Copyright © Jorge Zurita | Todos los derechos … · El primer paso es establecer tus metas. Luego...


Contenido

Pág. 3 Introducción Pág. 4 Cómo elaborar un plan de marketing Pág. 7 Tus primeras metas Pág. 8 La estrategia Pág. 12 Consideraciones antes de redactar el plan de marketing Pág. 19 Cinco acciones claves para el éxito Pág. 23 Resumen


Introducción

Si quieres proyectar el éxito de tu negocio, sin duda tienes que planificar. Un plan es un sistema elaborado anticipadamente para dirigir y encauzar tus acciones en un determinado marco de referencia. Es muy común que llegado el momento de iniciar un nuevo negocio, surja la idea de elaborar un plan de negocios detallado para determinar el accionar de la empresa. Seguro necesitas tener un plan de acción, pero creo que elaborar un plan de negocios formal y tradicional es una tarea complicada y generalmente innecesaria, a menos que estés buscando financiación de un banco o de otra institución crediticia. Y la dura realidad es que nadie querrá financiar un negocio que opera desde casa. Por lo tanto, invertir tu tiempo y energía en redactar un plan de negocios formal te estará alejando de la tarea más importante que tienes que realizar al iniciar tu negocio que es: vender. Más aún, la mayoría de las veces la gente posterga la elaboración del plan de negocios porque es sumamente detallado, estresante y, al menos para mí, muy aburrido, y no empieza a vender hasta tenerlo terminado. En cambio te sugiero que elabores un plan de marketing: un plan de acción informal que consiste en un conjunto de actividades necesarias para poner en marcha tu negocio. Un plan de marketing es una forma mucho más simple y eficaz de dirigir las actividades y el progreso de tu negocio de organización de eventos desde casa cuando recién empiezas; y además, es una herramienta que puedes utilizar mientras operas tu negocio. Ahora, ¿cómo elaboras un buen plan de marketing? Pues sigue leyendo.


Cómo elaborar un plan de marketing

Tu plan de marketing debe ser un documento sencillo y fácil de usar al que siempre puedas referirte cuando necesites tomar decisiones importantes. Sé directo, específico y realista. Este plan debe estar en consonancia con los tres principios fundamentales necesarios para el éxito:

1. Termina lo que empiezas – Tienes que iniciar el plan de marketing y terminarlo, y luego tienes que iniciar cada acción o tarea que se desprenda del plan y también llevarla a cabo y terminarla. En suma, nada debe quedar en la mente o en papel como una buena idea o una buena intención. Es necesario tomar acción, dar el primer paso y continuar hasta terminar.

2. Hazlo simple - lo simple es útil y establece metas alcanzables. No te compliques las cosas innecesariamente, sé claro y ve directo al punto.

3. Diséñalo para ganar el juego - significa que tu plan de marketing

debe centrarse en producir la mayor cantidad posible de ingresos mientras construyes al mismo tiempo el mayor valor posible para tus clientes. Recuerda que aportar valor a tus clientes no consiste en brindarles aquello que tú piensas o supones que será valioso para ellos; consiste en cambio en saber qué es valioso para ellos y dárselo tal como quieren recibirlo o, mejor aún, superando sus expectativas. El valor puede estar dado por una excelente calidad en tu producto o servicio, por una atención al cliente impecable, por ideas únicas e innovadoras, por servicios adicionales, o por una combinación de estas o de muchas otras variables; pero siempre lo importante es que el cliente sienta que lo que le estás ofreciendo es exactamente lo que quiere recibir, lo que le da la mayor cantidad de beneficios al precio más conveniente; y entonces lo valorará y querrá comprártelo a ti porque tú le das un beneficio que no puede obtener de la competencia. De eso justamente se trata: de beneficiar al cliente al máximo mientras obtienes el máximo de beneficio en cada


transacción. En suma, no ofrezcas cosas que aparentemente agregan valor a tus servicios pero que a los ojos de tus clientes son irrelevantes. Asegúrate en cambio de que lo que estás ofreciendo como “valor” efectivamente sea algo que tus clientes consideran valioso.

