Manual Procesos Procedimientos Biblioteca

8/9/2019 Manual Procesos Procedimientos Biblioteca

1/28

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION17/06/2008PAGINA

1 / 28

CODIGO: P-07-01BMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA

REVISION09/09/2013

No. REV4

MANUAL DE PROCESOSY PROCEDIMIENTOSBIBLIOTECA

NOMBRE: John Eliécer Garzón Maldonado NOMBRE: Sara Teresa Sandoval Gómez NOMBRE: Eric de Wasseige

CARGO: Director de Biblioteca CARGO: Coordinador de Calidad CARGO: Vicerrector Administrativo

FECHA: 09/09/2013 FECHA: 09/09/2013 FECHA: 09/09/2013

ELABORO REVISO APROBO


2/28


2 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

1.

GENERALIDADES1.1

INTRODUCCION

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL:El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades y tareas que debenseguirse en la realización de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia. Laelaboración del manual es de suma importancia para la optimización de la organización interna de la dependencia dentro dela universidad, para que las actividades realizadas tengan un método previamente establecido.

Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios técnicos, con metodologíasunificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participación de los funcionarios de la dependencia. Elestablecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramenteseñaladas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y así asegurar que cada

paso esté bien hecho antes de continuar con el siguiente.

1.3

ALCANCE DEL PROCESO:Aplica para los procesos técnicos de desarrollo de colecciones y servicios al usuario de la Universidad La Gran Colombia en

la Ciudad de Bogotá D.C.


3/28


3 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2

PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS TECNICOS:2.1

DESARROLLO DE COLECCIONES Y PROCESOS TECNICOS:2.1.1

SELECCIÓN Y ADQUISICION:La selección y adquisición supone un constante estudio de la colección bibliográfica, que permita crear alertas sobre laoferta del mercado editorial a las diferentes dependencias académicas y administrativas de la universidad a fin de mantenery motivar la participación de todas las entidades involucradas en este proceso para el desarrollo de la colección.

El desarrollo de la colección obliga a definir, con criterios amplios, qué tipo de colección se desea tener (actual, equilibradaen géneros, con temas que ofrezcan enfoques y puntos de vista tan plurales como los de nuestra sociedad) porque si ésta esde calidad se mejora la imagen de la biblioteca. Ello requiere un buen conocimiento del mercado editorial, de las fuentes deinformación a las que recurrir y de las necesidades singulares de quienes usarán las colecciones bibliográficas.

Se asume que la selección de material bibliográfico incluye todos los soporte físicos y de acceso en línea que la bibliotecatenga en consideración para integrarlos a la colección, de manera se contempla por ejemplo: Publicaciones periódicas,material impreso monográfico, recursos electrónicos, bases de datos, etc.

Este procedimiento para selección y adquisición por compra de material bibliográfico exige una inter-relación condiferentes áreas de la misma universidad y con otras ajenas a ella; todas estas dependencias son responsables de una parteimportante dentro del procedimiento, por lo cual es de vital importancia sostener los mejores canales de comunicación para

lograr un flujo de trabajo ideal; al igual que se debe aclarar que es parte del proceso realizar el seguimiento y solicitarinformación de las operaciones que estas otras entidades realizan a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos al finaldel mismo proceso.

Una selección de material bibliográfico en forma equivocada, se convierte en una pérdida de recursos económicos,humanos, materiales y de tiempo en las tareas de selección, adquisición y procesamiento.

En general, los objetivos de la selección y adquisición son:- Formar y actualizar una colección bibliográfica que satisfaga las necesidades de información de los usuarios con

base en los planes y programas de docencia, investigación y difusión de la cultura.- Analizar las solicitudes de compra presentadas por las diferentes áreas de la Universidad a fin de iniciar su

respectiva compra.- Analizar los títulos ofrecidos a la Biblioteca en calidad de canje o donación realizados, para determinar la

conveniencia de ser integrados a la colección.- Optimizar la distribución del presupuesto asignado a las diferentes dependencias de la Universidad con destino ala compra de material bibliográfico.

- Mantener los mejores canales de comunicación y relaciones con las diferentes entidades involucradas en el proceso de desarrollo de colecciones, tales como proveedores, dependencias académicas y administrativas de laUniversidad, Donantes, centros de canje, etc.

- Verificar el cumplimiento del debido despacho de las órdenes de compra hechas a los proveedores y asegurar lainclusión de este material comprado a la colección de la biblioteca.

Este proceso se extiende desde la recepción de las peticiones de compra realizadas por los diferentes fondos hasta la entregadel material despachado por los proveedores a la unidad de procesos técnicos e inventario de la biblioteca con la generacióndel respectivo informe de la petición terminada y listas de distribución.El proceso de selección y adquisición tiene cuatro etapas básicas:

-

Registro de las peticiones y recolección de soportes para la evaluación.- Evaluación y toma de decisiones.- Recepción del material con orden de compra e ingreso a la colección.

2.1.2

POLITICAS DE ADQUISICIONES:A continuación se describe en general los elementos más relevantes de las políticas de selección y adquisición de material

bibliográfico, sin embargo, para ver en detalle la parametrización del proceso y la aplicación al sistema automatizado.

La biblioteca adquiere materiales en las siguientes modalidades:- Compra


4/28


4 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

- Canje- Producción institucional y depósito legal- Donación y legado- Deposito (aunque oficialmente la biblioteca no es depositaria de institución alguna a la fecha)- Ante una lista de selección de compra o cualquier otra forma de adquisición de debe tener en cuenta los siguientes

criterios:a.

Las necesidades de información que se atienden de los planes y programas académicos. b. La comunidad a la que se proporcionan dichos servicios.c. Las áreas del conocimiento que abarcan el acervo.d.

Las prioridades y limitaciones generales que rigen la selección y adquisición.

- Grado de apoyo que se otorga a la bibliografía básica y complementaria.- Períodos cronológicos para realizar la selección y adquisición.- Número de ejemplares a solicitar.- Idiomas incluidos o excluidos de la colección.- Formatos de material bibliográfico incluidos o excluidos de la colección.- Criterio del personal encargado de realizar las tareas de selección.- Reglamento o políticas de la Institución.- Fuentes bibliográficas para realizar la selección.

-

Las listas bibliográficas básicas de las dependencias académicas y administrativas.- Presupuesto.-

Belleza y calidad de estilo de la obra.

2.1.3

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1TÉCNICO DE

ADQUISICIONES

REGISTRO DE PETICION Y RECOLECCI N DE INFORMACI N PARA SU VALORACI NSe recibe y radica la petición enviada por el fondo en el "formato para la solicitud de compra de recursos

bibliográficos".=SI NO= si el formato no cumple con los requerimientos, este es regresado a la dependencia solicitante.

2TÉCNICO DE

ADQUISICIONES

CREAR LISTA DE SELECCIONCrear la lista de selección en el sistema automatizado relacionando la totalidad de las líneas de solicitud de compraasí:-

Inf. bibliográfica: Debe tomarse de una fuente confiable (sitio web de la editorial, catálogos de otrasuniversidades, etc.). Los campos mínimos son: (ISBN, Autor(es), Título, Inf. de publicación, descripción

física)-

ID proveedor: LISTA-

Número.de petición: (ciclo fiscal)+(número consecutivo de 3 dígitos) P.ej.: 2008014.

3TÉCNICO DE

ADQUISICIONES

RECOLECTAR COTIZACIONES Y PRESENTACION ANTE EL COMITEa)

Recolectar las cotizaciones correspondientes y demás información que ayude a la toma de decisiones(existencias en la colección, otras ofertas en el mercado, etc.).

b)

presentar la solicitud de compra con sus respectivos soportes de valoración al comité de compras de launiversidad en la fecha más próxima de reunión del mismo.

4COMITÉ DE

BIBLIOTECA

ORDEN DE COMPRA APROBADARegistrar las decisiones del el comité de compras de la universidad en el sistema automatizado.Comprar / no comprar / posponer

5JEFE DE

BIBLIOTECA

GENERAR DE COMPRAGenerar las respectivas órdenes de compra en el sistema automatizado, de las líneas de selección con decisión de"comprar" una por cada proveedor.

6TÉCNICO DE

ADQUISICIONES

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE EL DESPACHO DE LAS ORDENES DE COMPRAHacer una comunicación vía e-mail y telefónica a los proveedores para comprometerlos con las existencias del

stock y la fecha del envío de las solicitudes, (esta fecha y todas las observaciones que sean necesariasdeben consignarse en los campos de información adicional de las líneas de orden o de la misma orden.Toda solicitud de compra presentada al comité de compras que haya sido aprobado tendrá un tiempo dereclamación al proveedor, equivalente a 15 días calendario a partir de la fecha de aprobación por elcomité.

Hacer una comunicación vía e-mail y telefónica a el/los fondos peticionarios sobre el estado de su solicitud y lafecha tentativa en que estarán disponibles para consulta los libros solicitados.

