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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

LA PAZ - BOLIVIA

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA

INDICE MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ....................................................................................................... 1

INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES ................................................................................................. 4

PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................................................................... 9

Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca (selección, indización, clasificación, catalogación en el Sistema de

Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”, marbeteo y organización física en estantería preestablecida) para

publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por transferencia interna, donación y/o canje externo.

DGAA 10-01-01 ........................................................................................................................................................ 9

Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas generadas por el MEFP para su resguardo y

conservación en la Biblioteca Económica Financiera. DGAA 10-01-02 ................................................................. 12

Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas económico-

financieros. DGAA 10-01-03 ................................................................................................................................... 15

Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas en la página web de la Biblioteca del

MEFP y a través de correo electrónico. DGAA 10-02-01 ....................................................................................... 18

Distribución de publicaciones impresas editadas por el MEFP a bibliotecas con convenio de canje, bibliotecas

universitarias a nivel nacional e instituciones que fomenten la investigación económica. DGAA 10-02-02 .......... 21

Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de Importaciones” emitida por el Viceministerio de Política

Tributaria, delegada a través de Resolución Ministerial. DGAA 10-02-03 ............................................................. 24

Brindar servicio de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios internos

de manera presencial, vía telefónica y/o correo electrónico. DGAA 10-03-01 ........................................................ 27

Brindar servicios de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios

externos de manera presencial, vía telefónica y/o correo electrónico. DGAA 10-03-02 ......................................... 30

Realizar transferencias de documentación pasiva de las diferentes áreas del MEFP a la Memoria Institucional y

Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-01................................................................................................ 33

Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la documentación transferida a Memoria Institucional y Biblioteca

Económica Financiera. DGAA 11-01-02 ................................................................................................................. 36

Realizar tratamiento preventivo de conservación y preservación de series y unidades de documentación pasiva en

la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-03 .................................................... 39

Valorar y expurgar la documentación pasiva que no contenga valor administrativo, fiscal y/o legal. DGAA 11-01-

04 ............................................................................................................................................................................. 42

Prestar servicios de consulta documental directa en la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.

DGAA 11-02-01 ...................................................................................................................................................... 45

Elaborar Certificados de Aportes DGAA 12-01-01 ................................................................................................. 51

Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes. DGAA 12-

01-02 ........................................................................................................................................................................ 55

MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO N°4

LA PAZ - BOLIVIA


MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA

1


FORMULARIO 04

MAPEO DE

PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA

MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA - MIB

CÓDIGO

PROCESO

PROCESOS

CÓDIGO

OPERACIÓN

OPERACIONES

CÓDIGO

PROCED.

PROCEDIMIENTOS

DGAA 10

Administrar,

resguardar,

difundir y

facilitar el acceso

a recursos

bibliográficos y/o

hemerográficos

DGAA

10-01

Sistematización y

organización física

de la colección

bibliográfica y/o

hemerográfica.

DGAA

10-01-01

Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca para

publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por

transferencia interna, donación y/o canje externo.

DGAA

10-01-02

Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas generadas por el MEFP para su resguardo

y conservación en Biblioteca Económica Financiera.

DGAA

10-01-03

Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas especializadas en temas económico-

financieros.

DGAA

10-02

Difusión y venta

de recursos

bibliográficos

DGAA

10-02-01

Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o

hemerográficas en la página web de la Biblioteca del

MEFP y a través de correo electrónico.

DGAA

10-02-02

Distribución de publicaciones impresas editadas por el

MEFP a bibliotecas con convenio de canje, bibliotecas

universitarias a nivel nacional e instituciones que

fomenten la investigación económica.

DGAA

10-02-03

Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de

Importaciones” emitida por el Viceministerio de Política

Tributaria, delegada a través de Resolución Ministerial.

2


FORMULARIO 04

MAPEO DE

PROCESOS



DGAA

10-03

Proporcionar y

brindar servicios

de información

eficientes, eficaces

y oportunos a

usuarios internos y

externos.

DGAA

10-03-01

Brindar servicio de información y préstamo de

publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios

internos de manera presencial, vía telefónica y/o correo

electrónico.

DGAA

10-03-02

Brindar servicios de información y préstamo de

publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas a usuarios

externos de manera presencial, vía telefónica y/o correo

electrónico.

DGAA 11

Administrar,

organizar,

resguardar,

preservar y

prestar servicios

de información de

la documentación

pasiva del MEFP.

DGAA

11-01

Coordinación y

transferencia de

documentación

pasiva para la

aplicación de

tratamiento

archivístico a la

documentación

pasiva de la MIB.

DGAA

11-01-01

Realizar transferencias de documentación pasiva de las

diferentes áreas organizacionales del MEFP a la Memoria

Institucional y Biblioteca Económica Financiera.

DGAA

11-01-02

Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la

documentación transferida a la Memoria Institucional y

Biblioteca Económica Financiera.

DGAA

11-01-03

Realizar tratamiento preventivo de conservación y

preservación de series y unidades documentales en la

Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.

DGAA

11-01-04

Valorar y expurgar la documentación pasiva que no

contenga valor administrativo, fiscal y/o legal.

DGAA

11-02-01

Prestar servicios de consulta documental directa en la


3


FORMULARIO 04

MAPEO DE

PROCESOS



DGAA

11-02

Disposición de

Servicios de

Información

Documental.

DGAA

11-02-02

Proporcionar servicios de información documental para

préstamo, consulta, reprografía y/o legalización de

documentos que se encuentran bajo resguardo de la

Memoria institucional y biblioteca económica Financiera.

DGAA 12

Atender

solicitudes de

certificación de

aportes y

legalización de

fotocopias de

comprobantes de

ejecución

presupuestaria y

de planillas de

haberes.

DGAA

12-01

Ejecución de

certificación de

aportes y

legalización de

fotocopias de

comprobantes de

ejecución

presupuestaria y

de planillas de

haberes.

DGAA

12-01-01

Elaborar Certificados de Aportes.

DGAA

12-01-02

Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de

Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

ACTUALIZACIÓN N°:1

Cynthia Lahore Andrade

Técnico V

Fernando Chuquimia Bonifaz

Responsable Memoria Institucional

y Biblioteca Económica Financiera

Elvis Guzmán Céspedes

Director General de Asuntos Administrativos

FECHA DE APROBACIÓN O

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES

FORMULARIO N° 5

LA PAZ - BOLIVIA


MEMORIA INTSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA

4

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS- DGAA

MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA - MIB

NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, resguardar, difundir y facilitar el acceso a recursos bibliográficos y/o

hemerográficos.

