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DISEÑO DE MÓDULOS INSTRUCCIONALES PARA LA ASIGNATURA CONTABILIDAD II, ADAPTADOS AL MODELO DE

INSTRUCCIÓN A DISTANCIA

LIVIA MORALES ACOSTA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA

BARQUISIMETO, NOVIEMBRE 2004

DISEÑAR MÓDULOS INSTRUCCIONALES PARA LA ASIGNATURA CONTABILIDAD II, ADAPTADOS AL MODELO DE INSTRUCCIÓN

A DISTANCIA

Por

Livia Morales Acosta

Trabajo de ascenso para optar a la categoría de profesor agregado en el escalafón del personal docente y de investigación de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado”



BARQUISIMETO, SEPTIEMBRE 2004

DEDICATORIA

A ti Dios, por estar presente siempre en todas las actividades que día a día realizo, pues solo Tú ofreces la verdadera felicidad. A mis padres y hermanos, que con su apoyo y guía me ayudaron a culminar este esfuerzo. A mi esposo e hijos, que con su paciencia, amor y comprensión, me ayudaron y acompañaron en las jornadas de trabajo. A todos mil gracias.

AGRADECIMIENTO

A la Oficina de Apoyo Técnico Docente, quienes desde el primer momento apoyaron la idea y se constituyeron en pilar fundamental en la elaboración del presente trabajo, ya que sus asesorias metodológicas y hasta de imagen, constituyeron una guía a la hora de elaborar el presente trabajo.

A las profesoras Francy Andrade y Yasmila Arroyo, que con su apoyo y desprendimiento desinteresado me ayudaron y proporcionaron parte de la información que aquí se presenta.



CONTABILIDAD II MODULOS INSTRUCCIONALES

EFECTIVO Y DUCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR Lic. Livia Morales Acosta

RESUMEN Los presentes Módulos Instruccionales tienen por finalidad servir de orientación para el Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonales (PEIU), dirigida por la Oficina de Apoyo Técnico Docente (OATD) del Decanato de Administración y Contaduría de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado (UCLA), en la ciudad de Barquisimeto, Estado Lara. Los mismos constituyen una guía para la asignatura Contabilidad II y se ha elaborado para ser utilizado en el aprendizaje de la asignatura bajo la modalidad a distancia. Este trabajo presenta en primer lugar una fundamentación teórica, donde se exponen los aspectos relevantes de la Andragogía y la Educación Abierta y a Distancia, los cuales sirven de base para la elaboración de los módulos instruccionales. En segundo lugar se presentan los Módulos Instruccionales de las primeras dos unidades de la asignatura y todas las orientaciones precisas para su estudio y desarrollo. Se presenta de manera didáctica el contenido de cada unidad, exponiendo conceptos y ejercicios de manera alternada. También se presenta, a lo largo del módulo puntos de reflexión, donde el participante hace un alto en la lectura para contestar algunas interrogantes o hacer reflexiones acerca de la lectura realizada. Esto hace que el lector se detenga y recapitule sobre lo leído, lo que ayudará a entender mejor el conocimiento que allí se expone. Al final de cada módulo se presenta una evaluación, donde se pondrá a prueba lo aprendido, a través de preguntas de reflexión y ejercicios prácticos. Además, se le brinda al participante un glosario de términos que lo ayudará a entender mejor cualquier concepto, un conjunto de preguntas de repaso que complementan los puntos de reflexión y una bibliografía sugerida, para que pueda hacer consultas o ahondar más sobre cualquier información que requiera. Cada módulo presenta el objetivo terminal de la asignatura y el contenido programático que se desarrollará. Palabras claves: Andragogía, Educación a distancia, Módulos Instruccionales

INDICE Pag.Dedicatoria iii Agradecimiento iv Resumen vÍndice vi Introducción xiDiagrama Estructural de la asignatura xvi Programa de la asignatura xvii

Fundamentación Teórica y Metodología empleada

1

MODULO I: EL EFECTIVO 1. Concepto de efectivo 25 2. Partidas que se consideran efectivo. 26 3. Ciclo del efectivo: Fuentes y usos. 284. Normas de Control Interno del efectivo. 31 5. Reglas de valuación. 336. Reglas de Presentación en el Balance General 34 7. Fraudes cometidos contra el efectivo. 34 8. Cuentas y partidas que integran el efectivo:

• La Caja Principal. Concepto. Tratamiento contable.

36 • Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Creación,

eliminación, aumentos y disminuciones, el arqueo, tratamiento contable.

37 • El Banco. Concepto. La cuenta bancaria. La

conciliación bancaria, concepto y objetivos, procedimientos: Saldos correctos y Saldos encontrados. Tratamiento contable.

48 Glosario de Términos 59Preguntas de repaso 61 Bibliografía Sugerida 62Ejercicios resueltos 63Evaluación 74

MODULO II. DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR 1. Cuentas por Cobrar. 1.1 Concepto, Origen, Clasificación.

81

1.2 Valuación de las Cuentas por Cobrar. 84

1.3 La Previsión para Cuentas Incobrables: Concepto, métodos para su estimación, tratamiento contable de la Previsión.

851.4 Normas de Control Interno relacionadas con las

Cuentas por Cobrar.

951.5 Reglas de Presentación en el Balance General. 97

2. Efectos por Cobrar. Concepto y Origen.

98

Operaciones que pueden realizarse con los Efectos por Cobrar: Venta, Donación, Endosos, Descuentos, Cobros

99 Efectos por Cobrar Endosados: Concepto y

Tratamiento Contable.

100 Efectos por Cobrar Descontados: Concepto y

Tratamiento Contable.

101 Efectos enviados al Cobro: Concepto y Tratamiento

Contable.

103 Efectos por Cobrar Protestados y en Litigio:

Concepto y Tratamiento Contable.

105 Reglas de Valuación. 107 Normas de Control Interno relacionadas con los

Efectos por Cobrar.

107 Reglas de Presentación en el Balance General 107

Glosario de Términos 107 Preguntas de Repaso 109Bibliografía Sugerida 110 Ejercicios resueltos 111 Evaluación 123

BIBLIOGRAFIA GENERAL ANEXOS

1. Formato de relación de pagos efectuados a través del Fondo Fijo de Caja Chica.

2. Formato de Arqueo de Fondo Fijo de Caja Chica

INTRODUCCIÓN La educación, a lo largo del tiempo ha ido evolucionando, dando paso a nuevas formas de aprendizaje. En Venezuela, la educación dio un vuelco importante en la década del 60 del siglo XX, donde la masificación de la enseñanza otorgó la oportunidad de instrucción a todo aquel ciudadano que deseaba participar. Así, las instituciones educativas se dedicaron a esperar que los participantes acudieran a ellas para su educación. Este era el papel tradicional de los organismos educativos. Pero el cambio se hizo necesario, dándose el fenómeno de llevar las instituciones a los estudiantes y no al contrario. Esta es la concepción de la Educación Abierta y a Distancia. Este modelo educativo tiene como fundamento el de llegar a un mayor número de estudiantes. Aretio (2001), afirma que este método de aprendizaje se basa en la motivación de los logros, utilizando el desarrollo progresivo del contenido programático que ha sido separado y ordenado cuidadosamente, lo que desarrolla las capacidades autodidácticas necesarias para la formación integral del participante. Además, la persona que estudia a través de este sistema, pone en práctica un conjunto de valores esenciales en un profesional: La responsabilidad, la puntualidad, la tolerancia y, sobre todo, el mejoramiento de su autoestima a través de la motivación por los éxitos alcanzados. La oportunidad de estudiar, amoldando sus actividades de aprendizaje a su horario y compromisos extracurriculares, ofrece la ventaja para él de flexibilizar sus estudios son sacrificar sus otras responsabilidades. Sólo este sistema de enseñanza puede ofrecer tal cosa. Esta modalidad surge con el desarrollo de los medios de comunicación de masas, como la radio, el cine, la televisión, la prensa escrita e Internet, entre otros, los cuales por facilidad de penetración, se proyectan hacia un gran número de interesados en estudiar o conocer sobre temas generales o específicos.

En Venezuela, diferentes instituciones de Educación Superior, han incursionado en la modalidad de estudios a distancia, teniendo como muestra de ello la Universidad Nacional Abierta (UNA), los Estudios Supervisados de la Universidad Central de Venezuela y de la Universidad Simón Bolívar, los estudios a distancia de la Universidad Experimental “Simón Rodríguez”, La Universidad Cecilio Acosta y los proyectos a distancia desarrollados por la Universidad Yacambú y la Metropolitana, entre otros. En el Estado Lara, la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” ofrece a los estudiantes del Decanato de Administración y Contaduría el Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonales (PEIU), el cual se enmarca dentro de las características de la modalidad de estudios abiertos y a distancia. Uno de los objetivos de este programa es el de ayudar a aquellos estudiantes con alto índice de repitencia a superar el obstáculo que significa una asignatura aplazada. En este sentido, la Oficina de Apoyo Técnico Docente (OATD) comienza en el año 2000 la aplicación de este programa en las asignaturas de Contabilidad I, Matemática, Matemática Financiera e Historia Económica Social y Contemporánea. A lo largo del tiempo y hasta el presente, otras asignaturas han sido ofertadas dentro de dicho programa como Contabilidad II, Contabilidad IV, Contabilidad de Costos para Administradores, Visión filosófica de la ciencia, Microeconomía, Estadística I, Macroeconomía y Metodología de la Investigación. Este programa experimental es pionero dentro de la UCLA, teniéndose como fundamento lograr abrir por la modalidad a distancia, las carreras de Administración Comercial y Contaduría Pública para todo aquel que lo solicite. Para trabajar con las asignaturas bajo este estilo de aprendizaje, es necesario que el participante cuente con material de apoyo que le ayude en el desarrollo de los contenidos programáticos. Este material debe estar elaborado bajo un conjunto de condiciones específicas y adaptadas a esta forma de estudio. Uno de ellos lo conforma el Módulo Instruccional o Material Didáctico, mediante el cual el participante puede desarrollar los puntos del programa de la asignatura paso a paso de manera lógica, disponiendo de herramientas importantes y útiles para su aprendizaje, como las preguntas de repaso, los

puntos de reflexión, los mapas conceptuales, los gráficos explicativos y las evaluaciones orientadas, entre otros. Los estudiantes inscritos en el Programa de Educación Inspeccionada Unipersonal en la asignatura Contabilidad II, contarán con un libro de estudio desarrollado bajo un esquema orientador, que exige el aprendizaje del contenido programático bajo una óptica participativa y didáctica. Por otro lado, el presente trabajo satisface los requerimientos exigidos por el programa instruccional de la asignatura Contabilidad II en sus Unidades I y III, y presenta en forma sistemática, los aspectos fundamentales que conforman dos de las partidas del Activo, materia que desarrolla esta asignatura. El usuario de este material didáctico, encontrará en su primera página el objetivo de la unidad a estudiar y el esquema programático a desarrollar. Luego, una introducción, de manera resumida, le explicará el contenido y cual es la importancia de su aprendizaje, así como los objetivos específicos a alcanzar. A lo largo del desarrollo del módulo, el lector encontrará los “puntos de reflexión”, donde se sugiere un alto en la lectura para repasar, así como preguntas que le ayudarán a aprovechar de la mejor manera la información que ha leído. Dentro del texto, también se encuentran gráficos explicativos y mapas conceptuales, que resumen información y ayudan al aprendizaje. Como la contabilidad es teórico – práctica, se presentan problemas resueltos, para que los tome como punto de partida en la resolución de los ejercicios propuestos. Al final del módulo, el estudiante encontrará un glosario de términos para ubicar el significado de aquellos vocablos del texto que no comprendió, así como preguntas de repaso que lo ayuden a una mejor comprensión. Por último, el estudiante encontrará una evaluación, donde pondrá a prueba todo lo aprendido en el módulo, situación que lo ayudará a su realimentación, pues a través de esta evaluación puede detectar sus debilidades para corregirlas. La estructura de este trabajo contiene dos (2) módulos instruccionales, desarrollando en ellos las unidades I y III del programa de estudios vigente de la asignatura Contabilidad II

El primer módulo expone todo lo referente al estudio del efectivo, su concepto, características, normas de control interno, reglas de valuación y presentación, así como el tratamiento contable del mismo. El segundo módulo presenta todos los aspectos teórico – prácticos de los Documentos y Cuentas por cobrar, su concepto, tipos, normas de valuación y presentación, bases legales y tratamiento contable. Además, se presentan anexos, donde el participante encontrará formatos didácticos que lo ayudarán a la resolución adecuada de los ejercicios propuestos.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ASIGNATURA

UNIDAD I EL EFECTIVO

UNIDAD II LAS INVERSIONES TEMPORALES

UNIDAD III DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

UNIDAD IV EL INVENTARIO

UNIDAD V LOS GASTOS PAGADOS POR

ANTICIPADO

UNIDAD VI PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

UNIDAD VII LOS INTANGIBLES

UNIDAD VIII LAS INVERSIONES A LARGO PLAZO

PROGRAMA DE LA ASIGNATURA

UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

DECANATO DE ADMINISTRACIÒN Y CONTADURÌA OFICINA DE APOYO TÉCNICO DOCENTE

Barquisimeto -Venezuela

CONTABILIDAD II

PROGRAMA: Administración y Contaduría DEPARTAMENTO: Contabilidad AREA CURRICULAR: Conocimientos CÓDIGO: 12136 – 22136 SEMESTRE: Tercero CARÁCTER: Obligatorio FECHA DE ELABORACIÓN: Marzo 1996 FECHA ÚLTIMA DE REVISIÓN: Noviembre 2001

UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÒN Y CONTADURÌA

OFICINA DE APOYO TÉCNICO DOCENTE Barquisimeto -Venezuela

FUNDAMENTACIÓN: La asignatura Contabilidad II como eje básico para la formación profesional de Contadores

públicos y Administradores Comerciales, brinda al participante los elementos necesarios para

manejar normas, procedimientos, métodos y técnicas necesarios para el estudio analítico de la

sección del activo, como primer elemento que conforma la ecuación patrimonial, lo que le permitirá

fijar estructuras conceptuales para abordar posteriormente el estudio de las asignaturas Contabilidad

II y IV, y a su vez servirá de base fundamental para el desarrollo del resto de las asignaturas del eje

contable, además los conocimientos adquiridos en la asignatura contribuirán a que el futuro

profesional se desenvuelva adecuadamente en su profesión.




OBJETIVOS

Objetivos Generales:

• Al finalizar el contenido programático y los objetivos de cada unidad, el participante estará en

capacidad de manejar técnicas, método y procedimientos contables necesarios, así como fijar

estructuras conceptuales que le den base contable para la elaboración de la sección del Activo

del Balance General, adquiriendo así los conocimientos necesarios para entender y procesar la

información de este elemento del Patrimonio.

• Capacitarse en la resolución de problemas derivados del procesamiento contable del activo.

Unidad Nº Objetivos Específicos

Contenido Estrategia y Recurso de Aprendizaje

I

El Efectivo

Al finalizar esta unidad el participante estará en capacidad de: • Identificar las diferentes

cuentas que componen el ciclo del efectivo.

• Explicar las distintas situaciones que originan el registro y arqueo de las cuentas Caja Principal y Caja Chica.

• Identificar el ciclo del efectivo en distintos tipos de empresas y compararlas con los aspectos teóricos.

• Explicar las distintas situaciones que originan el registro de los movimientos bancarios .

• Concepto y contenido del efectivo. - Partidas que se consideran efectivo. - Partidas que no se consideran efectivo.

• Ciclo del efectivo. • Fuentes y Usos del efectivo. • Normas de Control Interno. • Cuentas y partidas que lo integran:

- Caja Principal. Concepto. • El Arqueo. • Faltantes y Sobrantes. • Tratamiento contable.

- Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. • Creación. • Aumento. • Disminución. • Eliminación. • El Arqueo. • Faltantes y Sobrantes • Tratamiento contable.

- Banco. Concepto. • La Cuenta Bancaria • La Conciliación Bancaria

• Actividades del participante:

- Resolución de problemas. - Estudio de casos. - Informes escritos. - Talleres. - Asesorias. - Investigación con ayuda

de tecnologías: Internet, videos, videoconferencias, chat.

- Entrevistas con el tutor para discutir el material leido.

• Actividades del facilitador: - Tutorías individuales o

grupales. - Evaluaciones

comprobativas y discusión de resultados

Objetivo Terminal de la Unidad: Aplicar técnicas y métodos necesarios para el registro de operaciones relacionadas con el ciclo del efectivo, así como también determinar, calcular y registrar los asientos contables procedentes que se derivan del estudio de sus componentes.




• Concepto y Objetivos. • Procedimientos

Saldos Correctos Saldos Encontrados Ajustes que se derivan de la conciliación.

• Reglas de Valuación. • Partidas Monetarias • Partidas no monetarias

• Reglas de Presentación en el Balance General.

- Portafolios de documentos para monitorear el avance del participante

- Exposiciones grupales. - Evaluación sumativa

presencial, para comprobar el aprendizaje del participante.




Unidad Nº Objetivos Específicos

Contenido Estrategia y Recurso de Aprendizaje

III

Documentos Y

Cuentas Por

Cobrar

Al finalizar esta unidad el participante estará en la capacidad de. • Determinar el concepto de

las cuentas y efectos por cobrar, origen y clasificación.

• Establecer las reglas de valuación de las cuentas y efectos por cobrar.

• Explicar el concepto de la previsión para cuentas incobrables y las bases de estimación.

• Analizar el tratamiento contable de las cuentas por cobrar y de la previsión.

• Establecer las Normas de

• Concepto. • Origen. • Clasificación de las Cuentas por Cobrar. • Valuación de las Cuentas por Cobrar. • Previsión para Cuentas Incobrables.

- Concepto - Bases de estimación de la previsión:

• Enfoque del Balance General. • Enfoque del Estado de

Resultados. • Método de análisis de

antigüedad de saldos. • Tratamiento contable.

- Registro de la Previsión. - Cancelación de las Cuentas

Incobrables: • Método de la Previsión • Método de Anulación Directa

- Recuperación de Cuentas Incobrables

• Actividades del participante: - Resolución de

problemas. - Estudio de casos. - Informes escritos. - Talleres. - Asesorias. - Investigación con ayuda

de tecnologías: Internet, videos, videoconferencias, chat.

- Entrevistas con el tutor para discutir el material leido.

• Actividades del facilitador: - Tutorías individuales o

Objetivo Terminal de la Unidad: Calcular y registrar los asientos necesarios para la correcta valuación de las Cuentas y Efectos por Cobrar, así como determinar las Normas de Control Interno que le son aplicables para su presentación en el Balance General, tomando en consideración el contenido de las publicaciones que sobre el tema emanan los órganos que regulan el ejercicio de la Contaduría Pública.

Control Interno aplicadas tanto a las cuentas como a los efectos por cobrar.

• Analizar el tratamiento contable de los Efectos por cobrar: Giros Descontados, Giros enviados al Cobro, Protestados y en Gestión Judicial.

• Explicar las Reglas de Valuación de las Cuentas y Efectos por cobrar en el Balance General.

• Método de la Previsión • Método de Anulación Directa

- Sobre o subestimación de la Previsión.

- Ajustes • Los Efectos por Cobrar. Concepto. • El endoso. Concepto y clasificación. • Efectos por cobrar descontados. Concepto

y tratamiento contable. • Efectos por cobrar enviados al cobro.

Concepto y tratamiento contable. • Efectos por cobrar en litigio. Concepto y

tratamiento contable. • Normas de Control Interno aplicadas a las

Cuentas y Efectos por Cobrar. • Reglas de valuación. • Reglas de Presentación en el Balance

General.

grupales. - Evaluaciones

comprobativas y discusión de resultados

- Portafolios de documentos para monitorear el avance del participante

- Exposiciones grupales. - Evaluación sumativa

presencial, para comprobar el aprendizaje del participante.

FUNDAMENTACIÓN TEORICA Y METODOLOGÍA EMPLEADA

La ciencia contemporánea ha aportado un elemento muy singular al conocimiento del hombre, mostrando que es biológicamente inacabado. Edgar Faure (1963) en su libro Aprender a ser, señala: “Cabría decir de él que no deviene nunca adulto, porque su existencia es un proceso de aprendizaje sin terminación.” Su carácter incompleto es lo que le distinguiría esencialmente de los otros seres vivientes, toda vez que debería recibir en su entorno las técnicas vitales que ni la naturaleza ni el instinto le proporcionan. Esta sería la razón de estar obligado a aprender constantemente para sobrevivir y devenir. Por tanto, el hombre siempre estará en una constante búsqueda para lograr estar completo. El ser humano se encuentra, pues, en un aprendizaje constante y permanente, buscando e indagando la mejor forma de cultivarse y asimilar aquellos conocimientos que requiere sin dejar de lado todos lo otros aspectos que forman parte de su vida.

Esa educación constante, coloca al adulto como un ser que cambia en su comportamiento. El cómo de esta participación involucra a la Andragogía, la cual se define etimológicamente como una conducta o una asistencia del ser en vías de madurez. La asistencia no se realizará si no se profundiza en el proceso interno de aprendizaje del adulto así como en el proceso externo, es decir, el medio ambiente.

La andragogía puede definirse como la disciplina educativa que trata de comprender al adulto(a), desde todos los componentes humanos, es decir como un ente psicológico, biológico y social.

Bernard (1985) en el escrito “Hacia un Modelo Andragógico en el Campo de la Educación de Adultos”, expone algunas reflexiones interesantes sobre andragogía. Las más importantes son:

"Las Ciencias de la Educación se desarrollan para responder a las nuevas exigencias de los países que no se ocupan simplemente del niño y del adolescente en el plano educativo sino también del adulto de todas las edades y de toda condición."

Tomando esto en cuenta, la Andragogía se convierte en una disciplina definida al mismo tiempo como una ciencia y como un arte; una ciencia que trata los

aspectos históricos, filosóficos, sociológicos, psicológicos y organizacionales de la educación de adultos y un arte, ejercido en una práctica social que se evidencia gracias a todas las actividades educativas organizadas, especialmente para el adulto.

Por otro lado, la andragogía se auxilia de otras disciplinas para su desarrollo. En esencia, es un estilo de vida, sustentado a partir de unas concepciones de comunicación, respeto, y ética, a la vez de un alto nivel de conciencia y compromiso social.

El concepto de andragogía realmente es un concepto nuevo, aunque su desarrollo y aportes no lo sean.

En educación, la referencia principal de la Andragogía está escrita a partir de la Educación de Adultos, y ésta en función de la alfabetización, principalmente en los programas de Educación popular, tan difundidos en América Latina. Uno de sus mayores exponentes lo es, sin duda, el gran educador brasileño Paulo Freire.

Este reconocido educador señalaba en su libro Pedagogía del oprimido (1996): “"Nadie educa a nadie, ni nadie aprende solo, los hombres aprendemos mediatizados por el mundo". El significado que esto encierra se puede señalar como principio fundamental al considerar una enseñanza andragógica. El hecho de que cada ser humano cuenta con un potencial de experiencias dentro de su contexto socio-cultural constituye un hecho fundamental para su aprendizaje.

En el Hecho Andragógico se habla de dos actores principales: el participante y el facilitador(a). También se habla de dos principios fundamentales: la Horizontalidad y la Participación. La metodología que sustenta el desarrollo de este proceso es la denominada Investigación Acción Participativa (IAP).

Bajo un sistema de educación andragógico los roles son diferentes: El maestro (facilitador) y los alumnos (participantes) saben que tienen diferentes funciones en la estructura, pero no de superioridad o de inferioridad, normalmente no es lo mismo que sucede con la educación de los niños(as). Es un intercambio que va generando un proceso nuevo en los sujetos que intervienen, generando una atmósfera con un sentido de respeto.

El hecho andragógico Fuente: Márquez A.

El gráfico anterior muestra como la relación que se establece entre facilitador y participante es horizontal, estableciéndose una comunicación directa que facilita la comunicación y propicia un aprendizaje más efectivo. Esta horizontalidad se evidencia en los roles que cumplen el participante y el facilitador.

Para el participante, la adquisición y comprensión de la información es responsabilidad suya en un gran porcentaje. Él es el organizador de su propia actividad de aprendizaje y el componente principal. Cuando participa en reuniones de grupo o teleconferencias adicionales es, también, miembro de un grupo de compañeros de aprendizaje. Además puede tener el rol de evaluador de productos (propios o ajenos) si él tiene la capacidad o conocen el concepto.