Muy bien, ahora que te has interiorizado en los principios fundamentales para elaborar tu plan, pasemos específicamente a los pasos que debes seguir: El primer paso es establecer tus metas. Luego a partir de allí desarrollarás la mejor estrategia real y específica para alcanzar cada una de esas metas. En otras palabras, la mejor manera de iniciar un plan de este tipo es establecer el resultado final que se desea obtener, visualizando un primer gran logro, y a partir de allí establecer las estrategias para lograr ese resultado. Un ejemplo sería: mi meta es tener un negocio completamente funcionando y vendiendo para dentro de 3 meses. Aquí podríamos hablar entonces de metas a cumplir. Por supuesto que un plan de marketing se renueva o actualiza, por lo que la labor de planeación o planificación del negocio, en este sentido, es constante, pero nunca se debe dejar de lado la intención de trabajar planes sencillos, prácticos y realizables, que no demanden demasiado tiempo en su elaboración. Empieza entonces por crear una lista de metas. Comienza con las metas más importantes pero realistas; tus objetivos deben ser razonables, prácticos y alcanzables. En resumen:

Tu plan de marketing debe comenzar con objetivos pequeños, mensurables y alcanzables, diseñados para lograr metas razonables

en un corto período de tiempo. Si apuntas demasiado alto en realidad disminuirán tus posibilidades de éxito en vez de aumentarse, porque los objetivos demasiado pretenciosos y/o demasiado difíciles de alcanzar probablemente terminen frustrándote y desalentándote porque no lograrás ni siquiera acercarte a esas metas que te has fijado. Recuerda que la idea es poner tu negocio en marcha.


Y no te fijes demasiadas metas, pero sí las suficientes para motivarte.

Posteriormente puedes y debes fijarte metas cada vez más ambiciosas.


Tus primeras metas

El primer objetivo y el más importante en el que debes enfocarte al empezar un negocio de organización de eventos es ganar dinero. Si quieres ganar dinero empieza a realizar tareas orientadas a la venta; tareas productivas que se relacionen con producir dinero realmente, en lugar de tareas del tipo "planificando planificar" que están relacionadas con ideas y enfoques que podrías utilizar para producir dinero pero que en realidad no producen dinero. No pierdas tu tiempo en actividades que parecen productivas, pero que no lo son, o en perfeccionar y retocar cada detalle. Mejor olvídate de todo lo referido a ser perfeccionista en esta primera etapa, ya que eso no te ayudará a producir ingresos. No esperes hasta tener la tarjeta de presentación perfecta o el logotipo ideal para empezar a vender; en cambio diseña tu logo y tarjetas de manera que se vean profesionales y reflejen la imagen de un negocio serio, manda a imprimir tus materiales, y hazle saber a todo el mundo que estás en el negocio y que pueden contratarte para organizar su próximo evento. También querrás establecer metas más grandes para alcanzarlas en el

mediano y largo plazo, digamos de seis meses a uno o dos años. Es

importante ser inteligente y creativo al establecer estas otras metas con la

intención subyacente de generar ingresos.


La estrategia

Como mencionaba antes, una vez que estableces tus metas estás listo para determinar la mejor estrategia para alcanzarlas. Y tus resultados deseados son los que determinan tu estrategia. El más básico de todos los resultados deseados es proporcionar un

producto o servicio a tus clientes, vendiéndolo con una ganancia; en otras

palabras: ser rentable.

Por lo tanto, la principal estrategia de negocios para ser un profesional

exitoso en la organización de eventos se basa en comprar o crear algo (un

producto o servicio) y luego vendérselo a tus clientes con un beneficio que

permita la rentabilidad del negocio y al mismo tiempo la satisfacción del

cliente.

