Concepto de Cuentas y efectos por cobrarCUENTAS POR COBRAR.Son derechos legtimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios.EFECTOS POR COBRAREn esta cuenta se registran y controlan los derechos por cobrar que una empresa posee respaldados por efectos de comercio negociables tales como letras de cambio, pagars, etc. Realmente, con respecto al origen de las cuentas por cobrar, es aplicable a los efectos por cobrar. Objetivo de Auditoria Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

Control InternoYa se ha comentado que el grupo ms importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de ias ventas de bienes o servicios.

Ello implica que las cuentas por cobrar son slo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que estn ntimamente relacionadas las operaciones de:

VentasDespachoFacturacinCrdito y CobranzasCuentas por cobrarCaja

Es esta la razn por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no slo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultneamente, deben quedar tambin resguardadas el resto de las operaciones mencionadas.

Sugerimos a continuacin, algunas medidas de control interno que deben ponerse en prctica en torno al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

a) Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisin y aprobacin antes de! despacho de la mercanca. Esta revisin debe ser hecha por:

1.1) El departamento de ventas en cuanto a condiciones.1.2) El departamento de crdito en cuanto a la determinacin de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

1) Insistiendo en la separacin de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercanca en el almacn. Los empleados de la seccin de despacho no deben tener acceso al almacn.

2) Las cantidades fsicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

3) Las notes de despacho deben estar prenumeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Con respecto a facturacin:

1) Deben estar separadas las funciones del departamento de facturacin de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

2) Se establecern los controles necesarios para asegurarse de que todas las notes de despacho de mercancas sean facturadas.

3) Las facturas deben estar prenumeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.

4) Una vez elaborada la factura se proceder a verificarla en cuanto a precio, exactitud aritmtica, rebajas etc.

d) En cuanto a crdito y cobranzas:

1) El departamento de crdito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.2) Debe requerirse la aprobacin de un funcionario responsable para:

2.1) Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

2.2) Conceder descuentos fuera del perodo normal o exceso sobre los trminos usuales.Las notas de crdito por devoluciones y rebajas deben estar prenumeradas ysu uso debidamente controlado.

4) Las facturas deben ser clasificadas por su antigedad y ser revisadasperidicamente por un funcionario responsable.

5) Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas peridicamente con el objeto de gestionar su cobro.

e) Con respecto a cuentas por cobrar:

1) Mensualmente, como mnimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.

2) Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.

1) Personas independientes del departamento de ventas, facturacin y caja, deben:

1) Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobacin y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas.

2) Comparar el balance de comprobacin y el anlisis por antigedad con el salido en el mayor.

4) Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia.

5) Los despachos de mercancas en consignacin deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.Procedimiento de AuditoriaRespecto al Control Interno.El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa.1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores.11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc).14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.Procedimientos:1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notara, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo documento por cobrar.13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito.23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolucin.24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido.25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto anterior.26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio.A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el momento en que sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado.28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situacin.

Errores y fraudeERRORESErrores ms comunes: En la clasificacin del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categoras de la planta o el equipo. Error en un principio, uncambiode un principio debe ser evaluado en cuanto a s: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, elmtodocontable por el efecto de cambio esta en conformidad con los pcga.Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisin deseada.El problema de los erroresElsistemade control debe ser adecuado para detectar errores, as como desfalcos.Tipos de Errores:1. Errores de Omisin: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en laindustria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio.2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.El Error deMuestreo.- se produce cuando se utiliza incorrectamente elvalorde una variable incluida en lamuestracomo por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

FRAUDE Manipulacin, falsificacin o alteracin deregistrosodocumentos. Malversacin de activos Supresin u omisin de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo Mala aplicacin depolticascontables.

Tcnicas de auditoria para enviar solicitudes de confirmacin de saldoLa Tcnica de Confirmacin consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efecta el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La tcnica de la confirmacin se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institucin. Ejemplo: Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en consignacin, acreedores).Del saldo bancario que presenta la empresa en un momento determinado. Este saldo puede comprobarse, solicitando al banco o los bancos segn el caso el saldo de la cuenta corriente a la fecha requerida, el cual una vez obtenido es comparado con el mostrado por la contabilidad de la empresa.Esta tcnica puede ser aplicada de diferentes formas:De acuerdo a las respuestas esperadas:Confirmacin Positiva: Se enva la solicitud de confirmacin de saldo, esperndose que contesten todas las personas circularizadas.En la prctica no todos contestan, pero se acude a tcnicas estadsticas para determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas.22. La confirmacin consiste en la respuesta a una investigacin para corroborar informacin contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor ordinariamente busca confirmacin directa de cuentas por cobrar por medio de comunicacin con los deudores.