Para el facilitador, su participación efectiva se convierte en elemento fundamental en el éxito del proceso de enseñanza. Es el autor de los materiales didácticos de los cursos. Este profesor debe poseer un conjunto de competencias para seleccionar, ordenar y programar adecuadamente el conocimiento a impartir en los materiales didácticos. Igualmente participa en el proceso de corrección de las actividades realizadas por el participante, indicando las debilidades y los

PARTICIPANTES FACILITADORES

PRINCIPIOS

Horizontalidad

Participación

HECHO ANDRAGOGICO

correctivos más eficaces. Constituye un “tutor”, que guía al estudiante por el camino del conocimiento.

Es precisamente sobre las bases dispuestas por la andragogía que se apoya la llamada Educación A Distancia.

El español García Aretio (2001) señala que el siglo XX se ha definido, en educación, por la ampliación progresiva de la enseñanza básica gratuita y obligatoria, mientras que el siglo XXI en el que se acaba de entrar, se caracterizará por la universalidad de la educación permanente. Pero pretender que la educación permanente se haga siguiendo exclusivamente el modelo de la enseñanza presencial, escolarizando a toda la población durante toda la vida, continúa el autor, es utópico e incluso puede ser contraproducente. El sistema convencional de educación formal es hoy claramente insuficiente para atender a tan numerosa y heterogénea población que demanda satisfacer unas necesidades de formación y cultura progresivamente diversificadas. Países con distinto grado de desarrollo iniciaron una fórmula diferente de formación que, a partir de la década de los 70 del siglo anterior, se ha ido consolidando como alternativa eficaz a la formación convencional cara a cara. Se trata de la enseñanza y aprendizaje abiertos y a distancia. En países como España, por ejemplo, son varias decenas de miles de personas adultas las que siguen hoy esta modalidad de aprendizaje. A escala internacional, de acuerdo a Taylor (1999), está más que probado su alto nivel de eficacia siempre que los proyectos, instituciones y programas estén bien diseñados y cuenten con la suficiente dotación de infraestructura y recursos materiales y humanos. Hablar hoy, por tanto, de educación a distancia no es ninguna novedad. Este tipo de enseñanza, de una u otra forma, ha existido siempre, siendo, sin duda, a partir de los años 60, cuando ha podido contemplarse su mayor expansión y confirmación junto a la enseñanza presencial. Marín (1984) expresa que la educación a distancia tiene un carácter innovador, por su método, por su flexibilidad para facilitar cualquier tipo de aprendizaje y responder a las demandas más variadas, por el uso intensivo de los medios de comunicación y las nuevas tecnologías de la información, por su economía de escala y porque exige el compromiso personal con el autoaprendizaje, que es a la vez condición y objetivo de toda formación de calidad. En definitiva, continúa este autor, se ve en ella una capacidad especial para contribuir a los objetivos de

toda política educativa, principalmente, gracias a la flexibilidad, autonomía e innovación de este sistema en todos sus órdenes. De acuerdo a lo expresado, la educación a distancia tiene un importante reto: La satisfacción del derecho que tiene toda persona a acceder a la enseñanza, en cualquier etapa de su vida y de acuerdo a sus necesidades e intereses.

Márquez (1998), al hacer un análisis de la educación universitaria en la República Dominicana, expresaba que los jóvenes adultos(as) que se encuentran en las aulas están insertados, en su mayoría, en el mercado laboral. Esto explica el por qué existe un alto porcentaje de estudiantes en el turno nocturno. En muchos de los casos ya son padres o madres antes de terminar sus carreras, o inclusive antes de comenzarlas.

En su estudio, Márquez manifiesta que el estudiante tiene presiones económicas, deseos, sueños y la metodología que recibe en las Universidades muchas veces no le resulta tan motivadora para auto dirigir un proceso de aprendizaje; serán excelentes los que, a pesar del sistema, lo son.

Hoy en día, continúa esta autora, el estudiante se somete a más presiones de grupos, drogas, medios de comunicación, consumo, sexo y miedo al fracaso. Son adultos(as) limitados por estructuras con pocos estímulos para hacer un mayor esfuerzo. Por ello, la modalidad de estudios a distancia ofrece a todas estas personas la posibilidad de acceder a una educación de calidad, pues será él mismo el auténtico gestor de su proceso formativo, sin descuidar sus otras actividades.

La UNESCO, en 1998, expreso:

“El aprendizaje abierto y a distancia se está convirtiendo en una punta de lanza que rasga un horizonte entenebrecido por tantos y tan angustiosos problemas, y hace aparecer alboradas de posibilidades, hoy todavía inexploradas”

¿Por qué la Educación a Distancia? Las respuestas que pueden dársele a esta pregunta son variadas y todas ellas de igual importancia.

Todas las corrientes pedagógicas actuales y las propuestas políticas de carácter democrático incluyen como fundamento básico de sus planteamientos la igualdad de todos los ciudadanos a todos los niveles, incluyendo por supuesto el ámbito educativo. Al hacer realidad este fundamento, el principio de la Educación a Distancia se hace presente, pues junto al sistema presencial, se ha convertido en

una alternativa insustituible en la atención a las nuevas necesidades de formación de los ciudadanos.

Por otra parte, de acuerdo a Cirigliano (1983), la enseñanza presencial, tal como está actualmente organizada, no puede atender a todos, ni tampoco los alumnos, a lo largo de su vida, pueden integrarse fácilmente en este modelo. De aquí que tanto por estas exigencias, como por los avances de las nuevas tecnologías, se imponga la educación a distancia como un modelo alternativo y complementario que gracias a la flexibilidad que lo caracteriza, lo hace especialmente idónea para gran parte de los ciudadanos, especialmente los adultos.

Delors (1996), sostiene que los sistemas educativos deben poseer la capacidad de “abrirse” en el espacio y en el tiempo, dando así la posibilidad de aprender a distancia, como vía idónea para posibilitar la educación de todos a lo largo de toda la vida, ayudando así de manera efectiva a la resolución de problemas urgentes en el campo de la educación y formación de las personas.

La educación a distancia posee una serie de ventajas que la convierten en un sistema de enseñanza potencialmente efectivo. De acuerdo a García Aretio (2001), algunas de las más relevantes son las siguientes:

Primeramente la apertura, pues mediante ella puede diversificarse y ampliarse las ofertas de cursos para así atender de manera más efectiva a un mayor número de personas, todas ellas con necesidades, niveles y estilos diferentes de aprendizaje. Es posible impartir de manera simultánea numerosos cursos desde la misma institución, sin problemas serios respecto al número de alumnos.

En segundo lugar se encuentra la flexibilidad, ya que permite a los participantes seguir sus estudios sin los rígidos requisitos de espacio, asistencia a tiempo y ritmo de estudio, además que puede ser fácilmente compatible con las actividades propias de cada uno de ellos. Las posibilidades de jugar con el tiempo, el espacio y el ritmo de aprendizaje, la hace ideal para determinados procesos de formación profesional, sobre todo si la persona está insertada en el campo laboral y su tiempo para el estudio es restringido. A través de la educación a distancia puede propiciarse una eficaz combinación entre el estudio y el trabajo, pudiéndose cumplir satisfactoriamente con ambas tareas.

En tercer lugar se encuentra la eficacia. Bajo la óptica de la educación a distancia, el estudiante se convierte en el centro del proceso de aprendizaje y en sujeto activo de su formación, circunstancia que no suele darse en los procesos

presenciales, que contribuyen muchos de ellos a fomentar la pasividad de los sujetos y ponen la máxima atención en la transmisión de los contenidos, descuidando las fases del proceso de aprendizaje. Para él, el aprendizaje se convierte en un proceso personalizado, en donde no existe la presión del grupo y el aprender se convierte en un método singular, motivado y guiado por los propios materiales y la orientación del tutor.

En cuarto lugar está la economía, ya que mediante la enseñanza a distancia se reduce significativamente para las instituciones educativas los costos, comparado con los sistemas presenciales de formación. También para el participante existe economía, pues el mismo puede ahorrarse no solo los costos de desplazamiento, sino también de alimentación y seguridad, entre otras.

En la quinta posición se encuentra la privacidad o intimidad que brinda la educación a distancia para el participante, brindando al mismo la oportunidad de desarrollar todas sus potencialidades a través del esfuerzo propio. Además favorece el cultivo y crecimiento de valores fundamentales para el desarrollo del ser humano en sociedad como la responsabilidad, tolerancia, motivación al logro y respeto por sí mismo.

Por último y no menos importante se encuentra la interactividad. Uno de los éxitos en los que hoy se basa la educación a distancia, es la posibilidad de interactividad entre docentes y estudiantes, entre los estudiantes y su entorno de aprendizaje y hasta entre los propios estudiantes. A través de los estudios a distancia, se puede establecer un canal de comunicación efectivo entre el participante y el facilitador, puesto que al ser la atención personalizada, ambos elementos del proceso de aprendizaje pueden interactuar de manera más efectiva, logrando así un aprendizaje más firme.

La UNESCO, en 1998, señalaba:

“No podemos encerrarnos exclusivamente en el recinto mágico de las aulas y de los establecimientos escolares, aun reconociendo todo su inmenso valor. Entramos en la sociedad de la información y la formación. Tenemos que conjugar las enseñanzas presenciales y a distancia, que no son rivales, sino

las dos vertientes de un noble esfuerzo común, irrenunciable, de la educación para todos”

En el libro “20 Modelos Didácticos para América Latina” (2003), Kart – Heinz y Ernesto Schiefelbein opinan que a través de la Instrucción a Distancia es posible desarrollar un conjunto de competencias básicas que se pueden transmitir y evaluar a través de los canales de comunicación a distancia. Estos autores sostienen que un aprendizaje exitoso aplicando esta modalidad de aprendizaje supone, en gran medida, el desarrollo de competencias individuales como el auto-esfuerzo, la auto-organización y el autocontrol. Si se usan canales de comunicación tecnológicos (telecomunicaciones), el aprendizaje se torna interactivo, pues permite la participación en discusiones de grupo, desarrollando competencias sociales grupales. Otro aspecto importante abordado por estos autores, es la descripción de las fases que debe seguir el modelo de Educación a Distancia para una correcta aplicación. Fundamentalmente se refieren a cuatro (4) fases específicas:

• Fase de Orientación, en la que se orienta al alumno sobre las ofertas de aprendizaje, se prueban sus propias posibilidades e intereses y, dado caso, se mejora sus técnicas de estudio y aprendizaje.

• Fase de recepción, en la cual el participante recibe las denominadas

“emisiones”, a través de las cuales recibirá las informaciones según su propia planificación de tiempo.

• Fase de Interacción, donde el participante estudia y soluciona problemas, se

adquieren y aplican los nuevos conocimientos, enviando sus resultados al tutor para ser evaluados y corregidos.

• Fase de Información, a través de la cual el participante recibe las

correcciones o los comentarios a las actividades enviadas, la compara con su apreciación y, dado el caso, repite parte del material de desarrollo o prepara nuevas tareas.

Dentro de los países de América Latina, Venezuela constituye uno de los que ha incursionado con éxito en esta modalidad de estudio. La legislación venezolana propicia, a través de sus textos, las bases para la formación y desarrollo de la Educación a Distancia. El artículo 102 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) expresa:

“La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento del conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad…”

Por su parte, el artículo 103 de la Carta Magna establece:

“Toda persona tiene derecho a una educación integral de calidad, permanente, en igualdad de condiciones y oportunidades, sin mas limitaciones que las derivadas de sus aptitudes, vocación y aspiraciones…”

La Ley de Universidades en su artículo 10 declara:

“Conforme a lo dispuesto en la Ley de Educación, el Ejecutivo Nacional podrá crear Universidades Nacionales Experimentales con el fin de ensayar nuevas orientaciones y estructuras de Educación Superior. Estas Universidades gozarán de autoridad dentro de las condiciones especiales requeridas por la experimentación educativa…”

Artículo 187 de la Ley de Universidades establece

“Las universidades podrán, a título de experimentación debidamente justificada y planificada, adoptar una estructura académica distinta a la prevista en la presente Ley, siempre que ello no comporte alteración en la composición o en la forma de

designación o de elección de los órganos directivos de la Universidad.”

El artículo 43 de la Ley Orgánica de Educación expone:

“En el nivel de Educación superior se podrán organizar institutos de Educación a Distancia y programas especiales dentro del régimen de Educación de adultos para alumnos bachilleres o que no posean este título y sean seleccionados mediante una adecuada evaluación. Tales institutos y programas requerirán la aprobación del máximo organismo de Educación Superior.”

Todos estos artículos constituyen las bases legales que sustentan el desarrollo de los estudios a distancia en Venezuela como una alternativa de formación académica. Como muestra del desarrollo de la educación a distancia se tiene a la Universidad Nacional Abierta (UNA), creada el 27 de septiembre de 1977 como institución educativa pública de carácter nacional y donde sus procesos de aprendizaje se realizan, en su totalidad, bajo la modalidad a distancia, lo que, según lo señalado por la reglamentación de la propia universidad, ha contribuido de manera sustancial a la democratización y ampliación de la base social que accede a la educación superior. Su experiencia durante más de 25 años y la expansión de la universidad por todo el territorio nacional (22 Centros Locales y 45 Unidades de Apoyo), evidencia el éxito de la misma. Otros ejemplos están en los Estudios Supervisados de la Universidad Central de Venezuela y de la Universidad Simón Bolívar, los estudios a distancia de la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”, la Universidad Cecilio Acosta, los proyectos a distancia desarrollados por la Universidad Yacambú y la Metropolitana, entre otros. En el Estado Lara, la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” ofrece a los estudiantes del Decanato de Administración y Contaduría el Programa de Estudios Inspeccionada Unipersonal (PEIU), el cual se enmarca dentro de las características de la modalidad de estudios a distancia.

Este programa nace en 1998 de la preocupación de las autoridades del Decanato por mejorar el rendimiento estudiantil en las carreras de Administración Comercial y Contaduría Pública. Tiene una base experimental y surgió luego de un diagnóstico que recogió las dificultades del rendimiento de los estudiantes en algunas asignaturas durante los lapsos académicos 1999-I y 1999-2, según lo demuestra el siguiente cuadro:

UTE-OATD 2001

El Problema

Estudios de las

asignaturas con mayor

porcentaje de Aplazados

(Lapso 1999/2)

En ambas carreras del

DAC

Año 2000

42 Comunes

De un Total de58 Asignaturas

16 Diferentes

Comunes a ambas carreras

1.- Macroeconomía (58%)

2.- Matemática (51%)

3.- Matemática Financiera (60%)

4.- Estadística I (50%)

5.- Historia Econ. y Soc. Contemp. (30%)

6.- Contabilidad I (56%)

Resultados del diagnóstico 1999 Fuente: OATD

El diagnóstico practicado por esta oficina dentro del Decanato, arrojó resultados interesantes: Al ya problema de la masificación estudiantil, se sumaba el hecho de que un porcentaje importante de ellos eran repitientes reiterados (Condición 1, 2, 3 o más) en diversas asignaturas, lo que agravaba la situación de masificación y de cupo. Estos resultados representaron para la Oficina de Apoyo Técnico Docente el punto de partida hacia la búsqueda de soluciones que pudieran ser efectivas y actuaran como respuesta a dichos problemas.

Una de esas soluciones es el Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonales (PEIU), dirigido a administrar a través de la modalidad a distancia, las asignaturas de mayor índice de aplazados para así, a través de una atención personalizada y de un horario flexible para el participante, ofrecerle una alternativa viable para superar las dificultades de aprendizaje y consecuente aprobación de la asignatura. Los resultados globales obtenidos por el PEIU del 2000 al 2003 son los siguientes:

Resultados del PEIU

El cuadro anterior, puede representarse gráficamente, de la siguiente manera:

Periodo Académico

Nº de Inscritos

% Aprobados

% Aplazados

2000/2 97 75,26 24,74 2001/1 197 71,07 28,93 2001/2 80 65 35 2002/1 148 66,22 33,78 2002/2 91 83,52 16,48 2003/1 140 62,14 37,86 2003/2 113 53,98 46,02

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Nº de Alumnos

2000/2 2001/1 2001/2 2002/1 2002/2 2003/1 2003/2Lapso Academico

Resultados del PEIU

Nº de Inscritos% Aprobados% Aplazados

Gra

fica 1.Resultados del PEIU Fuente: OATD

En el gráfico anterior puede apreciarse como el porcentaje de aplazados en los lapsos comprendidos entre el 2000/I al 2003/II se mantienen en valores que oscilan entre el 24% al 46%, cifras significativas y que justifican la implementación del Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonales (PEIU), de acuerdo con los criterios de inclusión de asignaturas. Este programa comenzó a implementarse en el lapso académico 2000 / 1 con cuatro (4) asignaturas: Macroeconomía, Historia Económica y Social Contemporánea, Instrumentos Estadísticos y Filosofía de la Ciencia. A lo largo del año 2000 y en los lapsos siguientes hasta el presente, se incorporaron otras asignaturas hasta llegar a un total de doce (12), entre las cuales se encuentra: Contabilidad I, Contabilidad II, Contabilidad IV, Contabilidad de Costos para Administradores y Metodología de la Investigación, entre otras.

Por otra parte, puede observarse como la asignatura Contabilidad II presenta, al igual que otras del eje contable, un número significativo de aplazados, lo que puede justificar su inclusión en el PEIU. Los resultados de aplazados, retiros y cancelación de la asignatura Contabilidad II en términos porcentuales durante los lapsos académicos 2001/I al 2004/I fueron los siguientes:

Lapso académico % Alumnos Aprobados

% Alumnos Aplazados y Retirados

2001/I 64.61 38,33

2001/II 60.43 41,94

2002/I 67.89 36,51

2002/II 84.29 36,07

2003/I 62.62 41,61

2003/II 63.95 40,24

2004/I 67.70 35,43

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

% de estudiantes

2001/I 2001/II 2002/I 2002/II 2003/I 2003/II 2004/I

Lapso academico

% Aprob. y Aplaz. en Contabilidad II

% Aprob.

% Aplazados y Retirados

Gráfico 2. % Aprobados y Aplazados. Contabilidad II Fuente: Dpto. Contabilidad DAC Este segundo gráfico presenta la proporción de alumnos aplazados y retirados en comparación con los alumnos aprobados, pudiéndose observar que un

porcentaje significativo de alumnos inscritos en la asignatura, terminan en situación de aplazados o retirados. Además se puede observar que estos porcentajes se mantienen medianamente constantes, a lo largo de los diferentes periodos académicos, lo que determina un patrón que se repite de manera constante. Por otra parte, del total de alumnos inscritos en la asignatura Contabilidad II, una cantidad significativa se encuentra en condición de repitencia (Condición 1,2,3,4, 5 o más), tal como lo demuestra el siguiente cuadro:

Lapso académico

Nº de alumnos

en Condición

1

Nº de alumnos

en Condición

2

Nº de alumnos

en Condición

3

Nº de alumnos

en Condición

4

Nº de alumnos

en Condición

5 2000/I 104 21 4 3 0 2000/II 28 25 3 0 0 2001/I 138 43 12 0 0 2001/II 80 54 17 2 1 2002/I 109 34 18 7 0 2002/II 90 44 20 2 0 2003/I 81 22 17 2 0 2003/II 103 42 8 4 0 2004/I 115 34 6 5 0

El cuadro anterior se puede representar en la siguiente gráfica:

0

20

40

60

80

100

120

140

2000/I 2000/II 2001/I 2001/II 2002/I 2002/II 2003/I 2003/II 2004/I

Lap so A cad émico

Nº de Alumnos en Condición. Contabilidad II

Cond. 1Cond. 2Cond.3Cond. 4Cond. 5

Gráfico nº 3. Nº de alumnos en condición Fuente: Control de Estudios del DAC en la asignatura Contabilidad II De la gráfica anterior puede concluirse que la mayor cantidad de alumnos en los lapsos académicos que abarcan desde el 2000/I al 2004/I, se ubican en su mayoría en la Condición 1, situación que representa un indicio de que hay que tomar correctivos para evitar que esos alumno repitan la asignatura nuevamente. Por otro lado, los alumnos en condición dos (2), están en peligro de que le apliquen el reglamento de Repitencia y los alumnos en condición uno (1) significa tener que abrir más secciones para atender esa población repitiente, mientras que por el PEIU, los alumnos pueden ser atendidos sin dificultad y sin incrementar los costos. Además, tomando como base todos los resultados presentados, se puede determinar la necesidad de incorporar la asignatura Contabilidad II al Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonales, dado lo relevante de los porcentajes de aplazados y retirados durante estos lapsos, alcanzando un promedio porcentual del 38,59%. Como estrategia fundamental para trabajar con cualquier asignatura bajo este estilo de aprendizaje, es necesario que el participante cuente con material de

apoyo, que en el PEIU se denomina Paquete Didáctico, que le ayude en el desarrollo de los contenidos programáticos. El mismo debe estar elaborado bajo un conjunto de condiciones específicas y adaptadas a esta forma de aprendizaje. El material principal de este paquete es el Módulo instruccional, Libro de estudio o Guía de estudio. En tal sentido Heinz y Schiefelbein (2003) señalan que bajo el modelo de educación a distancia, el participante adquiere conocimientos a través de la lectura y análisis del material escrito elaborado especialmente para tal fin. Este Material Didáctico o Módulo Instruccional reemplaza a la clase tradicional (magistral, teórico, práctica). Es un recurso especial para que sea efectiva la comunicación intelectual con el estudiante. El Material Instruccional está dividido en módulos, los cuales deben contener: Un esquema resumen: Donde se ubican los conceptos esenciales del tema Instrucciones para el estudio del tema: Se dan las normas que debe seguir el estudiante para el provecho del tema, así como de las relaciones existentes entre ellos. Explicaciones Complementarias: Es el espacio donde se encuentra desarrollado el tema; bien complementando o ampliando los conceptos de textos básicos. Ejercicios de Auto-comprobación: Su finalidad principal es demostrar al estudiante la eficiencia y constancia de su aprendizaje así como prepararle para resolver las pruebas personales. Actividades Recomendadas: Colocadas a continuación de los ejercicios de auto comprobación y consisten en un número de ejercicios que el estudiante debe resolver. Cuestionario de Pruebas Objetivos y Pruebas de Ensayos: Cada unidad didáctica es acompañada de un cuestionario con pruebas de evaluación a distancia que el estudiante debe resolver en un plan establecido y enviar al Instituto y luego este la devuelve. En la preparación de este material, no solo se debe ser especialistas y saber de la asignatura, sino también conocen de pedagogía, pues debe presentarse el conocimiento de manera organizada. Si este medio está correctamente preparado,

debe permitir que el estudiante ejercite todas sus habilidades. Si esto se logra se ha conseguido el más importante de los propósitos de un sistema activo de enseñanza: hacer que el estudiante sea un promotor de su propia formación.

UTE-OATD 2001

EAD-

PARTICIPANTE

PAQUETEDIDÁCTICO

DOCENTETUTOR

Sistema integrado de EAD. Fuente: OATD

Un aspecto importante que afianza el espíritu con que fue creado el Programa de Estudios Inspeccionados Unipersonal (PEIU) y que reafirma su importancia como programa de orientación académica, lo constituye el proyecto que en la actualidad está desarrollando la Universidad Central de Venezuela (UCV) denominado Comisión Central de Unidades de Asesoramiento Académico, adscrita directamente al Vicerrectorado académico y que tiene por objetivo fundamental el propiciar el establecimiento de condiciones favorables para la optimización del rendimiento estudiantil en todas las Facultades, a través del aprovechamiento del Capital Humano existente en la Institución (Profesores, Orientadores y Educadores) De acuerdo al folleto informativo suministrado por el Vicerrectorado Académico de la UCV (2004), la Misión de esta comisión es la de propiciar la permanencia de condiciones favorables, tanto académicas como estructurales, que garanticen la presencia y prosecución del estudiante, traducidas en índices de aprobación altos.

Para el logro de este objetivo, continúa el folleto informativo, la Universidad ha determinado un conjunto de actividades a seguir:

• Asesorías Académicas, papel que puede ser ejercido tanto por docentes como por alumnos aventajados en las diferentes carreras y cuyo fin específico es el de ACOMPAÑAR al alumno en el logro de su integración al ámbito universitario.

• Estímulo al desempeño estudiantil, en donde no solo se reconoce el

desempeño de los alumnos avanzados, sino también a aquellos que han superado sus dificultades y han alcanzados sus objetivos.

• Aplicación de normas específicas que regulen la permanencia estudiantil.