7AUXILIAR DEBIBLIOTECA

VERIFICACION ORDEN DE COMPRARecibir y verificar de la Unidad de Almacén de la Universidad los libros despachados por el proveedor.

=SI NO= si los libros ordenados no han sido despachados según la fecha comprometida por el proveedor, o presentan algún defecto, se realizará la reclamación respectiva.


CARGAR EN EL SISTEMA DE INFORMACIONRecibir, cargar (precatalogar) en el sistema automatizado los libros despachados por el proveedor o realizar lacancelación de la(s) línea(s) de orden o la misma orden dado el caso. Cuando no se esperen copias de la orden estadeberá darse por terminada en el sistema.


5/28


5 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4


SELLOS DE ADQUISIONColocar sello de adquisición en el cual se informa su valoración, proveedor y fondo. Cierra órdenes a partir de losrecibidos.

10T CNICO DE

ADQUISICIONESEnvío de informe al proceso financiero para su respectivo pago.Con autorización del Jefe de Biblioteca.

12COORDINADOR DE

PROCESOS

TECNICOS

GENERAR INFORMES DE LAS SOLICITUDES TERMINADAS.Realizar alertas a los fondos solicitantes sobre el estado de las compras.

2.1.4

FLUJOGRAMA:

BIBLIOTECA COMPRASDECANATURAS

INICIO

ENVIO DE FORMATOSOLICITUD DE

MATERIALBIBLIOGRAFICO

SOLICITUD DEMATERIAL

BIBLIOGRAFICO

ANALIZA YSELECCIONA EL

MATERIAL AADQUIRIR

APRUEBASOLICITUD DE NECESIDADES

GESTIÓN DECOMPRAS

RECEPCIÓN DE

MATERIALBIBLIOGRÁFICO

CATALOGACIÓN Y

ALMACENAMIENTO

COMUNICACIÓN ADECANATURAS

FIN

NO

SI

2.2

PROCESAMIENTO TECNICO BIBLIOGRAFICO:Consisten en describir un documento en su aspecto externo o formal con el fin de identificarlo (descripción bibliográfica)obteniendo un producto (asiento bibliográfico) al que dotamos de los elementos necesarios (encabezamientos) que permitensu localización y recuperación dentro de una colección determinada (catálogo). Para este caso particularmente, se entenderála asignación de encabezamientos de materia, resúmenes clasificación y todos los elementos tanto de la catalogación comodel análisis como un solo conjunto (catalogación); sin embargo, si se quiere hacer referencia a las entradas de descripción

básica de una obra, a esto se le denominará "precatalogación".

En cuanto a la descripción:

Toda obra se catalogará con base en el orden de las áreas de descripción de las RCAA2 rev. 2002, actualización de 2003, einmediatamente los campos consecutivos del formato MARC. Y, las excepciones a estas normas de catalogación serán

precisamente las que conformen el manual de catalogación. Se manejará un nivel dos de catalogación, pero para obrasnacionales y la producción institucional de la Universidad el Bosque se realizará una descripción lo más completa posible.

En cuanto a la asignación de encabezamientos de materia se trabajarán solamente dos listados autorizados:


6/28


6 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

* LEMB (listas de encabezamientos de materias para bibliotecas) para todas las obras en general.

Cualquier otro encabezamiento que se requiera para el análisis de una obra deberá ser debidamente autorizado en el módulode autoridades del sistema automatizado.

En cuanto a la clasificación, se utilizarán los siguientes sistemas:

* Esquema de clasificación Dewey (para obras en general)* Esquema de clasificación local (para obras en soportes electrónicos)

Solo podrán realizar la tarea de catalogación aquellos empleados debidamente capacitados.

Finalmente, todos y cada uno de los registros que se hagan visibles por medio del OPAC (catálogo en línea) deberán pasarantes por un riguroso chequeo de control de calidad.

Dado el contexto organizativo actual del la Biblioteca, la catalogación de fondos bibliográficos se refiere al nivel externodel análisis documental: la descripción bibliográfica del documento y la dotación de puntos de acceso, incluyendo ladescripción del contenido interno (indización).

El proceso comienza cuando la unidad de procesos técnicos hace entrega de una obra cualquiera que sea su origen: compras,canje, donaciones, etc. mediante un paquete de distribución y termina cuando el ítem se entrega a la Unidad de circulación y

préstamo para ser colocado en la estantería y dispuesto para su consulta.

2.2.1

POLITICA DE CATALOGACION:Las políticas de catalogación que se presentan a continuación tienen como objetivo unificar las tareas de catalogacióncomunes. Se organizaron solo aquellas que son excepción a las áreas de descripción de las RCAA2 rev. 2002, actualizaciónde 2003, e inmediatamente los campos consecutivos del formato MARC.

Solo relacionan las áreas de descripción más comunes dentro de un registro bibliográfico, que obedecen a variaciones a lasnormas estipuladas; por eso debe acudirse siempre al manual de catalogación desarrollado para la unidad de procesostécnicos para extender la explicación de cada área.

015 (bibliografía nacional)037 (fuente de adquisición)040 (Fuente de catalogación)245 (título y mención de responsabilidad)250 (edición)505 (notas de contenido)650 (encabezamientos de materia)830 (series y colecciones creadas por la biblioteca)

2.2.2

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


ENTREGA DE MATERIALEntrega el material para su catalogación. (material bibliográfica precatalogado)

2TÉCNICO DE

CATALOGACIÓN

REVISION DE PRECATALOGACIONConsulta en el catalogo bibliográfico otras existencias.

- Nuevo ejemplar de un título ya existente. Agrega ejemplar.- Nueva edición de un título existente. Agrega registro de nueva edición y ejemplares-

Nuevo título. Crea registro nuevo y ejemplares.

3T CNICO DE

CATALOGACIÓNCATALOGACIONDescripción clasificación y materias. REGISTRO DE CATALOGACION


IMPRESI N DE ACCESORIOSGeneración de rótulos, y lista de material entregado a circulación y préstamo


TERMINADO FINAL Y ENTREGAColocación de accesorios, sellos y entrega de material a Circulación y Préstamo.


7/28


7 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2.2.3

FLUJOGRAMA:

PROCESOS TECNICOS

INICIO

RECIBIE Y VERIFICA

LAS CONDICIONES

DEL MATERIAL

MATERIAL

CUMPLE CON LO

COMPRADO

SE ENVIA A LOS

PROVEEDORESSELLA EL MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

AUXILIAR DE

CATALOGACION

POSEE LA

UNIVERSIDADDOCUMENTO

IGUALAGREGA REGISTRO A

BASE DE DATOS

TECNICO DE

CATALOGACION

TECNICO DE

CATALOGACION

CATALOGACION DEL

MATERIAL

INGRESO EN LA BASE

DE DATOS

AUXILIAR DE

BIBLIOTECA

GENERA Y COLOCA

ROTULACION DE

IDENTIFICACION

COLOCA EL MATERIAL

EN LA ESTANTERIA

AUXILIAR DE

BIBLIOTECA

FIN

NO

SI

NO

SI

CORRECCION

2.2.4

PRESERVACIÓN Y RESTAURACIÓN:2.2.4.1



VALORACION DE ESTADO FISICO DEL MATERIALIdentificación de necesidades de intervención física para garantizar la mejor vejez del material o su descarte si no es

recuperable (para el caso de restauración).


INTERVENCION DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICOForrar, encuadernar, empastar, mantenimiento general. Registro de Preservación y Restauración

3AUXILIAR DE

BIBLIOTECA

COLOCACION EN ESTANTERIA

De acuerdo a la distribución, se coloca en su lugar.

2.2.5

FLUJOGRAMA:

PRESERNVACION Y RESTAUREACION

INICIOVALORACION DEESTADO FISICODEL MATERIAL

INTERVENCIONDEL MATERIALBIBLIOGRAFICO

COLOCACIONEN

ESTANTERIAFIN


8/28


8 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2.3

GESTIÓN DE INVENTARIOS:2.3.1

INVENTARIO BIBLIOGRÁFICO2.3.1.1


1COORDINADOR DE

PROCESOS

TECNICOS

PLANIFICACION DEL INVENTARIOPrevisión de recursos y definición de cronograma.

2PROCESO DEBIBLIOTECA

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOCaptura de códigos de barras. Generación de archivo plano

3COORDINADOR DE

PROCESOSTECNICOS

COMPARACION DE INVENTARIOComparación del inventario físico contra el sistema de información.Genera informe de material bibliográfico extraviado

4PROCESO DEBIBLIOTECA

RASTREO DE MATERIAL EXTRAVIADOBúsqueda del material extraviado. Actualización del estado de los encontrados (perdida asumida)

5COORDINADOR DE

PROCESOSTECNICOS

GENERACION DE LISTADOS:Perdida asumidaReposición por título diferente.Préstamo muy vencidoExpurgo por contradicción de políticas de desarrollo de colecciones.

6 JEFE DE BILIOTECASOLICITUD DE BAJASPresenta ante el comité de bajas las listas de material bibliográfico para dar de baja.

