Manual de Admin is Trac Ion de Proyectos en Microsoft Project 2007

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007 Página 1 Manual de Administración de Proyectos en Microsoft Project 2007 División Preparatoria Año 2010, Segunda Revisión

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Manual de Administracion de Proyectos en Microsoft Project 2007

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Manual de Administración de

Proyectos en

Microsoft Project 2007

División Preparatoria

Año 2010, Segunda Revisión

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Administración de Proyectos en Microsoft Project 2007

Objetivo

El alumno adquiere los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios

para administrar proyectos a través del software de aplicación Microsoft

Project 2007.

Alcance

Al finalizar la el entrenamiento de este tema, el alumno será capaz de

planear, controlar, dar seguimiento y evaluar cualquier proyecto en

cualquiera de sus fases. Alcanzara el dominio de la herramienta de

Microsoft Project 2007 como un motor de la programación de

actividades dirigidas a un mismo fin.

Pre-requisitos

Se recomienda tener por lo menso los conocimientos básicos de

administración, así como el manejo de la Suite de Microsoft Office.

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Perfil del alumno

El perfil del alumno se apega a los requerimientos denunciados en el

Marco Curricular Común de la Reforma Integral de la Educación Media

Superior, basado en competencias genéricas y disciplinares. Tiene un

enfoque especial hacia las competencias profesionales básicas

(laborales).

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COMPETENCIA GENERAL DEL CURSO

En este curso el alumno:

Aplicara los conocimientos de administración de proyectos,

utilizando eficientemente el software de aplicación de

Microsoft Project 2007, a través de la interfaz con otras

aplicaciones de Microsoft, con el objetivo de diseñar,

controlar, dar seguimiento, evaluar y gestionar proyectos

con ayuda de la tecnología en versión 2007.

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INTRODUCCION

Con la finalidad de que los alumnos desempeñen competencias

tecnológicas basadas en administración de proyectos, se propone esta

nueva forma de trabado por proyectos. El alumno adquiere

conocimientos apegados a la administración, desarrolla habilidades de

planeación y seguimiento de proyectos, y adopta las actitudes

necesarias para la mejor toma de decisiones en una trayectoria de

proyecto hacia un objetivo común.

De conformidad con el modelo educativo de competencias, este material

pretende aportar al perfil del alumnos, la mejorar de sus procesos

educativos dentro del campo del conocimiento, siendo capaz de

reconocerse y trabajar colaborativamente, esto genera una red de

interacción y coparticipación entre proyectos colaborativos, impulsando

al trabajo en equipo y a la puesta en práctica de sus habilidades

administrativas y tecnológicas.

La primera unidad de este material, parte desde los conocimientos

previos del alumno en el campo de administración de proyectos. La

segunda unidad trata sobre las diferentes etapas que integran un

proyecto, las cuales pueden variar según la naturaleza del mismo. La

tercera unidad se enfoca a la elaboración de un plan de proyecto

tomando como punto de partida el mapeo planificador del alcance del

proyecto. La ultima y cuarta unidad trata de la gestión, seguimiento y

evaluación de los logros esperados en el desarrollo del proyecto.

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Esperando que este manual cumpla con el objetivo y alcance trazado, se

propone como propuesta para el logro de las competencias en cada uno

de los alumnos que lleven este material como apoyo introductorio a la

nueva modalidad de trabajo: la multifuncionalidad por proyectos.

Mónica Martínez Ibarra

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ÍNDICE

Pagina

UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA

Que es un Proyecto?

Fases o etapas de un proyecto

Alcances

Objetivos

Actividad Integradora 1

10

15

UNIDAD. 2 ETAPAS DE UN PROYECTO

Etapas de administración de un proyecto

Modo de control

Actividad Integradora 2

16

20

UNIDAD 3. ELABORACION DEL PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT

Interfaz de Ms Project 2007

Tipos de delimitaciones de tareas

Elementos de calendarización

Tipos de recursos por disponibilidad

21

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Análisis de la sobreasignación de cargas de trabajo

Actividad Integradora 3

36

UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION

DE UN PROYECTO

Establecer y seguir criterios de evaluación

Guardar plan provisional de la línea de base

Análisis de costo-beneficio

Calidad del producto generado por medio del proyecto

Actividad Integradora 4

Actividad Integradora

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

RUBRICA

37

52

53

54

56

BIBLIOGRAFIA

57

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REPRESENTACION GRAFICA DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Y LAS UNIDADES DE CONTENIDO

TIC ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE

PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA

UNIDAD. 2 ETAPAS DE

UN PROYECTO

UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y

EVALUACION DE UN PROYECTO

UNIDAD 3. ELABORACION DEL

PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT

PROJECT

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UNIDAD 1. INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y SU TERMINOLOGIA

La gran diversidad de definiciones que podemos encontrar de

administración en general resulta muy variada dependiendo a lo que

deseemos administrar.