CÓDIGO:

DGAA 10

OBJETIVO:

El Acceso a recursos bibliográficos y/o hemerográficos ha sido administrado, resguardado, difundido y facilitado.

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:


PRODUCTOS DEL PROCESO:

Registro, sistema de registro, Base de datos actualizada.

Fichas de solicitud de préstamo, registradas.

Ubicación y asignación en estantería predeterminada de los recursos bibliográficos y hemerográficos

ordenados.

OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO

CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLE PRODUCTO TIEMPO

DÍAS

DGAA

10-01

Sistematización y

organización física de la

colección bibliográfica y/o

hemerográfico

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera

Material bibliográfico

sistematizado, codificado

y ordenado.

136 días

DGAA

10-02

Difusión y venta de recursos

bibliográficos.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera

Se dio a conocer las

estadísticas e información

económica a las diferentes

entidades del Gobierno.

55 días

DGAA

10-03

Proporcionar y brindar

servicios de información

eficientes, eficaces y

oportunos a usuarios internos

y externos.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera

Se proporcionó

información especializada

en temas económicos

financieros a usuarios

internos y externos.

2 días

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO 193 días

OBSERVACIONES:

La venta del Arancel Aduanero de Importaciones se realizará solo en caso de contar con una Resolución Ministerial

vigente.

5

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES

ELABORADO POR:


Técnico V

APROBADO POR:


Responsable Memoria Institucional y

Biblioteca Económica Financiera


Director General de Asuntos

Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

6

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES



NOMBRE DEL PROCESO:

Administrar, organizar, resguardar, preservar y prestar servicios de información de la

documentación pasiva del MEFP.

CÓDIGO:

DGAA 11

OBJETIVO:

La documentación pasiva ha sido preservada, resguarda y organizada para transparentar la información

documental.

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:

Dirección General de Asuntos Administrativos

Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera


Registros de transferencia documental.

Registros de series documentales organizadas.

Registros de préstamo y de información documental.



DÍAS

DGAA

11-01

Coordinación y transferencia

de documentación pasiva para

la aplicación de tratamiento

archivístico a la

documentación pasiva de la

MIB.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera.

Series de documentación

pasiva clasificadas,

ordenadas y preservadas.

125

DGAA

11-02

Disposición de Servicios de

Información Documental.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera

Series documentales

accesibles a la consulta y

al servicio de información

documental.

4

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO

En la operación 11-01 el tiempo que conlleva realizar este proceso depende del volumen de

cada serie documental.

En la operación 11-02 el tiempo de atención de un requerimiento está sujeto al tipo de

solicitud.

129

OBSERVACIONES:

7

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES

ELABORADO POR:


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

8

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 05

INTEGRACIÓN DE

PROCESOS Y

OPERACIONES



NOMBRE DEL PROCESO:

Atender solicitudes de certificación de aportes y legalización de fotocopias

legalizadas de comprobantes de ejecución y de planillas de haberes a usuarios

internos y externos.

CÓDIGO:

DGAA 12

OBJETIVO:

Elaborar Certificados de Aportes.

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO

Dirección General de Asuntos Administrativos - Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera.


Formularios de registros.

Documentación ubicada en estantería.



DÍAS

DGAA

12-01

Ejecución de certificados de

aportes y extender

fotocopias legalizadas de

Comprobantes de Ejecución

Presupuestaria y Planillas de

Haberes.

Responsable de la

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Económica

Financiera

Certificaciones de

aportes emitidos y

fotocopias de

comprobantes de

ejecución

presupuestaria y de

planillas de haberes

legalizados.

65 días

TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO 65 días

ELABORADO POR:


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO N°6

LA PAZ - BOLIVIA


MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA FINANCIERA

9

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENRAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA -FINANCIERA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Ejecutar los Procesos Técnicos de biblioteca (selección, indización,

clasificación, catalogación en el Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-

WEB”, marbeteo y organización física en estantería preestablecida) para

publicaciones bibliográficas y/o periódicas adquiridas por transferencia

interna, donación y/o canje externo. DGAA 10-01-01

CÓDIGO:

DGAA 10-01-01

OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:

Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

El Registro bibliográfico está actualizado, y la colección bibliográfica organizada en estantería

preestablecida y disponible para su préstamo.

INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:

Reglas de Catalogación Angloamericanas

Sistema de Clasificación Dewey

Macrothesaurus de la OCDE – Lista de Descriptores en Banca y Finanzas

Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”

PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:

Registro de las unidades bibliográficas y/o periódicas en el sistema “LILDBI-WEB” verificable en el

resumen estadístico trimestral generado por el sistema.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

66 días.

N°

DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Transfiere publicaciones bibliográficas

con listado mediante Hoja de Ruta (pase a

la tarea 3)

Diferentes Unidades

organizacionales del

MEFP

Hoja de Ruta

2

Entrega en calidad de donación y/o canje

publicaciones bibliográficas con nota

externa.

Otras Instituciones

públicas y/o privadas

3

Registra ingreso de la publicación

bibliográfica en Sistema de

Correspondencia “SIGA Internet”

Técnico Archivista

4

Recibe, coloca instrucción y deriva el

material bibliográfico al técnico

bibliotecario para su análisis y registro en

Base de datos.

Responsable de Memoria

Institucional y Biblioteca

10

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Selecciona y analiza el material remitido

para inicio del proceso técnico,

clasificándose de acuerdo a reglas

internacionales.

En caso de que la publicación

bibliográfica y/o periódica no corresponda

al área de especialidad económica-

financiera, se registra en hoja de cálculo

Excel y se ubica físicamente en estantería

predeterminada (Fin de proceso).

Bibliotecóloga (o)

Documentalista

Material Bibliográfico

6

Si la publicación bibliográfica y/o

periódica es de la especialidad económica-

financiera, se cataloga en el

Sistema de Registro “LILDBI-WEB”,

detallando los campos requeridos,

incluyendo el resumen de la publicación y

la indización.

Bibliotecóloga (o)

Documentalista

Sistema de registro

“LILDBI-WEB”

Sistema de

Clasificación Dewey.

Reglas de catalogación

Angloamericanas.

THESAURO

7

Marbetea cada unidad bibliográfica y/o

periódica y organiza en estantería

predeterminada, de acuerdo al plan de

clasificación temática.

