Mapeo de Procesos Clave Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing
description
Transcript of Mapeo de Procesos Clave Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing
-
QS QS QS Consultores
Mapeo de Procesos ClaveMapeo de Procesos ClaveRefino & MarketingRefino & Marketing
Quality SystemsQuality Systems
Taller para Grupos de MapeoTaller para Grupos de Mapeo
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Objetivos del Taller
Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo
Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos
Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Fundamentos del Proyecto
La necesidad de desarrollar una Gestin Orientada a Procesos (GOP), surge de los lineamientos corporativos
Supone abordar la GOP a partir de la definicin de los Procesos Clave y los Factores Clave de xito
Implica crear condiciones para la integracin de los sistemas vigentes a partir de la convergencia de diferentes iniciativas: GxC, FUNDIBEQ, GOP, Lineamientos estratgicos, Cuadro de Mando, Gestin del Cambio, etc.
Supone efectuar el Mapeo de los Procesos Clave utilizando herramientas que permitan medir el desempeo y gestionar la mejora continua
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Sistema de Gestin Integrado (SGI) Qu no es un Sistema de Gestin Integrado?
No es la duplicacin de esfuerzos No es la generacin de un nuevo sistema
Qu es un Sistema de Gestin Integrado? Es la articulacin de distintos los sistemas de gestin de la Unidad
(Planificacin, Control de Resultados, Seguridad, Operaciones, Medio Ambiente, Calidad, etc.)
Es la eliminacin de trabajos paralelos Es el desarrollo de herramientas que permitan medir, gestionar y
direccionar la mejora de los procesos Es focalizar en procesos clave Es aunar esfuerzos para lograr objetivos comunes y acordados Es clarificar y ordenar lo que se est haciendo Es eliminar procedimientos ociosos y burocrticos
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Alcance y etapas del Proyecto
Definicin del Mapa de Procesos Clave de la Unidad (nivel 0) Identificacin de Factores Clave de xito de la Unidad Seleccin de los Macro Procesos prioritarios, considerando
tanto Urgencia como Importancia y eleccin de Sponsors Conformacin y capacitacin de los Grupos de Mapeo Despliegue de los Procesos seleccionados:
Elaboracin de Mapas de los Macro procesos (nivel 1) Elaboracin de Diagramas de los Subprocesos (nivel 2) Especificacin de Entradas y Salidas Identificacin de los Factores Clave de xito (nivel 2) Definicin de Indicadores de Percepcin y Desempeo
Validacin de Indicadores con los respectivos Sponsors Presentacin de los Grupos de Mapeo a la Direccin
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Gestin Orientada a Procesos
Supone la alineacin con la Visin, Misin y Objetivos Estratgicos de la Unidad
Requiere una visin transversal de la organizacin Se focaliza en los clientes del proceso No es un fin en s misma, sino un medio para alcanzar los
objetivos de la Unidad de un modo eficaz y eficiente El despliegue no supone la mejora de los procesos Lo que no se mide no se puede controlar Una cadena y un proceso es tan resistente como lo es su
eslabn ms dbil
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Maduracin del Enfoque en Procesos
OrganizacinFuncional
Foco en las funciones
OrganizacinMatricial
OrganizacinPor Procesos
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Estructura funcionaly gestin por procesos
Foco en los procesos
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Procesos Clave de la Unidad (Nivel 00)
Planeamiento y Control de Gestin
Compras y Contrataciones
Abastecimiento de Crudo y Productos
(1)
Mantenimiento y Proyectos de Inversin
Gestin de los Sistemas de MASC
Servicios y Soporte al Negocio
Abastecimiento, Distribucin y Venta de Lubricantes
Operacin de Refinera (2)
Comercializacin y Distribucinde Combustibles y Asfaltos (3)
Gestin de Estaciones de Servicios (4)
Gestin de los Recursos Humanos
Gestin de las Relaciones Externas
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Mapeo de Procesos 2008
Planeamiento y Control de Gestin
