32000-INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA INAPInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Instituto Nacional de Administración Pública Resumen Gerencial 810Resultados de Auditoría 811Objetivos de Auditoría 812Alcance de Auditoría 813Dictamen 816Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 817Informe sobre Control Interno 825Informe sobre Cumplimiento 831Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 844Funcionarios Responsables 845

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)810

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

El Instituto Nacional de Administración Publica INAP, fue creado a través del Decreto No. 25-80 delCongreso de la República de fecha 30 de octubre de 1980 con carácter de entidad estatal descentralizada,semiautónoma, no lucrativa, con personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirirderechos y contraer obligaciones. Es un órgano técnico de la administración pública, responsable de generary lograr que se ejecute un proceso permanente de desarrollo administrativo con el fin de incrementar lacapacidad de las instituciones y dependencias públicas para que sean eficientes y eficaces en la prestaciónde servicios destinados al sector público y a la sociedad en general.

Su objetivo es generar y lograr que se ejecute un proceso permanente de desarrollo administrativo con el finde incrementar la capacidad de las instituciones y dependencias públicas para que sean eficientes y eficacesen la prestación de servicios destinados al sector público y a la sociedad en general.

El INAP, para lograr su objetivo realiza, entre otras, las siguientes funciones:

Investigar los problemas que afectan a la organización y funcionamiento de la Administración Pública, parafundamentar soluciones adecuadas.

Aportar las bases para la formulación de los planes de desarrollo administrativo del Sector Público.

Emprender acciones de desarrollo administrativo a nivel global para que los planes y programasgubernamentales se ejecuten con éxito.

Prestar la asistencia técnica que requieran las instituciones y dependencias públicas, en apoyo a la ejecuciónde acciones de desarrollo administrativo.

Definir políticas y realizar acciones de desarrollo de los recursos humanos del Sector Público, en lo queconcierne a su formación y capacitación.

Establecer y mantener relaciones de intercambio de información y cooperación técnica, con entidadessimilares nacionales, de otros países y organismos internacionales.

Conforme el Acuerdo Gubernativo No. 681-2005 de fecha 15 de diciembre de 2005 del Ministerio deFinanzas, fue aprobado el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Instituto Nacional de AdministraciónPública -INAP-, para el período comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre del año 2006 porla cantidad de Q9.843,000.00, mismo que no sufrió modificaciones que variaran dicha cantidad, habiéndoseejecutado al 31 de diciembre de 2006, la cantidad de Q8,541,962.88.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Falta de arqueos periódicos y confirmación numérica del saldo de caja (Hallazgo de Control InternoNo.1)

Ausencia parcial de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2)

Controles deficientes en uso de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3)

Ingresos no registrados contable y presupuestariamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Viáticos al exterior no liquidados oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpación decalidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo de CumplimientoNo.4)

No se ha trasladado copia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo deCumplimiento No.5)

Falta de Plan Anual de Auditoría período 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.6)

Informes de gestión con datos erróneos e inconfiables (Hallazgo de Cumplimiento No.7)

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2006.

Verificar el adecuado cumplimiento de Leyes, normas, y regulaciones aplicables.

Evaluar la estructura y ambiente de Control Interno del Instituto, en torno al Sistema Integrado deAdministración Financiera SIAF.

Examinar las posibles irregularidades y delitos cometidos por funcionarios y empleados públicos del Instituto.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía, medioambiente de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar laadministración.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




La auditoria se realizó por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006, habiendo evaluado losestados financieros y la liquidación presupuestaria correspondiente, para determinar la razonabilidad de suscifras, asimismo, la situación financiera de la entidad. También se aplicaron los siguientes criterios:

Control interno

Se obtuvo suficiente entendimiento del control interno así como del entorno al Sistema Integrado deAdministración Financiera, SIAF, relacionado con el nivel de programa, subprograma, proyectos, actividadesy obras, utilizando el método de cuestionarios y narrativo para evaluar el riesgo inherente, riesgo de control ydeterminar el riesgo de detección, identificando las áreas críticas para establecer el porcentaje de la muestra.

Se evaluó el trabajo efectuado por la Unidad de Auditoria Interna UDAI, verificando el cumplimiento de susactividades planteadas en su Plan Anual de Auditoría, y el cumplimiento de las Normas de Auditoría InternaGubernamental, y los procedimientos y metodología establecidos en los Manuales de AuditoríaGubernamental, para determinar la confiabilidad de su trabajo y apoyarse en éste, para realizar la auditoria ala ejecución presupuestaria.

Activo

Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principalescuentas contables que integran el activo del Balance al 31 de diciembre de 2006, siendo: Bancos, Cuentaspor Cobrar a Corto Plazo, Fondos en Avance, y Propiedad Planta y Equipo.

Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas del registro ycontrol de las cuentas indicadas.

Pasivo

Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principalescuentas contables que integran el pasivo del Balance al 31 de diciembre de 2006, siendo: Gastos de personala pagar y Fondos de Terceros.

Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas

Capital

Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los registros y operaciones de las principalescuentas contables que integran el Capital del Balance al 31 de diciembre de 2006.

Se evaluó la estructura y ambiente de control interno en cada una de las oficinas encargadas.

Estado de Resultados

Se realizaron las pruebas sustantivas y de cumplimiento a las principales cuentas de ingresos y egresos queintegran el Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006, las cuales se realizaron a través de laevaluación de la documentación de los CUR de ingresos y gastos.

Se evaluaron los Resultados del Ejercicio con el Estado de Liquidación del Presupuesto, conciliando ambosreportes para determinar su razonabilidad.

