben estar totalmente vacunados e inmunizados contra el tétano y la hepatitis B.

Revisar que las redes de alcantarillado no estén afectando con el vertimiento de aguas residuales a otros lugares.

CONTENIDO


01

Recolección de aguas residuales: Los usuarios deben construir sus cajas de registro e instalar el tramo correspondiente hasta el colector principal más cercano con previa autorización de la Empresa.

Director Operativo – Auxiliares de mantenimiento.

02 Recorrido por tubería secundaria: Las aguas residuales una vez lleguen al colector hacen su recorrido por la red secundaria atravesando por el municipio hasta llegar a la red primaria

Director Operativo –



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Auxiliares de mantenimiento.

03 Colector principal: Es la encargada de recibir las aguas residuales de las redes secundarias hasta conducirlas al afluente.

04

Mantenimiento de las redes del Alcantarillado: Se realiza mediante la detección directa o reportado por la comunidad de daños presentado a las redes del Alcantarillado, se procede al respectivo mantenimiento o reparación.

Técnico Operativo Fontanero



7.2.1.2.2. PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES.

PROPÓSITO: Establecer las actividades que se deben desarrollar para la operación de la Planta de Tratamiento de Agua residuales ubicada en el sector de Buenavista.

ALCANCE: Desde que ingresa el agua a la compuerta de entrada hasta la salida del agua al efluente

RESPONSABLES: Dirección Operativa.

GENERALIDADES: Las aguas residuales se clasifican en dos tipos: industriales y

municipales en muchos casos las aguas residuales industriales requieren tratamiento antes de ser descargadas en el sistema de alcantarillado municipal

DEFINICIONES

Aforo: Es la medida del caudal, o de la cantidad de agua que pasa en un determinado tiempo por algún sistema, siendo las formas más comunes de aforar, las volumétricas, los correntómetros, u otros instrumentos previamente calibrados como canaletas Parshall, entre otros.

Afluente: Corriente o flujo entrante de agua residual a un sistema de tratamiento.



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Agua cruda: Agua que no ha sido sometida a proceso de tratamiento.

Agua potable: Agua que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, en las condiciones señaladas en el Decreto 475 de 1998, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a la salud.

Agua residual o vertimiento: cualquier descarga final de un elemento, sustancia o compuesto que esté contenido en un líquido residual, de cualquier origen, ya sea agrícola, minero, industrial, de servicios, aguas negras o servidas, a un cuerpo de agua, a un canal, al suelo o al subsuelo.

Aguas lluvias: Aguas provenientes de la precipitación pluvial.

Aguas residuales domésticas: Desechos líquidos provenientes de la actividad doméstica en residencias, edificios e instituciones.

Alcantarillado: Conjunto de obras para la recolección, conducción y disposición final de las aguas residuales o de las aguas lluvias.

Alcantarillado de aguas combinadas: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte, tanto de las aguas residuales como de las aguas lluvias.

Alcantarillado de aguas lluvias: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte de aguas lluvias.

Alcantarillado de aguas residuales: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte de las aguas residuales domésticas y/o industriales.

Alcantarillado separado: Sistema constituido por un alcantarillado de aguas residuales y otro de aguas lluvias que recolectan en forma independiente en un mismo sector.

Alícuota: Muestra de agua que representa las características de un volumen mayor.

Aliviadero: Estructura diseñada en colectores combinados, con el propósito de separar los caudales que exceden la capacidad del sistema y conducirlos a un sistema de drenaje de agua lluvia.

Anaerobio: Un proceso biológico que ocurre en ausencia de oxígeno, tal como la digestión anaerobia de lodos.



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Análisis fisicoquímico del agua: Pruebas de laboratorio que se efectúan a una muestra para determinar sus características físicas, químicas o ambas.

Análisis microbiológico del agua: Pruebas de laboratorio que se efectúan a una muestra para determinar la presencia o ausencia, tipo y cantidad de microorganismos.

Análisis organoléptico: Se refiere a olor, sabor y percepción visual de sustancias y materiales flotantes y/o suspendidos en el agua.

Bacterias: Microorganismos unicelulares, que se reproducen por la fisión de esporas y que pueden degradar la carga orgánica.

Biogás. Mezcla de bióxido de carbono, metano, sulfuro de hidrógeno y trazas de otros gases que se genera por la conversión anaerobia de la materia orgánica.

Bióxido de carbono (CO2): Gas resultante de los procesos metabólicos de oxidación aerobia o anaerobia de la materia orgánica.

Cañuela: Parte interior inferior de una estructura de conexión o pozo de inspección, cuya forma orienta el flujo.

Caracterización de las aguas residuales: Determinación de la cantidad y características físicas, químicas y biológicas de las aguas residuales.

Carga orgánica (CO): Se considera como la concentración de un contaminante dado, multiplicado por el caudal de la descarga y expresada en kg/día.

Cámara de inspección: Estructura de ladrillo o concreto, de forma usualmente cilíndrica, que remata generalmente en su parte superior en forma tronco-cónica, y con tapa removible para permitir la ventilación, el acceso y el mantenimiento de los colectores.

Calidad del agua: Conjunto de características organolépticas, físicas, químicas y microbiológicas propias del agua.

Capacidad hidráulica: Caudal que puede manejar un componente o una estructura hidráulica conservando sus condiciones normales de operación.

Capacidad máxima: Caudal máximo de diseño de una estructura hidráulica.

Caudal (Q): Es la relación que expresa la cantidad volumétrica de un fluido en la unidad de tiempo.



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Caudal de diseño: Caudal estimado con el cual se diseñan los equipos, dispositivos y estructuras de un sistema determinado.

Clarificación: Proceso de separación de los sólidos del agua por acción de la gravedad.

Concentración: La cantidad de material disuelto en una unidad de solución, expresado en mg/L.

Colector principal o matriz: Conducto cerrado sin conexiones domiciliarias directas que recibe los caudales de los tramos secundarios, siguiendo líneas directas de evacuación de un determinado sector.

Condensación: Cuando el aire está saturado y la temperatura desciende se produce el fenómeno llamado condensación, o sea que el vapor pasa del estado gaseoso al líquido.

Contaminación del agua: Alteración de sus características organolépticas, físicas, químicas, radiactivas y microbiológicas, como resultado de las actividades humanas o procesos naturales, que producen o pueden producir rechazo, enfermedad o muerte al consumidor.

Criterio de diseño: Parámetros establecidos como base de diseño de una obra.

Cuerpo receptor: Cualquier masa de agua natural o de suelo que recibe la descarga del afluente final.

Decantar: Retirar la capa superior de un líquido después de que materiales pesados (un sólido o cualquier otro líquido) se haya depositado.

Demanda Bioquímica de Oxígeno (DBO): Esta prueba es una medida de la cantidad de oxígeno que requieren los microorganismos par oxidar la materia orgánica presente en un agua residual.

Demanda Química de Oxígeno (DQO): Es una medida de la cantidad de oxígeno que se necesita para oxidar la materia orgánica en presencia de un agente oxidante fuerte, condiciones ácidas y alta temperatura, incluye materia orgánica biodegradable y no biodegradable.

Desarenador: Componente destinado a la remoción de sólidos que está en suspensión en el agua, mediante un proceso de sedimentación al propiciar una baja velocidad del flujo, permite decantar los sólidos gruesos como arena y piedras de las aguas residuales.

Diámetro: Diámetro interno real de conductos circulares.



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Eficiencia de remoción: Se denomina así a la capacidad de un sistema de tratamiento para remover una carga contaminante (DQO, DBO, ST, entre otros) y se expresa en porcentaje. Medida de la efectividad de un proceso en la remoción de una sustancia específica.

Efluente: Corriente o flujo saliente de agua residual de un sistema de tratamiento. Flujo proveniente de un sistema hidráulico.

Escorrentía: Volumen que llega a la corriente poco después de comenzada la lluvia.

Estabilización: Es el proceso biológico en el que la materia orgánica de los lodos producidos en el tratamiento biológico del agua residual se estabiliza, generalmente por conversión en gases y en tejido celular. Según se lleve a cabo la estabilización, bajo condiciones anaerobias o aerobias, el proceso se conoce como digestión anaerobia o aerobia. También puede darse la estabilización química.

Emergencia: Evento repentino e imprevisto que se presenta en un sistema de tratamiento de agua como consecuencia de fallas técnicas, de operación, de diseño, de control o estructurales, que pueden ser naturales, accidentales o provocadas que alteran su operación normal o la calidad del agua, y que obliguen a adoptar medidas inmediatas para minimizar las consecuencias.

Ensayo de sedimentabilidad: Determinación de la velocidad de asentamiento de los sólidos en suspensión en un líquido.

Inóculo: Material proveniente de un reactor biológico utilizado para iniciar un cultivo microbiano.

Inspección: revisión del estado de funcionamiento de los sistemas para determinar si se requiere realizar el mantenimiento completo y/o una acción preventiva o correctiva.

Interceptor: Conducto cerrado que recibe las afluencias de los colectores principales, y generalmente se construye paralelamente a quebradas o ríos, con el fin de evitar el vertimiento de las aguas residuales a los mismos

Lecho de filtración: Medio constituido por material granular poroso por el que se hace percolar un flujo.

Lechos de secado: tanques donde se deshidratan y acondicionan los lodos que se generan en los diversos sistemas de tratamiento de aguas residuales, para poderlos disponer posteriormente como materiales sólidos en el relleno sanitario. Consisten en tanques de poca profundidad, con fondo filtrante, que permiten retener los sólidos y extraer los líquidos por percolación y evaporación.



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Lodo: Contenido de sólidos en suspensión o disolución que contiene el agua y que se remueve durante los procesos de tratamiento.

Lodos orgánicos: provenientes del mantenimiento de los pozos sépticos y digestores de lodos.

Mantenimiento: acciones para garantizar que los sistemas de tratamiento funcionen en condiciones óptimas y se garantice la eficiencia de remoción de la contaminación exigida por la reglamentación aplicable. En estos sistemas se realiza generalmente anual o semestralmente dependiendo de la cantidad de usuarios y la frecuencia de trabajo de cada sistema; pero es la inspección la que determina si se requiere el mantenimiento completo de un sistema de tratamiento en un determinado momento.

Mantenimiento preventivo: Conjunto de actividades que se llevan acabo en un equipo, instrumento o estructura, con el propósito de que opere a su máxima eficiencia de trabajo, evitando que se produzcan paradas forzosas o imprevistas.

Mantenimiento correctivo: Conjunto de actividades que se deben llevar a cabo cuando un equipo, instrumento o estructura ha tenido una parada forzosa o imprevista.

Material flotante: Aquellos materiales que se sostienen en equilibrio en la superficie del agua y que influyen en su apariencia.

Metano (CH4): Gas combustible que hace parte del biogás que se genera como producto de digestión anaerobia de la materia orgánica.

Muestra compuesta de agua: Integración de muestras puntuales tomadas a intervalos programados y por períodos determinados, preparadas a partir de mezclas de volúmenes iguales o proporcionales al flujo durante el periodo de toma de muestras.

Muestra puntual de agua: Muestra tomada en un punto o lugar en un momento determinado.

Natas: capas sólidas flotantes que se concentran en la superficie del agua, en los diferentes elementos de un sistema de tratamiento de agua residual.

Operación: Conjunto de acciones para mantener en funcionamiento un sistema.

Pantalla: Guía o mecanismo similar para desviar la dirección del agua.

Plan maestro de alcantarillado: Plan de ordenamiento del sistema de alcantarillado de una localidad para un horizonte de planeamiento dado.



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Planta de tratamiento: Una planta de tratamiento es un conjunto de procesos unitarios que tiene como función mejorar las condiciones físicas, química, microbiológicas y organolépticas de un agua residual de acuerdo a las exigencias establecidas en el decreto 1594 de 1984.

Parámetros de control de un proceso: Criterios preestablecidos que se utilizan como base para compararlos con los obtenidos en un proceso, con el fin de controlar o medir la eficiencia del mismo.

Parámetros de diseño: Criterios preestablecidos con los que se diseñan y construyen cada uno de los equipos de la planta de tratamiento.

Patógenos: Microorganismos que pueden causar enfermedades en otros organismos, ya sea en humanos, animales y plantas.

Pérdida de carga: Disminución de la energía de un fluido debido a la resistencia que encuentra a su paso.

Porosidad: Relación entre el volumen de los poros formados dentro de un medio filtrante y el volumen total del mismo.

Potencial de hidrógeno (pH): Expresión de la intensidad de la condición básica o ácida de un líquido. Con un pH óptimo se produce la máxima eficiencia en un proceso determinado.

Presión: Fuerza por unidad de superficie.

Pretratamiento: Proceso previo que tiene como objetivo remover el material orgánico e inorgánico flotante, suspendido o disuelto del agua.

Procesos aerobios: Son los procesos de tratamiento biológico que se dan en presencia de oxígeno. Aquellas bacterias que pueden sobrevivir únicamente en presencia de oxígeno disuelto se conocen como aerobias obligadas (restringidas a una condición específica de vida).

Procesos anaerobios: Son los procesos de tratamiento biológico que se dan en ausencia de oxígeno. Las bacterias que pueden sobrevivir solamente en ausencia de oxígeno disuelto se conocen como anaerobias obligadas.

Puesta en marcha: Actividades que se realizan cuando un sistema va a empezar a funcionar al final de la etapa constructiva.

Punto de muestreo: Sitio específico destinado para tomar una muestra representativa del cuerpo de agua.



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Reactor: Estructura hidráulica en la cual un proceso químico, físico o biológico se lleva a cabo.

Sedimentación: Es la separación de las partículas suspendidas más pesadas que el agua, mediante la acción de la gravedad.

Sólidos disueltos: Mezcla de un sólido (soluto) en un líquido solvente en forma homogénea.

Sólidos suspendidos (SS): Es el material que permanece en suspensión en el agua residual y se determina como la cantidad de material retenido después de realizada la filtración de una muestra de agua. Hacen parte de los sólidos suspendidos el material sedimentable que es de fácil remoción por gravedad.

Sólidos totales (ST): Es la cantidad de materia que permanece como residuo después de una evaporación entre 103 y 105 ºC, de estos hacen parte de los sólidos suspendidos y disueltos.

Sumidero: Estructura diseñada y construida para cumplir con el propósito de captar las aguas de escorrentía que corren por las cunetas de las calzadas de las vías para entregarlas a las estructuras de conexión o pozos de inspección de los alcantarillados.

Sustancias flotantes: Materiales que se sostienen en equilibrio en la superficie del agua y que influyen en su apariencia.

Tratamiento: Conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el agua cruda, con el fin de modificar sus características organolépticas, físicas, químicas y microbiológicas, para hacerla potable de acuerdo a las normas establecidas en el Decreto 475 de 1998.

Tratamientos preliminares: Son aquellos que permiten eliminar de las aguas residuales domésticas e industriales los objetos voluminosos y abrasivos, permitiendo así una mayor efectividad en tratamientos posteriores.

Tratamientos primarios: Son aquellos que permiten remover de las aguas residuales domésticas e industriales los contaminantes que pueden sedimentar, flotar o producir un aspecto estético desagradable.

Trampa de grasas y aceites: en los sistemas de tratamiento de aguas residuales domésticas, está ubicada antes del pozo séptico y sirve para evitar que las grasas y los aceites ingresen al pozo y reduzcan su eficiencia. En los sistemas de tratamiento de aguas residuales industriales sirve para retener las grasas y aceites, por ejemplo en estaciones de combustibles y en los talleres.



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Turbiedad: Propiedad óptica del agua basada en la medida de luz reflejada por las partículas en suspensión.

Unidad de la planta de tratamiento: Cada uno de los procesos de tratamiento.

Vertedero: Dispositivo hidráulico de rebose de un líquido.

Vida útil: Tiempo estimado para la duración de un equipo o componente de un sistema sin que sea necesaria la sustitución del mismo; en este tiempo solo se requieren labores de mantenimiento para su adecuado funcionamiento.

POLITICAS DE OPERACIÓN:

La operación y el mantenimiento continuo de la PTAR, depende el buen funcionamiento y por consiguiente la obtención de las eficiencias esperadas para el sistema.

Los operarios deberán llevar un cuaderno o bitácora de operaciones, donde se registrará diariamente en forma secuencial: la fecha, las actividades desarrolladas durante la jornada de trabajo, así como los sucesos o anomalías especificas presentadas, las visitas realizadas a la planta por personas externas (cuantas y a qué entidad representan).

Cada operario deberá eliminar de inmediato las obstrucciones, fugas y reparar daños que se presenten en las estructuras, o en los procesos de la PTAR.

Cualquier anomalía encontrada que no pueda ser solucionada, deberá ser comunicarla al jefe inmediato, lo más pronto posible.

Al final de cada jornada, el operario responsable deberá dejar la planta aseada y ordenada, tal como deberá conservarla durante la jornada laboral.

Cada operario deberá cumplir con el horario que se establezca para la operación de la PTAR.

Cada operario deberá realizar las labores rutinarias de operación y mantenimiento en cada unidad descritas por este manual.

Cada operario deberá responder por las herramientas, equipos y demás logística utilizada para la operación de la PTAR. Igualmente, deberá responder por el aseo y conservación de la caseta de operaciones.

CONTENIDO:

No

. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE



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01

. Compartimento de entrada: El caudal proveniente del interceptor entra a este mediante una tubería de 500 mm diámetro con cota de batea 2.454.21 msnm. La cámara está provista de una compuerta lateral vertical deslizante de 0,70 m de ancho por 0,80 m de altura con mecanismo manual de operación en el piso de la caseta de bombeo, que podrá cerrarse en el caso en que sea necesario sacar de servicio temporalmente el pozo de succión y la planta de tratamiento de aguas residuales. Para la descarga del flujo durante el período en que sea necesario realizar la actividad anterior, se ha previsto la instalación de una tubería de rebose de 400 mm de diámetro que inicia en la cota 2.456.3 y descarga al río Piedras.

02

Pozo de succión: Sus dimensiones son de 3 m de largo x 3 m de ancho x 5.1 m de profundidad. Cuenta con tres bombas de características idénticas, cada una de ellas seleccionada para el 50% de la capacidad de descarga del sistema. Su configuración consiste en dos bombas operando y una en reserva (stand-by).

Conductores

03

Reja de cribado: El operario de la planta realiza limpieza manual de esta rejilla, la extracción de materiales en la reja de cribado se registran en el Anexo 1 volumen material extraído, cámara de cribado, dicha rejilla se utiliza para atrapar el material grueso y las basuras. Estas rejas son de 0,665 m de ancho por 1,03 m de altura inclinada con sección rectangular de 3/4” x 3/16” de espesor, con un espaciamiento de 30 mm libres entre platinas paralelas. Inclinada formando un ángulo de 60o con la horizontal.

Conductores y operarios de recolección de cada vehículo recolector

04

Pozo de succión: Sus dimensiones son de 3 m de largo x 3 m de ancho x 5.1 m de profundidad. Cuenta con tres bombas de características idénticas, cada una de ellas seleccionada para el 50% de la capacidad de descarga del sistema. Su configuración consiste en dos bombas operando y una en reserva (stand-by).

Operarios del Tractor

05

Operación de las bombas: El operario de planta opera Las bombas mediante controles automáticos de acuerdo con el nivel del agua en el tanque de bombeo, de tal forma que para caudales mínimos a moderados sólo es necesaria la operación de una bomba, mientras que durante los períodos de máxima descarga operaran dos bombas en forma simultánea, El diámetro de la tubería de impulsión es de 6” para el cual las velocidades de flujo

Operarios del Relleno



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son cercanas a la velocidad de 1,50 m/s.

Los niveles de encendido de las bombas son los siguientes:

1. La primera bomba (bomba líder) arrancará cuando el nivel de agua sea +1,0 m, medidos desde el fondo del tanque.

2. La segunda bomba arrancará cuando el nivel de agua sea + 1,40 m.

3. La tercera bomba se utilizará como reserva cuando una de las otras dos bombas falle.

4. Todas las bombas se apagarán cuando el nivel de agua baje a + 0,60 m (“nivel de apagado”).

5. Nivel máximo de agua en el pozo de bombeo (nivel +1,85 m). (Nivel de alarma).

La operación de las bombas se registra en el Anexo 2 Anexo 2 Operación de Bombas.

06

. Desarenadores, El operario de planta de planta realiza el mantenimientos dos módulos que tienen 1 m de ancho, 3 m de largo, 0,6m de profundidad y una capacidad hidráulica de 62 l/s cada uno, que permite trabajar con uno solo mientras se realiza la limpieza del otro, previamente aislado con sus compuertas manuales de entrada y salida. Cada módulo tiene una tolva de arenas o depresión de 0,2 m en el fondo con lo cual queda espacio más que suficiente para el almacenamiento de arenas y sedimentos en el fondo de las cámaras. Adicionalmente tiene una tubería de purga de lodos y arenas controlada por una válvula de 4” de diámetro, que descargará en un coche o caja para transporte manual, la extracción de materiales en el Desarenador se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 4 volumen material extraído, Desarenadores


07

. Aforo de caudales y control de velocidad: El operario de planta toma la altura del caudal en un vertedero Sutro o proporcional en l/seg donde se evita la sedimentación de materia orgánica, controlando la velocidad en el orden de 0,30 +/- 20% m/s. Este vertedero es construido con una forma especial de curvas semiparabólicas opuestas que producen una relación que




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hace que el caudal varíe proporcionalmente a la altura de la lámina de agua. Tiene un ancho en el fondo b=0,40 m y altura a=0,05 m. La relación del Caudal (Q) con la altura de la lámina de agua se realiza mediante la siguiente ecuación.

374,2

aHabQ (3-

5) Donde Q es el caudal en m3/s, a es la altura en la cual la geometría del vertedero es vertical expresada en m, b es el ancho del fondo del vertedero en m, y H es la altura de la lámina de agua medida desde el fondo del canal en m. El reporte de caudal se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 5 Reporte de

08

Sistema primario para el tratamiento de las aguas residuales urbanas

En el Municipio de La Unión se cuenta dos tanques Imhoff modificados trabajando en paralelo. El tanque Imhoff consiste en un depósito de dos compartimientos en el que la sedimentación y digestión de lodos se consigue en el compartimiento inferior y la recolección del efluente clarificado en el superior. Sus características básicas son las siguientes:

Caudal promedio de diseño, l/s 38

Número de unidades 2

Caudal promedio por unidad, l/s 19

Longitud del tanque por unidad, m

18,0

Ancho del tanque por unidad, m 6,0

Profundidad total por unidad, m 5,0

Profundidad lámina de agua, m 4,5

Eficiencia en remoción de S.S > 85%

Eficiencia en remoción de DBO 50 a 60%




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Las aguas residuales afluentes se alimentan por el fondo mediante dos tuberías distribuidoras perforadas. Por tiempo de retención hidráulico se sedimentan gran parte de los sólidos suspendidos, produciéndose la estabilización de los mismos. El efluente busca la salida atravesando una ranura existente en el fondo del compartimiento superior o de sedimentación. Los sólidos que puedan ser arrastrados con el efluente, se sedimentan por acción de las características especiales del diseño del compartimiento superior. La espuma y las natas se acumulan en los compartimientos de sedimentación, así como en los respiradores situados lateralmente. El efluente de los TIM es captado por las tuberías de recolección de PVC perforadas, para evitar el arrastre de natas y descargado al canal central recolector del efluente, desde donde el flujo es entregado mediante una tubería de acero de 12” de diámetro a una caja de inspección a nivel del terreno; desde esta caja arranca la tubería que descarga el efluente al río Piedras. Cuando hay una acumulación excesiva de lodos se extraen hacia los lechos de secado y se les adiciona cal para buscar su estabilización La extracción de materiales en el TIM se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 6 volumen material extraído en el IMHOFF

LECHOS DE SECADO DE LODOS

La PTAR tiene lechos de secado convencionales de arena como medio filtrante, soportada en un lecho de grava de 3/8” a ½” y de 0,20 m de espesor. Para minimizar la pérdida de arena con la extracción de los lodos secos, sobre el lecho de arena se coloca ladrillo macizo de 5 cm de espesor en junta sin pega. Los lechos de secado están cubiertos mediante un techo tipo invernadero. Las características básicas de los lechos de secado se presentan a continuación:

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LOS LECHOS DE



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No


SECADO DE LODOS

Número de celdas 16

Volumen de lodos evacuados por celda, m3 6,5

Área total, m2 200

Dimensiones de cada celda, m x m 2,5 x 5,0

Altura total, m 1,0

Como la mayor parte del agua se extrae por drenaje, los lechos están equipados con tuberías de drenaje inferior dispuestas con pendiente del 1% que recogen las aguas infiltradas y las entregan a una tubería de PVC mediante la cual se llevan hasta el pozo de succión a la entrada de la planta de tratamiento. El operario de la planta de tratamiento de aguas residuales realiza la extracción del lodo seco manualmente con palas cargándolo en carretillas. La purga del lodo digerido en el TIM realizada en los lechos de secado se registra por el operario de la PTAR en el Anexo ______ purgas de lodo en lechos de secado

09

Red general de drenaje y descarga de efluentes Para evacuar los caudales excedentes y los efluentes de los procesos, se cuenta con una tubería de bypass de diámetro 16” que conduce los efluentes hasta su estructura de descarga sobre el rio Piedras. A esta red están conectadas la tubería de salida de los desarenadores cuyo diámetro es de 10” y la tubería efluente del tanque Imhoff de diámetro 12”. Dicha red sirve como paso directo, para aislar y realizar el mantenimiento a los componentes de la PTAR. La estructura de descarga (botadero) está dotada en su extremo con muros laterales en concreto reforzado, por donde se descargan los efluentes hacia el rio Piedras.