Compras y Contrataciones
Abastecimiento de Crudo y Productos
(1)
Mantenimiento y Proyectos de Inversin
Gestin de los Sistemas de MASC
Servicios y Soporte al Negocio
Abastecimiento, Distribucin y Venta de Lubricantes
Operacin de Refinera (2)
Comercializacin y Distribucinde Combustibles y Asfaltos (3)
Gestin de Estaciones de Servicios (4)
Gestin de los Recursos Humanos
Gestin de las Relaciones Externas
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Mapeo de Procesos 2009
Planeamiento y Control de Gestin
Compras y Contrataciones
Abastecimiento de Crudo y Productos
(1)
Mantenimiento y Proyectos de Inversin
Gestin de los Sistemas de MASC
Servicios y Soporte al Negocio
Abastecimiento, Distribucin y Venta de Lubricantes
Operacin de Refinera (2)
Comercializacin y Distribucinde Combustibles y Asfaltos (3)
Gestin de Estaciones de Servicios (4)
Gestin de los Recursos Humanos
Gestin de las Relaciones Externas
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Objetivos del Taller
Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo
Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de ProcesosProcesos
Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Concepto de Proceso
Es un conjunto de actividades y recursos, que adecuadamente relacionados entre s transforman elementos de entrada en elementos de salida.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Caracterizacin de procesos
Elementos bsicos que caracterizan un proceso: Nombre y descripcin Responsable y operadores del proceso Objetivos y alcance del proceso Entradas y salidas del proceso Clientes, requerimientos y tolerancias Proveedores y especificaciones Recursos y capacidades del proceso Indicadores de desempeo (KPIs)
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Diagrama Global de un Proceso
PP
rr
oo
vv
ee
ee
dd
oo
rr
CC
LL
II
EE
NN
TT
EE
P R O C E S OP R O C E S O
Sub
Proceso
Sub
Proceso
P r o d u c t o sP r o d u c t o s y S e r v i c i o sy S e r v i c i o s
Entrada Salida
Feedback
I n f o r m a c i nI n f o r m a c i n
Feedback Feedback
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Stakeholders relevantes (1)
Sin perjuicio de que se puedan considerar otros Stakeholders, los ms significativos son los siguientes:
Accionistas: se hace referencia a los distintos niveles de Direccin de la Lnea de Negocios y de la Corporacin, que segn los casos pueden estar representando la voz de los accionistas.
Clientes Externos: se hace referencia a todas aquellas personas, reas, unidades, organizaciones o empresas que reciban productos o servicios de la Unidad estando fuera de la misma, con independencia de que pertenezcan a terceros o a compaas del grupo Repsol YPF.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Stakeholders relevantes (2)
Cliente Interno: se hace referencia a todas aquellas personas o reas que perteneciendo a la Unidad reciban productos o servicios de otra persona o rea de la misma Unidad.
Personal: se hace referencia a todas las personas que realizan actividades regulares dentro de la Unidad, con independencia de que se trate de personal propio o contratado, pudiendo incluirse segn los casos al personal de empresas contratistas que preste servicios relevantes en la Unidad con continuidad en el tiempo.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Stakeholders relevantes (3)
Proveedores: en particular se hace referencia a aquellos proveedores que operan regularmente con la Unidad por la provisin de materia prima, materiales, insumos o servicios.
Comunidad: se hace referencia a la comunidad del mbito de influencia donde la Unidad realiza sus actividades.
Organismos Pblicos: se hace referencia al gobierno municipal, provincial o nacional, as como a los organismos de control o de otro tipo con los que la Unidad pueda interactuar.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Mapa de Procesos
La Cadena de Valor es el conjunto de actividades que realiza una organizacin para disear, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos o servicios.
El Mapa de Procesos es la representacin grfica de los Procesos que conforman la Cadena de Valor de la organizacin.
