ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Nº1

FE PÚBLICA

La fe pública es la garantía que el Estado da en el sentido de que los hechos que interesan al derecho son verdaderos y auténticos. Lo

anterior, por cuanto en la realidad social existen una serie de hechos y actos con relevancia jurídica que si bien no todos los ciudadanos

pueden presenciar, deben ser creídos y aceptados como verdad oficial.

Afirmaciones que todos los individuos de la colectividad deben tener por verdaderas obligadamente, al existir normas de tipo legal que

así lo establecen y encontrarse estas afirmaciones investidas de fe pública, mediante las formas que a tal fin han sido prescritas por la

ley y a través de algún agente autorizado por el Estado.

Para que un agente pueda dar fe pública, el hecho acto debe ser evidente para el fedatario, es decir presenciado o percibido por él.

Asimismo, el hecho histórico debe constar documentalmente para su conservación en el tiempo, transformándose así en un hecho

narrado.

La fe pública impuesta por el legislador a los actos notariales, coadyuvan a la seguridad jurídica y a la certeza, tanto en los instrumentos

cuanto a las relaciones de derecho que nacen, se desarrollan o expiran por medio de ellos. Los efectos de dicha fe, se sustentan además

en la objetiva imparcialidad del escribano. A travez de su actuar, la ley otorgar perdurabilidad a los actos jurídicas, documentados a

través de las escrituras públicas.

De ahí que el Código Civil, prescriba que los hechos que el oficial público hubiere anunciado como cumplidos por él mismo, o que han

pasado en su presencia, gozarán de plena fe pública.

Dichos instrumentos serán admitidos como verdaderos sin posibilidad de desconocerlos, salvo resolución judicial de nulidad de acto

jurídico.

1-Concepto jurídico.

Definimos la fe pública como aquella manifestación del estado publico delegada en ciertos funcionarios, los que una vez en posesión de

sus cargos, tienen la facultad de dotar de autenticidad y fuerza legal a los instrumentos que autorizan.

Las definiciones son concurrentes en el punto de considerar a la fe pública como una verdad impuesta coactiva o imperativamente por

el Estado, que obliga a los habitantes dar por ciertos o veraces determinados instrumentos o hechos. Los mismos deberán estar

intervenidos o firmados por funcionarios, en cumplimiento de un marco de formalidades legales que garanticen su autenticidad.

Al decir de Cabanellas, la doctrina uniforme que se da en un buen número de tratados, llama fe pública a la calidad de documentos

determinados, suscripto por funcionarios, cuyas aseveraciones, cumplidas determinadas formalidades tienen la virtud de garantir la

autenticidad de los hechos narrados y por consiguiente su validez y eficacia jurídica.

Va de suyo que esta definición refiere a la valoración jurídica de una representación ontológica y se aparta del juicio lógico de la fe

como creencia o convicción. En una palabra la fe pública trasciende del aludido documento y se hace pública por antonomasia.

Couture expresa que el concepto de fe pública se asocia a la función notarial de manera más directa que a cualquier otra función. ¿Y

qué es la fe pública ¿ Podríamos conceptuarla como aquella cualidad ínsita en los documentos emitidos por el Estado o por quienes

este autoriza para resguardar su veracidad y seguridad. Este concepto general puede ser aplicado a los instrumentos públicos de la

norma civil.

Conforme al Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española, la fe pública es la autoridad legítima atribuida a notarios, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y secretarios de juzgados, tribunales y otros institutos oficiales, para que los documentos que autorizan en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario.Para Guillermo Cabanellas la fe pública es la veracidad, confianza o autoridad legítima o atribuida a notarios, secretarios judiciales, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y otros funcionarios públicos, o empleados y representantes de establecimientos de igual índole, a cerca de actos, hechos y contratos realizados o producidos en su presencia; y que se tienen por auténticos y con fuerza probatoria mientras no se demuestre su falsedad. El mismo autor precisa que como expresión laudatoria de esa prerrogativa está la inscripción que ostentan los notarios en medalla peculiar: "Nihil prius fide" (nada antes que la fe).Para Juan Ramirez Gronda la fe pública es la que merecen los actos de los funcionarios con postestad para otorgarlos.Para Eduardo Benavides Benaventa la fe pública es la potestad legítima atribuida por la ley a ciertos funcionarios públicos (notarios, cónsules, jefes de los registros civiles, registradores, etc) para que los documentos y actos que autorizan sean tenidos por auténticos y verdaderos mientras no se pruebe lo contrario y así lo declare una resolución judicial firme.Para Manzini la fe pública es la confianza colectiva recíproca en la que se desenvuelven determinadas relaciones sociales, como son las relativas a la circulación monetaria, a los medios simbólicos de autenticación o certificación, a los documentos y a la actividad comercial e industrial.Para Amado Ezaine Chavez la fe pública es la confianza acordada a ciertas personas con referencia a determinados actos, o, el instrumento que sirva para determinadas pruebas, además el mismo autor precisa que la fe pública se traduce en la confianza que tiene una colectividad con relación a esos actos o instrumentos.Para el Diccionario Enciclopédico Ilustrado de la Editorial Ramón Sopena la fe pública es la confianza que merecen los funcionarios públicos autorizados para intervenir en los contratos y otros actos solemnes.9. CLASES DE FE PÚBLICALa fe pública se encuentra encargada a los Notarios y a funcionarios públicos y no es igual en todos los casos, es decir que la fe pública es distinta, conforme esté encargada a determinados funcionarios, por lo cual podemos hablar de fe pública notarial, fe pública administrativa, registral, judicial y consular, entre otras.9.1. FE PÚBLICA NOTARIALLa fe pública notarial es la fe pública que brindan los notarios conforme al primer párrafo del artículo 2 del Decreto Ley 26002 que establece que el Notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante el se celebren. Es decir, que los notarios dan fe de actos (entre los que podemos citar los siguientes actos: Poderes, Testamentos, entre otros) y contratos (entre los que podemos citar los siguientes contratos: compra ventas, arrendamientos, mandatos, donaciones, permutas, entre otros), que ante ellos se celebren y también expedir traslados de los instrumentos públicos protocolares, y a esta fe pública registral se le denomina fe pública notarial. La fe pública notarial es la fe pública que tiene mayor campo de aplicación.9.2. FE PÚBLICA ADMINISTRATIVALa fe pública administrativa es la que brindan los funcionarios públicos conforme se establece en el artículo 41.1.1 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, contenida en la Ley 27444 publicada el 10-04-2001. En tal sentido los fedatarios de las instituciones públicas pueden expedir copias certificadas de hojas de los expedientes administrativos que ante ellos se tramiten y a esta fe pública se le denomina fe pública administrativa. El literal f del artículo 5 de la Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva contenida en la Ley 26979 publicada el 23-09-98 establece que el Auxiliar Coactivo tiene como función colaborar con el Ejecutor Coactivo, delegándole éste las siguientes facultades: Dar fe de los actos en los que interviene en el ejercicio de sus funciones.9.3. FE PÚBLICA REGISTRALLa fe pública registral es la que brindan los Registradores Públicos que se aplica cuando los Registradores Públicos expiden copias literales del archivo registral, es decir, se refiere al publicidad formal por la cual se garantiza que toda persona acceda al conocimiento efectivo del contenido de las partidas registrales y, en general obtenga información del archivo registral conforme al primer párrafo del artículo II del Título Preliminar del Reglamento General de los Registros Públicos del 2001, en el cual se establece que el Registro es Público y que la publicidad registral garantiza que toda persona acceda al conocimiento efectivo del contenido de las partidas registrales, y en general, obtenga información del archivo registral.9.4. FE PÚBLICA JUDICIALLa fe pública judicial es la que brindan los especialistas judiciales a los cuales se les denominaba secretarios de juzgado, respecto de las copias certificadas que ellos expiden, y demás diligencias que ante ellos se celebran, entre otros. El numeral 13 del artículo 266 del TUO de la Ley Orgánica del Poder Judicial establece que son obligaciones y atribuciones genéricas de los Secretarios de Juzgado expedir copias certificadas, previa orden judicial. El numeral 27 del artículo 233 de la abrogada Ley Orgánica del Poder Judicial contenida en el

Decreto Ley 14605 establecía que son obligaciones de los Secretarios de Juzgado expedir copias certificadas sólo por orden judicial. Los Jueces de Paz tienen algunas funciones notariales conforme se precisa en el TUO de la Ley Orgánica del Poder Judicial.9.5. FE PÚBLICA CONSULARLa fe pública consular es la que brindan los funcionarios de los consulados, ante los cuales en algunos supuestos se pueden otorgar algunos instrumentos. El párrafo primero del artículo 721 del Código Civil establece que los peruanos que residan o se hallen en el extranjero pueden otorgar testamento ante el agente consular del Perú, por escritura pública o cerrado, según lo dispuesto en los artículos 696 al 703 respectivamente y se precisa además que en estos casos aquél cumplirá la función de notario público.9.6. FE PÚBLICA DEL DERECHO ECLESIÁSTICOLa fe pública conforme al Derecho Eclesiástico es la que brindan los funcionarios de la Iglesia Católica para efectos de expedir copias de las partidas de matrimonio de los matrimonios religiosos ya celebrados.9.7. FE PÚBLICA DE LOS AGENTES DE CAMBIO Y BOLSAConforme al Diccionario de Lengua Española de la Real Academia Española el agente de bolsa es el funcionario que interviene y certifica en las negociaciones de valores cotizables, y también puede intervenir con los corredores de comercio en las demás operaciones de bolsa.9.8. FE PÚBLICA MILITARPara el otorgamiento de los testamentos militares conforme a los artículos 712 al 715 del Código Civil.9.9. FE PÚBLICA MARÍTIMAPara el otorgamiento de los testamentos marítimos conforme a los artículos 716 al 720 del Código Civil.10. PRINCIPIO DE MATRICIDAD PROTOCOLAR

Por el principio notarial de matricidad protocolar el documento original es custodiado por el notario público, quien está autorizado para expedir copias, las que también son Instrumentos Públicos. Es decir, los partes notariales, testimonios y boletas son tales, lo cual amerita los estudios correspondientes porque tiene importantes efectos en la tramitación de losprocesos que se tramitan ante diferentes autoridades, las cuales pueden judiciales, registrales, administrativas y privadas.11. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ, AUTENTICIDAD, LEGALIDAD, FUERZA PROBATORIA Y EJECUTORIEDADLos Instrumentos Públicos Notariales sólo pueden ser tachados de nulos o falsos luego de seguido un procedimiento judicial que así lo declare, dejo constancia que en estos procedimientos debe ser citado además de las partes el Notario que ante el cual se otorgó el documento notarial. Sin embargo, se ha advertido que muchos jueces y fiscales desconocen este principio del derecho notarial lo cual en todo caso debe ser materia de estudios por parte de los tratadistas.12. Registros NotarialesRegistros Públicos Protocolares. Se refiere al protocolo notarialRegistros Públicos Extraprotocolares.13. Diferencia CON la calificación registral.Para muchos la diferencia es que la calificación registral es una de factibilidad para la registraciòn, lo que no ocurrirìa en la calificación notarial, sin embargo, esta posición doctrinaria es discutible por lo cual debemos replantearla ya que los notarios deben estudiar las partidas registrales no sòlo de registros de la sunarp, antes de intervenir en instrumentos registrables.14. CALIFICACIÓN notarial

el notario público no debe obedecer todo lo que se le solicita u ordena, sino que debe ser materia de calificación por el mismo o referido, de tal forma que al igual que existe la calificación registral, también existe la calificación notarial, la cual se encuentra poco estudiada y conocida en el derecho peruano, sin embargo, en Argentina se encuentra mas difundida, la cual en todo caso debe ser materia de estudio por parte de los tratadistas. Esta calificación como es la notarial debe ser realizada con bastante cuidado para no originar procesos judiciales a consecuencia de un documento notarial, ya que a notaria abierta juzgado cerrado.15. ÓRDENES JUDICIALES CURSADAS AL NOTARIOLos jueces pueden emitir òrdenes para que ser tomadas en cuenta por parte de los notarios pùblicos, sin embargo, deben ser materia de calificación notarial, por parte de èstos ùltimos, es decir, no toda orden judicial debe ser obedecida por los referidos, sino que esto depende de la calificación que realice el notarioa a lo cual se conoce como calificación notarial. Y en todo caso podemos hablar de calificación notarial de documentos notariales y tambièn por supuesto de calificación notarial de documentos judiciales expedidos por la corte suprema, y en caso de no estar de acuerdo con la orden judicial no la debe cumplir, ya que el que decide en el oficio notarial no es el juez, sino que es el notario. Por lo cual es claro que todos los jueces deben conocer y dominar derecho notarial para no incurrir en error ni inducir a error a los notarios públicos, ya que esto amerita el correspondiente proceso para sancionar a los responsables, lo cual puede ser materia de estudio en un trabajo mas amplio.

16. FUNCIONES NOTARIALES

La función notarial se orienta a la elaboración de instrumentos públicos protocolares e instrumentos públicos extraprotocolares y la tramitación de algunos asuntos no contenciosos.17. PROCESOS NO CONTENCIOSOS TRAMITADOS POR NOTARIO

Los procesos tienen diversas clasificaciones, siendo la principal la que clasifica a los procesos de la siguiente forma:1. Procesos contenciosos.2. Procesos no contenciosos.

Por lo cual en el presente nos referiremos al segundo grupo cuando corren a cargo de notarios públicos o son de competencia de los mismos, en tal sentido esperamos que este tema sea tratado por la doctrina, lo cual contribuirà a alcanzar mayor desarrollo en el derecho y de esta forma perfeccionar el mismo de las asperezas que siempre tiene no sòlo en el derecho peruano, sino tambièn en el derecho extranjero y en el derecho comparado.Un tema que va adquiriendo importancia dentro del derecho peruano es el que trata los procesos no contenciosos tramitados por notario pùblico, por lo cual en el presente subtìtulo estudiaremos el mismo para estar al dìa con las ùltimas novedades del derecho notarial, tema que por cierto no sòlo ha cobrado atención en el derecho peruano sino tambièn en el derecho extranjero y escaso desarrollo dentro del derecho comparado, por lo cual esperamos que en un futuro se desarrolle mas este tema, no sòlo en legislación sino tambièn en otras fuentes del derecho.Los Notarios Pùblicos en el derecho peruano tienen competencia para tramitar los siguientes Procesos no Contenciosos:1. -) Rectificación de partidas.

-) Adopción de personas capaces.-) Patrimonio familiar.-) Inventarios.-) Comprobación de Testamentos.-) Sucesión Intestada.