Bibliotecóloga (o)

Documentalista

Plantilla de marbetes

8

Elabora y remite informe de avance

trimestral del listado de publicaciones

bibliográficas y/o periódicas registradas

en Sistema “LILDBI-WEB” al

Responsable de Memoria Institucional y

Biblioteca Económica Financiera.

Bibliotecóloga (o)

Documentalista

9

Corrobora por muestreo el ingreso de la

cantidad de publicaciones registradas en

Sistema “LILDBI-WEB”, a través del

resumen estadístico generado por el

sistema.



10 Aprueba y remite informe para archivo. Responsable de Memoria


11 Archiva copia de Informe con V°B° Técnico Archivista

ELABORADO POR:

Iris Natalia Zárate Durán

Técnico V


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

12

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS


MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONOMICA-FINANCIERA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar las publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas generadas por el

MEFP para su resguardo y conservación en la Biblioteca Económica Financiera.

DGAA 10-01-02

CÓDIGO:

DGAA 10-01-02


Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica.


Contarse con todas las publicaciones bibliografías y/o hemerográficas elaboradas en la entidad para su

debido resguardo y préstamo a usuarios.


Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios.


Colección completa de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas del MEFP conservadas,

resguardadas y disponibles para su consulta.


10 días.

N°

DESCRIPCIÓN DE TAREAS

PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Elabora COMUNICADO y/o nota de

solicitud de envío de 5 ejemplares de cada

publicación editada anualmente por las

diferentes Unidades Organizacionales del

MEFP, para la Biblioteca.



2 Remite para su revisión y aprobación a la

DGAA.



3 Recepciona, aprueba y deriva

COMUNICADO para su difusión.

Director (a) General de

Asuntos

Administrativos.

4

Recepciona publicaciones editadas por las


MEFP y registra en Sistema de

Correspondencia “SIGA Internet”.

Técnico Archivista

5 Instruye se inicie procesos técnicos de

biblioteca.



6 Inicia procesos técnicos de biblioteca

Bibliotecólogo

Documentalista

13

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO

POR:

Iris Natalia Zárate

Durán

Técnico VI

Cynthia Lahore

Andrade

Técnico V

APROBADO POR:


Responsable Memoria Institucional y Biblioteca

Económica Financiera



Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

15

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comprar y/o suscribir publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas

especializadas en temas económico-financieros. DGAA 10-01-03

CÓDIGO:

DGAA 10-01-03


Sistematización y organización física de la colección bibliográfica y/o hemerográfica.


Contar con diversidad de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas

económicos-financieros para su consulta.


Presupuesto aprobado

Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Listado de material bibliográfico especializado, enviados por Librerías y Editoriales.

Solicitud de requerimientos bibliográficos de las áreas organizacionales del MEFP


Publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en temas Económico–Financieras

organizadas para préstamo y consulta.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 60 días.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Elabora COMUNICADO para adquisición

de publicaciones bibliográficas y remite para

su revisión y aprobación.

Responsable de

Memoria Institucional y

Biblioteca

2

Recepciona, aprueba y deriva


Director General de

Asuntos

Administrativos.

3

Solicita compra y/o suscripción de

publicaciones bibliográficas y/o revistas,

hasta fecha establecida en el

COMUNICADO mediante Hoja de Ruta,

adjunta listado de publicaciones requeridas.

Unidad Solicitante

4 Recepciona solicitud de compra y registra en

Sistema de correspondencia “SIGA

Internet”.

Técnico Archivista

5

Solicita e instruye se analice la factibilidad

de compra de los requerimientos.

Responsable de


Biblioteca

6

Analiza, verifica y cotiza los requerimientos

en diferentes librerías.

Bibliotecólogo

Documentalista

7

Elabora y remite listado de factibilidad de

compra/suscripción de publicaciones

bibliográficas y/o revistas.

Bibliotecólogo

Documentalista

16

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

8

Verifica el listado y elabora nota de

autorización para inicio de proceso de

compra/suscripción de requerimientos

bibliográficos y/o revistas, adjuntando toda

la documentación necesaria.

Responsable de


Biblioteca

9

Autoriza proceso de compra y/o suscripción

y remite a la unidad correspondiente.

Director General de

Asuntos

Administrativos.

10

Recepciona y da conformidad a la compra

y/o suscripción del requerimiento.

Responsable de


Biblioteca

11

Deriva e instruye su registro en sistema

bibliográfico “LILDBI-WEB”

Responsable de


Biblioteca

12 Inicia los Procesos Técnicos de biblioteca. Bibliotecólogo

Documentalista

ELABORADO POR:


Técnico VI


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

18

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar y difundir boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas en

la página web de la Biblioteca del MEFP y a través de correo electrónico. DGAA

10-02-01

CÓDIGO

DGAA 10-02-01


Difusión y venta de recursos bibliográficos.


Darse a conocer las novedades bibliográficas y/o hemerográficas disponibles en la Biblioteca del MEFP

para su consulta.


Últimas publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas por donación, compra y/o suscripción.

Sistema de Biblioteca propio del MEFP


Boletín de novedades bibliográficas y/o hemerográficas difundido vía correo electrónico y en la página

Web del MEFP, a usuarios de la Biblioteca.


3 días.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye y deriva con hoja de ruta las

publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas en temas económico-

financieros, para registro en el “Sistema de

Biblioteca” del MEFP.

Responsable de

Memoria Institucional

y Biblioteca

Hoja de Ruta

“Sistema de

Biblioteca”

2

Recepciona y selecciona las publicaciones

bibliográficas y/o hemerográficas en temas

económico-financieros.

Bibliotecólogo

Documentalista

3

Escanea y edita la portada de cada unidad

bibliográfica y/o hemerográfica a introducirse

en el Sistema de Biblioteca” del MEFP.

Bibliotecólogo

Documentalista

4

Introduce y registra los datos bibliográficos

(Autor, título, código y resumen) de cada

publicación con su respectiva portada

escaneada.

Bibliotecólogo

Documentalista

5

Genera el boletín de novedades

bibliográficas en formato PDF y remite vía

correo electrónico a usuarios de la Biblioteca.

Bibliotecólogo

Documentalista

19

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Elabora y remite informe trimestral de

novedades bibliográficas adjuntando las

copias de correos electrónicos de envío.