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REGISTROS.

F-AL-01 Volumen material extraído cámara cribado.

F-AL-02 Operación bombas.

F-AL-03 Volumen Material extraído en el Imhoff.

F-AL-04 Reporte caudal.

F-AL-05 Volumen material extraído en el Imhoff.

F-AL-06 Purgas de lodo digerido lechos de secado.

F-AL-07 Medición De PH, temperatura y Alcalinidad.

F-AL-08 Ensayo de sedimentabilidad.

7.2.1.3. CARACTERIZACION DE PROCESO: ASEO.

Proceso: Aseo.

Objetivo: Planear, coordinar, dirigir, y ejecutar el funcionamiento y mantenimiento de la infra estructura de los sistemas de acueducto, alcantarillado y aseo para garantizar la satisfacción de todos los usuarios del Municipio de La Unión Antioquía.

Alcance: Aplica desde la identificación de los aspectos ambientales inherentes a las actividades desarrolladas por la Empresa de Servicios Públicos en cumplimiento de sus objetivos y de sus funciones hasta la implementación y seguimiento de las estrategias de mitigación de los impactos ambientales.

Líder del proceso:

Técnica Ambiental.

PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL PROCESO

ENTRADA / INSUMO

PH VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA

PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL PROCESO

La Comunidad. Entes de control. Proceso de gestión comercial. Proceso de gestión directiva. Proceso de gestión

Residuos sólidos Residenciales. Comerciales. Oficiales. De vías y área

P

Programación de labores. Diseño de macro y microrutas. Cronograma para la recolección selectiva. Diseño para la disposición final en el relleno sanitario. Planeación de acciones en caso presentarse servicio o producto no conforme.

Vías limpias. Disposición inservible. Registro no conforme.

La Comunidad y partes interesadas. Gestión comercial. Entes de control.



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administrativa y financiera. Proceso de gestión humana.

Públicas. Identificación de servicios y producto no conforme. H

Barrido y limpieza de áreas públicas. Recolección de residuos sólidos. Disposición final. Aprovechamiento de los residuos orgánicos. Atención de peticiones y quejas en materia de aseo. Mantenimiento de vehículos recolectores. Registro de producto y servicio no conforme.

V

Inspección de barrido y control. Inspección para verificar la adecuada separación de residuos. Cumplimiento de acciones para mejorar y prevenir el producto y servicio no conforme.

A

Acciones correctivas o preventivas de acuerdo en caso de no conformidades. Acciones de materia y producto no conformes.

RECURSOS ASOCIADOS

DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS ASOCIADOS

INDICADORES ASOCIADOS

Formatos Barrido, limpieza, recolección, transporte de residuos sólidos. Disposición final, tratamiento y disposición final de residuos sólidos.

Pesaje de barrido y limpieza. Seguimiento y monitoreo al barrido de las vías. Grandes generadores de residuos. Control diario a la recolección. Seguimiento y monitoreo a la recolección y transporte de residuos. Seguimiento y monitoreo al vehículo. Resumen mensual del servicio de aseo. Programación de rutas de barrido. Plan de mantenimiento preventivo. Libro de bitácora para área de barrido. Libro de bitácora para área de recolección. Seguimiento y monitoreo al relleno sanitario. Control de visitas al relleno sanitario.

Ver matriz de riesgos

Cobertura del servicio de aseo. Continuidad del servicio de aseo.

REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)

CONTROLES DEL PROCESO



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Matriz de requisitos legales Ver matriz de Riesgos.

7.2.1.3.1. PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA DE VÍAS Y ÁREAS PÚBLICAS.

PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben de seguir para realizar el barrido y

limpieza manual de vías y áreas públicas de acuerdo con las rutas establecidas.

ALCANCE: Inicia con el turno de trabajo hasta el acopio de residuos sólidos

RESPONSABLES: las operarias de barrido

GENERALIDADES: Un barrendero es la persona que tiene como profesión barrer las calles y recoger todo tipo de basura y desecho.

DEFINICIONES:

Área pública: Es aquella destinada al uso, recreo o tránsito público exceptuando aquellos espacios cerrados y con restricciones de acceso

Barrido y limpieza: Es el conjunto de actividades tendientes dejar las áreas públicas libres de todo residuo sólido esparcido o acumulado.

Barrido y limpieza manual: Es la labor realizada mediante el uso de fuerza humana y elementos manuales, la cual comprende el barrido para que las áreas públicas queden libres de papeles, hojas, arenilla acumulada en los bordes del andén y de cualquier otro objeto o material susceptible de ser removido manualmente.

Continuidad en el servicio de aseo: Es la prestación del servicio con la frecuencia definida en el contrato de condiciones uniformes, de acuerdo con la ley.

Disposición final de residuos: Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en especial los no aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar la contaminación, y los daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.

Micro ruta: Es la descripción detallada a nivel de las calles y manzanas del trayecto de un vehículo o cuadrilla, para la prestación del servicio de recolección o del barrido manual o mecánico, dentro del ámbito de una frecuencia predeterminada.

Recolección: Es la acción y efecto de recoger y retirar los residuos sólidos de uno o varios generadores efectuada por la persona prestadora del servicio.

Relleno sanitario: Es el lugar técnicamente seleccionado, diseñado y operado para la disposición final controlada de los residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando y controlando los impactos ambientales y utilizando principios de



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ingeniería, para la confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.

Residuo sólido o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido resultante del consumo o uso de un bien en actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios, que el generador abandona, rechaza o entrega y que es susceptible de aprovechamiento o transformación en un nuevo bien, con valor económico o de disposición final. Los residuos sólidos se dividen en aprovechables y no aprovechables. Igualmente, se consideran como residuos sólidos aquellos provenientes del barrido de áreas públicas.

Residuo sólido aprovechable: Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso directo o indirecto para quien lo genere, pero que es susceptible de incorporación a un proceso productivo.

Residuo sólido no aprovechable: Es todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios, que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o reincorporación en un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún valor comercial, requieren tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición.

Reutilización: Es la prolongación y adecuación de la vida útil de los residuos sólidos recuperados y que mediante procesos, operaciones o técnicas devuelven a los materiales su posibilidad de utilización en su función original o en alguna relacionada, sin que para ello requieran procesos adicionales de transformación.

Residuos Orgánicos: Son aquellos que se descomponen fácilmente y son: sobras de comida, cascaras de fruta o verdura residuos de jardín entre otros

Residuos Inservibles: Son aquellos que han terminado su ciclo productivo y son: papel higiénico, icopor, barrido de las casas, pañales, toallas higiénicas, algodón, colillas de cigarrillo, estopas, papel aluminio, papel carbón, excremento de mascotas

Residuos reciclables: Son aquellos que pueden volver fácilmente al ciclo productivo y son: Todo tipo de bolsas, libros, cuadernos, cajas periódico, hojas de papel, revistas, frascos, botellas de vidrio y plástico, botas de caucho, entre otros

Separación en la fuente: Es la clasificación de los residuos sólidos en el sitio donde se generan para su posterior recuperación.

Servicio ordinario de aseo: Es la modalidad de prestación de servicio público domiciliario de aseo para residuos sólidos de origen residencial y para otros residuos que pueden ser manejados de acuerdo con la capacidad de la persona prestadora del servicio de aseo y que no corresponden a ninguno de los tipos de servicios definidos como especiales. Está compuesto por la recolección, transporte, transferencia, tratamiento y disposición final de los residuos sólidos originados por estas actividades.

También comprende este servicio las actividades de barrido y limpieza de vías y áreas públicas y la recolección, transporte, transferencia, tratamiento, y disposición final de los residuos sólidos originados por estas actividades.



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Servicio público domiciliario de aseo: Es el servicio definido como servicio ordinario por este decreto.

Suscriptor: Es la persona natural o jurídica con la cual la persona prestadora del servicio de aseo ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos.

Separación en la fuente: Es la clasificación de los residuos sólidos en el sitio donde se generan para su posterior recuperación.

Vía pública: Son las áreas destinadas al tránsito público, vehicular o peatonal, o afectadas por él, que componen la infraestructura vial de la ciudad y que comprende: avenidas, calles, carreras, transversales, diagonales, calzadas, separadores viales, puentes vehiculares y peatonales o cualquier otra combinación de los mismos elementos que puedan extenderse entre una y otra línea de las edificaciones.


El personal que realiza la operación de barrido, debe estar inmunizado con todas las vacunas contra el tétano, fiebre amarilla, hepatitis B.

Se deben utilizar adecuadamente los implementos de seguridad, como guantes, botas, gafas, mascarillas.

El operario de barrido debe mantener el orden personal y respeto con los usuarios y compañeros en el recorrido de la ruta y micro rutas.

Se deben mantener bien aseado tanto internamente como externamente el carrito de barrido

Se deben informar al coordinador operativo de eventualidades que se presente en el transcurso del turno en la micro ruta de trabajo

El punto de inicio y fin en el turno de trabajo deberá estar lo más cerca posible al centro de trabajo

Se debe efectuar el barrido de las calles y parque principal en las primeras horas de la jornada, dejando las vías secundarias para el resto de la misma.

Se debe evitar desplazamientos " en vacío " es decir desplazamientos sobre zonas que ya han sido limpiadas.

CONTENIDO




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01

INICIO DE TURNO: El operario de barrido antes de iniciar con el turno de trabajo verifica el estado del carrito de barrido y disponibilidad de los elementos de protección personal como gafas, guantes igualmente verifica los elementos para realizar la labor de barrido y limpieza manual de vías y áreas públicas.

Operarios de barrido

02 DESPLAZAMIENTO AL LUGAR DE LA LIMPIEZA: El operario de barrido se desplaza al lugar de limpieza de acuerdo a la ruta selectiva con todas las herramientas necesarias


03

COLOCACIÓN DE COSTAL: El operario de barrido coloca un costal en el interior del carrito de barrido con el fin de almacenar los residuos recolectados por la actividad del barrido en las vías y áreas públicas


04

BARRIDO: El operario procede a realizar la actividad de barrido de las calles, carreras, aceras, bordillos; generando diferentes pilas de residuos, con el fin de almacenarlos para posteriormente recogerlos


05

LIMPIEZA DE SUMIDEROS: El operario de barrido realiza la limpieza de los sumideros con ayuda de una pala con el fin de evitar posibles inundaciones y taponamientos futuros que ocasionan mayores problemas en la red de alcantarillado.


06 RETIRO DE HIERBA O MALEZA: El operario de barrido realiza el retiro de la hierba o maleza existente en todos los bordes de las vías y las aceras que lo requieran, utilizando un palustre


07

RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS: El operario realiza la recogida de residuos previamente barridos, con el uso del escobillo, recogedor y en algunos casos pala.


08

ACOPIO DE RESIDUOS SÓLIDOS: El operario se desplaza al centro de operaciones cuando el carrito de barrido se encuentra con almacenamiento de máxima capacidad para realizar el acopio respectivo.


REGISTROS

F-AS-01 Compostaje de Residuos Sólidos.



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F-AS-02 Formato Reposte Reciclaje.

F-AS-03 Reporte Toneladas de residuos sólidos.

F-AS-04 Registro de compostaje.

7.2.1.3.2. PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS ORGÁNICOS.

PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben seguir para la transformación de los

residuos orgánicos en compostaje.

ALCANCE inicia desde que se descargan los residuos orgánicos en la plataforma, hasta la entrega final a la comunidad.

RESPONSABLES: Técnica ambiental, Operarios del relleno.

GENERALIDADES: El compostaje es uno de los mejores abonos orgánicos que se puede

obtener en forma fácil y que permite mantener en la fertilidad de los suelos con excelentes resultados en el rendimiento de los cultivos,

DEFINICIONES

Desechos Orgánicos: Son elementos que proceden de la materia viva e incluyen restos de alimentos o animales. Compostaje: También llamado abono orgánico, es el humus obtenido de manera natural por descomposición de la materia.

Cal: Sustancia química utilizada para matar bacterias.

Compostera: Es una técnica de transformación de material orgánico.


No permitir el ingreso de personas ajenas a la Empresa, ni de animales en el Relleno Sanitario.

Utilizar todos los implementos de seguridad entregados por la Empresa para el manejo del Relleno Sanitario.

Estar inmunizado con las vacunas contra el tétano, hepatitis B, entre otras.

Dejar organizado el sitio limpio y organizado una vez terminada la jornada laboral.

Tener a disposición inmediata los elementos a utilizar (aserrín.)



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CONTENIDO


01 ZONA DE RECEPCIÓN: El vehículo descarga los residuos en la zona de recepción que debe cumplir con parámetros de piso duro con inclinación para manejo de lixiviados y aguas de lavado.

Operarios del relleno

02

SELECCIÓN DE RESIDUOS: Los operarios abren cada bolsa, realizan una selección en mesas y depositan los residuos orgánicos en las canecas plásticas, se debe hacer el mismo día y realizar limpieza el mismo día. Los sistemas de compostaje tienen la medida de 2.40 de ancho con 1.20 de largo x 1.70 de alto, dos módulos conectados con un panel

Operarios del relleno.

03

ALMACENAMIENTO TEMPORAL Y PESAJE DE RESIDUOS: Los empleados del relleno almacenan el residuo en las canecas plásticas para preservación de estos y pesan cada caneca y novedades encontradas por cada ruta.


04

ZONA PREPARACIÓN DE MATERIAL: Los empleados realizan la receta con los residuos orgánicos y material absorbente como aserrín con el propósito de disminuir el porcentaje de humedad, puede aplicar otros elementos para aportes de nutrientes, y deben mezclarse los residuos para que la receta quede homogénea.

Operarios de recolección

05

ZONA DE COMPOSTAJE: El empleado introduce la mezcla homogénea del material orgánico en el compostador y registra la cantidad de kg cargados, el número de canecas, la fecha de cargue y el tipo de residuo

Operarios de recolección

06 SEGUIMIENTO PROCESO DE COMPOSTAJE: El empleado mide diariamente temperatura y lo registra en el formato control procesos para analizar en qué etapa del proceso se encuentra


07

CONTROL DE VECTORES: Se realiza al inicio y final del día por medios químicos como aspersión de insecticidas, hipoclorito, veterina, físicos como las cintas amarillas y biológicos como las plantas alelopáticas, igualmente se realiza choque con los productos químicos variando las cargas y las frecuencias para que los insectos no creen resistencia


08 PROCESO DE MADURACIÓN: 60-70% el material proveniente de los compostadores después del proceso, se produce una carga de los maduradores en donde permanecen un tiempo aproximado de 40-60




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días para el proceso de maduración de la mezcla, después de este tiempo el material sale totalmente descompuesto y listo para cernir y ripiar

09

PROCESO DE LIMPIEZA Y ASEO: Diariamente se debe hacer aseo y limpieza de la planta de aprovechamiento de orgánicos, a los pisos, a los compostadores, lavado de herramienta, canecas y alrededores, limpieza a los tanques de aguas lluvias, cada vez que se descargue un compostador este se limpia y cepilla para retirar el abono que haya quedado impregnado. El lixiviado generado por el proceso se recoje con aserrín y se reintegra al proceso


REGISTROS

F-AS-01 Compostaje de residuos sólidos.

F-AS-02 Formato reportaje reciclaje.

F-AS-03 Reportaje tonelada de residuos sólidos.

F-AS-04 Registro de compostaje. 7.2.1.3.3. PROCEDIMIENTO: RECOLECCIÓN DE RESIDUOS INSERVIBLES.

PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben seguir en el relleno sanitario para la disposición final adecuada de los residuos sólidos inservibles.

ALCANCE: Inicia desde de que los descarga el vehículo recolector, hasta tapar con una capa de tierra los desechos inservibles.

RESPONSABLES: Dirección operativa - operarios del relleno

GENERALIDADES

DEFINICIONES

Área de aislamiento: Corresponde al área perimetral de un relleno sanitario, ubicada en su entorno, en donde se establecerán plantaciones que permitan la reducción de impactos sobre este. Es decir, corresponde al área de transición entre el área en donde se realizará la disposición final de residuos sólidos, mediante la tecnología de relleno sanitario, y su entorno.

Caracterización de los residuos: Determinación de las características cualitativas y cuantitativas de los residuos sólidos, identificando sus contenidos y propiedades.



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Celda de seguridad: Infraestructura que podrá ser ubicada en las áreas donde se realizará la disposición final de residuos sólidos, mediante la tecnología de relleno sanitario, donde se confinarán y aislarán del ambiente los residuos peligrosos previo cumplimiento de las normas ambientales y sanitarias en materia de residuos peligrosos.

Celda: Infraestructura ubicada en el relleno sanitario, donde se esparcen y compactan los residuos durante el día para cubrirlos totalmente al final del mismo.

Chimenea: Estructura de ventilación que permite la salida de los gases producidos por la biodegradación de los residuos sólidos.

Cobertura diaria: Capa de material natural y/o sintético con que se cubren los residuos depositados en el relleno sanitario durante un día de operación.

Cobertura final: Revestimiento de material natural y/o sintético que confina el total de las capas de que consta un relleno sanitario, para facilitar el drenaje superficial, interceptar las aguas filtrantes y soportar la vegetación superficial.

Compactación: Proceso mediante el cual en la celda se incrementa el peso específico de los residuos sólidos, con el cual se garantiza homogeneidad en la densidad del material y estabilidad de la celda, función que permite comprimir los desechos inservibles reduciendo la cantidad de desechos y ampliando el espacio . Para poder depositar más desechos.

Disposición final de residuos sólidos: Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en especial los no aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar la contaminación, y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.

Frente de trabajo: Sitio en el relleno sanitario donde se realizan los procesos de descargue, acomodación, compactación y cobertura de los residuos sólidos entregados para disposición final.

Gas generado en el relleno: Es el gas producido durante el proceso de fermentación anaerobia y/o aerobia, o por efectos de reacciones químicas de los residuos sólidos dispuestos.

Lixiviado: Líquido residual generado por la descomposición biológica de la parte orgánica o biodegradable de los residuos sólidos bajo condiciones aeróbicas y anaeróbicas y/o como resultado de la percolación de agua a través de los residuos en proceso de degradación.

Limo: Es un material suelto con granulometría comprendida entre la arena fina y la arcilla Lodo: Suspensión de materiales en un líquido proveniente del tratamiento de aguas

residuales, del tratamiento de efluentes líquidos o de cualquier actividad que lo genere. Material de cobertura: Material de origen natural o sintético, utilizado para cubrir los residuos

sólidos depositados en un relleno sanitario. Membrana: Barrera constituida por material sintético, arcillas u otros materiales de baja

permeabilidad, destinadas a impermeabilizar el fondo de un relleno sanitario. Monitoreo: Actividad consistente en efectuar observaciones, mediciones y evaluaciones

continúas de una característica, elemento, parámetro o de un proceso en un sitio y período determinados, con el objeto de verificar los impactos

Relleno sanitario: Es el lugar técnicamente seleccionado, diseñado y operado para la disposición final controlada de residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando y controlando los impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería, para la confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con



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compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.

Residuo sólido o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido resultante del consumo o uso de un bien en actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales o de servicios, que el generador abandona, rechaza o entrega y que es susceptible de aprovechamiento o transformación en un nuevo bien, con valor económico o de disposición final.

Los residuos sólidos se dividen en aprovechables y no aprovechables. Igualmente, se consideran como residuos sólidos, aquellos provenientes del barrido y limpieza de áreas y vías públicas, corte de césped y poda de árboles.

Suelo de protección. Constituido por las zonas y áreas de terrenos, en suelo rural, que por sus características geográficas, paisajísticas o ambientales, o por formar parte de las zonas de utilidad pública para la ubicación de infraestructuras para la provisión de servicios públicos domiciliarios o de las áreas de amenazas y riesgo no mitigable para la localización de asentamientos humanos, tiene restringida la posibilidad de urbanizarse.

Vías de acceso: Vialidad que permite ingresar a un sitio de disposición final. Vía interior: Vialidad que permite el tránsito interno en un sitio de disposición final. Vía principal. Vías que hacen parte de la red pública de transporte que permite la

intercomunicación entre las entidades territoriales. Zona de falla. Zona donde se producen desplazamientos relativos de una parte de la roca con

respecto a la otra, como resultados de los esfuerzos que se generan en la corteza terrestre.


No permitir el ingreso de personas ajenas a la Empresa, ni de animales en el Relleno Sanitario.

Utilizar todos los implementos de seguridad entregados por la Empresa para el manejo del Relleno Sanitario.

Estar inmunizado con las vacunas contra el tétano, hepatitis B, entre otras.

No se permite el ingreso de residuos peligrosos.

No se permite el ingreso de residuos líquidos y lodos contaminados.

Se Prohíbe el ingreso de cenizas prendidas.

Se debe realizar cubrimiento diario de los residuos sólidos.

Se debe realizar control de vectores y roedores.

Control del acceso al público y prevención del tráfico vehicular no autorizado y de la descarga ilegal de residuos.

Se Prohíbe la realización de reciclaje en los frentes de trabajo del relleno.

No se debe fumar en las instalaciones del relleno sanitario.

CONTENIDO.



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01

CASETA DE OPERACIÓN: El relleno sanitario cuenta con una caseta de dos pisos, el primero para almacenar herramientas y el segundo para los operarios, el cual se encuentra dotado de las instalaciones hidrosanitarias, se abastece de aguas lluvias y las aguas residuales son conducidas a un sistema pozo séptico tipo FAFA y campo de infiltración.

Operarios de Aseo.

02 VÍA INTERNA: el carro de la recolección ingresa al relleno por la

vía interna que se encuentra en buenas condiciones y permite el ingreso hasta la plataforma.

Conductores

03

DESCARGA DE RESIDUOS SÓLIDOS: el carro recolector descarga los residuos sólidos sobre la plataforma de trabajo en el relleno sanitario para su disposición final.

El conductor del carro recolector registra la disposición final de residuos sólidos en el relleno sanitario en el anexo 1, reporte de toneladas de residuos sólidos.

Conductores y operarios de recolección de cada vehículo recolector

04

ESPARCIMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS: Con ayuda del tractor se esparce los residuos sólidos conformando celdas con una altura de 1.60 cm de residuos, de 7 metros de largo x 7 metros de ancho aproximadamente.

Operarios del tractor

05

COMPACTACIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS: Después de conformada las celdas con ayuda del tractor se realiza la compactación de los residuos sólidos inservibles con el fin de reducir volumen y generar mayor estabilidad en el relleno.


06 . CUBRIMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS: Los operarios del relleno realizan cubrimiento diario con capas de 30 a 50 cm de los residuos sólidos con limo que se extrae de la parte alta.


