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CURSO DE EXTENSIÓN

LAS NUEVAS TENDENCIAS DE LA DESCRIPCIÓN

ARCHIVÍSTICA.

PROF. DR. DUNIA LLANES PADRÓN

UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARIA

RIO GRANDE DO SUL

BRASIL

AÑO ACAD ÉMICO 2014 – 2015du niallp @ya hoo .es

La normalización de la descripción archivística.

Conceptos y evolución.

Procesos de normalización (internacionales,

nacionales y regionales).

Las adaptaciones de las normas int ernacionales:

DACS, RAD2, MAD3, ODA, NOBRADE, NEDA,

NODAC, NOGADA.

TEMAS

ISAD (G): Norma General Internacional de

Descripción Archivística.

Norma Internacional para La Creación de los

Registros de Autoridad: ISAAR (CPF).

TEMAS

LAS NUEVAS TEN DENCIAS DE LA DESCR IPC IÓN

ARCHIVÍSTICA.

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

BIBLIOGRAFIA RECOME NDAD A

DESCRIPCIÓN AR CHIVÍSTICA: EV OLUCIÓN, CONCEPT OS Y PRINCIPIOS.

CONTENIDOS

Antecedentes históricos de la descripción archivística.

El concepto de descripción antes, durante y después de la

normalización internacional.

Principios de la descripción archivística. Descripción multinivel.

DESCRIPCIÓ N ARC HIVÍS TICA

PROPÓ SITO

“identificar y explicar el contexto y el contenido de las entidades a rchivísticas a

fin de p romover su accesibilidad”.

Respondía a los

intereses de las

administracione

s públicas

Evidencia de la

existencia de los

archivos.

RespondRespondíía a los a a los

intereses de las intereses de las

administracioneadministracione

s ps púúblicasblicas

Evidencia de la Evidencia de la

existencia de los existencia de los

archivos.archivos.

ÈPOCA ANTIGUA

ÈPOCA MEDIEVAL

Acción de

transcribir

documento s.

ÈPOCA MODERNA

Conservar el

significado de las

acciones

registradas en los

documento s.

ÈPOCA CONTEMP.

Se adapta a los

principios

archivísticos.

Facilita la

recuperación y el

acceso a los

documento s.

Se adapta a los

principios

archivísticos.

Facilita la

recuperación y el

acceso a los

documento s.

El concepto de descripción ant es de la normalización internacional.

ELEMENT OS DEL CONCEPTO DE DESCRIPCION (ETAPA 1960- 1990)

AUTORES ACTIVIDAD FINALIDAD RESUL TADO

Schel lenberg - Acceso a los fondos. Instrumentos de Investigación.

Basic Glossary for Arch ivists M an uscript, Curators, an d Records Managers

- Control in telectual de los fondo s.

Instrumentos de Descripció n.

Diccionario de Terminología Archivística del CIA

- Control y con su lta de los fondo s.

Instrumentos de Búsqueda

Heredia An ál isis y representación de los documentos.

Identificar, localizar y recuperar información

Gestión e Investig ación

Diccionario de Terminología Archivística del MC Esp añ a

- Conocimiento s y consulta de fondos documen tales.

Instrumento de Consulta

El concepto de descripción ant es de la normalización internacional. CONTEXT O DE DESA RROLLO DE LA NOR MALIZACICONTEXT O DE DESA RROLLO DE LA NOR MALIZACIÓÓNN

El d es arrollo econó mico y social impuls ado en los años 80.

La expansión d e las tecno logí as d e la información y las

comu nicaciones y su i mp acto en los archivos.

La diversificación de los perfiles d e los usu arios en los archivos.

El concepto de descripción y de la normaliz ación internacional.

El concepto de descripción y la normaliz ación internacional.

ELEMENTOS PRESENTES EN EL CONCEPTO DE D ESCRIPC IÓN

N ORMA S/OB RAS AC TI VIDAD FIN ALIDAD

IS AD(G) R epresentar las unidades de descri pción I dentif icar, gestionar, l ocal izar y expli car documentos y su contexto

Manual Francés R epresentar las unidades de descripci ón de forma exacta y conci sa

-

Standards for Archi val Description C apturar, recoger, anal izar y organizar cual quier información.

I dentif icar, gestionar, l ocal izar e i nterpretar l os fondos y explicar los contextos y sistemas de documentos de estos.

RA D C apturar información normalizada de las unidades de descripción

Explicar estructura, función y contenido de los documentos

SURGE N NUEVO S CONCEP TOS

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

METADATOSEVIDENCI A

DOC UME NTA L

DESCRIPCIÓN

MANTENER LA EVIDENCIA DOCUMENTAL A TRAVÉS DE LA ASIGNACIÓN DE METADATOS.

El concepto de descripción después de la normalizació n internacional.

La descripciLa descripcióón antes, durante y despun antes, durante y despuéés del proceso de normalizacis del proceso de normalizacióón n internacionalinternacional

CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN

Propuestas anteriores a

ISAD(G)

propósito

Crear Instrumentos de Búsqueda

Acceder y Controlar los fondos

documentales

para

Propuesta de ISAD(G)

propósito

Representar Unidades de Descripción

Identificar, gestionar, localizar

y explicar documentos y su

contexto

para

Documento Electrónico

Nuevos conceptos

Metadatos/Evidencia Documental

Proceso de Descripción

influencia

PRINCIPIOS DE LA DESCRIPCIPRINCIPIOS DE LA DESCRIPCIÓÓN AR CHIVN AR CHIVÍÍSTICASTICA

• Respe to al Prin cipio de Procedencia y Orden Natural

• La descripci ón se realiza después que se haya

terminado la organización.

• Las descripci ones se pre sentan de lo general a lo

específico.

• La descripci ón se aplica a todos los ma teriale s de un

archivo con independencia de su forma o su sop orte

PRINCIPIOS DE LA DESCRIPCIPRINCIPIOS DE LA DESCRIPCIÓÓN AR CHIVN AR CHIVÍÍSTICASTICA

• Los productores de los mate riales a rchivísticos y los

materiale s en sí, deben ser de scri tos .

• Las descripciones se aplican a los documentos cre ados

por cualquier tipo de agen te y se pueden descri bir

coleccione s y d ocu mentos sueltos.

• La de scrip ción se basa en los prin cipios de la descripci ón

multinivel.

DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN MULT INIVELN MULT INIVEL

“ Es una técnica que consiste en describir un fondo y

todas sus partes , utilizando los elementos apropiados

para cada unidad de descripción, relacionando las

descripciones resultantes de manera jerárquica y

organizando la información en niveles”.

BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea, 2000. p. 171.

REGLAS DE DESCR IPCIREGLAS DE DESCR IPCIÓÓN M ULTINIV ELN M ULTINIV EL

BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea, 2000. p. 171.

Descripci ón de lo General a l o Parti cular

Informaci ón Pertinente pa ra cada Nivel de Descripci ón

Vinculación de las Descripcione s

No Repe tición de la Informa ción

DESCRIPCIÓN AR CHIVÍSTICA: NORMAL IZA CIÓN, ENTIDA DES, MODEL OS Y TIP OLOG ÍAS DE NORM AS.

CONTENIDOS

Conceptos de Norm alización y Nor ma .

Factor es deter minantes en el proceso d e

normalización.

Entidades y subtipos de entidades qu e se d escriben.

Modelos conc eptu ales d e descripción arc hivística.

Clasificación gener al de las nor m as de d escripción. Pedro González. La Normalización como punt o de partida en la Archiv ística. En Primeras jorna das sobre metodolog ía para la identif icación y valorac ión de fondos documenta les de las Admin istraciones Públ icas. Madrid: Direcció n Genera l de Arch ivos. pp. 21-37.

“Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente

acordada que se usa para la realización de cualquier

trabajo o la creación de cualquier producto.”

EN QUÉ CONSISTE LA NORMALIZAC IÓN?

Los archiveros no pueden ser la excepción en la

actividad de la vida presente, que exige, en todas las

funciones, la racionalización de los procesos y la

normalización de las formas. Con ello se simplifican

los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la

ejecución y se obtienen m ayores garantías en los

resultados.”

Matilla Tascón

Se p lantea la si guiente situ ación: ¿Sería posible hacer normas de

carácter i nte rna cional para la inve ntariaci ón de archiv os?. Mi

contes tación sería: no, e n ni ngún caso. Nor mas d e edición, sí. Quizás

normas d e indización. Pero baj o ni ng ún concepto norma s anál ogas a

las existe nte s pa ra la cataloga ción de libros.

Los investi gadores qu e tienen exp eriencia de inves tigación en ar chivos

de difer entes país es saben q ue p ara u tilizar los inventarios se nec esita

un cono cimiento pr evio d e las instituciones ad ministr ativas nacionales,

y eso es algo qu e no p ued e nor malizars e.

Michael Duchein, 1991.

PARA QUÉ NORMALIZAR EN LOS ARCHIVOS?

FACTORES DET ERMINA NTES EN EL PR OCES O DE NORMA LIZACIÓN

1.Caracte rística s del doc ume nto

de a rchivo.

2. Perfil únic o de los usua rios de

archiv os.

3. Form a tra diciona l de tra ba jo

en los arc hiv os.

4. Div ersida d de

pla ntea mie ntos te óricos.

5. Costes ec onóm icos.

1. Dive rsificación del pe rfil de

los usuarios.

2. Re de s y sistema s.

3. De sa rrol lo tec nológ ico.

4.Consol idación del cue rpo

teórico.

5. De sa rrol lo ec onóm ico.

6. Orga nizac ión a rchivística.

…Elaborar normas que constituyan guías generales

para la elaboración de descripciones archivísticas…

que debe utilizarse conjuntamente con normas

nacionales existentes o como base para el desarrollo

de otras normas nacionales.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

QUÉ ES UNA NOR MA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA?

“Es una guía, un modelo, o un conjunto de pautas

preestablecidas, normalizadas y mutuamente

acordadas que se usan para la elaboración de

descripciones de cualquier tipo de entidad

archivística o subtipo de entidad”.

QUÉ ES UNA EN TIDAD ARCHIVÍSTICA?

Qué subtipos de entidad describen las Normas?

DOCUMENTODE AR CHIVO

Grupo de Fondos

Fondo

División de Fondos

Serie

Subserie

Fracción de serie

Processo /Item

Colección

División de Colección

Componente Documental

AGENTE

Institución

Familia

Persona

FUNCIONES Y SU SDIVISIONES

Función

División de Función

Actividad/Proceso

Acción

Tomado de: CNEDA/NEDA-I/ModeloConceptual/TiposEntidadRelaciones, 2011

DESCRIPCIÓ N ARC HIVÍS TICA

PROPÓ SITO

“Elaborar representaciones de

documentos de archivos , y en su caso, de

otras entidades archivísticas , (agentes y

funciones)”.

COMI SIÓN DE NORMAS ESPAÑOL AS DE DESCRIP CIÓN ARCHIVÍSTI CA. Modelo Conceptua l de Descripció n Arch ivística, p.13.

SISTE MA DE DE SCRIPC IÓN ARCHIVÍSTICOMODELO CONCE PTUAL

AUTO R, DESTI NAT ARIO, REMI TE NTE, P ROD UCTO R, COLECCIONI ST A, GE STO R DOC UME NT AL.

Qué Tipologías de Normas Existen?

Tomado de: SA NTAMA RIA GALLO, Abelardo . La nor ma e spañola de de scr ipc ión arch iví stica ( neda): anál is is y propuesta de de sarrol lo. Madrid: Subdire cc ión General de lo s A rch ivos E statales .2006 . pp .12-13 .

REGULAN:

Elementos y sube lementos info rmativos

Nombre

Índice de f recuencia ( único o repetible,

obligatorio, opciona l o condicionado).

NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS

REGULAN:

La info rmación que puede inclu irse

Las fuentes de info rmación

Reglas genera les y específ icas sobre su uso

Tipos de datos a consignar ( datos numéricos,

textuale s)

Forma lización de da tos

NORMAS DE CONTENIDO DE DATOS

Código de Referencia Título

Fechas

REGULAN: Cómo se debe presentar la información en pantalla o

en salida impresa, es decir:

Orden de presentación de la información consignada en

los distintos elementos.

Agrupación o no en áreas.

Uso de signos de puntuación.

Tipo y estilo de letra.

NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS

EJEMPLOS

[ca.1658], 1600/1700 (aproximada)

1670/1788 (predomina 1699-1712)

El año se representa con cuatro cifras, el mes con dos y los días del mes con dos (por ejemplo: 1953-11-03).

Separación de los segmentos que integran el código de referencia.:

ES-AHPBU. España-Archivo Histórico Provincial de Burgos

Título formal entre comillas: (“”)

Título paralelo precedido del signo (=)

Fechas

Código de Referencia

Título

REGULAN: Cómo debe codifica rse la info rmación

almacenada en un sistema, desde un punto de

vista estructural y semántico, a través de

dife rentes sistemas de metada tos, pa ra que

pueda se r adecuadamente procesada en o tros

sistema de info rmación.