Bibliotecólogo

Documentalista

7

Revisa de manera aleatoria las novedades

bibliográficas remitidas vía correo electrónico

y remite informe para archivo con V°B°

Responsable de


y Biblioteca


8 Archiva Informe de alerta bibliográficas con

sello de recepción

Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Técnico VI


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

21

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de publicaciones impresas editadas por el MEFP a bibliotecas con

convenio de canje, bibliotecas universitarias a nivel nacional e instituciones que

fomenten la investigación económica. DGAA 10-02-02

CÓDIGO:

DGAA 10-02-02




Difundirse las publicaciones editadas por las Unidades Organizacionales del MEFP con el fin de

transparentar la gestión pública.


Lista de entidades para distribución

Publicaciones de la Entidad.

Convenios interinstitucionales de canje.


Publicaciones editadas por el MEFP disponibles para su consulta en diferentes bibliotecas a nivel

nacional.

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

30 días por lote distribuido.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Elabora COMUNICADO de solicitud de

envío de ejemplares de cada publicación

editada por las diferentes Unidades

Organizacionales del MEFP, para su

distribución gratuita en Bibliotecas

Universitarias a nivel nacional e

instituciones de convenio.

Responsable de


Biblioteca


DGAA.

Responsable de


Biblioteca



Director General de

Asuntos

Administrativos.

4

Recepciona publicaciones editadas por las


MEFP y registra en Sistema de

Correspondencia “SIGA Internet”.

Técnico Archivista

5 Instruye la distribución de publicaciones de

acuerdo a lista actualizada de instituciones.

Responsable de


Biblioteca

6

Realiza nota y remite las publicaciones a las

entidades de acuerdo a listado.

Bibliotecólogo

Documentalista

Lista actualizada de

entidades para

distribución

22

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

7 Elabora trimestralmente un informe de las

publicaciones distribuidas.

Bibliotecólogo

Documentalista

8 Revisa y coteja informe con sellos de

recepción de entrega de los ejemplares.

Responsable de


Biblioteca

9 Aprueba y remite informe con V°B° para su

archivo.

Responsable de


Biblioteca

10 Archiva Informe con V°B°

Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Técnico VI


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

24

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTIOS ADMINISTRATIVOS


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Venta de la publicación impresa “Arancel Aduanero de Importaciones” emitida

por el Viceministerio de Política Tributaria, delegada a través de Resolución

Ministerial. DGAA 10-02-03

CÓDIGO

DGAA 10-02-03




Difundirse la publicación impresa del “Arancel Aduanero de Importaciones” a través de su venta.


Resolución Ministerial que instruya la venta en instalaciones de la Memoria Institucional y

Biblioteca

Publicaciones impresas del Arancel Aduanero de Importaciones de la gestión.

Talonario de Facturas


Publicaciones impresas del Arancel Aduanero de Importaciones vendidas.


22 días.

N°


PUESTO RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye mediante Resolución

Ministerial la venta del Arancel

Aduanero de Importaciones en

instalaciones de la Memoria

Institucional y Biblioteca.


Administrativos

Hoja de Ruta

2

Envía a la MIB las publicaciones

impresas de Aranceles Aduaneros de

Importaciones para su venta al público

con Hoja de Ruta.


Arancelarios

Hoja de ruta

3

Recepciona y registra Resolución

Ministerial y publicaciones impresas de

Aranceles Aduaneros de Importaciones

para su venta con nota de entrega, en

Sistema de Correspondencia “SIGA

Internet”.

Técnico Archivista

4

Solicita mediante nota interna talonario

de facturas para la venta de

publicaciones impresas de Aranceles

Aduaneros de Importaciones.



5 Recepciona y atiende nota de solicitud.

Unidad Financiera

25

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6

Deriva los ejemplares de Aranceles

Aduaneros de Importaciones para su

venta y respectivos talonarios de

facturas.



Nota de entrega

7 Recibe Aranceles Aduaneros de

Importaciones

y talonarios de facturas para su venta.

Bibliotecólogo

Documentalista.

8 Proporciona información sobre los pasos

a seguir para la adquisición del Arancel

Aduanero de Importaciones.

Bibliotecólogo

Documentalista.

9 Recibe y revisa boleta bancaria de pago

por parte del comprador para la entrega

de la publicación.

Bibliotecólogo

Documentalista.

10 Entrega Arancel Aduanero de

Importaciones y emite factura de venta al

comprador.

Bibliotecólogo

Documentalista.

11 Elabora y remite informe mensual de

descargo de boletas recibidas y facturas

emitidas por separado.

Bibliotecólogo

Documentalista.

12

Verifica y deriva informes mensuales de

descargo a la Unidad Financiera.



ELABORADO POR:


Técnico VI


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

27

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Brindar servicio de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas a usuarios internos de manera presencial, vía telefónica y/o

correo electrónico. DGAA 10-03-01

CÓDIGO:

DGAA 10-03-01


Proporcionar y brindar servicios de información eficientes, eficaces y oportunos a usuarios internos y

externos.


Demanda de solicitudes de préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en

el área económica-financiera satisfechas.


Formularios de préstamo a domicilio.

Terminales de consulta página web www.economiayfinanzas.gob.bo

Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”.

Material bibliográfico y/o hemerográfico.

Convenios interbibliotecarios.


Demanda de solicitud de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas atendidas, registradas en informe

estadísticos trimestrales.


1 día.

N°


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita información y/o préstamo de

publicación bibliográfica y/o hemerográfica

(presencial, vía telefónica y/o correo

electrónico)

Usuario interno

2 Recibe requerimiento bibliográfico. Bibliotecólogo

Documentalista

Sistema de registro

bibliográfico

“LILDBI-WEB”.

3 Busca y recupera la información en Sistema

de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”.

Bibliotecólogo

Documentalista

4

Remite, mediante correo electrónico,

información sobre la disponibilidad de la


solicitada y ficha de préstamo.

En caso de no disponer de la publicación

requerida, solicita en calidad de préstamo

interbibliotecario la publicación

bibliográfica y/o hemerográfica, en

Bibliotecas de Convenio a nombre de

Bibliotecóloga (o) Documentalista /Técnico

Archivista

Bibliotecólogo

Documentalista

http://www.economiayfinanzas.gob.bo/

28

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

En caso de no contarse con la publicación

requerida en ninguna Biblioteca de

Convenio termina el proceso.

Bibliotecólogo

Documentalista

6 Selecciona el material bibliográfico a ser

prestado.

Usuario interno

7

Ubica la publicación bibliográfica y/o

hemerográfica en estantería predeterminada

y la entrega.