07 NIVELACIÓN: Los operarios del relleno sanitario revisan que los residuos sólidos hayan quedado cubiertos en su totalidad, de lo contrario agregan limo a los huecos que queden.


08 . MANEJO Y CONTROL DE AGUAS LLUVIAS: El operario del relleno constantemente debe verificar que las vías internas se encuentren en buen estado para la evacuación de aguas lluvias, las




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cuales se conectan a las obras construidas al interior del relleno, así mismo se verifica las cunetas perimetrales.

09

MANEJO Y CONTROL DE LIXIVIADOS: el relleno dispone de filtros horizontales construidos con piedra, tubería perforada de 4 “ y recubiertos de geotextil, los cuales conducen el lixiviado hacia un sistema de tratamiento localizado en la parte inferior del mismo, dicho sistema está conformado por tres tanques, el primero de ellos está constituido por un tanque séptico y un fafa cuyo material filtrante lo compone una capa de piedra, una capa de ladrillo picado y una capa de mármol calataca, de allí se conducen los lixiviados a otros dos tanques con similares características a excepción del material filtrante

A medida que se avanza en las plataformas de residuos se construyen canales para recolección de lixiviados, los cuales se conectan a las chimeneas existentes que a su vez se conectan a los filtros de los lixiviados de la base del relleno.


09

CONSTRUCCIÓN DE CHIMENEAS Y CONTROL DE GASES: el operario del relleno debe aumentar la altura de las chimeneas a medida que se avanza con la cota en el relleno sanitario, estas chimeneas (diámetro de 60 x80 cms) deben sobresalir sobre la plataforma por encima de un metro, tanto en la plataforma que se trabaje como en las plataformas terminadas para la evacuación de gases y son construidas con piedra y un tubo central de pvc de 4” que es el respiradero, las cuales deben sobresalir sobre la plataforma de trabajo.


7.2.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL.

Proceso: Gestión Comercial

Objetivo: Dirigir el sistema comercial de la entidad, estableciendo relaciones armónicas con los

usuarios, buscando la satisfacción, mediante un sistema ágil, oportuno y eficiente que

supere sus expectativas y necesidades de estos, dando cumplimiento así al objeto

social de la empresa.

Alcance: Inicia desde la incorporación de nuevos usuarios y suscriptores, proceso de

facturación y finaliza con el recaudo.



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Líder del

proceso:

Dirección Financiera y Comercial

PARTES

INTERESAD

AS

PROVEEDO

RAS DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

P

H

V

A

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESAD

AS

QUE SON

CLIENTES

DEL

PROCESO

Entes

gubernament

ales,

Usuarios y/o

suscriptores,

Todos los

procesos,

Metodología

tarifaria

de la CRA

(Comisión

Reguladora

de Agua

Potable y

Saneamiento

Básico)

*Normatividad legal

vigente.

*Reportes de

cartera morosa.

*Información

suministrada por

personal operativo.

*Peticiones, quejas

y reclamos.

*Identificación de

servicio No

Conforme.

*Lecturas de

consumos y usos.

*Solicitud de

factibilidades e

instalaciones

nuevas.

*Reporte de

novedades.

*Manuales de

procedimiento de

medidores que

cumplen vida útil.

*Manual de cartera.

* Solicitud de

factibilidades.

P

* Fechas y recorridos de

lecturas de medidores.

* Fechas de entrega de

facturación y recaudo.

* Oportuna atención de

P.Q.R.

* Cumplimiento de la

normatividad.

* Identificación de acciones a

tomar en servicios No

Conforme.

* Definición metodología

para satisfacción del usuario

* Procedimiento de recaudo.

* Documentar los

procedimientos comerciales

*Formatos de seguimiento y

reporte de inconsistencias y

novedades.

*Procedimiento de cobro

persuasivo y coactivo.

* Personal competente para

atender a los usuarios.

*Facturas de

servicios

públicos.

*Instalaciones

de acueducto

para ser

realizadas por

la Dirección

operativa

*Reportes de

facturación.

* Respuesta a

P.Q.R.

* Solicitud a la

dirección

operativa sobre

P.Q.R.

* Informes para

entes de

control y

vigilancia.

* Informe de

servicio No

Conforme.

* Informe de

encuesta de

satisfacción al

* Usuarios y

suscriptores.

*Todos los

procesos

involucrados

en el

Sistema

Integrado

Gestión

* Entes de

vigilancia y

control.

H

* Lectura de medidores.

* Proceso y entrega de

facturación.

* Ingreso de la información



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de recaudo.

* Atención de P.Q.R.S.

* Medidas para el

cumplimiento de la

normatividad legal vigente.

* Registros No Conforme.

* Desarrollo de Mecanismos

de participación Ciudadana.

* Medición de satisfacción

del usuario.

* Inscripción de nuevos

usuarios y suscriptores.

usuario.

*Reportes de

cartera

morosa.

*Indicadores de

gestión.

* Aplicación y

cumplimiento

de

resoluciones

(tarifas). *

Rutas de

entrega de

facturas y

lecturas de

medidores.

* Notificaciones

de cartera

morosa a

deudores.

* Reportes de

suspensiones y

reconexiones.

* Acuerdos de

pago

V

* Tarifas.

* Cobros.

* Recargos.

* Oportunidad de la

respuesta.

* Cumplimiento de la

normatividad legal vigente.

* Acciones ejecutadas para

la atención de servicios No

Conforme.

* Evaluación de la aplicación

del mecanismo.

A

* Cambios en estructura

tarifaria.

* Cambios en modelo

factura.

* Cambios políticas de

recaudo.

* Toma de acciones

correctivas, preventivas y de

mejora.

* Tomar acciones para

prevenir el servicio No

Conforme.

* Desarrollar las acciones

tendientes a mejorar los ítem



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acorde a los resultados de la

encuesta de satisfacción.

* Realización de convenios

de recaudo.

* Modificación de convenios

de recaudo.


ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADOR

ES

ASOCIADO

S

Recursos humanos.





software (Saymir), red interna,

aplicaciones, Internet,



general).


de cómputo)

Procedimiento de

incorporación de nuevos

usuarios. Procedimiento

de facturación.

Manual de PQR.

Manual de cartera.

Ver matriz de

riesgos de la

entidad

*Eficiencia

en el

recaudo.

*Efectividad

en la

respuesta a

PQR.

* Nivel de

satisfacción

del cliente.



Ver matriz legal de la entidad Ver matriz de riesgos de la entidad

7.2.2.1. PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y RECAUDO.

PROPÓSITO: Establecer el procedimiento que se debe seguir para la facturación de

medidores a los usuarios del servicio de Acueducto.

ALCANCE: Desde que inicia la toma de lectura en el medidor hasta la afectación

presupuestal de los ingresos.



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RESPONSABLES: Auxiliar de facturación, Operarios de acueducto, Dirección financiera y

comercial.

GENERALIDADES.

DEFINICIONES.

Fontanero: Profesionales técnicos que se ocupan de la instalación y mantenimiento de las

instalaciones de agua potable.

Red de distribución: Está conformada por el conjunto de tuberías, accesorios y

estructuras que conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o planta de

tratamiento, hasta los puntos de consumo.

Red domiciliaria: Es un sistema que permite la transmisión del agua desde la planta hasta

la residencia del usuario.

Red de distribución: Conjunto De tuberías, accesorios y estructuras que conducen el

agua desde el tanque de almacenamiento o plantas de tratamiento hasta los puntos de

consumo.

Red primaria: Red de distribución que conforma la malla principal de servicio de una

población y que conduce el agua desde la planta de tratamiento hasta las redes

secundarias.

Red secundaria: Parte de la red de distribución que se deriva de la red primaria y que

distribuye el agua a los barrios y urbanizaciones de una ciudad o un municipio.


Que exista una comunicación permanente entre el auxiliar de facturación y el fontanero, para

solucionar inconvenientes que se presente en la toma de lecturas.

Vigilar constantemente los medidores en la red de distribución, para que se preste en forma

oportuna el servicio de agua potable.



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Atender respetuosamente cualquier queja que presente el usuario con respecto a la toma de

lecturas.

Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores en la red de

distribución.

Actuar de manera oportuna frente a las reclamaciones de los usuarios y aplicación de las

directrices.

CONTENIDO.


01

El fontanero el día 23 de cada mes inicia con la toma de lectura de

medidores puerta a puerta de acuerdo a la codificación de cada

suscriptor, el tiempo de la toma de la lectura oscila entre 3 a 4 días.

Auxiliares de

mantenimiento,

Operario calificado.

02 El fontanero al llegar a cada inmueble realiza el levantamiento de la

tapa con un destornillador

Auxiliares de

mantenimiento.


03

El fontanero con la ayuda de una estopa o palustre limpia el visor

del medidor, con el fin de realizar la toma de la lectura, en algunas

ocasiones el medidor se empaña y no se puede tomar dicha lectura,

por lo que se hace necesario volver en aproximadamente 4 horas

dependiendo del clima

Auxiliares de

mantenimiento.


04

El fontanero registra la lectura del medidor en el celular que cuenta

con la aplicación de servicios públicos diseñada para esta labor, la

cual cuenta con la ruta y datos necesarios para llevar a cabo dicho

proceso que es realizado por 4 operarios. La información ingresada

carga en tiempo real al sistema Saimyr al módulo de servicios

públicos mediante conexión a internet.

Auxiliares de

mantenimiento.


05

Después de la descarga de los datos suministrados en el módulo de

servicios públicos en Saimyr el sistema arroja los suscriptores que

faltan por la toma de lectura o inconsistencias.

Auxiliar de facturación

06 En el momento de realizar la lectura algunos medidores se

encuentran defectuosos con la misma lectura del mes anterior, sin

Auxiliares de

mantenimiento.



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que la vivienda se encuentre inhabitada, los medidores con mal

funcionamiento se registran en el reporte de novedades.


07

Se revisa cada instalación comparando el promedio de consumo de

los últimos meses verificando inconsistencias como consumo

elevado, menos consumo, misma lectura, que son corroboradas

nuevamente por operarios del área de mantenimiento y de acuerdo

a esa revisión se hace la respectiva corrección de ser necesario.


08 El Fontanero se desplaza a las viviendas que están en el reporte de

novedades, verificando la dirección de la vivienda

Auxiliares de

mantenimiento.


09 El fontanero realiza el levantamiento de la tapa para Proceder a

tomar la lectura de nuevo

Auxiliares de

mantenimiento.

10

El fontanero toma la lectura registrando los datos en el reporte de

novedades, si la inconsistencia es por consumo elevado de agua, el

fontanero procede a revisar internamente si hay daño o fuga en la

red de acueducto en la vivienda; en caso de que se encuentren

fugas o daños el fontanero procede a recomendar al suscriptor los

cambios que se deben de realizar

Auxiliares de

mantenimiento.


11

El fontanero entrega el reporte de novedades, a la asistente de

facturación para que proceda a registrar los datos en el sistema, con

el fin de proceder a facturar

Auxiliares de

mantenimiento.


12

Se ingresan todas las novedades de cada inmueble como todo tipo

de cobros por accesorios y demás en el módulo de servicios

públicos del software Saimyr.


13

Se configuran las tarifas aplicadas por servicio, uso y estrato del

inmueble correspondientes al mes a facturar y luego es creada y

realizada la liquidación del periodo


14 Se verifica que no haya errores para proceder a autorizar la

facturación. Auxiliar de facturación

15 Se ingresan datos como fecha de corte, periodo a facturar, fecha de

recargo y otros en el módulo de servicios públicos en Saimyr, luego Auxiliar de facturación



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se genera la facturación

16

La asesora tarifaria verifica que las tarifas estén bien aplicadas y

previa autorización de ella se procede a realizar la autorización en el

sistema Saimyr.


17 Se imprime la facturación. Auxiliar de facturación

18

El fontanero entrega la Factura a cada suscriptor del servicio del

acueducto se acuerdo a la codificación y dirección de cada

suscriptor la entrega de la factura se entrega del 11 al 15 de cada

mes.

Auxiliares de

mantenimiento.


19 El recaudo de la facturación se realiza a partir de su entrega hasta

el 30 de cada mes. Auxiliar de facturación

20

Diariamente los usuarios pagan en Confiar o Cotrafa con la factura,

y las entidades bancarias recopilan los cupones y generan un

archivo plano que es enviado a la auxiliar de facturación.


21 La auxiliar de facturación reclama los cupones cada día y revisa los

archivos planos con los cupones físicos. Auxiliar de facturación

22

La auxiliar de facturación imprime los archivos planos realizando los

saldos a favor e ingresos por taquilla. Luego los transfiere a la

Dirección Financiera y Comercial.


23

La directora Financiera y comercial realiza la afectación en el

módulo de presupuesto y el módulo de tesorería en Saimyr de los

ingresos recaudados.

Dirección financiera y

comercial

24 Se imprimen las afectaciones presupuestales y se archiva. Dirección financiera y

comercial


Ley 142 de 1994.

Ingresos.



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REGISTROS.

F-GFC-09 Reporte de novedades

Ingresos.

7.2.2.2. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE LA CARTERA MOROSA.

PROPÓSITO: Garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa, a través del recaudo total

y oportuno de la cartera, de tal manera que se mantenga un flujo de caja adecuado que

permita a la E.S.P. cumplir con sus obligaciones económicas.

ALCANCE: Inicia con la deuda que adquiere el usuario y finaliza con el pago total de la

deuda.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Auxiliar de facturación, Operarios.

GENERALIDADES

DEFINICIONES

Cartera: Cuentas que representan derechos a favor de la empresa, originados en la

prestación del servicio.


Facilitar al suscriptor deudor el cumplimiento de obligaciones ya vencidas concediendo

facilidades de financiación de la deuda.

CONTENIDO


01

Se genera un reporte de cartera morosa desde el módulo de Servicios

Públicos (eepp) de Saimyr con los detalles de usuarios morosos,

periodos vencidos y saldos de cartera.

Auxiliar de

facturación



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02 Se elaboran los oficios de notificación de cobro persuasivo. Dirección Financiera

y Comercial

03 Se notifica cada usuario puerta a puerta, junto con la factura o por

edicto. Operarios

04

El usuario moroso se acerca a las instalaciones a concretar un

acuerdo para cumplir con la deuda y se elabora acuerdo de pago o

colilla de pago si es de contado.

Dirección Financiera

y Comercial

05 Se archiva el acuerdo de pago con el número consecutivo Dirección Financiera

y Comercial

06

Cada mes se verifica el cumplimiento de las cuotas del acuerdo de

pago hasta su cumplimiento, si se incumple una de ellas se suspende

el servicio.

Auxiliar de

facturación

07 Si el usuario no se da por notificado se procede con cobro coactivo Dirección Financiera

y comercial


Manual de cartera

REGISTROS.

F-GFC-03 Formato Acuerdo de pago.

F-GFC-05 Formato Cobros persuasivos.

F-GFC-06 Formato Cobro prejurídico.

7.2.2.3. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO.

PROPÓSITO: Garantizar el recaudo de cartera velando con la satisfacción de los usuarios y

facilitarle al deudor el cumplimiento de las obligaciones ya vencidas.



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ALCANCE: Inicia con la solicitud del usuario del acuerdo de pago y finaliza con el pago total

de la deuda.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Auxiliar de facturación.

GENERALIDADES.

DEFINICIONES

Acuerdo de pago: Documento válido para normalizar las situaciones de mora de los

usuarios, generadas desde que se inició su gestión.


Los acuerdos de pago tienen como propósito facilitar al suscriptor deudor el cumplimiento de

obligaciones ya vencidas. Los acuerdos de pago únicamente suspenden la acción de proceso

de cobro, concediendo plazos adicionales a los pactados.

No se debe conceder más de un acuerdo de pago dentro del plazo de un año de prestación de

servicio.

CONTENIDO


01 El usuario o suscriptor solicita realizar acuerdo de pago de la deuda

existente.

Dirección Financiera y

Comercial

02

Se verifica en el módulo de servicios públicos (eepp) del software

Saimyr que en el último año no se haya realizado un acuerdo de pago

a la instalación.


03 El usuario consigna en Confiar o Cotrafa un saldo a favor que

corresponde al 20% de la deuda inicialmente.


Comercial

04

Con copia de la cedula, la factura y la consignación del usuario se

suscribe el acuerdo de pago que contiene las cuotas y valor pactados

para cumplir con la obligación.


Comercial



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05 Se archiva el acuerdo de pago con el número consecutivo Dirección Financiera y

Comercial

06

Cada mes se verifica el cumplimiento de las cuotas del acuerdo de

pago hasta su cumplimiento, si se incumple una de ellas se suspende

el servicio.



Manual de cartera

REGISTROS.

F-GFC-03 Formato de acuerdo de pago

7.3. PROCESOS DE APOYO.

7.3.1. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Proceso: Gestión Administrativa

Objetivo: Definir y aplicar las pautas que se deben tener en cuenta para realizar un adecuado

proceso de selección, vinculación, inducción y re inducción que le permita a la

Empresa de Servicios Públicos de La Unión disponer de un recurso humano

competente que preste un servicio con los niveles de calidad exigidos por los

usuarios del servicio.

Alcance: Todos los Funcionarios de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A.E.S.P

Líder del

proceso: Director Administrativo y Contable

PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORAS

DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

* Todos los

procesos

* Necesidad

de personal P

*Programación de

capacitaciones. *Personal

calificado y

* Todos los

procesos



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calificado y

capacitado

* Perfiles del

cargo.

*

Necesidades

de

capacitación.

*

Normatividad

legal vigente.

*Programación de

Inducción y Re inducción.

*Diseño y programación de

la evaluación para la

medición de habilidades,

valoración de méritos y

clima organizacional.

capacitado

según las

necesidades de

cada área.

*Cronograma

de

capacitaciones.

*Resultado de

la evaluación

de desempeño.

H

* Capacitaciones al

personal.

* Inducción y re inducción.

V

* Perfiles establecidos para

cada uno de los cargos.

* Mediciones de

desempeño, habilidades y

clima organizacional.

* Puntos o aspectos

débiles según las

evaluaciones.

* Evaluación para la

determinación de la

efectividad de las

capacitaciones.

A

*Acciones correctivas o

preventivas para eliminar

las causas de las no

conformidades del

proceso.

*Acciones para mejorar la

capacidad de respuesta

ante emergencias.

RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS RIESGOS INDICADORES



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ASOCIADOS ASOCIADOS ASOCIADOS

Recursos humanos.



prestación de los servicios,

Oficinas dotadas de equipos de

cómputo, software (Saymir), red

interna, aplicaciones, Internet,



general).


de cómputo)

P-GAC-01 Custodia de

la Historia Ocupacional.

P-GAC-02

Procedimiento

Inducción y

Reinducción.

P-GAC-03 Evaluación

de Desempeño.

P-GAC-04 Selección

del Talento Humano.

P-GAC- 05

Capacitaciones.

*Ver matriz de

riesgos

PGH-02

Evaluación del

desempeño

PGH-02

Cumplimiento

del plan

institucional de

formación y

capacitación

PGH-02

Efectividad del

plan institucional

de formación y

capacitación



*Ver matriz de requisitos Legales Ver matriz de Riesgos

7.3.1.1. PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE LA HISTORIA OCUPACIONAL.

JUSTIFICACIÓN.

Teniendo en cuenta que El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 define La historia clínica

ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en

donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y

los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede

surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los

antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida

laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional; y a

sabiendas que esta hace parte de la historia clínica general se debe cumplir con las normas de

diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas

en general, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en

lo concerniente a los aspectos archivísticos contemplados en la Ley 80 de 1989 así como los

contempla la resolución 1995 de 1999, se hace necesario documentar una herramienta clara que

garantice una adecuada custodia y reserva de los documentos contemplados en la historia clínica e

historia Ocupacional.



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OBJETIVOS:

Realizar seguimiento estandarizado de las condiciones de salud de los trabajadores en los lugares

de trabajo

Garantizar la custodia de la historia clínica ocupacional y la historia ocupacional, con el fin de salva

guardar la reserva de la información contenida en este tipo de documentos privados.

CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL.

Es importante señalar que sin importar la naturaleza de la relación contractual que la empresa

asuma para llevar a cabo la realización de este servicio profesional, se tienen en cuenta cinco

aspectos fundamentales que versan sobre la historia clínica ocupacional, tales como:

1. Naturaleza de la historia clínica ocupacional: El artículo 14 de la Resolución 2346 de

2007, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados,

obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones

de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el

equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más

evaluaciones médicas ocupacionales y contiene y relaciona los antecedentes laborales y de

exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como los

resultados de mediciones ambientales propias de una evaluación de puesto de trabajo y las

atenciones derivadas o con ocasión del desempeño profesional. La historia clínica

ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las

disposiciones que a ésta la regulan. Quiere decir lo anterior que en aquellos puntos en los

cuales no se realice distinción alguna, se entenderá que la apreciación aplica tanto para la

historia clínica ocupacional como para la general.

2. Contenido de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo señalado en el

artículo 15 de la Resolución 2346 de 2007, la historia clínica ocupacional deberá contener los

documentos resultantes de cada una de las evaluaciones médicas realizadas al trabajador

durante su vida laboral y deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar una

evaluación. También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o

pruebas complementarias, así como las recomendaciones pertinentes.

Los antecedentes registrados en la historia clínica ocupacional deben corresponder a la vida

laboral del trabajador; una vez registrados podrán omitirse en posteriores registros de



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evaluaciones, pero tales antecedentes deben ser tenidos en cuenta en cada una de ellas. La

historia clínica ocupacional deberá mantenerse actualizada y se debe revisar

comparativamente, cada vez que se realice una evaluación médica periódica.

3. Acceso a la Historia Clínica Ocupacional: A la historia clínica ocupacional podrán

acceder, mediante solicitud dirigida al responsable de su custodia:

Autoridades judiciales.

Personas autorizadas por el trabajador, cuando éste la requiera con fines estrictamente

médicos.

El médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realización de

cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador, para

seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.

La entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida de la

capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

En caso de muerte del paciente, podrán acceder a una copia de la Historia Clínica

Ocupacional, el cónyuge, compañero (a) permanente, hijos y causahabientes.

El empleador sólo podrá tener acceso a la historia clínica ocupacional, previa

autorización expresa y escrita del trabajador, en las condiciones señaladas en el punto

siguiente.

4. Custodia de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo establecido en la

Resolución 2346 de 2007, modificada por la Resolución 1918 de 2009, la custodia de la

Historia Clínica Ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó

en el curso de la atención. Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud

ocupacional que formen parte de los servicios médicos de la empresa, tendrán la custodia y la

guarda de la Historia Clínica Ocupacional. En el evento que la empresa no tenga médicos a su

servicio, la custodia le corresponderá a la IPS que prestó el servicio de evaluaciones médicas

ocupacionales.

5. Posibilidad de acceso a la Historia Clínica por parte del empleador. Bajo ninguna

circunstancia el empleador puede ejercer la custodia de las Historias Clínicas Ocupacionales.

El acceso a la Historia Clínica Ocupacional, es permitido para los empleadores, siempre y

cuando estos cuenten con autorización por escrito del empleado y en la cual expresamente

indiquen la facultad de acceder a una copia de la HC.

En este punto, es importante recomendar, que el acceso a la HC por parte de los empleadores

cuando tengan autorización del trabajador, sea previa verificación por parte de la IPS de la

existencia de dicha autorización y que no sea una entrega automática de los documentos.



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Esta autorización, deberá señalar de forma expresa, la persona, cargo o área de la empresa,

autorizada para tener acceso a la HC; a efectos de que dicha persona, cargo o área, sea

responsable de la no divulgación. Así mismo es recomendable que esta área, persona o

cargo, sea Salud Ocupacional.

De lo expuesto brevemente, se hace pertinente concluir que si bien es cierto que el empleador se

encuentra obligado a practicar las evaluaciones médico ocupacionales, éste debe diferenciar la

naturaleza de tal obligación, de los derechos que con posterioridad a tales atenciones asistenciales,

surgen a favor del empleado, cuyo fin principal es la reserva de la información obtenida y la

ejecución de planes de promoción y prevención en el sitio de trabajo con base en los informes

suministrados por el prestador de servicios o el médico contratado directamente por el empleador.