2. Los regulados por la Ley 26662:3. Los regulados por la Ley 27157:

-) Prescripción Adquisitiva.-) Títulos Supletorio.-) Rectificación de Areas y Linderos.-) Deslinde.De todos estos procesos ha tenido mayor acogida el de Sucesión Intestada.Los Notarios también tienen competencia para tramitar procesos no contenciosos en: Alemania, Argentina, Colombia, El Salvador, España, Guatemala, Luxemburgo e Italia. Por lo cual realizando estudios de derecho comparado se puede decir que es habitual la competencia notarial en asuntos no contenciosos, sin embargo, es poco comprendido en nuestro medio, pero claro està que no se ha determinado hasta que punto los notarios pueden llevar a cabo o conducir procesos que originalmente eran de competencia judicial, por lo cual es claro que debe estudiarse el artìculo 139 de la constitución polìtica peruana de 1993 y de esta forma comprenderse mejor e problema, ya que no ha sido estudiado por parte de la doctrina ni por otras fuentes del derecho, entre las cuales podemos citar a la jurisprudencia y ejecutorias. Es necesario dejar constancia que para evitar enfrentamientos con el presente trabajo que los jueces ordenan, mientras que los notarios pùblicos no ordenan sino mandan, que al parecer tiene escasa diferencia en la doctrina, sin embargo, estos tèrminos no son utilizados en forma similar en legislación notarial peruana y en todo caso debe motivar los correspondientes estudios al igual que publicaciones no sòlo en el derecho peruano sino tambièn en el derecho extranjero y comparado.Es necesario difundir que los Notarios son competentes para tramitar dichos procesos para que la carga procesal disminuya por Sala, Juzgado y Secretaría en el Poder Judicial y los Magistrados tengan mas tiempo para sentenciar procesos contenciosos, que por lo general son casos trágicos (Manuel Atienza clasifica los casos a los cuales podemos llamarlesproblemas en: casos fáciles, casos difíciles y casos trágicos), en los cuales no cabe encontrar una solución que no sacrifique algún elemento esencial de un valor considerado como fundamental desde el punto de vista jurídico y/o moral.18. PARTES NOTARIALES

Conforme al artículo 85 de la Ley del Notariado el parte contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el Notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide. No requiere ser expedido en duplicado, bastando se agregue al parte una foja firmada por el Notario que contenga la mención de la fecha del instrumento público notarial, el nombre de los otorgantes y el acto o contrato que contiene, para la devolución por el Registro

Público, con la anotación de la inscripción o la denegatoria de la misma. Conforme al artículo 86 el testimonio, boleta y parte podrá expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.19. TESTIMONIOConforme al artículo 83 de la Ley del Notariado el testimonio contiene contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide. Conforme al artículo 86 el testimonio, boleta y parte podrá expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.20. BOLETAConforme al artículo 84 de la Ley del Notariado la boleta expresará un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el Notario con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario, cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada. Conforme al artículo 86 el testimonio, boleta y parte podrá expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.21. INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARESLos instrumentos públicos protocolares son los que conforman el protocolo notarial.22. PROTOCOLO NOTARIALConforme al artículo 36 de la Ley del Notariado el protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley. Conforme al artículo 37 de la misma Ley forman el protocolo notarial los siguientes registros: a) De escrituras públicas, b) De testamentos, c) De actas de protesto, d) de actas de transferencia de bienes muebles registrables, e) Otros que la ley determine.23. INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Conforme al artículo 94 y 95 de la Ley del Notariado los instrumentos públicos extraprotocolares son actas y certificaciones. Conforme al artículo 97 de la misma Ley la autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las disposiciones de dicha ley da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.24. ACTASConforme al artículo 94 de la Ley del Notariado son actas: a) De autorización para viaje de menores, b) De autorización para matrimonio de menores, c) De destrucción de bienes, d) De entrega, e) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corportativas, f) De licitaciones y concursos, g) De remates, subastas e inventarios, h) De sorteos y de entrega de premios, i) Otras que la ley señale. Conforme al artículo 96 de la misma Ley las actas y certificaciones a que se contraen los artículos que preceden, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen. Conforme al artículo 98 de la misma Ley el notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación. Conforme al artículo 99 de la Ley del Notariado antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprocolar.25. CERTIFICACIONESConforme al artículo 95 de la Ley del Notariado son certificaciones: a) La entrega de cartas notariales, b) la expedición de copias certificadas, c) La legalización de firmas, d) La legalización de reproducciones, e) La legalización de apertura de libros, f) Otras que la ley determine. Conforme al artículo 96 de la misma Ley las actas y certificaciones a que se contraen los artículos que preceden, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen.26. CARTAS NOTARIALESConforme al artículo 100 de la Ley del Notariado el notario cursará las cartas que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados.27. COPIAS CERTIFICADASConforme al artículo 104 de la Ley del Notariado el notario expedirá copia certicada que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.28. LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

Conforme al artículo 106 de la Ley del Notariado el notario certificará firmas en documentos privados cuando le conste de modo indubitable su autenticidad.29. LEGALIZACIÓN DE REPRODUCCIONESConforme al artículo 110 de la Ley del Notariado el notario certificará reproducción de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original.30. LEGALIZACIÓN DE APERTURA DE LIBROSConforme al artículo 112 de la Ley del Notariado el notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la ley señale.31. PODERES

Conforme al artículo 117 de la Ley del Notariado los poderes otorgados ante los Notarios podrán revestir las siguientes formalidades: a) Poder en escritura pública, b) Poder fuera de registro, c) Poder por carta con firma legalizada.32. PODER POR ESCRITURA PÚBLICAConforme al artículo 118 de la Ley del Notariado el poder por escritura pública se rige por las disposiciones del Registro de Escrituras Públicas.33. PODER FUERA DE REGISTROConforme al artículo 119 de la Ley del Notariado el poder fuera de registro se rige por las disposiciones del poder por escritura pública, sin requerir para su validez de incorporación al protocolo notarial.34. PODER POR CARTA CON FIRMA LEGALIZADAConforme al artículo 120 de la Ley del Notariado el poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado, conforme a las disposiciones sobre la materia.

35. PODER POR ACTA

Los poderes por acta son los poderes que se otorgan para litigar ante los Juzgados, en tal sentido el primer párrafo del artículo 72 establece que el poder para litigar se puede otorgar sólo por escritura pública o por acta ante el Juez del proceso, salvo disposición diferente.36. NULIDAD DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

Conforme al artículo 123 de la Ley del Notariado son nulos los instrumentos públicos notariales cuando se infrinjan las disposiciones de orden público sobre la materia contenidas en la ley del Notariado. Conforme al artículo 124 de la misma Ley la nulidad podrá ser declarada sólo por el Poder Judicial, con citación de los interesados mediante sentencia firme. Conforme al artículo 125 de la misma Ley no cabe declarar la nulidad, cuando el instrumento público notarial, adolece de un defecto que no afecta su eficacia documental.37. DISTRITO NOTARIAL

Conforme al artículo 127 de la Ley del Notariado se considera Distrito Notarial a la demarcación territorial de la República en la que ejerce jurisdicción un Colegio de Notarios. Conforme al artículo 128 de la misma Ley los Distritos Notariales de la República son veinte con la demarcación territorial que actualmente tienen.38. COLEGIO DE NOTARIOSConforme al artículo 129 de la Ley del Notariado los Colegios de Notarios son personas jurídicas de derecho público, cuyo funcionamiento se rige por Estatuto Unico.39. JUNTA DE DECANOS DE LOS COLEGIOS DE NOTARIOS DEL PERÚ

Conforme al artículo 135 de la Ley del Notariado los Colegios de Notarios forman un organismo denominado Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú, que coordina su acción en el orden interno y ejerce representación del notariado en el ámbito internacional. Conforme al artículo 136 de la misma Ley la Junta de Decanos de los Colegios de notarios del Perú se integra por todos los Decanos de los Colegios de Notarios de la República, tiene su sede en Lima, y estructura y atribuciones que su Estatuto aprobado en Asamblea determinen.40. CONSEJO DEL NOTARIADOConforme al artículo 140 de la Ley del Notariado el Consejo del Notariado es el órgano del Ministerio de Justicia que ejerce la supervisión del Notariado.41. RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS

Los notarios son responsables civil, penal y administrativamente, por ello deben ser bastante cuidadosos en sus funciones, las cuales son establecidas por la ley de la materia y en todo caso el derecho notarial es una rama del derecho sancionador.42. REGISTRO DE ESCRITURAS PUBLICASConforme al artículo 50 de la Ley del Notariado en el Registro de Escrituras Públicas se extenderán las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determina.43. REGISTRO DE TESTAMENTOS

Conforme al artículo 67 de la Ley del Notariado en este Registro se otorgará el testamento en escritura pública y cerrado que el Código Civil señala. Será llevado en forma directa por el notario, para garantizar la reserva que la presente Ley establece para estos actos jurídicos. Conforme al artículo 68 de la misma Ley el notario observará en el otorgamiento del testamento en escritura pública y el cerrado las formalidades prescritas por el Código Civil.44. REGISTRO DE ACTAS DE PROTESTOConforme al artículo 75 de la Ley del Notariado en este Registro se extenderán las actas de protesto de títulos valores, cumpliéndose las formalidades señaladas en las leyes sobre la materia.45. REGISTRO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES REGISTRABLES

Conforme al artículo 78 de la Ley del Notariado en este Registro se extenderán las actas de transferencia de bienes muebles registrables, que podrán ser: a) De vehículos usados, b) De otros bienes muebles identificables que la ley determine.

46. ARCHIVO NOTARIALConforme al artículo 81 de la Ley del Notariado el archivo notarial se integra por: a) Los registros que lleva el notario conforme a la ley del Notariado, b) Los tomos de minutas extendidas en el Registro, c) Los documentos protocolizados conforme a Ley, d) Los Indices que la ley señala.47. OTRAS DEFINICIONES DE NOTARIOEn el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española se precisa que notario es el que desempeñaba la labor de escribano, fedatario, y en el mismo Diccionario se precisa que el notario es el funcionario público autorizado para dar fe de los contratos, testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las leyes.En el mismo Diccionario se precisa que escribano es el que por oficio público estaba autorizado para dar fe de las escrituras y demás actos que pasaban ante él. Y respecto al fedatario el mismo Diccionario establece que fedatario es la denominación genérica aplicable al notario y otros funcionarios que dan fe pública.Para Guillermo Cabanellas fedatario es el que da fe pública, como el Notario y otros funcionarios, cuando se trata de cuestiones extrajudiciales, o los secretarios de los Tribunales y Juzgados o los escribanos, en materia judicial.La abrogada Ley del Notariado de 1911 establecía que los Notarios dan fe de los actos y contratos que ante ellos se practican o celebran.Conforme al artículo 2 de la Ley del Notariado modificado por la Primera Disposición Final de la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos, Ley 26662, el notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante el se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia.48. NOTARIADOConforme al artículo 1 de la Ley del Notariado el notariado de la República se integra por los notarios con las funciones, atribuciones y obligaciones que la presente Ley señala. Las autoridades deberán prestar las facilidades y garantías para el cumplimiento de la función notarial.49. MINUTAConforme al artículo 57 de la Ley del Notariado la minuta es el instrumento privado que contiene la declaración de voluntad de los otorgantes, la que debe ser autorizada por letrado y que se inserta literalmente en el cuerpo de las escrituras públicas.50. MINUTARIOConforme al artículo 60 de la Ley del Notariado en las minutas se anotará la foja del registro y la fecha en que se extendió el instrumento. En el segundo párrafo del mismo artículo se establece que se formará un tomo de minutas cuando su cantidad lo requiera, ordenándolas según el número que les corresponda, y en el tercer párrafo se establece que los tomos se numerarán correlativamente.51. PROTOCOLIZACIÓN

Conforme al artículo 64 de la Ley del Notariado por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen. Conforme al artículo 65 de la misma Ley el acta de protocolización contendrá: a) Lugar, fecha y nombre del notario, b) Materia del documento, c) Los nombres de los intervinientes, d) El número de fojas de que conste, e) Nombre del Juez que ordena la protocolización y del Secretario Cursor y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización. Conforme al artículo 66 de la misma Ley el Notario agregará los documentos materia de la protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización. En el segundo párrafo se establece que los documentos protocolizados no podrán separarse del registro de escrituras públicas por ningún motivo.52. ESCRITURA PÚBLICA

El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española establece que escritura pública es el instrumento público, firmado con testigos o sin ellos por la persona o personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el notario.Conforme al artículo 51 de la Ley del Notariado la escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el Notario, que contiene uno o mas actos jurídicos. Conforme al artículo 52 de la Ley del Notariado la redacción de la escritura pública comprende tres partes: a) introducción, b) cuerpo, c) conclusión. Las partes de la introducción, cuerpo y conclusión se encuentran detalladas en los artículos 54, 57 y 59 de la misma Ley.53. TRASLADOSLos traslados de los instrumentos públicos notariales son los testimonios, los partes notariales y las boletas notariales. Conforme al artículo 88 de la Ley del Notariado el Notario podrá expedir traslados de instrumentos públicos notariales no inscritos o con la constancia de estar en trámite su inscripción.54. ÍNDICES NOTARIALESConforme al artículo 91 de la Ley del Notariado el notario llevará indices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de actas de protestos que sólo llevará el índice cronológico. El índice consignará los datos para individualizar cada instrumento. Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del Notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberán encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación.55. OFICIO NOTARIALEl oficio notarial es la oficina donde el Notario ejerce su función notarial. Conforme al literal f del artículo 17 de la Ley del Notariado está prohibido al Notario tener mas de una oficina notarial. Conforme al literal a del artículo 16 de la Ley del Notariado el Notario está obligado a abrir su oficina obligatoriamente en el distrito en el que ha sido localizado y mantener la atención al público no menos de siete horas diarias de lunes a viernes.56. PRINCIPIOS NOTARIALES Y PRINCIPIOS REGISTRALES

Los Principios Notariales no son los mismos que los principios registrales, ya que los primeros determinan la actuación de los notarios, a diferencia de los segundos que determinan los requisitos para el acceso al registro, la forma y los efectos de las inscripciones.57. PRINCIPIOS NOTARIALESLos principios notariales son los que determinan la actuación de los notarios, los cuales no se encuentra consagrados en forma expresa en nuestro ordenamiento jurídico. Los principios notariales son imparcialidad, rogación, inmediación, interpretación, objetivacion, asesoramiento, reserva, y resguardo, entre otros57.1. IMPARCIALIDADPor la imparcialidad los notarios deben actuar sin favorecer a ninguna de las partes que interviene en los diferentes actos o documentos celebrados o redactados ante èl, por lo cual para algunos tratadistas podemos hablar de notarios como jueces o magistrados, en tal sentido se escucha hablar de judicatura notarial, sin embargo, para otros tratadistas estas afirmaciones se encuentran equivocadas, lo cual en todo caso debe ser materia de estudio por parte de los tratadistas.57.2. ROGACIONPor la rogaciòn los notarios no pueden intervenir de oficio, sino que deben hacerlo sòlo a pedido de parte, al igual que los registradores pùblicos, por lo tanto, podemos afirmar que este principio es comùn a ambos personajes o es comùn a ambas ramas del derecho pùblico, lo cual debe ser materia de estudio al momento de estudiar derecho.57.3. INMEDIACIONLa inmediación es un principio del derecho notarial por el cual los notarios deben tener relaciòn directa con sus clientes, por lo cual deben asistirlos personalmente y no a travès de empleados, lo cual harìa que se viole este principio, en tal sentido el que da fè u otorga la misma es el notario pùblico y no sus empleados. En Lima se ha advertido que este principio no se cumple, ya que no existe una relaciòn directa entre el notario pùblico con sus clientes, sino que la misma existe entre èstos ùltimos con los empleados del notario, y el èste ùltimo no es un empleado.57.4. INTERPRETACIONLa interpretación es un principio notarial por el cual los notarios pùblicos deben interpretar los documentos que les presentan, por ejemplo deben interpretar las minutas que se le presenten, para que en caso de ser necesario se redacte la cláusula adicional necesaria, en tal sentido debe distinguir nìtidamente la compraventa de la transferencia, ya que la segunda o ùltima de las indicadas es un efecto de la primera, lo cual es poco conocido por parte de los abogados.57.5. OBJETIVACIONLa objetivaciòn es un principio notarial por el cual los notarios pùblicos, deben actuar en forma objetiva y no subjetivamente, en tal sentido deben aplicar las normas que corresponden en cada caso como son por cierto la ley del notariado, el còdigo civil peruano de 1984, el còdigo procesal civil, los reglamentos registrales, entre otras normas del derecho de cada paìs. Igualmente deben aplicar todas las otras fuentes del derecho entre las cuales podemos citar la jurisprudencia, ejecutorias, costumbre, doctrina realidad social, manifestación de voluntad, principios generales del derecho, principios especìficos de cada rama del derecho, entre otras, es decir,

estas no son todas, pero las citamos porque son las mas conocidas y en todo caso para muchos autores, tratadistas y articulistas estarìan consideradas como las mas importantes, es decir, debemos recalcar que no son las ùnicas.57.6. ASESORAMIENTOPor el principio notarial de asesoramiento los notarios pùblicos deben asesorar a sus clientes para que sea redactado el documento notarial que corresponde en cada caso, por ejemplo en algunos casos corresponde utilizar actas, y en otros escrituras pùblicas, en tal sentido para una transferencia vehicular corresponde utilizar una acta de transferencia, pero para una compraventa de inmueble una escritura pùblica.57.7. RESERVAPor el principio notarial de reserva el notario pùblico no puede divulgar los actos que se celebran ante èl, ya que debe actuar con lealtad y buena fe, en consecuencia si dos personas estàn de acuerdo en celebrar una compraventa no puede divulgar este contrato antes que se celebre para que se pueda buscar otro contratante, es decir, otro vendedor u otro comprador, sin embargo, luego que el documento notarial està faccionado es claro que se rige por la ley de la materia como es el estado peruano la ley del notariado peruana.57.8. RESGUARDOEl resguardo es un principio notarial por el cual el notario pùblico debe archivar los documentos de su protocolo notarial, en un lugar seguro de tal forma que no pueda ser sujeto de robo o apropiación ilìcita, en consecuencia debe asegurarse de su permanencia para los interesados que deseen solicitar documentos relacionados con los mismos.58. RELACIONES DEL DERECHO NOTARIAL

