Administración de las Comunicaciones del Proyecto

JAVIER MARENCO

GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

TABLA DE CONTENIDO

1. Gestión de las Comunicaciones del proyecto. Planificación de las comunicaciones. Distribución de la información. Informar el rendimiento. Gestionar a los interesados.

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempos y en forma.

Es el medio de comunicación entre los stakeholders y el proyecto.

Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders

Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién los producirá y cuándo

LA IMPORTANCIA DE LAS COMUNICACIONES

La mayor amenaza a muchos proyectos es que deje de comunicarse.

En nuestra cultura no se retrata a los profesionales TICs como buenos comunicadores.

La investigación muestra que los profesionales TICs deben ser capaces de comunicarse efectivamente para triunfar en sus posiciones.

Las destrezas verbales fuertes son un factor clave en adelanto de carrera para profesionales de IT.

PROCESOS

PROCESOS

Planificación de las comunicaciones. Determina la necesidades de información de los interesados.

Distribución de la información. Pone la información necesaria a disposición de los interesados.

Informa el rendimiento. Recopila y distribuye la información sobre el rendimiento (estado, progreso y proyecciones).

Gestionar a los interesados. Gestionar la información a fin de satisfacer los requisitos de los interesados.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Determina las necesidades

de información de los interesados.

Quién necesita qué información, cuándo lo necesitará, cómo le será suministrada y por quién.

La necesidad de información y los métodos de distribución varían ampliamente.

Se hace en la primera fase del proyecto.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Cada proyecto debe incluir cierto tipo de plan de administración de las comunicaciones, un documento que guíe las comunicaciones del proyecto.

Creando un análisis de interesados de las comunicaciones del proyecto ayuda en comunicar la planificación del proyecto.

CONTENIDO DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Necesidades de comunicación de los interesados. La información que debe comunicarse, incluyendo

formato, contenido y nivel del detalle. Responsable por la comunicación. Personas y grupo de personas que reciben la

comunicación. Métodos o tecnologías para transmitir la

información. La frecuencia de la comunicación. Procesos de escalamiento para resolver conflictos. Procedimientos de revisión para actualizar el plan

de comunicaciones. Glosario de la terminología común.

PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNIC.

# Canal / Evento Objetivo / Contenido del Mensaje

Grupos de Audiencia

Periodicidad Responsable Medio de Acceso

{informar el canal de información a ser utilizado}

{informar el contenido del mensaje con su objetivo claramente expresados}

{informar los receptores / destinatarios del mensaje}

{informar la periodicidad en que debe ocurrir la comunicación}

{informar el responsable de la comunicación}

{informar el local donde la información será disponible}

1 Estado del Proyecto / Reuniones de avance

Informar: Actividades en progreso Próximos pasos Problemas y riesgos Modificaciones

Gerente do Proyecto

Equipe (Líderes de Frente de Trabajo)

PMO

Semanal Gerente de Proyecto

Sitio do Proyecto

2 Status Consolidado / Reuniones de Comités

Proveer una visión macro de avances en dos frentes (principales actividades e marcos)

Presentar principales problemas y riesgos

Presentar principales decisiones y definiciones necesarias

Directores, gerentes funcionarios involucrados

Gerentes de Proyecto

PMO

Semanal PMO (Oficina de gestión de proyectos)

Sitio del Proyecto

3 Sitio del Proyecto

Tener disponible: Declaración de alcance Plan del Proyecto Estados Consolidado Comunicados Generales

Público en general

Semanal Equipo de administración de cambios

Intranet

ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS

DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES Conseguir información

para las personas a tiempo en un formato útil y cuando sea importante.

Consideraciones:Usar tecnología para

mejorar distribución de información.

Métodos formales e informales para distribuir información.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Pobre

Rico

• Presencia Física(Cara a Cara)

• Medios Interactivos(Teléfono, Chat)

• Medios Personales Estáticos(Email, Memorandos, Cartas)

• Medios Impreso-Estáticos(Comunicados Escritos, boletines)

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

ORIENTACIÓN PARA EL USO DE MEDIOS

Enviar mensaje complejos no rutinarios a través de medios ricos, de preferencia personalmente.

Enviar mensajes rutinarios a través de medios pobres

Utilizar medios ricos para aumentar su presencia en el ambiente del proyecto.

Utilizar medios ricos para implementar planes del proyecto.

No utilizar un medio pobre para recolectar información sobre temas cruciales, busque la presencia física.

No se limite a utilizar un solo medio.

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

De manera efectiva y puntualNo entierre la información crucial.No tenga miedo de reportar la información

mala.La comunicación oral vía reuniones y

conversaciones informales ayuda a traer y llevar información importante al proyecto (información buena o mala)

LA COMUNICACIÓN CARA A CARA Una investigación sobre la comunicación cara

a cara dice: 58% de la comunicación es mediante la

forma del lenguaje. 35 % de la comunicación es mediante las

palabras dichas. 7 % de la comunicación es mediante el

contenido o palabras que se hablan.

El tono personal de la voz y la forma del lenguaje dicen mucho sobre cómo él o ella realmente se siente.

LA COMUNICACIÓN CARA A CARA

Pequeñas y frecuentes reuniones son a menudo muy efectivas en proyectos TICs.

Las reuniones formales fuerzan a las personas a enfocar lo que realmente necesitan comunicar.

Ciertas empresa tienen políticas que impiden el uso de correo electrónico entre ciertas horas del día o en días enteros de la semana.

TELE CONFERENCIAS El video vivo es unos medios modernos para

enviar información.

