Diseño de Institucionalidad de Cluster de Turismo

Contratación de Servicios Especializados para el Diseño e Implementación de una

Institucionalidad para el Cluster de Turismo Biobío Encanta.

AUSTRAL SOLUTIONS Apoyo en la Implementación de Proyectos EstratégicosAUSTRAL SOLUTIONS Apoyo en la Implementación de Proyectos Estratégicos

Turismo Biobío Encanta.

Primera PresentaciónComité Gestor

Abril 2011

Temario

• Antecedentes Consultoría• Antecedentes Entorno-Desafíos y Problemas• Antecedentes Oferta• Antecedentes Instrumentos

• Principales Desafios.• Análisis de distintas experiencias.• Principales Tendencias .

Antecentes

Experiencias

Primera Presentación

2

• Principales Tendencias .• Principales Segmentos de Negocio.• Benchmarking de OCV y afines • Benchmarking de DMC/ OPC y afines • Entrevistas Realizadas

•• Hipótesis de Trabajo• Desarrollo de Oferta• Desarrollo Demanda• Desarrollo de Instrumentos

Experiencias Internacionales

Propuesta

Principales desafíos

AUSTRAL SOLUTIONS Apoyo en la Implementación de Proyectos Estratégicos

¿Conocemos los desafíos de la industria MICE regional?

¿Sabemos qué buscan los clientes de turismo de negociospara elegir Bío Bío?


para elegir Bío Bío?

¿Porqué Bío Bío no está posicionado como destino del turismo denegocios a nivel nacional….y menos internacional?

• Aumentar el número de turistas de negocios

• Aumentar la

• Desarrollo de nuevos productos

• Aumento de la calidad� ¿Pero….

Principales Desafíos Iniciativas


• Aumentar la estadía promedio de los turistas de negocios

• Aumentar el gasto promedio del turista de negocios

calidad

• Mejora del servicio

� ¿Pero…. Cómo?...

Profesionalización, industrialización:

Empaquetamiento

Gestión


Gestión

Promoción

Productos de calidad

Servicios Especializados

Análisis de distintas experiencias


Metodología

- Análisis de estudios realizados por PMC Bíobio Encanta, GORE Bío Bío, Sernatur.

- Análisis de tendencias internacionales


- Análisis de tendencias internacionales

- Entrevistas a Comité Gestor y actores claves

- Selección de casos a analizar

- Conclusiones del análisis

Principal Marco

• Ley Nº 20.423 del Sistema Institucional para el Desarrollo del Turismo 12.02.2010

• Política Regional del Turismo Bío Bío


• Política Regional del Turismo Bío Bío

• Estudio PMC Bíobio Encanta

• Estudio Turismo Boston Consulting Group 2008

• Otros varios

Análisis de Casos Nacionales e Internacionales

Metodología de preselección para análisisLos mejores en su categoría de acuerdo a diversos ranking y premios internacionales:


Los mejores a nivel mundial (ciudades europeas y asiáticas) y los mejores a nivel regional (de América Latina) y algunos recomendados por los actores entrevistados.

1.- Públicas, Privadas o Mixtas

- OCV: Oficina de Convenciones y Visitas (19

casos)

- Turist Board : Juntas de Turismo (2 casos)

- Corporación de Turismo (1 caso)

2.- Privadas

Se han analizado 26 casos de instituciones dedicadas al turismo MICE clasificados en cinco modelos y según sus formas de financiamiento (Privadas, públicas, mixtas)


2.- Privadas

- DMC: “ Destination Management Company” and

DMC Network (4 casos)

- OPC: Organizador Profesional de Congresos (1

caso)

3.- Instituciones de Desarrollo Económico

- Agencias privadas de función pública (1 caso)

- Asociaciones (2 casos)

mixtas)

También se vieron algunos casos de instituciones dedicadas al desarrollo económico e inversión y asociaciones de empresas turísticas.

