MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A. ADRIANA OROZCO HENAO UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA 2008
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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
Trabajo De Grado
Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
3
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pág.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIÓN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA 1 1
3.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 13
4. DELIMITACIÓN 14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS 15
6. JUSTIFICACIÓN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TEÓRICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEÑO METODOLÓGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN 48
8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADA S 50
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPI LADA 51
9.1. DISEÑO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 52
9.1.1.1. MISIÓN Y VISIÓN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE L A
ORGANIZACIÓN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
4
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO S 106
12. BIBLIOGRAFÍA 114
13. ANEXOS 115
5
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Proceso Administrativo 19
Figura 2. Fase de Planeación 21
Figura 3. Fase Organización 28
Figura 4. Fase de la Dirección 31
Figura 5. Fase de Control 33
Figura 6. Empleados de la empresa 42
Figura 7. Empleados por género 43
Figura 8. Empleados por sucursal 44
Figura 9. Áreas de la empresa 45
Figura 10-
11.
Empledos por áreas 46
Figura 12. Relación entre las áreas de la empresa 47
Figura 13. Distribución general de bodegas y oficina 59
Figura 14. Distribución de oficinas 60
Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64
Figura 16. Organigrama por funciones 66
Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68
Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69
6
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Variables de la investigación 50
Cuadro 2. Variables y su estado 51
Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67
Cuadro 4. Mapa de procesos 71
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Diagramas de Flujo 115
Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249
Anexo C. Manual de Funciones 502
7
1. RESUMEN
La práctica empresarial nos permite aún como estudiantes el vivenciar
de manera más cercana a la realidad los procesos adelantados en las
diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra
economía, lo que nos permite poner en practica los conocimientos
previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al
interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y
entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten
su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a
través de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo
de las empresas y están continuamente actualizando la información
que nos imparten.
A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimiento del
avance de las mismas, es posible decir que aún hoy en día podemos
encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el
tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades,
dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la
productividad planeada, sin tener en consideración factores tan
importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las
actividades asignadas y los factores que les motivarían a desempeñar
de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.
El problema para un empresario empírico en muchas ocasiones radica
en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la
administración de los recursos tanto físicos como humanos, así como
el interés innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar
laboral de sus colaboradores.
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SUMARY
The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way
nearest to the reality the processes advanced in the different companies
corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in
practice the previous knowledge acquired in our learning process
developed to the interior of the university classrooms, guided by our
directors and entities of support represented in our teachers, who share
his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or
across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in
the world of the companies and are updating constant the information that
they us give.
In spite of the different administrative theories and knowledge of the
advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can
find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused
towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving
of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned
productivity, without having in consideration factors so important as they it
are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the
factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the
post(cargo), in favor of the mutual benefit.
The problem for an empirical businessman in many occasions takes root
in the ignorance of the aspects related to the administration of the
resources so much physical as human beings, as well as the innate
interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour well-
being of his(her,your) collaborators.
9
2. INTRODUCCIÓN
En los años 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la
gestión de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente
mediante la reingeniería de procesos. En la década actual, muchas han
vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas
veces no se traducen en rápidas reducciones de costos o en un balance
general más ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos
y capacidades comenzó a ganar aceptación como un medio para obtener
beneficios más rápidos.
Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones
importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre
cómo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el
comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos
más eficientes y benchmarking del desempeño. Dado que los sistemas de
información sustentan los procesos, la estandarización permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas
estandarizadas entre diferentes firmas.
Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los
procesos es la división del trabajo, la cual hace referencia al número de
tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la
producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
Las economías modernas están cada vez más enfocadas en aumentar la
producción a través de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una
determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez
más, lograr la especialización de las actividades.
10
Existen varias características de la división del trabajo que permiten que,
a través de ésta, se aumente la producción de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
La primera característica es la diferencia de capacidades: Cada persona
posee características propias que le permiten ser mejor en algunas
actividades que en otras. La división del trabajo permite que las personas
se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo
y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas
podrían hacer mejor.
La segunda característica es el aprendizaje por medio de la experiencia:
Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el
dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se
vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en
esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores
técnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedería si esa persona
también se ocupara de otras actividades (sería algo así como “la práctica
hace al maestro”).
La tercera característica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador esté
dedicado permanentemente a una sola tarea evita la pérdida de tiempo
por el paso de un trabajo a otro.
11
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1. Diagnóstico o situación problema. Actualmente la empresa
HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la información, la
línea a seguir y las funciones que se deben desempeñar en cada uno de
los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que
actividades realmente les compete llevar a cabo.
La organización carece de planeación estratégica que permita identificar
de manera directa la misión, visión, estructura organizacional y objetivos
organizacionales.
Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el
desarrollo de la planeación estratégica donde se plantee el diseño de la
misión, visión, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de
información.
La estructuración del Manual de Funciones y Procedimientos permitirá
establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para
facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados
hacia la rentabilidad y la productividad.
12
3.1.2. Formulación del problema. ¿La elaboración del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuirá a mejorar la ejecución de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematización:
� ¿La estructuración del organigrama permitirá visionar en mejor medida
la conformación de la empresa?
� ¿El diseño de la misión, visión y objetivos organizacionales influirá
positivamente en el planteamiento, dirección y programación de las
estrategias organizacionales?
� ¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los
objetivos de la empresa?
� ¿El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que
facilitará la selección de personal y la designación de las actividades
inherentes a los cargos?
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3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones
requieren estar seguras de las tareas que deben desempeñar y conocer
la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las
cuales fueron contratadas.
El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta técnica y
procedimental necesaria para la administración del talento humano
vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene
en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos
organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se
establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la
planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la
misión institucional.
Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboración se
tienen:
• Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y
reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los
cargos que desempeñen las personas y los requisitos y
responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y
propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la
prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la
competitividad.
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• Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educación, capacitación y experiencia laboral.
• Servir de insumo para la selección de personal en la compañía,
procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de
inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo,
evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas
de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.
La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para la
empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de
manera práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante la
formación profesional.
4. DELIMITACIÓN
El estudio se desarrollará en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,
en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la
fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar
según la norma ISO 9001:2000
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5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS
5.1. GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la
empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.
5.2. ESPECÍFICOS
� Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las
actividades que lleva a cabo y su conformación.
� Establecer la misión y visión de la empresa como parte fundamental y
prioritaria para el inicio del proceso de elaboración del manual.
� Diseñar el organigrama de la compañía para establecer el orden
jerárquico y el flujo de la información.
� Realizar sensibilización y socialización de los objetivos
organizacionales.
� Efectuar el análisis de los cargos existentes para establecer las
funciones desempeñadas por cada uno de los integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
16
� Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
� Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la
empresa HIERROS HB S.A.
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6. JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y
procedimientos es una herramienta que permite la estandarización de las
actividades llevadas a cabo al interior de la organización se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya
que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se
carece de los elementos constitutivos de la planeación estratégica.
El problema para todo tipo de empresa radica en: ¿Cómo obtener mejores
desempeños económicos y laborales?; ¿Qué variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; ¿Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; ¿Es la motivación un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; ¿Cuáles son
las razones del éxito o fracaso de una organización?
Como resultado de la práctica empresarial y la investigación inherente al
desarrollo de la misma, se contará con la estructuración de la planeación
estratégica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la
empresa Hierros HB S.A.
Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las
características existentes de la empresa, su evolución, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.
18
7. MARCO REFERENCIAL
7.1. MARCO TEÓRICO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para direccionar la organización hacia el alcance de resultados concretos
de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo,
desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la
implementación del proceso administrativo, apoyado en la interacción de
los colaboradores de todos los niveles y áreas operativas.
La aplicación del modelo gerencial administrativo implica la puesta en
marcha de cuatro fases o etapas de carácter permanente e
interrelacionadas entre sí:
� Planeación
� Organización
� Dirección
� Control
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FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico
para organizaciones cambiantes.
PLANEACION
Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos
que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el
costo para lograrlos. En la elaboración y formulación de planes es
necesario contar con información de carácter interno y externo que
permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan
finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos
específicos.
CONTROLAR
PLANEAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
RESULTADOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
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ORGANIZACIÓN
Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer
las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos
trazados y alcanzar los resultados propuestos.
Consiste en la definición y ubicación de estructuras orgánicas,
identificación de los grandes procesos (estratégicos, operativos, de
apoyo) corporativos, división del trabajo, creación de cargos, número de
personas ideales a vincular, asignación de funciones y procedimientos,
establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y
competencias, y generación de recursos de dotación
DIRECCION
Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo
el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecución del
día a día, la realización de los planes y programas propuestos, el
cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Básicamente
consiste en poner en acción todo lo que se ha pensado y definido con
anterioridad, de manera coherente y sistemática.
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIÓN.
Fase que se enfoca hacia:
� Toma anticipada de decisiones.
� Selección de un curso de acción entre varias opciones
� Definición anticipada de objetivos.
En la definición anticipada de objetivos se presentan dos momentos
básicos:
Un momento conceptual o de definición de identidad, y un momento
instrumental u operativo.
FIGURA 2: FASE DE PLANEACIÓN
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.
PLANEACIÓN
FASE CONCEPTUAL
Misión Visión
Estrategias Políticas Valores
Principios Objetivos
FASE OPERATIVA
Elaboración planes
Programas de trabajo Proyectos concretos
Objetivos Metas
Cronogramas Presupuestos
RESULTADOS
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FASE CONCEPTUAL:
Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:
MISIÓN.
Identificación de la razón de ser de la organización, su radio de acción
(local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el
grado de desarrollo tecnológico y sus principales fortalezas o cualidades.
El planteamiento de la misión debe permitir el entendimiento claro de las
características fundamentales de la organización a las personas.
VISIÓN.
Señala los objetivos o propósitos que la organización quiere alcanzar en
un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y
debe ser concreto, estimuladora de la acción y del compromiso.
POLÍTICAS DIRECCIONADORAS:
Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o
procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores
hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las áreas y
puestos de trabajo.
Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la
empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la acción de
los diferentes colaboradores en su actuación cotidiana.
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Delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definición como al logro de
objetivos.
Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboración de un
plan y delegar autoridad sin perder el control.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
Planes de acción que permiten esbozar la forma correcta de utilización de
los recursos, aún en la presencia de obstáculos; involucra la organización
como un todo a través del tiempo, dentro de su ambiente..
La Estrategia tiene como propósitos los siguientes:
� Asegurar el éxito en la realización de proyectos.
� Superar los obstáculos y garantizar la supervivencia de los
procesos.
� Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados,
producto de la reflexión.
� Crear nuevas formas de solución que den respuestas a
circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se
puedan resolver.
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Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
COMO IDEA GENERAL:
Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la
visión, partiendo de la respectiva misión, y dar respuesta efectiva a los
retos planteado en el tiempo.
Orienta el programa general de acción y de trabajo y presupone el
despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados,
cumpliendo con los objetivos formulados.
Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitación oportuna, la
calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la información, la
seguridad en los vehículos, la disminución de los costos, dependiendo del
contexto en que se manejen.
COMO IDEA PARTICULAR:
Selección de un curso específico de acción, orientado a la mejor
utilización de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa más
viable entre varias disponibles.
Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia más
puntual: logro de una meta o de una acción particular.
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualización
como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir
actos fallidos.
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Los resultados pueden referirse a cualquiera de las áreas funcionales de
la Organización: administración, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestación del servicio, personal, instalaciones físicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
Blanco a alcanzar con el fin de que la organización cumpla sus metas.
Pueden plantearse de carácter permanente o puntual
DE CARÁCTER PERMANENTE:
Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la
organización.
DE CARÁCTER PUNTUAL:
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado
(mediano y largo plazo).
META:
Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo específico más corto,
dentro del periodo que abarca el Plan. En este término se resumen los
propósitos, la misión y los objetivos de la organización.
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VALORES
Código de conducta general que deben adoptar y poner en práctica todos
los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez,
tolerancia, respeto, solidaridad.
PRINCIPIOS.
Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la
Organización, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.
PROPÓSITO:
El Propósito de una Organización es su papel primario, tal como lo define
la sociedad en que opera.
OPERACIONALIZACIÓN DE LA PLANEACIÓN.
La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los
OBJETIVOS definidos en categorías conocidas como PROYECTOS, los
que también se agrupan según su afinidad en categorías más amplias
denominadas PROGRAMAS.
27
EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN.
Está constituido por el conjunto de programas articulados
coherentemente.
Según su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:
DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.
ESTRATÉGICO. Se enfoca en la obtención de resultados en el mediano y
largo plazo.
DE INVERSIONES. Señala la forma en que se invertirán los recursos
económicos asignados, disponibles, o necesarios.
TÁCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo más
cortos.
28
LA FASE DE LA ORGANIZACIÓN.
En esta fase se define la distribución de las actividades entre los
colaboradores de la compañía.
FIGURA 3: FASE ORGANIZACIÓN
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.
Consiste en la identificación y diferenciación de los macroprocesos
estratégicos, operativos y de apoyo, división del trabajo, creación de
cargos, asignación de funciones y procedimientos, responsabilidades y
competencias y recursos de dotación a suministrar.
ORGANIZACIÓN
FASE CONCEPTUAL
División del trabajo Especialización Coordinación Supervisión Eficiencia Eficacia
Niveles jerárquicos Comunicación Información
FASE OPERATIVA
Estructura orgánica Procesos
Procedimientos Plan de cargos
Planta de personas Funciones
Competencias Normalización Aseguramiento
Dotación
RESULTADOS
29
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las áreas funcionales:
� Comercial
� Técnica
� Talento Humano.
� Legal
� Logística
� Financiera y económica.
Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a
los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.
Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente
definidos los criterios y pautas concernientes a:
� División del trabajo
� Especialización de funciones, procedimientos y tareas.
� Los modelos de coordinación y supervisión empleados.
� Las necesidades concretas de información y de comunicación
entre grupos y personas
� Los niveles de jerarquía o las formas de liderazgo a implementar.
� Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.
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LOS PROCESOS
La administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:
� Contar con formas organizativas ágiles
� Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos
� Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos
� Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos
establecidos
� Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas,
previo análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos.
� Establecer y trabajar con indicadores.
� Hacer aseguramiento de calidad, con políticas de mejoramiento
continuo y normas de calidad.
LOS PROCEDIMIENTOS
Descripción en forma detallada y secuencial de la manera en que deben
ser llevadas a cabo las actividades.
LOS MANUALES DE FUNCIONES
Sistematizan la información sobre los diferentes aspectos
organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Describe
cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a
cada cargo dentro de la organización.
Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por
parte de los dirigentes de la organización de las actividades desarrolladas
31
por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los
resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento
de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluación de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIÓN
Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organización
hacia el empoderamiento y facilitación.
FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIÓN
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.
DIRECCIÓN
RESULTADOS
CONOCIMIENTO DE OBJETIVOS
COMUNICACIONES EFECTIVAS
EMPODERAMIENTO
TRABAJO EN EQUIPO
LIDERAZGO EJERCIDO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CAPACITACIÓN IMPARTIDA
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Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecución del día a día, como son:
� El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.
� Altos niveles de liderazgo.
� Trabajo en equipo.
� Comunicaciones adecuadas.
� Efectivos sistemas de información.
� Empoderamiento personal y colectivo.
� Capacitación y mejoramiento continuo.
LA FASE DE CONTROL
Etapa de implementación de herramientas para el seguimiento y
desarrollo de las actividades de la organización.
33
FIGURA 5: FASE DE CONTROL
Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes.
Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores.
Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados
obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las
correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas
estrategias.
CONTROL
FASE OPERATIVA
Cumplimiento a metas y objetivos Logro de resultados
Procesos en ejecución, su logística, aseguramiento
Manejo de indicadores Estructura organizacional adoptada Ambiente organizacional existente
Resultados económicos y financieros
Aspectos físicos Medidas correctivas
RESULTADOS
34
7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnóstico
Es un proceso de construcción de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crítico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situación de lo
social.
Empresa u Organización
Es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuración de objetivos a largo plazo,
conjunto de políticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualización de cómo alcanzar los objetivos deseados en una
situación conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cómo, y la forma de lograr la máxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribución práctica, adaptación y aplicación de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposición a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
35
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para sí o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y dirección estratégica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compañía tiene respecto a otras compañías
competidoras. Característica única de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios más bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos más beneficios que justifiquen precios más altos.
Código de comercio
Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
7.3. MARCO LEGAL
Para las ferreterías son aplicables los principios de la Constitución
Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
– Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado
particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en
las convocatorias, así mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantías y de los
artículos del Código de Comercio.
Las Ferreterías deben ajustarse a las siguientes normas para la
presentación de licitaciones:
36
1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Código de Comercio y del Código Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los demás documentos que se produzcan durante el proceso de
selección.
CÓDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
37
7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZÓN DE SU NOMBRE
Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores
José Bertulio Pérez Gómez y Hernando Frías.
HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y
venta de material para construcción (Hierro, PVC, Eternit, Cemento,
Láminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)
HISTORIA
La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil
novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA),
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuantía, en las
instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 Nº 34-34 de la ciudad
de Pereira (Risaralda), siendo el señor Bertulio el Gerente y
acompañado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde
ese mismo año la empresa se preocupó por invertir en infraestructura
y equipos para brindar mayor satisfacción a sus clientes.
Para el primer año y dada las necesidades detectadas por los socios
debido a la creciente demanda generada por la expansión del mercado
38
a otras regiones del país, se procedió a sistematizar la empresa y a
vincular nuevo personal; dos años después se compraron dos camiones
para mejorar el servicio de entrega de la mercancía haciéndola más
eficiente.
En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquirió
un lote ubicado en la calle 9 Nº 7A-60 La Badea, Dosquebradas
(Risaralda) donde se inició la construcción de la bodega, que en el año
1997 pasó a ser la sede principal de la empresa. Allí se colocó un
puente grúa que permitió mayor eficiencia en el almacenamiento y
despacho de la mercancía, y se amplió el espacio de las oficinas para el
personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.
LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
Debido a la creciente demanda se detectó la necesidad de abrir un
nuevo punto de venta, razón por la cual se optó por la ciudad de Bogotá,
ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo
industrial, gran infraestructura, estratégica posición geográfica, y por
la conveniencia de los socios ya que uno de ellos residía en esa ciudad,
así se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogotá el 11 de
febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial
de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento.
En el año 2000 se efectuó la inversión en tecnología representada en la
compra de un carro montacargas, una máquina enderezadora de chipa,
39
un circuito cerrado de televisión, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI…
Para el año 2002, el 9 de octubre, se constituyó la sucursal de Cali. Por
iniciativa y visión del gerente José Bertulio, su conocimiento de la
ciudad, la ayuda de un amigo, y la información suministrada sobre al
posibilidad de acceder a ese mercado se decidió establecer una
sucursal en esa ciudad.
Inicialmente se ubicó en una zona industrial, allí funcionó por casi dos
años, pero era una bodega pequeña y arrendada por lo que se
generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de
parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedió a la
compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicación. Las
actividades se iniciaron en la bodega y con un puente grúa.
Para el año 2006 se efectuó la compra y adquisición de dos puente grúa
y la importación de una máquina para figurar el hierro.
Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 años).
En estos momentos la sucursal de Cali es la más tecnificada y la
administración está a cargo del señor Hernando Frías.
40
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOTÁ…
Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la
empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y
descargue de la mercancía y la poca flexibilidad que este local ofrecía,
la sucursal de Bogotá fue trasladada a una bodega localizada en el
sector de Fontibón donde igualmente se paga renta, este cambio ha
repercutido notablemente en el índice de ventas que reporta la
sucursal tendiendo a la baja. Se realizó la compra de un terreno en el
mismo sector pero aún no se inicia la construcción de las instalaciones.
ALGO MÁS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA.
Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo
al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital
humano está conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres.
EN LA ACTUALIDAD…
Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento
a nivel nacional en la comercialización de material para la construcción,
además posee el capital económico y humano que permite ofrecer a sus
clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor
atención, asesoría, respaldo técnico y eficiencia en las entregas.
El recurso humano con el que cuenta la empresa está conformado por
111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las áreas
administrativa, comercial y operativa.
En este momento la empresa realiza las importaciones de material
relacionado principalmente con hierro a través de sucursal de Bogotá.
41
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
Cali es la que está reportando mayores ventas al día de hoy.
CARGOS:
Gerente.
Subgerente.
Director comercial
Director de cartera.
Auxiliar Contable.
Nómina.
Auxiliar General.
Secretaria.
Auxiliar de inventario.
Cajera.
Mensajero (Cobrador).
Asesor Comercial.
Jefe de bodega.
Auxiliar de bodega.
Conductor.
Servicios Generales.
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA
FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor número de
trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso
humano. Se muestra un número similar para los colaboradores de la
ciudad de Pereira y Bogotá.
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
CALI ; 42; 37%
PEREIRA ; 35; 32%
BOGOTÁ ; 34; 31%
PEREIRA
BOGOTÁ
CALI
43
FIGURA 7: EMPLEADOS POR GÉNERO
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa,
mientras que el restante 74% está conformado por hombres, esto
debido a que la mayoría de actividades son desarrolladas en el área de
bodegas donde se requiere de fuerza física y existen mayores riesgos.
Las mujeres realizan labores relacionadas con la administración y
ventas.
EMPLEADOS POR GÉNERO
HOMBRES ; 82; 74%
MUJERES; 29; 26%
HOMBRES
MUJERES
44
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
El mayor número de empleados de género masculino se encuentra
situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor número de
mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11.
El menor número de colaboradoras mujeres se sitúa en Bogotá, 8, y el
menor número de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.
24
11
26
8
32
10
0
5
10
15
20
25
30
35
# P
ER
SO
NA
S
PEREIRA BOGOTÁ CALI
CIUDAD
EMPLEADOS POR SUCURSAL
HOMBRES
MUJERES
45
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
FIGURA 9: ÁREAS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
A pesar de que se cuenta y se conoce la información de los cargos
desarrollados al interior de la organización, hasta el momento no se había
realizado una caracterización de las áreas que conforman la misma.
ADMINISTRATIVA:
� Gerente � Subgerente � Director Comercial � Auxiliar Contable � Auxiliar de Nómina
COMERCIAL:
� Director de Cartera � Asesor Comercial � Cajera (o) � Auxiliar de Inventario � Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
� Jefe de Bodega � Auxiliar de Bodega � Conductor � Servicios Generales
46
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR ÁREA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
El 55 % de los empleados de la organización se concentra en el área
operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el área administrativa.
La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor número de
colaboradores en el área Administrativa, 26 personas, presentando casi el
doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para
adelantar las labores administrativas.
6
13 14
69
18
4
10
26
0
5
10
15
20
25
30
# E
MP
LEA
DO
S
PEREIRA BOGOTÁ CALI
CIUDAD
EMPLEADOS POR ÁREAS
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
EMPLEADOS POR ÁREA
ADMINISTRATIVOS; 16; 15%
VENTAS ; 32; 30%
OPERATIVOS; 58; 55%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
47
FIGURA 12: RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
El flujo de la información y la comunicación entre las diferentes áreas de
la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la
interacción y participación de los colaboradores en los procesos
desarrollados tanto en su área de trabajo como en aquella donde se
maneja la información suministrada.
BODEGA
COMERCIAL
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN
48
8. DISEÑO METODOLÓGICO
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Los métodos utilizados en la presente investigación son los
siguientes:
• Deductivo: la primera parte de la investigación requiere un
diagnóstico del actual estado de la empresa y los trabajos
adelantados hacia la elaboración del manual de funciones.
• Inductivo: de acuerdo a la percepción y observaciones
encontradas en la etapa de diagnóstico, se plantean aportes y
mejoras.
• Sintético: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se
estructura una adecuada Planeación Estratégica y Manual de
Funciones y Procedimiento.
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN
� Recopilación de la información: conocimiento de la
organización, su conformación, las actividades
desarrolladas y obtención de la información requerida.
� Diagnóstico: establecer el estado actual de la empresa y
los trabajos adelantados en la elaboración del manual de
funciones.
49
� Análisis de la información obtenida: se identificarán las
falencias y fortalezas de la compañía.
� Propuestas: de acuerdo al diagnóstico realizado se propone
el mejoramiento y la implementación de un sistema
adecuado en lo pertinente planeación estratégica y manual
de funciones y procedimientos a fin de que éste se adapte
a los requerimientos de la organización.
� Informe: presentación del informe final con las mejoras
propuestas.
Elaboración del manual de funciones y procedimientos donde
se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de
los cargos.
Proceso de sensibilización y socialización del trabajo
adelantado en la organización.
8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
La población seleccionada posee unas características propias las cuales
van a determinar el objeto de estudio. La población son los integrantes de
la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total
de 36 personas.
50
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADA S
CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
PROCESO VARIABLE RESULTADO
GERENCIAL
Misión
Visión
Organigrama
Diseño de la misión,
visión, organigrama para
mejorar el
direccionamiento de la
compañía
MISIONAL
Compra y venta de
productos
Comercialización de los
productos
APOYO
Financiero
Recurso humano
Salud ocupacional
Comunicación
Ambiente de trabajo
Contar con
colaboradores motivados
y comprometidos en el
desarrollo de las
actividades
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
51
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPI LADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
DIRECCIONAMIENTO
Es deficiente en cuanto al desconocimiento
de los factores administrativos e importancia
del papel a desempeñar por cada uno de los
colaboradores
MISIÒN No se encuentra diseñada
VISIÓN No se encuentra diseñada
ORGANIGRAMA
Aunque existe diferenciación de los cargos e
información, no se cuenta con este, algunos
de los colaboradores desconocen cual es su
jefe inmediato
RECURSO HUMANO
No se cuenta con un área o persona que
desarrolle las actividades necesarias para
brindar apoyo en el manejo del personal
SALUD
OCUPACIONAL
No se está implementando el programa de
salud ocupacional
FINANCIERA Buena relación y conocimiento de los
proveedores y manejo de cartera
COMUNICACIÓN Se presentan falencias lo que ocasiona el
surgimiento de conflictos
MEDIO AMBIENTE DE
TRABAJO
Se vislumbra un clima tensionante,
estresante y sin ninguna motivación, lo que
limita a los colaboradores a cumplir sus
funciones o tareas encomendadas
Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
52
9.1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
9.1.1.1. MISIÓN Y VISI
MISIÓN
La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la
comercialización de materiales para la construcción y enfoca sus
directrices hacia la satisfacción de sus clientes, ofreciendo
productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores
precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesoría, respaldo
técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos.
Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano
capacitado, comprometido con los procesos necesarios para
alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir
con el desarrollo y mejoramiento de la nación.
VISIÓN
Para el año 2010 HIERROS HB S.A propenderá por la
consolidación de su posicionamiento a nivel nacional como una de
las mejores empresas en el mercado de materiales para la
construcción, destacándose por sus estándares de calidad, alto
nivel de satisfacción de sus clientes, tanto internos como
externos, y compromiso con el desarrollo arquitectónico, social y
económico de las diferentes regiones.
53
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
� Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la
construcción a través de la actualización en forma permanente de
los procesos y la infraestructura tecnológica y administrativa para
responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la
demanda del mercado.
� Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a través de la
productividad, y la administración de los recursos económicos, de
manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
� Gestión tecnológica. Conocimiento de las alternativas tecnológicas
que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la empresa y capacitación del equipo humano.
� Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de
las condiciones sociales y económicas del país siendo una fuente
generadora de empleo.
� Calidad. Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de
la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la
asesoría técnica calificada, altos estándares de calidad y
acompañamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano
integrante de la compañía.
54
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Los Principios Corporativos son el marco de actuación ética de la
organización y la base de la cultura institucional, entendida ésta
como el conjunto de valores que inspiran y guían su vida cotidiana,
adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratégico.
Por tanto, la gestión de la organización se soportará en los siguientes
Valores:
� Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los
principios centrales en el actuar organizacional y deben ser
aplicados, sin excepción, por todos los miembros de la
organización.
� Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la
organización será crear una cultura de servicio a sus clientes
tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y
expectativas y ofreciendo asesorías pertinentes para sus
requerimientos.
� Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de
un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia
se combinen para asegurar una entidad altamente productiva,
con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos
ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y
proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la
organización y la sociedad.
55
� Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
información será una de las principales responsabilidades en
todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral
y creando así las condiciones necesarias para desarrollar y
asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
� Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse
dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje
continuo en la articulación de los talentos, las oportunidades, el
entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la
obsesión institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de
los miembros de la organización.
� Creatividad e Innovación: La organización tiene que desarrollar
su actuar en un entorno que facilite la creación y la innovación
como el único medio posible para anticipar las demandas de una
sociedad en proceso de cambio cada día más acelerado. El uso
intensivo de la tecnología para la modernización y virtualización
de los ambientes y espacios para la gestión, será un vehículo
para estimular la Creatividad y la Innovación.
56
Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben:
� Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por la empresa.
� Ejecutar de manera comprometida y con disposición las funciones del cargo para el cual fue contratado.
� Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, colaborativo y motivador.
� Generar espacios de comunicación y difusión de las actividades encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales y la mejora del clima organizacional.
� Brindar la mejor atención a los clientes, asegurando a los existentes y posibilitando la adhesión de nuevos compradores.
� Cuidar y conservar en buen estado los implementos y elementos de trabajo suministrados por la empresa.
� Seguir los conductos regulares para la presentación de observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno como externo.
� Buscar a la menor brevedad posible solución a las
situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias, propias de la compañía.
� Utilizar los implementos de protección establecidos para que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
� Comprometerse con el mejoramiento continuo de la empresa y las actividades que adelanta.
� Facilitar y acompañar a los nuevos colaboradores con la familiarización de las actividades a ejecutar.
� Manifestar, comunicar o exponer estrategias que contribuyan al mejoramiento y conservación de un buen ambiente de trabajo.
� Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y visitantes de la compañía.
9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO
57
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE L A ORGANIZACIÓN
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La empresa cuenta con una infraestructura física propia para la ejecución de las
actividades inherentes a la comercialización de productos, contando con áreas
para oficinas y bodegas.
Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre sí
donde se almacena diferente tipo de productos.
La distribución física de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4)
áreas:
� Comercial. En ella se ubican:
� Subgerencia.
� Dirección Comercial.
� Dirección Cartera.
� Caja.
� Ventas.
Es un salón grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempeñan los cargos antes mencionados.
� Inventario. Salón ubicado sobre parte del área de ventas, donde además se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
� Administración. Compuesta por la oficina de Gerencia, el área de
Contabilidad (salón dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetería
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nómina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
área de ventas y entrada a la bodega 1.
58
� Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Tubería, pintura, puntilla, platinaría, varilla grafilada, productos SIKA,
perfilaría liviana, malla gallinero (pollo).
Bodega 2:
Varillas, ángulos, láminas, malla electrosoldada, perlines.
Bodega 3:
PVC (tubería y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de
asbesto y de yeso.
Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la
entrada de la Bodega 1.
Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de
empleados, visitantes y vehículos de la empresa.
59
ÁREAS FÍSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIÓN GENERAL DE BODEGAS Y O FICINAS
OFICINAS PISO 1 OFICINAS PISO 2
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
BODEGA 1 BODEGA 2 BODEGA 3
OFICINAS PISO 1 Y 2
OFICINA PISO 2
60
FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS G: GERENCIA S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE V: VENTAS AN: NÓMINA C: CAJA A: AUDITORIA 1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA 2: DIR. CARTERA D: DESPACHO B: BAÑO
B B
CO G Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
BODEGA 1
V
V
V
V
S
1
V
C
2
V
D
AC
BODEGA 1
A
SALA DE JUNTAS
SALA DE ESPERA
INVENTARIO
CONTABILID AD
C
O
M
E
R AN
A A
B
61
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
Las principales máquinas y herramientas que utiliza la empresa para el
desarrollo de su actividad son:
EQUIPO DE OFICINA:
� COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nómina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
� IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nómina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturación de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crédito) compartida con Director de Cartera, este
último posee otra más.
� MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA: 1 Secretaria
� TELÉFONOS: 19
Todos los empleados del área administrativa y ventas cuentan con una
extensión telefónica.
� FAX: 2
Área contable (1), ventas (1).
� CELULARES: 4
Área contable (2), ventas (2).
� FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el área contable.
62
� EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisión con visor y cuatro (4) cámaras.
� CAJA FUERTE: 2
MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA:
� BODEGA: báscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas,
barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates,
cortafrío, tijeras, calibrador, pulidora.
� CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta
auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).
El flujo de la información entre los diferentes departamentos se realiza a
través de comunicación telefónica, traslado o movilización del personal de
un área a otra.
Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se
debe contar con la capacitación adecuada de manejo y lo más importante
el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso
de estos.
PUENTE GRÚA.
Esta máquina es de gran ayuda en la manipulación de la mercancía ya
que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue
y descargue de los productos sea mucho más rápido evitando al Auxiliar
efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaución con
su manejo.
Es una máquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega
donde se encuentra instalada.
63
MONTACARGAS.
Sirve de apoyo y complemento al puente grúa y al personal, se utiliza en
el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y
movilización entre una bodega y otra.
HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO.
La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes
desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sábados a
horas de 8 a.m. a 12 a.m.
Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se
extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.
VÍAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESIBILIDAD.
Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vías de
comunicación por su ubicación sobre la vía de la badea (variante Turín –
La Popa).
64
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACT UAL)
Fuente: empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao
JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE SECRETARIA REVISOR(A) FISCAL
DEPARTAMENTO CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR NÓMINA
DEPARTAMENTO COMERCIAL
SERVICIO GENERAL
SUBGERENTE
DIRECTOR COMERCIAL
DIRECTOR CARTERA
COBRADOR (MENSAJERO)
ASESOR COMERCIAL
CAJA
AUXILIAR INVENTARIO
JEFE DE BODEGA
AUXILIAR BODEGA
CONDUCTOR SERVICIOS VARIOS
AUXILIAR GENERAL
65
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organización y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuración del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composición de la misma, por lo que se
procedió a utilizar la información recopilada para el diseño de la estructura
organizacional al momento de iniciar la práctica empresarial.
66
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
Fuente: empresa HIERROS HB
Autor: Adriana Orozco Henao
En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones:
administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las
actividades desarrolladas.
67
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES
Para la no afectación en gran proporción del modelo hasta ahora
adelantado por la organización, donde se encuentran incluidas las
funciones financieras y contables dentro de la administración, se
sugieren los siguientes cambios para dar un poco más de
estructuración a las diversas áreas:
� Situar al Director Comercial en el área comercial y no en la
parte administrativa.
� Director de Cartera y Cajera en el área administrativa y no en
la comercial, debido a que son cargos de gran
responsabilidad e importancia y la información que manejan
va dirigida a la administración principalmente.
ADMINISTRATIVA:
� Gerente � Subgerente � Auxiliar Contable � Auxiliar de Nómina � Director de Cartera � Cajera (o) � Secretaria
COMERCIAL:
� Director Comercial � Asesor Comercial � Auxiliar de Inventario � Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
� Jefe de Bodega � Auxiliar de Bodega � Conductor � Servicios Generales
68
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PRO PUESTO 1)
JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE SECRETARIA REVISOR(A) FISCAL
DEPARTAMENTO CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR NÓMINA
DEPARTAMENTO LOGÌSTICA
DEPARTAMENTO COMERCIAL
SERVICIO GENERAL
DIRECTOR CARTERA
DIRECTOR COMERCIAL
COBRADOR (MENSAJERO)
ASESOR COMERCIAL
CAJA
AUXILIAR INVENTARIO
JEFE DE BODEGA
SUBGERENTE
DIRECTOR LOGÌSTICO
AUXILIAR GENERAL
CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA
SERVICIOS VARIOS
69
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PRO PUESTO 2)
JUNTA DIRECTIVA
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE SECRETARIA AUDITORÍA
DEPARTAMENTO CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR NÓMINA
DEPARTAMENTO COMERCIAL
SERVICIO GENERAL
DIRECTOR CARTERA
DIRECTOR COMERCIAL
COBRADOR (MENSAJERO)
ASESOR COMERCIAL
CAJA
AUXILIAR INVENTARIO
JEFE DE BODEGA
SUBGERENTE
DIRECTOR LOGÌSTICO
AUXILIAR GENERAL
CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA
SERVICIOS VARIOS
70
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseño se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administración como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organización; el cargo de Director
de Cartera guíe y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creación de un departamento de Logística
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseño se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logístico para lograr una mayor interacción entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino también para los
clientes tanto internos como externos.
71
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.2.1. MAPA DE PROCESOS
CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS
GERENCIALES
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
� Direccionamiento de la compañía.
� Planteamiento de estrategias.
� Revisión informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
� Interacción con proveedores.
� Autorización de documentos y acciones a
implementar.
� Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
� Selección de personal.
� Contratación.
� Liquidación contrato.
� Programación de vacaciones.
� Capacitación técnica.
� Cuadros de reemplazo (informal).
� Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
72
MISIONALES
VENTAS
� Programación de visita al cliente.
� Atención de mostrador o visita al cliente.
� Consulta de disponibilidad de productos.
� Asesoría técnica.
� Cotización de productos para clientes.
� Seguimiento de las cotizaciones.
� Orden de Pedido.
� Facturación.
� Remisión de mercancía.
� Seguimiento del pedido.
COMPRAS
� Determinar productos a comprar.
� Selección proveedor.
� Pedido a proveedores.
FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.
� Establecimiento de precio de venta de los
productos
� Cambio de precio.
� Fijación precio de negociación y descuentos.
METAS DE VENTAS.
� Generación informe de ventas.
� Revisión estadísticas de ventas.
� Fijación meta de ventas.
� Seguimiento meta de ventas.
73
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.
� Conocimiento de productos.
� Asesoría y capacitación equipo de ventas.
� Tramitación de asesoría muy especializada para
clientes.
74
APOYO
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
� Recepción de facturas o remisiones.
� Descargue, ingreso y almacenamiento.
� Reporte y verificación de los productos recibidos.
� Sistematización ingreso de mercancía.
� Revisión ingreso de mercancía al sistema.
� Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.
� Programación del cargue de los vehículos y ruta de
entrega.
� Recepción facturas o remisiones.
� Planeación del cargue y distribución de los
productos en los vehículos.
� Alistar mercancía a despachar.
� Cargue de mercancía al vehículo.
� Verificación del cargue y autorización de salida de
los vehículos.
� Transporte de mercancía.
� Descargar mercancía.
� Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIÓN EN VENTAS
� Gestión de devolución de mercancía
75
GESTIÓN CONTABLE.
� Consulta de saldo en bancos.