El manejo adecuado de la Historia Clínica ocupacional es entonces un tema de cuidado, que va

directamente ligado a los derechos personalísimos del trabajador, y por lo tanto su manejo debe

estar de acuerdo con toda la normatividad legal.

CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL

Teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con Médico Ocupacional, se celebró contrato con la

IPS LABORAMOS del municipio de la CEJA para la realización de los exámenes laborales y su

respectiva custodia.

CUSTODIA DE LA HISTORIA OCUPACIONAL:

La empresa deberá abrir una carpeta para cada empleado para el almacenamiento de la historia

ocupacional de los empleados, la cual deberá reposar en lugar seguro y bajo llave a cargo La

Dirección Administrativa y Contable de la empresa: en la cual se deberá custodiar la siguiente

documentación.

Conceptos Médicos Ocupacionales

Comunicados sobre los resultados de los conceptos y las recomendaciones a seguir, con su

respectiva firma de recibido.

Las Incapacidades médicas

Los seguimientos a estados de salud a que haya lugar según resultados

Recomendaciones dadas por los diferentes entes del Sistema Integral de Salud (EPS, ARL,

Médico ocupacional).

7.3.1.2. PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN.



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OBJETIVO: Construir y fortalecer el sentido de pertenencia y de compromiso de los

funcionarios con la Empresa.

Facilitar y fortalecer la integración a la empresa de los funcionarios, suministrando la

información necesaria para el mejoramiento del conocimiento, la adquisición de destrezas en

cada oficio, estimulando el aprendizaje y el desarrollo.

ALCANCE: Aplica al personal administrativo y operativo vinculado con La Empresa de

Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P y contratistas, se desarrolla tanto al momento de

ingresar a labor en la Empresa como durante su permanencia en el cargo. Igualmente cobija

al personal que sea trasladado de un cargo a otro.

INTRODUCCIÓN. La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P, ha venido

desarrollando una serie de actividades encaminadas hacia la inducción y reinduccion para el

personal operativo y administrativo como una labor importante en la generación de un clima

institucional deseado, lo que conlleva la necesidad de formalizar jornadas sistemáticas y

permanentes en la Empresa.

Las jornadas de inducción- re inducción al personal son un proceso planeado de recepción y

orientación de las personas que ingresan a la empresa a desempeñar actividades laborales, o

para quienes son trasladados o promovidos a otros cargos dentro de la misma Empresa.

Con estas jornadas se pretende facilitar y disponer las condiciones necesarias para la

socialización y la adaptación del nuevo funcionario al ambiente de trabajo y el entorno de la

empresa.

PROPÓSITOS DE LAS JORNADAS

Conocer el cargo y su entorno más cercanos.

Reconocer la estructura orgánica y jerárquica de la Empresa, así como su estructura

organizacional, mapa de procesos, entre otros.

Poner en conocimiento de los empleados, las normas y decisiones adoptadas para lograr una

gestión administrativa óptima.

Conocer los cambios en las funciones de los puestos de trabajo, identificando las

características particulares y las responsabilidades inherentes a cada uno de los mismos, así

como las redes de interdependencia entre las unidades.

Informar a los empleados sobre la reorientación del plan estratégico, así como de los proyectos

o programas misionales vigentes y próximos a desarrollar.



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Poner en conocimiento las normas de seguridad y salud en el trabajo

TIPOS DE INDUCCIÓN

Existen cuatro tipos de inducción:

Inducción institucional “ Plan de acción Institucional y los respectivos Sistemas de Gestión”

Inducción al cargo

Re inducción.

CONDICIONES

Las jornadas de inducción y reinduccion de empleados de la empresa se sujetará a las siguientes

reglas.

Todo empleado (operativo o administrativo) que ingrese a la empresa a desempeñar cualquier

actividad laboral, independiente del tipo de vinculación participara en las jornadas de

inducción y re inducción.

La dirección de Control Interno coordinará la jornada de inducción institucional a los nuevos

empleados.

Cada unidad será responsable de realizar la inducción al cargo de los nuevos empleados que

se vinculen a ésta.

Se realizara jornada de reinduccion en caso de rotación o cambios de actividad laboral (cargo)

o mínimo anualmente.

La jornada de inducción y la jornada de re inducción del personal serán reformuladas y

reestructuradas de acuerdo a las exigencias de sus nuevos cargos y dinámica de la empresa.

Cada unidad deberá reportar con evidencias la realización de la inducción al cargo a sus

nuevos funcionarios y/o contratistas.

La inducción se realiza en el momento del ingreso de un empleado y antes de iniciar con sus

labores.

METODOLOGÍA PARA LA INDUCCIÓN: A continuación se indican los pasos a seguir para la

realización de las jornadas de inducción así como los responsables de llevarlos a cabo.

Objetivo: Dar a conocer la estructura y funcionamiento de la Empresa de servicios

públicos.

Alcance: Este aplica a los empleados, trabajadores oficiales y contratistas.



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Responsabilidades: El coordinador de control interno coordina la realización de la

inducción.

Inducción Institucional.

PASOS Responsable

Realizar cronograma de la jornada Dirección Administrativa

y Contable

Enviar cronograma de actividades de la jornada de Inducción

y comunicar a los responsables de cada intervención.

Dirección Administrativa

y Contable

Enviar a los jefes la lista de los nuevos funcionarios de su

área que asistirán a la charla de Inducción.


y Contable

Cursar invitación al nuevo funcionario sobre la jornada

especificando fecha, hora y lugar.


y Contable

Coordinar la realización de la jornada de inducción a los

nuevos funcionarios.


y Contable

Entregar formatos a los nuevos funcionarios. Los formatos

son: Control de asistencia, material de apoyo.


y Contable

Diligencias formatos Nuevos empleados

Archivar formatos diligenciados Dirección Administrativa

y Contable

Los aspectos temáticos de la jornada de inducción podrán ser:

Misión, Visión e historia de la Empresa.

Estructura organizacional de la Empresa.

Políticas y Objetivos de los sistemas de Gestión.

Manual de Ética y Valores

Comité de convivencia

Mapa de Procesos

Plan de Desarrollo

Proyectos institucionales

Marco de responsabilidades, deberes, derechos y beneficios de los empleados de la

Empresa (reglamento Interno).

Reglamento de higiene y seguridad en el trabajo.

Sistemas de Gestión

Sistema salarial y prestaciones.



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Tramites de asuntos de los empleados.

Actividades de formación del personal.

Para el desarrollo de la jornada de inducción institucional se podrá establecer el material de Apoyo

que se requiera como cartillas y folletos.

Inducción al cargo

PASOS RESPONSABLES

Recibir al nuevo empleados y suministrar la información sobre el área donde

se va a desempeñar, la infraestructura física y los medios de trabajo, así como

las funciones, deberes y responsabilidades en el área de trabajo, las tareas

pendientes del cargo, los documentos requeridos para el adecuado desarrollo

de las labores y el plan de actividades a realizar en el corto plazo.

Jefe del área y/o

Jefe inmediato

Presentar al nuevo empleado con sus compañeros y ubicarlo en un sitio de

trabajo

Jefe del área y/o

Jefe inmediato

Suministrar el formato de evaluación de la inducción al cargo y el formato de

información y entregarlos a la unidad.

Jefe del área y/o

Jefe inmediato

Diligenciar los formatos y entregarlos en la unidad.

Nuevo empleado

Enviar los formatos diligenciados a la Coordinación Administrativa

Área de control

interno

Archivar los formatos diligenciados Coordinación

Administrativa

Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo

PASOS RESPONSABLES

Recibir los nuevos empleados y suministrar la información

sobre seguridad y salud en el trabajo.

Responsable de Seguridad y Salud en el

Trabajo

Suministrar el formato de registro de inducción y

evaluación de la inducción

Responsable de Seguridad y Salud en el



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Trabajo

Diligenciar los formatos y entregarlos en la unidad.

Nuevo empleado

Enviar los formatos diligenciados a la Coordinación

Administrativa

Área de control interno

Archivar los formatos diligenciados en la hoja de vida

hasta 20 años después de terminada la relación

contractual

Coordinación Administrativa

Los aspectos temáticos de la jornada de inducción podrán ser:

1. Sistema general de riesgos laborales.: ARL, EPS, AFP.

2. Sistema de gestión de SST:

Que es el Sistema de gestión de SST

Matriz de riesgo: se da a conocer los riesgos a los que estarán expuestos mientras

desempeñan sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa

para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad.

Que es un accidente e incidente de trabajo y enfermedad laboral

Protocolo para el reporte de incidentes y accidentes de trabajo: el propósito es lograr

que se reporten los accidentes de trabajo y que se disminuyan las posibilidades de

agravamiento o complicación de lesiones aparentemente leves, que resultan como

consecuencia de estos eventos

Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo o Vigía

Estándares, procedimientos y normas de seguridad generales

Elementos de protección personal: Se divulga los tipos de elemento de protección

personal generales y de acuerdo al riesgo de exposición por cargos, las normas para la

utilización, mantenimiento y limpieza de los equipos.

Procedimientos básicos de emergencia: Se da a conocer las emergencias más

comunes que se pueden presentar en las distintas sedes donde va a trabajar la persona,

las salidas y vías de evacuación y otros aspectos generales estipulados en el plan de

emergencias.

Orden, aseo y manejo de residuos sólidos: Se presentan las definiciones básicas y

normas generales de orden y aseo en el puesto de trabajo y el manejo integral de

residuos sólidos.

Procedimientos para tareas de alto riesgo.



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Re inducción

Objetivo: Actualizar a los empleados y trabajadores en las normas vigentes en seguridad y

salud en el trabajo y que regulan su gestión, teniendo en cuenta los procesos y directrices

administrativas.

Alcance: Este aplica a los empleados, trabajadores de la Empresa de Servicios Públicos La

Unión S.A. E.S.P.

Responsabilidades: La Coordinación Administrativa planea los temas objeto de la

reinduccion

PASOS RESPONSABLES

Realizar cronograma de jornada Coordinación Administrativa

Enviar cronograma de actividades de la jornada y comunicar a

los responsables Coordinación Administrativa

Enviar a los jefes la lista de los nuevos funcionarios de su área

que asistirán a la charla de re- Inducción. Coordinación Administrativa

Comunicar sobre la jornada de re inducción a los empleados

especificando la fecha, hora y lugar. Coordinación Administrativa

Coordinar la realización de la jornada de reinduccion Coordinación Administrativa

Diligenciar el formato de control de asistencia Empleados

Evaluar la jornada de reinduccion Empleados

Archivar formato diligenciados en la hoja de vida Coordinación Administrativa

Cuando el empleado cambie de cargo deberá seguirse la metodología de la inducción al cargo y la re

inducción en seguridad serán bajos las normas de seguridad y equipos de protección específicos

para ese cargo.

Los aspectos temáticos de la jornada de reinduccion serán determinadas por la dependencia de

Coordinación Administrativa con la asesoría de la Gerente General y demás áreas que se requieran.

Formatos requeridos. A continuación, se relacionan los formatos requeridos en cada tipo de

inducción

TIPO DE INDUCCIÓN FORMATOS REQUERIDOS



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Inducción institucional

Control de asistencia

Evaluación de reacción

Entrega de material de apoyo.

Inducción al cargo


Evaluación de inducción al cargo

Información para el adecuado desempeño del cargo.

Inducción de Seguridad y Salud

en el Trabajo


Evaluación de inducción

Entrega de material de apoyo.

Re inducción


Evaluación de la reacción.

7.3.1.3. PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

OBJETIVOS

Dar a conocer las Políticas para la Gestión del Desempeño como marco de referencia para el ejercicio del puesto del personal directivo, ejecutivo y operativo.

Proporcionar una base conceptual que permita al área de Talento Humano de la empresa, el desarrollo de las personas considerando la experiencia y sus características individuales en el desempeño del puesto.

Establecer los procedimientos para la evaluación del desempeño, a partir de la planificación institucional, individual, apoyo y seguimiento y evaluación.

Suministrar los instrumentos para la aplicación del proceso de evaluación del desempeño.

Garantizar el cumplimiento de las normas para la Evaluación del Desempeño orientado

al cumplimiento de los objetivos y metas.

Motivar y reconocer el desempeño exitoso de los funcionarios(as), mediante la aplicación de un plan de estímulos, producto de la evaluación con nivel de calificación excelente.

ALCANCE: Inicia con la Fase de Fijación de los Compromisos Laborales y Competencias

Comportamentales que debe fijar el evaluado junto con el evaluador, continúa con las Fase de Seguimiento y Primera Evaluación Parcial Semestral, y finaliza con la Segunda Evaluación



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Parcial Semestral y Consolidado de la Calificación Definitiva en firme, archivada en la Historia Laboral del evaluado y con la elaboración del informe anual de evaluación.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Calificación Definitiva: Corresponde al resultado de la sumatoria de las evaluaciones realizadas durante el período anual u ordinario. La calificación definitiva puede estar ubicada en los siguientes niveles: destacado, si los compromisos laborales fijados, se encuentra entre el 90% y el 100% de cumplimiento; satisfactorio, si el porcentaje de cumplimiento está entre el 66 % y el 89%; no satisfactorio, si el porcentaje de cumplimiento es menor o igual al 65%; Calificación en el nivel Sobresaliente sólo sí:

o La calificación definitiva está entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple dos (2) de los factores establecidos por la entidad para acceder al nivel sobresaliente.

o La calificación definitiva está en el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple por lo menos un factor. Son evaluaciones definitivas las siguientes:

Extraordinaria. Evaluación que se realiza cuando el jefe del organismo lo ordene por escrito, basado en el presunto desempeño deficiente del servidor. Sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

Comisión Evaluadora. Se conforma cuando el evaluador es un servidor de carrera administrativa o con nombramiento provisional; en este caso la evaluación deberá ser realizada por el evaluador y un funcionario de libre nombramiento y remoción (Comisión Evaluadora), quienes actuarán como un sólo evaluador.

CNSC. Comisión Nacional del Servicio Civil, entidad responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción de las que tenga carácter especial, encargada de velar por la aplicación correcta de los procedimientos de evaluación del desempeño de los empleados de carrera.

Compromisos Comportamentales Son los acuerdos establecidos entre el evaluador y el evaluado, relacionados con las conductas o comportamientos caracterizados por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el Servidor Público en ejercicio de su labor. Se fundamentan en las competencias laborales (comunes a los servidores públicos y específicas de cada nivel jerárquico), definidas en el Decreto 1083 de 2015. Estos compromisos, se evalúan con fines ligados a planes de mejoramiento, no se califican.



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Compromisos Laborales. Son los acuerdos que, a partir de los planes institucionales, operativos o de gestión de la dependencia o área de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad, deben ser establecidos entre evaluador y evaluado. Los acuerdos establecidos, deben ajustarse a las capacidades, conocimientos, habilidades y destrezas del evaluado, es decir, deben ser coherentes con la competencia de cada empleado y ser representativos de su aporte al cumplimiento de las metas del área; por tanto, deben ser realizables, medibles, cuantificables y verificables.

Evaluación del Desempeño Laboral. Herramienta de gestión que, con base en juicios objetivos sobre la conducta en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.

Evaluaciones Parciales Eventuales. Son las que se realizar en cualquiera de las siguientes circunstancias: Por cambio de evaluador. Por cambio definitivo de empleo del evaluado. Por separación temporal del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30)

días calendario. Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte días

calendario. Por el lapso de tiempo comprendido entre la última evaluación, si la hubiere y el final de la

evaluación parcial semestral correspondiente.

Estas evaluaciones, dentro de la evaluación parcial semestral, tendrán un valor ponderado en proporción a los días laborados y, deben ser realizadas dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que la origine, con excepción de las ocasionadas por cambio de jefe o cambio definitivo de empleo del evaluado la cual deberá realizarse al retiro de éstos.

Evaluaciones Parciales Semestrales. Son las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria:

Evaluado: Funcionarios de carrera administrativa de los niveles Asesor, Profesional, Técnico

y Asistencial; funcionarios de libre nombramiento y remoción de los niveles Profesional,

Técnico y Asistencia y funcionarios en período de prueba.

Evaluador: Director, Subdirector o Jefe de Oficina. Si el evaluador es de carrera administrativa o de provisionalidad, debe conformar la Comisión Evaluadora con un funcionario de libre nombramiento y remoción, y los dos actuaran como un solo evaluador.

Evidencias. Son los soportes aportados por el evaluado, el evaluador y/o terceros, que permiten verificar el avance o cumplimiento de los resultados frente a cada uno de los



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compromisos fijados en la fase inicial del proceso de evaluación. Pueden referirse al producto (resultados concretos, calidad y oportunidad), desempeño (Cómo lo hace y cómo participa en la ejecución del compromiso) y conocimientos (qué sabe y cómo lo pone en práctica). Las evidencias pueden provenir de fuentes como: documentos elaborados, mesas de trabajo, informes, observación directa del desempeño del evaluado, actas; y deben ser veraces, suficientes, actualizadas y pertinentes.

Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Instrumento de la Administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de éstos.

Plan de Acción. Plan que priorización las iniciativas más importantes para cumplir e incluye actividades, objetivos, metas, estrategias a seguir, acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo, recursos necesarios para cometer las mismas, fecha de inicio y finalización de la actividades responsable, entre otros aspectos.

Portafolio de Evidencias. Herramienta que permite acopiar los diferentes soportes que permiten identificar lo efectuado laboral y comportamental mente por el evaluado en cumplimiento de los compromisos establecidos. Dichos soportes podrán ser acopiados por el evaluador, el evaluado o por terceros.

RESPONSABILIDAD: La Dirección Administrativa y Contable es la responsable de liderar el

proceso de Evaluación del Desempeño Laboral anual, de acuerdo con la normatividad vigente y lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil, como entidad rectora en el tema de Evaluación del Desempeño Laboral.

POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE CUALIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO:

La cualificación del talento humano de los empleados de la empresa tiene como sentido el fortalecimiento y transformación de la buena praxis y saberes de los diferentes actores que tienen responsabilidad en la atención integral de la ES.P L Unión S.A, Fundamentando la cualificación no sólo en el saber (conocimientos) sino también en el ser (actitud humanizada) y el saber hacer (Procedimiento limpios: “cero efectos adversos”).

SABER: Conocimientos:

Cada empleado deberá realizar mínimo una actualización anual del área disciplinar y hacer llegar al Talento humano copia del certificado obtenido para adjuntar a la hoja de vida (Responsabilidad de cada empleado).



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Los empleados deberán participar en las actividades formativas programadas por la empresa, de lo contrario deberá allegar justificación y certificado del curso (asumiendo los costos a que haya lugar) en un término de tiempo no mayor a cuatro meses.

Las capacitaciones programadas y/o asignadas por la empresa de modalidad presencial o Virtual; la institución proporcionará las herramientas y los medios, además de brindar a los empleados mínimo dos horas semanales para el desarrollo de las actividades de los diferentes cursos a los cuales el personal esté inscrito.

En caso de que las capacitaciones sean dictadas por personal interno de la empresa deberá solicitar memorias y realizar la evaluación de la temática brindada.

En caso de que el costo de las capacitaciones sea asumido por la empresa, el empleado beneficiario deberá replicar los conocimientos adquiridos al personal pertinente.

La no realización de la capacitación asignada por la empresa al funcionario en la que se haya invertido dinero y/o tiempo; este deberá realizar la devolución del dinero y/o el tiempo a la institución; el no cumplimiento se tiene como una falta disciplinaria.

Los listados de asistencia a las diferentes capacitaciones deberán reposar en la oficina de talento humano.

Para la Institución reconocer los viáticos y gastos de viaje de la capacitación el funcionario

deberá soportar con la cuenta de viáticos el certificado y/o constancia de asistencia a dicha capacitación, de lo contrario no tendrá derecho a dichos viáticos ni gastos de viaje.

Las capacitaciones que se asignen a los funcionarios y que sean de interés común para el desarrollo de la institución, deberán ser socializadas al personal pertinente en un periodo de tiempo no superior a treinta días y hacer llegar a Talento Humano las respectivas listas de asistencias a dicha socialización

HACER: Destrezas y habilidades. Todos los empleados deberán brindar una atención al usuario con calidad Los empleados públicos deberán demostrar habilidades ofimáticas requeridas por su

desempeño y de redes de comunicación.

SER: Actitudes comportamentales.

Los empleados deberán practicar la ética profesional. Los empleados deberán practicar la comunicación asertiva. Los empleados deberán demostrar empoderamiento por la empresa.



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Los empleados deberán demostrar proactividad para el apoyo de la mejora continua de los procesos de la empresa.

Las quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones se constituyen como evidencia para la calificación del desempeño laboral.

El cumplimiento a estas políticas: será tenido en cuenta en las respectivas evaluaciones de desempeño a que haya lugar.

CONTENIDO: A continuación, se describen las actividades o tareas incluidas en la

implementación del proceso de evaluación, así como los diferentes actores que intervienen en el.

No. Tarea Responsable

1 2

Solicitar a los evaluadores de personal, efectuar entre el 1° y el 15 de febrero, la fase de “Fijación de los Compromisos Laborales y Comportamentales”, para el período anual de evaluación que inicia el 1° de febrero de cada año, con los funcionarios objeto de evaluación de la dependencia bajo su responsabilidad. Programar en el primer trimestre del año o cuando la situación lo requiera, capacitación en el tema de evaluación del desempeño laboral, con el objeto de reforzar y/o actualizar a evaluadores y evaluados sobre el tema.

Dirección Administrativo y Contable. Evaluadores Evaluados

Verificar con evaluadores evaluados, el cumplimiento de la fase de fijación de los compromisos laborales y competencias comportamentales. Brindar a evaluadores y a evaluados asesoría en cada uno de los eventos o situaciones presentadas durante el proceso de evaluación como: evaluaciones parciales semestrales, evaluaciones parciales eventuales, inconformidad del evaluado frente a los compromisos fijados, omisión del evaluador en la concertación de los compromisos dentro de los términos establecido, renuencia del evaluado en la

Dirección Administrativo y Contable Evaluados Superior Jerárquico del evaluador



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3

concertación de compromisos dentro de los términos establecidos, ajuste de compromisos, tramite de recursos contra la evaluación definitiva expresa o presunta, tramite de impedimentos para evaluadores, tramite de recusación del evaluado.

4

Solicitar a los evaluadores, que finalizado el período anual de evaluación entre los siguientes 15 días hábiles se efectúe la fase correspondiente a la Segunda Evaluación Parcial Semestral y el consolidado de la calificación anual definitiva a partir de la sumatoria de las evaluaciones efectuadas durante el primero y el segundo semestre. Elaborar en Excel, el informe de calificación anual definitiva, con sus respectivos filtros (nombre del evaluado, dependencia, nivel jerárquico, ubicación de la calificación de acuerdo a la escala de evaluación, acceso al nivel sobresaliente, y los demás que sean necesarios).

Dirección Administrativo y Contable Evaluadores Evaluados Profesional responsable del proceso.

5

Enviar para archivar en la Historias Laborales, las calificaciones definitivas de cada uno de los evaluados.

Dirección Administrativo y Contable. Funcionario (a) responsable del archivo de Historias Laborales.

7.3.1.4. PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE TALENTO HUMANO.

OBJETIVO: Determinar de manera precisa los pasos a seguir para la selección de personal de la

empresa con el fin de garantizar la escogencia de personal idóneo y competente.

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los procesos de selección de personal que se

lleven a cabo en la empresa.

RESPONSABLE: El Gerente, además son los responsables del seguimiento y evaluación y de

hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento.

DEFINICIONES:



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Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.

Perfil de Cargo y/o Manual de Funciones y Competencias: Condiciones específicas que

debe cumplir una persona para ocupar un cargo, en cuanto a educación, formación,

experiencia y habilidades.

Pruebas psicotécnicas: Cuestionarios diseñados para reflejar el nivel de las aptitudes

específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su personalidad,

intereses, o valores personales, de una manera objetiva.

Encargo: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado, de la empresa, las

funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que desempeña; por un lapso de

tiempo determinado, sin desprenderse de las funciones de su propio cargo.