RANKING CASOS ANALIZADOSCIUDAD/PAIS

ORIGEN MODELOS FINANCIAMIENTO

Turist BoardCorporación o

equivalente OCV DMC OPC

Turismo Chile Chile X Mixto

N/A SEBRAE Brasil X Mixto

EMBRATUR Brasil X Público

Nº24Meetings and Exhibitions Hong Kong Hong Kong X X Público

Nª18The São Paulo Convention & VisitorsBureau Sao Paulo X Privado

Nª16Bureau de Convenciones y Visitantes de Panamá Panamá X Privado

Nº 40 Santiago Convention Bureau Santiago, Chile X Mixto

Viña del Mar Convention Bureau Viña del Mar, Chile X

Gran Canarias Convention Bureau Gran Canaria X Mixto

Nª1 y Nª2 Vienna Convention Bureau Vienna, Austria X Mixto


Nª1 y Nª2 Vienna Convention Bureau Vienna, Austria X Mixto

Nª53 yBC Melburn Convention Bureau Melburne, Australia X Mixto

Nª1 Monaco Convention Bureau Monaco X Público

Nª2, Nª4,Nª 5 BarcelonaTurisme Convention Bureau Barcelona X Mixto

Nª5 y Nº74The Netherlands Board of Tourism & Conventions Rotterdam X Público

Nª11 Buenos Aires Convention Bureau Buenos Aires X Mixto

Nª6 y BC Wanderful Copenhagen Copenhagen X Mixto

Nª5 y BCthe Singapore Exhibition & ConventionBureau Singapur X Público

Nª4 Berlin Convention Ofiice Berlin X Mixto

Nª7 Stockholm Convention Bureau Estocolmo X

Nª183Oficina de Convenciones y Visitantes de Monterrey Monterrey X Público

Nª26 Río Conventions & Visitors Bureau Río de Janeiro X Mixto

Nª3 y Nº1 Office du Turisme et du Congress Paris X Mixto

RANKING CASOS ANALIZADOS CIUDAD/PAIS ORIGEN MODELOS

AsoociaciónCorporación o

equivalente OCV DMC OPCFinanciamiento

MCI Ginebra, Global X Privado

Nª1 Y Nª1 Vista Events Greece & Cyprus Atenas X Privado

Nominado DMC Network USA X Privado

Nº1 Kuoni Destination Management Suiza, Europa X Privado

Nominado Ovation Global DMC Europa X Privado


RANKING CASOS ANALIZADOS CIUDAD/PAIS ORIGEN MODELOS

AsociaciónCorporación o

equivalente OCV DMC OPCFinanciamiento

Asoc Organizadores de Congresos, Ferias, Exposiciones y afin de la Rep Argentina (AOCA) Argentina X Privado

ICCA Mundial X Privado

Principales Tendencias


Demanda: Se está pasando de pocos grandes congresos, ferias y eventos corporativos y muchos pequeños eventos indiferenciados…..

… a muchos eventos más pequeños y específicos (especialización y profesionalización

de asociaciones)

Oferta: se esta pasando de Atractivos turísticos como activo estratégico del lugar ….… a una competencia feroz de ciudades muy organizadas.


Se esta transitando rápidamente del Turismo de Negocios

…. A la INDUSTRIA de las reuniones

de asociaciones)

Productos: Se está pasando considerar los eventos como una variante mas del turismo…..

… a la industria de reuniones, congresos y convenciones

Servicios: Se está pasando de servicios de calidad muy variable con bajas barreras de entrada…..

… a altos estándares de calidad, certificaciones y exigencias de la industria mundial

Principales Segmentos de Negocios


Segmentos de Negocio

Congresos

profesionales, Gestión de

asociaciones y


profesionales, académicos, fans y ferias

Convenciones

políticas, empresariales,Incentivos corporativos

asociaciones y desarrollo de comunidades de interés

Estrategias

organizacionales y

comunicaciones de empresas y campañas políticas

Eventos Comunidades

Factores de Éxito en el trabajo de Eventos

- Profesionalismo en toda la cadena de valor- Orientación a conveniencia del participante

individual


individual

- Flexibilidad en instalaciones

- Logística perfecta

- Tecnología state of the art

- Seguridad garantizada

Factores de Éxito en el trabajo con Comunidades

- Acercarse al core business de las empresas y de las asociaciones- Aumenta a medida que aumenta el profesionalismo de las