58. 1. INTRODUCCIONEl derecho notarial tiene sus propias normas pero en su aplicación se relaciona con varias ramas del derecho conforme se detalla a continuación:58. 2. CON EL DERECHO REGISTRALEl derecho notarial se relaciona con el derecho registral por que muchos de los documentos otorgados en el Registro de Escrituras Públicas y en el Registro de Actas de Transferencia de Bienes Muebles Registrables se registran en los Registros agrupados en el artículo 2 de la Ley 26366. Lo mismo ocurre en el caso de los procesos tramitados en el Registro de Asuntos no Contenciosos como son el proceso de Sucesión Intestada entre otros. La relación existente entre el derecho notarial y el derecho registral es muy extrecha pero es necesario precisar que no todos los documentos notariales se registran en los registros agrupados en el artículo 2 de la Ley 26366, en tal sentido no son actos registrables los protestos, las cartas notariales, las legalizaciones de firmas, entre otros.Es necesario tener en cuenta que conforme a las normas registrales para la transferencia de vehículos es necesario acta de transferencia y ya no procede la inscripción en mérito a documento privado.La relación entre el derecho notarial y el derecho registral es tan estrecha que existen cátedras denominadas derecho registral y notarial.58.3. CON EL DERECHO CIVILEl derecho notarial se relaciona con el derecho civil por que para extender los documentos ante los Notarios es necesario tener en cuenta las normas del Código Civil, por ejemplo cuando se redactan escrituras públicas sobre compra venta no pueden integrar el cuerpo de la minuta algunas clausulas por prohibición expresa del Código Civil. El artículo 126 de la Ley del Notariado establece que en todo caso para declarar la nulidad de un instrumento público notarial, se aplicarán las disposiciones del derecho común.Es necesario tener en cuenta el Código Civil por ejemplo para el otorgamiento de testamentos por escritura pública y para el otorgamiento de los testamentos cerrados.58. 4. CON EL DERECHO CONSTITUCIONALEl derecho notarial se relaciona con el derecho constitucional por que la constitución establece que dentro de los 50 kilómetros los extranjeros no pueden extender adquirir derechos.58. 5. CON EL DERECHO ELECTORALEl derecho notarial se relaciona con el derecho electoral por que no pueden otorgar documentos cuando no hayan votado en las elecciones.58. 6. CON EL DERECHO COOPERATIVOEl derecho notarial se relaciona con el derecho cooperativo por que para algunos documentos es necesario tener en cuenta la Ley de Cooperativas.58. 7. CON EL DERECHO TRIBUTARIOEl derecho notarial se relaciona con el derecho tributario por que conforme al Decreto Legislativo 776 se establece que los Notarios deben exigir el pago de Tributos Municipales.58. 8. CON EL DERECHO URBANISTICOEl derecho notarial se relaciona con el derecho urbanístico por que para algunos documentos es necesario tener en cuenta las normas contenidas en el Reglamento Nacional de Construcciones.

58. 9. CON EL DERECHO BANCARIOEl derecho notarial se relaciona con el derecho bancario por que para algunos documentos es necesario tener en cuenta la ley de bancos.58.10. CON EL DERECHO AGRARIOEl derecho notarial se relaciona con el derecho agrario por que para algunos documentos es necesario tener en cuenta el Decreto legislativo 653 que establece la unidad agrícola familiar y otras normas del derecho agrario.58.11. CON EL DERECHO PROCESAL CIVILEl derecho notarial se relaciona con el derecho procesal civil por que para las protocolizaciones es necesario tener en cuenta entre otras normas el Código Procesal Civil y la Ley Orgánica del Poder Judicial. Conforme al artículo 3 de la Ley 26662 la actuación notarial en los asuntos no contenciosos señalados en el artículo 1 se sujetan a las normas que estable la presente ley y supletoriamente la Ley del Notariado y al Código Procesal Civil, es decir, en estos procesos es de aplicación supletoria el Código Procesal Civil.El numeral 2 del artículo 235 del Código Procesal Civil establece que es documento público la escritura y demás documentos otorgados ante y por notario público según la ley de la materia. En el último párrafo del mismo artículo se establece que la copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda.En la parte final del artículo 236 del mismo Código se establece que la legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público, en tal sentido las legalizaciones de reproducción de un documento privado son también documentos privados.58.12. CON EL DERECHO MERCANTILEl derecho notarial se relaciona con el derecho mercantil por que para los protestos es necesario tener en cuenta la Ley de Títulos Valores para el protesto de los títulos valores sujetos a protesto y por que para el otorgamiento de escrituras de constitución de sociedades y otros actos es necesario tener en cuenta la Ley General de Sociedades.Para la constitución de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada es necesario tener en cuenta el D.Ley 21621.Igualmente se debe tener en cuenta el derecho bursátil, y dentro del mismo la ley del mercado de valores, entre otras.Tambièn el derecho marcario, industrial, entre otras.58.13. CON EL DERECHO DE MENORESEl derecho notarial se relaciona con el derecho de menores por que es necesario tener en cuenta el Código de los Niños y de los Adolescentes en las autorización para viaje de menores a que se refiere el inciso a del artículo 94 de la Ley del Notariado.También es necesario tener en cuenta el mismo Código para la constitución de asociaciones de menores conforme a su artículo 13.58.14. CON EL DERECHO ADMINISTRATIVOEl derecho notarial se relaciona con el derecho administrativo por que para ejecutar la carta fianza es necesario tener en cuenta la ley de contrataciones y adquisiciones del Estado, su Reglamento y otras normas del derecho administrativo.58.15. CON EL DERECHO LABORALEl derecho notarial se relaciona con el derecho laboral por que para la constitución de sindicatos, federaciones y confederaciones es necesario tener en cuenta la legislación laboral.58.16. CON EL DERECHO CONCURSALEl derecho notarial se relaciona con el derecho concursal por que en algunos supuestos los Notarios tenían facultades para tramitar algunos procesos.58.17. CON EL DERECHO ADUANEROEl derecho notarial se relaciona con el derecho aduanero por que para la constitución de agencias de aduanas es necesario tener en cuenta el derecho aduanero.58.18. CON EL DERECHO INDUSTRIALEl derecho notarial se relaciona con el derecho industrial por que la Ley General de industrias es necesario tener en cuenta para la constitución de prendas industriales.58.19. CON EL DERECHO ECLESIASTICOEl derecho notarial se relaciona con el derecho eclesiàstico por que debe verificarse que los documentos notariales se adecúan al derecho canónico conforme al Convenio suscrito entre Santa Sede y el Estado Peruano.

Instrumentos Publicos Protocolares Y Extraprotocolares

1.1 Doctrina de los actos protocolares y extraprotocolares

De acuerdo con la normativa vigente, en el artículo ochenta del Código Notarial, se clasifican dos tipos de actos notariales, los cuales

son actos protocolares y actos extraprotocolares.

Esta clasificación a su vez, se subdivide en:

Documentos Protocolares: tales como Escrituras Públicas, Actas Notariales y Protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario.

Documentos extraprotocolares entre ellos se encuentran las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos,

piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público autorizado por ley

extiende fuera del protocolo.

Parte del desarrollo introductorio, es a analizar cada uno de estos documentos, de acuerdo con la doctrina actual para obtener una

mayor comprensión de la forma de realización de estos actos.

1.1.1 Los documentos protocolares

Los documentos protocolares están establecidos en el artículo ochenta del código notarial, siendo: La Escritura Pública, Las Actas

Notariales y las Protocolizaciones.

Tal y como lo expone Herman Mora Vargas, son los documentos que constan en el protocolo y son el resultado principal y primordial

de la actuación del Notario, ejerciendo sus funciones, configurando la voluntad de las partes, dándole forma a todos los hechos, así

como los actos y los negocios jurídicos confiriéndoles efectos.

1.1.1.1 La Escritura Pública de acuerdo a la doctrina

Los juristas en materia notarial, exponen que la Escritura Pública presenta el siguiente concepto:

“Es aquel instrumento confeccionado con las formalidades que exige la ley, otorgada ante un Notario o funcionario autorizado.

En ella se ejercitan tres principios: la autenticidad, la legalidad y la ejecutoriedad” (Herman Mora Vargas. Manual de Derecho Notarial.

Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el Notario Mora Vargas, la escritura es un instrumento que cumple con las formalidades exigidas por la ley, que se rige

por tres principios y es otorgada por el Notario Público.

Doctrinalmente, autores como Ávila Álvarez, describen que la Escritura Pública son documentos autorizados con las solemnidades

legales por el Notario Público competente, siendo requerido por las partes e incluidos en el protocolo, estas solemnidades contienen,

revelan o exteriorizan un hecho, acto o negocios jurídicos, para su prueba, eficacia así como para la constitución. (Artavia Allan y

Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos públicos. Tesis. UCR)

De acuerdo con los doctrinarios especialistas en Derecho Notarial, la Escritura Pública es un instrumento donde se inserta una

declaración de la voluntad con el propósito de producir efectos jurídicos.

La escritura pública se manifiesta y perpetúa como parte de la prueba documental, la formalización de un contrato o un acto. Esta

tiene como uno de los fines la creación, modificación, extinción o cancelación de una relación jurídica.

De manera conceptual, diversos autores describen la escritura pública como el instrumento confeccionado con las formalidades que

exige la ley, otorgada ante el notario público autorizado y en ella se ejercitan los principios de autenticidad, legalidad y la ejecutoriedad.

Por su parte Salas Marrero explica lo siguiente:

“En realidad la formación del documento notarial –cualquiera que sea su naturaleza-, no puede separarse en secciones autónomas

porque el documento notarial constituye un todo homogéneo y orgánico y nunca agregado informe, o una mera suma de partes sin

conexión alguna entre sí. Por tales razones, la Escritura Pública es indivisible en su composición. No obstante las partes de una escritura

son susceptibles de ser analizadas de forma individual”. (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos públicos.

Tesis. UCR)

De acuerdo con Salas Marrero entonces, la escritura pública no se separa, es indivisible permitiendo que las partes si puedan ser

analizadas en forma individual.

Autores costarricenses afirman que existe una clasificación de las escrituras notariales, estas son:

a) Principales: Son las escrituras que crean, modifican o extinguen las diferentes relaciones jurídicas.

b) Adicionales: También son conocidas como aclaratorias o accesorias, tienden a rectificar, modificar, restringir, incluso revocar o variar lo

indicado en la escritura principal. Corrigen la voluntad de los comparecientes, con propósitos de completarlas, adicionarla conformando

ambas una sola voluntad.

Además se establece en la doctrina, que las escrituras públicas accesorias pueden ser:

a) Escritura de ampliación: Esta escritura extiende o aumenta el objeto del negocio que se acordó en la escritura principal. El ejemplo es la

ampliación de un plazo de una hipoteca.

b) Escritura de Prórroga: Tiene la finalidad de la extensión de un período.

c) Escritura de Confirmación: Esta procura sanear vicios que contiene la escritura principal y que puede hacer el acto anulable

d) Escritura de Ratificación o de Aceptación: Es la escritura que acepta actos que fueron realizados por personas sin poder suficiente.

e) Escrituras de Adhesión: Son todas aquellas en las cuales las partes realizan un negocio jurídico y convienen regirlo por cláusulas del

contrato previamente confeccionado.

1.1.1.2 Las Actas Notariales de acuerdo a la doctrina

Los especialistas en materia de Derecho Notarial, explican que se entiende por acta a la reseña escrita, fehaciente y auténtica de cada

acto productor de efectos jurídicos.

Autores costarricenses señalan que el acta se puede definir como el documento escrito en el que se relata en forma más o menos

extensa las deliberaciones y acuerdo tomados en una reunión así como las asambleas y las audiencias.

De acuerdo con el Notario Hermán Mora, el Código Notarial abre la posibilidad de “retratar” con desapego al tiempo de una manera

estática en todos los entornos de evolución, por esto se pueden hacer actas al mismo tiempo que se comprueben los hechos de

acuerdo a su ocurrencia, por ello se hace un relato de todo lo que tenga relevancia jurídica y haciendo omisión de lo que no es de

interés, siempre y cuando no transcurran más de veinticuatro horas desde que se realizó la percepción del hecho. Se puede además

constatar situaciones y posteriormente darle forma de acta notarial, esto se realiza narrando los hechos en el protocolo, cuando no

haya transcurrido un tiempo mayor a veinticuatro horas.

Doctrinariamente se expone que el Notario Público, en la escritura pública, redacta las manifestaciones de la voluntad, narra los

hechos y es importante ya que sobre esto último descansa la fe pública, razón por la que el notario debe ser fidedigno en la medida lo

posible.

Especialistas en derecho notarial, confirman que existen diversos tipos de actas las cuales son:

a) Actas de presencia: Esta Acta tiene como característica que el Notario es un mero receptor del entorno, se limita a observar la realidad de

lo que interesa para captar lo oye o ve y consignarlo. Se pretende con este, acreditar el estado físico de un bien, su calidad o cantidad.

También hace referencia a la finalización de un trabajo, la negativa de una personan de hacer o dejar de hacer algo.

b) Actas de Notoriedad: Estas actas consisten en el conocimiento público de ciertos hechos históricos, científicos o las consecuencias de las

leyes, involucra también la fama pública, la reputación de las cualidades de una persona reconocida socialmente.

c) Actas de Notificación: En este tipo de acta el Notario tiene facultades de Notificar las resoluciones judiciales, significa, poner las

resoluciones en conocimiento de las partes.

d) Actas de depósito: Procede cuando un requiriente solicita al Notario el depósito de un bien.

e) Actas de conocimiento: Estas son actas de comprobación, el Notario se dirige al lugar describe lo que ve para dar fe de algo que se

requiere a solicitud de parte.

f) Actas de intimación: Estas permiten advertir o prever un hecho que acontece como por ejemplo la intimación del cobro de impuestos.

1.1.1.3 Las Protocolizaciones de acuerdo a la doctrina

La protocolización de acuerdo con los especialistas en materia de derecho notarial, consiste en la trascripción de documentos o piezas

privadas en el protocolo del Notario.

El artículo ciento cinco del Código Notarial, hace referencia a las protocolizaciones indicando que se debe dejar copia del documento o

la pieza que se protocoliza en el archivo de referencia, o apéndice, con esto, se puede probar su existencia y detallar su contenido como

se desprende de la lectura de los artículos cuarenta y siete; así como el ciento diez del Código Notarial.

Los doctrinarios afirman que las protocolizaciones pueden ser “literales” cuando se puede transcribir textualmente el documento y en

lo “conducente” cuando se copia parte del documento o lo que resulta es de interés para ciertos efectos. También pueden ser en

“referencia” que es como contar un cuento de lo que resulta relevante de la información.

De acuerdo con los juristas costarricenses, los efectos más importantes de la protocolización es el dar fecha cierta a un documento, con

lo cual se pretende claro está, oficializar la fecha de la existencia de un documento.

La doctrina afirma que entre los efectos de la protocolización de documentos es dar fecha cierta a un documento. La protocolización en

cuanto a los documentos privados, no confiere un rango de escritura pública y en un proceso judicial la protocolización no es suficiente

para fundar un derecho real, por lo que se requiere del documento original, tal y como lo establece el artículo ciento siete del Código

Notarial.

1.1.2 Los documentos extraprotocolares de acuerdo con la doctrina

De acuerdo con la documentación costarricense, los actos extraprotocolares son aquellos documentos que no constan en el protocolo

del Notario Público. Son reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de

instrumentos y traducciones. Cada uno de estos documentos se explicará a continuación brindando un concepto claro y preciso de la

conceptualización de cada uno.