7 COMITÉ DE BAJASVALORA SOLICITUD

El comité de bajas valora contablemente la solicitud y Genera acta de descarte.

8COORDINADOR DE

PROCESOSTECNICOS

INTERVENCION DEL INVENTARIOEliminación en el sistema de información los registros bibliográficos autorizados por el comité de bajas.

2.3.1.2

FLUJOGRAMA:

COMITÉ DE BAJASGESTION DE INVENTARIOS

INICIO

PLANIFICACION DELINVENTARIO

LEVANTAMIENTO DEINVENTARIO

RASTREO DEMATERIAL

EXTRAVIADO

GENERACION DELISTADOS

SOLICITUD DE BAJAS

VALORA SOLICITUD

INTERVENCION DELINVENTARIO

FIN

2.3.2

ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ÁREA DE DESARROLLO DECOLECCIONES AL ÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO.

2.3.2.1

ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL ÁREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES ALÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO.Proceso mediante el cual el área de Desarrollo de Colecciones hace entrega del material bibliográfico catalogado enKOHA al área de Servicios al Público, para ser integrado a las colecciones bibliográficas y quede a disposición de losusuarios.


9/28


9 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2.3.2.1.1


No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 AUXILIAR DE

PROCESOS FÍSICOS

ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGR FICO:Realiza la entrega del material bibliográfico suministrando la información de título, número topográfico y código de

barras, ubicado en la etiqueta en la parte posterior del libro o revista.

2 AUXILIAR DESERVICIOS AL

PÚBLICO

RECEPCI N DE MATERIAL BIBLIOGR FICO:Verifica y confronta con el listado elaborado por el área de Desarrollo de Colecciones para la recepción del material,donde se revisa que los siguientes datos corresponda:Título

Número topográficoCódigo de barrasBiblioteca destinoSe debe firmar con letra legible la recepción del material bibliográfico.


PÚBLICO

CLASIFICACI N DEL MATERIAL BIBLIOGR FICO:Selecciona dentro del material bibliográfico recibido por:Tipo de documento: libros y CD-ROMBiblioteca: Educación, Ingeniería y CentralÁrea del conocimiento de acuerdo con el número topográfico


PÚBLICO

DISTRIBUCI N DEL MATERIAL BIBLIOGR FICO:De acuerdo con la clasificación del material, realiza la distribución del material bibliográfico:Ubicación del ítem de acuerdo con el número topográfico.Los libros de la Biblioteca de Educación, se ubican en el casillero asignado en Circulación y Préstamo.Los libros y revistas de la Biblioteca de Ingeniería se ubican en un estante en procesos físicos y son enviados unavez por semana de acuerdo con la cantidad de material.

5 COORDINACIÓN

DE SERVICIOS ALPÚBLICO

CAMBIO DE UBICACI N EN EL SISTEMA KOHASe identifica el material que se colocara en colección de reserva, el que se envía a B. Educación y B. Ingeniería, y seinforma a la Coordinación de Desarrollo de Colecciones, cuales son los títulos a los que se les debe realizar elcambio de ubicación en el Sistema KOHA.

6 AUXILIAR DE

PROCESOS FÍSICOS

ENTREGA LISTADO DE MATERIAL BIBLIOGR FICODespués de realizar la entrega del material bibliográfico, firma el listado con el cual se recibió el material, con letraclara y lo entrega a la Coordinación de Desarrollo de Colecciones.

7 AUXILIAR DEDESARROLLO DECOLECCIONES

DESCARGA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL SISTEMA KOHADescargar de manera global el listado de material bibliográfico del Sistema KOHA del Staff de rotulación.

2.3.2.1.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R D E S E R V I C I O S A L

P Ú B L I C O

A U X I L I A R D E P R O C E S O S F Í S I C O S

INICIOENTREGA DE

MATERIALBIBLIOGRÁFICO

RECEPCIÓN DEMATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

CLASIFICACIÓNDEL MATERIALBIBLIOGRÁFICO

DISTRIBUCIÓNDEL MATERIALBIBLIOGRÁFICO

CAMBIO DEUBICACIÓN EN EL

SISTEMA KOHA

ENTREGALISTADO DEMATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

DESCARGA MATERIALBIBLIOGRÁFICO DEL

SISTEMA KOHAFIN


10/28


10 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2.3.3

ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL ÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO A DESARROLLODE COLECCIONES.Proceso mediante el cual el área de servicios al público hace entrega del material bibliográfico que requiere se intervenganuevamente en el área de desarrollo de colecciones por algún aspecto o porque ha sido entregado en reposición por partede los usuarios de la Biblioteca.

2.3.3.1 ENTREGA PARA INTERVENCIÓN Y/O ARREGLOS2.3.3.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



PÚBLICO

SELECCI N DE MATERIAL PARA ARREGLO se identifica el material bibliográfico que requiere ser intervenido por las siguientes condiciones:

● Material para empaste y /o arreglos

● Unificar signatura y/o clave de autor (mismo título con diferentes números topográficos y/o varios registros deun mismo título)

● Cambio de ubicación (biblioteca) y/o traslado de colección actual

● Evaluación para descarte

●

Registro con datos incompletos en el sistema

●

Revisión de códigos de barra


PÚBLICO

ENTREGA DEL MATERIAL BIBLIOGR FICO A DESARROLLO DE COLECCIONESCuando tiene seleccionado el material elabora acta de remisión de material de Servicios a Desarrollo de colecciones

● Elabora acta por cada 1 ítem

● Selecciona los libros que requieren cambios en el proceso de catalogación y los ubica en el depósito del áreade Desarrollo de colecciones.

● Selecciona los libros que son para empaste y/o arreglos y los ubica en el área de procesos físicos

● Elabora un listados en Excel por cada selección, con los códigos de barras (incluyendo los ceros)

● Envía por correo electrónico al coordinador de Desarrollo de Colecciones para que sea cambiado el estado delítem

3 COORDINACIÓNDESARROLLO DE

COLECCIONES

CAMBIO ESTADO DE ÍTEM EN KOHA

● Revisa los listados y hace cambio global en el sistema de acuerdo con la selección previa realizada en el áreade servicios

●

Distribuye dentro del grupo de procesos técnicos el material para ser intervenido.

2.3.3.1.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R D E S E R V I C I O S A L

P Ú B L I C O

C O O

R D I N A C I Ó N D E S A R R O L L O D E

C O L E C C I O N E S

CAMBIO ESTADO DEÍTEM EN KOHA

ENTREGA DEL MATERIALBIBLIOGRÁFICO ADESARROLLO DECOLECCIONES

FIN

INICIOSELECCIÓN DEMATERIAL PARAARREGLO


11/28


11 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

2.3.3.2

ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NUEVO2.3.3.2.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1

REFERENCIA Y/O

COORDINACIÓNSERVICIOS AL

PUBLICO

ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGR FICO NUEVO Son todos los libros nuevos que llegan al área de referencia y coordinación por reposición del mismo título, títulodiferente o canje de multas por parte de los usuarios.

● El estudiante hace entrega del título perdido o por pago de multa, diligenciando un acta de entrega, esta seadjunta con la factura.

2

REFERENCIA Y/OCOORDINACIÓNSERVICIOS AL

PUBLICO

CAMBIO DE ESTATUS EN KOHA

● Se verifica que el título corresponda al cargado en el usuario en KOHA

● Se hace la descarga del libro de KOHA y se libera la multa

● Si es el mismo que perdió se hace una devolución normal y se le coloca el mismo código de barras

● Si es un título diferente se asigna en "estado del ítem" cualquiera de las siguientes opciones: extraviado, pérdida asumida o Repuesto por otro título

● Se hace la entrega del material bibliográfico al encargado del proceso en Desarrollo de colecciones junto conel acta y la factura.

3 DESARROLLO DECOLECCIONES

ENTREGA A DESARROLLO DE COLECCIONESTodo el material bibliográfico nuevo que ingresa por parte de los usuarios es entregado al área de Desarrollo decolecciones para que realizar el trámite interno y se ingresa al Sistema Bibliográfico KOHA.

● Recibe el título nuevo, verifica que la factura tenga la información requerida y el acta correspondiente estécompletamente diligenciada.

2.3.3.2.2

FLUJOGRAMA:

R E F E R E N C I A Y

/ O C

O O R D I N A C I Ó N

S E R V I C I O S A L P U B L I C O

D E S A R R O L L O D

E C O L E C C I O N E S

FIN

INICIO

ENTREGA ADESARROLLO DE

COLECCIONES

ENTREGA DEMATERIAL

BIBLIOGRÁFICO NUEVO

CAMBIO DE ESTATUSEN KOHA

3 SERVICIOS AL USUARIO:Son los diferentes servicios de que brinda la biblioteca para facilitar el acceso, consulta y recuperación de la información endiferentes formatos y soportes.

El objetivo:

Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, el préstamo de los materiales bibliográficos y serviciosde información, para el apoyo de sus actividades académicas y culturales.