La definición más común seria la siguiente:

La Administración también conocida como Administración de empresas

es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,

materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con

el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser

económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la

organización.

La administración aplicada a proyectos se orienta principalmente por

etapas o fases que analizaremos en la Unidad 2 más adelante, por lo

pronto, definamos lo siguiente:

Que es un Proyecto?

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de

actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la

razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de

los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas

previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. La

gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,

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habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

Otra definición más………

Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un

tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge

como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la

organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés.

El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado,

desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos

disponibles.

Podríamos resumir que un proyecto tiene elementos principales:

Tareas

Recursos

Costos

Tiempo

Es importante identificar los elementos necesarios para la definición de

un proyecto,

A. Tareas: son actividades enlistadas, preferentemente en orden

cronológico, que indican las acciones a seguir para la realización

de un proyecto. Las tareas no tienen límite en cantidad, puede

variar la lista dependiendo del tipo de proyecto. Las tareas se

recomienda crearlas con nombres en terminación infinitivo: ar, er,

ir; esta gramática permite indicar que la tarea es una acción

directa en caminada a un objetivo.

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Existen varios tipos de tareas que se manejan dentro de MS

Project 2007.

Los tipos de tareas administradas en Ms Project se muestran a

continuación con una breve definición:

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B. Recursos: los recursos de un proyecto son necesarios para la

realización y cumplimiento de las tareas, se estratifican en dos

tipos:

i. Recursos Humanos o Mano de Obra

ii. Equipamiento o maquinaria y consumibles.

C. Costos: este concepto es el más importante para garantizar que el

proyecto que se realice será redituable y con ganancias superiores

al 30% de la inversión inicial. Los costos de un proyecto se

monitorean desde el inicio del mismo y se comparan con el

presupuesto estimado de la inversión inicial base.

D. Tiempo: todo proyecto se considera con tiempo de estimación en

duración, si es un proyecto a largo, corto o mediano plazo,

siempre tiene un comienzo y un fin, si no es así, entonces se

convierte en operación en curso, deja de ser proyecto único. Se

puede programas un proyecto a partir de comienzo o fin del

mismo.

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Fases o etapas de un proyecto

Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, un

proyecto deberá pasar por varias fases, al final de las cuales

deberán definirse los acontecimientos importantes. Cada etapa se

relaciona con una prestación y una validación basadas en un

documento específico. Esto permite supervisar los productos

finales para que cumplan con los requisitos definidos y asegurar el

cumplimiento de los costos pactados y del tiempo establecido.

Alcances:

Todos los proyectos tienen diferentes alcances, cada proyecto es

único e irrepetible y normalmente está dirigido a un cliente o

grupo de clientes finales, estos determinan el alcance de cada

proyecto, en ocasiones el detalle de cada tarea involucrada en el

mismo, es decir, el alcance define la magnitud e impacto del

proyecto.

Objetivos:

Los objetivos trazados para el proyecto están o deben estar

avalados por un comité responsable de la ejecución y terminación

con éxito de un proyecto. Este objetivo debe definirse al comienzo

del mismo y en su mayoría a través de compromisos escritos de

cada parte responsable o recurso involucrado.

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Actividad de aprendizaje 1

Instrucciones:

1. En grupos, enlistan los elementos que identifican como parte de la

administración de un proyecto

2. Toman nota de la presentación realizada por el docente.

3. Investigan de manera individual y realizan un mapa mental de los

contenidos vistos en clase y de investigación.

4. La evidencia o producto del aprendizaje: Mapa mental de la administración

de proyectos, se guarda en la USB, dentro del Portafolio de Evidencias con

el nombre: ACT1

5. Enlista de forma individual todas las terminologías y gráficos de un

proyecto.