1.1.2.1 Las traducciones de acuerdo con la doctrina.

De acuerdo con los doctrinarios, los documentos notariales deben ser confeccionados en idioma español, sin embargo por varias

razones se puede encontrar en una lengua extranjera.

Para este tipo de documentos, los doctrinarios afirman que el Notario está facultado para realizar la traducción del documento, lo cual

implica que este debe tener conocimiento del idioma que se traduce, pues lo que se traduce, debe ser una copia o reproducción fiel y

exacta del texto en el idioma extranjero, las traducciones surten efecto del documento traducido.

1.1.2.2 Las certificaciones de acuerdo con la doctrina

La doctrina, así como escritores conocedores de la materia, exponen que el artículo ciento diez del código notarial, hace referencia a la

potestad certificadora que tienen los Notarios Públicos, en virtud de la cual podrán extender bajo su responsabilidad, las certificaciones

referentes a inscripciones, expedientes, resoluciones y o documentos existentes en los registros o bien en las oficinas públicas, así como

también de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares.

“La certificación es el documento extraprotocolar, en donde, el Notario logra la afirmación de información mediante su presencia y

evidencia funcional. En él se pone, en clara comprobación, la fe pública, ya que la comprobación de orden visual es su elemento

medular; la expresión “haber tenido a la vista” es el factor distintivo”. (Artavia Allan y Madrigal Randall,Validez y eficacia de los

documentos públicos. Tesis. UCR)

De acuerdo con el texto anterior la certificación es entonces, un documento extraprotocolar, el Notario Público logra la afirmación de la

información de forma presencia poniendo la fe pública como medio de comprobación.

Los especialistas explican que con la certificación se logra realizar el traslado de la información que consta en algún medio o en la

realidad, con la plasmada en el documento del notario, esto con el fin de hacer, llegar al interesado la información necesaria para la

presencia de éste en otro lugar donde se da a conocer.

La doctrina clasifica las certificaciones de la siguiente forma:

a) Literales: Cuando se realiza copia literalmente de la información que se certifica.

b) En lo conducente: cuando se certifica solo parte conceptual de la información, nada más de lo que interesa

c) En relación: Cuando se cuenta toda la narración de la información que tiene conexión entre sí.

Cuando se efectúa una certificación de acuerdo con la doctrina, los Notarios deben indicar en cual de los tres anteriores sentidos lo

hace, así lo señala el artículo ciento diez del Código Notarial.

1.1.2.3 Los testimonios de acuerdo con la doctrina

Diversos doctrinarios explican el testimonio de la siguiente forma:

Los testimonios son documentos públicos, emanados por un oficial público; son documentos extraprotocolares, reproducciones de

los instrumentos públicos que tienen el propósito de desplazar efectos jurídicos. (Herman Mora Vargas. Manual de Derecho Notarial.

Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el texto anterior, los testimonios son documentos públicos que emanan del oficial público que en este caso es el

Notario Público y tiene el propósito de desplazar los efectos jurídicos que corresponden a cada caso en particular.

Los diferentes juristas afirman que el sistema notarial en Latinoamérica presenta la particularidad de no ser el documento original el

que se presenta ante el registro público, ni tampoco el que lleva las partes, sino por el contrario, son las copias auténticas de éste.

De acuerdo con lo establecido en doctrina, el testimonio es aquel documento público, emanado de un oficial público y que tiene como

propósito desplazar efectos jurídicos. Son los notarios autorizantes de las escrituras matrices, los obligados a expedir los testimonios en

cualquier momento.

La legislación costarricense hace alusión al artículo ciento catorce del Código Notarial, donde se dice en cuanto a la estructura de los

testimonios que constan en dos partes: la copia literal , total o parcial de la matriz y el engrose que le confiere la ejecutoriedad para los

efectos jurídicos que correspondan.

De acuerdo con los especialistas, pese a ser una copia fiel y auténtica del documento original, el testimonio también puede ser parcial,

ya que se puede extender en lo conducente, es decir para aquello que nos interesa, con la salvedad del artículo setenta y siete del

Código Notarial que señala la necesidad de consignar aquellos testimonios que se otorguen en lo conducente lo siguiente: “lo omitido

no desvirtúa, restringe o, en forma alguna degenera lo trascrito”.

De acuerdo con el Notario Mora Vargas, los testimonios constan de tres partes:

a) Copia fiel y exacta del instrumento

b) Copias de firmas. La trascripción, según en el entender del Notario de la rúbrica que fue impresa en el protocolo.

c) El engrose. Este es importante ya que radica en dos aspectos: primero es un amigable medio para ubicar el instrumento con las

referencias de tomo y folio brindando un respaldo de la matriz, además de conocer si se trata del primer o el ulterior testimonio. En un

segundo aspecto, en virtud de la condición de desplazante de efectos del testimonio, pone de relieve la relación de autoría con el

original.

1.1.2.4 Las copias autenticadas de acuerdo con la doctrina

La doctrina señala que uno de los derechos que asisten a los otorgantes, es contar con las copias de los instrumentos que otorgaron. La

copia autentica no es prueba sobre el contenido del acto, sino solo sobre la existencia del instrumento público.

Se diferencia del testimonio en que la copia no es un documento público capaz de producir efectos jurídicos, sino solamente prueba la

existencia del original.

CAPITULO II

2.1 Los actos protocolares de acuerdo con la normativa vigente

De acuerdo con el artículo ochenta del Código Notarial, los documentos notariales se clasifican protocolares o extraprotocolares

dependiendo de su conformación ya sea en protocolo o fuera de él.

“Artículo 80.- Clases de documentos

Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él.

Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del

notario.

Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o

inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extiende fuera del

protocolo.” (Artículo 80 código notarial.)

Del citado articulo, se explica que los documentos protocolares son las escrituras públicas, las actas notariales o protocolizaciones que

fueron consignadas en el protocolo del notario.

Por actos extraprotocolares se clasifican las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas

expedientes o inscripciones, traducciones, actas y diligencias.

2.1.1 La escritura pública en el código notarial

La estructura normativa de la escritura pública, está establecida en el artículo ochenta y uno del Código Notarial de la siguiente forma:

introducción la cual estará compuesta por encabezamiento, la comparecencia y las presentaciones.

El contenido estará conformado por los antecedentes y las estipulaciones de los comparecientes.

Por su parte la conclusión incluye las reservas y advertencias notariales, las constancias y la autorización.

En cuanto al encabezamiento, de acuerdo con el artículo ochenta y dos del código notarial, toda escritura inicia con su número, nombre

y apellidos del notario, condición y lugar de oficina.

La comparecencia se establece en el artículo ochenta y tres, establece indicando el nombre y apellidos de los comparecientes, así como

sus calidades (número de cédula, estado civil, profesión u oficio. entre otros)

El artículo ochenta y seis del Código Notarial establece que el notario debe estipular todos los antecedentes del acto o negocio

otorgado.

En relación con las estipulaciones, la normativa establece que el notario debe redactar en forma clara, detallada el acto o contrato

ajustándolo a la solicitud de las partes y a las disposiciones legales para que surta los efectos jurídicos (Código Notarial artículo

ochenta y siete)

De acuerdo con el artículo ochenta y nueve, la conclusión iniciará con las advertencias y reservas que el Notario Público debe hacer por

ley a los comparecientes.

En cuanto al otorgamiento de la Escritura Pública, el artículo noventa y uno del Código Notarial establece que el notario debe leer el

contenido de la Escritura Pública a los comparecientes, así como los testigos, dejar constancias de la lectura y del consentimiento de los

interesados

El artículo noventa y dos expone la autorización, en la cual se debe indicar el nombre y apellidos, así como domicilios de los testigos, si

se han extendido o no una o más reproducciones en el mismo acto de firmarse la escritura. Además la constancia que firman el notario

público, los testigos instrumentales, los de conocimiento y los intérpretes en su caso, así como los comparecientes, el lugar, la hora, el

día, mes y año en que se autoriza la escritura.

Cuando se adicione, rescinda o modifique el contenido de una escritura pública; se revoque o modifique un testamento o poder

especial, por medio de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última escritura está obligado a

consignar mediante una nota marginal en la escritura adicionada, rescindida o modificada, el nombre, apellidos del notario, tomo, folio

y número de escritura donde se realizó la modificación. (Artículo noventa y siete del Código Notarial)

Cuanto el tomo donde se consigna la nota marginal pertenece a otro notario, o se encuentre en el Archivo Notarial, el otorgante de la

modificación debe notificar al otro notario para que la lleve a cabo o al Archivo Notarial

2.1.2 Las actas notariales en el código notarial

El Código Notarial en el artículo 101 se establece la definición de las actas notariales:

“Definición

(…) son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada,

hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, darles carácter de auténticos, o bien hacer constar

notificaciones, prevenciones o intimaciones procedentes según la ley.

A las actas notariales les serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras públicas, con las salvedades resultantes de

este capítulo.” (Artículo 101 del Código Notarial)

Se desprende del citado artículo que las actas notariales son instrumentos públicos y su finalidad es la comprobación de hechos,

sucesos o situaciones que consten en presencia y por medio del notario público a solicitud del interesado, dándoles carácter de

autenticidad y hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones de acuerdo con la ley.

El artículo ciento dos del citado cuerpo normativo, explica los requisitos que deben contener las actas notariales:

“a) En la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se procede y el motivo por el cual interviene el notario.

b) En caso de representación, el notario indicará la que exprese la parte interesada, sin necesidad de comprobar la personería.

c) El notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, deberá procurar identificarlos y hacerles saber por

encargo de quién procede, su calidad de notario, la diligencia por efectuar y el derecho que les asiste de hacer constar las

manifestaciones que tengan a bien sobre esa diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional.

d) En la descripción se relatarán, objetiva y concretamente, todas las circunstancias necesarias para los fines jurídicos de las diligencias

y los detalles o condiciones solicitados.

e) La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta.

f) No es indispensable la unidad del acto ni del texto. Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo tiempo que se comprueban los

hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas

siguientes. Podrán también separarse en dos o más textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse.

g) Si la diligencia se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejará en él una constancia suscinta de lo actuado,

indicando el número de tomo del protocolo, la página y el instrumento en que se levanta el acta, así como su fecha.

h) En la conclusión, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobación, y podrá llevar o no sus firmas. El notario

autorizará el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejará constancia del hecho.

i) En las actas, podrán incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la naturaleza, las condiciones y

consecuencias de los hechos comprobados. Se indicarán sus nombres, apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta.”(artículo

102 del código Notarial)

Del artículo anterior se comprende con mayor facilidad que existen una serie de requerimientos para la actuación del Notario Público,

ya que en cuanto a las actas notariales, debe hacerse constar de quién procede dicha ata, así como el motivo por el cual se realiza.

También expone que se relatará de forma objetiva y concreta todas las circunstancias.

En este tipo de acto protocolar no es necesaria la presencia del solicitante; tampoco es necesaria una unidad del acto ya que el acta

puede extenderse con posterioridad además es importante indicar que no se requiere leer el acta a los interesados.

Como última observación, el artículo anterior permite incluir informes o juicios de profesionales, así como peritos.

El artículo ciento tres del código notarial por su parte, explica que la notificación, requerimiento, o cualquier acto relacionado con

personas se practicará donde estas se encuentren, su respuesta se consignará en actas.

2.1.3 Las protocolizaciones en el código notarial

El código notarial establece que para protocolizar documentos, diligencias, piezas de expedientes o actas, en la introducción debe

indicarse el motivo por el cual se actúa. Si se actúa por resolución judicial, debe expresarse el tribunal que la dicta, el lugar, la hora y

fecha y el juicio que recayó. Debe copiarse fielmente el documento o piezas en su forma parcial o total (Artículo ciento cinco del código

notarial)

Para la diligencia notarial de libros, folletos y gráficos, cuando estos sean muy extensos a juicio del notario público no será necesario la

copia integra, basta la reseña breve para identificar, consignando la razón correspondiente, debiendo ser firmada por el notario así

como cada folio de aquellos, de igual forma se procede con cuadros, gráficos, como cualquier otra clase de documentos (artículo ciento

seis del código notarial)

2.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

La definición de los actos extraprotocolares, se establece en el artículo ciento ocho del código notarial

“(…) son las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de inscripciones,

traducciones y cualquier otra actuación o diligencia que el notario público, autorizado por ley, lleva a cabo fuera del

protocolo.” (Artículo 108 del Código Notarial)

Se entiende entonces que los instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes, así como cualquier otra

actuación que el notario lleva a cabo fuera de su protocolo corresponden a actos extraprotocolares.

2.2.1 Las traducciones extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

De acuerdo con el artículo ciento nueve del código notarial, el Notario Público, por su y bajo la propia responsabilidad puede autorizar

propias traducciones de documentos, instrumentos, cartas u otras piezas no redactadas en idioma distinto al español.

Debe adjuntarse a la traducción el original o copia autenticada por el notario y consignará en el documento original, la razón de

identidad correspondiente y dejarse una reproducción en el archivo de referencias.

2.2.2 Las certificaciones extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

Los notarios pueden extender (de acuerdo con el artículo ciento diez del código notarial) certificaciones relacionadas a inscripciones,

expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como libros, documentos y piezas privadas en

poder de particulares. En todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en lo conducente o en relación.

2.2.3 La reproducción de instrumentos públicos de acuerdo con la normativa vigente.

Las reproducciones de instrumentos públicos pueden consistir en testimonios, certificaciones y copias auténticas. (Artículo ciento doce

del Código Notarial)

2.2.4 Los testimonios públicos de acuerdo con la normativa vigente.

El artículo ciento catorce del Código Notarial establece la estructura de los testimonios, constando de dos partes, la copia literal total o

parcial de la matriz y el engrose.

El engrose hace consignar que se reproduce el instrumento matriz, identificado por su número, la página donde se inicia y el tomo del

protocolo donde consta si se trata del primer testimonio o de ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha,

cuando el testimonio se expide por orden judicial el engrose debe señalar el tribunal o el funcionario que lo ordena, su nombre y el

cargo que desempeña, la fecha de la orden o la hora y la fecha de la resolución respectiva. (Artículo ciento quince del código notarial)

2.2.5 Las certificaciones de instrumentos públicos de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo con el artículo ciento veinte del Código Notarial, las certificaciones de instrumentos públicos inician con el nombre y los

apellidos del notario público o del funcionario que las extienda, la condición de notario o el puesto que el funcionario desempeña, el

tomo del protocolo y la página donde se asentó o inició el instrumento público, el nombre del notario y la manifestación de que la

reproducción es parcial, en su caso. Se copiará el instrumento original en forma total o en lo conducente. (Artículo ciento veinte del

código notarial)

2.2.6 Las copias simples y constancias de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo a la normativa vigente, con efectos administrativos o particulares, pueden expedirse copias simples y constancias de los

instrumentos públicos estas no sustituirán los testimonios ni las certificaciones. (Artículo ciento veintiuno del código notarial)

2.2.7 Los testimonios impresos de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo con el artículo ciento veintidós del Código Notarial, el Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de

Notariado, podrán autorizar fórmulas impresas, para cada una de las transacciones legales inscribibles. El Registro suministrará, a costa

del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar

con los mecanismos de seguridad exigidos para los testimonios ordinarios.