Presupuesto

ALCANCE DE AUDITORÍA




Ingresos

De acuerdo con la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Administración Pública, -INAP- seaplicaron los criterios para la selección de la muestra elaborando los Programas de Auditoría, para cada rubrode ingresos aplicando los procedimientos siguientes:

Se verificó que los Ingresos Privativos generados por el Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-hayan sido percibidos y registrados de conformidad con la base legal que los establece.

Se verificaron las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos deefectivo por los ingresos percibidos y sus intereses devengados.

Se verificó el adecuado registro y presentación de conformidad con Principios de Contabilidad GeneralmenteAceptados y Presupuestarios.

Se verificó que los ingresos hayan sido depositados íntegra y oportunamente a cuentas del Instituto Nacionalde Administración Pública, INAP.

Se verificó que los montos por retenciones de rentas consignadas, estuvieran presentados en el BalanceGeneral como un Pasivo y no que formen parte de los Ingresos en el Estado de Resultados.

Egresos

Con base en la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Administración Pública INAP se aplicaroncriterios para la selección de la muestra, elaborando los Programas de Auditoría para cada Grupo deEgresos, aplicando los procedimientos siguientes:

Se evaluó una muestra del 50% establecido en la evaluación de la estructura y ambiente de control interno ylos riesgos inherente, de control y de detección, de acuerdo con su naturaleza, aplicando el criterio deimportancia relativa, a manera de satisfacernos de la razonabilidad de los egresos por Programa y Grupo deGasto.

A nivel de los Grupos de Gasto que ejecuta el Instituto Nacional de Administración Pública INAP, deberánevaluarse los siguientes aspectos:

En el Grupo 000 Servicios Personales, que comprende los renglones 011, 012, 015, 029, 051, 061, 063 y072 se examinó el control, existencia y registro de las nóminas, contratos, planillas e información del personalpermanente, personal por contrato, personal temporal y personal interino, verificando su legalidad.

En el Grupo 100 Servicios no Personales, se examinaron los renglones: 111, 112, 113, 121, 131, 141, 185,189, 191, 196, 197, 199, para asegurar la razonabilidad, autenticidad, existencia, registro y presentación delas cifras a través del examen de la documentación legal de soporte, así como que el servicio haya sidorecibido satisfactoriamente.

Grupo 200 Materiales y Suministros, se examinarán los renglones siguientes: 211, 232, 262 y 267, paraasegurar la razonabilidad, autenticidad, existencia y presentación de las cifras a través del examen de ladocumentación legal de soporte, así como verificar que los bienes hayan sido recibidos e ingresados alalmacén y/o inventario.

Propiedad Planta y Equipo Grupo 300 se examinaron los renglones 328 Y 329 de compra de bienes tangiblese intangibles y contratos, por construcción de bienes de capital, que estos hayan sido ingresados al inventariocumpliendo con las metas y objetivos para el fin que fueron adquiridos y al servicio de la entidad, verificandoque los mismos se encuentren adecuadamente salvaguardados.




Modificaciones presupuestarias

Se examinaron las modificaciones al Presupuesto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP,verificando que estén de acuerdo con el Manual de Modificaciones Presupuéstales y la Ley Orgánica delPresupuesto.

Se verificó que el presupuesto asignado, incluya las modificaciones más / menos y que sea igual alpresupuesto vigente en la liquidación del presupuesto del ejercicio fiscal 2006.

Se evaluó el impacto que las modificaciones tuvieron sobre los resultados para el cumplimiento de metas yobjetivos.

Superávit o déficit presupuestario

Se verificó la adecuada presentación y razonabilidad del superávit presupuestario del Instituto Nacional deAdministración Pública INAP al 31 de diciembre 2006.

Tesorería

Se evaluó que los ingresos propios estén siendo percibidos de conformidad con la base legal que losestablece.

Se evaluó el sistema y ambiente de control interno implementado y si el mismo contribuye y apoya al alcancede objetivos y metas planteadas.

Se evaluó la legalidad de los libros y registros auxiliares, su habilitación y uso adecuado por parte de laUnidad de Tesorería del INAP.

Se examinaron las conciliaciones bancarias de todas las cuentas habilitadas.

Señores Junta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAPCiudad.

Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 dediciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de laAdministración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estadosfinancieros, basados en nuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas deAuditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtenercerteza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye elexamen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas enlos estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el párrafo precedente, los estados financierosarriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera delInstituto Nacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, los resultados de susoperaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y deContabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

DICTAMEN

Al 31 de diciembre de 2006, se determinó la existencia de depósitos no registrados en contabilidad,tesorería y presupuesto, correspondientes a los pagos de cuotas de capacitaciones y maestrías devarios meses del período fiscal 2006, por un total de Q10,340.00.(Hallazgo de Cumplimiento No.1)

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ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS




SeñoresJunta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAPCiudad.

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del Balance General adjunto del Instituto Nacional deAdministración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados yEstado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos por el año terminado en esa fecha, evaluamosla estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito deemitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad delfuncionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a sufuncionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operacionesde la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad pararegistrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerenciaen los estados financieros, son los siguientes:

Guatemala, 30 de mayo de 2007.

INFORME SOBRE CONTROL INTERNO




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La Unidad de Auditoría Interna y la Dirección Financiera, no practicaron cortes de caja ni arqueos de valoresperiódicos durante el ejercicio fiscal 2006.