Pero la rentabilidad del negocio no sólo está determinada por el margen de

ganancias, sino también por el flujo de caja y los gastos fijos. Así que

tienes que diseñar tu estrategia y plan de marketing para obtener mayores

márgenes de utilidad, mayor flujo de caja, mayores ganancias y menos

gastos, para que tu negocio sea rentable. Reconoce qué tipo de trabajo y

esfuerzo es rentable y cuál no y luego enfócate sólo en las tareas y los

negocios rentables. Aprende a decir “NO” a los trabajos que no te

brindarán ganancias. No todo ingreso es ganancia y muchas veces un mal

negocio representa pérdidas. También te recomiendo cuidar tus gastos; no

gastes en cosas innecesarias al principio, como sería comprar uniformes

costosos para estandarizar la imagen del personal de apoyo que contratas,

basta con darles una camiseta con tu logotipo y datos de contacto y si no

tienes ni para camisetas, entonces no gastes en eso hasta que puedas

hacerlo; cuida tus consumos de teléfono fijo y celular; no digas “sí” a todos

los servicios que te ofrecen las compañías de telefonía por los que tienes

que pagar una cuota extra y que al final terminas no utilizando; no


contrates más personas de las que en realidad necesitas para surtir tus

servicios; etc.

En otro orden de ideas, quiero explicarte cuáles son las 3 áreas principales

a través de las que opera un negocio, independientemente de la industria

en la que se mueva. Estas 3 áreas son: marketing, producción y

operaciones.

En una empresa, el área vinculada directamente a la compra o creación del

producto o servicio es el área de producción. Las operaciones

involucran principalmente la administración y las finanzas, así como la

entrega del producto o servicio, en nuestro caso: el evento. Y el

marketing consiste esencialmente en todo aquello enfocado a atraer un

cliente y conservarlo, en hacerles saber que existimos con una solución

específica para ellos, y en brindarles toda la atención personal necesaria

para lograr la venta.

Sin duda en esta primera etapa te deberías centrar principalmente en el marketing porque aquí es donde está el dinero y sin él no tendrás clientes y, en consecuencia, no percibirás ingresos. Una regla general a seguir para determinar cómo dividir tu tiempo y energía entre estas tres áreas principales es la siguiente:

Marketing – 60%

Producción – 20%

Operaciones – 20%

Para mejorar tus ventas y aumentar tus ingresos y tus ganancias, te recomiendo desarrollar servicios propios, exclusivos de tu empresa, que la competencia no pueda copiar con facilidad, y nuevamente te recuerdo la importancia de agregar valor al servicio que ofreces y asegurarte de que tus clientes se vean beneficiados.


Un ejemplo de esta recomendación es lo que hice yo con mi empresa, particularmente al ofrecer mis servicios de desarrollo de eventos temáticos. Primeramente nos enfocamos en que nuestras fiestas-tema fueran completamente diferentes a las que ofrecía la competencia; para lograrlo decidimos incluir decoraciones muy vistosas que nadie tenía en ese momento, y también decidimos que todo nuestro personal de animación y los camareros de nuestras fiestas llevaran algún accesorio alusivo al tema, e incluso en ocasiones que portaran vestuarios completos para dar mayor realce al evento. Empezamos a fabricar centros de mesa temáticos que hacen de nuestros temas una experiencia más vívida y divertida. Todas estas acciones derivaron en una lista interminable de clientes satisfechos, y en un inventario muy variado de equipos re-utilizables de decoración, vestuarios y centros de mesa, que nos permite ofrecer a nuestros clientes más y más alternativas de alta calidad y a precios que un competidor promedio no tiene capacidad de ofrecer. Al mencionarte estos ejemplos no estoy diciendo que tengas que seguir el mismo camino que yo he seguido, si bien puedes hacerlo si crees que es la mejor alternativa para ti en base a las circunstancias de tu mercado específico. A donde quiero llegar es precisamente al punto de que tienes que implementar estrategias a tu alcance, que te permitan distinguirte de la competencia, ofrecer un servicio atractivo y competitivo, y que aporten valor para tus clientes al mismo tiempo que mejoran tu flujo de caja y, en última instancia, generan mayores utilidades para ti. No permitas que la totalidad del dinero que cobras por un evento se gaste en la entrega de ese evento, sin que queden ganancias para ti. Asegúrate de gastar hasta un límite que te permita conservar un porcentaje para destinarlo a gastos fijos, reinversión y utilidades; no importa que no sea tanto como quisieras, pero si haces esto siempre, tendrás un negocio próspero y sano. Otro tip para aumentar las ganancias consiste en intentar ubicar a la mejor alternativa en calidad y precio al contratar proveedores de servicios para eventos. NO te vayas por la primera opción que se te presente, aún cuando te haya dado una muy buena impresión. Haz una investigación un poco más profunda y pide propuestas a otros proveedores, a efecto de que


