Guia Admin is Trac Ion Cuarto Sem

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D IR E C C I N

G E N E R A L

D E L

B A C H IL L E R A T O

COMPONENTE DE FORMACIN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL

CAPACITACIN

ADMINISTRACIN4to. Semestre

GUA DE APRENDIZAJE

PRESENTACINPara dar continuidad a los trabajos propuestos por la Direccin General de Bachillerato (DGB), en los programas formacin para el trabajo ( Capacitacin de administracin) y con el propsito de dar una respuesta que satisfaga las necesidades de informacin que requieren los estudiantes, la presente gua tiene como propsito acercar a ellos en un solo documento tanto elementos tericos como ejercicios prcticos para dotarlos de los conocimientos que hoy requieren las organizaciones y de esta manera insertarse al mercado laboral conforme a los requerimientos de la globalizacin, o bien, continuar con su formacin profesional.

En este contexto, los docentes del Colegio de Bachilleres de Tabasco (COBATAB), se dieron a la tarea de generar este documento con contenidos propuestos por la DGB y que se encuentran vinculados con las Normas Tcnicas de Competencia Laboral NTCL, del Consejo de Normatizacin y Cetificacin de competencia laboral CONOCER, dando como resultado la generacin de un producto acorde con las tendencias de los sectores de la produccin y del empleo en Mxico.

La gua didctica aporta los elementos necesarios para desarrollar los conocimientos, habilidades, actitudes y valores de los estudiantes, provee de las herramientas para lograr el aprendizaje que se pretende, apoyndolos en su crecimiento y desarrollo.

Por otra parte, no deja de ser tambin un instrumento de gran utilidad para los docentes que imparten la capacitacin en el COBATAB, pues estandariza los contenidos en todos los planteles de la institucin.

Estos trabajos son parte tambin de los esfuerzos que realiza el Colegio de Bachilleres de Tabasco y de los docentes en el proceso de mejora continua, necesarios para elevar la calidad de los servicios que presta como institucin de educacin media superior.

Sabedores de las carencias que puede presentar el documento, hay gran animo y confianza para que en un futuro en base a las experiencias pueda mejorarse.

OBJETIVO

Facilitar a docentes y alumnos herramientas e instrumentos pertinentes que coadyuve al logro de sus competencias; es decir, que sirva de gua didctica al momento que se construye el conocimiento de forma significativa, contextualizada, incorporndole las competencias y normas tcnicas profesionales requeridas por la RIEMS, logrando en los docentes y alumnos sujetos capaces de responder a la demanda y retos que exige la globalizacin econmica en un contexto nacional e internacional.

NDICESUBMDULO 3. GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA.1. ELABORAR LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. 1.1Principales Conceptos del lenguaje tcnico 1.1.1 Correspondencia 1.1.2 Documento 1.1.3 Registro 1.1.4 Archivo 1.2 Documento 1.2.1 Concepto 1.2.2 Elementos que lo forman 1.3 Tipos de documentos 1.3.1 Textual 1.3.2 Grfico 1.3.3 Numrico

1.4 Redaccin de documentos 1.4.1 Las cualidades del estilo: Claridad, precisin, propiedad, concisin, sencillez y cortesa 1.4.2 Defectos del estilo: Pobreza y vulgaridad. 1.4.3 Barbarismo, pleonasmo, solecismo 1.5 Clasificacin de documentacin interna y externa 1.5.1 Oficio 1.5.2 Circular 1.5.3 Memorndum 1.5.4 Convocatoria 1.5.5 Acta de junta (minuta) 1.5.6 Informes 1.5.7 Carta comercial 1.5.8 Otros 2. PROCESAR LA INFORMACIN PARA LA COMUNICACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA 2.1 Procesar informacin para la comunicacin administrativa interna y externa 2.1.1 Redaccin de oficios de solicitud, remisin, oficio de acuse y oficio de aviso. 2.1.2 Redaccin de acuse con agradecimiento, memorndum, solicitud de constancias y elaboracin de constancia.

2.1.3 Redaccin de circular, redaccin de telegrama, telefonema, carta de, redaccin a las instancias correspondientes.

3. REALIZAR LA GESTIN DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS REAS CORRESPONDIENTES. 3.1 Gestin de documentacin administrativa. 3.1.1 Concepto de gestin documental. 3.1.2 Desarrollo de la gestin documental. 3.1.3 Propsitos de la gestin documental. 3.1.4 Ventajas de la gestin documental. 3.1.5 Desventajas de la gestin documental. 3.2 Acciones de la gestin de documentos administrativos. 3.2.1 Creacin o recibo. 3.2.2 Clasificacin en un sistema lgico. 3.2.3 Uso y conservacin. 3.2.4 Evaluacin con baja o transferencia como histricos. 3.2.4.1 Documentos administrativos. 3.2.4.2 Documentos intermedios. 3.2.4.3 Documentos histricos 3.3 Gestionar documentacin administrativa interna. 3.3.1 Identificar la documentacin administrativa interna. 3.3.2 Clasificacin de la documentacin por reas de actividad de la empresa. 3.3.2.1 Direccin general. 3.3.2.2 rea de compras. 3.3.2.3 rea de ventas. 3.3.2.4 rea de finanzas. 3.3.2.5 rea de recursos humanos. 3.3.3 Usuarios de la documentacin administrativa interna. 3.4 Gestionar documentacin administrativa externa. 3.4.1dentificar la documentacin administrativa externa. 3.4.1.1 Proveedores. 3.4.1.2 Clientes. 3.4.1.3 Dependencias gubernamentales. 3.4.1.4 Iniciativa privada. 3.4.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) 3.4.2Usuarios de la documentacin administrativa externa.

SUBMDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FSICA O ELECTRNICA.4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FSICA Y/O ELECTRNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA. 4.1 Importancia y mtodos para el manejo de documentos. 4.1.1 Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 4.1.2. Medio de prueba legal. 4.1.3. Proceso administrativo de la oficina. 4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial. 4.1.5. Importancia del proceso de archivar. 4.1.6. Conceptos bsicos para archivar. 4.2. Equipo y materiales. 4.2.1. Archivadores de correspondencia. 4.2.2. Capacidad de las gavetas. 4.2.3. Ttulos para la gaveta de un archivador. 4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo. 4.2.5. Guas. 4.2.6. Ttulos o encabezados de las guas. 4.2.7. Carpetas para archivo. 4.2.8. Preparacin de ttulos para expedientes. 4.2.9. Pc/gavetas. 4.2.10.Tarjeteros y funcin de las tarjetas. 4.2.11. Cedulas de catalogacin. 4.2.12. Tipos de tarjeteros. 4.2.13. Mecanografiados de tarjetas. 4.3. Manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes. 4.3.1. Definicin de correspondencia. 4.3.2. Organizacin de la correspondencia. 4.3.3. Recepcin de la correspondencia. 4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos. 4.3.4.1. Inspeccin 4.3.4.2. Clasificacin 4.3.4.3. Codificacin 4.3.4.4. Distribucin 4.3.4.5. Archivo 4.3.5. Conformacin de expedientes

4.4. Reglas de clasificacin alfabtica. 4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos. 4.4.2. Preferencias para nombres de individuos. 4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compaas o sociedades. 4.4.3.1. Reglas generales. 4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado. 4.4.5. Reglas para clasificacin de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros. 4.4.5.1. Instituciones gubernamentales. 4.4.5.2. Reglas generales. 4.4.5.3. Instituciones bancarias. 4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 4.4.5.5. Nombre de asuntos.

CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA 5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO 5.1 Sistema Alfabtico 5.1.1 Organizacin 5.1.2 Guas principales 5.1.3 Guas Secundarias y Auxiliares 5.1.4 Expedientes Individuales 5.1.5 Procedimiento para archivar 5.2 Sistema Numrico 5.2.1 Organizacin 5.2.2 Archivo alfabtico y miscelneo 5.2.3 Catlogo auxiliar o ndice de tarjeta 5.3 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.3.1 Qu es un archivo de documentos electrnicos? 5.3.2 Propuesta de programa de intervencin en archivo de documentos electrnicos 5.3.3 Autentificacin 5.3.4 Preservacin 5.3.5 Organizacin 5.3.6 Acceso 5.3.7 Necesidad de un plan director 5.3.8 Ventajas de la digitalizacin de documentos 5.3.9 La Administracin en los documentos electrnicos 5.4 Control de la Comunicacin Escrita 5.4.3 Sistema de cargo 5.4.4 Solicitud de documentos 5.4.5 Registro de salidas de documentos

5.5 Clasificacin de los Archivos 5.5.3 Niveles de archivo. 5.5.1.1 Archivo activo. 5.5.1.2 Archivo semiactivo. 5.5.1.3 Archivo Muerto. 5.5.4 Transferencia y eliminacin de documentos 5.5.5 Mtodos de eliminacin 5.5.6 Recomendaciones finales

5.6 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.6.3 Qu es un archivo de documentos electrnicos? 5.6.4 Propuesta de programa de intervencin en archivo de documentos electrnicos 5.6.5 Autentificacin 5.6.6 Preservacin 5.6.7 Organizacin 5.6.8 Acceso 5.6.9 Necesidad de un plan director

D IR E C C I N

G E N E R A L

D E L

B A C H IL L E R A T O

MDULO 1APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIN EMPRENDEDORA.

SUBMDULO 3GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA.

INTRODUCCIN

Se pretende con este Submdulo el estudio y desarrollo de las funciones de carcter administrativo y de gestin que se realizan en las organizaciones empresariales reflejadas en una serie de procesos de trabajo, as como un desarrollo del alumno en cuanto a la competencia de autonoma e iniciativa personal con el desarrollo de un proyecto de iniciativa emprendedora. Los contenidos abarcan aspectos bsicos de las operaciones realizadas en el mbito de la administracin y gestin. Deben tomar como referencia la realidad empresarial exigiendo, por tanto, una visin totalmente integrada y globalizada de la parte terico-prctica de la materia. Proporcionando una enseanza polivalente que permita al alumno adquirir una capacidad de adaptacin para afrontar los posibles cambios de trabajo y las innovaciones que se produzcan en las formas de organizacin. Una opcin metodolgica puede ser la simulacin de la creacin de una empresa a lo largo del curso cuyo objetivo sea que el alumno adquiera el conocimiento de las diferentes reas de la empresa y las conexiones entre ellas y con el entorno.

MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE Nada es eterno, todo cambia, cuntas veces has escuchado esta frase? Seguramente muchas, pero casi nunca prestamos verdadera atencin a lo que significa. El cambio es constante y lo podemos ver en todos los mbitos: economa, ciencia, tecnologa, salud, medicina... la lista es interminable, pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no slo verlos pasar. Para adaptarse en un mundo cambiante, sobre todo en el mbito laboral, es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado. Para satisfacer las necesidades de formacin laboral que en la actualidad demanda el mundo del trabajo, muchas escuelas estn aplicando un nuevo enfoque educativo denominado Formacin Basada en Competencias Laborales (FBCL) con lo que se busca fomentar en los alumnos como tu, diversas habilidades y destrezas que te permitan responder de manera mas adecuada a estos requerimientos. La capacitacin de administracin que se imparte en tu escuela, ha sido transformada de acuerdo a este nuevo enfoque; la conforman 2 mdulos que sern impartidos durante 3., 4., 5., y 6 semestres del bachillerato que ests cursando. Los contenidos de estos mdulos son el resultado de un cuidadoso anlisis realizado conjuntamente con el sector productivo y se han plasmado en los programas de estudios respectivos. La gua de aprendizaje que tienes en tus manos corresponde al primer mdulo que se denomina: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visin emprendedora, que se forma de cinco Submdulos, desarrollando en esta parte los primeros dos: Planear Actividades y Asignar recursos y Direccin y Evaluacin del Plan de Accin que propone una nueva administracin con una visin emprendedora. Se busca que de acuerdo al enfoque de competencias laborales, adquieras habilidades relacionadas con la capacidad de organizacin, el trabajo en equipo y la comunicacin efectiva, y desarrolles actitudes de compromiso y responsabilidad. En este proceso es muy importante que te habites a realizar una evaluacin continua que te permitir identificar los avances que has alcanzado as como los aprendizajes que es necesario adquirir o reforzar para llegar a la competencia, la cual podrs demostrar a partir de la presentacin de evidencias de conocimiento (qu conceptos manejas), de desempeo (cmo realizas los procedimientos que se te piden) y de producto (las cualidades que tienen tus productos finales). Esperando que esta gua sea un verdadero apoyo para ti.

LAS NORMAS EDUCACIN

TCNICAS

DE

COMPETENCIA

LABORAL

EN

LA

Como se mencion anteriormente, las constantes transformaciones que se estn registrando en la organizacin del trabajo han provocado cambios importantes respecto a los requerimientos de las empresas para contratar a sus trabajadores. Con este propsito, desde hace algunos aos grupos de empresarios, sindicatos y maestros, representantes de los diferentes sectores de la economa del pas, se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mnimos que debera poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Tcnicas de Competencia Laboral (NTCL). Una NTCL est dividida en Unidades de competencia y stas en Elementos de competencia, de tal forma que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificacin completa, o cumplir slo con algunas de estas Unidades. Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas, por ello, la Secretara de Educacin (SE) est llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educacin Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genricas, disciplinares y profesionales, considerando los requerimientos definidos en las NTCL. Tu escuela no es ajena a este proceso y por esa razn est ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales. La capacitacin de administracin que ests cursando se dise tomando como referente la Norma de Competencia Laboral Institucional, esto quiere decir que fue elaborada por especialistas del sector educativo y productivo.

CONOCE LA GUA

BLOQUE I: Elaborar la documentacin administrativa interna y externa.1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO. Correspondencia Documento Registro Archivo. El lenguaje: Medio de expresin del pensamiento. Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus elementos, armnicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un determinado propsito, componemos, literariamente hablando. 1.1.1 Correspondencia. 1.-La correspondencia es uno de los gneros de la composicin que se emplea para exponer en forma escrita, los trmites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales. 2.-La correspondencia es el gnero de composicin que comprende las distintas formas de comunicacin escrita en los trmites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificacin de los documentos; gana la simpata de nuestros corresponsales, y asegura el xito de las empresas. De ah su innegable importancia, y el lugar preferente que seala la enseanza comercial. Clasificacin de la correspondencia: Comercial: Es la que abarca todos los trmites relacionados con los negocios. Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales. Particular: Trata los asuntos personales que estn relacionados con el cargo que se desempea. Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales. Actividades: Dentro del parntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada prrafo. A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.

(

) Las mercancas de su pedido 584 sern remitida el lunes prximo.

( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompaarn con copia para acuse de recibo. ( ) Te agradecer que me comuniques cuando llegars a esta ciudad

( ) En el departamento de educacin vial se recibieron varias solicitudes para que, proporcionen instructores en escuelas de la delegacin Benito Jurez ( ( ( ( ( ( ) Agradezco su amable felicitacin con motivo de mi ascenso en la empresa ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petrleos mexicanos ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste ) Me agradara mucho colaborar en el proyecto de ampliacin de nuestra empresa ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envi ayer ) Me complacera que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.

1.1.2.- Documento: Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro. 1.1.3.- Registro. Encontramos para estos trminos dos significados: Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad. Clases de registros: Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos: Registro general de entrada .- Se har el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos: De registro nico.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano. De registro mltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia. Registro general de salida.- Se anotar la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple. Registro auxiliar.- Los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten. Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados Contenido de los registros: Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.) Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento. Identificacin del interesado. Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito o documento adems de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin. Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos. 1.1.4.- Archivo. Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fcil consulta. Forma en que se organizan los archivos: A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentacin de la empresa, es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las dems dependencias. En este caso los empleados que ah trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo. B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa, as los documentos que contienen informacin tratan exclusivamente asuntos de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales. Por los asuntos que tratan A) Archivo en tramitacin.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusin del mismo. Los archivos en tramitacin pueden ser tanto centrales como locales. B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en su tramitacin Por la documentacin que contiene. A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones pblicas o gubernamentales. B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles. C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia. Por su destino. A) Archivo pblico.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si llenan ciertos requisitos. B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar nicamente funcionarios o empleados de la institucin a la cual pertenece.

C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentacin que contiene solo pueden consultar los dueos de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto. Por el mtodo que se emplea en su manejo. A) Archivo de mtodo directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes ndices o catlogos. B) Archivo de mtodo indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catlogos o ndices. Ejercicios: Clasifique los documentos o archivos que aqu se mencionan en el grupo correspondiente: 1.- El informe del presidente de la republica

2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad

3.- Una carta de Ricardo Mndez, para sus paps

4.- El expediente de una auditora practicada en almacenes Ruiz hace dos aos

5.- Las publicaciones periodsticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional

6.- Una solicitud de crdito presentada ayer

7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular

8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen

9.- Los expedientes que estn bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina

10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria

1.2. DOCUMENTO 1.2.1. Concepto de documento: Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas. El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la Administracin Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s. La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento.