El Marco Conceptual de las Normas de Control Interno Gubernamental, numeral 9, inciso a), indica: "laaplicación de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemasintegrados o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente yse tomen medidas para corregirlos y evitarlos".

Esta situación ha sido ocasionada por falta de controles internos adecuados por parte de la DirecciónFinanciera y la Unidad de Auditoría Interna del INAP, así como de seguimiento y supervisión por parte de laGerencia.

Que en las conciliaciones bancarias y las cifras presentadas en los estados financieros del INAP existandiferencias no establecidas originadas desde el 2005, y que no se hayan tomado acciones para resolverestas debilidades, existe riesgo del uso inadecuado de los recursos de efectivo, caja chica y fondo rotativo.

El Gerente debe girar instrucciones al Departamento Financiero y a la Unidad de Auditoría Interna, a efectoque de inmediato se implementen arqueos de caja y confirmaciones numéricas de saldos de caja, debiendopresentar los informes correspondientes en forma oportuna para la toma de decisiones.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "Con respecto a los arqueos de caja la Gerencia del Instituto fue informada a través del Informe deAuditoria UDAI-DF-05-2006 de fecha 30 de agosto del 2006, de las recomendaciones que la Unidad deAuditoria indicara al Departamento Financiero de elaborar cortes de caja y arqueo de valores en formasemanal, quincenal o mensual por lo que ya se cumple dicha recomendación por parte del DepartamentoFinanciero para el presente año.".

Los comentarios de la administración confirman la condición del presente hallazgo.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 1, para el Jefe Financiero, por la cantidad deQ2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO





Durante el período del 1 de enero al 18 de mayo del 2006, no se contrató Auditor Interno y el 19 de mayo de2006, fueron contratados los servicios de una profesional, sin embargo, a partir del 15 de septiembre fuesuspendida por el IGSS, por período de Pre y Post natal, retornando a sus labores en el año siguiente, estoevidencia que durante el período fiscal 2006, la entidad únicamente contó con la presencia de profesional porun período de cuatro meses. La Institución por el resto del período no tomó las acciones necesarias paracubrir dicho puesto.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Marco Conceptual de las Normas de AuditoríaGubernamental, numeral 1.2, indica: "Auditoría Interna, es una actividad independiente y objetiva, deaseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado paraevaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgo, control y dirección".

Las autoridades superiores restaron importancia a la Unidad de Auditoría Interna, al no cubrir el puesto deauditor interno, durante el período de su ausencia.

La ausencia de Auditor Interno en la Institución incide en la falta de control interno que debe ejercer el mismo,en perjuicio de la evaluación de la gestión de la Institución.

El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe velar por que la Unidad de Auditoría Internasiempre cuente con la presencia del profesional, que realice las actividades inherentes al cargo.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "1-De acuerdo a los perfiles que se requieren para la contratación de un auxiliar de auditoria elInstituto no cuenta con la plaza presupuestaria ni con los fondos para crear la misma; así también que laplaza asignada para la unidad de Auditoria Interna se encontraba ocupada por la Licenciada Mima Orozco. 2-Actividades que realizó la Unidad de Auditoria Interna durante el año 2006, las que a continuación sedescriben: Auditoria al departamento de Recursos Humanos revisando 81 contratos por el renglón 029 y 185,según informe de Auditoria UDAI-RH-01-2006 de fecha 14 de junio del 2006, revisión de las tarjetas decontrol de Asistencia del personal por el renglón 011 de los meses de Enero a Mayo informe de AuditoriaUDAI-RH-02-2006 de fecha 20 de junio del 2006, intervención en la entrega del cargo del Jefe delDepartamento Financiero según oficio No. 195/2006 D.F. de fecha 29-06-2006, revisión de 33 contratos delrenglón 029, informe de Auditoria UDAI-RH-03-2006 de fecha 10 de julio del 2006, revisión de 48 contratosdel renglón 185, informe de Auditoria UDAI-RH-04-2006 de fecha 19 de julio del 2006. Efectúo auditoria a laUnidad Financiera realizando corte de caja y arqueo de valores al fondo rotativo Gastos Varios y fondorotativo Viáticos, según informe de Auditoria UDAI-DF-05-2006 de fecha 30 de agosto del 2006. Otrasactividades realizadas inherentes al cargo. 3-La Gerencia del Instituto consciente de la necesidad defortalecer la Unidad de Auditoria Interna ha considerado para el presente año y de acuerdo a sudisponibilidad presupuestaria contratar un Auxiliar de Auditoria, para que esta Unidad siempre cuente con lapresencia del mismo, debido a que en el Reglamento de la Ley Orgánica del Instituto en su articulo 7°.Unicamente nombra a un profesional para ejercer dicha función, dicho asunto ya se encuentra consideradodentro del Manual Organizacional de puestos, perfiles y funciones del INAP vigente.".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





Los comentarios de la administración confirman la condición del presente hallazgo, en virtud de que noeliminan la causa y el efecto del mismo. Por lo que el mismo se confirma.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, por la cantidad deQ10,000.00.


Acción Correctiva





El Encargado de Combustibles del INAP, no cumple con los controles existentes en los formularios de Valesde combustible, que durante el período fiscal 2006 ascienden a un total de Q144,000.00, pues los mismoscarecen de firma de responsables administrativos (Encargado de Combustible y Director de AdministraciónInterna), y sin firma de beneficiario, no se llena la casilla del folio del libro de registro auxiliar de vales y no secuenta con un procedimiento de liquidación para vales utilizados en comisiones.

