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Septiembre - Diciembre 2014ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE T.I. II

Administracin de comunicaciones del proyecto de T.I.

MTI Ninfa Diana Velzquez SantillnObjetivoEl alumno seleccionar los mecanismos de comunicacin del proyecto de T.I., para garantizar el flujo de informacin entre los actoresTemasCaractersticas de los mtodos de comunicacinPlaneacin de las comunicaciones del proyecto de T.I.Distribucin de la informacinAdministracin de las comunicaciones del proyecto de T.I.Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunosLos directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos como externos a la misma

Administracin de las comunicaciones del proyecto de T.I.Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados, involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto

Procesos de la admon. de las comunicaciones del proyectoIdentificar a los Interesados: Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismoPlanificar las Comunicaciones: Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos

Procesos de la admon. de las comunicaciones del proyectoDistribuir la Informacin: Es el proceso de poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

Procesos de la admon. de las comunicaciones del proyectoInformar el Desempeo: Es el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

Dimensiones de la actividad de comunicacinInterna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicacin, pblico)Formal (informes, memorandos, instrucciones) e Informal (correos electrnicos, conversaciones)Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre colegas)Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

Dimensiones de la actividad de comunicacinEscrita y oralVerbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal).

Identificacin de interesadosInformacin de identificacin: Nombre, puesto de la organizacin, ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contactoInformacin de evaluacin: Principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor

Identificacin de interesadosClasificacin de los interesados: Interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.

Planificacin de la comunicacinEl director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o rutas de comunicacin potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. La cantidad total de canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa la cantidad de interesados

Planificacin de la comunicacinUn componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales del proyecto son la determinacin y delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu informacin.

Planificacin de la comunicacinEntre la informacin normalmente utilizada para determinar los requisitos de comunicacin del proyecto, se incluyen:Los organigramasLa organizacin del proyecto y las relaciones de responsabilidad de los interesadosLas disciplinas, departamentos y especialidades con implicacin en el proyectoLa logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu ubicaciones

Planificacin de la comunicacinLa logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu ubicacionesLas necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones entre diferentes organizaciones)Las necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el pblico o los contratistas)La informacin sobre los interesados proveniente del registro de interesados y de la estrategia de gestin de los interesados

Planificacin de la comunicacinEntre los factores que pueden afectar al proyecto, se incluyen:La urgencia de la necesidad de informacin. El xito del proyecto depende de contar con informacin actualizada frecuentemente y disponible de inmediato, o bastara con emitir peridicamente informes escritos?La disponibilidad de la tecnologa. Los sistemas con los que ya se cuenta son apropiados o las necesidades del proyecto justifican un cambio? Por ejemplo, el o los interesados previstos tienen acceso a la tecnologa de comunicaciones seleccionada?

Planificacin de la comunicacinEl personal previsto para el proyecto. Los sistemas de comunicacin propuestos son compatibles con la experiencia y conocimientos de los participantes del proyecto o se requiere una capacitacin y un aprendizaje exhaustivos?La duracin del proyecto. Es probable que la tecnologa disponible cambie antes de la finalizacin del proyecto?El entorno del proyecto. El equipo se rene y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?

Modelo de comunicacinLos componentes del modelo son:La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que es comprendido por otras personas.El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La salida de la codificacin.El medio. El mtodo utilizado para transmitir el mensaje.El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y comprensin del mensaje (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con la tecnologa, la falta de informacin contextual).La decodificacin. Traducir nuevamente el mensaje en pensamientos o ideas coherentes.

Mtodos de comunicacinComunicacin interactivaEntre dos o ms partes que realizan un intercambio deinformacin de tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de asegurar entre todos los participantes una comprensin comn acerca de temas especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias

Mtodos de comunicacinComunicacin de tipo pushEnviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Este tipo de comunicacin incluye las cartas, los memorandos, los informes, los correos electrnicos, los faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc.

Mtodos de comunicacinComunicacin de tipo pullUtilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes, que requieren que los receptores accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio. Entre los mtodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido, etc.El director del proyecto decide qu mtodos de comunicacin deben utilizarse dentro del proyecto, cmo y cundo hacerlo.

El plan de gestin proporcionaLos requisitos de comunicacin de los interesadosLa informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalleEl motivo de la distribucin de dicha informacinEl plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requeridaLa persona responsable de comunicar la informacinLa persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial

El plan de gestin proporcionaLa persona o los grupos que recibirn la informacinLos mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales como los memorandos, el correo electrnico y/o los comunicados de prensaLos recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el tiempo y el presupuestoEl proceso de escalacin, con identificacin de los plazos y la cadena de mando (nombres) para la escalacin de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior

El plan de gestin proporcionaEl mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrollaUn glosario de la terminologa comnLos diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc

El plan de gestin proporcionaLas restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una legislacin o normativa especfica, de la tecnologa y de polticas de la organizacin, etc.

Distribucin de informacinEste proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de direccin. En este caso, el enfoque est puesto principalmente en el proceso de ejecucin, que incluye la implementacin del plan de gestin de las comunicaciones, as como la respuesta a solicitudes de informacin inesperadas. La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre otras, las siguientes tcnicas:

Tcnicas de distribucin de informacinModelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentacin y barreras a la comunicacinEleccin del medio: Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnicoEstilo de redaccin: Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de distribucin de informacinTcnicas de gestin de reuniones: Preparar una agenda y abordar los conflictosTcnicas de presentacin: Lenguaje corporal y diseo de soportes visualesTcnicas de facilitacin: Lograr el consenso y superar los obstculos

Distribuir la informacinLos informes de desempeo se utilizan para distribuir la informacin sobre el estado y desempeo del proyecto; deben estar disponibles antes de las reuniones del proyecto y deben ser lo ms precisos y actuales posibleLas reuniones individuales y grupales, las videoconferencias y las audio conferencias, la mensajera instantnea y otros mtodos de comunicacin remota son usados para distribuir la informacin.

Herramientas para distribuir la informacinDocumentos impresos, manuales, bases de datos electrnicas de acceso compartidoCorreo electrnico, correo de voz, telfono, videoconferencias, sitios web

Procesos de la organizacin que se actualizanNotificaciones a los interesados. Informacin que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto. Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de conocimiento

Procesos de la organizacin que se actualizanPresentaciones del proyectoRegistros del proyecto Correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyectoRetroalimentacin de los interesados La informacin que se recibe de los interesados, relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto

Procesos de la organizacin que se actualizanPresentaciones del proyectoRegistros del proyecto Correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyectoRetroalimentacin de los interesados La informacin que se recibe de los interesados, relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto

Procesos de la organizacin que se actualizanDocumentacin sobre lecciones aprendidas. Documentacin que incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la distribucin de la informacin. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutante