Manual de Procesos Procedimientos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES

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TABLA DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCION 3 2. OBJETIVO 3

OBJETIVOS ESPECIFICOS 3 3. ALCANCE 4 4. COMPONENTE INSTITUCIONAL 5

VISION INSTITUCIONAL 5 MISION INSTITUCIONAL 5 ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL 5

5. MARCO CONCEPTUAL 6 6. CLASIFICACION DE PROCESOS 7 7. CODIFICACION DE PROCESOS 9 8. METODOLOGIA 10 9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL 15

MAPAS DE PROCESOS 15 MACROPROCESO 17 CLASIFICACION DE PROCESOS 17 CODIFICACION DE PROCESOS 23

10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS 24

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1. INTRODUCCION El Manual de Procesos y Procedimientos, es una herramienta que permitir al Ministerio de Trabajo Empleo y Previsin Social (MTEPS), integrar una serie de acciones encaminada a agilizar el trabajo derivado de su mandato, y mejorar la calidad de servicios, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del usuario. Este Manual est dividido en dos partes, la primera comprendida por el componente institucional, terico conceptual, normativo y donde se describe la metodologa utilizada para la elaboracin del mismo. En la segunda parte, se desarrollan los macroprocesos y se expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo. Contiene adems, las unidades organizacionales y puestos que intervienen, precisando sus responsabilidades. Es importante sealar que los manuales de procesos y procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que adems, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organizacin.

2. OBJETIVO El presente Manual de Procesos y Procedimientos de Servicios Priorizados de la Direccin General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional (DGTHSO), tiene como objetivo principal, fortalecer los mecanismos de sensibilizacin que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Mtodo Estndar de Control Interno. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

El presente Manual de Procesos y Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo-operativo tiene como objeto:

Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones, de algunos servicios priorizados, de la Direccin General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Direccin General de Asuntos Sindicales.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditora, la evaluacin, control interno y su vigilancia.

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Incrementar la eficiencia de los funcionarios, estableciendo parmetros claros sobre lo qu deben hacer y cmo hacerlo.

Ayudar en la coordinacin de trabajo y evitar duplicidad de funciones.

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Presentar la visin integrada de cmo opera el MTEPS.

Precisar la secuencia lgica de los pasos que se compone cada uno de los procedimientos.

Servir como medio de integracin y orientacin para funcionarios de nuevo ingreso, facilitando su induccin e incorporacin a su unidad orgnica.

3. ALCANCE El presente Manual de Procesos y Procedimientos, abarca procesos de la Direccin General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Direccin General de Asuntos Sindicales, de acuerdo al siguiente detalle:

Direccin General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional

1. Registro Obligatorio de Empleadores - ROE 2. Presentacin Trimestral de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo 3. Visado de Planillas de Aguinaldo 4. Registro de Finiquitos 5. Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Nacionales) 6. Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Extranjeros) 7. Sistema de Registro de Asistencia 8. Registro Convenio Salarial 9. Registro de Convenios Laboral 10. Fondos en Custodia 11. Ingreso y Revisin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros

Auxilios 12. Verificacin y Aprobacin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de

Primeros Auxilios 13. Registro Nacional de Profesionales / Tcnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del

Trabajo 14. Comits Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional 15. Diseo de Capacitacin en Higiene y Seguridad Ocupacional 16. Programacin, Ejecucin y Evaluacin de la Capacitacin en Higiene y Seguridad

Ocupacional Direccin General de Asuntos Sindicales

17. Registro nico de Organizaciones Sindicales

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18. Actualizacin del Registro nico de Organizaciones Sindicales 19. Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente 20. Declaratoria en Comisin Sindical Transitoria 21. Denuncia por Violacin de Fuero Sindical 22. Ampliacin de Mandato de Directiva Sindical 23. Desembolso para Eventos Sindicales 24. Desembolso para Refaccin de Sedes Sindicales 25. Personera Jurdica de Organizaciones Sindicales

4. COMPONENTE INSTITUCIONAL El Ministro de Trabajo, Empleo y Previsin Social, es la principal autoridad en dar cumplimiento a las normas laborales y en promover la generacin de empleos dignos y sostenibles del pas, y se constituye en el lder de la construccin de una Bolivia digna, soberana y productiva.