El Acuerdo No.09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.2, indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajopara alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criteriosespecíficos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d)controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y , h)controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcancela simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidaddel servicio".

Esta situación se debe a la falta de controles específicos por parte de las autoridades y falta de evaluaciónpor parte de auditoría interna.

Esto provoca riesgo de mal uso de los vales de combustible.

El Gerente debe girar instrucciones precisas a la Dirección de Administración Interna, DepartamentoFinanciero y Auditoría Interna, para que de inmediato se cumpla con implementar los controles específicos.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "A partir del período fiscal 2007, la Dirección de Administración Interna, ha tomado en cuenta lossiguientes aspectos: 1. En el libro de registro y control de combustible (autorizado por la Contraloría Generalde Cuentas) se ha cumplido con el llenado de información y firmas completas. 2. En el control interno(registro auxiliar de control a través de fotocopias de cupones de combustible) se corrige y agrega lainformación incompleta. 3. La Dirección de Administración Interna, la Unidad Financiera y la Unidad deAuditoria Interna elaboran el procedimiento de control interno en la liquidación del combustible que ha sidodistribuido en comisiones oficiales, de tal manera de cumplir con las recomendaciones emitidas por ladelegación de la Contraloría.".

Los comentarios de la administración no desvanecen la condición del presente hallazgo, por lo que el mismose confirma.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Encargado de Combustiblesy Director de Administración Interna, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




SeñoresJunta Directiva Instituto Nacional de Administración Pública INAPCiudad.

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, el Balance General adjunto del InstitutoNacional de Administración Pública INAP al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado deResultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, están libres de erroresimportantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del InstitutoNacional de Administración Pública INAP. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sinembargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con talesregulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultadosde nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Instituto Nacional de Administración Pública, por el año terminado el 31 dediciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con lostérminos de las leyes y regulaciones aplicables.

Guatemala, 30 de mayo de 2007.

INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO



Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpación decalidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo de CumplimientoNo.4)




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Al 31 de diciembre de 2006, se determinó la existencia de depósitos no registrados en contabilidad, tesoreríay presupuesto, correspondientes a los pagos de cuotas de capacitaciones y maestrías de varios meses delperíodo fiscal 2006, por un total de Q10,340.00.

El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 9, inciso e),indica: "Depósitos inmediatos e intactos: Se debe crear mecanismos que permitan conocer a la brevedadposible, el monto de las recaudaciones efectuadas". Asimismo, el Acuerdo Gubernativo No. 240-98,Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 12, numeral 1, establece: "Se produce lapercepción o recaudación efectiva de los ingresos en el momento en que los fondos ingresan o se ponen adisposición de una oficina recaudadora".

Esta situación se debe a la falta de procedimientos adecuados, que permitan el registro oportuno de losdepósitos efectuados por los alumnos de capacitaciones y maestrías impartidas por el INAP.

Lo anterior ha ocasionado, que las cifras expresadas en los estados financieros del INAP, no seanrazonables y que existan saldos disponibles de efectivo en bancos, que no han sido contabilizados.

El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe girar instrucciones al DepartamentoFinanciero, a efecto que identifiquen los requisitos indispensables para el registro oportuno de los ingresospor cuotas de capacitación y maestrías, ordenando a la Dirección de Capacitación que se requiera a losestudiantes, el cumplimiento de la entrega de los requisitos solicitados por la Unidad Financiera.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se trasladaron loscomentarios siguientes: "1. El monto de Q.10,340.00 al cual hace referencia el hallazgo descritoanteriormente, se encuentra plenamente integrado e identificado dentro del cuadro de Documentos de Abonocorrespondientes al Cierre de la Caja Fiscal al 31 de Diciembre del 2006, y las correspondientesconciliaciones bancarias. 2. No obstante que el Departamento Financiero cuenta con la integración del saldoantes descrito y los Depósitos monetarios se encuentran registrados en las cuentas de depósitos bancariosde la Institución, no ha sido posible realizar los registros contables dentro del Sistema SICOIN WEB, debido aque no se cuenta con las boletas de depósito originales, mismas que sirven de respaldo para la elaboracióndel Recibo 63 "A", y determinar la procedencia de dicho ingreso o motivo del pago (maestría, diplomados, ocursos impartidos por el INAP). 3. Tal situación se deriva, de que como es de su conocimiento las personasque reciben cursos o capacitaciones en el interior de la República, realizan los pagos de las respectivascuotas en las distintas agencias bancarias de Banrural, S. A. no contando el departamento Financiero con lasboletas originales que acreditan dichos pagos. 4. Para la pronta solución del problema identificado, estamosa la espera de las instrucciones emanadas de la Gerencia, para realizar las correcciones correspondientes yse resuelva esta situación de registro. La Gerencia del Instituto ha girado Instrucciones precisas al Jefe delDepartamento Financiero para que resuelva el asunto en mención así también suscribir el procedimiento decontrol interno necesario para controlar dicho movimiento contable.".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO





Acción Correctiva

La administración confirma la condición, causa y recomendación del presente hallazgo, toda vez, que seadmite la falta de registro contable. En cuanto al hecho que los ingresos no registrados estén operados enforma extracontable en caja fiscal como documentos de abono, persiste la no razonabilidad en las cifrasexpresadas en los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos delInstituto Nacional de Administración Pública, ya que en los mismos no existe la cuenta documentos de abonoy no se revelan los ingresos citados en la cuenta bancos. Adicionalmente, las conciliaciones bancariasrevelan estos ingresos como notas de crédito no registradas contablemente, ya que no han sido asentadasen los libros de bancos por no contar con la boleta física, por ingresos que tienen más de un año de haberserecibido. Por lo tanto, se confirma el presente hallazgo.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 13, para el Gerente, Director Financiero, AuditorInterno y Contador, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.