� Registro de consignaciones.
� Cuadre y revisión de la caja.
� Registro de reembolso de caja menor.
� Conciliación bancaria.
� Revisar cuenta con clientes y proveedores
� Revisión de la cartera de la empresa.
� Cancelación de anticipos de clientes.
� Manejo de información contable y general de las
sucursales.
� Control de costos de inventario.
� Documentación e informes requeridos por
entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO
� Generación de listado de cartera vencida.
� Entrega de listado de cartera.
� Cobro.
� Recaudo.
� Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
� Ajuste de cartera al cliente.
� Revisión de consignaciones locales y nacionales de
los clientes.
CAJA
� Cuadre de caja.
� Manejo del dinero en caja.
� Administrar la caja menor.
76
� Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
� Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
� Cheques devueltos.
� Recepción pago del cliente.
NÓMINA.
� Liquidación de nómina.
� Pago de nómina.
� Pago parafiscales.
� Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
� Interfase de nómina.
ESTUDIO DE CRÉDITO.
� Solicitar y recibir documentación.
� Estudio de crédito.
� Creación de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
� Elaboración y entrega de notas.
� Codificación de productos.
� Inventario físico de los productos de bodega.
� Facturación de remisiones.
� Traslado de mercancía.
� Liquidación de fletes.
77
APOYO
MENSAJERÍA.
� Pagos y consignaciones en bancos.
� Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.
� Entrega de documentos a clientes.
� Solicitar y entregar documentación en entidades.
� Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
� Dotación de elementos de protección personal.
� Dotación de uniformes.
� Dotación de botiquín de la planta y de los
automotores de la empresa.
� Accidente de trabajo
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
� Selección de personal.
� Afiliaciones y contrato de trabajo.
� Inducción.
� Asesoría y capacitación equipo de ventas.
� Liquidación contrato de trabajo.
� Vacaciones.
78
En el Mapa de procesos se hace la diferenciación de los procesos
desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los
procesos misionales se enfocan hacia la comercialización de los productos,
pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar
el éxito de los mismos, claro está sin dejar de lado las actividades
administrativas que direccionan, plantean y diseñan las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos.
MANEJO DE ARCHIVO.
� Archivo de documentos.
� Préstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
� Compra de implementos de aseo y víveres de
cafetería.
� Servicio de cafetería.
� Aseo áreas de oficinas.
� Oficios varios.
79
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Recibir información de los stocks de mercancía
Determinar la rotación de los productos
Consultar la información de las ventas efectuadas
NO
INICIO
Revisar o chequear la información
Calcular las cantidades existentes de cada producto
Producto de alta
rotación?
SI
Redefinir punto de reorden
Consultar punto de reorden
1
80
Los demás diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A
Establecer cantidad a comprar
Compra el producto?
SI
FIN
Analizar si la cantidad es la establecida como punto de
reorden
NO Esperar
alcanzar punto de reorden
1
81
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS:
� Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. � Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los costos de compras. � Verificación de precio de negociación con proveedor. � Proveedores certificados. � Revisión de las facturas y mercancía comprada.
82
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPRA Código:
Nº Orden
Procedimiento Área
Responsable Responsable
1 Determinar productos a comprar
Administrativa Subgerente
2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercancía a proveedores
Administrativa Subgerente
83
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente.
PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
� Información de stocks de mercancía desactualizado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información.
1.11 OBSERVACIONES.
84
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B
DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Código: Página
N°
Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información de los stocks de mercancía
Subgerente Administrativa
X
2 Consultar información de las ventas efectuadas
Subgerente Administrativa X
3 Revisar o chequear la información
Subgerente Administrativa X
4 Calcular las cantidades existentes de cada producto
Subgerente Administrativa X
5 Determinar la rotación de los productos
Subgerente Administrativa X
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7
Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden
Subgerente Administrativa X
8 Establecer la cantidad a comprar
Subgerente Administrativa
X
85
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Gerente Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Desempeñarse como representante legal de la empresa. 2. Direccionar y administrar la compañía. 3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y
políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa.
4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente.
6. Aprobar y realizar la contratación de personal. 7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas. 8. Determinar el orden de pago a proveedores. 9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 10. Tomar decisiones. 11. Implementar las políticas de la empresa. 12. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación
estratégica. 13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compañía. 15. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. 16. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija.
17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia
los demás � Colaboración � Comunicación escrita
86
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Gerente Área: Administrativa
� Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente
de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
El manual completo se muestra en el ANEXO C
87
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluación del desempeño, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la compañía propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.
PERSONALES.
� Aptitud ante las reglas. Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas establecidas.
� Aptitud frente al cambio. Reacción ante cambios eventuales en diversos campos y afectación de estos sobre el comportamiento y las labores a desempeñar.
� Autocontrol y estabilidad emocional. Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales a las que se encuentra expuesto.
� Honestidad e integridad. Evaluación de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las que se enfrenta.
� Motivación. Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades encomendadas.
� Orientación a los resultados. Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.
� Reacción ante problemas. Capacidad de proponer alternativas de solución a los inconvenientes que se presenten.
88
� Responsabilidad. Nivel de compromiso con las actividades que desempeña.
Compromiso con el desempeño de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
� Capacidad de Aprendizaje. Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la información e instrucción.
� Capacitación. Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempeñar las funciones que se le imputen.
� Creatividad. Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solución a los inconvenientes a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
� Solución de problemas. Capacidad de rápida respuesta y planteamiento de alternativas de solución a los problemas generados en el desarrollo de la labor.
� Toma de decisiones. Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
89
INTERPERSONALES.
� Atención, trato y respeto hacia los demás. Forma como entabla relación con otras personas; respeto tanto a la persona como a la labor desempeñada.
� Colaboración. Relación y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compañía.
� Comunicación escrita. Canales de comunicación escrita utilizados para el direccionamiento de la información y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
� Comunicación oral. Manejo de las herramientas y mecanismos lingüísticos que le permiten comunicación con las demás personas.
Capacidad de entablar diálogo, exponer sus ideas y escuchar la información que las demás personas le puedan aportar.
� Liderazgo. Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo hacia el logro de los objetivos planteados.
� Manejo de conflictos. Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
� Relación con compañeros. Tipo de relación que maneja con los compañeros de trabajo
Aporte y afectación del ambiente de trabajo creado con sus compañeros.
� Trabajo en equipo. Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la selección de la mejor opción y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
90
ORGANIZACIONALES.
� Control. Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempeñar y programación de cada una de ellas.
� Comportamiento. Conducta y características de las acciones y reacciones.
� Cuidado y protección. Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad física y la de los elementos que manipula o utiliza.
� Manejo de la información. Consideraciones sobre el flujo de la información y la responsabilidad para con la administración de la misma.
� Planteamiento de estrategias. Visión y estructuración de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
� Resultados. Evaluación del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
� Medioambiente de trabajo. Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempeña sus actividades.
91
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORÍA COMPETENCIAS
� PERSONALES
� Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTELECTUALES
� Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� INTERPERSONALES
� Atención, trato y respeto hacia los demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� ORGANIZACIONALES
� Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de trabajo
92
FECHA: _____________________________
NOMBRE: ___________________________________ CA RGO: ______________________
Evalúe el desempeño de acuerdo con la siguiente escala de valoración,
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
indicadores de sus competencias laborales generales: Personales,
Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales.
Permanentemente (siempre)
Habitualmente (casi siempre)
Ocasionalmente (Rara vez)
No Aplica
(P) (H) (O) (NA)
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas establecidas.
Ante la autoridad se muestra incómodo e indiferente .
Corrige los comportamientos ante las observaciones realizadas.
Aptitud frente al cambio
Identifica las condiciones cambiantes de su entorno .
Reorganiza sin dificultad los actividades relevante s para el cumplimiento de su labor
Modifica la propia conducta para obtener mejores resultados en entornos cambiantes.
Autocontrol y estabilidad emocional
Sabe identificar sus propias fortalezas y limitaciones.
Controla impulsos y reacciones espontáneas que puedan generar incomodidad o perjuicio.
Es asertivo, expresa sus pensamientos y sentimientos en el lugar y el momento precisos.
Honestidad e Integridad
Demuestra un comportamiento honesto y claro en el desarrollo de sus actividades laborales y personale s.
Cumple con las normas establecidas en la empresa.
Actúa según sus convicciones y valores en correlación con los de la organización.
93
Motivación
Siente complacencia por las funciones que desempeña.
Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro de sus metas.
Reconoce los logros alcanzados y continúa enfocándose hacia el alcance de retos mayores.
Orientación a los resultados
Conoce con claridad sus funciones y sus responsabilidades.
Cumple satisfactoriamente con las actividades que llevan a los resultados propuestos.
Reacción ante problemas
Identifica y analiza los inconvenientes surgidos.
Propone alternativas de solución ante los inconvenientes presentados.
Espera indicaciones de las acciones a seguir.
Responsabilidad
Asume las funciones de su cargo de manera comprometida.
Se compromete en la mejora continua de ejecución de sus actividades.
Asume sus errores y las consecuencias de estos.
94
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Reconoce sus falencias cognitivas.
Aprende, comprende y memoriza fácilmente la información suministrada.
Capta o asimila rápidamente la manera como debe desempeñar las funciones designadas.
Capacitación
Cuenta con la preparación necesaria para cumplir con las actividades que se le asignen.
Se inquieta por conocer y aprender constantemente sobre temas desconocidos.
Muestra interés por actualizar los conocimientos previamente adquiridos.
Creatividad
Conoce y genera múltiples formas de dar solución a una necesidad o un problema.
Propone nuevas maneras de ver y de manejar las situaciones difíciles.
Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.
Solución de problemas
Identifica fácilmente las causas de una situación problemática.
Analiza y propone alternativas para la solución de los inconvenientes.
Muestra disponibilidad de participar activamente en la solución de los problemas.
Toma de decisiones
Identifica claramente las alternativas y consecuencias de una decisión.
Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a las que se enfrenta.
Entrega respuestas e implementa acciones óptimas en el momento oportuno.
95
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Atención, trato y respeto hacia los
demás.
Brinda a las personas con las que se relaciona la atención, trato y respeto adecuado.
Respeta tanto a la persona como la actividad que esta realiza.
Ofrece la mejor atención a clientes y visitantes.
Colaboración
Respalda las actividades desarrolladas por sus compañeros.
Apoya y participa en la capacitación de los nuevos integrantes de la empresa.
Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le consulte.
Comunicación Escrita
Conoce diferentes maneras de producir formas escritas de comunicación.
Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y ortografía.
Utiliza canales de comunicación escrita dentro de l a empresa.
Comunicación Oral
Recibe y expone información verbal de manera coherente y eficaz.
Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en discursos verbales lo que le facilita darse a enten der.
Maneja un amplio vocabulario y léxico.
Liderazgo
Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo.
Coordina y organiza los miembros de un grupo de trabajo para lograr el mejor desempeño.
Denota interés en el potencial del grupo hacia su mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.
96
Manejo de conflictos
Identifica objetivamente las causas y efectos de ca da situación conflictiva.
Cumple un papel mediador y negociador que busca la mejor solución para las partes.
Enfrenta con asertividad las situaciones difíciles en la convivencia laboral, social y comunitaria.
Relación con los compañeros
Participa activamente en la creación de un clima de organizacional fundamentado en el compañerismo, respeto y colaboración.
Acepta a sus compañeros con cualidades, defectos y forma de ser.
Evita el surgimiento de conflictos con los demás integrantes de la empresa.
Trabajo en equipo
Conoce las dinámicas de interacción de su grupo de trabajo.
Sincroniza su trabajo con el de sus compañeros para obtener los mejores beneficios.
Reconoce la repercusión de sus acciones en las acciones de sus compañeros de trabajo.
97
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Control
Lleva control sobre las actividades y resultados a obtener.
Evita, en lo posible, cometer errores que demoren l a ejecución de las demás actividades.
Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro del tiempo fijado.
Comportamiento
Sigue la normatividad contemplada en el reglamento interno de trabajo.
Cumple con las normas y valores de la organización.
Propende porque sus acciones no afecten su labor ni la de sus compañeros negativamente.
Cuidado y protección
Utiliza los implementos y elementos de protección entregados por la empresa.
Es cauteloso en el desempeño de su labor para evitar accidentes y pérdida de los productos.
Muestra precaución en la manipulación de la mercancía.
Manejo de información
Recibe y direcciona la información de manera productiva y funcional.
Administra de manera cautelosa, responsable y organizada la información a la que tiene acceso.
Realiza las acciones necesarias para mantener actualizada la información a su cargo.
Planteamiento de estrategias
Identifica en todas las actividades de la empresa oportunidades de mejoramiento e innovación.
Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hace r y la manera de lograrlo.
Establece las acciones para llevar a cabo el logro de los objetivos organizacionales.
98
Resultados
Conoce con claridad sus funciones y responsabilidades.
Determina e implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados esperados y superar las situaciones adversas.
Cumple a cabalidad con las funciones para las cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.
Medioambiente de trabajo
Cuenta con las condiciones medioambientales que garanticen el desempeño del cargo en óptimas circunstancias.
Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de limpieza y orden.
Participa de las actividades encaminadas al mejoramiento ecológico y funcional del ambiente de trabajo.
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________
FIRMA Y SELLO:
____________________________________
99
TÉCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
Son llamadas técnicas activas , pues en ellas la persona crea la situación, la
desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las técnicas que se
utilizan para verificar o medir competencias son:
� Entrevista: permite a través de la interacción real con la persona
determinar la capacidad de escucha, comunicación, actitudes y
reacciones.
� Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que
simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se
pregunta a la persona la manera como trataría o afrontaría las diferentes
situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la
forma de trabajar, el nivel de planificación, organización y gestión del
tiempo, entre otros.
� Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre sí
y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores.
Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo,
Argumentación, Sensibilidad, Inteligencia Práctica, Capacidad de
Escucha.
� Presentaciones: está técnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio
o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo
posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas
competencias muy específicas.
� Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa información para
resolver un problema. El avaluador solamente contestará preguntas
100
suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad
de síntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.
� Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabación oral o
un vídeo, evaluándose su capacidad de asimilación y escucha por medio
de preguntas que formulará el evaluador, valorando el grado de exactitud
de la información.
� Otras técnicas : también se utilizan en la evaluación por competencias los
Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoración de
Rendimientos, Técnicas Proyectivas, entre otros.
101
10. CONCLUSIONES
� La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos años en el
mercado de materiales para la construcción. Al ahondar en su historia se
conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la
información pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con
la presencia de tres sucursales en el país, ubicadas en las ciudades de
Pereira, Cali y Bogotá. En el momento se están adelantando gestiones
para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medellín.
� No establecimiento de planeación estratégica: misión, visión, objetivos
institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseño de los
ítems antes mencionados debido a la importancia de estos para la
identificación y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de
los objetivos organizacionales.
� El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien
debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con
el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los
cargos, jerarquías y conocer el direccionamiento del flujo de la
información. Para dar solución a este faltante, se elaboró un Organigrama
Actual con la información obtenida y suministrada por los colaboradores
de la empresa, de igual manera se diseñaron dos Organigramas
propuestos, los cuales fueron puestos a consideración de las directivas de
la compañía.
� Se desarrollaron actividades de sensibilización y socialización de los
objetivos organizacionales y planeación estratégica, debido a la gran
importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los
102
integrantes de la compañía. Para ello se formaron grupos que permitieran
una mejor interacción, entrega y comprensión de la información,
programación y divulgación de las actividades, y utilización de medios
audiovisuales y físicos.
� Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El análisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribución de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organización.
� La descripción detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los
colaboradores de la organización facilita la estandarización de las mismas,
al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a
cabo se puede lograr la optimización de los resultados.
� El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta guía
necesaria para la administración del talento humano vinculado a las
empresas puesto que contiene la descripción ordenada y estándar de las
diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados
al interior de la organización. Adicionalmente es de gran importancia en
los procesos de selección de personal y entrenamiento de los nuevos
colaboradores de la compañía.
� Prevalencia del modelo autocrático: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las órdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegación de autoridad y autonomía que permita y facilite la toma
de decisiones.
103
� Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compañía.
� Falta del programa de salud ocupacional: se realizó una aproximación
pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en
términos de seguridad tanto para los empleados como para la mercancía
que se maneja y los vehículos.
� Falta de proceso de selección de personal, programación de
capacitaciones, etc.
� Desconocimiento de temas logísticos, almacenamiento y productos por
parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en
la programación de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la
perdida de estos últimos.
� Empleados con funciones similares:
� Jefe de Bodega y su asistente, este último es quien en realidad
ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es más aceptado
entre los Auxiliares.
� Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan
hacia el área comercial.
� El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un
alto nivel de estrés y desmotivación entre los empleados de las diferentes
áreas, presentándose mayores conflictos en la relación entre Jefe de
Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una
actitud y la instauración del tipo de mando o modelo autocrático ya que las
disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y
obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido
repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la
empresa.
104
� No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar
las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solución a los
inconvenientes presentados, esto además se debe a la falta de caminos o
mecanismos que permitan la comunicación entre los diferentes
componentes de la organización.
� El factor motivación del empleado no aparece, todo redunda y solo se
enfoca hacía la generación de utilidades y productividad. La preocupación
por la persona no prima, al parecer hoy en día podemos encontrar,
aunque sea difícil de creer y de acuerdo a los cambios de los últimos
tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compañías que
consideran a su fuerza de trabajo como máquinas que deben rendir y
cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carácter
humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino
de una sociedad mejor.
� Prevalencia del interés por los resultados en términos monetarios
(utilidades) y no preocupación por el diseño de los medios o estrategias
para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan
hacía la generación de utilidades buscando solo el beneficio de la
empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecución
de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus
colaboradores que conllevaría a la obtención de mejores resultados.
� A pesar que la empresa ha crecido en los últimos años y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apatía ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance más importante y un
nivel de competitividad mejor.
105
� No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptación de las ideas
o proyectos innovadores diseñados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda así,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundarían en el bienestar general.
� Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con
algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las
consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no
pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formación
o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran
expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.
106
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO S
LLAMADAS.
� El servicio de contestador automático permite que se de una atención más
rápida y precisa a la persona que se está comunicando, disminuyendo el
tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y
disminuya el ruido generado por el timbre del teléfono.
DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO.
� Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con más privacidad
debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el área comercial: ventas, subgerencia,
dirección comercial, dirección de cartera y caja.
� La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al
igual que con una registradora que facilite la manipulación del dinero.
� Desarrollar un diseño para los puestos de trabajo que permita su fácil
comunicación con los demás áreas.
107
SALUD OCUPACIONAL.
� Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.
� Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboración de las
entidades de salud en la programación de actividades que permitan
mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores
de la empresa.
COMUNICACIÓN.
� Suministrar a todos los integrantes de la compañía las directrices o camino
a seguir para que la comunicación sea efectiva.
� Fortalecer la comunicación para brindar rápida solución a los
inconvenientes que tengan lugar en el desempeño de las tareas.
� Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o
pasos a seguir ante el trámite interno de diversas acciones, consulta y/o
manejo de la información.
108
RECURSO HUMANO.
� Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de
personal.
� Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a través
de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos
organizacionales.
� Diseñar e implementar un proceso de selección de personal que permita
identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la
empresa.
� Actualización constante en temas referentes al manejo del recurso
humano.
� Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la
compañía a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia
que representa para la compañía.
� Adelantar procesos de sensibilización y sociabilización de los objetivos
empresariales a todos los integrantes de la compañía.
� Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan
con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan
cómodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.
� Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y
buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa.
109
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
� Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa
conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones
en él contenidas.
� Realizar una revisión y actualización del reglamento.
� Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicación de la
normatividad cuando los eventos así lo requieran.
LOGÍSTICA.
� Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la
experiencia para hacer énfasis en la coordinación logística de las
actividades relacionadas con despacho, bodega y envío de mercancía a
los clientes.
� Programar la capacitación del personal existente en temas logísticos.
� Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos
en bodega y las zonas determinadas para la movilización y circulación de
productos y personal.
� Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de
inconvenientes.
110
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
� Prestar mayor atención a los empleados cuando reporten las fallas.
� Programar mantenimientos preventivos de los vehículos, maquinaria y
equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un daño
mayor que afecte no solo la distribución de los productos sino las finanzas
de la compañía.
� Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de
aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que
están directamente relacionadas con las actividades operativas.
PROGRAMACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE
BODEGA.
� Concertar, consultar o solicitar con antelación la colaboración de los
Auxiliares en ejecución de actividades que deben desarrollarse en horas
extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar
la programación de las mismas.
111
CRÉDITO A CLIENTES.
� Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes
potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentación
requerida para realizar el estudio de crédito.
� Ante la solicitud de ampliación de cupo de crédito para los clientes
existentes se hace indispensable conocer la situación financiera actual de
la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para
la compañía.
� Solicitar RUT (Registro Único Tributario) a los clientes.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (COMPETENCIAS EMPRESARIALE S).
� Diseñar e implementar la evaluación de desempeño para analizar las
competencias empresariales de los integrantes de la organización.
� Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas áreas por
cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar
las falencias y/o fallas y así poder diseñar estrategias dirigidas a la
corrección o minimización de las mismas.
� Determinar las necesidades de capacitación en temas inherentes al cargo,
actualización de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento
de las capacidades de los colaboradores.
112
ALGUNAS MÁS…
� Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo
de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de
sus integrantes.
� Otorgar a las personas la autonomía y autoridad inherente para el
desarrollo de su cargo, pero controlando que esta última no sea excedida.
� Programar y brindar espacios para las capacitaciones.
� Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de
alimentación, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra
limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no
siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los
inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan
que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.
� Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al
logro de los objetivos organizacionales de un manera más eficiente.
� Desarrollar un área logística desde donde se coordinen las actividades
inherentes a la distribución, ingreso, almacenamiento y salida de la
mercancía.
� Fomentar políticas de dialogo y manejo de estrés.
� Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es
necesario realizar ajustes o modificaciones.
113
� Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
información concerniente a la misión, visión, políticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
� Señalizar en las áreas de bodega los espacios y pasillos para la
movilización y circulación de personal.
� Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos
organizacionales es el contar con la colaboración, apoyo y compromiso de
todos sus integrantes.
� Evaluar el desempeño del cargo a partir de la identificación de las
competencias organizacionales es un factor que permite la
retroalimentación y el análisis de la manera como los colaboradores están
enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el
camino que para ello han tomado.
� Las competencias organizacionales permiten evaluar además
características de la persona y determinar algunas condiciones o
capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.
� Desarrollar la planeación estratégica para que sea posible visionar o
establecer los mecanismos que conllevarán al logro de los objetivos
planteados.
114
12. BIBLIOGRAFÍA
CHIAVENATO, Adalberto. Introducción a la Teoría General de la
Administración. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edición,1992.
GRUPO DE INVESTIGACIÓN DESARROLLO HUMANO Y
ORGANIZACIONAL. Administración por Resultados. Un enfoque
teórico práctico para organizaciones cambiantes. Facultad de
Ingeniería Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira, 2004.
SLACK, Nigel et al. Administración de Operaciones. 2 ed. México :
Continental, 1999. 863P
ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de
Administración : Conceptos y aplicaciones. México : Prentice Hall,
1996. 485P
MARÍN, Lucas. Sociología para la empresa. Madrid, España : Mc
Graw Hill, 1994. 436P
115
13. ANEXOS
ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO
INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO
Pág COMPRA 119 Determinar productos a comprar 119 Selección del proveedor 120 Pedido de mercancía a proveedores 121 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA 122 Recepción de facturas o remisiones 122 Descargue, ingreso y almacenamiento 123 Reporte y verificación de los productos recibidos 125 Sistematización del ingreso de producto(s) 126 Revisión del ingreso de mercancía al sistema 127 Ajustes al inventario 128 FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 129 Establecimiento del precio de venta 129 Cambio de precio 130 Fijar precio de negociación y descuentos 131 PAGO A PROVEEDORES 132 Recepción y archivo de las de compra de mercancía 132 Programación del pago a proveedores 133 Efectuar el pago a proveedores 135 VENTA 138 Programar visita al cliente 138 Visita obra 139 Atención de mostrador (venta de contado) 140 Consulta disponibilidad de los productos 141 Asesoría Técnica 142 Cotización de productos para clientes 143 Seguimiento de las cotizaciones 144 Pedido 145 Facturación o remisión de mercancía 147 Seguimiento del pedido 152
116
METAS DE VENTA 153 Generación informe de ventas 153 Revisión estadísticas de ventas 154 Fijación meta de ventas 155 Seguimiento meta de ventas 156 COBRO Y RECAUDO 157 Generación de listado de cartera vencida 157 Entrega de listado de cartera 158 Cobro 159 Recaudo 160 Seguimiento del estado de cobro y recaudo 161 Ajuste de cartera al cliente 162 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes 163 Generación de listados de cartera 165 DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA 166 Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega 166 Recepción de facturas y/o remisiones a despachar 168 Planeación del cargue del vehículo 169 Alistar la mercancía a despachar 170 Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente 171 Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida 172 Transporte de la mercancía 173 Descargar mercancía en obra o ferretería 174 Entregar factura al cliente 175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS 176 Gestión de devolución de mercancía 176 CRÉDITO A CLIENTES 179 Solicitar y recibir documentación para crédito 179 Estudio de crédito 180 Crear cliente 181 MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 182 Inventario físico de los productos de bodega 182 Codificación de productos 184 Elaboración y entrega de notas 185 Facturación de remisiones 186 Traslado de mercancía 187 Liquidación de fletes 188 AUTORIZACIONES 189
117
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES 190 Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 190 Tramitar asesoría muy especializada para clientes 191 GESTIÓN CONTABLE 192 Consulta de saldo en bancos 192 Registro de consignaciones 193 Cuadre y revisión de la caja 194 Reembolso de caja menor 195 Conciliación bancaria 197 Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199 Revisión de la cartera de la empresa 200 Cancelación de anticipos de clientes 201 Manejo de información contable y general de las sucursales 202 Control de costos de inventario 203 Documentación e informes requeridos por entidades estatales 204 NÓMINA 208 Liquidación de nómina 208 Pago de nómina 210 Pago de parafiscales 211 Liquidación de vacaciones 212 Interfase de Nómina 213 MANEJO DE CAJA 214 Cuadre de caja 214 Manejo del dinero en caja 215 Administrar la caja menor 216 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 217 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 219 Cheques devueltos 220 Recepción pago del cliente 221 SALUD OCUPACIONAL 222 Dotación elementos de protección personal 222 Cotización y selección del proveedor 223 Recepción y entrega de elementos 224 Dotación de uniformes 225 Dotación Botiquín 226 ACCIDENTE DE TRABAJO 227 Reportar accidente de trabajo 227 Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 228
118
Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo 229 Tramitar liquidación de la incapacidad 230 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 231 Selección de personal 231 Afiliaciones y contrato de trabajo 232 Inducción 235 Liquidación contrato de trabajo 235 Asesoría y capacitación del equipo humano 236 Vacaciones 237 MENSAJERÍA 238 Pagos y consignaciones en bancos 238 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 239 Entrega de documentos a clientes 241 Solicitar y entregar documentación en entidades 242 Compras eventuales de oficina 243 MANEJO DE ARCHIVO 244 Archivo de documentos 244 Préstamo de documentos 245 SERVICIOS GENERALES 246 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería 246 Servicio de cafetería 246 Aseo área de oficinas 247 Oficios varios 247
119
PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Recibir información de los stocks de mercancía
Determinar la rotación de los productos
Consultar la información de las ventas efectuadas
Establecer cantidad a comprar
Compra el producto?
NO
SI
FIN
INICIO
Revisar o chequear la información
Analizar si la cantidad es la establecida como punto de
reorden
Calcular las cantidades existentes de cada producto
Producto de alta rotación?
SI
NO
Redefinir punto de reorden
Consultar punto de reorden
Esperar alcanzar punto
de reorden
120
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Analizar la información y
opciones ofrecidas
Establecer contacto con el proveedor
SI
FIN
INICIO
Escoger la mejor opción
Proveedor conocido (antiguo)?
NO
Finalizar comunicación
Solicitar información de precio de productos
Consultar proveedores de los productos
Consultar políticas de compras
Posee certificado de calidad?
NO
SI
Iniciar negociación
121
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES
Diligenciar borrador carta de pedido
Elaboración o corrección carta de pedido
NO
FIN
INICIO
Recibir y revisar carta
Enviar la carta
Verificar información contenida en la carta
(elaboración, producto y cantidad)
Carta aprobada?
SI
Solicitar cambios y
ajustes
Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax
Asegurarse que la carta haya sido recibida y
confirmada
Reportar el envío de la carta
122
PROCESO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS O REMISIONES
Recibir las facturas o remisiones de la mercancía
FIN
INICIO
Anotar las referencias de los productos en un papel
Llegada de los camiones de los proveedores
Coordinar el ingreso de los productos
Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la
mercancía a recibir
Determinar a que bodega llevar el producto
Consultar el documento e identificar producto(s)
123
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento
SI
INICIO
Bajar los productos del vehículo
Puente grúa o montacargas?
NO
Coordinar labor con Auxiliares
de Bodega
Descargue manual
Tomar la mercancía
Empleado del proveedor?
NO SI
Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el
interior de la bodega
Establecer mecanismo de descargue
Indicar sitio de almacenamiento
Supervisar labor
1 2
Recibir de Jefe de Bodega anotación en un papel de las referencias de los productos
124
Confirmar sitio de almacenamiento
FIN
1
Sitio correcto?
Arrumar o colocar los productos en estibas o
burros
NO SI
Descargar la mercancía en el sitio de almacenamiento
Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía
ingresada a bodega
Establecer lugar indicado
Verificar almacenamiento de los productos
Está bien? NO SI
Mover o ubicar los productos
Descargue completo?
SI
Anotar cantidad de productos ingresados
2
Reportar el ingreso de la mercancía
125
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas
SI Coinciden productos y cantidades?
NO
Hacer nota manual
Recontar la mercancía
Sigue presentándose
diferencia?
SI
Confrontar la información reportada con la registrada en la
factura o remisión
Anotar mercancía en el cuaderno de entrada de bodega
FIN
INICIO
Establecer las diferencias
Entregar facturas o remisiones y observaciones a Inventario
NO
Revalidar la información
Consultar anotación de productos y cantidades ingresados
126
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Recibir facturas, remisiones y observaciones
Consultar factura o remisión y nota
Digitar la información de los productos
Realizar cambio de código,
proveedor, etc.
Anotar información de la mercancía en el
cuaderno de entrada
Ingresar al software
FIN
Armar paquete de factura y remisión
Cotejar el ingreso de los productos
Ingreso correcto?
SI
NO
Consultar la carta de pedido de mercancía
Verificar la concordancia de material recibido y solicitado
127
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA
Consultar documento enviado por los
proveedores, notas y cuaderno de entrada
Consultar inventario del sistema
NO
FIN
INICIO
Realizar los ajustes
Confrontar la información (producto y cantidad)
Requiere ajuste?
SI
Cargar la entrada de productos a inventario en el
sistema
Revisar notas de entrada
Recibir las facturas, remisiones y notas
128
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
Identificar tipo de ajuste
INICIO
Convertir paquete de producto a
cantidad menor
Error de ingreso?
SI NO
Informar a la persona solicitante
Recibir nota o petición
Reprocesar información
FIN
Corte?
Cambio de producto?
General?
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar del producto Analizar
conveniencia o facilidad
Archivar documentos de ajuste
Entregar copia de los ajustes a Contabilidad
Revisar los documentos de ajuste
Imprimir los ajustes
SI
SI
SI
NO
NO
NO
129
PROCESO: FIJACIÓN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCT OS PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
Consultar lista de costo de compra
Calcular precio de venta
Revisar y analizar la información
Conocer precio de la competencia
Se cumple el margen?
NO
SI
Determinar precio de venta del producto
Cambiar precio al producto
FIN
Autorizar cambio de precio
INICIO
Consultar precio de venta anterior
Verificar margen de ganancia
(10% a 12%)
El precio difiere?
SI NO
Imprimir listado de precios
130
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
Recibir petición de cambio de precio del producto(s)
Es el producto?
NO
SI
Cambiar el precio
Consultar producto y precio
FIN
INICIO
Ingresar al software
Confirmar información
Entregar listado a integrantes del Área Comercial
NO
SI
Cambio el precio?
Imprimir listado
Salir del software
Consultar ítems y ubicar producto en pantalla
Actualizar y guardar los cambios efectuados
Relacionar ítem y nuevo precio
Revisión y autorización del cambio
1
1
131
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS
Recibir lista de costos de los productos
Calcular precio mínimo de venta y descuento
Revisar y analizar la información
Establecer precio mínimo de negociación y descuento
Cumple margen?
NO
SI
Fijar políticas de descuento
FIN
Reunión Área Comercial
INICIO
Consultar precio de venta establecido
Verificar margen de ganancia mínimo (8%)
132
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCÍA
INICIO
Ubicar facturas en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo al sitio de
trabajo
Pronto pago? SI
FIN
Consultar y revisar las facturas
NO
Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece)
Archivar facturas
Establecer fecha de pago
Recibir las facturas enviadas por los proveedores
133
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES
Consultar diariamente las facturas adeudadas a los
proveedores
Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago,
valor y descuento
INICIO
Elaborar informe de proveedores a quien se
adeuda y el saldo
Totalizar los pagos
Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana
Efectuar el cálculo de los descuentos
Calcular saldo adeudado
La factura tiene
abonos?
SI NO
Descuentos? NO SI
1
134
Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los
bancos a Gerente
Determinar a que proveedor pagar y la cuantía
FIN
Cancelación total?
NO SI
Establecer cuantía a abonar
Tomar la factura correspondiente al
proveedor autorizado para pago
1
Consultar saldo en bancos
135
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Cheque?
Establecer forma de pago
Consultar la factura
NO SI
Efectuar pago en efectivo
Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento (si lo
hubo)
Fotocopiar la factura
Archivar factura
Colocar sello de abono en la factura original y
anexar copia del abono
Abono a la deuda?
NO SI
Cancelar la deuda en su totalidad
Establecer el valor adeudado
1 2
Pasar factura del proveedor a Auxiliar de
Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco
establecido
Determinar al banco por el que se puede girar la
cantidad adeudada
Pasar factura a Auxiliar de Nómina o General
Verificar el valor y la cuenta a donde se
está llevando
136
Elaborar cheque
Firmar cheques
Anotar en el cuaderno del banco # del cheque
Anular cheque
Aprobado?
NO
SI
Enviar a pagar o consignar a cuenta del
proveedor
Remitir cheques a Cajera
Anotar la observación
en el cuaderno de
bancos
Diligenciar consignación a nombre del proveedor
1 2
Verificar el banco y el valor que debe
contener el cheque
Recibir los cheques diligenciados
Pasar a Cajera la factura a cancelar
Colocar sello para firmas (2 de 3 firmas)
Pasar a Gerente para obtener firma
Recibir cheques firmados
3
Recibir autorización de consignación de Auxiliar
Contable y cheques elaborados
137
FIN
Recibir llamada del banco
Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o
cheque
Confirmar firma y valor del cheque
Autorizar el cheque
Enviar carta de pago a proveedor vía fax
Cancelación de varias facturas a a
un proveedor?
SI NO
Elaborar Carta de pago relacionando las facturas canceladas
Archivar facturas y documentos de respaldo del
pago efectuado
3
Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitación en el banco
respectivo
Revisar cheques y firmar si es necesario
Solicitar elaboración de carta de pago a
Auxiliar General
138
PROCESO: VENTAS PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE
Elegir sector o población objetivo
Solicitar autorización salida de la empresa
SI NO Visita fuera de la ciudad?
Programar Visita local
Armar plan de trabajo
Autorización del Plan de Trabajo (visitas)
INICIO
FIN
Determinar número de días
139
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO
FIN
Desplazarse a la zona o lugar determinado
Identificarse con nombre propio y de
la empresa
Recordar al cliente los productos y
servicios ofrecidos por la empresa
Buscar persona que pueda tomar
decisión de compra
Obtener información de productos necesitados
SI NO
Realizará pedido?
SI
Anotar productos y cantidades
Cotizar productos
Ponerse a disposición del cliente
Tomar datos del cliente
Iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana
Salir de la empresa a mitad de la mañana
Cliente antiguo?
NO
Diligenciar Planilla de Visita
Visita fuera de la ciudad?
Brindar información de los productos y servicios ofrecidos
por la empresa
140
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
Recibir visita del cliente
Determinar que productos requiere
SI
NO Productos disponibles?
Cotizar producto
Informar al cliente
Informar el valor al cliente
Entablar comunicación
Ingresar al software
INICIO
FIN
Consultar disponibilidad del producto(s)
Algo más?
NO
Indicar ubicación de caja (para pago) y de
despacho (para entrega de productos)
Entregar factura o remisión al cliente
Facturar o remisionar
Efectuará la compra?
SI NO
SI
141
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
Consultar los requerimientos del
cliente
Confrontar información del sistema con la de la lista de
precios
Ingresar al software
INICIO
SI NO Productos disponibles en
bodega?
Informar al cliente
Está en la empresa?
Establecer ubicación del Asesor Comercial
SI NO
Indagar por la existencia del producto(s)
Comunicarse a la empresa
Consultar lista de precios
Productos disponibles en otra sucursal?
NO
SI
Establecer cantidad existente
FIN
142
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA
Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el
material
SI NO Asesoría Básica?
Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la
obra
Asesoría especializada?
FIN
Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o
planos de la obra
Solicitar colaboración a la Ingeniera Civil de
la empresa
SI NO
Describir las especificaciones
del material
Establecer los productos que más se ajustan a la necesidad
del cliente
Establecer satisfacción de la necesidad del cliente
INICIO
Determinar clase de asesoría
Explicar al cliente las
ventajas del producto(s)
Efectuar despiece del
producto
Interpretar cartilla
Acompañar la asesoría
Tramitar asesoría muy
especializada con el proveedor
idóneo
143
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
Calcular valor del producto(s)
Ingresar al software
INICIO
FIN
Consultar lista de precios y descuentos
Estudiar nota de los productos requeridos
por el cliente
Enviar documento vía fax o entregar
personalmente (oficina u obra del cliente)
Diligenciar formato de cotización del sistema o
personalizado referenciando producto,
cantidad y valor
SI NO Requiere informe escrito?
Imprimir cotización
Informar al cliente telefónicamente o en
persona
144
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
FIN
Determinar consideración sobre la cotización
Comunicarse con el cliente
SI NO Realizará pedido?
Establecer razón
INICIO
Conocer de otras cotizaciones
Consultar precios y descuentos límites para la
mercancía
Es posible recotizar?