tengas un punto de comparación. No tienes idea de la cantidad de dinero que puedes llegar a ahorrar si haces de esta recomendación una práctica constante en el día a día de tu negocio. Muchas veces tus ganancias estarán en los ahorros que obtienes al contratar proveedores de manera inteligente. En conclusión, si bien al principio es muy importante enfocar todos tus esfuerzos en lograr ventas, igual de importante es asegurarte de que al final del día queden ganancias por tal o cual servicio prestado y, al mismo tiempo, no caer en el error de generar más gastos fijos de los estrictamente necesarios. Más allá de estos consejos, es tu labor buscar más información sobre este tema utilizando los recursos a tu alcance, con el objeto de profundizar en cómo lograr una gestión de tu negocio más eficiente. Si quieres contar con mi asistencia personal o con la ayuda de cualquiera de mis asociados, ofrezco un programa de asesoría personalizada o coaching a través del que puedes profundizar sobre cómo lanzar un negocio de eventos y llevarlo al siguiente nivel.


Consideraciones antes de redactar el

plan de marketing

Para que te sea posible elaborar un plan de marketing enfocado, claro,

completo y realista, te sugiero que te hagas las siguientes preguntas:

1. ¿Qué producto o servicio ofrecerás? ¿Cuál es la solución que

proporcionas?

Recuerda ser claro y conciso; si confundes a tus clientes respecto a

tus servicios, no recordarán cómo puedes ayudarlos a resolver sus

problemas. Define bien qué problema estás solucionando para tus

clientes a través de los servicios que ofreces. No es lo mismo hablar

de vender alimentos a domicilio que vender la solución de no tener

que preocuparse por los problemas que implica cocinar y servir

comida en una fiesta. La solución en este caso es la segunda: “no

tener que preocuparse por cocinar, calentar y servir”.

Siguiendo este ejemplo, debes definir qué problema estás

resolviendo para tus clientes y a través de qué servicios. Hablar sólo

de los servicios sin apelar al problema o problemas a los que se

enfrenta un cliente que acude a ti, no tiene mucho atractivo para él,

y por otro lado no te diferencia de la competencia. Cualquiera puede

cocinar y servir comida, pero no cualquiera puede hacerlo

entendiendo y resolviendo todo aquello que el cliente requiere al

servir un banquete mediante un caterer o banquetero: llegar a

tiempo para evitar presiones al cliente, montar las mesas o

estaciones de servicio sin que falte nada, lograr que el montaje luzca

increíble antes de empezar, atender a los invitados de manera

excelente durante toda la fiesta, recoger los platos sucios y lavarlos,

limpiar las áreas de servicio, etc., etc., etc.


2. ¿Quién es tu público objetivo?

Si no sabes quiénes son tus clientes potenciales o dónde

encontrarlos, probablemente no serás capaz de llegar a ellos y

captarlos como clientes.

En mi opinión, es mejor tener un público objetivo muy específico en

lugar de uno amplio, ya que cuanto mayor sea el número de

personas a las que apuntas, mayores serán tus costos de marketing,

pero este aumento de costos no se traducirá necesariamente en

resultados de ventas más productivos y más rentables. Además,

cuanto más específico y pequeño sea el grupo de personas al que

apuntas, más eficaces serán tus esfuerzos de marketing y más

productivos y rentables serán tus resultados.