6. Se mantiene atento y toma apuntes durante la clase magistral expuesta por

el docente.

7. De manera individual guarda información en tarjetas de acuerdo a las

especificaciones dadas por el docente.

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UNIDAD. 2 ETAPAS DE UN PROYECTO

Etapas de administración de un proyecto

Las etapas de la administración de proyectos pueden variar

dependiendo del líder del proyecto y de la naturaleza del mismo.

El modelo más tradicional del ciclo de la administración es el

siguiente:

Modo de control:

La etapa más complicada dentro de este proceso se considera en

la parte del control, su fijación y establecimiento de los

indicadores de control que generan la interpretación de los

resultados esperados al concluir un proyecto. Si se monitorea el

PLANEACION

CONTROL

SEGUIMIENTO

EJECUCION

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proyecto en cada etapa, es probable que se termine con la calidad

esperada, sin, embargo, siempre está latente el riesgo de la ruta

critica, por eso es importante un control adecuado con los

instrumentos acorde a las necesidades de las desviaciones del

proyecto.

Para tomara las decisiones mas precisas en la etapa de control a

desviaciones del proyecto nos encontramos con diferentes tipos de

visualización del mismo, se muestran a continuación:

1. Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt, gráfica de

Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica

cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto

para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo

total determinado en un proyecto. A pesar de que, en

principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones

existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo

largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas

relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt

quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo

de diagrama en Occidente, actualmente muy utilizado para

los procesos de planeamiento de proyectos.

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2. Diagrama de Nodos o Red: El Diagrama de Nodos o

Despliegue o Red es un tipo de diagrama del Lenguaje Unificado

de Modelado que se utiliza para modelar las tareas utilizadas en

las implementaciones de recursos y las relaciones entre el resto

de las actividades de un proyecto. Los elementos usados por

este tipo de diagrama son nodos (representados como un

prisma), componentes (representados como una caja

rectangular con dos protuberancias del lado izquierdo) y

asociaciones o conexiones.

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3. Diagrama de Pert: El diagrama PERT es una representación

gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que

permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla.

Sus siglas vienen de Program Evaluation and Review

Technique, técnicas para evaluar el proyecto en forma

grafica y dimensionada por bloques.

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Actividad de aprendizaje 2

Instrucciones:

1. En grupos de compañeros, enlistan las etapas que identifican de un

proyecto

2. Toman nota de la presentación realizada por el docente sobre las

etapas de un proyectos

3. Investigan de manera individual 3 tipos diferentes de un grupo de

etapas

4. Evidencias o producto de aprendizaje: Presentación de las etapas de

un proyecto, guardar en la USB dentro del Portafolio de Evidencias,

con el nombre ACT2

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UNIDAD 3. ELABORACION DEL PLAN DE PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT

Una excelente herramienta para elaborar proyectos de forma digital, es

a través del uso de Ms Project 2007, esta herramienta es la que se utiliza como el motor de la programación en cualquier tipo de proyecto,

se considera, que a nivel mundial es la aplicación más utilizada en proyectos generales, ya que cuenta con una amplia gama para la

gestión de proyectos y ayuda en el cubo de información para la toma

de decisiones mas optimas y correctas.

A continuación se describe gráficamente y con procedimiento la forma de utilizar esta aplicación.

Interfaz de Ms Project 2007

Para conocer la interfaz de esta aplicación se describe a través del procedimiento siguiente.

1. Accesar al icono de Ms Project en Todos los programas del

Botón Office

2. Se muestra la siguiente pantalla

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3. Las barras de herramientas más utilizadas son:

a. Barra de Menús

b. Barra Estándar

c. Barra Formato

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d. Barra de Vistas

4. El diagrama de Gantt conforma la tabla de entrada

combinada:

a. Tabla de entrada

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b. Diagrama de Gantt

Tipos de delimitaciones de tareas: Todas las tareas dentro del plan de proyecto se dan de alta dentro

de la tabla de entrada, como se muestra a continuación:

1. Definir Nombre de la tarea, avance, fechas, duración, etc.

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2. Tareas predecesoras:

3. Nombres de Recursos:

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4. Tipos de delimitaciones de una tarea:

Existen varios tipos de delimitaciones para una tarea, que restringen la

fecha de comienzo y de fin permitida para la tarea. Puede asignar una

delimitación por tarea. Si especifica una delimitación diferente de Lo

antes posible o Lo más tarde posible, especifique la fecha apropiada en

el cuadro Fecha de delimitación.