Cotizar nuevamente
SI
Ponerse a disposición del cliente
NO
Tomar datos del pedido
145
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
Tomar datos del producto y cliente
Diligenciar formato de pedido con datos del cliente
y cálculos efectuados
SI
NO Está bien?
Realizar correcciones
Informar al cliente
Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en
bodega
Revisar que los datos estén completos y correctos
Aprobado? NO
Solicitar autorización de Cartera y Comercial
SI
INICIO
Pasar formato de pedido a despacho
Consultar lista de precios
1
146
FIN
Solicitar programación de la entrega de pedido
Remisionar pedido
Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía
Realizar seguimiento al despacho
Mercancía existente en el sistema?
Facturar pedido
NO SI
1
147
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA
FIN
Revisar # de factura para no saltar consecutivo
Ingresar al software
SI NO Contado?
INICIO
Con anticipo
Establecer tipo de venta
Facturación Crédito
Verificar concordancia de precio y descuento
Es correcto? Corregir
Buscar dispositivo de salida
NO
SI
Imprimir factura
Calcular valor total de la venta
Crédito? Facturación Contado
Entregar factura al cliente
Error en facturación?
Anular factura
SI NO
Corroborar datos de la factura
SI NO
148
PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA
Revisar que la factura se encuentre completa (3 hojas) y que no tenga
sello de entregado
Revisar que la factura se encuentre completa (4 hojas) y que no tenga
sello de entregado
INICIO
Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación
Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial junto con la
factura a anular
Factura venta de contado?
NO SI
Confirmar la apreciación de la observación
Ingresar al sistema para efectuar la anulación
Habilitar la factura (ingresar a la factura con su #)
Adicionar a la factura la observación de la anulación
y la razón de la misma
Recorrer la factura
Colocar sello de anulada a la factura física
Archivar las facturas anuladas
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO
Anexar la información de la mercancía (referencia,
cantidad y valor)
Consultar existencia del cliente en el sistema
Efectuar modificaciones
Solicitar información al cliente
Confirmar datos
Existe? SI NO
Datos correctos?
NO
SI
Digitar información en el sistema
Compra representativa?
Grabar información del cliente en el
sistema
SI NO
Revisar # factura confrontando con el sistema
INICIO
FIN
150
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ANTICIPO DE PAGO
Consultar formato de pedido
Corregir datos
Datos correctos?
SI
NO
Digitar información de pedido
Verificar los datos del cliente y del pedido
Digitar información del cliente y productos comprados
Solicitar revisión y autorización comercial y cartera
Realizar facturación parcial a un (1) día
Elaborar formato de pedido proforma describiendo
detalladamente los artículos, cantidad, precio y datos del
cliente
Solicitar revisión y autorización comercial y cartera
INICIO
INICIO
FIN
FIN
151
PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA
Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la
remisión facilitándole la información del cliente,
producto y cantidad
Verificar consecutividad de la remisión
Tomar pedido de producto y cantidad
INICIO
Elaborar remisión de mercancía diligenciando
formato del sistema
Imprimir remisión (4 hojas)
Recibir remisión y entregar al cliente
FIN
Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenando las dos primeras
casillas (# remisión, nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisión y entregar las
demás a Asesor Comercial
Buscar dispositivo de salida
152
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Establecer etapa del despacho
SI NO Ya se realizó entrega?
Comunicarse con el cliente
Alguna observación?
Consultar compras de los clientes
Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente
FIN
Ayudar a resolver o participar en la
solución
Determinar tipo de inconveniente
SI NO
INICIO
Comunicarse o recibir llamada
del cliente
Informar al cliente etapa del
despacho
Establecer satisfacción del cliente
153
PROCESO: METAS DE VENTAS PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Diligenciar y adicionar datos requeridos
Verificar que el personal de ventas no se encuentre
utilizando el sistema
FIN
Verificar la información
Seleccionar datos de ventas
Acumulada del día y acumulada del mes
hasta la fecha
NO SI
Establecer frecuencia de presentación
Información correcta?
Informe diario?
Imprimir listados de ventas
SI
Seleccionar ventas por vendedor,
cliente, línea, costo y acumulada del
mes
Consultar información general de las ventas
NO
154
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
INICIO
Recepción informe de ventas
Estudiar y analizar los logros alcanzados
Confrontar y verificar la información impresa con la
registrada en el sistema
Establecer razones
Se lograron las metas?
NO SI
Replantear estrategias
FIN
Consolidar la información
Analizar las estadísticas de ventas
Determinar la rotación de los productos
Resaltar o señalar los datos más relevantes
Conocer las estrategias desarrolladas Tomar nota de las ventas
totales
Informar a Gerencia el nivel de ventas logrados
Información correcta?
NO Establecer las diferencias y la razón de estas
SI
Determinar alcance de las estrategias
1
1
155
PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS
INICIO
Revisión de la información de ventas del mes anterior
Calcular el promedio de venta general
Analizar la información
Definir y revisar las metas fijadas
FIN
Establecer el monto mínimo que debe facturar cada Asesor
Consultar las políticas de la empresa
Realizar reunión del Área Comercial
Informar las meta de ventas a alcanzar a los integrantes del
Área Comercial
Realizar las proyecciones de ventas
Conocer el comportamiento del sector (mercado)
156
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
Reunión Área Comercial
Reportar las visitas a los clientes y los negocios
pactados
FIN
NO SI
Conocer las estrategias desarrolladas
Se alcanzarán las metas?
Replantear las estrategias
Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial
Establecer el alcance de la meta de ventas
Comparar las ventas realizadas con la meta
establecida
157
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA
Ingresar al sistema por Cartera
Establecer estado del cliente
SI NO Cartera vencida?
Relacionar clientes
Consultar la información de cartera de clientes
INICIO
FIN
Filtrar la información por Asesor Comercial
Imprimir listados
Analizar la información
Generar los listados de clientes
158
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
Establecer días de vencimiento del cliente
Consultar listados de cartera vencida
SI NO Mayor a 10 días?
Reunión con Asesores
Comerciales
INICIO
FIN
Entregar listados
Entregar listados a mensajero
Recibir listados de cartera vencida
Guardar copia de las listas de cartera
vencida entregadas
159
PROCEDIMIENTO: COBRO
Resaltar los pagos recibidos
Consultar y analizar los listados de cartera vencida
SI NO Cobro presencial?
Solicitar a cartera elaboración circular o carta de cobro
INICIO
FIN
Elaboración carta de cobro
Comunicarse telefónicamente
Establecer comunicación con el cliente
Recibir documento de respaldo
Desplazarse a la oficina del cliente
Hacer firmar al cliente copia del documento
Revisar con el cliente el saldo
adeudado
Entregar al cliente la circular o carta de cobro
Requiere explicación?
Recordar al cliente monto, fecha de pago de su obligación con la
empresa y días de mora
SI NO
Fijar compromiso y fecha de pago
Entregar copia de la circular o carta a Director de Cartera
Solicitar cancelación del compromiso
160
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
Establecer comunicación telefónica con el cliente
SI NO Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
FIN
Regresar a la empresa
Recibir el pago en efectivo o cheque
Elaborar recibo de caja, firmar y colocar sello de cancelado
Dirigirse a caja
Mucho dinero?
SI NO
Enviar o entregar recibo de cancelación al cliente
INICIO
Entregar dinero o cheque
Desplazarse al banco
Realizar consignación
Diligenciar formato de consignación
Recibir indicación de cuenta y banco
Indicar la cuantía
Comunicarse con Cajera o Auxiliar Contable
Presentar y entregar recibo de consignación a cajera de
la empresa
161
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
Recibir información del avance de cobro y
recaudo
Reunión de Cartera y Comercial (Asesores
comerciales)
INICIO
FIN
Confrontar la información actual con la
anterior
Preguntar y recibir las observaciones del
Asesor
162
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Recibir copia de consignación
INICIO
Diligenciar Planilla de consignaciones
Ingresar todas las consignaciones al sistema
SI
Establecer a que cliente corresponde
NO Se identificó?
Consultar con Asesores
Comerciales
Consultar consignaciones de los clientes en los bancos
Confrontar información de planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la consignación?
NO
SI
Aplicar la consignación a la factura del cliente
Elaborar recibo de caja para cancelar la factura
FIN
163
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES
Consultar las consignaciones realizadas a
favor de la empresa
INICIO
Marcar o señalar en la Planilla
Confrontar la información de la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los bancos
Consultar con vendedores y/o Director de Cartera las
consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco
Tratar de establecer a que cliente pertenece la
consignación
Confirmada la consignación?
NO SI
Consulta de saldos en bancos
Recibir del Director de Cartera la Planilla de
consignaciones
Establecer en que ciudad se realizó la consignación
Dirigir carta al banco solicitando copia de la
consignación
1 2
164
FIN
Se logro establecer quien
realizó la
consignación?
SI
NO
Anotar la información en la planilla de consignaciones
Cuando han pasado muchos días y no se sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo de caja para enviar dinero para anticipo
Elaborar recibo de caja y enviar para anticipo de
clientes
1 1
165
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA
Ingresar al sistema y consultar la información
Recibir solicitud de la información y/o hacerlo
cuando el desempeño del cargo lo exija
INICIO
FIN
Entregar o enviar documento(s) o listado a la
persona solicitante o a Asesores Comerciales
Filtrar la información según el listado requerido:
� Estado de cuenta � Análisis de vencimientos � Circularizaciones � Libros auxiliares � Relación de recaudos � Otros
Imprimir documento(s)
166
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS DE LA EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCÍA
SI
NO Se requiere entregar?
Consultar la información contenida en el documento
Recibir las facturas, formato de pedido y remisiones
INICIO
Archivar documento
Analizar la información
Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes
Zonificar la entrega
Priorizar la entrega de la mercancía
Según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos
del cliente, facilidad, ubicación, etc.
Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden
de las entregas a realizar
Entregar la Planilla de Horario a Conductores del
empresa
1
167
Consultar la ruta programada con los
conductores
FIN
Entregar las facturas o remisiones a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía
Recibir observaciones de los conductores
La ruta requiere ajuste?
Realizar ajustes
1
NO SI
168
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
Consultar información contenida en el
documento
Recibir facturas o remisiones
INICIO
Analizar información
Ejecutar las acciones
Programar las acciones a seguir
FIN
169
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS
SI NO
Planear el cargue en el orden contrario en
el que fueron entregadas las
facturas o remisiones
Vehículo de la empresa?
Programar el cargue del vehículo
Consultar las facturas o remisiones
Determinar productos y cantidades a despachar
INICIO
FIN
Establecer contacto con el cliente
Establecer ubicación en bodega
Idear la distribución de la mercancía en
el planchón del
Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o
resistencia de los productos
170
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR
SI
INICIO
Requiere corte?
NO
Debe pesarse?
NO SI
Tomar producto de su sitio de almacenamiento
Consultar dimensión
Realizar corte
Buscar herramienta
Colocar en báscula
Determinar peso
Mejorar ubicación?
Transportar productos
Adjuntar tiquete de pesio al producto
Ubicarlo en un lugar más
próximo a la salida
NO SI
FIN
Ubicar productos en bodega y seleccionarlos
Producto correcto?
NO
SI
Productos listos para el cargue
Verificar los productos seleccionados
171
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE
Tomar y levantar la mercancía
INICIO
Producto correcto?
Transportar los productos hasta el vehículo
SI
NO
Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades
cargadas
Ir contando los productos a medida que sean cargados
Ubicar los productos
Se cargaron todos los
productos?
SI
NO
Ubicar o arrumar los productos en el vehículo
FIN
Verificar referencia de los productos y la cantidad a
cargar
Requiere marcación?
SI NO
Marcar productos con
pintura
1
Establecer cuantía de productos cargados
1
Solicitar la verificación de la mercancía cargada y
autorización de salida del vehículo
172
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS VEHÍCULOS
FIN
Consultar facturas o remisiones
Producto y cantidad
correctos?
SI Autorización Salida del vehículo
NO
INICIO
Contar los productos cargados al camión
Confrontar información del conteo con la registrada en los
documentos
Ir marcando con pintura los productos contados
Faltantes?
SI
Cargar productos faltantes al
camión
Establecer cantidad
Otra referencia?
NO
Descargar productos
Establecer cantidad
Cambiar producto
SI NO
Cargar producto correcto
Sobrantes? SI NO
Bajar la mercancía e ingresarla a
bodega
173
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
Consultar información contenida en la Planilla
Recibir facturas o remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las entregas a realizar
Estacionar vehículo en el lugar
FIN
Establecer dirección de entrega
Desplazarse hasta el sitio
Se ubicó dirección?
SI
Buscar dirección
NO
Corroborar dirección
Comunicarse con despacho
Recibir indicaciones o regresar a la
empresa
Dirección correcta?
SI
NO
INICIO
174
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA
Establecer contacto con el cliente
Esperar autorización del cliente para descargar
mercancía
Consultar factura o remisión
INICIO
Seleccionar del vehículo los productos del cliente
Desarrumar la mercancía del vehículo
Levantar o recibir y sujetar los productos
Ingresar la mercancía a la obra o ferretería
Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente
Descargue autorizado?
Preguntar o establecer sitio de almacenamiento
SI
NO
Bajar los productos del vehículo
Ir contando los productos descargados
Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes
Establecer cuantía de productos cargados
Se descargaron todos los
productos?
SI
NO
FIN
Alcanzar los productos
1
1
Proceder a entregar factura o remisión al cliente
175
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
Entregar la factura al cliente
Hacer firmar copia de la factura al cliente
INICIO
Guardar factura
El cliente firmó la factura?
SI NO
Diligenciar y anotar observaciones en Planilla de Horario
Restablecer contacto con el cliente
Recibir notas u observaciones
FIN
176
PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega
asignado al vehículo el formato de devolución
INICIO
Descargar mercancía del vehículo
Recoger mercancía?
Recibir orden de recoger mercancía en
obra o ferretería
SI NO
Recoger mercancía
Mercancía no recibida por el cliente o sobrante de la obra
Transportar los productos a la empresa
Diligenciar formato de devolución
Cargar los productos al vehículo
Revisar el estado de los productos Recibir la mercancía
directamente o realizar ingreso por bodega
Mercancía despachada?
SI NO
Recibir factura con observación del Asesor
Comercial de error o decisión de no compra
por parte del cliente
Diligenciar formato de devolución de
mercancía
Autorizar mediante firma, garantizando que
la mercancía no ha salido de bodega
Radicar en el formato de relación devolución en
ventas: fecha, # factura, cliente, descripción material, cantidad,
observación (firma del vendedor)
Mercancía traída por el cliente
Diligenciar formato de devolución de
mercancía
Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente
177
Verificar el estado de los productos
Ubicar o almacenar los productos en la bodega
Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota
Revisar información contenida en la devolución y firma de quien
recibió en bodega
Contar la mercancía ingresada
Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo
Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución
Diligenciar el formato de devolución de ventas: código, descripción material, cantidad,
valor unitario, valor total
Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripción material, cantidad, observación
(firma del vendedor)
Establecer comunicación con el cliente para confirmar motivo de la
devolución
2 1
1 2
3
178
Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera
Recibir factura y formato de devolución
Revisar que la factura se encuentre completa y formato de devolución bien diligenciado y con
la firma de Jefe de bodega o de quien recibió la mercancía (si fue
despachada)
Firmar formato de devolución
Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario
Revisar la nota de devolución
Ratificar ingreso de la devolución al sistema
Adicionar observación de la razón de la devolución
FIN
3
Elaborar nota de devolución
179
PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA CRÉDITO
SI
NO Al cliente le interesa?
Hacer llegar la documentación a Director de
Cartera
Informar al cliente del servicio ofrecido por la
empresa
FIN
INICIO
Documentos requeridos:
� Fotocopia de cédula del representante legal
� Documento Cámara de Comercio � Pagaré � Certificado de ingresos y
retenciones � PyG � Referencias Comerciales � Referencias Bancarias � Extractos bancarios de los últimos
tres (3) meses
Entregar formato de solicitud de crédito y carta de
instrucciones
Indicar al cliente las acciones a seguir
Recibir la documentación del cliente o indicarle a que
persona debe hacerla llegar
Finalizar contacto
Recibir los documentos
180
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO
SI NO Cuenta con respaldo?
Confirmar información y referencias comerciales
Recibir documentación del cliente
INICIO
Revisar información financiera
Determinar capacidad de pago (análisis de
factibilidad)
Negar crédito
Establecer cupo y tiempo de pago
Crear cliente
Aprobar crédito
FIN
Informar Asesor Comercial la aprobación o negación del
crédito al cliente
181
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros)
Diligenciar formato de la base de datos
Ingresar al software
INICIO
Adicionar información del cliente y de Asesor
Comercial
Grabar y guardar la información en la base de
datos
Informar a Asesor Comercial
FIN
Activar al cliente
Verificar información digitada
Información correcta?
SI
NO Realizar modificaciones
y/o ajustes
182
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
Determinar tipo de inventario
Listar los productos
Seleccionar el producto
Ocasional o aleatorio
Algunos productos?
SI NO
Seleccionar los productos
General? SI NO
A mitad de año
Programar para Fin de año
Listado de todos los productos
almacenados
Escoger la persona o personas
INICIO
Recibir información y anotación del producto(s) a
inventariar
Ubicar productos en bodega
Informar al personal de la empresa la fecha
del inventario
Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del
producto
1
Recibir el listado de los productos
Asignar productos al personal
183
FIN
Relacionar en el listado del producto la cantidad total
existente en bodega
Establecer la cantidad total almacenada en bodega
1
Cargar al sistema la información recopilada
Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de
almacén
Establecer la cantidad
NO SI
Efectuar ajustes
Inventario de fin de año?
SI NO
Analizar la razón de las diferencias
Existen diferencias?
Elaborar informe de los productos y cantidades existentes en bodega
Presentar informe de los productos almacenados
en bodega
184
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Establecer información y especificaciones del nuevo
producto
Digitar la información del producto
INICIO
Recibir petición y/o conocer incorporación nuevo
producto
Generar código
Diligenciar formato del sistema para codificación de
ítem
Ingresar al software
FIN
Verificar código asignado
Código preexistente?
SI
NO
Grabar información
Asignar código al producto
Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás
sucursales
Copiar información en Excel
Imprimir información
185
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS
Determinar tipo de nota (devolución de mercancía, faltantes, menor o mayor
valor cobrado)
Sistematizar nota
INICIO
Recibir información y petición de elaboración de nota
Aprobación de la nota
Diligenciar formato de entrega de la nota
Entregar a Director de Cartera
Realizar seguimiento de entrega de la nota
Seleccionar las notas
FIN
Revisar diligenciamiento de la nota
Clasificar las notas de los clientes por
ubicación geográfica del cliente
Clientes en la ciudad?
SI NO
Entregar a Mensajero
Proveedor? SI NO
Confirmar la recepción de la nota
Enviar la nota vía fax
Recibir respuesta del proveedor
Realizar el ajuste necesario
Entregar copia de la nota a contabilidad
Causar la nota contablemente
Archivar copia de la nota
Imprimir la nota
186
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES
Verificar existencia de la remisión en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
INICIO
Recibir la factura enviada por el proveedor
Sumar y totalizar las remisiones
Entregar informe del valor total y listado de remisiones
del día a Subgerente y Director Comercial
Verificar el total de las remisiones
Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Verificar que todas las remisiones hayan sido
facturadas antes del cierre del mes
Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones
Archivar documentos
FIN
187
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA
Solicitar traslado de mercancía
Diligenciar formato de traslado de mercancía
Establecer comunicación con la sucursal
Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al
cliente
Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado
Efectuar facturación de la mercancía
Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a
Cartera y una a Contabilidad
INICIO
FIN
Recibir información y copia del traslado efectuado
Contabilizar el traslado de mercancía
Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento
contable realizado
188
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA
Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos
Recibir información del descargue e ingreso de la
mercancía a bodega
Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes:
nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor
Hacer retención del 1% para régimen simplificado
Solicitar revisión del formato a Director de Cartera
Calcular la tarifa por peso o unidades totales
INICIO
FIN
Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa
Elaborar comprobante de egreso con los datos
entregados por Auxiliar de Inventario
Realizar correcciones
Solicitar a Auxiliar General elaborar comprobante de
egreso con copia
Autorizar liquidación del flete adicionando firma al formato
Cálculos correctos?
SI
NO
Recibir el comprobante de egreso
Desplazarse a caja con el formato de liquidación y comprobante de egreso
Solicitar el dinero para el pago del flete
Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador
Hace firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor
Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja
Imprimir formato de liquidación
1
1
189
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepción de documentos
Consulta de documentos
Clasificación tipo de autorización
NO
Revisión concepto de gasto
Despacho?
SI
Revisión diligenciamiento
Formato de
Pedido?
Devolución?
Gasto? Revisión diligenciamiento
Formato de
Recibir Formato
de Pedido
Revisión precio de venta y descuentos otorgados al
cliente
Analizar la información
Analizar y estudiar
factibilidad
Establecer o conocer motivo
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Revisar factura
Verificar gasto
Aprobar o no la petición o documento
Aprobada?
Autorizar mediante firma
FIN
Consultar cupo y mora
Devolver los documentos
NO
190
PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.
Consultar la lista de productos comercializados
Solicitar mayor información de los productos y/o actualización
de la información
FIN
INICIO
Conocer las especificaciones de los productos
Verificar su diferenciación de los demás productos
Asistir al lanzamiento
Indagar sobre las ventajas del nuevo producto
SI
Programar asesoría y capacitación conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
Producto nuevo?
NO
Mantener comunicación con el proveedor
Analizar el nivel conocimiento de los productos y sus
especificaciones
Establecer requerimientos de información
191
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Identificar necesidad del cliente
Establecer contacto con el proveedor
FIN
INICIO
Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente
Establecer satisfacción de las necesidades del cliente
Conocer asignación de asesor del proveedor
Acompañar al cliente durante la asesoría
192
PROCESO: GESTIÓN CONTABLE PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS
Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad
INICIO
Ingresar a la página Web del banco
Comunicarse telefónicamente
Por la red? SI NO
Establecer comunicación con los bancos
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior
Consolidar el saldo de todos los bancos
Relacionar los saldos de cada banco y el general
Informar a Gerente
FIN
Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de
cada banco
Revisar y anotar el # de los cheques para guardar la
consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno de los bancos
193
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Señalar en el cuaderno de bancos
Verificar consignación realizada
INICIO
Registrar en paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignación sello de contabilizado
Registrar con fecha de consignación y con fecha de
de registro en caja
Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco
Revisar que la consignación corresponda al banco donde
se envía
FIN
194
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA
INICIO
Ingresar al software contable
Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)
Determinar cuales comprobantes de egreso no
están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago
efectuado
Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno
de bancos, marcarlas para no volverlas a ingresar
Ingresar al sistema las consignaciones que no se
encuentren registradas
Analizar los gastos
Determinar la necesidad de reembolso (cuando los gastos se
aproximan al valor de la base)
Elaborar el comprobante de egreso
Pasar los gastos a Nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor
Archivar los demás documentos
Ingresar al software por paquete comercial
Hacer interfase de los recibos de caja y de las ventas, para
cuadrar caja
En el sistema por contabilidad, subir las interfases
Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema
Pasar documento a Cajera
Imprimir el cuadre de caja
FIN
Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con
contabilidad
1
1
195
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Acumular los gastos diarios y sus facturas
Recibir comprobante de egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
INICIO
Revisar diligenciamiento y autorización de los gastos
Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día
con la fecha de la tirilla entregada por Cajera
Imprimir nota contable
Gastos = caja menor?
Elaborar comprobante de egreso por valor del costo
del reembolso
Ir adicionando a la nota los gastos diarios, e irlos
sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
1
NO
SI
Formato de gastos con el nombre del establecimiento, dirección, NIT o cédula del
propietario, firma del dueño, nombre de quien realizó el
gasto y concepto
196
Confrontar la información y realizar las correcciones
necesarias
Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual
al ingresado al sistema
Desembolsar el dinero para caja menor
FIN
Iniciar nueva nota de contabilidad
Archivar nota con facturas
Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al
sistema
1
Factura ingresada?
Adicionar valor a la cuenta gastos
asumidos
SI NO
Pegar las facturas en hojas de block
197
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
Revisar impuestos y comisiones cobradas por los
movimientos del mes en cada banco
Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web
de la entidad
INICIO
Calcular uno a uno los ítems para cada banco y
totalizarlos
Registrar la información en formato de Excel (predefinido)
Elaborar nota de contabilidad con la fecha del
último día del mes en conciliación
Registrar la nota
Imprimir borrador del libro de bancos
Comparar extracto del banco con la información del
libro impreso
1
198
Diligenciar formato de conciliación bancaria
Archivar conciliación en carpeta del banco respectivo
SI
NO Información correcta?
Revisar consignaciones o cuentas para
encontrar el origen o causa de la anomalía
FIN
Nombre banco, # cuenta, mes a conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas débito o
crédito, ingresos, egresos, etc.
Imprimir libro de bancos (original)
Archivar libro
1
Verificar concordancia de la información del extracto
199
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente
Recibir petición del estado de cuenta de un cliente
(Asesor Comercial o cliente)
INICIO
Establecer diferencias
Confrontar cuantía adeudada y pagos realizados
Cuadrar los pagos efectuados con las facturas
canceladas
Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando
el saldo adeudado o informar telefónicamente
FIN
Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores
Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando
información sobre facturas canceladas y la fecha de pago
Verificar los saldos con los proveedores
Revisar la cuenta confrontándola con las
facturas del archivo
Consultar los pagos realizados
Varias facturas?
SI
Imprimir información de la cuenta
NO Cliente?
SI
NO
Efectuar los ajustes necesarios
Solicitar a proveedores el estado de cuenta de la
empresa
Recibir informe
200
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
Verificar la concordancia de la información
INICIO
Ingresar al software
Imprimir la cartera registrada en el sistema por
contabilidad y comercial
Seleccionar la información de cartera
Señalar cada uno de los clientes que presentan
errores o inconsistencia de los datos, anotando las
posibles causas por las que no cuadra
FIN
Totalizar la cartera de la empresa
201
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Visualizar en pantalla las facturas del cliente
INICIO
Recibir de Director de Cartera relación de los anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
Preguntar a Asesor Comercial del cliente
Conoce las facturas a cancelar?
SI NO
FIN
Verificar la cancelación de las facturas
Consultar la información de los clientes
Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos
valores que el cliente tiene en anticipos y cartera
202
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES.
INFORMACIÓN CONTABLE. DOCUMENTOS.
Establecer el motivo por el cual se encuentran
diferencias, comunicándose y preguntando a la persona
indicada
INICIO
Recibir de las sucursales los listados de cartera y los
informes contables
Revisar y confrontar la información de los listados y
la contable
Recibir la información y documentación de los
movimientos realizados en las demás sucursales.
Revisar y efectuar los ajustes necesarios.
Mantener contacto permanente con las sucursales.
Informar los gastos generados en las demás sucursales y que
correspondan a cada una
Recibir de las demás sucursales los formatos de
los bancos, Cámara de Comercio, Industria y
Comercio, etc.
FIN
FIN
INICIO
Diligenciar los documentos
Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales
Enviar los documentos a la sucursal respectiva
203
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Retirar información y colocarla en la cuenta correcta
Realizar interfase del costo de inventario
INICIO
Comparar la información de las compras con la
registrada en comercial
Confrontar información impresa con la registrada en
contabilidad
Realizar los ajustes necesarios
Imprimir información del costo del inventario
Existen diferencias?
SI NO
Imprimir información de las compras realizadas a cada
uno de los proveedores
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES.
Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la
página Web
Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las
diferentes entidades
Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero
INICIO
FIN
205
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos)
Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución
Ingresar al software por información fiscal
INICIO
Verificar que los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se
encuentren amarrados a los formatos
Amarrar los formatos a cada una de las cuentas del plan de cuentas que
se maneja en la empresa
Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
1
Imprimir el listado del plan de cuentas
Imprimir un listado de los formatos
Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos
Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo
Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer dígito de verificación a colocar a
cada cliente
206
FIN
1
Realizar actualización automática de medios
Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del
que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la
DIAN
Revisar que cada concepto contenga la información necesaria,
en caso de que falte algún dato, este debe ingresarse por medios
manuales
Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas).
Empezar a transmitir la información vía Internet adicionando los formatos
Generar listado final
Ingresar a la página Web de la DIAN
Enviar la información
Se presentan problemas?
SI
NO
Revisar la información de los
clientes y realizar las correcciones necesarias
207
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A SUPERSOCIEDADES
Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los
accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes
Bajar de Internet el formato para reporte de la información
INICIO
Diligenciar toda la información en cada uno de los anexos de la
superintendencia
Contar o solicitar información de:
� Total de empleados. � Número de hombres y mujeres. � Total de los sueldos por
departamentos. � Cantidad de artículos que se
venden. � Cantidad de artículos devueltos. � Productos comprados y su costo. � Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de ventas y administración.
A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan
falta se ingresan manualmente)
Enviar el informe físicamente
FIN
208
PROCESO: NÓMINA PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
Consultar y revisar compromisos financieros
pendientes de los empleados
Deducir préstamos, cuotas o afiliaciones
INICIO
Consultar horas extras
Sueldo < 2
SMLV?
SI
NO
Verificar datos y vinculación del personal
Calcular cuantía de dinero adicional
Final de mes?
SI
NO
Efectuar descuento para salud y pensión
Adicionar Auxilio de Transporte
Posee compromisos?
NO SI
Empleado bodega?
NO SI
1
Consultar base de datos de empleados de la empresa
209
Revisar y verificar información
Establecer cuantía a pagar a cada empleado
Imprimir borrador de lista de pago de nómina
Realizar los cálculos necesarios
1
Realizar los ajustes que se
requieran
Imprimir lista de pago de nómina en formato grande y
pequeño (colilla de pago)
Requiere ajustes?
SI
NO
Totalizar el valor de la nómina
Informar a Caja el valor de la Nómina
FIN
210
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA
Recibir en oficina una persona a la vez
Consultar la lista de pago de nómina
FIN
Hacer firmar lista de pago de nómina (formato grande)
Archivar formato de pago
INICIO
Contar el dinero y revisar billetes
Entregar el dinero y colilla de pago al empleado
Esperar completar el dinero
Dinero completo?
SI
NO
Recibir de caja el dinero para pago de nómina
Disponer el dinero para el pago a los empleados
Requiere explicación?
Explicar la razón de la cuantía
SI NO
Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la
persona
211
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
Comparar información impresa con la de provisión
del sistema
Revisar provisión en el sistema y liquidación interna
Imprimir listado de aportes a las entidades
Provisión pago de aportes
Realizar ajustes
Es correcta?
SI
NO
Grabar información
Se va a pagar?
SI
NO
FIN
Ingresar a página Web del operador contratado para
realizar el pago de los aportes
Diligenciar formato de pago unificado
Asignar # de cuenta bancaria
INICIO
Realizar liquidación interna
Consultar autoliquidaciones de la página Web del
operador (24 horas después)
Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado
Archivar los documentos de pago en la carpeta de la
respectiva entidad
Imprimir formato de pago único
Imprimir por cada entidad los aportes cancelados
Imprimir documento soporte de pago efectuado (arrojado
por el operador)
1
1
212
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
Comparar liquidación del sistema y la calculada manualmente
Revisar y realizar los descuentos del periodo
Imprimir borrador de la liquidación
Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de
Nómina (software)
Realizar ajustes Es correcta?
SI
NO
Elaborar comprobante de egreso
Pasar comprobante de egreso a caja para su pago
INICIO
Calcular manualmente la liquidación
FIN
Imprimir original de la liquidación
Pagar el valor de las vacaciones
Informar a la persona los descuentos realizados
213
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA
Expedir los certificados de retención de salarios
Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando
Consultar la Provisión de nómina
INICIO
Corregir las cuentas de provisión por liquidación de
contratos y vacaciones pagadas
FIN
Establecer a que periodo pertenece la parte de las
vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado
pendiente en el periodo anterior
Entregar los certificados de retención de salarios a Auxiliar de Nómina para que los haga
firmar de los empleados
Guardar los certificados en la declaración de renta
SI NO Requiere corrección?
214
PROCESO: MANEJO DE CAJA PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA
Diligenciar formato manual del cuadre del día,
relacionando valor de ventas, recibos de caja, gastos,
consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones
Establecer cuantía de las ventas de contado
INICIO
Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema
Revisar formato manual del cuadre de caja
Efectuar los cálculos necesarios y sacar una
relación del valor total (tirilla)
Recibir el formato revisado por Auxiliar Contable
Revisar, firmar y archivar formato de cuadre del día
Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre
FIN
Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable
Anotar en la nueva hoja de cuadre del día el número consecutivo de recibos de
caja y consignaciones
215
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Contar el dinero en efectivo acumulado en caja
INICIO
Dirigirse a Área de Contabilidad
Entregar dinero a Auxiliar Contable
Contar nuevamente el dinero
Depositar el dinero en caja fuerte
FIN
Mayor a un millón?
SI
NO
Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja
Informar a Auxiliar Contable la cuantía del dinero recaudado
Guardar en caja fuerte?
SI NO
Efectuar el pago a proveedores.
Recibir de Auxiliar Contable
autorización y cheques elaborados
Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor
Esperar autorización e indicaciones
Pago a proveedores?
NO SI
Consignar en cuenta de bancos de la empresa
Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados
Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada
Efectuar la consignación
216
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos
Recibir reembolso del dinero de caja menor
Relacionar los gastos
Informar y entregar los documentos de respaldo de
los gastos a contabilidad
INICIO
FIN
Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por
parte del empleado
Entregar recibo de gasto y dinero al empleado
Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
217
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO
Autorizar los gastos
Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de
los gastos
Generar relación de los gastos
Verificar el gasto
Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos
INICIO
Verificar la autorización de los gastos por el Director de Cartera
Recibir facturas y recibos de gastos (Cajera)
Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización
1
Revisar la numeración de los recibos de gastos
Consultar el # del recibo de gastos y ratificar la concordancia
con el registrado en el cuaderno, señalar con una
pequeña marca
218
Efectuar el cuadre del día anterior (devolución de dinero por parte del trabajador o pago
del dinero adeudado)
Revisar el diligenciamiento de los documentos
Totalizar los gastos
Recibir dinero devuelto por la
persona
Dinero suficiente?
SI
FIN
NO
Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos
Establecer cuantía a pagar Sobró
dinero?
SI NO
Pagar la suma adeudada
Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso
1
Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado
Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto
Ordenar los gastos según su tipo
Enviar documentos a contabilidad para su archivo
219
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA
RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transición Régimen Simplificado con personas naturales no comerciales)
Diligenciar formato de consignación del respectivo
banco
Recibir de Auxiliar Contable
cheques y autorización y/o petición de la elaboración
Entregar a mensajero cheque y formato de consignación
Enviar copia de consignación a Auxiliar Contable
INICIO
FIN
Archivar copia de la consignación
Realizar registro de los movimientos (flujo de caja)
Ingresar al sistema la cuantía de los cheques y
efectivo recaudado
Totalizar el recaudo
Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende
el recaudo
Imprimir recibos de caja
Archivar recibos de caja
INICIO
FIN
Revisar los recibos
Entregar el recibo de gastos a la persona solicitante
Recibir petición de dinero para sufragar gastos
Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # del recibo y nombre de la persona solicitante
INICIO
FIN
220
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del
sistema: cliente, banco, valor, causal
Recibir cheques devueltos
Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques
autorizados
Guardar los cheques que no han sido autorizados o el
vendedor no se ha comunicado con el cliente
FIN
Informar a Asesor Comercial cliente y causal y a Auxiliar Contable sobre el cliente,
causal y vendedor
Ingresar al software
INICIO
Establecer comunicación con el cliente
221
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
Establecer forma de pago
INICIO
Consultar factura
Devolver dinero sobrante
SI NO
Verificar la cuantía
Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias
Sobra dinero? NO SI
Recibir cheques o copia del formato de consignación
Relacionar consignaciones en el
documento de cuadre de caja diario
FIN
Entregar tres copias de la factura al cliente
Efectivo?
Informar cheques recibidos a Auxiliar
Contable
Informar el valor total de la compra al cliente
Recibir el dinero
Archivar una copia de la factura en caja
Elaborar y enviar al cliente recibo de
cancelación de la deuda
Recibir la factura y sus copias
Revisar y verificar la autenticidad de los billetes
222
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR
Confirmar el estado de los elementos
Revisar o recibir información del estado de los elementos
INICIO
Establecer cantidad a comprar
Compra el producto?
SI NO
Calcular las cantidades existentes de cada producto
FIN
Cotización y selección del proveedor
Determinación de los elementos a comprar
Recepción y entrega de los elementos
INICIO
FIN
223
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Evaluar la información y opciones ofrecidas
Evaluar productos del proveedor anterior
FIN
INICIO
Elegir la mejor opción
Finalizar comunicación
Solicitar información de precio de productos
Consultar proveedores de los productos
Consultar políticas de compras
Cumple las normas del ministerio?
NO
SI
Efectuar pedido
Productos de buena
calidad?
Buscar nuevo proveedor
NO SI
224
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
Recibir los elementos de protección personal
enviados por el proveedor
FIN
INICIO
Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, el valor y fecha
de recepción
Verificar que los elementos correspondan a los
solicitados
Organizar y disponer los elementos para la entrega
Diligenciar formato de entrega
Realizar entrega oficial de los elementos de protección
y dotación
Firmar el formato de entrega
Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos
Archivar el formato de entrega
Botar los elementos viejos (deteriorados)
225
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES
Verificar las tallas
Consultar fecha de dotación de uniforme al personal
INICIO
Recibir los uniformes enviados por el proveedor
FIN
Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados
Establecer los tallajes requeridos
Entregar formato para que los empleados lo diligencien
anotando las tallas de pantalón, camisa, zapatos, delantal
Realizar pedido al proveedor
Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas
Imprimir formato de entrega
Anotar las cantidades entregadas a cada empleado
Firmar formato de entrega
Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones
Imprimir formato para recopilación de tallas
226
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
Equipar el botiquín de planta y de los vehículos de la
empresa
Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa
FIN
INICIO
Recibir los elementos
Solicitar los medicamentos y
elementos a droguería
Cuenta con los elementos
necesarios?
Listar los elementos faltantes
NO SI
Recibir la observación de requerimiento de dotación
del botiquín o realizar
Verificar la dotación del botiquín
227
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Informar a Jefe inmediato
Archivar una copia del reporte del accidente e incapacidad
Establecer riesgo del accidente
FIN
Accidente grave?
SI NO
Accidente leve?
