Procedimientos y Procesos
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PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS Organización y Métodos Empresariales
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capitulo 7 (procedimientos y procesos) del libro de benjamin franklin para materia organizacion y metodos
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PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
Organización y Métodos Empresariales
La importancia de los procesos y procedimientos
• Las organizaciones necesitan recursos técnicos con los cuales precisen los elementos necesarios para lograr efectuar las funciones de manera lógica y coherente.
¿Y que recurso técnico permite satisfacer las demandas de la organización?
Mediante los diagramas de flujo y mapas de procesos
Aspectos Fundamentales De Los Diagramas de Flujo y Mapas de
Procesos
Técnica de Análisis
• Esquematiza en forma ordenada y detallada operaciones, actividades, funciones y procesos.
• Cuales son los formatos y métodos de trabajo para determinar responsabilidad en ejecución, control y evaluación de acciones.
Herramienta de Estrategia
• Alza en desempeño de fuerza de trabajo.
• Economía en la producción.
• Mejora en coordinación con grupos de interés.
• Acumula capacidades distintivas que logran ventajas sustentables.
DiagramaciónRepresentar de manera gráfica hechos, situaciones movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos.Muestra la interrelación entre distintos factores o unidades y la relación causa-efecto entre ambas partes.
Paso 3
Paso 2
Símbolos de Diagrama
ASME American Society of Mechanical Engineers (ASME), los símbolos creados aceptados en áreas de producción ya que su alcance se enfoque más a esta área.
Símbolos de Diagrama
ANSIAmerican National Standar Institude (ANSI) basada en representaciones para el flujo de información del procesamiento electrónico de datos.
Símbolos de Diagrama ANSI (
diagramación administrativa)
Símbolos de Diagrama
ISOInternational Organization for Standarization (ISO), simbología desarrollada en apoyo a la garantía de consumidores y clientes en base a la ISO 9000:2000
Símbolos de Diagrama DINInstituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institut fur Nurmung e.V. (DIN),simbología desarrollada para manejo de información complementada con las normas ISO.
Símbolos de Diagrama
DIF
Excepción a las ReglasDiagramas sin certificación rigurosa son empleadas en las organizaciones como son los diagramas integrados de flujo (DIF),representación gráfica de modelos físicos y comunicación de un proceso, los estilos que resaltan son:• Yourdon-De Marco• Gane & Sarson
Ventajas de la Diagramación
De Uso : Facilita llenado y lectura en cualquier nivel jerárquico
De Destino : Permite identificar y realizar adecuadamente labores a involucrados de procedimientos.
De Aplicación : Por la sencillez en su representación es posible que poner en marcha las operaciones sea accesible.
De Comprensión e Interpretación : Puede comprender todo el personal o de
otras organizaciones.De Interacción : Permite acercamiento y coordinación entre diferentes unidades,
áreas u organizacionesDe Simbología : Disminuye complejidad grafica, se puede proponer ajustes e incluso simplificación
de los procedimientos utilizando símbolos correspondientes.
De Diagramación : Por su elaboración en el menos tiempo al no requerir
plantillas o recursos especiales de dibujo.
Recomendaciones para Uso y Aplicación de Símbolos
Ilustración No mezclar varias líneas del mismo
lado del símbolo. No debe haber más de una línea de
unión entre dos símbolos. El símbolo de decisión puede
contener más de una línea de salida. Las líneas de unión son
representadas por líneas rectas, en ocasiones se podrán usar ángulos rectos.
Tamaño de los símbolos deben ser uniformes, en casos excepcionales puede considerarse resaltar alguno.
Contenido o Uso
El contenido del símbolo debe redactarse en frases breves y sencillas.
En un símbolo terminal deberá incluir el nombre completa de la unidad o iniciales.
El símbolo de documento debe tener el nombre original de la forma o reporte del que se esté tratando.
De existir varios ejemplares de un documento original cada uno contendrá dígitos y la letra “O” para el documento original.
El símbolo conector puede ser numérico y alfabético pero igual en conectores de entrada y salida.
Si hay mas de un conector, colocar color al símbolo o al contenido. También se puede poner el nombre de la unidad, operación, etc. en donde este el conector de destino.
Contenido del conector de página debe ser numérico y el símbolo que indica el destino llevar número de página donde continúe e igual para el símbolo de procedencia.