Traslado de Personal: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado las

funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que ocupa, de manera permanente.

POLITICAS:

Previo proceso de selección, el Gerente tendrá la potestad de autorizar la contratación y/o

vinculación del personal.

El Gerente tendrá la potestad para realizar encargos a empleados internos, sin desprenderse

de las funciones de su propio cargo, para desempeñar las funciones de un cargo vacante, que

por su naturaleza no pueda quedar acéfalo, mientras se realiza el proceso de selección.

Cuando se pueda proveer un cargo con un empleado ya vinculado, después del respectivo

análisis de cumplimiento de los requisitos para ocupar el cargo, se procederá a realizar el

Traslado de personal, previa autorización del Gerente.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

Identificación de necesidades de provisión de cargos: Una vez identificada la Planta de

personal, el Gerente y/o jefes de áreas, identifica las necesidades de provisión de cargos y

establece la prioridad de contratación, de acuerdo a la naturaleza del cargo y la necesidad del

servicio.



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El jefe de área que identifique la necesidad deberá pasar a la dirección administrativa y

contable el formato de requisición de personal debidamente diligenciado.

Solicitud de inicio de procesos de selección: Una vez identificadas y definidas las

necesidades de provisión de cargos el Gerente a verifica en su banco de hojas de vida.

Nota1: Cuando se trata de cargos nuevos para la planta de cargos, el Gerente presentará

estudio técnico sustentando los cargos ante la junta directiva para su aprobación;

seguidamente el Gerente podrá iniciar el proceso de selección y vinculación del personal.

Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El gerente realiza seguimiento y evaluación,

analiza las hojas de vida que recibe para verificar el cumplimiento del perfil del cargo en

cuanto a educación, experiencia y formación. Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de una

(1) a tres (3) candidatos para que participen en el proceso.

Entrevista (Formato de Entrevista): El Gerente realiza una entrevista técnica en la que

indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para desempeñar el

cargo.

Análisis de Resultados y decisión: Con la información obtenida en el proceso, para los

candidatos preseleccionados el Gerente evalúa cuál de los perfiles se ajuste más a las

necesidades del cargo vacante y le informa a cada uno de los participantes en el proceso que

ya finalizó el proceso y si fue o no elegido para la ocupación del cargo.

Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el gerente

envía la información al responsable de las afiliaciones para que proceda con las mismas y con

los demás trámites administrativos requeridos; deberá adjuntar el formato de novedades de

personal.

CONTENIDO:

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Identificación de necesidades Gerente/ Jefes de áreas

2 Verificación de perfiles en el banco de hojas de

vida de la empresa Jefes de áreas

3 Programación y realización de entrevistas Gerente/ Jefes de áreas



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REGISTROS

F-GAC-01 Informe de Selección.

F-GAC-02 Requisitos para el Ingreso del Personal.

F-GAC-03 Solicitud de Examen de Ingreso y/o periódico.

F-GAC-04 Manual de Funciones y Competencias.

F-GAC-05 Reporte de Novedades de Ingreso y retiro.

F-GAC-06 Programa de Inducción.

F-GAC-07 Evaluación de desempeño.

7.3.1.5. PROCEDIMIENTO: CAPACITACIONES.

Objetivo General: Capacitar al personal de la empresa en lo referente a la legislación que regula la actividad económica y todos aquellos temas que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de sus trabajadores.

Objetivos específicos.

Capacitar al personal en todo lo relacionado con el SGC

Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el GIR

Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el SG-SST

Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el comité de convivencia laboral.

Capacitar al personal sobre los procesos y procedimientos propios de la actividad económica de la empresa

Afianzar los conocimientos específicos de las diferentes profesiones que se desempeñen dentro de la empresa

Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades de capacitación del personal asistencial y administrativo y termina con la evaluación a las capacitaciones.

4 Valoración de las entrevistas Gerente/ Jefes de áreas

5 Selección de las 3 hojas de vida de mayor

puntaje Gerente/ Jefes de áreas

6 Selección de aspirante al cargo Gerente/ Jefes de áreas

7 Notificación de resultados Gerente/ Jefes de áreas

8 Inducción Gerente/ Jefes de áreas

9 Fin del proceso Dirección Administrativo y

Contable/ Jefes de áreas



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Plan de acción para el desarrollo del programa de capacitaciones.

Fase Inicial.

Definición del diagnóstico de necesidades de formación y entrenamiento técnico por parte de la Gerencia, para mejorar el desempeño en el puesto de trabajo y capacitar a los empleados en todo lo concerniente a requisitos a normativa legal vigente.

La alta gerencia definirá el o los empleados que representarán a la empresa en los diferentes eventos de capacitaciones.

Diseñar eventos de formación y entrenamiento que permitan vincular en cada funcionario la labor diaria con la misión de la empresa; es decir sensibilizarlos que su trabajo es el que hace posible la realización de la estrategia.

Desarrollo de un programa de acompañamiento que permita a cada miembro del equipo ver sus avances en la asimilación e incorporación de técnicas y conceptos referidos al dominio de su quehacer diario en su puesto de trabajo.

Elaboración de un cronograma de eventos de capacitación y entrenamiento que permitan actualizar los conocimientos referidos al éxito en el puesto de trabajo, siendo ellos de carácter formativo o bien de actualización.

El cronograma podrá presentar modificaciones de ser necesario, de acuerdo a la normatividad legal vigente o a los requerimientos del entorno o la empresa, siempre y cuando se requiera trabajar sobre algún tema específico, que no esté contemplado en el cronograma inicial.

El plan de capacitación o entrenamiento debe considerar también las nuevas tecnologías que se implementan en la compañía y de esta manera integrarlos a un modelo de productividad que sea acorde con las necesidades de la empresa.

Es fundamental contar con la colaboración, participación y compromiso de los jefes para la definición de los cursos y talleres que se realizarán con cada equipo.

Definir mecanismos que permitan evaluar los resultados obtenidos en su trabajo como aporte al cumplimiento de la estrategia.

Fase de Desarrollo.

El plan de capacitaciones debe contemplar un cronograma de cumplimiento a lapso de tiempo de un año, el cual está sujeto a cambios en orden de prioridad y según necesidad de la empresa.

Periodicidad de la cursos y talleres de formación: Se define de acuerdo a la temática a tratar o las líneas de capacitación; Ver plan de capacitaciones

Todos los empleados deberán realizar como mínimo una capacitación anual de su área disciplinar.

Adicional mente La empresa definirá capacitaciones de obligatorio cumplimiento según el cargo y pertinencia y les dará a conocer las necesidades del servicio por medio de un comunicado escrito



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Todos los empleados y practicantes tendrán la responsabilidad de realizar jornadas de capacitación previo otorgamiento de la responsabilidad y tema adjudicado por parte del jefe inmediato.

Una vez que las directivas de la empresa han definido y establecido su plan de capacitación, es preciso que se involucre a todo el personal, por tanto, se debe dar a conocer el plan de capacitación de la empresa a todo el personal, a través de informativo y/o cartelera institucional.

Las capacitaciones otorgadas por diferentes entidades a las cuales se enviará un representante de la empresa, deberán ser socializados (obligatoria mente) con el personal que por efectos logísticos no les fue posible asistir en un periodo de tiempo no mayor a un mes.

Fase final.

Con el propósito el determinar el grado en que los participantes han logrado los objetivos de

aprendizaje establecidos para la acción de capacitación, se realizara evaluación en cada capacitación desarrollada, mediante un cuestionario relacionado con el tema tratado, el cual deberán responder los asistentes a la capacitación.

Deberá reposar en los archivos de la empresa copia del instrumento utilizado para la capacitación y de los cuestionarios solucionados por los asistentes

Es responsabilidad de cada empleado hacer llegar al área de talento humano las certificaciones de los diferentes cursos y/o capacitaciones

La cualificación del personal y el cumplimiento al plan de capacitaciones por empleado será tenida en cuenta en la evaluación de desempeño de los mismos

POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE CUALIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO

HUMANO: La cualificación del talento humano de los empleados del área de la salud tiene como sentido el fortalecimiento y transformación de la buena praxis y saberes de los diferentes actores que tienen responsabilidad en la atención integral de la ES.P L Unión S.A, Fundamentando la cualificación no sólo en el saber (conocimientos) sino también en el ser (actitud humanizada) y el saber hacer (Procedimiento limpios: “cero efectos adversos”).

SABER: Conocimientos:

Cada empleado deberá realizar mínimo una actualización anual del área disciplinar y hacer llegar al Talento humano copia del certificado obtenido para adjuntar a la hoja de vida (Responsabilidad de cada empleado).

Los empleados deberán participar en las actividades formativas programadas por la empresa, de lo contrario deberá allegar justificación y certificado del curso (asumiendo los costos a que haya lugar) en un término de tiempo no mayor a cuatro meses



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Las capacitaciones programadas y/o asignadas por la empresa de modalidad presencial o Virtual; la institución proporcionará las herramientas y los medios, además de brindar a los empleados mínimo dos horas semanales para el desarrollo de las actividades de los diferentes cursos a los cuales el personal esté inscrito

En caso de que las capacitaciones sean dictadas por personal interno de la empresa deberá solicitar memorias y realizar la evaluación de la temática brindada

En caso de que el costo de las capacitaciones sea asumido por la empresa, el empleado beneficiario deberá replicar los conocimientos adquiridos al personal pertinente

La no realización de la capacitación asignada por la empresa al funcionario en la que se haya invertido dinero y/o tiempo; este deberá realizar la devolución del dinero y/o el tiempo a la institución; el no cumplimiento se tiene como una falta disciplinaria.

Los listados de asistencia a las diferentes capacitaciones deberán reposar en la oficina de talento humano.

Para la Institución reconocer los viáticos y gastos de viaje de la capacitación el funcionario deberá soportar con la cuenta de viáticos el certificado y/o constancia de asistencia a dicha capacitación, de lo contrario no tendrá derecho a dichos viáticos ni gastos de viaje.

Las capacitaciones que se asignen a los funcionarios y que sean de interés común para el desarrollo de la institución, deberán ser socializadas al personal pertinente en un periodo de tiempo no superior a treinta días y hacer llegar a Talento Humano las respectivas listas de asistencias a dicha socialización.

HACER: Destrezas y habilidades.

Todos los empleados deberán brindar una atención al usuario con calidad Los empleados públicos deberán demostrar habilidades ofimáticas requeridas por su

desempeño y de redes de comunicación.

SER: Actitudes comportamentales. Los empleados deberán practicar la ética profesional Los empleados deberán practicar la comunicación asertiva Los empleados deberán demostrar empoderamiento por la empresa Los empleados deberán demostrar proactividad para el apoyo de la mejora continua de

los procesos de la empresa.

CONTENIDO.

PROCESO PROGRAMA DE CAPACITACIONES

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE



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7.3.1.6. PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA.

PROPÓSITO: Reconocer la obligación de pagar la contraprestación del servicio prestado, con fundamento en novedades o situaciones administrativas de las personas vinculadas a la planta de personal de la E.S.P.

ALCANCE: Inicia en el momento en que se origina una novedad de ingreso o vinculación a un empleo, durante las distintas verificaciones en los períodos de pago, hasta la autorización de la nómina.

RESPONSABLES: Dirección Administrativa y Contable, Asistente administrativo.

DEFINICIONES

Nómina: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, primas, bonificaciones y las deducciones durante un cierto período de tiempo.


1 Identificación de necesidades: todos los diciembres

Director Administrativo y Contable

2 Elaboración del plan de capacitaciones : priorización de necesidades según ( Oferta/demanda Vs Costos)


3 Aprobación del Plan de Capacitaciones


4 Ejecutar el plan de capacitaciones Director Administrativo y Contable. Equipo de asesores Personal Interno Personal Externo: en caso que se requiera un talento humano no disponible en la empresa

5 Seguimiento al Plan de Capacitaciones (asistencia del personal) (semestralmente)

Director Administrativo y Contable Control interno Asesores del SG-SST

6 Seguimiento al Plan de Capacitaciones: Anualmente

Director Administrativo y Contable Control interno

7 Fin del procesos



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Para la liquidación quincenal de la nómina es fundamental que se alleguen a la persona encargada de la elaboración de la nómina, todas las novedades y situaciones administrativas que deben ser tenidas en cuenta.

CONTENIDO.


01 Se ingresa al módulo de nómina en el software Saimyr los días 15 y 30 de cada mes y se le da insertar nueva nómina.

Dirección Administrativa y Contable -

Asistente administrativo

02 Se digita el periodo de nómina y fechas y se le da generar. Asistente administrativo

03 Se ingresan las novedades generales (Horas extras, recargos, incapacidades)


04 Se ingresan novedades predefinidas (Préstamos) y se genera nuevamente la nómina.


05 Se verifican los datos generados y se autoriza. Dirección Administrativa y

Contable Asistente administrativo

06 Se imprime la nómina generada y se remite a ser firmada por el Asistente administrativo, la Dirección Administrativa y Contable y Gerencia.

Dirección Administrativa y Contable



F-GAD-15 Reporte de HE, festivos, dominicales y RN.

REGISTROS.

Consolidado de nómina.

7.3.2. CARACTERIZACIÓN PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA.

Proceso: Gestión Financiera

Objetivo: Determinar la planificación económica y financiera de la Empresa de Servicios Públicos

La Unión S.A. E.S.P., para la toma de decisiones de operación, inversión o financiación a

corto, mediano y largo plazo en pro de su desarrollo sustentable, sostenible y




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competitivo.

Alcance: Desde la elaboración del presupuesto hasta su ejecución y elaboración de informes

presupuestales y financieros.

Líder del

proceso: Dirección Financiera y Comercial, y Dirección Administrativa y Contable

PARTES

INTERESAD

AS

PROVEEDO

RAS DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES

CLAVES DEL

PROCESO

SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

Todos los

procesos,

proveedores,

entes de

control y

partes

interesadas

* Solicitud y plan

de compras

* Solicitud de

certificado de

disponibilidad

presupuestal-

CDP y certificado

de registro

presupuestal-

CRP.

* Proyección

presupuestal del

proceso (ingresos

y egresos) *

Facturas y

cuentas de cobro

de proveedores.

* Estatutos de la

empresa

P

* Presupuesto de

Ingresos y Gastos.

* Cumplimiento de

normatividad.

* Políticas contables.

* Estados

Financieros y

sus notas.

*

Presupuesto

de Ingresos y

Gastos.

* Ejecución

Presupuestal

* Informes.

* Egresos

*Ordenes de

pago

*Informe de

cierre de

tesorería

*Certificado

de

Disponibilida

d

Presupuestal

- CDP y

Registro

Presupuestal

– CRP

Todos los procesos,

Proveedores, Entes

de control H

* Estados Financieros.

* Conciliaciones

Bancarias.

* Disponibilidades

presupuestales.

* Registros

presupuestales.

*Elaborar órdenes de

pago.

*Efectuar los pagos que

correspondan.

*Realizar comprobantes

de egreso.

* Informes a entes de

control.

* Ejecuciones

presupuestales.

V

* Soportes de la

información contable.

* Disponibilidad de

presupuesto.



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* Cumplimiento de

normatividad.

A

* Análisis de estados

financieros.

* Análisis de

presupuesto de

Ingresos y Gastos.


ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS

Equipos, Humanos, Financieros

Procedimiento

presupuesto y tesorería.

Procedimiento

sostenibilidad contable

Ver matriz de

riesgos de la

entidad

Eficiencia en la

ejecución

presupuestal de

ingresos

Eficiencia en la

ejecución

presupuestal de

egresos

Eficiencia en la

ejecución de

inversiones

Razón Corriente

Índice de

Endeudamiento

Margen de utilidad

neta

Coeficiente de

operación

Capital de trabajo

Prueba acida

(liquidez inmediata)



Ver matriz legal de la entidad Ver matriz de riesgos de la entidad



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7.3.2.1. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE LA CONTABILIDAD.

PROPÓSITO: Describir las actividades a desarrollar para la realización del proceso Contable

en la entidad, acorde a los lineamientos generales para la elaboración y presentación de

informes y reportes a los organismos de vigilancia y control, en relación con el cumplimiento

de la normatividad contable vigente.

ALCANCE: Comprende desde la contabilización de cuentas hasta la presentación de

Informes Contables.

RESPONSABLES: Dirección Administrativo y Contable, Dirección Financiera y Comercial

(Cuando aplique).

DEFINICIONES

Principios y prácticas contables: Conjunto ordenado de fases que se concretan en la

identificación, clasificación, registro, revelación y análisis de las transacciones, los hechos

y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la posición

financiera, el desempeño y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos

de La Unión S.A. E.S.P.

El balance general: Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación

financiera, económica y social de la Empresa, expresada en unidades monetarias, a una

fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación

del patrimonio.

Estado de resultados: El estado de resultados revela el flujo de recursos percibidos y

consumidos en cumplimiento de su función administrativa u objeto social, expresado en

términos monetarios, durante un período determinado.

Estado de cambios en el patrimonio: Presenta en forma detallada y clasificada las

variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del patrimonio,

como las ocurridas por aumentos de capital, distribución de utilidades o excedentes y

movimientos de reservas o fondos patrimoniales.



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Estado de flujos de efectivo: Revela los fondos provistos y utilizados por la Empresa en

desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación.

Estado de fuentes y uso de fondos: Denominado también estado de cambios en la

situación financiera o estado de origen y aplicación de fondos, éste estado proporciona

información referente a las actividades de financiación e inversión de la empresa durante

un periodo contable.

Notas a los estados financieros: Corresponden a las explicaciones que complementan

los estados financieros y forman parte integral de los mismos.


En el procedimiento de la gestión de la contabilidad, se obtiene información financiera y

económica de la entidad a partir del plan de sostenibilidad contable, donde todos los procesos

de la entidad asumen el compromiso de suministrar la información contable que se requiera,

en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos

sean canalizados y procesados adecuadamente.

Los funcionarios que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer

contablemente, son responsables de la operatividad eficiente del proceso contable en cuanto

a la información que generan y su oportunidad de entrega.

CONTENIDO


01

Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la

estructura financiera o económica, y por lo tanto debe ser objeto de

contabilización.

Dirección

Administrativa y

Contable

02

Se analizan los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis

desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de

su incorporación inicial a la estructura sistemática de clasificación

cronológica y conceptual de la contabilidad. (Esta identificación se

realiza desde los diferentes módulos que maneja la E.S.P. en Saimyr,

Presupuesto, tesorería, Servicios públicos, Activos fijos, Nómina)

Dirección

Administrativa y

Contable



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03

Se realiza la identificación de los hechos económicos y financieros en

la E.S.P. La Unión la cual es realizada a través de los diferentes

subsistemas de información: Presupuesto, Tesorería, Facturación,

Bienes, Nómina, Ingresos.

Dirección

Administrativa y

Contable,


comercial

04

Recibir la solicitud que puede ser para registrar hecho económico o

para solicitar la creación, modificación, inactivación, activación o

parametrización de las cuentas en el sistema de información

financiera, de acuerdo a la necesidad planteada.

Dirección

Administrativa y

Contable

05

Analizar e identificar el hecho económico para determinar su

tratamiento, dinámica contable y ubicación en el plan de cuentas,

apoyado en las políticas contables y la estructura contable. El análisis

del hecho económico debe tener en cuenta el concepto, validar que la

información recibida sea clara y este completa

Dirección

Administrativa y

Contable

06

Verificar que el evento identificado cumpla con los requisitos en cada

caso. (Requisitos para factura, excepto nómina: Que la factura sí

corresponda a la Entidad, Que cumpla con los requisitos exigidos por

el art. 617 del Estatuto Tributario, Que la fecha sea del mismo período

al de la causación. Que tenga las firmas autorizadas de las personas

que solicitaron el proceso.)

Dirección

Administrativa y

Contable

07

Si la cuenta no existe, debe crearse una en el sistema en el módulo

contabilidad. Se crea con todos sus atributos como nombre, nivel de

detalle, verificación contable y códigos de categoría de la cuenta.

Dirección

Administrativa y

Contable

Clasificación

08 Los registros económicos se estructuran y clasifican desde el

documento fuente.

Dirección

Administrativa y

Contable

09

De acuerdo con las características de la operación, se determina la

ubicación en el Catálogo General de Cuentas ingresando al módulo

contabilidad, según su naturaleza.

Dirección

Administrativa y

Contable

Registro



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10 Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los

registros en los libros respectivos.

Dirección

Administrativa y

Contable

11

Verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los

estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o

reclasificaciones.

Dirección

Administrativa y

Contable

12

Cada uno de los respectivos comprobantes es generado

automáticamente a través del software SAIMYR en el módulo de

contabilidad, se selecciona el comprobante y se generan los

movimientos.

Dirección

Administrativa y

Contable

Elaboración y presentación de los estados contables y demás informes

13

Generar los estados financieros e información financiera

complementaria como informes y reportes contables, para generar el

informe de análisis financiero mensual y anual codificado de acuerdo

con el PUC.

Dirección

Administrativa y

Contable

14

Verificar el registro de los comprobantes, permitiendo detectar

comprobantes descuadrados, sin encabezamiento, en error y

registros en cuentas inactivas.

Dirección

Administrativa y

Contable

15 Validar la información ingresada y que está generando inconsistencia

para corregirla.

Dirección

Administrativa y

Contable

16

Cerrar el sistema para que no se ingresen nuevos registros,

garantizando que la información sea confiable al momento de generar

la información financiera.

Dirección

Administrativa y

Contable

17

Monitorear el comportamiento de las cuentas contables para efectos

de análisis financiero o para determinar el estado de su saldo (debe

ser regular) y el cumplimiento de las identidades contables.

Dirección

Administrativa y

Contable

18

Conciliar y Reportar el informe de las operaciones recíprocas con

terceros privados y con entidades oficiales (CHIP - Contaduría

General de la Nación).

Dirección

Administrativa y

Contable



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19

Hacer el reporte de ingresos requeridos para la aplicación de

impuestos como la liquidación, elaboración y presentación del

impuesto de industria y comercio y también la liquidación de

autorretencion.

Dirección

Administrativa y

Contable

20

Generar los 5 estados financieros básicos. La importancia de este

hecho es para efectos de realizar análisis financiero y medir el

impacto del resultado del ejercicio del período y la situación

financiera.

Dirección

Administrativa y

Contable

21

En el sistema de información se registra el valor de impuesto de renta

asignado, es necesario también plasmar las actividades de fin de año

y las notas que se le hacen a los estados financieros.

Dirección

Administrativa y

Contable

22

Generar los estados financieros (con provisión de renta), los cuales

se constituyen en la información oficial de la Empresa de Servicios

Públicos en materia contable.

Dirección

Administrativa y

Contable

23 Preparar los anexos y soportes requeridos por la revisoría fiscal y los

entes de control, en cumplimiento de la normatividad vigente.

Dirección

Administrativa y

Contable

24 Se identifica y clasifica la información con relación a los datos del

período actual.

Dirección

Administrativa y

Contable

25

Verificar que la información reportada coincida con la información

general publicada en los Estados financieros, garantizando que esta

información sea coherente, que la explicación sea clara y completa

Dirección

Administrativa y

Contable

26

Elaborar un informe anual donde se justifica los hechos más

relevantes que permitan interpretar los estados financieros y sus

principales variaciones. En el último balance del año, adicional al

análisis se realizan las notas a los estados financieros para cumplir

requerimiento legal.

Dirección

Administrativa y

Contable

27

Se presenta la información financiera a la junta para que conozcan el

estado actual de la Empresa de Servicios Públicos y tomen

decisiones. La junta directiva o el jefe inmediato aprueba la

Dirección

Administrativa y

Contable



NIT. 811.014.879-1

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información financiera.

28

A más tardar el primero de abril se debe reportar el balance general,

estado de resultados, flujo de efectivo, cambios en la posición

financiera, cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros,

deben estar certificados por el Representante legal, contador y

dictaminados por el revisor fiscal.

Dirección

Administrativa y

Contable

29

Por medio de la plataforma CHIP se diligencian los formatos de

Ejecución de Egresos, Ejecución de Ingresos, Programación de

Ingresos, Programación de Gastos, de manera trimestral en la página

www.chip.gov.co

Dirección

Administrativa y

Contable

30 Cuando el sistema genere la validación correcta de la información se

generan e imprimen los informes para su firma y posterior archivo.