En la oportunidad en la cual un alumno evidencie un bajo rendimiento académico, se ejerce varias formas de tratamiento correctivo y orientador, que estarán bajo la coordinación de las Unidades de Asesoramiento académico. Si a pesar de todos los esfuerzos realizados el alumno no se recupera académicamente, se aplicarán medidas restrictivas que limitan la permanencia del mismo en la institución.

Tomando en consideración todo lo anteriormente planteado, surgieron las siguientes interrogantes:

• ¿Existe la necesidad de un material didáctico adecuado para estudiar la asignatura Contabilidad II bajo la modalidad a distancia?

• ¿Se puede elaborar Módulos Instruccionales de la asignatura Contabilidad

II adaptado al programa de estudio vigente, para incorporarla al PEIU? De las anteriores interrogantes surgieron los siguientes objetivos: Objetivo General: Diseñar Módulos Instruccionales para la asignatura Contabilidad II, adaptados al Modelo de Instrucción a Distancia, para incorporarla la Programa de Educación Inspeccionada Unipersonal (PEIU). Objetivos Específicos:

• Determinar la necesidad de un material didáctico adecuado para estudiar la

asignatura Contabilidad II bajo la modalidad a distancia.

• Elaborar Módulos Instruccionales para la asignatura Contabilidad II, siguiendo los aspectos que caracterizan los materiales didácticos de la educación a distancia.

Atendiendo al Programa de Estudios de la Asignatura (1998), el presente trabajo satisface los requerimientos y cumple con el objetivo de transmitir de manera sistemática parte del contenido programático de la asignatura Contabilidad II. Los Módulos Instruccionales están desarrollados bajo un esquema orientador, que exige el aprendizaje del contenido programático bajo una óptica participativa y didáctica. El usuario encontrará en la primera página de cada módulo el objetivo de la unidad a estudiar y el esquema programático a desarrollar. Luego, una introducción, de manera resumida, le explicará el contenido y cual es la importancia de su aprendizaje, además de los objetivos específicos a alcanzar. A lo largo del desarrollo del módulo, el lector encontrará los “puntos de reflexión”, donde se sugiere un alto en la lectura para repasar conceptos, así como preguntas que le ayudarán a aprovechar de la mejor manera la información que ha leído. Dentro del texto también se encuentran gráficos explicativos y mapas conceptuales, que resumen información y ayudan al aprendizaje. Como el contenido de la asignatura es teórico – práctico, se presentan problemas resueltos, para que los tome como punto de partida en la resolución de los ejercicios propuestos. Al final del módulo, el lector encontrará un glosario de términos para ubicar el significado de aquellos vocablos del texto que no comprendió, así como una autoevaluación con sus respuestas, que lo ayude a una mejor comprensión. También encontrará un cúmulo de ejercicios resueltos con diferentes grados de dificultad, elemento que sirve de guía para la resolución de los ejercicios propuestos en la evaluación. Por último, se encontrará una evaluación, donde se pondrá a prueba todo lo aprendido en el módulo, situación que ayudará al participante a su realimentación, pues a través de la misma puede detectar sus debilidades para corregirlas.

Para la realización de este material se recurrió a la experiencia de los profesores que laboran en la Oficina de Apoyo Técnico Docente, quienes brindaron toda su asesoría y experiencia en la elaboración de un material didáctico adecuado a los estudios a distancia. También se contó con la colaboración de los profesores que imparten la asignatura Contabilidad II, los cuales brindaron un conjunto de sugerencias que enriquecieron de manera significativa el contenido de este trabajo. La presente investigación es de carácter documental, puesto que se revisaron los textos pertinentes para tener una visión lo más completa posible de los aspectos teóricos bajo los cuales se ha desarrollado los modelos de educación o instrucción abierta y a distancia, así como los aspectos fundamentales de la andragogía como ciencia. También se revisó material teórico- práctico de la asignatura Contabilidad II, a fin de poder elaborar los Módulos Instruccionales con información actualizada para cumplir los requerimientos del programa. Barrios (1998) plantea que la investigación documental estudia problemas con la finalidad de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza con apoyo en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos. Además, esta investigación encaja en la modalidad de Proyectos Especiales, pues presenta un producto tangible y susceptible de ser utilizado como solución de problemas de carácter cultural. De acuerdo a Barrios (1998), dentro de esta categoría se encuentran los trabajos que tengan que ver con elaboración de libros de texto y de materiales de apoyo educativo, el desarrollo de software, prototipos y productos tecnológicos en general. Así mismo para la elaboración del presente trabajo, se consultaron los aspectos teóricos que fundamentan a la Educación a Distancia y la Andragogía. También se consultaron los objetivos del Programa de Educación Inspeccionada Unipersonal (PEIU), para adaptar los módulos a dichas necesidades.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

"LISANDRO ALVARADO" DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

OFICINA DE APOYO TECNICO DOCENTE

CONTABILIDAD II

MODULO INSTRUCCIONAL I

EL EFECTIVO

Barquisimeto, noviembre 2004

UNIDAD I

EL EFECTIVO

Objetivo Terminal de la Unidad: Aplicar técnicas y métodos necesarios para el registro de operaciones relacionadas con el ciclo del efectivo, así como también determinar, calcular y registrar los asientos contables procedentes que se derivan del estudio de sus componentes.

Contenido Programático: 1. Concepto de efectivo

2. Partidas que se consideran efectivo.

3. Ciclo del efectivo: Fuentes y usos.

4. Normas de Control Interno del efectivo.

5. Reglas de valuación.

6. Reglas de Presentación en el Balance General

7. Fraudes cometidos contra el efectivo.

8. Cuentas y partidas que integran el efectivo:

• La Caja Principal. Concepto. Tratamiento contable. • Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Creación, eliminación,

aumentos y disminuciones, el arqueo, tratamiento contable. • El Banco. Concepto. La cuenta bancaria. La conciliación

bancaria, concepto y objetivos, procedimientos: Saldos correctos y Saldos encontrados. Tratamiento contable.

En Contabilidad I, Ud. estudió todos aquellos aspectos esenciales de la Contabilidad, abarcando un conjunto de conocimientos que van desde el concepto de Contabilidad, hasta la elaboración de dos de los cuatro Estados Financieros Básicos exigidos por la Declaración de Principios de Contabilidad nº 0 (DPC0). Dentro de este cúmulo de conceptos obtenidos, uno de los más significativos es la composición del Patrimonio, pues éste es el objeto de estudio de la disciplina contable. El activo es el elemento que ofrece mayores aspectos a conocer, por lo que su estudio debe ser amplio y detallado. Es por ello que dentro del pensum de estudio de las carreras de Administración Comercial y Contaduría Pública del Decanato de Administración y Contaduría de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, el estudio del activo está dividido en dos asignaturas: Contabilidad I, donde se estudia en conjunto con los demás elementos del Patrimonio y Contabilidad II, donde se hace un estudio mas profundo y pormenorizado del mismo, abarcando el estudio del Activo Circulante y No Circulante, sus características y tratamiento contable particular. A partir de este momento, Ud se adentrará en un conocimiento mas profundo de esta materia. Uno de los activos de mayor importancia para las organizaciones lo constituye sin duda el efectivo, ya que el dinero es el vehículo con que se realizan todas las operaciones de carácter económico como compra de mercancías, pago de servicios o cancelación de obligaciones. El efectivo es el primer renglón listado dentro del activo circulante del Balance General de la mayoría de las empresas. Aún los pequeños negocios poseen diversas cuentas bancarias y al menos un fondo fijo de caja chica para gastos menores. Precisamente esa característica de disponibilidad inmediata y sin restricciones, hace que las empresas, por pequeñas que sean, apliquen un conjunto de medidas que aseguren que todo el efectivo que entre en la organización, sea utilizado de manera eficiente, de acuerdo a sus objetivos. Por eso, el conocer que es el efectivo, como es su registro y cuales son las estrategias de control del mismo para evitar fraudes y malos manejos, es primordial para contadores y administradores, pues el papel fundamental de estos profesionales es el de brindar a los usuarios una información financiera que se caracterice por ser útil y confiable.

En esta primera unidad se profundizará en el conocimiento del efectivo, desde su concepto hasta sus controles, pasando por su tratamiento contable y reglas de valuación y presentación. Se dice que se profundizará porque ya en Contabilidad I se conoció los aspectos elementales de este componente del activo, su uso, utilización y posición dentro del Patrimonio. Al término de la unidad, se deben haber cumplido con los siguientes objetivos:

• Identificar las diferentes cuentas que componen el ciclo del efectivo. • Explicar las distintas situaciones que originan el registro y arqueo de las

cuentas de Caja Principal y Caja Chica. • Identificar ciclos del efectivo en distintos tipos de empresas y compararlas

con los aspectos teóricos. • Explicar las distintas situaciones y registros que originan la Cuenta Banco.

1. CONCEPTO DE EFECTIVO

¿Qué es el Efectivo? Según Kieso & Weygandt (1989) “El efectivo es el recurso normal del intercambio y constituye la base para medir y contabilizar todas las demás partidas… Por lo general se clasifica como activo circulante”. Para Finney & Miller (S/F) “El efectivo se compone de las monedas de curso legal, los cheques, los giros bancarios, los giros postales y los depósitos a la vista en bancos comerciales. En general la administración de la empresa debe disponer de él para desembolsos de cualquier naturaleza.” Es la suma de dinero de curso legal (monedas, billetes) o cualquier otro documento (comprobantes de tarjetas de crédito, giros bancarios, cheques sin restricción de cobro, etc.) de rápida y fácil conversión en dinero y que esté a disponibilidad de la empresa para efectuar pagos por cualquier circunstancia, sin ninguna restricción De acuerdo a la Declaración de Principios de Contabilidad número 11 (DPC 11), se considera efectivo a la cantidad de dinero representada en caja, en bancos, inversiones temporales o transitorias menores a 90 días, u otros instrumentos de cambio de las cuales dispone el ente económico para el logro de sus fines y sobre los cuales posee el derecho de utilizarlo en el momento que sea necesario. La Norma Internacional de Contabilidad número 7 (NIC 7) señala que el efectivo comprende tanto la Caja como los depósitos bancarios a la vista. Esta

norma también considera como efectivo equivalentes como: Inversiones a corto plazo de gran liquidez, siempre y cuando sean fácil y rápidamente convertibles en dinero El efectivo constituye pues un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan nuevamente a la empresa. Ese beneficio económico futuro, constituye el potencial para la contribución directa o indirecta en el flujo del efectivo o su equivalente para la organización.

Detente un momento: Con la información que has leído, elabora un concepto propio de efectivo.

2. PARTIDAS QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO La característica primordial que debe cumplir el efectivo o sus equivalentes es la disponibilidad inmediata que pueda tener, otorgando a la organización la libertad de disponer de ellos en cualquier momento y sin previo aviso. Tomando esto en consideración, los elementos que se consideran parte del efectivo son:

Efectivo en Caja Efectivo en Bancos

Efectivo en Caja: Es la cantidad de dinero fácilmente determinable, propiedad de la empresa y se encuentra en sus oficinas:

• Billetes y monedas de curso legal • Monedas extranjeras cotizables o convertibles • Giros bancarios: comprende cheques emitidos por bancos a su cargo

o a cargo de otros bancos. • Cheques ordinarios, de viajeros • Comprobantes de ventas por tarjetas de crédito • Cesta Tickects

Efectivo en Bancos: Es el dinero propiedad de la empresa depositado en instituciones financiera (bancos), se encuentran disponibles de manera “inmediata”. Está constituido por:

• Depósitos a la vista en cuenta corriente, bien sea ,cuentas normales o

cuentas productivas • Depósitos en cuenta de ahorro

El siguiente cuadro especifica que partidas se consideran efectivo, de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (DPC 11) y la Norma Internacional de Contabilidad Nº 7 (NIC 7).

Según la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (D.P.C No. 11)

Partidas que se consideran efectivo Monedas y Billetes de circulación oficial Monedas Extranjeras cotizables o convertibles. Cheques ordinarios, viajeros. Comprobantes de ventas por tarjetas de crédito y débito. Cesta ticket. Depósitos a la vista en cuenta corriente Depósitos en cuenta de ahorro

Por tanto, todas aquellas partidas que no encajen en la descripción anterior, no se consideran efectivo. Solomón (1988), señala que no pertenecen al efectivo:

Anticipos para gastos Vales de caja Estampillas fiscales o Postales Depósitos a Plazo Fijo Cheques Posfechados o Devueltos. Depósitos destinados a fines específicos Depósitos en bancos intervenidos o cerrados Depósitos congelados judicialmente o en custodia de terceros.

La razón fundamental del por qué estas partidas no se consideran efectivo, es que no poseen una disponibilidad inmediata y están sujetas a restricciones, situación que es antagónica con la característica principal del efectivo.

3. EL CICLO DEL EFECTIVO. FUENTES Y USOS. De acuerdo a la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (DPC 11), el efectivo en los negocios está en contínua circulación, puesto que las múltiples transacciones que realiza la empresa, constituye un proceso permanente de entradas y salidas de efectivo. Las entradas y salidas de efectivo, señala la declaración, pueden producirse por las actividades de operación, las actividades de financiamiento o las actividades de inversión, clasificación determinante para la elaboración y presentación del Estado Financiero conocido como Estado de Flujo del Efectivo. (Ver gráfico siguiente)

Fuentes y usos del efectivo Fuente: Morales 2004

De acuerdo a la DPC 11, el flujo de efectivo proveniente de las actividades de operación constituye aquella que afecta los resultados de la empresa y están relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las transacciones de efectivo y otros eventos que entran en la determinación de la utilidad neta (Beneficio que obtiene la empresa al final de su ejercicio económico).

Entre las entradas o fuentes de efectivo por concepto de esta actividad se tienen:

FLUJO DE EFECTIVO

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

• Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios. • Cobro de cuentas por cobrar. • Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones. • Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación.

Entre las salidas o usos del efectivo por concepto de las operaciones se encuentran:

• Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la producción.

• Pago de las cuentas de corto plazo. • Pago a los acreedores y empleados. • Pago de intereses a los prestamistas. • Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

Las entradas y salidas de efectivo derivadas de las actividades de inversión incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición y venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no operacionales.

Las entradas (fuentes) de efectivo por este concepto incluyen:

• Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso.

• Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la entidad.

• Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación.

Las salidas de efectivo (usos) derivados de la actividad de inversión comprenden

• Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso.

• Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo. • Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

Por último, el flujo de efectivo derivados de la actividad de financiamiento está determinado por la obtención de recursos como prestamista o emisor de valores y el pago a los acreedores y dueños. Se consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio, diferentes a las actividades operativas. Entre las entradas o fuentes de efectivo derivados de las actividades de financiamiento se encuentran:

• Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes. • Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones

con proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad. • Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de

operación e inversión.

Entre los usos o salidas de efectivo resultantes de esta actividad se pueden apreciar:

• Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente económico.

• Devolución de aportes en efectivo. • Readquisición de aportes en efectivo. • Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados

en actividades de operación. • Otros pagos no relacionados con las actividades de operación e inversión.

4. NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO De acuerdo a Horngren (1997), las Normas de Control Interno constituyen una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las políticas administrativas prescritas. Se puede decir entonces que los objetivos primordiales que persiguen estas normas son:

• Salvaguardar los activos, es decir, procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.

• Obtener y presentar información contable objetiva, oportuna, confiable y

suficiente que sirva como herramienta útil para la gestión y el control de las operaciones realizadas por la organización.

• Promover y lograr la mayor eficiencia de las operaciones del negocio para así alcanzar la eficiencia organizacional de la entidad y el logro de sus objetivos.

Gómez (2004), establece que el control interno es un proceso ejecutado por el directivos, administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las áreas como la operacional, financiera y legal. Por ello, el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas planificadas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Entre las diversas normas de control interno que se aplican al efectivo se tienen:

1. Las relacionadas con las fuentes o entradas de efectivo:

Las entradas de dinero procedente de las ventas al contado, debe realizarse a través de cajas registradoras o sistemas automatizados.

Debe existir un empleado responsable que reciba el dinero producto de la cobranza de las ventas a crédito, quien debe elaborar una lista del dinero recibido de cada cliente durante el día.

El cajero debe depositar diariamente en el banco o a primera hora del día hábil siguiente, el producto de las entradas de efectivo del día, impidiendo así que se efectúen desembolsos.

Las constancias de entradas de caja deben tener numeración correlativa.

2. Las aplicadas a los usos o desembolsos del efectivo:

Todos los pagos deben hacerse con cheques, salvo erogaciones menores, los cuales se harán por Caja Chica.

Los cheques deben guardar un orden numérico estricto, lo mismo que los recibos de pagos.

Todo pago debe estar respaldado por su respectivo comprobante.

Todo cheque emitido debe estar firmado, por lo menos, por dos personas, previo examen por ambos, de la validez del mismo y su justificativo.

Se debe inutilizar con sello que diga CANCELADO todos los comprobantes saldados.

Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas mensualmente, por personas distintas al cajero.

Se deben separar las secciones de recepción y pagos del efectivo.

El Cajero, el tenedor de Libros, y el Auxiliar de Cuentas por Cobrar, deben ser personas distintas.

Cuando un cheque haya sido anulado debe registrarse en el libro auxiliar de bancos y archivado conjuntamente con los demás.

Los desembolsos de Caja Chica deben ser aprobados por una persona autorizada. Periódicamente deben ser restituidos por cheques de reposición.

Detente un momento: Con la información que ya tienes, responde las siguientes

interrogantes: 1. ¿Qué son Normas de Control Interno? 2. ¿Qué objetivos persiguen? 3. Cual es la importancia de implementar Normas de Control Interno

adecuadas a la organización? 4. Nombra las Normas de Control Interno aplicadas al efectivo que tu

consideres son las más importantes. 5. REGLAS DE VALUACIÓN De acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC 0), se debe dar cumplimiento al Principio del Valor Histórico Original, por lo que el efectivo en Caja y Banco se valuará a su valor nominal. Aquel efectivo representado por metales preciosos amonedados y la moneda extranjera, debe ser valuado a la cotización aplicable a la fecha de presentación de los Estados Financieros.

6. REGLAS DE PRESENTACIÓN. De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad Nº 1 (NIC 1) y la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC 0), los renglones del efectivo se deben mostrar dentro del Balance General como parte del primer renglón del Activo Circulante, excepto cuando existan algunas restricciones que imposibiliten su disponibilidad, en cuyo caso se mostrarán por separado ya sea dentro de otro rubro del Activo Circulante o como parte del Activo No Circulante, según proceda.

Romero (1996) y Márquez (1996), señalan que en los casos excepcionales como por ejemplo, la existencia contable de un sobregiro bancario debe hacerse la compensación con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de

disponibilidad inmediata, pero si después de esto aún persiste el sobregiro, el mismo debe presentarse como parte del Pasivo a Corto Plazo.

7. FRAUDES QUE SE COMETEN CONTRA EL EFECTIVO Para los usuarios de la información financiera, el efectivo representa el activo más importante, ya que constituye el medio mediante el cual la empresa cancelará sus obligaciones en el corto plazo, o para la cancelación inmediata o futura de un bien o servicio recibido. Después de todo, éste es el medio más común y generalizado de intercambio, y la mayoría de las operaciones repercuten definitivamente en él. Es precisamente esta razón la que hace que el efectivo constituya el recurso sobre el cual se comete mayores irregularidades y sobre el cual hay que extremar las medidas de control. Los fraudes al efectivo pueden darse, según Alvarado (2003), por errores de dos clases:

a) Errores intencionales o voluntarios: Son aquellos cometidos con premeditación y planificación por una o más personas dentro de la empresa, ya sea a través del engaño u ocultando información valiosa. Ejemplos de estos errores son: La centrífuga de fondos, la expedición de documentos falsos, la alteración de los registros contables, falsificación de cheques y los cheques devueltos.

b) Errores no intencionales o involuntarios: Están relacionados con todos

aquellos errores que de manera involuntaria, cometen uno o más empleados de la organización, en detrimento de la información referida al efectivo. Entre ellos se tienen: La falta de registro por omisión, la duplicación del registro y el registro por una cantidad errónea.

Detente un momento: Con la información que has leído, establece la relación entre los

fraudes cometidos contra el efectivo y la aplicación adecuada de Normas de Control Interno.

8. CUENTAS Y PARTIDAS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO.

Partidas que integran el efectivo Fuente: Morales 2004 Como puede verse en el cuadro que antecede, las cuentas o partidas que conforman el efectivo son la Caja Principal, el Fondo Fijo de Caja Chica y Banco.

Caja Principal: Es una cuenta del Sistema Contable que registra el efectivo que se encuentra en poder de la empresa. En ella, aplicando la teoría del Cargo y el Abono, se registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad.

EL EFECTIVO

LA CAJA PRINCIPAL

FONDO FIJO DE CAJA CHICA

BANCO

Debe Haber Se Carga:

• Al iniciarse el ejercicio económico, por el valor nominal de la existencia en efectivo propiedad de la empresa

• Durante el ejercicio económico, por el valor nominal del efectivo recibido por la entidad (entradas).

• Al finalizar el ejercicio económico, por el valor nominal de los sobrantes según arqueo de caja.

Se Abona: • Durante el ejercicio económico

por el valor nominal del efectivo entregado por la entidad (salidas de efectivo).

• Al finalizar el ejercicio por el valor nominal de los faltantes según arqueo de caja.

• Del importe de su saldo para saldarla.

De acuerdo a Alvarado (2003), el efectivo que se maneja en la Caja Principal proviene fundamentalmente de la veta de bienes o prestación de servicios, o por el cobro de una factura o giro. Este ingreso de efectivo generalmente es registrado a través de una caja registradora o computadora programada para elaborar facturas. Los registros que se hagan a la Caja Principal estarán soportados por las cintas de seguridad de la computadora o máquina registradora, las copias de las facturas, los recibos emitidos y los reportes de ventas. Generalmente la Caja Principal se utiliza para recepción de efectivo, pues las Normas de Control Interno establecen que una sana política de control del efectivo dispone que todos los pagos se realicen con cheque, pero puede darse también eventuales salidas de efectivo, como consecuencia de pagos realizados por la empresa. Si este es el caso, estas salidas deben estar debidamente autorizadas. Alvarado (2003), también señala que una sana política es la presentación de reportes diarios de caja, donde el responsable presente un resumen del valor recibido en dinero y cheques, las posibles salidas de efectivo de caja, así como la cantidad de efectivo al inicio y al final del día. Otra sana política, señalada por las Normas de Control Interno del Efectivo, es la de depositar diariamente el monto que ha ingresado a la Caja Principal, de forma que al mantener una correspondencia entre el reporte y lo depositado, exista un mejor control del efectivo.

Desde el punto de vista contable, el asiento que debe hacerse cuando existe una entrada de dinero a la Caja Principal es el siguiente:

Fecha Descripción Ref Debe Haber xx-xx -x-

Caja Cuentas por cobrar, Ventas o Efectos a cobrar (Según el caso)

xx xx

XXX

XXX Para registrar ventas al contado o

cobro a clientes.

Por otra parte, los desembolsos o salidas de Caja se registran de la siguiente manera:


Gastos o Banco (Según el caso) Caja

xx xx

XXX

XXX Para registrar gastos autorizados

o depósito bancario

Caja Chica: Es un fondo que se crea, según las necesidades y requerimientos de la empresa, para el pago de gastos menores, que no deben ser pagados mediante cheques.

Como ya se ha visto en el punto cuatro (4), una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheque, lo que amerita que la organización tenga una cantidad en efectivo destinada a cubrir esos desembolsos menores. Son gastos por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc. Esta es la razón fundamental de la creación del Fondo Fijo de Caja Chica. Esta cuenta registra los movimientos del Fondo Fijo de Caja Chica, los cuales representan el importe del valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad, establecido en un monto fijo, destinado a efectuar pagos menores.

Al

momento de crear el Fondo Fijo de Caja Chica, deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: • Para crear el fondo se deben tener presente las necesidades que tiene la

empresa de satisfacer pagos menores. • Se debe establecer el monto máximo que el responsable debe pagar por Caja

Chica • Todo pago debe estar amparado en su respectivo comprobante. • Todo pago debe ser autorizado por la persona designada para tal fin. • Los comprobantes de pago deben ser prenumerados. • Se debe establecer un mínimo del efectivo que debe haber en Caja. • No se debe cambiar cheques con el efectivo de Caja Chica.