3.1

CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO:3.1.1 CARGA DE USUARIOS SISTEMA BIBLIOGRÁFICO:

Proceso mediante el cual se realiza la actualización, modificación y carga de usuarios al sistema de automatizado de bibliotecas KOHA. Está carga permite depurar y tener control de los préstamos y transacciones realizadas por los usuariosen el departamento (préstamos, paz y salvos, renovaciones, estadísticas de consultas, reportes específicos y multas).


12/28


12 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.1.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1DIRECTOR DEBIBLIOTECA

SOLICITUD DE INFORMACI N:Solicita la información al Departamento de Informática y Sistemas para envió de información semestral, con losdatos específicos de: facultad, nombres, documento, semestre, dirección, teléfonos, correo electrónico y estatus enla universidad matriculado, aplazado, egresado no graduado o reintegro.

2 DEPARTAMENTODE INFORMÁTICAY SISTEMAS

ENV O DE INFORMACI N:Envía la información por medio electrónico de acuerdo con los datos establecidos por el director de biblioteca, enun tiempo no mayor a 8 días al comenzar el periodo académico.

3DIRECTOR DEBIBLIOTECA

RECEPCIONA LA INFORMACI NVerifica y confronta la información para ser cargada en el sistema.

4T CNICO

BIBLIOTECADIGITAL

CARGA SISTEMA DE INFORMACI N:Realiza la verificación y confrontación con la información que actualmente tiene el sistema, para realizar la carga enel sistema de manera adecuada de acuerdo con la vigencia o periodo académico.

5

COORDINADOR DESERVICIOS –

AUXILIARES DEBIBLIOTECA

VERIFICACI N FINAL:Supervisan el correcto funcionamiento de la carga en el servicio mediante el proceso de actualización omodificación de usuarios.

3.1.1.2

FLUJOGRAMA:

I N F

O R M Á T I C A Y S I S T E M A S

B I B L I O T E C A

RECEPCIONA LAINFORMACIÓN

FININICIOSOLICITUD DEINFORMACIÓN

ENVÍO DEINFORMACIÓN

CARGA SISTEMA DEINFORMACIÓN

VERIFICACIÓN FINAL

3.1.2

CONSULTA EN SALA:Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos el préstamo de

publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas de consulta de las bibliotecas.

3.1.2.1


1 USUARIO

IDENTIFICACI N DE NECESIDAD:El usuario consulta la información desde el catálogo bibliográfico (sistema de información bibliográfica).Busca y selecciona el material bibliográfico.Anota la signatura topográfica del material y lo ubica en la colección.


ORIENTACI N EN LA B SQUEDA:-

Si el usuario no puede realizar la búsqueda autónoma, el funcionario orienta y asesora en la búsqueda yrecuperación de información en el catálogo y posteriormente orienta la búsqueda del material que el usuariosolicita en la colección.

-

En caso de no encontrar la información dentro de las colecciones de la Biblioteca se remite al servicio deReferencia.

3 USUARIOCONSULTA:El usuario consulta en sala el material bibliográfico solicitado. Una vez haya realizado la consulta, el usuario deja sobre la mesa el material bibliográfico.


REGISTRO ESTAD STICO:Recoge de las mesas y puestos de consulta el material consultado y lo registra en el sistema para llevar el controlestadístico de uso local.


ORGANIZACI N DEL MATERIALRegresa nuevamente el material bibliográfico consultado en sala a la colección.


13/28


13 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.2.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R D E B I B L I O T E C A

U S U A R I O

REGISTROESTADÍSTICO

ORGANIZACIÓN DELMATERIAL

INICIO

FIN

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD

CONSULTA

ORIENTACIÓN EN LABÚSQUEDA

3.1.3

PRÉSTAMO EXTERNO:Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia y usuario externos, el préstamo de publicaciones omateriales bibliográficos diversos a domicilio.

3.1.3.1


1 USUARIOIDENTIFICACI N DE NECESIDAD:El usuario consulta la información desde el catálogo bibliográfico (sistema de información bibliográfica).Busca y selecciona el material bibliográfico.

2

AUXILIAR DE

BIBLIOTECA

ORIENTACI N EN LA B SQUEDA:-

Si el usuario no puede realizar la búsqueda autónoma el funcionario orienta y asesora en la búsqueda yrecuperación de información, buscando el material que el usuario solicite en la colección.

- En caso de no encontrar la información dentro de las colecciones de la Biblioteca se remite al servicio deReferencia.


RECEPCI N Y PR STAMO:El auxiliar del punto de circulación recibe la solicitud de préstamo.Diferenciación de usuarios: (internos, externos)

INTERNO: Se solicita el carnet vigente. Verifica el estado del usuario en el sistema (registro, multas, anotaciones).EXTERNO: Se solicita la carta de convenio interbibliotecario, carnet vigente de la institución correspondiente.

Dado el caso que el usuario se encuentre bloqueado (multa y/o sanciones), se le informa de acuerdo con elreglamento de biblioteca vigente el procedimiento a seguir.


CARGA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGR FICO:Ingresa al sistema de información (módulo de circulación y préstamo). Carga el material y verifica la fecha dedevolución del material bibliográfico informando al usuario y realiza la impresión del recibo de préstamo.

5 USUARIO

RECEPCI N Y CONSULTA:

Verifica la fecha de entrega del material solicitado y el estado físico del mismo. Una vez haya realizado la consulta, el usuario entrega o renueva la fecha de vencimiento del material en préstamo.


RECEPCI N Y DESCARGUERecibe el material, (verifica estado físico) realiza el descargue y verifica en el sistema de información el estado delusuario.

Si el material no se encuentra en las condiciones en que se ha prestado, se informa al usuario y se remite alcoordinador de servicios para analizar el caso.


ORGANIZACI N DEL MATERIALRegresa nuevamente el material bibliográfico recepcionado a la colección.


14/28


14 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.3.2

FLUJOGRAMA:


U S U A R I O

RECEPCIÓN YCONSULTA

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD

INICIO

ORIENTACIÓN EN LABÚSQUEDA

RECEPCIÓN YPRÉSTAMO

CARGA Y ENTREGA DEMATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

RECEPCIÓN YDESCARGUE


FIN

3.1.4

SIARED – SALA DE INVESTIGACIÓN ACADÉMICA EN RECURSOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES:Servicio orientado a facilitar a la comunidad acceso a los recursos electrónicos y digitales para apoyar las actividades deinvestigación docencia y academia, con el fin de orientar en la búsqueda de información y contribuir a los proceso deformación dados por la universidad.

Objetivo:Suministrar a la comunidad Universitaria, así como a los usuarios externos, recursos tecnológicos para apoyar lasactividades de investigación, docencia y academia, facilitando acceso y acceso a diferentes medios y formatos.

Los servicios son: Préstamo de equipos Orientación y asesoría en la búsqueda y recuperación de información. Consulta de páginas Web, revistas electrónicas y bases de datos Consulta de materiales multimedia.

Aleta bibliográfica Diseminación selectiva de información.

3.1.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 USUARIOSOLICITUD DE USO DEL RECURSOSolicitud y registro del recurso (Sala SIARED) en el punto de atención.


RECEPCI N Y PR STAMO- El auxiliar del punto de circulación recibe la solicitud de préstamo.- Se solicita el carnet vigente. Verifica el estado del usuario en el sistema (registro, multas, anotaciones).

Dado el caso que el usuario se encuentre bloqueado (multa y/o sanciones), se le informa de acuerdo con elreglamento de biblioteca vigente el procedimiento a seguir.


MEDIOS SIAREDEntrega los medios adecuados para que el usuario realice la consulta y determina el tiempo de préstamo en el

sistema de información.

4 USUARIORECEPCI N Y CONSULTA:El usuario satisface su necesidad correspondiente.Una vez se haya realizado la consulta informa y entrega de medios utilizados.


ORGANIZACI N DEL MATERIALDescarga el préstamo del equipo en el sistema de información y finaliza el tiempo de préstamo.


15/28


15 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.4.2

FLUJOGRAMA:

REFERENCIACIONUSUARIO

INICIO

SOLICITUD DEINFORMACION A

CONSULTAR

IDENTIFICA NECESIDAD

MEDIOS SIAREDENTREGA DE

INFORMACION

RECEPCION YCONSULTA


INICIO

3.1.5

RECAUDO:Proceso mediante el cual se realiza el cobro a los usuarios del Departamento estipulado por medio del acuerdoadministrativo del señor Rector, monto determinado en el sistema KOHA en el momento que se encuentren en mora porretraso en la entrega de material bibliográfico.

3.1.5.1


1 USUARIO

USUARIO MOROSO:Es aquel que ha incumplido con la entrega de un material bibliográfico en los tiempos estipulados de acuerdo con laregla de circulación establecida por el Departamento de Biblioteca.

Mecanismos de consulta:

- Estado del usuario vía Web por medio del OPAC.- Consulta de su cuenta por medio de los puntos de información de las bibliotecas.

Adicionalmente puede generar el cobro de una multa por perdida de fichas, adecuación de material bibliográfico porreposición o entrega en mal estado.