Por lo que te recomiendo acotar tu público objetivo para poder

concentrar tus esfuerzos en aquellas personas que tienen más

probabilidades de necesitar y desear tus servicios. Y para acotarlo

correctamente tienes que conocerlo muy bien. Cuando digo que

tienes que conocerlo muy bien, me refiero que debes establecer

previamente cuál es el perfil de tu público objetivo, es decir, quiénes

son aquellas personas que incluso desde antes de lanzar tu negocio

ya están comprando o contratando de alguien más los servicios para

eventos que pretendes ofrecer.

Así, con relación a tu público objetivo, debes estudiar el rango de

edad, sexo, dónde viven, qué ingresos promedio deben manejar para

ser tus clientes potenciales, estado civil, educación, estilo de vida,

compras, perfil profesional, hábitos, etc., y ten en cuenta que

algunos de tus mejores clientes potenciales son los que ya han

comprado los productos y/o servicios que vendes o un producto y/o

servicio similar (incluso si lo han adquirido de un competidor). Una


vez que definas a tu cliente ideal de la manera más completa posible,

verás cómo quedan fuera de tu Target una enorme cantidad de

personas en las que no debes gastar tus energías y recursos para

tratar de venderles tus servicios; por el contrario, deberás

concentrarte en atacar sólo a tu mercado meta.

3. ¿Cómo te va a encontrar tu público objetivo?

Tienes que lograr que tu mercado objetivo se familiarice con tu

negocio, es decir, que sepa que existes. Hay varias formas de

conseguirlo: llamadas y citas personales, el boca a boca, las

recomendaciones, Internet, campañas por correo electrónico, colocar

avisos en una revista o publicación especializada, organizar uno o dos

eventos para promover tu marca en la comunidad, etc.

Te sugiero que utilices un plan de medios integrado que abarque uno o más de estos métodos de difusión en cualquier combinación que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. Nunca debes confiar en un solo método, pero tampoco debes comenzar con cinco, seis, siete o más métodos a la vez. En cambio, elige los métodos que tengan más probabilidades de alcanzar a tu público objetivo y que se ajusten a tu presupuesto de marketing disponible.

4. ¿Existe un mercado para el servicio de organización de

eventos que estás considerando?

La forma más fácil de descubrir si existe realmente un mercado para tu servicio es verificar si ya tienes competencia. No tener competencia no significa necesariamente que no existe un mercado, pero tampoco es necesariamente una buena señal. Busca en Internet, revisa las páginas amarillas y los anuncios clasificados en los diarios para determinar si hay o no un mercado. Necesitas asegurarte de que el mercado dentro de tu nicho sea lo suficientemente grande para que tu empresa sea rentable y sostenible.


5. ¿Qué te hará destacarte de la competencia?

Al responder esta pregunta tienes que ser preciso. Para saber

exactamente qué te distingue de la competencia responde primero a

estas otras preguntas: "¿Por qué tu público objetivo debería comprar

el producto/servicio que ofreces?" y "¿Por qué debería comprártelo a

ti?". De esta forma sabrás qué quiere realmente tu cliente y podrás

entregárselo en la forma de una Propuesta de Venta Única que te

diferencie de la competencia. Ten cuidado de no establecer una

Propuesta de Venta Única que no le interese a tu público objetivo;

recuerda que tu Propuesta de Venta Única debe surgir de las

necesidades del cliente y de tu conjunto de habilidades para

entregarle lo que necesita.

Por ejemplo, Walmart o Walmex en México, es una tienda de

autoservicio de bajo precio y alto volumen, con el eslogan “Ahorra

dinero. Vive mejor”. La Propuesta de Venta Única de Walmart les dice

a los clientes que en sus tiendas de autoservicio pueden encontrar

todo lo que necesitan al precio más bajo del mercado y así manejar

una economía más sana que les permitirá vivir mejor.

6. ¿Cuáles serán tus gastos generales?