En relacin con la incorporacin de medios tcnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. seala que la Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y aplicaciones de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la C.E. y las leyes. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. Impreso y documento: Impreso sera un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos especficos a cumplimentar por el interesado. El impreso sera el soporte del documento escrito. Una vez que ste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el rgano competente adquiere la consideracin de documento. Aunque los tipos de impresos son muy variados, segn la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, stos deben reunir unas caractersticas bsicas. Entre otras, las siguientes: Homogeneizacin en cuanto a tamao y contenido. Debe facilitar su cumplimentacin por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al mximo. Facilitar el anlisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicacin de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos. La calidad del papel depender de su finalidad o destino; as los impresos a los que se prev una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relacin con la calidad tambin se tendr en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirn de mayor calidad y de una presentacin ms esttica.

Cuando un impreso conste de varias copias, stas sern de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administracin, etc.) y facilitar la clasificacin en su caso. 1.2.2. Elementos que lo forman: El contenido, aunque muy diferente segn la finalidad que cumpla, constar bsicamente de: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definicin del impreso; un nmero de referencia correlativo que permitir su identificacin; identificacin del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogern al dorso. Parte central o cuerpo: est directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposicin, declaracin del I.R.P.F....) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso. Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc. El nmero de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administracin a los particulares y al contrario.

1.3 TIPOS DE DOCUMENTOS 1.3.1 TEXTUAL Un documento es un instrumento de trabajo constituido en funcin del receptor, del emisor y del contexto. Estas tres variables en forma conjunta, combinadas o aisladamente, determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de mensajes, la cantidad de informacin y la forma que asumen en cada caso. El documento puede ser cerrado o abierto. En cada caso estar estrechamente vinculado a la concepcin pedaggica que se sustente, a la especificidad de la disciplina, a las caractersticas de los contenidos as

como al tipo de signos y la organizacin que requieran para articularse en uno o varios canales, o que se integren todos ellos en uno slo. Un documento textual cumple las siguientes funciones: 1. Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicacin entre emisores y receptores. 2. Informativa, con todo lo que supone de discriminacin y de seleccin. 3. Organizativa y estructural del aprendizaje. 4. Orientativa en la elaboracin de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional. Un documento es un medio que permite establecer una relacin comunicacional entre emisor y receptor y, para ello, se requiere que el repertorio de signos utilizados sea comn para ambos. Richadeau afirma que se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria (visual, auditiva, olfativa, tctil) la memoria visual es la que resulta ms eficaz. Un documento puede estar conformado por signos icnicos, acsticos y lingsticos. Estructura y documento textual. Estas consideraciones previas nos permiten delimitar que los documentos didcticos no se refieren exclusivamente al medio impreso, sino a los soportes, que conservan datos de diferente naturaleza. La realizacin de un documento textual puede utilizar diferentes canales para transmitir informacin. Cuando a un slo canal se lo considera como una memoria concluida enteramente descomponible en elementos que constituyen su contenido informativo, decimos que se enuncia toda la informacin que contiene y la lectura o anlisis de ese canal tiende a consumir su entropa. Esa transaccin de informacin, normalmente, no es coincidente y el receptor debe recorrer varias veces el canal para la descodificacin de sus mensajes. Desde esta perspectiva, el documento didctico implica el concepto de estructura de la comunicacin en la relacin emisor-mensaje-contexto, mensaje-receptor-contexto. Para Piaget "una estructura es un sistema de transformaciones que entraa unas leyes en tanto que sistemas y que se conserva o enriquece por el mismo juego de sus transformaciones". 1.3.2 GRAFICO PRESENTAR DATOS EN UN GRAFICO. En Office Word incluye muchos tipos distintos de grficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas, etc. Los grficos estn totalmente integrados con Office Word 2007. Al instalar Excel, podr crear grficos de Excel en Word haciendo clic en el botn

Grfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuacin, utilizar las herramientas de grficos para modificar o dar formato al grfico. Los grficos creados se incrustarn en Office Word 2007, y los datos de dichos grficos se almacenarn en una hoja de clculo de Excel que se incorporar al archivo de Word. Tambin puede copiar un grfico de Excel en Office Word. Cuando se copia un grfico, ste puede incrustarse como datos estticos o vincularse al libro. Si dispone de un grfico vinculado a un libro al que tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho grfico compruebe automticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado. Puede agregar un grfico a un documento de una de estas dos maneras: Puede insertar un grfico en el documento . Cuando se incrustan datos de un grfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office Excel, y la hoja de clculo se guarda con el documento de Word.

Puede pegar un grfico de Excel en su presentacin y vincularlo a los datos de Office Excel 2007 Cuando se copia un grfico de Office Excel 2007 y se pega en un documento, los datos de dicho grfico se vinculan a la hoja de clculo de Excel. sta es un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. En este caso, debido a que la hoja de clculo de Excel no forma parte del documento de Word, si desea cambiar los datos del grfico deber modificar la hoja de clculo vinculada en Office Excel 2007. Un grfico en Word que contiene datos de ejemplo de una hoja de clculo de Excel. Estadsticas que podamos vincularlo con algn documento.

1.3.3. NUMERICO El archivo numrico consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con nmeros de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un cheque o una factura. Los sistemas numricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar rpidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numrico y le conceden ventajas, como son las siguientes: 1. Permiten una rpida identificacin en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numricamente son fciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansin conveniente, porque los nmeros no tienen limite.