VISION INSTITUCIONAL "Al 2015 el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social ha ejecutado con efectividad polticas de preservacin y promocin de empleo digno, ha ampliado y mejorado la proteccin y dignificacin del trabajo, fiscalizando y garantizando el ejercicio de los derechos fundamentales y socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores del Estado Plurinacional; ha contribuido a cualificar la gestin pblica y las condiciones de trabajo de las servidoras y los servidores pblicos; ha promovido polticas de fomento, control y fiscalizacin del sistema cooperativo, implantando una Gestin Pblica por Resultados, logrando ser una entidad eficaz, eficiente, transparente, participativa, prestando servicios de calidad; cuenta con personal competente y comprometido con el proceso de cambio; bajo una plataforma del gobierno electrnico"

MISION INSTITUCIONAL "Contribuir a la preservacin y promocin de empleo digno; garantizar, proteger y promover el cumplimiento de los derechos socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores, as como de las servidoras y servidores pblicos; promover el desarrollo de la economa social cooperativa y erradicar toda forma de explotacin, exclusin y discriminacin".

ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL

Se detallan a continuacin las atribuciones del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social, relacionadas al objeto del presente Manual:

a. Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, as como la igualdad de oportunidades.

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b. Resolver en ltima instancia todo asunto administrativo que corresponda al Ministerio. c. Garantizar la insercin y estabilidad laboral de toda la poblacin, considerando la equidad de

gnero, as como de las personas con discapacidad, prohibiendo el despido injustificado. d. Promover, garantizar y desarrollar una normativa administrativa para el acceso al trabajo e

inamovilidad laboral de las mujeres en estado de embarazo y del progenitor, hasta que la hija o el hijo cumpla un ao de edad.

e. Proteger las relaciones laborales emergentes de la actividad econmica de las pequeas unidades productivas urbanas y rurales, por cuenta propia y gremialistas.

f. Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma anloga de explotacin y servidumbre. g. Prevenir y resolver los conflictos individuales y colectivos emergentes de las relaciones laborales. h. Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalizacin y organizacin para la defensa

de sus intereses, representacin, la preservacin de su patrimonio tangible e intangible. i. Impulsar, reconocer y garantizar el derecho a la negociacin colectiva, en el marco del dilogo

social y tripartismo en materia de trabajo. j. Promover y vigilar el cumplimiento de la legislacin nacional y los convenios internacionales en

materia de su competencia.

5. MARCO CONCEPTUAL

El Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o ms de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin. Como parte integrante de un sistema de gestin de procesos, el manual de procesos y procedimientos no es un fin en s mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia. Mapa de Procesos El mapa de procesos es una representacin grfica que ayuda a identificar y visualizar los procesos que existen en una institucin o unidad organizacional y su interrelacin entre ellos. Macroproceso Secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirigen la organizacin. Proceso Un proceso puede definirse como el conjunto de actividades sistematizadas a travs de las cuales un conjunto de insumos son transformados en uno o varios productos con utilidad incremental para un cliente interno o externo.

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Subproceso Un subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica que cumple propsitos claros. Un subproceso es un proceso en s mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso ms grande. Procedimiento

Un procedimiento puede definirse como la forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos documentados posibilitan el establecimiento de la forma de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrndose en la forma en la que se debe trabajar o que se deben hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea.