El Mapa de Procesos proporciona una visin general de la estrategia de la Unidad desde una perspectiva transversal, reflejando las principales funciones y las interacciones con clientes y otros grupos de inters.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Clasificacin de Procesos
SegnM. Porter
Procesos de Apoyo
Procesos Principales
Procesos Estratgicos
Procesos Operativos
Procesos de Apoyo
SegnRepsol YPF
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Categorizacin de Procesos
Procesos EstratgicosSon los que proporcionan las guas de actuacin para la Unidad. Gestionan la relacin con el entorno o dan lineamientos para otros procesos. Estn relacionados con la Misin e involucran a la Alta Direccin.
Procesos OperativosSon los relacionados con la elaboracin de productos o prestacin de servicios especficos de la Unidad, que generan aportacin de valor al cliente directo.
Proceso de ApoyoSon aquellos en los que se apoya la Unidad para lograr su cometido, aunque no constituyen la actividad principal. Brindan soporte a los procesos estratgicos, operativos o a otros de apoyo.
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Despliegue de Procesos
Macro ProcesosNivel 00
Nivel 01
Nivel 02
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Herramientas bsicas de Mapeo
Diagramas Genricos Mapas de Procesos
Diagramas Dinmicos Contienen Subprocesos o Actividades
Especificaciones de Entradas y Salidas Factores Clave de xito Indicadores de percepcin y desempeo Fichas de Proceso Procedimientos, Instructivos y Registros
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Diagramas Genricos
Se utilizan generalmente en los Niveles 00 y 01 para identificar los procesos o subprocesos que conforman el Mapa de Procesos
No se establecen interrelaciones entre los procesos o subprocesos
No se identifican las reas que participan ni las Entradas o Salidas
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Ejemplo de Diagrama Genrico
Procesos Estratgicos
Procesos Operativos
Procesos de Apoyo
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Diagramas Dinmicos
Se utilizan generalmente en Niveles 02 y 03 para establecer la relacin secuencial o interrelaciones entre Subprocesos o Actividades
Se identifican las Entradas y Salidas del Proceso Los Bloques internos representan Subprocesos o Actividades
y los Bloques que los contienen permiten identificar a los sectores involucrados
Se pueden utilizar bloques superpuestos cuando varios sectores participan de una misma Actividad
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
N03/RM PE403030 Visbreaking (CM)
E1: Carga diaria a Unidades
E2: Residual de Vaco y PQ
CASProcesosDestilacin
Correccin
S3: GLP a FCC
S5: Residual a Blending
E3: Gas Combustible
S2: Gas Combustible
S7: Residual a Combustible
E4: Ajuste de Variables
DestilacinCASLaboratorio
Evaluacin de estabilidad de
ResidualFraccionamientoHorno /Soaker
E5: Vapor
S1: Gases Combustin
E6: Material de Corte
S6: Ajuste de variables
S4: Gasolina a FCC
OR
OR
AND
Es factible
No es factible
Es estable
No es estable
ANDAND
AND
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Evento Interno: Es un disparador de un proceso interno quepermite la interrelacin con otro proceso (como resultado interno),ambos gestionados por el Grupo.
Resultado Interno: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtienetras la finalizacin de la ejecucin de un proceso y que permite lainterrelacin con otro proceso (como evento interno), ambosgestionados por el Grupo.
Resultado Externo: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtuvotras la finalizacin de la ejecucin de un proceso y que vadestinado a un ente ajeno al Grupo, gestionado por lo general, poruna organizacin externa.
Nomenclatura para Corporate Modeler
Quality Systems
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
AND
OR
Conector de convergencia y divergencia (Diamante deConvergencia): Se requiere que dos o ms opciones se cumplanpara poder seguir el rumbo de un proceso. En programacin estosse conocen como conectores AND.
Conector de probabilidad (Diamante de Decisin/Probabilidad): Existen decisiones o eventos que cambian el rumbo de un proceso en dos o ms opciones distintas. En programacin, estos se conocen como conectores OR o XOR.
Conector obligatorio: Indica el flujo de los procesos.Conector opcional: Indica el flujo de los procesos.