3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que sta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El catlogo auxiliar o ndice de tarjetas alfabticas, adems de ser una referencia para el archivo numrico, permite que en l se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa 1.4 REDACCION DE DOCUMENTOS 1.4.1 LAS CUALIDADES DEL ESTILO Y SUS DEFECTOS La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe: Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos. El estilo no slo existe en la exposicin de ideas, sino tambin en varias manifestaciones del ser, como el vestir, el caminar, el rer y muchas ms que son propias de la personalidad. La redaccin debe integrarse con expresiones que sean fcilmente comprensibles, tanto para un erudito como para quien carezca de la ms elemental cultura. Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas, para que stas logren el propsito del corresponsal. En la redaccin de documentos es necesario prescindir de expresiones innecesarias, que slo confunden y propician la prolijidad. Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo, nos capacitar para lograr el propsito de estas lecciones: redactar correctamente. En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos son: Cualidades: Claridad Precisin Propiedad Concisin Sencillez Cortesa CLARIDAD La claridad consiste en la expresin clara, lgica y natural que permite captar las ideas inmediatamente. Defectos: Obscuridad Imprecisin Impropiedad Prolijidad Afectacin Descortesa

El defecto de esta cualidad es la anfibologa, conocida tambin como obscuridad, la cual propicia confusin en las ideas. Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes: a) Evitar ambigedad, la cual consiste en la exposicin de ideas que pueden ser interpretadas en diferentes formas. Ejemplo: (Con ambigedad) Lo atender con gusto cuando llegue a la oficina. (Quien llegar y a qu oficina) (Con claridad) Personalmente lo atender cuando usted llegue a mi oficina. b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una clusula. La frase es una expresin que no tiene verbo conjugado. Ejemplo: El palacio de los deportes en la ciudad de Mxico. La oracin contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento. Ejemplo: El seor Ramrez solicito una cotizacin. Sujeto verbo complemento La clausula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal. Ejemplo: Los buenos clientes merecen una especial atencin, por eso nuestra empresa les proporciona estmulos que acrecientan su inters por adquirir nuevos productos. c) Emplear el hiprbaton correctamente: El hiprbaton es una figura de construccin que permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oracin; no debe aplicarse cuando slo hace confusa la idea. Ejemplo: (Orden natural) Me complace felicitarlo por su merecido ascenso. (Con hiprbaton) Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo. (Confuso) Lo felicito por su merecido ascenso que me complace. d) evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y s las confunden.

Ejemplos: (Incorrecto) La mercanca que le remit, segn sus instrucciones, aunque an no recibimos el pago correspondiente, acusa un pequeo incremento en su precio; le agradeceremos su consideracin al respecto, ya que, como usted comprender, hemos resentido un considerable aumento en los costos de produccin y en la materia prima. (Correcto) La mercanca que le remit acusa un pequeo incremento en su precio, debido al considerable aumento en los costos de produccin y en la materia prima. PRECISIN Esta cualidad nos ensea a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se tenga una clara nocin sobre los propsitos del escrito. El defecto correspondiente a esta cualidad es la imprecisin. Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente: Llegue. (Esta expresin es clara pero no precisa) Llegue muy tarde. (Se precisa un poco ms la idea) Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobs. (La idea ahora si es clara y precisa) Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, mas la precisa y determina, cuanto ms la ampla y la complementa. Ejemplo: Un empresario requiere de los servicios de un contador; para tal fin, se inserta un anuncio en prestigiado peridico de esta ciudad. Se reciben varias solicitudes, de ellas analizaremos las siguientes: Estimado seor Bolaos: Me enter de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a usted para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procurar no defraudar la confianza que en m deposite. Mucho agradecer me comunique su decisin al telfono 397-84-86, con la brevedad posible. Atentamente. La comunicacin es clara, se desea obtener el empleo de contador, pero no contiene la precisin necesaria que refuerce esa intencin. Veamos el tema corregido:

Ayer, en el peridico X me entere que usted solicita un contador. Hace cuatro aos egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en contadura; eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta capital, de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarn las referencias que me avalen como persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos aos me ayudara para desempear con eficacia el trabajo que se me encomiende. Mucho agradecer anote usted los nmeros 397-84-26, correspondientes al telfono donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con m solicitud. Muy atentamente.

PROPIEDAD El propsito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las palabras con su verdadero significado y agrupndolos con apego a las normas gramaticales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos no solo por la corrupcin que del idioma hacen los amigos que estn en onda, segn su propia manera de hablar, sino tambin por los medios de difusin: radio, peridico, televisin, que tiene el primer lugar en confundir las palabras. Un locutor a quien consideraba culto, dijo en cierta ocasin: Es eminente la intervencin de las fuerzas multinacionales en . Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinin sobre la frase citada. Eminente: ________________________________________________________ Opinin: _________________________________________________________ Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y los solecismos. CONCISION Cualidad de suma importancia en la redaccin comercial, pues permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la resolucin de otros asuntos. Pngase especial atencin para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las comunicaciones telegrficas. Emplea preferentemente en la redaccin de telegramas consiste en la emisin de palabras qu fcilmente se sobreentienden- elipsis_ El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad. Ejemplos: redaccin con estilo lacnico: Espranos maana 18 horas terminal ADO (6 palabras) Uso de pronombres enclticos

Me dijo que e enviara la ltima cotizacin (4 palabras) SENCILLEZ Cualidad que nos ensea a expresar nuestras ideas de manera natural sin emplear trminos rebuscados. Una comunicacin escrita debe ser fcil comprensin para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por impropias, sino por adaptarse de la expresin natural que entiende tanto el erudito, como el que posee escasa cultura. El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectacin. La redaccin basada e la sencillez, expone con claridad la comunicacin, de ah su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal ; para lograrlo, deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo socrates: hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filosofo. Ejemplo: Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal. Con sencillez Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza CORTESA Cualidad que nos distingue con nima, capaces de infundir sentimientos de afecto o respeto, segn el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesa. La CORTESA es la redaccin es como la sonrisa en un corresponsal, de ah que denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito. Exagerar la cortesa puede ser perjudicial, pues e nos tomara como aduladores esto puede afectar nuestra dignidad. un proveedor se dirige a un cliente: Estimado seor Fernndez El da x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 , en el nos comunica la urgencia de recibir las mercancas de inmediato ,pero deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones. Con toda seguridad efectuaremos la remisin pasado maana; mientras tanto, hemos de agradecer su amable consideracin por la demora involuntaria de nuestra parte.