El Gerente realizó dos viajes al exterior: Madrid, España, saliendo el 06 y retornando el 24 de julio 2006; aVirginia Beach Estados Unidos, saliendo el 07 y retornando el 10 de Octubre 2006, habiendo obtenido viáticoanticipo según formularios V-A No. 0021 y 0024 de fechas 06 de julio 2006 y 15 de octubre 2006; notas dedebito del Banco de Guatemala Nos. 30009 y 30019 de fechas 06 de julio 2006 y 06 de octubre 2006 porvalores de Q31,954.94 y Q9,186.22; y el reintegro lo realizó el día 19 de diciembre 2006, por valores deQ1,331.45 y Q1,148.28 según boletas de depósitos Nos. 18410699 y 18410698 del Banco de DesarrolloRural S.A.

El Acuerdo Gubernativo No. 397-98, Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y lasEntidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, artículo 9, establece: Liquidación de Gastos deViáticos y Otros Gastos Conexos, en donde indica que "el personal comisionado debe presentar el formularioV-L ( Viático Liquidación), dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido lacomisión, con la aprobación de la autoridad que lo ordenó...........Cuando la liquidación no se presente dentrodel término indicado, la autoridad respectiva ordenará el reintegro inmediato de los fondos anticipados".

Inobservancia del Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las EntidadesDescentralizadas y Autónomas del Estado, por parte del Gerente y Jefe del Departamento Financiero.

Los reportes a nivel presupuestario y estados financieros no presentan razonabilidad por el registro tardío dela liquidación de viáticos.

Que el Gerente y Jefe del Departamento Financiero, cumplan con lo estipulado en el Reglamento de Gastosde Viáticos, para que los registros, tanto presupuestarios como contables, se realicen en forma oportuna,confiable y veraz.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "El 12 de abril del presente año, se envió una nota al Licenciado Armodio López, Jefe Financierodel Instituto; en donde se le solicita girar sus instrucciones donde correspondan, para que el DepartamentoFinanciero cumpla con lo estipulado en el Acuerdo Gubernativo No. 397-98 "Reglamento de Gastos para elOrganismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado", principalmente en lo que serefiere a la liquidación de gastos de viáticos y otros gastos conexos.".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

La administración confirma la condición y recomendación del presente hallazgo, por lo que el mismo, seconfirma.


Formulación de Cargos No. 01-2006, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, inciso f) y Acuerdo GubernativoNo. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 53, para elGerente por la cantidad de Q38,661.40, equivalente al valor total de los viáticos anticipo menos el montoreintegrado en la liquidación extemporánea y Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral




18, para el ex-Jefe Financiero, por la cantidad de Q2,000.00.




Nombramiento de subgerente interino sin cumplir requisitos legales ni perfil del puesto y usurpaciónde calidad (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

De conformidad con el Acuerdo de Gerencia No.041-2006, de fecha 01 de julio de 2006, se nombró al SubGerente Ad Interim del INAP, con cargo al renglón 029, modificando para tal efecto las condiciones delContrato 023-2006, mediante el cual desempeñaba el cargo de Jefe del Departamento Financiero,incumpliendo con el perfil del puesto de ser graduado universitario y sin que se realizara la propuesta de laJunta Directiva para que fuera nombrado por el Presidente de la República.

El Decreto No. 25-80 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Instituto Nacional de AdministraciónPública, artículo 11, indica: "El Subgerente debe ser nombrado por el Presidente de la República a propuestade la Junta Directiva y quién deberá tener las mismas calidades del Gerente, determinadas en el numeral 1del artículo 10, del Decreto citado, de ser graduado universitario con especialización de alto nivel enAdministración Pública y experiencia reconocida en la materia".

El Gerente se excedió en sus atribuciones al de nombrar al Sub Gerente en forma Ad Interin, sin cumplir losrequisitos establecidos en los artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica del INAP.

El cargo de SubGerente fue desempeñado por una persona no idónea y sin haber sido nombrado por elPresidente de la República, quien es el facultado para el caso.

La Gerencia y la Junta Directiva deben proponer al Presidente de la República, a la persona que llene lascalidades que indica la Ley para ocupar el cargo de SubGerente del INAP, cumpliendo con los artículos 10 y11 del Decreto No. 25-80 del Congreso de la República.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "El Acuerdo de Gerencia 041-2006 en el cual se nombra en el cargo de Subgerente Ad. Interim alSeñor Hugo Rene Monge Orejel quedó sin efecto a partir del primero de abril del 2007, según Acuerdo deGerencia número21-2007 de fecha veintiséis de marzo. Este tema fue evacuado mediante oficio 81-2007 defecha 29 de marzo del año 2007. Asimismo, este hallazgo fue sometido al conocimiento de la Junta Directiva,la cual se pronunció en el oficio Ref:. G-96/2007 de fecha 12 de abril del 2007."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

La remoción del cargo y las funciones del Sub Gerente Ad Ínterin, no justifica lo actuado por el mismo,durante el período que estuvo en el cargo sin cumplir con los requisitos legales y perfil del puesto, tampocoque este haya firmado documentos con calidad de Licenciado sin contar con dicha acreditación y que elGerente del INAP haya emitido el nombramiento y no el Presidente de la República a solicitud de la JuntaDirectiva como corresponde legalmente y que la Junta Directiva haya avalado dicha situación. Por lo anterior,se confirma el presente hallazgo.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, Ex-Subgerente Ad Ínterin y para cadauno de los miembros de la Junta Directiva, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.