Bibliotecólogo

Documentalista

8 Recoge el material bibliográfico en

Biblioteca y entrega la ficha de préstamo.

Usuario Interno

9 Recibe la ficha de préstamo y archiva en

folder predeterminado para usuarios internos

del MEFP y registra ficha de préstamo para

estadísticas mensuales.

Bibliotecólogo

Documentalista

Correo electrónico,

ficha de préstamo

10 Llama al usuario para recordar la fecha

establecida de devolución.

Bibliotecólogo

Documentalista

11 Devuelve la publicación solicitada a

Biblioteca.

Usuario Interno

12

Guarda y acomoda en el estante

prestablecido la publicación bibliográfica

y/o hemerográfica devuelta.

Realiza la devolución de la publicación

bibliográfica y/o hemerográfica a Biblioteca

de Convenio si se tratara de préstamo Inter

bibliotecário.

Bibliotecólogo

Documentalista

13 Elabora y remite informe trimestral de

estadísticas de atención de solicitudes de

préstamo de publicaciones.

Bibliotecólogo

Documentalista

14

Revisa y aprueba informe trimestral de

estadísticas de solicitudes de préstamo de

publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas.

Responsable de


Biblioteca

15 Remite informe para su archivo Responsable de


Biblioteca

16 Archiva Informe con V°B° Técnico archivista

ELABORADO POR:

Iris Natalia Zárate

Durán

Técnico VI

Cynthia Lahore

Andrade

Técnico V

APROBADO POR:




Elvis Guzman Céspedes


Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

30

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Brindar servicios de información y préstamo de publicaciones bibliográficas y/o

hemerográficas a usuarios externos de manera presencial, vía telefónica y/o

correo electrónico. DGAA 10-03-02

CÓDIGO:

DGAA 10-03-02


Proporcionar y brindar servicios de información eficientes, eficaces y oportunos a usuarios internos y

externos.


Demanda de solicitudes de préstamo de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas especializadas en

el área económica-financiera satisfechas.


Formularios de préstamo en sala

Terminales de consulta página web www.economiayfinanzas.gob.bo

Sistema de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”



Demanda de solicitud de publicaciones bibliográficas y/o hemerográficas atendidas, registradas en informe

estadísticos trimestrales.


1 día.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita información y/o préstamo de


(de forma: presencial, vía telefónica y/o

correo electrónico)

Usuario externo

2

Recibe requerimiento bibliográfico.

Bibliotecólogo

Documentalista

Sistema de Registro

Bibliográfico

“LILDBI-WEB”

3

Busca y recupera la información en Sistema

de Registro Bibliográfico “LILDBI-WEB”

Bibliotecólogo

Documentalista

4

Remite información sobre la disponibilidad

de la publicación bibliográfica y/o

hemerográfica solicitada vía correo

electrónico y/o llamada telefónica (fin del

proceso)

Informa, de forma presencial, sobre la

disponibilidad de las publicaciones

solicitadas o similares.

En caso de no contar con la información

requerida termina el proceso.

Bibliotecólogo

Documentalista

http://www.economiayfinanzas.gob.bo/

31

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5

Selecciona el material bibliográfico a ser

prestado.

Usuario externo

Ficha de préstamo

6 Ubica físicamente la publicación

bibliográfica y/o hemerográfica en estantería

predeterminada.

Bibliotecólogo

Documentalista

7

Proporciona la publicación bibliográfica y/o

hemerográfica requerida a usuario externo

para revisión en sala.

Bibliotecólogo

Documentalista

8 Llena ficha de registro de préstamo. Usuario externo

9 Devuelve la publicación bibliográfica y/o

hemerográfica prestada.

Usuario externo

10

Recibe la ficha de préstamo y registra para

estadísticas mensuales, conjuntamente con la

devolución de la publicación prestada.

Bibliotecólogo

Documentalista

11 Guarda y acomoda en el estante prestablecido

el material bibliográfico prestado.

Bibliotecólogo

Documentalista

12

Elabora y remite informe trimestral de

estadísticas de atención de solicitudes de

préstamo de publicaciones.

Bibliotecólogo

Documentalista

13

Revisa informe trimestral de estadísticas de

solicitudes de préstamo de publicaciones

bibliográficas y/o hemerográficas y da V°B°.

Remite a archivo informe trimestral.

Responsable de


Biblioteca

14

Archiva informe trimestral en folder de

palanca correspondiente a la gestión.

Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Técnico VI


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

33

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS


MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA-FINANCIERA


Realizar transferencias de documentación pasiva de las diferentes áreas del

MEFP a la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA

11-01-01

CÓDIGO:

DGAA 11-01-01


Coordinación y ejecución de transferencias de documentación a la MIB.


Documentación pasiva del MEFP concentradas, preservadas y organizadas en la MIB.


Comunicado y cronograma de Transferencia documentales de todas la unidades del MEFP

Tabla de retención documental (plazos de permanencia)

Documentación pasiva de archivos de oficina.

Inventarios.

Formulario de transferencia.

Contenedores de polietileno (bolsas).


Documentación pasiva concentrada en la MIB.


10 días por dependencia.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Elabora COMUNICADO para la

transferencia de documentación pasiva de

las diferentes unidades organizacionales del

Ministerio, adjunta cronograma de fechas.

Responsable Memoria




DGAA.

Responsable Memoria





Director General de

Asuntos Administrativos

4

Instruye la preparación de documentación

pasiva a ser transferidos.

Director y/o Jefe de

Unidad

5

Valora documentación de acuerdo a plazos

de permanencia y frecuencia de consulta.

Secretaria y/o encargado

de archivo oficina

Comunicado y

Cronograma de

transferencias

6 Asesora y proporciona directrices para la

transferencia de documentación pasiva a

archivo

Técnico Archivista de

documentación pasiva.

7 Organiza y prepara las unidades y series

documentales para transferencia.


de archivo oficina

34

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

8

Prepara y elabora relaciones de entrega en

Formularios normalizados de Transferencia

en tres ejemplares y en medio magnético.



9 Realiza la entrega previa de los formularios

de documentación pasiva.


de archivo oficina

10

Verifica la documentación y las relaciones

de los formularios de transferencias, si no

existe observaciones para a la firma del Jefe

de la Unidad organizacional, caso contrario

devuelve para corregir la organización de la

documentación.