Nota: Es responsabilidad del usuario las sanciones causadas:

Por la pérdida del material bibliográfico que no haya sido devuelto, una vez cumplido el tiempo establecido

por las partes (Departamento de Biblioteca –

Estudiante) Por la mora en la devolución de un libro que se encuentre en su cuenta hasta que sea descargado del sistema,

aun cuando el estudiante haya estado inactivo en la Universidad y Biblioteca, por uno o varios periodosacadémicos.


VERIFICACI N DE ESTADO DEL USUARIO:El auxiliar del punto de circulación verifica el estado del usuario en sistema informándole:

1.

Total de la multa.2.

Titulo o títulos que generaron el retraso.3.

Fechas de préstamo y entrega del material que genera el retraso.

3 USUARIOPAGO DE RECAUDOEl usuario realiza el pago y recibe el recibo donde establece sus datos y el cobro de la multa.


ACTUALIZACI N SISTEMAEl auxiliar realiza la actualización en el sistema bibliográfico realizando el pago de la deuda.


16/28


16 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.5.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R

D E B I B L I O T E C A

U S U A R I O

INICIO USUARIO MOROSO

VERIFICACIÓN DEESTADO DEL USUARIO

PAGO DE RECAUDO

ACTUALIZACIÓNSISTEMA

FIN

3.1.6 CONDONACIÓN DE MULTAS:Con el fin de establecer el procedimiento para la condonación de multas se define:

a) Realizar condonación del 100% de la multa en los siguientes casos:

Bajo una calamidad, incapacidad médica que tenga cobertura en el periodo en el que se generó la multa.

Por reposición de material perdido dentro del tiempo de plazo establecido por el Departamento deBiblioteca.

Por cualquier novedad que afecte directamente con el funcionamiento del Departamento de Biblioteca. En caso de aplazamiento del periodo académico el estudiante deberá presentar certificado de la Universidad

donde de constancia de dicha situación. El periodo académico se entiende según lo establecido en elReglamento estudiantil art. 56 (periodos académicos).

b) Obtendrá un porcentaje de descuento sobre el monto total de la multa si realiza canje de multa por libro.

El porcentaje que se aplica a la multa, depende del valor de la sanción que tenga el usuario (entre el 10% al40%), de acuerdo con la tabla establecida:

$ 20.000 - $ 50.000 10% - 19%

$ 51.000 - $ 100.000 20% - 34%$ 101.000 - $ 500.000 35% - 40%

De acuerdo al monto total de la multa hasta por un valor de $1.000.000 se permite autorizar el canje pormaterial bibliográfico hasta el 50% y condonar el restante, previa autorización de la Dirección delDepartamento de Biblioteca.

c) Los demás que la Dirección del Departamento de Biblioteca considere.


17/28


17 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.6.1


No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 USUARIO

VERIFICACI N ESTADO DE CUENTA DE USUARIOSe dirige a Circulación y préstamo para: Realizar la devolución del material bibliográfico solicitado en préstamo.

Solicitar información de su estado de usuario en Biblioteca.

2AUXILIAR DE

SERVICIOS

INFORME DEL VALOR DE LA MULTASe informa de manera verbal al usuario sobre el valor de la multa o vía telefónica y por correo electrónico, únicamenteal finalizar cada semestre.

El usuario realiza el pago de la multa continua con el proceso de recaudo.El usuario no cancela sigue al proceso de Condonación.

3 USUARIO SOLICITUD DE CONDONACI NEl usuario presenta la solicitud de condonación ante la Dirección del Departamento de Biblioteca y/o Coordinación deServicios.

4

DIRECCI N DEBIBLIOTECA Y/O

COORDINACIÓN DE

SERVICIOS ALPÚBLICO

REVISI N CUENTA DEL USUARIOSe valida si el usuario cumple con los lineamientos y políticas para continuar con el proceso de condonación de lamulta.

5


COORDINACIÓN DESERVICIOS AL

PÚBLICO

VERIFICACI N DEL PROCEDIMIENTO DE CONDONACI N DE LA MULTAPara la condonación de las multas se informa la modalidad, en la cual es posible realizar la condonación.Canje de multa por libro Condonación total o parcial, dependiendo del monto a condonar.

6


COORDINACIÓN DESERVICIOS AL

PÚBLICO

CONDONACI N PARCIAL DE MULTASSe verifica el monto y se le realiza el descuento correspondiente.

3.1.6.2

FLUJOGRAMA:

D I R E C C I Ó N D E B I B L I O T E C A Y /

O C O O R D I N A C I Ó N D E

S E R V I C I O S A L P Ú B L I C O

A U X I L I A R


U S U A R I O

VERIFICACIÓNESTADO DE CUENTA

DE USUARIO

SOLICITUD DECONDONACIÓN

FIN

INICIO

INFORME DEL VALORDE LA MULTA

REVISIÓN CUENTADEL USUARIO

VERIFICACIÓN DELPROCEDIMIENTO DE

CONDONACIÓN DE LAMULTA

CONDONACIÓNPARCIAL DE MULTAS


18/28


18 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.7

REPOSICIÓN DE LIBROS:Proceso mediante el cual un usuario reemplaza el material bibliográfico que haya dañado, deteriorado o perdido, con el

propósito de recuperar los activos de la Biblioteca.

Para los casos en que un usuario realiza reposición (ver Reglamento de Biblioteca - Título VI: Pérdida, deterioro, daño ymutilación de materiales).

3.1.7.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1

REFERENCIA Y/OCOORDINACIÓN DE


REPOSICI N DE LIBROSe informa a través de su cuenta de Biblioteca, el material que debe adquirir (título, autor, edición) y el procedimientoestablecido por el Departamento de Biblioteca:

a)

Para canjear un libro por el valor de la multa solo aplica para el procedimiento de condonación. b)

Reposición por el mismo título perdido, se informa que debe adquirir la última edición.

En caso de no encontrar el título a reponer se da otra opción de compra, de una obra que verse sobre el mismo tema eidoneidad reconocida.

2 REFERENCIA Y/OCOORDINACIÓN DE


ENTREGA DEL LIBROa)

Se diligencia el acta entrega de reposición del material bibliográfico (ver anexo 1). b) Se verifica las condiciones establecidas en el Reglamento de Biblioteca.

3.1.8 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO USUARIOS INTERNOS:Objetivo:Proporcionar a la comunidad de la universidad la Gran Colombia la consulta y /o el préstamo de material bibliográfico deotras entidades o instituciones para el apoyo de su actividad académica y/o cultural mediante un conveniointerinstitucional.

Todos los usuarios del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia, deben comprometerse a respetary acatar las políticas del servicio establecidas a través del Convenio interbibliotecario y conforme a lo definido en elReglamento de la Biblioteca.

3.1.8.1


1 USUARIO

IDENTIFICA INFORMACI N A CONSULTAREl usuario determina su necesidad de información y la ubicación de la misma, realizando previa búsqueda en loscatálogos bibliográficos de las diferentes instituciones con la cual, la universidad La Gran Colombia posea conveniovigente.

El motivo de consulta es:a.

Préstamo de material bibliográfico. b.

Consulta del material en las instalaciones de la institución del convenio.

2 USUARIO

SOLICITUD DE PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOEl usuario realiza la solicitud del préstamo interbibliotecario a través de los siguientes medios:

a) Directamente en la Secretaria del Departamento de Biblioteca, en Referencia y/o Coordinación deServicios.

b)

A través del correo [email protected].

c)

En el Sistema KOHA, registrando la solicitud en su cuenta de usuario.

Para realizar la solicitud, el usuario debe suministrar la siguiente información: Título Autor Número topográfico Institución prestamista

Nota: se pueden solicitar en préstamo hasta tres (3) libros en interbibliotecario por usuario.

3

SECRETARIA,REFERENCIA,

COORDINACIÓNDE SERVICIOS AL

PÚBLICO

REVISIÓN CUENTA DE USUARIOSe verifica que el carné disponga de los sticker correspondientes al semestre en curso y que la cuenta del usuario enBiblioteca este actualizada y a paz y salvo por todo concepto.

a)

Si se requiere actualizar los stickers se le informa al usuario el procedimiento. b)

Si el usuario no tiene la cuenta actualizada, se realiza el procedimiento (fotografía y datos personales).

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


19/28


19 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

4

SECRETARIAREFERENCIA,


PÚBLICO

FORMATO DE PRESENTACI N O DE PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOSe elabora el formato de acuerdo a la solicitud:

a.

Formato de presentación: se realiza cuando el usuario va a consultar algún tema de investigación en lasinstalaciones de la institución del convenio.

b.

Formato de préstamo interbibliotecario: cuando el usuario desea retirar en calidad de préstamo, elmaterial bibliográfico (debe incluir los datos completos del usuario y del material bibliográfico que se vaa retirar).

Nota: Los formatos deben tener las firmas autorizadas en los convenios para su convalidación.

