Universidad de La Habana

Facultad de Comunicación

Departamento Ciencias de la Información

Trabajo de Diploma

La macrovaloración funcional archivística. Estado de la cuestión

Autora: Dayana Pouza Castro

Tutora: Dra. Mayra Marta Mena Mugica

Ciudad de La Habana, junio 2010

Pregunta de investigación: ¿Cuál es el estado de arte de la macrovaloración funcional archivística?

Objetivo General Determinar el estado de las propuestas de macrovaloración funcional

en Archivística

Objetivos específicos

1. Analizar los aspectos teórico-conceptuales necesarios para estudiar la valoración documental en Archivística.

2. Analizar las posiciones críticas sobre la valoración documental tradicional como antecedente de la macrovaloración funcional.

3. Comparar la valoración tradicional con la macrovaloración funcional.

4. Analizar la aplicación de iniciativas de macrovaloración funcional en la actualidad.

Métodos y herramientas: Análisis documental clásico

Capítulo 1: Fundamentos teóricos de la valoración documental. Los presupuestos de Schellenberg

Definición de valoración documental

Theodore Schellenberg (1956):

el acto de juzgar valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) que estipula los períodos de tiempo, durante los cuales estos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta el enlace esencial que hay entre el organismo o la persona a quien conciernen y los documentos de archivo que generan en el marco de sus actividades (p. 56)

Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988)

“Función archivística básica que se ocupa de determinar la eventual disposición de los documentos teniendo en cuenta su valor archivístico. También conocida como evaluación, selección o retención selectiva” (p. 17).

Evolución de la valoración archivísticaFactores históricos

• Revolución Francesa en el siglo XVIII

• Transformaciones en las administraciones públicas durante los períodos de guerras mundiales

Consecuencias

Surgimiento de los Archivos Nacionales y la asunción de este modelo de archivo en todo el mundo

Grandes acumulaciones documentales

Soluciones prácticas

Inglaterra: Valorar para eliminar Alemania: Valorar para

Influencia de Jenkinson conservar

(1922) Posición jerárquica del

organismo productor

Estados Unidos: Menos documentos, igual información

- Enfoque de gestión documental (record management)

- Teoría del Ciclo de Vida (Brooks, 1940) Fundamentos teóricos

- Teoría de los Valores (Schellenberg, 1956) valoración archivística

Valores primarios: “ Reflejaban la importancia de los documentos para su creador original’’ (Schellenberg, 1956, p. 162)

Valores secundarios

Valor evidencial: los documentos que contienen la prueba de la existencia y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo.

Valor informativo: los valores que se relacionan a los documentos por motivo de la información que contienen sobre personas, cosas, o fenómenos con los que trate el cuerpo gubernamental. (Schellenberg, 1956, p. 164).

PREMISA FUNDAMENTAL: ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS

Capítulo 2. Posiciones críticas a los presupuestos Schellenberianos

Principales voces críticas

Hans Booms (1987)

Helen W. Samuels (1986)

Terry Cook (1990)

Terry Eastwood (1993)

ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS ≠ REFLEJO DE LA SOCIEDAD CREADORA DE LOS DOCUMENTOS.

Nuevos enfoques de valoración

Hans Booms (1987) - Papel activo de la sociedad en el proceso de

valoración

-Análisis de las funciones de los creadores de los

los documentos archivísticos

- Base fundamental: Principio de Procedencia

Valores sociales fundamento valoración archivística

Helen Samuels (1986)

Estrategia de documentación Análisis funcional institucional

- Esfuerzo cooperativo para - Enfoque en las funciones de

asegurar la retención archivística la institución archivística

de la documentación - Comprensión del contexto de

creación de los documentos

archivísticos

CONTEXTO FUNCIONAL INSTITUCIONAL

Terry Eastwood (1993) La sociedad elemento esencial para

determinar las funciones y actividades para la

creación de los documentos archivísticos

Resultados de los diferentes enfoques sobre valoración- Necesidad de reflejar la interacción entre los individuos, las

organizaciones y la sociedad.

-Necesidad de determinar el valor del contexto de creación de los

documentos archivísticos

MACROVALORACIÓN FUNCIONAL ARCHIVÍSTICA (COOK, 1990)

- Evaluar el valor social del contexto funcional – estructural de creación de

los documentos archivísticos

- Evaluar relación público – contexto funcional – estructural

Criterio para la retención archivística de la documentación

Valoración tradicional

- Análisis de los contenidos

- Valores primarios y secundarios de los documentos

Macrovaloración funcional

- Análisis funcional del contexto de creación de los documentos

- Combinación de función, estructura y ciudadano

Microvaloración: Análisis de los documentos íntegramente

APLICACIÓN MACROVALORACIÓN FUNCIONAL EN DIFERENTES INSTITUCIONES ARCHIVÍSTICAS A NIVEL MUNDIAL

• Canadá: proyecto Multi – Year Disposition Plans (MYDPs)

1. Documentar la funcionalidad del Gobierno de Canadá en su papel como administrador público,

2. Analizar su evolución como cuerpo gobernante de la nación,

3. Determinar el impacto que sus políticas, programas y servicios tienen en los ciudadanos canadienses, y la responsabilidad social del Gobierno ante el Parlamento y el público” (Cook, 2005, p. 267).