Informar y narrar a Auxiliar de Nómina
lo sucedido
Remitirse rápidamente a la
clínica
Al regresar a la empresa:
Dirigirse a Nómina para la
sistematización del Esperar y recibir copias impresas del
reporte
Dirigirse a la clínica
Accidente muy leve:
Solicitar a la persona encargada del
botiquín elementos
Comunicar a jefe inmediato
SI
NO
Recibe incapacidad?
SI NO
Hacer llegar documento de incapacidad a
Auxiliar de Nómina
228
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
Digitar la clave asignada
Ingresar a la página Web de la ARP
INICIO
Radicar el accidente
Diligenciar formato de la página con la información
del empleado
Fotocopiar y entregar dos (2) copias al trabajador
Imprimir formato diligenciado del reporte del accidente
Archivar una copia del reporte
Complementar la información faltante en el formato novedades, y/o la
información de lo ocurrido al trabajador
FIN
229
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO
Digitar la clave asignada
Ingresar a la página Web de la ARP
INICIO
Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de
incapacidad
Incapacidad > 3 días?
SI NO
Recibir información y documento de incapacidad
FIN
Archivar copia de la incapacidad en la carpeta
del empleado
Establecer duración de la incapacidad
Tramitar liquidación
230
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD
Esperar respuesta de la entidad
FIN
Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para
solicitar autorización, liquidación y cancelación de la
incapacidad
Enviar documentos a la entidad
Recibir autorización del descuento en pago de aportes
del mes siguiente o cheque
Archivar copia de la incapacidad en la carpeta
del empleado
Anexar autorización del descuento y copia de la
incapacidad al documento de pago de aportes
INICIO
Revisar documento de incapacidad
Adjuntar copia de la incapacidad
231
PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
Recibir hojas de vida
Establecer comunicación con entidades o publicar el requerimiento de personal
INICIO
Seleccionar los candidatos
Convocar a las aspirantes
Efectuar entrevista y/o prueba
Cumple requisitos?
SI NO
Contratar la persona
Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas
FIN
Analizar y detectar la necesidad de contratación
de personal
Recibir información de solicitud de personal
232
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
Tramitar cita para examen médico
SI NO Se encuentra suscrito?
Realizar las afiliaciones a las
entidades
Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc.
Determinar estado civil del nuevo colaborador, para
indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y la
de sus familiares a las entidades respectivas
Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión,
riesgos profesionales, etc.
Realizar los ajustes necesarios para que
sigan siendo cubiertos por la empresa, según
la ley
INICIO
Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa
Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la
empresa
1
233
Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos
FIN
Recibir y archivar contrato y examen médico en la carpeta del
colaborador
Elaborar contrato de trabajo
Pasar contrato a Gerente para su firma
Alimentar paquete contable con la información del empleado
Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización
del examen médico
1
234
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN
Presentar las políticas de la empresa
Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional
INICIO
Realizar un recorrido institucional
Efectuar seguimiento de las actividades desarrolladas por
el nuevo integrante de la empresa
Presentar a los compañeros de trabajo
Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo
FIN
235
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO
Diligenciar formato del sistema para liquidación de
contrato
Establecer asuntos pendientes: préstamos, deudas, etc.
INICIO
Verificar descuentos parafiscales
Confrontar la información arrojada por el sistema con la
calculada manualmente
Revisar liquidación de prestaciones sociales
Realizar cálculo manual de la liquidación
Elaborar comprobante de egreso
FIN
Imprimir en borrador de la liquidación
Imprimir liquidación en original
Información correcta?
Realizar ajustes
Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa
Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró)
Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Pasar comprobante a Cajera para su cancelación
Pagar a la persona, dinero por concepto de liquidación
de contrato
1
1
NO
SI
Recibir información sobre desvinculación del
colaborador
236
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO
SI
FIN
INICIO
Evaluar los resultados
Todo el equipo?
Seleccionar personal
Determinar lugar de la capacitación
Acompañar capacitación y realizar seguimiento
En la
empresa?
NO SI
Establecer número de participantes
NO
Facilitar asistencia de los Asesores
Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la
capacitación
Programar horario y fechas
Brindar herramientas al
expositor
Coordinar actividades
1
1
Identificar la necesidad de capacitación
Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad
Asistir y participar activamente de las
capacitaciones programadas
Retroalimentar los resultados de la capacitación
Determinar los objetivos de la capacitación
Definir temática
237
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado
Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso)
Elaborar carta de solicitud de vacaciones
Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de
solicitud de vacaciones
INICIO
Entregar carta a Subgerente
Autorizar vacaciones
Programar las vacaciones de los empleados
SI NO Descontar
días?
Calcular los días pendientes
FIN
Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona
interesada en la misma
Imprimir carta
238
PROCESO: MENSAJERÍA PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
Desplazarse al área de contabilidad de la empresa
Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse
Recibir el dinero de Auxiliar Contable
INICIO
Contar el dinero recibido y dirigirse al área de Caja de la
empresa
Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Consultar la información contenida en los documentos
Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de
acuerdo al documento que presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación
Entregar a la Cajera de la empresa, al día siguiente, los documentos de las diligencias
FIN
239
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de
ubicación del cliente
SI
INICIO
Cantidad considerable?
NO
Desplazarse al banco
Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los
recaudos a realizar
Consignar? NO SI
Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa
Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el
saldo recaudado y solicitar indicaciones
Realizar consignación a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
Llevar el dinero en efectivo o cheque a la
empresa
1
240
FIN
Relacionar los recaudos efectuados en un formato,
anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del
recaudador
Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el
formato de recaudo a la Cajera de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente
Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la
empresa
Desplazarse a oficina del cliente para entregar recibo de
cancelación de su deuda
1
241
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por
cliente: original y copia)
Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para
devolverla al día siguiente al Director de Cartera
Consultar las facturas y programar su entrega
Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura
Hacer firmar la factura original y copia
Acumular las facturas no entregadas
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo
mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se
elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes
FIN
INICIO
242
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES
NO SI
Recibir petición del personal administrativo de la empresa o
llamada telefónica e indicaciones
Entregar en entidades: cartas, certificados,
reportes, documentos, etc.
Desplazarse hasta la entidad respectiva
Entregar los documentos a la persona que los
solicitó
Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa
FIN
Devolver la copia de los documentos entregados
a la persona indicada (en la empresa)
Hacer firmar copia de los documentos a la
persona que los recibe
INICIO
Responder las inquietudes que se presenten sobre le
estado de entrega de los documentos
Solicitar o recoger
documentos?
243
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Recibir petición de personal administrativo
Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello
Efectuar la compra de los productos solicitados
Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra
Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana
Esperar la revisión y autorización de los gastos
FIN
INICIO
Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de
oficina
Dirigirse al área de Caja de la empresa y entregar las facturas
Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos
Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera
244
PROCESO: ARCHIVO PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS
INICIO
Recepción de documentación
Consultar la información contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento del documento
Identificar tipo de documento
Posee autorización y
sellos?
NO
SI
Devolver documentos
Seleccionar y separar documentos
Existe la carpeta?
Ordenar documentos por número
Revisar consecutividad
Efectuar las acciones respectivas a su preparación
(corte, perforación, etc.)
Buscar, ubicar o crear carpeta
NO
SI
Seleccionar la carpeta
Verificar que los documentos correspondan a
la carpeta
Introducir los documentos en la carpeta
Crear carpeta
Es la carpeta
correcta?
SI
NO
Guardar la carpeta en el archivador o en caja
FIN
1
1
245
PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Recibir petición del préstamo
Preguntar por información o identificación del documento
Establecer tipo de documento
Ubicar en pantalla el documento
Identificar posición física en archivo
Buscar y ubicar físicamente el documento
Entregar documento a la persona solicitante
Diligenciar formato de préstamo
Hacer firmar formato de préstamo
NO
Esperar devolución
Recibir documentos devueltos
Registrar la devolución del documento en el formato de
préstamo
Informar a solicitante
Existe el documento?
SI
Archivar documento
Ingresar al software de la empresa
FIN
1
1
246
PROCESO: SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERÍA
Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las
compras
Hacer la lista de los elementos que se deben comprar
Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Dirigirse al supermercado a realizar las compras
Regresar a la empresa y solicitar a la cajera el recibo
de caja para elaborar el comprobante de gasto del
transporte
Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del
dinero
Entregar factura de las compras y recibo del gasto del transporte a Director de
Cartera
Esperar a que la cajera revise el total de los gastos
Autorización de los gastos
INICIO Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc.
Implementos de aseo: jabones para baños y cocina, límpido, fabuloso,
Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante
Dirigirse a la cocina y organizar los elementos
adquiridos
Separar los utensilios y productos de aseo de los
víveres
Guardar en la cocina los productos de la cafetería y
algunos implementos de aseo
Disponer en recipientes cada uno de los productos
de cafetería
FIN
1
1
Guardar en la nevera los productos que requieran
conservación
247
PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE CAFETERÍA ASEO ÁREAS DE OFICINAS
Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados
Recibir llamado de integrantes de la empresa
solicitando bebidas o atención a clientes o
proveedores
INICIO
Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera
como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentran
Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a
la cocina
FIN
Sacudir el polvo de escritorios, teléfonos,
computadores, muebles, etc.
Barrer y trapear los pisos del Área de las oficinas
INICIO
Limpiar vidrios de las ventanas del área de las
oficinas
Realizar la limpieza de los baños
FIN
Limpiar y ordenar la cocina (cafetería)
Lavar y cambiar las toallas de los baños para que permanezcan limpias
Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en
oficinas y baños
Preguntar y establecer las bebidas solicitadas
Preparar las bebidas
Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.)
248
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA LA COCINA CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
Tener siempre la vajilla organizada
Conservar vasos, pocillos y platos lavados
INICIO
Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina
Proporcionar agua a las plantas
FIN
Asear la greca
Podar las plantas
Quitar el polvo de las plantas
Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos,
pocillos y platos
Lavar la nevera
INICIO
FIN
Eliminar los productos vencidos
FIN
INICIO
249
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
GERENCIALES
ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA � Direccionamiento de la compañía. � Planteamiento de estrategias. � Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas. � Interacción con proveedores. � Autorización de documentos y acciones a implementar. � Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO. � Selección de personal. � Contratación. � Liquidación contrato. � Programación de vacaciones. � Capacitación técnica. � Cuadros de reemplazo (informal). � Programación de actividades.
AUTORIZACIONES.
MISIONALES
VENTAS � Programación de visita al cliente. � Atención de mostrador o visita al cliente. � Consulta de disponibilidad de productos. � Asesoría técnica. � Cotización de productos para clientes. � Seguimiento de las cotizaciones. � Orden de Pedido. � Facturación. � Remisión de mercancía. � Seguimiento del pedido. COMPRAS � Determinar productos a comprar. � Selección proveedor. � Pedido a proveedores. FIJACIÓN PRECIO DE VENTA. � Establecimiento de precio de venta de los productos � Cambio de precio. � Fijación precio de negociación y descuentos. METAS DE VENTAS. � Generación informe de ventas. � Revisión estadísticas de ventas. � Fijación meta de ventas. � Seguimiento meta de ventas. COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES. � Conocimiento de productos. � Asesoría y capacitación equipo de ventas. � Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.
250
APOYO
RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍA. � Recepción de facturas o remisiones. � Descargue, ingreso y almacenamiento. � Reporte y verificación de los productos recibidos. � Sistematización ingreso de mercancía. � Revisión ingreso de mercancía al sistema. � Ajustes de inventario. DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA. � Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega. � Recepción facturas o remisiones. � Planeación del cargue y distribución de los productos en los
vehículos. � Alistar mercancía a despachar. � Cargue de mercancía al vehículo. � Verificación del cargue y autorización de salida de los
vehículos. � Transporte de mercancía. � Descargar mercancía. � Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIÓN EN VENTAS � Gestión de devolución de mercancía GESTIÓN CONTABLE. � Consulta de saldo en bancos. � Registro de consignaciones. � Cuadre y revisión de la caja. � Registro de reembolso de caja menor. � Conciliación bancaria. � Revisar cuenta con clientes y proveedores � Revisión de la cartera de la empresa. � Cancelación de anticipos de clientes. � Manejo de información contable y general de las sucursales. � Control de costos de inventario. � Documentación e informes requeridos por entidades
estatales. COBRO Y RECAUDO � Generación de listado de cartera vencida. � Entrega de listado de cartera. � Cobro. � Recaudo. � Seguimiento del estado de cobro y recaudo. � Ajuste de cartera al cliente. � Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes. CAJA � Cuadre de caja. � Manejo del dinero en caja. � Administrar la caja menor. � Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. � Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. � Cheques devueltos. � Recepción pago del cliente.
251
APOYO
NÓMINA. � Liquidación de nómina. � Pago de nómina. � Pago parafiscales. � Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las
prestaciones contempladas por la ley. � Interfase de nómina. ESTUDIO DE CRÉDITO. � Solicitar y recibir documentación. � Estudio de crédito. � Creación de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO. � Elaboración y entrega de notas. � Codificación de productos. � Inventario físico de los productos de bodega. � Facturación de remisiones. � Traslado de mercancía. � Liquidación de fletes. MENSAJERÍA. � Pagos y consignaciones en bancos. � Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes. � Entrega de documentos a clientes. � Solicitar y entregar documentación en entidades. � Compras eventuales de oficina. SALUD OCUPACIONAL. � Dotación de elementos de protección personal. � Dotación de uniformes. � Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la
empresa. � Accidente de trabajo
GESTIÓN DEL RECURSO HUMAN. � Selección de personal. � Afiliaciones y contrato de trabajo. � Inducción. � Asesoría y capacitación equipo de ventas. � Liquidación contrato de trabajo. � Vacaciones. MANEJO DE ARCHIVO. � Archivo de documentos. � Préstamo de documentos. SERVICOS GENERALES. � Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería. � Servicio de cafetería. � Aseo áreas de oficinas. � Oficios varios.
252
INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pág.
COMPRA 256 Determinar productos a comprar 257 Selección del proveedor 259 Pedido de mercancía a proveedores 261 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA 263 Recepción de facturas o remisiones 264 Descargue, ingreso y almacenamiento 266 Reporte y verificación de los productos recibidos 268 Sistematización del ingreso de producto(s) 270 Revisión del ingreso de mercancía al sistema 272 Ajustes al inventario 274 FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276 Establecimiento del precio de venta 277 Cambio de precio 279 Fijar precio de negociación y descuentos 281 PAGO A PROVEEDORES 283 Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía 284 Programación del pago a proveedores 286 Efectuar el pago a proveedores 288 VENTA 291 Programar visita al cliente 292 Visita obra 294 Atención de mostrador (venta de contado) 296 Consulta disponibilidad de los productos 298 Asesoría Técnica 300 Cotización de productos para clientes 302 Seguimiento de las cotizaciones 304 Pedido 307 Facturación 308 Remisión de mercancía 312 Seguimiento del pedido 314
253
METAS DE VENTA 316 Generación informe de ventas 317 Revisión estadísticas de ventas 319 Fijación meta de ventas 321 Seguimiento meta de ventas 323 COBRO Y RECAUDO 325 Generación de listado de cartera vencida 327 Entrega de listado de cartera 329 Cobro 331 Recaudo 333 Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335 Ajuste de cartera al cliente 336 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338 Generación de listados de cartera 340 DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA 342 Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega 344 Recepción de facturas y/o remisiones a despachar 346 Planeación del cargue del vehículo 347 Alistar la mercancía a despachar 349 Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente 351 Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida 353 Transporte de la mercancía 355 Descargar mercancía en obra o ferretería 357 Entregar factura al cliente 359 DEVOLUCIÓN EN VENTAS 361 Gestión de devolución de mercancía 362 CRÉDITO A CLIENTES 366 Solicitar y recibir documentación para crédito 367 Estudio de crédito 369 Crear cliente 371 MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372 Elaboración y entrega de notas 373 Inventario físico de los productos de bodega 375 Codificación de productos 378 Facturación de remisiones 380 Traslado de mercancía 382 Liquidación de fletes 384 AUTORIZACIONES 386
254
Autorizaciones 388 COMUNICACIÓN CON PROVEEDORE 390 Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 391 Tramitar asesoría muy especializada para clientes 393 GESTIÓN CONTABLE 395 Consulta de saldo en bancos 397 Registro de consignaciones 399 Cuadre y revisión de la caja 401 Registro de reembolso de caja menor 403 Conciliación bancaria 405 Revisar cuenta con clientes y proveedores 407 Revisión de la cartera de la empresa 409 Cancelación de anticipos de clientes 411 Manejo de información contable y general de las sucursales 413 Control de costos de inventario 415 Documentación e informes requeridos por entidades estatales 417 NÓMINA 420 Liquidación de nómina 421 Pago de nómina 423 Pago de parafiscales 425 Liquidación de vacaciones 427 Interfase de Nómina 429 MANEJO DE CAJA 431 Cuadre de caja 432 Manejo del dinero en caja 434 Administrar la caja menor 436 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441 Cheques devueltos 443 Recepción pago del cliente 445 1 SALUD OCUPACIONAL 447 DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL 449 DOTACIÓN DE UNIFORMES 452 BOTIQUÍN 454 ACCIDENTE DE TRABAJO a. Reporte de accidente de trabajo 456 b. Sistematización del reporte de accidente de trabajo 458 c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460 d. Trámite de liquidación de la incapacidad. 462
255
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 464 Selección de personal 465 Afiliaciones y contrato de trabajo 467 Inducción 469 Asesoría y capacitación del equipo humano. 471 Liquidación contrato de trabajo 473 Vacaciones 475 MENSAJERÍA 477 Pagos y consignaciones en bancos 478 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 480 Entrega de documentos a clientes 482 Solicitar y entregar documentación en entidades 484 Compras eventuales de oficina 486 MANEJO DE ARCHIVO 488 Archivo de documentos 489 Préstamo de documentos 491 SERVICIOS GENERALES 238 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería 494 Servicio de cafetería 496 Limpieza de las oficinas 498 Oficios varios 500
256
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMPRA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente
2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercancía a proveedores Administrativa Subgerente
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le empresa. 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas de compra o remisiones. 1.7 RIESGOS: � Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. � Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: � Revisión de los costos de compras. � Verificación de precio de negociación con proveedor. � Proveedores certificados. � Revisión de las facturas y mercancía comprada.
257
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar. 1.6 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.7 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar. 1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite
direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de
productos a comprar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía
existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de productos a comprar y cantidad. 1.9 RIESGOS:
� Información de stocks de mercancía desactualizado. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES.
258
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información de los stocks de mercancía
Subgerente Administrativa
X
2 Consultar información de las ventas efectuadas
Subgerente Administrativa X
3 Revisar o chequear la información Subgerente Administrativa X
4 Calcular las cantidades existentes de cada producto
Subgerente Administrativa X
5 Determinar la rotación de los productos
Subgerente Administrativa X
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden
Subgerente Administrativa X
8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa
X
259
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección del proveedor. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la empresa y que cuente con certificación de calidad.
2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el mercado posibilita seleccionar aquel que más se ajuste a las políticas de la empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores
beneficios para la empresa.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: Selección e iniciación de negociación con el proveedor.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
2.9 RIESGOS:
� Elección inadecuada del proveedor. � Sacrificar calidad por precio. � Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo.
2.11 OBSERVACIONES.
260
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar proveedores de los productos
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
2 Establecer contacto con el proveedor Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
3 Conocer si cuenta con certificado de calidad
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
4 Solicitar información de precio de productos
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
5 Analizar información y opciones ofrecidas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
6 Consultar políticas de compras Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
7 Escoger la mejor opción Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
8 Iniciar negociación Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
261
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercancía a proveedores. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envío de la mercancía requerida. 3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercancía a los proveedores al llegar al punto de
reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los mismos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercancía. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercancía haya sido realizada con éxito.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Carta de pedido de productos.
3.9 RIESGOS:
� Errores de diligenciamiento de carta de pedido. � Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información contenida en la carta de pedido. � Revisión y Autorización de envío de la carta de pedido. � Confirmación de la recepción de la carta por el proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
262
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Diligenciar borrador carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
2 Solicitar elaboración carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
3 Elaborar carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial
Comercial X
4 Recibir y revisar la carta Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
5 Verificar la información contenida en la carta (elaboración, producto y cantidad)
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
6 Solicitar cambos y ajustes si es necesario
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
7 Realizar cambios o ajustes Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
9 Enviar la carta Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Confirmar la recepción de la carta por el proveedor
Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Informar a Subgerente o Director Comercial sobre el envío del carta
Auxiliar de Inventario
Comercial X
263
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de la mercancía comprada. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercancía comprada. 1.4 GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es
el mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la compañía.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas. � Cuaderno de entrada.
1.7 RIESGOS: � Deterioro de la mercancía durante su manipulación. � Faltantes o sobrantes de mercancía. � Pérdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de las facturas y mercancía comprada. � Verificación de la mercancía recibida en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Recepción de facturas o remisiones
Bodega Jefe de Bodega
2 Descargue, ingreso y almacenamiento
Bodega Auxiliar de Bodega
3 Reporte y verificación de los productos recibidos
Bodega Auxiliar de Bodega y
Jefe de Bodega
4 Sistematización del ingreso de producto(s)
Comercial Auxiliar de Inventario
5 Revisión del ingreso de mercancía al sistema
Comercial Director de Cartera
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
264
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción las facturas o remisiones. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercancía comprada a los
proveedores. 1.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas permite identificar el tipo de
producto que está llegando, la programación de la recepción de la misma y la identificación del lugar donde debe ser almacenado.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercancía comprada a los
proveedores para ingreso a la bodega de la empresa. 1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de la empresa.
PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas o remisiones.
1.9 RIESGOS: � Pérdida de facturas o remisiones.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.
1.11 OBSERVACIONES
265
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS O REMISIONES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Conocer llegada de los camiones de los proveedores
Jefe de Bodega Bodega X
2 Recibir las facturas o remisiones de la mercancía
Jefe de Bodega Bodega X
3 Consultar el documento e identificar producto(s)
Jefe de Bodega Bodega X
4 Determinar a que bodega llevar el producto
Jefe de Bodega Bodega X
5 Coordinar el ingreso de los productos
Asistente de Jefe de Bodega
Bodega X
6 Anotar las referencias de los productos en un papel
Jefe de Bodega Bodega X
7 Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir
Jefe de Bodega Bodega X
266
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos comprados a los proveedores.
2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se
ejecuta dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por medio de mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la
empresa de los productos enviados por los proveedores. 2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos.
PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.
2.9 RIESGOS:
� Pérdida o deterioro de los productos. � Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta. � Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Conteo de los productos ingresados a bodega. � Revisión del estado de los productos recibidos. � Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.
2.11 OBSERVACIONES.
267
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir anotación de las referencias de los productos a recibir
Auxiliar de Bodega
Bodega X
2 Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento.
Auxiliar de Bodega
Bodega X
3 Establecer mecanismo de descargue (puente grúa, montacargas o personas)
Auxiliar de Bodega
Bodega X
4 Coordinar y supervisar la labor de Auxiliares de Bodega o empleados del proveedor
Auxiliar de Bodega
Bodega X
5 Tomar la mercancía Auxiliar de
Bodega Bodega X
6 Bajar los productos del vehículo Auxiliar de
Bodega Bodega X
7 Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el interior de la bodega
Auxiliar de Bodega Bodega X
8 Confirmar sitio de almacenamiento Auxiliar de
Bodega Bodega X
9 Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía ingresada a bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega X
10 Descargar la mercancía en sitio de almacenamiento
Auxiliar de Bodega
Bodega X
11 Arrumar o colocar los productos en estibas o burros
Auxiliar de Bodega
Bodega X
12 Verificar el correcto almacenamiento de los productos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
13 Mover, ubicar o reubicar los productos si es necesario
Auxiliar de Bodega
Bodega X
14 Anotar cantidad de productos ingresados
Auxiliar de Bodega Bodega X
15 Reportar el ingreso de la mercancía Auxiliar de
Bodega Bodega X
268
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de los productos recibidos. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.
3.5 GENERALIDADES: La verificación de los productos ingresados a bodega permite
establecer si la información contenida en las facturas o remisiones enviada por los proveedores corresponde a la constatada físicamente con el ingreso de los mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación o determinación de los productos y
cantidades realmente recibidos. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a Inventario.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.
3.9 RIESGOS:
� Mal conteo de los productos. � No identificar las cantidades faltantes.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información. � Conteo y reconteo de los productos. � Anotación de las observaciones.
3.11 OBSERVACIONES.
269
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar anotación de los productos y cantidades ingresadas a bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega X
2 Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas
Auxiliar de Bodega
Bodega X
3 Confrontar la información reportada con la registrada con la registrada en la factura o remisión
Jefe de Bodega
Bodega X
4 Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar la mercancía si es necesario
Jefe de Bodega
Bodega X
5 Recontar la mercancía por indicación de Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega Bodega X
6 Revalidar la información si se requiere Auxiliar de
Bodega Bodega X
7 Establecer diferencias si se presentan y realizar anotación de la observación
Jefe de Bodega
Bodega X
8 Registrar mercancía en el cuaderno de entrada
Auxiliar de Bodega
Bodega X
9 Entregar facturas o remisiones y observaciones a inventario
Auxiliar de Bodega
Bodega X
270
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematización del ingreso de producto(s). 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercancía ingresada a la bodega como resultado de la compra a proveedores.
4.5 GENERALIDADES: La sistematización de los productos facilita la consulta de la
disponibilidad de la misma y agiliza la facturación de las ventas. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas. PUNTO FINAL: Anotar la mercancía en el cuaderno de entrada.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas o remisiones.
4.9 RIESGOS: � Referencia equivocada de producto. � Cantidades erróneas.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información contenida en los documentos y en el sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
271
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir facturas, remisiones y notas Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Consultar la carta de pedido de mercancía
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Verificar la concordancia de material recibido y solicitado
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Armar paquete de factura y remisión Auxiliar de Inventario Comercial X
5 Ingresar al software de la empresa Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Consultar factura, remisión y nota Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Digitar la información de los productos Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Cotejar el ingreso de los productos Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Anotar la información de la mercancía en el cuaderno de entrada
Auxiliar de Inventario
Comercial X
272
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión ingreso de la mercancía. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercancía ha sido ingresada al sistema correctamente o requiere ajustes.
5.5 GENERALIDADES: La revisión del ingreso de la mercancía al sistema permite
detectar fallas en la digitación de la información y realizar los correctivos pertinentes antes de que la mercancía sea cargada al sistema.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la
mercancía.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el sistema.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS:
� Mercancía mal ingresada al sistema.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema. � Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
273
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REVISIÓN INGRESO DE LA MERCANCÍA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas, remisiones y notas
Director de Cartera
Comercial X
2 Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada
Director de Cartera
Comercial X
3 Consultar inventario del sistema Director de
Cartera Comercial X
4 Revisar notas de entrada Director de
Cartera Comercial X
5 Confrontar la información de los documentos y del sistema correspondiente a producto y cantidad
Director de Cartera
Comercial X
6 Solicitar ajustes si se requieren Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Realizar los ajustes si es necesario Director de
Cartera Comercial X
8 Cargar la entrada de mercancía al sistema
Director de Cartera
Comercial X
274
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercancía. 6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas
equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptación a códigos y tamaño de presentación manejado por la empresa.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Corrección de fallas de inventario. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición. PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Documento de ajuste. 6.9 RIESGOS:
� Equivocación en la modificación de los datos. � Pérdida del documento de soporte del ajuste. � Errores de cálculo del ajuste.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES.
275
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir nota o petición del ajuste Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Identificar tipo de ajuste Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Reprocesar información por error de ingreso
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Convertir paquete de producto a cantidad menor o solicitada (General)
Auxiliar de Inventario
Comercial X
5
Calcular cuantas unidades se pueden sacar de un producto si este es cortado en una dimensión diferente a la recibida
Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Analizar conveniencia o facilidad de realizar un cambio de producto
Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Informar la realización del ajuste a la persona solicitante
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Imprimir documento de ajuste Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Revisar el ajuste y el documento de ajuste
Director de Cartera Comercial X
10 Entregar copia de los ajustes a Contabilidad
Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Archivar documentos de ajuste Auxiliar de Inventario
Comercial X
276
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijación de precio de venta de los productos. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los
productos comercializados por la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite
asegurar el margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y descuentos que es posible otorgar a los clientes.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los
integrantes del Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de precios y descuentos. 1.7 RIESGOS:
� El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada fijación de precios y descuentos.
� La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas para la empresa.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los costos de compras. � Verificación del margen de ganancia esperado. � Análisis y revisión de la lista de precios y la información del sistema.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Establecimiento del precio de venta
Administrativa Subgerente
2 Cambio de precio Administrativa y
Comercial
Subgerente y Auxiliar de Inventario
3 Fijar precio de negociación y descuentos
Administrativa Subgerente
277
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado. 1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo
físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os
productos y políticas de descuentos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra. PUNTO FINAL: Fijación o cambio de precio de venta del producto(s). 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de precios. 1.9 RIESGOS:
� Equivocación en el cálculo del precio. � No cumplimiento de margen de ganancia. � Cambios de las condiciones del mercado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación del margen de ganancia esperado. � Revisión de la lista de precios y costo de compra.
1.11 OBSERVACIONES.
278
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa
X
2 Revisar y analizar la información Subgerente Administrativa X
3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X
4 Verificar margen de ganancia (10% a 12%)
Subgerente Administrativa X
5 Conocer precio ofrecido para el producto por la competencia Subgerente Administrativa X
6 Determinar precio de venta del producto Subgerente Administrativa X
7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X
8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa
X
9 Cambiar precio al producto(s) Auxiliar de Inventario Comercial X
10 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario
Comercial X
279
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea necesario.
2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener
actualizado el valor de la mercancía de acuerdo a diversos aspectos que influyen sobre este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio. PUNTO FINAL: Generación de nuevos listados de precio de venta y
entrega a integrantes del Área Comercial.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Lista de precios.
2.9 RIESGOS:
� Cambiar precio al producto equivocado. � Referencia de producto inadecuada.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación y autorización del cambio de precio.
2.11 OBSERVACIONES.
280
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CAMBIO DE PRECIO Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir petición de cambio de precio del producto(s)
Subgerente Administrativa X
2 Ingresar al software Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Consultar ítems y ubicar producto en pantalla
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Confirmar información Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Relacionar ítem y nuevo precio Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Cambiar el precio Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Actualizar y guardar los cambios efectuados
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Consultar producto y precio Auxiliar de Inventario
Comercial
X
9 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Salir del software Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Revisión y autorización del cambio Subgerente Administrativa X
12 Entregar listado a integrantes del Área Comercial.
Auxiliar de Inventario
Comercial X
281
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociación y descuento. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mínimo de venta y descuentos de cada producto
comercializado por la empresa cuando deban cambiarse. 3.5 GENERALIDADES: El precio mínimo de venta y descuento establecido para cada
producto es un indicador del límite de los parámetros que pueden negociar y ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la venta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mínimo de venta y descuento de cada
producto. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos. PUNTO FINAL: Reunión integrantes del Área Comercial. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de precios. 3.9 RIESGOS:
� Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos. � Desactualización de la información.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación y autorización del precio mínimo y políticas de descuento para los productos
3.11 OBSERVACIONES.
282
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir lista de costo de los productos Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
2 Revisar y analizar la información Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
3 Consultar precio de venta establecido Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
4 Calcular precio mínimo de venta y descuento
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
5 Verificar margen de ganancia mínimo (8%)
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
6 Fijar políticas de descuento Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
7 Establecer precio mínimo de negociación y descuento para cada producto
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
8 Realizar reunión de Área Comercial Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
283
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contraídas con los proveedores. 1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efectúa dependiendo de la
prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificación de la existencia de dinero en las cuentas bancarias de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la cuantía adeuda. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Comprobantes de egreso. � Cheques y consignaciones. � Carta de pago.
1.7 RIESGOS:
� Enviar dinero a cliente equivocado. � Error en el cálculo del descuento. � Vencimiento de los pagos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de proveedores.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
PAGO A PROVEEDORES Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Recepción y archivo de facturas de compra de mercancía
Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina
2 Programación del pago a proveedores Contabilidad Auxiliar Contable
3 Pago a proveedores Contabilidad Gerente o Auxiliar
Contable
284
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y archivo de facturas de compras
de mercancía. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores. 1.5 GENERALIDADES: La recepción y archivo de las facturas permite establecer las
fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación de la cancelación de las facturas
adeudadas. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivo de facturas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 1.9 RIESGOS:
� Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de pago.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Consulta del archivo de facturas a pagar. � Revisión de la fecha de pago de las facturas.
1.11 OBSERVACIONES.
285
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRAS DE MERCANCÍA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas enviadas por los proveedores
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Consultar y revisar las facturas Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Establecer fecha de pago Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
4 Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece)
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Ubicar las de pronto pago en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo a sitio de trabajo
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Archivar las facturas Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
286
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del pago a proveedores. 3.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.
3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar. 3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores permite establecer la cuantía y los descuentos a los que es posible acceder para de esta manera programar los pagos. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la facturas a cancelar.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana. PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas a cancelar. � Lista de proveedores a pagar. � Informe del saldo de los bancos.
3.9 RIESGOS:
� Error de selección de facturas de proveedores a cancelar. � Pérdida de descuentos. � Cancelación de mayor valor de saldo adeudado.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos. 3.11 OBSERVACIONES.
287
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
2 Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
3 Establecer si se han realizado abonos y calcular el saldo adeudado
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
4 Determinar si la factura presenta descuentos y efectuar los cálculos necesarios
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
5 Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
6 Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
7 Totalizar los pagos Auxiliar
Contable y de Nómina
Contabilidad
X
8 Consultar saldo en bancos Auxiliar
Contable y de Nómina
Contabilidad X
9 Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
10 Determinar a que proveedor y cuantía (total o abono)
Gerente o Auxiliar
Contable Contabilidad X
11 Tomar las factura correspondiente al proveedor autorizado para pago
Auxiliar Contable y de Nómina
Contabilidad X
288
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores. 4.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda. 4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligación contraída por la
empresa debido a la compra de productos. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación o abono a la obligación contraída con
los proveedores. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Comprobante de egreso. � Cheques. � Libro de bancos. � Consignaciones. � Carta de pago.
4.9 RIESGOS:
� Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada. � No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores. � Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos. � Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. � Revisión del diligenciamiento de los documentos. � Firma de los documentos para autorización. � Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
4.11 OBSERVACIONES.
289
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PAGO A PROVEEDORES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar la factura Auxiliar
Contable y de Nómina
Contabilidad X
2 Establecer el valor adeudado Auxiliar
Contable y de Nómina
Contabilidad X
3 Cancelar la deuda en su totalidad o realizar abono
Auxiliar Contable y de
Nómina Contabilidad X
4
ABONO: � Fotocopiar la factura � Colocar sello de abono a la
factura original y anexar copia del abono a realizar
� Archivar la factura
Auxiliar Contable y de
Nómina Contabilidad X
5
Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento si lo hubo
Auxiliar Contable, de
Nómina o General
Contabilidad X
6 Establecer forma de pago (efectivo o cheque)
Auxiliar Contable y de
Nómina Contabilidad X
EFECTIVO
7 Pasar la factura a Auxiliar de Nómina o General
Auxiliar Contable
Contabilidad X
8 Verificar el valor y la cuenta donde se está llevando
Auxiliar Contable
Contabilidad X
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Auxiliar
Contable Contabilidad X
10 Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor
Auxiliar Contable
Contabilidad X
CHEQUE
11 Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada
Auxiliar Contable
Contabilidad X
12
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar de Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco establecido
Auxiliar Contable, de
Nómina o General
Contabilidad X
13 Anotar en el cuaderno del banco # del cheque
Auxiliar Contable
Contabilidad X
290
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
14 Elaborar cheque Auxiliar de Nómina o General
Contabilidad X
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
16 Verificar el banco y valor de cada cheque
Auxiliar Contable Contabilidad X
17 Para cheque aprobado, anotar cheque en cuaderno de bancos de lo contrario anularlo
Auxiliar Contable Contabilidad X
18 Colocar sello para firmas (requiere dos de tres firmas autorizadas)
Auxiliar Contable Contabilidad X
19 Pasar cheques a Gerente para obtener firma
Auxiliar Contable Contabilidad X
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X
21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
23 Recibir autorización de consignación de Auxiliar Contable y cheques elaborados
Cajera Comercial X
24 Diligenciar consignación a nombre del proveedor
Cajera Comercial X
25 Revisar cheques y firmar si es necesario
Cajera Comercial X
26 Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o cheque
Cajera Comercial X
27 Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitación en el banco respectivo
Cajera Comercial X
28 Recibir llamada del banco Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
29 Confirmar firma y valor del cheque Auxiliar Contable
o de Nómina Contabilidad X
30 Autorizar cheque Auxiliar Contable
o de Nómina Contabilidad X
31
Para informar al proveedor del pago de varias facturas: Elaborar carta de pago relacionando las facturas canceladas Enviar carta de pago al proveedor vía fax
Auxiliar General Contabilidad X
32 Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado
Auxiliar General Contabilidad X
291
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos. 1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los
clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del producto.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas de venta o remisiones. � Formato de pedido.
1.7 RIESGOS: � Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico. � Realizar visitas infructuosas a los clientes. � No identificación de las oportunidades de negocio.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de planilla de visitas. � Seguimiento de las visitas. � Análisis de l alcance de la metas de ventas.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
VENTA Código:
Nº Orden Procedimiento Área
Responsable Responsable
1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial
2 Visita obra Comercial Asesor Comercial
3 Atención de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial
4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial
5 Asesoría Técnica Comercial Asesor Comercial
6 Cotización de productos para clientes Comercial Asesor Comercial
7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial
8 Pedido Comercial Asesor Comercial
9 Facturación o remisión de mercancía Comercial Asesor Comercial
10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial
292
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes. 1.5 GENERALIDADES: La programación de las visitas a los clientes permite trazar el
plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseño del Plan de trabajo.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo. PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
1.9 RIESGOS: � Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Autorización del plan de trabajo. 1.11 OBSERVACIONES.
293
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Elegir sector o población objetivo Asesor
Comercial Comercial X
2 Armar Plan de Trabajo Asesor
Comercial Comercial X
3 Determinar si la visita es fuera o dentro de la ciudad
Asesor Comercial
Comercial X
4 Para visita fuera de la ciudad, determinar el número de días
Asesor Comercial
Comercial X
5 Programar visita local Asesor
Comercial Comercial X
6 Solicitar autorización salida de la empresa
Asesor Comercial
Comercial X
7 Autorización del Plan de Trabajo de los Asesores Comerciales
Director Comercial o Subgerente
Comercial X
294
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar los productos y servicios de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretería permite identificar las
oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisición de nuevos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que
pueda tomar la decisión de compra, ofertar y vender los productos.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado. PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Planilla de Visita.