5



PÚBLICO

RECEPCI N DE LA SOLICITUD DE PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOSe verifica la disponibilidad del material bibliográfico en el catálogo de la Institución prestamista.

a)

Se diligencia formato de solicitud de préstamo interbibliotecario, asignando la fecha de vencimiento pordiez (10) días y se registra las firmas correspondientes (firma del responsable).

b)

Se generan un archivo en PDF para enviar al usuario a través de email y se archiva el documentoelectrónico para seguimiento y control de la solicitud de préstamo.

Nota: Si la carta es de préstamo interbibliotecario se carga en la cuenta del usuario la solicitud presentada.

6



PÚBLICO

ENTREGA DE LA AUTORIZACI N PARA PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOSe revisa en el Sistema KOHA la disponibilidad del PIB y se carga a la cuenta del usuario con fecha de vencimiento.

a) Se registra en una nota en la cuenta del usuario la información del material bibliográfico, la institución prestamista y la fecha de vencimiento.

b)

Se solicita confirmación de recibido del usuario (Nombres y apellidos completos).

Nota: Se informa al usuario que una vez realice la devolución del material bibliográfico en la institución prestamista, debe acercarse y traer la carta con el sello de devolución y entregarla a Referencia y/o Coordinación,

para descargar el préstamo.

7



PÚBLICO

ENTREGA DEL FORMATO DE PRESENTACI Na)

Se entrega el formato de presentación al estudiante con un tiempo de 15 días para consultar. b)

Se generan un archivo en PDF para enviar al usuario a través de email y se archiva el documentoelectrónico para seguimiento y control de la solicitud de préstamo.

c) Se expiden autorizaciones a 3 diferentes universidades por usuario

8 USUARIO

CONSULTA O PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOEl usuario realiza la consulta respectiva y entrega el material bibliográfico de acuerdo a las políticas de préstamo decada institución.

En el caso de Interbibliotecario, la institución prestante certifica (sello) en la carta, el préstamo y/o de consulta y elsello o firma de devolución del material prestado, para ser remitida a la biblioteca de la universidad UGC


DESCARGA Y ACTUALIZACI NRecibe y verifica que la carta de préstamo tenga el sello de devolución del a Institución prestamista.

a) Descargar el PIB y borra la nota del préstamo devuelto, de la cuenta del usuario en el Sistema KOHA.

b)

Registra nombre y apellido claro y fecha, en la copia del formato devuelto y entrega a Referencia para serarchivado.

3.1.8.2

FLUJOGRAMA:

S E C R E T A R I A R E F E R

E N C I A ,

C O O R D I N A C I Ó N

D E



U S U A R I O

FORMATO DEPRESENTACIÓN O DE

PRÉSTAMOINTERBIBLIOTECARIO

FIN

REVISIÓN CUENTA DEUSUARIO

SOLICITUD DEPRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

RECEPCIÓN DE LASOLICITUD DE


IDENTIFICAINFORMACIÓN A

CONSULTAR

ENTREGA DE LAAUTORIZACIÓN PARA


INICIO

ENTREGA DELFORMATO DE

PRESENTACIÓN

CONSULTA OPRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

DESCARGA YACTUALIZACIÓN


20/28


20 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.9

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO USUARIOS EXTERNOS:Objetivo:Proporcionar a los usuarios pertenecientes a las universidades que tienen convenio vigente con la biblioteca, el préstamointerbibliotecario para la consulta externa del acervo bibliográfico.

3.1.9.1


1USUARIOEXTERNO

SOLICITUD DE CONSULTA O INTERBIBLIOTECARIOEl usuario externo se acerca al área de Circulación de las sedes de la biblioteca UGC y solicita el préstamo dematerial bibliográfico o permiso de consulta.

a)

Presenta 2 copias del formato de solicitud de convenio b)

Presenta carné vigente de la institución a la que pertenece


PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOEl auxiliar de circulación recepciona el formato de convenio revisando sí está actualizado y vigente. Compara lasfirmas autorizadas y los datos del material bibliográfico solicitado.

Nota: Los formatos deben tener las firmas autorizadas en los convenios para su convalidación. El préstamo

interbibliotecario se carga en la cuenta de la universidad correspondiente. Dando paso al flujo documental:

Original: archivo de bibliotecaCopia 1: usuario destinatario


CARGA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGR FICO (interbibliotecario):

Ingresa al sistema de información (módulo de circulación y préstamo koha) y busca la Institución solicitante a quiense le cargara el material bibliográfico.

a)

Carga el material bibliográfico solicitado en el interbibliotecario (8 días) b)

Verifica la fecha de devolución del material bibliográfico prestado y lo registra en las dos (2) copias delformato de interbibliotecario, diligencia los campos correspondientes a la biblioteca prestamista UGC Nombre del funcionario autorizado Fecha de préstamo Fecha de devolución Sello de la Biblioteca UGC

c)

Entrega al usuario externo una copia del formato de interbibliotecario que presentó y la tirilla del préstamo realizado.

d)

Realiza una nota en la cuenta de la institución solicitante con: Nombre del usuario solicitante, número de identificación, Título, autor y código de barras del

material bibliográfico prestado.

4 USUARIOEXTERNO

CONSULTA

El usuario realiza la consulta respectiva de acuerdo con los días estipulados en el convenio y entrega el material bibliográfico en el tiempo acordado a partir del día del préstamo. Al no realizar la devolución en el tiempoestipulado, se realizará sanción a la universidad de acuerdo con lo establecido en el convenio.


DESCARGA Y ACTUALIZACI NRecibe el material bibliográfico consultado y el formato de préstamo interbibliotecario que se le entrego al usuario.

e)

Verifica la fecha y la nota del sistema Koha, que corresponda el material prestado y el usuario y la borradel sistema

f)

Descarga el material bibliográfico del sistema Kohag)

Firma y registra la fecha de devolución en el formato del usuario y entrega nuevamente.

3.1.9.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R


U S U A R I O E

X T E R N O


INICIO

CARGA Y ENTREGA DEMATERIAL

BIBLIOGRÁFICO(interbibliotecario):

SOLICITUD DECONSULTA O

INTERBIBLIOTECARIOCONSULTA

DESCARGA YACTUALIZACIÓN

FIN


21/28


21 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.10

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUÍS ÁNGEL ARANGO (BLAA)3.1.10.1



1

REFERENCIA Y/OCOORDINACIÓN

DE SERVICIOS ALPÚBLICO

REVISI N CUENTA DE USUARIOSe verifica que el carné disponga de los sticker correspondientes al semestre en curso y que la cuenta del usuario enBiblioteca este actualizada y a paz y salvo por todo concepto.Si se requiere actualizar los stickers se le informa al usuario el procedimiento.

Si el usuario no tiene la cuenta actualizada, se realiza el procedimiento (fotografía y datos personales).

2 USUARIO

SOLICITUD DE PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOEl usuario previamente verifica en BLAA la existencia del material bibliográfico que requiere. Diligencia elformulario de solicitud de préstamo interbibliotecario BLAA con los siguientes datos:

Fecha de solicitud Nombres y apellidos del usuario Documento de identidad Código Facultad Título

Autor Número topográfico

3

REFERENCIA Y/OCOORDINACIÓNSERVICIOS AL

PÚBLICO

RECEPCI N DE LA SOLICITUD DE PR STAMO INTERBIBLIOTECARIOa) Se verifica la disponibilidad del material bibliográfico y la colección a la que pertenece.

b) Se solicita el préstamo interbibliotecario por medio de la página web de BLAA, a través del usuario ycontraseña asignado, el cual es de uso únicamente de Referencia y la Coordinación de Servicios.

c)

Se entrega el carné al personal autorizado de Servicios para retirar el préstamo interbibliotecario.

4 AUXILIAR DESERVICIOS

RECEPCI N DE T TULOS SOLICITADOS EN PR STAMOa) El auxiliar de servicios recibe y verifica contra la solicitud en BLAA que el material recibido corresponda

con los títulos solicitados en el sistema. b)

Entrega a Circulación y préstamo el material bibliográfico y la tirilla de vencimiento Referencia para serarchivada.

c)

Revisa el sistema KOHA y asigna el PIB correspondiente en el registro del usuario solicitante, registra unmensaje con los datos de:

título, el autor y el número topográfico del material bibliográfico de BLAA y el PIB que seasignó.d)

En el formato de préstamo, se registra el PIB asignado, la fecha de préstamo y la fecha de devolución,nombres y apellidos de quien realizo la transacción.

e)

Solicita firma de recibido del usuario (Nombres y apellidos completos), en el formato de préstamo.f)

Entrega el material bibliográfico al usuario y la tirilla de préstamo con la información correspondiente a lafecha de vencimiento del préstamo.

Nota: Se tiene estipulado que el préstamo de BLAA, solo es por 10 días a partir de la fecha de préstamo de la

nstitución y el funcionario carga la fecha de vencimiento 5 días antes de la fecha de devolución en la BLAA .

5AUXILIAR DE

SERVICIOS

DEVOLUCI N DEL MATERIALDescargar el PIB y borra el mensaje de la cuenta del usuario en el Sistema Koha y entrega el material bibliográfico aReferencia.