Capítulo III

3.1. La Jurisprudencia de los actos protocolares y extraprotocolares

Dentro de la Jurisprudencia de los actos protocolares encontramos a la Escritura Pública mediante el voto número 35-2005 y la

protocolización mediante voto número 96-2006 del Tribunal de Notariado, ambos ejemplos se explicarán a continuación

3.1.1 La Escritura Pública de acuerdo con la Jurisprudencia

Uno de los ejemplos de instrumentos realizados en Escritura Pública mediante el Notario se puede constatar en el voto 35-2005

“San José, a las nueve horas treinta minutos del veinticuatro de febrero del dos mil cinco.-

Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por el Registro Civil, representado por el licenciado Rodrigo Fallas Vargas,

Oficial Mayor contra el notario Alexis Cervantes Barrantes mayor, abogado y notario, de Siquirres, demás calidades ignoradas.-

RESULTANDO:

1 .-

Mediante Oficio número 1782-2003 O.M.C., fechado 22 de julio del dos mil tres, el licenciado Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor del

Departamento Civil del Registro Civil denunció, con base en lo dispuesto en los artículos 21 y 24 del Código de Familia, que el notario

Alexis Cervantes Barrantes, realizó el matrimonio de Melvin Chinchilla Abarca y Carolina Isabel Ortega Rojas el día 16 de marzo del dos

mil dos, y omitió cumplir con lo dispuesto en el artículo 21 del Código de Familia.-

2 .-

En su contestación, el denunciado adujo que efectivamente realizó dicho enlace matrimonial, en el que la contrayente era menor de

edad.- Que en dicho evento estuvo presente la señora María Isabel Ortega Rojas, quien en su calidad de madre de la menor

contrayente, en el pleno ejercicio de la patria potestad, otorgó su asentimiento para la realización del citado matrimonio.- Que por un

error material no fue consignado este acto en la escritura inicial, solicitando se le disculpe por tan crasso error y que se le absuelva de

responsabilidad.- Aporta, al efecto, declaración jurada de la señora madre de la contrayente, donde se refiere esta situación.-

3 .-

El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las nueve horas cincuenta y cinco minutos del siete de septiembre del dos mil

cuatro, declaró con lugar el presente proceso disciplinario notarial establecido contra el notario denunciado, imponiéndole la

corrección disciplinaria de tres meses de suspensión.-

4 .-

Por no estar conforme con lo resuelto, apela el notario, en virtud de lo cual conoce este Tribunal del presente asunto.-

5 .-

En los procedimientos se han observado los plazos y procedimientos de ley.

Redacta el Juez Sánchez Sánchez.-

CONSIDERANDO :

I.-

Se acogen los hechos que como probados enumera la sentencia de primera instancia por ser todos ellos fiel reflejo de lo que informan

los autos.- Unicamente se agrega y corrige el hecho número tres, en el sentido de que el instrumento es el número ochenta y ocho y

que en éste no compareció la madre de la menor (misma prueba).

II.-

En su sentencia la autoridad de primera instancia declaró con lugar el proceso disciplinario notarial incoado contra el notario y le

impuso la corrección disciplinaria de tres meses de suspensión, debido a que al autorizar el matrimonio que relaciona la escritura

número ochenta y ocho, omitió la comparecencia de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente, para expresar

su asentimiento.- El notario no expresó agravios, pero en su escrito de apelación expresa que si bien el numeral 139 del Código

Notarial faculta al órgano disciplinario para sancionar, es lo cierto que no se le pueden imponer sanciones que coarten el ejercicio de su

profesión sin un fundamento legal idóneo.- Que su actuación no encuadra dentro de los presupuestos que establece el citado numeral,

además que la madre de la menor contrayente estuvo presente en el mismo acto del matrimonio y dio su asentimiento expreso para

que su hija contrajera nupcias, hecho que le mereció fe a él como notario, prescindiendo de los documentos que demostraran el

asentimiento, y en los autos consta declaración jurada ratificando su dicho.- Que el numeral 31 del Código de Familia no hace

referencia a la manifestación expresa del referido asentimiento, lo que si es obligado en el certificado de declaración de matrimonio,

casilla # 17, y se le sanciona por una normativa que no establece en forma clara su deber como notario de consignar dicho

asentimiento, y que el artículo 139 del Código Notarial es una norma en blanco, que faculta al juzgador a calificar de grave la situación

en forma antojadiza.- Que su actuar fue de buena fe, su familia depende de sus ingresos y pide como prueba para mejor resolver, que

se reciba el testimonio de los contrayentes y de la madre de la menor a fin de que aclaren si ésta última estuvo presente en el

matrimonio y si otorgó su asentimiento.-

III.-La sentencia apelada se encuentra a derecho y por eso ha de confirmarse.- El notario denunciado autorizó la escritura número

ciento ochenta y ocho, el día dieciséis de marzo del dos mil dos, relativo al enlace matrimonial de Melvin Chinchilla y Carolina Ortega,

ésta última menor de edad a esa fecha, pues nació el doce de febrero de mil novecientos ochenta y cuatro.- Los artículos 81 y

siguientes del Código Notarial establecen que l a escritura pública constará de tres partes: introducción, contenido y conclusión.-

La introducción estará compuesta por el encabezamiento, la comparecencia y las representaciones.- En la comparecencia se expresarán

el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de identificación que porten con el número si lo tuviere, el

estado civil, el número de nupcias, la profesión u ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son

extranjeros.- Finalmente, el artículo 92 inciso c) del citado cuerpo legal, indica que la autorización del instrumento debe contener la

constancia de que firman el notario, así como los comparecientes o el motivo por el cual estos no firman.- En este asunto, conforme a

lo antes expuesto, del examen del testimonio del instrumento que contiene el matrimonio civil, que es copia fiel y exacta de la matriz,

no se desprende en parte alguna la comparecencia de la señora María Isabel Ortega Rojas, madre en ejercicio de la patria potestad de

la menor contrayente Carolina Isabel, por lo que es evidente que el denunciado infringió la prohibición contenida en el numeral 16 del

Código de Familia, que en forma imperativa obliga al notario a no realizar el matrimonio de un menor de 18 años si no cuenta con el

asentimiento previo y expreso de quien ejerza sobre él la patria potestad o tutela, como en este caso sucede con la contrayente menor

de edad.- No es suficiente con que el notario diga que dicha señora estuvo presente en la ceremonia y que otorgó el asentimiento, así

como de que aporte declaración jurada de ésta en igual sentido, porque lo que se requiere es que tal declaración de voluntad la recoja

el notario y quede plasmada en el mismo instrumento en que asienta el matrimonio y quede documentada con la comparecencia y

firma de la progenitora de la menor contrayente, toda vez que se trata de un instrumento público, con valor probatorio pleno,

conforme lo establecen el párrafo final del artículo 369 y 370 del Código Procesal Civil.- El hecho de que dicha señora estuviera

presente en el momento en que se celebró el enlace matrimonial y que por medio de declaración jurada diga que dio su asentimiento

para el matrimonio de su hija menor de edad, no tiene la fuerza de eliminar la comisión de la falta en que incurrió el notario, que

contrario a lo que él afirma, constituye una falta grave, conforme a lo dispuesto en el artículo 139 del Código de Familia, ya que

incumplió un deber funcional establecido por una ley especial, como es la del Código de Familia, en sus artículos 16 y 21, que requiere

el asentimiento de quien ejerce la patria potestad de un menor para que éste contraiga nupcias, debiendo el notario abstenerse de

prestar el servicio, de no contar con éste.- De ahí que no lleve razón el notario al decir que la normativa no está clara, al no requerir el

asentimiento en forma expresa, ya que tratándose de un matrimonio civil, que la legislación de familia autoriza al notario para llevarlo a

cabo, éste debe autorizarlo por medio de un acta de matrimonio contenida en un instrumento público, donde comparecen los

contrayentes y testigos en su caso, a expresar su consentimiento los primeros, y en el caso de menor, quien ejerza la patria potestad, lo

que queda manifiesto mediante la lectura, aprobación y firma de ese instrumento, el cual hace plena prueba de la convención para la

cual ha sido otorgado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 371 del Código Procesal Civil en relación a los artículos 2 y 31 del

Código Notarial, sin que pueda suplirse la omisión en que incurrió el notario por una declaración jurada posterior de parte de quien no

hizo la manifestación en el acto en que se celebró el matrimonio. - Finalmente, debe indicarse que este Tribunal lamenta la situación

personal del denunciado al tener que hacer frente a una sanción como la que se le impone, pero ésta es congruente con la gravedad de

la falta cometida, prevista en el numeral 139 antes citado, la cual califica de esa forma el incumplimiento de requisitos, condiciones o

deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las leyes, que para este caso, como se ha explicado profusamente,

prescribe la legislación de familia, cuando uno de los contrayentes es menor de edad.- En cuanto a la prueba testimonial ofrecida en

esta instancia debe decirse que ésta resulta inconducente a los efectos de la valoración de la falta denunciada por el Registro Civil, ya

que es suficiente la documental.- Así las cosas, ha de confirmarse la sentencia recurrida, por haber autorizado el notario un matrimonio

civil sin la comparecencia de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente para manifestar su asentimiento, lo

que constituye falta grave por haber inobservado el notario un requisito que le establece una ley especial.-POR TANTO: Se confirma la

sentencia recurrida.

Licda. Ana Cecilia Ching Vargas

Licda. Miryam Alvarez Ross Lic. Rafael Sánchez Sánchez”

(PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE: 03-000916-627-NO VOTO # 35-2005 TRIBUNAL DE NOTARIADO)

En el caso anterior se explica entonces que el Notario Público actuó de forma indebida ya que incumple lo dispuesto en el artículo

dieciséis del Código de Familia donde se establece que no se puede realizar un matrimonio del menor de 18 años sin el asentimiento

previo de quien ejerce la patria potestad , aunque el Notario Público en este caso presenta una declaración jurada de la madre de la

contrayente donde expone que estuvo presente en la ceremonia, para el Tribunal de Notariado dicho acto no es suficiente, ya que el

notario debe dejar plasmada en el mismo instrumento en que asienta el matrimonio la voluntad de la madre, quedando documentada

en la comparecencia y con la firma de la progenitora de la menor contrayente razón por la que se confirma la suspensión por tres

meses.

3.1.2 Las protocolizaciones de acuerdo con la jurisprudencia

Para ejemplificar jurisprudencialmente las protocolizaciones, el voto noventa y seis dos mil seis del Tribunal de Notariado nos dice lo

siguiente:

“TRIBUNAL DE NOTARIADO: - San José, a las nueve horas del veintisiete de abril del dos mil seis.

Proceso disciplinario establecido por RODRIGO SOLANO AGÜERO mayor, divorciado, pensionado, cédula 1-269-240, vecino de Hatillo 3,

contra RAFAEL ANGEL MADRIGAL ROJAS mayor, casado, abogado y notario, vecino de San José. No se indicó su número de cédula.

RESULTANDO:

I .-

El señor Rodrigo Solano denunció que mediante el expediente número 99-000598-183-CI, se tramitó el proceso sucesorio de Oscar

Solano en el Juzgado de Hatillo, y que en dicho sucesorio, se autorizó al notario Rafael Ángel Madrigal para que realizara la

protocolización respectiva. Sin embargo, dicho notario no ha realizado ese trámite, alegando que le den tiempo. Que le han indicado

que les diga la cantidad de dinero que se le adeuda para que realice la protocolización respectiva. Que él y su hermano están anuentes

a cancelarle el dinero que falte a fin de que la propiedad sea inscrita a su nombre. Solicitó que se investiguen los hechos y que se

solicite al notario que realice los trámites correspondientes de la protocolización de la sucesión.

II .-

Se dio curso a la denuncia y el notario contestó que siempre estuvo abierto a protocolizar las piezas del sucesorio de Oscar Solano, pero

que en este momento está en la página cien vuelta de su protocolo, por lo que no tiene espacio como para protocolizar bastantes

piezas de un sucesorio. Que eso se lo ha indicado a los interesados, pero no entienden, y que en todo caso, está realizando las vueltas

para cancelar el tomo 3 de su protocolo, y obtener otro para poder hacerle la protocolización al denunciante, lo cual está en la mejor

disposición de hacer dentro de un plazo de veinte días. Opuso la excepción de falta de derecho.

III .-

El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta minutos del veintidós de diciembre del dos mil cinco,

declaró con lugar la denuncia y le impuso al notario dos meses de suspensión, la que se mantendrá vigente hasta que inscriba el

documento que interesa al denunciante.

IV .-

Por no estar conforme con lo resuelto, apeló dicho notario, en vista de lo cual conoce ahora el Tribunal de la sentencia indicada.

V .-

En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u omisiones que puedan causar

nulidad.

REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.

CONSIDERANDO:

I .-

De la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada, se suprimen por innecesarios los que van del primero al undécimo,

toda vez que se trata de recibos relacionados con la tramitación del proceso sucesorio. Se corrige el duodécimo para que se lea que

quien rogó los servicios del notario fue el señor Juan de Dios Solano. (véase folio 126). Se aprueban todos los demás hechos por ser fiel

reflejo de la prueba que consta en autos, y se corrige la enumeración de éstos, para que en lugar de duodécimo a décimo quinto, se lea

de primero a cuarto. Se adicionan dos hechos más para que se lean así: 5) Que mediante resolución de las diez horas treinta minutos

del once de octubre del dos mil uno, dictada por el Juzgado de Familia de Hatillo, se autorizó al Licenciado Rafael Angel Madrigal, para

que realizara la protocolización respectiva del sucesorio de Oscar Solano; (véase folio 3). 6) que por recibo número 323 del 11 de mayo

del 2005, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al notario la suma de ciento cinco mil colones en concepto de

honorarios, impuestos y timbres por traspaso e inscripción en el Registro de la finca de la sucesión de Oscar Solano; (véanse folios 79 y

80, y escrito del notario a folios 84 y 85).

II .-

Hecho no probado: el notario no ha demostrado la inscripción del documento que interesa al denunciante.

III .-

El notario aquí denunciado, fungió como abogado director del proceso sucesorio del señor Oscar Solano que se tramitó ante el Juzgado

de Familia de Hatillo, y por esa razón, se le rogaron también sus servicios para que como notario, hiciera la protocolización de piezas. Él

aceptó esa rogación, y así lo confirmó al contestar la denuncia cuando manifestó que siempre ha estado abierto a protocolizar, que

nunca se ha negado a hacerlo, pero que no ha cumplido porque no tiene campo en su protocolo, ya que está en la página 100 vuelta, y

por eso, el Juzgado lo autorizó para ese fin, por resolución de las diez horas treinta minutos del once de octubre del dos mil uno. Lo

procedente entonces era informar a los interesados acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y gastos para la

protocolización e inscripción, y proceder a hacer el instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Sin embargo, no fue

así, y transcurrió casi un año entre la autorización del notario para la protocolización, y el planteamiento de esta denuncia. Es evidente

entonces que el notario incurrió en una falta al haber aceptado la rogación de servicios para protocolizar, y no haber cumplido con su

deber, ni aún en el plazo de un mes que le confirió la autoridad de instancia por medio de resolución de las trece horas cincuenta

minutos del treinta de junio del dos mil tres, y no obstante que uno de los interesados en el sucesorio, le pagó la suma de cincuenta mil

colones para obtener un nuevo tomo de su protocolo, y resolver así el problema alegado por el notario en cuanto a que no tenía

suficiente espacio en su protocolo para protocolizar piezas de un sucesorio. Entonces, lo resuelto en primera instancia respecto a este

punto, está correcto, y por eso, considera la totalidad de los miembros de este Tribunal, que debe confirmarse.

IV .-

Cuando se planteó la presente denuncia, el señor Rodrigo Solano reconoció que al notario no se le había pagado el dinero necesario

para la protocolización y la inscripción de la partición del sucesorio del señor Oscar Solano, pues él dijo en su denuncia que: “También le

hemos indicado que nos indique la cantidad de dinero que le adeudamos para que realice la protocolización. Mi hermano y yo estamos

anuentes a cancelarle el dinero que falte, a fin de que la propiedad sea inscrita a nuestro nombre”. En ese caso, el notario al contestar

la denuncia, debió indicar los montos correspondientes que le debía pagar el denunciante para la protocolización e inscripción del

documento. Sin embargo, no dijo nada al respecto, y no demostró haberle indicado al denunciante a cuánto ascendía el monto que

éste debía pagar para los honorarios y gastos de inscripción de la protocolización. Tampoco lo hizo cuando se le notificó acerca de la

resolución de las trece horas cincuenta minutos del treinta de junio del dos mil tres, mediante la cual se le concedió un mes para

protocolizar e inscribir el documento, y la cual le fue debidamente notificada al fax por él señalado. No dijo nada, y no recurrió de ella,

por lo que lo así resuelto quedó firme, y el denunciado quedó obligado a hacer el instrumento y a inscribirlo. No obstante eso, en fecha

11 de mayo del 2005, por recibo número 323, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al notario la suma de

ciento cinco mil colones en concepto de honorarios, impuestos y timbres por traspaso e inscripción en el Registro de la finca de la

sucesión de Oscar Solano. El recibo de ese dinero lo acepta el notario en escrito presentado al Juzgado el 19 de julio de ese año, donde

manifiesta que “Yo creía que efectivamente ellos habían realizado los citados trámites, pero tal fue mi sorpresa, que el día once de

mayo de este año, se presentó el albacea de la Sucesión y me indicó que los referidos trámites no se habían hecho por falta de dinero.