6. CLASIFICACION DE PROCESOS Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su funcionamiento es imprescindible determinar claramente los procesos que la componen y sus caractersticas principales. En otras palabras, es necesario conocer en forma precisa cules son los procesos que se desarrollan en la entidad, diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misin y objetivos y los que apoyan y facilitan a los primeros. Utilizando este criterio para diferenciar sus caractersticas principales, la clasificacin ms apropiada de los procesos que componen una organizacin, es la siguiente:

Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente Son Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente todos aquellos que conducen directamente al cumplimiento de los objetivos o finalidad de la entidad, dando por resultado un producto (bien o servicio) que es recibido por un cliente externo. Estos procesos tienen las siguientes caractersticas: Su relacin directa con la misin y objetivos de la organizacin los coloca en la prioridad para su mejora en relacin al resto de los procesos y actividades de la organizacin. La definicin, alcance y proyeccin de estos procesos estn determinados primordialmente por las aspiraciones, necesidades y expectativas del usuario/ciudadano. Si el proceso falla, el primero en recibir el impacto y enterarse es el destinatario final (usuario/ciudadano). Un ejemplo clsico es la no recepcin del bien / servicio solicitado.

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Procesos de Apoyo, Secundarios o Administrativos Aunque pueden ser invisibles para el destinatario final, su existencia y operatividad aseguran que los objetivos de los procesos primarios se cumplan. En muchos casos se los conocen como de apoyo, denominacin que evidencia su finalidad: aportar sustentabilidad operativa a los procesos primarios y as lograr la satisfaccin de los clientes. Los Procesos Sustantivos, de Apoyo, Secundarios o Administrativos cumplen, en general, con las siguientes caractersticas: Se desprenden del anlisis y el diseo de los procesos primarios. Es decir, cuando se implementan los elementos operativos dirigidos a satisfacer al cliente, surgen como parte indispensable para sustentar el desarrollo de los mismos. Su falla puede producir algn impacto en el cliente externo pero slo en forma indirecta, es decir como consecuencia de su incidencia negativa en el desarrollo de las actividades de los procesos primarios. Generalmente estn relacionados con los clientes internos y su alcance y grado de eficiencia es monitoreado primordialmente por los recursos humanos de la organizacin.

Procesos de Gestin Su finalidad es la de monitorear y evaluar los avances y la eficiencia de la organizacin vista como un conjunto de procesos interrelacionados por un mismo objetivo o misin. Facilitan y apoyan los procesos relacionados directamente con los clientes. Para diferenciarlos de los procesos de Apoyo o Administrativos, es importante destacar que rara vez estn relacionados con la operatividad diaria sino que son ms atemporales y desarrollados en el tiempo. Un claro ejemplo de Procesos de Gestin son el Planeamiento Estratgico o la informacin generada para la toma de decisiones de las autoridades. Los Procesos de Gestin presentan, en general, las siguientes caractersticas: Su actividad y desarrollo son llevadas adelante por personal con responsabilidades jerrquicas relacionadas con la Alta Direccin. Aunque las actividades mejor identificadas con este tipo de procesos estn encuadradas con el planeamiento, la asignacin de recursos y la definicin de objetivos, su misin tambin se centra en coordinar y cohesionar el resto de los procesos, tareas y actividades de la organizacin. El alcance de este Manual no contempla este tipo de procesos.

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CLASIFICACION DE PROCESOS

PROCESOS SUSTANTIVOS PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE GESTION

FINALIDAD Cumplimiento de los objetivos fundamentales de la entidad

Dar apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos

Organizar y facilitar la conduccin de la totalidad de los procesos de la entidad

DESTINATARIO Tocan al beneficiario final. Su desarrollo tiene relacin directa con las aspiraciones, demandas y expectativas del usuarios/ciudadano

Generalmente dirigidos a un cliente interno. Pueden no ser visibles a los clientes externos

La propia organizacin y la coordinacin de todos los procesos

CARACTERISTICAS Si fallan, los clientes externos son los primeros en enterarse

Se desprenden del diseo y anlisis de los procesos primarios Generalmente son los primeros en automatizarse y sufrir algn mtodo de autocontrol