2.9 RIESGOS:
� Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente. � No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra. � Accidentes en la obra.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Revisión de Planilla de Visitas.
2.11 OBSERVACIONES.
295
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
VISITA OBRA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Desplazarse a la zona o lugar determinado (obra u oficina)
Asesor Comercial
Comercial X
2
Para visita fuera de la ciudad iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana; para visita local, salir de la empresa a mitad de la mañana
Asesor Comercial
Comercial
X
CLIENTE ANTIGUO Asesor
Comercial Comercial
3 Establecer comunicación y recordarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa
Asesor Comercial
Comercial X
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Asesor
Comercial Comercial X
4 Buscar a la persona que pueda tomar la decisión de compra
Asesor Comercial
Comercial X
5 Identificarse con nombre propio y el de la empresa
Asesor Comercial
Comercial X
6 Brindar información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa
Asesor Comercial
Comercial X
8 Obtener información de los productos necesitados
Asesor Comercial
Comercial X
9 Tomar datos del cliente Asesor
Comercial Comercial X
10 Cotizar los productos Asesor
Comercial Comercial X
11 Tomar datos del pedido si lo realizará o ponerse a disposición del cliente
Asesor Comercial
Comercial X
12 Diligenciar Planilla de Visita Asesor Comercial
Comercial X
296
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Mostrador. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la empresa en el punto de venta.
3.5 GENERALIDADES: La atención de mostrador permite efectuar la venta de los
productos en las instalaciones de la empresa. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente. PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Factura de Venta.
3.9 RIESGOS:
� Errores de diligenciamiento de la factura. � Liquidación errónea del valor de los productos.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Consulta de la disponibilidad de los productos. � Verificación de la información a registrar en la factura.
3.11 OBSERVACIONES.
297
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ATENCIÓN DE MOSTRADOR Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir visita del cliente Asesor
Comercial Comercial X
2 Entablar comunicación Asesor
Comercial Comercial X
3 Determinar producto(s) requeridos por el cliente
Asesor Comercial
Comercial X
4 Ingresar al software Asesor
Comercial Comercial X
5 Consultar disponibilidad del producto(s)
Asesor Comercial
Comercial X
6 Si los no se encuentran disponibles informar al cliente
Asesor Comercial
Comercial X
PRODUCTOS DISPONIBLES Asesor
Comercial Comercial
7 Cotizar producto(s) Asesor
Comercial Comercial X
8 Informar el valor al cliente Asesor Comercial
Comercial X
9 Indagar y establecer si el cliente requiere algún producto más
Asesor Comercial
Comercial X
10 Establecer si el cliente realizará la compra
Asesor Comercial
Comercial X
11 Facturar o remisionar la mercancía Asesor
Comercial Comercial X
12 Entregar factura o remisión al cliente Asesor
Comercial Comercial X
13
Indicar al cliente la ubicación de la caja para que realice el pago y de despacho para que reclame los productos
Asesor Comercial
Comercial X
298
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa. 4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la
venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la mercancía a los clientes de manera eficiente.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los
productos solicitados por los clientes. 4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Determinación de las cantidades existente en bodega del producto.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de traslado de mercancía. 4.9 RIESGOS:
� Desactualización de los stocks de mercancía. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Consulta de lista impresa de productos e información del sistema. 4.11 OBSERVACIONES.
299
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer ubicación del Asesor Comercial
Asesor Comercial
Comercial X
2
Si se encuentra en las instalaciones de la empresa: Ingresar al software Consultar los productos requeridos por el cliente De lo contrario: Comunicarse a la empresa Indagar por la existencia del producto(s)
Asesor Comercial
Comercial X
3 Consultar lista de precios Asesor Comercial
Comercial X
4 Confrontar información del sistema con la de la lista de precios
Asesor Comercial
Comercial X
5 Establecer cantidad disponible de productos, de lo contrario informar al cliente.
Asesor Comercial
Comercial X
6
Determinar si los productos se encuentran en bodega o debe realizarse traslado desde otra sucursal
Asesor Comercial
Comercial X
TRASLADO DE MERCANCÍA
7 Diligenciar formato de traslado de mercancía
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Establecer comunicación con la sucursal
Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Solicitar traslado de mercancía Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente
Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado
Auxiliar de Inventario
Comercial X
12 Efectuar facturación de la mercancía Auxiliar de Inventario
Comercial X
13 Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a cartera y una a contabilidad
Auxiliar de Inventario
Comercial X
300
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría Técnica. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su necesidad.
5.5 GENERALIDADES: La Asesoría Técnica permite brindar al cliente la indicación de
los productos que más se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definición del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y
acompañamiento en el desarrollo de la obra.
5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción de la necesidad del cliente.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
5.9 RIESGOS:
� Pérdida del cliente. � Definición errónea de materiales.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Determinación del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento
en los factores a tener en cuenta durante la ejecución de la misma. 5.11 OBSERVACIONES.
301
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ASESORÍA TÉCNICA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material
Asesor Comercial
Comercial X
2 Determinar clase de asesoría Asesor
Comercial Comercial X
3
Asesoría Básica: � Establecer los productos que más
se ajustan a la necesidad del cliente
� Describir las especificaciones del material
� Explicar al cliente las ventajas del producto
Asesor Comercial Comercial X
4
Asesoría especializada: � Solicitar colaboración de la
Ingeniera Civil de la empresa � Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o planos de la obra
� Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra
� Efectuar despiece del producto � Interpretar cartilla
Asesor Comercial
Comercial X
5
Asesoría muy especializada: � Tramitar con el proveedor idóneo
la asesoría para el cliente � Acompañar asesoría
Asesor Comercial
Comercial X
6 Establecer satisfacción de la necesidad del cliente
Asesor Comercial
Comercial
X
302
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de productos para clientes. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos solicitados.
6.5 GENERALIDADES: La cotización de los productos permite indicar al cliente el
valor que tendrá su compra si decide realizarla. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimación del valor de los productos requeridos
por el cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente. PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Cotización.
6.9 RIESGOS:
� Errores al calcular precio y descuento de los productos.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de precios y descuentos.
6.11 OBSERVACIONES.
303
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente
Asesor Comercial
Comercial X
2 Consultar lista de precios y descuentos
Asesor Comercial
Comercial X
3 Calcular valor de los productos Asesor
Comercial Comercial X
4 Solicitar información de precio de productos
Asesor Comercial
Comercial X
5 Informar la cliente telefónicamente o personalmente durante la visita o elaborar cotización por escrito
Asesor Comercial
Comercial X
6 Diligenciar cotización del sistema o personalizada referenciando producto, cantidad y valor
Asesor Comercial
Comercial X
7 Imprimir cotización Asesor
Comercial Comercial X
8 Enviar documento vía fax o entregar personalmente
Asesor Comercial
Comercial X
304
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones. 7.2 MARCO NORMATIVO. 7.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizará la compra de los productos. 7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el
cliente realizará la compra de los productos. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente.
PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su disposición para una compra futura.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 7.9 RIESGOS:
� Perder el cliente y la oportunidad de negocio. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS
� Comunicación con clientes. 7.11 OBSERVACIONES.
305
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Comunicarse con el cliente Asesor
Comercial Comercial X
2 Determinar consideración sobre la cotización
Asesor Comercial
Comercial X
3 Establecer si el cliente realizará el pedido
Asesor Comercial
Comercial X
4 Tomar los datos del pedido si el cliente ha decidido realizarlo
Asesor Comercial
Comercial X
5
Si el cliente ha decidido no realizar el pedido: � Establecer la razón para ello � Conocer de otras cotizaciones � Consultar precios y descuentos
límites para la mercancía � Recotizar si es posible o ponerse
a disposición del cliente para una compra futura
Asesor Comercial
Comercial X
306
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
8.4 OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por los clientes.
8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de
despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega. 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de los productos a despachar.
8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente. PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Formato de pedido.
8.9 RIESGOS:
� Pedido erróneo de productos. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de productos. � Autorización de pedido por Cartera y Comercial.
8.11 OBSERVACIONES.
307
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PEDIDO Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Tomar datos del producto y cliente Asesor
Comercial Comercial X
2 Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en bodega
Asesor Comercial
Comercial X
3 Consultar lista de precios Asesor
Comercial Comercial X
4 Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y cálculos efectuados
Asesor Comercial
Comercial X
5 Revisar que los datos estén completos y correctos
Asesor Comercial
Comercial X
6 Realizar las correcciones necesarias Asesor
Comercial Comercial X
7 Solicitar autorización de Cartera y Comercial
Asesor Comercial
Comercial X
8 Autorización Comercial Subgerente o Director Comercial
Administrativa y Comercial
X
9 Autorización de Cartera Director de
Cartera Comercial X
PEDIDO NO AUTORIZADO
10 Informar al cliente Asesor
Comercial Comercial X
PEDIDO AUTORIZADO
11 Pasar formato de pedido a despacho si se obtiene la autorización
Asesor Comercial
Comercial X
12 Solicitar programación de la entrega de pedido
Asesor Comercial Comercial X
13 Facturar pedido si la mercancía está cargada al sistema, de lo contrario, remisionar los productos
Asesor Comercial
Comercial X
14 Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía
Asesor Comercial
Comercial X
15 Realizar seguimiento del despacho Asesor
Comercial Comercial X
308
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación. 9.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 9.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos. 9.5 GENERALIDADES: La facturación de los productos genera un documento de
respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta. 9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generación de documento descriptivo de los
productos, cantidades y valor de la compra. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta.
PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de facturación o anularla.
9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Factura. 9.9 RIESGOS:
� Errores al calcular precio y descuento de los productos. � Errores de diligenciamiento y de impresión.
9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos. � Copia y archivo de las facturas.
9.11 OBSERVACIONES.
309
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
ANULACIÓN DE FACTURA
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial
Director de Cartera
Comercial X
2
Revisar que la factura se encuentre completa: 4 hojas factura venta de contado 3 hojas factura venta a crédito
Director de Cartera
Comercial X
3 Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación
Director de Cartera
Comercial X
4 Confirmar la apreciación de la observación
Director de Cartera
Comercial X
5 Ingresar al sistema para efectuar la anulación
Director de Cartera
Comercial X
6 Habilitar la factura (ingresar a la factura por su # )
Director de Cartera
Comercial X
7 Recorrer la factura Director de
Cartera Comercial X
8 Adicionar a la factura la observación de la anulación y la razón de la misma
Director de Cartera
Comercial X
9 Colocar sello de anulada a la factura física
Director de Cartera
Comercial X
10 Archivar las facturas anuladas Auxiliar de Inventario
Comercial X
310
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
FACTURACIÓN Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Calcular el valor total de la venta Asesor
Comercial Comercial X
2 Ingresar al software Asesor
Comercial Comercial X
3 Revisar # de factura para no saltar el consecutivo
Asesor Comercial
Comercial X
4 Establecer tipo de venta (contado, crédito, anticipo)
Asesor Comercial
Comercial X
5 Verificar concordancia de precio y descuento
Asesor Comercial
Comercial X
6 Realizar las correcciones requeridas Asesor
Comercial Comercial X
7 Buscar dispositivo de salida Asesor
Comercial Comercial X
8 Imprimir factura Asesor
Comercial Comercial X
9 Corroborar datos de la factura Asesor Comercial
Comercial X
10
Entregar factura al cliente si no se presenta error de facturación, de lo contrario solicitar anulación de la factura
Asesor Comercial
Comercial X
FACTURACIÓN CONTADO
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Confirmar datos del cliente si existe en el sistema, de lo contrario, solicitar y digitar información del cliente en el sistema
Asesor Comercial Comercial X
2 Confirmar los datos y/o realizar modificaciones Asesor Comercial Comercial X
3 Anexar información de la mercancía (referencia, cantidad y valor)
Asesor Comercial Comercial X
4 Grabar la información del cliente en el sistema si se trata de una compra representativa
Asesor Comercial Comercial X
311
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
FACTURACIÓN CRÉDITO
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar formato de pedido Asesor
Comercial Comercial X
2 Digitar información del pedido Asesor
Comercial Comercial X
3 Verificar los datos del cliente y del pedido
Asesor Comercial
Comercial X
4 Corregir los datos que se requieran Asesor
Comercial Comercial X
FACTURACIÓN ANTICIPO
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Digitar información de cliente y productos comprados
Asesor Comercial
Comercial X
2 Solicitar revisión y autorización Comercial y Cartera
Asesor Comercial Comercial X
3 Facturar a un (1) día Asesor
Comercial Comercial X
312
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de mercancía. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido
ingresados al sistema. 10.5 GENERALIDADES: La remisión de los productos permite la venta de estos ante
su disponibilidad aún cuando no han sido cargados al inventario. 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisión de los productos. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad. PUNTO FINAL: Entregar de remisión al cliente. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Remisión. 10.9 RIESGOS:
� Errores al calcular precio y descuento de los productos. � Errores de diligenciamiento y de impresión.
10.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos. � Copia y archivo de las remisiones. � Facturación de las remisiones.
10.11 OBSERVACIONES.
313
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REMISIÓN DE MERCANCÍA Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Tomar pedido de producto y cantidad
Asesor Comercial
Comercial X
2
Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la remisión facilitándole la información del cliente, producto y cantidad
Asesor Comercial
Comercial X
3 Elaborar remisión de mercancía diligenciando formato del sistema
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Verificar consecutividad de la remisión
Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Buscar dispositivo de salida Auxiliar de Inventario Comercial X
6 Imprimir remisión (consta de 4 hojas)
Auxiliar de Inventario
Comercial X
7
Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenado las dos primeras casillas (# remisión y nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura
Auxiliar de Inventario Comercial X
8 Archivar una copia de la remisión y entregar las demás a Asesor Comercial
Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Recibir remisión y entregar al cliente Asesor
Comercial Comercial X
314
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido. 11.2 MARCO NORMATIVO. 11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente. 11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la
entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfacción de los mismos ante el compromiso de entrega oportuna.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación de la entrega del pedido en el tiempo
estimado. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.
11.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
11.9 RIESGOS:
� No programación del despacho del pedido. � No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega. � Pérdida del cliente.
11.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente. � Comunicación permanente con el cliente.
11.11 OBSERVACIONES.
315
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar compras de los clientes Asesor
Comercial Comercial X
2 Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente
Asesor Comercial
Comercial X
3 Establecer etapa del despacho Asesor
Comercial Comercial X
4 Comunicarse o recibir llamada telefónica del cliente
Asesor Comercial
Comercial X
5 Informar al cliente la etapa de despacho de la mercancía
Asesor Comercial
Comercial X
6 Participar en la solución de los inconvenientes cuando estos se presenten
Asesor Comercial
Comercial
X
7
Establecer satisfacción del cliente cuando se haya realizado la entrega de los productos o conocer sus observaciones al respecto
Asesor Comercial
Comercial
X
316
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance. 1.4 GENERALIDADES: La proyección de ventas permite direccionar el equipo de
ventas hacia el desafío del alcance de las mismas y hacia la puesta en práctica de todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el mercado.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las
metas de ventas establecidas. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Estadísticas de ventas. � Informe de ventas por Asesor, Línea, cliente, etc.
1.7 RIESGOS:
� No cumplimiento de las metas. � Cambios imprevistos del mercado. � Planteamiento de estrategias erradas. � Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente. � Inadecuada interpretación de la información.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Análisis de las estadísticas de ventas. � Seguimiento del alcance de las metas de ventas. � Revisión de los informes de ventas. � Reunión con asesores y revisión formato de visita a clientes.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
METAS DE VENTA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Generación informe de ventas Administrativa Subgerente y Director
Comercial
2 Revisión estadísticas de ventas Administrativa Subgerente y Director
Comercial
3 Fijación meta de ventas Administrativa Subgerente y Director
Comercial
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa Subgerente y Director
Comercial
317
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de Informe de Ventas. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
1.4 OBJETIVO: Contar con la información de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.
1.5 GENERALIDADES: La generación de informes de ventas permite conocer los
productos que presentan mayor demanda y rotación, así como establecer el cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y
mensuales, por cliente, línea, cliente, etc.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema. PUNTO FINAL: Impresión de los listados de ventas.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Listado de ventas del día, acumulada del mes, mensual. � Listado de ventas por: vendedor y línea, vendedor y cliente, línea, costos.
1.9 RIESGOS:
� Selección errónea de la información. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Generación y consulta de la información solo por personal autorizado. � Verificación de la información.
1.11 OBSERVACIONES.
318
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
GENERACIÓN INFORME DE VENTAS Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al sistema Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Diligenciar y adicionar datos requeridos
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Consultar información general de las ventas
Auxiliar de Inventario Comercial X
5 Establecer frecuencia de la presentación del informe
Auxiliar de Inventario
Comercial X
6
Informe diario: Seleccionar los datos de ventas acumuladas del día y acumuladas del mes hasta la fecha, de lo contrario, seleccionar las ventas por vendedor- línea, vendedor- cliente, línea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de Inventario
Comercial X X
7 Verificar la información Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Imprimir los listados de ventas Auxiliar de Inventario
Comercial X
319
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión Estadísticas de Ventas. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotación de productos. 2.5 GENERALIDADES: La revisión de las estadísticas de ventas brinda información
relevante sobre la rotación de los productos, los niveles de ventas alcanzados y adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el Área Comercial, para así evaluar las estrategias desarrolladas.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilación de información sobre las ventas
realizadas. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas.
PUNTO FINAL: Determinación de la rotación de los productos, los más vendidos, los menor salida, etc.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informe de ventas.
2.9 RIESGOS: � Reportes de ventas erróneos.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información de los reportes de ventas. � Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
320
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recepción informe de ventas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
2 Analizar las estadísticas de ventas Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
3 Determinar la rotación de los productos, los más y menos vendidos, etc.
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
4 Resaltar o señalar los datos más relevantes
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
5 Confrontar y verificar la información impresa con la registrada en el sistema
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
6 Establecer diferencias cuando se presenten
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
7 Conocer las estrategias desarrolladas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
8 Estudio y análisis de los logros alcanzados
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
9 Determinar alcance de las estrategias
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
10 Establecer las razones y replantear las estrategias cuando las metas no han sido alcanzadas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
11 Consolidar la información Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
12 Tomar nota de la ventas totales Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
13 Informar a Gerencia el nivel de ventas logradas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
321
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación meta de ventas. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial. 3.5 GENERALIDADES: La fijación de la meta de ventas señala la cuantía mínima que
debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definición de la meta de ventas.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior. PUNTO FINAL: Información de la meta de ventas a lograr a los
integrantes del Área Comercial. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 3.9 RIESGOS:
� Inadecuada fijación de la meta de ventas. � Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información de las ventas realizadas.
3.11 OBSERVACIONES.
322
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
FIJACIÓN META DE VENTAS Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Revisión de la información de ventas del mes anterior
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
2 Analizar la información Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
3 Calcular el promedio de venta general
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
4 Consultar las políticas de la empresa
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
5 Conocer el comportamiento del sector (mercado)
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
6 Realizar las proyecciones de ventas Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
7 Definir y revisar las metas fijadas Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
8 Establecer monto mínimo que debe facturar cada Asesor Comercial
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
9 Realizar reunión del Área Comercial Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X X
10 Informar las metas a alcanzar de ventas a los integrantes del Área Comercial.
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
323
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas. 4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las
estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de
ventas.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial. PUNTO FINAL: Comparación de las ventas con la meta establecida.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
4.9 RIESGOS:
� Reportes de ventas erróneos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial.
4.11 OBSERVACIONES.
324
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SEGUIMIENTO META DE VENTAS Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Reunión de Área Comercial Subgerente y
Director Comercial
Administrativa X
2 Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados
Asesor Comercial
Administrativa X
3 Analizar las ventas logradas por cada Asesor Comercial
Subgerente y Director
Comercial Administrativa X
4 Comparar las ventas realizadas con la meta establecida
Subgerente y Director
Comercial Administrativa X
5 Conocer las estrategias desarrolladas
Subgerente y Director
Comercial Administrativa X
6 Replantear las estrategias si es necesario
Subgerente y Director
Comercial Administrativa X
7 Establecer el alcance de la meta de ventas
Subgerente y Director
Comercial Administrativa X
325
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo. 1.2 AREA TITULAR: Cartera. 1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperación de cartera, es
decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crédito. 1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes
constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las obligaciones contraídas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperación de cartera en el menor
tiempo posible, decir, lograr una rotación de cartera exitosa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Listados de cartera vencida. � Circular o carta de cobro.
1.7 RIESGOS:
� Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la empresa.
� Rotación lenta de cartera. � Pérdidas económicas para la empresa. � Iliquidez. � Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Estudio de crédito a clientes. � Autorización comercial y de cartera para despacho a clientes. � Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo. � Comunicación con clientes.
326
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COBRO Y RECAUDO Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Generación de listado de cartera vencida Comercial Director de Cartera
2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera
3 Cobro Comercial Asesor Comercial y/o
Mensajero
4 Recaudo Comercial Asesor Comercial y/o Mensajero
5 Seguimiento del estado de cobro y recaudo
Comercial Director de Cartera y
Asesor Comercial
6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera
7 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes
Comercial Director de Cartera
8 Generación de listados de cartera Comercial Director de Cartera
327
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación listado de cartera vencida. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.5 GENERALIDADES: La generación de listados de clientes con cartera vencida
permite diseñar y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperación de dinero adeudado por los clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de clientes
con obligaciones vencidas.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes. PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por
Asesor Comercial.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Lista de clientes con cartera vencida.
1.9 RIESGOS: � Desactualización de la cartera.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información. � Actualización de la información de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
328
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al sistema (software) por cartera
Director de Cartera
Comercial
X
2 Consultar información de cartera de los clientes Subgerente Administrativa X
3 Analizar la información Subgerente Administrativa X
4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X
5 Relacionar los clientes con cartera vencida
Subgerente Administrativa X
6 Filtrar la información por Asesor Comercial Subgerente Administrativa X
7 Generar los listados de clientes con cartera vencida por Asesor
Subgerente Administrativa X
8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X
329
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a
los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los días de vencimiento, esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 días es responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero
el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben realizar el respectivo cobro.
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida. PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida
entregados. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Copia del listado de cartera vencida. 2.9 RIESGOS:
� Pérdida del listado. � No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información del estado y comportamiento de cartera de los
clientes. � Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.
2.11 OBSERVACIONES.
330
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar listados de cartera vencida
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
2 Establecer días de vencimiento del cliente
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
3 Realizar reunión con Asesores Comerciales o Mensajero
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
4
Entregar los listados de cartera con vencimiento mayor a 10 días a Asesores, de lo contrario entregar listados a Mensajero
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
5 Recibir listados de cartera vencida Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
6 Guardar copia de las listas entregadas
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
331
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligación contraída con la empresa, establecer compromiso y fecha de cancelación de la misma.
3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada
hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la obligación por parte del cliente o
compromiso de fecha de pago. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Circular o carta de cobro.
3.9 RIESGOS:
� Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. � No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Seguimiento de las actividades de cobro. � Verificación de la información.
3.11 OBSERVACIONES.
332
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
COBRO Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial
X
2 Resaltar los pagos recibidos Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial X
3 Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial X
4 Solicitar elaboración de circular o carta de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
5 Elaboración de circular o carta de cobro
Director de Cartera
Comercial X
6 Recibir documento de cobro Asesor
Comercial Comercial X
7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial
X
8 Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial
X
9 Entregar al cliente documento de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
10 Revisar con el cliente el saldo adeudado
Asesor Comercial
Comercial X
11 Solicitar cancelación del compromiso
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial X
12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial X
14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera
Asesor Comercial Comercial X
333
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela su obligación con la empresa.
4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada
hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelación de la obligación por parte del cliente o
compromiso de fecha de pago.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Circular o carta de cobro.
4.9 RIESGOS:
� Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. � No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Seguimiento de las actividades de cobro. � Verificación de la información.
4.11 OBSERVACIONES.
334
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
RECAUDO Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial
X
2 Resaltar los pagos recibidos Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial X
3 Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial X
4 Solicitar elaboración de circular o carta de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
5 Elaboración de circular o carta de cobro
Director de Cartera
Comercial X
6 Recibir documento de cobro Asesor
Comercial Comercial X
7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial X
8 Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial
X
9 Entregar al cliente documento de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
10 Revisar con el cliente el saldo adeudado
Asesor Comercial
Comercial X
11 Solicitar cancelación del compromiso
Asesor Comercial o Mensajero
Comercial X
12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro
Asesor Comercial
Comercial X
13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor
Comercial o Mensajero
Comercial X
14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera
Asesor Comercial Comercial X
335
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de
cartera. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera. 5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera
apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementación de las estrategias que conlleven hacia la minimización de la cartera adeudada por los clientes.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y
recaudo. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Confrontar la información actual con la anterior. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Listado de cartera vencida. 5.9 RIESGOS: 5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Anotación de las observaciones. � Verificación de la información.
5.11 OBSERVACIONES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Reunión de cartera y comercial Director de
Cartera Comercial X
2 Recibir información del avance de cobro y recaudo
Director de Cartera
Comercial X
3 Preguntar y recibir las observaciones del Asesor Comercial
Director de Cartera
Comercial X
4 Confrontar la información actual con la anterior
Director de Cartera
Comercial X
336
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente. 6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efectúa
cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contraídas con la empresa, para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación. PUNTO FINAL: Elaboración de recibo de caja. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Planilla de consignaciones. � Recibo de caja.
6.9 RIESGOS:
� Cantidades faltantes por ajustar. � Efectuar ajuste a cliente equivocado.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES.
337
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir copia de consignación Director de
Cartera
Comercial
X
2 Establecer a que cliente corresponde
Director de Cartera
Comercial
X
3 Diligenciar planilla de consignaciones
Director de Cartera
Comercial
X
4 Consultar consignaciones de los clientes en los bancos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5 Confrontar la información de planilla de consignaciones y bancos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Ingresar todas las consignaciones al sistema
Cajera Comercial X
7 Aplicar la consignación a la factura del cliente
Director de Cartera o Auxiliar
Contable
Comercial o Contabilidad
X
8 Elaborar recibo de caja para cancelar la factura
Cajera Comercial X
338
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de consignaciones locales y
nacionales de los clientes. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisión de las consignaciones locales y nacionales proporciona información sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa por concepto de pagos efectuados por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el
pago o abono de su deuda. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos. PUNTO FINAL: Ajustes a la información. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Planilla de consignaciones. � Recibo de caja.
7.9 RIESGOS:
� Desconocimiento de cliente que realizó consignación. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. � Comunicación con Asesores Comerciales y clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
339
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consulta de saldos en bancos Auxiliar
Contable
Contabilidad
X
2 Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
3 Establecer en que ciudad se realizó la consignación
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
4 Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
5
Confrontar la información de planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos y marcar o señalar la existente
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
6 Tratar de establecer, en lo posible, a que cliente pertenece la consignación si se desconoce
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
7
Consultar con Vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco o dirigir carta al banco solicitando copia de la consignación
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
8
Elaborar recibo de Caja y enviar para anticipo de clientes, si no ha sido posible establecer a quien pertenece el dinero
Cajera Comercial X
9 Anotar la información en la planilla de consignaciones
Auxiliar Contable
Contabilidad
340
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de listados de cartera. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera. 8.5 GENERALIDADES: la generación de listados de cartera facilita el contar con
información impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder diseñar y plantear las acciones a seguir para su recuperación.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia
del cargo. PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona
solicitante o a Asesores Comerciales.
8.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Estado de cuenta. � Circularizaciones. � Libros Auxiliares. � Relación de recaudos. � Otros.
8.9 RIESGOS:
� Desactualización de los datos. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES.
341
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir solicitud de la información y/o hacerlo cuando el desempeño del cargo lo exija
Director de Cartera
Comercial
X
2 Ingresar al sistema y consultar la información
Director de Cartera
Comercial
X
3
Filtrar la información según el listado requerido: � Estado de cuenta � Análisis de vencimientos � Circularizaciones � Libros auxiliares � Relación de recaudos � otros
Director de Cartera
Comercial
X
4 Imprimir documentos o listados Auxiliar
Contable Contabilidad X
5 entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales
Auxiliar Contable
Contabilidad X
342
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercancía. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes 1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se
realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: � Factura. � Planilla de horario. 1.7 RIESGOS:
� No poder establecer la ubicación del cliente. � Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte. � Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente. � Retrasos en la entrega. � Faltantes o sobrantes de mercancía. � Pérdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los costos de compras. � Verificación de precio de negociación con proveedor. � Proveedores certificados. � Revisión de las facturas y mercancía comprada.
343
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega
Bodega Jefe de Bodega
2 Recepción de facturas y/o remisiones a despachar
Bodega Auxiliar de Bodega
3 Planeación del cargue del vehículo Bodega Auxiliar de Bodega
4 Alistar la mercancía a despachar Bodega Auxiliar de Bodega
5 Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente
Bodega Auxiliar de Bodega
6 Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida
Bodega Asistente Jefe de
Bodega
7 Transporte de la mercancía Bodega Conductor
8 Descargar mercancía en obra o ferretería
Bodega Auxiliar de Bodega
9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega
344
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del cargue de los vehículos y de
la ruta de entrega. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas establecidas en la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercancía a los clientes
estableciendo la ruta de entrega. 1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehículos estableciendo
adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y garantizar la entrega de la mercancía en buen estado y de manera oportuna.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a
realizar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones. PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la
mercancía.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Planilla de horario.
1.9 RIESGOS: � Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía. � Sobrepeso de los vehículos.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: �
1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los clientes causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por deterioro o daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o total de los productos.
345
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS Y DE LA RUTA DE ENTREGA.
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas, formato de pedido o remisiones
Jefe de Bodega Bodega X
2 Consultar la información contenida en el documento
Jefe de Bodega Bodega X
3 Analizar la información Jefe de Bodega Bodega X
4 Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes
Jefe de Bodega Bodega X
5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X
6 Conocer la carga en peso y volumen que puede transportar cada vehículo Jefe de Bodega Bodega X
7
Priorizar la entrega de la mercancía según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicación, etc.
Jefe de Bodega Bodega X
8 Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar
Jefe de Bodega Bodega X
9 Entregar la Planilla de Horario a Conductores
Jefe de Bodega Bodega X
10 Consultar la ruta con los conductores
Jefe de Bodega Bodega X
11 Recibir observaciones de los conductores y realizar ajustes a la ruta si es necesario
Jefe de Bodega Bodega X
12 Entregar las facturas a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía
Jefe de Bodega o Auxiliar
(Asistente) de Jefe de Bodega
Bodega X
346
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas y/o remisiones para
despacho. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar. 2.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas es el primer paso para
determinar que mercancía sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los vehículos tanto de la empresa como del cliente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercancía a despachar y
ubicación de los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercancía. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas o remisiones. 2.9 RIESGOS:
� Perder alguna de las facturas o remisiones. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: 2.11 OBSERVACIONES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
RECEPCIÓN DE FACTURAS Y REMISIONES
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X
2 Consultar la información contenida en el documento
Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Analizar la información Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X
5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X
347
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación de cargue y distribución de los
productos en los vehículos. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo. 3.5 GENERALIDADES: La planeación del cargue de los vehículos permite establecer
como debe cargarse el vehículo de acuerdo a los productos y ubicación del cliente, de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la entrega.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores
beneficios para la empresa.
3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos. PUNTO FINAL: selección e iniciación de negociación con el proveedor.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas o remisiones.
3.9 RIESGOS:
� Elección inadecuada del proveedor. � Sacrificar calidad por precio. � Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
3.11 OBSERVACIONES.
348
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar las facturas o remisiones Auxiliar de
Bodega Bodega X
2 Determinar productos y cantidades a despachar
Auxiliar de Bodega Bodega X
3 Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de la mercancía
Auxiliar de Bodega
Bodega X
4
Programar el cargue del vehículo de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregados las facturas o remisiones
Auxiliar de Bodega
Bodega X
5 Idear la distribución de la mercancía en el planchón del vehículo.
Auxiliar de Bodega
Bodega X
6 Establecer contacto con el cliente para programar el cargue de su vehículo
Auxiliar de Bodega Bodega X
7 Establecer ubicación de los productos en la bodega de la empresa
Auxiliar de Bodega
Bodega X
349
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercancía a despachar. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
4.4 OBJETIVO: Preparar la mercancía que debe ser entregada. 4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercancía a despachar permite seleccionar los
productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares más próximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, así como si deben llevarse a otra de las bodegas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehículo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos. PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehículos de la
empresa o del cliente.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Facturas o remisiones.
4.9 RIESGOS:
� Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados. � Avería o deterioro de la mercancía. � Error en el corte o pesaje de los productos.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de los productos seleccionados y preparados para su cargue al vehículo.
4.11 OBSERVACIONES.
350
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ubicar productos en bodega y seleccionarlos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
2 Verificación de los productos seleccionados
Auxiliar de Bodega
Bodega X
3 Tomar producto de su sitio de almacenamiento
Auxiliar de Bodega
Bodega X
4 Establecer si el producto debe ser cortado, pesado o mejorar su ubicación
Auxiliar de Bodega
Bodega X
CORTE
5 Consultar dimensión requerida para el producto
Auxiliar de Bodega Bodega X
6 Buscar herramienta Auxiliar de
Bodega Bodega X
7 Realizar corte Auxiliar de
Bodega Bodega X
PESAJE
8 Colocar en báscula Auxiliar de
Bodega Bodega X
9 Determinar peso Auxiliar de
Bodega Bodega X
10 Adjuntar tiquete de peso al producto Auxiliar de
Bodega Bodega X
MEJORAR UBICACIÓN
11 Transportarlo Auxiliar de
Bodega Bodega X
12 Ubicarlo en un lugar más próximo a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega X
13 Productos listos para el cargue Auxiliar de Bodega
Bodega X
351
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercancía al vehículo de la
empresa o del cliente. 5.2 MARCO NORMATIVO 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 5.4 OBJETIVO: Cargar la mercancía a despachar o entregar al vehículo de la
empresa o del cliente. 5.5 GENERALIDADES: La mercancía a entregar a los clientes se carga en los
vehículos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretería y de forma completa para garantizar que toda la mercancía enviada a un mismo cliente se encuentre conjunta. El cargue al vehículo del cliente sugiere la entrega de la mercancía al cliente y la disposición en el automotor del mismo.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículos cargados con la mercancía a entregar. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar. PUNTO FINAL: Solicitud de verificación de la mercancía cargada y
autorización de salida del vehículo. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas o remisiones. 5.9 RIESGOS:
� Pérdida de la mercancía. � Avería o deterioro de los productos. � Sobrantes o faltantes de mercancía.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la referencia de los productos a cargar. � Verificación del cargue de la mercancía para autorización de salida de los
vehículos. 5.11 OBSERVACIONES.
352
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ubicar los productos a cargar al vehículo
Auxiliar de Bodega
Bodega X
2 Verificar la referencia de los productos y la cantidad
Auxiliar de Bodega
Bodega X
3 Asegurarse de que el producto sea el correcto
Auxiliar de Bodega
Bodega X
4 Tomar y levantar la mercancía Auxiliar de
Bodega Bodega X
5 Ir contando los productos Auxiliar de
Bodega Bodega X
6 Marcar con pintura los productos que lo requieran
Auxiliar de Bodega
Bodega X
7 Transportar los productos hasta el vehículo
Auxiliar de Bodega
Bodega X
8 Ubicar o arrumar los productos en el vehículo
Auxiliar de Bodega
Bodega X
9 Establecer cuantía de productos cargados
Auxiliar de Bodega
Bodega X
10 Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas
Auxiliar de Bodega
Bodega X
11 Establecer el cargue completo y adecuado de los vehículos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
12
Solicitar la verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo a Asistente de Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega X
353
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación del cargue y autorización de
salida de los vehículos. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega. 6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehículos. 6.5 GENERALIDADES: La verificación de la mercancía y autorización de salida
involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehículos y la confirmación de la correspondencia de referencias y cantidades.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorización de salida de los vehículos. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Autorización de salida de los vehículos. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas o remisiones. 6.9 RIESGOS:
� Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los productos.
� Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos cargados.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación y conteo de la mercancía cargada a los vehículos. � Autorización de salida de los vehículos.
6.11 OBSERVACIONES.
354
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
RECEPCIÓN DE FACTURAS Y REMISIONES
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar facturas o remisiones Asistente Jefe
de Bodega Bodega X
2 Contar los productos cargados al camión
Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
3 Ir marcando con pintura los productos contados
Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
4 Confrontar información del conteo con la registrada en las facturas o remisiones
Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
5 Detectar errores o equivocaciones e indicar correctivos
Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
ERROR DE REFERENCIA DE LOS PRODUCTOS
6 Descargar los productos Auxiliar de
Bodega Bodega X
7 Cambiar los productos erróneos por los correctos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
8 Cargar los productos correctos al vehículo
Auxiliar de Bodega
Bodega X
FALTANTES
9 Establecer la cantidad Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
10 Cargar productos faltantes al camión
Auxiliar de Bodega Bodega X
SOBRANTES
11 Establecer la cantidad Asistente Jefe
de Bodega Bodega X
12 Bajar la mercancía e ingresarla a bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega X
13 Autorizar salida para vehículo con productos y cantidades correctas
Asistente Jefe de Bodega
Bodega X
355
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercancía. 7.2 MARCO NORMATIVO. 7.3 RESPONSABLE: Conductor. 7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercancía desde la bodega de la empresa hasta la obra,
ferretería o lugar indicado por el cliente. 7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercancía comprende desde el instante en
que vehículo inicia su tránsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en que el vehículo llega al sitio indicado de entrega de la mercancía.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículo con la mercancía estacionado en el sitio
de entrega. 7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Estacionar vehículo en el lugar.
7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Planilla de horario. � Facturas y remisiones.
