Estudio comparativo PMBOK con Marco Lógico

Proyecto “Estudio comparativo PMBoK con Marco Lógico”

Reunión mensual Abril 2014

EN NOMBRE DE

PROJECT MANAGERS PARA EL DESARROLLO

Project managers para el desarrollo

G R A C I A S

Índice

● Project Managers para el Desarrollo

● Introducción al Marco Lógico

● Detalle del proyecto○ Objetivos del proyecto○ Situación actual que justifica el proyecto○ Situación futura que se pretende conseguir○ Recursos utilizados○ Desarrollo del proyecto○ Conclusiones

● Próximos pasos

Project managers para el desarrolloDatos de partida

● Nace en Noviembre de 2011.● Voluntarios el Capítulo de Madrid de PMI.● Cuenta con 30 voluntarios (Coordinadores + Voluntarios de apoyo).● Se organiza a través de la Junta de Coordinadores y 7 áreas funcionales.

Visión● Quiere ser un referente para las organizaciones que trabajan para el desarrollo social● Ofreciendo formación, consultoría y soporte.● Y potenciando las capacidades.

Misión● Ser un facilitador / divulgador de la gestión de proyectos y crear un entorno de

colaboración entre los involucrados en el desarrollo social.● Colaborar con el 3er. Sector (desarrollo social, voluntario, no gubernamental, sin ánimo de

lucro).● Trabajar para el fortalecimiento de la madurez organizacional.● Fomentar buenas prácticas en gestión de proyectos.

Conceptos clave que definen la “personalidad” de cada área funcional:


Área Funcional Cometido

Contactos con ONGs Ventas y atención al cliente

Consultoría Operaciones y trabajo de campo

Contacto con el capítulo de PMI-Madrid Relaciones institucionales con PMI-Madrid

Contacto con ID-CoP Relaciones institucionales con ID-CoP

Conocimiento y documentación Biblioteca y metodología

Coordinación de voluntarios Recursos humanos

Comunicación interna y externa Sala de prensa y medios

Índice




● Próximos pasos

Introducción al Marco Lógico"Marco Lógico - ML" y "Enfoque del Marco lógico - EML" nacen con el propósito de resolver los problemas de planificación detectados, a lo largo del tiempo, en los proyectos de cooperación al desarrollo.

Su primera aparición data de finales de los años 60 (para US AID), pero no llega a tener entidad propia hasta principios de los años 90, momento en el cual la Agencia Noruega NORAD realiza la primera versión inglesa del manual. A día de hoy, es utilizado por las principales organizaciones involucradas (donantes, ONGs, etc..) y su uso es promovido por organizaciones tales como CAD y OCDE.

EML es la herramienta más extendida para la gestión de proyectos de desarrollo, entendiendo por proyecto a toda intervención para el desarrollo (proyectos, programas, portafolios, operaciones y servicios). Es una herramienta altamente participativa y tiene orientación a objetivos y a grupos beneficiarios.

Introducción al Marco Lógico

Negativo a PositivoSelección de alternativas

Índice




● Próximos pasos

Detalle del proyectoObjetivos del proyecto

● Formación en PMD.

● Establecer elementos comunes entre Marco Lógico y PMBoK.

● Establecer un lenguaje común entre ONGs y entorno empresarial.

● Dotar a las ONGs de una nueva herramienta de gestión de proyectos que les facilite la obtención de financiación para sus proyectos.

Detalle del proyectoSituación actual que justifica el proyecto

● Contexto social y económico○ Situación actual por la que atraviesa el mundo (crisis, no crisis, cambio, no cambio…).○ Competitividad excesiva.○ Degradación de valores.○ Falta de confianza.○ Entornos en los que se desarrollan los proyectos de desarrollo.○ Dificultades de financiación.