No importa qué tan grande es tu negocio o desde dónde opera, siempre tendrá gastos generales y tienes que considerarlos todos: los insumos de oficina, las facturas del teléfono, las cuentas del celular, la electricidad, etc. Y aprovecho este punto para volver a destacar la enorme importancia de mantener tus costos bajos.


7. ¿Cuánto tiempo estás dispuesto o eres capaz de trabajar

cada día y semana?

Sé lo más honesto posible al responder esta pregunta. Y recuerda

que es común que una nueva empresa pequeña te exija a veces

trabajar muchas horas al día durante muchos días seguidos si

realmente quieres que el negocio funcione y tenga éxito.

8. ¿Qué monto de ingresos necesitas para pagar tus cuentas?

¿Puede brindártelo tu nuevo negocio? ¿Cuánto necesitas

vender para generar los ingresos esperados, cómo lo vas a

vender y en qué plazo de tiempo?

La manera de empezar a calcularlo, y sólo como mero ejemplo, es

sumando todos los costos fijos en que se incurre por tener el

negocio. Esto como primer paso, y a partir del resultado se establece

qué cantidad de dinero tiene que ingresar, con un margen de utilidad

promedio de 20%, para poder cubrir esos costos fijos. Este primer

cálculo nos da el punto de equilibrio. No es raro tener márgenes de

utilidad de hasta el 40% en este negocio, pero como regla general

prefiero hablar de un 20% para no caer en cálculos que no sean

totalmente realistas.

A partir de ahí, se debe sumar la cantidad que se pretende ingresar

por concepto de utilidad de manera realista, como decía

anteriormente, para poder empezar a solventar gastos personales al

mismo tiempo que reinvertir en el negocio para hacerlo crecer.

Estas dos cantidades sumadas, la que se necesita para estar en el

punto de equilibrio y la que se necesita para tener ganancias y poder

reinvertir, son la meta a producir, al menos para empezar.


Así, si mi negocio al inicio necesita 450 dólares para cubrir sus gastos

fijos y mi margen de utilidad promedio es de 20% después de

impuestos, necesito vender 3.000 dólares para estar en el punto de

equilibrio.

Si además la meta del inversionista es producir, digamos, 1.500

dólares mensuales de ganancia, también como primera meta, y

también con un margen de utilidad promedio del 15% después de

impuestos, entonces necesita vender 10.000 dólares mensuales de

manera adicional.

En total, un inversionista que tiene como meta ingresar 2.000 dólares

de ganancias, debe vender al mes 13.000 dólares, con los que

pagaría los gastos generados por la operación de sus eventos y sus

gastos fijos, y obtendría una utilidad neta de 1.500 dólares.

A partir de aquí, el inversionista debe seguir trazando su plan, por

ejemplo, puede enfocar sus esfuerzos en vender mensualmente 3

eventos de 4.500 dólares en promedio, lo cual en verdad es más que

realista. Esto no significa que no pueda o no deba vender servicios de

500 dólares, sólo significa que todos sus esfuerzos deben enfocarse

en captar el segmento de mercado que invierte de 4 a 10 mil dólares

en eventos, para que cada vez sea más fácil captar estos negocios,

hasta que llega el momento de replantear la meta e ir por más

ventas y ganancias (aunque esto usualmente implica, de manera

necesaria, el tener que cubrir una cantidad mayor por concepto de

gastos fijos).

No olvidemos que los márgenes de utilidad pueden variar

dependiendo de los servicios que se vendan y de la capacidad del

inversionista de cubrir con equipos propios algunos de los rubros de

servicio, con lo que se aumentan las ganancias. Pero esto no se da al

principio, sino más bien cuando el negocio ha alcanzado cierto nivel


de crecimiento y ya cuenta con ciertos inventarios que le permiten

aumentar sus ganancias al no tener que contratar proveedores (por

ejemplo, cuando cuenta con mobiliario para rentar, o con juegos, o

es organizador de actividades de integración, etc.).