1.4.2 DEFECTOS DEL ESTILO Adems de la correcta aplicacin de las cualidades del estilo, debemos empearnos .En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las comunicaciones. LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repeticin de Palabras iguales en un prrafo; tambin se empobrecen el estilo con el empleo de termino Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos. Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicolgico. a) b) c) d) EL hbito de la lectura. La investigacin de significados en palabras desconocidas. La memorizacin paulatina de nuevos trminos D El estudio y la prctica de los homfonos y los sinnimos.

VULGARIDAD La expresin vulgar es producto de falta de cultura y de lxico en las, personas por eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo grave de este lenguaje consiste en la imitacin, que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones del idioma. La vulgaridad puede ser de expresin y de pensamiento Vulgaridad de expresin Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad. Ejemplo incorrecto: -Ayer me fue de la patada en la chamba. Ejemplo correcto: -Ayer tuve problemas en el trabajo Vulgaridad de pensamiento No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido conque se expresan, convirtindolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicacin. Ejemplo incorrecto -atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para usted. Ejemplo correcto: Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.

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Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos. 1.4.3 BARBARISMO Consiste en pronunciar o escribir mal las palabras, debido al desconocimiento del lenguaje. Ejemplos: Eminente Garraspear Dilates Trajistes Toriar por por por por por enminente carraspear demores trajistes torear frustrar inagurar bacalao sermonear diferencia por frustrar por inaugurar por bacalao por amonestar por diferencia

Tambin se considera como barbarismo el empleo de palabras extranjeras, cuando de llas existe su equivalente en espaol. Debes lavar el piso del garaje - Debes lavar el piso de la cochera. Asist a la premier de esa obra - Asist al estreno de esa obra. Pleonasmo Consiste en la repeticin de voces con la finalidad de infundir ms fuerza a la expresin, slo en este caso puede admitirse. Ejemplos de pleonasmo Lo vi con mis ojos Lo escuche de su boca. ejemplo de repeticin - un uero en una ua Camin por su propio pie.

SOLECISMO Consiste en la falta de sintaxis, es una de las cuatro partes en que se divide la gramtica; ensea a coordinar las palabras que integran las oraciones. Ejemplos: Es de aqu donde termina mi propiedad (incorrecto)

-

Es hasta aqu donde termina mi propiedad (correcto) Se vende ropa de caballero (incorrecto) Se vende ropa para caballero (correcto)

Ejercicio 5 1. identifique con B los barbarismos, con P los pleonasmos y con S los solecismos. ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ) Mirar con mirada penetrante. ) Pastillas para el mareo. ) Un lapso de tiempo. ) Aunque me forces, no lo har ) Trabaj parado durante todo el turno. ) Al fin encontr quien finance mi proyecto. ) Desayun por la maana. ) Sal en direccin a Toluca. ) Est muy lujoso este bar. ) Firm la carta de mi puo y letra.

2. Identificados los errores, proceda a su correccin. Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos.

CONTEXTUALIZACIN 1.5.1 OFICIO Viene del Latn OFFICIUM, es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: A nivel externo: (fuera de una institucin) establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno: (dentro de la institucin) enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. Facultad para Firmar Oficios Los oficios de circulacin externa , son firmadas solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulacin interna, son firmados por quien desempean cargos directivos en la institucin. Partes de un Oficio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membrete: Nombre de la institucin. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. 8. Despedida 9. Firma y cargo del que remite el oficio

Datos complementarios: Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa) Referencia Anexo 1.5.2 Circular Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carcter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios sobre una materia, y que enva una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. Partes de una Circular 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Membrete Nmero progresivo para su clasificacin Asunto Fecha Direccin Texto Despedida Antefirma Referencias finales

Formas de distribucin De acuerdo con el nmero de los destinatarios y la importancia del asunto se pueden imprimir y distribuir de varias formas: a) Un original acompaado de una relacin con los nombres de los interesados, y espacios para la firma de los enterados b) Fotocopia, o copia al carbn, cuando son pocos los destinatarios; si stos no concurrieran al mismo domicilio se rotularn con los datos de cada interesado y se remitirn por el servicio ms conveniente; se solicita acuse de recibo c) Fotocopias, reproducciones mimeografcas o de imprenta cuando son muchos los destinatarios, al calce del documento se imprime un taln que sirve para acusar recibo, si la comunicacin es importante. Ejemplo: -Me entere de la circular no. Acuso recibo de la circular no. d) Un original cuando no se requiere acuse de recibo, o firma de enterado, el original se coloca en la vitrina o pizarrn destinados para los avisos. 1.5.3 MEMORNDUM (Memorndum = Cosa que debe tenerse en memoria), es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorandum. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

1.5.4 CONVOCATORIA La palabra convocar proviene del latn convocare. Significa, citar, llamar a una ms personas para que concurran a un lugar acto determinado. Tambin se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algn evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etctera. Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones pblicas o privadas. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria. Partes de una Convocatoria La convocatoria, plasmada comnmente en un documento con diseo tipo cartel, debe de introducir fcilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes: 1. 2. 3. 4. Quin quienes y para qu convocan? A quin se convoca? A que convoca? Cules son las bases para participar? y Cules son las expectativas para los participantes? 1. Lugar y fecha., 6. Reglamento.2. Categora y ramas.7. Premios.3. Inscripciones.8. Junta previa.4. Documentacin.9. Anexos.5. Jueces.10. Costo.11. Transitorios.5. Quin avala y se responsabiliza del certamen?