Variables del tipo de delimitación:

Lo más tarde posible Con esta delimitación flexible, Microsoft

Office Project programa las fechas de comienzo y de fin límite,

dados otros parámetros de programación. Este valor es la

delimitación predeterminada para las tareas creadas

recientemente en proyectos que se programan a partir de la fecha

de fin.

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Lo antes posible Con esta delimitación flexible, Microsoft Office

Project programa las fechas de comienzo y de fin más próximas

posible, dados otros parámetros de programación. No se

establecen delimitaciones adicionales de fecha en la tarea. Este

valor es la delimitación predeterminada para las tareas creadas

recientemente en proyectos que se programan a partir de la fecha

de comienzo.

No finalizar antes del Esta delimitación moderada indica la

fecha más próxima posible en la que debe completarse esta tarea.

No puede finalizar en ningún momento antes de la fecha

especificada. En los proyectos programados a partir de la fecha de

comienzo, esta delimitación se aplica cuando se escribe una fecha

de fin para una tarea.

No finalizar después del Esta delimitación moderada indica la

fecha más tardía en la que debe completarse esta tarea. No puede

finalizar durante o antes de la fecha especificada. En los proyectos

programados a partir de la fecha de fin, esta delimitación se aplica

cuando se escribe una fecha de fin para una tarea.

Debe finalizar el Esta delimitación inflexible indica la fecha

exacta en la que debe finalizar una tarea. Otros parámetros de

programación como dependencias entre tareas, tiempo de

adelanto o tiempo de posposición, redistribución de recursos y

demora son secundarios para este requisito.

Debe comenzar el Esta delimitación inflexible indica la fecha

exacta en la que debe comenzar una tarea. Otros parámetros de

programación como dependencias entre tareas, tiempo de

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007

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adelanto o de posposición y demora son secundarios para este

requisito.

No comenzar antes del Esta delimitación moderada indica la

fecha más próxima posible en la que debe comenzar esta tarea.

No puede comenzar en ningún momento antes de la fecha

especificada. En los proyectos programados a partir de la fecha de

comienzo, esta delimitación se aplica cuando se escribe una fecha

de comienzo para una tarea o se arrastra una barra de Gantt.

No comenzar después del Esta delimitación moderada indica la

fecha más tardía posible en la que debe comenzar esta tarea. No

puede comenzar en ningún momento durante o antes de la fecha

especificada.

5. Notas de la tarea:

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007

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Elementos de calendarización: todo proyecto puede o debe contar

con uno varios calendarios asignados para las tareas y para los

recursos, incluso se puede manejar un calendario solo para

proyecto completo. Los calendarios que tiene por definición esta

aplicación, son los siguientes:

A. Calendario del proyecto: calendario base utilizado por un

proyecto. Los predeterminados son:

i. Estándar El calendario base Estándar refleja la

programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes,

de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de

descanso.

ii. 24 horas El calendario base 24 horas refleja una

programación sin tiempo de descanso. El calendario 24

horas se puede usar para programar recursos y tareas

de los diferentes turnos de todo el día, o para

programar continuamente recursos de equipos.

iii. Turno de noche El calendario base Turno de noche

refleja una programación por turnos desde el lunes por

la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a

8 de la mañana, con una hora de descanso.

B. Calendarios de recursos: calendario en el que se especifica el

período laborable y no laborable de un único recurso. El

calendario del recurso difiere del calendario base en que éste

último especifica el período laborable y no laborable para más

de un recurso.

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C. Calendarios de tareas: calendario base que se puede aplicar a

tareas individuales para controlar su programación; por lo

general, es distinto del calendario del proyecto o de los

calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera

predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del

proyecto. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los

recursos, para determinar cómo se asignan los recursos a las

tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de

proyectos y de tareas se usan para programar tareas, y si se

asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de

recursos.

Tipos de recursos por disponibilidad:

Los recursos que se manejan dentro de MS Project son de 2 tipos

(antes mencionados en la Unidad 1):

i. Recursos Humanos o Mano de Obra: este tipo de

recursos son las personas, que tienen una asignación

en carga de trabajo igual a 8 horas jornada laboral, se

rigen bajo un calendario preestablecido. Tienen costo

por tasa estándar y por hora extra.

ii. Equipamiento o maquinaria y consumibles: son todos

los recursos que utiliza la mano de obra, siempre

están disponibles durante el proyecto y no tienen

horario laboral.