7.9 RIESGOS:
� Perder alguna de las facturas o remisiones. � No encontrar el sitio de entrega. � Pérdida de los productos. � Deterioro o avería de la mercancía.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de la Planilla de Horario. � Verificación de las entregas realizadas. �
7.11 OBSERVACIONES.
356
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar
Conductor
Bodega
X
2 Consultar la información contenida en la Planilla
Conductor Bodega X
3 Establecer dirección de entrega Conductor Bodega X
4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
5 Buscar dirección Conductor Bodega X
SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN
6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X
7 Corroborar dirección Conductor Bodega X
8 Recibir indicaciones o regresar a la empresa
Conductor Bodega X
SI SE ENCUENTRA LA DIRECCIÓN
9 Estacionar vehículo en el lugar Conductor Bodega X
357
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercancía en obra o ferretería. 8.2 MARCO NORMATIVO 8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehículo). 8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercancía en el sitio indicado por el cliente. 8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercancía involucra el desarrumar
los productos del vehículo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente. 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercancía. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercancía. PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisión al cliente. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Planilla de Horario. 8.9 RIESGOS:
� Retrazo en las entregas. � Pérdida o deterioro de la mercancía. � Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente. � Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso.
8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación y conteo de la mercancía descargada de los vehículos. � Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho
con la mercancía recibida. 8.11 OBSERVACIONES.
358
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DESCARGUE DE LA MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERÍA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer contacto con el cliente Auxiliar de
Bodega Bodega X
2 Esperar autorización del cliente para descargar la mercancía
Auxiliar de Bodega
Bodega X
3 Preguntar o establecer sitio de almacenamiento
Auxiliar de Bodega
Bodega X
4 Consultar factura o remisión Conductor
y/o Auxiliar de Bodega
Bodega X
5 Seleccionar del vehículo los productos del cliente
Conductor y/o Auxiliar de
Bodega Bodega X
6 Desarrumar la mercancía del vehículo
Conductor Bodega X
7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X
8 Bajar los productos del vehículo Auxiliar de
Bodega Bodega X
9 Levantar o recibir y sujetar los productos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
10 Ingresar la mercancía a la obra o ferretería
Auxiliar de Bodega
Bodega X
11 Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente
Auxiliar de Bodega
Bodega X
12 Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes
Auxiliar de Bodega
Bodega X
13 Ir contando los productos descargados
Conductor y Auxiliar de
Bodega Bodega
X
14 Establecer cuantía de productos descargados
Conductor y Auxiliar de
Bodega Bodega X
15 Proceder a entregar factura o remisión al cliente cuando se hayan descargado todos los productos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
359
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente. 9.2 MARCO NORMATIVO. 9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega. 9.4 OBJETIVO: Entregar documentación de respaldo que garantiza al cliente como
propietario de la mercancía. 9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de
entrega de la mercancía y es en este momento donde el cliente procede a firmar la factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y notas pertinentes.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepción de la mercancía. PUNTO FINAL: Recepción de la factura firmada y anotaciones en la
Planilla de horario. 9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Planilla de Horario. � Copia de la factura.
9.9 RIESGOS:
� Pérdida de las facturas o remisiones. � Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.
9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de la Planilla de Horario. � Firma de la factura.
9.11 OBSERVACIONES.
360
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Reestablecer contacto con el cliente o persona responsable de la recepción de la mercancía
Conductor Bodega X
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
3 Hacer firmar copia de la factura al cliente
Conductor Bodega X
4 Recibir notas u observaciones por parte del cliente
Conductor Bodega X
5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X
6 Diligenciar y anotar observaciones en la Planilla de Horario
Conductor Bodega X
361
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolución en ventas. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía devuelta. 1.4 GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que
para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten hacia la minimización de su frecuencia.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación de acciones para ejecutar el trámite
de devolución. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas o remisiones. � Formato de devolución de mercancía. � Formato de relación devolución en ventas. � Nota de devolución.
1.7 RIESGOS:
� Deterioro de la mercancía durante su manipulación. � Faltantes o sobrantes de mercancía. � Pérdida de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de las facturas y mercancía. � Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad. � Ingreso de la información al sistema.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DEVOLUCIÓN EN VENTAS Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Gestión de devolución de mercancía
Bodega Jefe de Bodega
362
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Devolución de mercancía. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los
clientes. 1.5 GENERALIDADES: La devolución de mercancía se presenta por diversos factores
entre los que se destacan la no recepción por parte del cliente, sobrantes de obras o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide si es factible o no recibir de nuevo la mercancía antes egresada de las bodegas o sin despachar.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por
parte del cliente. PUNTO FINAL: Registrar en el software la observación de la razón de la
devolución. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas o remisiones. � Formato de devolución de mercancía. � Formato de relación devolución en ventas. � Nota de devolución.
1.9 RIESGOS:
� Aumento injustificado de las devoluciones. � Mercancía averiada.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de las facturas y mercancía. � Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad. � Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.
1.11 OBSERVACIONES.
363
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
GESTIÓN DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente
Jefe de Bodega Bodega X
2 Establecer si la mercancía fue despachada
Jefe de Bodega Bodega X
3 Programar recogida de la mercancía despachada
Jefe de Bodega Bodega X
MERCANCÍA NO DESPACHADA
4
Recibir factura con observación del Asesor Comercial de error o decisión de no compra por parte del cliente
Jefe de Bodega Bodega X
5 Diligenciar formato de devolución de mercancía
Jefe de Bodega Bodega X
6
Radicar en el formato de relación devolución en ventas : fecha, # factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor)
Jefe de Bodega Bodega X
7 Autorizar mediante firma, garantizando que la mercancía no ha salido de bodega
Jefe de Bodega Bodega X
MERCANCÍA DESPACHADA
Recoger mercancía
8 Recibir orden de recoger mercancía en obra o ferretería
Conductor Bodega X
9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
10 Revisar el estado de los productos Conductor y Auxiliar de
Bodega Bodega X
11 Cargar los productos al vehículo Auxiliar de
Bodega Bodega X
12 Diligenciar formato de devolución Conductor Bodega X
13 Transportar los productos a la empresa
Conductor Bodega X
14 Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehículo el formato de devolución
Auxiliar de Bodega
Bodega X
15 Descargar la mercancía del vehículo Auxiliar de
Bodega Bodega X
364
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
Mercancía traída por el cliente
16 Diligenciar formato de devolución de mercancía Jefe de Bodega Bodega X
17 Recibir la mercancía directamente o realizar ingreso por bodega
Jefe de Bodega Bodega X
18 X
19 Verificar el estado de los productos Auxiliar de
Bodega Bodega X
20 Ubicar o almacenar los productos en bodega
Auxiliar de Bodega Bodega X
21 Contar la mercancía ingresada Auxiliar de
Bodega Bodega X
22 Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo
Auxiliar de Bodega
Bodega X
23 Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución
Conductor Bodega X
24 Revisar información contenida en la devolución y firma de quien recibió en bodega
Jefe de Bodega Bodega X
25 Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota
Jefe de Bodega Bodega X
26
Diligenciar el formato de devolución en ventas: código, descripción del material, cantidad, valor unitario, valor total
Jefe de Bodega Bodega X
27 Establecer comunicación con el cliente para confirmar motivo de la devolución
Jefe de Bodega Bodega X
28
Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor)
Jefe de Bodega Bodega X
29 Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera
Jefe de Bodega Bodega X
30 Recibir factura y formato de devolución
Director de Cartera
Comercial X
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
365
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
D S M O
31
Revisar que la factura se encuentre completa y el formato de devolución bien diligenciado y con la firma del Jefe de Bodega o de quien recibió la mercancía (si fue despachada)
Director de Cartera
Comercial X
32 Firmar formato de devolución Director de Cartera
Comercial X
33 Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario
Director de Cartera
Comercial X
34 Elaborar la nota de devolución de mercancía
Auxiliar de Inventario
Comercial X
35 Revisar la nota de devolución Director de
Cartera Comercial X
36 Ratificar el ingreso de la devolución al sistema
Director de Cartera
Comercial X
37 Adicionar observación de la razón de la devolución
Director de Cartera
Comercial X
366
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crédito a clientes 1.2 AREA TITULAR: Cartera. 1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crédito a los clientes y determinar la
conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente. 1.4 GENERALIDADES: El servicio de crédito a clientes permite ofrecer a los clientes
la posibilidad de solicitar la mercancía necesitada en el momento y efectuar la cancelación de la misma en un periodo de tiempo posterior.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos
con la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� 1.7 RIESGOS:
� Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y financiero.
� Pérdidas de dinero. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Estudio de crédito. � Seguimiento al comportamiento de y uso del crédito. � Control en cupo y mora.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
CRÉDITO A CLIENTES Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Solicitar y recibir documentación para crédito
Administrativa Director de Cartera
2 Estudio de crédito Administrativa Director de Cartera
3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera
367
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentación para crédito. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Recibir la documentación del cliente para realizar el respectivo
estudio de crédito. 1.5 GENERALIDADES: La documentación requerida para estudiar la aprobación del
servicio de crédito a clientes permite efectuar el análisis de la factibilidad de ofrecer este servicio al cliente.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción completa de los documentos
requeridos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente. PUNTO FINAL: Recibir la documentación. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Fotocopia de cédula del representante legal � Documento Cámara de Comercio � Pagaré � Certificado de ingresos y retenciones � PyG � Referencias Comerciales � Referencias Bancarias � Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses
1.9 RIESGOS:
� Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información contenida en los documentos. 1.11 OBSERVACIONES.
368
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA EL CRÉDITO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Informar al cliente del servicio ofrecido para la empresa
Asesor Comercial
Comercial
X
2 Consultar al cliente si le interesa acceder a este servicio
Asesor Comercial
Comercial X
3 Indicar al cliente las acciones a seguir
Asesor Comercial
Comercial X
4 Entregar formato de solicitud de crédito y carta de instrucciones
Asesor Comercial
Comercial X
5
Recibir la documentación del cliente o indicarle a que persona debe hacer llegar la documentación a Director de Cartera
Asesor Comercial
Comercial X
6 Hacer llegar la documentación a Director de Cartera
Asesor Comercial y/o
clientes Comercial X
7 Recibir la documentación Director de
Cartera Comercial X
369
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crédito. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación del servicio de crédito.
2.5 GENERALIDADES: El estudio de crédito permite conocer si el cliente aspirante al
servicio cuenta con el respaldo económico y la seriedad necesaria para acceder a este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la información de respaldo del cliente y
establecer su veracidad. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente. PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del
crédito al cliente. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 2.9 RIESGOS:
� Aprobar crédito sin contar con la documentación completa. � Información ficticia del cliente. � Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
370
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ESTUDIO DE CRÉDITO Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir documentación del cliente Director de
Cartera Comercial X
2 Confirmar información y referencias comerciales
Director de Cartera
Comercial X
3 Revisar información financiera Director de
Cartera Comercial X
4 Establecer si realmente cuenta con el respaldo económico
Director de Cartera
Comercial X
5 Determinar capacidad de pago Director de
Cartera Comercial X
6 Aprobar o negar el crédito Director de
Cartera Comercial X
7 Para crédito aprobado establecer cupo y tiempo de pago y crear cliente
Director de Cartera
Comercial X
8 Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente
Director de Cartera
Comercial
X
371
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente
3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la información correspondiente a este y activarlo en le sistema.
3.5 GENERALIDADES: La creación del cliente en la base de datos permite realizar el
seguimiento del cliente y facilita la consulta de la información de la cartera del mismo.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adición del cliente a la base de datos de la
empresa. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingresar al software. PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el
sistema.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Formato de la Base de datos.
3.9 RIESGOS:
� Errores de ingreso de datos del cliente. � Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la información.
3.11 OBSERVACIONES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CREAR CLIENTES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
2 Diligenciar formato de la base de datos
Director de Cartera Comercial X
3 Adicionar información del cliente y Asesor Comercial
Director de Cartera Comercial X
4 Grabar y guardar la información en la base de datos
Director de Cartera Comercial X
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
6 Informar a Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X
372
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercancía y contar con la
información de la mercancía existente en bodega. 1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los
productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la información necesaria para la realización de pedidos a proveedores y garantizando la existencia de productos en todo momento.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la información de las cantidades
existentes en bodega. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Ajustes de inventario. 1.7 RIESGOS:
� Pérdidas de material. � Desactualización de los stocks de mercancía. � Deterioro de los productos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión ingreso de la mercancía. � Revisión facturas o remisiones y notas. � Revisión cuaderno de entrada de mercancía. � Inventario aleatorio o general.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Elaboración y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario
2 Codificación de productos Comercial Director de Cartera
3 Inventario físico de los productos de bodega
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
4 Facturación de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario
5 Traslado de mercancía Comercial Auxiliar de Inventario
6 Liquidación de fletes Comercial Auxiliar de Inventario
373
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y entrega de notas. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado.
1.5 GENERALIDADES: La elaboración y entrega de notas permite tramitar con
clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y
proveedores.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la
misma. PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Notas.
1.9 RIESGOS:
� No entrega de la nota a clientes o proveedores. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión del diligenciamiento de la nota. � Autorización y aprobación de la nota. � Seguimiento de entrega de las notas.
1.11 OBSERVACIONES.
374
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información y petición de elaboración de nota
Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Determinar tipo de nota a elaborar (devolución de mercancía, faltantes, mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Sistematizar nota Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Imprimir nota Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Revisar diligenciamiento de la nota Director de
Cartera Comercial X
6 Aprobación de la nota Director de
Cartera Comercial X
7 Seleccionar notas para proveedores y clientes
Auxiliar de Inventario
Comercial X
PROVEEDORES
8 Enviar la nota vía fax Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Confirmar la recepción de la nota Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Recibir respuesta del proveedor Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Realizar el ajuste necesario Auxiliar de Inventario Comercial X
12 Entregar copia de la nota a contabilidad
Auxiliar de Inventario
Comercial X
13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X
CLIENTES
14 Clasificar las notas de los clientes por ubicación geográfica
Auxiliar de Inventario
Comercial X
15 Entregar la de los clientes de la ciudad a Mensajero y las demás a Director de cartera
Auxiliar de Inventario
Comercial X
16 Diligenciar formato de entrega de nota
Auxiliar de Inventario
Comercial X
17 Realizar seguimiento de entrega de la nota
Auxiliar de Inventario
Comercial X
CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial
18 Archivar copia de la nota Auxiliar de Inventario
Comercial X
375
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de los productos de bodega. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la
bodega. 2.5 GENERALIDADES: El inventario físico aleatorio o general de los productos
permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la bodega de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de las cantidades existentes del
producto(s).
2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario. PUNTO FINAL: Elaboración de informe de productos y cantidades
almacenadas en bodega. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informe de productos y cantidades existentes en bodega. 2.9 RIESGOS:
� Errores en el conteo. � Equivocaciones en los ajustes al inventario. �
2.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada
físicamente. � Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
376
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
PS SS O
1 Determinar tipo de inventario general o aleatorio
Director de Cartera
Comercial X X
2 Programar inventario (ocasional, mitad o final de año)
Director de Cartera
Comercial X X X
GENERAL
3 Programar inventario para fin de año
Director de Cartera
Comercial X
4 Informar al personal de la empresa la fecha del inventario
Director de Cartera
Comercial X
5 Listar todos los productos almacenados en bodega
Director de Cartera
Comercial X
6 Asignar productos al personal Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Recibir el listado de los productos Director de
Cartera Comercial X
ALGUNOS PRODUCTOS
3 Ocasional o programar para mitad de año
Director de Cartera
Comercial X X
4 Seleccionar producto(s)
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X X
5 Listar productos
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X X
6 Escoger la persona o personas
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial X X
7 Recibir anotación del producto(s) a inventariar
Personal de bodega y Comercial
Bodega y Comercial
X X
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
PS SS O
377
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
8 Ubicar productos en bodega Personal de
bodega y Comercial
Bodega y Comercial
X X X
9 Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto
Personal de bodega y Comercial
Bodega y Comercial
X X X
10 Establecer la cantidad total almacenada en bodega
Personal de bodega y Comercial
Bodega y Comercial
X X X
11 Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega
Personal de bodega y Comercial
Bodega y Comercial
X X X
12 Cargar al sistema la información recopilada
Auxiliar de Inventario
Comercial X X X
13 Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacén
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X X X
14 Ante la existencia de diferencias, calcular la cantidad.
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X X X
15 Analizar la razón de las diferencias Subgerente y/o
Director Comercial
Administrativa X X X
16 Realizar los ajustes al inventario si se trata del inventario de fin de año previa autorización
Auxiliar de Inventario
Comercial X
17 Elaborar informe de los productos y cantidades existente en bodega
Auxiliar de Inventario
Comercial X X X
18 Presentar informe de los productos almacenados en bodega
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X X X
378
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificación de productos. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 3.4 OBJETIVO: Asignar un código de identificación interna a los diferentes ítems
comercializados por la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La codificación de los productos permite el manejo y la
identificación interna de los diferentes artículos. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignación de un código único de identificación de
cada artículo. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un
nuevo producto. PUNTO FINAL: Informar el código del producto a las demás sucursales. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de codificación de ítem. 3.9 RIESGOS:
� Asignación de código preexistente a nuevo producto. � Duplicidad de código para producto.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación del código asignado automáticamente por el sistema. � Comprobar la no existencia del código.
3.11 OBSERVACIONES.
379
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir petición y/o conocer incorporación de nuevo producto
Director de Cartera
Comercial X
2 Establecer información y especificaciones del nuevo producto
Director de Cartera
Comercial X
3 Ingresar al software Director de
Cartera Comercial X
4 Digitar la información del producto Director de Cartera
Comercial X
5 Asignación automática código al producto
Director de Cartera
Comercial X
6 Verificar la no existencia del código asignado en el sistema
Director de Cartera
Comercial X
7 Generar nuevo código ante código preexistente
Director de Cartera
Comercial X
8 Diligenciar formato del sistema para codificación de ítem
Director de Cartera
Comercial X
9 Grabar información Director de
Cartera Comercial X
10 Copiar información en Excel Director de
Cartera Comercial X
11 Imprimir información del producto Director de
Cartera Comercial X
12 Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás sucursales
Director de Cartera Comercial X
380
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación de remisiones. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los productos.
4.5 GENERALIDADES: La facturación de las remisiones emitidas para la venta de los
productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturación de las remisiones.
4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivar los documentos.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Listado de remisiones.
4.9 RIESGOS:
� Pérdida de remisión. � No facturación de alguna remisión.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación de la facturación de las remisiones. � Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.
4.11 OBSERVACIONES.
381
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
FACTURACIÓN DE REMISIONES Código: Págin a
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir la factura enviada por el proveedor
Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Verificar la existencia de la remisión en el cuaderno de remisiones
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Numerar la factura Auxiliar de Inventario
Comercial X
4
Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# factura)
Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones
Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Sumar y totalizar las remisiones Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Verificar el total de las remisiones Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Entregar informe del valor total y listado de remisiones del día a Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de Inventario
Comercial X
9 Archivar documentos. Auxiliar de Inventario Comercial X
382
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercancía. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercancía desde otras sucursales. 5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercancía desde otras sucursales permite
ofrecer disponibilidad de la mercancía al cliente. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercancía y entrega al cliente. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía. PUNTO FINAL: Contabilización del traslado de mercancía. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de traslado de mercancía. � Factura.
5.9 RIESGOS: � Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte. � No recepción por parte del cliente.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Sistematización del traslado de la mercancía. � Facturación. � Seguimiento de entrega de las notas.
5.11 OBSERVACIONES.
383
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
TRASLADO DE MERCANCÍA Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Diligenciar formato de traslado de mercancía
Auxiliar de Inventario
Comercial
X
2 Establecer comunicación con la sucursal
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Solicitar traslado de la mercancía Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente
Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado
Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Efectuar facturación de la mercancía
Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Archivar una copia de la factura, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Recibir información y copia del traslado efectuado
Auxiliar Contable
Contabilidad X
9 Contabilizar el traslado de mercancía
Auxiliar Contable
Contabilidad X
10 Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado
Auxiliar Contable
Contabilidad X
384
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación fletes de mercancía. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidación y pago de los fletes generados por el transporte de la mercancía.
6.5 GENERALIDADES: La liquidación y pago de fletes a los transportadores de
mercancía se realiza una vez la mercancía se encuentre almacenada en bodega. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de los fletes.
6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a
bodega. PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar
copia a caja.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Formato de liquidación del flete. � Comprobante de egreso.
6.9 RIESGOS:
� Errores del cálculo del valor a liquidar. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de aplicación de la tarifa del flete y retenciones. � Autorización y aprobación de la liquidación del flete. � Archivo de los documentos.
6.11 OBSERVACIONES.
385
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información del descargue e ingreso de la mercancía a bodega
Auxiliar de Inventario
Comercial
X
2 Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Calcular la tarifa por peso o unidades totales
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4
Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes adicionando: nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor.
Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Hacer retención del 1% para régimen simplificado
Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Imprimir formato de liquidación Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Solicitar revisión del formato a Director de Cartera
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8 Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa
Director de Cartera
Comercial X
9 Autorizar liquidación del flete mediante firma o solicitar las correcciones necesarias
Director de Cartera Comercial X
10 Corregir la liquidación del flete si se requiere
Auxiliar de Inventario Comercial X
11 Solicitar a Auxiliar General elaboración de comprobante de egreso con copia
Auxiliar de Inventario
Comercial X
12 Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por la Auxiliar de Inventario
Auxiliar General
Contabilidad X
13 Recibir el comprobante de egreso Auxiliar de Inventario
Comercial X
14 Desplazarse a caja con el formato de liquidación del flete y comprobante de egreso
Auxiliar de Inventario
Comercial X
15 Solicitar el dinero para el pago del flete
Auxiliar de Inventario
Comercial X
16 Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador
Auxiliar de Inventario
Comercial X
17 Hacer firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor
Auxiliar de Inventario
Comercial X
18 Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja
Auxiliar de Inventario
Comercial X
386
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones. 1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera. 1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones. 1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes
actividades que se realizan al interior de la compañía. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Ordenes de pedido. � Facturas. � Recibos de gastos. � Devoluciones. � Etc.
1.7 RIESGOS:
� Equivocación en la aprobación. � Pérdidas económicas y generación de conflictos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: � Revisión de la documentación. � Determinación de la factibilidad de la aprobación. � Seguimiento.
387
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
AUTORIZACIONES Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Recepción de documentos Administrativa y
Comercial Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
2 Consulta del contenido del documento
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
3 Clasificación tipo de autorización Administrativa y
Comercial Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
PEDIDO
4 Revisión diligenciamiento Formato de Pedido
Administrativa Subgerente, Director
Comercial
5 Revisión precio de venta y descuentos otorgados al cliente
Administrativa Subgerente, Director
Comercial
DEVOLUCIÓN
6 Revisión diligenciamiento Formato de Devolución
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
7 Analizar la información registrada en el formato
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
8 Establecer o conocer motivo de la devolución
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
GASTO
9 Revisión concepto de gasto Comercial Director de Cartera
10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera
11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera
DESPACHO
12 Revisión diligenciamiento Formato de Pedido
Comercial Director de Cartera
Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera
13 Analizar y estudiar factibilidad Administrativa y
Comercial Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
14 Aprobar o no la petición o documento
Administrativa y Comercial
Subgerente, Director Comercial y de Cartera
15 Autorizar mediante firma Administrativa y
Comercial Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
16 Devolución de documentos Administrativa y
Comercial Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
388
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas establecidas en la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobación o no. 1.5 GENERALIDADES. El análisis de las acciones y documentos permite conocer los
factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la información y actividades
llevadas a cabo en la empresa. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas. PUNTO FINAL: Devolución de documentos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Ordenes de pedido. � Facturas. � Recibos de gastos. � Devoluciones. � Etc.
1.9 RIESGOS: � Inadecuada interpretación de la información. � Equivocación en la aprobación o negación de la autorización.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Revisión de la documentación. � Consulta y verificación de la información. � Determinación de la factibilidad de la aprobación.
1.11 OBSERVACIONES.
389
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
AUTORIZACIONES Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recepción de documentos y/o consulta
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
2 Consulta del contenido documento
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
3 Revisión del diligenciamiento de los documentos
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
4 Análisis de la información contenida
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
5 Clasificación del concepto o tipo de autorización
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
6 Establecer factibilidad
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial X
7 Tomar decisión
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
8 Aprobar o negar
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
9 Firmar documentos
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
10 Devolución de documentos
Subgerente, Director
Comercial y/o de Cartera
Administrativa y Comercial
X
390
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicación con proveedores. 1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial. 1.3 OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los
productos. 1.4 GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite
estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitación del personal de ventas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� 1.7 RIESGOS:
� Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor). 1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
�
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas
Administrativa Subgerente
2 Tramitar asesoría muy especializada para clientes Administración Subgerente
391
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesoría y
capacitación equipo de ventas. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
características y especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la asesoría correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en
una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el producto(s) indicado ante su requerimiento.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las características y
especificaciones de los productos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa. PUNTO FINAL: Programación de actividades conjuntas.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: �
1.9 RIESGOS:
� Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y ventajas.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Programación de capacitación y actualización de información sobre productos. 1.11 OBSERVACIONES.
392
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EQUIPO DE VENTA
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar la lista de los productos comercializados
Subgerente Administrativa X
2 Analizar el nivel de conocimiento de los productos y sus especificaciones
Subgerente Administrativa X
3 Establecer requerimientos de información
Subgerente Administrativa X
4 Asistir al lanzamiento de nuevos productos
Subgerente Administrativa X
5 Solicitar mayor información de los productos y/o actualización de la información
Subgerente Administrativa X
6 Conocer las especificaciones de los productos
Subgerente Administrativa X
7 Indagar sobre las ventajas del nuevo producto
Subgerente Administrativa X
8 Verificar su diferenciación de los demás productos
Subgerente Administrativa
X
9 Mantener comunicación con el proveedor
Subgerente Administrativa X
10 Programar asesoría y capacitación conjunta con el proveedor para el equipo de ventas
Subgerente Administrativa X
393
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitación de asesoría muy especializada
para clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Tramitar asesorías para clientes. 2.5 GENERALIDADES: La tramitación de asesoría muy especializada para los
clientes permite mantener la comunicación y trabajo conjunto con los proveedores y de esta manera garantizar las satisfacción de las necesidades de los clientes.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesoría muy especializada para los clientes. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 2.9 RIESGOS:
� Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor. � No satisfacción de los requerimientos del cliente.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Acompañamiento de la asesoría. 2.11 OBSERVACIONES.
394
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Identificar necesidad del cliente Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
2 Establecer contacto con el proveedor
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
3 Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
4 Conocer asignación del asesor del proveedor
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
5 Acompañar al cliente durante la asesoría
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
6 Establecer satisfacción de las necesidades del cliente
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa
X
395
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión contable. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Manejar la información contable de la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La gestión contable brinda la información financiera que
permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al conocimiento de datos reales a cerca de los recursos económicos y los estados financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o pérdida generada.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Información financiera. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informes. 1.7 RIESGOS:
� Errores de registro de información. � Cuentas cruzadas. � Estados financieros falsos.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro, revisión y verificación de la información contable.
396
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN CONTABLE Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad Auxiliar Contable o de
Nómina
2 Registro de consignaciones Contabilidad Auxiliar Contable o de
Nómina
3 Cuadre y revisión de la caja Contabilidad Auxiliar Contable o de
Nómina
4 Registro de reembolso de caja menor
Contabilidad Auxiliar Contable
5 Conciliación bancaria Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina
6 Revisar cuenta con clientes y proveedores
Contabilidad Auxiliar Contable o de
Nómina
7 Revisión de la cartera de la empresa
Contabilidad Auxiliar Contable
8 Cancelación de anticipos de clientes
Contabilidad Auxiliar Contable
9 Manejo de información contable y general de las sucursales
Contabilidad Auxiliar Contable
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable
11 Documentación e informes requeridos por entidades estatales
Contabilidad Auxiliar Contable
397
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en
los diferentes bancos. 1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con
el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las obligaciones contraídas con proveedores y acreedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de
dinero de la empresa en bancos.
1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa
disponible en los bancos.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Relación de saldos de bancos y general.
1.9 RIESGOS:
� Consulta por personal no autorizado. � Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos. � Filtración de la información.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Manejo de clave para acceder a la información.
1.11 OBSERVACIONES.
398
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer comunicación con los bancos vía Internet o telefónica
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
2 Internet: Ingresar a la página Web del banco y digitar la clave.
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
3 Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior.
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
4 Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
5 Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
6 Revisar y anotar el # de los cheques para guardar consecutividad
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
7 Totalizar el saldo de cada uno de los bancos
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
8 Consolidar el saldo de todos los bancos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
9 Relacionar los saldos de cada banco y el general
Auxiliar Contable
Contabilidad X
10 Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
399
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Nómina. 2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas. 2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las
mismas y respalda el manejo de la información de los bancos. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada. PUNTO FINAL: Revisión que la consignación corresponda al banco donde
se envía.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: � Formato de registro del software.
2.9 RIESGOS:
� Consignación faltante de registro. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación del registro de las consignaciones. 2.11 OBSERVACIONES.
400
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
REGISTRO DE CONSIGNACIONES Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Verificar consignación realizada Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
2 Señalar en el cuaderno de bancos Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Registrar en el paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Colocar a la consignación sello de contabilizado
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Registrar con fecha de consignación y con fecha de registro en caja
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Revisar que la consignación corresponda al banco donde se envía
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
401
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisión de la caja. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 3.4 OBJETIVO: Verificación y control de los cuadres de caja. 3.5 GENERALIDADES: La revisión y verificación de los cuadres de caja permite
conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la información real o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las reportadas.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisión y cuadre de la caja. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos). PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la
información con contabilidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de cuadre de caja. 3.9 RIESGOS:
� Descuadre de caja. � No determinación de las razones de las diferencias encontradas.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES.
402
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos)
Auxiliar Contable Contabilidad X
2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
3
Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno de bancos y marcarlas para no volverlas a ingresar
Auxiliar Contable Contabilidad X
4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X
5
Determinar cuales comprobantes de egreso no están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago efectuado
Auxiliar Contable Contabilidad X
6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X
7 Determinar la necesidad de reembolso
Auxiliar Contable Contabilidad X
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X
9 Pasar los gastos a nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor
Auxiliar Contable Contabilidad X
10 Archivar los demás documentos Auxiliar Contable Contabilidad X
11 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad
Auxiliar Contable Contabilidad X
12 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad
Auxiliar Contable Contabilidad X
13 Ingresar al software por paquete comercial
Auxiliar Contable Contabilidad X
14 Hacer interfase de recibos de caja y de ventas, para cuadrar la caja
Auxiliar Contable Contabilidad X
15 En el sistema por contabilidad, subir las interfases
Auxiliar Contable Contabilidad X
16 Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema
Auxiliar Contable Contabilidad X
17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
18 Pasar documento del cuadre a Cajera
Auxiliar Contable Contabilidad X
403
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor. 4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y
desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja. PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa
al sistema. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Nota de contabilidad de los gastos. 4.9 RIESGOS:
� Registro de reembolso desfasado. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro del reembolso de dinero para caja menor. 4.11 OBSERVACIONES.
404
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
REGISTRO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Código: Página
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Acumular los gastos diarios y sus facturas
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Revisar diligenciamiento y autorización de los gastos
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4
Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día con la fecha de la tirilla entregada por Cajera
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5
Ir adicionando a la nota los gastos diarios e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Imprimir la nota contable Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Elaborar comprobante de egreso por el valor del costo del reembolso
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
9 Confrontar la información y realizar las correcciones necesarias
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
10 Adicionar el valor a la cuenta de gastos asumidos cuando la factura sea ingresada
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Colocar sello de contabilizada a la nota cuando sea ingresada al sistema
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
12 Pegar las facturas en hojas de block Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
13 Archivar nota con facturas Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
14 Desembolsar dinero para caja menor
Auxiliar Contable
Contabilidad X
15 Iniciar nueva nota de contabilidad Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
405
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliación bancaria. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina. 5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos. 5.5 GENERALIDADES: La conciliación bancaria permite conocer el valor cobrado por
los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con las cuentas de la empresa el mes anterior.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios. PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Extractos bancarios. � Formato de conciliación bancaria. � Libro de bancos.
5.9 RIESGOS: � Inadecuado registro del valor de la consignación. � Registro de la información en el libro de bancos equivocado.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación y registro de la información. 5.11 OBSERVACIONES.
406
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CONCILIACIÓN BANCARIA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web de la entidad
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
2 Revisar los impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes de cada banco.
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
3 Registrar la información en formato de Excel (predefinido)
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
4 Calcular uno a uno los ítems para cada banco y totalizarlos
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
5 Elaborar nota de contabilidad con la fecha del último día del mes en conciliación
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
6 Registrar la nota Auxiliar
Contable o de Nómina
Contabilidad X
7 Imprimir borrador del libro de bancos
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
8 Comparar extracto del banco con la información del libro impreso
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
9 Verificar concordancia de la información del extracto
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
10
Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomalía, cuando la información no coincida
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
11 Cuando la información no presente inconsistencia: diligenciar formato de conciliación bancaria
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
12 Archivar conciliación en la carpeta del banco respectivo
Auxiliar Contable o de Nómina
Contabilidad X
13 Imprimir libro de bancos Auxiliar
Contable o de Nómina
Contabilidad X
14 Archivar libro Auxiliar
Contable o de Nómina
Contabilidad X
407
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores. 6.5 GENERALIDADES: La revisión de las cuentas con los clientes y proveedores
permite establecer la cuantía adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes necesarios.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Información y ajuste de cuentas con clientes y
proveedores. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores
solicitando información. PUNTO FINAL: Información y Ajustes. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Relación de pagos y cuantía adeuda. � Documento de información de la cuenta.
6.9 RIESGOS: � Descuadre de la cuantía adeudada. � Inconvenientes y generación de conflictos.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS: � Registro y verificación de la información.
6.11 OBSERVACIONES.
408
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
CLIENTES
1 Recibir petición de información del estado de la cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente)
Asesor Comercial o
cliente Comercial X
2 Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores
Asesor Comercial
Comercial X
3 Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4 Confrontar cuantía adeudada y pagos realizados
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5 Establecer diferencias Auxiliar
Contable Contabilidad X
6 Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas
Auxiliar Contable
Contabilidad X
7
Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefónicamente
Auxiliar Contable
Contabilidad X
PROVEEDOR Contabilidad
8
Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando información sobre facturas canceladas y la fecha de pago
Auxiliar Contable
Contabilidad X
9 Consultar los pagos realizados Auxiliar
Contable Contabilidad X
10 Imprimir información de la cuenta cuando se trata de varias facturas
Auxiliar Contable
Contabilidad X
11 Revisar la cuenta confrontando la información con las facturas del archivo
Auxiliar Contable
Contabilidad X
12 Solicitar a proveedores el estado de la cuenta de la empresa
Auxiliar Contable
Contabilidad X
13 Recibir informe Auxiliar
Contable Contabilidad X
14 Verificar los saldos con los proveedores
Auxiliar Contable Contabilidad X
15 Efectuar los ajustes necesarios Auxiliar
Contable Contabilidad X
409
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión cartera de la empresa. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuantía adeudada a la
empresa. 7.5 GENERALIDADES: La revisión de la cartera actúa como mecanismo de control ya
que otorga información del comportamiento de pago, detección de errores, y determinación del valor total adeudado por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por
los clientes. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al software. PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informe de cartera. 7.9 RIESGOS:
� Descuadre de la cuantía adeudada. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro y verificación de la información impresa y del software. 7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta cuando el recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
410
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software Asesor
Comercial o cliente
Comercial X
2 Seleccionar la información de cartera
Asesor Comercial
Comercial X
3 Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4 Verificar la concordancia de la información
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5 Señalar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Establecer en lo posible las causas por las que las cuentas de los clientes no cuadran
Auxiliar Contable
Contabilidad X
7 Totalizar la cartera de la empresa Auxiliar
Contable Contabilidad X
411
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de anticipos de clientes. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados. 8.5 GENERALIDADES: 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos. PUNTO FINAL: Verificación de la cancelación de las facturas. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 8.9 RIESGOS:
� Cancelación de factura equivocada. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro y verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES.
412
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir de Director de Cartera la relación de los anticipos de los clientes
Auxiliar Contable
Contabilidad X
2 Ingresar al sistema Auxiliar
Contable Contabilidad X
3 Consultar la información de los clientes
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4 Establecer las facturas a cancelar Auxiliar
Contable Contabilidad X
5 Visualizar en pantalla las facturas del cliente
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera
Auxiliar Contable
Contabilidad X
7 Verificar la cancelación de las facturas
Auxiliar Contable
Contabilidad X
413
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de información contable y general de
las demás sucursales. 9.2 MARCO NORMATIVO. 9.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la información contable y general de la empresa. 9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formación contable y general de las
sucursales conlleva a la consolidación de la información financiera de la empresa permitiendo la determinación de los aspectos más relevantes y el planteamiento de las estrategias organizacionales.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidación de la información financiera. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos. PUNTO FINAL: Revisión y ajuste. 9.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 9.9 RIESGOS:
� Informes no ajustados a la información del software. 9.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información. 9.11 OBSERVACIONES.
414
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Mantener contacto permanente con las sucursales
Auxiliar Contable
Contabilidad X
INFORMACIÓN CONTABLE
2 Recibir de las sucursales los listados de cartera e informes contables
Auxiliar Contable
Contabilidad X
3 Revisar y confrontar la información de los listados y la contable
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4
Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicándose y preguntando a la persona indicada
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5 Recibir información y documentación de los movimientos realizados en las sucursales
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Informar los gastos generados en las demás sucursales y que corresponden a cada una
Auxiliar Contable
Contabilidad X
7 Revisar y efectuar los ajustes necesarios
Auxiliar Contable
Contabilidad X
DOCUMENTOS
8 Recibir de las sucursales los formatos de bancos, Cámara de Comercio, Industria y comercio, etc.
Auxiliar Contable
Contabilidad X
9 Diligenciar los documentos o solicitar esta labor a Auxiliar General
Auxiliar Contable
Contabilidad X
10 Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales
Auxiliar Contable
Contabilidad X
11 Solicitar el envío de los documentos por correo a cajera
Auxiliar Contable
Contabilidad X
12 Enviar los documentos a la sucursal respectiva
Cajera Comercial X
415
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario. 10.5 GENERALIDADES: 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario. PUNTO FINAL: Ajustes. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informe de compras a proveedores. � Informe costo de inventario.
10.9 RIESGOS:
� 10.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro y verificación de la información registrada en contabilidad. 10.11 OBSERVACIONES.