● Método y formación○ Poca estandarización.○ Precisión.○ Multitud de herramientas (Marco Lógico, Gestión del ciclo de proyectos, Mapeo de

alcances, Marco social, Diagnóstico rural rápido, Investigación acción participativa, Diagnóstico rural participativo, Planificación prospectiva, Cuadro de mando integral, COMPAS, Análisis de vulnerabilidad y capacidad, etc..).

○ Utilización poco uniforme.○ Formación inicial de los equipos de los proyectos.

Detalle del proyectoSituación futura que se pretende conseguir

● Invitación al cambio.

● Búsqueda de nuevas alternativas de gestión de proyectos de desarrollo.

● Complementar Marco Lógico y PMBoK.

● Formar a los voluntarios de PMD.

Detalle del proyectoRecursos utilizados - Equipo y colaboraciones

Nombre y apellidos Autor

Daniel Martino, PMP Coordinador del área "Conocimiento y Documentación"

Javier Botiva, PMP Coordinador del área "Conocimiento y Documentación"

Oscar Aviles Jimenez, PMP Voluntario de apoyo en proyectos del área "Conocimiento y Documentación"

Samuel López González de Murillo, PMP Voluntario de apoyo en proyectos del área "Conocimiento y Documentación"

Organización / Colaborador Tipo

Fietgratia(José Alexander Salazar)

ONG (España)

Infante-Promoción Integral de la Mujer y la Infancia(Miguel Gonzales Gallegos)

ONG (Bolivia)

Jesús Cruz Franco, PMP Voluntario

Detalle del proyectoRecursos utilizados - Documentación

Documento Autor

Manual de Marco Lógico NORAD

El enfoque del Marco Lógico (manual para la planificación de proyectos orientada mediante objetivos)

Instituto Universitario de Desarrollo y Cooperación (IUDC - UCM)

The Logical FrameworkVolume 1 - Project Cycle Management Guidelines

EuropeAid Cooperation Office

Estudio crítico del Marco Lógico en la CAPV Agencia Vasca de Cooperación para el Desarrollo y ECODE

PMBOK 5th Ed. Project Management Institute (PMI)

UNE-ISO 21500 Asociación Española de Normalización (AENOR)

Gantt Chart Template for Excel – Plantilla Barras Gantt para Excel

Jon Wittwer (VERTEX42)

PM4R – Project management for Results PM4R (con la colaboración de BID, INDES y UNOPS)

Detalle del proyectoDesarrollo del proyecto● DAFO EML● DAFO PMBoK● Otros datos recopilados● Diagramas● Plan● Procesos

Detalle del proyectoDebilidades y amenazas

Marco Lógico PMBoK

Project manager indefinido Poco amigable para aquellos que no están familiarizados

"Como y de qué forma" se planifica, ejecuta, monitoriza y cierra el proyecto

Poco extendido entre ONGs y otros involucrados del sector

Trabajos de gestión del proyecto algo difusos Complejidad para su puesta en práctica entre ONGs y otros involucrados del sector

Glosario de términos reducido Esfuerzo considerable para su puesta en práctica en algunos proyectos y organizaciones

Trazabilidad entre “Etapas”, “Pasos” y “Entregables”. No es gratuito

Poco convencimiento de los beneficios que aporta su uso Poco convencimiento de los beneficios que aporta su uso entre ONGs y otros involucrados del sector

Formación inicial requerida Formación inicial requerida

Rigidez en el día a día y en la adaptabilidad a los cambios

Detalle del proyectoFortalezas y Oportunidades

Marco Lógico PMBoK

Reconocido internacionalmente Reconocido internacionalmente

Lenguaje y operativa común Lenguaje y operativa común

Muy participativo y potente en la gestión de involucrados Potente en la gestión de involucrados

Fuerte en las 3 primeras etapas (Identificación, Viabilidad, Diseño)

Descomposición en “Áreas de Conocimiento”, “Grupos de Procesos” y “Procesos” ayuda a focalizar esfuerzos

Lecciones aprendidas y factores externos Adaptable

Matriz de proyecto Alineado con ISO 21500

Preocupación por la continuidad del proyecto ante cambios de RRHH

ONGs demandan buenas prácticas en la gestión de proyectos

Punto diferenciador que ayude a la financiación

Detalle del proyectoOtros datos recopilados

● No todas las ONG’s conocen PMI.