Que hasta ese día tenían dinero y me entregaron la suma de ¢ 105.000 para que yo les hiciera los trámites en el Registro Público. Es

hasta ese día que me entregaron el dinero del traspaso, timbres, intereses, etc y lo hicieron por medio del señor Federico Chinchilla

Mora que les prestó el dinero en referencia. Con base en ello ya se hicieron los trámites respectivos en el Registro Público, cuando ya

salga la escritura del mismo se presentará al Tribunal de Apelaciones para comprobar tal situación”. (Sic), y por esa razón, la falta de

pago de los gastos de protocolización e inscripción, ya no eran obstáculo para cumplir con su deber. El señor Madrigal procedió a hacer

la protocolización respectiva, pero lo hizo el catorce de octubre del 2003, es decir fuera del plazo que le concedió el juzgador de

instancia para ese fin, y además, no inscribió el documento, desatendiendo la orden dada por este juzgador.

V .-

De todo lo expuesto se debe concluir que si el notario aceptó la rogación de servicios para protocolizar las piezas del sucesorio, debió

proceder a hacerlo a la mayor brevedad posible, pero no lo hizo así, sino que dejó pasar más de un año sin que lo hiciera, no siendo

atendible su excusa de que no tenía campo en su protocolo, porque en ese caso, bien pudo excusarse de prestar el servicio por una

causa legal, pero no lo hizo en su oportunidad. Pero no sólo no procedió a hacer su trabajo a la mayor brevedad posible, sino que

tampoco lo hizo en el tiempo que le dio el juzgado para ese fin, y además lo hizo en forma incompleta, porque no cumplió con la

inscripción. Y si bien es cierto que no se le habían pagado los honorarios y gastos en la fecha en que se hizo la prevención para inscribir,

no refutó lo resuelto por el juzgador, sino que se conformó con lo resuelto, razón por la que quedó obligado no sólo a confeccionar el

documento de protocolización, sino también a inscribir, y si casi dos años después de esta fecha, aceptó la suma de ciento cinco mil

colones que le entregó el señor Federico Chinchilla para los gastos de inscripción y honorarios de la protocolización, ya no existía excusa

para negarse a inscribir el documento, y menos todavía cuando en su escrito de folio 85 afirmó que ya se estaban haciendo los trámites

respectivos en el registro y que cuando salga la escritura se presentará al Tribunal de Apelaciones. Así las cosas, considera la mayoría de

este Tribunal, que fue bien resuelta la sentencia de primera instancia al sancionar al notario por la falta de inscripción del documento

que interesa al denunciante, y por ordenar que la suspensión se mantenga hasta que inscriba, pues han transcurrido dos años y nueve

meses desde que la autoridad de instancia le ordenó al notario que inscribiera el documento, y casi un año desde que se le pagaron

ciento cinco mil colones en concepto de honorarios y gastos para inscribir la propiedad de la sucesión de Oscar Solano. Luego, el

notario no tiene razón cuando dice que hay que anular la sentencia porque en ella no se indicó si el documento se inscribió o no,

porque eso no constituye un motivo para anular, y puede ser subsanado por el Tribunal como ya se hizo en el considerando segundo.

Tampoco tiene razón el notario cuando dice que la sentencia debe ser anulada porque falta la certificación del Registro Público que

demuestre o no que el documento está inscrito, pues es a él como notario que aceptó la rogación de servicios para protocolizar e

inscribir el documento, a quien le corresponde demostrar que éste ya fue inscrito. Y en cuanto a su inconformidad porque se le

sanciona por dos faltas, lo resuelto también está correcto, porque si bien es cierto que confeccionó el instrumento que se le previno, lo

hizo fuera del plazo que le dio el Juzgado, por lo que se hizo acreedor a la sanción de un mes que éste le impuso, y como no demostró la

inscripción, también se hizo acreedor al otro mes que se le impuso. Lo procedente en consecuencia es confirmar por mayoría, la

sentencia apelada en todos sus extremos.

POR TANTO:

Por mayoría, se confirma la sentencia apelada en todos sus extremos. El Juez Jiménez Oreamuno salva el voto en cuanto a la denuncia

por no inscripción del documento. Licda. Ana Cecilia Ching Vargas” (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE: 02-001192-627-

NO DE: RODRIGO SOLANO AGÜERO CONTRA: LIC. RAFAEL MADRIGAL ROJAS VOTO # 96-2006)

En el presente ejemplo se tramitó el proceso sucesorio de Oscar Solano en el Juzgado de Hatillo, en este proceso sucesorio, se autoriza

al notario Rafael Ángel Madrigal para que realice la protocolización respectiva. El notario no realiza el trámite y alega que le den

tiempo, por esta razón los solicitantes denuncian y se le da curso a dicho acto inicial. El notario contesta aludiendo a estar abierto a

protocolizar las piezas del sucesorio de Oscar Solano, sin embargo no ha podido ejecutar dicho acto por estar en la página cien vueltas

de su protocolo, por lo que no tiene espacio para protocolizar bastantes piezas de un sucesorio. Esto lo ha indicado a los interesados

además está tramitando cancelar el tomo 3 de su protocolo, tratando de obtener otro para poder hacerle la protocolización al

denunciante. El Juzgado de Primera Instancia le impuso al notario dos meses de suspensión, ya que lo procedente entonces era

informar a los interesados acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y gastos para la protocolización e inscripción,

además de proceder a hacer el instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Esto no fue así, transcurriendo casi un año

entre la autorización del notario para la protocolización, y el planteamiento de esta denuncia, por esto el Tribunal de Segunda Instancia

confirma la sentencia en la suspensión del notario por el plazo de dos meses.

3.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la Jurisprudencia.

Dentro de la jurisprudencia relevante se encuentra la certificación extraprotocolar la cual se ejemplifica por medio del voto cincuenta y

tres-dos mil siete por parte del Tribunal de Notariado.

3.2.1 La certificación extraprotocolar de acuerdo con la jurisprudencia.

En el presente caso del Tribunal de Notariado se ejemplificará la potestad certificadora del artículo ciento diez del Código Notarial y los

inconvenientes realizados por la mala utilización de dicha potestad.

San José, a las catorce horas, diez minutos del quince de marzo del dos mil siete.-

Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por ANTONIO ROBINSON THOMPSON mayor, casado, vecino de Curridabat,

empresario, cédula 7-066-745, contra ERIKA MISHELLE GÓMEZ SOTO, mayor, soltera, abogada y notaria, cédula 1-839-984, vecina de

San José. Interviene además el Licenciado Julio Enrique Zelaya como apoderado especial judicial de la denunciada.

RESULTANDO :

I.- El señor Antonio Robinson denunció a la notaria por los siguientes hechos: en la asamblea general de la empresa Compañía de

Estiba y Servicios Portuarios S.A., se acordó que la junta directiva de la sociedad estaría conformada por el presidente, el secretario, el

tesorero y el vocal, y que además cada uno de ellos tendría un suplente. Que para que la junta directiva pudiera sesionar, era necesaria

la asistencia de la totalidad de sus miembros, pero que la ausencia de alguno de ellos, podría ser llenada por el suplente. Se acordó

además que el presidente, el secretario y el tesorero, serían representantes judiciales y extrajudiciales de la sociedad, con facultades de

apoderados generalísimos sin límite de suma, siempre que actuaran al menos dos de ellos en forma conjunta. En ningún caso se le

otorgó a los suplentes la posibilidad de ostentar la representación judicial y extrajudicial de la empresa. La señora Maricel Jiménez

Carvajal, fue nombrada suplente de la secretaría. A pesar de lo anterior, la notaria denunciada, mediante documento del 22 de agosto

del 2000, certificó que dicha señora tenía facultades de apoderada generalísima sin límite de suma en conjunto con el tesorero, lo cual

no es cierto, según lo certificó el mismo registro. Esa certificación fue utilizada en varios actos como aperturas y cierres de cuentas,

cobro de facturas, una denuncia penal, etc. Además, al expedirse dicha certificación se indicó que los apellidos de la secretaria suplente

son Carvajal Jiménez y no Jiménez Carvajal como aparece en el Registro. Solicitó que se suspenda a la notaria.

II.-

Se dio curso a la denuncia y la notaria contestó que es cierto que ella expidió la certificación que se denuncia. Que los señores Roberto

y David Gurzong le solicitaron que certificara las facultades de la secretaria suplente, y que para eso le entregaron la copia de una

certificación emitida por el notario Roberto Gurzong, pero que ella revisó también en la Sección Mercantil. Que después de un análisis

del documento, y según la cláusula sexta de la administración, se concluyó que la representación judicial y extrajudicial de la sociedad,

con facultades de apoderados generalísimos, la tenían el presidente, el secretario y el tesorero, y los tres suplentes cuando actuaran en

sustitución de los titulares, y en conjunto con uno de los otros apoderados. Que al consultar la cédula de doña Maricel, concluyó que en

el registro se consignaron incorrectamente, por lo que los consignó según la cédula. Que el Registro Público emitió la certificación que

se menciona en el hecho octavo, porque así se lo solicitaron.

III.-

El señor Juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta y cinco minutos del treinta y uno de octubre del dos

mil seis, declaró sin lugar las excepciones de prescripción y falta de legitimación, y con lugar la denuncia por no advertir la corrección de

datos erróneos en la certificación, y sin lugar en cuanto a las otras faltas denunciadas. Rechazó la condena en daños y perjuicios y le

impuso un mes de suspensión a la notaria.

IV.-

Por no estar conformes con lo resuelto, apelaron ambas partes, en vista de lo cual conoce ahora el Tribunal de la sentencia indicada.

V.- En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u omisiones que puedan causar

nulidad.

REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.

CONSIDERANDO :

I.-

Se aprueba la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada. Únicamente se corrige la prueba del hecho tercero, para que

en lugar de folio 5 se lea folio 15. Se agrega un hecho probado más para que se lea así: 6) que en el mismo asiento 54, del folio 49 y del

tomo 1185 de la Sección Mercantil del Registro Público y que se citan en el hecho segundo, se inscribe la protocolización de la cláusula

décima de los acuerdos de la asamblea de Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., la cual, para lo que aquí interesa, aparece

redactada en los siguientes términos: “DÉCIMA: ACUERDOS DE ASAMBLEAS: …Se acuerda NOMBRAR suplentes de la Junta Directiva,

Vocal y suplente, y Fiscal, quedando de la siguiente manera: SUPLENTE DEL PRESIDENTE: MÉLIDA RODRÍGUEZ MORALES, casada una

vez, secretaria, cédula uno-seiscientos noventa y tres- quinientos dieciocho, SUPLENTE DEL SECRETARIO: MARICEL JIMÉNEZ CARVAJAL,

cédula uno-quinientos diecinueve-seiscientos noventa y uno, casada una vez, secretaria, vecina de San José, SUPLENTE DEL TESORERO:

ROBERTO GOURZONG CERDAS, casado una vez, abogado, cédula siete-cero cincuenta y nueve-setecientos cuarenta y nueve, vecino de

Curridabat…”; (véase certificación a folios 123 y 124).

II.-

En este proceso apelan tanto el denunciante como la notaria denunciada. El primero dice en su apelación que los poderes registrables

no son susceptibles de ser interpretados, sino que alcanzan únicamente a lo que la ley o el poderdante ha querido delegar. Que la

sociedad claramente indicó y así se inscribió, que solamente los titulares tenían poder de representación sobre la empresa, no así los

suplentes. Luego, la notaria manifestó en sus agravios que en el proceso se demostró que el nombre correcto de Maricel es Maricel

Carvajal Jiménez, y que si bien es cierto ella erró al no hacer la advertencia, con esa omisión no se produjo ningún daño a terceros ni a

la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Que la falta cometida es leve y por eso no se le debió suspender, sino que lo

procedente es un apercibimiento o reprensión. Que lo que a ella se le solicitó certificar fueron las facultades de doña Maricel actuando

como secretaria a falta del secretario titular y en conjunto con otro de los apoderados, en cuyo caso, la señora Maricel sí tiene las

facultades indicadas en su certificación. Solicitó que se revoque la sentencia y se le imponga sólo apercibimiento o reprensión.

III.-

En la asamblea general extraordinaria de Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., celebrada el 18 de agosto de 1997, se reformó

la cláusula sexta de los estatutos, y se acordó que la representación judicial y extrajudicial de la sociedad le corresponderá al

presidente, secretario y tesorero, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, debiendo actuar siempre al menos

dos de ellos conjuntamente. Luego, mediante la cláusula décima, se acordó nombrar suplentes de los cargos antes indicados,

nombrándose como suplente del cargo de secretario, a Maricel Jiménez Carvajal. Así consta en el tomo 1.185, folio 49, asiento 54 de la

Sección Mercantil del Registro Público. En la certificación que emitió la notaria y que es el objeto de este proceso, ella certificó que los

señores David Hubert Gourzong Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria suplente, ésta última por no estar

fungiendo el titular, con facultades de apoderados generalísimos actuando conjuntamente y sin límite de suma de Compañía de Estiba y

Servicios Portuarios S.A.

IV.-

El artículo 110 del Código Notarial dispone que: “Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad, certificaciones relativas a

inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o

piezas privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden utilizar fotocopias… Para todos los efectos legales, esas certificaciones

tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con

certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso, argüir falsedad”. En el presente caso, la

notaria indicó en el documento que expidió, que certifica los datos que aparecen inscritos en el asiento cincuenta y cuatro, del folio

cincuenta, del tomo mil ciento ochenta y cinco de la Sección Mercantil del Registro Público, y ahí, lo que aparece consignado

únicamente, es que David Hubert Gourzong Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria suplente de la sociedad. No se

indica en el asiento citado, que la señora Maricel Carvajal tenga las facultades de apoderada generalísima, de manera que si la notaria

denunciada estaba certificando lo que aparece inscrito en el Registro Mercantil, debió limitarse a transcribir lo que ahí consta, sin que

fuera procedente afirmar en su certificación, cuestiones que son propias de la interpretación que se dio a lo que ahí está inscrito, y que

independientemente de si son correctas o no, no constan en el Registro. Al hacer estas afirmaciones, no hay duda de que se violó la fe

pública que tiene el notario, y se cayó en la falta que contempla el inciso c) del artículo 144 del Código Notarial, al expedir un

documento sin ajustarse al contenido del documento transcrito, con lo cual se indujo a error a terceros. Disiente entonces este Tribunal

de lo resuelto en primera instancia en cuanto no estimó como falta lo relativo a la afirmación que se hizo en la certificación en cuanto a

los poderes que tienen los suplentes, porque para este Tribunal sí constituye una falta, y por eso estima que se le han de imponer tres

meses de suspensión.

V.- En cuanto a la otra falta que se atribuye a la denunciada, la autoridad de instancia le impuso un mes de suspensión, con lo cual ella

no está de acuerdo, y alega que no procede la sanción porque no se causó daño a terceros. Sin embargo, no tiene razón en sus agravios,

porque el artículo 139 del Código Notarial considera como falta grave no sólo los casos en que se producen daños a terceros, sino

también cuando se incumplen requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las leyes, como

ocurrió en este caso, en el que se incumplió lo establecido en el artículo 110 del Código Notarial. Por eso independientemente de si

causaron o no perjuicios a terceros, lo cierto es que la sanción procede por dicho incumplimiento. Y como la falta es grave, no es

posible sancionar a la denunciada únicamente con apercibimiento o reprensión que son para faltas leves.

POR TANTO :

En lo apelado, se revoca la sentencia recurrida en cuanto rechazó la denuncia contra la notaria Ericka Mishelle Gómez Soto por

haber afirmado en la certificación que emitió, que la secretaria suplente tiene facultades de apoderada generalísima, y en su lugar se

acoge, y por esa falta se le imponen tres meses de suspensión. Se confirma la sentencia en lo demás apelado.-

Licda . Ana Cecilia Ching Vargas

Lic. Roy A. Jiménez Oreamuno Lic. Rafael Sánchez Sánchez

Rm /* (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE # 01-000632-627-NO DE : ANTONIO ROBINSON THOMPSON CONTRA : LIC.