Relaciones de entrega

11 Firma conformidad en los formularios de

transferencia la entrega y recepción de la


Responsable Memoria


12 Solicita al área de servicios generales el

traslado de la documentación a los

depósitos de la MIB

Responsable Memoria


Comunicado y

Cronograma de

transferencias

13

Traslada la documentación a la Memoria

Institucional.

Servicios Generales Memorándum

14

Supervisa e instruye ubicar en depósitos la

documentación transferida.


Institucional.

15 Ubica la documentación en depósitos de la

MIB.


documentación pasiva

En base a guía de

transferencias.

ELABORADO POR:

María Luz Laura Lima

Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

36

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS


MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLITECA ECONÓMICA Y FINANCIERA


Clasificar, ordenar, describir y sistematizar la documentación transferida a

Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-01-02

CÓDIGO:

DGAA 11-01-02


Aplicación de tratamiento archivístico de la documentación pasiva en la MIB.


Documentación pasiva organizada, sistematizada y accesible para su uso administrativo.


- Documentación pasiva

- Inventarios de transferencia

- Cuadro de clasificación

- Sistema de Registro documental.


- Índice de series documentales actualizados.

- Documentación pasiva conservada en cajas normalizadas de archivo ubicadas en estantería.


15 días por serie documental.

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye se proceda a realizar la identificación,

clasificación y descripción de series

documentales de la documentación transferida de

las diferentes áreas organizacionales del MEFP.

Responsable


y Biblioteca

2 Clasifica y agrupa la documentación pasiva

transferida por las diferentes áreas

organizacionales del MEFP.



3

Identifica y asigna la serie documental

correspondientes a la documentación

recepcionada por transferencia.



4 Transcribe información a hoja de Cálculo Excel. Técnico Archivista de


5 Remite para su aprobación la identificación y

asignación de series documentales realizadas.



6

Revisa y aprueba el trabajo realizado, en caso de

no existir observaciones continua el

procedimiento de lo contrario retorna a la anterior

tarea.

Responsable


y Biblioteca

7 Exporta y actualiza la información al Sistema de

Registro Documental.



8 Elabora y coloca marbetes para su identificación Técnico Archivista de


9 Almacena y ubica documentación en estantería

según unidades de instalación correspondientes.



37

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

10 Elabora instrumentos de descripción (guía,

índice, inventarios) para el acceso y control

de la información.



11

Elabora informe dando a conocer la

identificación, clasificación y descripción

de series documentales de la

documentación transferida de las

diferentes áreas organizacionales del

MEFP.



12 Verifica, revisa y valida trabajo realizado

Responsable Memoria

Institucional y Biblioteca.

13 Aprueba y remite informe para archivo. Responsable Memoria


14 Archiva copia de Informe con V°B°

Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

39

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Realizar tratamiento preventivo de conservación y preservación de series y

unidades de documentación pasiva en la Memoria Institucional y Biblioteca

Económica Financiera. DGAA 11-01-03

CÓDIGO:

DGAA 11-01-03




Documentación pasiva en la MIB conservada y resguardada.


Documentación pasiva transferida.

Insumos de preservación y restauración (pegamento, papel ceda, saca grapas, franela, hilo de

algodón).

Tapas de cartón.

Aspiradora de polvo manual.

Fumigación.


Fondo documental de la MIB preservada en buenas condiciones.



N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye se realice el tratamiento preventivo

(limpieza, eliminación de objetos metálicos

y/o otros elementos dañinos al papel) de la

documentación pasiva transferida por las

diferentes áreas organizacionales del MEFP.

Responsable Memoria

Institucional y

Biblioteca

Memorándum

Formularios de

transferencia

2

Identifica y revisa el estado de la

documentación deteriorada de la MIB.



3

Traslada documentos de carpeta a legajos para

su conservación, elimina objetos metálicos,

post-it y/o cualquier elemento dañino para el

documento.



4 Restaura la documentación transferida

aplicando técnicas y procedimientos

estandarizados.



5 Ubica documento restaurado en estantería

correspondiente a la serie documental

asignada.



6 Elabora y remite informe de la documentación

sometida al tratamiento de conservación y

preservación.



Inventario

40

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

7

Revisa por muestreo y da conformidad al

proceso preventivo de la documentación

pasiva transferida por las diferentes áreas

organizacionales del MEFP.

Responsable Memoria

Institucional y

Biblioteca

8

Remite Informe para su archivo Responsable Memoria

Institucional y

Biblioteca

9

Archiva Informe con V°B° del Responsable

de Memoria Institucional y Biblioteca. Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

42

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Valorar y expurgar la documentación pasiva que no contenga valor

administrativo, fiscal y/o legal. DGAA 11-01-04

CÓDIGO:

DGAA 11-01-04




Volumen documental controlado.


Documentación de más de 15 años de permanencia en la MIB.

Tabla de retención documental

Inventarios.

Informe técnico de valoración.


Actas de expurgo de series documentales.



N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Instruye se realice la valoración y expurgo

de documentación pasiva que no contenga

valor administrativo, fiscal y/o legal.

Responsable Memoria


2 Analiza las unidades documentales,

elabora registros e inventarios.



Nota a la DGAA

3

Identifica piezas documentales que no

contengan valor administrativo, fiscal y

legal (copias, borradores, etc.)



4

Elabora y remite informe de la valoración y

el listado de la documentación pasiva que

no contiene valor administrativo, fiscal y/o

legal.



5

Verifica, analiza y autoriza se extraiga la

documentación pasiva listada en el informe

para su expurgo.

En caso de no autorizar retorna a la

identificación de piezas documentales que

no contengan valor administrativo.

Responsable Memoria


6 Extrae y acopia las piezas documentales

para eliminar.



43

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

7 Elabora y remite inventario de las piezas

documentales a ser eliminadas



8

Verifica y coteja datos del primer listado

remitido y el listado de documentación

extraída y acopiada para eliminar

Si existen observaciones al registro o

inventario devuelve al Técnico archivista

para subsanar las observaciones.

Responsable Memoria


9

Elabora Informe técnico y solicita

autorización de la DGAA para iniciar

proceso de expurgo o eliminación de series

documentales a través de Imprenta.

Responsable Memoria


10

Revisa y autoriza la eliminación de

documentos, de lo contrario devuelve al

responsable de la Memoria Institucional.

Dirección General de


11

Solicita a la Imprenta la eliminación

(picado de papel) bajo la supervisión del

Responsable de la MIB.