● No se suele usar PMBoK.

● La Matriz del Proyecto no suele sufrir variaciones.

● No hay un patrón uniforme que facilite incorporar PMBoK a su día a día.

● Seguimientos de proyectos muy espaciados en el tiempo.

Detalle del proyectoEterna pregunta …..

¿Amigos o

Enemigos?

Detalle del proyecto

Ciclo de vida de proyectos de desarrollo

IdentificaciónEstudio de factibilidad Diseño Seguimiento EvaluaciónEML

(etapas)

Complementa

PMBOKIniciación Planificación Ejecución Cierre

Monitorización y control

Planificación Revisión

Programación e Identificación Formulación ImplementaciónPCM Evaluación y

Auditoría

Detalle del proyectoTeniendo en cuenta los datos aportados hasta este momento (antecedentes y DAFO's) se propone el siguiente plan de acción.

● Ejecución de 4 fases, en las que cada una de ellas definirá las líneas de actuación teóricas que permitan incorporar, a EML, aquellos elementos del PMBOK (5ª Ed.) que se estimen oportunos y ofrezcan valor añadido en la práctica (conceptos, procesos, áreas de conocimiento).

● Herramienta/s práctica que "materialice" la teoría.

● Incorporación gradual en base a experiencias y madurez organizativa de las ONGs.

● Resultado comprensible y sencillo de usar.

● Caso práctico "Proyecto Infante" (Bolivia) con plantillas de ejemplo.

● Análisis de resultados obtenidos tras su puesta en práctica en ONGs.

Detalle del proyecto● Fase 1. Complementa EML con las siguientes áreas del conocimiento:

○ Integración.○ Alcance.○ Involucrados.

● Fase 2. Complementa EML con las siguientes áreas del conocimiento:○ Tiempo.○ Coste.○ Recursos Humanos.

● Fase 3. Complementa EML con las siguientes áreas del conocimiento:○ Comunicaciones.○ Riesgos.

● Fase 4. Complementa EML con las siguientes áreas del conocimiento:○ Calidad.○ Adquisiciones.

Detalle del proyectoFase 1: Incorpora ciertas partes de los siguientes procesos.

● Integración.○ Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.○ Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto.○ Control integrado de cambios.

● Alcance.○ Recopilación de requerimientos.○ Definición del alcance.○ Creación de EDT.○ Control de alcance.

● Involucrados.○ Identificación de involucrados.

Detalle del proyecto● Integración.

○ Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (proceso cíclico de ejecución continua).

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Plan de gestión de proyecto. (*) (Herr. M. Planificación)● Cambios aprobados por el CGC del proyecto.(*) (Herr. M. Cambios)● Activos y expertise de la ONG.

■ Salida:● Entregables.● Datos de rendimiento y progreso obtenidos durante los seguimientos

periódicos.(*) (Herr. M.Comunicaciones)● Solicitudes de cambio. (Herr. M. Cambios)● Actualización de la matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Actualización del plan de gestión de proyecto. (Herr. M. Planificación)● Actualización de documentos del proyecto.● Issue Log. (*)

(*) - Coincidente con UNE-ISO21500


○ Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto (proceso cíclico de ejecución periódica).

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. ((Herr. Matriz de Resultados)● Plan de gestión de proyecto. (*) (Herr. M. Planificación)● Previsiones.● Información de rendimiento y progreso obtenidos durante los seguimientos

periódicos. (*) (Herr. M.Comunicaciones)● Activos y expertise de la ONG.● Issue log. (*)

■ Salida:● Solicitudes de cambio. (*) (Herr. M. Cambios)● Informes de rendimiento y progreso para comité de dirección. (*) (Herr. M.

