Programa de Formación Virtual

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUSSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

AÑO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ:SANTIAGO PALMA

INSTRUCTORA:CINDY LORENA RONCANCIO MENDIETA

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUSSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

AÑO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCION

La Administración Documental brinda importantes aportes a la historia, la cultura, los hechos políticos y demás sucesos. Además de permitir una comunicación organizada y detallada, garantizando que por medio de ésta se conserven y afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro del desarrollo humano.El proceso administrativo, a nivel documental, se fundamenta en la planeación, la organización, la ejecución y el control. Este proceso permite establecer la claridad de la información y de su tránsito, organizando los documentos de forma lógica y secuencial y dando un carácter jurídico frente a los procesos de recibo, almacenamiento, descarte o recuperación de la información.

Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que existen y los elementos que se utilizan en la actividad archivística.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CONTENIDO

1. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental?

2. ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

3. Cincos aspectos de la Ley 594 de 2000

4. Cincos aspectos del Acuerdo 027 de 2006.

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1. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

Se define como administración documental, a todos los actos que intervienen en el manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creación, adquisición, recepción, control, consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, restauración, transferencia, valoración y disposición final de documentos de interés público a lo largo de su ciclo vital, así como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación; de la gestión documental.

La importancia es que la administración documental hoy en día se convertido una necesidad, teniendo en cuenta la nueva tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y así mismo el papel físico, se hace necesario para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia.

La administración documental, aporta una solución que brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.

2. ¿CÓMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS, ACTUALMENTE?

Las empresas de hoy dan más importancia a la adecuada organización y conservación de los archivos, ya que en ellos se conserva documentos esenciales en los cuales se reseña históricamente las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo por empresas e instituciones públicas o privadas, teniendo en cuenta la adopción e implementación de dichas políticas se crea la necesidad de contar con un personal técnico e idóneo (documentales y archivistas) en el desarrollo de ese ámbito laboral, afín de adelantar una adecuada planeación, producción, gestión, tramite, organización, transferencia, preservación y valoración haciendo especial énfasis en las diferentes tablas de las tablas de retención

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALdocumental que deben estar ajustadas a la normatividad vigente, de esta forma ubicar la empresa o institución a la vanguardia de la exigencias que demandan los nuevos tiempos.

3. CINCOS ASPECTOS DE LEY 594 DE 2000.

1. Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

2. Lo que debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios es el objeto con la cual se desenvuelve esta ley, el ámbito de aplicación, las definiciones fundamentales, los principios generales; conocer los órganos del sistema nacional de archivos, la categorización de los archivos públicos; manejar la administración de los archivos; la gestión de los documentos, el acceso y consulta de los documentos, la salida de documentos, llevar un control y vigilancia.

3. saber cuándo se debe hacer una donación, una adquisición y expropiación de documentos y tener una conservación de expediciones históricas de interés público.

4. Las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas deben elaborar programas de gestión documental teniendo en cuenta las nuevas tecnologías.

5. Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los documentos públicos, es por eso que el Archivo General De La Nación tiene el poder de hacer visitas de inspección a las entidades o personas que custodien los archivos en cualquier momento, así mismo también tiene el poder de establecer sanciones y multas a quienes incumplan con las normas establecidas.

4. CINCOS ASPECTOS ACUERDO 027 DE 2006.

1. Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestión documental diariamente en las empresas.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL2. Nos recuerda que gestión documental es Conjunto de actividades

administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

3. También que el cuadro de clasificación documental nos da la forma de empezar la formar más fácil las tablas de retención documental y de valoración, de observar mejor la sesión, subsesión, su código, y la oficina productora.

4. Los Expediente Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

5. Este acuerdo es una modificación Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

CONCLUSIONES

Es indispensable identificar que la Administración Documental en la actividad archivística es la base de la circulación de la información en las organizaciones, y trasciende al éxito en la toma de decisiones y la promoción de los sistemas de gestión de calidad.

WEB GRAFÍA

Administración Documental. Tomado de http://senagestiondocumentos.blogspot.com/