Tienen incidencia en el desarrollo futuro de la entidad

Cuadro 1. Clasificacin de procesos

7. CODIFICACION DE PROCESOS La codificacin de los procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social, se realiza en base a los macro procesos identificados y a los procesos, subprocesos y procedimientos que de l se despliegan. El cdigo de los procesos est conformado por un conjunto de caracteres alfanumricos con el objetivo de permitir una identificacin clara e inequvoca de cada uno de ellos. Para ello, los cdigos estn elaborados sobre la siguiente estructura:

Grfico 1. Codificacin de Procesos

01 TRA 01 01- - -

Cdigo Macroproceso

Cdigo Subproceso

CdigoProcedimiento

Cdigo Proceso

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8. METODOLOGIA

Para la actualizacin, normalizacin, documentacin y difusin del Manual de Procesos y Procedimientos del MTEPS, se ha adoptado una metodologa que permite cumplir con estndares de calidad, en el servicio y en la gestin organizacional, y que adems lo configura como una herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos. En primer lugar se hizo necesario establecer la misin del servicio pues esta permite identificar el objetivo fundamental del mismo y su razn de ser, articulado a ello se identific hacia quienes se dirige el servicio, para finalmente establecer la mejor forma de prestarlo, as:

Grfico 2. Concepto de Proceso

De esta manera cada proceso trabajado, cuenta con una ficha de descripcin del mismo que especifica una serie de detalles inherentes al proceso en cuestin. El formato y detalle de cada campo desarrollado se muestra en el cuadro siguiente:

Qu hacemos para cumplir nnuestro mandato?

PRODUCTOS Y SERVICIOS

Cmo lo hacemos?

PROCESOPara quienes lo hacemos?

CLIENTES

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FICHA DE DESCRIPCION

MACRO PROCESO PROCESO -

SUBPROCESO -

PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

CODIGO

PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Hoja de Descripcin del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento Procedimientos (Flujogramas)

Anexos (Formularios)

Gua de Usuario

1. MISION DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Razn de ser del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

2. ALCANCE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

A quienes se dirige y/o afecta el servicio

3. OBJETIVOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Finalidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

4. RESPONSABLE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO 5. RECURSOS NECESARIOS

Nombre de la unidad o cargo que se responsabiliza de todo el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Recursos requeridos para llevar ejecutar el proceso en trminos, humanos, tecnolgicos, financieros, infraestructura, de acuerdo al caso

6. COMPONENTES DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

SUB PROCESOS CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO

Subprocesos que hacen al proceso

Procedimientos que hacen al subproceso

7. INSUMOS/PRODUCTOS/AREAS INVOLUCRADAS

INSUMOS PRODUCTOS AREAS INVOLUCRADAS

Identificacin de los principales insumos y requisitos necesarios para iniciar el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Identificacin del producto con el cual finaliza el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Listado de las unidades organizacionales que intervienen en el desarrollo del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

8. INTERACCIONES 9. PASOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Unidades organizacionales con las que se comparte la responsabilidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Indice de las Hojas de Descripcin del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento y respectivos flujogramas

10. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

11. REGISTROS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Listado de documentos que son utilizados en el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Listado de principales registros que permiten el seguimiento del Proceso/Sub

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Proceso/Procedimiento

12. TIEMPO MEDIO DE EJECUCION 13. NORMATIVA RELACIONADA

Tiempo en el cual debe realizarse el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento en funcin de experiencias previas

Listado de normas y polticas que deben tomarse en cuenta para el desarrollo del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

14. OBSERVACIONES

Cuadro 2. Ficha de Procesos

A partir de la ficha se desarrollaron los procesos, ya optimizados, en la hoja de descripcin del proceso, sub proceso y/o procedimiento de acuerdo a lo corresponde. PROCESO (Cdigo): Nombre SUBPROCESO (Cdigo): Nombre PROCEDIMIENTO (Cdigo): Nombre