Comunicaciones)● Actualización de la matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Actualización del plan de gestión de proyecto. (Herr. M. Planificación)● Actualización de documentos del proyecto.



○ Control integrado de cambios (proceso cíclico de ejecución continua).

Nota: Todo proyecto debe tener su propio CGC (Comité de Gestión de Cambios).

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Plan de gestión de proyecto. (*) (Herr. M. Planificación)● Informes de rendimiento para comité de dirección. (Herr. M.Comunicaciones)● Solicitudes de cambio. (*) (Herr. M. Cambios)● Activos y expertise de la ONG.

■ Salida:● Solicitudes de cambio aprobados. (*) (Herr. M. Cambios)● Registro de cambios. (*) (Herr. M. Cambios)● Actualización de la matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Actualización del plan de gestión de proyecto. (Herr. M. Planificación)● Actualización de documentos del proyecto.


Detalle del proyecto● Alcance.

○ Recopilación de requerimientos.

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Registro de involucrados. (Herr. M. Involucrados)

■ Salida:● Documentación y registro de requerimientos.● Matriz de trazabilidad de requerimientos.



○ Definición de alcance.

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. (*) (Herr. Matriz de Resultados)● Documentación y registro de requerimientos.● Activos y expertise de la ONG.

■ Salida:● Enunciado del alcance del proyecto y del producto. (*)● Actualización de documentos del proyecto. (*)



○ Creación de EDT.

■ Entradas:● Enunciado del alcance del proyecto y del producto.● Documentación y registro de requerimientos. (*)● Activos y expertise de la ONG.● Cambios aprobados. (*) (Herr. M. Cambios)

■ Salida:● Línea base del alcance del proyecto y del producto. (*) (Herr. WBS)

○ Enunciado del alcance del proyecto y del producto.○ EDT. (Herr. WBS)○ Diccionario de la EDT. (Herr. WBS)

● Actualización de documentos del proyecto.



○ Control de alcance.

■ Entradas:● Matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Plan de gestión de proyecto. (Herr. M. Planificación)● Línea base del alcance del proyecto y del producto. (*) (Herr. WBS)● Datos de rendimiento y progreso obtenidos durante los seguimientos

periódicos. (*)● Activos y expertise de la ONG.

■ Salida:● Informes de rendimiento para comité de dirección. (Herr. M.Comunicaciones)● Solicitudes de cambio. (*) (Herr. M. Cambios)● Actualización de la matriz del marco lógico. (Herr. Matriz de Resultados)● Actualización del plan de gestión de proyecto. (Herr. M. Planificación)● Actualización de documentos del proyecto.


Detalle del proyecto● Involucrados.

○ Identificación de involucrados.

■ Entradas:● Enunciado del alcance del proyecto y del producto. (*)● Documentación relativa a las adquisiciones del proyecto. (Herr. M.Adquisiciones)● Activos y expertise de la ONG.

■ Salida:● Registro de involucrados. (*) (Herr. M. Involucrados)


Detalle del proyectoObjetivos del proyecto

● En proceso

○ Formación en PMD.

○ Establecer un lenguaje común entre ONGs y entorno empresarial.

○ Dotar a las ONGs de una nueva herramienta de gestión de proyectos que les facilite la obtención de financiación para sus proyectos.

● Alcanzados

○ Establecer elementos comunes entre Marco Lógico y PMBoK.

Detalle del proyectoConclusiones

Proyecto “Estudio

comparativo ML - PMBoK”

Punto de partida

Formació

n PMD

Consultoría

Proyecto “Extensión

PMBoK para ID”

Actualidad

Índice




● Próximos pasos

Próximos pasos

Proyecto Área

PMO de PMD Conocimiento y Documentación

PMBoK (extensión para ID) Conocimiento y Documentación

MSF Barcelona● Mentoring despliegue.● Mentoring desarrollo.

Consultoría

Unicef● Mentoring gestión de campañas.● Mentoring movilidad.

Consultoría

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