Puestos vacantes cubiertos con personal de otras unidades administrativas (Hallazgo deCumplimiento No.4)

La Subgerencia, la Dirección Administrativa, la Dirección de Formación y Capacitación, el DepartamentoFinanciero, la Dirección de Asesoría Administrativa, el Departamento de Personal, así como otros puestos deimportancia en el Departamento Financiero, están siendo cubiertos por personas contratadas paradesempeñar otros puestos administrativos.

El Acuerdo Gubernativo No. 715-2005 de fecha 27 de diciembre de 2005, Plan Anual de Salarios y OtrasAsignaciones Monetarias para el Ejercicio Fiscal 2006, así como las Normas para su aplicación, en suartículo 8, último párrafo, establece: "La Oficina Nacional de Servicio Civil está facultada para efectuar lasacciones que considere necesarias, con el propósito de comprobar que las personas desempeñen el puestopara el que fueron nombradas, en la Unidad Administrativa en donde se encuentren presupuestados lospuestos que ocupan, acción que quedará bajo la estricta responsabilidad de la autoridad nominadoracorrespondiente....". El Decreto No. 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, artículo 52,último párrafo, Nombramientos provisionales y de emergencia, establece: "los nombramientos así hechosdeben ser comunicados inmediatamente a la ONSEC, y durarán hasta seis meses a partir de la toma deposesión, sin que puedan prorrogarse ni revocarse.". Asimismo, el Acuerdo No. 09-03 de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 3.3, indica: "La máximaautoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la selección y contratación de personal,teniendo en cuenta los requisitos legales y normativas aplicables. Cada ente público para seleccionar ycontratar personal, debe observar las disposiciones legales que le apliquen (Leyes específicas de ServicioCivil y Reglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual de ClasificacionesPresupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)".

Esta situación ha sido provocada por el uso inadecuado de la facultad de la Gerencia de nombrar a supersonal en forma ad ínterin, sin que para el efecto se realicen los procedimientos establecidos para lacontratación de personal en puestos vacantes.

Que se cause desequilibro en la funcionalidad de las unidades administrativas del Instituto, inconformidad enlos empleados por tener responsabilidades mayores a la remuneración correspondiente al puesto queocupan y que las personas nombradas no llenen el perfil requerido para el puesto.

El Gerente del INAP, debe girar instrucciones al Departamento de Personal, para que se inicie el proceso dereclutamiento y selección de personal para cubrir los puestos vacantes y reubicar al personal ya contratadoen los puestos, para los que fueron contratados.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "Tomado en consideración los puestos vacantes cubiertos con interinatos prolongados esnecesaria efectuar las siguientes observaciones: a) El Gerente del INAP tomado en consideración lasnecesidades e intereses en el servicio de la institución procedió a efectuar los nombramientos basado en queesta Institución es Descentralizada, Semiautonoma, con Personería Jurídica, Patrimonio propio con plenacapacidad para adquirir derechos, y contraer obligaciones según lo establece su Ley Orgánica 25-80 delCongreso de la República de conformidad con el artículo 10°. Numeral 2, inciso e). b) Es prioritario indicarque la recomendación efectuada por la delegación de la Contraloría General de Cuentas será resuelta a

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





través de la aprobación del Reglamento General para la Administración del Recurso Humano del InstitutoNacional de Administración Pública -INAP- en el cual se hace énfasis en los sistemas de reclutamiento,selección, y nombramiento de personal a ocupar plazas dentro del INAP, proyectando un proceso dereclasificación de puestos y salarios en función de mejorar la administración del recurso humano, al serviciode esta entidad. Para lo cual se adjunta fotocopia del borrador de dicho Reglamento. El 18 de julio del 2006fue nombrada según memorando REF: G -137 / 2006 de Sub Gerencia, la comisión para la elaboración delos Manuales Organizacionales de puestos, perfiles y funciones del INAP, los mismos están en vigencia apartir del 20 de enero del 2007 con el fin de dar origen al manual de evaluación de desempeño el cual estaen proceso de elaboración. Así mismo se nombró la comisión según memorando REF: SG-001-2006 para laelaboración del Reglamento de Recursos Humanos.".

Acción Correctiva

No obstante los comentarios de la administración justifican sus esfuerzos por llevar a cabo unareorganización del personal del Instituto, y la elaboración de sus Manuales de Funciones y Procedimientos,que fueron presentados a esta comisión de auditoría y que fueran requeridos por la Contraloría en unhallazgo de auditoría anterior. Durante el ejercicio fiscal 2006, objeto de esta auditoría, se comprobó laexistencia de puestos vacantes cubiertos con personal de otras Unidades Administrativas, situación que nose justifica con los comentarios de la administración, por lo que, se confirma el presente hallazgo.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente y Director Administrativo, por lacantidad de Q10,000.00 para cada uno.





El Instituto Nacional de Administración Pública INAP, no ha cumplido con enviar copia de los contratosadministrativos suscritos.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, indica:"De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitirdentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, unacopia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización".

Falta de observancia de los aspectos legales relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado al noevaluar adecuadamente los controles internos de la Entidad.

Que la Unidad de Contratos de la Contraloría General de Cuentas no cuente en sus archivos con lainformación de los contratos suscritos por el INAP, para los efectos de registro, control y fiscalización.