RESPONSABLE No. TAREA DOCUMENTOS/ FORMULARIOS

Nombre del puesto encargado de realizar la tarea especificada

Descripcin de la tarea o accin a ejecutarse Documentos de entrada, que inician, y/o salida, que genera, la tarea

Cuadro 3. Hoja de Descripcin de Procesos

Finalmente, los procesos, subprocesos y/o procedimientos, son expuestos grficamente, por los que se presentan en los correspondientes flujogramas, bajo el siguiente formato:

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Cuadro 4. Flujograma

Para la elaboracin de los flujogramas la simbologa utilizada es la siguiente:

CUADRO DE SIMBOLOS

Estado de Inicio: Se utiliza para indicar el inicio del diagrama de flujo.

Tarea o actividad: Representa la realizacin de una operacin o actividad relativa a un procedimiento.

Decisin o alternativa: Indica un punto dentro del flujo donde son posibles varios caminos alternativos. Normalmente tiene dos salidas Si o No, abierto/cerrado.

Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Retorno: Se utiliza para retornar a una tarea especfica, detalla el paso al que se debe regresar.

Tarea

PROCEDIMIENTO (Cdigo) : Nombre Pgina 1 de 1

CARGO RESPONSABLE ELABORADO: Fecha de elaboracin

APROBADO POR: VERSIN DEL PROCESO:VIGENTE: SI NO

RESPONSABLE DEL PROCESO: Area Responsable

Actor 3Actor 2Actor 1

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Fin: Indica la finalizacin del diagrama de flujo.

Estado de detencin: Denota una pausa en el procedimiento, que puede ser semanal, trimestral, anual o variable dependiendo el caso.

Referencia a procedimiento: Denota enlace a otro procedimiento.

Base de Datos: Se utiliza para representar el almacenado de los datos en el sistema.

Referencia a otra pgina: Articula dos componentes de un diagrama en pginas diferentes, a travs de un conector en la salida de una pgina y otro en la entrada de la siguiente pgina.

Conectores: Conectan los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Cuadro 5. Simbologa de Flujograma

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9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL

Sobre la base precedente, a continuacin se presentan los componentes especficos de los procesos

objetos del presente documento.

Mapa de Procesos

DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

Grfico 3. Mapa de Procesos de la Direccin General de Trabajo Empleo y Previsin Social

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

Laboral

Higiene y Seguridad Ocupacional

Planes de Higiene y Seguridad

Ocupacional y Manual de Primeros

Auxilios

Registro Nacional de Profesionales /

Tcnicos de Seguridad

Ocupacional y Medicina del Trabajo

Ingreso y Revisin

Verificacin y Aprobacin

Comits Mixtos de Higiene y Seguridad

Ocupacional

Inspecciones Tcnicas in situ

Investigacin de Accidentes de Trabajo

Presentacin Trimestral de

Informes

Presentacin Anual de Informes

Capacitacin en Higiene y Seguridad

Ocupacional

Diseo

Programacin, Ejecucin y Evaluacin

Sistema Estadstico

Registro Obligatorio de Empleadores

Presentacin de Planillas

Registro va Web para empresas nuevas

Ingreso en Ventanilla

Revisin de documentos

Baja Permanente o Temporal del ROE

Actualizacin, Re-impresin o Perdida del

ROE

Multas ROE

Planillas trimestrales

Aguinaldo

Retroactivas

Primas

Registro de Finiquitos

Cronograma

Presentacin

Observadas

Rezagadas

Revisin

Archivo

Registro y Visado de Contratos

Nacionales

Extranjeros

Control de Asistencia

Manual

Sistema de Registro de Asistencia Automtica

Convenios SalarialesRegistro

Verificacin

Convenios Laborales Registro

Visado de Certificado de Trabajo

Nacionales

Extranjeros

Fondos en Custodia

Certificacin de Aos de Servicio

Atencin de Denuncias

Inspectora

Conflictos Colectivos (Pliego de

Reclamaciones)