asociaciones…estimulación del Networking


asociaciones…estimulación del Networking

- Utilización de tecnologías de desarrollo de comunidades

- Gestión e integración de contenido

- Enfoque de servicio permanente alineado a la organización

- Eficiencia administrativa- Especialización por regiones o sectores

Benchmarking de OCV y afines


El benchmarking permitió conocer la gran competitividad que están desarrollando las ciudades para atraer los eventos a través de un excelente trabajo público- privado y la profesionalización de la industria a través de los Convention Bureau, en su mayoría

con financiamiento público/privado.


Elementos Comunes

- Alto Profesionalismo

- Servicios y logística perfectos con flexibilidad y seguridad

garantizados


garantizados

- Oferta orientada a las necesidades de los clientes

- Estratégica común apoyada por la industria y liderada y coordinada activamente por los Convention Bureau

- Eventos Green y Responsabilidad social y medioambiental - Liderazgo central a todos los actores de la cadena y de los

nuevos proveedores claves para la coordinación integral del

destino asegurando eventos de excelencia

Estándares Internacionales de las mejores ciudades para reuniones de negocios.

Seis categorías principales:

1. Experiencia en el Destino : Herramientas y servicios dedicadas y especializadas para organizadores de

eventos, contactos

Web dedicada a los planificadores de reuniones de negocios , Guía de orientación para planificadores de reuniones de negocios, Solicitud de Propuestas (RFP) que sirven como una breve selección del sitio, Experiencia en productos y servicios

locales, Facilitación de las visitas educativas (postulación), El acceso a la industria local y contactos del gobierno,


locales, Facilitación de las visitas educativas (postulación), El acceso a la industria local y contactos del gobierno, Planificación de itinerario y sugerencias

2. Asistencia en la Oferta (Bid): Asistencia en la preparación, gestión y promoción de la oferta

Investigación detallada de eventos utilizando Network mundial para garantizar un conocimiento profundo de los requisitos de licitación, Estrategias de oferta a medida, Documento de oferta a medida, Apoyo en la presentación de la Oferta, por ejemplo, stands promocionales, presentaciones de ofertas, impresos de promoción (postulación), Suministro de medios audiovisuales, por ejemplo, multimedia, vídeo, diapositivas, Recomendaciones y selección de lugar y alojamiento, Aseguramiento provisional de alojamiento y lugar, Servicios de presupuesto de eventos y de planificación financiera, Soporte en la inspección del sitio, Contacto con el gobierno local y la industria, Coordinación de las cartas de apoyoPromoción de la oferta, por ejemplo, correspondencia, asistencia de relaciones públicas (en aplicación)



3. Planificación del Evento

Inspecciones in situ de los lugares locales, el alojamiento y la infraestructura (en aplicación), El nombramiento de un organizador profesional de conferencias (PCO), si es necesario, Introducciones a la industria local y el gobierno, Desarrollo de programas sociales, Desarrollo de pre-convenciones y programas de la convención después de la


sociales, Desarrollo de pre-convenciones y programas de la convención después de la gira, La selección de otros productos y servicios relevantes para el caso.

4. Construcción del Apoyo

Acceso a elementos de promoción (algunos artículos con costo): videos, presentaciones, folletos, Asistencia en el desarrollo de estrategias de sub contratación, acceso a la red mundial a través de lugares socios del Network, enlaces web al registro en la web de la conferencia

5. En el lugar del evento Servicio y Soporte Post Evento

Guías de cortesía de visitante para los delegados, Información para Visitantes con cabinas para eventos de más de 1.000 delegados, Información de programas de servicios locales, por ejemplo, restaurantes, entretenimiento y compras, Retroalimentación post-evento para ganar valiosa retroalimentación sobre la efectividad de la ciudad facilitadora de la conferencia.