Responsable Memoria


12 Procede al picado del papel para su

eliminación firma acta de destrucción.

Imprenta.

13 Elabora el acta de destrucción de

documentación pasiva para firma.

Responsable Memoria


14 Remite Acta de Destrucción de

documentación pasiva a la DGAA

Responsable Memoria


15 Recepciona Acta de Destrucción de

documentación pasiva debidamente

firmada



ELABORADO POR:


Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

45

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Prestar servicios de consulta documental directa en la Memoria Institucional y

Biblioteca Económica Financiera. DGAA 11-02-01

CÓDIGO:

DGAA 11-02-01


Disposición de servicios de Información Documental.


Recursos de información documental proporcionados oportuna y eficientemente.


Índice de series documentales actualizados

Sistema de Registro Documental

Documentación pasiva

Inventarios de transferencias


- Formularios de atención.

- Correos electrónicos de solicitudes atendidas.


2 días.

N°


RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita documentos para consulta en la

Memoria Institucional, a través del

formulario correspondiente y presenta la

credencial en el caso de Servidores

Públicos de la Entidad y Cédula de

Identidad en el caso de usuarios externos.

Usuario Solicitante

2 Instruye se atienda solicitud de préstamo

de documentación pasiva ubicada en los

archivos de la Memoria Institucional y

Biblioteca.



Nota Interna

3 Verifica los datos del solicitante, en caso

de no encontrar observaciones pasa a la

siguiente tarea, caso contrario devuelve

documentos al solicitante.



Formulario de

Préstamo

4

Ubica documentación requerida y

proporciona la misma al solicitante, en su

reemplazo coloca la hoja testigo con los

datos del documento (Nº de cite, fecha,

asunto y Nº de fojas) y registra en el Libro

de Registro de Consulta y Préstamo de

Documentos.



5 Realiza las consultas requeridas a la

documentación solicitada.

Usuario solicitante

46

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6 Devuelve la documentación solicitada al

Técnico Archivista de documentación

pasiva

Usuario solicitante

7

Verifica que la documentación se

encuentra en el mismo estado que le fue

entregada al solicitante y devuelve sus

documentos



8 Registra la devolución en el Libro de

Registro de Consulta y Préstamo de

documentos.



9 Ubica documentación en el archivo

correspondiente en lugar de la hoja testigo.



10 Elabora Informe mensual de estadísticas

de consulta documental.



11 Verifica y remite Informe para archivo en

carpeta predeterminada.



12 Archiva Informe con V° B° Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

48

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Proporcionar servicios de información documental para préstamo, consulta,

reprografía y/o legalización de documentos que se encuentran bajo resguardo de

la Memoria institucional y biblioteca económica Financiera. DGAA 11-02-02

CODIGO:

DGAA 11-02-02


Disposición de servicios de información documental.


Atender de manera eficiente y oportuna todos los requerimientos de información documental.


Base de Datos Actualizada

Instrumentos de descripción (inventarios, guías, índices)

Solicitudes de usuarios internos

Ordenador

Formulario de préstamo y consulta documental

Hoja testigo


Registro de préstamo y consulta documental

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 2 días

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita fotocopias préstamo y/o fotocopias

legalizadas de documentación pasiva

justificando el objeto del mismo,

resguardados en la MIB.

Esta solicitud puede ser realizada por

servidores públicos de la entidad o usuarios

externos adjuntando en el primer caso su

credencial y la autorización de su jefe

inmediato superior, en el segundo caso su

cedula de identidad y nota dirigida a la

Dirección General de Asuntos

Administrativos.

Usuario solicitante

2

Analiza la solicitud y remite para su

atención de no existir observaciones.

En caso de existir observaciones devuelve

la solicitud al solicitante para ampliar la

justificación o como rechazo definitivo,



Nota Externa

3

Revisa la solicitud presentada e instruye se

atienda la misma.



4

Verifica los datos del solicitante, en caso de

no encontrar observaciones pasa a la

siguiente tarea, caso contrario devuelve

documentos al solicitante.



49

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

5 Ubica documentación requerida de acuerdo

a la solicitud,



6 Entrega documentación a Usuario

Solicitante para su revisión

Técnico Archivista

7 Realiza las consultas requeridas a la

documentación solicitada y solicita

fotocopias autentificadas.

Usuario solicitante

8 Verifica que la documentación devuelta se

encuentre en el mismo estado que le fue

entregado al usuario y saca reprografías

para su autentificación.

Técnico Archivista

9 Remite fotocopias para autentificación de

las mismas mediante sellos y firma.

Técnico Archivista

10 Autentifica mediante sellos y firma,

documentos reprografiados y remite

fotocopias autentificadas



11

Entrega los documentos las reprografías

autenticadas, de acuerdo a la solicitud al

Usuario solicitante

Técnico Archivista

12

Registra la documentación pasiva prestada

y/o legalizaciones en registro y formularios

de préstamo.

Técnico Archivista

13

Ubica la documentación devuelta por el

usuario en el archivo correspondiente en el

lugar de la hoja testigo.

Técnico Archivista

14 Elabora Informe mensual de estadísticas de

préstamo documental y/o legalización.

Técnico Archivista

15 Revisa, aprueba y remite informe para

archivo



16 Archiva Informe con V° B° Técnico Archivista

ELABORADO POR:


Administrativo II


Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

51

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Elaborar Certificados de Aportes DGAA 12-01-01 CÓDIGO:

DGAA 12-01-01


Extensión de Certificación de Aportes.


Solicitudes de Certificación de Aportes extendidos


Notas de solicitudes.

Antecedentes del solicitante (Boletas de pago, memorándums, certificados de trabajo, altas y bajas

de la Caja Nacional de Salud y Otros)

Base de datos del Sistema de Emisión de Certificación de Aportes SECA.

Documentación de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes

Formularios de verificación extendida por el servicio SECA.

Inventarios

Material de escritorio


Certificaciones de aportes elaborados


35 días hábiles por certificación.

N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS

FORMULARIOS

1 Solicita mediante nota Certificación

de Aportes.

Usuario Solicitante

2 Instruye y deriva atención a

requerimiento


Administrativos

Notas de solicitud

3 Recepciona solicitud de Certificación

de Aportes

Técnico Archivista

4

Instruye previa verificación de la

solicitud de Certificación de aportes



5

Verifica en planillas de haberes los

datos del solicitante (N° de ítem,

entidad, N° de servicio) en caso de

existir datos, se continua con el

proceso.