Creación del fondo: El monto que se fija para la creación del fondo dependerá de las necesidades, tamaño y características de las transacciones y operaciones de la empresa. Sobre dicho fondo se establecerán las normas de funcionamiento interno. La creación se efectúa con la emisión de un cheque a nombre del responsable del mismo. Reposición: Llegado el efectivo existente en el fondo a la cantidad mínima establecida en las Normas de Control Interno en la empresa, el encargado o custodio del mismo debe proceder a solicitar la reposición, para lo cual prepara una relación detallada de todos los gastos con sus respectivos comprobantes. Para


• Al iniciarse el ejercicio económico, por el importe de su saldo, que representa el valor nominal del fondo al inicio del ejercicio.

• Durante el ejercicio económico, por el valor nominal del fondo al constituirse y por lo incrementos que puedan efectuarse.

Se Abona: • Durante el ejercicio

económico por el valor nominal de las disminuciones o cancelaciones que lleguen a efectuarse.

• Al finalizar el ejercicio económico, por el importe de su saldo para saldarla o cerrarla.

las reposiciones se utilizan formatos especiales en los cuales se especifican: El número de comprobante o número de factura que respalda el gasto, el concepto por el cual se realizó el desembolso y la cantidad en dinero. (Ver anexo 1) Aumento: Cuando el monto del fondo creado sea muy pequeño para cubrir las necesidades, y por lo tanto las reposiciones a Caja Chica se hacen en períodos muy cortos, es necesario aumentar el fondo. Disminución: Cuando el fondo es muy grande para el volumen de operaciones de la empresa, originando el mantenimiento de dinero inactivo que pudiera ser utilizado para otras necesidades de la empresa, se debe entonces disminuir el fondo en función de los requerimientos producto de los hechos contables que se presentan. Eliminación: Cuando la empresa decide que el Fondo Fijo de Caja Chica no representa una partida necesaria para el desenvolvimiento de sus actividades, se pude decidir la eliminación del Fondo. Tratamiento contable del Fondo Fijo de Caja Chica 1. Creación del Fondo:


Fondo Fijo de Caja Chica Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar creación de Fondo

fijo de Caja Chica

2. Reposición del Fondo: Se procede a ubicar cada gasto en la cuenta que le

corresponde.


Gastos (Clasificados) Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar reposición del

Fondo Fijo de Caja Chica

3. Aumento del Fondo: Se hace el mismo asiento de la reposición, pero por el monto del aumento.


Fondo fijo de Caja Chica Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar aumento del Fondo

fijo de Caja Chica

4. Disminución del Fondo: Se reversa el asiento de la creación por el monto a

disminuir.


Banco Fondo fijo de Caja Chica

xx xx

XXX

XXX Para registrar disminución del

Fondo fijo de Caja Chica

5. Eliminación del Fondo: Se hace el mismo registro de la disminución, pero por el monto total del Fondo para cerrar esa cuenta.


Banco Fondo fijo de Caja Chica

xx xx

XXX

XXX Para registrar eliminación del

Fondo fijo de Caja Chica

6. Al final del ejercicio económico, si no se ha hecho la respectiva reposición,

debe registrarse los gastos ocasionados hasta la fecha de cierre, dando cumplimiento al Principio de Periodo Contable.


Gastos (Clasificados) Fondo fijo de Caja Chica

xx xx

XXX

XXX Para registrar gastos del periodo

Arqueos de Caja Son inspecciones que un experto autorizado efectúa periódicamente, sin previo aviso, es decir, de manera sorpresiva, para constatar la exactitud de los registros, comprobantes y efectivo manejados, con el fin de verificar el buen funcionamiento de la misma. Los arqueos pueden practicarse tanto al Fondo Fijo de Caja Chica como a la Caja Principal. El procedimiento que realiza este experto es el siguiente:

1. Revisa todos los comprobantes que se encuentran en la caja, para constatar cuales fueron las cantidades de efectivo que se emplearon y la causa del mismo.

2. Se cuenta el dinero que existe en la caja de manera detallada, clasificando la cantidad de billetes encontrados por denominación y la cantidad de monedas encontradas por denominación.

3. Se suma el total de los comprobantes y el total del dinero existente en la caja.

4. Este total se compara con el valor del fondo, si se está realizando el arqueo a la Caja Chica, o con el registro interno de la máquina registradora, si se está practicando el arqueo a la Caja Principal. De ésta manera se verifica si el dinero se manejó correctamente o si existe alguna diferencia.

5. Con todos estos datos se elabora una matriz (Ver anexo 2), dejando por escrito todo el procedimiento anterior.

6. Tanto el responsable del arqueo como el responsable de la caja o el fondo, firman dando por válido el procedimiento de arqueo y los resultados plasmados en la matriz.

Al efectuarse un arqueo puede suceder:

• Que la suma del efectivo más los comprobantes sea igual al total de Caja, en cuyo caso todo se ha llevado en forma correcta.

• Que la suma del efectivo más los comprobantes sea mayor que el total de Caja, en cuyo caso resultará un sobrante.

• Que la suma del efectivo más los comprobantes sea menor que el total de Caja, en cuyo caso resultará un faltante.

De lo anterior puede definirse al faltante en caja como la diferencia negativa entre la información reflejada en los libros y el resultado presentado por el arqueo. Por otro lado, puede definirse al sobrante en caja como la diferencia positiva encontrada entre la información que presentan los libros de contabilidad y el resultado arrojado por el arqueo.

Detente un momento: Piensa un instante y responde:

1. ¿Por qué es importante hacer Arqueos de Caja? 2. ¿Cuál es la relación de los Arqueos de Caja con las Normas de

Control Internos del Efectivo? 3. ¿Cuáles serian las consecuencias si no se hiciesen Arqueos

Periódicos? Tratamiento contable de los faltantes y los sobrantes Como se ha leído en los párrafos anteriores, los faltantes o sobrantes se detectan cuando se realiza un arqueo. En el caso de que el resultado del mismo arroje un faltante, la forma de registrarlo dependerá de las políticas y procedimientos de la organización en estos casos. La siguiente gráfica explica de forma esquemática cuales son las alternativas de registro:

Faltantes y Sobrantes en caja Fuente: Prof. Yasmila de Gago(2004)

FFaallttaanntteess oo SSoobbrraanntteess ddee CCaajjaa

FFaallttaanntteess

SSoobbrraanntteess

CCuueennttaa NNoommiinnaall:: FFaallttaannttee ddee CCaajjaa

CCuueennttaa RReeaall:: CCuueennttaass ppoorr CCoobbrraarr CCaajjeerroo

CCuueennttaa NNoommiinnaall:: SSoobbrraanntteess ddee CCaajjaa

En el caso de los faltantes, la política más usual es aquella donde el responsable de la Caja Principal o del Fondo Fijo de Caja Chica responda por los mismos, en cuyo caso el asiento contable será el siguiente:


Cuentas por cobrar empleado Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar faltantes en caja

según arqueo

Si la empresa decide investigar para determinar las causas de ese faltante, el asiento será el siguiente:


Faltantes en caja Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar faltante en caja

según arqueo

Una vez descubierta la causa del faltante, la empresa realizará un asiento cancelando la cuenta de faltante en caja y trasladando esa cantidad a la cuenta que le corresponda, de la siguiente manera:


Gasto o activo(según el caso) Faltante en caja

xx xx

XXX

XXX Para registrar traslado del

faltante a la cuenta definitiva

Alvarado (2003) manifiesta que en el caso de que el arqueo de cómo resultado un sobrante, la política de la empresa generalmente es la de registrarla en una cuenta de ingresos extraordinarios denominada “sobrantes en caja”, mientras se realiza una investigación para determinar la o las causas de dicho sobrante; aunque también puede registrarse en una cuenta de pasivo temporalmente hasta encontrar la causa del mismo. Si no se determina la razón, se procederá a llevarlo definitivamente al ingreso. El registro contable en este caso es de la siguiente manera:


Banco Sobrantes en Caja

xx xx

XXX

XXX Para registrar cancelación de

Cuenta por incobrable

A través de un ejemplo se puede explicar mejor lo anterior.

Ejercicio tomado y adaptado del Cuaderno de Prácticas de Contabilidad

Intermedia del Prof. Juan Morales González (1989) Por memorando de la gerencia de ALMACENES GRACIELA C.A., de fecha 12-01-2004, atendiendo a las Normas de Control Interno, se crea el Fondo Fijo de Caja Chica con un monto de Bs. 2.000.000,oo mediante la emisión de cheque nº 201 de Banesco, para desembolsos menores o iguales a Bs. 200.000,oo. El 31 de enero del 2004 se decide realizar un arqueo al Fondo, encontrándose los siguientes pagos:

Relación de comprobantes de gastos a través de la Caja Chica

Fecha Nº de comprobante Concepto Monto 04-01 001 Compra de útiles de limpieza 162.050,oo 06-01 002 Revistas 69.000,oo 08-01 003 Fletes de compra 103.000,oo 12-01 004 Compra de artículos de escrit. 198.000,oo 18-01 005 Vale préstamo al cajero 130.000,oo 20-01 006 Revistas y periódicos 12.000,oo 21-01 007 Compra vidrio de escritorio 190.000,oo 26-01 008 Compra de silla 188.600,oo 28-01 009 Pago recibo de ENELBAR 178.000,oo 28-01 010 Pago recibo de HIDROLARA 64.000,oo 28-01 011 Compra de 1 resmas de papel 18.250,oo

Al hacer el Arqueo de Caja, se encontró el efectivo siguiente:

6 billetes de Bs. 50.000,oo 300.000,oo9 billetes de Bs. 20.000,oo 180.000,oo2 billetes de Bs. 10.000,oo 20.000,oo

7 billetes de Bs. 5.000,oo 35.000,oo20 billetes de Bs. 1.000,oo 20.000,oo

50 billetes de Bs. 500 25.000,oo7 monedas de Bs. 100 700,oo9 monedas de Bs. 50 450,oo

TOTAL 581.150,oo Información Adicional: - Existe en la Caja Chica un sobre con Bs. 34.900,oo producto de una

recolección de dinero para un regalo, según listado anexo. Las Normas de Control Interno establecen lo siguiente:

- El cajero es responsable por los faltantes de Caja. - Los sobrantes se llevan a la cuenta Sobrantes en Caja. SE REQUIERE: - Registrar la creación del Fondo Fijo de Caja Chica. - Elaborar el Arqueo de Caja Chica al 31 de enero. - Efectuar la reposición del Fondo Fijo a esta fecha. - Realizar la reposición suponiendo que el Arqueo arrojó un resultado de Bs.

690.087,oo.

Solución al problema planteado

El procedimiento aplicado en la empresa para la resolución del problema es el siguiente:

1. Cálculos: - Sumatoria de los comprobantes: 1.312.900,oo - Sumatoria del efectivo producto del arqueo: 581.150,oo

1.312.900,oo + 581.150,oo = 1.894.050,oo (Total encontrado según arqueo) 2.000.000, oo (Valor del Fondo) – 1.894.050,oo = 105.950,00 (Faltante en Caja)

2. Agrupación de gastos en las cuentas(Según relación de comprobantes)

Comprobante Nº 1 Artículos de limpieza: Comprobantes Nº 2 y 6 Gastos de publicaciones: Comprobante Nº 3 Fletes sobre compra: Comprobante Nº 4 y 11 Artículos de escritorio: Comprobante Nº 5 Prestamos a empleados: Comprobante Nº 7 Gastos de reparación: Comprobante Nº 8 Mobiliario: Comprobante Nº 9 y 10 Servicios Básicos:

Total

16.500,oo 81.000,oo

103.000,oo 216.250,oo 130.000,oo 190.000,oo 242.000,oo 188.600,oo

1.312.900,oo

3. Cálculos tomando en cuenta el supuesto que la sumatoria del efectivo

encontrado en el arqueo sea de Bs. 690.087,oo:

1.312.900,oo +690.087,oo = 2.002.987,oo (Total encontrado según arqueo)

2.002.987,oo – 2.000.000,oo = 2.987,oo (Sobrante en Caja) Una vez elaborados los cálculos, el siguiente paso es el registro de las operaciones en el Diario Principal.

ALMACENES GRACIELA DIARIO PRINCIPAL

Fecha Descripción Ref. Debe Haber 12-01 -1-

Fondo fijo de Caja Chica 10 2.000.000,oo Banco 03 2.000.000,oo Para registrar creación del Fondo de Caja Chica.

31-01 -2- Artículos de limpieza 11 162.050,oo Gastos para publicaciones 05 81.000,oo Fletes de compra 06 103.000,oo Artículos de escritorio 07 216.250,oo Cuentas por cobrar empleados 12 130.000,oo Gastos de reparación 15 190.000,oo Mobiliario 17 188.600,oo Servicios Básicos 20 242.000,oo Cuentas por cobrar cajero 23 105.950,oo Banco 03 1.418.850,oo

Para registrar reposición del Fondo de Caja Chica.

ASIENTO EN EL SUPUESTO

DEL SOBRANTE 31-01 -2-

Artículos de limpieza 11 162.050,oo Gastos para publicaciones 05 81.000,oo Fletes de compra 06 103.000,oo Artículos de escritorio 07 216.250,oo Cuentas por cobrar empleados 12 130.000,oo Gastos de reparación 15 190.000,oo Mobiliario 17 188.600,oo Servicios Básicos 20 242.000,oo Banco 03 1.309.913,oo Sobrantes en Caja 24 2.987,oo Para registrar reposición del Fondo de Caja Chica.

Detente un momento: El procedimiento utilizado en la solución de este ejercicio es similar al

que se utilizará en la resolución de los ejercicios propuestos .Estudialo. Elabora el arqueo utilizando el formato de arqueo de caja presentado

al final del módulo.

La Cuenta corriente Bancaria La cuenta Banco es la acumulación que del efectivo hacen las personas naturales o jurídicas, en una institución bancaria, con el objeto de un mejor resguardo, manejo y control del efectivo. La cuenta Banco registra los aumentos y disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas corrientes o de ahorros en una entidad financiera (bancos)

La cuenta corriente bancaria ofrece varias ventajas, entre las que se pueden mencionar:

• Facilita el control de los pagos efectuados por la empresa. • Permite movilizar rápidamente el dinero mediante cheques.

• La facilidad de obtener prestamos a corto y mediano plazo.

• El descuento y cobro de giros y demás operaciones de crédito.

• El resguardo de los recursos financieros con un alto grado de

seguridad. Las instituciones bancarias presentan a sus clientes, al final de cada mes, un estado de cuenta bancario, en el que presentan una relación de las operaciones efectuadas y registradas por el banco, en la cuenta corriente. El saldo en la cuenta de dicho estado, generalmente no coincide con el saldo registrado en los libros de la empresa, siendo las causas:

• Depositos Pendientes

• Cheques en Transito o Pendientes.

• Notas de Débito

• Notas de Crédito.

• Errores cometidos tanto por la empresa como por el banco


• Por el valor nominal del efectivodepositado en la entidadfinanciera.

• Por los depósitos de efectivo quese hagan a la cuenta bancaria, asícomo por las notas de créditoemitidas por la entidad financiera.

Se Abona: • Por el importe de los cheques

o retiros expedidos por laempresa.

• Por el valor de las notas dedébito emitidas por la entidadfinanciera por comisiones,intereses, impuestos, etc.

En este punto, es importante recordar algunos conceptos de Contabilidad I que se van a utilizarse en esta unidad. En la unidad de Documentos Mercantiles de Contabilidad I, se trabajaron los conceptos y el tratamiento contable de las Notas de Débito y Notas de Crédito tanto bancarias como comerciales. En aquella oportunidad, se definía a las Notas de Débito bancarias como documentos emitidos por la institución financiera, las cuales representan disminuciones de la cuenta bancaria del titular. Estas disminuciones pueden darse por diferentes conceptos como: Comisiones bancarias, cheques devueltos, cargos de transferencias entre cuentas y cargos por intereses pagados, entre otros. Por su parte, las Notas de Crédito bancarias se definían como documentos emitidos por el banco y que, al contrario de las Notas de Débito, representaban para el titular un aumento de su saldo bancario. Estos aumentos se producían por: Cheques acreditados a la cuenta, Transferencias recibidas de otras cuentas, abono por préstamos recibidos e ingresos por cobro de intereses, entre otro. El siguiente cuadro explica claramente el efecto de estos dos documentos en el saldo de una cuenta corriente:

Efectos de las Notas de Débito y Crédito Bancarias Fuente: Morales 2004 La Conciliación Bancaria Es un análisis comparativo, donde muestran detalladamente los registros que originan las diferencias entre los saldos que presentan los estados de cuentas bancarios y los registrados en los libros de la empresa. También nos permite conocer:

El saldo real disponible en dicha cuenta bancaria.

NOTAS DE

DEBITO

NOTAS DE

CREDITO

Disminuyen el saldo de la Cuenta

Corriente

Aumenta el saldo de la Cuenta

Corriente

Los registros necesarios para la actualización de las operaciones en los libros de la empresa.

Los objetivos principales de la conciliación son:

Constatar la exactitud de los saldos.

Verificar la exactitud de los registros, por ambas partes.

Corregir los errores u omisiones Procedimiento para elaborar la Conciliación Bancaria La Conciliación se realiza a través de la comparación de los registros hechos por la empresa y los que aparecen en los Estados de Cuenta que el Banco envía. Los pasos a seguir para elaborar una conciliación son los siguientes:

a) Comience por la confrontación de los Saldos Iniciales, que deben ser iguales a los Saldos Finales del mes anterior.

b) Compruebe si los registros emitidos en el mes anterior fueron ya

registrados, si no lo han sido, inclúyalos nuevamente en la Conciliación.

c) Confronte los cargos del Mayor Auxiliar de Banco con los abonos presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias.

d) Confronte los abonos del Mayor Auxiliar de Banco con los cargos

presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias.

e) Al encontrar las diferencias, verifique cual es el valor correcto e incluya en la conciliación la diferencia.

f) Una vez descubiertas todas las partidas que han originado diferencias entre

los saldos del Mayor Auxiliar y el Estado de Cuenta, se procederá a elaborar la Conciliación Bancaria por cualquiera de los métodos descritos anteriormente.

Una vez realizada la conciliación, por cualquiera de los métodos escogidos, el siguiente paso es la contabilización, por parte de la empresa, de la información que le compete, a través del registro de aquellos aspectos que no aparecen registrados en el Libro Auxiliar de Banco: Notas de Débito, Notas de Crédito y la

corrección de los errores cometidos por la empresa. Los cheques y depósitos en tránsito, así como los errores del banco, serán registrados y solventados por él y no por la empresa. Recuerde: Ud. lleva los registros de la empresa, no los del banco. Métodos para realizar la conciliación bancaria Alvarado (2003), señala que existen dos (2) métodos para realizar la conciliación bancaria:

• El método de Saldos Correctos o Ajustados, en donde de manera simultánea se van ajustado ambas cantidades (Libros y Banco) para llegar a un saldo único e igual para ambos. Se puede utilizar un formato de dos o cuatro columnas (Ver esquemas 1 y 2)

• El método denominado de Saldos encontrados, que consiste en elaborar la

conciliación partiendo del saldo de los Libros y llegar al saldo que muestra el Banco en el Estado de Cuenta o viceversa (Ver esquemas 3 y 4)

A continuación, Ud. pude ver el esquema del método de Saldos Correctos:

MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS

Esquema N°1 Utilizando dos (2) columnas

CUENTAS BANCO LIBROS

Saldos XXX XXX

Depósitos pendientes + Cheques en Tránsito - Notas de Débito - Notas de Crédito + Errores del Banco Corregir

Errores de la Empresa Corregir

Saldo Correcto (Cantidades Iguales en ambas columnas)

XXX XXX

Esquema N° 2. Utilizando cuatro (4) columnas

DEBE Banco

HABER Banco

DEBE Libros

HABER Libros

Saldos xxx xxx

Depósitos pendientes xxx

Cheques en Tránsito xxx

Notas de Débito xxx

Notas de Crédito xxx

Errores del Banco

Errores de la Empresa

Saldo Correcto(Cantidades Igualesen todas las columnas)

xxx xxx xxx xxx

SALDOS ENCONTRADOS

Esquema N° 3 Partiendo del saldo del Banco para llegar al saldo en Libros

Saldo según Banco XXX Depósitos Pendientes

Incluir (+) Cheques en Tránsito

Incluir (-) Notas de Débito

Excluir (+) Notas de Crédito

Excluir(-) Errores del Banco

Corregir Errores de la Empresa

Incluir Saldo según Libros XXX

Esquema N° 4

Partiendo del saldo en Libros para llegar al saldo del Banco

Saldo según Libros XXX Depósitos Pendientes

Excluir (-) Cheques en Tránsito

Excluir(+) Notas de Débito

Incluir (-) Notas de Crédito

Incluir (+) Errores del Banco

Incluir Errores de la Empresa Corregir Saldo según Banco XXX

A través de un ejemplo se puede visualizar y comprender mejor lo expuesto tanto en el texto como en los esquemas anteriores:

Conciliación Bancaria. Ejercicio Resuelto (Ejercicio adaptado de la Prof. María Estela Marante)

A continuación se le detalla el movimiento que presenta el estado de cuenta del Banco Provincial durante el mes de agosto del 2003, así como el mayor auxiliar respectivo de la empresa LARA para dicho mes

BANCO PROVINCIAL ESTADO DE CUENTA

Fecha Concepto Debe Haber Saldo 31-07 Saldo 195.000,oo 03-08 Depósito nº 12254 45.000,oo 06-08 Cheque nº 2554 18.000,oo 07-08 Depósito nº 12386 6.300,oo 10-08 N/C 8384 25.000,oo 10-08 N/D 5460 150,oo 22-08 N/C 8556 13.000,oo 25-08 N/D 5467 1.650,oo 27-08 Cheque nº 2555 950,oo 263.550,oo

EMPRESA LARA

MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL Fecha Concepto Debe Haber Saldo 31-07 Saldo 195.000,oo 03-08 Depósito nº 12254 45.000,oo 06-08 Cheque 2554 18.000,oo 10-08 Cheque nº 2555 9.500,oo 15-08 Depósito nº 12386 16.300,oo 20-08 Cheque nº 2557 31.000,oo 29-08 Depósito nº 12574 43.800,oo 277.600,oo

Información adicional:

El cheque nº 2554 fue emitido para cancelar una cuenta El cheque nº 2555 fue emitido por Bs. 9.500,oo La N/C nº 8384 corresponde a pagaré otorgado por el banco La N/D nº 5460 corresponde a cobro de chequeras. La N/C nº 8556 corresponde a intereses sobre plazo fijo La N/D nº 5467 corresponde a cheque devuelto de un cliente. El Depósito nº 12386 es de Bs. 16.300,oo

Se requiere: Preparar la conciliación bancaria por los métodos de saldos correctos y saldos encontrados y efectuar los asientos necesarios en los libros de la empresa LARA.

Procedimiento a realizar para resolver el ejercicio:

1. El primer paso es la identificación de los datos que ofrece el Estado de Cuenta Bancario y el Libro Auxiliar de la empresa.

2. El segundo paso es la identificación de las partidas que van para

conciliación. Para ello se comparan las columnas del Debe del Estado de

Cuenta con el Haber del Libro Auxiliar de Banco para determinar las diferencias. El mismo procedimiento se hace con las columnas del Haber del Estado de Cuenta Bancario y el Debe del Libro Auxiliar.

Si las cantidades comparadas coinciden en ambas columnas, en cantidad y posición, esta partida se excluye de la conciliación a través de una tilde (√). Si por el contrario las columnas comparadas presentan diferencias de cantidad o posición, serán partidas que se incluirán en la Conciliación Bancaria y se marcarán con un asterisco (*)

BANCO PROVINCIAL ESTADO DE CUENTA

Fecha Concepto Debe Haber Saldo 31-07 Saldo 195.000,oo 03-08 Depósito nº 12254 45.000,oo√ 06-08 Cheque nº 2554 18.000,oo* 07-08 Depósito nº 12386 6.300,oo* 10-08 N/C 8384 25.000,oo* 10-08 N/D 5460 150,oo* 22-08 N/C 8556 13.000,oo* 25-08 N/D 5467 1.650,oo* 27-08 Cheque nº 2555 950,oo* 263.550,oo

EMPRESA LARA MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL

Fecha Concepto Debe Haber Saldo 31-07 Saldo 195.000,oo 03-08 Depósito nº 12254 45.000,oo√ 06-08 Cheque 2554 18.000,oo* 10-08 Cheque nº 2555 9.500,oo* 15-08 Depósito nº 12386 16.300,oo* 20-08 Cheque nº 2557 31.000,oo* 29-08 Depósito nº 12574 43.800,oo* 277.600,oo

3. Como tercer paso se procede a elaborar la Conciliación Bancaria por el

método escogido. En este ejercicio didáctico, se resolvió la conciliación por ambos métodos.

CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA LARA

METODO DE SALDOS CORRECTOS Concepto Banco Libros

Saldos 263.550,oo 277.600,oo Partidas no registradas en Banco:

Depósito nº 12574 Cheque nº 2557

43.800,oo

(31.000,oo)

Partidas no registradas en los libros: N/C nº 8384 N/D nº 5460 N/C nº 8556 N/D nº 5467

25.000,oo (150,oo)

13.000,oo (1.650,oo)

Errores en Banco: Depósito 12386

Cheque 2555

10.000,oo (8.550,oo)

Errores en Libros: Cheque 2554

(36.000,oo)

TOTALES 277.800,oo 277.800,oo

CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA LARA

METODO DE SALDOS ENCONTRADOS

Concepto Cantidades Saldo del Banco 263.550,oo+ Depósito 12574 43.800,oo- Cheque 2557 (31.000,oo)- N/C nº 8384 (25.000,oo)- N/C nº 8556 (13.000,oo)+ N/D nº 5460 150,oo+ N/D nº 5467 1.650,oo- Cheque nº 2555 (8.550,oo)+ Depósito 12386 10.000,oo+ Cheque 2554 36.000,ooSaldo según libros 277.600,oo

4. Por último, una vez elaborada la Conciliación Bancaria y obtenidas las partidas que deben ser registradas por la empresa, se procede a efectuar el registro en los Libros de la Empresa.

EMPRESA LARA MAYOR AUXILIAR DE BANCO

Detente un momento: Observa bien el ejercicio anterior y ubica cada uno de los pasos del

procedimiento para elaborar la conciliación bancaria en el ejercicio. También observa el método de conciliación utilizado y compáralo con el esquema presentado. Toma todo esto en cuenta para elaborar los ejercicios propuestos.


Banco 01 38.000,oo Pagaré por pagar 02 25.000,oo Ingresos por intereses 03 13.000,oo Para registrar N/C nº 8384 y nº 8556.

30-08 -2- Comisiones bancarias 05 150,oo Cuentas por cobrar 06 1.650,oo Banco 01 1.800,oo Para registrar las N/D nº 5460 y 5467

30-08 -3- Cuentas por pagar 07 36.000,oo Banco 01 36.000,oo Para corregir error en registro de Cheque nº 2554.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

1. Ajustes: Proceso clave para la asignación de los efectos financieros de las transacciones a los periodos apropiados, para llevar las cuentas a sus saldos correctos y para corregir errores u omisiones.

2. Arqueo de caja: Recuento físico de la existencia en efectivo propiedad de

la entidad en una fecha determinada, para efectuar el debido control sobre los recursos financieros de la empresa.

3. Cuenta Banco: Cuenta que registra los aumentos y disminuciones del

efectivo propiedad de la empresa, depositados en instituciones del sistema financiero, como consecuencia de las transacciones realizadas.

4. Centrífuga de fondos: Método de fraude contra el efectivo que consiste en

una sucesión de apropiaciones indebidas de efectivo por parte del responsable de la caja. El procedimiento consiste en apoderarse de una cantidad de dinero destruyendo las evidencias para el registro. Cuando se cobra una nueva cantidad de dinero, el cajero repone lo extraído inicialmente y se queda con el resto. Esta operación se repite sucesivamente. Para que este método sea efectivo, el cajero debe tener acceso a los registros contables.

5. Cuenta Caja: Cuenta que registra los aumentos y las disminuciones del

defectivo propiedad de la entidad económica como consecuencia de las operaciones realizadas por la misma.

6. Control Interno: Plan de organización, políticas y procedimientos que tiene

como objetivos: a) salvaguardar los activos, b) generar datos contables precisos y confiables, c) promover la eficiencia operativa y d) estimular la sujeción a las políticas administrativas.

7. Conciliación bancaria: Proceso que ayuda a explicar las diferencias que

pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por un cuentahabiente en sus registros, y aquel mostrado por el banco. Estado que prepara la empresa, generalmente al final de cada mes, para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo del efectivo que

aparece en sus libros y el del estado de cuenta bancario, con el fin de verificar cual es el correcto.

8. Cuenta Corriente: Contrato mediante el cual una persona, natural o

jurídica, abre una cuenta corriente en una institución financiera.

9. Cheques en Transito: Cheques expedidos por la empresa durante el mes y que aún no se han presentado al banco para su pago, por tanto, sus importes no han sido deducidos por el banco de la cuenta de la empresa.

10. Dinero: Sinónimo de efectivo.

11. Depósitos en Tránsito: Depósitos efectuados por la compañía pero que por

cualquier circunstancia, no figuran en el Estado de Cuenta bancario de ese mes. En términos generales, el depósito aparecerá en el Estado de Cuenta del mes siguiente.

12. Efectivo: Activo constituido por monedas de curso legal o sus equivalentes,

propiedad de una persona natural o jurídica y disponibles para sus operaciones sin ningún tipo de restricción.

13. Estado de Cuenta Bancario: Documento que expide una Institución

Financiera a sus clientes y en el cual se resume los movimientos de una cuenta de cheques.

14. Faltante en caja: Diferencia entre el saldo según el mayor y el mostrado

por el arqueo de caja, donde el primero es mayor que el segundo.

15. Fraude: Representación falsa y voluntaria o la ocultación deliberada de un hecho importante con el fin de inducir información falsa.

16. Fondo fijo de Caja Chica: Fondo que contiene una cantidad de efectivo

dentro de la empresa y que es utilizada para cancelar gastos menores o gastos necesariamente pagaderos en efectivo.

17. Sobrante en Caja: Diferencia entre el saldo según el mayor y el mostrado

por el arqueo de caja, donde el primero es menor que el segundo.

PREGUNTAS DE REPASO 1. Define qué entiendes por Efectivo. 2. De acuerdo a la DPC 11 ¿Cuáles partidas se consideran efectivo y cuáles

no?

3. Señala Normas de Control Interno del Efectivo que a su juicio sean las más significativas.

4. ¿Cuáles son las razones por las cuales no es conveniente efectuar todos los

pagos con efectivo de Caja?

5. ¿Cómo se denomina la diferencia resultante cuando el monto del arqueo es menor al registro en libros?

6. ¿Qué es una reposición de Caja Chica y cuál es el procedimiento de

registro?

7. ¿Qué es una Conciliación Bancaria y para qué se hace?

8. Describa, a través de un mapa conceptual, el procedimiento para elaborar una conciliación.

9. ¿Cuántos métodos de Conciliación Bancaria conoce? Explique cada uno de

ellos.

10. ¿Cuáles son los principales fraudes que se cometen con el efectivo?

BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA • Alvarado V. (2003). El Efectivo. Barquisimeto. Impresos Cardi C.A. • Catacora F. (1998). Contabilidad, la base para las decisiones gerenciales.

Caracas. Editorial McGraw-Hill Internacional de Venezuela C.A.

• Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. (1999).Declaración de Principios de Contabilidad número 0. Los Principios de Contabilidad de Aceptación General en Venezuela y otras publicaciones técnicas. Caracas – Venezuela.

• Horngren, Harrison y Robinson (1997). Contabilidad. México. Prentice-Hall

Hispanoamericana C.A. Tercera Edición.

• Guajardo G. (2000). Contabilidad. México. Editorial McGraw-Hill de México C.A.

• Márquez H. (1996). Apuntes de Contabilidad Intermedia. DAC UCLA.

• Redondo A. (1993). Curso práctico de Contabilidad general y superior. Tomo

I. Caracas. Corporación Marca S.A. Tercera Edición.

• Romero J. (1997). Contabilidad Intermedia. McGraw-Hill Interamericana Editores C.A.

• Solomón L. (1988). Principios de Contabilidad. México. Editorial Harla S.A

EJERCICIOS RESUELTOS

EJERCICIOS SOBRE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1. Por memorando de la gerencia de la empresa EL SOL C.A., de fecha 02-01-2003, se crea el Fondo Fijo de Caja Chica por Bs. 200.000,oo. A tal efecto se emite el cheque número 001 a cuenta del Banesco. Se imparte la orden a al responsable que los desembolsos no pueden ser mayores de Bs. 20.000,oo y que el mínimo al cual debe llegar el fondo es de Bs. 25.000,oo, momento en el cual la responsable debe elaborar la relación en el formato existente para la reposición respectiva. El 31-01-2003, el Fondo llega a su nivel mínimo, por lo que la cajera elabora la siguiente relación: Nº Comprobante Fecha Detalle Monto

Nº 001 04-01-2003 Compra de útiles de limpieza 16.250,00Nº 002 06-01-2003 Compra de café, azúcar y vasos 8.700,ooNº 003 08-01-2003 Flete por mercancía comprada 6.500,ooNº 004 12-01-2003 Compra artículos de escritorio 19.800,ooNº 005 18-01-2003 Préstamo a cajera 20.000,ooNº 006 20-01-2003 Compra de agua mineral 8.000,ooNº 007 21-01-2003 Envío de encomienda 16.500,ooNº 008 23-01-2003 Compra vidrio para escritorio 19.500,ooNº 009 26-01-2003 Compra sillas de plástico 18.000,ooNº 010 27-01-2003 Cancelación recibo electricidad 17.800,ooNº 011 28-01-2003 Cancelación a HIDROLARA 6.400,ooNº 012 31-01-2003 Compra artículos de escritorio 18.250,oo

Además, la cajera informó que el efectivo que quedó en el fondo es de Bs. 22.750,oo Información adicional:

La Norma de Control Interno de la empresa establece que aquellos faltantes que sobrepasen Bs. 1000,oo, serán cancelados por el responsable del fondo y que los sobrantes, sea cual sea la cantidad, se tomarán como ingresos extraordinarios. Se requiere: a) Elaborar la relación de pagos, clasificando los comprobantes en las cuentas que

correspondan. b) Determinar, con la información que suministra la cajera, si existe faltantes o

sobrantes en caja. c) Efectuar el registro de apertura del Fondo Fijo de Caja Chica. d) Hacer el registro de reposición del Fondo.

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO

En primer lugar se presentarán los diferentes cálculos para resolver el ejercicio y en segundo lugar se procederá a presentar los asientos contables. 1.- Cálculos. Para poder registrar la reposición del fondo, primero se debe elaborar la relación de pagos, ubicando cada comprobante en la cuenta que le corresponda. Es de hacer notar que todos los comprobantes se anexan a esta relación de pagos.

Empresa EL SOL C.A. Relación de pagos efectuado durante el periodo, según comprobantes anexos

Del 02-01-2003 Al 31-01-2003

Nº Comprobante Fecha Nombre del la cuenta Concepto del pago Importe Nº 001 04-01-2003 Gastos Generales Compra de útiles de limpieza 16.250,00Nº 002 06-01-2003 Gastos Generales Compra de café, azúcar y

vasos 8.700,oo

Nº 003 08-01-2003 Fletes de Compra Flete por mercancía comprada

6.500,oo

Nº 004 12-01-2003 Artículos de oficina Compra artículos de escritorio

19.800,oo

Nº 005 18-01-2003 Préstamo empleado Préstamo a cajera 20.000,ooNº 006 20-01-2003 Gastos Generales Compra de agua mineral 8.000,ooNº 007 21-01-2003 Gastos Encomiendas Envío de encomienda 16.500,ooNº 008 23-01-2003 Mobiliario y equipo Compra vidrio para 19.500,oo

escritorio Nº 009 26-01-2003 Mobiliario y equipo Compra sillas de plástico 18.000,ooNº 010 27-01-2003 Servicios básicos Cancelación recibo

electricidad 17.800,oo

Nº 011 28-01-2003 Servicios básicos Cancelación a HIDROLARA 6.400,ooNº 012 31-01-2003 Artículos de oficina Compra artículos de

escritorio 18.250,oo

Resumiendo:

Nombre de la cuenta Importe Gastos Generales 32.950,ooFletes de compra 6.500,oo

Artículos de Oficina 38.050,ooCuentas por cobrar empleado 20.000,oo

Gastos de encomiendas 16.500,ooMobiliario y equipo 37.500,oo

Servicios básicos 24.200,00 TOTAL 175.700,oo

La cajera había informado que el efectivo que existía en el fondo al 31 de enero era de Bs. 22.750,oo. Se debe entonces sumar este resultado con el total de comprobantes presentados en la relación de pagos. Si todo está correcto este resultado debe ser igual a Bs. 200.000,oo, que es el monto original del fondo. Si por el contrario existe alguna diferencia, se debe registrar el sobrante o el faltante, según el caso. 22.750,oo (Monto del fondo) + 175.700,oo (Total de Pagos) = 198.450,oo 200.000,oo (Valor del Fondo) – 198.450,oo = 1.550,oo Faltante en caja Una vez realizados todos los cálculos necesarios, se pueden elaborar los asientos contables correspondientes:

EMPRESA EL SOL C.A.

DIARIO PRINCIPAL Fecha 2003

Descripción Ref. Debe Haber

02-01 -1- Fondo Fijo de Caja Chica 01 200.000,oo Gastos IDB 02 100,oo Banco 03 200.100,oo Para registrar la creación del Fondo Fijo de Caja Chica, según Cheque nº 1234

31-01 -2- Gastos Generales 09 32.950,oo Fletes de Compra 12 6.500,oo Artículos de oficina 13 38.050,oo Préstamos a trabajadores 15 20.000,oo Gastos de encomiendas 17 16.500,oo Mobiliario y equipo 08 37.500,oo Servicios básicos 18 24.200,oo Cuentas por cobrar cajero 10 1.500,oo Gastos IDB 02 886,25 Banco 03 178.136,25

2. La empresa FERRETEROS DEL CENTRO decide dar vacaciones colectivas el 24-12-2003 y decide suprimir el Fondo Fijo de Caja Chica por el periodo que dure las mismas. El Fondo había sido creado por Bs. 200.000,oo. De acuerdo a las políticas de la empresa, los faltantes serán responsabilidad del cajero y los sobrantes se registrarán como otros ingresos. Efectúe el registro respectivo tomando en cuenta que para la fecha se habían efectuado las siguientes erogaciones:

Nº Comprobante Fecha Detalle Monto

01 25-11-2003 Préstamo al presidente 30.000,oo 02 28-11-2003 Donación a Fe y Alegría 25.000,oo 03 08-12-2003 Compra Código de Comercio 30.000,oo04 12-12-2003 Compra cristal para escritorio 20.000,oo 05 18-12-2003 Compra de papel higiénico 18.700,oo 06 21-12-2003 Compra tobos para limpieza 28.300,oo

Para la fecha existía un efectivo en la Caja Chica de Bs. 49.400,oo

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO La empresa FERRETEROS DEL CENTRO, ha decidido suprimir o cerrar la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica temporalmente durante el periodo de vacaciones colectivas. El procedimiento para realizar el registro contable es similar al descrito en el ejercicio anterior. • Primero se debe elaborar la relación de pagos, para determinar el monto

cancelado a través del Fondo de Caja Chica y determinar en que cuenta se va a ubicar dicho pago.

Empresa FERRETEROS DEL CENTRO

Relación de pagos efectuado durante el periodo, según comprobantes anexos Del 25-11-2003 Al 21-12-2003

Nº Comprobante Fecha Nombre del la cuenta Concepto del pago Importe

01 25-11-2003 Préstamos a socios Préstamo al presidente 30.000,oo 02 28-11-2003 Donaciones Donación a Fe y Alegría 25.000,oo 03 08-12-2003 Mobiliario y equipo Compra Código de Comercio 30.000,oo 04 12-12-2003 Mobiliario y equipo Compra cristal para

escritorio 20.000,oo

05 18-12-2003 Gastos generales Compra de papel higiénico 18.700,oo 06 21-12-2003 Artículos de limpieza Compra tobos para limpieza 28.300,oo Resumiendo:

Nombre de la cuenta Importe Préstamos a socios 30.000,oo

Donaciones 25.000,oo Mobiliario y equipo 50.000,oo

Gastos generales 18.700,oo Artículos de limpieza 28.300,oo

TOTAL 152.000,oo • En segundo lugar, se debe sumar el monto de efectivo existente en la Caja Chica

y el total de los comprobantes de pago, para averiguar si existe un faltante o un sobrante en caja.

152.000,oo + 49.400,oo = 201.400,oo Total de gastos y efectivo

200.000,oo (Monto del fondo) – 201.400,oo = 1.400,oo Sobrante en caja • Una vez elaborados todos los cálculos, se determinó la existencia de un sobrante

en caja de Bs. 1.400,oo, el cual, de acuerdo con las políticas de la empresa, se

registrará como una cuenta de ingreso. Luego de todos estos cálculos, el tercer paso es el registro de toda esta información en el Diario Principal de la empresa. Recuerde que no se está haciendo reposición, sino que se está cerrando temporalmente la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica (Ver página 21 del módulo)

EMPRESA EL SOL C.A.

DIARIO PRINCIPAL Fecha 2003


24-12 -1- Préstamos a socios 23 30.000,oo Donaciones 28 25.000,oo Mobiliario y equipo 06 50.000,oo Gastos generales 14 18.700,oo Artículos de limpieza 15 28.300,oo Banco 01 49.400,oo Sobrantes en caja 19 1.400,oo Fondo Fijo de Caja Chica 11 200.000,oo Para cerrar la cuenta Fondo Fijo De Caja Chica por vacaciones.

EJERCICIOS SOBRE CONCILIACIÓN BANCARIA

1. La empresa EL AGUILA C.A. tiene una cuenta corriente en el Banco del Caribe Nº 3820457-002 y el 05-09-2003 recibe el siguiente Estado de Cuenta correspondiente al mes de agosto de ese año:

Estado de Cuenta. Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002

Fecha Descripción Debe Haber Saldo 04-08 Depósito nº 012 150.000,oo 150.000,oo 11-08 Depósito nº 013 100.000,oo 250.000,oo 11-08 Cheque nº 100 30.000,oo 220.000,oo 15-08 Cheque nº 102 20.000,oo 240.000,oo 22-08 Cheque nº 103 45.000,oo 195.000,oo 25-08 Nota de Crédito 112 150.000,oo 345.000,oo 25-08 Nota de Débito 082 8.100,oo 336.900,oo 29-08 Nota de Débito 95 24.000,oo 312.900,oo 30-08 Nota de Débito 96 1.050,oo 311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002

Fecha Descripción Debe Haber Saldo 03-08 Depósito nº 012 150.000,oo 150.000,oo 05-08 Cheque nº 100 30.000,oo 120.000,oo 10-08 Depósito nº 013 100.000,oo 220.000,oo 12-08 Cheque nº 101 50.000,oo 170.000,oo 14-08 Cheque nº 102 20.000,oo 190.000,oo 15-08 Depósito nº 014 80.000,oo 270.000,oo 20-08 Cheque nº 103 40.000,oo 230.000,oo 25-08 Depósito nº 015 35.000,oo 195.000,oo 30-08 Cheque nº 104 25.000,oo 170.000,oo

Información Adicional:

• La Nota de Crédito nº 112 es por un pagaré obtenido en el banco. • La nota de Débito nº 082 es el producto del pago de los intereses del pagaré

obtenido. • La Nota de Débito 95 se debe a la devolución de un cheque que se había

depositado por cobro a un cliente. • La Nota de Débito nº 96 es producto de los gastos hechos por el banco para

el cobro de un giro. • El Cheque nº 103 fue emitido por un valor de Bs. 40.000,oo • El cheque 102 fue emitido para cancelar un gasto de reparación. • El depósito 015 fue hecho por el cobro de una factura en efectivo.

Se requiere: a. Efectuar la Conciliación bancaria por los métodos de Saldos Correctos y Saldos

Encontrados. b. Realizar los asientos contables a que hubiese lugar.

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO Para elaborar la Conciliación Bancaria, lo primero que debe hacerse es determinar cuáles son las partidas que van a conciliación y cuáles no. Para ello, se compararán las columnas del Debe del Estado de Cuenta con el Haber del Mayor Auxiliar y las columnas del Haber del Estado de Cuenta con el Debe del Mayor Auxiliar (Ver página 30 de este Módulo).

De esta comparación se determinan las partidas que causan la diferencia de saldos entre el Estado de Cuenta y el Mayor Auxiliar. Para marcar cuales partidas formarán parte de la conciliación y cuales no, se utilizarán las señales asterisco (*) para las que irán a conciliación y la tilde (√) para aquellas partidas que no formarán parte de ella.

Estado de Cuenta. Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002

Fecha Descripción Debe Haber Saldo 04-08 Depósito nº 012 150.000,oo√ 150.000,oo 11-08 Depósito nº 013 100.000,oo√ 250.000,oo 11-08 Cheque nº 100 30.000,oo√ 220.000,oo 15-08 Cheque nº 102 20.000,oo* 240.000,oo 22-08 Cheque nº 103 45.000,oo* 195.000,oo 25-08 Nota de Crédito 112 150.000,oo* 345.000,oo 25-08 Nota de Débito 082 8.100,oo* 336.900,oo 29-08 Nota de Débito 95 24.000,oo* 312.900,oo 30-08 Nota de Débito 96 1.050,oo* 311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002

Fecha Descripción Debe Haber Saldo 03-08 Depósito nº 012 150.000,oo√ 150.000,oo 05-08 Cheque nº 100 30.000,oo√ 120.000,oo 10-08 Depósito nº 013 100.000,oo√ 220.000,oo 12-08 Cheque nº 101 50.000,oo* 170.000,oo 14-08 Cheque nº 102 20.000,oo* 190.000,oo 15-08 Depósito nº 014 80.000,oo* 270.000,oo 20-08 Cheque nº 103 40.000,oo√ 230.000,oo 25-08 Depósito nº 015 35.000,oo* 195.000,oo 30-08 Cheque nº 104 25.000,oo* 170.000,oo

De la comparación surgió la siguiente información:

• El Cheque 102 es un error tanto en la empresa como en el banco. • El Cheque 103 es un error del banco.

• La Nota de Crédito 112 y las Notas de Débito 082, 95 y 96 no están registradas en la empresa.

• El Cheque 101 y 104 están en transito. • Los depósitos014 y 015 están en tránsito. Además el depósito 015 es un

error de la empresa Una vez determinadas las partidas que van para la conciliación, el siguiente paso es la elaboración propiamente de la misma, por el método escogido para hacerla. Por ser éste un ejercicio didáctico, se elaborará la conciliación por ambos métodos (Ver páginas 32 y 33 de este Módulo).

EMPRESA EL AGUILA CONCILIACIÓN BANCARIA

AGOSTO 31 DEL 2003 METODO DE SALDOS CORRECTOS

Detalle o Concepto Estado de Cuenta Libros de la empresa

Saldos al 31-08-2003 311.850,oo 170.000,oo Partidas no reg. por el Banco:

Depósito 014 en transito Depósito 015 en transito Cheque nº 101 en transito Cheque nº 104 en transito

80.000,oo 35.000,oo

(50.000,oo) (25.000,oo)

Partidas no reg. en la Empresa: N/D nº 082 N/D nº 95 N/D nº 96 N/C nº 112

(8.100,oo)

(24.000,oo) (1.050,oo) 150.000,oo

Errores del Banco: Error en cheque nº 103 Error en Cheque nº 102

5.000,oo

(40.000,oo)

Errores de la Empresa: Error en cheque nº 102 Error en depósito nº 015

(40.000,oo) 70.000,oo

TOTALES 316.850,oo 316.850,oo

A través de este método, se logró la igualación de ambos saldos, tomando en cuenta aquellas partidas que presentaban información no coincidente. En cambio, el método de saldos encontrados lo que busca en llegar al saldo contrario, es decir, si se parte del saldo del Estado de Cuenta, el objetivo es introducir las partidas de

conciliación hasta llegar al saldo del Libro Auxiliar de Banco. Es factible también el caso contrario, es decir, partir del saldo del Libro Auxiliar de Banco para llegar al saldo del Estado de Cuenta. A continuación se presenta la conciliación de este ejercicio, desarrollada a través del método de Saldos Encontrados, partiendo del saldo del Estado de Cuenta, para llegar al saldo del Libro Mayor:

EMPRESA EL AGUILA CONCILIACIÓN BANCARIA

AGOSTO 31 DEL 2003 METODO DE SALDOS ENCONTRADOS

PARTIDAS PARA CONCILIACIÓN CANTIDADES Totales SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA Partidas que incrementan el saldo: Error en cheque nº 103 Nota de Débito nº 082 Nota de Débito nº 95 Nota de Débito nº 96 Error en cheque nº 102 Depósito en tránsito nº 014 Depósito en tránsito nº 015 Total Incrementos Partidas que disminuyen: Error en cheque nº 102 Nota de Crédito nº 112 Cheque nº 101 en tránsito Error en Depósito 015 Cheque 104 en tránsito Total disminuciones SALDO SEGÚN LIBROS

5.000,oo 8.100,oo

24.000,oo 1.050,oo

40.000,oo 80.000,oo 35.000,oo

40.000,oo 150.000,oo 50.000,oo 70.000,oo 25.000,oo

311.850,oo

193.151,oo 505.000,oo

335.000,oo

170.000,oo ========

Una vez hecha la conciliación, el siguiente y último paso, es el registro en los Libros de la empresa, aquellas partidas que no tiene registradas como las Notas de Débito y Crédito y la corrección de los errores cometidos, como el cheque 102 y el depósito 015.