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007

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Para asignar recursos en las tareas, se mostro en la sección de

tareas dentro de la ventana Información de la tarea, otra forma de

asignar recursos es desde el siguiente icono:

Asignar Recursos

Se obtiene el acceso a la siguiente ventana:

Existe una ventana detallada de la Información del Recurso, se

accesa dando doble clic sobre el nombre del recurso:

Contiene las siguientes pestañas para edición exclusiva del recurso

de cualquier tipo:

Define información general del recurso y el grupo al que pertenece

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Se determinan los costos con sus respectivas tasas:

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Se pueden definir notas exclusivas para el recurso:

Análisis de la sobreasignación de cargas de trabajo

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En la mayoría de las tareas donde se tiene asignados recursos, tiende

a ocurrir que se sobreasigne carga de trabajo a un recurso mano de

obra, esto se le considera como sobre asignación, implica

consecuencias como: costo en tiempo extra, recalendarización del

recurso, incrementa el riesgo de trabajo, se exige más condición

física regulada por el esfuerzo del recurso, hasta superar la capacidad

máxima de 100%. Por lo tanto existe un método para redistribuir

esos recursos con cargas excedidas.

Dentro del menú Herramientas se encuentra la opción Redistribuir

recursos…

Las alternativas de programación que puede sugerir el asistente de

planeamiento de MS Project son las siguientes:

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Especificar si desea que Project redistribuya automáticamente

(en cuanto detecta una sobreasignación) o manualmente (sólo

al hacer clic en Redistribuir ahora).

Indicar cuánto se tiene que sobreasignar un recurso (por

ejemplo, una hora, un día o una semana) antes de

redistribuirlo.

Establecer los criterios para el orden en que se deben revisar

las tareas para sobreasignaciones y redistribución.

La decisión finalmente la toma el líder del proyecto, ya que va de

acuerdo a los cambios que desee aceptar después de la

redistribución.

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Actividad de aprendizaje 3

Instrucciones:

1. Toman nota de la presentación realizada por el docente sobre la

elaboración de un plan de proyecto

2. Elaboran de manera individual un plan de proyecto de vida en Power

Point

3. En sala de cómputo el alumno identifica la interfaz de Microsoft

Project y diseña su plan de proyecto.

4. El docente describe la función de cada elemento mediante el uso

interactivo del software y se toma nota, se sigue el manual de apoyo.

5. Diseño de un plan y seguimiento del proyecto en vistas de diagramas

de Gantt

6. Evidencia o producto del aprendizaje: Plan del proyecto de vida

realizado en MS Poject 2007, guardar en la USB, dentro del

Portafolio de Evidencias con el nombre ACT3.

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UNIDAD 4. GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE UN PROYECTO

Establecer y seguir criterios de evaluación:

En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es un proceso

por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por

un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado

previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un

proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad

poseería para cumplirlos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la

toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como

una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en

relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la

asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación

no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la

gestión de los proyectos.

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie

de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función

del campo, empresa u organización de que se trate, es que se

emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los

objetivos estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función

de la naturaleza de cada proyecto pero existe cierto consenso en la

necesidad de analizar la pertinencia, eficacia y eficiencia de los

proyectos.

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN MICROSOFT PROJECT 2007

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Pertinencia: Observa la congruencia entre los objetivos del

proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la

población e instituciones.

Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se

observa en las evaluaciones de tipo continua y constante.

Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado

los recursos disponibles en la implementación del proyecto. Este

criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la

evaluación previa.

Guardar plan provisional de la línea de base:

Para dar seguimiento al proyecto dentro del plan provisional

(también llamado presupuesto, comparativo, línea de base,

perimetral, etc.), es necesario guardar la idea inicial del proyecto,

es decir la cronología y asignación de arranque del proyecto. Se

pueden guardar hasta 11 versiones comparativas del mismo

proyecto.

Este concepto se lleva a cabo desde el siguiente menú:

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En esta opción se determinan los criterios para guardar un

comparativo de línea de base contra el proyecto real.

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Se recomienda estables línea de base al momento de autorizar el

proyecto, también se recomienda manejar menos de 3 líneas de

base comparativas entre sí.