6

REFERENCIA Y/O

COORDINACIÓNSERVICIOS ALPÚBLICO

REVISI N Y VERIFICACI N DEVOLUCI N PR STAMOa) Verificar que el PIB y la nota se hayan descargado de la cuenta del usuario, y registra la una nota de

préstamo devuelto en el formato. b)

Entregar al Auxiliar de Servicios el material bibliográfico para devolución en Biblioteca Luís ÁngelArango.

7AUXILIAR DE

SERVICIOS

ENTREGA DEL MATERIALRealiza la devolución del material bibliográfico en la Biblioteca Luís Ángel Arango y recibe la tirilla correspondientea la devolución que posteriormente entrega a Referencia para su respectivo archivo.


22/28


22 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.1.10.2

FLUJOGRAMA:

A U X I L I A R D E B I B L I O

T E C A

R E F E R E N C I A ,

C O O R D I N A C I Ó N D

E


U S U

A R I O

ENTREGA DEL

MATERIAL

INICIO

DEVOLUCIÓN DEL

MATERIAL

REVISIÓN CUENTA DE

USUARIO

SOLICITUD DE

PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

RECEPCIÓN DE

TÍTULOS SOLICITADOS

EN PRÉSTAMO

CONSULTA O

PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

RECEPCIÓN DE LA

SOLICITUD DE

PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

REVISIÓN Y

VERIFICACIÓN

DEVOLUCIÓN

PRÉSTAMO

FIN

3.2

REFERENCIA.El servicio de referencia se basa en una necesidad informacional concreta de un usuario y en la satisfacción de esta a travésde la biblioteca, cuyo propósito es el de ayudar a su comunidad en la obtención del conocimiento, guiándola a través de laasesoría, búsqueda y recuperación. Se fundamenta en las diferentes actividades que se realizan:

1. Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información.

3. Elaboración de bibliografías.4. Diseminación Selectiva de Información.5. Conmutación Bibliográfica

3.2.1 ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN:Orientación, asesoría y apoyo en la búsqueda y recuperación de información, dentro del Departamento de Biblioteca o enfuentes bibliográficas e informativas, incluyendo bases de datos suscritas y de acceso público.

a. Tema Principal de la búsqueda, temas relacionados y su finalidad. b. Necesidad, calidad y cantidad de Información requerida por el usuario.c. Límites cronológicos y geográficos.d. Formato en el que el usuario prefiere recibir la información, por e-mail, en alguna unidad de almacenamiento, entre otros.e. Tiempo disponible para la recepción de la información.

3.2.1.1


1 USUARIO

ASESOR A:Para el caso de estudiantes.-

Orientación y asesoría en la búsqueda y recuperación de información. Esta solicitud es verbal y se entrega elservicio en tiempo real.

-

Búsqueda, recuperación y entrega de información. Para el caso de que el usuario sea un estudiante, este hacela solicitud verbal y se le envía la información al correo electrónico. Para docente, la solicitud se recibe conmemorando.

2 REFERENCIA

RECEPCI N Y B SQUEDA:-

Analiza la solicitud recibida y direcciona según la necesidad de cada usuario y buscando siempre laautonomía de este en el proceso.

- El Referencista realiza la búsqueda de información solicitada. (la consulta se realiza en fuentes internas oexternas según sea el caso, evalúa la información obtenida y entrega los resultados).


23/28


23 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3 REFERENCIA

ENTREGA DE REFERENCIA:ASESORÍA: Explicación verbal de cómo acceder a la información y direcciona a las diferentes fuentes.-

Dependiendo del tipo de información solicitada, se remite al usuario a consultar las Bases de Datos o haceruso del servicio de préstamo interbibliotecario.

Para el caso de BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN y/o GENERACIÓN DE LISTADOS BIBLIOGRÁFICOS, se procede a realizar el respectivo análisis y se entrega la información verbalmente o mediante correo electrónico.

4 USUARIO UTILIZACI N DE REFERENCIAEl usuario verifica, analiza y utiliza la referencia recibida.

3.2.1.2

FLUJOGRAMA:

REFERENCISTAUSUARIO

INICIO

SOLICITUD DEREFERENCIACION

RECEPCION YBUSQUEDA

ENTREGA DEREFERENCIA

UTILIZACION DEREFERENCIA

FIN

3.2.2

ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍASProporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información recopilada de temas específicos, y

organizados, que ayuden a la preparación y presentación del trabajo académico e investigativo cada vez que así lorequiera.

3.2.2.1


1 USUARIO

SOLICITUD DE BIBLIOGRAF AS:Para el caso de estudiantes.-

Describe su necesidad especifica-

Para el caso de que el usuario sea un estudiante, este hace la solicitud verbal y se le envía la información alcorreo electrónico. Para docente, la solicitud se recibe con memorando.

2 REFERENCIA

RECEPCI N Y B SQUEDA:Analiza la solicitud recibida y direcciona según la necesidad de cada usuario y buscando siempre la autonomía deeste en el proceso.-

Se asesora y orienta dentro del catálogo de la biblioteca para que recupere la información que necesita y pueda

generar los listados según los criterios y para que esta actividad la pueda realizar en el momento que larequiera.

-

Docente: si la solicitud es verbal, se asesora y orienta en el catálogo de la biblioteca. Si la solicitud es a travésde memorando, se indaga en el catálogo de la biblioteca y se genera un listado en Excel con la informaciónrelevante.

3 REFERENCIA

ENTREGA DE LA BIBLIOGRAF A:ASESORÍA: Explicación verbal de cómo acceder a la información y direcciona al catálogo. En el caso de solicituda través de memorando se organiza la información y se entrega la información solicitada mediante correoelectrónico.

4 USUARIOUTILIZACI N DE LA BIBLIOGRAF AEl usuario verifica analiza y utiliza la referencia recibida.


24/28


24 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.2.2.2

FLUJOGRAMA:

R E F E R E N C I A

U

S U A R I O

RECEPCIÓN YBÚSQUEDA

INICIO

ENTREGA DE LABIBLIOGRAFÍA

FINSOLICITUD DE

BIBLIOGRAFÍASUTILIZACIÓN DE LA

BIBLIOGRAFÍA

3.2.3

DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN (DIS)Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, búsqueda bibliográfica y hemerográfica, especifica yespecializada de temas previamente solicitados; se envía habitualmente a cada usuario(s), referencias de documentos ocontenidos (accesibles) adecuado a los intereses formulados, ya sean investigativos o de necesidades informativas y que

provienen de los recursos electrónicos o bibliográficos como complemento de los servicios que ofrece el Departamento deBiblioteca.

3.2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 USUARIOSOLICITUD DE FORMULARIO DE INSCRIPCI N:Solicita Formulario de Inscripción, donde describe su necesidad proporciona temas, palabras clave, documentos deinterés.

2 REFERENCIAENTREVISTA: Verifica información del formulario y estado del usuario en la base de datos, lleva a cabo una

breve entrevista de tal manera que proporcione claridad sobre lo que desea; establece fechas de envío de lainformación.

3 REFERENCIA

B SQUEDA DE LA INFORMACI N:1er caso: Se orienta al usuario para que cree alertas a través de los recursos suscritos (bases de datos), y puedaobtener información según su interés en el correo electrónico.

2do caso: La búsqueda y recuperación de la información se realiza periódicamente, en forma manual oautomatizada según sea el caso y la con información disponible en los recursos bibliográficos, hemerográficos oelectrónicos (catalogo bibliográfico, tablas de contenidos de revistas o libros, citas bibliográficas completas o conresumen); conforme a la complejidad de los temas se hace uso de las Bases de datos suscritas o de recursosexternos.

4 REFERENCIADISTRIBUCI N DE RESULTADOS: Se envían listas a través del correo electrónico a perfiles que compartenintereses comunes.

5 USUARIOUTILIZACI N DE LA INFORMACI N: Evalúa los resultados obtenidos y decide si desea obtener la informaciónrecibida y hacer uso de ella.

6 REFERENCIAEVALUACI N PERI DICAEvalúa periódicamente la satisfacción del servicio a través de entrevista personal o encuesta a usuarios que hacenuso del servicio al azar.

3.2.3.2

FLUJOGRAMA:

R E F E R E N C I A

U S U A R I O

INICIOSOLICITUD DE

FORMULARIO DEINSCRIPCIÓN

ENTREVISTABÚSQUEDA DE LA

INFORMACIÓNDISTRIBUCIÓN DE

RESULTADOS

UTILIZACIÓN DE LAINFORMACIÓN

EVALUACIÓNPERIÓDICA

FIN


25/28


25 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.2.4

CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICAProporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, así como usuarios externos el intercambio dedocumentos, a través del convenio cooperativo ISTEC el cual facilita la localización y obtención de la información queestá disponible en otras bibliotecas a nivel local o nacional, por medio de e-mail, fotocopia, fax o a través del softwareCELSIUS. Para la obtención de los documentos se deben seguir ciertos requerimientos:

Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor. El usuario que lo requiera deberá diligenciar el formulario de solicitud. El servicio de conmutación bibliográfica suministra: reproducción de artículos de revistas, partes o capítulos de

libros (no texto completo), y partes de tesis o trabajos de grado (tablas de contenido, resumen, introducción oreferencia bibliográfica).