Clasificación de los Diagramas de Flujo
Por la adaptación a necesidades particulares
y basta utilización,
se presentar diversas
variantes de forma y títulos:
◌Que indican sucesión de hechos.
◌Con escala de tiempo.
◌Que indican movimiento.
◌Por su presentación.
◌Por su formato.◌Por su propósito.
Que Indican Sucesión de Hechos
Cursograma Sinóptico del Proceso
Cuadro general de sucesión de operaciones e inspecciones en un proceso sin que se tome en
cuenta quien las ejecuta y donde. Preparación del diagrama muy sencillo, se utilizan símbolos de operación e inspección en las cuales se añade una nota sobre su naturaleza y el tiempo fijado
para la operación.
Cursograma AnalíticoSe muestra la trayectoria de un producto o procedimiento y señala con un símbolo todos los hechos que están sujetos a examen. Eficaz para perfeccionar métodos, amplia la visión panorámica de lo que sucede. Se pueden dar tres variantes:• El operativo.• El material.• El equipo o maquinaria.
Diagrama BimanualSe establece una actividad de la mano o extremidad del operario con la cual se demuestra la relación que existe entre la ejecución de la tarea y las extremidades descritas.
Con Escala de TiempoDiagrama de
Actividades MúltiplesRegistro de actividades de varios objetos de estudio (operario, maquinaria o equipo) acorde con una escala de tiempo que muestra correlación entre ellas. Herramienta muy útil para la organización de equipos, en mantenimientos donde no puede detenerse una maquina o determinar cuántas maquinas puede atender un operario.
Simograma o Diagrama de Movimientos Simultáneos
Es la representación en micro movimientos del cursograma
operario Utiliza operaciones de corta duración ejecutadas con
rapidez, incluye un análisis cinematográfico compuesto
por películas, son registrados junto con la escala de
therbligs. Cada movimiento es registrado
en unidades de tiempo llamados guiños.
Que Indican MovimientoDiagrama de
Recorrido o CircuitoPlano de la zona de trabajo elaborado a escala, muestra la posición de máquinas y puestos de trabajo.Se trazan movimientos del producto y componentes; por los símbolos de actividades que se efectúan en cada punto
Diagrama de HilosPlano a escala en el que se sigue
y mide mediante un hilo movimientos de trabajadores, materiales y equipos en una
sucesión de hechos por lo cual conlleva a representar la
frecuencia de movimientos entre puntos.
Permite disminuir las distancias recorridas.
CiclogramaVariedad de un trayecto trazado por una fuente luminosa continua en
fotografía estereoscópica. Se coloca una luz en el casco a la persona cuando recorre su
trabajo.
CronociclogramaVariedad del ciclograma,
difiere en que la luz colocada será
intermitente y la serie de trazos quede en
forma de lágrimas, la punta señalara la
dirección y los espacios la velocidad el movimiento.
Gráfico de TrayectoriaTécnica de registro ágil y
cómoda, incluye un cuadro que consta de datos cuantitativos
de movimientos de trabajadores, material o equipo
entre cualquier espacio de tiempo y número de lugares. Se cuadricula y cada uno de
ellos representa un puesto de trabajo, la numeración es de
izquierda a derecha en la parte superior y de arriba abajo en el
lateral izquierdo, con una diagonal de la esquina superior izquierda a la esquina inferior
derecha.
Por su Presentación
De BloqueProcedimientos presentados en
términos generales para destacar ciertos
aspectos.Muy útil para
efectuar presentaciones.
De DetalleProcedimientos presentados en
su mínima expresión. De mucha
utilidad para capacitar personal, supervisar
labores, etc.
Por su formato
De Formato Vertical
El flujo o la secuencia va orientado de arriba abajo y de derecha a
izquierda.
De Formato HorizontalEl flujo o la secuencia
va orientado de izquierda a derecha de forma
descendente.
De Formato Tubular o
Panorámico (Columnar)
El flujo o la secuencia se
presenta en una sola carta y cada
puesto correspondería en una columna por
unidad administrativa. Basado en el
formato vertical, es el más
recomendado por tener un
procedimiento sencillo de
comprender.
De Formato Arquitectón
icoSe muestra de
manera objetiva el movimiento o
flujo de personas, formularios o
materiales aunque también puede presentar secuencias de operaciones a
través del espacio del
trabajo. Puede ser
graficado con flujo de
operaciones en más de un plano.