Análisis de costo-beneficio:

Dentro de un plan de proyecto, siempre se debe considera el

margen de ganancia, es decir, el análisis de costo-beneficio es una

técnica importante dentro del ámbito de la teoría de la decisión.

Pretende determinar la conveniencia de un proyecto mediante la

enumeración y valoración posterior en términos monetarios de

todos los costos y beneficios derivados directa e indirectamente de

dicho proyecto.

Este método se aplica a obras sociales, proyectos colectivos o

individuales, empresas privadas, planes de negocios, escolares,

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personales, etc., prestando atención a la importancia y

cuantificación de sus consecuencias sociales y/o económicas. Si el

cálculo de la estimación de costos no es convenientemente

rentable para el líder de proyecto es conveniente no manejarlo

como proyecto, sino como una operación en curso, con

alternativas de mejora en el proceso.

Como ya se menciono, es importante validar la información para

tomar decisiones entre el costo-beneficio del proyecto y el alcance

del mismo, por lo tanto, las herramientas que nos ofrece Ms

Project para análisis de información son las siguientes:

Filtros: permiten que se ajuste la información, mostrando en

pantalla solo los datos que coinciden con un criterio de filtración.

Se aplican desde el menú Proyecto:

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O bien, dando clic en el icono:

Grupos: permiten agrupar la información d manera que se

muestre ordenada y separa por algún criterio especifico, no oculta

datos, solo los organiza. También se aplica desde el menú

proyecto.

O bien, dando clic en el icono:

Vistas combinadas: para tomar decisiones bien fundamentadas,

es importante, analizar la información de un proyecto a partir de

varias vistas, en las que se muestren las tablas de contenido y los

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gráficos combinados. Algunas de las vistas disponibles son las

siguientes:

Estas vistas pueden combinarse con el Diagrama de Gantt.

Tablas: es la herramienta que más se utiliza para el manejo de la

base de datos de un proyecto, la tabla de entrada es la vista

predeterminada, existen varias tablas para tareas, desde el menú

ver:

Y varias tablas aplicadas a recursos:

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Formularios: esta vista permite analizar en una misma pantalla

diferente tipo de información para la mejor toma de decisiones, se

aplica desde la barra de desplazamiento, dando clic en el siguiente

botón:

Se muestra la siguiente en forma de vista combinada y

personalizada:

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Calidad del producto generado por medio del proyecto

La palabra "calidad" se usa cada vez con más frecuencia en las

organizaciones, ya sea en los sectores de alimentos, educativos,

industria o servicios y especialmente en el sector de Tecnología

Informática (TI). Detrás del término "calidad" se ocultan muchos

conceptos, pero en general podríamos hablar de dos tipos de calidad:

1. Interna: corresponde a la calidad obtenida a través de la

satisfacción de los clientes.

2. Externa: corresponde a la calidad generada de forma

interna en la organización donde se desarrollo el proyecto.

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El término opuesto a la calidad es el defecto de calidad, dentro de un

proyecto, esto lo podemos traducir como el fracaso de un proyecto

desde ciertas perspectivas:

Tiempo: proyecto terminado antes o después del plan, puede

considerarse como fuera de calidad respecto a lo planeado.

Costo: es un fracaso estar fuera de la línea de presupuesto, ya

que es una estimación en costo-beneficio y debe cuidarse el

aspecto de la economía para que el proyecto se financieramente

exitoso.

Recursos: la buena planeación de los recursos, garantiza el logro

de los objetivos a tiempo y dentro de presupuesto, pueden pasar

situaciones inesperadas que exijan el cambio del fondo de

recursos, sin embargo, esto es normal en la trayectoria del

proyecto, es importante adecuarlo y justificarlo, aun fuera de

calidad.

Algunas de las herramientas que pueden ayudar en la gestión de

la calidad de un proyecto son:

Análisis Costo-Beneficio

Estudios comparativos

Diseño de Experimentos

Coste de la Calidad

Diagrama de Causa y Efecto

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Diagramas de Control

Diagramas de Flujo

Histogramas

Diagramas de Pareto

Diagramas de Comportamiento

Diagrama de Dispersión

Muestreo Estadístico

Inspección

Revisión de Reparación de Defectos

Existe otro aspecto que puede dañar la calidad del proyecto, es conocido

como la Ruta critica. Existe un método para calcular esta ruta que si no

se cumple, puede sacar de calidad en proyecto en cualquier etapa del

mismo.