ERICKA M. GOMEZ SOTO VOTO # 53-2007 TRIBUNAL DE NOTARIADO).

En el presente caso la notaria procede a producir un hecho contra la fe pública ya que en la asamblea general de la empresa Compañía

de Estiba y Servicios Portuarios S.A., se acordó que el presidente, el secretario y el tesorero, serían representantes judiciales y

extrajudiciales de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, siempre que actuaran al menos dos de

ellos en forma conjunta. En ningún caso se le otorgó a los suplentes la posibilidad de ostentar la representación judicial y extrajudicial

de la empresa.

En dicha sociedad Maricel Jiménez Carvajal, fue nombrada suplente de la secretaría. La notaria denunciada, mediante documento del

veintidós de agosto del dos mil, procedió a certificar que la señora tenía facultades de apoderada generalísima sin límite de suma en

conjunto con el tesorero, lo cual no es correcto tal y como consta en el Registro Público. Esa certificación fue utilizada para actos como

aperturas y cierres de cuentas, cobro de facturas, una denuncia penal, etc.

La sociedad claramente expresó que solamente los titulares tenían poder de representación sobre la empresa, no así los suplentes.

La notaria manifiesta en los agravios que en el proceso si bien es cierto ella erró al no hacer la advertencia, con la omisión no se produjo

ningún daño a terceros ni a la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Aduce además que la falta cometida es leve y por eso

no se le debió suspender, sino que lo procedente es un apercibimiento o reprensión.

De acuerdo con el Tribunal de Segunda Instancia, la notaria debió limitarse a transcribir lo que consta, no es procedente afirmar,

cuestiones de interpretación e independientemente de si son correctas o no, no constan en el Registro.

Al hacer estas afirmaciones, se violó la fe pública, además se cayó en la falta que contempla el inciso c) del artículo 144 del Código

Notarial, al expedir un documento sin ajustarse al contenido del documento trascrito, con lo cual se indujo a error a terceros.

¿Qué se puede hacer para fomentar en la colectividad el maoyr uso de la escritura publica?

Haciéndole saber a la población que Cuando se vende un inmueble se realiza ante un Notario,,después de verificar

correctamente los datos en la provincia<rentas etc< se firma la escritura pública a nombre de la persona que compró el bien

inmueble<casa-campo-etc>

La escritura determina quién es el dueño de la propiedad.

ACTIVIDA DE APRENDIZAJE Nº 2

FUNCIONES PRINCIPALES DEL CONSEJO DE NOTARIADO

Ejercer la vigilancia de los colegios de notarios respecto al cumplimiento de sus obligaciones. Ejercer la vigilancia de la función notarial, con arreglo a esta ley y normas reglamentarias o conexas, a través del

colegio de notarios, sin perjuicio de su intervención directa cuando así lo determine. Proponer los reglamentos y normas para el mejor desenvolvimiento de la función notarial. Aprobar directivas de cumplimiento obligatorio para el mejor desempeño de la función notarial y para el

cumplimiento de las obligaciones de los colegios de notarios. Vigilar el cumplimiento del reglamento de visitas de inspección a los oficios notariales por los colegios de notarios. Realizar visitas de inspección opinadas e inopinadas a los oficios notariales, pudiendo designar a personas o

instituciones para tal efecto. Resolver en última instancia, como tribunal de apelación, sobre las decisiones de la junta directiva de los colegios

de notarios relativas a la supervisión de la función notarial. Resolver en última instancia como tribunal de apelación, sobre las decisiones del Tribunal de Honor de los

colegios de notarios relativos a asuntos disciplinarios. Designar al presidente del jurado de los concursos públicos de méritos para el ingreso a la función notarial. Decidir la provisión de plazas notariales. Solicitar al colegio de notarios la convocatoria a concursos públicos de méritos o convocarlos. Recibir quejas o denuncias sobre irregularidades en el ejercicio de la función notarial y darles el trámite que

corresponda. Recibir las quejas o denuncias sobre el incumplimiento de las obligaciones por parte de los integrantes de la junta

directiva de los colegios de notarios, y darles el trámite correspondiente a una denuncia por      incumplimiento de la función notarial.

 Llevar un registro actualizado de las juntas directivas de los colegios de notarios y el registro nacional de notarios.

Absolver las consultas que formulen los poderes públicos, así como las juntas directivas de los colegios de notarios, relacionadas con la función notarial; y,

Ejercer las demás atribuciones que señale la ley y normas reglamentarias o conexas.

EL CONSEJO DEL NOTARIADO

¿Quiénes somos?

 El Consejo del Notariado es el órgano del Ministerio de Justicia que representa al Estado Peruano, garantizando, a través

de la supervisión del Sistema del Notariado, el correcto ejercicio de dicha función.

El Consejo del Notariado está formado por el Ministro de Justicia y Derechos Humanos o su representante, quien lo

presidirá. Además lo integran el Fiscal de la Nación o el Fiscal Supremo o Superior, a quien delegue; el Decano del Colegio

de Abogados de Lima o un miembro de la Junta Directiva a quien delegue; el Presidente de la Junta de Decanos de los

Colegios de Notarios del Perú o un miembro de su Consejo Directivo a quien delegue; y, el Decano del Colegio de Notarios

de Lima o un miembro de su Junta Directiva a quien delegue.

¿Qué hacemos?

El Consejo del Notariado controla el normal desarrollo del sistema notarial en el país, por lo tanto realiza lo siguiente:

Resuelve, como Tribunal de Apelaciones, procesos administrativos iniciados en primera instancia en el Tribunal de Honor,

en materia disciplinaria. Vigila que los colegios de notarios cumplan sus obligaciones, así como la función de los notarios a través del Colegio de

Notarios, sin perjuicio de su intervención directa cuando así lo determine.

Recibe quejas o denuncias de la población sobre irregularidades cometidas por los notarios en el ejercicio de su función

notarial y por los incumplimientos de las obligaciones por parte de los integrantes de la Junta Directiva y Tribunales de

Honor de los colegios de notarios. Evalúa la demanda poblacional de servicios notariales a efectos de procurar que dicha demanda sea satisfecha en cantidad

y calidad.

¿A quiénes servimos?

A la población en general que requiere acceder a los servicios notariales.  

Es el Consejo del Notariado el que ejerce la función de vigilancia del Estado a efectos que sea desarrollada de manera

profesional, eficiente, honesta, oportuna.

¿Por qué es importante lo que hacemos?

Es importante porque supervisa que el ejercicio de una función pública por parte de los notarios sea realizada con la

idoneidad necesaria que garantice la seguridad jurídica a través de la formalización de las voluntades jurídicas.

 ¿Cómo puedes contactarnos?

Puedes encontrarnos en la sede del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Dirección          : Calle Malvas Mz. “C” Lote 5, Urbanización Los Sauces, distrito de Surquillo.

Teléfono            : 358-6855

¿Dónde debo dejar documentos para el Consejo del Notariado?

Todo documento debe ser ingresado por mesa de parte del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, ubicado en la calle

Carlos Tenaud Cdra. 3 s/n – Miraflores.

 PREGUNTAS FRECUENTES

¿QUÉ DEBO HACER SI UN NOTARIO INCUMPLE CON SUS OBLIGACIONES?

Si algún notario incumpliera con sus obligaciones o cometiera irregularidades, se podrá interponer una queja o denuncia

escrita la misma que deberá estar debidamente sustentada en los hechos y con las pruebas pertinentes.

¿A QUIEN DEBO RECURRIR?

Si va a presentar una queja o denuncia contra algún notario o miembro de la junta directiva del colegio de notarios, deberá

acudir ante el Tribunal de Honor de los Colegios de Notarios del ámbito geográfico al que pertenezca el notario público

infractor a fin de que se proceda a iniciar el proceso disciplinario en Primera Instancia.

De considerar que este proceso puede ser rechazado de plano o no atendido por el Tribunal de Honor, podrá ponerlo en

conocimiento del órgano superior que es el Consejo del Notariado quien correrá traslado de su denuncia al Tribunal de

Honor tomando conocimiento de dicha denuncia sin pronunciarse sobre el fondo de la misma, toda vez que, de ser apelada

la resolución de Primera Instancia, el Consejo actúa como Tribunal de Apelaciones.

PARA INTERPONER LA QUEJA O DENUNCIA ¿DEBO EFECTUAR PAGOS?

La queja o denuncia que el perjudicado presente, deberá hacerlo en forma escrita adjuntando las pruebas que la justifiquen

sin que para ello deba efectuar pago alguno.

 ¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR?

La queja o denuncia deberá ser presentada por escrito ante el Tribunal de Honor del Colegio de Notarios del lugar en el que

se desempeñe el Notario que haya cometido la infracción o irregularidad. Este Tribunal de Honor notificará al Notario y este

deberá efectuar los descargos pertinentes. Con ello, el Tribunal resolverá si procede a abrir o no el procedimiento

administrativo disciplinario. Si se resuelve iniciar este procedimiento, se envía el expediente al Fiscal para que efectúe las

investigaciones y con su opinión se envía el expediente al Tribunal de Honor para que cite a audiencia con la asistencia de

las partes involucradas las que podrán informar oralmente sobre sus posiciones y en un plazo de 45 días, el Tribunal del

Honor resuelve sobre  la absolución o sanción del procesado.

 ¿QUÉ PASA SI NO ESTOY DE ACUERDO CON LO RESUELTO POR EL TRIBUNAL DE HONOR?

Puede presentar el Recurso de Apelación ante el Tribunal de Honor para que se eleve a Segunda Instancia.

Si la resolución fuera distinta al dictamen del Fiscal que conforma parte del Tribunal de Honor, éste, de oficio, debe

presentar el Recurso de Apelación.

JUNTA DE DECANOS DE LOS COLEGIOS DE NOTARIOS DEL PERU

ESTATUTO UNICO DE LOS COLEGIOS DE NOTARIOS DEL PERU

(Aprobado por Asamblea General Extraordinaria llevada a cabo el día 19 de julio de 1997)

TITULO PRELIMINAR

     Artículo 1.-Se establece el Estatuto Unico que regirá para los Colegios de Notarios del Perú.

TITULO I - DEL COLEGIO

     Artículo 2.- Los Colegios de Notarios son personas jurídicas de derecho público, creados por Ley cuyo funcionamiento se rige por el Estatuto Unico.

     Artículo 3.- Los Colegios de Notarios tienen personería jurídica y la representación que le fija la Ley.

     Artículo 4.- Los Colegios de Notarios incorporan obligatoriamente a todos los notarios de su correspondiente jurisdicción que se encuentren legalmente aptos para ejercer la función notarial.

     Artículo 5.- La Colegiación es requisito indispensable para el ejercicio de la función notarial, entendiéndose como tal, el desarrollo de las actividades relacionadas con ésta en todos sus campos de aplicación.

     Artículo 6.- SON FINES DEL COLEGIO:

     a) Ejercer la representación gremial de la Orden;

     b) Defender los derechos del Notariado Peruano, cuidando que sus miembros gocen de las garantías y consideraciones que les otorga la Ley;

     c) Velar por el respeto y dignidad de la función notarial y por el cumplimiento del Código de Etica del Notariado y acatamiento del Estatuto;

     d) Propender al perfeccionamiento de la Legislación Notarial, formulando iniciativas legales, procurando se incorporen los principios del Notariado Latino;

     e) Asegurar el respeto a los derechos humanos de los Notarios, de los usuarios y todos los que ocupen los servicios notariales;

     f) Promover el espíritu de solidaridad y unidad dentro de los Notarios;

     g) Pronunciarse institucionalmente sobre los acontecimientos que requieran enjuiciamiento crítico y constructivo de nivel profesional;

     h) Promover el perfeccionamiento profesional y cultural de sus miembros, fomentando la colaboración con instituciones culturales y profesionales afines;

     i) Proyectarse hacia la comunidad difundiendo los fines y principios del Notariado Latino y la cultura en general, auspiciando conferencias y seminarios con dicho fin; y,

     j) Auspiciar el estudio de los principios que informan la Unión Internacional del Notariado Latino y promover el conocimiento de ellos a nivel nacional.

     Artículo 7.- SON ATRIBUCIONES DE LOS COLEGIOS:

     a) La vigilancia directa del cumplimiento del Notario respecto a las leyes y reglamentos que regulan la función;

     b) Llevar Registro actualizado de sus miembros;

     c) Convocar a Concurso Público para la provisión de vacantes en su jurisdicción;

     d) Declarar el abandono del cargo en los casos previstos en los incisos f) y g) del Artículo 21 del D.L N° 26002;

     e) Absolver las consultas y emitir informes que le sean solicitados por los poderes públicos. Así como absolver consultas que les sean formuladas por sus miembros; y,

     f) Los Colegios llevarán un libro de matrícula de sus miembros en el que se anotarán las fechas de nacimiento, de título profesional, del nombramiento y de juramentación como Notario, número de colegiatura, los cargos, las distinciones y las sanciones de que sea objeto.

     Artículo 8.- El domicilio de los Colegios se establecerá dentro de su jurisdicción.

TITULO II - DE SUS MIEMBROS

     Artículo 9.- Los miembros de los Colegios de Notarios activos con derecho a voz y voto, y los Notarios Honorarios.

     Artículo 10.- Son miembros activos, los Notarios dentro de la jurisdicción del Colegio que hayan sido incorporados por la Junta Directiva.

     Artículo 11.- Son obligaciones de los Notarios activos:

     a) Cumplir con las disposiciones de la Ley del Notariado, normas reglamentarias o conexas, este Estatuto, del Código de Etica, de las decisiones dictadas por el Colegio de Notarios respectivo y Consejo Directivo de la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú;

     b) Pagar los derechos de matrícula, cuotas mensuales y eventuales que acuerde la Asamblea General, así como la retribución de los servicios que señale la Junta Directiva. Es requisito indispensable encontrarse al día en el pago de las cuotas del Colegio para la función y gozar de los derechos que como miembro le concede este Estatuto. Las cuotas mensuales se abonarán a más tardar dentro de los diez primeros días del mes siguiente al que corresponden;

     c) Desempeñar el cargo o comisión que se les encomiende;

     d) Asistir a las reuniones de las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias;

     e) Respetar a los demás colegas y prestarles la ayuda que requieran; y,

     f) Mantener actualizado el Registro de sus firmas, rúbricas, signos, sellos y equipos de impresión que utilice en el ejercicio de sus funciones.

     Artículo 12.- La calidad de miembro honorario constituye una distinción que solamente será concedida por el Colegio en Asamblea General en favor de los notarios de su propio Colegio que hayan cesado o renunciado, siempre y cuando ello no obedezca a una medida o sanción disciplinaria. Los notarios nacionales, extranjeros o cualquier otra persona que haya prestado importantes servicios al Colegio o al Notariado Peruano o Internacional.

     El miembro honorario será designado por la Asamblea General a propuesta de la Junta Directiva, requiriéndose para ello mayoría simple de votos. No pueden ser miembros honorarios los Notarios activos del propio Colegio.

TITULO III - DE LA ORGANIZACION

     Artículo 13.- SON ORGANOS DE COLEGIO:

          a) La Asamblea General; y,          b) La Junta Directiva.

TITULO IV - DE LA ASAMBLEA GENERAL

     Artículo 14.- La Asamblea General es el órgano Supremo del Colegio, siendo sus decisiones obligatorias para todos sus miembros.

     Artículo 15.- La Asamblea General Ordinaria se reúne anualmente la primera quincena de enero de cada año para considerar la memoria y balance que presenten el Decano y Tesorero respectivamente.

     Artículo 16.- La Asamblea General Extraordinaria se reunirá cuando lo considere necesario la Junta Directiva o lo solicite por escrito la cuarta parte de miembros activos hábiles, indicando el motivo de la convocatoria.

     Artículo 17.- Será necesario acuerdo de la Asamblea General Extraordinaria para:

     a) Señalar la cuota de matrícula para obtener la colegiación, así como las cuotas ordinarias mensuales y extraordinarias o modificar las existentes;

     b) Autorizar la compraventa de bienes inmuebles o constitución de gravámenes sobre los mismos;

     c) Conocer recursos de revisión de los acuerdos de la Junta Directiva;

     d) Designar comisiones especiales y pronunciarse sobre sus informes;

     e) Tratar cualquier otro asunto que le sea sometido reglamentariamente;

     f) Conocer y resolver los recursos de apelación por sanción de amonestación privada impuestas por la Junta Directiva; y,

     g) Aplicar las sanciones disciplinarias según la gravedad de la falta y antecedente del Notario de conformidad con los Artículos 150 y siguientes de la Ley del Notariado.