Atencin a usuario

Posesin

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DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES

Grfico 4. Mapa de Procesos de la Direccin General de Asuntos Sindicales

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

PROCESOS RELEVADOS

ASUNTOS

SINDICALES

Personera Jurdica

Directivas

Sindicales

Declaratoria en

comisin sindical

transitoria

Denuncia por falta

de rendicin de

cuentas

Denuncia por

violacin a fuero

sindical

Modificacin de

Estatuto Orgnico

de Organizaciones

Sindicales

Cambio de Razn

Social de

Organizaciones

Sindicales

Solicitud de

desembolso de

Cuenta de Multas,

atrasos y sanciones

disciplinarias

Rendicin de

cuentas de Multas,

atrasos y sanciones

disciplinarias

Aprobacin de

rendicin de

cuentas

Desembolso para

refaccin de sedes

sindicales

Desembolso para

eventos sindicales

Condecoraciones

Ampliacin de

Mandato de

Directiva Sindical

Capacitacin

Sindical

Organizaciones

Sindicales

Dirigentes

Sindicales

Autorizacin de la

Personera Jurdica

Reconocimiento de

Directivas

Sindicales

Rendicin de

Cuentas de

Organizaciones

Sindicales

Instruccin de

desembolso a

empleadores

Apoyo econmico a

Organizaciones

Sindicales

Apoyo a la gestin

econmica de las

Organizaciones

Sindicales

Programacin

Ejecucin

Registro nico de

Organizaciones

Sindicales

Actualizacin del

Registro nico de

Organizaciones

Sindicales

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Macroproceso Se encuentran, al igual que los procesos, subprocesos y procedimientos, identificados en la codificacin de procesos. Clasificacin de Procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social Los procesos que son parte de este Manual de Procesos y Procedimientos, corresponden en su totalidad a procesos sustantivos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social, el cuadro siguiente especifica: Atribucin, referida a la atribucin otorgada al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social para cumplir con su mandato.

Finalidad: al cumplimiento de los objetivos del Ministerio Destinatario: beneficiario final Caractersticas: acciones por incumplimiento Producto: resultado final

ATRIBUCION FINALIDAD DESTINATARIO CARACTERISTICAS PRODUCTO

ROE Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, as como la igualdad de oportunidades

Registrar a empleadores en general

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Pblicas

Inaccesibilidad a servicios del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsin Social Imposibilidad de acceder a licitaciones, procesos de contratacin o financiamiento bancario

Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores

Planillas Trimestrales de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, as como la igualdad de oportunidades

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en materia salarial

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Pblicas

Sanciones econmicas por incumplimientode la presentacin de planillas trimestrales Inspeccin laboral

Declaracin Jurada de Presentacin de Planillas Trimestrales

Planillas de Aguinaldo

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal,

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en

Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales,

Sanciones econmicas por incumplimientode la presentacin

Declaracin Jurada de Presentacin de Planillas de

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privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, as como la igualdad de oportunidades

materia salarial Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Pblicas

de planillas de aguinaldo Inspeccin laboral

Aguinaldo

Registro de Finiquitos


Verificar el pago oportuno y justo de finiquitos

Empleado/Trabajador/Obrero/Beneficiario

Sanciones econmicas por incumplimiento en la cancelacin oportuna del aguinaldo

Finiquito registrado

Registro y Visado de Contratos de Trabajo Nacionales

Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma anloga de explotacin y servidumbre

Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley

Empleadores y Empleados

Contrato laboral visado

Registro y Visado de Contratos de Trabajo Extranjeros


Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley


Sanciones econmicas por incumplimiento en la fecha de presentacin del contrato

Contrato laboral visado

Sistema de Registro de Asistencia


Autorizar el sistema de control de asistencia de las empresas


Registros de Asistencia autorizados

Registro Convenio Salarial


Verificar el cumplimiento de pagos retroactivos e incrementos salarial


Denuncias por incumplimiento de Convenio Salarial Inspeccin laboral

Incremento salarial

Registro Convenio

Erradicar el trabajo forzoso o cualquier

Verificar el cumplimiento de


Denuncias por incumplimiento

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Laboral otra forma anloga de explotacin y servidumbre

los convenios laborales suscritos entre los empleadores y empleados

de Convenio Laboral Inspeccin laboral

Fondos en Custodia


Custodiar los montos por concepto de pago de finiquitos no efectivizados

Empleado/Trabajador/Obrero/Beneficiario

Sanciones econmicas por incumplimientoen la fecha de pago de finiquito

Seguridad del pago del finiquito custodiado al beneficiario

Ingreso y Revisin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios


Verificar el cumplimiento de la elaboracin, revisin y aprobacin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Econmica

Sanciones econmicas por incumplimiento de esta obligacin Inspecciones laborales

Plan de Higiene y Seguridad aprobado

Verificacin y Aprobacin de Planes de Higienes y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios


Verificar el cumplimiento de la elaboracin, revisin y aprobacin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Econmica

Accidentes laborales Sanciones econmicas por incumplimiento de esta obligacin Inspecciones laborales

Plan de Higiene y Seguridad aprobado

Registro Nacional de Profesionales/ Tcnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del Trabajo

Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, as como la igualdad de

Registrar a los Profesionales/ Tcnicos a nivel Nacional

Profesionales / Tcnicos interesados

Inaccesibilidad a contratos para la elaboracin de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional

Registro de Profesional / Tcnico autorizado

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oportunidades

Comits Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional


Verificar el establecimiento de Comits Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

Actividad Econmica

Inspeccin laboral Informes Trimestrales Informe Anual de actividades

Diseo de Capacitacin en Higiene y Seguridad Ocupacional


Difundir conocimientos y practicas bsicas en temas de higiene y seguridad ocupacional

Actividades Econmicas / Empleados

Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales

Programa de difusin y capacitacin

Programacin, Ejecucin y Evaluacin de la Capacitacin en Higiene y Seguridad Ocupacional


Difundir conocimientos y practicas bsicas en temas de higiene y seguridad ocupacional

Actividades Econmicas / Empleados

Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales

Programa de difusin y capacitacin

Registro nico de Organizaciones Sindicales

Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalizacin y organizacin para la defensa de sus intereses, representacin, la preservacin de su patrimonio tangible e intangible

Registrar a las Organizaciones Sindicales

Organizaciones Sindicales

Desconocimiento de la organizacin sindical por la parte patronal

Organizacin sindical registrada

Actualizacin del Registro nico de Organizaciones

Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalizacin y organizacin para la

Actualizar la base de datos de los Registros de las Organizaciones



Organizacin sindical registrada

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Sindicales defensa de sus intereses, representacin, la preservacin de su patrimonio tangible e intangible

Sindicales

Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente


Reconocer a las Directivas Sindicales



Resolucin Ministerial que aprueba la solicitud de Reconocimiento de la Directiva Sindical

Declaratoria en Comisin Sindical Transitoria




Resolucin Ministerial de Declaratoria Sindical Transitoria

Denuncia por Violacin de Fuero Sindical



Ampliacin de Mandato de Directiva Sindical


Ampliar el mandato de la Directiva Sindical



Resolucin Ministerial (en cuatro copias), Informe Tcnico Jurdico y Sindical

Desembolso para Eventos Sindicales

Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalizacin y organizacin para la defensa de sus

Apoyar econmicamente a organizaciones sindicales


Evento sindical realizado

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intereses, representacin, la preservacin de su patrimonio tangible e intangible