De no encontrarse registro en

planillas de pago de haberes finaliza el

proceso.

Técnico Archivista -

Certificaciones

Formulario

6 Autoriza el depósito bancario al

solicitante


Certificaciones

52

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

7

Entrega la boleta de depósito bancario, adjuntando

antecedentes y formulario de verificación.

Usuario

Solicitante

8

Recepciona y registra nota de solicitud con

antecedentes para trámite de certificación de

aportes en Sistema Integrado de Gestión

Administrativa “SIGA” y en el Sistema de Emisión

de certificación de Aportes “SECA”

Técnico Archivista

Boleta de depósito

bancario

9 Deriva solicitud e instruye procesar certificación de

aportes.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

Hoja de ruta

10

Elabora Certificación en borrador de acuerdo a los

datos extraídos del SECA incluyendo datos

(Numero de servicio institucional, numero de tomo

y numero de comprobante de pago - No. Rojo).

Técnico Archivista

Certificaciones

Formularios

Certificado impreso

Nota de solitud y

certificado de aportes

11 Remite borrador de Certificación de Aportes

impresa para su revisión.

Técnico Archivista

Certificaciones

12

Revisa y aprueba Certificado de Aportes procesado.

En caso de existir observación devuelve al técnico

archivista – certificaciones para corrección.

Técnico Archivista

(Supervisor)

13 Deriva Certificados de Aportes concluidos y

antecedentes para V°B°.

Técnico Archivista

(Supervisor)

14 Recepciona solicitudes con trabajos concluidos de

certificados de aportes.

Técnico archivista

15 Remite trabajos de Certificado de Aportes para

aprobación y firma, adjuntando antecedentes y

boleta de pago.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

16 Verifica, Firma y devuelve Certificado de Aportes.


Certificados de Aportes para su corrección.

Director General

de Asuntos

Administrativos

Nota Interna

17 Remite e instruye la entrega de Certificación de

Aportes a solicitante con firmas correspondientes.

Responsable de

Memoria

Institucional y

Biblioteca

18 Entrega de Certificación de Aportes a Usuario

Solicitante con firmas correspondientes y Archiva

expediente en orden correlativo con sistema de

ordenamiento numérico de acurdo a registro del

SECA.

Técnico Archivista

Certificaciones

19 Elabora Informe Trimestral de Solicitudes

realizadas.

Técnico Archivista

Certificaciones

20 Verifica a través de muestreo en

Sistema de Emisión de Certificación



Económica y Financiera

Documentos

53

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

de aportes SECA y aprueba informe y

remite informe para su archivo.

21 Archiva una copia con V°B°. Técnico Archivista

ELABORADO POR:

Pastor Mamani Ojeda

Administrativo II

Cynthia Lahore

Andrade

Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

55

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS




Extender Fotocopias legalizadas de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria

y Planillas de Haberes. DGAA 12-01-02

CODIGO:

DGAA 12-01-02


Extensión de Certificación de aportes y legalización de comprobantes de Ejecución presupuestaria y

planillas de haberes.


Legalización de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y planillas de haberes extendidas


Notas de solicitudes.

Antecedentes del solicitante (Boletas de pago, memorándums, certificados de trabajo, altas y bajas

de la Caja Nacional de Salud y Otros)

Base de datos del Sistema de Emisión de Certificación de Aportes SECA.

Documentación de Comprobantes de Ejecución Presupuestaria y Planillas de Haberes

Formularios de verificación extendida por el servicio SECA.

Inventarios

Fotocopiadora

Material de escritorio


Fotocopias legalizadas de comprobantes de ejecución presupuestaria y planillas de haberes


30 días hábiles por solicitud.

N°


PUESTO

RESPONSABLE

FORMAS

FORMULARIOS

1

Solicita mediante nota la extensión de

fotocopias legalizadas de comprobantes de

ejecución presupuestaria y planillas de

haberes.

Usuario Solicitante Notas de solicitud

2 Instruye y deriva atención a requerimiento Director General de


3 Recepciona solicitud de Certificación de

Aportes

Técnico Archivista

4 Instruye atención de requerimiento. Responsable de Memoria


5

Coteja en planillas de haberes la

documentación remitida, de no ser la misma

termina el proceso.

Técnico Archivista –

Certificaciones

Formulario

56

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

6 Autoriza el depósito bancario al solicitante.


Certificaciones

7

Entrega boleta de depósito bancario con

nota de solicitud.

Usuario Solicitante

8

Recepciona y registra nota de solicitud para

la extensión de fotocopias legalizadas de

comprobantes de ejecución presupuestaria

y planillas de haberes en SIGA y SECA.

Técnico Archivista

Boleta de depósito

bancario

9 Deriva solicitud e instruye fotocopiar

planillas y comprobantes de ejecución

presupuestaria para su legalización

Responsable de la

memoria Institucional y

Biblioteca

10

Ubica físicamente documentación

solicitada y procede al fotocopiado de

planillas y comprobantes de ejecución

presupuestaria.


Certificaciones

Formularios

Nota de solitud y

fotocopias

11

Remite fotocopias para su verificación y

aprobación.


Certificaciones

12

Revisa y aprueba las fotocopias de

comprobantes de ejecución presupuestaria

y planillas de haberes y remite para su

legalización y V° B°.


documentos para su corrección.

Técnico Archivista

(Supervisor)

Nota de solicitud y

fotocopias

13 Remite Fotocopias para su legalización Técnico Archivista

(Supervisor)

14

Legaliza fotocopia de comprobante de

ejecución presupuestaria y planilla de haber

para su entrega.

Responsable de la


Biblioteca

fotocopias

15

Remite e instruye fotocopias legalizadas

para su entrega.

Responsable de la


Biblioteca

16 Entrega de fotocopias legalizadas de

comprobantes y Archiva expediente.


Certificaciones

Firma de conformidad

solicitante

17 Elabora informe de actividades. Técnico Archivista -

Certificaciones

18 Verifica, aprueba informe y remite para

archivo

Responsable de la


Biblioteca

57

MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO 06

PROCEDIMIENTOS

19 Archiva copia de Informe con V°B°. Técnico Archivista

ELABORADO POR:

Pastor Mamani Ojeda

Administrativo II

Cynthia Lahore

Andrade

Técnico V

APROBADO POR:






Administrativos

ACTUALIZACIÓN

N°:1

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN:

09/01/2019

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS€¦ · MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS..... 1 INTEGRACIÓN...

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