6. Evaluación de eventos




6. Evaluación de eventos

Un cuestionario posterior al evento para proporcionar a los socios detalles de cómo se puede monitorear su propio desempeño, así como de los locales y los proveedores de la ciudad, además de ayudar a la OCV en el cumplimiento de las normas del Network, El proceso de evaluación posterior al evento también puede ayudar a proporcionar a socios del Network con los detalles de eventos que pueden significar oportunidades futuras, y puede ayudar a los socios en la generación de negocios adicionales a través de la red mundial.

Dos veces al año, los socios llevan a cabo una autoevaluación sobre su situación con sus prácticas de servicio. La evaluación es compartida con otros miembros y son identificados áreas de mejora y discutidos durante las reuniones del Network para el manejo de revisión.Cada socio alinea sus objetivos corporativos propios con los del Netword y establecer los procesos necesarios para que todos los socios sirvan a los clientes de la misma manera.

Benchmarking de DMC/ OPC y afines


Permitió conocer a los actores privados que están avanzando al segmento de comunidades : DMC y OPC Networking


Nuevos actores

Proveedores de tecnología especializadas

Expertos sectoriales y consultores


Expertos sectoriales y consultores

Gestores de comunidades y de asociacionesDesarrolladores de comunidades

DMC y OPC especializadas en el core de las industrias

Elementos Comunes

- Expertise sectorial

- Amplio alcance geográfico : Networking

- Confianza de los clientes para trabajar en el core business

- Expertise en nuevas tendencias ampliando gama de servicios especializados - Inversión en conocimiento o alianzas con expertos- Adquisición o alianzas entre DMC locales y globales


- Adquisición o alianzas entre DMC locales y globales

- Máximo profesionalismo del servicio- Multilingües

- Especialización en áreas geográficas o sectores económicos

- Utilización de tecnologías avanzadas de integración de contenido, contacto y creación y gestión de

comunidades

- Relaciones de largo plazo con los clientes

- Promoción y comunicación homogénea y común de parte del Network- Liderazgo de la institución coordinadora- Investigación sistemáticas de eventos para el destino- Casi 80% de sus costos son variables - Acuerdos contractuales con hoteles, centros de congresos, etc. - Asesoramiento a organizaciones en el diseño de actividades estratégicas

Sectores más representados

Medicina y farmacéutica ITEconomía


EconomíaPolíticaCienciasComunicación

“Best Practice” de DMC/OPC internacional

Estándar de los miembros

- Cinco años en el negocio de los DMC y miembro en buen

entendimiento con el OCV local

- Afiliado a la asociación de Ejecutivos Profesionales de DMC - Un mínimo de dos niveles de staff con certificación profesional de DMC


- Un mínimo de dos niveles de staff con certificación profesional de DMC

u OPC.

- Acreditación ADME - Cinco referencias de clientes y dos referencias de Proveedores de

Centros de Conferencias - Seguro - Miembro activo de al menos dos organizaciones profesionales

establecidas a nivel nacional

- Dos referencias bancarias

. Los miembros del DMC Network entregarán información a todos los clientes y a potenciales clientes que lo requieran en un plazo de un día laboral

. Los miembros del DMC Network entregarán propuestas personalizadas dentro de las 72 horas de recibido el requerimiento de propuesta a menos que haya una acuerdo distinto. . Para agendar inspecciones del destino, los miembros harán previamente un due diligence para confirmar la disponibilidad de lugares para eventos con fechas específicas a menos que se le haya comunicado de

“Best Practice” de DMC/OPC internacional,

Estándars de Operación


la disponibilidad de lugares para eventos con fechas específicas a menos que se le haya comunicado de otra forma al cliente con anticipación . Los miembros del DMC Network acordarán que el staff del programa esté disponible por celular todo el

día y todos los días desde el día anterior que comience el evento y durante todo el programa. . Los miembros del DMC Network contactarán los hoteles al mínimo una semana antes del programa y estarán disponibles para acompañar al cliente a contratarlo. . Los miembros del DMC Network mantendrán registros actualizados de proveedores claves inlcuyendoincluyendo certificados de seguros y permisos especializados. . Los miembros del DMC Network entregarán facturas completa y detalladas dentro de los 10 días siguientes al término del programa . Los miembros del DMC Network van a requerir una evaluación de satisfacción en cada programa

Servicios DMC/OPC

1.- Meetings & Incentives: desde servicios de construcción de equipos poco ortodoxos hasta una suntuosa comida en un lugar lejano. La idea es crear una

experiencia memorable: Diseño profesional y asesoría organizacional, incluyendo

presupuesto detallado para cada reunión y programa de incentivo.