El costo de este servicio deberá ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensión del documento,soporte, envío, destino

3.2.4.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 USUARIO Previamente ha investigado y en algunos casos sabe dónde encontrarlo

2 REFERENCIASTE

Recibe las solicitudes por medio del registro de la solicitud o puede hacerlo a través del software CELSIUS.

verifica la información solicitada y si es de usuario interno o externo

Si se encuentra en la biblioteca informa al usuario por correo electrónico, por el registro de conmutación o víatelefónica para que se acerque a consultarla través de los servicios convencionales (circulación, bases de datos ohemeroteca), usuario externo, previa consignación para obtención de la información, se envía por correoelectrónico.

Si se encuentra en otras bibliotecas a nivel local, nacional o internacional, procede a localizar la información yrealizar la solicitud a través de los convenios; se informa al usuario solicitante la fecha en que estará disponibleel material, previa consignación y se envía por correo electrónico.

3.3

FORMACIÓN DE USUARIOS:La comunidad universitaria requieren tener un conocimiento de los servicios que la biblioteca ha puesto a su disposición,

para ello, el Departamento realiza estrategias de formación y capacitación en el uso de los servicios y las diferentesgeneralidades.

El objetivo principal del proceso es:Orientar y capacitar a la comunidad en general de la Universidad La Gran Colombia sobre los servicios que ofrece laBiblioteca, así como formar en el uso de las TIC’S, para el mane jo de las nuevas herramientas de consulta, búsqueda,recuperación de información en fuentes externas a la Universidad, como Bases de Datos, catálogos, buscadores.

3.3.1


1 USUARIO

SOLICITUD DE FORMACI N-

En primer semestre asiste a la inducción de la biblioteca dependiendo de la jornada y fecha programada por launiversidad.

- Durante el periodo académico, realiza la solicitud de capacitación de usuarios mediante comunicado en el áreade referencia.

2

REFERENCIASTE

COORDINADOR DESERVICIOS

PREPARACI N DE INFORMACI NSe procede a programar las respectivas fechas de capacitaciones, según demanda. Desarrolla el material deformación de usuarios. (Presentación ppt., impresión de soporte de asistencia, material de apoyo (guías) yorientación a la bases de datos.

3REFERENCIASTE


PREPARACI N DE LOCACI NPrepara los recursos necesarios (recursos físicos, tecnológicos y humanos), sí es el caso, se coordina con eldepartamento de informática y sistemas la sala adecuada para realizar la capacitación y formación.

4REFERENCIASTE


EJECUCI N DE LA FORMACI N:De acuerdo al contenido y/o temática a tratar, se realiza la capacitación y formación.Lo anterior se orienta bajo el instructivo referente a los talleres de búsqueda y recuperación de información.Se toma la asistencia


26/28


26 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

3.3.2

FLUJOGRAMA:

REFERENCIACIONUSUARIO

INICIO

SOLICITUD DEFORMACION

PREPARACION DEINFORMACION

PREPARACION DELOCACION

EJECUCIÓN DE LAFORMACION

EVALUACION DE LAFORMACION

SEGUIMIENTO Y

ARCHIVO DE

EVALUACION

FIN

3.4

DEFINICIONES:- Material Bibliográfico:

Son todas las publicaciones que la Biblioteca adquiere (libros, revistas, periódicos, folletos).

- Material Audiovisual:Material que contiene información en imágenes (diapositivas, películas, microformatos, mapas, globos terráqueos y

juegos didácticos) y sonidos grabados (discos, casetes y discos compactos).

- Publicación Electrónica:Colecciones de libros y revistas disponibles en disco compacto, o mediante Internet.

- Canje:Medio que permite a la Biblioteca obtener publicaciones de otras Instituciones a cambio de sus publicaciones.

- Ejemplar:

Corresponde a un libro sacado de un mismo original o modelo.

- Folleto:Impreso de varia hojas que sirve como instrumento divulgatorio o publicitario.

- Material hemerográfico:Publicaciones periódicas coleccionables (revistas, boletines, actas, archivos anuarios, avances publicacionesgubernamentales de índoles general, científica y técnica, recreativa o literaria, se excluyen publicaciones seriadas decarácter monográfico con títulos diversos).

- Publicación seriada:


27/28


27 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

Publicación editada en forma continúa con el mismo título, a intervalos regulares o irregulares, durante un periododeterminado. Las publicaciones más comunes son los periódicos, las revistas, los boletines, anuarios, almanaques,informes, actas y memorias.

- Asignación de Descriptores:Consiste en extraer el contenido temático de cada documento con base en un lenguaje controlado, proporcionándolelos puntos de acceso efectivo, que permiten su posterior recuperación.

- Autor:Persona o entidad responsable de la creación del contenido intelectual de una obra. El término también se aplica acoautores, compiladores, editores literarios responsables del contenido y/o de parte del contenido intelectual de laobra.

- Clave de Autor: Notación que se forma con la inicial del apellido del autor y un número distintivo único; la cual sirve para identificarcada material bibliográfico y asignarle un lugar propio dentro de la colección.

- Ejemplar:Corresponde a un libro sacado de un mismo original o modelo. Encabezamiento de Materia: Lenguaje normalizado

que cubre todas las áreas del conocimiento y que permite un control de vocabulario para analizar y recuperarinformación en sistemas manuales o automatizados.

- ISBN: Código que consta de 10 dígitos, distribuidos en cuatro grupos separados por guión o blancos; el cual seadjudica a cada obra, como ayuda a la identificación, a los fines estadísticos, al comercio del libro y controles deinventario.

- Altas: Consiste en la acción de registrar los números de inventario de los libros en la base de datos correspondiente

- Bajas: Consiste en la acción de eliminar de la base de datos los números de inventario de libros perdidos odescartados

- Inventario: Operación que se realiza de manera periódica y que permite conocer en el justo tiempo, el estado real de

los fondos bibliográficos existentes a nivel macro en la biblioteca general o satélites de la Universidad.


28/28


28 / 28


REVISION09/09/2013

No. REV4

4

DOCUMENTOS RELACIONADOS:- Estructura organiza. Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006- Acuerdo de multas- Sistema de clasificación decimal Dewey (SCDD)- Reglas de catalogación angloamericanas- Listado de encabezamiento de materia para bibliotecas.-

Instructivo para operación de los módulos del sistema integrado de gestión bibliotecaria KOHA.

5 REGISTROS:-

Registro de Catalogación- Lista de Material Entregado a Circulación y Préstamo.- Registro de Preservación y Restauración

6

CONTROL DE CAMBIOS:

NoREV

FECHA DESCRIPCION

Emisión inicial

1 01/10/2010 Se realizo actualización al procedimiento.

2 24/11/2010 Actualización por cambios en la adquisición del material bibliográfico.

3 09/09/2013

El Departamento de Biblioteca en cumplimiento a los procesos de seguimiento, revisión y mejoramientocontinuo, desarrolló procesos de análisis con el fin de identificar y evaluar la calidad en la prestación de susservicios; en este ejercicio, como resultado de mejora, se establecen procedimientos orientados alseguimiento y control de su actividad en busca de correctivos en la trazabilidad entre sus procesos internos(desarrollo de colecciones y servicios al público), el fortalecimiento en procesos de recaudo de multas y la

prestación de servicios interinstitucionales.ADICIÓN

2.3.2 ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DESARROLLO DECOLECCIONES Y SERVICIOS AL PÚBLICO.2.3.2.1 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE DESARROLLO DE COLECCIONES ALÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO.Proceso mediante el cual el área de Desarrollo de Colecciones hace entrega del material bibliográfico

catalogado en KOHA al área de Servicios al Público, para ser integrado a las colecciones bibliográficas yquede a disposición de los usuarios.

2.3.3 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL ÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO ADESARROLLO DE COLECCIONES.Proceso mediante el cual el área de servicios al público hace entrega del material bibliográfico que requierese intervenga nuevamente en el área de desarrollo de colecciones por algún aspecto o porque ha sidoentregado en reposición por parte de los usuarios de la Biblioteca.

2.3.3.1 ENTREGA PARA INTERVENCIÓN Y/O ARREGLOS

2.3.3.2 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NUEVO

3.1.6 CONDONACIÓN DE MULTASCon el fin de establecer el procedimiento para la condonación de multas

3.1.7 REPOSICIÓN DE LIBROS

Proceso mediante el cual un usuario reemplaza el material bibliográfico que haya dañado, deteriorado o perdido, con el propósito de recuperar los activos de la Biblioteca.

3.1.10 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUÍS ÁNGEL ARANGO (BLAA)Establecer el procedimiento para el préstamo bibliográfico con BLAA

Manual Procesos Procedimientos Biblioteca

Documents

Transcript of Manual Procesos Procedimientos Biblioteca