Dirección

Administrativa y

Contable

31

Imprimir mensualmente el Libro Diario, ingresando al sistema

SAIMYR, módulo de Contabilidad, menú Consultas y Reportes,

opción Libro de Diario, para lo cual se deberá tener en cuenta el

número consecutivo de las hojas impresas en el mes anterior.

Dirección

Administrativa y

Contable

32

Imprimir mensualmente el Libro Mayor, ingresando al sistema


opción Mayor y Balance, para lo cual se deberá tener en cuenta el


Dirección

Administrativa y

Contable

33

Imprimir mensualmente el Libro Auxiliar, ingresando al sistema


opción Auxiliar General, para lo cual se deberá tener en cuenta el


Dirección

Administrativa y

Contable

34 Los estados financieros básicos deben ser firmados por el Gerente

General (Representante Legal) y Contador Público.

Dirección

Administrativa y

Contable

35 La Gerencia General en coordinación con la Dirección Administrativa

y Contable preparará y certificará las notas a los estados financieros.

Dirección

Administrativa y

Contable


http://www.chip.gov.co/


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36

Semestralmente se deberá enviar la información requerida por la

Superintendencia de Servicios Públicos, en los plazos y fechas

establecidas previamente por ésta entidad.

Dirección

Administrativa y

Contable

37

Anualmente se deberá enviar la información requerida por la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en los plazos y fechas

establecidas previamente por ésta entidad en www.dian.gov.co,

haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital

emitido por la DIAN.

Dirección

Administrativa y

Contable

38

Anualmente se deberá presentar la declaración de renta y

complementarios a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en los plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad y el

Gobierno Nacional.

Dirección

Administrativa y

Contable

39

Mensualmente se deberá presentar la declaración de retenciones en

la fuente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en los

plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad y el

Gobierno Nacional.

Dirección

Administrativa y

Contable

40

Anualmente se deberá presentar la declaración de industria y

comercio al Municipio de La Unión, en los plazos y fechas

establecidas previamente por el Municipio.

Dirección

Administrativa y

Contable

41

Mensualmente se deberá presentar la declaración de retenciones en

la fuente de industria y comercio y estampillas al Municipio de La

Unión, en los plazos y fechas establecidas previamente por el

Municipio

Dirección

Administrativa y

Contable

42

Anualmente se deberá presentar la liquidación de la contribución

especial a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en

los plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad.

Dirección

Administrativa y

Contable

43

Anualmente se deberá presentar la liquidación de la contribución

especial a la Comisión de Regulación de Agua Potable y

Saneamiento Básico, en los plazos y fechas establecidas previamente

por ésta entidad.

Dirección

Administrativa y

Contable



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Políticas contables

Notas a los estados financieros

Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF

PUC

REGISTROS

Estados financieros y sus notas.

Informes elaborados y presentados.

7.3.2.2. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES.

PROPÓSITO: Garantizar que los movimientos presupuestales y económicos estén en

concordancia con la realidad económica.

ALCANCE: Inicia con el registro de movimientos presupuestales y finaliza con la impresión de la

ejecución presupuestal.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial.

DEFINICIONES:

Ejecuciones presupuestales: Este informe compara los gastos y costos ejecutados con los

presupuestados, indicando su porcentaje de ejecución y su variación.


Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar que los recursos registrados cumplan con los

parámetros presupuestales.

Cumplir con lo presupuestado inicialmente.

CONTENIDO.



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01 Registro de ingresos y egresos diariamente según los hechos

económicos en el módulo de presupuesto y tesorería en Saimyr.


Comercial - Dirección

Administrativa y Contable

02 Verifica e ingresa la información en el software Saimyr en los

módulos de presupuesto y tesorería.


Comercial

03 Revisa digitación y codifica el documento para causación. Dirección Financiera y

Comercial

04 Imprime las ejecuciones presupuestales cada mes desde el

módulo de presupuesto en Saimyr.


Comercial


Ejecuciones presupuestales

Ingresos

Egresos

REGISTROS.

Ejecuciones presupuestales.

7.3.2.3. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

PROPÓSITO: Garantizar la disponibilidad de recursos presupuestalmente para la financiación

de proyectos que permita la prestación de los servicios.

ALCANCE: Desde la solicitud del Certificado de Disponibilidad presupuestal hasta su

elaboración y entrega.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y comercial - Todas las dependencias.



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DEFINICIONES

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por la Dirección

Financiera y Comercial, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación

presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos

administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación

presupuestal.


Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar la disponibilidad de recursos para garantizar

la prestación del servicio de manera oportuna y suficiente.

CONTENIDO.


01 Diligenciar el formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

y hacerlo firmar de la Gerencia.

Dependencia

interesada

02 Recibe solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal con

los documentos.


Comercial

03

Elabora CDP en el software en el módulo presupuesto la cual

debe contener: Nombre del programa, articulo, valor a congelar y

fecha de expedición.


Comercial

04 Registra en Saimyr-módulo presupuesto, imprime, firma y

entrega a la dependencia interesada.


Comercial

05

Archiva el CDP en el contrato que corresponde o egreso según

sea concierna, en caso de no utilizar el total de la reserva, se

cancela el remanente y reintegra al presupuesto.


Comercial


Certificados de Disponibilidad presupuestal.



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REGISTROS

Certificados de Disponibilidad presupuestal

7.3.2.4. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO DEL REGISTRO PRESUPUESTAL.

PROPÓSITO. Garantizar la normal ejecución del presupuesto y el cumplimiento de las

obligaciones adquiridas por la Empresa.

ALCANCE. Solicitud del Certificado de Registro presupuestal hasta su elaboración.

RESPONSABLES. Dirección Financiera y Comercial.

DEFINICIONES.

Certificado de Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el

compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será

desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de

las prestaciones a que haya


Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar la disponibilidad de recursos para garantizar

la prestación del servicio de manera oportuna y suficiente.

CONTENIDO.


01 Recibe solicitud y verifica saldo para atender el compromiso. Dirección Financiera y

Comercial

02

Asigna rubro presupuestal y consulta que la apropiación

presupuestal sea suficiente en el módulo de presupuesto del

software Saimyr.


Comercial



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03 Realiza el certificado de registro presupuestal en presupuesto del

software, lo imprime y firma para su autenticidad.


comercial

04 Envía certificado a la dependencia interesada. Dirección Financiera y

comercial


Contratos correspondientes.

Certificado de Registro Presupuestal.

7.3.2.5. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE PAGO.

PROPÓSITO: Garantizar los soportes y reconocimiento de las obligaciones adquiridas en la

empresa.

ALCANCE: Inicia desde la recepción de la factura con sus respectivos anexos hasta la

realización de la orden de pago y envío a Dirección Financiera y Comercial.

RESPONSABLES: Dirección Administrativa y Contable, Gerencia general.

DEFINICIONES.

Orden de pago: Orden que se da por escrito para que el tesorero pague cierta cantidad de

dinero a alguien.


Garantizar el soporte de todas las obligaciones adquiridas por la empresa.

Certificar que las deducciones y retenciones aplicadas sean las correspondientes a cada

obligación reconocida.

CONTENIDO.



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01 Se recibe la Factura o cuenta de cobro con sus anexos en la Dirección Administrativa y Contable.


02

Se verifica que la factura cuente con los requisitos mínimos legales, presente los demás documentos necesarios (Seguridad social cuando, informe de interventoría, informe de actividades y evidencias, orden de pedido y entrada al almacén) cuando apliquen cada uno de ellos para reconocer el pago


03 Se ingresa al software Saimyr en el módulo de tesorería, para registrar la orden de pago según el cliente.


04 Se registran las deducciones y cuentas contables correspondientes en el módulo de tesorería.


05 Se imprime la orden de pago y es verificada y firmada por la Dirección Administrativa y contable y la Gerencia General.

Dirección Administrativa y Contable Gerencia General

06 Se remite la orden de pago con todos sus documentos anexos a la Dirección Financiera y Comercial para el pago.



Facturas o cuentas de cobro.

Informes de interventoría.

REGISTROS

Orden de pago

7.3.2.6. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PAGO Y COMPROBANTE DE EGRESO.

PROPÓSITO. Garantizar los soportes y pago de obligaciones adquiridas en la empresa.



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ALCANCE: Inicia desde la recepción de la orden de pago hasta el pago efectivo de la

obligación.

RESPONSABLES: Directora Financiera y Comercial, Gerente General.

DEFINICIONES

Comprobante de egreso: Es el documento encargado de mantener el registro de todos los

gastos que se realizan en la empresa.


Cumplir las obligaciones financieras adquiridas por la empresa de manera oportuna evitando

sanciones e intereses por mora.

Hacer uso adecuado de los recursos financieros de la empresa actuando de manera íntegra

en las plataformas virtuales de las entidades financieras.

CONTENIDO


01 Se recibe la orden de pago en la Dirección Financiera y comercial. Dirección Financiera y

Comercial

02

Se realiza el pago de la obligación. (Según corresponda el pago, si es

virtual: Se ingresa a la plataforma virtual de la entidad financiera que

corresponda con usuario y contraseña, se monta el pago y se

procede a informar en la Gerencia para su confirmación en la

plataforma virtual. Si es en efectivo o cheque: Se diligencia la tarjeta

de ahorros en confiar para retirar con las firmas de la Dirección y

Gerencia y se entrega al beneficiario o se realiza la consignación

según sea el caso).


Comercial -

Gerencia general

03

Con el comprobante de pago, se procede a realizar el comprobante

de egreso en el módulo de tesorería en el software de Saimyr

completando todos los datos, se imprime y se firma por la Dirección

Financiera y Comercial y la Gerencia general.


Comercial

Gerencia general

04 Se procede a archivar el comprobante de egreso junto con sus Dirección Financiera y



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comprobantes y se guarda escaneado. Comercial


Comprobantes de egreso.

REGISTROS.

Comprobantes de egreso.

Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.

7.3.2.7. PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE BOLETÍN DE TESORERIA.

PROPÓSITO: Garantizar que los movimientos presupuestales y económicos estén en

concordancia con la realidad económica.

ALCANCE: Inicia con el registro de movimientos presupuestales y finaliza con la impresión

del boletín de tesorería.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial.

DEFINICIONES

Boletín de tesorería: Boletín de tesorería: Planilla que resume los ingresos, egresos y notas

de Contabilidad de un periodo reflejado diariamente y basado en comprobantes de egresos,

ingresos.


Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar que los recursos registrados cumplan con los

parámetros presupuestales.



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CONTENIDO.


01 Elaborar informe de ingresos y egresos diariamente según los hechos

económicos en el módulo de tesorería en Saimyr.


y Comercial

02 Verifica e ingresa la información en el Saimyr. Dirección Financiera

y Comercial

03 Revisa digitación y codificación de las cuentas para causación. Dirección Financiera

y Comercial

04 Imprime el boletín desde el módulo de tesorería en Saimyr y lo

custodia para la rendición de cuentas.


y Comercial

05 Se remite el boletín de tesorería a la Gerencia para toma de

decisiones, cada que este lo requiera


y Comercial


Boletín de tesorería

Ejecuciones presupuestales

REGISTROS.

Boletín de tesorería.

Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.

7.3.2.8. PROCEDIMIENTO: ADICIONES, REDUCCIONES, MODIFICACIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES.



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PROPÓSITO: Garantizar la financiación necesaria para la prestación de los servicios ofrecidos por la ESP de manera oportuna y suficiente.

ALCANCE: Cubre los rubros contenidos en el presupuesto de ingresos y gastos de cada vigencia fiscal.

RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Gerencia.

DEFINICIONES.

Traslado presupuestal: Es la modificación que disminuye el monto de apropiación en un rubro para aumentar la apropiación de otro rubro del presupuesto.

Adición presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se incorporan nuevos recursos en el presupuesto de la entidad, provenientes de mayores recaudos de sus ingresos corrientes, recursos de capital o de transferencias.

Reducción presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se reducen recursos en el presupuesto de la entidad, causados por menores recaudos de sus ingresos corrientes, recursos de capital o transferencias.

Modificación presupuestal: Es la operación que disminuye o aumenta el monto de apropiación en un rubro del presupuesto.


Velar porque se cuente con la financiación necesaria para la prestación de los servicios ofrecidos por la ESP de manera oportuna y suficiente.

CONTENIDO


01 Se identifican los rubros que se encuentran desfinanciados o que se deben adicionar o reducir. Se anexa los documentos cuando sea necesario.


02 Se solicita el número de resolución de traslado, adición o reducción, según sea el caso. La gerencia aprueba mediante resolución el acto modificatorio.

Gerencia general.

03 Selecciona la opción ingresos o egresos en el módulo de tesorería según sea el caso




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03 Edita el artículo presupuestal afectado e ingresa el valor correspondiente al rubro.


04 Verifica el cuadre de la partida y graba en el software Saimyr Dirección Financiera y Comercial

05 Se procede a archivar la resolución con el soporte impreso del software.



Resolución que aprueba la modificación de presupuesto.

Traslados, adiciones, reducciones y/o modificaciones presupuestales.

REGISTROS.

Documentos de modificación en el presupuesto. Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.

7.3.3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Proceso: Gestión de La Información

Objetivo: Administrar la información a través de las herramientas documentales y/o tecnológicas que permitan su organización, control, estandarización y conservación para la mejora en la prestación del servicio.

Alcance: Este proceso comprende desde la recepción y producción de la información hasta su disposición final.

Líder del proceso:

Secretaria General


ENTRADA / INSUMO

PH VA



Entes de Legislación regulación y control.

Normatividad. Necesidades en Materia de Gestión

P

1. Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables. 2. Asegurar

Matriz Legal. Acto Administrativo de Creación. Plan de Acción y/o Plan

Todos los Procesos. Direccionamiento estratégico.



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Partes Interesadas Administración Financiera y Comercial. Todos los procesos, comunidad y demás partes interesadas. Gestión de la información

Documental. Herramienta de Evaluación (autodiagnóstico Gestión Documental). Diagnóstico integral de Archivo. Presupuesto. Plan Institucional de Archivos. Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETIC). Políticas de Gestión de la información. Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETIC). Políticas de Gestión de la información. Plan de Gobierno Digital. Plan de Acción. Actos administrativos de conformación de comités. Plan de Mantenimiento Preventivo

la conformación de los Comités reglamentarios. 3. Identificar las necesidades para la gestión de la información. 4. Planear las actividades para la gestión de la información. 5. Asegurar la disponibilidad de recursos

Mejora. Plan Institucional de Archivos (PINAR). Inventario natural de Archivo. Plan de Acción. Políticas de Conservación y Seguridad de la Información. Plan de Mantenimiento Preventivo y conservación de la información. Disponibilidad Presupuestal. Cuadro de Clasificación Documental. · Entes de regulación y control · Direccionamiento organizacional · Procesos del SGI · Tablas de Retención y Valoración Documental. · Archivos identificados y organizados. · Programa de Gestión Documental (PGD) · Registros de Inventario Documental. · Actas archivos a eliminar. · Listados maestros de documentos y de

Todos los Procesos Entes de regulación y control.

H

Ejecutar Plan Institucional de Archivos (PINAR). Ejecutar el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (PETI). Ejecutar el Plan de Gobierno Digital. Ejecutar el Plan de Acción. Dirigir, coordinar y asegurar la efectividad de los diferentes Comités. Gestionar Informes. Ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo. Ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo

V

Informes de auditorías internas y externas. Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento. Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso. Peticiones, quejas,



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sugerencias y reclamos. Información documentada, conservada y controlada

registros Registros de Ejecución de Políticas uso Racional del Papel. Ejecución (Aplicación) de Políticas de Conservación y Seguridad de la Información. Registros de Ejecución Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETI) Registros de Administración de los sistemas de información, bases de datos y la red. Registro de la ejecución del Plan Gobierno en Línea. Informes de seguimiento a la ejecución del plan de acción. Actas de comités. Registros de los mantenimientos

A

Planes de Mejoramiento. Mapa de Riesgos. Oportunidades de Mejora

RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

RIESGOS ASOCIADOS


Recursos Financieros. Recursos Tecnológicos. Recursos Humanos

Radicados, correos certificados, planillas de seguimientos y archivo,

Ver Matriz de Riesgos

Comités conformados /



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Carpetas de archivo. Manuales de gestión documental, normogramas, planillas de inventario. Copias de seguridad, plan de contingencia. Planillas de validación, claves de acceso protegidas, cuadro de responsabilidades. Normograma, planillas de evaluación. Notificaciones realizadas, ley de transparencia

Comités reglamentarios.

Porcentaje de ejecución del plan de acción.



Matriz Legal de La Entidad. Ver matriz de Riesgos.

7.3.3.1. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA

PROPÓSITO: Proporcionar los lineamientos para recepcionar, radicar, digitalizar, direccionar y dar respuesta a las comunicaciones internas y externas recibidas a través de los canales dispuestos por la Empresa.

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las comunicaciones recibidas, enviadas e internas inicia con la recepción del documento, luego se radica y se le da ingreso al sistema, luego se direcciona al área asignada para su respectivo trámite.

RESPONSABLES: Secretaria.



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DEFINICIONES.

Correspondencia de Entrada: Es toda la comunicación escrita dirigida a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.

Correspondencia de Salida: Es toda comunicación escrita de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P. dirigida a las entidades, empresas y usuarios.

Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o memorando que surge del trámite entre las dependencias de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.

Anexos: Se entiende como anexo todo documento o soporte adjunto posterior a la firma de la comunicación.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: es aquel documento creado, producido y/o tramitado por un funcionario público en ejercicio de las funciones de su cargo o con su intervención.

Radicación: es el procedimiento por medio el cual La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P. asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

Trámite Especial: Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones, recursos, invitaciones y documentos de los Entes de Control y Corporaciones públicas que son de entrega inmediata.


Todas las comunicaciones recibidas, enviadas e internas deben quedar radicadas en el sistema de Gestión Documental de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.

Ninguna comunicación se tramitara sin la firma del remitente, dirección y teléfono del mismo.

Las comunicaciones oficiales externas serán recepcionadas en el área de correspondencia y en el horario establecido.



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CONTENIDO.


01

Se inicia con la recepción de los documentos que ingresan a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P por los siguientes medios:

Entrega personalizada: Constancia de recibido.

Correo Electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime.

Sitio Web: Enlace de PQRS. Las comunicaciones se radican mediante la asignación de un numero consecutivo único, la fecha de recibido o envió, y se registran en la respectiva planilla manual, consignando el nombre del remitente o destinatario, radicación y anexos. Estas también son escaneadas y recepcionadas en el equipo de cómputo de la secretaria de La Empresa.

Secretaria.

02

Se hace la revisión de los documentos que ingresan a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., para verificar la competencia, los anexos, los destinos, los datos de origen del usuario o entidad que las remite, dirección donde se debe dar respuesta y asunto correspondiente.

Secretaria.

03

Distribuir correspondencia: 1. Organizar la documentación por Dependencias. 2. Entregar a los funcionarios delegados o dependencias y hacer firmar planilla de entrega. 3. Archivar planillas de entrega para el respectivo control.

Secretaria.

04

Seguimiento: Hacer seguimiento a las respuestas por parte de los funcionarios o dependencias responsables según delegación del Gerente: Revisar planillas de entrega de correspondencia o documentos. Hacer seguimiento, llamadas y recordar compromisos.

Secretaria.

05 Las planillas de comunicaciones oficiales, se organizan y conservan en la oficina de correspondencia.

Secretaria.

06 Archivar todos los documentos generados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Gestión Documental.

Todas las Áreas



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Caracterización del Proceso de Gestión de La Información.

Acuerdo 060 de 2001.

REGISTROS

F-GI-01 Registro de asistencia

F-GI-02 Plantilla de Carta u Oficio

F-GI-03 Plantilla de Memorandos Internos

F-GI-04 Plantilla de Certificado

F-GI-05 Plantilla de Circular

F-GI-06 Plantilla de Constancia

F-GI-09 de Control de Comunicaciones recibidas, enviadas, internas y circulares.

7.3.4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS.

Proceso: Gestión de los recursos Físicos

Objetivo: Administrar los bienes y servicios que demande la entidad, en total acatamiento

de la normatividad legal, y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y

oportunidad, contribuyendo al cumplimiento de las metas, los objetivos

institucionales y la satisfacción del usuario

Alcance: Inicia con la recepción de los bienes y/o la información de los bienes adquiridos y

termina con la administración de los bienes, la aplicación de acciones de

mantenimiento a los mismos y mejoramiento del proceso.

Líder del

proceso:

Asistente Financiero

PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORAS

DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES

CLAVES DEL

PROCESO

SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO

*Entes de control

*Todos los

Necesidad

de compra P

Necesidad de

compra o * Compras de

productos y Todos los procesos.



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procesos de

productos o

servicios.

Necesidad

de

mantenimie

nto de los

equipos e

instalacione

s físicas.

Necesidad

de nuevos

proveedore

s.

Plan de

acción

contratación.

Solicitar

cotización

Identificar

necesidades de

adquirir

insumos de

oficina.

servicios.

* Proveedores

seleccionados y

evaluados.

*Pólizas

actualizadas

*Mantenimiento

realizado

(supervisión del

contrato)

*Análisis de la

gestión del

proceso

*Indicadores

analizados

*Riesgos

controlados

*Hallazgos de

Auditoria

analizados.

H

* Listado

proveedores.

* Entrega de

información.

* Solicitud y

autorización de

compra.

* Elaboración

orden de compra si

se requiere.

* Evaluación y

selección de

proveedores.

*Recibir, verificar e

ingresar los

insumos de oficina.

*Identificarlos

(sticker) e

Inventariar los

bienes muebles.

*Entregar a los

responsables

Registrar

novedades de

inventarios.

*Ejecutar el

mantenimiento

correctivo o

preventivo.



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V

*Cantidad, calidad

y especificaciones.

* Precios.

* Análisis y

resultados.

*Atender las

peticiones, quejas,

reclamos y

sugerencias

PQRS.

*Determinar,

recopilar y analizar

los datos (Servicio

no conforme,

satisfacción del

cliente, análisis de

PQRS, entre

otros).

A

* Retroalimentación

al proveedor.

* Seguimiento.

*Aplicar acciones

de mejora


ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS

Recurso Humano

Recurso Tecnológico.

Recursos físicos

*conciliaciones

bancarias *

ordenes de pedido

* entradas almacén

* salidas de

almacén* crédito

empleados

*préstamo y

entrega de bienes *

Ver matriz de

riesgos

Inventarios

realizados /

Inventarios

requeridos.



ver matriz legal Ver matriz de riesgos



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7.3.4.1. PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES.

PROPÓSITO: Controlar la salida de los bienes que están a cargo del almacén general, y

realizar las actividades necesarias para su traslado al destino especificado, con el fin de garantizar la entrega efectiva de los mismos.

ALCANCE: Este procedimiento aplica para la salida de todo tipo de bienes del almacén

general la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., específicamente bienes entregados a las dependencias y/o funcionarios(a) de la entidad, bienes trasladados a otras sedes del instituto, bienes trasladados a otras entidades (a través de un contrato de comodato o préstamo de uso o a través de convenios interadministrativos), bienes que son retirados del inventario de la entidad (dados de baja), por encontrarse inservibles, obsoletos, desmantelados, o que fueron hurtados, o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido. El Procedimiento inicia en la solicitud del bien y termina en el archivo de documentos de salida del mismo.

RESPONSABLES

ASISTENTE FINANCIERO: Coordinar, administrar y efectuar seguimiento a las actividades relacionadas con el manejo de los bienes, y garantizar los recursos necesarios para lograr el adecuado control de los mismos. Y verificar el cumplimiento de la decisión tomada en el comité de inventarios con relación a la baja de bienes. Subdirector(a) Jurídico(a) y de Contratación: Elaborar y revisa el acto administrativo de baja de bienes. Almacenista General: Coordinar y verificar el procedimiento de salida de bienes y reportar al comité de inventarios los bienes y/o elementos a dar de baja en la entidad. Elaborar mensualmente con el área de contabilidad de la entidad, la conciliación mensual entre el Almacén General vs Contabilidad, aprobarlas y firmarlas.