Una vez que hayas respondido estas preguntas con honestidad, sabrás si tu negocio es viable y si puedes o no alcanzar tus metas de manera realista.


Cinco acciones claves para el éxito

Excelente. Ya tienes un plan de acción práctico y sencillo, una oficina

montada y equipada a tu gusto, y el conocimiento necesario para enfocar

todos tus esfuerzos en vender.

Pero si nunca lo has hecho antes, tal vez te estás preguntando: ¿Y qué tan

sencillo es vender? ¿A quién le debo vender mis servicios? ¿Y cómo debo

vendérselos para que los compre?

Estas son cinco técnicas que funcionaron para mí y que definitivamente

pueden funcionar para ti también:

1. Definir tu público objetivo, tus clientes potenciales, ya que si

no los puedes definir, no los puedes encontrar.

Evidentemente el punto de partida para vender es saber con la

mayor precisión posible quiénes son tus potenciales compradores y

dónde puedes encontrarlos. Empieza con un pequeño grupo de

clientes específicos, más que con un gran conjunto de clientes

diversos, para establecer límites dentro de los que puedas trabajar

sin sentirte abrumado. Por ejemplo, es correcto que decidas

organizar fiestas de cumpleaños para estudiantes de primaria, ya que

podrás delimitar claramente tu público objetivo como niños y niñas

de 6 a 12 años de edad, de determinado nivel socioeconómico, que

acudan a la escuela primaria de tu localidad; y así sabrás de qué

forma llegar a ellos o a sus padres con tu mensaje.

2. Averiguar cuáles son las expectativas de tus clientes para

sus eventos.


La mejor manera de saber qué es lo que tus clientes quieren, es

preguntárselo. No intentes imponer lo que tú consideras que será lo

mejor para el cliente; déjalos hablar y escúchalos bien. Y si el cliente

quiere algo que no puedes entregarle porque no es tu área de

especialidad, sé siempre honesto: explícale amablemente que no te

dedicas a ese tipo de actividad, y ten a la mano referencias de otros

colegas que sí se dediquen al tema en cuestión. El cliente no sólo

apreciará tu honestidad y habrás ganado su respeto, sino que hay

posibilidades de que te busque nuevamente en el futuro para que

organices un evento que encaje perfectamente en tu área de

especialidad.

3. Llegar a tus clientes con un mensaje atractivo, diciéndoles

cómo pueden obtener lo que desean o evitar esas cosas que

para ellos representan un problema.

Luego de preguntar a tus clientes potenciales cuáles son sus mayores

expectativas para el evento, y qué es lo que quieren evitar a toda

costa, estarás entonces en condiciones de definir exactamente lo que

ellos están buscando. Les estarás pidiendo que se conviertan en una

parte activa de la creación de su propio evento, y tú tendrás la clave

para que ese evento sea inolvidable. Así crearás un vínculo más

sólido y profundo con tu cliente que te permitirá cumplir con todas

sus expectativas, mientras que en el proceso de planificación y

producción del evento harás amigos y conocerás personas que de

seguro te recomendarán a otras personas si haces bien tu trabajo.

4. Presentarte a ti mismo y a tus servicios como la mejor

solución para sus necesidades; es decir: garantizarles a tus

clientes que tú les darás lo que quieren.


Has definido cuál es el evento ideal de tu cliente; ahora prométele

que tú se lo darás. Con sólo pensar que puedes, proyectarás esa

confianza en tus propias capacidades.

5. Pensar en GRANDE; convertirse en un experto. Haz lo que

conoces y conoce lo que haces como nadie.

Un experto es alguien que se ha tomado el tiempo para conocer su

área de trabajo como nadie. Tómate el tiempo para aprender todo

sobre tu oficio, tus clientes, tu competencia, y sobre las empresas

que contratas para crear tus eventos. Necesitas saber sobre

combinaciones de colores, decoración, características especiales que

le darán a tu evento ese toque adicional para impresionar a tus

clientes cada una de las veces. Cuando lo hagas te distinguirás de la

competencia y estarás un paso por delante del resto; ganarás

clientes leales y frecuentes –que a su vez tienen amigos que podrían

convertirse en tus potenciales clientes.