Por su PropósitoDe FormaSe ocupa de
documentos o reportes con poca descripción en las
operaciones.Mediante símbolos se reseña secuencia de operaciones por la
que se superan diferentes ejemplares
de un formulario a través de diversos
puestos o unidades, desde su origen hasta
el archivo final.
De labores o Diagrama
Abreviado de ProcesoIndica por
símbolos de flujo o
secuencias de operaciones,
quien las hace o en donde y en que consiste.
Se usa el formato vertical.
De MétodoSe muestra la secuencia
de las operaciones, personas, y manera de efectuar la operación. Muy útil para adiestrar personal de recursos humanos, el formato que se utiliza en esta
herramienta es el vertical.
AnalíticoMuestra una descripción de cada elemento involucrado
también indica para que sirve cada uno de las
operaciones en el procedimiento.
Cuando se considera importante se consigan el
tiempo empleado, distancia recorrida y
observaciones complementarias.
De EspacioIndica el espacio
de desplazamiento de una forma o
persona durante las operaciones
del procedimiento o parte. Se emplea
simbología de la norma ASME para
registrar la operación
ejecutada y el tiempo de
consumo o de traslado. Para este
diagrama se utiliza el formato
arquitectónico de un solo plano y el
tridimensional.
Combinados
En su utilización pueden darse más de un diagrama en forma integrada.
De Representación
con Ilustraciones y
TextoMuestra secuencia
de operaciones, formas de ejecución, donde se hacen y su utilidad, por medio
de dibujos y anotación.
Herramienta accesible ya que la
descripción del procedimiento
resulta muy fácil.
Diagrama con Diseño Asistido por
ComputadoraManejo de información ejecutada por medio de
recursos gráficos clásicos.Logra un juego entre
variables y opciones de representación muy versátil
y rico en contenido.Los equipos de cómputo
apoyan el tipo de diseño sin importar la naturaleza. Otra
forma utilizada es la diagramación matricial,
puede apreciar la relación entre actividades, unidades que intervienen y las formas
que se utilizan. La especificación del flujo va
de una unidad a otra (izquierda a derecha) en
modo progresivo y secuencial.
Diagramas AlternosLa simbología de normas ISO 9000 y DIN permite homogenizar y fortalecer sistemas de administración que garantice calidad en productos optimizando el empleo de recursos en los procedimientos.
Los símbolos DIF simplifican las representaciones, muestra el flujo entre los productos físicos y la relación con el entorno.
Herramientas de Evaluación y Control
Para evaluar la disposición del uso de procedimientos se utilizan las siguientes herramientas:• Check List: listado con cobertura de aspectos
considerados para garantizar eficacia.• Indicadores para diagnosticar comportamiento:
cualitativos
ProcesosMapas de Procesos
Conocido como trazo de mapas de proceso, es la representación gráfica de procesos que pueden ser físicos, inclusión de papeleo, efectuarse en computador o representar una secuencia lógica de eventos .Pueden ser representados por símbolos de flujograma de ingeniería de operaciones y de administración y mejora de la calidad del proceso (DO).
Mapeo Alterno de ProcesosMapa de
Procesos por Tubos
Procesos que desagrega eventos en orden
secuencial y en etapas específicas.
El mapeo es mediante líneas y círculos de estación es decir
conexiones curvas en donde las líneas; con ángulos de 0,45 y 90
grados; se unen. El espacio es
equidistante y se usan colores para
diferenciarse. Si un proceso o paso
fundamental se divide es necesario trazar un circulo de intercambio
(circulo doble).
Mapas de Procesos MultilineaRepresentan un
proceso que interrelaciona eventos por líneas de acción. Mapea con líneas y círculos de estación que interrelacionan variables (personas, tiempo, ubicación,
dinero, tecnología, flujo de trabajo, etc.). Las
líneas pueden cruzarse o alinearse en distintas direcciones y ángulos
pero de haber un cruce de eventos es
necesario usar círculos más grandes.
Modelado de DatosUn mapeo puede complementarse con la técnica
del modelado de datos, su objetivo es la comprensión de relación entre elementos de los datos y los vínculos de la series de elementos
presentes. Se logra aumentar la eficiencia en la captura,
propiedad y distribución de datos evitando duplicidad y superposición manteniendo el valor
de los datos como un activo.