El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, deberá girar instrucciones, a efecto que deinmediato se cumpla con remitir la copia de todos los contratos administrativos a la Contraloría General deCuentas.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "El Departamento de Recursos Humanos del INAP entregó el 31 de octubre del 2006 a la Comisiónde Auditoras de Contraloría General de Cuentas delegadas en el INAP los contratos que corresponden alEjercicio Fiscal 2006. A través del oficio DP-017-2007 el Departamento de Personal del INAP remitió aldepartamento de Registros y Contratos de La Contraloría General de Cuentas la Copia de los contratossucritos que corresponden al ejercicio fiscal 2007 adjunto fotocopia del mismo, cumpliendo con lo queestablece la Ley de Contrataciones del Estado en sus Artículos 74 y 75, según lo demanda el Oficio CircularNo.2 Gobierno central DRC-C-G-C- teep-2007.".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Los comentarios de la administración justifican el cumplimiento del artículo indicado en el criterio, conrespecto del período fiscal 2007, sin embargo, para el período fiscal 2006, objeto de esta auditoría, la entregade contratos a la comisión de auditoría tiene como base el requerimiento hecho por ésta, con motivo de laauditoría que se está practicando, no así el cumplimiento con lo establecido en la Ley de Contrataciones. Porlo que, se confirma el presente hallazgo.


Multa, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, artículo 82, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q26,853.74.





El Instituto Nacional de Administración Pública, no elaboró ni presentó a la Contraloría General de Cuentas,el Plan Anual de Auditoría período 2006.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 2.1, segundo párrafo, indica: "Las Unidades de Auditoría Interna de lasdependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan Anual de Auditoria Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades, enviar una copia a laContraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de enero de cada año".

Negligencia por parte del Auditor que desempeñó sus funciones en el período 2005, al no elaborar nipresentar a las autoridades del INAP y a la Contraloría General de Cuentas, el Plan Anual de Auditoría parael ejercicio 2006.

El nuevo profesional contratado por el INAP, para el período fiscal 2006 no contó con el Plan Anual deAuditoría PAA, en donde se programan las actividades a realizarse durante el período; consecuentemente, lacomisión de auditoría de la Contraloría General de Cuentas, no evaluó el desempeño de la Unidad deAuditoría.

El Gerente del Instituto Nacional de Administración Pública, debe velar por que el profesional de AuditoríaInterna, cumpla con sus actividades.

En oficio No. G-97/2007 de fecha 13 de abril de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "En relación al Plan Anual de Auditoria correspondiente al periodo 2006, no fue presentado por laLicda. Ury Monterroso Auditoria Interna quien era responsable de elaborarlo y enviarlo a la ContraloríaGeneral de Cuentas en esa oportunidad. La Gerencia del Instituto a partir del año 2006 supervisó que seelaborara y fuera entregado el Plan Anual de Auditoria para el ejercicio fiscal 2007 a la Contraloría Generalde Cuentas, según oficio UDAI-01-2007 de fecha 12 de enero del presente año.".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Los comentarios de la administración justifican haber enmendado dicha situación en el ejercicio fiscal 2007,por lo que se confirma el presente hallazgo.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente y ex-Auditor Interno, por lacantidad de Q2,000.00 para cada uno.





Al tener a la vista los informes cuatrimestrales de gestión y reportes anexos, que la Gerencia del InstitutoNacional de Administración Pública INAP presentó oficialmente al Congreso de la República, Ministerio deFinanzas y Contraloría General de Cuentas, se estableció que contenían datos erróneos e inconfiables, yaque al 31 de diciembre de 2006 revelan un resultado final en el alcance de objetivos y metas del 20% sobrelas planificadas y de ejecución financiera del 85%, determinando al evaluar las actividades realizadas, haberalcanzado más del 90% sobre lo planificado.

El Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 42, indica:"Informe de Gestión: Las entidades sujetas a este Capítulo deben remitir al Ministerio de Finanzas Públicas ya la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República, con las características,plazos y contenido que determine el Reglamento, los informes de la gestión física y financiera de supresupuesto.". Asimismo, el Acuerdo Gubernativo No. 240-98, Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 26, indica: "Las entidades a que se refiere el artículo 39 de la Ley, dentro de los 15 díassiguientes al vencimiento de cada cuatrimestre presentarán al Ministerio de Finanzas Públicas un informe desu gestión, que contendrá como mínimo lo siguiente: a) La ejecución física de los programas y proyectos,comparándolos con lo programado; b) La ejecución financiera de los gastos por programas y proyectos,comparándolos con lo programado; c) La ejecución financiera de los recursos por rubro de ingreso; d) Losresultados económicos y financieros del período y; e) Análisis y justificaciones de las principalesvariaciones.".

La falta de vinculación de la elaboración, ejecución y seguimiento entre el Plan Operativo Anual y elpresupuesto del INAP, por parte de el Departamento Financiero y la Unidad de Planificación y por la falta decontrol por parte de Auditoría Interna.

Que el Congreso de la República, el Ministerio de Finanzas, SEGEPLAN y la Contraloría General de Cuentas,cuenten con información que distorsiona la realidad y que se de lugar a la toma de decisiones erróneas, porno contar con información confiable.