DEFINICIONES.

Accesorios: elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

Alta de almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información

SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.

Bienes: Un bien se define como aquel artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, materiales, artículos, elementos en custodia, bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la entidad.



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Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.

Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno.

Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.

Salida de Bienes del Almacén: El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.


Hacer salidas a los bienes obsoletos

Hacer salida a los bienes para el normal funcionamiento de los procesos de la entidad.

CONTENIDO.


01

Recibir la solicitud del bien, en formato soporte de la salida del bien, y verificar que esté completamente diligenciado y que esté aprobado. Asignar un número consecutivo, para controlar el orden de llegada de las solicitudes El formato soporte de la salida varía según el caso, es decir, según el destino del bien que va salir del almacén, como puede ser visto a continuación: SALIDA DE ACTIVOS NUEVOS O USADOS ASIGNADOS A SERVIDORES(AS): Para hacer entrega de bienes asignados a servidores, se debe recibir diligenciado el formato: Asignación SALIDA DE PAPAELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA: Para hacer entrega de elementos de papelería, útiles de escritorio y oficina, se debe recibir diligenciado y aprobado el formato Pedido de papelería, útiles de escritorio y oficina. SALIDA DE TONERES, A DEPENDENCIAS: Para la entrega de tóneres, se debe recibir diligenciado y aprobado el formato Solicitud de Tóneres. SALIDA DE BIENES HACIA OTRAS DEPENDENCIAS Y/O SEDES DE LA ENTIDAD: Para la salida de otro tipo de bienes, que van hacia otras




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dependencias y/o sedes de la entidad, se debe diligenciar el formato Traslado de elementos en Original y tres copias.

02 Revisar la solicitud, verificar la existencia de los bienes y revisar las cantidades solicitadas, y aprobar la salida de los bienes, firmando el formato soporte de la salida del bien.


03 Realizar un alistamiento que comprende: conteo, determinación de las cantidades solicitadas, descripción, y especificaciones de lo solicitado, y el retiro físico del almacén del (los) bien(es) a entregar.


04 Registrar en el aplicativo SAIMYRI, la salida de los bienes, e imprimir el documento soporte de registro de la salida del bien.


05 Entregar el bien, según las características y cantidades contra lo contemplado en el documento soporte de la Salida,


06 Suspender proceso de salida del bien, y registrar en el documento soporte de la salida el motivo del rechazo del bien. Proceder a alistar otros bienes disponibles.


07

Hacer firmar el documento de soporte de salida del bien (nombre, firma y número de cédula), por parte de la persona que recibe los bienes. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma y cédula en el documento soporte de salida será la del Representante Legal o de la persona que éste autorice por escrito. Adjuntar al documento soporte de salida generado en el SAIMYR, copia del documento soporte de la salida.


08

Archivar los documentos soporte de la salida del bien, en las carpetas correspondientes. Y entregar copia del documento soporte de Salida al destinatario de los bienes. En el caso en que sea necesario, debe entregarse una copia al vigilante.



Contrato o factura de bien adquirido.

Comprobantes de entradas al almacén REGISTROS



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F-GR-06 Formato salidas del almacén.

F-GR-07 Formato entrega EPP.

7.3.4.4. PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

PROPÓSITO: Adelantar la identificación, verificación, clasificación, valoración, registro y

análisis de los bienes de consumo, muebles e inmuebles de propiedad o administrados por la entidad.

ALCANCE. Este procedimiento aplica para la realización de la toma física de inventarios de todos los bienes a cargo la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P., los cuales se encuentran ubicados en las dependencias, almacenes, y espacios de las diferentes alternativas de propiedad o administradas por la entidad. El procedimiento inicia en la elaboración el programa anual de Inventarios y termina en la elaboración del Informe Final de la toma física de inventario.

RESPONSABLE: Asistente Financiero.

DEFINICIONES.

Accesorios: elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

Alta de almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información

SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.

Bienes: Un bien se define como aquel artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, materiales, artículos, elementos en custodia, bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la entidad.

Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.



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Salida de Bienes del Almacén: El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.

POLITICAS DE OPERACION.

Realizar inventario mínimo una vez al año.

Utilizar siempre los formatos de préstamo.

CONTENIDO.


01 Elaborar en el formato Bitácora el programa anual de Inventarios y remitirlo al (la) Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) para su aprobación.


02 Revisar y aprobar el programa anual de Inventarios. Asistente Financiero

03

Enviar a la Dirección General, a las Subdirecciones, a la Oficinas Asesora de comunicaciones y a la asesoría de control interno mediante Memorando, el programa anual de inventarios, la metodología que se va a utilizar. y las instrucciones generales y específicas para la realización del inventario o toma física.


04

Definir los recursos humanos, económicos, tecnológicos, y logísticos, que sean necesarios para la realización del inventario., Designar a los funcionarios del almacén que realizarán la toma física de inventarios. Generar en SAIMYR, e imprimir reportes de inventarios: por cuentadante, por área y por tipo de bien, para realizar la verificación durante la toma del inventario.


05 Ordenar físicamente los bienes, alistar, verificar, limpiar, despejar los Asistente



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pasillos y determinar el estado de los bienes a su cargo, y prepararse para la realización del inventario buscando que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.

Financiero

06

Efectuar el conteo, registrando la información en la planilla diseñada para tal fin y marcando con distintivos los bienes o áreas inventariadas. Verificar que los bienes evidenciados físicamente correspondan a la información registrada en los Reportes de inventarios, detallando aspectos como: número de placa, serie, marca, modelo, descripción de características técnicas, y estado del bien. Igualmente, adherir las placas a los bienes que no las tengan.


07

Cotejar la información recogida en el proceso de toma física, con la registrada en los reportes SAIMYR de inventario, de acuerdo con la dependencia, funcionario, contratista o tercero y contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las diferencias que pueden resultar en sobrantes y faltantes. A los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un conteo de verificación, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y sobrantes reales. Se marcará con otro distintivo las áreas o bienes verificados. Así como actualizar la información de los cuentadantes en el sistema de información SAIMYR.


08

El comité de inventarios realiza la evaluación de los ajustes y compensaciones acorde al inventario realizado y determinar las actividades a realizar en el inventario general de la entidad, autorizando al almacenista general a realizarlos.


09

Realizar los traslados, compensaciones y ajustes pertinentes relacionados con los sobrantes o faltantes autorizados, utilizando el formato Traslado de Inventarios. Así como actualizar la información de los cuentadantes en el sistema de información SAIMYR. Realizar el informe de ajustes de inventarios.


10 El almacén, con base en la lista de bienes sobrantes, procederá a registrar en el SAIMYR el ingreso del bien sobrante, siguiendo el procedimiento e instructivo de bajas respectivo.



Plan anual de adquisiciones.



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Colombia compra eficiente.

REGISTROS

F-GR-12 Plan de Compras

7.3.4.2. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.

PROPÓSITO Recibir los bienes adquiridos por la entidad, legalizar el ingreso y realizar las actividades necesarias para ubicarlos en el Almacén, con el fin de garantizar la administración adecuada de los mismos.

ALCANCE Este procedimiento aplica para el ingreso de bienes adquiridos por la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., El procedimiento inicia con la recepción de documentos soporte y termina con el archivo de documentos de ingreso.

RESPONSABLES: Asistente Financiero

DEFINICIONES

Alta de Almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.

Asignación de Activo: es el documento en el que se registra el responsable del bien al cual el almacén general asigna el bien.

Bienes: Son todos los bienes en depósito y los bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la Institución, excluyendo el dinero, títulos valores y similares.

Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.




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Conciliación entre Almacén General vs Contabilidad: Documento elaborado entre los profesionales de las áreas de Contabilidad y Almacén General de forma mensual. Con el fin de comparar los movimientos de Almacén, saldos en existencias de elementos de consumo y devolutivos contra los reportes de contabilidad y ajustar las diferencias encontradas.

SAIMYR: Es el aplicativo informático en donde se registran todas las operaciones de la Institución.


Verificar siempre que lo entregado coincida con lo facturado y a su vez con lo contratado.

Verificar siempre que los productos que van a ingresar almacén estén en buen estado.

CONTENIDO


01 Recibir los documentos soporte del ingreso del bien por parte del contratista, acorde a lo establecido en las condiciones generales dependiendo de la forma de adquisición del bien.

Supervisor del contrato

02 Posterior a haber recibido por memorando interno la documentación por parte del supervisor del contrato, preparar y programar la logística y los recursos necesarios para el día de la recepción de los bienes.


03

Verificar que el bien cumpla con las condiciones establecidas en el contrato, o factura. Lo anterior implica verificar el estado físico del bien, las especificaciones técnicas, cantidades, marcas, modelos, plazos y condiciones de entrega, de los bienes recibidos. Diligenciar un Acta de Reunión en donde se relacionen los resultados de la verificación.

Supervisor del contrato/asistente financiero

04 Suspender proceso de recepción de bienes, Y registrar la novedad encontrada y la razón de la devolución, en el formato Acta de Reunión, la cual debe ser firmada por todos los presentes.




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05

Hacer efectiva la recepción del bien registrando en el Acta de Reunión la firma de todos los presentes. Adicionalmente, el(la) Supervisor(a) del Contrato debe firmar la copia del documento soporte del ingreso, como constancia de recepción de los bienes. Finalmente, el Original de la Factura traída por el proveedor, debe ser entregada al(la) Supervisor(a) del Contrato.


06

Recibir memorando del(la) supervisor(a) del contrato, donde solicita la generación del Alta de Almacén correspondiente, y verificar que se anexen los siguientes documentos: Copias de contrato, acta de inicio (primera vez) la Factura, Autorización de Pago elaborada en SAIMYR con el IVA discriminado y firmada por el supervisor del contrato por el(la) supervisor(a) del contrato. En caso de adquisiciones por caja menor, se recibe el memorando de la persona encargada de realizar dicha compra, adjuntando copias de factura, formato Solicitud de Caja Menor, con visto bueno que certifique la legalización del gasto en Caja Menor, documento SAIMYR con el IVA discriminado y firmada por el supervisor del contrato, caja menor legalización u orden.


07

Generar en el aplicativo SAIMYR, el documento Alta de Almacén, revisando el contrato y confirmando la siguiente información: valor, No. Contrato, No. Factura con el IVA discriminado, e identificando elemento, serie, marca, modelo, información técnica o característica del bien, valor del mismo, y en observaciones colocar toda aquella característica que no se encuentre descrita anteriormente. Imprimir el documento Alta de Almacén. El almacén realiza la asignación del activo por medio del formato establecido para tal fin.


08 Firmar el Alta de Almacén generada en SAIMYR. Y entregar al(la) Supervisor(a) del Contrato, con Memorando o en físico, la copia del Alta de Almacén, y los documentos correspondientes.


09

Una vez registrada la información en el aplicativo de la entidad, verificar en el sistema la validación de esa información, para que el sistema asigne los números de placa de identificación de inventario a los bienes ingresados. Generar la impresión de la placa, y colocar a los bienes recibidos, la placa de identificación de inventario emitida por el sistema y la placa de identificación con código de barras, que es ingresado en el sistema.


10 Ubicar los bienes recibidos en el lugar asignado dentro del almacén. Asistente Financiero



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11

Solicitar mediante Memorando o correo electrónico al profesional de Servicios Generales que informe al corredor de seguros el ingreso del bien, con el fin de que sea incluido por la compañía aseguradora en las pólizas de seguros constituidas para salvaguarda de bienes de la entidad.


12 Archivar los documentos soporte del ingreso del bien, en las carpetas correspondientes.



Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores

Procedimiento para la Administración de Activos Fijos

REGISTROS.

F-GR-08 VERIFICACION DEL PRODUCTO.

7.3.5. CARACTERIZACION PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRATACIÓN.

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de la normatividad, brindando oportuna asesoría en

conceptos jurídicos y administrativos y contratar la adquisición de bienes, servicios

o la ejecución de obras, con base en el estatuto de contratación de la entidad y

demás normas vigentes que le sean aplicables, para así garantizar el

funcionamiento y lograr los fines misionales de la institución.

Alcance: Inicia desde la manifestación de la necesidad, situación o problema hasta la

decisión jurídica y liquidación del contrato y/convenio.

Líder del

proceso:

Asesor(a) Jurídico(a)




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PARTES

INTERESADAS

PROVEEDORA

S DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES CLAVES

DEL PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESA

DAS

QUE SON

CLIENTES

DEL

PROCESO

● Todas los

procesos.

● Comité de

contratación.

● Comunidad.

● Proponentes.

● Supervisores

● Análisis del

entorno

de la entidad.

● Planes de

Acción e

Indicativo

●

Direccionamiento

Estratégico.

● Leyes, Decretos,

Resoluciones,

Circulares y

Sentencias

vigente aplicable a

la entidad.

P

● Identificar necesidades

del proceso.

● Precisar la normatividad

legal, jurídica y contractual

que rige para la

organización.

● Planificar la contratación

(Etapa precontractual).

● Elaborar y/ o actualizar

procesos, procedimientos,

manuales y demás

documentos que requiera

el proceso.

● Plan anual de

contratación

● Procesos,

procedimientos

,

manuales y

demás

documentos

que requiera el

proceso

elaborados y/ o

actualizados.

● Entidades

Públicas que

regulan las

Empresas

de Servicios

Públicos

Domiciliarios

.

● Todos los

procesos.

●

Comunidad

y demás

partes

interesadas.

● Estudios de

conveniencia y

oportunidad.

● Propuestas.

● CDP.

● CRP.

● Polizas.

● Notificación

demanda o

solicitud

presentación de

demanda por la

Gerencia. ●

Solicitudes de

concepto y/u otro

tipo de derecho de

H

● Publicación Invitación a

participantes.

● Recepción de

cotizaciones, apertura de

sobres.

● Seleccionar contratistas

para adquisición de bienes

y servicios o la ejecución

de obras (Etapa

contractual).

● Elaborar el contrato de

acuerdo con la modalidad

de contratación.

● Revisión y aprobación de

Garantías

● Elaboración y

● Acta de

comité de

contratación.

● Minuta del

contrato y acta

de inicio

elaboradas.

● Resolución

aprobación de

pólizas.

● Notificación

al interesado

del concepto o

asesoría

jurídica.

● Actuaciones



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petición. suscripción del Acta de

Inicio

● Realizar la asesoría y la

representación

jurídica de la entidad

procesales.

● Actas de

comité de

conciliación.

● Expediente

contractual.

V

● Seguimiento al estado

de los procesos y a la

implementación de planes

de mejoramiento.

● Revisar certificación de

cumplimiento expedida por

el supervisor del contrato,

informe de actividades y/o

factura o

cuenta de cobro, liquidar

contratos (Etapa post

contractual)

● Acciones

correctivas

● Formato Plan de

mejoramiento y

seguimiento. A

● Elaborar e implementar

acciones correctivas y de

mejora.

● Actualizar políticas,

objetivos, riesgos y

procedimientos

● Plan de

mejoramiento

RECURSOS

ASOCIADOS

DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADOR

ES

ASOCIADO

S

● Recurso

humanos

● Recursos

físicos

(Instalaciones

locativas

adecuadas para

la prestación de

los servicios,

Oficinas

● Procedimiento elaboración de contratos para la

adquisición de bienes y servicios, ejecución de

obras y contratos de comodato e

interadministrativos.

● Procedimiento conciliaciones y transacciones

● Procedimiento presentación y contestación de

acciones de tutela

●Procedimiento presentación y respuesta de

derechos de petición

● Procedimiento realización y presentación de la

Ver matriz de

riesgos



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dotadas de

equipos de

cómputo,

software, red

interna,

aplicaciones,

Internet,

sistemas de

información y

comunicación y

Papelería en

general)

● Recursos

tecnologicos

(Equipos de

computo)

respectiva actuación judicial dentro del

proceso.

● Manual de contratación

● Formato de Minuta contractual

●Formato de acta de inicio



Ver matriz legal Ver matriz de Riesgos de la entidad.

7.3.5.1. PROCEDIMIENTO: ASESORIA JURIDICA, REPRESENTACION JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL.

PROPÓSITO: Ejercer la asesoría jurídica, defensa judicial y extrajudicial de la Entidad, de forma oportuna, ágil y eficaz, a través del análisis, conceptualización, sustanciación y la defensa de los intereses jurídicos para la prevención del daño antijurídico y brindar seguridad jurídica, mediante la emisión de actos administrativos, conceptos y el ejercicio de actuaciones judiciales y extrajudiciales conforme a derecho.

ALCANCE: Aplica para todos los procesos de la Entidad, inicia con la solicitud de asesoría jurídica o de la representación judicial y extrajudicial y termina con la emisión del acto administrativo, concepto, respuesta al derecho de petición o el seguimiento de la actuación administrativa, judicial y extrajudicial.

RESPONSABLES: Asesor Jurídico.

DEFINICIONES



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Acción: Procesos tramitados ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo y jurisdicción ordinaria.

Acción Compleja: Asuntos que generan impacto a la entidad y sobre los cuales puede existir ambigüedades o posiciones jurídicas opuestas.

Autoridad Demandada: Dependencia o funcionario responsable de los hechos objeto de la Acción.

Comité Interno de Conciliación: Instancia encargada de definir la procedencia e inicio de acciones y las políticas de defensa de la entidad.

Impugnación: Mecanismo mediante el cual se controvierte la decisión del juez o autoridad en el proceso.


Todas las solicitudes de Asesoría Jurídica que se presenten se atenderán en orden cronológico de llegada, salvo las acciones de tutela o aquellas que contengan un término perentorio de cumplimiento.

Todas las acciones deberán ser radicadas en la Secretaría General de la entidad.

Cuando un asunto por su complejidad o relevancia para la Entidad requiera mesa de trabajo al interior de cada grupo, se dejará constancia en un acta del análisis, las conclusiones y los lineamientos jurídicos de conveniencia.

Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento serán: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de petición de información: 10 días; consultas: 30 días; de copias: 3 días.

CONTENIDO


01 Recibe y revisa la solicitud, para realizar la entrega de la correspondencia a cada encargado del reparto por grupos de trabajo.

Secretaria General



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02

El abogado recibe y verifica la solicitud y asume el conocimiento. Nota: En caso que la solicitud requiera antecedentes, efectúa las gestiones respectivas con las entidades, dependencias, procesos y/o actores relacionados, para la consecución de la información. Se requiere poder para ejercer.

Asesor Jurídico

03 De ser necesario realizar mesas de trabajo para el análisis de conceptos, unificación de criterios jurídicos o estudio de demandas, el abogado/a efectúa las gestiones respectivas.

Comité de conciliación / Asesor Jurídico.

04

Ejerce la asesoría jurídica y la defensa judicial, extrajudicial y de actuaciones administrativas de la Entidad, de forma oportuna, ágil y eficaz, a través del análisis, conceptualización, sustanciación y la defensa de los intereses jurídicos de la Entidad.

Asesor Jurídico.

05 Dependiendo del tipo de manifestación jurídica, se puede requerir realizar seguimiento y actualización al proceso.

Asesor Jurídico.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política de daño Antijurídico.

7.3.5.2. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LA CONTRATACIÓN.

PROPÓSITO: Controlar los diferentes contratos que se realizan en la Empresa de Servicios Públicos.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a las diferentes modalidades y tipos de contratación establecidos por el Estado Colombiano, en sus diferentes etapas: Precontractual, Contractual y Post-contractual.

RESPONSABLES:

Comité de Compras y Contratación: Las responsabilidades del Comité de Compras y Contratación, se describen en el Reglamento del Comité de Contratación.

Supervisor: Velar por el desarrollo y cumplimiento del objeto pactado en los contratos asignados.

Ordenador del Gasto: Gestionar la realización de los documentos requeridos en la etapa pre-contractual, incluyendo los trámites presupuestales a que hubiere lugar, gestionar la



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legalización del contrato ante la Secretaria de La Empresa, asignar al interventor del contrato, colaborándoles en el desarrollo de las demás etapas de proceso (contractual y post-contractual).

Asesor Jurídico.

DEFINICIONES.

Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Conclusiones: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Foliar: Acción de numerar las hojas. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.

Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.


La Empresa de Servicios Públicos La unión S.A E.S.P. cuenta con el Manual de Contratación, herramienta de consulta permanente de los servidores públicos que se les haya asignado la responsabilidad de ejecutar algunas de las actividades del proceso contractual.

Lista de chequeo.



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Para el control de los diferentes contratos realizados en la Empresa, cada contrato tiene como primer documento de la carpeta la Lista de Chequeo Documentos Contratación Pública, la cual está dividida en los siguientes capítulos: 1. Datos generales de la contratación pública, 2. Documentación etapa pre-contractual, contractual, post-contractual y 3. Fecha de entrega en archivo.

Los documentos requeridos en los capítulos 2. Documentación etapa pre-contractual, contractual, post-contractual se especifican marcando una “x” en los ítems “Si”, en caso de disponer de estos, “No”, en caso de no tener los mismos y “N.A” en aquellos casos en los que los documentos requeridos no aplican.

En el ítem “fecha” se debe registrar la fecha en que se realizó el documento y se almacenó en la carpeta, foliándolo y registrando en número de folio, por ejemplo 05-10.

En el ítem “observaciones” se puede especificar las razones por las cuales no aplica el documento o porque razón no se dispone del mismo, entre otras situaciones particulares al contrato que se está controlando.

Codificación de contratos.

La Empresa ha establecido un número de consecutivo para identificar los contratos; este código se caracteriza por ser único y proporcionar trazabilidad sobre los mismos.

CONTENIDO


01

Realizar etapa precontractual, información previa:

Realizar el estudio de mercado respectivo.

Realizar los estudios previos y aprobarlos, mediante firma, por parte de la gerencia.

Seleccionar al contratista y solicitar los documentos requeridos para la contratación.

Constatar, con base a la lista de cheque, que la documentación este completa y que cumpla con las condiciones preestablecidas por la entidad.

Gerente, Directores, Comité de Contratación.



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02

Iniciar etapa contractual, legalización del contrato:

Elaboración de la minuta del contrato.

Revisión de la minuta por parte de la gerencia y hacer las correcciones a que haya lugar.

Suscribir el contrato por parte del representante legal y el contratista.

Designar la supervisión del contrato.

Aprobar las pólizas (En caso que se requieran).

Gerente, Asesor Jurídico, Directores.

03

Realizar etapa contractual, ejecución del contrato:

Suscribir el acta de inicio.

Supervisar, coordinar, controlar y verificar la ejecución de los contratos asignados (Informe de Interventoría).

Supervisores.

04

Realizar etapa post-contractual, liquidación del contrato:

Liquidar los contratos asignados en el plazo estipulado en el manual de contratación.

Realizar la evaluación de los contratistas.

Supervisores – Representante Legal – Contratistas.


Manual de Contratación.

Reglamento del Comité de Contratación.

REGISTROS.

F-GJC-01 Listado maestro de proveedores.

F-GJC-02 Evaluación y reevaluación.

F-GJC-03 Acta de Inicio.

F-GJC-04 Lista de chequeo documentos de contratación.

F-GJC-05 Acta de designación de supervisión.

F-GJC-06 Acta de cambio de obra.

F-GJC-07 Acta de liquidación de obras.

F-GJC-08 Acta de pago contratos de obras.



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F-GJC-09 Acta de pago de anticipo.

F-GJC-10 Acta de recibo de obra.

F-GJC-11 Control de Contratos

F-GJC-12 Acta de reinicio del contrato.

F-GJC-13 Acta de suspensión del contrato.

F-GJC-14 Formato de estudio de Conveniencia.

F-GJC-15 Formato de contrato.

F-GJC-16 Formato de informe de interventoría.

F-GJC-17 Evaluación interna de compras.

F-GJC-18 Evaluación y revaluación de proveedores.

F-GJC-19 Consecutivo contratos.

F-GJC-20 Selección e inscripción de proveedor potencial.

F-GJC-20 Consecutivo contratos.

F-GJC-21 Lista de Chequeo Documentos Contratación Pública y los demás documentos relacionados en la lista.