NORMAS DE CODIFICACIÓN DE DATOS

EAD , EAC , M ARC 21, D UBL IN C OR E,

PROCESOS DE NORM ALIZACIÓNINTERNA CIONAL ES, NACIONALES Y R EGIONALES.

CONTENIDOS

Procesos de Norm aliz ación.

Present ación de norm as intern acionales, nacionales y

regionales.

Norm as nacion ales. Tipo logí a de nor mas.

En qué consiste la normalización?

“Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente

acordada que se usa para la realización de

cualquier trabajo o la creación de cualquier

producto.”

Pedro González. La Normalización como punt o de partida en la Archiv ística. En Primeras jorna das sobre metodolog ía para la identif icación y valorac ión de fondos documenta les de las Admin istraciones Públ icas. Madrid: Direcció n Genera l de Arch ivos. pp. 21-37.

Proceso Internacional de Normalización de la Descripción Archivística

MAD: Manual of Archival Description .

(1986 - 1989)

RAD: Rules of Archival Description. (1992)

ANTECED ENTES

APPM: Archives, Personal Papers and Manuscripts.

(1983-1989).

NORMAS INTERNACIONALES: PROCESOS DE CREACIÓN

1998 – Reunión res tringid a d e exp ertos.

1989 – Reunión d e la U nesco.

1990 – Constitución d e Co misión Ad Hoc.

1990 – Primera Seción P lenar ia.

1992 – Declarac ión de Pr incip ios d e la Descripc ión.

1993 – Publica ción de pr imera Norma I nternac ional.

1996 – Creación Comité IC/CD S.

Proceso Internacional de Normalización de la Descripción Archivística

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS(DÉCADA DEL 90)

ISA D (G ): Norma Inte rnacional de Descripción

Archivística . (1993 – 2000)

ISAAR (CPF): Norma Int ernacional sobre los Registros de

Autoridades de Arc hiv os Relat ivos a Instituciones, Pers onas

y Familias . (1995 – 2004)

ISDF: Norma Inte rnac ional para la Descripción de

Funciones. ( 2008)

ISDIAH : Norma Inte rnacional para Describir

Instit uciones que Custodian Fondos de Arc hiv o. (2008)

…“Esta norma constituye una guía general para la

elaboración de descripciones archivísticas” por lo que

“debe utilizarse conjuntamente con las normas

nacionales existentes o como base para el desarrollo

de otras normas nacionales”.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (ISAD (G)

Procesos Nacionales y Regionales de Normalización

RCPPCN (1997) y MAD3 (2000)

CUSTARD (1996-2003)DACS (2004)

RAD2 (2008)

ODA (2007)

NOBRADE (2007)

MDM + NODAC + NOGADA + NEPAN + NEDAI (2000) (2007) (2007) (2010) (2001-)

IGAD (Resumen ISAD(G) - 2009)

PROCESOS D E NORM ALIZ ACIÓNPROCESOS D E NORM ALIZ ACIPROCESOS D E NORM ALIZ ACIÓÓNN

Gran Bretaña fue el primer país que desarrolló nuevos proyectos

normativos nacionales después de ISAD(G).

Los archiveros estadounidenses y canadienses trabajaron en un

proyecto compartido que fracasó y, posteriormente, publican por separado

normas de descripción.

EE.UU. fue el país que desarrolló normas de codificación para el

intercambio de instrumentos de descripción.

El idioma inglés prevalece en el desarrollo de normas nacionales de

descripción.

Brasil se convierte en el primer país de Latinoamérica que cuenta con

una norma de descripción archivística.

En España y en algunas de sus comunidades autónomas, desde el

2000 hasta la actualidad, se desarrollan varios textos normativos.

Irlanda publica su proyecto descriptivo que más que un desarrollo

normativo es considerado una adaptación resumida de ISAD(G).

PROCESOS D E NORM ALIZ ACIÓNPROCESOS D E NORM ALIZ ACIPROCESOS D E NORM ALIZ ACIÓÓNN Evolución de las normas de descripción

1980 - 1986

1993 - 1997

2000 - 2002

2004 - 2005

2007 - 2008

2009 - 2010

Qué Tipologías de Normas Existen?

Tomado de: SA NTAMA RIA GALLO, Abelardo . La nor ma e spañola de de scr ipc ión arch iví stica ( neda): anál is is y propuesta de de sarrol lo. Madrid: Subdire cc ión General de lo s A rch ivos E statales .2006 . pp .12-13 .

Estructura Contenidos Presentación Codificación

NORM AS SEGÚ N

SU FUNCIÓN

ENTRADA D E

DATOS

SALID A D E

DATOS

Qué Normas son Consideradas de Estructura de Datos?

Qué Normas son Consideradas de Contenido de Datos? Qué Normas son Consideradas de Presentación de Datos?

Qué Normas son Consideradas de Codificación de Datos?

CURSO DE EXTENSIÓN

LAS NUEVAS TENDENCIAS DE LA DESCRIPCIÓN

ARCHIVÍSTICA.

PROF. DR. DUNIA LLANES PADRÓN

UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARIA

RIO GRANDE DO SUL

BRASIL

AÑO ACAD ÉMICO 2014 – 2015du niallp @ya hoo .es

CONT ENIDOS

ISAD (G): N ORMA GENERAL IN TERNACIONAL DE

DESCRIPC IÓN ARCHIVÍSTICA

La Norma ISAD(G)

1. Finalidad

2. Origen

3. Estructura y elementos

4. Alcance

ISAD (G):Nor ma G eneral Internacional par a la Descripción Archivística

La Norma ISAD(G)

1. Finalidad

2. Origen


4. Alcance

ISAD(G):Norma General Internacional para la DescripciISAD(G):Norma General Internacional para la Descripcióón Archivn Archivíísticastica

ISAD (G)ISAD (G)

ISAD (G)

Documento s de Documento s de ArchivosArchivos

ISAD (G)

Grupos de FondosGrupos de Fondos

Fondos / SubfondosFondos / Subfondos

SecciSeccióón / Subseccin / Subseccióónn

Series / SubseriesSeries / Subseries

Unidad de instalaciUnidad de instalacióónn

Processo / DossierProcesso / Dossier

ItemItem

ColecciColeccióónn

Norma c reada como guía general para la

elaboración de descripciones archivísticas, po r lo que

debe utilizarse conjuntamente con las normas

nacionales existentes o como base pa ra el

desarrollo de otras normas nacionales.