Es conveniente que se difunda por lo menos con 30 das de anticipacin. 1.5.5 ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Clases

Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Por ejemplo: Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; Al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna; En la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; Al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; Al realizar diligencias judiciales como audiencias, Inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que est obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. Titulo (tipifica el acta) Texto Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias: Membrete Cdigo Anexo Acta de Sesin.-Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de

personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesin 1. 2. 3. 4. 5. Titulo Introduccin Texto Cierre del Acta Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesin Control de asistencia Pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Despacho Lectura de la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ltima sesin y aquella que se est realizando.

Informes Se dan a conocer las acciones de trascendencia o que son importantes que se han ejecutado en el ejercicio de las funciones en el lapso transcurrido desde la ltima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que fueron encomendadas en la sesin anterior. OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin.

b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda. Lectura de la agenda Lectura de la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. Orden del da Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos.

Aprobacin del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesin. La estacin que no se cumple sencillamente no se considera. Redaccin del acta de sesin ordinaria Se conoce con el nombre de sesin ordinaria aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redactado. Redaccin del acta de sesin extraordinaria Se denomina sesin extraordinaria aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un nmero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta. 1.5.6 EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente.

Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias pginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por ms de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. rea de difusin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua. Partes del Informe 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan: Informe Ordinario: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas: Es regular y rgido.

Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. Informe Extraordinario.El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo,no llevan numeracin ni siglas, Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin de "Informe". Informe tcnico El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Subttulos del texto del informe tcnico: Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. 1.5.7 CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. Las cartas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, crditos, ofertas, cobranzas, promocin, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro. Partes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. Lugar y fecha Nombre y direccin del destinatario Asunto o referencia: Lnea que sintetiza el contenido de la carta. Vocativo Cuerpo Despedida Firma

Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minscula, de la que escribe 1.5.8 Otros LA SOLICITUD Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos a quienes representan. Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. Partes de la Solicitud 1. 2. La Sumilla. Texto.

3. 4.

Lugar y fecha. Firma y Posfirma.

Y los siguientes complementarios: Anexo. "Con Copia. EL DICTAMEN El dictamen es un documento tcnico que contiene la opinin autorizada de un especialista, rgano de accesoria o comisin especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniera o tcnico logstico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina cientfica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito se requiere poseer ttulo profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesitan de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera ms idnea. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solucin de problemas y facilita la toma de decisiones de los rganos de gobierno. Los servidores pblicos estn obligados a emitir dictamen cuando se lo soliciten con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujecin estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisin dictaminadora tienen la obligacin de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayora y por minora. El dictamen es por unanimidad cuando todos estn de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayora, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minora, cuando los que discrepan de la opinin de la mayora emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minora se adjunta al por mayora y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinin. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no est bien. Al ser observado; es devuelto al que lo emiti para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado.

En caso de descubrirse la emisin de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrn ser objeto de sancin administrativa y penal. rea de difusin El dictamen es un documento de carcter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. Facultad para elaborar y firmar dictmenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un rgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisin especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o por minora, lo es por su autor o autores. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, est obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto (a veces, opcional) Referencia Texto Antefirma Firma, posfirma y sello "Con copia" Pie de pagina

y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Anexo CERTIFICADO (Del Latn CERTUS, cierto y de FACERE, hacer) Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.

Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, despus de haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel membretado, o en formularios especiales diseados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatacin de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre el hecho cuya certificacin solicitan. Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerrquico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia Partes del Certificado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de pgina

CONSTANCIA La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podramos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya

concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se est laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc. La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. La constancia se utiliza tanto en las instituciones pblicas como privadas. Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en comn. Tal es as que se asemejan en los siguientes aspectos: En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedicin. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su elaboracin.

PROBLEMATIZACIN A partir de la diferencia de concepciones, responde lo que se te presenta a continuacin. Cules son los documentos internos y externos que se emplean en las organizaciones? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Si eres jefe de grupo y quieres informar a tus compaeros que maana todos asistirn en un horario de 8:00 a 10:00 am a asesoras para la prueba ENLACE que documentos emplearas?

___________________________________________________________________________ _________________________________________________________

La escuela realizara un concurso de baile que documento debe elaborar para hacer la invitacin? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Cita un ejemplo de dos situaciones en donde apliques las reas de difusin de un oficio ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ En liste la clasificacin de informe que existen ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Mencione las partes de una carta comercial ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ DESARROLLO DE SABERES Presentar en papel bond los diferentes documentos internos y externos que emplean las organizaciones enfatizando sus usos DESARROLLO DE HABILIDADES Identifica en papel bond las partes que conforman un oficio Socializa la informacin con los grupos de trabajo colaborativo

SUBMODULO 3. Generar la comunicacin de la empresa de manera manual y/o electrnica Elaborar la documentacin administrativa interna y externa2.1 REDACCIN DE DOCUMENTOSEJERCICIOS PRCTICOS Ejercicio 1 El gobernador del Estado de Hidalgo solicita a titular de la Secretara de Salud ,por conducto del Director de Sanidad, que sea establecida una clnica en el ejido Morelos donde proporcionen los servicios mdicos a los habitantes de toda esa regin ; En ese lugar ya se ha formado un Comit de Solidaridad que apoyar las acciones del programa nacional Salud para Todos. Redacte el oficio de solicitud como lo solicita no procede Ejercicio 2 Con el fin de participar en el Certamen sobre la prevencin de la ecologa en el valle de Mxico, el ingeniero Qumico Rafael Mendieta, remite a SEDESOL un estudio sobre el tema. SEDESOL convoc a ese certamen por medio de los principales diarios el da 5 de septiembre. Redacte el oficio de remisin SEDESOL, por conducto del comit de certmenes, acusa el recibo correspondiente del estudio, el cual fue registrado con el nmero 26. Redacte el oficio de acuse El comit de certmenes comunica al Ing. Qumico que su trabajo fue seleccionado por el jurado calificador como el mejor y, por lo mismo, recibir el premio correspondiente en una ceremonia que se efectuar el prximo sbado a las 20 horas en el auditorio de SEDESOL. Redacte el oficio de aviso. El ganador del concurso convocado por SEDESOL escribe una comunicacin para agradecer el aviso y para confirmar su asistencia al acto de premiacin. Redacte el documento de acuse con agradecimiento

Ejercicio 3

El jefe del almacn de una empresa escribe al jefe de compras de la misma para recordarle que estn agotados los inventarios Del material para oficina que le solicit desde la semana pasada. Redacte el memorndum correspondiente.