Imagina que tus clientes potenciales te preguntan sobre algo en particular relacionado con un evento y de alguna manera con tu negocio, algo que evitaste aprender porque te parecía que no era para ti o que era demasiado complicado, y respondes: "Bueno, realmente esa no es mi especialidad. Supongo que debe consultarle a alguien más sobre eso”… sin duda hay grandes posibilidades de que pierdas la venta. Así que no ignores lo que todavía no sabes porque podría costarte más de una oportunidad de negocios.

Además de estas 5 acciones clave para el éxito, ofrecer siempre el 100% de lo que tienes es el factor que acelera la máquina de ventas. Entregarte por completo a lo que haces significa hacer las cosas que sabes hacer de la mejor manera posible y no conformarte con nada menos. Hacer las cosas bastante bien nunca es suficiente, y por eso no basta sólo con ofrecer un producto final de la mejor calidad; tu atención al cliente debe ser excepcional: nunca olvides que tu cliente sólo está tratando contigo, y no


con un empleado sin rostro y sin nombre de una gran compañía. Viste siempre de manera apropiada al reunirte con cualquier cliente: tu ropa limpia y formal, tus accesorios cuidados, y debes dar la impresión de saber muy bien lo que estás haciendo. Tus clientes se darán cuenta si estás desaliñado, distraído o si no tienes muchos conocimientos sobre tu área de especialización en la organización de eventos. Para ofrecer siempre un servicio sobresaliente ten en cuenta:

Estar disponible en días y horas hábiles.

Respetar tus promesas.

Responder tu correo, correo electrónico y mensajes telefónicos el día en que llegan.

Reconocer tus errores y hacer algo para solucionarlos.

Ser siempre puntual.

Realizar un seguimiento cuando dices que lo harás y cuando tus clientes lo esperan.

Ser disciplinado; despiértate temprano y todos los días a la misma

hora.

Establecer una rutina; haz ejercicios, toma descansos regulares durante el día, no te acuestes muy tarde y date un gusto cuando sientas que te lo has ganado.


Resumen

Definitivamente no te recomiendo invertir tu tiempo y tu energía en redactar un plan de negocios tradicional y formal, repleto de detalles y datos que no sabrás como organizar para sacar adelante tu negocio.

En cambio te sugiero elaborar un plan de marketing que consista en un conjunto de actividades necesarias para poner en marcha tu empresa. Se trata de un documento informal, simple, preciso y realista que te ayude a encaminar tus acciones, a alcanzar tus metas y a tomar las decisiones correctas a lo largo del camino.

Define tus metas con claridad y realismo, priorizando lo primero:

vender. Y luego elabora la mejor estrategia para alcanzar este objetivo en el corto plazo. Recuerda considerar cuál es tu público objetivo, cómo te va a encontrar, qué le venderás, cómo se lo venderás, por qué habría de comprar el producto/servicio que tú le ofreces y por qué debería comprártelo a ti y no a la competencia, etc.

Pero no se trata sólo de vender tus servicios por el simple hecho de vender. Tu negocio debe ser rentable, y para lograrlo tienes que prestar mucha atención a tus márgenes de utilidad, al flujo de caja y a tus ganancias, y al mismo tiempo procurar que tus costos se mantengan bajos. Y por supuesto, si quieres tener éxito, debes garantizar la satisfacción de tus clientes para que vuelvan a contratarte. Por lo que el marketing será tu principal área de enfoque en la primera etapa de tu negocio de organización de eventos.

Después de crear tu plan de marketing, vuelve a revisarlo y convierte tus objetivos en promesas reales y específicas. Es mucho más probable que te responsabilices por tus promesas que por tus metas, ya que una promesa es un compromiso personal de hacer algo. No cumplir con esa promesa dañaría tu integridad.

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