ISAD (G): FinalidadISAD (G): Finalidad

Norma c reada pa ra identificar y explicar el

contexto y el contenido de los docum entos de

archivos con el fin de hacerlos accesibles.

ISAD (G): FinalidadISAD (G): Finalidad

Los elem entos de información sobre los documentos

de archivos se asignan en cada una de las fases de

su gestión; para conserva rlos de forma segura y

para facilitar su accesibilidad .

Las reglas generales de desc ripción archivística de

esta norma se aplican a todos los documentos de

archivo sin importa r el tipo docum ental o el

soporte físico de los documentos.

ISAD(G): FINAL IDADISAD(G): FINAL IDAD

NORMAS PUBLICADAS PARA DESCRIBIR LA ENTIDAD

DOCUMENTO

ISAD(G)

RAD2

DACS

MAD3

ODA NOBRADE

NEDAI

MDM

NODAC

NOGADA

IGAD


La Norma ISAD(G)

1. Finalidad

2. Origen


4. Alcance

ISAD(G): ORIGENISAD(G): ORIGEN

� 1983 – EE.UU - Archives, Personal Papers and Manuscripts

(APPM).

� 1986 – Gran Bretaña - Manual of Archival Description (MAD).

� 1992 – Canadá - Rules of Archival Description (RAD) .

1. A ntecedentes

2. La Actividad del CIA (E tapa pre – normativa)

� 1989 – Consejo Internacional de Archivos - Comienza los trabajos

de normalización. Se crean grupos de trabajo y comisiones de

descripción.

� 1993 – Declaración de Principios sobre la Descripción

Archivística.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES

CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

CIA

I SAAR( CPF)N O RM A I NT ER NA CIO N AL S OB RE L OS RE GIS TR OS DE AU T ORI DA D D E AR CHI VO S REL ATI V OS A I NST IT UCI ON ESP ER SO NA S Y FAM I LIA S

M A D RID 2 00 4

C O NSE JO IN TE RN ACI ON AL DE A RC HIV OSI NT ER NA TIO NA L C O UN CIL O N A RC HIV ESC O NSE IL I NT ER NA TI ON AL DE S A RC HIV ESo

CI A

1993 – ISAD(G) - (1ª edición )

2000 – ISAD(G) – (2ª edición )

La Actividad del CIA (Etapa Normativa)


La Norma ISAD(G)

1. Finalidad

2. Origen


4. Alcance

ISAD(G): ESTRUCTURA Y ELEM ENTOSISAD(G): ESTRUCTURA Y ELEM ENTOS

1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)

2. Área de contexto2.1 Nombre del productor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso

3. Área de contenido y estructura3.1 Alcance y contenido3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos ingresos3.4 Organización

4. Área de condiciones de acceso y uso4.1 Condiciones de acceso4.2 Condiciones de reproducción4.3 Lengua/escritura de los documentos4.4 Características físicas y requisitos técnicos4.5 Instrumentos de descripción

5. Área de documentación asociada5.1 Existencia y localización de originales5.2 Existencia y localización de copias5.3 Unidades de descripción relacionadas5.4 Nota de publicaciones

6. Área de notas6.1 Notas

7. Área de control de la descripción7.1 Nota del archivero7.2 Reglas o normas7.3 Fecha de la descripción

ISAD(G): Estructura y elementosISAD(G): Estructura y elementos

1. Área de identificación

1.1 Código de referencia

1.2 Título

1.3 Fechas

1.4 Nivel de descripción

1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)

Recoge la informaci ón necesaria para represen tar y

descri bir los documentos archivísti cos a UN N IVEL BÁSICO.

ISAD(G) plantea : “se pueden utilizar todos los elementos de

descripción establecidos en una norma, pero s ólo una parte

de ellos debe, obligatoriamente, utilizarse en todos los casos”


2. Área de contexto

2.1 Nombre del productor

2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica

2.3 Historia archivística

2.4 Formas de ingreso

Esta área incluye informa ción que permite con ocer el

contex to de creaci ón y forma ción de la unidad de

descripci ón.

“Un documento aislado de su contexto puede convertirse en

algo incomprensible y perder el valor inherente a su

contenido”.


3. Área de contenido y estructura

3.1 Alcance y contenido

3.2 Valoración, selección y eliminación

3.3 Nuevos ingresos

3.4 Organización

En esta área se descri be el contenido de la unidad de

descripci ón, su e stru ctura inte rna y el siste ma de

clasifica ción. A través de sus ele mentos descriptivos se

obtiene información sobre la s te máti cas y la utilidad de

los documentos.


4. Área de condiciones de acceso y uso

4.1 Condiciones de acceso

4.2 Condiciones de reproducción

4.3 Lengua/escritura de los documentos

4.4 Características físicas y requisitos técnicos

4.5 Instrumentos de descripción

Esta área incluye un conjunto de informa ción que facilita el

acce so al contenido de los documentos. La informa ción se

presenta desde tres puntos de vi sta diferen tes: desde el

punto de vista legal, fí sico e intele ctual.


5. Área de documentació n asociada

5.1 Existencia y localización de originales

5.2 Existencia y localización de copias

5.3 Unidades de descripción relacionadas

5.4 Nota de publicaciones

Facilita la actividad de referencia en los a rchivos, pues

expone datos sobre: la existencia de documentos que

amplían el contenido de la unidad de descripción; la

existencia de documenta ción con el mismo contenido de la

unidad descrita e informaci ón bibli ográfi ca sobre la

unidad de descripción.


6. Área de notas

6.1 Notas

Esta á rea contiene informaci ón que no ha sido in cluida en

otra área y que por su singularidad re sulta de interés

apuntarla en la descripción.


7. Área de control de la descripción

7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o normas

7.3 Fecha de la descripción

Dicha área tiene como función documentar la

responsa bilidad archivística de la descripci ón, indicar la s

reglas u tilizadas y si tuarla cronológi camen te en un espacio

de tiempo determinado.

ISAD(G): Estructura y elementos/ Elementos ObligatoriosISAD(G): Estructura y elementos/ Elementos Obligatorios

1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y s oporte (ca ntidad, tamaño y dime nsiones)

2. Área de contexto2.1 Nombre del produc tor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso






Estos elementos son considerados ele mentos obligatorios para

la descripci ón de cual quier documento.

Los ele mentos obligatorios fa cilitan el in tercambio de

informa ción a nivel interna cional; ade más, brindan la

informa ción nece saria para represen tar y descri bir el con tenido

de las unidades de descripción a un nivel bási co.