416
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Realizar interfase del costo de inventario
Auxiliar Contable
Contabilidad X
2 En el software: Retirar información y colocarla en la cuenta correcta
Auxiliar Contable
Contabilidad X
3 Imprimir información del costo del inventario
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4 Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5
Si se presentan diferencias en la información : � Imprimir información de las
compras realizadas a cada uno de los proveedores
� Comparar la información de las compras con la registrada en comercial
� Realizar los ajustes necesarios
Auxiliar Contable
Contabilidad X
417
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentación e informes requeridos por
entidades estatales. 11.2 MARCO NORMATIVO. Legislación vigente. 11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado. 11.5 GENERALIDADES: La documentación e informes requeridos por las entidades
estatales se diligencian para todas las sucursales. 11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes. PUNTO FINAL: Envío de los documentos e informes. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Informes y documentos. 11.9 RIESGOS:
� Vencimiento del plazo para la presentación de los informes. � Multas por no entrega de la documentación.
11.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de las fechas de presentación de los informes y revisión del diligenciamiento de los mismos.
11.11 OBSERVACIONES.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a que siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances.
418
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M A
1 Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades
Auxiliar Contable
Contabilidad X
2 Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la página Web
Auxiliar Contable
Contabilidad X
3 Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero.
Auxiliar Contable
Contabilidad X
MEDIOS MAGNÉTICOS (DIAN) Contabilidad
4 Ingresar al software por información fiscal
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5 Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Amarrar los formatos a cada una de las cuentas que se manejan a la empresa
Auxiliar Contable
Contabilidad X
7 Verificar los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
8 Imprimir el listado del plan de cuentas Auxiliar
Contable Contabilidad X
9 Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
10 Imprimir un listado de los formatos Auxiliar
Contable Contabilidad X
11
Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo
Auxiliar Contable
Contabilidad X
12
Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc.
Auxiliar Contable
Contabilidad X
13
Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer digito de verificación a colocar a cada cliente
Auxiliar Contable
Contabilidad X
14
Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la DIAN
Auxiliar Contable
Contabilidad X
419
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M A
15 Realizar actualización automática de medios
Auxiliar Contable
Contabilidad X
16
Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas)
Auxiliar Contable
Contabilidad X
17
Revisar que cada concepto contenga la información necesaria, en caso de que falte algún dato, este debe ingresarse por medios manuales
Auxiliar Contable
Contabilidad X
18 Generar listado final Auxiliar
Contable Contabilidad X
19 Ingresar a la página Web de la DIAN Auxiliar
Contable Contabilidad X
20 Empezar a transmitir la información vía Internet adicionando los formatos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
21 Si se presentan inconvenientes: Revisar la información de los clientes y realizar las correcciones necesarias
Auxiliar Contable
Contabilidad X
22 Enviar la información, cuando los formatos sean habilitados
Auxiliar Contable
Contabilidad X
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
23 Bajar de Internet el formato para reporte de la información
Auxiliar Contable
Contabilidad X
24
Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes
Auxiliar Contable
Contabilidad X
25
Contar o solicitar la información de: � Total de empleados. � Número de hombres y mujeres. � Total de los sueldos por
departamentos. � Cantidad de artículos que se venden. � Cantidad de artículos devueltos. � Productos comprados y su costo. � Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de ventas y administración.
Auxiliar Contable
Contabilidad X
26 Diligenciar toda la información en cada uno de los anexos de la superintendencia
Auxiliar Contable
Contabilidad X
27
A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente)
Auxiliar Contable
Contabilidad X
28 Enviar el informe físicamente Auxiliar
Contable Contabilidad X
420
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nómina. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados. 1.4 GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que
laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecución de sus labores.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande (soporte de pago de los empleados).
1.7 RIESGOS:
� Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios. � Billetes falsos. � Pagar mayor o menor valor al personal.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la vinculación de cada persona a la empresa. � Revisión de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados. � Revisión de los billetes.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
NÓMINA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Liquidación de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
2 Pago de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 Liquidación de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nómina
5 Interfase de Nómina Contabilidad Auxiliar Contable
421
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de nómina. 1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas. 1.5 GENERALIDADES: La liquidación de nómina estima la cantidad de dinero que la
empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecución de sus labores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la cuantía total que se debe
pagar a los empleados de la empresa por concepto de nómina. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa. PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista de pago de nómina en formato grande (original y borrador) y pequeño 1.9 RIESGOS:
� Error de liquidación de la nómina. � Cálculo errado de las deducciones o adiciones.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. � Revisión de los cálculos, deducciones, etc.
1.11 OBSERVACIONES.
422
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M Q
1 Consultar la base de datos de los empleados de la empresa
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Verificar datos y vinculación del personal
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Deducir préstamo, cuotas o afiliaciones
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
LIQUIDACIÓN PAGO EN SEGUNDA QUINCENA DEL MES
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Efectuar descuento para salud y pensión
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Adicionar Auxilio de Transporte para personas que devenguen hasta dos SMLV
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Consultar y liquidar horas extras a empleados del Área de Bodega
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Realizar los cálculos necesarios Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
9 Establecer cuantía a pagar a cada empleado
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
10 Imprimir borrador de la lista de pago de nómina
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Revisar y verificar la información Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
12 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
13 Imprimir lista de pago de nómina en formato grande (soporte de pago) y pequeño (colilla de pago)
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
14 Totalizar el valor de la nómina Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
15 Informar el valor de la nómina a Cajera
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
423
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nómina. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario. 2.5 GENERALIDADES: El pago de la nómina se realiza en efectivo dentro de las
instalaciones de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación el dinero correspondiente al salario
devengado por los empleados. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa. PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nómina). 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Lista o formato de pago de nómina. 2.9 RIESGOS:
� Pérdida de dinero. � Errores en el pago a los empleados.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los billetes. � Verificación de liquidación y cantidad a pagar a los empleados. � Firma de formato de pago de nómina.
2.11 OBSERVACIONES.
424
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.
PAGO DE NÓMINA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M Q
1 Recibir de Cajera el dinero Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
2 Contar el dinero y revisar los billetes Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Esperar a completar el dinero correspondiente al valor total de la nómina
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Disponer el dinero para el pago a los empleados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Recibir en la oficina una persona a la vez
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Consultar la lista de pago de nómina Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
7 Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Entregar el dinero y colilla de pago al empleado
Auxiliar de Nómina Contabilidad
X
9 Otorgar las explicaciones o respuestas a los interrogantes sobre el salario recibido
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
10 Hacer firmar la lista de pago de nómina (formato grande)
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Archivar formato de pago Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
425
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales. 3.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo de Trabajo. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley. 3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet
por medio de un operador contratado para tal fin. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes. PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de pago único. � Formato de pago de aportes a cada entidad. � Formato de pago efectuado por el operador contratado.
3.9 RIESGOS:
� Error de liquidación de los aportes. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información. � Grabación de la información. � Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
3.11 OBSERVACIONES.
426
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PAGO DE PARAFISCALES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Provisión de pago de aportes Auxiliar
Contable Contabilidad X
2 Revisar provisión en el sistema y liquidación interna
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Realizar liquidación interna Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
4 Imprimir listado de aportes a las entidades
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Comparar información impresa con la provisión del sistema
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
7 Ingresar a la página Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Diligenciar formato de pago único Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
9 Guardar información si el pago se realizará después
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
10 Asignar # de cuenta para realizar el pago
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Imprimir formato de pago único Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
12 Consultar autoliquidaciones de la página Web del operador 24 horas después de efectuar el pago
Auxiliar de Nómina
Contabilidad
X
13 Imprimir por entidad los aportes cancelados a cada una de ellas
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
14 Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
15 Imprimir documento soporte del pago efectuado arrojado por la página del operador
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
16 Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
427
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de vacaciones. 4.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones. 4.5 GENERALIDADES: La liquidación de las vacaciones otorga al empleado el
reconocimiento del dinero generado por la prestación de sus servicios durante un año cumplido, causándose para un periodo de quince días.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación a los empleados del dinero
correspondiente a las vacaciones. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software. PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de liquidación de vacaciones. � Comprobante de egreso.
4.9 RIESGOS: � Errores de liquidación. � No realizar los descuentos del periodo.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de los cálculos de la liquidación y los descuentos a realizar.
4.11 OBSERVACIONES.
428
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de nómina (software)
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Revisar y realizar los descuentos pertinentes del periodo
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Imprimir borrador de la liquidación realizada en el sistema
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Efectuar el cálculo manual de la liquidación
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
5 Comparar liquidación del sistema con la calculada manualmente
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Realizar los ajustes que sean necesarios
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Imprimir original de la liquidación Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
Nómina Contabilidad
X
9 Pasar comprobante de egreso a caja para su pago
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
10 Informar a la persona los descuentos realizados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Pagar el valor de las vacaciones Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
429
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nómina. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina. 5.5 GENERALIDADES: La interfase de nómina permite establecer la cuantía de
dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contraídas con los empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales, etc.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación del dinero correspondiente a las
obligaciones generadas por la nómina de la empresa. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software. PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nómina. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de liquidación de vacaciones, primas, cesantías, parafiscales. � Comprobante de egreso.
5.9 RIESGOS:
� Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 5.11 OBSERVACIONES
430
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
INTERFASE DE NÓMINA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando
Auxiliar Contable
Contabilidad X
2 Corregir las cuentas de provisión por liquidación de contratos y vacaciones pagadas
Auxiliar Contable Contabilidad X
3
Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado pendiente en el periodo anterior
Auxiliar Contable
Contabilidad X
4 Expedir los certificados de retención de salarios
Auxiliar Contable
Contabilidad X
5
Entregar los certificados de retención de salarios a la Auxiliar de Nómina para que los haga firmar de los empleados
Auxiliar Contable
Contabilidad X
6 Guardar los certificados en la declaración de renta
Auxiliar Contable
Contabilidad X
431
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestión de caja. 1.4 GENERALIDADES: 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación y control de actividades de caja. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Recibos de caja. � Facturas � Cuadre de caja. � Tirilla de cuadre de caja.
1.7 RIESGOS:
� Descuadres de caja. � Pérdida de dinero.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
MANEJO DE CAJA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Cuadre de caja Comercial Cajera
2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera
3 Administrar la caja menor Comercial Cajera
4 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo
Comercial Cajera
5 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja
Comercial Cajera
6 Cheques devueltos Comercial Cajera
7 Recepción pago del cliente Comercial Cajera
432
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Cajera. 1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja. 1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el
monto del dinero recaudado en el día y la destinación del mismo. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa
disponible en los bancos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato manual del cuadre de caja. 1.9 RIESGOS:
� Descuadre de caja. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la información reportada. 1.11 OBSERVACIONES.
433
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE DE CAJA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer cuantía de las ventas de contado
Cajera Comercial X
2 Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema
Cajera Comercial X
3
Diligenciar formato del cuadre del día: valor de venta, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones
Cajera Comercial X
4 Revisar formato manual del cuadre de caja
Cajera Comercial X
5 Efectuar los cálculos necesarios y sacar una relación del valor total (tirilla)
Cajera Comercial X
6 Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Cajera Comercial X
7 Recibir el formato revisado por Auxiliar contable
Cajera Comercial X
8 Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre
Cajera Comercial X
9 Anotar en la nueva hoja del cuadre del día el número consecutivo de recibo de caja y consignación
Cajera Comercial X
10 Revisar, firmar y archivar formato de cuadre de caja Cajera Comercial X
434
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Cajera. 2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado. 2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depósito de dinero. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja. PUNTO FINAL: Depósito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o
consignación en cuenta de la empresa. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Consignaciones. 2.9 RIESGOS:
� Pérdida de dinero. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 2.11 OBSERVACIONES.
435
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
MANEJO DEL DINERO EN CAJA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir el dinero en efectivo que ingresa a caja
Cajera Comercial X
2 Contar el dinero en efectivo acumulado en caja
Cajera Comercial X
3
Informar a Auxiliar Contable la cuantía de dinero recaudado cuando la suma supera el monto establecido para su manejo
Cajera Comercial X
4 Esperar autorización e indicaciones Cajera Comercial X
GUARDAR EN CAJA FUERTE
5 Dirigirse a área de contabilidad Cajera Comercial X
6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X
7 Contar nuevamente el dinero y verificar su autenticidad
Auxiliar Contable
Contabilidad
X
8 Depositar el dinero en caja fuerte Auxiliar
Contable Contabilida
d X
PAGO A PROVEEDORES
9 Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados
Cajera Comercial X
10 Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor
Cajera Comercial X
11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X
CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA EMPRESA
12 Consignar en cuenta de bancos de la empresa
Cajera Comercial X
13 Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados
Cajera Comercial X
14 Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada
Cajera Comercial X
15 Efectuar la consignación Cajera Comercial X
436
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración caja menor. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Cajera. 3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor. 3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la
entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y demás ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelación de compras de baja cuantía.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor. PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos
a contabilidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Relación de gastos. 3.9 RIESGOS:
� Pérdida de dinero. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 3.11 OBSERVACIONES.
437
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir reembolso del dinero de caja menor
Cajera Comercial X
2 Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado
Cajera Comercial X
3 Entregar recibo de gastos y dinero al empleado
Cajera Comercial X
4 Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos
Cajera Comercial X
5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X
6 Informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad
Cajera Comercial X
7
Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor
Cajera Comercial X
438
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Cajera. 4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal. 4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de
control de los mismos y permite contablemente registrar la información de los egresos de dinero generados por las actividades desempañadas por los integrantes de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de
autorización de los gastos. PUNTO FINAL: Archivo de los documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas y recibos de gastos. � Relación de los gastos. � Comprobante de egreso.
4.9 RIESGOS:
� Pérdida de facturas, recibos, dinero. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación del diligenciamiento de los documentos. 4.11 OBSERVACIONES.
439
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos
Cajera Comercial X
2 Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos
Cajera Comercial X
3 Verificar el gasto Cajera Comercial X
4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X
5 Generar relación de los gastos Auxiliar
Contable Contabilidad X
6 Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización
Cajera Comercial X
7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X
8 Verificar la autorización de los gastos por Director de Cartera
Cajera Comercial X
9 Revisar la numeración de los recibos de gasto
Cajera Comercial X
10
Consultar el # del recibo de gasto y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, señalar con una pequeña marca
Cajera Comercial X
11 Revisar el diligenciamiento de los documentos
Cajera Comercial X
12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X
13
Efectuar el cuadre del día anterior (devolución del dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado)
Cajera Comercial X
14 Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos
Cajera Comercial X
440
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
15
En caso de que haya sobrado dinero: recibir el dinero devuelto por la persona De lo contrario: establecer la cuantía a pagar y realizar el pago de la suma adeudada
Cajera Comercial X
16 Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregada
Cajera Comercial X
17 Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso
Cajera Comercial X
18 Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto
Cajera Comercial X
19 Ordenar los gastos según su tipo Cajera Comercial X
20 Enviar documentos a contabilidad para su archivo
Cajera Comercial X
441
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Cajera. 5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos. 5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado
con la elaboración de recibos de caja, consignaciones y otros. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboración de documentos. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los
documentos. PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de consignación. � Recibos de caja. � Formatos de gastos.
5.9 RIESGOS:
� Pérdida de dinero. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 5.11 OBSERVACIONES. El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeño de las funciones de cu cargo.
442
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
CONSIGNACIONES
1 Recibir de Auxiliar Contable cheques y autorización y o petición de elaboración de consignación
Cajera Comercial X
2 Diligenciar formato de consignación de respectivo banco
Cajera Comercial X
3 Entregar a mensajero cheque y formato de consignación
Cajera Comercial X
4 Enviar copia de consignación a Auxiliar Contable Cajera Comercial X
5 Archivar copia de la consignación Auxiliar
Contable Contabilidad X
RECIBOS DE CAJA
6 Ingresar al sistema cuantía de los cheques y efectivo recaudado
Cajera Comercial X
7 Realizar registro de los movimientos (flujo de caja) Cajera Comercial X
8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X
9 Revisar los recibos Cajera Comercial X
10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X
11 Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende el recaudo
Cajera Comercial X
12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X
RECIBOS DE GASTO
13 Recibir petición del dinero para sufragar gastos
Cajera Comercial X
14 Entregar recibo de gasto a la persona solicitante
Cajera Comercial X
15
Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # recibo y nombre de la persona solicitante
Cajera Comercial X
443
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Cajera. 6.4 OBJETIVO: Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras. 6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolución de los cheques permite establecer
comunicación con el cliente para buscar una pronta solución de la situación o inconveniente presentado.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades
financieras. PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Nota de devolución de cheques. 6.9 RIESGOS:
� No comunicación con clientes. � Pérdida del cheque.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Comunicación con el cliente. � Registro de la devolución del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
444
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
MANEJO DEL DINERO EN CAJA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir cheques devueltos entregados por mensajero
Cajera Comercial X
2 Informar al Asesor Comercial: cliente y causal, y a Auxiliar Contable: cliente, causal y vendedor
Cajera Comercial X
3 Establecer comunicación con el cliente Asesor
Comercial Comercial X
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
5 Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal
Cajera Comercial X
6 Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados
Cajera Comercial X
7 Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente
Cajera Comercial X
445
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción pago del cliente. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Cajera. 7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la
empresa. 7.5 GENERALIDADES: La recepción del pago de la obligación del cliente se realiza
en efectivo o cheque. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción de dinero, consignación o cheques. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente. PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Recibo de cancelación de deuda. 7.9 RIESGOS:
� Billetes falsos. � Cobrar menor valor al registrado en la factura. � Errores en la devolución del dinero sobrante.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes recibidos. � Relación de las consignaciones. � Archivo de copia de factura.
7.11 OBSERVACIONES.
446
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuantía Cajera Comercial X
5 Informar el valor total de la compra al cliente
Cajera Comercial X
6 Recibir el dinero Cajera Comercial X
7 Revisar y verificar la autenticidad de los billetes
Cajera Comercial X
8 Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias
Cajera Comercial X
9 Entregar tres copias de la factura al cliente
Cajera Comercial X
10 Devolver el dinero sobrante, si es el caso
Cajera Comercial X
11 Archivar una copia de la factura en caja
Cajera Comercial X
CHEQUES
12 Recibir cheques o copia del formato de consignación
Cajera Comercial X
13 Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario
Cajera Comercial X
14 Informar de los cheques recibidos a Auxiliar Contable
Cajera Comercial X
15 Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelación de la deuda
Cajera Comercial X
447
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nómina). 1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de
protección personal y dotación. 1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y
proteger la integridad física de los integrantes de la empresa buscando la búsqueda la minimización de los accidentes de trabajo.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimización de los factores y accidentes de
trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de entrega de elementos de protección personal y dotación. 1.7 RIESGOS:
� Accidentes de trabajo. � Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación. � Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: � Verificación y seguimiento del uso de los elementos de protección y uniformes.
1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la
causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.
448
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SALUD OCUPACIONAL Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
Contabilidad Auxiliar de Nómina
a Determinación de los elementos a comprar
Contabilidad Auxiliar de Nómina
b Cotización y selección del proveedor
Contabilidad Auxiliar de Nómina
c Recepción y entrega de los elementos
Contabilidad Auxiliar de Nómina
2 DOTACIÓN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nómina
3 BOTIQUÍN Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nómina
a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina
b Sistematizar el reporte de los accidentes
Contabilidad Auxiliar de Nómina
c Registrar las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo
Contabilidad Auxiliar de Nómina
d Tramitar la liquidación de la incapacidad Contabilidad Auxiliar de Nómina
449
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de los elementos de Protección
Personal. 1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la
protección de su integridad física en el desarrollo de las actividades encomendadas.
1.5 GENERALIDADES: La dotación de elementos de protección personal se
constituye en el medio para garantizar la protección de la persona ante eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeño de la labor, por ello se hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega porte los elementos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilización de los implementos y minimización de
los accidentes de trabajo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar. PUNTO FINAL: Recepción y entrega de los elementos de protección. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de entrega de elementos. 1.9 RIESGOS:
� Inadecuada elección de elementos. � Mala calidad de los elementos de protección personal.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Registro y firma del formato de entrega de los elementos. 1.11 OBSERVACIONES.
450
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
DOTACIÓN DE IMPLEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
a DETERMINACIÓN DE LOS ELEMENTOS A COMPRAR
1 Revisar o recibir información del estado de los elementos
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Confirmar el estado de los elementos
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Calcular las cantidades existentes de cada producto
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
4 Establecer la cantidad a comprar si se requieren los elementos
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
b COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
5 Evaluar la calidad de los productos del proveedor anterior
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
6
� Buscar nuevo proveedor si se requiere
� Consultar los proveedores de los productos
� Solicitar información del precio de los productos si cumple con los normas del ministerio, de lo contrario finalizar comunicación
� Evaluar la información y pociones ofrecidas
� Elegir la mejor opción
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
7 Consultar las políticas de compras de la empresa
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Efectuar el pedido Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
c RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
X
9 Recibir los elementos de protección enviados por el proveedor
Auxiliar de Nómina
Contabilidad
10 Verificar que los elementos correspondan a los solicitados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11
Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, valor y fecha de recepción
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
451
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
12 Organizar y disponer los elementos para la entrega
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
13 Diligenciar formato de entrega Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
14 Realizar entrega oficial de los elementos de protección y dotación
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
15 Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos
Auxiliar de Bodega
Bodega X
16 Firmar el formato de entrega Auxiliar de
Bodega Bodega X
17 Archivar el formato de entrega Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
18 Botar los elementos viejos (deteriorados)
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
452
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Uniformes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo de Trabajo. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificación de las personas vinculadas a la empresa. 2.5 GENERALIDADES: La dotación de uniformes permite brindar a las personas
vinculadas a la empresa los elementos de identificación que les acrediten como integrantes de la compañía, adicionalmente de convertirse en implementos que adicionan protección a su integridad física.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal. PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotación. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de tallas. � Formato de entrega de dotación.
2.9 RIESGOS
� Compra de productos de baja calidad. � Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor
desarrollada. � Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS
� Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.).
� Verificación del equipamiento del botiquín. 2.11 OBSERVACIONES
453
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
DOTACIÓN DE UNIFORMES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Consultar fecha de dotación de uniforme
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Establecer los tallajes requeridos Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Imprimir formato para recopilación de tallas
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
4 Entregar formato a los empleados para que lo diligencien
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Anotar en el formato talla de pantalón, camisa, zapatos, delantal.
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Verificar las tallas Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
7 Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas informadas por los empleados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Realizar pedido al proveedor Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
9 Recibir los uniformes enviados por el proveedor
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
10 Imprimir formato de entrega de dotación
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
11 Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
12 Anotar las cantidades entregadas a cada empleado
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
13 Firmar formato de entrega Personal de Bodega y Mensajero
Bodega X
14 Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
454
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Botiquín. 3.2 MARCO NORMATIVO 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el
botiquín del planta y de los vehículos de la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La dotación de botiquín con los elementos necesarios para
atender una emergencia, es uno de los recursos mínimos con los que debe contar tanto la empresa como los vehículos vinculados a la misma para la solución de eventualidades en las que se vea involucrada la integridad física de la persona.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiquín con los elementos
necesarios. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento
de dotación del botiquín. PUNTO FINAL: Verificación de la dotación del botiquín con los elementos
necesarios. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Factura de compra de implementos y medicamentos. 3.9 RIESGOS:
� Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.).
� Verificación del equipamiento del botiquín. 3.11 OBSERVACIONES.
455
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir la observación de requerimiento de dotación del botiquín
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Listar los medicamentos y elementos faltantes
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Solicitar los medicamentos y elementos a droguería
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Recibir los elementos pedidos Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
6 Equipar el botiquín de planta y entregar los elementos para el botiquín del vehículo al conductor
Auxiliar de Nómina Contabilidad X
7 Verificar la dotación del botiquín Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
456
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4a. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo. 4a.2 MARCO NORMATIVO. 4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa. 4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de
presentarse. 4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al
trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este encomendadas.
4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales. 4a.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad. 4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Copia del reporte de accidente. 4a.9 RIESGOS:
� No información del accidente de trabajo. 4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Consulta de la página Web de la ARP contratada. 4a.11 OBSERVACIONES.
457
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X
2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X
3
Ante accidente grave: � Remitirse inmediatamente a la
clínica � Al regresar a la empresa,
dirigirse a Nómina para la sistematización del accidente.
Empleado Todas X
4
Ante accidente leve: � Informar y narrar a la Auxiliar de
Nómina lo sucedido. � Esperar y recibir copias
empresas del reporte � Dirigirse a la clínica.
Empleado Todas X
5 Accidente muy leve: solicitar a la persona encargada del botiquín elementos y/o medicamentos
Empleado Todas X
6
Si la persona recibe incapacidad: � Informar a jefe inmediato � Entregar o hacer llegar
documento de incapacidad a Auxiliar de Nómina
Empleado Todas X
7 Archivar copia del reporte y de la incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
458
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4b. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de
trabajo. 4b.2 MARCO NORMATIVO. 4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo. 4b.5 GENERALIDADES: La sistematización de los accidentes de trabajo permite
contar con la información inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.
4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos
profesionales contratada. 4b.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada. PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte. 4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Reporte del accidente de trabajo. 4b.9 RIESGOS:
� Equivocación en el registro de los datos del empleado. � No sistematización del accidente por desinformación del mismo.
4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los accidentes de trabajo reportados a la ARP. 4b.11 OBSERVACIONES
459
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ingresar a la página Web de la ARP Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
2 Digitar la calve asignada Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Diligenciar formato de la página con la información del empleado
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4
Complementar la información faltante del formato, novedades y/o información de lo ocurrido al trabajador
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Radicar el accidente Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
6 Imprimir formato de reporte diligenciado
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Fotocopiar y entregar dos copias al trabajador
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
8 Archivar una copia del reporte del accidente
Auxiliar de Nómina
Contabilidad
X
460
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad
o accidente de trabajo. 4c.2 MARCO NORMATIVO. 4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores. 4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por
enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitación de la liquidación de las mismas ante la entidad de riesgos profesionales.
4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades. 4c.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado. 4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 4c.9 RIESGOS:
� Pérdida del documento de incapacidad. 4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 4c.11 OBSERVACIONES.
461
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información y documento de incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
2 Ingresar a la página Web de la ARP Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
3 Digitar la clave asignada Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
4 Establecer la duración de la incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
5 Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
6 Tramitar la liquidación de la incapacidad si esta es mayor a tres (3) días
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del trabajador
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
462
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4d. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de la liquidación de la incapacidad. 4d.2 MARCO NORMATIVO. 4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad. 4d.5 GENERALIDADES. El trámite de la liquidación se realiza para aquellas
incapacidades superiores a tres (3) días, mediante la elaboración de carta o diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la misma.
4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad. 4d.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad. PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado. 4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Carta o formulario de autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad. 4d.9 RIESGOS
� 4d.10 CONTROLES EJERCIDOS
� Revisión del documento de incapacidad. 4d.11 OBSERVACIONES
463
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Revisar documento de incapacidad Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
2
Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Adjuntar al documento elaborado copia de la incapacidad
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Enviar documentos a la entidad Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
5 Esperar respuesta de la entidad Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
6 Recibir autorización del descuento en pago de aportes del siguiente mes o cheque
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado.
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
464
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICCIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión del Recurso Humano. 1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia. 1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La gestión del recurso humano busca la selección del
personal idóneo para el desempeño de las actividades inherentes a su cargo y participación en el logro de los objetivos institucionales.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el
desempeño eficiente de las actividades inherentes a su cargo. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Hojas de vida. � Contrato de trabajo. � Formato de liquidación de contrato de trabajo. � Carta de solicitud de vacaciones.
1.7 RIESGOS:
� Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía. � Falta de compromiso de los colaboradores. � Desmotivación de los empleados.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Aplicación de correctivos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Selección de personal Administrativa Gerente y Subgerente
2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
3 Inducción Todas Jefe inmediato
4 Asesoría y capacitación equipo de ventas
Administrativa Subgerente
5 Liquidación contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
6 Autorización y programación de vacaciones
Administrativa Gerente y Subgerente
465
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente. 1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idóneo para cada puesto de trabajo. 1.5 GENERALIDADES: La contratación de personal es el procedimiento en el cual se
busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona más idónea y que cumpla con todas las características del puesto de trabajo y realizar su respectiva vinculación a la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección de la persona que cumpla en mayor
medida los requisitos del cargo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición. PUNTO FINAL: Contratación del candidato. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Hojas de vida. � Contrato de trabajo.
1.9 RIESGOS:
� Elección incorrecta de la persona para el cargo. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la información y referencias de los aspirantes al cargo. 1.11 OBSERVACIONES.
466
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
SELECCIÓN DE PERSONAL Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal
Gerente y Subgerente
Administrativa X
2 Recibir información de solicitud de personal
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
3 Establecer comunicación con entidades o publicar el requerimiento de personal
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
4 Recibir hojas de vida Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
5 Seleccionar los candidatos Gerente y
Subgerente Contabilidad X
6 Convocar a los aspirantes Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
7 Efectuar entrevista y/o prueba técnica
Gerente y Subgerente
Administrativa X
8 Verificar referencias Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
9 Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas
Gerente y Subgerente
Administrativa X
10 Elegir al candidato Gerente y
Subgerente Administrativa X
11 Informar al candidato Auxiliar de
Nómina Contabilidad X
12 Vincular al candidato a la empresa mediante contrato de trabajo
Auxiliar de Nómina
Contabilidad X
467
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo. 2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del trabajo. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de protección social y el
contrato de trabajo. 2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de
protección social y elaborar el contrato de trabajo. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratación de nuevo personal y afiliación a las
entidades de salud. 2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa. PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la información del empleado.
2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Contrato de trabajo. � Carnet de afiliación a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantías,
Comfamiliar. � Examen médico.
2.9 RIESGOS:
� No afiliación del colaborador a alguna de las entidades. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Sistematización de la información del nuevo colaborador. � Archivo de documentos.
2.11 OBSERVACIONES.
468
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la empresa de parte del Gerente o Subgerente
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
2 Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
3 Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc.
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
4
Determinar estado civil del nuevo colaborador para indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y las de sus familiares a las entidades respectivas
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
5 Solicitar documentación adicional: fotocopias de documento de identificación, etc.
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
6
Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión, riesgos profesionales, etc., si la persona no se encuentra suscrito; de la contrario, realizar los ajustes necesarios
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
7 Tramitar cita para examen médico Auxiliar de
Nómina Administrativa X
8 Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización del examen médico
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
9 Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos
Auxiliar de Nómina Administrativa X
10 Elaborar contrato de trabajo Auxiliar de
Nómina Administrativa X
11 Pasar contrato al Gerente para su firma
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X
12 Recibir y archivar contrato y examen médico en la carpeta del colaborador
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
13 Alimentar paquete contable con la información del empleado
Auxiliar de Nómina y Gerente
Administrativa X
469
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato. 3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de
pertenencia que debe despertar hacia la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La inducción brinda al empleado nuevo, información clara
amplia de la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como de su grupo humano.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicación del personal en la compañía y
conocimiento sobre la importancia del cargo a desempeñar. 3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno organizacional. PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa.
3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 3.9 RIESGOS:
� 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Concientización de los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento.
3.11 OBSERVACIONES.
470
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
INDUCCIÓN Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional
Jefe inmediato Todas
X
2 Presentar las políticas de la empresa
Jefe inmediato Todas
X
3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas
X
4 Presentar a los compañeros de trabajo
Jefe inmediato Todas
X
5 Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo
Jefe inmediato Todas
X
6 Efectuar seguimiento de la actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa
Jefe inmediato Todas
X
471
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría y capacitación equipo de humano. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Subgerente. 4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y
motivación del personal. 4.5 GENERALIDADES: La asesoría y capacitación permanente del equipo de ventas
es una herramienta a través de la cual el personal del área comercial de la empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las características y
especificaciones de los productos y comportamiento del mercado. 4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación. PUNTO FINAL: Retroalimentación de la información.
4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 4.9 RIESGOS:
� Inasistencia a la capacitación por parte del personal. � Deserción del personal durante la capacitación. � Falta de presupuesto para la realización de la actividad.
4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Evaluación de los resultados obtenidos. 4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente, ello para mantener actualizada la información de los productos y comportamiento del sector.
472
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
ASESORÍA Y CAPACITACIÒN DEL EQUIPO HUMANO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Identificar las necesidades de capacitación
Jefe o Director de área
Todas X
2 Determinar objetivos de la capacitación
Jefe o Director de área
Todas X
3 Definir temática Jefe o Director
de área Todas X
4 Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad
Jefe o Director de área
Todas X
5 Coordinar las actividades Jefe o Director
de área Todas X
6 Establecer número de participantes o seleccionar al personal
Jefe o Director de área
Todas X
7 Determinar lugar de la capacitación
Jefe o Director de área Todas X
8
Capacitación en las instalaciones de la empresa: � Realizar la programación de
horario y fechas � Brindar herramientas el
expositor
Jefe o Director de área
Todas X
9 Capacitación fuera de la empresa: � Facilitar la asistencia de las
personas
Jefe o Director de área
Todas X
10 Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitación
Jefe o Director de área
Todas X
11 Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas
Jefe o Director de área
Todas X
12 Acompañar la capacitación y realizar seguimiento de la misma
Jefe o Director de área
Todas X
13 Evaluar los resultados Jefe o Director
de área Todas X
14 Retroalimentar los resultados de la capacitación
Jefe o Director de área
Todas X
473
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación contrato de trabajo. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 5.4 OBJETIVO: Tramitar finalización de contrato de trabajo. 5.5 GENERALIDADES: La liquidación del contrato de trabajo es el reconocimiento
que por ley se da a los empleados por la prestación de sus servicios y el desempeño de sus actividades dentro de la organización.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminación de contrato y desvinculación del
colaborador de la empresa. 5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información sobre desvinculación del colaborador. PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidación de contrato.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de liquidación de contrato. � Comprobante de egreso.
5.9 RIESGOS: � Errores en el cálculo de dinero a cancelar a la persona como liquidación.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación y revisión de los cálculos de la liquidación. 5.11 OBSERVACIONES.
474
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir información sobre desvinculación del colaborador
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
2 Establecer asuntos pendientes: prestamos, deudas, etc.
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
3 Diligenciar formato del sistema para liquidación de contrato
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
4 Verificar los descuentos parafiscales Auxiliar de
Nómina Administrativa X
5 Imprimir borrador de la liquidación Auxiliar de
Nómina Administrativa X
6 Revisar liquidación de las prestaciones sociales
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
7 Realizar cálculo manual de la liquidación
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
8 Confrontar la información arrojada por el sistema con calculada manualmente
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
9 Imprimir liquidación en original si la información es correcta, de lo contrario, realizar ajustes
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
10 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
Nómina Administrativa X
11 Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró)
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
12 Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
13 Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a la Contadora
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
14 Pasar comprobante a Cajera para su cancelación
Auxiliar Contable
Administrativa X
15 Pagar a la persona dinero por concepto de liquidación de contrato
Cajera Comercial X
475
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones. 6.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 6.4 OBJETIVO: Facilitar la programación de las vacaciones a los empleados de la
empresa. 6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los
empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado previa solicitud.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación y liquidación del periodo de
vacaciones. 6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboración de carta de solicitud de vacaciones. PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los días de sus vacaciones.
6.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Carta de solicitud de vacaciones. 6.9 RIESGOS:
� Programar periodo de vacaciones por mayor número de días. � Errores de liquidación de vacaciones por mayor o menor valor.
6.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de los días programados y los pendientes. 6.11 OBSERVACIONES.
476
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
VACACIONES Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de solicitud de programación de vacaciones
Empleado solicitante
Todas X
2 Elaborar carta de solicitud de vacaciones
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
3 Imprimir carta Auxiliar de
Nómina Administrativa X
4 Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
5 Entregar carta a Subgerente Empleado solicitante
Administrativa X
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X
7 Programar las vacaciones de los empleados
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
8 Si se requiere descontar los días antes tomados y calcular los pendientes
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
9 Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
10 Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso)
Auxiliar de Nómina
Administrativa X
477
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajería. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos. 1.4 GENERALIDADES: Mensajería se encarga de tramitar la consecución y entrega
de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las actividades de cobro y recaudo de cartera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y
recaudo. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas de compra. � Cartas, certificados, reportes, etc. � Reporte de entrega de documentos.
1.7 RIESGOS:
� Asaltos y pérdida del dinero. � Accidentes de Tránsito.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Reporte de entrega de documentos. � Verificación de la entrega de los documentos y consignaciones.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
MENSAJERÍA Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Pagos y consignaciones en bancos
Comercial Mensajero- Cobrador
2 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes
Comercial Mensajero- Cobrador
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador
4 Solicitar y entregar documentación en entidades
Comercial Mensajero- Cobrador
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
478
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos. 1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las
obligaciones contraídas por la empresa con proveedores y entidades (servicios públicos: agua, energía, aseo; teléfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y depositar dinero en las cuentas de la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contraídas y depósito de
dinero en las cuentas de la empresa y proveedores. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento al área de contabilidad de la empresa. PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas. � Cheques, consignaciones.
1.9 RIESGOS:
� Pérdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en efectivo.
� Asaltos. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y conteo del dinero recibido para los pagos. � Archivo de documentos pagados. � Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo.
1.11 OBSERVACIONES.
479
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Desplazarse al área de contabilidad de la empresa
Mensajero – Cobrador
Comercial X
2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable Mensajero –
Cobrador Comercial X
3 Contar el dinero recibido y dirigirse al área de Caja de la empresa
Mensajero – Cobrador
Comercial X
4
Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques
Mensajero – Cobrador
Comercial X
5 Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse
Mensajero – Cobrador
Comercial X
6 Consultar la información contenida en los documentos
Mensajero – Cobrador
Comercial X
7 Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto
Mensajero – Cobrador Comercial X
8 Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación
Mensajero – Cobrador
Comercial X
9 Entregar a la Cajera de la empresa, al día siguiente, los documentos de las diligencias
Mensajero – Cobrador
Comercial X
480
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes. 2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la
recuperación de la cartera adeudada por los clientes de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación o listado de recaudos a realizar. PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelación de su deuda. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Listado de recaudos a realizar. � Recibo de cancelación de la deuda del cliente.
2.9 RIESGOS:
� Pérdida de dinero por asalto o descuido. � Pérdida del listado de recaudo.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo. 2.11 OBSERVACIONES.
481
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los recaudos a realizar
Mensajero - Cobrador
Comercial X
2 Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicación del cliente
Mensajero - Cobrador
Comercial X
3 Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa
Mensajero - Cobrador
Comercial X
4
Si es una cantidad considerable: � Comunicarse con Auxiliar
Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones
� Desplazarse al banco � Realizar consignación a cuenta
de proveedor o de la empresa
Mensajero - Cobrador
Comercial X
5 Regresar a la empresa Mensajero - Cobrador
Comercial X
6
Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador
Mensajero - Cobrador
Comercial X
7 Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a Cajera de la empresa
Mensajero - Cobrador
Comercial X
8 Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente
Mensajero - Cobrador
Comercial X
9 Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la empresa
Cajera Comercial X
10 Desplazarse a oficina del cliente para entregarle recibo de cancelación de su deuda
Mensajero - Cobrador
Comercial X
482
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes. 3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en
oficina o sitio de ubicación, ya sea en obra o ferretería. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepción de documentos por parte del cliente. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas a entregar. PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no
entregadas. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Facturas. 3.9 RIESGOS:
� Pérdida de facturas. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Consulta de las facturas para determinación de lugar de entrega. � Reporte de entrega de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes.
483
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ENTREGA DE FACTURAS A CLIENTES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia)
Subgerente y/o Director Comercial
Administrativa X
2 Consultar las facturas y programar su entrega
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X
3 Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura
Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Hacer firmar la factura original y copia
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X
5
Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al día siguiente al Director de Cartera
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X
6 Acumular las facturas no entregadas
Subgerente y/o Director
Comercial Administrativa X
484
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentación en
entidades. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades. 4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con
las exigencias para la tramitación de acciones y la entrega, con el cumplimiento de los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes organizaciones.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción o entrega de documentos. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa. PUNTO FINAL: Entrega o devolución de documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Cartas, certificados, reportes, etc. 4.9 RIESGOS:
� Pérdida de documentos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 4.11 OBSERVACIONES.
485
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SOLICITUD Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir de personal administrativo de la empresa o llamada telefónica e indicaciones
Mensajero - Cobrador
Comercial X
2 Desplazarse hasta la entidad respectiva
Mensajero - Cobrador
Comercial X
SOLICITAR O RECIBIR DOCUMENTOS
3 Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa
Mensajero - Cobrador
Comercial X
4 Entregar los documentos a la persona que los solicitó
Mensajero - Cobrador
Comercial X
ENTREGAR DOCUMENTOS
5 Entregar en entidad respectiva los documentos
Mensajero - Cobrador
Comercial X
6 Responder las inquietudes que se presenten sobre el estado de entrega de los documentos
Mensajero - Cobrador
Comercial X
7 Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe
Mensajero - Cobrador
Comercial X
8 Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa)
Mensajero - Cobrador
Comercial X
486
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina. 5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del
personal administrativo, incluye artículos como teléfonos, cables, calculadoras, etc., elementos necesarios para la ejecución de las actividades de oficina.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artículos de oficina. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la
empresa. PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Listado de productos a comprar. � Recibo de egreso.
5.9 RIESGOS:
� Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las demás actividades propias del cargo.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Cuadre de los gastos generados por las compras. 5.11 OBSERVACIONES.
487
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir de personal administrativo de la empresa
Mensajero - Cobrador
Comercial X
2 Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello
Mensajero - Cobrador
Comercial X
3 Efectuar la compra de los productos solicitados
Mensajero - Cobrador
Comercial X
4 Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra
Mensajero - Cobrador
Comercial X
5 Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana
Mensajero - Cobrador
Comercial X
6 Esperar revisión y autorización de los gastos
Mensajero - Cobrador
Comercial X
7 Dirigirse al área de caja de la empresa y entregar las facturas autorizadas
Mensajero - Cobrador
Comercial X
8 Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos
Mensajero - Cobrador
Comercial X
9
Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante
Mensajero - Cobrador
Comercial X
10 Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina
Mensajero - Cobrador
Comercial X
11 Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera
Mensajero - Cobrador
Comercial X
488
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo. 1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Guardar la documentación de relevancia generada en la ejecución de
las actividades desarrolladas en la empresa. 1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo
físico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta posterior de documentos, convirtiéndose además en el mecanismo para respaldar las acciones o para salvar responsabilidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con documentación que permita respaldar y esclarecer inquietudes y
posibles inconvenientes. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formato de préstamo de documentos. 1.7 RIESGOS:
� Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada. � Pérdida de documentos. � No devolución de los documentos ante préstamo.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de documentación a archivar. � Creación de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su
contenido. � Archivo comercial y contable.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
MANEJO DE ARCHIVO Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Archivo de documentos Comercial y Administrativa
Auxiliar de Inventario y Auxiliar General
2 Préstamo de documentos Comercial y
Administrativa Auxiliar de Inventario y
Auxiliar General
489
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General. 1.4 OBJETIVO: Guardar la documentación en la carpeta o caja dispuesta para el tipo
de información contenido en él. 1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo
físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos físicos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc. 1.9 RIESGOS:
� Pérdida de documentos. � Equivocación en la puesta de documentos en carpetas o cajas.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de la documentación a archivar. � Ubicación de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento. � Marcación de carpeta o caja donde se ubicarán los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
490
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS Código : Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir la documentación Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
2 Consultar la información contenida en el documento.
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
3 Verificar el correcto diligenciamiento y autorizaciones requeridas
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
4 Identificar tipo de documento Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
5 Seleccionar y separar la documentación
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
6 Ordenar documentos por número Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
7 Revisar consecutividad Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
8 Efectuar las acciones respectivas a su preparación (cortes, perforaciones, etc.)
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
10 Seleccionar carpeta Auxiliar de
Inventario o General
Comercial o Administrativa
X
11 Verificar que los documentos correspondan a la carpeta seleccionada
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
12 Introducir los documentos en la carpeta
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
13 Guardar la carpeta en el archivador o caja
Auxiliar de Inventario o
General
Comercial o Administrativa
X
491
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo de documentos. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General. 2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos. 2.5 GENERALIDADES: El préstamo de documentos facilita la consulta de la
información contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de información. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición de búsqueda de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Formatos de préstamo de documentos. 2.9 RIESGOS:
� Pérdida de documentos. � No devolución del documento.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Verificación de la devolución de la documentación prestada. 2.11 OBSERVACIONES.
492
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir petición del préstamo (personal o telefónicamente)
Auxiliar de Inventario
Comercial X
2 Preguntar por información o identificación del documento
Auxiliar de Inventario
Comercial X
3 Establecer tipo de documento Auxiliar de Inventario
Comercial X
4 Ingresar al Software de la empresa Auxiliar de Inventario
Comercial X
5 Ubicar en pantalla el documento Auxiliar de Inventario
Comercial X
6 Identificar posición física Auxiliar de Inventario
Comercial X
7 Buscar y ubicar físicamente el documento en carpeta
Auxiliar de Inventario
Comercial X
8
Diligenciar formato de préstamo (tipo de documento, a quién, fecha de préstamo y de devolución, estado (si fue o no devuelto))
Auxiliar de Inventario
Comercial
X
9 Entregar documento a la persona solicitante
Auxiliar de Inventario
Comercial X
10 Hacer firmar formato de préstamo Auxiliar de Inventario
Comercial X
11 Esperar devolución Auxiliar de Inventario
Comercial X
12 Recibir documentos devueltos. Auxiliar de Inventario Comercial X
13 Registrar la devolución del documento en el formato de préstamo
Auxiliar de Inventario
Comercial X
14 Archivar documento Auxiliar de Inventario
Comercial X
493
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales. 1.2 AREA TITULAR: Administración. 1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el área de oficinas y apoyar la atención
de los clientes ofreciendo el servicio de cafetería. 1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen
la limpieza diaria del área de las oficinas y la atención a clientes externos e internos brindando el servicio de cafetería.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del área de las oficinas y atención de
cafetería para personal y visitantes. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
� 1.7 RIESGOS:
� Accidentes de trabajo. � Inadecuada atención de los clientes.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
�
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
SERVICIOS GENERALES Código:
Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable
1 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería
Operativa Servicios Generales
2 Servicio de cafetería Operativa Servicios Generales
3 Aseo del área de las oficinas Operativa Servicios Generales
4 Oficios varios Operativa Servicios Generales
494
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y víveres de
cafetería. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y víveres de cafetería. 1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y víveres de cafetería
garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y brindar el servicio de cafetería a empleados y clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetería. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse. PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de
cafetería. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� Recibo de egreso. 1.9 RIESGOS:
� No compra de algún producto de gran consumo. � Errores de determinación de los productos y sus cantidades existente y por
comprar. � Contaminación de los productos de cafetería con elementos de aseo. � Agotamiento de los productos.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� Revisión de la cantidad existente de los productos. � Verificación de los gastos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la disponibilidad y consumo de los elementos de cafetería y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el servicio a domicilio.
495
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VÍVERES DE CAFETERÍA
Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1
Hacer lista de los elementos que deben comprarse. Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc. Implementos de aseo: jabones para baños y cocina, límpido, fabuloso, guantes, etc.
Servicios Generales
Operativa X
2 Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras
Servicios Generales
Operativa X
3 Entregar el dinero y elaborar recibo de gasto por la cantidad conferida
Cajera Comercial X
4 Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera
Servicios Generales
Operativa X
5 Dirigirse al supermercado a realizar las compras
Servicios Generales
Operativa X
6
Regresar a la empresa y solicitar a cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte
Servicios Generales
Operativa X
7 Entregar factura de compra y recibo de gasto del transporte a Director de Cartera
Servicios Generales
Operativa X
8 Autorización de los gastos Director de
Cartera Comercial X
9 Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero
Servicios Generales
Operativa X
10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X
11 Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante
Servicios Generales
Operativa X
12 Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos
Servicios Generales
Operativa X
13 Separar los utensilios y productos de aseo de los víveres de cafetería
Servicios Generales
Operativa X
14 Guardar en la cocina los productos de cafetería y algunos implementos de aseo.
Servicios Generales
Operativa X
15 Guardar en la nevera los productos que requieran conservación
Servicios Generales
Operativa X
16 Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería
Servicios Generales
Operativa X
496
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetería. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetería a visitantes y integrantes de la empresa. 2.5 GENERALIDADES: La atención de visitantes y personal de la empresa constituye
un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluación a la atención brindada. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atención de cafetería a visitantes y empleados. 2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender a los visitantes.
PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 2.9 RIESGOS:
� Equivocación en la atención de los requerimientos de las personas. � No contar con el producto solicitado por la persona.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 2.11 OBSERVACIONES
497
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
SERVICIO DE CAFETERÍA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Recibir llamado de los integrantes de la empresa solicitando bebidas o atención a clientes y proveedores
Servicios Generales
Operativa X
2 Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados de la empresa
Servicios Generales
Operativa X
3 Preguntar y establecer las bebidas solicitadas
Servicios Generales
Operativa X
4 Preparar las bebidas Servicios
Generales Operativa X
5
Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentren
Servicios Generales
Operativa X
6 Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina
Servicios Generales
Operativa X
498
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del Área de las oficinas, baños, cocina. 3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los
elementos en ellas contenidos, así como ventanas, paredes, etc. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baños, cocina y todo los
dispuesto en ellas. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Aseo de pisos. PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 3.9 RIESGOS:
� Accidentes de trabajo. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 3.11 OBSERVACIONES.
499
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
LIMPIEZA Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
1 Barrer y trapear los pisos de las oficinas
Servicios Generales
Operativa X
2 Sacudir el polvo de los escritorios, teléfonos, muebles, computadores, etc.
Servicios Generales
Operativa X
3 Limpiar vidrios de las ventanas de las oficinas
Servicios Generales
Operativa X
4 Limpiar y ordenar la cocina (cafetería)
Servicios Generales Operativa X
5 Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.)
Servicios Generales
Operativa X
6 Realizar la limpieza de los baños Servicios
Generales Operativa X
7 Lavar y cambiar las toallas de los baños
Servicios Generales
Operativa X
8 Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baños
Servicios Generales
Operativa X
500
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran. 4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar están estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organización. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL: 4.8 FORMATOS O IMPRESOS:
� 4.9 RIESGOS:
� Accidentes de trabajo. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS:
� 4.11 OBSERVACIONES
501
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
OFICIOS VARIOS Código: Página
N° Actividad Responsable Área Frecuencia
D S M O
MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA LA COCINA
1 Conservar vasos, pocillos y platos lavados
Servicios Generales
Operativa X
2 Tener la vajilla organizada Servicios
Generales Operativa X
3 Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina
Servicios Generales
Operativa X
4 Asear la greca Servicios Generales
Operativa X
5 Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos, pocillos y platos
Servicios Generales
Operativa X
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
6 Proporcionar agua a las plantas Servicios
Generales Operativa X
7 Podar las plantas dispuestas en las oficinas
Servicios Generales
Operativa X
8 Quitar el polvo de las plantas Servicios
Generales Operativa X
ASEAR LA NEVERA
9 Lavar la nevera Servicios Generales
Operativa X
10 Eliminar los productos vencidos Servicios
Generales Operativa X
OTRAS COMPRAS
11 Comprar toallas para baños y limpiones para la cocina
Servicios Generales Operativa X
12 Comprar loza, vasos, platos y elementos faltantes
Servicios Generales
Operativa X
OTRAS
13
Limpiar y organizar los escritorios y pisos cuando se presente el derrame de líquidos, en el momento de su ocurrencia.
Servicios Generales Operativa X
14
Estar pendiente de que las ventanas de la oficina del Gerente queden bien cerradas, todo organizado y el computador bien tapado al finalizar la jornada laboral
Servicios Generales
Operativa X
502
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Gerente Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
14. Desempeñarse como representante legal de la empresa. 15. Direccionar y administrar la compañía. 16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas
generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. 17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva. 18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente.
19. Aprobar y realizar la contratación de personal. 20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas. 21. Determinar el orden de pago a proveedores. 22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 23. Tomar decisiones. 24. Implementar las políticas de la empresa. 25. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica. 26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compañía. 28. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. 29. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija.
30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral
503
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Gerente Área: Administrativa
� Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
504
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Subgerente Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseñando y direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa. 2. Responder por las compras y ventas realizadas. 3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la más conveniente. 4. Realizar las compras de los productos a los proveedores. 5. Mantener relación y comunicación directa con clientes y proveedores a fin de
promover la integración con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de acción y estrategias planteadas.
6. Análisis y revisión de cartera de los clientes. 7. Efectuar el pedido de la mercancía a los proveedores. 8. Aprobar y realizar la contratación de personal. 9. Manejo de personal. 10. Representar la compañía en diversos eventos. 11. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia,
integración y apoyo entre los colaboradores. 12. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificación del
procedimiento. � Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobación de crédito a
clientes. � Autorizar devoluciones en ventas. � Autorizar despacho de pedido o clientes. � Autorizar precio de venta.
13. Establecer precio de venta de los productos. 14. Fijar precio de negociación y descuento que es posible otorgar a los clientes. 15. Diseñar e implementar estrategias o líneas de acción para el cumplimiento de las
metas. 16. Revisar la información correspondiente a las ventas del día. 17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercancía para verificación física
aleatoria de productos almacenados en bodega. 18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la
actualización en productos, cambios del mercado y estrategias de comercialización. 19. Presentar informes de gestión, de los logros alcanzados y estado de la empresa a
gerencia. 20. Recibir y analizar informes. 21. Garantizar el flujo de información a todos los niveles de la empresa. 22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores. 23. Logística de despacho de productos. 24. Realizar reuniones de carácter comercial con Asesores, Director Comercial y Director
de Cartera.
505
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Subgerente Área: Administrativa
25. Inventario semestral y de fin de año. 26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados. 27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente
con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente. 28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivación de
cada uno de los integrantes de la compañía. 29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. 30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de información; conocimientos en planeación estratégica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo un año de experiencia en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
506
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Director Comercial Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales, diseñando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas. 2. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales. 3. Ofrecer acompañamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus
actividades. 4. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados
por la empresa. 5. Establecer precio de venta de la mercancía. 6. Establecer precio de negociación y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes. 7. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos. 8. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la más conveniente. 9. Mantener comunicación con los proveedores. 10. Revisión de los reportes y proyección de ventas. 11. Ejercer control de inventario de mercancía mediante verificación física aleatoria de
productos. 12. Programar y publicar la atención del mostrador. 13. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales. 14. Ventas. 15. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas. 16. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en
productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de comercialización.
17. Apoyar el control de la cartera para que su recuperación sea más eficiente. 18. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado. 19. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa. 20. Presentar informes a gerencia. 21. Tramitar autorizaciones.
� Autorizar devoluciones. � Autorizar pedidos. � Autorizar despacho de mercancía en vehículos extras. � Autorizar gastos que tengan relación con el proceso de ventas.
22. Prestar colaboración en el manejo de personal. 23. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.
� Anular facturas previa verificación de la información. � Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de
negociaciones anteriores con clientes. � Revisar notas de mercancía. � Autorizar cartera, para despacho y facturación a clientes con visto bueno del
Director de Cartera. 24. Establecer comunicación permanente con los proveedores, verificando las entregas y
al pago oportuno a estos. 25. Contestar el teléfono.
507
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Director Comercial Área: Administrativa
26. Conocer los precios de la competencia. 27. Realizar compra específica y eventual de un producto no comercializado por la
empresa. 28. Ejercer control del cargue de los vehículos. 29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados. 30. Revisar y autorizar el pago de fletes. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con conocimientos en mercadeo, estadística, informática, procesos de comunicación, normas de manejo de personal.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo un año de experiencia en labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
508
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Director de Cartera Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la información correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la empresa.
2. Recibir y verificar la facturación relacionada y despachada del día inmediatamente anterior.
3. Entregar facturas y relación de cobros a realizar a los diferentes clientes al Mensajero (Cobrador).
4. Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y de inmediato cobro.
5. Realizar reunión de cartera con vendedor para conocer la evolución, cobro, recaudo y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo.
6. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un día ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo.
7. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, análisis y vencimientos, circularizaciones, libros auxiliares, relación de recaudos y otros listados.
8. Codificar nuevos productos que serán comercializados por la empresa. 9. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2. 10. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las
actividades relacionadas con el desempeño de los cargos de los integrantes de la empresa.
11. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor. 12. Autorizar pedidos, su despacho y facturación a los clientes. 13. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las áreas locativas de la
empresa, bodegas y oficinas, en óptimas condiciones de funcionamiento. 14. Manejar y controlar los inventarios. 15. Autorizar devoluciones. 16. Revisar las notas de devolución y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la
Auxiliar de Inventario. 17. Revisar las facturas de los proveedores. 18. Revisar los ajustes de inventario. 19. Revisar la liquidación y aprobar el pago de los fletes de mercancía. 20. Crear terceros (clientes comerciales). 21. Efectuar estudio de crédito a clientes nuevos. 22. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema. 23. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresión. 24. Recibir observación de clientes faltantes por cobrar. 25. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria. 26. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes. 27. Generar estado de cuenta de los clientes. 28. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora. 29. Facilitar el manejo de personal. 30. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
31. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
509
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Director de Cartera Área: Administrativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad
emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crédito a clientes y los gastos ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Debe contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.
510
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato:
Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar la gestión contable de la empresa mediante el manejo de la información financiera y la adecuada distribución de los recursos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos. 2. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes. 3. Mantener al día el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas. 4. Revisión y control de conciliación bancaria. 5. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercancía y valores transportados,
impuestos de los vehículos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crédito, libros oficiales, documentos del Gerente.
6. Efectuar el manejo de los activos fijos. 7. Realizar interfase de activos fijos. 8. Realizar el pago de los impuestos de la empresa. 9. Manejar la cartera de la empresa. 10. Cancelar anticipos de clientes. 11. Revisar las cuentas de clientes y proveedores. 12. Crear clientes. 13. Cuadrar la caja y revisarla. 14. Realizar el pago a proveedores. 15. Relación de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los
proveedores. 16. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa. 17. Diligenciar la documentación e informes requeridos por entidades estatales. 18. Recibir y consolidar la información contable de las sucursales. 19. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 20. Efectuar el traslado de cuentas de fletes. 21. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crédito de
tesorería. 22. Revisar y pagar cuenta de celulares. 23. Analizar gastos con las sucursales. 24. Realizar interfase de nómina. 25. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios. 26. Hacer comprobantes de gastos. 27. Revisar el Balance General. 28. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnéticos. 29. Reportar la información de la empresa a supersociedades. 30. Imprimir información de bancos. 31. Efectuar la amortización de los activos. 32. Realizar interfase de compras. 33. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte. 34. Revisar notas de proveedores en general. 35. Efectuar el pago de seguro de los automotores. 36. Devolución del IVA. 37. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores. 38. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
511
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable Área: Administrativa
39. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo. ESPECIALES. 40. Manejar la contabilidad de Aspgo. 41. Pagar los impuestos del Gerente.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el área financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Contaduría, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con las funciones a realizar.
512
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nómina Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nómina de los empleados, contratación, la respectiva vinculación al régimen de seguridad social y liquidación de contratos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
NÓMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía para facilitar el proceso de pago de nómina.
2. Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa. 3. Realizar la tramitología inherente a la contratación de nuevo personal. 4. Archivar la documentación correspondiente al personal. 5. Efectuar la liquidación de contrato. 6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo. 7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trámite. 8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa. 9. Reclamar y tramitar la cancelación del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa. 10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseñado. 11. Liquidar primas, vacaciones, cesantías y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores. 12. Efectuar la tramitología inherente a la contratación de practicante universitario o
aprendiz del SENA. 13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 14. Presentación de informes de personal. 15. Entregar a los empleados los carnets de afiliación a las diversas entidades. 16. Elaborar cartas de cesantías. 17. Entregar documentos al mensajero. 18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de protección personal. 19. Adelantar la búsqueda y préstamo de documentos a empleados del área de
inventario. 20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera. 21. Manejar el botiquín de la planta y de los carros de la empresa. 22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa. 23. Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas. 24. Fotocopiar documentos por solicitud de compañeros y por requerimiento de la
labor desempeñada. 25. Atender asesores de diversas entidades. 26. Administrar información Fondo de Empleados. 27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
28. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
513
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nómina Área: Administrativa
PROVEDORES Y ACREEDORES. 29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos
necesarios. 30. Manejar la cartera de los proveedores. 31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda
contraída y los plazos para su pago. 32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efectúa la cancelación de varias
facturas. 33. Enviar documentos a los proveedores vía fax. 34. Realizar pago de las obligaciones contraídas con acreedores. 35. Causación de facturas acreedores varios. OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA. 36. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor. 37. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos. 38. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias. 39. Procesar información de conciliaciones bancarias. 40. Comprar papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma. 41. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario. 42. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempeñar al
interior de la empresa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Nómina Área: Administrativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Normas de administración de personal, Régimen de la seguridad social en Colombia, conocimientos en normas de contratación, manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de computador y sistemas de información, normas básicas de archivo; manejar temas relacionados con el área financiera, específicamente en contabilidad general.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo.
515
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Inventario 1 Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Ingresar mercancía al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega
de la empresa. 2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el
ingreso. 3. Tramitar la consecución de facturas de los proveedores manteniendo una
comunicación constante con estos. 4. Elaborar notas a proveedores por devolución de mercancía, mayor o menor valor
cobrado. 5. Elaborar remisiones de mercancía para llevar a cabo la venta de los productos al
cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor. 6. Facturar las remisiones de los materiales. 7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercancía. 8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado. 9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos. 10. Solicitar cemento al proveedor de este material. 11. No permitir el bloqueo del código de cliente. 12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creación de obras. 13. Solicitar traslado de mercancía a la sucursal respectiva. 14. Efectuar la liquidación y pago de los fletes a los transportadores de los materiales. 15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales. 16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de
negociaciones anteriores. 17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores. 18. Realizar verificación física aleatoria de inventario. 19. Reporte de los inventarios periódicos por escrito para archivo. 20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario. 21. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
22. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Inventario 1 Área: Comercial
� Reacción ante problemas � Responsabilidad
� Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDA D DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller y/o educación de nivel superior.
Mínimo cuatro meses desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de inventario 2 Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Manejar el archivo general del área comercial: seleccionar documentación,
verificar su información y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo. 2. Elaborar notas por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado o
descuento financiero. 3. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores. 4. Diligenciar cartas generales y específicas para :
� Realizar los pedidos a proveedores. � Autorización al portador. � Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente). � Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director
Comercial y Asesores Comerciales. 5. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores. 6. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el
Director de Cartera. 7. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes
actividades que implica el cargo:
� Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes. � Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas,
enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisión y autorización de Subgerente.
� Fotocopiar y enviar físicamente la carta al proveedor. � Tomar datos y efectuar liquidación de fletes. � Realizar el cierre del día (presentar informes de ventas del día y
acumuladas del mes). 8. Facturar remisiones. 9. Seleccionar documentación depositada en la bandeja ubicada en el área de
dirección de cartera. 10. Entregar notas de contabilidad por devolución o descuento financiero a mensajero
para hacerlas llegar a los clientes. 11. Organizar documentación del área de inventario y hacer más visible para facilitar
su consulta. 12. Asesorar y colaborar a los vendedores en la búsqueda de documentos. 13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
14. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de inventario 2 Área: Comercial
EVENTUALMENTE.
15. Revisar el registro de la información en el cuaderno de facturación, por solicitud del Director de Cartera.
16. Contestar el teléfono y direccionar las llamadas. 17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller y/o educación de nivel superior.
Mínimo cuatro meses desempeñando labores afines al cargo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar General Área: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Ofrecer apoyo a las áreas que así lo requieran mediante el desempeño de funciones diversas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Manejar el archivo general del área contable. 2. Elaborar comprobantes. 3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor. 4. Realizar revisión de documentos y/o listados. 5. Diligenciar formularios. 6. Elaborar cartas. 7. Elaborar carta de pago a proveedores. 8. Contestar el teléfono. 9. Enviar y recibir fax. 10. Fotocopiar documentos. 11. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
12. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
520
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar General Área: Administrativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimiento y manejo de computador y programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel), presentación (PowerPoint).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estud ios Experiencia
Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller.
Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Cajera(o) Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la comercialización de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero. 2. Archivar los recibos de caja. 3. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores. 4. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que
suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeño de su cargo. 5. Registrar los gastos del personal. 6. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal. 7. Organizar el cuadre del día anterior. 8. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos
producto de las ventas efectuadas. 9. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes. 10. Diligenciar formato de consignación para depositar dinero en cuenta de la
empresa o para pagar a proveedores. 11. Revisar consignaciones contra recibos de caja. 12. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales. 13. Procesar cheques devueltos. 14. Archivar facturas de ventas de contado. 15. Recibir el dinero producto de las ventas de contado. 16. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero. 17. Recibir el dinero que ingresa a la empresa. 18. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la
entrega a la persona a quien viene dirigida. 19. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales. 20. Iniciar la anulación de facturas de venta cuando estas presenten errores de
diligenciamiento o por cambios. 21. Archivar documentos en fuelle. 22. Firmar cheques (una de dos firmas). 23. Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero. 24. Pagar a proveedores locales y nacionales. 25. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio día. 26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
27. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo.
522
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Cajera(o) Área: Comercial
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos básicos de contabilidad e informática; manejo computador y sistemas de información.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller.
Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Asesor Comercial Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Ofertar los productos comercializados por la compañía a todas las personas y empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificación o ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del departamento de ventas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
GENERALES.
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente. 3. Ofrecer servicio de crédito a clientes mayoristas solicitando la información y
documentación requerida para el estudio del mismo. 4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera vía telefónica o desplazándose
a la oficina del cliente. 5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignación en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos. 6. Efectuar la venta de la mercancía. 7. Realizar pedido. 8. Consultar disponibilidad de la mercancía en el sistema asegurándose de la existencia
física en bodega. 9. Llevar a cabo la facturación de los productos. 10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente. 11. Efectuar seguimiento del cliente. 12. Tramitar Devoluciones. 13. Brindar asesoría técnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa. 14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas. 15. Atender el teléfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada. 16. Atender los clientes de los compañeros. 17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
18. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
ESPECÍFICA.
19. Atención de mostrador. OTRAS.
20. Entregar facturas. 21. Realizar vueltas de oficina. 22. Manejo de facturas no entregadas. 23. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los demás compañeros. 24. Estar pendiente de la mercancía. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar
la salida de la mercancía sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.
524
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Asesor Comercial Área: Comercial
25. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa. 26. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios. 27. Vigilar la competencia. 28. Tramitar solicitud de guardar mercancía al cliente.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si mismo, percepción y análisis para la adecuada atención de los visitantes y clientes.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimiento en técnicas de mercadeo y comunicación, atención al cliente, manejo computador y sistemas de información.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Debe poseer como mínimo título de bachiller.
Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo.
525
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Jefe de Bodega Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato:
Director Comercial
II. OBJETIVO
Desarrollar las actividades logísticas que garanticen la colocación de los productos en manos de los clientes, así como mantener control de la mercancía que ingresa y sale de la bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Programar la ruta de entrega de la mercancía respecto a la ubicación del cliente para
que se efectúe el mayor número de entregas posibles. 2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercancía en las bodegas de la
empresa. 3. Recibir las facturas de los proveedores. 4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compañía en cuanto
a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepción. 5. Iniciar al trámite de devolución de la mercancía.
� Mercancía traída por el conductor de la empresa cuando el cliente no la recibe o devuelve.
� Mercancía traída por el cliente. � Cuando la mercancía no alcanza a ser despachada.
6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada
por la empresa. � Venta de contado. � Venta a crédito.
7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercancía. 8. Determinar el peso de la carga del vehículo para evitar el sobrepeso y sus
consecuencias. 9. Programar la recepción o descargue de los camiones de los proveedores. 10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho. 11. Realizar seguimiento y control de las entregas a través de la Planilla de Horario. 12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral. 13. Manejar personal extra de la planta física de la empresa. 14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o
permiso concedido. 15. Programar y evaluar las actividades desempeñadas por el personal extra. 16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa. 17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones,
incapacidades o para facilitar permisos. 18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
19. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
526
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Jefe de Bodega Área: Operativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor y debe tener cuidado con el adecuado manejo de la información sobre los inventarios y almacenamiento de la mercancía.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Para desempeñar el cargo es indispensable contar con educación de nivel superior en Ingeniería o Tecnología Industrial, Logística o carreras afines.
Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.
527
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIO NES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato:
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades
logísticas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Coordinar el despacho de la mercancía a los clientes en los vehículos de la empresa. 2. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercancía al cliente. 3. Coordinar la recepción de la mercancía que llega proveniente de los proveedores. 4. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o
encontrando espacios. 5. Participar o solicitar a los compañeros el alistar material. 6. Verificar y contar la mercancía cargada a los vehículos de la empresa y de los clientes
para aprobar su salida. 7. Participar en la recepción de la mercancía enviada por los proveedores verificando
cantidades y especificaciones. 8. Despachar mercancía al cliente. 9. Estar pendiente de todas las bodegas. 10. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignación de compañeros para
realizar diferentes actividades. 11. Manejar el botiquín y suministrar elementos a compañeros ante accidente de trabajo
leve o medicamentos por enfermedad. 12. Recibir la consulta o llamado de los compañeros ante inconvenientes presentados en
las entregas o en bodega de la empresa. 13. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar
soluciones. 14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo. 15. Solicitar la autorización y programación de vacaciones. 16. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones. 17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
18. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos
528
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIO NES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Área: Operativa
� Responsabilidad � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Debe poseer como mínimo título de bachiller.
Haber desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
529
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en la recepción de la mercancía, almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los compradores.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Despachar la mercancía para los clientes, en los camiones de la empresa. 2. Cargar los productos al vehículo. 3. Solicitar transporte extra cuando el camión ya se encuentra cargado, para que no se
presente sobrepeso. 4. Alistar la mercancía a despachar. 5. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa. 6. Recibir la mercancía en bodega. 7. Descargar la mercancía enviada por los proveedores. 8. Ingresar y almacenar la mercancía en la bodega. 9. Efectuar verificación de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y
especificaciones. 10. Verificar el peso de la mercancía enviada por los proveedores. 11. Contar la mercancía ingresada en la bodega. 12. Organizar la bodega. 13. Devolución de mercancía. 14. Relevar o reemplazar a los compañeros en sus funciones. 15. Ayudar a los compañeros a ubicar la mercancía en la bodega cuando requieran
efectuar despachos. 16. Brindar colaboración en la capacitación del personal extra en la manipulación de los
productos y en las funciones asignadas. 17. Efectuar inventario físico aleatorio del producto o productos indicados. 18. Participar en el inventario físico semestral y/o anual de todos los productos
almacenados en bodega. 19. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor. 20. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulación de los productos y
aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor. 21. Informar a cerca de accidentes de trabajo. 22. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo. 23. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. 24. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de protección personal y dotación. 25. Efectuar inventario físico aleatorio de los productos de bodega. 26. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
27. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
ESPECÍFICAS. BODEGA 1. 28. Manejar productos SIKA. 29. Realizar inventario de productos SIKA.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Área: Operativa
BODEGA 2. 30. Manejar el puente grúa. BODEGA 3. 31. Operar el montacargas. 32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
grúa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos).
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Debe poseer como mínimo título de bachiller.
Haber desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboración en las actividades de recepción, almacenamiento de la mercancía y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos o lugares indicados.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA. 1. Despachar la mercancía para los clientes en los vehículos de la empresa. 2. Cargar la mercancía almacenada en la bodega a los carros de la empresa. 3. Alistar la mercancía a despachar. 4. Recibir la mercancía que llega a bodega proveniente de los proveedores. 5. Almacenar en bodega la mercancía que llega. 6. Participar en el inventario físico semestral o anual de todos los productos
almacenados en las bodegas de la empresa. 7. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las
obras. 8. Revisar e informar sobre las averías y fallas encontradas en la mercancía. 9. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercancía. 10. Colaborar en la capacitación del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la
bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas. 11. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.
EN LOS CARROS. 12. Descargar la mercancía de los carros en la bodega o en la obra del cliente. 13. Cargar la mercancía al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por
devolución. OTRAS. 14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 15. Solicitar con antelación los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en
horario laboral. 16. Solicitar la programación y autorización de vacaciones. 17. Solicitar y/o recibir los elementos de protección personal y dotación. 18. Reportar los accidentes de trabajo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar de Bodega Área: Operativa
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
No requiere de conocimientos básicos.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar como mínimo con básica primaria.
Haber desempeñando labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Conductor Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Movilizar la mercancía desde la empresa a los establecimientos de los clientes, tratando de conservar la integridad y óptimas condiciones de los estos y realizando las entregas en el lapso de tiempo convenido.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Conducir el vehículo en el que se transporta la mercancía de la empresa. 2. Transportar la mercancía desde la bodega de la compañía hasta las instalaciones
locativas de los clientes. 3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y
cumpliendo oportunamente con la programación de entrega de pedidos. 4. Desarrumar mercancía almacenada en el camión. 5. Diligenciar planilla de horario. 6. Recoger mercancía en obras de los clientes por concepto de devolución de
mercancía. 7. Traer a la bodega de la compañía la mercancía por devolución o no aceptación
del cliente. 8. Arrumar mercancía en el camión cuando se recoge mercancía en la obra del
cliente. 9. Diligenciar los recibos de gastos. 10. Solicitar autorización de los gastos causados por el desempeño de la labor. 11. Cuadrar los gastos con la cajera. 12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompañamiento en
los vehículos. 13. Reportar la mercancía averiada durante el transporte al regresar a la empresa. 14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las
fallas mecánicas del vehículo. 15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercancía tanto en
la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar pérdidas o inconvenientes.
16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de protección personal y primeros auxilios.
17. Realizar el inventario al recibir el vehículo de todos los elementos que este posee. 18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar
reparaciones costosas y pérdidas de tiempo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional.
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Conductor Área: Operativa
� Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos de mecánica automotriz y normas de tránsito.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Contar como mínimo con básica primaria.
Mínimo cuatro meses de haber conducido vehículos de carga pesada.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo.
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Mensajero – Cobrador Área: Comercial Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la administración en el cobro de cartera y la tramitación de documentos necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas. 2. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes. 3. Realizar el cobro de las obligaciones contraídas por los clientes con la compañía. 4. Efectuar pagos y consignaciones en bancos. 5. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la
documentación requerida por la empresa. 6. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes áreas de la empresa. 7. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compañía. 8. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y
proveedores. 9. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el
cumplimiento de sus funciones. 10. Reportar y solicitar autorización de los gastos generados en el desempeño de su
labor. 11. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades
propias del cargo. 12. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la
misma. 13. Solicitar y recibir los elementos de dotación entregados por la empresa. 14. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.). 15. Efectuar diligencias personales del Gerente. 16. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
17. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOR ALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Mensajero – Cobrador Área: Comercial
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fácil cumplimiento.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Poseer conocimientos de mecánica automotriz.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experien cia
Contar como mínimo con básica primaria.
Mínimo tres meses de haber desempeñado labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo.
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MANUAL ESPECÍFIC O DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Servicios Generales Área: Operativa Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Brindar apoyo al funcionamiento de la organización, manteniendo debidamente aseadas y ordenadas todas las áreas, e igualmente proporcionando el servicio de cafetería a los empleados y clientes de la empresa.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Ofrecer bebidas y brindar atención a visitantes, clientes y proveedores, durante
su permanencia en las instalaciones de la compañía. 2. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baños,
cocina, pisos, ventanas, paredes, etc. 3. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los víveres de la cafetería. 4. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos. 5. Mantener limpia y ordenada la cocina. 6. Organizar y mantener aseada la nevera. 7. Cuidar las plantas de las oficinas. 8. Solicitar, comprar y usar la dotación de uniforme. 9. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral. 10. Tener presentes consideraciones de protección personal en el desempeño de la
labor para evitar la ocurrencia de accidentes. 11. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor. 12. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. 13. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
14. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
� PERSONALES � Aptitud ante las reglas � Aptitud frente al cambio � Autocontrol y estabilidad emocional. � Honestidad e integridad � Motivación � Orientación a los resultados � Reacción ante problemas � Responsabilidad
� INTERPERSONALES � Atención, trato y respeto hacia los
demás � Colaboración � Comunicación escrita � Comunicación oral � Liderazgo � Manejo de conflictos � Relación con compañeros � Trabajo en equipo
� INTELECTUALES � Capacidad de aprendizaje � Capacitación � Creatividad � Solución de problemas � Toma de decisiones
� ORGANIZACIONALES � Control � Comportamiento � Cuidado y protección � Manejo de la información � Planteamiento de estrategias � Resultados y medioambiente de
trabajo
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MANUAL ESPECÍFIC O DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Servicios Generales Área: Operativa
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carácter repetitivo y solo sigue instrucciones.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
No requiere de conocimientos básicos.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experie ncia
Contar como mínimo con básica primaria.
No requiere experiencia para realizar esta labor.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de un día para conocer las actividades y tareas que debe desempeñar.