- Staff multilingüe con respuesta en 24hr/48h


- Staff multilingüe con respuesta en 24hr/48h

- Análisis completo del cliente- Presupuesto de cada servicio

- Información detallada del destino y de la inspección in situ

- Servicios logísticos completos

- Organización de aniversarios, eventos corporativos y seminarios - Organización de giras, presentaciones de productos y lanzamientos- Organización de reuniones y eventos de construcción de equipos- Organización de comidas de gala, fiestas y celebraciones- Organización de programas de incentivos detallados

2.- Congresos

Conocimiento profundo del destino, centros de congresos, facilidades, logística,

equipamientos y programas de soporte son cruciales para un evento de congreso exitoso.

Dos categorías de servicios adaptadas a los requerimientos.

Servicios DMC/OPC


Dos categorías de servicios adaptadas a los requerimientos.

a) Soporte como un Professional Conference Organiser (PCO).

b) Servicios como un Socio de Viajes

a) Professional Conference Organiser

. Planificación: Asesoramiento profesional, Apoyo para elegir el lugar adecuado, Elaboración del plan de acción, Presupuesto . Preparaciones: Creación de formularios y la imagen para la web, Tratamiento de resúmenes on line, Inscripción de los participantes con software interactivo, control de Correspondencia, Preparación de Budges con software especializado, Bolsas de congresos – apoyo en la selección, Obsequios - Le ayudamos a seleccionar atractivos obsequios, Estadísticas Congreso, Subcontratación y gestión de socios profesionales de congresos como audiovisuales, equipamiento técnico, floristas y empresas de impresión de alta cualificación, planificación del personal, relaciones públicas - contactos con los medios tienen un

Servicios DMC/OPC


de alta cualificación, planificación del personal, relaciones públicas - contactos con los medios tienen un valor incalculable.. Organización de exposiciones: Organización de la exposición de carteles, Contabilidad Congreso -Pagamos las facturas en su nombre, El control financiero - control permanentemente del presupuesto, . Sede del Congreso: Coordinación de los subcontratistas, Señalización en la sede de la conferencia, coordinación de los dispositivos técnicos, Inscripción en el sitio, Agentes auxiliares, tratamiento de los carteles, Solución de problemas,. Término: Facturación de subcontratistas , las estadísticas finales, el balance final, Ofrecemos las estadísticas en cualquier momento. Después de que hayan terminado todos los pagos entrantes y salientes, recibirá un resumen de todos los ingresos y gastos.

b) Agente de Viajes

.Planificación: Selección de hoteles, Diseño del programa social

.Preparaciones: Las reservas hoteleras, Reserva del programa social, Subcontratación, Creación de formularios, Cuidado de los oradores invitados, Fichajes, Los servicios de viajes . Sede del Congreso: Los servicios de viajes en terreno, Servicio de bienvenida en el

Servicios DMC/OPC


. Sede del Congreso: Los servicios de viajes en terreno, Servicio de bienvenida en el aeropuerto, Tickets de transporte público . Término: Los subcontratistas de facturación, las estadísticas finales, el balance financiero final

Entrevistas Realizadas a la fecha


Entrevistados a la fecha

• Comité Gestor– Rodrigo Bravo, Presidente– Paul Esquerré,– Sergio Sepúlveda– Ximena Gómez– Pedro Durán– Juan Ignacio Ugarte– Sergio Albornoz

• Líderes de Iniciativas


• Líderes de Iniciativas– Pedro Durán– Sergio Albornóz– Rodrigo Bravo– Marcela Bugueiro– Paul Esquerré

• Actores Relevantes– Katherine Echaiz, directora Sernatur– Andrés Viveros, Director ARDP– Andrea Muñoz, ejecutiva ARDP– Claudia Toledo, política de turismo GORE– Andrea Catalán, Innova Bío Bío

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