El método de la ruta crítica fue inventado por la corporación DuPont y

es comúnmente abreviado como CPM por las siglas en inglés de Critical

Path Method.

En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la

secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos) incluye

todas las tareas en forma vinculada o independiente) con la mayor

duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es

posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la

duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la

ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice

que no hay holgura en la ruta crítica., no existe tiempo de posposición

en este cálculo.

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Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta

paralela adicional a través de la red con las duraciones totales menos

cortas que la ruta crítica es llamada una sub-ruta crítica.

Ms Project no permite visualizar la ruta crítica y calcularla a través del

siguiente icono:

Además, Ms Project permite visualizar la ruta crítica desde la barra de

vistas, filtro, grupos, tablas y el Diagrama de Gantt.

Ejemplo de ruta critica en el Diagrama de Gantt.

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Otro elemento que nos ayuda a visualizar la calidad desde un plano

tabular, son los Informes, considerados como herramienta para

monitorear el proyecto de forma física en papel.

Algunos informes disponibles son:

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Cada uno con sus respectivas variables de información.

También se cuenta con los reportes de tipo exportación, desde el menú

Informes:

Enseguida se muestran programas de exportación disponibles:

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Se exportan las equivalencias dependiendo el programa que se utilice,

por ejemplo en MS Excel, se exportan datos para análisis de datos

dinámicos y en Ms Vision se exporta para diagramas de flujo y proceso.

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Actividad Integradora 4

Instrucciones:

1. Elaboran de manera individual un reporte de gestión alterno al plan de

proyecto de vida en vistas combinadas.

2. Prepara un reporte con filtros, agrupaciones y calculo de ruta critica.

3. En sala de cómputo el alumno identifica el seguimiento de su para proyecto a través de la línea de base

4. Calcula la inversión inicial de proyecto y lo compara contra su plan y el

estado actual del mismo

5. Evidencia o producto del aprendizaje: Gestión comparativa del plan de

proyecto, guardar el informa en la USB, dentro del Portafolio de Evidencias

con el nombre ACT4

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Actividad Integradora

Instrucciones:

1. Desarrollar un plan de proyecto de vida profesional-laboral,

utilizando las herramientas de administración y MS Project 2007.

2. Trabajar en cada una de las tablas de tareas y asignar por lo

menos 5 recursos variados, así como mínimo de 40 tareas

relacionadas e independientes.

3. Guardar línea de base provisional.

4. Imprimir la vista combinada de la Tabla de entrada y el Diagrama

de Gantt.

5. Preparar una presentación en Power Point con el proyecto

completo.

6. Exponer en plenaria el proyecto individual.

7. Evidencia o actividad de aprendizaje: Proyecto de vida profesional

laboral en MS Project 2007, guardar en la USB, dentro del

Portafolio de Evidencias con el nombre ACTIntegradora.

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Portafolio de evidencias

EVIDENCIA O ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

PRODUCTO

PUNTOS

ACUMULADOS

Actividad de aprendizaje 1

Mapa mental de la administración de proyectos

Actividad de aprendizaje 2 Presentación de las etapas de un proyecto

Actividad de aprendizaje 3 Plan del proyecto de vida realizado en MS Project 2007

Actividad de aprendizaje 4 Gestión comparativa del plan de proyecto

Actividad Integradora Proyecto de vida profesional - laboral en MS Project 2007

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Rubrica

CRITERIOS

CONCEPTOS

PUNTAJE

PORTADA Portada definida oficialmente (formatos, logos, datos completos)

10

ORTOGRAFIA Y GRAMATICA

Excelente redacción, ortografía y gramática.

20

PRESENTACION Entrega física con legajo identificado

20

ACTIVIDADES PRACTICAS

Actividades completas y correctas

30

ENTREGA ELECTRONICA Envió al correo [email protected] en día indicado antes de las 8:00 p.m.

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BIBLIOGRAFIA http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci% http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto http://es.kioskea.net/contents/projet/etapes-projet.php3 http://es.wikipedia.org/wiki/Evaluaci%C3%B3n_de_proyectos http://es.kioskea.net/contents/qualite/qualite-introduction.php3 Tutorial de Ms Project 2007