ISAD(G): ELEMENTOS OBLIGATORIOSISAD(G): ELEMENTOS OBLIGATORIOS

PORTAL DE ARCHIVOS ESPAÑOLES EN RED (PARES)

Pedro IV de Portugal (1798 y 1834)

ISAD(G):Norma General Internacional para la DescripciISAD(G):Norma General Internacional para la Descripcióón Archivn Archivíísticastica

2. La Norma ISAD(G)

2.1 Finalidad

2.2 Origen

2.3 Estructura y elementos

2.4 Alcance

ISAD(G): AlcanceISAD(G): Alcance

ISAD (G), p.13

¿Por qué es necesaria una norma para describir documentos

archivísticos?

Facilita la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y

explícitas.

Facilita y agiliza la recuperación y el intercambio de información

contenida en los documentos de archivos.

La norma se aplica para compartir datos de autoridad.

Facilita la integración de las descripciones procedentes de diferentes

sistemas de archivos. Cooperación archivística.

Facilita el acceso a archivos y documentos separados o dispersos

ISAD(G): ESTRUCTURA Y ELEM ENTOSISAD(G): ESTRUCTURA Y ELEM ENTOS

1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)

2. Área de contexto2.1 Nombre del productor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso






ISAD(G): Estructura y elementos/ Elementos ObligatoriosISAD(G): Estructura y elementos/ Elementos Obligatorios

1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y s oporte (ca ntidad, tamaño y dime nsiones)

2. Área de contexto2.1 Nombre del produc tor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso






Estos elementos son considerados ele mentos obligatorios para

la descripci ón de cual quier documento.

Los ele mentos obligatorios fa cilitan el in tercambio de

informa ción a nivel interna cional; ade más, brindan la

informa ción nece saria para represen tar y descri bir el con tenido

de las unidades de descripción a un nivel bási co.

ISAD(G): ELEMENTOS OBLIGATORIOSISAD(G): ELEMENTOS OBLIGATORIOS

CCÓÓDIGO DE REFERENCIADIGO DE REFERENCIA CCÓÓDIGO DE REFERENCIADIGO DE REFERENCIA

Nombre ofic ial: Re públi ca Fe der ativa do Bra sil

Nombre común: Brasil

Código Numé rico: 076

Código alpha-2: BR

Código alpha-3: BRA

Estado o pro vin cia: Rio Grande do Sul: R S

Estado o pro vin cia: Rio Grande d o Norte: RN

Pro vin cia: Rio Grade do Sul : 28005

Ciudad : San ta Maria: 45 0612

CCÓÓDIGO DE REFERENCIADIGO DE REFERENCIA

BR CPDOC JGCentro de Pe squisa e Documentaçã o de História Contemporânea do Bra sil. Para o fundo Joã o Goulart.

País + Código del munici pio donde se ubica el A rchivo +

Acróni mo del Archiv o + Código de la Unidad de Descri pción.

PT/TT/MNE Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negóci os Estrangeiros (F)

CAT AMF 01 01 06.07.01 1904/012

Cataluña, Archivo Municipal de Figueras, fondo, serie,

unidad de localización expediente

RE GLAS GENERA LES

ISAD

(G)

MAD

3

DACS

OD

A

NOBR

ADE

MDM

NED

AI

NOD

AC

NO

GADA

1. El código de ref erenc ia podr á estar compuesto por los s igui ent es element os: códi go del país , códi go del

ar chi vo y códi go de r efer enc i a local especí fi co. X X X X X X X X X

2. Regi st rar el códi go del ar chi vo según la nor ma nac ional de códigos de ar chi vo u ot ro ident ifi cador único de su ubicac ión.

X X X X X X X X X

3. Regi st rar el código del país según la úl tim a vers i ón de l a ISO 3166. X X X X X X X X X

4. Regi st rar par a el código de ref erenc ia local específ ico el número de contr ol u ot ro identi ficador único as ignado por una i nst it uci ón o s i st ema de archivo

X X X X X X X X X

5. El código de refer enci a es un el emento de i nf orm aci ón obligat ori o par a t odos l os niveles de descri pc i ón y par a los inter cam bios i nternac ional es .

- X - X X X X - -

6. El código del ar chivo es, pr eferent emente, al fabéti co, pudiendo cor responderse con una si gla o acr ónim o. - X - X - - - - -

7. El código del ar chivo est ará pr ecedido del código del m uni c ipio par a r omper pos ibles hom oni mi as. - - - - - - X - X

8. El códi go de r efer enc i a, además de l os ant eri ores elem entos, inc luir á el código de la comunidad autónom a.

- - - - - - - - X

9. El código de ref erenc ia es acum ulati vo - - - - - - - - X

10.

El código de ref er enc ia está for mado por una combi nac i ón al fanumér ica de caracter es. Los caract eres alfabét icos son usados, pr efer ent emente, en l os niveles ar chi vo, gr upo de fondos, f ondo,

subfondo y los car act eres num ér icos para las seri es y l os niveles i nfer iores.

- X - - - - - - -

11. El código de r ef erenc ia del paí s es obl igator io para el i nt ercambi o de i nfor mación i nter nac i onal

- - - X - - - - -

12. El código del archi vo es obli gat ori o. - - - X - - - - -

13. Regi st rar un códi go de r efer enc i a local especí fi co, númer o de contr ol u otr o i dent if icador único corr espondi ente a la macrodescripc i ón.

- - - - - - X - -

14. Códi go de r efer enci a local específ ico, núm er o de contr ol u otr o identi fi cador único (Si gnat ura) corr espondi ente a la micr odescr ipc ión

- - - - - - X - -

15. Cuando l a unidad de descr ipc ión pr esent a una codif icac ión or igi nal , es dec ir at ri buida por el pr oduct or, esta puede ser m antenida.

- - - X - - - - -

16. Cuando l a unidad de descr ipc ión pr esent a una codif icac ión atr ibuida por la unidad de cust odia o ar chi vo esta puede ser m ant enida

- - - X - - - - -

17. Cuando se as i gne un nuevo código de ref er enc ia l ocal debe r emit ir se a las r egl as especí ficas par a los nivel es de descripc i ón.

- - - X - - - - -

18.

Par a los centr os que no pert enecen al Sis t ema d'A rx ius de Catal unya y que no pr esent an un acróni mo que l os i dent if ique se ut ili zar án tr es x en m ayúscula (XXX) .

- - - - - - - X -

CCÓÓDIGO DE REFERENCIADIGO DE REFERENCIA

REGLAS GENERALES EN LAS NORMAS ESTUDIADAS

TTÍÍTULOTULO TTÍÍTULOTULO

TTÍÍTULOTULO TTÍÍTULOTULO

Elección d el Título

Siempr e se pref erirá el Título Formal frente al Título A tribuido.