El Gerente debe girar instrucciones a los Departamentos de Planificación y Financiero, para que previo apresentar los informes cuatrimestrales de gestión del INAP a las oficinas respectivas, los mismos seanrevisados y confrontados, corrigiendo los errores y falta de información, debiendo elaborar para tal efecto losprocedimientos que deben institucionalizarse en su Manual de Procedimientos Administrativos, paradeterminar los grados de responsabilidad de cada empleado y funcionario en la elaboración y presentaciónde los informes indicados.

En oficio No. G-126/2007 de fecha 02 de mayo de 2007 de la Gerencia del INAP, se traslado el comentariosiguiente: "a) Es necesario resaltar que a la fecha, las entidades del Gobierno Central no han consolidado ensu totalidad el uso del Sistema de Seguimiento Físico dentro del SICOIN-WEB, pese a que éstos entraron enfuncionamiento años atrás, constituyéndose varios Ministerios como ejecutores pilotos y/o modelos. b) Esnecesario indicar que el Instituto Nacional de Administración Pública INAP, inició la implementación delSICOIN-WEB a mediados del año 2005, como ente descentralizado, de tal forma que se encuentra en la fasede PRUEBA y ERROR. c) El sistema de Seguimiento Físico, no está consolidado en un 100% dentro delSICOIN WEB, por lo cual a la fecha existen deficiencias a través del registro de ciertas operaciones,

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





circunstancias por las que también el Instituto Nacional de Administración Pública, se encuentra afecto. D) Encumplimiento a las Instrucciones emitidas por la gerencia del INAP, se realizó la primera sesión de trabajo eldía 18 de abril de 2007; con el Departamento de Evaluación de la Dirección Técnica de Presupuesto delMinisterio de Finanzas Públicas, con el objeto de plantear las deficiencias de operación en el Sistema delMódulo de Seguimiento Físico (SICOIN-WEB), diferencias de criterios de operación entre el usuario y elsistema operativo y otras de control interno a manera de subsanaar los errores identificados en el hallazgoemitido por la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas. e) En cumplimiento a laRecomendación efectuada por la Comisión de Auditoría, la gerencia del Instituto ha emitido la circular G-121-2007 de fecha 27 de abril de 2007; al personal que tiene bajo su responsabilidad la elaboración, ejecución yseguimiento del Plan Operativo Anual con el presupuesto, solicitándose en forma oportuna a las unidadesdesarrolladas, producto o metas alcanzadas, como también de suscribir el procedimiento de control internonecesario. Por lo anterior, solicito a los Señores Auditores Gubernamentales, tomar en consideración que setrata de un proceso en marcha.".

Acción Correctiva

No obstante el uso del módulo de seguimiento físico del Sistema de Contabilidad Integrada en modo Web,SICOIN-WEB no se ha consolidado en todas las oficinas del Gobierno Central y que en el INAP se encuentreen proceso la implementación de este modulo, esta no es justificación para haber presentado al Congreso dela República, Ministerio de Finanzas, SEGEPLAN y Contraloría General de Cuentas los informescuatrimestrales de Gestión del INAP, con datos erróneos e incongruentes, toda vez que el seguimiento alalcance de objetivos y metas no es exclusividad del SICOIN-WEB, sino que este solo es un medioinformático que facilita la ejecución de dicho seguimiento y la presentación de resultados, además losinformes cuatrimestrales de gestión son un requerimiento legal. Por lo anterior, se confirma el presentehallazgo.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente, Jefe del Departamento Financiero y Jefe de Planificación,por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.




Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones planteadas por auditorías anteriores, de lo que seestableció que las autoridades del Instituto Nacional de Administración Pública, efectivamente cumplieron conlas mismas. No está demás indicar que fueron verificadas y evaluadas por personal de la Dirección deCalidad del Gasto, de la Contraloría General de Cuentas.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES




HARRIS HOWELL THADEUS WHITBECK PIÑOL

MARCO TULIO CAJAS LOPEZ

JORGE DAVID CALVO DRAGO

ROSA DEL CARMEN CASTAÑEDA BARILLAS DEMARIN

SILVIA DEL CARMEN PALOMO GONZALEZ

MARCO TULIO CAJAS LOPEZ

SANDRA LETICIA JIMENEZ HERNANDEZ

CANDIDA GONZALES CHIPIR

HUGO RENE MONGE OREJEL

MIRNA ARGENTINA OROZCO

EDGAR HAROLDO VELASQUEZ MORALES

AMPARO ACEITUNO GOMEZ

HUGO RENE MONGE OREJEL

OTTO GUILLERMO CRUZ HUERTAS

AMPARO ACEITUNO GOMEZ

OTTO GUILLERMO CRUZ HUERTAS

MARIA DE LOS ANGELES HERNANDEZ

PRESIDENTE DE LA JUNTADIRECTIVA

SECRETARIO DE LA JUNTADIRECTIVA

DIRECTOR DE JUNTA DIRECTIVA

DIRECTORA DE LA JUNTADIRECTIVA

DIRECTORA DE LA JUNTADIRECTIVA

GERENTE

SUBGERENTE

SUBGERENTE

SUBGERENTE

AUDITORA

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓNINTERNA

JEFE DEPARTAMENTO FINANCIERO

JEFE DEL DEPARTAMENTOFINANCIERO

JEFE DEL DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONTADORA

CONTADOR

ENCARGADA DE LA UNIDAD DECONTABILIDAD

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/06/2006

01/07/2006

19/05/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/02/2006

01/07/2006

01/01/2006

01/02/2006

01/07/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/05/2006

30/06/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

01/07/2006

31/12/2006

31/01/2006

30/06/2006

31/12/2006

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

4

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32000-INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA

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