Modelado para una Organización
Mapas de CaminosDe gran utilidad para entender la
contribución de los procesos en el desempeño.
Muy similar al concepto del diagrama de
Ishikawa, el cual rastrea la causa y
el efecto.
Aplicaciones ComputacionalesLa técnica de trazado de mapas
de procesos apoya la integración de sistemas y bases de datos para el desarrollo de aplicaciones computacionales, como el IDEF (international Definition), describe cada proceso o actividad como una combinación de procesos, entradas, controles y mecanismos; desagrega paulatinamente un proceso completo para llegar a detalle y hacer cambios necesarios.
Permite un análisis en procesos, facilita el trazo rápido en orden secuencial y elimina trabajo innecesario.
Se pueden desarrollar mapas de procesos integrados que pueden incluir fuentes de información estructurada sean módulos o pasos lógicos los cuales lleven a resultados específicos.
Simulación de ProcesosHerramienta SIMAN/CINEMA desarrollada para aplicaciones de manufactura y logística. SIMAN es un lenguaje de simulación orientado a sucesos que utilizan para describir elementos de un proceso como las maquinarias, operarios, almacenamiento, carros, piezas de trabajo. CINEMA es una herramienta de animación, la cual crea una imagen visual de la solución mediante representación de un panorama general del sistema simulado.En el desarrollo de la animación existen tres fases:1. Identificar el objetivo y la
simulación que van a emprenderse.
2. Crear un modelo valido y comprobable.
3. Experimentar con el modelo para explorar diferentes escenarios.
El objetivo principal es verificar el uso del
concepto JIT (Just In Time).
Un simulado que funciona como una
estación de trabajo de alto poder al crear
modelos en el que su diseño utiliza iconos es
el SPARKS, muestra mediante la simulación
de un proceso el comportamiento
promedio que permite el desarrollo de bases
estadísticas de rendimiento operativo.
Otro aspecto que se debe considerar son los
recursos de redes de cómputo para la
agilización, implementación del
diseño y uso de herramientas virtuales.
Revisión de ProcesosPara mejorar desempeños es necesaria una revisión analítica con los siguientes pasos: Analizar el desempeño actual. Documentar el proceso. Preparar una matriz de áreas de fortalezas y
debilidades. Elaborar un cuadro comparativo de posición en la
industria. Desarrollar un diagnóstico. Mapear los nuevos procesos. Diseñar mecanismos de control.
Herramientas de Evaluación y Control
Se busca evaluar el impacto de disponer de procesos utilizando las herramientas como son:• Check List• Indicadores para di
agnosticar su comportamiento: indicadores de procesos cualitativos y cuantitativos.
Resumen1. Conocer las técnicas de diagramación y mapeo logra una
adecuada coordinación y flujo eficiente de información.2. La representación gráfica de todo tipo de hechos por medio de
la simbología clarifica la interacción e interrelación entre estos y las unidades.
3. La elaboración de diagramas de flujo necesita un lenguaje coherente y preciso con el cual se pueda manejar y entender la información que produce la organización.
4. Los símbolos de diagramación avalados que puede utilizarse para los diagramas son ASME, ANSI, DIN y los no avalados que pueden utilizarse son DIF y DO.
5. El uso adecuado de dibujos y contenido de los diagramas concede ventajas de destino, aplicación, comprensión e interpretación de la información.
6. Los diagramas de flujo se clasifican según criterios de: sucesión de hechos, escala de tiempo, movimiento, presentación, formatos y propósitos.
7. Los procesos se representan en trazo de mapas que pueden ser físicos, incluir papeleo, ejecutados por computador, seguir secuencias lógicas de eventos y todos ellos pueden presentarse juntos en un proceso.
8. La integración de sistemas y bases de datos en el trazo de mapas puede estar soportado por aplicaciones computacionales como el IDEF.
9. La simulación de procesos como herramienta de animación crea una imagen visual de la descripción de elementos del proceso, a esta técnica se la conoce como SIMAN/CINEMA.
10.Un simulador específico es el conocido como SPARKS.11.Para la evaluación de procesos y procedimientos se
utilizan las herramientas como son el Check List y los indicadores para diagnosticar comportamientos.
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Final de la Presentación