     Artículo 18.- La convocatoria a Asamblea General la hará el Decano o quien haga sus veces.

     Artículo 19.- La convocatoria se hará por esquela con cargo mediante cualquier medio escrito y con no menos de cinco días de anticipación a la fecha de la Asamblea.

     Artículo 20.- El aviso indicará el motivo, fecha y hora en la primera y segunda convocatoria, en caso de no haber quórum para la primera la segunda podrá ser para media hora después de la primera.

     Esta segunda convocatoria podrá ser media hora después de la primera.

     Artículo 21.- El quórum para la Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria en primera convocatoria es de la mitad más uno del número de miembros activos hábiles. En segunda convocatoria se reunirá con el número de miembros activos

hábiles que asistan. Los acuerdos se adoptaran por la mitad más uno de lo votos emitidos. En caso de empate el Decano o quien presida la Asamblea tendrá voto dirimente como excepción, para la aplicación de la medida disciplinaria de destitución la Asamblea se reunirá con la concurrencia no menor de tres quintos de los miembros activos hábiles.

     Artículo 22.- La asistencia a las Asambleas Generales es obligatoria.

     Por excepción los miembros del Colegio pueden hacerse representar por carta simple ante las Asambleas Generales únicamente dos veces en un año calendario por otro miembro activo

hábil.

     Artículo 23.- En las sesiones de Asambleas Generales sólamente se tratará de los asuntos materia de la convocatoria.(*)NOTA SPIJ

TITULO V - DE LA JUNTA DIRECTIVA

     Artículo 24.- La Junta Directiva se compone de: Decano, Secretario, Tesorero y Fiscal, que serán elegidos por un período de dos años. En caso necesario se podrá establecer los cargos de Vicedecano y Vocales, si el número de notarios activos del Colegio así lo permite.

     La elección de la Junta Directiva se realizará la primera quincena del año eleccionario.

     Artículo 25.- La Junta Directiva será convocada por el Decano. La citación la hará el Secretario mediante cualquier medio escrito  con anticipación de dos días a la fecha de la reunión.

     El quórum es de la mitad más uno de miembros y los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos. En caso de empate dirime el Decano para lo cual goza de doble voto. Si se hubiera hecho tres convocatorias sin reunir quórum, se convocará la Asamblea General para que resuelva lo conveniente.

     Artículo 26.- Para ser elegido Decano o Vicedecano se requiere tener cinco años de antigüedad como miembro del Colegio.

     Artículo 27.- Los miembros de la Junta Directiva podrán ser reelegidos.

     Artículo 28.- CORRESPONDE A LA JUNTA DIRECTIVA:

     a) Dirigir la vida institucional en concordancia con la ley, este Estatuto y los principios generales que inspiran al Notariado Latino;

     b) Ejecutar los acuerdos de la Asamblea General;

     c) Representar al Colegio en todos los actos referentes al Notariado de su jurisdicción, absolver consultas y emitir informes;

     d) Comunicar al Consejo del Notariado las vacantes que se produzcan en su seno;

     e) Formular, aprobar y modificar sus reglamentos;

     f) Concurrir a las ceremonias oficiales o particulares a las que sea invitado el Colegio;

     g) Designar y remover a los miembros de las comisiones, requiriéndoles el cumplimiento de los encargos dentro del tiempo prudencial;

     h) Contratar y separar al personal administrativo y fijarle sus remuneraciones;

     i) Proponer a la Asamblea General la designación de miembros honorarios;

     j) Estimular la participación de los miembros del Colegio en Congresos, Encuentros, Jornadas o círculos de estudio;

     k) Fomentar la realización de cursos de Derecho, especialmente notarial, registral y cultura general;

     l) Propiciar la divulgación de la legislación notarial, textos doctrinarios y el otorgamiento de premios a los autores de trabajos;

     m) Confeccionar el rol de vacaciones anuales que gozarán los notarios, otorgar las licencias que éstos soliciten;

     n) Ejercer las atribuciones no reservadas a la Asamblea General;

     o) Señalará las cuotas que deben pagar los miembros del Colegio por los servicios que se les preste;

     p) Designar los secretarios notariales;

     q) Imponer multa al notario que injustificadamente no concurra a la Asamblea;

     r) Autorizar los registros notariales;

     s) Formular las sanciones da Amonestación privada y pública a los Notarios;

     t) Convocar a Concurso Público de Méritos de acuerdo a Reglamento;

     u) Llevar el registro actualizado de sus miembros;

     v) Declarar el abandono del cargo en los casos previstos en la ley;

     w) Establecer un régimen de visitas de inspección ordinaria y extraordinaria de los oficios notariales de su jurisdicción;

     x) Autorizar las vacaciones y licencias de sus miembros;

     y) Autorizar en cada caso, el traslado de un notario a una  provincia del mismo distrito notarial, con el objeto de autorizar instrumentos, por vacancia o ausencia de notario; y,

     z) Aplicar, en primera instancia, las sanciones previstas en la ley.

TITULO VI - DEL DESEMPEÑO DE LOS CARGOS DIRECTIVOS

     Artículo 29.-CORRESPONDE AL DECANO:

     a) Representar al Colegio, presidir las reuniones de la Junta Directiva y Asambleas Generales, concurrir a las sesiones de la Junta de Decanos y desempeñar el cargo que se le asigne;

     b) Exigir ante cualquier autoridad la preminencia que corresponde al notario en el ejercicio de su cargo;

     c) Concurrir al local del Colegio para atender el despacho y vigilancia de la función notarial;

     d) Suscribir con el secretario la correspondencia del Colegio;

   

     e) Autorizar órdenes de pago, visar las planillas y documentos de cobro, así como los cheques a cargo de las cuentas bancarias del Colegio que girará en unión del tesorero;

     f) Convocar a las Asambleas Generales y Juntas Directivas por intermedio del Secretario y hacer cumplir sus acuerdos;

     g) Solicitar informes de cualquier naturaleza requiriendo respuesta en tiempo prudencial;

     h) Convocar e intervenir en los Concursos para el ingreso al Notariado;

     i) Designar a los miembros de la Junta Directiva que deben firmar los registros notariales;

     j) Presentar la memoria anual a que se refiere el Artículo 15; y,

     k) Conceder las licencias que soliciten los miembros activos del Colegio con cargo a dar cuenta a la Junta Directiva.

     Artículo 30.- Corresponde al Vicedecano, reemplazar al Decano con las mismas atribuciones de éste, en caso de licencia o impedimento.

     Artículo 31.- CORRESPONDE AL SECRETARIO:

     a) Redactar la correspondencia, actas y demás documentos del Colegio;

     b) Recibir la correspondencia, o dar aviso al Decano y el trámite pertinente;

     c) Llevar el Libro de Matrícula de los miembros activos del Colegio;

     d) Firmar la correspondencia en unión del Decano y cursar las esquelas de citación a los miembros del Colegio;

     e) Acompañar al Decano en las diligencias oficiales y en otros actos relacionados con la actividad notarial; y,

     f) Remitir toda la información que corresponda para el adecuado funcionamiento del Colegio.

     Artículo 32.- CORRESPONDE AL TESORERO:

     a) Formular el proyecto de presupuesto dentro de los diez días de instalada la Junta Directiva, para su consideración por ésta;

     b) Recaudar oportunamente las cuotas de matrícula mensuales o extraordinarias, otros ingresos especiales y efectuar el pago de las obligaciones del Colegio;

     c) Cuidar los fondos institucionales y efectuar los depósitos pertinentes en la cuenta bancaria del Colegio;

     d) Presentar trimestralmente a la Junta Directiva informe  sobre el desenvolvimiento presupuestal;

     e) Formular anualmente el Balance de ejercicio para su consideración por la Junta Directiva y por la Asamblea General;

     f) Autorizar las planillas de pago y demás comprobantes, girar y firmar los cheques en unión del Decano;

     g) Cuidar los fondos reservados y los sobres de beneficiario mediante caja de seguridad;

     h) Entregar el subsidio de fallecimiento a los deudos del notario fallecido en unión del Decano; y,

     i) Vigilar la contabilidad y documentación de tesorería.

     Artículo 33.- CORRESPONDE AL FISCAL.

     a) Reemplazar al Decano, con iguales facultades, en caso de impedimento o ausencia de éste y de vicedecano si lo hubiera;

     b) Vigilar el cumplimiento de la Ley del Notariado, Código de Etica y de este Estatuto, por parte de los miembros activos conociendo y dictaminando los hechos de oficio o denuncia de parte; y,

     c) Intervenir en todos los casos que le señale el Título VII de este Estatuto.

     Artículo 34.- CORRESPONDE A LOS VOCALES:

     a) Cumplir los encargos que le haga la Junta Directiva; y,     b) Reemplazar al Fiscal con iguales facultades en caso de impedimento o ausencia de éste.

     Artículo 35.- La Junta Directiva podrá designar las comisiones que considere pertinente, ya sea en forma permanente o para asuntos determinados. Serán presididas por un miembro de la Junta Directiva e integrada por dos miembros activos del Colegio nominados por la Junta Directiva a iniciativa de quien la preside.

TITULO VII - DE LA DISCIPLINA

     Artículo 36.-En la comisión de faltas en que incurran sus miembros, el Colegio de oficio o a denuncia de parte, aplicará las medidas de amonestación privada o pública, de suspensión y destitución con derecho del denunciado a defenderse.

     Artículo 37.- La amonestación privada o pública será impuesta por la Junta Directiva. La amonestación pública será necesariamente aprobada por la Asamblea General. La suspensión o destitución será impuesta por la Asamblea General.

     Artículo 38.- Contra las amonestaciones privadas procede apelación ante la Asamblea General. Contra la amonestación pública y la suspensión o destitución procede apelación ante el Consejo del Notariado. Con la Resolución de este organismo queda agotada la vía administrativa.

     Artículo 39.- De toda queja que se formule se solicitará informe al notario cuestionado y en mérito de éste la Junta Directiva resolverá si hay lugar a iniciar proceso disciplinario. Esta decisión es inapelable.

     Artículo 40.- El proceso disciplinario se desarrollará en un plazo máximo de sesenta días útiles desde que el notario cuestionado es notificado de la apertura del proceso. Los primeros treinta días del plazo serán dedicados a la investigación de la presunta falta a cargo del Fiscal. Este dentro del término de la distancia solicitará informe al investigado para que en el plazo improrrogable de diez días útiles ejercite su defensa. Recibido el informe o en rebeldía, el Fiscal deberá emitir su dictamen dentro del plazo señalado, correspondiendo al Decano someterlo inmediatamente de recibido a la Junta Directiva o a la Asamblea General, según sea el caso para la adopción de la resolución dentro del plazo de ley.

     El dictamen contendrá la exposición de los hechos, los fundamentos de derecho a que se sustenta y la propuesta de sanción a aplicar.

     Artículo 41.- La sanción que se imponga una vez ejecutoriada se anotará en el libro de matrícula del Colegio.

TITULO VIII - DE LA ECONOMIA

     Artículo 42.- El patrimonio del Colegio se constituye por:

     a) Las cuotas de matrícula mensuales y eventuales que se acuerde;     b) El producto de los servicios que preste e informes que emita;     c) Las donaciones que reciba y las rentas de sus bienes;     d) El rendimiento que produzcan las rentas asignadas por ley; y,     e) Las multas que se impongan a sus miembros.

     La totalidad de los ingresos será destinada a los fines de su creación. Se requerirá aprobación de la Asamblea General para destinar los ingresos a un fin distinto de lo establecido. En ningún caso serán distribuidas directa o indirectamente entre sus miembros.

     En caso de disolución, el patrimonio será destinado en primer término a Asociaciones de Notarios, de no existir será destinado a Asociaciones no lucrativas de caridad, de beneficencia, asistencia social, educación u otras legalmente autorizadas.

TITULO IX - DE LAS ELECCIONES

     Artículo 43.- La Junta Directiva convocará en la primera semana de diciembre cada dos años a elecciones para la renovación de los cargos de la Junta Directiva. El aviso de convocatoria deberá indicar la fecha de realización del acto electoral y la designación del Comité Electoral, el que estará constituido por tres miembros, siendo uno de ellos miembro de la Junta Directiva quien actuará como Presidente. El Comité tendrá a su cargo la conducción y realización del proceso electoral. No pueden ser miembros del Comité Electoral los postulantes a cargos directivos.

     Artículo 44.- El Comité Electoral dispondrá la citación para las Elecciones mediante aviso en el periódico de mayor circulación de la ciudad, y/o por medio escrito con cargo que contendrá lo siguiente:

     a) Fecha y lugar señalados para las elecciones y horario dentro del cual se efectuará el acto de sufragio; y,

     b) Fecha y hora del cierre del plazo para la presentación de los candidatos.

     Artículo 45.- Para sufragar es indispensable estar al día en el pago de las cuotas y obligaciones institucionales.

     Artículo 46.- La elección se llevará a cabo por el sistema de voto secreto, universal, directo y obligatorio.

     Artículo 47.- Los candidatos para ser elegidos deberán alcanzar una votación no menor de la mitad más uno de los votos emitidos.

     Artículo 48.- Vencida la hora para la realización del sufragio el Comité Electoral procederá al escrutinio con asistencia de todos los miembros activos del Colegio que lo deseen. Terminado el escrutinio, el Comité Electoral proclamará a los miembros de la nueva Junta Directiva y levantará el acta que suscribirán todos los miembros del mismo dando cuenta de su resultado a la Junta Directiva.

     Disposición Transitoria.- Observándose que en los distintos Colegios de Notarios de la República los períodos de sus Juntas Directivas no se inician en todos los casos, en el mismo año, a fin de uniformar dichos períodos, por única vez se prorrogarán por un año más las Juntas Directivas de los Colegios que iniciaron su período en el año 1996, de tal forma que en la primera quincena del año 1999 concluyan los períodos de las Juntas Directivas de todos los Colegios de Notarios de la República, a partir de ese entonces las elecciones de las Juntas Directivas de todos los Colegios tendrán el período de dos años a partir de dicha fecha.

PRINCIPALES FALTAS DISCIPLINARIAS DEL NOTARIO.-

El artículo 149 del decreto legislativo del notariado peruano, señala que constituyen infracciones administrativas disciplinarias las siguientes:a) La conducta no acorde con la dignidad y decoro del cargo.b) Cometer hecho grave que sin ser delito lo desmerezca en el concepto público.c) El incumplimiento de los deberes y obligaciones del notario establecidos en esta ley, normas reglamentarias y/o conexas, Estatuto y Código de Ética.d) El no acatar las prohibiciones contempladas en esta ley, normas reglamentarias y/o conexas, Estatuto y Código de Ética.e) La embriaguez habitual y/o el uso reiterado e injustificado de sustancias alucinógenas o fármaco dependientes.f) El continuo incumplimiento de sus obligaciones civiles, comerciales y tributarias.g) Agredir física y/o verbalmente, así como faltar el respeto a los notarios, miembros de la junta directiva, tribunal de honor y/o Consejo del Notariado.h) El ofrecer dádivas para captar clientela; y,i) El aceptar o solicitar honorarios extras u otros beneficios, para la realización de actuaciones irregulares.Este artículo tiene como antecedente legislativo nacional inmediato al artículo 149 del decreto ley 26002, el cual precisaba que constituyen faltas, las siguientes:a) La embriaguez habitual;b) El uso habitual e injustificado de sustancias alucinógenas;c) La conducta no acorde con la dignidad y decoro del cargo;d) El continuo incumplimiento de sus obligaciones civiles y comerciales;e) El ofrecer dádivas para captar clientela;f) El aceptar o solicitar honorarios extras u otros beneficios, para la realización de actuaciones irregulares;g) El uso de publicidad que no se limite el anuncio de su nombre y dirección;h) El incumplimiento de los deberes del notario establecidos en esta ley, normas reglamentarias o conexas y estatuto; y,i) El no acatar las prohibiciones contempladas en esta Ley;