EMPRESA EL AGUILA MAYOR AUXILIAR DE BANCO DEL CARIBE

Fecha 2003


31-08 -1- Banco 02 150.000,oo Pagaré por pagar 17 150.000,oo Para registrar Nota de Crédito Nº 112

31-08 -2- Gastos por Intereses 23 8.100,oo Gastos IDB 03 40,50 Banco 02 8.140,50 Para registrar Nota de Débito Nº 082

31-08 -3- Cuentas por cobrar 07 24.000,oo Gastos IDB 03 120,oo Banco 02 24.120,oo Para registrar Nota de Débito Nº 95 por cheque devuelto

31-08 -4- Gastos de Cobranza 24 1.050,oo Banco 02 1.050,oo Para registrar Nota de Débito Nº 96

31-08 -5- Gastos de mantenimiento 10 40.000,oo Gastos IDB 03 200,oo Banco 02 40.200,oo Para corregir error en registro de Cheque nº 102

31-08 -6- Banco 02 70.000,oo Cuentas por cobrar 07 70.000,oo Para corregir error en registro de Depósito 015

EVALUACION

Nombre:__________________________C.I.__________________ Firma:__________________________

Fecha de entrega de Autoevaluación. _____/______/_____

A continuación se te presenta un conjunto de interrogantes para que las respondas de acuerdo con lo aprendido en el módulo instruccional:

1. ¿Qué significa que un cheque se encuentre “en tránsito”? 2. Proponga cuatro (4) medidas eficaces de Control Interno del Efectivo para

una empresa pequeña que no cuente con suficiente personal para separar las actividades de operación, registro y custodia.

3. ¿Qué ajustes sobre una Conciliación Bancaria requieren registros contables

en los libros de la empresa?

4. ¿Cuál es la finalidad del Sistema de Fondo Fijo de Caja Chica?

5. En el Balance General ¿Dónde mostraría Ud. un sobregiro bancario?

6. ¿Qué significa hacer un Arqueo de Caja?

7. ¿Cómo se registran los sobrantes y faltantes en Caja?

8. ¿Qué significado tiene para la empresa las Notas de Débito y Crédito bancarias? ¿Cómo se registran?

9. Nombre dos (2) acciones de fraude que se cometen con mayor frecuencia

contra el efectivo.

Pon en práctica lo que has aprendido con los siguientes ejercicios:

1. El 01-04-200X la empresa DIASPORA C.A. decide crear un Fondo Fijo de

Caja Chica por Bs. 350.000,oo para efectuar pagos menores o iguales a Bs. 50.000,oo, estableciendo un límite de Bs. 70.000,oo para efectuar la reposición. La fecha de cierre de la empresa es el 30 de junio de cada año.

El 07 – 06 – 200X el responsable de la Caja Chica decide hacer la reposición y presenta los siguientes comprobantes:

Relación de gastos Reposición de Caja Chica del 07/06/200X

Fecha Nº de comprobante Detalle de adquisición Monto 01-04 250 Papelería 25.900,oo 02-04 001 Correo 4.540,oo 02-04 A – 0125 Cafetería 12.500,oo 03-04 002 Viáticos a vendedor 35.860,oo 04-04 780 Fletes de compra 26.800,oo 05-04 12570 Materiales de oficina 35.380,oo 05-04 8761 Materiales de limpieza 18.663,oo 06-04 1497264 Recibo de agua 39.540,oo

El 30-06-200X se efectúa un arqueo de Caja Chica encontrándose la siguiente situación:

Empresa EL DESPERTAR C.A. Arqueo de Caja Chica

30/06/200X Detalle de efectivo Billetes:

3 de Bs. 20.000,oo 10 de Bs. 10.000,oo 6 de Bs. 5.000,oo 8 de Bs. 1.000,oo 6 de Bs. 500,oo 4 de Bs. 100,oo 5 de Bs. 50,oo 8 de Bs. 20,oo 3 de Bs. 10,oo 8 monedas de Bs. 100,oo 40 monedas de Bs. 50,oo 30 monedas de Bs. 20,oo

Totales

Efectivo Bs.___________ Facturas o comprobantes

Nº 03 Nº 10154

Periódicos y revistas Bs. 11.750,oo Materiales de oficina Bs. 24.630,oo

Facturas Bs. __________ Total Efectivo y Facturas

El 15 – 07 – 200X el encargado de la Caja Chica solicita reposición de la misma con la siguiente información:

Relación de Gastos Reposición de Caja Chica del 15/07/200X

Fecha Nº factura o comp. Detalle Monto 02-05 004 Periódicos y revistas 25.850,oo 04-05 14872 Materiales de oficina 32.530,oo 05-05 005 Viáticos a vendedores 41.000,oo 08-05 4576921 CANTV 47.690,oo 08-05 84344 Materiales de limpieza 23.712,oo 12-05 14880 Materiales de oficina 34.870,oo

Se decide aumentar la Caja Chica a Bs. 400.000,oo Se Requiere:

Realizar los asientos que originan las operaciones descritas. Efectuar las reposiciones del Fondo Fijo de Caja Chica según el caso.

2. La información que sigue corresponde al movimiento en la cuenta corriente Nº 315-48125 que la empresa SUPERMERCADO EL FUTURO mantiene con el Banco de Venezuela. La información es del mes de abril del 200X .

MAYOR AUXILIAR

BANCO DE VENEZUELA CUENTA Nº 315-48125

Fecha Concepto Debe Haber Saldo 01-04 Depósito 101 20.000,oo 20.000,oo 04-04 Cheque Nº 21201 1.500,oo 06-04 N/C 402 por Transf..

bancaria 5.000,oo

10-04 N/D 803 por Transf. bancaria

2.010,oo

15-04 Depósito 108 10.000,oo 18-04 Cheque 21202 2.000,oo 21-04 Cheque 21203 1.000,oo 25-04 Depósito 110 8.000,oo 30-04 Cheque 21204 4.000,oo 30-04 Depósito 112 11.860,oo 24.350,oo

BANCO DE VENEZUELA CUENTA Nº 315-48125

ESTADO DE CUENTA. EMPRESA EL FUTURO Fecha Concepto Debe Haber Saldo 01-04 Depósito 101 20.000,oo 20.000,oo 05-04 Cheque 21201 1.500,oo 05-04 N/C 402 Transf.. bancaria 5.000,oo 06-04 N/D 803 Transf. bancaria 2.010,oo 15-04 Depósito 108 10.000,oo 18-04 Cheque 21202 200,oo 25-04 Depósito 110 800,oo 25-04 Cheque 812289 5.000,oo 26-04 N/C 489 Transf. bancaria 1.800,oo 27-04 N/D 880 Transf.. bancaria 2.500,oo 30-04 N/D 889 Transf. bancaria 20,oo 26.370,oo

Información Adicional: Si existe alguna diferencia entre los montos registrados en libros y los

registrados por el banco, asuma el criterio que el banco tiene las cantidades correctas. Los errores fueron cometidos por la empresa al hacer los pases del Diario al Mayor.

La N/C 489 corresponde a una transferencia hecha por el cliente Rosa Morales cancelando el giro Nº 1/1

La N/D 880 se refiere a una transferencia ordenada por el banco para cancelar una factura al proveedor Techoduro C.A. La N/D 889, corresponde a intereses por concepto de un préstamo otorgado por el banco.

El cheque 812289 no es de la empresa. Se Requiere:

Realizar la conciliación bancaria por el método de Saldos Correctos Elaborar los asientos de ajuste.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA OFICINA DE APOYO TECNICO DOCENTE

CONTABILIDAD II

MODULO INSTRUCCIONAL II

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Barquisimeto, noviembre 2004

UNIDAD III DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Objetivo Terminal de la Unidad: Calcular y registrar los asientos necesarios para la correcta valuación de las Cuentas y Efectos por cobrar, así como determinar las Normas de Control Interno que le son aplicables para su presentación en el Balance General, tomando en consideración el contenido de las publicaciones que sobre el tema emanan los órganos que regulan el ejercicio de la Contaduría Pública.

Contenido Programático:

1. Cuentas por Cobrar. 1.1 Concepto, Origen, Clasificación.

1.2 Valuación de las Cuentas por Cobrar. 1.3 La Previsión para Cuentas Incobrables: Concepto, métodos para su

estimación, tratamiento contable de la Previsión. 1.4 Normas de Control Interno relacionadas con las Cuentas por Cobrar. 1.5 Reglas de Presentación en el Balance General.

2. Efectos por Cobrar. Concepto y Origen. Operaciones que pueden realizarse con los Efectos por Cobrar: Venta,

Donación, Endosos, Descuentos, Cobros Efectos por Cobrar Endosados: Concepto y Tratamiento Contable. Efectos por Cobrar Descontados: Concepto y Tratamiento Contable. Efectos enviados al Cobro: Concepto y Tratamiento Contable. Efectos por Cobrar Protestados y en Litigio: Concepto y Tratamiento

Contable. Reglas de Valuación. Normas de Control Interno relacionadas con los Efectos por Cobrar. Reglas de Presentación en el Balance General.

En la actualidad, casi todas las operaciones comerciales se caracterizan por la figura del crédito. Comerciantes, prestadores de servicios o industriales, cuando realizan una venta o un servicio lo hacen suponiendo y confiando en que sus clientes les pagarán oportunamente y en condiciones normales los importes vendidos. Esta situación de confianza es lo que hace posible que el contador pueda registrar las facturas y letras de cambio por cobrar como parte del Activo Circulante, tanto las provenientes de las operaciones normales, como aquellas que se originan por operaciones eventuales. El rubro de los Documentos y Cuentas por Cobrar comprende todas aquellas deudas que son factibles de poder exigirse su cancelación al vencimiento de las mismas. Son, pues, derechos de cobro de la empresa dentro de un plazo determinado. Está constituido por toda una gran variedad de documentos, de los cuales sobresalen por su importancia las Cuentas por cobrar y los Efectos por Cobrar. Dentro de esta unidad, pues, se estudiarán no solo los conceptos que tengan que ver con estos elementos del activo circulante, sino también sus bases legales y los aspectos contables que deben conocerse para realizar un adecuado registro de las operaciones que estos documentos respaldan. Al finalizar esta unidad, el lector debe haber alcanzado los siguientes objetivos:

• Determinar el concepto, origen y clasificación de las cuentas y efectos por cobrar.

• Establecer las Reglas de Valuación y presentación en el Balance General de las cuentas y efectos por cobrar.

• Precisar las Normas de Control Interno aplicables a las cuentas y efectos por cobrar.

• Analizar el tratamiento contable de estos dos elementos del Activo Circulante.

1. LAS CUENTAS POR COBRAR

Concepto: De acuerdo al Instituto Mexicano de Contadores Públicos, las Cuentas por Cobrar representan los derechos exigibles para la organización, provenientes de las ventas, prestación de servicios, otorgamiento de créditos u otro concepto análogo.

De acuerdo a Solomón (1988), las Cuentas por cobrar representan los importes que los clientes u otras personas adeudan a una entidad por diversos conceptos. Según el Diccionario para Contadores de Kohler, las Cuentas por Cobrar se definen como un derecho contra deudor, generalmente en cuenta abierta, donde su aplicación se limita generalmente a las cantidades no cobradas por concepto de ventas de mercancías y servicios Se les denomina Cuentas por Cobrar porque los derechos se representan en documentos corrientes llamados facturas y los deudores no han firmado letras de cambio u otro documento de crédito para garantizar el pago de su deuda.

Origen: De acuerdo a opiniones como las de Romero (1997) y Catacora (1998), actualmente casi todas las actividades comerciales se caracterizan por el uso del crédito, basándose en la confianza que el vendedor tiene en sus clientes (crédito = crédere). Esta situación origina un derecho, que es la que hace posible que los contadores incluyan en el Estado de Situación Financiera las Cuentas por Cobrar como activos circulantes. De acuerdo a Catacora (1998), las Cuentas por Cobrar tienen su origen en un conjunto de operaciones diversas que se dan dentro de la organización como.

• Ventas a crédito de mercancías o servicios.

• Préstamos a socios, directores, empleados o terceros.

• Anticipos a empresas subsidiarias.

• Otros, como reclamos a seguros, dividendos, intereses y

alquileres, entre otros

En el cuadro siguiente, se puede observar como las Cuentas por cobrar constituyen la última etapa del ciclo financiero a corto plazo, entendiéndose éste como el tiempo en que el efectivo se vuelve a convertir en tal, una vez que ha sido utilizado en las operaciones normales de la empresa.

Ciclo comercial o financiero a corto plazo Fuente: Romero L. Javier

Romero (1997), citando a Nelson, considera que el tiempo requerido para completar el ciclo financiero a corto plazo, depende, en gran proporción, de las medidas de crédito adoptadas por la empresa y su experiencia de cobro.

Clasificación: El término Cuentas por Cobrar, debe entenderse desde una concepción amplia, ya que ejerce influencia sobre un vasto sector de la administración y la contabilidad. De allí que existen características que identifican las distintas clases de Cuentas por cobrar.

Por tanto, atendiendo a diversas variables y tomando en cuenta esas características que las identifican, las Cuentas por Cobrar pueden clasificarse en los siguientes grupos:

⌦ Atendiendo a su origen: Cuentas por cobrar clientes, Cuentas por

cobrar socios, Cuentas por cobrar empleados, Cuentas por cobrar subsidiarias, Cuentas por cobrar seguros, Cuentas por cobrar varias, Comisiones por cobrar, Intereses por cobrar, Alquileres por cobrar, etc.

⌦ Atendiendo a su disponibilidad: A corto Plazo y a Largo Plazo.

⌦ Atendiendo a la actividad que las originó: Cuentas por cobrar

Comerciales y Cuentas por cobrar no Comerciales

Cuentas por cobrar

Efectivo

Inventarios

Producción

Detente un momento: Comenta el concepto de Cuentas por Cobrar y encuentra la relación de

éstas con el ciclo financiero a corto plazo.

Valuación de las Cuentas por Cobrar: La Declaración de Principios de Contabilidad número 0 (DPC0) y el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su boletín C-3, establecen que de acuerdo con el Principios del Valor Histórico Original, las cuentas por cobrar deben computarse al valor pactado originalmente en el derecho exigible. Estas mismas fuentes también determinan que atendiendo al Principio de Realización, el valor practicado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo u otra forma de pago de los derechos por cobrar, lo que hace necesario realizar las estimaciones por incobrabilidad o de difícil cobro. Por ello, se procede la creación de una cuenta denominada Previsión o Provisión para cuentas incobrables, en base a la estimación de cuentas de cobro dudoso, como consecuencia de la experiencia vivida por la empresa en periodos anteriores.

Lo señalado por estos dos Principios, representa la necesidad de llevar el saldo de las Cuentas por Cobrar a su valor real, pero como muchas veces no se tienen datos concretos y nunca se tendrá la completa seguridad sobre el cobro de una cuenta, se recurre a la Previsión o Provisión para cuentas incobrables, como vía segura hacia la valuación más correcta de las Cuentas por Cobrar.

Es importante que se aclare los términos proveer y prever. De acuerdo a la Real Academia Española de la Lengua, el término proveer significa suministrar o facilitar lo necesario para un fin, mientras que prever viene de prevenir, que significa preparar y disponer las cosas con anticipación para lograr un fin predeterminado.

Dentro del campo de la Contabilidad, el término comúnmente usado para denominar a la cuenta que registra las estimaciones de pérdida de las Cuentas por Cobrar es el de provisión. Sin embargo, atendiendo a la explicación etimológica que se acaba de exponer, el término correcto para designar a esta cuenta es el de previsión, pues la naturaleza de la misma es la de anticiparse y no la de proveer. De todas formas, ambos términos se utilizan como sinónimos para identificar esta partida, por lo que se puede utilizar de manera indistinta.

La Previsión para Cuentas Incobrables: De acuerdo al Boletín C-3 del

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, para la cuantificación de las partidas que se considerarán irrecuperables durante un periodo económico, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en “previsión” a los diferentes eventos futuros que pudieran afectar el importe de las Cuentas por Cobrar.

De acuerdo a Meigs (1999), las cuentas incobrables, surgen normalmente por la aplicación de una sana política de cobranzas, ya que si el departamento es muy cuidadoso o conservador a la hora de otorgar los créditos, tendrá éxito en la pérdida de crédito, pero perdería rentabilidad al rechazar clientes que pueden ser aceptables. Por tanto, la existencia de la estimación de las cuentas de cobro dudoso o incobrables, surgen como una alternativa confiable y efectiva para incrementar la rentabilidad de las ventas de una empresa. Esta necesidad de estimación se fundamenta en los Principios de Prudencia, Realización y Periodo Contable, ya que de acuerdo al primero se debe reconocer los costos y gastos desde el momento en que se conocen, en este caso el momento de la venta, y como tal debe hacerse. De acuerdo a los otros dos, se deben identificar y enfrentar los ingresos con sus costos y gastos relativos, independientemente de la fecha en que se paguen. Al amparo de ello, en el mismo periodo en que se realizan las ventas, se deben reconocer el costo o gasto relativo, y la pérdida por cuentas incobrables indudablemente constituye un gasto del periodo. El siguiente cuadro visualiza esta fundamentación

El registro que se hace de estas estimaciones es a través del cargo a una cuenta de gastos operativos denominada Pérdida por cuentas incobrables y el abono a una cuenta de valoración de activos llamada Previsión para cuentas incobrables, que de acuerdo a su naturaleza inciden en el valor de la cuenta de

PRINCIPIOS QUE

FUNDAMENTAN LA PREVISION PARA CUENTAS

PRUDENCIA

REALIZACIÓN CONTABLE

PERIODO

CONTABLE

activo con la que se relaciona. Por disminuir el valor del activo Cuentas por Cobrar, su saldo es de naturaleza acreedora. Existen diversas razones por las cuales se registra la estimación de pérdida a una cuenta de valoración y no a la cuenta principal o a las auxiliares de control de clientes. Una de ellas es porque no se sabe a ciencia cierta cual o cuales cuentas se recuperarán y cuales no. Tampoco es posible acreditar a la cuenta principal, puesto que el saldo que ésta presenta en el Mayor Principal, debe coincidir con los saldos que presentan las diversas cuentas auxiliares. Tomado lo señalado en los dos párrafos anteriores, se puede decir que la Previsión para cuentas incobrables es la cantidad que se estima perder de aquellas cuentas por cobrar originadas en un periodo anterior que se cobrarán en el periodo siguiente.

Detente un momento: Con la información que has leído hasta ahora responde las siguientes

interrogantes: 1. ¿Cuál es la relación que existe entre los Principios de Realización,

Prudencia y Periodo Contable con la necesidad de estimar y registrar la Pérdida por Cuentas Incobrables?

2. ¿En que momento debe reconocerse una cuenta incobrable o de cobro dudoso?

3. Elabora un concepto propio de Previsión para Cuentas Incobrables.

Métodos de estimación de la Previsión: Para determinar el importe (estimación) que habrá de disminuir a las cuentas por cobrar existen unos métodos, de los cuáles el contador aplicará aquel que se ajuste más a los objetivos que persigue la empresa, estos métodos son el global y el analítico. El siguiente gráfico, resume los dos métodos utilizados para el cálculo de la Previsión para cuentas incobrables

Método de estimación de la Previsión. Fuente: Morales 2004

El método global es aquel que se emplea en aquellas empresas que poseen una cartera de clientes muy numerosa, lo que hace muy poco práctico el análisis personalizado e individual de cada cuenta. Este método se caracteriza por tomar como base la experiencia de los años anteriores para estimar la porción incobrable de las Cuentas por Cobrar. Por ello poseen diferentes bases para el cálculo de la estimación:

1. Un porcentaje sobre las ventas netas. 2. Un porcentaje sobre las ventas brutas o ventas totales. 3. Un porcentaje sobre las cuentas y efectos por cobrar abiertos a la

fecha de la estimación. A los puntos 1 y 2 se les conoce como el Enfoque del Estado de Resultado, puesto que toma como base de cálculo la cuenta nominal ventas. Al punto 3 se le conoce como el Enfoque del Balance General, puesto que su base de cálculo es la cuenta real Cuentas por Cobrar. El método analítico, también denominado de análisis de antigüedad de saldos, consiste en el estudio pormenorizado de cada cuenta de clientes, para determinar la solvencia de sus saldos. Este método es práctico y factible para aquellas empresas que poseen un número reducido de clientes y cuya importancia necesita ser considerada.

METODO GLOBAL

METODO ANALÍTICO

ENFOQUE DEL EDO. DE RESULTADO

ENFOQUE DEL

BALANCE

ANALISIS DE ANTIGÜEDADE SALDOS

Para la determinación de los valores a aplicar para determinar la previsión se definirá previamente el porcentaje que, de acuerdo a la experiencia propia o de otras empresas de situación similar se tenga y luego se le aplicará al total o totales que existan, de acuerdo al método utilizado.

Tratamiento contable de la Previsión para Cuentas Incobrables

Independientemente del método utilizado para el cálculo de la previsión para cuentas incobrables, el asiento de ajuste que se hace será en todos los casos el mismo, cargando a la cuenta de gastos Pérdida por Cuentas Incobrables y abonando a la cuenta de valoración de activo Previsión para Cuentas Incobrables, lo que varía en cada caso es el importe del registro.

La cuenta Pérdida por Cuentas Incobrables se maneja de la siguiente manera:


• Al final del ejercicio económico por el importe de la estimación de la Previsión para el periodo.

• Durante el ejercicio, por el importe de las cuentas que se consideran incobrables originadas en el ejercicio económico en curso.

Se Abona: • Al final del ejercicio económico,

para cerrarse. • Para registrar la recuperación de

una cuenta por cobrar originada y dada de baja en el mismo periodo económico.

La cuenta Previsión para Cuentas incobrables se maneja de la siguiente manera:


• Durante el ejercicio, por el importe de las disminuciones efectuadas a la estimación como resultado de los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes.

• Durante el ejercicio, por el importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono a las cuentas por cobrar.

• Al final del ejercicio, por el importe de las disminuciones efectuadas a la estimación como resultado de los estudios realizados a las cuentas por cobrar.

Se Abona: • Al inicio del ejercicio, por el

importe de su saldo, el cual representa la cantidad que razonablemente se espera no pueda ser cobrado.

• Durante el ejercicio, por el importe de los aumentos que se efectúen a la estimación.

• Durante el ejercicio, por el importe de las recuperaciones de cuentas que ya se habían dado por perdidas.

• Al finalizar el ejercicio, por el importe de la estimación del ejercicio y/o de los aumentos que se efectúen a la estimación.

Tratamiento contable de la Previsión para Cuentas Incobrables. Para el cálculo y registro de la Previsión para Cuentas Incobrables, se debe tomar en consideración el método empleado para su valuación y las cuentas que se utilizan para el registro de la información.

⌦ Método Global. Enfoque del Balance: Es un método para calcular la Previsión para Cuentas incobrables que radica en determinar, en base a la experiencia de años anteriores, un porcentaje que es aplicado al saldo que existe en cuentas por cobrar a los clientes al final del ejercicio económico que se está ajustando.

Ejemplo: La empresa Carmín C.A. presenta la siguiente información al 31 de enero del 2004, fecha de cierre de su ejercicio económico: Las Cuentas por Cobrar son de Bs. 20.000.000 y en base al cálculo de la estimación de años anteriores, para este período se determina que un 5% de dichas cuentas serán de difícil cobro.

20.000.000 x 5% = 1.000.000 Tomando en cuenta estos cálculos el asiento contable será el siguiente:


Pérdida por Cuentas Incobrables xx 1.000.000,oo

Previsión para Cuentas Incobrables

xx

1.000.000,oo

Para registrar creación de la Previsión para Cuentas Incobrables

⌦ Método Global. Enfoque del Estado de Resultados. Es un método

para determinar la Previsión que se basa en el cálculo de la misma en base a un porcentaje sobre las ventas brutas o ventas totales: Consiste en estimar el gasto por cuentas incobrables en base a un porcentaje de las ventas brutas.