7.3.6. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL.

Proceso: Gestión Ambiental.

Objetivo: Diseñar e implementar acciones orientadas a la protección, conservación, y

aprovechamiento el recurso hídrico mitigando los impactos ambientales generados por

actividades de construcción, mantenimiento y operación de los sistemas de acueducto y

saneamiento básico con el fin de lograr un adecuado manejo de los recursos naturales.

Alcance: Aplica desde la identificación de los aspectos ambientales inherentes a las actividades

desarrolladas por la Empresa de Servicios Públicos en cumplimiento de sus objetivos y

de sus funciones hasta la implementación y seguimiento de las estrategias de mitigación

de los impactos ambientales.

Líder del

proceso:

Técnica Ambiental.

PARTES

INTERESA

DAS

PROVEED

ORAS DEL

PROCESO

ENTRADA /

INSUMO

PH

VA

ACTIVIDADES

CLAVES DEL

PROCESO SALIDA

PARTES

INTERESADAS

QUE SON

CLIENTES DEL

PROCESO



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- La

Comunidad

- Entes de

control

- Proceso

de Gestión

comercial

Estatal.

Proceso

de Gestión

directiva

- Proceso

de Gestión

administrati

va y

financiero

- Proceso

de Gestión

Humana.

- Proceso

de

producción

de agua

potable.

- Proceso

de

aseguramie

nto y

calidad del

agua.

Planes de

Desarrollo

Nacional,

Departamental

y Municipal.

- Estatutos y

acuerdos.

- Plan de

acción.

- Plan de

saneamiento y

manejo de

vertimientos.

Normatividad

vigente, política

Pública y otros

requisitos.

Plan de

contratación.

Informes de

revisión por la

dirección.

Planes de

mejoramiento.

Retroalimentaci

ón al

seguimiento del

plan de acción

e indicadores.

P

Formular e plan de

trabajo o plan anual

para el proceso.

Convenios

interadministrativos.

Cumplimiento de

programas

establecidos Planes

de mejoramiento.

Medición y análisis de

informes de gestión.

Indicadores de

gestión. Control de

registro y

documentos.

Ciudadanía/com

unidad en

general/clientes

y usuarios.

Instituciones de

educación

(media - básica).

Trabajadores

oficiales y

empleados

Públicos.

Comunidad en

general.

Todos los

procesos.

H

Implementar

procedimientos,

registros, formatos, y

demás

documentación para

dar trámite a

requerimientos y

solicitudes realizadas.

Atender y dar trámite

oportuno a los

requerimientos y

solicitudes recibidas.

Gestión de licencias y

permisos

ambientales.

Revisión del

cumplimiento del

parámetro de

vertimientos, visitas a

los suscriptores.

V

Desarrollar el

programa de

educación ambiental

mediante capacitación

y sensibilización del

programa uso y

ahorro eficiente del

agua, clasificación y

disposición final de

residuos sólidos.



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Requerimientos

, solicitud,

información,

PQRS

Ejecución y control de

actividades

ambientales.

A

Seguimiento y

verificación del

proceso.

RECURSO

S

ASOCIADO

S

DOCUMENTOS

ASOCIADOS

RIESGOS

ASOCIADOS

INDICADORES

ASOCIADOS

Procedimiento de

gestión ambiental.

Matriz de

requisitos legales.

Instructivo de

presentación de

caracterización de

vertimientos por

parte de los

suscriptores.

Instructivo de

licencias

ambientales.

Cumplimiento de

actividades de

protección,

conservación y

manejo

ambiental.

Educación

ambiental.



Ver matriz Legal Ver matriz de Riesgos

PROCEDIMIENTOS.

7.4. PROCESOS DE EVALUACION.

7.4.1. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN.



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Proceso: Gestión de la Evaluación.

Objetivo: Evaluar los procesos internos promoviendo el mejoramiento continuo en el logro de resultados Empresariales.

Alcance: El proceso inicia con la planificación del proceso y finaliza con la aplicación de mecanismos de evaluación, seguimiento y mejora.

Líder del proceso:

Director de Control Interno


ENTRADA / INSUMO

PH VA



Estado Lineamientos P Plan de auditoria anual de control interno

Procedimiento para la realización de auditoría de control interno. Procedimiento de evaluación independiente al sistema de control interno Plan Anual de Auditoría

Todos los procesos que conforman el SGC

Todos los procesos del SGC

Disponibilidad de agendas

P Planes de auditorías de control interno

Plan de Auditorias de Control interno aprobado



Disponibilidad de información

H Ejecución de Auditorías Internas Integrales

Aplicación de criterios internos y externos



Disponibilidad de personal que será auditado

Personal auditado




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Disponibilidad de Auditores internos de calidad formados

Auditorías de calidad realizadas


Equipo auditor

Herramientas necesarias para el desarrollo de la auditoría (Plan, Lista de chequeo, documentos aplicables a cada proceso)

Informe de auditoría por procesos


Equipo auditor

Informe de auditoría por procesos

Informe final de ciclo de auditorías internas de calidad

Comité de Calidad y Equipo auditor

Personal Auditado

Evaluaciones de desempeño en los factores aplicables al auditado

Consolidación de evaluaciones de desempeño de auditores internos de calidad

Informe de evaluación de desempeño de auditores internos de calidad consolidado

Equipo auditor

Todos los procesos del SGIC

Información de entrada requerida por la norma

Ejecución de Revisión por la Dirección (Gerencia)

Acta informe final de Revisión por la Dirección Plan de mejoramiento

Gestión Estratégica y Comité de calidad


Necesidades de cada proceso y requisitos de norma

Implementación y seguimiento al Plan de mejoramiento derivado de la revisión por la dirección

Cumplimiento de requisitos


Todos los procesos del SGC y entes

Lineamientos implementación del plan de auditoría de control interno

Informes de Auditoria de control interno

Todos los procesos que conforman el SGC; Gerente y Entes



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Gubernamentales

Gubernamentales

Control interno, Equipo auditor y entidades externas

No conformidades documentadas

V / A

Seguimiento y cierre de No Conformidades derivadas de auditorías internas y externas

Cierre de no Conformidades

Mesa de Calidad y Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Gestión Estratégica

Plan de Mejoramiento

Seguimiento al Plan de Mejoramiento derivado de la Revisión por la Dirección

Cierre de actividades registradas en el Plan de Mejoramiento

Mesa de Calidad y Comité Institucional de Gestión y Desempeño


Resultados al seguimiento de cada proceso

Implementación de acciones correctivas preventivas y mejora

Acciones correctivas preventivas y mejora documentadas


Todos los procesos del SGC y entes gubernamentales

Evidencias al cumplimiento

seguimiento a la implementación de planes de mejoramiento derivados de auditorías internas (PMI) y externas realizadas por entes gubernamentales (PM)

Informes de seguimiento

Todos los procesos que conforman el SGC ; Dirección y Entes Gubernamentales.

RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

RIESGOS ASOCIADOS


Director de Control Interno Contratistas

Documentos definidos en el SGC, normas de carácter institucional, municipal, departamental y nacional, registros e informes. Informes de

Ver mapa de riesgos Institucional



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evaluación independiente. Datos e información cualitativa y cuantitativa



Ver Matriz Legal Ver mapa de riesgos institucional.

7.4.1.1. PROCEDIMIENTO: AUDITORIA DE CONTROL INTERNO.

PROPÓSITO: Definir el método para llevar a cabo las Auditorias de control físico, financiero,

de gestión o de legalidad a un proceso; con el fin de verificar que las actividades, operaciones y actuaciones en La Unión S. A E. S. P, se realicen de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes.

ALCANCE: Aplica a todas las Auditorías Internas de Control Interno efectuadas en las diferentes Áreas de La Unión S. A E. S. P, excepto las auditorías de certificación y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

RESPONSABLES: Director (a) de Control Interno.

DEFINICIONES

Auditoría interna: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad. Ayuda a la entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, controles y gobierno, por medio de servicios de aseguramiento y consultoría.

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son oportunos para los criterios de auditoría y que son verificables.



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Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría.

Observación: Hallazgo no conforme, resultado de incumplimiento ante el criterio.

Recomendación: Resultado de la auditoria con oportunidad de mejora.

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Auditado: Entidad, proceso o persona que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, A un auditor del equipo, se le designa como líder del mismo. El quipo auditor puede incluir auditores en formación.

Programa de la auditoría: Cronograma de Auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.


El SGC se regirá bajo los lineamientos de la Norma NTC ISO 9001:2015 y MECI 1000:2014, Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, Decreto 1499 del 2017 para lo cual el proceso de Evaluación independiente y mejoramiento continuo estará realizando seguimiento al mantenimiento, mejoramiento y armonización de los sistemas y modelos que configuran el MIPG.

El Programa de Auditoria Interna integral debe desarrollarse cada año, debe cumplir tanto su objetivo como alcance para la evaluación oportuna y eficiente de la implementación del MIPG de la Institución. Para el desarrollo de las auditorías internas prevalecerá el principio de independencia.

Cada líder de proceso realizará la alimentación y monitoreo al sistema Saimyr, siendo responsabilidad de cada responsable, el análisis y mejora de los niveles de desempeño obtenidos a través de sus indicadores. El responsable del SGC se encarga de la consolidación de la información para generar las alertas correspondientes y a su vez la presentación de informes a las partes interesadas.



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Los responsables de los procesos deben garantizar la documentación, legalización y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y mejora, velando por el cumplimiento de los diferentes planes de acción. Calidad por su parte garantizará que los documentos y acciones sean subidas al Saymir, se realice la revisión y cierre de las mismas.

Los responsables de los procesos realizarán la identificación, análisis y valoración de los riesgos de sus procesos con sujeción a la resolución que adopta la política para la gestión de la Empresa.

La Revisión por la Dirección (Gerencia) debe ser ejecutada al menos anualmente dando garantía que se da cobertura a los requisitos aplicables en la norma y todo aquel elemento de entrada que considere necesario la Gerencia y el Representante por la Dirección (Gerencia).

La administración de la documentación del SGC debe cumplir con la metodología contenida en el Procedimiento para el control de documentos internos y externos, de tal manera que se cumpla con los estándares aplicables al tema y garantizar la disponibilidad de la información para las partes interesadas.

El líder del MIPG debe desarrollar periódicamente la Mesa de Calidad, de tal manera que se desarrollen las actividades aplicables a los referentes normativos que constituyen el Modelo. Así mismo, deberá escalar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño temas que requieran toma de decisiones, definición de recursos y cambios significativos en el marco del MIPG.

El trabajo en equipo entre la Dirección de Control Interno y los funcionarios, serán fundamentos de interacción institucional que promuevan el desarrollo de la política de autocontrol en todas las áreas de la Institución.

La Dirección de Control Interno deberá general anualmente el Plan de auditoria, a su vez cumplir a cabalidad con las auditorias programadas tanto en alcances como en frecuencias y emitir los informes correspondientes, los cuales deberán ser puestos a disposición de las partes involucradas.

La Dirección de Control Interno realizará seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, con el fin de verificar el nivel de implementación y eficacia de las acciones.

La Dirección de Control Interno se regirá por el Estatuto de la Actividad de la Auditoria Interna una vez sea adoptado por La Unión S. A E. S. P, mientras esto no ocurra se regirá por la Guía de Auditoria Interna del DAFP.



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Los Informes de Auditoria, generados por La Dirección de Control Interno serán comunicados al Gerente General, para su posterior toma de decisiones en busca del mejoramiento continuo.

CONTENIDO

FASE 1 PROGRAMACION ANUAL DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

1. Elaborar el Plan Anual de Auditoría de Control Interno. Tiempo establecido para la actividad: 4 semanas. El Director de Control Interno, anualmente, programa las auditorias de control interno para los procesos de La Unión S. A E. S. P, utilizando la matriz de riesgos para definir prioridades. Este plan se presenta a consideración del Comité Coordinador de Control Interno, para su validación y ajustes y consideraciones, una vez validado y aprobado por estos, es sometido a consideración de la Junta Directiva, quien le da su aprobación definitiva y adopción, el cual debe ser firmado por el Director de Control Interno, el Gerente General y el Presidente de la Junta Directiva. Como evidencia de esta actividad se elaboran actas respectivas. En caso de presentarse cambios en el plan anual de auditoria, se deberá justificar y somételo a consideración del Comité Coordinador de Control Interno, para su validación y ajustes y consideraciones, una vez validado y aprobado por estos, socializarlo para las consideraciones del consejo directivo.

2. Notificar el Plan Anual de Auditoría de Control Interno. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana luego de ser aprobado. Una vez aprobado el plan anual de auditoría de control interno o sus modificaciones en el formato F-GM-03, El Director de Control Interno, lo notifica a los líderes de los procesos, mediante correo electrónico, con el fin dar conocer la periodicidad en que se realizaran las auditorias; adicionalmente, se publicará en el Saymir, y se compartirá trimestralmente por el boletín interno. Una vez aprobado y notificado el plan anual de auditoría de control interno, se procederá a dar inicio a las diferentes auditorias e informes de ley contemplados en este, según las siguientes fases o etapas:

3. Establecer fase de Planeación de las Auditorías e informes de Ley. Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas El F-GM-04 plan de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, el alcance que se les ha de dar y la forma en que se han de aplicar. Los auditores internos deben preparar y documentar planes de la auditoría que cumplan con los objetivos del trabajo. El plan y/o el programa de auditoría para cada proceso, debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente. El equipo auditor, antes de realizar la auditoria de control interno, elabora el F-GM-04 plan de auditoría, donde se definen: objetivo para la auditoría, alcance, criterios, procedimientos y



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documentos de referencia que se tendrán en cuanta para su desarrollo. Una vez levantado este registro se debe comunicar al auditado por medio de memorando con copia a la Gerencia General. 3.1 Objetivos de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Son los propósitos establecidos, lo que se busca lograr con la auditoría, será relevante tener en cuenta las diferentes categorías de objetivos de la Entidad (estratégicos, de cumplimiento, operativos) y que serán de interés para la auditoría. 3.2 Alcance de la Auditoría: Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Establece el marco o límite de la auditoría y los temas o actividades que son objeto de la misma. Se define en función del objetivo de auditoría, del riesgo de auditoría, de la naturaleza y características del proceso. 3.3 Metodología de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Los procedimientos de Auditoría son las técnicas de Auditoría que se aplican para obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir una opinión respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoría establecidos. Los procedimientos que se realizan comúnmente son: la consulta, observación, inspección, revisión de comprobantes, el rastreo, procedimientos analíticos y la confirmación. 3.4 Tiempo de Ejecución de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: entre 4 y 8 semanas Se relaciona en el cronograma y es el tiempo empleado para la realización de las tareas bajo unas condiciones que garanticen su óptima utilización.

4. Realizar fase de Ejecución de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: entre 4 y 8 semanas En esta fase se desarrolla el plan de auditoría previamente aprobado, se ejecutan las actividades definidas para obtener y analizar toda la información del proceso que se audita y contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones. 4. 1. Reunión de Inicio de la auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 1 día Se realiza de acuerdo al cronograma establecido en el F-GM-04 plan de auditoría. Al inicio de la actividad el auditor interno o equipo de auditoría, debe reunirse con el responsable del proceso auditado, para tratar entre otros temas los siguientes:

Presentar a los integrantes del equipo e informar quién es el profesional encargado de la auditoría.

Comunicar los principales objetivos de la auditoría.

Comunicar el alcance del trabajo de auditoría.

Dar a conocer el cronograma inicial del trabajo.



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Identificar quiénes serán las personas que entregaran la información que se requerirá en la auditoría y cuál será el procedimiento para solicitarla.

Coordinar y fijar la reunión de cierre del trabajo de auditoría, dejando la posibilidad de fijar reuniones de avance del trabajo si las circunstancias así lo requieren.

Quedando como registro un F-GM-11 acta y F-GM-10 registro de asistencia. Es en esta reunión donde queda el compromiso de las partes con la auditoria, del suministro de información veraz, oportuna y de calidad, que se cumplirá con el Estatuto de la actividad de auditoría interna de La Empresa. 4.2 Solicitud de Información Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas Se debe requerir por medio de memorando o correo electrónico la información y documentación necesaria para iniciar la auditoría en campo. Los registros físicos y electrónicos que soportan el proceso serán una de las fuentes desde donde se obtienen datos, los cuales deben relacionarse claramente en los papeles de trabajo. La obtención, análisis, interpretación y documentación de la información debe ser supervisada para proporcionar una seguridad razonable de que se alcancen los objetivos del trabajo y se mantenga la objetividad del auditor interno. 4.3 Papeles de trabajo Tiempo establecido para la actividad: 3 semanas Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor interno u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del proceso. El auditor interno establece las políticas sobre los papeles de trabajo para los diversos tipos de auditorías realizadas, el contenido de estos dependerá de la naturaleza del trabajo, no obstante, debe proporcionar documentación completa, precisa y concisa para todo el proceso. Los papeles de trabajo se dividen en archivo general o permanente y archivo corriente. 4.4 Aplicación de pruebas de Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 3 semanas El auditor interno debe ejecutar las actividades relacionadas en las pruebas de auditoría, obtener datos y evidencia necesarios para la correcta ejecución de la auditoría y realizar los registros respectivos en los papeles de trabajo. Cuando no es posible llevar a cabo una verificación total de las transacciones o hechos ocurridos en un proceso, se selecciona una muestra la cual debe ser representativa de acuerdo con la complejidad del proceso. 4.5 Desarrollar observaciones. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana También denominados “hallazgos”, son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una actividad, procedimiento o proceso. Es toda información que a juicio del auditor interno le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la Entidad, identificados bajo el examen realizado y que merecen ser comunicados en el informe.



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Redacción de hallazgos:

Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad).

Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).

Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada).

Consecuencias o efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).

4.6.1 Criterios de evaluación de auditoria

Evaluar si se han definido, puesto en marcha y aplicado los controles internos. Los riesgos pueden ser de tipo: Estratégico, Cumplimiento (normativo), Operativo, tecnológico, entre otros. Medición del Riesgo: Se procede a determinar si la variable analizada cuenta con riesgo identificado en el Mapa de Riesgos. Cuando no se encontré documentado el riesgo, La Dirección de Control Interno procede a identificarlo con base en el criterio normativo aplicable, para posteriormente analizarlo, valorarlo y determinar su materialización. El criterio aplicado para establecer la materialización del riesgo, de las variables analizadas, corresponde a los siguientes parámetros de valoración y medición del nivel del riesgo. Bajo: Se refiere a que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo importante y aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo. No presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Verde Moderado: Es cuando el tópico analizado muestra un grado de desarrollo. Su aporte al logro de los objetivos no es sustancial y presenta dificultades operativas que retrasan la ejecución de las metas previstas. Presenta algún grado de Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Amarillo Alto: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Si bien no impide el logro de los resultados, los retrasa de manera importante y sólo se obtienen de manera parcial. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Marrón Extremo: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Impide el logro de los resultados y los retrasa de manera importante. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Rojo



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Medición del Control: Se determina si la variable analizada cuenta con control identificado en el Mapa de Riesgos o en el procedimiento documentado. Cuando no se encuentre documentado el control, la Dirección de Control Interno procede a describirlo con base en el riesgo identificado, para posteriormente analizarlo y determinar su eficiencia. El criterio aplicado para determinar la Eficiencia o Ineficiencia del control descrito de la variable evaluada, corresponde a los siguientes parámetros de medición del control. Control Eficiente: Cuando el control contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control se aplica o es apropiado. Control Ineficiente: Cuando el control no contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control no se aplica, es ineficaz o inapropiado. Medición de la Gestión: Con base en el análisis e impacto del resultado alcanzado por el ejecutor de la variable analizada, la materialización del riesgo inherente y la eficiencia del control, la Dirección de Control Interno establece la efectividad de la gestión. El criterio aplicado para determina la Efectividad o No Efectividad de la gestión del ejecutor de la variable evaluada, corresponde a los siguientes parámetros. Gestión Efectiva: Cuando la acción realizada conduce al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, a través del uso óptimo de los recursos utilizados, la no materialización del riesgo inherente o la eficiencia del control. Gestión No Efectiva: Cuando la acción realizada no conduce al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, viéndose afectada por la no utilización óptima de los recursos, la materialización del riesgo inherente o la ineficiencia del control.

Medición del riesgo:

Extrema

Alto

Moderado

Bajo

Medición del control: Eficiente

No Eficiente

Medición de la gestión:

Efectiva

No Efectiva



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Tabla que será utilizada para mostrar los resultados de la evaluación.

Tema analizado Medición del Riesgo (Materialización)

Medición del Control

Medición de la Gestión

4.7 Elaborar Informe Preliminar de la auditoría.

Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas El equipo auditor elabora el F-GM-12 informe resultado de la ejecución de la auditoria. Las conclusiones deben referirse al grado de cumplimiento de las disposiciones planificadas (manuales, procesos, procedimientos, etc.) y otros requisitos aplicables. Este informe es entregado al auditado a través de memorando. 4.7 Realizar reunión de cierre de la Auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 1 día según planeación de auditoría. El equipo auditor, realiza una reunión de cierre, con las mismas personas que estuvieron en la reunión de apertura. Se hace entrega del informe preliminar de la auditoría, se comunica el grado de cumplimiento del objetivo y el alcance de la auditoría, las conclusiones, las oportunidades de mejora, las fortalezas del proceso, los hallazgos y se explica a los auditados que tienen cinco días (5) hábiles para presentar sus objeciones a los hallazgos con sus respectivos soportes, caso contrario el informe quedara en firme. De igual manera se deja un F-GM-11 acta como soporte de la reunión.

5. Efectuar fase de Comunicación de Resultados. Tiempo establecido para la actividad: 1 día. En esta fase se presentan los resultados de la auditoría y se suscriben los planes de acción o mejoramiento. 5.1 Entregar informe definitivo Tiempo establecido para la actividad: 15 días hábiles. Constituye la fase final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. El Director de Control Interno, comunica el F-GM-12 informe de auditoría definitivo, al Gerente General (a) y al responsable del proceso auditado, a quienes corresponde elaborar y suscribir el plan de mejoramiento, para ello, cuentan con un término diez días (10) hábiles, a partir del recibo del informe definitivo. Cuando se trate de auditorías que por su alcance ameriten un mayor plazo para la entrega del Plan de Mejoramiento, el Director de Control Interno determinará el término de entrega. 5.2 Elaboración del Plan de Mejoramiento. Tiempo establecido para la actividad: 10 días hábiles Recibido el informe definitivo los auditados elaboraran el F-GM-16 plan de mejoramiento para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos determinados en el informe final de auditoría. En el plan de mejoramiento deberá indicarse el servidor público responsable de dar cumplimiento a la acción de la subdirección respectiva. Este debe ser entregado a la Dirección de



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Control Interno a más tardar en diez días (10) hábiles siguientes a la entrega del informe definitivo, debidamente suscrito por el representante legal y por cada líder de proceso auditado.

6. Realizar cierre de la Auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 15 días. Una vez recibido el F-GM-16 plan de mejoramiento propuesto por los auditados, se determina su pertinencia y se procede al cierre de la auditoria.

7. Ejecutar seguimiento al Plan de mejoramiento. Tiempo establecido para la actividad: Semestral El Director de Control Interno, el equipo auditor o un delegado de éstos realizan seguimiento a las acciones tomadas por los responsables. De conformidad con el instructivo seguimiento a planes de mejoramiento.


Guía de Auditoria Interna para Entidades Territoriales, DAFP

Normas Internacionales de Auditoría basada en Riesgos.

REGISTROS.

F-GE-01 - Plan Anual de Auditoria de Control Interno.

F-GE-02 - Plan de Auditoria Interna de Control Interno.

F-GE-03 - Acta de Reunión - Director de Control Interno.

F-GE-04 - Registro de Asistencia.

F-GE-05 - Informe de Auditoria de Control Interno.

F-GE-06 - Plan de Mejoramiento Único Institucional de Control Interno.

Proyectó: Responsables de todas las Áreas Revisó y Aprobó: Comité Institucional de Gestión y Desempeño


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS · 2019. 11. 18. · El manual de procesos y procedimientos...

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