Excepc ion es (se preferirá e l Tít ulo Atribuido) c ua ndo:

1. Títu lo formal incoh erente, inexpresivo, incorrecto, no pertinente o no

fiel al co ntenido d e la u nidad de des cripción.

EJEMPLO :

Títu lo For mal Ine xpresiv o: “C opia de un pa pe l que se hallo e ntre los que tenía

fra y Mart ín de R ada despué s de muert o y lo trajo el pa dre Ortega que va a

España y le dio al pa dre B uiza del c ual lo hube yo”.

Títu lo Atr ibuid o: R elación sobre e l e strec ho de Te rra nov a

TTÍÍTULOTULO

Elección d el Título

2. Título formal poco conoci do o no utiliza do y título a tri bui do

estable cido por el uso.

EJEMPLO:

Cat astro del Marqués de la E nse nada. En vez de “ Real y Ú nica Cont ribució n”.

3. Título f ormal de masia do la rgo y difícil de a breviar.

4. Existe ncia de varios tí tul os formale s pa ra una serie.

Uso del Título Formal:

1. Se tra nsc ribirá tal c omo se e nc ue ntre e n la fue nte de información.

2. Se podrá a bre via r siem pre que no se pie rda información esenc ial.

EJEMPLO

Expediente instruido con motivo de la causa formada en la subdelegación de rentas de Barcelona a don José Fages y don José Ferrer por compra de un cargamento de harina con registro falso, para que esta Sección informe sobre el último estremo que abraza el dictamen dado en su razón por el asesor que fue de la Superintendencia general donManuel Lizana”.

“Expediente instruido con motivo de la causa formada a ... José Fages y ... José Ferrer por compra de un cargamento de harina con registro falso ...”

3. Los títulos formales en idioma distinto al idioma del centro de descripción podrán ser traducidos a continuación del título formal.

EJEMPLO

Auto do Juramento do Principe Dom Philipe” [Auto del juramento del Príncipe Don Felipe].

TTÍÍTULOTULO

La creac ión de Tít ulos Atribuidos se rá diferent e pa ra ca da niv el de desc ripción

Acervo/Fondo:-Se indicará c omo t ítulo at ribuido e l nom bre de l productor.

-Pue de n incluirse e xpre siones ta le s com o: colección, fondo, a rchivo, fot ografía s.

Embajada de Brasil en Bruselas.

Universidad Federal de Santa Maria.

Archivo Nacional de Brasil

Serie/subserie:

-De be n tenerse pre se nte los e studios de tipolog ía doc ume ntal

Dossier de concursos para plazas en las Universidades Federales.

-Se pue de n a ña dir cali fica dore s cronológ icos, numé ric os y al fa béticos.

Correspondencia de Don Pedro I a José Bonifacio en 1821

TTÍÍTULOTULO

La creac ión de Tít ulos Atribuidos se rá diferent e pa ra ca da niv el de desc ripción

Documento Simple y Compuesto:

-Inform ación e se ncia l para la ide ntificación de la unidad de de scripc ión: tipología

doc ume ntal, a ut or, dest inatario/be ne fic iario, mate ria.

Info rmaciones y l ice ncias de pas aje ros.

Proyect o de la U niversidad Est adual Paulista para re modelació n de la Facultad de

Filoso fía y Cie ncias.

Carta de Dunia Llanes Padrón a la Pro- Rect oria de l a U nes p sol icitando pe rmiso s de

pos do cto rado.

FECHASFECHAS FECHASFECHAS



Uso de la Nor ma ISO 8601 p ara la repres entación normalizad a d e la fech a:

EJEMPLO:

FECHA COMP LETA: AAAA-MM-DD 1815-05-25MES: AAAA-MM 1815-05AÑO: AAAA 1815FECHAS EXTREMAS: AAAA-MM-DD/ AAAA-MM-DD 18 15-05-25/18 18-03-12

Se utilizará el guión (-) par a s ep arar los elementos d e u na f ech a: A ño-Mes -Día,

Se utilizará la barr a ob licua (/) par a separ ar las f ech as iniciales y finales d e un interv alo : 140 0/1 834.

FECHASFECHASSe aplicarán los siguientes modelos de Fecha según los diferentes niveles de descripción:

FONDOS / FONDOS / SUBFONDOSSUBFONDOS

SECCIONES/ SECCIONES/ SUBSECCIONESSUBSECCIONES

SigloSiglo / SigloSiglo / A ñoAño / SigloAño / A ño

SERIE / SERIE / SUBSUBSERIESUBSUBSERIE

FRACCIFRACCIÓÓN DEN DESERIESERIE

SigloSiglo / SigloAñoAño / AñoAño-MesAño-Mes / Año-Mes

FECHASFECHASSe aplicarán los siguientes modelos de Fecha según los diferentes niveles de descripción:

DOCUMENTO COMPUESTODOCUMENTO COMPUESTO

Siglo. LugarSiglo / Siglo. LugarAño. LugarAño / Año. LugarAño – Mes / Año - Mes. LugarAño – Mes – Día / Año – Mes – Día. LugarAño – Mes – Día. Lugar / Año – Mes – Día. Lugar

DOCUMENTO SIMPLEDOCUMENTO SIMPLE

Año. LugarAño – Mes. LugarAño – Mes – Día. Lugar

FECHASFECHAS

Es prec iso forma liza r y dife re ncia r las fec ha s cie rta s, de la s

aprox ima da s, proba ble s:

EJEMPLO

Secr etari a de Educ ación d e la Pref ectur a de Santa

Maria.

Fecha de P roducción / Fecha de Acumulación:1941- 1976 1951-1976

1700/ 1837 (pre domina 1725- 1800)

1120 ( proba ble ) 1606- 07-20. B rasilia

NIVELES DE DESCRIPCINIVELES DE DESCRIPCIÓÓNN

NIVE LES DE DE SCRI PCIÓN

1 Archivo/Acervo

10 Item

8 Unidad de Localización

1 a l 7 Nive les Int electuales: Forman la

estructura archivística que se organiza según el

principio de procedencia. Su u so, generalmente,

va ligado a la identificación del agen te, sus

divisiones y funciones.

8 a l 11 Niveles Físicos : Se corresponden con

unidades tangibles “físicamen te”, que se

pueden localizar en los depósito s de los

archivos y que en su conjun to co mponen los

niveles intelectuales.

EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTE

EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTE EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTE

EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTE EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTE

EXTENSIEXTENSIÓÓN Y SOPORTEN Y SOPORTESe indicará de la forma más preci sa p osi ble el volumen de la unidad de descripción, expre sándolosegún proceda en:

a)Metros lineales o cúbi cos.

b) Unidades físi cas de instala ción (legajos, caja s, carpe tas, volúmenes, etc.) y/ o lógi cas (libros,expedientes, docu mentos textuales, mapa s, planos, fotografía s...).

c) Cualquier combinación de l os anteri ores (me tros lineales o cúbicos y unidades físi cas de in stala cióny/o lógi cas).

Có digo de re fere ncia: ES.41091.AGI/4Título: Consulado de Cargadores a Indias.Fecha: [ f] 1529/1864Nivel de des cripción: Fo ndoVolume n y soporte : 7. 581 caja s

111 libros222 ca rpeta s

Có digo de re fere ncia: ES.28079.AHN/ 73.1. 7//U NIVERSIDA DES,791,ex

p.1Título: Expediente acadé mico de Salvado r Abad Miras.Fecha( s): [f] 1861/1864Nivel de des cripción: Unidad do cume ntal

co mpuest aVolume n y soporte : 20 hoja s

Có digo de re fere ncia: ES.08019.A CA / 060 // Pergamino nº 134Título: Ápoca de Pere Co do ny, del término del castillo de Celma, a A nto ni Faus, de Puigt iny ós,de 100 sueldos por la luición de un ce nso de una

cuarta de t rig o.Fecha( s): [ c] 1458-02-02Nivel de des cripción: Unidad do cume ntal simpleVolume n y soporte : 1 pe rgam ino [ 195 x 284 mm]

Có digo de re fere ncia: ES.28005.AGA/412. 01.01.01// 23/ 05155

Título: Histo rial de Mo ntse rrat C… B …Fecha( s): [f] 1958/1962Nivel de des cripción: Unidad do cume ntal co mpuest aVolume n y soporte : 7 hoja sIncluye: 1 fot ografía

NOMBRE D EL PRODUCTORNOMBRE D EL PRODUCTOR NOMBRE D EL PRODUCTORNOMBRE D EL PRODUCTOR

NOMBRE D EL PRODUCTORNOMBRE D EL PRODUCTOR

Alcance y ContenidoAlcance y Contenido Alcance y ContenidoAlcance y Contenido

CONT ENIDOS

La Norma ISAAR(CPF)

8.1 Finalidad

8.2 Origen


8.4 Alcance

NORMA INTERNA CIONAL PARA L OS R EGISTR OS DE

AUTOR IDADES. ISA AR (CPF)

ISAAR(C PF)ISAAR(C PF)

Producto rProducto r

PersonaPersona

Instituc iInstituc ióónn

FamiliaFamiliaISAAR(C PF)

ISAAR(CPF): Norma General Para los Registros de AutoridadISAAR(CPF): Norma General Para los Registros de Autoridad

ISAAR (CPF)Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos

relativos a instituciones, personas y familias

Norma creada para “elaborar registros de autoridad de

archivos que proporcionan descripc iones de entidades

(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y

a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FinalidadISAAR (CPF): Finalidad





















. ISAAR (CPF): Finalidad. ISAAR (CPF): Finalidad















Registro de autoridad (Authority record)

“Forma autorizada del nombre, combinada con otros

elementos informativos que permiten identificar y describir la

entidad mencionada y que pueden también remitir a otros

regis tros de autoridad relacionados”ISAAR (CPF)


ESP AGSEntidadConsejo de Guerra

F. Excl. Consejo de Guerra y MarinaConsejo de la GuerraSupremo Consejo de Guerra

E. Relac. Consejo de EstadoConsejo de HaciendaContaduría del SueldoContaduría Mayor de CuentasSecretaría del Despacho Universal de Guerra

Hª Inst. Supremo Consejo de Guerra (1773-1834)No existe una fecha exa cta de constitu ción del Consejo deGuerra. Sus inic ios se vin culan más a la e xis tencia de unaspersonas que aconsejaban al rey en sus asunto s mili tares que a la creación de un órgano institucional. En este sentido. ..

Registro de Autoridad






regis tros de autoridad relacionados”

ISAAR (CPF)






regis tros de autoridad relacionados”ISAAR (CPF)


Forma autorizada de un nombreEncabezamiento de autoridad /Punto de acceso de autoridad / Entrada de

autoridad (Authority entry)

“Punto de acceso normalizado establecido por un serv icio

de archivos responsable”

ISAAR (CPF)


Punto de acceso

“Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una

descripción archiv ís tica”

ISAD (G). 1993

ISAAR(CPF): AlcanceISAAR(CPF): Alcance

Punto de acceso

“Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede

uti lizar para buscar, identificar y localizar descripciones

archiv ís ticas, incluye los regis tros de autoridad.”

ISAAR (CPF). 2004


Control de autoridades(Authority control)

“Control de los términos normalizados, que comprende los

nombres (de personas, entidades o geográficos) utilizados

como puntos de acceso.”

ISAAR (CPF)


Sistema de autoridades

Interacción entre el fichero de autoridades y el fichero

de descripciones.


La Norma ISAAR(CPF)

8.1 Finalidad

8.2 Origen


8.4 Alcance

ISAAR(CPF): Origen

Etapas• 1. Antecedentes

• 2. Etapa pre-normativa– 1986 Primeros t rabajos teóricos en Estados Unidos– 1989 Primeros t rabajos téc nicos en Canadá

• 3. La actividad del CIA (etapa normativa)– 1993 Declaración de la necesidad en ISAD(G )

– 1993 ISAD (G)– 1994 ISAAR (CPF) (Borrador 1ª edición)– 1995 ISAAR (CPF) (1ª edición)

– 2002 ISAAR(CPF) (Borrador 2ª edición)– 2004 ISAAR(CPF) (2ª edición)

La Norma ISAAR(CPF)

8.1 Finalidad

8.2 Origen


8.4 Alcance

ISAAR(CPF): E structura y elementosISAAR(CPF): E structura y elementos

1. Área de identificación1.1 Tipo de entidad1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Formas normalizadas del nombres

según otras reglas1.5 Otras formas del nombre1.5 Identificadores para instituciones

2. Área de descripción2.1 Fechas de existencia2.2 Historia2.3 Lugar(es)2.4 Estatuto jurídico2.5 Funciones, ocupaciones y actividades2.6 Atribución(es/Fuente(s) legal(es)2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía(s)2.8 Contexto general

3. Área de relaciones3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones,

personas o familias relacionadas3.2 Naturaleza de la relación3.3 Descripción de la relación3.4 Fechas de la relación

4. Área de control4.1 Identificador del registro de autoridad4.2 Identificador(es) de la institución4.3 Reglas y/o convenciones4.4 Estado de elaboración4.5 Nivel de detalle4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación4.7 Lengua(s) y escritura(s)4.8 Fuentes4.9 Notas de mantenimiento









1. Ár ea de iden tificac ión1.1 Tipo de entidad1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Formas normalizadas del nombres






CONSEJO INTERNACIONAL DE A RCH IVOS

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCH I VES

CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCH I VES

CIA


M A D RID 2 00 4


CI A

“ 1.1 Tip o d e entidad

Objet ivo:

Indicar si la ent idad que se e stá de scribiend o es un a inst itución, una persona o una familia

Reg la:

Indicar e l tipo d e entida d (inst itución, persona o fa milia) que se está de scribien do en el re gistro d e aut oridad ”.



CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCH I VESCIA


M A D RID 2 00 4


CI A

1.2 Forma(s) a utoriza da(s) del nombre

Objetivo:

Crear un punto de acces o normalizado que identifique d e manera unívoca a una institución, persona o familia.

Regla:

Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad

que se está describiendo , siguiendo las nor mas o

convenciones nacionales o i nternacionales que haya utilizado el ser vicio de archivos res ponsable d el registro d e

autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios –

fechas , lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc.- para

distinguir la forma a utorizada del nombre de los de otras entidades que tenga n nombr es similares. En el elemento

Reglas y/o convenciones (5.4.3) precisar las reglas que s e

han a plicado en este elemento”.





M A D RID 2 00 4


CI A

1.2 Forma(s) a utoriza da(s) del nombre

Objetivo:

Crear un punto de acces o normalizado que identifique d e manera unívoca a una institución, persona o familia.

Regla:

Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad

que se está describiendo , siguiendo las nor mas o

convenciones nacionales o i nternacionales que haya utilizado el ser vicio de archivos res ponsable d el registro d e

autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios –

fechas , lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc.- para

distinguir la forma a utorizada del nombre de los de otras entidades que tenga n nombr es similares. En el elemento

Reglas y/o convenciones (5.4.3) precisar las reglas que s e

han a plicado en este elemento”.

1.2 Forma(s) autorizada(s ) del nombre

• Forma normalizada de un punto de acceso.

• Es preciso:1. Elegir un nombre en tre todos los posibles2. Normalizar la forma del nombre elegido

• Para la normalización es necesario:1. Utilizar unas reglas o normas2. Usar varias fuentes de información3. Cont rolar las sinonimias4. Cont rolar las homoni mias


Reglas o normas

• Reglas de catalogación angloamericanas. 2ªed. rev. 2002, act. 2003. Bogotá, D.C.: Rojas Eberhard editores Ltda, 2004

• Describing Archives: A content standard. Chicago: Society of American Archivists, 2004 (DACS)

• Règles pour la Description des Documents d’Archives. Version revisée Ottawa: Bureau Canadien des Archivistes, 2008.

• Rules for the construction of personal, place and corporate names. London: NCA, 1997.• Orientações para a descrição arquivística. 2ª. ver. Lisboa: Direcção Geral de Arquivos,

2007.• Reglas de catalogación. Madrid: Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro,

Archivos y Bibliotecas, 2007. • Manual de descripción mulltinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales

de descripción archivística. Valladolid: Junta de Castilla y León, 2006.• ARANOR: Norma Aragonesa para la descripción de autoridades de Archivos. [Zaragoza]:

Gobierno de Aragón. Departamento de Educación, Cultura y Deporte, 2008• Norma para la elaboración de los puntos de acceso normalizados de instituciones,

personas, familias, lugares y materia en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2010.

Requisitos para la normali zación de la en trada de autoridadControl de sinonimias:

Nombres de instituciones• Instituciones con varios nombres (Ay untamiento de Gijón, Ex c. Ayuntamiento de Gijón, Príncipe de Asturias o Su Alteza Real Príncipe de Asturias.• Instituciones que cambian de denominación• Instituciones diferentes que se unen, se separan.

Nombres de personas• Personas con varios nombres• Personas que cambian de nombre

Nombres de familias• Familias con v arios nombres (apellidos, títulos de nobleza...)


Cali ficador

“ Información que se añade a un elemento de descripción y que ayuda a

la identificación, comprensión y/o utilización del registro de autoridad”

ISAAR(CPF)

ISAAR(CPF): E structura y elementosISAAR(CPF): E structura y elementosISAAR(CPF): E structura y elementosISAAR(CPF): E structura y elementos











M A D RID 2 00 4


CI A

1.5 Otras formas d el nombre

Objetivo :

Registrar cualqu ier nomb re(s) existente(s) de la institución,

persona o f ami lia, qu e no se haya mencion ado en ningún otro

lugar del Área de Identificación”.

Regla:

“Registrar otros nombr es por los que puede ser conocida la entidad”.





M A D RID 2 00 4


CI A

“a) otras formas del mismo nombre, por ejemplo , acrónimos.

b) Otros nombres de instituciones, por ejemplo , los

cambios s ufridos por el nombre a través d el tiempo con sus correspondientes fechas

c) Otros nombres d e personas o familias, por ejemplo ,

cambios s ufridos por el nombre a través d el tiempo,

con s us corres pondi entes fechas, como los

pseudóni mos, nombres d e soltera, etc.;

d) Nombr es y títulos que preced en o siguen al nombre d e personas y familias, por ejemplo, títulos nobiliarios o

títulos honoríficos ostentados por una persona o

familia”.

La Norma ISAAR(CPF)

8.1 Finalidad

8.2 Origen


8.4 Alcance



Norma creada para “ elaborar regis tros de autoridad de archivos que

proporcionan descripc iones de entidades (ins tituciones, personas y familias)

asociadas a l a p roducción y a la gestión de archivos” .




¿Por q ué es necesaria una norma para describir produc tores?

Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones

de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de

archivos” .

Las descrip cione s de los p roductore s proporcionan info rma ción contextual sobre la docu menta ción (ISAAR: 13 ).

Los nombre s de lo s productore s con stitu yen uno de los puntos de acceso má s impo rtantes para la s descr ipc iones ( ISAAR: 14 ).

La norma puede ser ap licada para contro lar la fo rma de l nomb re y la identidad de cualquier inst ituc ión, persona o fa milia (ISAAR: 1 4).


Facilita la coopera ción arch iví stica (ISAAR: 1 3).

Facilita e l acceso a archivos y docu mentos separados o d ispersos (ISAAR: 1 4).

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