Desembolso para Refaccin de Sedes Sindicales


Apoyar econmicamente a organizaciones sindicales


Sede sindical refaccionada

Personera Jurdica de Organizaciones Sindicales


Reconocer la personera jurdica de las Organizaciones Sindicales


Cuadro 6. Procesos Sustantivos del MTEPS, objeto del presente documento

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Codificacin de Procesos La codificacin de los procesos presentados es la siguiente:

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

01 Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional

01-TRA Trabajo 01-TRA-01 Registro Obligatorio De Empleadores

01-TRA-01-01 Registro Va Web Empresas Nuevas

01-TRA-01-02 Actualizacin 01-TRA-01-03 Reimpresin de

Certificado ROE 01-TRA-01-04 Baja Permanente o

Temporal

01-TRA-02 Planillas Trimestrales de Sueldos, Salarios y Accidentes de Trabajo

01-TRA-02-01 Elaboracin de Cronograma

01-TRA-02-02 Registro de Planillas Trimestrales, va web

01-TRA-02-03 Rectificacin de Planillas Trimestrales

01-TRA-03 01-TRA-03-01 Registro Va Web de Planillas de Aguinaldo, va web

01-TRA-04 Contratos 01-TRA-04-01 Registro de Contratos Nacionales

01-TRA-04-02 Registro y Visado de Contratos Extranjeros

01-TRA-05 Finiquitos 01-TRA-05-01 Refrenda de Finiquitos 01-TRA-05-02 Casos Especiales:

Empleado Ausente 01-TRA-05-03 Casos Especiales:

Conciliaciones 01-TRA-05-04 Casos Especiales:

Fallecimiento 01-TRA-05-05 Presentacin de

Poderes para Cobro

01-TRA-06 01-TRA-06-01 Control de Asistencia

01-TRA-07 01-TRA-07-01 Registro de Convenios Salariales

01-TRA-08 01-TRA-08-01 Convenios Laborales

01-TRA-09 Fondos en Custodia 01-TRA-09-01 Depsitos 01-TRA-09-02 Pago de Fondos en

Custodia Menores a Bs. 10,000.-

01-TRA-09-03 Pago de Fondos en Custodia Mayores a Bs. 10,000.-

01-TRA-09-04 Devolucin del Depsito al Empleador

01-HSO Higiene y Seguridad

01-HSO-01 Planes de Higienes y Seguridad

01-HSO-01-01 Ingreso y Registro de PHSOMPA

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MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

Ocupacional Ocupacional

01-HSO-02-01 Registro Nacional de Profesionales y Tcnicos en materia de Higiene, Seguridad Ocupacional y Medicina del Trabajo

01-HSO-03 Comits Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

01-HSO-03-01 Posesin

01-HSO-03-02 Informes Trimestrales

01-HSO-03-03 Informe Anual

02 Asuntos Sindicales

02-ASI 02-ASI-01 Personera Jurdica 02-ASI-01-01 Autorizacin de la Personara Jurdica

02-ASI-01-02 Registro nico de Organizaciones Sindicales

02-ASI-02 Directivas Sindicales 02-ASI-02-01 Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria en Comisin Permanente

02-ASI-02-02 Declaratoria en Comisin Sindical Temporal

02-ASI-02-03 Denuncia por Violacin a Fuero Sindical

02-ASI-02-04 Ampliacin de Mandato de Directiva Sindical

02-ASI-02-05 Actualizacin del Registro nico de Organizaciones Sindicales

02-ASI-03 Apoyo Econmico a Organizaciones Sindicales

02-ASI-03-01 Desembolso para Eventos Sindicales

02-ASI-03-02 Desembolso para Infraestructura Sindical

Tabla 1. Codificacin de Procesos del MTEPS

10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, el presente Manual de Procesos y Procedimientos requiere de revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto plazo es enfocarlo como documento de calidad. Sus modificaciones deben ser sugeridas a la Direccin General de Planificacin, para su anlisis, modificacin, presentacin a la instancia correspondiente, aprobacin e implementacin.

Manual de Procesos Procedimientos

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