Ejemplo: Para el 31/08/01 las cuentas por cobrar de la empresa El Sol son de Bs. 25.000.000 y el total de las ventas son: Bs. 31.250.000, se estima se conviertan en incobrables un 2% de las ventas brutas. 31.250.000 x 2% = 625.000 Tomando en cuenta estos cálculos es asiento contable será el siguiente:


Pérdida por cuentas incobrables

xx

625.000,oo

Previsión para cuentas incobr. xx 625.000,oo Para registrar creación de la

previsión para ctas incobrblesl

También se puede aplicar este porcentaje sobre las ventas netas: Este método es similar al anterior, la diferencia es que el porcentaje de estimación de pérdidas se calcula en base a las ventas netas realizadas en el período contable.

Ejemplo: La empresa Filis C.A. presenta la siguiente información al 31-12-2003, fecha de cierre de su ejercicio económico, con la cual en base a las experiencias de años anteriores, se determinará el porcentaje de provisión para el cierre del ejercicio 2003:

Año Monto Ventas Netas Pérdidas Porcentaje 2001 27.000.000 2.560.000 9,48% 2002 32.000.000 3.045.000 9,51% Suma 59.000.000 5.605.000

Para determinar el porcentaje a aplicar en el 2003, se tomará un promedio de los porcentajes de pérdida obtenidos durante los años 2001 y 2002:

9,48 (% del 2001) + 9,51 (% del 2002) = 18,99

18,99 / 2 = 9,50. Porcentaje promedio a aplicar en el 2003. Las ventas netas al cierre del año 2003 son: Bs. 35.000.000. 35.000.000 x 9,5% = 3.325.000 El asiento de ajuste a la fecha de cierre será:


Pérdida por cuentas incobrables Previsión para cuentas incob.

xx xx

3.325.000,oo

3.325.000,oo Para registrar creación de la

Previsión para cuentas incob.

Independientemente de cual sea la base de cálculo de la Previsión para cuentas incobrables o de cobro dudoso, el registro contable de su creación siempre abarcará dos cuentas: Una cuenta clasificada como nominal de egreso denominada Pérdida por cuentas incobrables, y una cuenta clasificada como de valoración de activo, denominada Previsión para cuentas incobrables. La siguiente pregunta que cabe hacerse es que registro se realiza durante el ejercicio, cuando se da de baja una cuenta por incobrable. Si se presenta este caso, se debe considerar si la cuenta que se está perdiendo:

• Se originó en el ejercicio anterior • Se originó en el ejercicio en curso

Si se está en presencia del primer caso, el asiento que debe realizarse es el siguiente:


Previsión para ctas incobrables Cuentas por cobrar.

xx xx

XXX

XXX Para registrar eliminación de

Cuenta por cobrar

Si se está en presencia del segundo caso, el asiento que debe efectuarse es el siguiente:


Pérdida por cuentas incobrables Cuentas por cobrar

xx xx

XXX



Cuando una cuenta que se había registrado como incobrable se recupera total o parcialmente, éstos son los registros a realizar:

Cuando la cuenta recuperada es de un periodo anterior, se reversa el asiento que se hizo para dar de baja a la cuenta por cobrar y luego se registra el cobro de la misma:


Cuenta por cobrar Previsión para ctas incobrables

xx xx

XXX

XXX Para registrar recuperación de

cuenta por cobrar


Caja, Banco o Efectos a cobrar Cuentas por cobrar

xx xx

XXX

XXX Para registrar cobro de factura nº

xxx

Si la cuenta recuperada pertenece al mismo periodo económico, los registros son los siguientes:


Cuentas por cobrar Pérdida por ctas incobrables

xx xx

XXX


cuenta tomada como incobrable


Caja, banco o Efectos a cobrar Cuentas por cobrar

xx xx

XXX

XXX Para registrar cobro de factura nº

xxx

Al final del ejercicio económico, la cuenta Previsión para Cuentas Incobrables puede quedar con saldo deudor o acreedor, en cuyo caso se presenta lo que se conoce como subestimación o sobrestimación de esta cuenta. En el primer caso,

la cuenta Previsión tendrá un saldo deudor, puesto que las cuentas efectivamente perdidas durante el ejercicio económico superan la estimación hecha. En el segundo caso, la cuenta Previsión tendrá un saldo acreedor, puesto que las cuentas efectivamente perdidas o dadas de baja por incobrables durante el periodo, son inferiores a la estimación hecha. Previsión para cuentas incobrables (Ejemplo de sobrestimación)

Debe Haber Saldo 18.000.00,oo 18.000.00,oo

12.750.000,oo 5.250.000,oo (Saldo acreedor) Esos 5.250.000,oo bolívares del saldo de la cuenta Previsión, representan una sobrestimación, puesto que el monto estimado (Bs.18.000.000,oo) fue superior al monto de las cuentas realmente perdidas (Bs.12.750.000,oo) Previsión para cuentas incobrables (Ejemplo de subestimación)

Debe Haber Saldo 12.750.000,oo 12.750.000,oo

15.900.000,oo 3.150.000,oo (Saldo deudor) Los 3.150.000,oo bolívares de saldo que presenta la cuenta Previsión, representa una subestimación, porque la cantidad estimada de pérdida (Bs. 12.750.000,oo) fue inferior al monto de las cuentas por cobrar realmente perdidas en el periodo (Bs. 15.900.000,oo) En los párrafos anteriores, se explicó como se estima la pérdida de cuentas por cobrar. Existe otro método diferente a la estimación para registrar la pérdida de una cuenta por incobrable, este es el llamado Método Directo. De acuerdo a Romero (1997), explica que la aplicación de este método es, simplemente, el hacer el registro de la cancelación de esa cuenta cuando la misma se declare incobrable, llevándolo a los gastos del periodo, no importando si la cuenta por cobrar se originó o no en el periodo económico en curso o, si por el contrario, tuvo su origen en el periodo anterior. El asiento a elaborar sería el siguiente:


Pérdida por cuentas incobrables Cuentas por cobrar

xx xx

XXX



El método de la cancelación directa se recomienda en empresas cuyas ventas son principalmente al contado y las pérdidas por cuentas incobrables son de poca importancia relativa. La principal desventaja que presenta este método es que no permite un adecuado enfrentamiento entre ingresos y egresos, lo que está en contra del Principio del Periodo Contable. Tomando en consideración tanto el tratamiento contable de los métodos de estimación como el método de cancelación directa, autores como Salomón (1988) y Romero (1997), los métodos de estimaciones son más adecuados que el de cancelación directa, ya que los primeros cumplen con los Principios de Contabilidad de Aceptación General de Realización y Periodo Contable, mientras que el método de Cancelación Directa no ofrece una adecuada correspondencia entre ingresos y egresos de un periodo económico.

Detente un momento: Repasa e internaliza el tratamiento contable de la Previsión, pues es

fundamental a la hora de resolver los ejercicios. Escribe tus dudas y compártelas con tu facilitador .Esa es la base de tu éxito.

Normas de Control Interno relacionadas con las Cuentas por Cobrar: De acuerdo a Horngren (1997) y Romero (1996), el Control Interno que se aplique sobre el cobro de las Cuentas por Cobrar es una de las partes más importantes del Control Interno Global junto con el del efectivo. Entre las múltiples normas de control interno aplicables a este rubro se tiene:

√ Aquellos funcionarios responsables de la cobranza no deben estar

relacionados con los encargados del auxiliar de cuentas por cobrar, pues el funcionario actúa como elemento de control del trabajo del encargado de los registros y del cajero.

√ El responsable del otorgamiento de los créditos debe estar desligado de las secciones de crédito, contabilidad y caja.

√ Deben establecerse políticas claras para la autorización de las líneas de

crédito. El funcionario encargado de estas actividades debe estar debidamente facultado y estas políticas deben presentarse por escrito.

√ Con el fin de agilizar la recuperación del efectivo, se pueden seguir

tomar en cuenta los siguientes aspectos: • Prontitud en la entrega de las mercancías o en la prestación del

servicio. • Emplear recursos legales para acelerar lo más posible los cobros. • Motivar al cliente, ofreciéndole ventajas atractivas como el

descuento por pronto pago. • Establecer sistemas de cobranza que sean efectivos para la

organización, atendiendo a las características de los clientes, las características del mercado y el producto ofertado.

√ No debe incluirse en las cuentas de los clientes importes no originados

por ventas o prestación de servicios. √ No deberán enviarse o entregarse las facturas a los clientes si no están

canceladas. √ Debe evitarse, que los vendedores de la entidad lleven a cabo labores

de cobranza sin los debidos controles, como por ejemplo, cancelar su salario por lo recaudado y no por la venta.

√ El otorgamiento de descuentos especiales o cualquier otra situación

atípica, debe contar con la autorización por escrito del funcionario responsable o por políticas de descuento plenamente definidas.

√ Las cancelaciones de ventas deberán estar amparadas por la factura

original y la documentación donde conste la salida del almacén. √ Se deben establecer adecuados registros e informes periódicos de las

cuentas canceladas.

√ Deberán efectuarse arqueos sorpresivos a los encargados de las cuentas por cobrar.

√ Se debe verificar periódicamente (al menos una vez al mes) el saldo de

la cuenta principal y los saldos de las cuentas auxiliares. √ Los cortes de ventas y caja deben ser congruentes con los saldos de las

cuentas por cobrar. √ Deberán elaborarse periódicamente reportes de antigüedad de saldos,

por personal diferente e independiente de aquellos que realizan las funciones de cuentas por cobrar, para obtener información sobre los pagos no registrados o registrados erróneamente.

Reglas de presentación en el Balance General: Las cuentas por cobrar cobrar a corto plazo deben presentarse en el Balance General como parte del Activo Circulante, inmediatamente después de los rubros del Efectivo y de las Inversiones Temporales. La cantidad a vencer a más de un año o del ciclo normal de las operaciones, deberán presentarse fuera del Activo Circulante. Se deben ubicar en primer término las cuentas por cobrar a clientes, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aún cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de las operaciones de la entidad. En segundo lugar deben ubicarse las cuentas por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo a su importancia. Ejemplo de otras cuentas por cobrar son: Anticipos a empleados, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar socios, cuentas por cobrar ínter compañías, etc. Cuando el saldo de una cuenta por cobrar incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico de cuentas por cobrar o, en su defecto, revelarse a través de una Nota Explicativa.

2. EFECTOS POR COBRAR.

Concepto y Origen: Catacora (1998) reseña que tanto las cuentas como los efectos por cobrar representan todos los derechos que tiene la empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito. Pero cuando la operación se hace exigible a través de una letra de cambio, se denomina Efectos por Cobrar, mientras que cuando la operación se hace exigible a través de una factura, se denomina Cuentas por cobrar. En función de esto, los efectos por cobrar pueden definirse como todos aquellos derechos de cobro que tiene una persona, natural o jurídica, representada a través del documento de crédito denominado letra de cambio. El artículo 410 del Código de Comercio de Venezuela (1955) define claramente que es una letra de cambio: Orden pura y simple de pago escrita mediante la cual una persona llamada LIBRADOR ordena a otra llamada LIBRADO a cancelar una determinada cantidad de dinero a una tercera persona denominada BENEFICIARIO O TOMADOR. La Letra de Cambio se presenta como un título de crédito que tiene amplia utilización en las operaciones mercantiles gracias a su versatilidad y flexibilidad. La Letra de Cambio puede surgir por la venta de mercancías, prestación de servicios, cancelación de cuentas por cobrar y concesión de préstamos, entre otras actividades. Aunque este tema ya ha sido tratado en Contabilidad I, es bueno recordar cuales son los elementos que validan una letra de cambio:

• Denominación de Letra de Cambio o en su defecto Única de Cambio. • Orden pura y simple de pago. • Nombre del Librado. • Nombre del Beneficiario • Fecha de vencimiento • Lugar de pago • Fecha y lugar de la emisión. • Firma tanto del librador como del librado.

El siguiente cuadro presenta, de manera gráfica, cuales son los requisitos indispensables que debe tener una Letra de Cambio:

Requisitos de una Letra de Cambio Fuente: Morales 2004

Operaciones que pueden realizarse con los efectos por cobrar: La cuenta Efectos por cobrar tiene el siguiente movimiento:


• Durante el periodo, por los importes de los documentos que la entidad otorga por créditos a los clientes, sea por pagarés o letras de cambio que se deriven de la venta de productos o la prestación de servicios.

• El valor mayor derivado de los ajustes de las tasas de cambio de documentos con denominación en moneda extranjera

Se Abona: • El cobro de los documentos

registrados en la cuenta. • El importe de los documentos

considerados totalmente como incobrables

• El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de documentos con denominación en moneda extranjera.

Las Letras de Cambio, y en general todos los Documentos de Crédito, pasan por cuatro (4) fases: La creación, Circulación, Vencimiento y Pago, tal como lo demuestra la figura siguiente:

Requisitosindispensablesde una Letrade Cambio

•La denominación“Letra de Cambio”•La orden de pago

•Nombre del Librado•Nombre del Beneficiario•Fecha y lugar de emisión

•Firma del Librador•Firma del Librado

Fases de los Documentos de Crédito Fuente: Morales 2004

La versatilidad de la Letra de Cambio, y en general, de los Documentos de Crédito, hace posible que se un efecto por cobrar pueda donarse, venderse o utilizarla para cancelar una obligación. Los Documentos de crédito pasan por diversas fases: La creación, circulación, vencimiento y pago. La fase de circulación es posible gracias a la figura del ENDOSO, que de acuerdo al Código de Comercio (1955), no es otra cosa que la cesión del derecho de cobro del documento a otra persona. De esta manera, el documento cambia de beneficiario. Con los Efectos por Cobrar pueden presentarse diferentes operaciones como:

• Pago de una deuda con un efecto por cobrar (endoso traslativo) • Descuento de giros (endoso en garantía) • Envío de giros al banco para su gestión de cobranza (endoso en

procuración).

Efectos por cobrar endosados. Concepto y Tratamiento Contable: A través de la figura del endoso, se puede cancelar una deuda con documentos cambiables a favor de la empresa. Esta figura se da, generalmente, cuando la empresa presenta problemas de liquidez y deba cumplir sus obligaciones de otra manera.

Los asientos a realizar para registrar el endoso de un efecto por cobrar son los siguientes:

FASES DE LOSDOCUMENTOSDE CRÉDITO

CREACIÓN

CIRCULACIÓN

VENCIMIENTO

ENDOSO

Traslativo

Garantía

Procuración

A día fijoA cierto plazoA la vistaA cierto plazo vista

PAGO

1. Cuando se cancela la deuda:


Cuentas por pagar Efectos endosados entragados

xx xx

XXX


Cuenta por pagar.

2. Cuando se recibe la notificación del nuevo beneficiario que el giro ha sido cobrado:


Efectos endosado entregados Efectos por cobrar

xx xx

XXX


cuenta por cobrar

3. Si a la fecha de vencimiento el deudor no cancela la letra, el giro es devuelto al beneficiario que lo endosó y debe hacerse el pago inmediato de la deuda:


Efectos endosados entregados Banco o Caja

xx xx

XXX

XXX Para registrar devolución de giro

endosado

Efectos por Cobrar Descontados. Concepto y Tratamiento contable: También denominado Descuento de giros, constituye un contrato entre una Institución Financiera y su cliente, mediante el cual el primero otorga al segundo el importe de una o varias letras de cambio aún no vencidas, previa deducción de los intereses y comisiones bancarias.

Los Efectos a cobrar descontados constituyen el ejemplo clásico del endoso en garantía, ya que los giros no vencidos conforman la garantía de que el

financiamiento que el banco le está otorgando al cliente será cancelado al vencimiento. Los asientos a realizar para registrar el descuento de giros son los siguientes:

1. Cuando se envían los giros al banco para su gestión de descuento, se apertura cuentas de orden:


Banco X giros al descuento Giros enviados al descuento

xx xx

XXX

XXX Para registrar envío de giros al

banco para su gestión de descto.

2. Cuando el banco notifica la aceptación del descuento:


Banco Intereses bancarios Comisiones bancarias Efectos a cobrar descontados

xx xx xx xx

XXX XXX XXX

XXX Para registrar aceptación de

descuento de giros según NC XX

Además se procede a cancelar las cuentas de orden


Giros enviados al descuento Banco X giros al descuento

xx xx

XXX


Cuenta de orden

3. El banco notifica el cobro de los giros descontados al momento del vencimiento:


Efectos a cobrar descontados Efectos por cobrar

xx xx

XXX


Giros descontados

4. Si el o los giros no son cobrados por el banco a la fecha de vencimiento, serán devueltos a la empresa y el banco retirará de la cuenta el importe de los giros devueltos:


Efectos a cobrar descontados Banco

xx xx

XXX

XXX Para registrar devolución de giros

descontados

5. Si el banco cobra solo parte de los giros descontados vencidos y no puede

cobrar el resto, el registro que se hace es una combinación de los dos anteriores:


Efectos a cobrar descontados Banco Efectos a cobrar

xx xx xx

XXX

XXX XXX

Para registrar cobro de giros y devolución de otros.

Efectos enviados al cobro. Concepto y Tratamiento contable: A veces las empresas envían a los bancos los giros que tienen por cobrar, con el fin de que éste cobre los mismos a la fecha de vencimiento. Es lo que se conoce como Endoso en Procuración.

El tratamiento contable de los giros enviados al cobro es el siguiente:

1. Envío de los giros al banco para su gestión de cobranza:


Banco X giros enviados al cobro Giros enviados al cobro

xx xx

XXX

XXX Para registrar envío de giros al

banco para su gestión de cobranza

2. Cuando el banco cobra los giros a la fecha de vencimiento:


Banco Comisiones Bancarias Efectos por cobrar

xx xx

XXX XXX

XXX Para registrar cobro de giros

enviados al cobro según NC nº XX

Además se reversan las cuentas de orden por el monto de los giros cobrados:


Giros enviados al cobro Baco X giros enviados al cobro

xx xx

XXX

XXX Para registrar reversar cuentas de

orden.

3. Cuando el banco devuelve los giros por no poderlos cobrar a la fecha de vencimiento:


Giros enviados al cobro Comisiones bancarias Bco X giros enviados al cobro Banco

xx xx xx xx

XXX XXX

XXX XXX

Para registrar devoluciones de giros enviados al cobro

Detente un momento: Repasa el tratamiento contable de los Efectos por cobrar que has visto

hasta el momento y responde: 1. ¿Cuál es la diferencia entre los Efectos descontados y los enviados al

cobro? 2. ¿Cuál es la naturaleza de las cuentas Efectos por cobrar descontados y

Efectos por cobrar endosados? 3. ¿Por qué se pueden hacer todas estas operaciones con los Efectos por

cobrar y no con las Cuentas por cobrar? 4. ¿Qué es el endoso y como se realiza?

Los Efectos por Cobrar Protestados y en Litigio. Concepto y Tratamiento contable: El artículo 452 del Código de Comercio establece que la figura del Protesto es un procedimiento formal que hace un Notario Público a solicitud del titular de un Documento de Crédito, contra su deudor por falta de aceptación o por falta de pago.

Cuando una letra de cambio no es cancelada a su vencimiento, dentro de las 24 horas siguientes, el acreedor puede recurrir a la figura del protesto, mediante la cual se deja constancia escrita ante la Notaría Pública, de la falta de pago o de la negativa de aceptación del deudor.

Cuando se utilice la figura del protesto, el asiento contable que debe hacerse para registrar tal acción es el siguiente:


Efectos por cobrar protestados Efectos por cobrar

xx xx

XXX

XXX Para registrar protesto de giro

Es importante señalar que cuando un efecto por cobrar entra en gestión de protesto y cobro judicial, pierde su característica de convertibilidad en efectivo a corto plazo, por lo que pierde su condición de circulante. Por ello, se abre una cuenta de activo no circulante llamada “Efectos por Cobrar Protestados”

(otros activos), para excluir del activo circulante ese efecto por cobrar que ya no es de inmediata convertibilidad, pues al quedar supeditado a la decisión de un tribunal, no puede saberse a ciencia cierta cuando se hará efectivo el cobro, situación que lo excluye del Activo Circulante.

Después del protesto de la letra, se emprende una gestión de cobro ante el deudor, donde pueden ocurrir dos casos: Que el deudor cancele o que no cancele.

Si ocurre el primer caso, el asiento a efectuarse será el siguiente:


Caja o Banco Efectos por cobrar protestados

xx xx

XXX

XXX Para registrar cobro de giro

protestado

Si por el contrario ocurre el segundo caso, generalmente se recurre al cobro judicial, en consecuencia, el asiento a efectuarse será el siguiente:


Efectos por cobrar en litigio Gtos judiciales en proceso de rec. Efectos por cobrar protestados Banco

xx xx xx xx

XXX XXX

XXX XXX

Para registrar efecto por cobrar en litigio

En esta situación pueden presentarse dos opciones: Que el deudor pague voluntariamente o mediante embargo o que el deudor no pague y la empresa pierda definitivamente el giro por incobrable.

Si se da el primer caso, el asiento contable será el siguiente:


Caja, Banco o Nombre del activo embargado Efectos por cobrar en litigio

xx

xx

XXX

XXX Para registrar cobro de giro en

gestión de litigio

Si se da el segundo caso, el asiento contable será el siguiente:


Pérdida efectos por cobrar Efectos por cobrar en litigio

xx xx

XXX

XXX Para registrar pérdida de giro en

litigio

Reglas de Valuación: Las reglas de valuación que rigen para las Cuentas por cobrar, también son válidas para los Efectos por Cobrar, por lo tanto, las reglas de valuación son aplicables indistintamente para cuentas como para efectos por cobrar.

Igual sucede con las reglas de presentación en el balance y las Normas de Control Interno, pues estas reglas son aplicables tanto a las facturas como a los giros y otros documentos por cobrar a corto plazo.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

1. Cuentas por cobrar: Es una obligación de pago de los clientes a quienes la empresa les ha vendido mercancía o les ha prestado un servicio.

2. Descuento de giros: También denominados Efectos Descontados, es un

método de generación de efectivo consistente en la presentación de los documentos por cobrar ante un banco antes de su fecha de vencimiento y la

recepción del valor de los mismos menos un interés calculado y restado por el banco.

3. Efectos por cobrar: También denominados Documentos por cobrar,

constituyen un activo, el cual se emplea para registrar operaciones de venta de mercancías a crédito u otros conceptos distintos, representados en letras de cambio o pagarés.

4. Endoso: Sesión de derechos, transmisión del dominio y derechos

consignados en un título de crédito.

5. Efectos en litigio: Procedimiento de cobro mediante el cual se envían las letras de cambio vencidas cuyo cobro ha sido imposible, para que un abogado proceda a su cobro por vías judiciales.

6. Giro o Letra de Cambio: Orden pura y simple de pago mediante el cual una

persona denominada librador, ordena a otra llamada librado a cancelar una determinada cantidad de dinero a otra llamada beneficiario o tenedor en una fecha determinada.

7. Giros al cobro: Procedimiento mediante el cual la empresa envía a una

institución financiera un conjunto de giros para que éste realice las gestiones de cobranza, depositando los giros cobrados en la cuenta de la empresa, a cambio de la cancelación de gastos de tramitación.

8. Sobrestimación de la Previsión: Situación en la cual el monto de cuentas por

cobrar es inferior a lo estimado para el periodo. Bajo esta circunstancia la cuenta Previsión para cuentas incobrables se presenta con saldo acreedor.

9. Subestimación de la Previsión: Situación en la cual el monto de las cuentas

por cobrar realmente perdidas o dadas de baja supera al monto estimado. En esta situación la cuenta Previsión para cuentas incobrables se presenta con saldo deudor.

10. Pérdida por cuentas incobrables: Cuenta nominal de egreso que registra las

estimaciones de pérdida por cuentas incobrables pertenecientes a un periodo económico determinado.

11. Previsión para cuentas incobrables: También denominada Estimación para

cuentas de cobro dudoso, constituye una cuenta de valoración de activo que

registra las pérdidas que pueda sufrir la empresa por la posible incobrabilidad de algunas Cuentas por Cobrar. La Previsión para cuentas incobrables se rebaja de las Cuentas por Cobrar en el Balance General para mostrar el saldo neto cobrable de esta cuenta.

PREGUNTAS DE REPASO 1. ¿Qué es un Documento por Cobrar?