Finalidad: Describir relación entre funciones de negocio y las estructuras administrativas.

- Comprensión de la interacción ciudadano – Estado

Aplicación

1. Todo el Gobierno de Canadá,

2. Cada Departamento o Agencia gubernamental, y

3. Dentro de cada programa funcional principal, en cada Departamento o Agencia” (Cook, 2005, p. 133).

Etapas de la macrovaloración funcional

Determinar funciones principales análisis de una metodología

Gobierno, Agencias, Oficinas Explicación de los resultados

de la primera etapa para

transferir los documentos.

Análisis concreto de los documentos archivísticos

• Australia: método Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS)

Macrovaloración funcional Teoría del record continuum

canadiense australiana

Etapas de DIRKS

1. La investigación hacia el significado comparativo de las funciones del gobierno

Conocer impacto de las funciones del Gobierno en la sociedad

Identificación 25 funciones Análisis comparativo

de primer nivel Resultado: 5 funciones principales

273 funciones de segundo 25 funciones de segundo

nivel nivel

2. la validación de los resultados de la primera etapa, investigando a través de los stakeholders y la consulta de la comunidad (Cunningham y Oswald, 2005, p. 175).

• Holanda: Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT)

Estudio del contexto de creación

Identificación esferas gubernamentales Descripción de las funciones

y productos de una esfera

- Valorar funciones ejecutivas

- Identificar los documentos de

valor permanente Propósito fundamental

- Evaluar interacción entre el gobierno

y la sociedad

PREMISA: VALORACIÓN ENFOCADA EN LAS FUNCIONES ESENCIALES = ESFERA FUNDAMENTAL

Programa de retención (BSD)

Conclusiones El movimiento crítico surgido a partir de la década de los 80 del

siglo XX condujo a un cambio en el sustento práctico de la valoración archivística tradicional de un análisis centrado en el contenido de los documentos a uno enfocado hacia el contexto funcional de creación de los mismos.

Los enfoques de valoración archivística surgidos bajo el movimiento crítico se orientaron hacia la importancia de la imagen social y la interacción ciudadano – Estado que debían reflejar los documentos archivísticos.

La macrovaloración funcional archivística se expone como una perspectiva teórico – metodológica enfocada hacia el análisis de las funciones y actividades de transacción organizacionales cuyo producto es el documento archivístico que mejor refleje la interacción de los ciudadanos con el Estado y la sociedad en general.

El proyecto Multi – Year Disposition Plan (MYDP) desarrollado en Canadá dio a los archiveros una visión de las funciones principales del gobierno y las Agencias para identificar los documentos que serian conservados de forma permanente.

En Australia, la metodología Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) se enfocó hacia el modelo de macrovaloración funcional canadiense con el objetivo de determinar los requerimientos de recordkeeping en las funciones y actividades de negocio. El análisis comparativo de las funciones del gobierno identificó aquellas principales que condicionaban los programas y actividades del gobierno australiano para generar los documentos archivísticos, que reflejaran la evidencia del impacto de estas funciones en la sociedad.

El Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT) desarrollado en Holanda tenía como lineamientos principales de trabajo la Investigación Institucional (RIO) donde se identificaban las funciones fundamentales para cada esfera del gobierno; y la Retención de Documentos (BSD), que definía la evidencia contenida en los documentos archivísticos en relación con sus funciones gubernamentales.

En Nueva Zelandia las Agencias eran los organismos priorizados para la valoración archivística. El modelo de macrovaloración funcional canadiense tuvo notable influencia para la identificación y análisis de estas Agencias, pero no se cumplían los demás objetivos de dicho modelo. En este país se le prestó más atención al desarrollo de los sistemas de recordkeeping que a las funciones organizacionales.

Se pudo determinar cómo la mayoría de los países que actualmente desarrollan nuevas estrategias de valoración archivística se basan en las experiencias del modelo de macrovaloración funcional canadiense. Con el objetivo de determinar inicialmente el contexto de creación de los documentos archivísticos estos países identifican a lo “canadiense” las funciones y actividades de negocio organizacionales cuyo producto final es el documento que refleja la evidencia de la sociedad para la cual ha sido creado.

Recomendaciones

Realizar estudios similares que faciliten la comprensión y la localización de la bibliografía sobre el método de macrovaloración funcional archivística.

Investigar con profundidad el surgimiento de otros enfoques de valoración archivística que tengan como fundamento básico la macrovaloración funcional.