Indicador: Representa de forma cuantitativa el comportamiento oel desempeo de toda una organizacin o una de sus partes.
Nomenclatura para Corporate Modeler
Quality Systems
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Actividad: Representa las tareas que permiten en su conjuntodesarrollar o concluir un subproceso o proceso.
Grupo de Organizaciones: Representa la agrupacin de variasUnidades Organizativas que realizan, cada una de ellas, unamisma actividad con el fin de simplificar un diagrama. Por ejemplo:Gerencia Programacin y Control.
Unidad Organizativa: Representa cualquier organizacin quepertenezca a la estructura Organizativa del Grupo Repsol YPF.Por ejemplo: Direccin Refino.
Rol: Representa aquellos rganos o agrupaciones de puestos de laorganizacin que realizan una actividad en comn oconjuntamente. Por ejemplo: Destilacin, Laboratorio, CAS.
Nomenclatura para Corporate Modeler
Quality Systems
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Codificacin de Procesos
Quality Systems
N00 Nivel de despliegue 00N01 Nivel de despliegue 01N02 Nivel de despliegue 02N03 Nivel de despliegue 03
RM Refino-Marketing, Cdigo de procesos de negocio
PE Per, mbito geogrfico
40 Operacin refinera, Cdigo de procesos nivel 01
30 Destilera, Cdigo de subproceso nivel 02
10 Destilacin primaria, Cdigo de subproceso nivel 03
N03/RM PE403010
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Elementos de un Proceso
Los siguientes 5 elementos bsicos que conforman y caracterizan un proceso son:
ProcesoEntradas Salidas
Recursos
Controles
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Elementos de un Proceso
ProcesoControlesActividades de seguimiento y control, queincluye: Variables del proceso, indicadoresde desempeo, KPI y mediciones.Procedimientos de control, incluidos los relacionados con las actividades de autocontrol.
RecursosRecursos Humanos, financieros.Equipos, instalaciones y rodados.Metodologa, procedimientos o instructivos.Sistemas informticos, comunicaciones. Servicios propios o de terceros.
EntradasMaterias primas y materiales queforman parte del producto o se consumen: Materia Prima, Energa,Combustibles, Informacin que dispara el proceso.
SalidasProductos, servicios o elementos resultantes del proceso. Descartes.Emisiones agua, aire y tierra.Informacin y reportes.Incidentes. NC, AC, AP
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
FICHA DE PROCESO Cdigo:Revisin:Vigencia:
Objeto y Finalidad (Qu se hace y para qu) Alcance (Inicio, Fin, Etapas, Diagrama del proceso, Disparador, Exclusiones, etc.)
Proveedores Detalle, especificaciones o requisitos Detalle Referencias Clientes Detalle, especificaciones o requisitos
Indicadores o verificaciones ObjetivosCONTROLES
ENTRADAS RECURSOS SALIDAS
Proceso: Responsable
Ficha del Proceso
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Procedimientos e Instructivos
Detalla la metodologa o el modo en que se realiza una determinada actividad o grupo de actividades.
Los contenidos tpicos de un procedimiento son los siguientes: Objetivo o finalidad Alcance o campo de aplicacin Definiciones y abreviaturas Normas de referencia Responsabilidades Descripcin Registros Disposiciones transitorias
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Objetivos del Taller
Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo
Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos
Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarioscomo prioritarios
-
Mapeo de Procesos Clave
QS QS QS Consultores
Quality Systems
Prximos pasos
Revisar el Diagrama Genrico y completar la elaboracin de todos los Diagramas Dinmicos, verificando la consistencia de las descripciones realizadas
Identificar y detallar las especificaciones relacionadas con las Entradas y Salidas de los Diagramas Dinmicos
Identificar los Factores Clave de xito y los Indicadores de Percepcin y Desempeo relacionados con los grupos de inters relevantes
Validar los Indicadores con el respectivo Sponsor
Preparar y efectuar la presentacin al Equipo de Direccin