Microsoft dice que uno de cada cinco reuniones cara a cara pueden ser reemplazados por herramientas de tele-conferencia vía Web y estiman que ahorraría millones en viajes.

Los medios pueden fallar, por lo que es necesario tomar precauciones

NECESIDADES DE COMUNICACIÓN

Las personas no son partes intercambiables.

No se puede asumir que una tarea originalmente fijada en dos meses para una persona tome un mes para dos personas

Nueve mujeres no pueden producir un bebé un meses!

LAS PREFERENCIAS PERSONALES

Los introvertidos usan comunicaciones privadas, mientras que los extrovertidos quieren discutir las cosas en público.

Las personas intuitivas quieren comprender la totalidad y mientras que sienten que las personas necesitan los detalles paso a paso.

Los pensadores quieren conocer la lógica detrás de las decisiones mientras que sienten que las personas quieren conocer cómo algo les afecta personalmente.

Las personas calculadoras se orientan a los plazos mientras que perciben que las personas necesitan ayuda en desarrollar y seguir el plan.

OTRAS CONSIDERACIONES DE COMUNICACIÓN

Raramente sucede que el receptor interpreta un mensaje exactamente como el remitente tuvo la intención.

Las ubicación geográfica y base cultural afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto.

Horas de trabajo diferentes

Barreras del idioma

Normas culturales diferentes

NÚMERO DE CANALES DE COMUNICACIÓN

2

)1( nn

Cuando el número de las personas involucradas se incrementa, la complejidad de las comunicaciones se incrementa dado que existen más canales o vías de comunicación para que las personas pueden comunicarse.

El número de canales de comunicación es:

donde n es el número de las personas.

EL IMPACTO DEL NÚMERO DE PERSONAS

INFORMAR EL RENDIMIENTO Implica recoger los datos de

la línea de base y la distribución de la información del rendimiento a los interesados.

Se informa sobre: El alcance El cronograma Los costos La calidad Riesgos Adquisiciones

Puede ser: Detallado Específico.

INFORMAR EL RENDIMIENTO

Los informes de rendimiento mantienen informados a los interesados del proyecto acerca de cómo los recursos están siendo usados para lograr los objetivos del proyecto.

El reporte de estado. describe donde el proyecto está situado a un punto específico a tiempo.

El reporte de progreso. describe lo que el equipo de proyecto ha realizado durante cierto período de tiempo.

Los pronósticos. predicen el estado y progreso futuro del proyecto basado en la información pasada y las tendencias.

GESTIONAR A LOS INTERESADOS Implica gestiona las

comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados y resolver polémicas entre ellos.

Permite : Reducir la probabilidad de

que el proyecto se desvíe de su plan original debido a polémicas sin resolver entre los interesados.

Mejora la capacidad de trabajo sinérgico de las personas

Limita las interrupciones durante el proyecto.

GESTIONAR A LOS INTERESADOS

El gerente de proyecto deben comprender y trabajar con varios interesados.

Necesite idear un medio para identificar y resolver sucesos.

Dispone de dos herramientas:

Matriz de manejo de expectativas

Registro de sucesos

MATRIZ DE MANEJO DE EXPECTATIVAS

REGISTRO DE SUCESOS

SUGERENCIAS

Maneje los conflictos efectivamente.

Desarrolle destrezas de mejor comunicación.

Ejecute reuniones efectivas.

Use el correo electrónico efectivamente.

Use plantillas para las comunicaciones del proyecto.

MODOS DE ADMINISTRACIÓN DE CONFLICTOS

1. Confrontación: Directamente enfrente un conflicto usando un enfoque de problema-solución.

2. Compromiso: Use un enfoque recibe-entrega.

3. Suavizado: Minimice las áreas de diferencia y enfatice las áreas comunes.

4. Retiro: Retirase o retráctese de un desacuerdo real o potencial.

EL CONFLICTO PUEDE SER BUENO

Un conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas y motivación para trabajar más duro y más colaborativamente.

Groupthink: Conforma los valores o las normas éticas de un grupo. Groupthink puede desarrollarse si existe o no puntos de vista conflictivos.

La investigación sugiere que conflicto relacionado con tarea a menudo mejora ejecución de equipo, pero los conflictos emocionales a menudo reducen el desempeño del equipo.

DESARROLLAR REUNIONES EFECTIVAS

Determine si una reunión puede evitarse. Defina el propósito y resultado propuesto de

la reunión. Determine quiénes deben asistir a la reunión. Proporcione una agenda a participantes

antes de la reunión. Prepare ayudas visuales y haga los arreglos

logísticos por adelantado. Desarrolle la reunión profesionalmente. Construya relaciones.

USE CORREO ELECTRÓNICO EFECTIVAMENTE

Asegurase que el correo electrónico es el medio apropiado para lo que quiere comunicar.

Esté seguro de enviar el correo electrónico a las personas indicadas.

Use un asunto (subject) significativo. Limite el contenido a una parte principal y

sea claro y y conciso como sea posible. Limite el número y tamaño de anexos. Responda a y archivan los correos

electrónicos rápidamente.

PLANTILLAS PARA LAS COMUNICACIONES

Muchas personas técnicas tienen miedo para preguntar por ayuda.

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones de proyecto ahorra tiempo y dinero.

Las empresas pueden desarrollar sus propias plantillas, se puede usar las proporcionadas por empresas externas o ejemplos de libros de texto.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

REPORTE DE PROGRESO MENSUAL

DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO FINAL

SITIO WEB DE PROYECTO Se puede crear un sitio Web para almacenar

documentos importantes y otra información del proyecto.