2. Identifique las Normas de Control Interno referidas a las Documentos y

Cuentas por Cobrar.

3. Defina que entiende por Previsión para Cuentas Incobrables.

4. Identifique cuantos y cuales son los métodos para calcular la Previsión para Cuentas Incobrables.

5. ¿Cuál es el asiento contable para registrar la creación de la Previsión para

Cuentas Incobrables?

6. Clasifique, de acuerdo a su naturaleza, las cuentas Pérdida por Cuentas Incobrables y Previsión para Cuentas incobrables. ¿Cómo se presentan estas cuentas en los Estados Financieros?

7. ¿Qué asientos deben hacerse cuando se reabre una cuenta dada de baja por

incobrable cuando el cliente realiza el pago?

8. ¿Qué significa el acto de endosar una Letra de Cambio?

9. ¿Cómo mostraría Ud. en el Balance General la cuenta Efectos por Cobrar Endosados?

10. ¿Cuáles son las características de los Efectos enviados al Descuento?

11. ¿Cuales son las características de los Efectos enviados al Cobro?

BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA

• Catacora F. (1998). Contabilidad, la base para las decisiones gerenciales. Caracas. Editorial McGraw-Hill Internacional de Venezuela C.A.

• Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.

(1999).Declaración de Principios de Contabilidad número 0. Los Principios de Contabilidad de Aceptación General en Venezuela y otras publicaciones técnicas. Caracas – Venezuela.

• Horngren, Harrison y Robinson (1997). Contabilidad. México.

Prentice-Hall Hispanoamericana C.A. Tercera Edición.

• Guajardo G. (2000). Contabilidad. México. Editorial McGraw-Hill de México C.A.

• Márquez H. (1996). Apuntes de Contabilidad Intermedia. DAC

UCLA.

• Redondo A. (1993). Curso práctico de Contabilidad general y superior. Tomo I. Caracas. Corporación Marca S.A. Tercera Edición.

• Romero J. (1997). Contabilidad Intermedia. McGraw-Hill

Interamericana Editores C.A.

• Solomón L. (1988). Principios de Contabilidad. Editorial Harla S.A.

EJERCICIOS RESUELTOS

EJERCICIO DE PREVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

Usted es el contador de la empresa “LA RUEDA” S.R.L. y al cierre del ejercicio económico el 31-12-1999, decide crear la cuenta Previsión para Cuentas Incobrables. No tiene experiencia y el dato más confiable que obtiene es que las empresas del mismo ramo, pierden un promedio de 62 céntimos por cada 100 bolívares vendidos, es decir un porcentaje del 0,62%. Procede en consecuencia a crear con este dato la Previsión, tomando como dato las ventas Brutas del periodo, que alcanzan a Bs. 60.500.000,oo Durante el ejercicio 2000, se dieron por perdidas las siguientes cuentas del año 99:

Fecha Nombre del Cliente Importe 12-04-2000 Alberto Damián Bs. 58.900,oo 22-06-2000 Roberto Rolo Pérez Bs. 97.500,oo 26-08-2000 Elena González Bs.120.700,oo 10-10-2000 Ramón Camacaro Bs.100.800,oo 03-11-2000 Hermanos Dellón C.A. Bs.50.600,oo

Al cierre del año 2000, el dato más fidedigno que Ud. tiene para estimar las posibles pérdidas por cuentas incobrables es que por cada 100 bolívares vendidos a crédito, se pierden Bs. 0,98. Adopta este dato y estima las nuevas pérdidas sobre una Ventas a Crédito de Bs. 45.800.000,oo. El 02-08-2001, se dio por perdida la cuenta de la empresa VILLANUEVA C.A. por Bs. 40.000,oo, la cual se originó por una venta a crédito realizada el 25-04-2001.

El 02-12-2001, el cliente Elena González se presenta y abona a cuenta de su deuda Bs. 40.000,oo y por el resto firma una letra de cambio. Al cierre del ejercicio del 2001, las pérdidas reales que por cuentas incobrables perdió la empresa fue de Bs. 360.300,oo. En vista del resultado obtenido, usted decide estimar la pérdida par este concepto en base a las cuentas por cobrar abiertas, determinadas sobre las experiencias de la empresa y de la competencia, cuyo promedio es de 2,3%. Este porcentaje es aplicado al total de las Cuentas por Cobrar abiertas al cierre del ejercicio, que alcanzan a Bs. 15.900.000,oo. Al finalizar el ejercicio del año 2002, las pérdidas reales por este concepto fueron de Bs. 382.200,oo. En vista de la aproximación obtenida, usted decide aplicar el porcentaje de la experiencia anterior sobre unas Cuentas por Cobrar abiertas de Bs. 17.400.000,oo. En el curso del año 2003, las pérdidas reales alcanzaron a Bs. 470.900,oo. Al cierre de este ejercicio económico, usted como contador decide determinar las posibles pérdidas por este concepto aplicando el método de antigüedad de saldos. Al efecto hace el análisis de las Cuentas por Cobrar y obtiene los siguientes resultados:

LA RUEDA S.R.L. ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR MÉTODO DE ANTIGUIEDAD DE SALDOS

Parámetros de tiempo

Importe de la cuenta

Porcentaje a aplicar

Importe estimado de pérdida

Hasta 30 días 7.350.000,oo 0.5 36.750,oo De 31 a 60 días 5.900.000,oo 1.2 70.800,oo De 61 a 90 días 3.100.000,oo 3.9 120.900,oo De 91 a 120 días 1.120.000,oo 6 67.200,oo Más de 120 días 960.000,oo 12 115.200,oo

TOTALES 18.430.000,oo 410.850,oo

Se Requiere: • Hacer los cálculos y determinar los valores de la previsión para cuentas

incobrables en cada una de las diferentes situaciones planteadas. • Efectuar los registros contables que sean necesarios según los

requerimientos del ejercicio.

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO Antes de comenzar con la solución del ejercicio se debe dejar clara una situación. De acuerdo con el Principio Contable de Comparabilidad, se debe ser consistente en la aplicación de las políticas contables de procesamiento de la información. En este ejercicio, puede apreciarse como el contador cambia de política de cálculo de la previsión de un año a otro, cosa que puede estar en contra de los Principios de Contabilidad. Sin embargo, el objetivo de este ejercicio es netamente didáctico, por tanto lo que se quiso es que con los mismos datos, el participante pudiera practicar todas las posibilidades sin tener que pasar por diferentes ejercicios con datos distintos, que de alguna manera, pudiesen contribuir a confundir en vez de aclarar sus dudas. Para poder solucionar el ejercicio planteado, debe seguirse un conjunto de pasos que ayudan a la mejor resolución del mismo. Primero deben hacerse los cálculos y luego los registros contables.

1. Cálculos:

a. El 31-12-99 se crea la provisión tomando como base de cálculo el monto de las Ventas Totales. Aquí está utilizado el método global, enfoque del Estado de Resultados.

60.500.000,oo X 0,62 / 100 = 357.100,oo Previsión para 1999

b. Durante el año 2000, se dan de baja un conjunto de cuentas del año 99 por

incobrables, por un monto total de Bs. 428.500,oo, lo que diminuye la cuenta Previsión. Si lo estimado para este año fue de Bs. 357.100,oo y realmente se perdió 428.500,oo, entonces se está en presencia de una subestimación:

428.500,oo – 357.100,oo = 53.400,oo Subestimación.

Por otro lado, el contador decide utilizar el monto de las Ventas a crédito para calcular la Previsión de este año.

45.800.000,oo X 0,98 /100 = 448.840 Previsión calculada al 31-12- 2000

A este cálculo, debe sumársele la subestimación obtenida, puesto que ésta es una de las características del enfoque del Estado de Resultados:

44.840,oo + 53.400,oo = 502.240,oo Previsión a registrar al 31-12-2000

c. El 31-12-2001, el contador decide estimar la Previsión sobre la base de las Cuentas por cobrar abiertas (Enfoque del Balance General), que es de Bs. 15.900.000,oo para este año.

En tal sentido, toma como elemento para la estimación, el porcentaje promedio de pérdidas sufridas tanto por el empresa como por la competencia, que es de un 2,3%.

15.900.000,oo X 2,3 /100 = 365.700,oo Previsión calculada al 31-12- 2001. Como experiencia del año que termina, las pérdidas de cuentas incobrables ascendieron a una cantidad de 360.300,oo

365.700,oo – 88.540,oo (sobrestimación) = 277.160,oo Previsión a registrar al 31-12-2001

d. Para el final del ejercicio 2002, se decide ajustar la Previsión, tomando como base de cálculo la experiencia obtenida en el año anterior. La cantidad realmente perdida en este periodo fue de Bs. 382.200,oo. En comparación con el monto de las Cuentas por Cobrar (15.900.000,oo), la cantidad realmente perdida representa un 2,4%

382.200,oo X 100 / 15.900.000,oo = 2,4% Porcentaje a aplicar de acuerdo

a la experiencia del año anterior. Para este periodo, la cantidad de las Cuentas por cobrar abiertas asciende a Bs. 17.400.000,oo.

17.400.000,oo X 2,4% = 417.600,oo Previsión calculada para el 31-12-2002.

417.600,oo + 16.500,oo (subestimación) = 434.100,oo Previsión a registrar el

31-12-2002.

e. Para el año 2003, las pérdidas reales alcanzaban los Bs. 470.900,oo, por lo que Ud. como contador, decide utilizar el método de antigüedad de saldos para calcular la previsión. De acuerdo al cuadro de análisis presentado en el enunciado del ejercicio, la previsión alcanza un monto de Bs. 410.850,oo. Pero a esta cantidad debe sumársele la subestimación de este año, que alcanza un monto de Bs. 53.300,oo

410.850 + 53.300,oo = 464.150,oo Monto a registrar al 31-12-2003

Para poder entender mejor todos estos cálculos, a continuación se presenta el Mayor de la Cuenta Previsión para Cuentas Incobrables

Mayor Principal Cuenta: Previsión para Cuentas incobrables

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo

31-12-99 Creación de la Previsión 01 375.100,oo 375.100,oo 12-04-2000 Cuentas perdidas del periodo 01 58.900,oo 316.200,oo 22-06-2000 Cuentas perdidas del periodo 01 97.500,oo 218.700,oo 26-08-2000 Cuentas perdidas del periodo 01 120.700,oo 98.000,oo 10-10-2000 Cuentas perdidas del periodo 01 100.800,oo (2.800,oo) 03-11-2000 Cuentas perdidas del periodo 01 50.600,oo (53.400,oo) 31-12-2000 Previsión para el 2001 01 502.240,oo 448.840,oo 31-12-2001 Cuentas perdidas del periodo 01 360.300,oo 88.540,oo 31-12-2001 Previsión para el 2002 01 277.160,oo 365.700,oo 31-12-2002 Cuentas perdidas del periodo 02 382.200,oo (16.500,oo) 31-12-2002 Previsión para el 2003 02 434.100,oo 417.600,oo 31-12-2003 Cuentas perdidas del periodo 02 470.900,oo (53.300,oo) 31-12-2003 Previsión para el 2004 02 464.150,oo 410.850,oo

EMPRESA LA RUEDA S.R.L. DIARIO PRINCIPAL Folio 1

Fecha Descripción Ref. Debe Haber 31-12-99 -1-

Pérdida por cuentas incobrables 03 375.100,oo Previsión para ctas. incobrables 05 375.100,oo Para registrar creación de la cuenta Previsión.

04-04-2000 -2- Previsión para ctas. Incobrables 05 58.900,oo Cuentas por cobrar 10 58.900,oo Para registrar pérdida de cueta por Incobrable





31-12-2000 -7- Pérdida por cuentas incobrables 03 502.240,oo Previsión para ctas. incobrables 05 502.240,oo Para registrar ajuste a la cuenta Previsión.

02-08-2001 -8- Pérdida por cuentas incobrables 03 40.000,oo Cuentas por cobrar 10 40.000,oo Para registrar pérdida de cuenta Del periodo. VAN 1.345.840,oo 1.345.840,oo

EMPRESA LA RUEDA S.R.L. DIARIO PRINCIPAL Folio 2

Fecha Descripción Ref. Debe Haber VIENEN 1.345.840,oo 1.345.840,oo

02-12-2001 -9- Caja 02 40.000,oo Efectos por cobrar 07 80.700,oo Ingresos por Ctas. Incobrables 19 120.700,oo Para registrar recuperación de Cuenta dada de baja en el 2000

31-12-2001 -10- Previsión para ctas. Incobrables 05 360.300,oo Cuentas por cobrar 10 360.300,oo Para registrar cuentas perdidas del Periodo.






EJERCICIO SOBRE EFECTOS POR COBRAR

La empresa EL AVE C.A., ante la falta de liquidez que presenta, decide descontar un conjunto de giros en el Banco Mercantil. El día 05 de enero del 2003, presenta al banco los siguientes giros

Detalle Nº giro Fecha de emisión Fecha de vencimiento Importe Giro 100 15-11-2002 15-02-2003 180.000,oo Giro 101 22-11-2002 22-02-2003 210.000,oo Giro 102 05-12-2002 05-03-2003 95.000,oo Giro 103 30-12-2002 30-03-2003 250.000,oo

El día 10 de enero, el banco acepta los giros y procede a efectuar el descuento, aplicando una tasa del 28% anual y cobrando un 2% por gestión de cobro. El 18-02-2003, el banco notifica el cobro del giro nº 100. El 25-02-2003, el banco notifica que el deudor del giro nº 101 se niega a pagar, motivo por el cual ha procedido a devolver el giro, cobrándolo de la cuenta corriente. El 28-02-2003, la empresa hace gestiones de cobro del giro 101 y logra cobrarle, concediéndole un 12% de rebaja. El 08-03-2003, el banco notifica que el deudor del giro nº 102, está dispuesto a pagar solo el 80% del valor del giro, y pide instrucciones para ver de que forma procede. Luego de algunos análisis, la empresa autoriza al banco a aceptar la propuesta y que el banco debite de la cuenta de la empresa el resto. El día 13 el banco notifica el cobro del giro 102, en las citadas condiciones. El 10-04-2003, el banco devuelve el giro 103, junto a una nota de débito anunciando el cobro de la cuenta de la empresa el monto del giro no cobrado. La empresa procede entonces al protesto ante la Notaría Pública respectiva. La gestión de cobro efectuada por la empresa fracasa y ésta procede judicialmente. Así el 20-04-2003, ordena al abogado que proceda judicialmente, para lo que le da un abono de Bs. 20.000,oo por honorarios profesionales y Bs. 10.000,oo por gastos tribunalicios.

El 15-06-2003, el tribunal condena al deudor a pagar el giro mas los costos judiciales, cosa que cumple el 20-06-2003. Se Requiere. Elaborar los registros contables necesarios para cada operación descrita.

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO Al igual que el ejercicio anterior, el procedimiento para la solución del presente ejercicio comenzará con los cálculos necesarios para resolver el problema planteado, y en segundo lugar los asientos contables que se originan. En este caso particular, los cálculos solo están referidos a:

• El interés que cobrará el banco por el descuento de los giros. • El porcentaje de los gastos de cobranza. • La operación del 28-02-2003

1.- Cálculos: Los intereses que cobrará el banco por el descuento de giros se calculan dela siguiente manera: Giro nº 100: Bs. 180.000,oo X 28% = 50.400,oo Interés anual 50.400,oo /360 = Bs. 140,oo Interés diario 140,oo X 35 días = 4.900,oo Giro nº 101: Bs. 210.000,oo X 28% = 58.800,oo Interés anual 58.800,oo /360 = Bs. 163,33 Interés diario 163,33 X 42 días = 6.860,oo Giro nº 102: Bs. 95.000,oo X 28% =26.600,oo Interés anual 26.600,oo /360 = Bs. 73,88 Interés diario 73,88 X 55 días = 4.063,90

Giro nº 103: Bs. 250.000,oo X 28% = 70.000,oo Interés anual 70.000,oo /360 = Bs. 194,44 Interés diario 194,44 X 90 días = 17.500,oo Los gastos de cobranza se calculan sobre el total de los giros enviados al descuento: 735.000,oo X 2% = 14.700,oo El total de las deducciones que cobrará el banco por el descuento de los giros será: 4.900,oo + 6.860,oo + 4.063,90 + 17.500,oo + 14.700,oo = 48.023,90 Cálculos de la operación del día 28-02-2003. 210.000,oo X 12% = 25.200,oo Descuento otorgado. 210.000,oo – 25.200,oo = 184.800,oo Cobro efectivo. Cálculos de la operación del día 08-03-2003 95.000,oo X 80% = 76.000,oo Cobro efectivo 95.000,oo – 76.000,oo = 19.000,oo Pérdida. Una vez elaborados todos los cálculos, lo que resta es elaborar todos los asientos contables en el Diario Principal.

EMPRESA EL AVE C.A.. DIARIO PRINCIPAL Folio 1


Banco mercantil giros al descuento 10 735.000,oo Giros enviados al descuento 11 735.000,oo Para registrar envío de giros al Banco para su descuento.

10-01 -2- Banco 01 686.976,10 Gastos por intereses 15 33.323,90 Gastos de cobranza 16 14.700,oo Efectos a cobrar descontados 12 735.000,oo Para registrar aceptación del des.

10-01 -3- Giros enviados al descuento 11 735.000,oo Bco. mercantil giros al descto 10 735.000,oo

18-01 -4- Efectos por cobrar descontados 12 180.000,oo Efectos por cobrar 05 180.000,oo Para registrar cobro de giro

25-02 -5- Efectos por cobrar descontados 12 210.000,oo Gastos IDB 02 1.050,oo Banco 01 211.050,oo Para registrar devolución de giro No cobrado

28-02 -6- Banco 01 184.800,oo Pérdida en cobro de giro 20 25.200,oo Efectos por cobrar 05 210.000,oo Para registrar cobro de giro

13-03 -7- Efectos por cobrar descontados 12 95.000,oo Pérdida en cobro de giro 20 19.000,oo Gastos IDB 02 95,oo Banco 01 19.095,oo Efectos por cobrar 05 95.000,oo Para registrar cobro de giro

10-04 -8- Efectos por cobrar descontados 12 250.000,oo Gastos IDB 02 1.250,oo Banco 01 251.250,oo Para registrar devolución de giro VAN 3.171.395,oo 3.171.395,oo

EMPRESA EL AVE C.A.. DIARIO PRINCIPAL Folio 2

Fecha Descripción Ref. Debe Haber VIENEN 3.171.395,oo 3.171.395,oo

10-04 -9- Efectos por cobrar protestados 21 250.000,oo Efectos por cobrar 05 250.000,oo Para registrar giro protestado

20-04 -10- Efectos por cobrar en litigio 22 250.000,oo Gastos en proceso de recuperación 23 30.000,oo Gastos IDB 02 150,oo Efectos por cobrar protestados 21 250.000,oo Banco 01 30.150,oo Para registrar efectos en litigio

20-06 -11- Banco 01 280.000,oo Gastos en proceso de recuper. 23 30.000,oo Efectos por cobrar en litigio 22 250.000,oo Para registrar pago de efectos en Litigio.

EVALUACION

Nombre:__________________________C.I.__________________ Firma:__________________________

Fecha de entrega de Autoevaluación. _____/______/_____

A continuación se te presenta un conjunto de interrogantes para que las respondas de acuerdo con lo aprendido en el módulo instruccional:

1. ¿Cuántas clases de endoso conoce Ud.? 2. Clasifique, de acuerdo a su naturaleza, las cuentas Efectos por cobrar

Descontados, Giros enviados al Cobro y Efectos Endosados.

3. ¿Qué diferencia existe entre enviar efectos al cobro y al descuento?

4. Explique por qué las cuentas incobrables ejercen efectos en el Estado de Resultados y el Balance General.

5. ¿Cuál es la relación entre las Cuentas por Cobrar y el Ciclo Financiero a

Corto Plazo?

6. Señales cuatro (4) Normas de Control Interno relacionadas con los Documentos y Cuentas por Cobrar.

7. ¿Qué Principios de Contabilidad avalan la Previsión para Cuentas

Incobrables?

8. Qué asientos se hacen cuando: - Hay un incremento de la estimación de la Previsión. - Hay una reducción de la estimación de la Previsión.

9. ¿Qué son Efectos en Litigio? ¿Cuándo un Efecto por Cobrar se convierte en

un Efecto en Litigio? Pon en práctica lo que has aprendido con los siguientes ejercicios:

1. La empresa EL CISNE crea la cuenta Previsión para cuentas

incobrables con el 12% sobre el monto de sus cuentas por cobrar abiertas a la fecha, que sumaban Bs. 6.412.500,oo al 31-12-99. A lo largo del año 2000, las siguientes cuentas originadas en el periodo anterior se dieron por perdidas:

FECHA CLIENTE MONTO 30-04 Tomás Pérez 115.750,oo 31-07 León Febres 32.000,oo 30-09 Antonio García 241.260,oo

El 31-12-2000 se procedió a ajustar la cuenta Previsión a Bs. 1.218.375,oo El 31-03-2001 Tomás Pérez cancela en efectivo el 25% de su deuda y acepta giros por el resto. Se le concede una rebaja del 0,5% del monto adeudado. El 31-12-2001 Antonio García se presenta y cancela el 20% de su deuda en efectivo según cheque nº 123 y alega que no está en condiciones de pagar el resto. El 21-06-2002 se vende a crédito Bs. 710.500,oo al Sr. Fermín Núñez. El 10-08-2002 el supervisor de ventas notifica que Fermín Núñez cerró el negocio por lo que se consideró esta cuenta como perdida. El 15-12-2002 Fermín Núñez se presentó y propone cancelar su deuda de la siguiente forma:

El 10% en efectivo. Acepta un giro por el 40% de la deuda para cancelarlo en 15 días.

Por el resto firma 3 giros de igual valor y con vencimiento mensual.

La propuesta fue aceptada. Se requiere: Registrar las operaciones arriba señaladas. 2. El 15 de enero del 2003, la empresa EL COCUYO, que se dedica a la

compraventa al mayor de láminas para el alumbrado, decide enviar al cobro giros por un valor de Bs. 4.380.300,oo al Banco del Caribe, quien cobrará el 4% de comisión sobre el valor del giro más el 1% por gastos de cobranza en el momento de efectuarse el cobro o por la devolución de los giros.

El 31 de enero el banco envía Nota de Crédito (NC) nº 084 por Bs. 1.197.000,oo y la Nota de Débito (ND) nº 198 por las comisiones y gastos de cobranza. El 25 de febrero el banco notifica mediante NC nº 102 el abono en la cuenta de la empresa de Bs. 817.560,5. Esta cantidad es el neto después de deducir las comisiones y los gastos de cobranza. El 22 de marzo se informa a través de la NC nº 187 que ha sido acreditada en la cuenta de la empresa Bs. 912.000,oo, después de deducir por comisión y gastos de cobranza Bs. 48.000,oo según ND 123. El 30 de abril se recibe la NC nº 201 mediante la cual el banco notifica que el neto abonado en la cuenta de la empresa es de Bs. 379.620,oo, además devuelve dos giro por no poderlo cobrar por un valor de Bs. 200.000,oo cada uno emitiendo ND nº 045 por las comisiones y gastos de cobranza por un total de Bs. 20.000,oo. El 15 de mayo la empresa procede a efectuar el protesto de los giros devueltos por el banco e inicia la gestión de cobro, logrando la recaudación del 35% del total de los giros protestados. El resto es pasado al cobro judicial, para cuyas gestiones se le adelantan en efectivo al abogado Bs. 250.000,oo. El 28 de mayo el girado propone cancelar el giro pagando el 50% de los costos judiciales que alcanzan a Bs. 350.000,oo, propuesta que la empresa acepta. Se Requiere: Efectuar los registros respectivos a cada una de las situaciones planteadas.

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A N E X OS

A N E X O 1

FORMATO DE RELACIÓN DE PAGOS EFECTUADOS A TRAVÉS DEL FONDO FIHO DE CAJA CHICA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

FORMULARIO DIDACTICO

Empresa: ___________________________________

FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Relación de pagos efectuados durante el periodo, según comprobantes anexos

Del __________ al _____________ de _______

Comprobantes Código

Nombre de la Cuenta

Concepto del Pago

Importe Nº Fecha

TOTAL Bs.

RESUMEN

Código Nombre de la cuenta Importe TOTAL Bs.

Hecho por:______________________________ Revisado por:____________________ Fecha:___________________ Firma:____________________

Fondo Fijo de Caja Chica: Menos: Total Desembolsos: Saldo Monto real del efectivo en Caja: FALTANTE SOBRANTE

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