Ejercicio 4 Redacte un memorndum con las actividades extraescolares que debe atender la prxima semana. Ejercicio 5 para obtener atencin medica en la clnica 17 del seguro social, el joven Roberto Morales debe justificar que es alumno regular de alguna escuela, por lo que se dirige al director de la preparatoria donde estudia, para solicitarle una constancia. Redacte la solicitud de la constancia. Redacte la constancia. Ejercicio 6 El jefe de produccin de la fbrica Novedades Plsticas, S. A. dirige una circular a todos los obreros para comunicarles que por necesidades de mayor produccin, a contar de la semana prxima, se trabajar los sbados y los domingos , durante un periodo de dos meses; se pagarn horas extras a quienes trabajen esos fines de semana. Quienes acepten debern notificar a su jefe inmediato a ms tardar el prximo viernes. Redacte un original de la circular para colocarlo en el pizarrn de avisos. Redacte una circular con relacin de nombres y espacio para firmas. Redacte una circular con taln para acuse de recibo.

Ejercicio 7 El gerente de una importante firma comercial cit a todos sus distribuidores del rea metropolitana, para una junta que debera efectuarse el prximo sbado, pero que fue pospuesta por causa de fuerza mayor para el da ltimo del mes, en el lugar y la hora proporcionados en la circular. Redacte el telegrama dirigido a uno de los distribuidores; emplee el menor nmero posible de palabras. Ejercicio 8

La seorita Susana Rodrguez recibe instrucciones de su jefe para que, por medio de un telefonema, comunique al Ing. Fuentes que lo recibir maana, a las 13 horas, para finiquitar el contrato pendiente. Redacte el telefonema. i Ejercicio 9 El joven Antonio Robles solicit trabajo como auxiliar de contador en una empresa; l estudia la carrera de contadura en la Universidad Metropolitana, donde solicit media beca para poder continuar sus estudios; le resolvieron favorablemente, pero es requisito indispensable que presente una carta de recomendacin. Antonio la solicita a un amigo de su padre, quien no tiene inconveniente en proporcionrsela. Redacte esa carta de recomendacin.

Ejercicio 10 Frente a su casa ha crecido exageradamente un rbol, al grado de tensar los cables de la luz y del telfono; usted se ha quejado con las compaas de luz y telfonos, sin tener respuesta alguna, por lo que se dirige a su Delegacin correspondiente con el fin de solicitar el servicio de poda del rbol, que proporciona la Delegacin. Redacte la instancia.

MODULO 1 SUBMODULO 3 GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA 3.. REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES.

3.1 Gestin de documentacin administrativa. Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentacin administrativa. Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones mdicas slo por nombrar algunas deben tratar con enormes cantidades de documentacin administrativa cada da. Los ejecutivos y el personal de soporte estn inundados con datos e informacin en diversos formatos. Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona informacin. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrnico, digital o anlogo, magntico u ptico. En el entorno tecnolgico de hoy las organizaciones deben aprender cmo manejar esta documentacin administrativa de modo que pueda ser utilizada segn sea necesario en el futuro. La documentacin administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribucin, utilizacin y retencin, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente. 3.1.1 Concepto de gestin documental. La Gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios externos a ella que lo requieran.

3.1.2 Desarrollo de la gestin documental. Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y

clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogacin leble por computador. Poco despus se comienza tambin a usar registros computarizados para inventariar documentacin administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin documentos que nacen, viven y mueren en formato electrnico. Conseguir esto represent un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar. Las empresas deben, en definitiva, ser capaces de gestionar de manera sistemtica e integrada todos sus recursos de informacin, ya sea bajo la forma de informacin capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa, superando la disgregacin de la informacin en diversos almacenes y unidades de gestin separadas y sin comunicacin. 3.1.3 Propsitos de la gestin documental. En lneas generales, puede decirse que, la gestin de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la informacin registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendicin de cuentas. La gestin de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido ms amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la informacin cuando esta es requerida. La gestin de documentos es fundamental para la formulacin de polticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendicin responsable de la organizacin. El proceso de la gestin de documentos capta pruebas de las transacciones

de una organizacin, documenta sus actividades y sus decisiones, y proporciona un acceso fcil a esas pruebas. La gestin de documentos permite a una institucin crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluacin de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en funcin de su costo y disponer de ellos para su destruccin o guarda permanente en funcin de su valor continuo. La gestin de documentos promueve la agrupacin y la distribucin de la informacin, y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organizacin. La gestin de documentos tambin hace posible que la organizacin est en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no slo es importante por razones de economa y eficacia ya que el mantenimiento de documentos es costoso; tambin promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la informacin mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes. Por ltimo, la gestin de documentos con programas de evaluacin controla el retiro y la disposicin de los documentos, una vez que su valor para los propsitos administrativos se ha extinguido. Tomando en cuenta los conceptos de la administracin de documentos mencionados anteriormente, podemos resumir los propsitos de la gestin de documento