Mtodos de confirmacin

Alcance de las pruebas de confirmacinDado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra. una opinin general sobre la partida global. Este procedimiento, no es exclusivo de la auditora, sino que tiene aplicacin en muchas otras disciplinas. En el campo de la auditora se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. La relacin de las transacciones examinadas respecto del total que forman el universo, es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin, es uno de los elementos ms importantes en la planeacin y ejecucin de la auditora.Pruebas de documentacin internaSON AQULLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.vCIRCULARvMEMORNDUMvCONVOCATORIAvACTA DE JUNTA (MINUTA)vINFORMESCIRCULAR:ES EL ESCRITO QUE SE EMPLEA PARA COMUNICAR SIMULTNEAMENTE UN MISMO ASUNTO A VARIAS O A NUMEROSAS PERSONAS, A QUIENES INTERESA POR IGUAL.MEMORNDUM:ES LA COMUNICACIN BREVE QUE SE UTILIZA PARA RECORDAR UN ASUNTO O DAR INDICACIONES SIMPLES. EL NOMBRE COMN DE ESTE ESCRITO ES MEMORNDUM, PERO SE ACEPTA EL TRMINO MEMORANDO. EN PLURAL EL TRMINO ES MEMORNDUMES, MEMORANDA O MEMORANDOS. ES INFORMAL Y NUNCA SE DEBE UTILIZAR PARA SANCIONAR A UNA DETERMINADA PERSONA.CONVOCATORIA:ES UN DOCUMENTO PRO EL CUAL SE CITA DE FORMA OFICIAL A UN GRUPO DE PERSONAS PARA TRATAR EN UN LUGAR DETERMINADO LOS TEMAS FIGURAN EN LA PROPIA CONVOCATORIA, Y EN UNA SEGUNDA, ES LA PUBLICACIN O DIFUSIN DE NOTAS INFORMATIVAS DE INTERS GENERAL QUE HACEN LAS EMPRESAS. SE PUEDEN DAR EN LA PROPIA EMPRESA O TENER PROYECCIN HACIA EL EXTERIOR.

Corte de documentos* Seleccin de documentacin* Revisin de la documentacin existenteEl corte de documentacin consiste en determinar un intervalo de tiempo en funcin de dos fechas, tomando en cuenta el ltimo nmero correlativo de la documentacin utilizada para valar los gastos (Recibos).La primera fecha determina el ltimo reembolso de fondos o caso contrario cuando se efectu la asignacin de estos recursos.La segunda fecha determina cuando se est realizando el arqueo correspondiente.Este corte tiene por finalidad las pruebas de cargo del encargado (facturas, recibos y/o vales) emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para de esa manera no incorporar documentacin que no se encuentre comprendido en estas fechas.La seleccin de documentacin consiste en agrupar estas pruebas de cargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronolgico.Es decir separar y agrupar, facturas, recibos y/o vales cualquier otra documentacin habilitada para sustentar la utilizacin de fondos.La revisin de la documentacin existente en caja chica consiste en verificar en cada documento lo siguiente:* Que sea documentacin habilitada original o primera copia.* Fecha de emisin en funcin al corte efectuado.* Que estn a la orden de la razn social de la empresa y su No de NIT, caso contrario no se considerara como gastos de la empresa.* Motivo de gasto.* Importe numeral y literal.Para realizar el recuento de efectivo existente en caja chica. Se debe utilizar el siguiente procedimiento:* Seleccin de billetes y monedas* Seleccin de billetes* Seleccin de monedasLa seleccin de billetes y monedas, consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.La seleccin de billetes, consiste en separar el papel moneda en funcin al corte de cada uno de estos, es decir al valor que cada uno posee, para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento fsico.La seleccin de monedas consiste en separar y agrupar estas en funcin al corte de cada uno de estas, es decir al valor que cada moneda posee, para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento fsico.Con todo lo mencionado arriba se da por finalizado el arqueo de caja chica, para luego pasar a la reposicin de fondos.

Provisin por cuentas incobrablesSe considera que una cuenta por cobrar es de dudoso cobro al cabo de un ao de haber comenzado las gestiones de cobro sin resultados positivos. En tales casos, es una prctica contable de aceptacin general crear una provisin para ser aplicada al saldo de dichas cuentas al cierre de cada ejercicio econmico.Para el clculo de la provisin o reserva para cuentas de cobro dudoso se usan bsicamente, tres mtodos que son:1)Cancelacin Directa:consiste en liquidar el saldo de dudoso cobro totalmente. Este mtodo es de uso limitado por cuanto no opone los costos a los ingresos del perodo al cual corresponden las cuentas. Por lo general, se aplicacuando los montos de las cuentas morosas son de poca materialidad.2)Clculo: se basa en la clasificacin de las cuentas segn su antigedad y el anlisis de la cuentas ms antiguas para determinar un porcentaje estimado de incobrables. Este mtodo tampoco opone la prdida por incobrable al ingreso que la produjo y por otra parte no determina un porcentaje justo para cada ao segn los ingresos.3)Estimacin:mediante ste mtodo, la provisin puede estimarse sobre la base de un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes, procedimiento que tampoco se ajusta al concepto de oposicin de gastos e ingresos; o en base de un porcentaje del monto de las ventas a crdito.Este ltimo procedimiento de estimacin, se considera que es el ms eficiente por cuanto permite determinar el monto a cargar en el ao en curso.

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